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Connexion et Navigation : Comment accéder à Docbits et naviguer dans l'interface.
Configuration Initiale : Configuration initiale de Docbits pour une première utilisation.
Soumission de Documents : Instructions pour soumettre des documents dans Docbits.
Révision et Approbation de Documents :
Approbation des Commandes : Étapes pour examiner et approuver les formulaires de commande.
Traitement des Factures : Guide sur comment traiter les factures entrantes pour paiement.
Recherche et Récupération : Comment trouver et accéder aux documents dans Docbits.
Édition et Mise à Jour : Modification des documents et mise à jour de leur statut.
Problèmes Courants : Solutions aux problèmes fréquemment rencontrés par les utilisateurs.
Contact de Support** :** Comment contacter le support pour obtenir de l'aide.
Bienvenue sur DocBits, votre source complète de stratégies et d'informations en matière de documentation. Chez DocBits, nous nous engageons à fournir des ressources de documentation claires, concises et à jour pour les utilisateurs finaux, les administrateurs et les partenaires.
Si vous rencontrez des difficultés ou si vous avez des questions lors de l'utilisation de DocBits, veuillez consulter ce manuel de l'utilisateur ou contacter notre équipe de support pour obtenir de l'aide. Notre engagement est de fournir une expérience fluide pour tous les utilisateurs. Il vous suffit de cliquer sur le bouton de support dans votre application DocBits et vous pourrez créer un ticket de support.
Vous pouvez également nous contacter via notre page FELLOPRO :
À l'intérieur de l'écran de validation, vous pouvez créer directement un ticket et inclure une capture d'écran du problème.
DocBits est une solution de capture de documents basée sur le cloud qui exploite la puissance de l'Intelligence Artificielle (IA) et de l'Apprentissage Automatique (ML) pour reconnaître, classer, analyser et extraire efficacement des informations à partir de divers types de documents, quel que soit leur format. Voici un aperçu de ses principales fonctionnalités :
Reconnaissance de documents : DocBits utilise des algorithmes d'IA pour identifier et reconnaître avec précision les documents, qu'ils soient sous forme papier ou sous forme de fichiers électroniques.
Classification de documents : Il classe les documents dans des catégories pertinentes, facilitant ainsi l'organisation et la récupération.
Extraction de données : DocBits extrait des données critiques des documents, transformant des informations non structurées en données structurées pouvant être intégrées à votre flux de travail.
Apprentissage automatique : Le système apprend continuellement et améliore sa précision de reconnaissance avec chaque document traité, le rendant plus performant au fil du temps.
Intelligence de groupe : DocBits utilise l'intelligence de groupe pour améliorer ses capacités d'apprentissage, créant ainsi un système auto-améliorant.
Si vous utilisez le logiciel DocBits pour le traitement de documents, il est essentiel de comprendre les différents états de document que vos fichiers peuvent avoir. Voici une liste complète de tous les états de document possibles dans DocBits :
WatchDog Start : Le module Watchdog démarre.
WatchDog Split : Le document est en train d'être divisé dans Watchdog.
WatchDog Upload : Le document est en cours de téléchargement dans Watchdog.
Upload : Le document est en cours de téléchargement.
OCR : La reconnaissance optique de caractères (OCR) est en cours d'exécution sur le document.
Classification : Le document est en cours de classification.
Importation Zugferd : Un document Zugferd est en cours d'importation.
Prêt pour validation : Le document est prêt pour la validation.
Exportation Zugferd : Un document Zugferd est en cours d'exportation.
Workflow : Un flux de travail est actuellement en cours avec ce document.
Approbation en attente : Le document doit être approuvé.
Deuxième approbation en attente : Le document doit être approuvé une deuxième fois.
Comptabilité automatique : La comptabilité automatique est en cours d'exécution.
Exportation : Le document est en cours d'exportation.
Erreur : Une erreur s'est produite dans le document.
Lorsque vous naviguez dans vos documents dans DocBits, si vous souhaitez revenir à la zone principale du tableau de bord, il vous suffit d'appuyer sur le bouton d'échappement (ESC) de votre clavier et vous serez renvoyé au menu principal du tableau de bord (sur la page à partir de laquelle vous avez quitté le document que vous venez de quitter).
Fusion de documents
La fusion de documents vous permet de combiner plusieurs documents.
Tout d'abord, vous devez sélectionner les documents que vous souhaitez fusionner. Cela peut être fait en sélectionnant les cases à cocher des documents. Une fois que vous avez sélectionné les documents, cliquez sur l'icône avec trois points.
Un menu s'affichera, sélectionnez l'option "Fusionner" qui se trouve en bas.
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À partir du tableau de bord, cliquez sur l'icône des Paramètres Avancés comme indiqué ci-dessous
Le menu suivant s'affichera alors
Sélectionnez le bouton intitulé "Définir les colonnes du tableau de bord pour l'organisation" et une liste de tous les noms de colonnes s'affichera.
À partir de ce menu, vous pouvez sélectionner les noms des colonnes et utiliser les flèches pour ajouter et supprimer les colonnes que vous désirez.
Si vous recherchez un document spécifique ou des documents, vous disposez des outils suivants. Dans la barre de recherche, nous vous avons fourni divers outils pour trouver le document que vous recherchez, afin d'y accéder, sélectionnez l'icône suivante.
Les options de filtre suivantes seront disponibles pour vous.
Nous vous offrons la possibilité de filtrer par type de document, statut du document, le destinataire du document et par date.
Si vous souhaitez consulter un journal détaillé de tous les documents importés dans votre environnement DocBits, suivez ces étapes.
À partir de votre tableau de bord DocBits, sélectionnez l'option Paramètres avancés.
Après l'apparition de la barre des Paramètres avancés, sélectionnez le bouton Journal d'importation.
Un tableau apparaîtra alors avec tous les documents récemment importés ainsi que d'autres informations pertinentes les concernant.
À droite de la barre de recherche, vous trouverez d'autres outils du tableau de bord.
Rafraîchir la liste : Cela est utilisé pour mettre à jour le tableau de bord sans avoir à rafraîchir l'onglet de votre navigateur.
Paramètres avancés : Plus d'informations sur ce sujet sont disponibles plus loin sur cette page.
Analytique : Cela vous fournit des informations supplémentaires sur les documents que vous avez téléchargés sur DocBits.
Téléverser : Plus d'informations sur ce sujet dans la section suivante.
La fonctionnalité Tableau IA permet aux utilisateurs de manipuler et personnaliser facilement les données extraites du document de facturation. Voici les principales capacités et instructions d'utilisation :
Suppression de colonnes : Si certaines colonnes du tableau extrait ne sont pas nécessaires, les utilisateurs peuvent facilement les supprimer en cliquant sur l'icône "Supprimer la colonne" (représentée par trois points verticaux) à côté de l'en-tête de la colonne. Cela permet de désencombrer le tableau et de se concentrer uniquement sur les informations pertinentes.
Changement de format de devise : Le format de la devise peut être modifié en sélectionnant le format souhaité dans le menu déroulant à côté du champ "Devise". Cela garantit que les valeurs monétaires sont affichées dans le format préféré, facilitant ainsi l'interprétation et l'analyse des données financières.
Affichage/Masquage des colonnes non mappées : Par défaut, seules les colonnes mappées (colonnes avec des données extraites) sont visibles dans le tableau. Cependant, les utilisateurs peuvent choisir d'afficher ou de masquer les colonnes non mappées en cliquant sur le bouton "Masquer les colonnes non mappées" ou "Afficher les colonnes non mappées" en bas du tableau. Cette fonctionnalité est utile lorsque les utilisateurs souhaitent examiner toutes les colonnes disponibles, même si elles ne contiennent pas actuellement de données.
Modification des en-têtes de tableau : Les en-têtes de tableau (noms de colonnes) peuvent être modifiés en cliquant sur l'en-tête et en saisissant le nom souhaité. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de personnaliser les noms de colonnes pour mieux s'aligner sur leur terminologie ou leurs préférences, rendant les données plus lisibles et compréhensibles.
Ces fonctionnalités offrent aux utilisateurs la flexibilité et le contrôle sur les données extraites, leur permettant d'adapter les informations selon leurs besoins et préférences spécifiques. Le Tableau IA vise à améliorer l'expérience utilisateur en offrant un moyen fluide et intuitif d'interagir avec et d'analyser les données de facturation.
Ce document fournit un guide complet sur la façon d'utiliser le système de Correspondance des bons de commande au sein de votre plateforme ERP. Le système de correspondance des bons de commande automatise la réconciliation des bons de commande avec les factures entrantes, garantissant que les transactions financières sont précises et que les écarts sont traités rapidement.
Pour commencer à utiliser le système de Correspondance des bons de commande, assurez-vous d'avoir les autorisations nécessaires définies par votre administrateur système. Vous aurez besoin d'accéder à la fois aux données des bons de commande et aux données des factures correspondantes dans le système.
Accès aux modules des bons de commande et des factures dans le système ERP.
Autorisations utilisateur appropriées pour visualiser et faire correspondre des documents financiers.
Extraction automatique des données : Extrait et interprète automatiquement les données des factures numériques.
Comparaison des données : Compare les données extraites des factures avec les données des bons de commande existants.
Vérification des correspondances : Vérifie les correspondances en fonction de règles prédéfinies et de tolérances.
Signalement des écarts : Identifie et signale les écarts entre les factures et les bons de commande.
Journal d'audit : Conserve un journal de toutes les actions à des fins de conformité et de révision.
L'interface du système de Correspondance des bons de commande comprend généralement les composants suivants :
Tableau de bord : Aperçu de l'état des correspondances et des activités récentes.
Outils de recherche et de filtrage : Capacités de recherche et de filtrage des bons de commande et des factures.
Enregistrements correspondants : Section affichant les enregistrements correspondants avec succès.
Écarts : Section montrant les enregistrements avec des écarts nécessitant une révision ou une action.
Rapports : Accès à des rapports détaillés et des options d'exportation.
Accédez au module de Correspondance des bons de commande à partir du menu principal de votre système ERP.
Importation automatisée : Si votre système est configuré pour la capture automatique des données, les factures seront importées automatiquement dans le système.
Téléchargement manuel : Si nécessaire, téléchargez manuellement les fichiers de factures dans le système en utilisant l'interface fournie.
Examinez les factures qui ont été automatiquement appariées avec les bons de commande.
Vérifiez les détails de la correspondance, y compris les numéros d'article, les quantités et les prix.
Accédez à la section des écarts pour examiner les factures qui n'ont pas pu être appariées automatiquement.
Ajustez manuellement les quantités ou les prix si nécessaire, ou signalez la facture pour une révision ultérieure.
Pour les factures non appariées automatiquement :
Utilisez les outils de recherche et de filtrage pour trouver le bon de commande correspondant.
Vérifiez et appariez manuellement la facture avec le bon de commande.
Le compteur de tâches se trouve dans le coin supérieur droit de la page d'accueil du tableau de bord.
C'est ici que vous pouvez voir combien de documents sont dans votre file d'attente pour traitement
et combien de documents sont maintenant prêts pour la validation.
La deuxième partie du tableau de bord est un aperçu de tous les documents téléchargés. Vous pouvez afficher tous les documents ou seulement ceux qui vous sont assignés. Vous pouvez également rechercher des documents par nom.
Les données seront extraites en quelques secondes, et le statut passera de "En cours d'exécution" à "Prêt pour la validation".
Un guide pour télécharger des documents sur DocBits.
L'écran de validation vous permet de vérifier, de modifier et de valider tous les documents importés. Vous pouvez voir le nom du document, le nombre de pages qu'il contient, la date à laquelle il a été importé et son statut. Le bouton d'actions vous permet d'attribuer, de redémarrer, de valider ou de supprimer le document.
Si vous souhaitez intégrer votre SFTP avec DocBits afin d'importer des documents.
Exigences
Serveur SFTP correctement configuré et compatible avec Linux
Nom d'hôte SFTP, nom d'utilisateur et mot de passe
Dossier d'importation dédié
Configuration de l'importation
Depuis le tableau de bord, ouvrez les Paramètres et accédez à Importation. Sous Importation FTP, sélectionnez pour ajouter une nouvelle configuration.
Saisissez les informations d'identification SFTP dans les espaces prévus et sélectionnez Enregistrer (le champ Clé API sera automatiquement rempli avec la clé API de l'environnement sur lequel vous travaillez).
Une fois que vous avez saisi tous les détails nécessaires de votre SFTP, cliquez sur ENREGISTRER.
Si vous souhaitez importer des documents manuellement dans DocBits, suivez ces étapes simples :
Cliquez sur le bouton Importer sur le tableau de bord de DocBits.
Une fenêtre apparaîtra où vous pourrez importer vos documents via le navigateur de fichiers ou par glisser-déposer. Vous pouvez importer jusqu'à 10 documents à la fois.
Pour importer des documents via le navigateur de fichiers, cliquez sur le bouton Importer des documents et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer. Une fois les fichiers sélectionnés, cliquez sur Confirmer pour démarrer le processus d'importation.
Alternativement, vous pouvez glisser-déposer vos fichiers sur la fenêtre d'importation de DocBits.
Une fois les fichiers importés, ils auront le statut initial de "En cours". Pendant ce temps, l'importation est en cours de traitement et l'édition du fichier n'est pas possible. Le temps de traitement peut varier en fonction de la taille et de la complexité du fichier.
Une fois le fichier traité, il recevra le statut "Prêt pour la validation". Vous pouvez maintenant commencer le processus de validation.
Avec l'API Webhook fournie ci-dessous, vous pouvez facilement transférer des documents directement vers DocBits avec une simple requête POST. Cette API est conçue pour simplifier le processus de téléversement de fichiers vers DocBits, et tous les paramètres nécessaires sont déjà remplis pour vous.
Pour commencer, il vous suffit de vous rendre sur la page suivante (en fonction de l'environnement que vous utilisez) :
PROD : https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
SANDBOX : https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
STAGE : https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
Effectuez un appel à l'API en utilisant votre clé API. Vous pouvez également inclure le fichier que vous souhaitez téléverser en tant que paramètre dans votre appel.
Docbits est un système avancé conçu pour automatiser la correspondance des données des bons de commande (BC) avec les documents de facturation entrants. Cet outil est spécifiquement conçu pour la gestion efficace et le traitement des données de facturation au sein des systèmes ERP. Cette documentation explique les bases de la correspondance automatique à travers Docbits et définit les règles spécifiques nécessaires pour une correspondance réussie.
Extraction des données : Docbits commence le processus en extrayant les données pertinentes des documents de facturation numérisés. Typiquement, ces données comprennent les numéros d'article, les quantités et les prix unitaires de chaque ligne de facture. La précision de cette extraction est cruciale, car elle constitue la base du processus de correspondance ultérieur.
Comparaison avec les données des BC : Les données extraites sont comparées aux informations correspondantes dans les bons de commande stockés. Docbits vérifie si les numéros d'article, les quantités et les prix correspondent à ceux des BC. Pour une correspondance réussie, les données des factures doivent correspondre aux données des bons de commande, en tenant compte des seuils de tolérance définis.
Correspondance automatique : Sur la base des résultats de la comparaison, Docbits effectue la correspondance. Le système vérifie si les critères de correspondance se situent dans les limites de tolérance définies. Si ces critères sont respectés, la correspondance est considérée comme réussie.
Rapports : Après avoir terminé le processus de correspondance, Docbits génère des rapports qui montrent l'état des correspondances. Ces rapports informent sur les factures correspondantes avec succès et identifient celles présentant des divergences.
Numéro d'article : Le numéro d'article sur la facture doit correspondre exactement au numéro d'article dans le bon de commande. Aucune tolérance n'est accordée pour les écarts dans les numéros d'article.
Quantités : La quantité de biens livrés sur la facture peut varier dans une plage de tolérance prédéfinie. Typiquement, une tolérance de ±5% pourrait être acceptable pour tenir compte des différences mineures dans les quantités de livraison.
Prix : Les écarts de prix sont tolérables jusqu'à un seuil défini. Une tolérance courante pourrait être de ±2% du prix pour accepter de légères différences dans les déclarations de prix résultant de différences d'arrondi ou de fluctuations de change.
Correspondance complète : Tous les points de données (numéro d'article, quantité et prix) se situent dans les limites de tolérance définies.
Correspondance partielle : Un ou plusieurs points de données dévient en dehors des limites de tolérance, mais les écarts sont minimes et nécessitent un examen manuel.
Aucune correspondance : Des écarts significatifs dans un ou plusieurs points de données nécessitant une correction immédiate ou une enquête approfondie.
La définition précise de ces règles et le réglage des limites de tolérance sont cruciaux pour l'efficacité de la correspondance automatique et la réduction des interventions manuelles. Docbits permet une configuration flexible de ces paramètres pour répondre aux besoins des différentes entreprises et industries.
Ici, vous devez simplement entrer le sous-organisation souhaité et appuyer sur "Authentifier"
Vous serez redirigé vers cette page Microsoft et devrez entrer un code.
Ce code peut être trouvé en retournant sur DocBits et le code sera affiché là comme ci-dessous, il suffit de copier le code et de l'entrer dans la page Microsoft. Ensuite, vous devrez entrer vos propres identifiants Microsoft.
Appuyez sur le bouton FINISH AUTHENTICATION et vous serez redirigé vers ce menu
Utiliser un Dossier
Si vous utilisez un dossier autre que votre boîte de réception, entrez le nom du dossier après avoir activé le curseur.
Utiliser une Boîte aux Lettres Partagée
Si vous souhaitez que l'importation d'e-mails accède à une boîte de réception ou à un dossier d'une boîte aux lettres partagée, saisissez l'adresse e-mail ici après avoir activé le curseur.
Déplacer les e-mails importés vers la corbeille
Si vous souhaitez importer tous les e-mails, pas seulement les non lus, et les déplacer vers la corbeille, activez ceci. Sinon, il ne vérifiera que les e-mails non lus, importera les documents, marquera l'e-mail comme lu et le laissera à sa place actuelle.
En cas de réception d'un message d'erreur indiquant que vous n'avez pas les droits pour établir une telle connexion, une personne disposant des droits d'administration dans Azure devrait autoriser cette connexion. Pour plus d'informations, visitez la page suivante: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps
Accédez au menu Paramètres et sélectionnez "Importer" sous Traitement des documents.
Faites défiler jusqu'en bas de la page et sélectionnez le bouton NOUVEAU pour créer une nouvelle importation par e-mail.
Après avoir appuyé sur NOUVEAU, le menu suivant vous sera présenté.
Ici, vous pouvez sélectionner le protocole que vous souhaitez.
Ici, vous devez simplement entrer les informations requises pour votre fournisseur de messagerie, le cryptage, le nom du serveur, le port, le nom d'utilisateur, l'adresse e-mail, le mot de passe ainsi que le dossier de messagerie.
Choses à noter
Saisissez toutes les informations nécessaires dans l'interface utilisateur. D'autres informations telles que le serveur, le port, etc. dépendent de l'hôte (une recherche rapide sur Google devrait aider).
Le dossier et Déplacer-importé ont la même fonction ici. Le dossier ne peut pas être désactivé, mais utilisera la boîte de réception par défaut s'il est laissé vide.
Bienvenue dans le Cours pour Débutants de DocBits, votre guide complet pour révolutionner la gestion des documents de votre entreprise !
Dans l'environnement financier complexe d'aujourd'hui, la gestion des confirmations de commande, des bons de livraison, de la facturation et de la comptabilité des coûts n'est pas une mince affaire. C'est là que DocBits brille. Avec plus de 20 intégrations et une compatibilité inégalée avec Infor CloudSuite, LN et M3, DocBits se distingue des autres solutions sur le marché.
Des icônes d'aide ont été placées tout autour de DocBits afin de vous aider à apprendre et comprendre ce que fait vraiment une fonctionnalité et comment elle peut vous aider dans le traitement de vos documents.
Ces icônes d'aide ressemblent à ceci
C'est un outil disponible pour vous, sur l'écran de validation, en cas de problème lors de la validation de votre document dans DocBits.
Cette fonctionnalité est située dans le menu au-dessus de la zone d'aperçu du document, comme ci-dessous
Une fois cliqué, le formulaire de ticket suivant vous sera affiché.
C'est ici que vous remplirez vos coordonnées ainsi que décrirez l'erreur. Vous pouvez également, si applicable, joindre une capture d'écran du problème et attacher un fichier pertinent.
Dans ce guide vidéo complet, les spectateurs sont présentés au tableau de bord de DocBits et à sa gamme de fonctionnalités. De la filtrage et la gestion des documents ouverts à l'importation de pièces jointes via divers canaux tels que l'e-mail, le scanner ou l'API, le tutoriel offre une démonstration étape par étape.
Les fonctionnalités clés sont mises en avant, notamment comment filtrer les documents par statut ou par assigné, localiser des détails spécifiques comme les numéros de facture et changer l'assigné pour des documents individuels. La facilité et l'efficacité du système sont démontrées, en mettant l'accent sur le contrôle et la personnalisation qu'il offre aux utilisateurs. Le tutoriel prépare le terrain pour une exploration plus approfondie de la validation de document au sein de DocBits.
Dans cette vidéo, les spectateurs sont présentés à l'interface conviviale de DocBit, en mettant spécifiquement l'accent sur la validation de documents. Le tutoriel met l'accent sur la simplicité du système, où aucun codage ou formule complexe n'est requis.
Grâce à l'IA et à l'intelligence de groupe, la plupart des champs sont extraits automatiquement, permettant aux utilisateurs d'extraire facilement des informations en cliquant sur les valeurs dans le document. De plus, les spectateurs apprennent sur la flexibilité d'extraire des zones spécifiques en double-cliquant ou en dessinant autour de la région souhaitée.
Installation et Paramètres
Après avoir téléchargé le fichier WatchDog.exe, recherchez Invite de commandes → Exécuter en tant qu'administrateur sur votre appareil Windows.
Une fois ouvert, appelez le fichier en tapant le chemin où se trouve le fichier WatchDog.exe sur votre appareil comme ci-dessous
Tapez install après le chemin du fichier et appuyez sur ENTRÉE sur votre clavier
Vous devriez recevoir le message d'erreur suivant car l'application démarrera en mode UI et aucune configuration n'est encore présente.
L'application s'ouvrira automatiquement après l'installation. En haut, accédez à Einstellungen (Paramètres) et vous verrez ici 2 sections distinctes.
Paramètres de dossier (Ordner Einstellungen)
C'est ici que vous configurerez les chemins des fichiers où les documents seront lus et traités. Le chemin de lecture sera pour les documents que vous souhaitez extraire et traiter avec WatchDog, tandis que le chemin traité sera utilisé pour indiquer quels documents du dossier de lecture ont été extraits et traités.
Paramètres généraux (Allgemeine Einstellungen)
C'est ici que vous configurerez votre application DocBits avec WatchDog. Vous devrez entrer votre environnement DocBits, la clé API et le type de document (comme indiqué ci-dessus). Pour ajouter plus d'un type de document, séparez les noms des types de document par une virgule (FACTURE,BON DE LIVRAISON,COMMANDE D'ACHAT, etc.)
Si une configuration invalide est saisie pour l'un des champs, vous recevrez un message d'erreur comme celui ci-dessous.
Une fois cela terminé, retournez à la zone de l'Invite de commandes et relancez le fichier WatchDog.exe et cette fois-ci il sera correctement installé car les configurations sont maintenant présentes
Pour démarrer l'application en mode UI, exécutez la commande suivante
Si vous voulez simplement démarrer l'application, exécutez cette commande à la place.
Démarrage Automatique
Pour configurer l'application WatchDog de manière à ce qu'elle démarre automatiquement lorsque vous allumez votre système.
Ouvrez simplement "Services" dans les paramètres de votre machine Windows.
Recherchez WatchDog dans les services locaux et ouvrez le service (double-cliquez sur l'entrée)
Dans le menu ci-dessus, vous aurez les options suivantes pour le démarrage automatique :
Sélectionnez Automatique, le service démarrera au démarrage
Automatique (Démarrage différé), cela attendra 2 minutes après le démarrage pour démarrer le service
Explorez les capacités révolutionnaires de DocBits, un outil de gestion de documents de pointe qui simplifie les complexités de l'extraction de tableaux, de la correspondance des bons de commande (PO) et de la gestion des factures de coûts.
Dans cette vidéo, nous explorons les fonctionnalités uniques de DocBits, en mettant l'accent sur l'extraction de tableaux basée sur l'IA qui gère sans effort même les mises en page de table les plus complexes. Avec un taux de précision allant jusqu'à 95 %, le système automatise l'extraction, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
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Il s'agit d'un outil disponible pour vous, sur l'écran de validation, en cas de problème lors de la validation de votre document dans DocBits.
Cette fonctionnalité se trouve dans le menu au-dessus de la zone d'aperçu du document, comme ci-dessous
Une fois cliqué, le formulaire de ticket suivant vous sera affiché.
C'est ici que vous remplirez vos coordonnées ainsi que décrirez l'erreur. Vous pouvez également, si applicable, joindre une capture d'écran du problème et attacher un fichier pertinent.
Des icônes d'aide ont été placées tout autour de DocBits afin de vous aider à apprendre et comprendre ce que fait vraiment une fonctionnalité et comment elle peut vous aider dans le traitement de vos documents.
Ces icônes d'aide ressemblent à ceci
Le Gestionnaire de mise en page permet aux administrateurs de configurer visuellement et de modifier la mise en page des types de documents en définissant des propriétés pour divers champs de données et groupes au sein d'un document. Cette interface aide à garantir que les modèles d'extraction et les points de saisie manuelle de données s'alignent précisément sur la structure du document tel que numérisé ou téléchargé dans Docbits.
Groupes et Champs:
Groupes: Unités organisationnelles au sein d'un type de document qui catégorisent les champs associés (par exemple, Détails de la facture, Détails de paiement). Ils peuvent être développés ou réduits et disposés pour refléter le regroupement logique dans le document réel.
Champs: Points de données individuels au sein de chaque groupe (par exemple, Numéro de facture, Conditions de paiement). Chaque champ peut être personnalisé pour la capture, l'affichage et le traitement des données.
Panneau de propriétés:
Ce panneau affiche les propriétés du champ ou du groupe sélectionné, permettant une configuration détaillée, telle que:
Étiquette: L'étiquette visible pour le champ dans l'interface utilisateur.
Nom du champ: L'identifiant technique utilisé dans le système.
Largeur de l'élément en pourcentage: Détermine la largeur du champ par rapport à la mise en page du document.
Index de tabulation: Contrôle l'ordre de tabulation pour la navigation.
Exécuter un script en cas de modification: Indique si un script doit être exécuté lorsque la valeur du champ change.
Afficher l'étiquette à gauche: Indique si l'étiquette est affichée à gauche du champ ou au-dessus.
Est un champ de texte long: Spécifie si le champ doit être un champ de texte long, pouvant accueillir de plus grandes quantités de texte.
Sélectionner le type de modèle: Option pour sélectionner quel type de modèle gérera l'extraction de ce champ.
Longueur du champ: Longueur maximale des données à accepter dans ce champ.
Mots-clés interdits: Mots-clés qui ne sont pas autorisés dans le champ.
Aperçu du modèle:
Affiche un aperçu en temps réel de l'apparence du document en fonction de la configuration de mise en page actuelle. Cela aide à garantir que la mise en page correspond à la structure réelle du document et est essentiel pour tester et affiner la configuration de traitement du document.
Les types de documents sont essentiellement des versions spécialisées des principaux types de documents. Par exemple, sous le type de document principal "Facture", il peut y avoir des sous-types comme "Facture standard", "Facture pro forma" et "Avoir", chacun ayant des exigences de données ou des règles de traitement légèrement différentes.
Liste des sous-types:
Chaque ligne représente un sous-type d'un type de document principal.
Inclut le nom du sous-type et un ensemble d'actions pouvant être effectuées sur celui-ci.
Actions:
Champs: Configurez quels champs de données sont inclus dans le sous-type et comment ils sont gérés.
Modifier la mise en page: Modifiez la mise en page visuelle pour afficher et saisir les informations pour ce sous-type.
Scripts: Attachez ou modifiez des scripts qui exécutent des opérations spécifiques lorsque des documents de ce sous-type sont traités.
Copier: Dupliquez une configuration de sous-type existante pour l'utiliser comme base pour une nouvelle.
Supprimer: Supprimez le sous-type s'il n'est plus nécessaire.
Ajout de nouveaux sous-types:
Le bouton "+ Nouveau" permet aux administrateurs de créer de nouveaux sous-types, en définissant des propriétés et des règles uniques selon les besoins.
Les sous-types de documents dans Docbits offrent un moyen flexible et puissant de gérer une variété de documents au sein d'un seul système, garantissant que chaque type et sous-type est traité avec précision et efficacité selon ses spécifications uniques.
L'interface des Colonnes de Tableau dans Docbits est utilisée pour spécifier les colonnes qui apparaissent dans les tableaux de données pour chaque type de document. Chaque colonne peut être configurée pour contenir des types spécifiques de données, telles que des chaînes de caractères ou des valeurs numériques, et peut être essentielle pour les fonctions de tri, de filtrage et de reporting au sein de Docbits.
Configuration de la Colonne:
Nom de la Colonne: L'identifiant de la colonne dans la base de données.
Titre: Le titre lisible par l'homme de la colonne qui apparaîtra dans l'interface.
Type de Colonne: Définit le type de données de la colonne (par exemple, STRING, MONTANT), ce qui détermine le type de données pouvant être stockées dans la colonne.
Nom de la Table: Indique à quelle table appartient la colonne, la reliant à un type de document spécifique comme INVOICE_TABLE.
Actions:
Modifier: Modifier les paramètres d'une colonne existante.
Supprimer: Supprimer la colonne du tableau, ce qui est utile si les données ne sont plus nécessaires ou si la structure de données du type de document change.
Ajout de Nouvelles Colonnes et Tables:
Ajouter une Nouvelle Colonne de Table: Ouvre une boîte de dialogue où vous pouvez définir une nouvelle colonne, y compris son nom, si elle est requise, son type de données et la table à laquelle elle appartient.
Créer une Nouvelle Table: Permet la création d'une nouvelle table, en définissant un nom unique qui sera utilisé pour stocker des données liées à un ensemble spécifique de types de documents.
Cette section est essentielle pour maintenir l'intégrité structurelle et la facilité d'utilisation des données dans le système Docbits, en veillant à ce que les données extraites des documents soient stockées de manière bien organisée et accessible.
Le paramètre Champs fournit une interface utilisateur où les administrateurs peuvent gérer les propriétés et le comportement des champs de données individuels associés à un type de document. Chaque champ peut être ajusté pour optimiser la précision et l'efficacité de la capture et de la validation des données.
Configuration des Champs:
Noms des Champs: Liste les noms des champs, correspondant généralement aux éléments de données dans le document, tels que "Numéro de Facture" ou "Date de Commande".
Requis: Les administrateurs peuvent marquer les champs comme requis, s'assurant que des données doivent être saisies ou capturées pour que ces champs complètent le traitement du document.
Lecture Seule: Les champs peuvent être définis en lecture seule pour empêcher toute modification après la capture des données ou pendant certaines étapes du traitement du document.
Caché: Les champs peuvent être masqués dans l'interface utilisateur, utile pour les informations sensibles ou pour simplifier les flux de travail des utilisateurs.
Paramètres Avancés:
Forcer la Validation: Garantit que les données saisies dans un champ respectent certaines règles de validation avant d'être acceptées.
OCR (Reconnaissance Optique de Caractères): Ce commutateur peut être activé pour permettre le traitement OCR pour un champ spécifique, utile pour l'extraction automatique de données à partir de documents numérisés ou numériques.
Score de Correspondance: Les administrateurs peuvent définir un score de correspondance, un seuil utilisé pour déterminer le niveau de confiance de la reconnaissance ou de la correspondance des données, impactant la manière dont la validation des données et les contrôles de qualité sont effectués.
Boutons d'Action:
Créer un Nouveau Champ: Permet d'ajouter de nouveaux champs au type de document.
Icônes d'Édition: Chaque champ a une icône d'édition qui permet aux administrateurs de configurer davantage les paramètres spécifiques au champ, tels que le type de données, les valeurs par défaut ou la logique métier connectée.
Enregistrer les Paramètres: Valide les modifications apportées aux configurations des champs.
Découvrez dans cette vidéo comment gérer professionnellement les divergences lors de l'association des bons de commande avec DocBits. Nous vous guidons pas à pas sur ce qu'il convient de faire lorsque les chiffres ne correspondent pas. Que vous soyez un gestionnaire ERP expérimenté ou un comptable financier en herbe, vous apprendrez à gérer efficacement et en toute sécurité les divergences.
Découvrez comment notre intelligence artificielle spéciale en essaim dans DocBits vous guide à travers tout le processus et comment vous pouvez utiliser notre documentation pour trouver rapidement des solutions aux problèmes ou aux incertitudes. Rejoignez les nombreux clients satisfaits qui ont optimisé leurs processus avec DocBits.
L'Entraînement du Modèle permet aux administrateurs de superviser et gérer la formation des modèles d'apprentissage automatique spécifiques à chaque type de document. En fournissant une interface structurée pour l'importation de données d'échantillons, la formation des modèles et le test de leurs performances, Docbits garantit que ses capacités d'extraction de données s'améliorent continuellement avec le temps.
Aperçu des Métriques:
Échantillon: Nombre de documents d'échantillons utilisés pour l'entraînement.
Exportés: Nombre de documents qui ont été exportés avec succès après traitement.
Entreprise Σ: Nombre total de documents spécifiques à l'entreprise traités.
Total Σ: Nombre total de documents traités dans toutes les catégories.
Options d'Entraînement et de Test:
Importation: Permet aux administrateurs d'importer de nouveaux ensembles de données d'entraînement qui sont généralement des échantillons structurés de documents devant être reconnus par le système.
Entraîner le Modèle: Lance le processus d'entraînement en utilisant les données importées pour améliorer les capacités de reconnaissance et d'extraction du système.
Test de Classification: Permet de tester le modèle pour évaluer sa performance dans la classification et l'extraction de données à partir de documents nouveaux ou non vus.
Boutons d'Action:
Créer un Champ: Ajoute de nouveaux champs de données que le modèle devrait reconnaître et extraire.
Actions: Ce menu déroulant peut inclure des options telles que voir les détails, modifier les configurations ou supprimer les données d'entraînement.
La section Types de documents répertorie tous les types de documents reconnus et traités par Docbits. Les administrateurs peuvent gérer divers aspects tels que la mise en page, les définitions de champs, les règles d'extraction, et plus encore pour chaque type de document. Cette personnalisation est essentielle pour garantir une manipulation précise des données et se conformer aux normes organisationnelles.
Liste des types de documents:
Chaque ligne représente un type de document tel que Facture, Note de crédit, Bon de livraison, etc.
Les types de documents peuvent être standard ou personnalisés, comme indiqué par des étiquettes telles que "Standard".
Modifier la mise en page: Cette option permet aux administrateurs de modifier les paramètres de mise en page du document, ce qui inclut la définition de l'apparence du document et l'emplacement des champs de données.
Sous-types de documents: Si certains types de documents ont des sous-catégories, cette option permet aux administrateurs de configurer des paramètres spécifiques à chaque sous-type.
Colonnes de tableau: Personnalisez les colonnes de données qui doivent apparaître lorsque le type de document est consulté dans des listes ou des rapports.
Champs: Gérez les champs de données associés au type de document, y compris l'ajout de nouveaux champs ou la modification de ceux existants.
Entraînement du modèle: Configurez et entraînez le modèle utilisé pour reconnaître et extraire des données des documents. Cela peut impliquer le paramétrage de modèles d'apprentissage automatique qui s'améliorent avec le temps et plus de données.
Regex: Configurez des expressions régulières utilisées pour extraire des données des documents en fonction de motifs. Cela est particulièrement utile pour l'extraction de données structurées.
Scripts: Écrivez ou modifiez des scripts qui exécutent des règles de traitement personnalisées ou des flux de travail pour les documents de ce type.
EDI (Échange de données informatisé): Configurez des paramètres liés à l'échange de documents dans des formats électroniques normalisés.
Les scripts dans Docbits sont généralement écrits dans un langage de script pris en charge par le système Python. Ils sont déclenchés pendant le flux de traitement des documents pour appliquer une logique métier complexe ou garantir l'intégrité et l'exactitude des données avant que les données ne soient traitées ou stockées davantage.
Gestion des Scripts:
Nom: Chaque script reçoit un nom unique pour l'identification.
Type de Document: Associe le script à un type de document spécifique, déterminant sur quels documents le script sera appliqué.
Déclenchement Sur: Définit quand le script est déclenché (par exemple, lors du téléchargement du document, avant l'exportation des données, après la validation des données).
Statut Actif/Inactif: Permet aux administrateurs d'activer ou de désactiver les scripts sans les supprimer, offrant ainsi une flexibilité dans les tests et le déploiement.
Éditeur de Script:
Fournit une interface où les scripts peuvent être écrits et édités. L'éditeur prend généralement en charge la coloration syntaxique, la mise en évidence des erreurs et d'autres fonctionnalités pour aider au développement du script.
Exemple de Script: Les scripts peuvent inclure des opérations telles que la boucle à travers les lignes de facture pour valider les totaux ou supprimer les entrées qui ne répondent pas à certains critères.
Dans Docbits, les paramètres EDI fournissent des outils pour définir et gérer la structure et le format des messages EDI correspondant à divers types de documents, tels que les factures ou les bons de commande. Les paramètres permettent la personnalisation des messages EDI pour se conformer aux normes et aux exigences spécifiques des différents partenaires commerciaux et secteurs d'activité.
Éléments de Configuration EDI:
Descripteur de Structure: Définit la structure de base du document EDI, y compris l'ordre des segments, les champs obligatoires et les qualificateurs nécessaires pour que le document EDI soit valide.
Transformation: Spécifie les transformations appliquées pour convertir les données du document en un message formaté en EDI. Cela implique généralement de spécifier des correspondances entre les champs du document et les segments et éléments EDI.
Aperçu: Permet aux administrateurs de visualiser l'apparence du message EDI après transformation, aidant à garantir l'exactitude avant la transmission.
Chemins d'Extraction: Affiche les chemins utilisés pour extraire les valeurs du document, qui sont ensuite utilisées pour remplir le message EDI.
Éditeur XSLT:
Utilisé pour éditer et valider les XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) utilisés dans le processus de transformation. XSLT est un langage puissant conçu pour transformer des documents XML en d'autres documents XML ou d'autres formats tels que HTML, du texte, voire d'autres structures XML.
Navigate to SETTINGS → Dashboard
Customize your filter
Navigate to the Filters section
To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”
Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.
Dashboard
Select ADVANCED SETTINGS
Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.
Les paramètres "Import" de votre système de traitement de documents vous permettent de configurer comment les documents sont importés dans le système à partir de différentes sources, y compris les paramètres pour le FTP (protocole de transfert de fichiers) et les e-mails. Voici un aperçu de ces paramètres :
Paramètres du document :
Restreindre aux pages : Cela vous permet de limiter le traitement à un certain nombre de pages de chaque document.
Jours de conditions de paiement : Définit les conditions de paiement par défaut (en jours) qui peuvent être appliquées aux documents.
Modèle de date : Définit le modèle pour la reconnaissance et le formatage des dates dans les documents importés.
Importation FTP :
Type : Définit le type de protocole FTP à utiliser (par exemple, SFTP).
URL du serveur : L'adresse du serveur à partir de laquelle les documents seront récupérés.
Nom d'utilisateur et port : Identifiants et numéro de port pour accéder au serveur FTP.
Répertoire par défaut : Spécifie le répertoire sur le serveur FTP à partir duquel les fichiers seront importés.
L'option supplémentaire d'ajouter de nouvelles données comprend des champs tels que :
Mot de passe : Pour l'authentification.
Modèles de correspondance de noms de fichiers : Pour spécifier quels fichiers importer en fonction de leurs noms.
Sous-organisations : Sélectionnez à quelle sous-organisation les paramètres d'importation doivent s'appliquer.
Importation par e-mail :
Adresse e-mail : Configurez un compte e-mail où les documents peuvent être envoyés pour importation.
Nom d'utilisateur et mot de passe : Identifiants pour accéder au compte e-mail.
Protocole et chiffrement : Spécifiez le protocole (IMAP, POP3) et le type de chiffrement.
Fusionner les documents joints : Option pour combiner tous les documents joints en un seul document lors de l'importation.
Cela permet également de spécifier des sous-organisations pour un contrôle plus précis sur la direction des e-mails au sein de la structure organisationnelle.
Dans Docbits, les paramètres Regex permettent aux administrateurs de définir des modèles personnalisés que le système utilise pour trouver et extraire des données à partir de documents. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les situations où les données doivent être extraites à partir de texte non structuré ou lorsque les données suivent un format prévisible qui peut être capturé à l'aide de modèles regex.
Gestion des Regex:
Ajouter: Vous permet de créer un nouveau modèle regex pour un type de document spécifique.
Enregistrer les modifications: Enregistre les modifications apportées aux configurations regex existantes.
Modèle: Ici, vous pouvez définir le modèle regex qui correspond au format de données spécifique requis.
Origine: Est l'origine du document - Par exemple, vous pouvez définir un regex différent en Allemagne
Dans le paramètre "Date d'expiration des documents" sous la section "TRAITEMENT DES DOCUMENTS", vous pouvez configurer les plannings de suppression automatique de vos documents dans le système. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour gérer les politiques de conservation des données et garantir la conformité aux normes légales ou organisationnelles en matière de stockage de documents.
Voici ce que chaque paramètre fait :
Supprimer le document après : Cette liste déroulante vous permet de définir la période après laquelle un document traité sera automatiquement supprimé du système. Vous pouvez choisir parmi des options prédéfinies telles que 48 heures, 1 semaine, 2 semaines ou 4 semaines. Cela aide à gérer l'espace et à maintenir les politiques de cycle de vie des documents.
Supprimer le document terminé après : Similaire au paramètre précédent, mais cible spécifiquement les documents terminés ou entièrement traités. Il permet les mêmes options de délai pour la suppression, garantissant que les documents terminés ne sont pas stockés plus longtemps que nécessaire.
Les deux paramètres garantissent que les documents ne sont pas conservés indéfiniment dans votre système, aidant à éviter une utilisation de stockage inutile et à maintenir le flux de travail de traitement des documents sans encombre. Ces paramètres sont essentiels pour les organisations devant respecter des exigences réglementaires spécifiques en matière de conservation des documents.
Dans la section "Paramètres d'exportation" des paramètres de traitement de document, vous gérez la manière dont les documents sont exportés après traitement. Cela inclut la configuration de diverses méthodes d'exportation adaptées à des besoins spécifiques, tels que les transferts de fichiers directs ou l'intégration avec des systèmes d'entreprise comme Infor. Voici un aperçu des options et fonctionnalités de ce paramètre :
Sélection de la méthode d'exportation : Vous pouvez choisir comment les documents doivent être exportés. Les méthodes courantes incluent SFTP, les webhooks et l'intégration directe avec des systèmes comme Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) et d'autres options liées à Infor. Chaque méthode prend en charge différents types de flux de travail et exigences d'intégration.
Détails de configuration :
Pour SFTP, vous devez généralement spécifier l'URL du serveur, le nom d'utilisateur, le mot de passe et le dossier cible où les documents seront téléchargés.
Pour les intégrations Infor, vous pourriez avoir besoin de configurer des mappages spécifiques ou de fournir des clés API pour garantir que les documents sont correctement traités et envoyés à l'écosystème Infor, en alignement avec la structure de données existante et les flux.
Personnalisation : En fonction du type de document (par exemple, factures, confirmations de commande) et de la sous-organisation, différents paramètres d'exportation peuvent être configurés pour répondre à diverses règles commerciales ou exigences de conformité.
Flexibilité d'intégration : L'interface permet à plusieurs configurations d'intégration d'être actives simultanément, permettant aux utilisateurs de gérer efficacement différents types de documents et destinations. Cette configuration modulaire garantit que différentes parties de l'entreprise peuvent utiliser des flux de travail personnalisés sans s'affecter mutuellement.
Ajout et modification des configurations : Les utilisateurs peuvent ajouter de nouvelles configurations ou modifier celles existantes en spécifiant des détails tels que le type de document, la méthode d'exportation et les informations d'identification ou les paramètres spécifiques à la méthode d'exportation choisie.
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Comptabilité automatique: DocBits offre une fonctionnalité de comptabilité automatisée, simplifiant le processus de gestion des transactions financières associées aux bons de commande (BC) et autres documents.
Intégration M3: Intégration avec M3, une solution logicielle ERP, permettant une interaction transparente entre DocBits et M3 pour une gestion et un traitement améliorés des documents.
Tableau de bord BC: Un tableau de bord centralisé au sein de DocBits spécifiquement conçu pour gérer et surveiller les bons de commande, fournissant des informations et des analyses pour un suivi et une prise de décision efficaces.
Tableau de bord de commande d'expédition: Similaire au tableau de bord BC, cette fonctionnalité se concentre sur la gestion et le suivi des commandes d'expédition, facilitant les opérations logistiques fluides.
Tableaux de bord v2: Une version mise à jour de l'interface du tableau de bord, probablement avec une meilleure expérience utilisateur et des fonctionnalités supplémentaires pour une meilleure convivialité.
Tableau de bord d'expédition avancée: Un tableau de bord spécialisé pour la surveillance avancée et la gestion des activités liées à l'expédition, offrant des informations et des fonctionnalités plus approfondies.
Portail fournisseur: Un portail au sein de DocBits dédié aux fournisseurs, leur permettant d'interagir et de collaborer avec le système, améliorant la communication et l'efficacité dans la chaîne d'approvisionnement.
Constructeur de flux de travail: Un outil pour créer et personnaliser des flux de travail au sein de DocBits, permettant aux utilisateurs de définir des processus spécifiques et d'automatiser la gestion des documents selon leurs besoins commerciaux uniques.
Constructeur de mise en page: Permet aux utilisateurs de concevoir et de personnaliser la mise en page des documents au sein de DocBits, garantissant l'alignement avec les normes de marque et de convivialité.
Mode annotation: Une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs d'annoter et de marquer des documents directement dans l'interface de DocBits, facilitant la collaboration et les retours.
Afficher le rapport: Fonctionnalité pour générer et afficher des rapports au sein de DocBits, fournissant des informations et des analyses sur divers aspects du traitement et de la gestion des documents.
Modèles et étiquettes: Outils pour définir et configurer des modèles de reconnaissance de documents et des étiquettes au sein de DocBits, améliorant la précision et l'efficacité du traitement des documents.
Script de document: Probablement une fonctionnalité pour scripter et automatiser des actions ou des processus spécifiques liés à la gestion des documents au sein de DocBits.
Numérisation de documents: Capacité à numériser des documents physiques et à les importer dans DocBits pour un traitement et une gestion numériques.
Extraction de code QR: Une fonctionnalité pour extraire des informations des codes QR intégrés dans les documents, permettant une capture et un traitement automatisés des données.
Données maîtres personnalisées: Permet aux utilisateurs de définir et de gérer des champs et des attributs de données maîtres personnalisés au sein de DocBits, adaptant le système à leurs besoins commerciaux spécifiques.
Tâches et notifications: Fonctionnalité pour gérer les tâches et recevoir des notifications au sein de DocBits, garantissant une action et une communication opportunes concernant les activités de traitement des documents.
Mise à jour de l'ACL IDM: Ce module traite probablement de la mise à jour et de la gestion des listes de contrôle d'accès (ACL) au sein de DocBits, garantissant des autorisations et une sécurité appropriées pour l'accès et la gestion des documents.
Qualité de l'OCR:
Ce paramètre vous permet de définir le pourcentage de qualité OCR minimum requis pour qu'un document soit traité automatiquement. Il inclut un curseur que vous pouvez ajuster pour définir le seuil, tel que 75 %, en dessous duquel le système ne peut pas garantir une extraction réussie. Si la qualité de l'OCR d'un document est inférieure à ce seuil, vous pouvez choisir de faire prendre au système des actions spécifiques, telles que la réexécution de l'OCR après confirmation manuelle.
Paramètres généraux de l'OCR:
Utiliser le texte électronique s'il est disponible : Cette option, lorsqu'elle est activée, permet au système d'utiliser le texte électronique intégré dans les PDF ou autres types de documents pour améliorer la précision.
Utiliser DESKEW s'il est disponible : Cette fonction corrige l'alignement des documents, ce qui aide à améliorer la précision de l'OCR en redressant les numérisations inclinées.
Paramètres OCR pour les tables:
Utiliser les données AI pour les tables si disponibles : Ce paramètre permet d'utiliser les technologies de l'IA pour mieux reconnaître et extraire les tables des documents numérisés, en exploitant des modèles d'apprentissage automatique pour identifier et structurer avec précision les données tabulaires.
Paramètres OCR pour les champs d'en-tête:
Utiliser l'extraction de règles : Lorsqu'il est activé, ce paramètre permet au système d'appliquer des règles prédéfinies pour extraire des données des champs d'en-tête, ce qui peut être crucial pour identifier correctement des sections de documents telles que les numéros de facture, les dates, etc.
Utiliser l'extraction AI : Cette option utilise des modèles d'IA pour extraire intelligemment les champs d'en-tête, ce qui peut être plus adaptable aux variations dans les mises en page et les styles de documents.
Les annotations sont des balises spéciales ajoutées à du texte pour fournir des informations supplémentaires.
Les paramètres de "Classification et Extraction" dans votre système de traitement de documents offrent des options pour configurer la manière dont les documents sont automatiquement traités à l'entrée :
Fractionnement de Document : Ce paramètre vous permet de choisir si vous souhaitez fractionner les documents en fonction de critères spécifiques ou les conserver en tant que document unique. Cela peut être utile lors du traitement de documents comportant plusieurs sections distinctes mais téléchargés en tant que fichier unique.
Formatage des Montants : Ici, vous pouvez activer des options telles que l'arrondi des montants totaux dans les commandes. Cela garantit que les données extraites correspondent aux formats et règles financiers attendus, réduisant les erreurs dans le traitement financier.
Extraction de Tableau : Cette fonctionnalité permet l'extraction automatisée des données à partir des tableaux dans les documents. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez extraire tous les tableaux, uniquement ceux pertinents à des fins de coût, ou identifier et extraire automatiquement les codes fiscaux. Cela améliore considérablement la précision et l'efficacité de l'extraction de données à partir de formats structurés dans les documents.
Configurer la Règle de Classification : Cette option vous permet de définir des modèles et des critères spécifiques qui aident le système à classer et catégoriser automatiquement les documents lors de leur traitement. Cela peut être basé sur des modèles de texte, des types de documents ou d'autres métadonnées associées aux documents.
DocBits Workflow Engine
In the realm of process automation, the DocBits Workflow Engine stands out for its straightforward and intuitive approach. This engine streamlines the creation and management of workflows through a clear and simple rule-based structure. The core principle behind its design is the "Easy When-And-Then" rule, which breaks down the automation process into three fundamental components: Trigger, Condition, and Action. This guide explains how each component functions within the system and how they work together to facilitate seamless automation.
The DocBits Workflow Engine operates on a basic yet powerful principle that makes workflow automation accessible to users of all skill levels. This principle is encapsulated in the "Easy When-And-Then" rule, which can be broken down as follows:
Definition: The "When" component represents the Trigger of the workflow. This is the event or condition that initiates the execution of the workflow. Triggers can be a variety of occurrences such as the arrival of a new email, a specific date and time, or the creation of a new document.
Example: "When a new customer form is submitted..."
Definition: The "And" component introduces the Condition that must be met for the action to proceed. Conditions serve as filters or criteria that refine the trigger, ensuring that the workflow is executed only under certain circumstances.
Example: "...and the customer is from the 'Enterprise' segment..."
Definition: Finally, the "Then" part specifies the Action to be taken once the trigger occurs and the condition is satisfied. Actions are the tasks or operations executed by the workflow, such as sending an email, updating a database, or creating a task in a project management tool.
Example: "...then assign the lead to the enterprise sales team and send a welcome email."
By assembling these three components—Trigger, Condition, and Action—the DocBits Workflow Engine allows users to create highly customized and efficient workflows. This modular approach not only simplifies the process of setting up automations but also offers the flexibility to create complex workflows capable of handling a wide range of tasks and processes.
The DocBits Workflow Engine's "Easy When-And-Then" rule exemplifies the engine's commitment to providing a user-friendly platform for automating processes. This straightforward rule, by breaking down automation into the essential elements of Trigger, Condition, and Action, makes it easier for users to conceptualize, create, and manage workflows. Whether you are new to workflow automation or an experienced professional, the DocBits Workflow Engine offers an efficient and accessible tool to enhance productivity and streamline operations.
1. Document Field Actions:
Invert Checkbox: This action toggles the state of a checkbox field in a document.
Set Checkbox: This sets the state of a checkbox field to either true (checked) or false (unchecked).
Set Field to Text: This action sets a specified document field to a given text value.
2. Document Actions:
Approve the Document: Marks a document as approved within the system.
Start Export: Initiates the export process for a document.
Reject the Document: Marks a document as rejected.
3. Status Actions:
Change Status: Changes the status of a document or task to a specified new status.
4. Task Actions:
Assignments and notifications:
Assign Task: Creates and assigns a task with specific details to an individual or group, including options to notify them via email.
Create a New Task: Similar to assign but focused on setting up a completely new task within the system.
5. Table Actions:
Calculate in Table: Performs calculations on table data based on specified conditions and stores the results in a designated column.
Change Entries: Updates entries in a table based on specified conditions.
6. Assignee Actions:
Assign User from Field: Assigns a user to a task or document based on user data stored in a specific field, with an option for a fallback user if the primary is unavailable.
Assign Document to User or Group: Directly assigns a document to a user or group, ensuring responsibility is designated appropriately.
7. External Interaction Actions:
Call API: Sends a request to an external API, which can be customized with specific methods, parameters, and data.
Send HTTPS Request: Similar to API calls but specifically formatted for HTTPS protocols.
8. Advanced Processing:
Run Workflow: Triggers another workflow within the system, allowing for complex process chaining.
These action cards are used to automate responses based on specific triggers identified in the earlier parts of the workflow setup. For instance:
If a document is identified as needing review, the "Approve the Document" action can be automatically triggered once it passes all specified conditions.
For data management tasks, "Set Checkbox" or "Set Field to Text" actions ensure that document fields are updated automatically, reducing manual data entry and the potential for errors.
Complex tasks like API interactions or status changes streamline interactions not only within the ERP system but also with external services and tools, enhancing integration and functionality.
The "Then..." section in your workflow system provides robust tools for defining precise actions that should occur as a result of conditions being met in the workflow. By effectively using these actions, businesses can automate routine processes, ensure data accuracy, and respond dynamically to changing information and system states. Understanding how to configure and utilize these actions is key to maximizing the efficiency and effectiveness of your ERP system's workflow capabilities.
Le paramètre "Liste des valeurs" dans votre système de traitement de documents est essentiellement un référentiel central pour gérer les valeurs prédéfinies qui peuvent être utilisées dans divers formulaires et champs du système. Ce paramètre est particulièrement utile pour standardiser la saisie des données et garantir la cohérence des documents traités par le système.
Segmentation par type : Chaque section, telle que "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" et "Test", représente une catégorie différente de valeurs prédéfinies. Ces catégories sont utilisées pour gérer différents types de saisies de données pertinentes pour leurs contextes spécifiques dans le système.
Valeurs et synonymes : Sous chaque catégorie, vous pouvez définir plusieurs valeurs. Par exemple, sous "Invoice_Sub_Type", des valeurs telles que "Facture de coût" et "Facture d'achat" sont répertoriées. De plus, vous avez la possibilité d'attribuer des synonymes à ces valeurs, améliorant la flexibilité et la portée de la capture de données. Par exemple, "Facture de coût" a des synonymes comme "Kostenrechnung" et "Cost Invoice".
Utilisation à travers les sous-organisations : Ces valeurs peuvent également être spécifiques à certaines sous-organisations au sein de votre configuration, permettant la personnalisation et la localisation des flux de travail de traitement de documents.
Ajout et gestion des valeurs : Grâce à l'action "Ajouter une ligne", vous pouvez introduire de nouvelles valeurs et synonymes dans les listes, et les "Actions" permettent de modifier ou de supprimer les entrées existantes.
And cards serve as condition cards that specify criteria that must be met for the workflow to continue. They effectively act as logical "AND" operators, meaning all conditions specified in these cards must be satisfied for the subsequent action to be triggered.
From the screenshots, it's clear that these cards cover a wide range of conditions, which include:
Compare with Purchase Order:
Conditions related to validation and comparison against purchase orders, such as comparing delivery dates, unit prices, or quantity differences. These are crucial for ensuring that transactions align with agreed terms.
Document Field:
These involve conditions based on specific fields within documents, such as checkboxes being marked, comparison of field values, or ensuring a document field meets a specified tolerance. This is particularly important for data integrity and automated checks within forms or document management systems.
Document:
Conditions based on document characteristics, such as type or association with a particular sub-organization. These conditions can direct workflows based on document categorization or departmental involvement.
Logic:
Logical conditions that might involve evaluations like "Continue with a chance of X%" or executing HTTPS requests, which are vital for integrations and probabilistic decision-making within workflows.
Status:
Focusing on the status of documents or tasks, these conditions ensure that only items in certain states trigger specific workflows, crucial for status-driven process management.
Table:
These involve conditions based on table data, such as matching regex patterns or comparing values within a table. Such conditions are essential for validating and manipulating large data sets.
Assignee:
Conditions based on task or document assignees. This ensures that actions are only taken when certain users are involved, enhancing accountability and task specificity.
These "And" cards are configured within the workflow to perform checks and validations that ensure the process adheres strictly to business rules and data integrity standards. For example:
A workflow might use an 'And' card to verify that an invoice's total amount matches the purchase order before triggering payment.
Another workflow could use an 'And' card to ensure a document is reviewed by specific team members before it progresses to the next stage.
"And" cards are a fundamental component of workflow systems that require precise control over process execution based on multiple conditions. They ensure that each step of a workflow only proceeds when all necessary criteria are thoroughly met, thus automating complex decision trees within business processes.
Understanding and configuring these cards correctly is crucial for leveraging the full capabilities of your workflow management system to enhance efficiency, accuracy, and compliance within organizational processes.
Purpose
This workflow card is designed to automate actions based on the state (checked or unchecked) of a checkbox within your ERP system. By evaluating the checkbox's condition, it facilitates the triggering of specific processes or the enforcement of certain rules within the application.
Components of the Card
Field Name
Description: Specifies the name of the checkbox field that will be evaluated.
Detail: This should match the exact field label or identifier used in the system. It determines which checkbox's state is being monitored.
Boolean
Description: Defines the condition that triggers the workflow.
Options:
True: The workflow triggers if the checkbox is checked.
False: The workflow triggers if the checkbox is unchecked.
Functionality
State Detection: The card continuously monitors the state of the specified checkbox field.
Condition Evaluation:
The system checks whether the checkbox is in the state (checked or unchecked) specified by the Boolean condition.
Action Execution:
True Condition: If the checkbox’s state matches the specified Boolean condition (either true for checked or false for unchecked), the system initiates the associated actions. These could include enabling or disabling form fields, triggering notifications, starting workflows, or updating records.
False Condition: If the checkbox’s state does not match the condition, alternative or no actions may be taken, depending on the workflow setup.
User Interactions
Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the checkbox field from a list of available fields and setting the Boolean condition. This setup process should be intuitive, typically involving a simple dropdown menu for field selection and a toggle for the Boolean condition.
Monitoring and Reporting: Provides functionalities for users to monitor the status of this condition, possibly through a dashboard that shows real-time updates on which conditions are active or triggered.
Error Handling and Notifications: Ensures that users are notified if there are any discrepancies or errors in the condition checking process, such as system failures to read the checkbox state.
The "Checkbox Field Condition" workflow card is a fundamental tool for managing dynamic forms and documents within an ERP system, where user inputs can dictate subsequent data processes. By automating actions based on the state of a checkbox, this card enhances workflow efficiency and ensures that system behaviors align with user inputs. Clear documentation of this card will help users effectively implement it within their operations, allowing for better control over form behaviors and process automations.
Purpose: This Docbits card is designed to streamline the verification process of invoices by comparing the total calculated price from the invoice against the corresponding purchase order.
Functionality:
Combined Price of Quantity Difference: The card calculates the total price by multiplying the quantity of each item listed on the invoice by the price per unit and then subtracts this total from the amount listed on the related purchase order.
Operator Value: Users can set conditions to determine how the calculated total price difference should be compared to the purchase order amount. The following operators are available:
Equals (=): Checks if the total invoice amount is exactly the same as the purchase order amount.
Not Equal (≠): Verifies that the total invoice amount differs from the purchase order amount.
Greater Than (>): Ensures the invoice amount is greater than the purchase order amount.
Less Than (<): Confirms the invoice amount is less than the purchase order amount.
Usage: This card is particularly useful for ERP Managers and financial accountants who need to automate and error-proof the reconciliation of invoices against purchase orders, ensuring financial accuracy and preventing overpayments or underpayments.
Example Scenario:
An invoice lists a total of 100 units of a product at $50 per unit, totaling $5000. The related purchase order authorized a purchase of $4500. Using the "Greater Than" operator, the card identifies and flags the discrepancy for review.
By using the "Compare with Purchase Order" card, users can automatically ensure that payments are consistent with purchase agreements, saving time and reducing human error in financial processing.
\
This Card is intended to compare whether the selected fields in a document are equal/not equal, greater than... or less than... .
This card should automatically compare whether the fields, for example between net amount and gross amount, are within the specified tolerance. For example, you then enter the percentage of the VAT in the tolerance amount and enter percent in the tolerance type. The workflow can check whether the amount is correct.
Tolerance type: percent or value
Purpose
This workflow card manages the execution of operations based on whether a task or document is assigned to a particular user or set of users. It employs conditional logic to either trigger or prevent specific actions, making it ideal for workflows that require user-specific handling.
Components of the Card
Operator
Description: Defines the logical condition to apply to the user assignment.
Options:
IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches any user in the specified list.
IS NOT: Triggers the operation if the assigned user of the document or task does not match any user in the specified list.
User List
Description: A list or selection of users to compare against the assigned user.
Detail: This list can include one or multiple users, allowing the card to handle both singular and multiple user conditions effectively. The selection can be made through checkboxes, a multi-select dropdown, or similar UI elements.
Functionality
User Assignment Identification: Automatically identifies the user or users assigned to a particular task or document within the ERP system.
Condition Evaluation:
Using the IS operator, the card checks if the assigned user is among those listed in the User List.
Using the IS NOT operator, the card ensures the assigned user is not among those listed.
Action Execution:
True Condition: If the user assignment meets the condition (either IS or IS NOT), relevant actions are triggered, such as notifications, task initiations, approvals, or other workflow steps.
False Condition: If the condition is not met, the document or task may pass through different routing, or alternative actions may be specified.
User Interactions
Setup and Configuration: Users configure the card by selecting an operator and specifying the relevant users from the User List. Setup should be user-friendly and intuitive to accommodate selections from potentially large user bases.
Monitoring and Reporting: The ERP system should provide functionality to monitor and report on the operations triggered by this card, offering insights into assignment accuracy and process efficiency.
Error Handling and Notifications: Users should have options to receive alerts or notifications if there are issues with the assignments, such as unassigned tasks or errors in user selection.
The "Assigned User Condition" workflow card is a critical tool for managing document and task workflows that depend on user assignments. By allowing conditions based on whether a task or document is assigned to specific users, it ensures that workflows are only triggered by appropriate user interactions, enhancing both accountability and task alignment within teams. Clearly documenting this card will help users understand its significance and integrate it effectively into their workflows, ensuring smooth and efficient operations tailored to user roles and responsibilities.
Purpose: This Docbits card is designed to ensure that the confirmed delivery dates on invoices or shipping documents align with the accepted delivery dates as stipulated in the master data lookup table. It helps manage expectations and adherence to scheduled deliveries within the supply chain.
Functionality:
Confirmed Delivery Date: This component of the card captures the delivery date as confirmed on the invoice or shipping documentation.
Master Data Table Lookup: The card references a master data lookup table specified by the user (identified by the <Master Data Table> parameter). This table contains the accepted delivery dates for comparison.
Operator Value: Users can specify how the confirmed delivery date should compare to the accepted delivery date from the master data table. Available operators include:
Equals (=): Ensures that the confirmed delivery date is the same as the accepted delivery date.
Not Equal (≠): Indicates a discrepancy between the confirmed and accepted delivery dates.
Before (<): Verifies that the confirmed delivery date is earlier than the accepted delivery date.
After (>): Checks if the confirmed delivery date is later than the accepted delivery date.
Usage: This card is invaluable for ERP Managers and financial accountants who need to monitor and ensure compliance with delivery schedules. It is particularly useful in sectors where timely delivery is critical, such as manufacturing, retail, and distribution.
Example Scenario:
An invoice lists a confirmed delivery date of June 10th. The master data table, however, shows an accepted delivery date of June 15th. Setting the operator to "Before," the card confirms that the goods are scheduled for early delivery, allowing logistics planning to adjust accordingly.
By implementing the "Compare with Purchase Order: Confirmed vs. Accepted Delivery Dates" card, organizations can proactively manage their supply chain, ensuring that deliveries are planned and executed in accordance with agreed-upon timelines, thus enhancing operational efficiency and customer satisfaction.
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Purpose
This workflow card is designed to automatically compare the values of two specified fields within a document based on a defined operator. It's used to enforce data integrity and ensure that document data conforms to business rules or conditions.
Components of the Card
Field Names
Description: Specifies the names of the two fields within the document that will be compared.
Detail: Users must input the exact names of the fields as they appear in the system. These fields can be any data type that supports comparison, such as numeric, date, or text fields.
Operator
Description: The comparison operator used to evaluate the relationship between the values of the two fields.
Options:
Equal (==): Checks if the value of the first field is equal to the value of the second field.
Not Equal (!=): Checks if the value of the first field is not equal to the value of the second field.
Greater Than (>): Checks if the value of the first field is greater than the value of the second field.
Greater Than or Equal (>=): Checks if the value of the first field is greater than or equal to the value of the second field.
Less Than (<): Checks if the value of the first field is less than the value of the second field.
Less Than or Equal (<=): Checks if the value of the first field is less than or equal to the value of the second field.
Functionality
Field Selection: Users input or select the names of the two fields to be compared. This is typically done through a form or a dropdown menu within the card setup.
Operator Selection: Users choose an operator from a list of available options that define how the fields should be compared.
Comparison Execution:
The system reads the values from the specified fields and applies the selected operator to evaluate the relationship between them.
Based on the result of the comparison (true or false), subsequent actions may be triggered. For example, if a comparison fails, the system might flag the document for review, block further processing, or notify responsible parties.
User Interactions
Setup and Configuration: Users configure the comparison by entering field names and selecting an operator. This setup should be straightforward and guided, possibly with help text or examples.
Monitoring and Reporting: The system can provide feedback on the results of comparisons, such as logging all comparisons made, their outcomes, and any actions taken in response to the comparison results.
Error Handling and Notifications: Users receive alerts if the comparison cannot be executed (e.g., if one of the fields is not found in the document or is not in a comparable format).
The "Document Field Comparison" workflow card is vital for maintaining data accuracy and consistency across documents in an ERP system. It helps automate checks that would otherwise be manual, error-prone, and time-consuming, enhancing efficiency and reliability in document processing. Documenting this card clearly in your ERP system's manual will assist users in effectively employing this feature, ensuring that data across documents remains consistent and in accordance with business rules.
Purpose
This card is designed to control workflow actions based on the current status of a document, using conditional logic to either trigger or restrict certain processes. It ensures that documents only proceed through workflows when they meet predefined status criteria.
Components of the Card
Operator
Description: Determines how the document status will be evaluated against a specified condition.
Options:
is: Triggers the associated actions if the document’s current status matches one of the specified statuses.
is not: Triggers the actions if the document’s status does not match any of the specified statuses.
Status ( List )
Description: Lists the specific statuses against which the document’s current status will be compared.
Examples: "Error", "Export Error", "Ready in Validation", "Ready in Review", "Pending Approval", "Pending Second Approval". These represent different stages or conditions a document might be in within a workflow process.
Functionality
Status Identification: Automatically identifies the current status of a document as it moves through the ERP system’s workflow.
Condition Evaluation: Applies the chosen operator (is or is not) to the document’s status in comparison to the listed statuses:
If is, it checks whether the document’s status matches any status in the list.
If is not, it checks whether the document’s status does not appear in the list.
Action Execution: Depending on the outcome of the condition evaluation:
True: Executes predefined actions or workflows if the condition is met.
False: Skips or triggers alternative workflows if the condition is not met.
Workflow Integration: Integrates seamlessly with other workflow components, ensuring that document handling is coordinated across the system.
User Interactions
Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the operator and specifying the relevant statuses. This setup may involve simple dropdown menus or checkboxes for selecting statuses and operators.
Monitoring and Management: Users can track the card’s activity via a dashboard, which provides insights into the status conditions being monitored and the actions being taken based on those conditions.
Error Handling and Alerts: Supports setting up alerts for process failures or mismatches in expected document statuses, enabling quick responses to operational issues.
The "Document Status Condition" workflow card is vital for ensuring that documents are processed correctly according to their current status, enhancing control and efficiency within the ERP system. Clearly documenting this card in the system's manual will help users effectively implement and manage it, leveraging its functionality to maintain smooth and compliant document workflows. This card is particularly useful in managing document lifecycles and ensuring that only documents meeting specific criteria advance to subsequent stages of business processes.
In Order Confirmation Purchase Order
This logic card is designed to automatically verify that the quantity, unit price, or discount detailed in an order confirmation matches the corresponding figures in the purchase order. This verification ensures consistency and accuracy between what was ordered and what the supplier confirms to deliver.
The logic is activated when any of the following conditions are met in an order confirmation relative to the original purchase order:
Quantity: The quantity of items ordered matches the quantity confirmed by the supplier.
Unit Price: The price per item agreed upon matches the supplier's confirmation.
Discount: Any discounts applied are consistent between the purchase order and the order confirmation.
Equals: If the order confirmation's quantity, unit price, or discount exactly matches the purchase order, the system considers the confirmation as valid and proceeds with the next steps in the procurement process.
Not Equal: If there's a discrepancy in the quantity, unit price, or discount, the system flags the order confirmation for manual review. This ensures any mismatches are resolved before moving forward.
Accuracy and Consistency: Maintains accuracy in the procurement process, ensuring that payments and deliveries are made based on correct figures.
Efficiency: Automates the verification process, reducing the need for manual checks and speeding up order processing.
Cost Control: Helps prevent overpayments or incorrect deliveries by catching discrepancies early in the process.
Define Comparison Parameters: Set up the specific fields (quantity, unit price, discount) that the logic card will check for a match.
Automate Verification: Configure the system to automatically compare these details upon receipt of an order confirmation.
Customize Alerts: Decide on the workflow for handling discrepancies, including customization of alerts for manual review.
This logic card is vital for ensuring that the details of an order confirmation align with the original purchase order, safeguarding the integrity of the procurement cycle. ``
This card can check whether, for example, the total amount in a document corresponds to the specified value - equal/not equal, larger or smaller.
Purpose
This workflow card is tailored to manage operations on documents based on a single, specified document status. By simplifying the condition to one status, the card is focused on very specific workflow triggers, making it ideal for targeted document processing activities within an ERP system.
Components of the Card
Operator
Description: Specifies the method for evaluating the document’s status against the selected condition.
Options:
is: Triggers the operation if the document's current status matches the selected status.
is not: Triggers the operation if the document's current status does not match the selected status.
Status
Description: Allows the selection of a single document status to set the condition.
Examples of Statuses: "Error", "Export Error", "Ready in Validation", "Ready in Review", "Pending Approval", "Pending Second Approval".
Detail: Users choose one status from a dropdown or a set of radio buttons. This status then serves as the criterion for the card’s operation.
Functionality
Document Status Identification: Identifies the current status of a document as it is processed through the ERP system.
Condition Evaluation:
Based on the operator selected (is
or is not
), the card checks whether the document's current status aligns with the chosen status criterion.
Action Execution:
True Condition: If the status matches (or does not match, based on the operator), the corresponding action is initiated. This could be routing for further processing, notification generation, or other predefined workflows.
False Condition: If the condition is not met, no action is taken, or an alternate pathway is triggered.
Integration with Other Workflows: Even though it's designed for single-status evaluation, this card can be effectively integrated into broader workflow sequences to ensure precise document handling.
User Interactions
Setup and Configuration: Users set up the card by selecting an operator and then choosing one status from the available options. This selection process is straightforward and designed to prevent confusion.
Monitoring and Reporting: Enables monitoring through system-generated reports or dashboards that track the processing of documents based on their status, helping to oversee the effectiveness of the implemented workflows.
Error Handling and Notifications: Configurable to alert users to any processing anomalies or to flag documents that do not meet the set conditions, ensuring prompt attention and resolution.
The "Single Document Status Condition" workflow card simplifies document management by focusing on individual status conditions. This specification helps in cases where precise control over document flows is necessary, especially in environments with stringent processing criteria. Documenting this version of the card clearly will ensure that users fully understand its application and can effectively integrate it within their daily operations, enhancing both compliance and efficiency in document processing.
Purpose
This card is designed to manage actions on documents contingent upon their type, employing simple conditional logic (is/is not) to either trigger or prevent specific workflows. This enables precise control over how different types of documents are processed within the ERP system.
Components of the Card
Operator
Description: Determines the conditional logic applied to the document types.
Options:
is: The operation will trigger if the document's type matches one of the specified types in the list.
is not: The operation will trigger if the document's type does not match any of the types listed.
Document Types List
Description: Specifies a list of document types to which the condition will apply.
Detail: This can include a variety of document types such as "Invoice", "Purchase Order", "Contract", "Employee Record", etc., based on which the condition (is/is not) will be evaluated.
Functionality
Document Identification: The system first identifies the type of each incoming or existing document based on predefined attributes or metadata.
Condition Evaluation:
If the operator is is, the card checks if the document type is in the provided list.
If the operator is is not, the card checks if the document type is not in the list.
Action Triggering: Depending on the result of the condition evaluation:
True: Initiates the associated operations or workflows if the condition is met.
False: The process is bypassed or an alternative operation is triggered if the condition is not met.
Integration and Automation: Seamlessly integrates with other system components, ensuring that document handling is automated and adheres to organizational workflows and policies.
User Interactions
Configuration: Users must specify the operator and list the document types when setting up the card. This setup may include interface elements like dropdowns or checkboxes to select document types and operators.
Monitoring and Adjustments: Users can monitor the outcomes and effectiveness of this card through logs and reports generated by the ERP system. Adjustments can be made to the list or the operator based on evolving business needs.
Error Handling and Feedback: Provides feedback mechanisms for errors encountered during operation. Users can set up alerts for when conditions fail, ensuring prompt attention to issues.
The "Document Type Condition" workflow card plays a crucial role in managing document-based operations with precision and flexibility. By using simple conditional logic, it helps ensure that documents are processed appropriately, enhancing efficiency and compliance. Documenting this card clearly will help users understand how to implement and utilize it effectively, making it a valuable part of your ERP system's documentation.
Purpose
This workflow card facilitates operations based on the assignment of a task or document to a single, specific user. Using a direct conditional logic approach, it manages workflows that require targeted user engagement, ensuring precision in user-based task handling.
Components of the Card
Operator
Description: Specifies the logic to apply to the user assignment.
Options:
IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches the specified user.
IS NOT: Triggers the operation if the assigned user does not match the specified user.
User
Description: Allows selection of a single user against whom the assigned user will be compared.
Detail: This involves a simple dropdown or autocomplete field where one user can be selected at a time.
Functionality
User Assignment Identification: Identifies the user currently assigned to a specific task or document.
Condition Evaluation:
For the IS operator, the card checks if the assigned user is the same as the user selected.
For the IS NOT operator, it verifies that the assigned user is different from the selected user.
Action Execution:
True Condition: If the assignment meets the set condition (IS or IS NOT), it triggers predefined actions, which could include moving forward with approvals, initiating further tasks, sending notifications, or other related workflows.
False Condition: If the condition fails, the system can reroute the task, hold it for review, or trigger alternative predefined actions.
User Interactions
Setup and Configuration: Users set up the card by choosing an operator and selecting a user from the user field. This setup should be straightforward, ensuring easy user selection and configuration.
Monitoring and Reporting: Offers tools for monitoring the card’s performance, such as tracking which tasks are triggered by specific user assignments and the outcomes of these triggers.
Error Handling and Notifications: Provides mechanisms to alert users if tasks are incorrectly assigned or if operational errors occur due to assignment issues.
The "Single Assigned User Condition" workflow card is essential for precise, user-specific document and task management within an ERP system. It simplifies workflows by focusing on individual user assignments, thus ensuring that actions are only executed when appropriate, based on the user's role and responsibilities. Documenting this card clearly will assist users in understanding its application, allowing them to implement and manage it effectively within their daily operations. This documentation ensures that all potential users can easily grasp the card's purpose and integrate it seamlessly into their workflows.
Guide du tableau de bord de DocBits
Après vous être connecté avec vos identifiants, vous serez redirigé vers la page d'accueil du tableau de bord de DocBits. C'est la page principale où vous pouvez voir et gérer tous vos documents importés.
La "Recherche de données principales" dans vos paramètres de traitement de documents permet une approche complète et intégrée pour gérer et valider vos données de document en les synchronisant avec votre système ERP Infor. Voici comment cela aide à rationaliser la validation et l'amélioration du traitement des documents dans votre environnement ERP :
Gestion centralisée des données : Cette fonction agit comme un référentiel central où les données de diverses sources telles que les fournisseurs, les adresses des clients, les codes fiscaux, et plus encore peuvent être stockées et gérées. Il fournit un point de référence unique pour toutes les données principales, garantissant la cohérence et la précision dans toute votre organisation.
Validation par rapport aux données ERP : En synchronisant les données principales telles que les informations sur les fournisseurs d'Infor à Docbits, vous pouvez automatiquement valider les données extraites des documents par rapport à vos données ERP. Cela garantit que les informations traitées (comme les noms des fournisseurs, les adresses et les codes fiscaux) correspondent aux données contenues dans votre système ERP, réduisant ainsi les erreurs et les divergences.
Facilite l'automatisation : Disposer d'un système robuste de recherche de données principales aide à automatiser le traitement des documents entrants. Par exemple, les bons de commande ou les factures peuvent être automatiquement vérifiés pour la correction des données des fournisseurs, approuvés s'ils correspondent, ou signalés pour examen en cas de divergences.
Améliore l'intégrité des données : Les mises à jour régulières de votre système ERP vers la recherche de données principales garantissent que les données utilisées pour le traitement des documents sont à jour. Cela réduit le risque de traiter des documents basés sur des informations obsolètes, améliorant ainsi l'intégrité globale des transactions commerciales.
Efficacité dans le traitement des documents : Avec les données principales directement liées et constamment actualisées, le traitement des documents devient plus efficace. Les documents peuvent être automatiquement classés et acheminés en fonction des critères spécifiques définis dans les données principales, tels que les termes spécifiques des fournisseurs ou les réglementations fiscales applicables à différents types de transactions.
Voir ici comment Importer des données principales