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Inicio de Sesión y Navegación: Cómo acceder a Docbits y navegar por la interfaz.
Configuración Inicial: Configurar Docbits para su uso por primera vez.
Envío de Documentos: Instrucciones para enviar documentos a Docbits.
Revisión y Aprobación de Documentos:
Aprobación de Órdenes: Pasos para revisar y aprobar formularios de pedido.
Procesamiento de Facturas: Guía sobre cómo procesar facturas entrantes para el pago.
Búsqueda y Recuperación: Cómo encontrar y acceder a documentos dentro de Docbits.
Editar y Actualizar: Edición de documentos y actualización de su estado.
Problemas Comunes: Soluciones a problemas frecuentes encontrados por los usuarios.
Contacto de Soporte: Cómo contactar al soporte para obtener asistencia.
Si enfrentas algún desafío o tienes consultas al usar DocBits, por favor consulta este manual del usuario o ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda. Nuestro compromiso radica en proporcionar una experiencia fluida para todos los usuarios. Simplemente haz clic en el botón de soporte en tu aplicación DocBits y podrás crear un ticket de soporte.
También puedes contactarnos a través de nuestra página de FELLOPRO:
Dentro de la Pantalla de Validación puedes crear directamente un ticket e incluir una captura de pantalla del problema.
A la derecha de la barra de búsqueda, encontrarás otras herramientas del panel de control.
Actualizar Lista: Se utiliza para actualizar el panel de control sin necesidad de refrescar la pestaña del navegador.
Configuración Avanzada: Más información sobre este tema está disponible más adelante en esta página.
Análisis: Esto te proporciona más información sobre los documentos que has subido a DocBits.
Subir: Más información sobre este tema en la siguiente sección.
El contador de tareas se encuentra en la esquina superior derecha de la página de inicio del Panel de control.
Aquí es donde puedes ver cuántos documentos están en tu cola para procesar
y cuántos documentos están listos para validación.
Este documento proporciona una guía completa sobre cómo utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra dentro de su plataforma ERP. El sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra automatiza la conciliación de órdenes de compra con facturas entrantes, asegurando que las transacciones financieras sean precisas y que las discrepancias se aborden de inmediato.
Para comenzar a utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra, asegúrese de que su administrador de sistema haya configurado los permisos necesarios. Necesitará acceso tanto a los datos de órdenes de compra como a los datos de facturas correspondientes dentro del sistema.
Acceso a los módulos de órdenes de compra y facturas dentro del sistema ERP.
Permisos de usuario adecuados para ver y coincidir documentos financieros.
Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales.
Comparación de Datos: Compara los datos de la factura extraídos con los datos de órdenes de compra existentes.
Verificación de Coincidencias: Verifica las coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.
Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.
Registro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.
La interfaz del sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra típicamente incluye los siguientes componentes:
Tablero: Visión general del estado de coincidencia y actividad reciente.
Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar órdenes de compra y facturas.
Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.
Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que requieren revisión o acción.
Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.
Navegue al módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra desde el menú principal de su sistema ERP.
Importación Automatizada: Si su sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.
Carga Manual: Si es necesario, cargue manualmente archivos de factura en el sistema utilizando la interfaz proporcionada.
Revise las facturas que se han coincidido automáticamente con órdenes de compra.
Verifique los detalles de la coincidencia, incluidos los números de artículo, cantidades y precios.
Acceda a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo ser coincidida automáticamente.
Ajuste manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marque la factura para una revisión adicional.
Para facturas no coincidentes automáticamente:
Utilice las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.
Verifique y coincida manualmente la factura con la orden de compra.
Docbits es un sistema avanzado diseñado para automatizar la coincidencia de datos de órdenes de compra (POs) con documentos de facturas entrantes. Esta herramienta está específicamente diseñada para la gestión eficiente y procesamiento de datos de facturas dentro de sistemas ERP. Esta documentación explica los conceptos básicos de la coincidencia automática a través de Docbits y define las reglas específicas necesarias para una coincidencia exitosa.
Extracción de Datos: Docbits inicia el proceso extrayendo datos relevantes de los documentos de facturas digitalizados. Típicamente, estos datos incluyen números de ítems, cantidades y precios unitarios de cada línea de factura. La precisión de esta extracción es crucial, ya que forma la base para el proceso de coincidencia posterior.
Comparación con Datos de PO: Los datos extraídos se comparan con la información correspondiente en las órdenes de compra almacenadas. Docbits verifica si los números de ítems, cantidades y precios coinciden con los de las POs. Para una coincidencia exitosa, los datos en las facturas deben corresponder a los datos en las órdenes de compra, considerando los umbrales de tolerancia definidos.
Coincidencia Automática: Basándose en los resultados de la comparación, Docbits realiza la coincidencia. El sistema verifica si los criterios de coincidencia se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos. Si se cumplen estos criterios, la coincidencia se considera exitosa.
Reportes: Después de completar el proceso de coincidencia, Docbits genera informes que muestran el estado de las coincidencias. Estos informes informan sobre las facturas coincidentes exitosamente e identifican aquellas con discrepancias.
Número de Ítem: El número de ítem en la factura debe coincidir exactamente con el número de ítem en la orden de compra. No se toleran desviaciones en los números de ítem.
Cantidades: La cantidad de bienes entregados en la factura puede variar dentro de un rango de tolerancia predefinido. Típicamente, una tolerancia de ±5% podría ser aceptable para tener en cuenta diferencias menores en las cantidades de entrega.
Precios: Las desviaciones de precios son tolerables hasta un umbral establecido. Una tolerancia común podría ser de ±2% del precio para aceptar diferencias ligeras en las declaraciones de precios que surgen de diferencias de redondeo o fluctuaciones de divisas.
Coincidencia Completa: Todos los puntos de datos (número de ítem, cantidad y precio) se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos.
Coincidencia Parcial: Uno o más puntos de datos se desvían fuera de los límites de tolerancia, pero las desviaciones son mínimas y requieren revisión manual.
Sin Coincidencia: Desviaciones significativas en uno o más puntos de datos que requieren corrección inmediata o una investigación adicional.
La definición precisa de estas reglas y la configuración de los límites de tolerancia son cruciales para la eficiencia de la coincidencia automática y la reducción de intervenciones manuales. Docbits permite la configuración flexible de estos parámetros para satisfacer las necesidades de diversas empresas e industrias.
Si deseas importar documentos manualmente en DocBits, sigue estos sencillos pasos:
Haz clic en el botón de Subir en el Panel de Control de DocBits.
Aparecerá una ventana donde puedes subir tus documentos a través del explorador de archivos o arrastrándolos y soltándolos. Puedes subir hasta 10 documentos a la vez.
Para subir documentos a través del explorador de archivos, haz clic en el botón Subir Documentos y selecciona los archivos que deseas subir. Una vez seleccionados los archivos, haz clic en Confirmar para iniciar el proceso de carga.
Alternativamente, puedes arrastrar y soltar tus archivos en la ventana de importación de DocBits.
Después de que los archivos hayan sido subidos, tendrán el estado inicial de "En Proceso". Durante este tiempo, la carga se está procesando y no es posible editar el archivo. El tiempo de procesamiento puede variar dependiendo del tamaño y complejidad del archivo.
Una vez que el archivo haya sido procesado, recibirá el estado de "Listo para Validación". Ahora puedes iniciar el proceso de validación.
Con la API de Webhook proporcionada a continuación, puedes transferir documentos fácilmente directamente a DocBits con una simple solicitud POST. Esta API está diseñada para simplificar el proceso de carga de archivos a DocBits, y todos los parámetros necesarios ya están completados para ti.
Para comenzar, simplemente ve a la siguiente página (dependiendo del entorno que estés utilizando):
PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
Realiza una llamada a la API utilizando tu clave API. También puedes incluir el archivo que deseas cargar como parámetro en tu llamada.
Se han colocado íconos de ayuda en todo DocBits para ayudarte a aprender y comprender lo que realmente hace una función y cómo puede ayudarte con el procesamiento de tus documentos.
Estos íconos de ayuda se ven de la siguiente manera
Esta es una herramienta disponible para ti, en la pantalla de validación, en caso de que ocurra algún tipo de problema al validar tu documento en DocBits.
Esta función se encuentra en el menú sobre el área de vista previa del documento, como se muestra a continuación
Una vez hecho clic, se te mostrará el siguiente formulario de ticket.
Aquí es donde completarás tus detalles y describirás el error. También puedes, si corresponde, adjuntar una captura de pantalla del problema y adjuntar un archivo relevante.
Esta es una herramienta disponible para ti, en la pantalla de validación, en caso de que ocurra algún tipo de problema al validar tu documento en DocBits.
Esta función se encuentra en el menú sobre el área de vista previa del documento, como se muestra a continuación
Una vez hecho clic, se mostrará el siguiente formulario de ticket.
Aquí es donde completarás tus detalles y describirás el error. También puedes, si corresponde, adjuntar una captura de pantalla del problema y un archivo relevante.
Se han colocado iconos de ayuda en todo DocBits para ayudarte a aprender y comprender lo que realmente hace una función y cómo puede ayudarte con el procesamiento de tus documentos.
Estos iconos de ayuda se ven de la siguiente manera
En este video, los espectadores son presentados a la interfaz fácil de usar de DocBit, enfocándose específicamente en la validación de documentos. El tutorial enfatiza la simplicidad del sistema, donde no se requiere programación ni fórmulas complejas.
Gracias a la IA y la Inteligencia de Enjambre, la mayoría de los campos se extraen automáticamente, lo que permite a los usuarios extraer información fácilmente haciendo clic en los valores dentro del documento. Además, los espectadores aprenden sobre la flexibilidad de extraer áreas específicas haciendo doble clic o dibujando alrededor de la región deseada.
Explora las capacidades revolucionarias de DocBits, una herramienta de gestión de documentos de última generación que simplifica las complejidades de la extracción de tablas, la coincidencia de órdenes de compra (PO) y la gestión de facturas de costos.
En este video, profundizamos en las características únicas de DocBits, centrándonos en la extracción de tablas mediante IA que maneja sin esfuerzo incluso los diseños de tablas más intrincados. Con una tasa de precisión de hasta el 95%, el sistema automatiza la extracción, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa.
DocBits es una solución de captura de documentos basada en la nube que aprovecha el poder de la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (ML) para reconocer, clasificar, analizar y extraer información de varios tipos de documentos, independientemente de su formato. Aquí tienes un vistazo más detallado a sus características clave:
Reconocimiento de Documentos: DocBits emplea algoritmos de IA para identificar y reconocer con precisión documentos, ya sea en forma de papel o archivos electrónicos.
Clasificación de Documentos: Clasifica los documentos en categorías relevantes, facilitando la organización y recuperación sencillas.
Extracción de Datos: DocBits extrae datos críticos de los documentos, transformando información no estructurada en datos estructurados que pueden integrarse en tu flujo de trabajo.
Aprendizaje Automático: El sistema aprende continuamente y mejora su precisión de reconocimiento con cada documento procesado, volviéndose más competente con el tiempo.
Inteligencia de Enjambre: DocBits utiliza inteligencia de enjambre para mejorar sus capacidades de aprendizaje, creando un sistema que se auto-mejora.
Guía del Tablero de DocBits
Después de iniciar sesión con sus credenciales, será redirigido a la página de inicio del Tablero de DocBits. Esta es la página principal donde puede ver y gestionar todos sus documentos importados.
Desde el Panel de control, haz clic en el icono de Configuración Avanzada como se muestra a continuación
A continuación, se mostrará el siguiente menú
Selecciona el botón etiquetado como "Establecer columnas del panel de control para la organización" y se mostrará una lista con todos los nombres de las columnas.
Desde este menú, puedes seleccionar los nombres de las columnas y utilizar las flechas para agregar y eliminar las columnas que desees.
Fusion de documentos
La fusión de documentos te permite combinar varios documentos.
Primero, debes seleccionar los documentos que te gustaría fusionar. Esto se puede hacer seleccionando las casillas de verificación de los documentos. Una vez que hayas seleccionado los documentos, haz clic en el icono con tres puntos.
A continuación, se mostrará un menú, selecciona la opción "Fusionar" que se encuentra en la parte inferior.
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Si estás utilizando el software DocBits para el procesamiento de documentos, es esencial comprender los diferentes estados que tus archivos pueden tener. Aquí tienes una lista completa de todos los posibles estados de documento en DocBits:
WatchDog Start: El módulo Watchdog se está iniciando.
WatchDog Split: El documento se está dividiendo en Watchdog.
WatchDog Upload: El documento se está subiendo en Watchdog.
Upload: El documento se está subiendo.
OCR: El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) se está ejecutando actualmente en el documento.
Clasificación: El documento se está clasificando.
Importación de Zugferd: Se está importando un documento Zugferd.
Listo para Validación: El documento está listo para validación.
Exportación de Zugferd: Se está exportando un documento Zugferd.
Flujo de Trabajo: Un flujo de trabajo se está ejecutando actualmente con este documento.
Pendiente de Aprobación: El documento necesita ser aprobado.
Pendiente de Segunda Aprobación: El documento necesita ser aprobado por segunda vez.
Contabilidad Automática: La contabilidad automática se está ejecutando.
Exportación: El documento se está exportando.
Error: Se produjo un error en el documento.
Si estás buscando un documento o documentos específicos, entonces tienes las siguientes opciones disponibles. Dentro de la barra de búsqueda te hemos proporcionado varias herramientas para encontrar el documento que estás buscando, para acceder a ellos, selecciona el siguiente ícono.
Las siguientes opciones de filtro estarán disponibles para ti.
Te ofrecemos la opción de filtrar por tipo de documento, estado del documento, el asignado del documento y por la fecha.
Si desea ver un registro detallado de todos los documentos importados a su entorno de DocBits, siga estos pasos.
Desde su Panel de Control de DocBits, seleccione la opción de Configuración Avanzada.
Después de que aparezca la barra de Configuración Avanzada, seleccione el botón de Registro de Importación.
A continuación, aparecerá una tabla con todos los documentos importados recientemente, así como otra información relevante sobre ellos.
Mientras navegas por tus documentos en DocBits, si deseas regresar al área principal del Panel, simplemente puedes presionar el botón de escape (ESC) en tu teclado y volverás al menú principal del Panel (en la página desde la cual saliste del documento).
La segunda parte del panel es un resumen de todos los documentos subidos. Puedes ver todos los documentos o solo los asignados a ti. También puedes buscar documentos por nombre.
Los datos se extraerán en cuestión de segundos, y el estado cambiará de "En ejecución" a "Listo para Validación".
La pantalla de validación te permite verificar, editar y validar todos los documentos importados. Puedes ver el nombre del documento, cuántas páginas contiene, la fecha en que se importó y su estado. El botón de acciones te permite asignar, reiniciar, validar o eliminar el documento.
La función de Tabla Extraída por IA permite a los usuarios manipular y personalizar fácilmente los datos extraídos del documento de la factura. Aquí se presentan las capacidades clave y las instrucciones de uso:
Eliminar Columnas: Si ciertas columnas en la tabla extraída no son necesarias, los usuarios pueden eliminarlas fácilmente haciendo clic en el icono "Eliminar columna" (representado por tres puntos verticales) junto al encabezado de la columna. Esto ayuda a limpiar la tabla y enfocarse solo en la información relevante.
Cambiar Formato de Moneda: El formato de moneda se puede cambiar seleccionando el formato deseado en el menú desplegable junto al campo "Moneda". Esto asegura que los valores de la moneda se muestren en el formato preferido, facilitando su interpretación y análisis de los datos financieros.
Mostrar/Ocultar Columnas no Mapeadas: Por defecto, solo las columnas mapeadas (columnas con datos extraídos) son visibles en la tabla. Sin embargo, los usuarios pueden optar por mostrar u ocultar las columnas no mapeadas haciendo clic en el botón "Ocultar columnas no mapeadas" o "Mostrar columnas no mapeadas" en la parte inferior de la tabla. Esta función es útil cuando los usuarios desean revisar todas las columnas disponibles, incluso si actualmente no contienen datos.
Cambiar Encabezados de la Tabla: Los encabezados de la tabla (nombres de las columnas) se pueden modificar haciendo clic en el encabezado e ingresando el nombre deseado. Esta función permite a los usuarios personalizar los nombres de las columnas para que se ajusten mejor a su terminología o preferencias, haciendo que los datos sean más legibles y comprensibles.
Estas características brindan a los usuarios flexibilidad y control sobre los datos extraídos, lo que les permite adaptar la información según sus necesidades y preferencias específicas. La Tabla Extraída por IA tiene como objetivo mejorar la experiencia del usuario al ofrecer una forma fluida e intuitiva de interactuar y analizar los datos de la factura.
Una guía para subir documentos a DocBits.
Si deseas integrar tu SFTP con DocBits para importar documentos.
Requisitos
Servidor SFTP correctamente configurado y compatible con Linux
Nombre de host, nombre de usuario y contraseña de SFTP
Carpeta de importación dedicada
Configuración de Importación
Desde el Panel de control, abre Configuración y navega hasta Importación. En Importación de FTP, selecciona agregar una nueva configuración.
Ingresa las credenciales de SFTP en los espacios proporcionados y selecciona guardar (El campo Clave de API se completará automáticamente con la Clave de API del entorno en el que estás trabajando).
Una vez que hayas ingresado todos los detalles necesarios de tu SFTP, haz clic en GUARDAR.
Instalación y Configuración
Después de descargar el archivo WatchDog.exe, busca Símbolo del sistema → Ejecutar como administrador en tu dispositivo Windows.
Una vez abierto, llama al archivo escribiendo la ruta donde se encuentra el archivo WatchDog.exe en tu dispositivo como se muestra a continuación
Escribe install después de la ruta del archivo y presiona ENTER en tu teclado
Deberías recibir el siguiente mensaje de error ya que iniciará la aplicación en modo UI y aún no hay configuración presente.
La aplicación se abrirá automáticamente después de la instalación. En la parte superior, navega a Einstellungen (Configuración) y aquí verás 2 secciones separadas.
Configuración de carpetas (Ordner Einstellungen)
Aquí configurarás las rutas de archivo donde los documentos serán leídos y procesados. La ruta de lectura será para los documentos que deseas que WatchDog extraiga y procese, mientras que la ruta procesada se usará para indicar qué documentos del folder de lectura fueron extraídos y procesados.
Configuración general (Allgemeine Einstellungen)
Aquí configurarás tu aplicación DocBits con WatchDog. Deberás ingresar tu entorno de DocBits, clave API y el tipo de documento (como se indica arriba). Para agregar más de un tipo de documento, separa los nombres de los tipos de documento con una coma (FACTURA,NOTA-DE-ENTREGA,ORDEN-DE-COMPRA, etc.)
Si se ingresa una configuración inválida para alguno de los campos, recibirás un mensaje de error como el siguiente.
Una vez completado, regresa al área de Símbolo del sistema y vuelve a ejecutar el archivo WatchDog.exe y esta vez se instalará correctamente debido a que las configuraciones ahora están presentes.
Para iniciar la aplicación en modo UI, ejecuta el siguiente comando
Si solo deseas iniciar la aplicación, ejecuta este comando en su lugar.
Inicio Automático
Para configurar la aplicación WatchDog de manera que se inicie automáticamente al encender tu sistema.
Simplemente abre "Servicios" en la configuración de tu máquina Windows.
Busca WatchDog en los servicios locales y abre el servicio (doble clic en la entrada)
En el menú anterior tendrás las siguientes opciones para el inicio automático:
Selecciona Automático, el servicio se iniciará al arrancar
Inicio automático (Inicio diferido), esto esperará 2 minutos después del arranque para iniciar el servicio
Ve al menú de Configuración y selecciona "Importar" en Procesamiento de Documentos.
Desplázate hasta la parte inferior de la página y selecciona el botón NUEVO para crear una nueva importación de correo electrónico.
Después de presionar NUEVO, se te mostrará el siguiente menú.
Aquí puedes seleccionar qué Protocolo te gustaría.
Aquí solo necesitas ingresar la suborganización deseada y presionar 'Autenticar'
Serás llevado a esta página de Microsoft y necesitarás ingresar un código.
Este código se puede encontrar haciendo clic en DocBits y el código se mostrará allí como se muestra a continuación, simplemente copia el código e ingrésalo en la página de Microsoft. Después necesitarás ingresar tus propias credenciales de Microsoft.
Presiona el botón FINALIZAR AUTENTICACIÓN y serás llevado a este menú
Usar Carpeta
Si estás usando una carpeta que no sea tu bandeja de entrada, ingresa el nombre de la carpeta después de habilitar el control deslizante.
Usar Buzón Compartido
Si deseas que la importación de correos electrónicos acceda a una bandeja de entrada o carpeta de un buzón compartido, ingresa la dirección de correo electrónico aquí después de habilitar el control deslizante.
Mover correos electrónicos importados a la papelera
Si deseas importar todos los correos electrónicos, no solo los no leídos, y que se muevan a la papelera, entonces activa esto. De lo contrario, solo revisará los correos electrónicos no leídos, importará los documentos, marcará el correo electrónico como leído y lo dejará en su lugar actual.
En caso de que recibas un mensaje de error que indique que no tienes los derechos para establecer tal conexión, alguien con derechos de administrador dentro de Azure deberá autorizar esta conexión. Para obtener más información, visita la siguiente página: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps
En esta guía de video completa, se presenta a los espectadores el panel de control de DocBits y su variedad de funcionalidades. Desde filtrar y gestionar documentos abiertos hasta importar adjuntos a través de varios canales como correo electrónico, escáner o API, el tutorial ofrece un recorrido paso a paso.
Se destacan las características clave, incluido cómo filtrar documentos por estado o asignatario, localizar detalles específicos como números de factura y cambiar el asignatario para documentos individuales. Se demuestra la facilidad y eficiencia del sistema, enfatizando el control y la personalización que ofrece a los usuarios. El tutorial prepara el escenario para una exploración más profunda de la validación de documentos dentro de DocBits.
Descubre en este video cómo manejar profesionalmente las discrepancias durante el emparejamiento de PO con DocBits. Te guiamos paso a paso sobre qué hacer cuando los números no coinciden. Ya seas un experimentado gerente de ERP o un aspirante a contador financiero, aprenderás a gestionar las discrepancias de manera eficiente y segura.
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Aquí solo necesitas ingresar la información requerida para tu proveedor de correo electrónico, encriptación, nombre del servidor, puerto, nombre de usuario, dirección de correo electrónico, contraseña, así como la carpeta de correo electrónico.
Cosas a tener en cuenta
Ingresa toda la información necesaria en la interfaz de usuario. Otra información como el servidor, puerto, etc. Depende del proveedor (una búsqueda rápida en Google debería ayudar).
La carpeta y Mover-Importado tienen la misma función aquí. La carpeta no se puede desactivar, pero usará la Bandeja de entrada de forma predeterminada si se deja vacía.