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Inicio de Sesión y Navegación: Cómo acceder a Docbits y navegar por la interfaz.
Configuración Inicial: Configurar Docbits para su uso por primera vez.
Envío de Documentos: Instrucciones para enviar documentos a Docbits.
Revisión y Aprobación de Documentos:
Aprobación de Órdenes: Pasos para revisar y aprobar formularios de pedido.
Procesamiento de Facturas: Guía sobre cómo procesar facturas entrantes para el pago.
Búsqueda y Recuperación: Cómo encontrar y acceder a documentos dentro de Docbits.
Editar y Actualizar: Edición de documentos y actualización de su estado.
Problemas Comunes: Soluciones a problemas frecuentes encontrados por los usuarios.
Contacto de Soporte: Cómo contactar al soporte para obtener asistencia.
¡Bienvenido a DocBits, tu fuente completa de estrategias e ideas para documentación. En DocBits, estamos dedicados a proporcionar recursos de documentación claros, concisos y actualizados para usuarios finales, administradores, y socios.
Guía del Tablero de DocBits
Después de iniciar sesión con sus credenciales, será redirigido a la página de inicio del Tablero de DocBits. Esta es la página principal donde puede ver y gestionar todos sus documentos importados.
Si enfrentas algún desafío o tienes consultas al usar DocBits, por favor consulta este manual del usuario o ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda. Nuestro compromiso radica en proporcionar una experiencia fluida para todos los usuarios. Simplemente haz clic en el botón de soporte en tu aplicación DocBits y podrás crear un ticket de soporte.
También puedes contactarnos a través de nuestra página de FELLOPRO:
Dentro de la Pantalla de Validación puedes crear directamente un ticket e incluir una captura de pantalla del problema.
A la derecha de la barra de búsqueda, encontrarás otras herramientas del panel de control.
Actualizar Lista: Se utiliza para actualizar el panel de control sin necesidad de refrescar la pestaña del navegador.
Configuración Avanzada: Más información sobre este tema está disponible más adelante en esta página.
Análisis: Esto te proporciona más información sobre los documentos que has subido a DocBits.
Subir: Más información sobre este tema en la siguiente sección.
DocBits es una solución de captura de documentos basada en la nube que aprovecha el poder de la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (ML) para reconocer, clasificar, analizar y extraer información de varios tipos de documentos, independientemente de su formato. Aquí tienes un vistazo más detallado a sus características clave:
Reconocimiento de Documentos: DocBits emplea algoritmos de IA para identificar y reconocer con precisión documentos, ya sea en forma de papel o archivos electrónicos.
Clasificación de Documentos: Clasifica los documentos en categorías relevantes, facilitando la organización y recuperación sencillas.
Extracción de Datos: DocBits extrae datos críticos de los documentos, transformando información no estructurada en datos estructurados que pueden integrarse en tu flujo de trabajo.
Aprendizaje Automático: El sistema aprende continuamente y mejora su precisión de reconocimiento con cada documento procesado, volviéndose más competente con el tiempo.
Inteligencia de Enjambre: DocBits utiliza inteligencia de enjambre para mejorar sus capacidades de aprendizaje, creando un sistema que se auto-mejora.
Si estás utilizando el software DocBits para el procesamiento de documentos, es esencial comprender los diferentes estados que tus archivos pueden tener. Aquí tienes una lista completa de todos los posibles estados de documento en DocBits:
WatchDog Start: El módulo Watchdog se está iniciando.
WatchDog Split: El documento se está dividiendo en Watchdog.
WatchDog Upload: El documento se está subiendo en Watchdog.
Upload: El documento se está subiendo.
OCR: El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) se está ejecutando actualmente en el documento.
Clasificación: El documento se está clasificando.
Importación de Zugferd: Se está importando un documento Zugferd.
Listo para Validación: El documento está listo para validación.
Exportación de Zugferd: Se está exportando un documento Zugferd.
Flujo de Trabajo: Un flujo de trabajo se está ejecutando actualmente con este documento.
Pendiente de Aprobación: El documento necesita ser aprobado.
Pendiente de Segunda Aprobación: El documento necesita ser aprobado por segunda vez.
Contabilidad Automática: La contabilidad automática se está ejecutando.
Exportación: El documento se está exportando.
Error: Se produjo un error en el documento.
Desde el Panel de control, haz clic en el icono de Configuración Avanzada como se muestra a continuación
A continuación, se mostrará el siguiente menú
Selecciona el botón etiquetado como "Establecer columnas del panel de control para la organización" y se mostrará una lista con todos los nombres de las columnas.
Desde este menú, puedes seleccionar los nombres de las columnas y utilizar las flechas para agregar y eliminar las columnas que desees.
Fusion de documentos
La fusión de documentos te permite combinar varios documentos.
Primero, debes seleccionar los documentos que te gustaría fusionar. Esto se puede hacer seleccionando las casillas de verificación de los documentos. Una vez que hayas seleccionado los documentos, haz clic en el icono con tres puntos.
A continuación, se mostrará un menú, selecciona la opción "Fusionar" que se encuentra en la parte inferior.
\
Si estás buscando un documento o documentos específicos, entonces tienes las siguientes opciones disponibles. Dentro de la barra de búsqueda te hemos proporcionado varias herramientas para encontrar el documento que estás buscando, para acceder a ellos, selecciona el siguiente ícono.
Las siguientes opciones de filtro estarán disponibles para ti.
Te ofrecemos la opción de filtrar por tipo de documento, estado del documento, el asignado del documento y por la fecha.
Si desea ver un registro detallado de todos los documentos importados a su entorno de DocBits, siga estos pasos.
Desde su Panel de Control de DocBits, seleccione la opción de Configuración Avanzada.
Después de que aparezca la barra de Configuración Avanzada, seleccione el botón de Registro de Importación.
A continuación, aparecerá una tabla con todos los documentos importados recientemente, así como otra información relevante sobre ellos.
Mientras navegas por tus documentos en DocBits, si deseas regresar al área principal del Panel, simplemente puedes presionar el botón de escape (ESC) en tu teclado y volverás al menú principal del Panel (en la página desde la cual saliste del documento).
La segunda parte del panel es un resumen de todos los documentos subidos. Puedes ver todos los documentos o solo los asignados a ti. También puedes buscar documentos por nombre.
Los datos se extraerán en cuestión de segundos, y el estado cambiará de "En ejecución" a "Listo para Validación".
La pantalla de validación te permite verificar, editar y validar todos los documentos importados. Puedes ver el nombre del documento, cuántas páginas contiene, la fecha en que se importó y su estado. El botón de acciones te permite asignar, reiniciar, validar o eliminar el documento.
La función de Tabla Extraída por IA permite a los usuarios manipular y personalizar fácilmente los datos extraídos del documento de la factura. Aquí se presentan las capacidades clave y las instrucciones de uso:
Eliminar Columnas: Si ciertas columnas en la tabla extraída no son necesarias, los usuarios pueden eliminarlas fácilmente haciendo clic en el icono "Eliminar columna" (representado por tres puntos verticales) junto al encabezado de la columna. Esto ayuda a limpiar la tabla y enfocarse solo en la información relevante.
Cambiar Formato de Moneda: El formato de moneda se puede cambiar seleccionando el formato deseado en el menú desplegable junto al campo "Moneda". Esto asegura que los valores de la moneda se muestren en el formato preferido, facilitando su interpretación y análisis de los datos financieros.
Mostrar/Ocultar Columnas no Mapeadas: Por defecto, solo las columnas mapeadas (columnas con datos extraídos) son visibles en la tabla. Sin embargo, los usuarios pueden optar por mostrar u ocultar las columnas no mapeadas haciendo clic en el botón "Ocultar columnas no mapeadas" o "Mostrar columnas no mapeadas" en la parte inferior de la tabla. Esta función es útil cuando los usuarios desean revisar todas las columnas disponibles, incluso si actualmente no contienen datos.
Cambiar Encabezados de la Tabla: Los encabezados de la tabla (nombres de las columnas) se pueden modificar haciendo clic en el encabezado e ingresando el nombre deseado. Esta función permite a los usuarios personalizar los nombres de las columnas para que se ajusten mejor a su terminología o preferencias, haciendo que los datos sean más legibles y comprensibles.
Estas características brindan a los usuarios flexibilidad y control sobre los datos extraídos, lo que les permite adaptar la información según sus necesidades y preferencias específicas. La Tabla Extraída por IA tiene como objetivo mejorar la experiencia del usuario al ofrecer una forma fluida e intuitiva de interactuar y analizar los datos de la factura.
Este documento proporciona una guía completa sobre cómo utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra dentro de su plataforma ERP. El sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra automatiza la conciliación de órdenes de compra con facturas entrantes, asegurando que las transacciones financieras sean precisas y que las discrepancias se aborden de inmediato.
Para comenzar a utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra, asegúrese de que su administrador de sistema haya configurado los permisos necesarios. Necesitará acceso tanto a los datos de órdenes de compra como a los datos de facturas correspondientes dentro del sistema.
Acceso a los módulos de órdenes de compra y facturas dentro del sistema ERP.
Permisos de usuario adecuados para ver y coincidir documentos financieros.
Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales.
Comparación de Datos: Compara los datos de la factura extraídos con los datos de órdenes de compra existentes.
Verificación de Coincidencias: Verifica las coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.
Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.
Registro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.
La interfaz del sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra típicamente incluye los siguientes componentes:
Tablero: Visión general del estado de coincidencia y actividad reciente.
Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar órdenes de compra y facturas.
Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.
Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que requieren revisión o acción.
Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.
Navegue al módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra desde el menú principal de su sistema ERP.
Importación Automatizada: Si su sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.
Carga Manual: Si es necesario, cargue manualmente archivos de factura en el sistema utilizando la interfaz proporcionada.
Revise las facturas que se han coincidido automáticamente con órdenes de compra.
Verifique los detalles de la coincidencia, incluidos los números de artículo, cantidades y precios.
Acceda a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo ser coincidida automáticamente.
Ajuste manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marque la factura para una revisión adicional.
Para facturas no coincidentes automáticamente:
Utilice las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.
Verifique y coincida manualmente la factura con la orden de compra.
Docbits es un sistema avanzado diseñado para automatizar la coincidencia de datos de órdenes de compra (POs) con documentos de facturas entrantes. Esta herramienta está específicamente diseñada para la gestión eficiente y procesamiento de datos de facturas dentro de sistemas ERP. Esta documentación explica los conceptos básicos de la coincidencia automática a través de Docbits y define las reglas específicas necesarias para una coincidencia exitosa.
Extracción de Datos: Docbits inicia el proceso extrayendo datos relevantes de los documentos de facturas digitalizados. Típicamente, estos datos incluyen números de ítems, cantidades y precios unitarios de cada línea de factura. La precisión de esta extracción es crucial, ya que forma la base para el proceso de coincidencia posterior.
Comparación con Datos de PO: Los datos extraídos se comparan con la información correspondiente en las órdenes de compra almacenadas. Docbits verifica si los números de ítems, cantidades y precios coinciden con los de las POs. Para una coincidencia exitosa, los datos en las facturas deben corresponder a los datos en las órdenes de compra, considerando los umbrales de tolerancia definidos.
Coincidencia Automática: Basándose en los resultados de la comparación, Docbits realiza la coincidencia. El sistema verifica si los criterios de coincidencia se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos. Si se cumplen estos criterios, la coincidencia se considera exitosa.
Reportes: Después de completar el proceso de coincidencia, Docbits genera informes que muestran el estado de las coincidencias. Estos informes informan sobre las facturas coincidentes exitosamente e identifican aquellas con discrepancias.
Número de Ítem: El número de ítem en la factura debe coincidir exactamente con el número de ítem en la orden de compra. No se toleran desviaciones en los números de ítem.
Cantidades: La cantidad de bienes entregados en la factura puede variar dentro de un rango de tolerancia predefinido. Típicamente, una tolerancia de ±5% podría ser aceptable para tener en cuenta diferencias menores en las cantidades de entrega.
Precios: Las desviaciones de precios son tolerables hasta un umbral establecido. Una tolerancia común podría ser de ±2% del precio para aceptar diferencias ligeras en las declaraciones de precios que surgen de diferencias de redondeo o fluctuaciones de divisas.
Coincidencia Completa: Todos los puntos de datos (número de ítem, cantidad y precio) se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos.
Coincidencia Parcial: Uno o más puntos de datos se desvían fuera de los límites de tolerancia, pero las desviaciones son mínimas y requieren revisión manual.
Sin Coincidencia: Desviaciones significativas en uno o más puntos de datos que requieren corrección inmediata o una investigación adicional.
La definición precisa de estas reglas y la configuración de los límites de tolerancia son cruciales para la eficiencia de la coincidencia automática y la reducción de intervenciones manuales. Docbits permite la configuración flexible de estos parámetros para satisfacer las necesidades de diversas empresas e industrias.
Una guía para subir documentos a DocBits.
El contador de tareas se encuentra en la esquina superior derecha de la página de inicio del Panel de control.
Aquí es donde puedes ver cuántos documentos están en tu cola para procesar
y cuántos documentos están listos para validación.
Si deseas importar documentos manualmente en DocBits, sigue estos sencillos pasos:
Haz clic en el botón de Subir en el Panel de Control de DocBits.
Aparecerá una ventana donde puedes subir tus documentos a través del explorador de archivos o arrastrándolos y soltándolos. Puedes subir hasta 10 documentos a la vez.
Para subir documentos a través del explorador de archivos, haz clic en el botón Subir Documentos y selecciona los archivos que deseas subir. Una vez seleccionados los archivos, haz clic en Confirmar para iniciar el proceso de carga.
Alternativamente, puedes arrastrar y soltar tus archivos en la ventana de importación de DocBits.
Después de que los archivos hayan sido subidos, tendrán el estado inicial de "En Proceso". Durante este tiempo, la carga se está procesando y no es posible editar el archivo. El tiempo de procesamiento puede variar dependiendo del tamaño y complejidad del archivo.
Una vez que el archivo haya sido procesado, recibirá el estado de "Listo para Validación". Ahora puedes iniciar el proceso de validación.
Con la API de Webhook proporcionada a continuación, puedes transferir documentos fácilmente directamente a DocBits con una simple solicitud POST. Esta API está diseñada para simplificar el proceso de carga de archivos a DocBits, y todos los parámetros necesarios ya están completados para ti.
Para comenzar, simplemente ve a la siguiente página (dependiendo del entorno que estés utilizando):
PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
Realiza una llamada a la API utilizando tu clave API. También puedes incluir el archivo que deseas cargar como parámetro en tu llamada.
Instalación y Configuración
Después de descargar el archivo WatchDog.exe, busca Símbolo del sistema → Ejecutar como administrador en tu dispositivo Windows.
Una vez abierto, llama al archivo escribiendo la ruta donde se encuentra el archivo WatchDog.exe en tu dispositivo como se muestra a continuación
Escribe install después de la ruta del archivo y presiona ENTER en tu teclado
Deberías recibir el siguiente mensaje de error ya que iniciará la aplicación en modo UI y aún no hay configuración presente.
La aplicación se abrirá automáticamente después de la instalación. En la parte superior, navega a Einstellungen (Configuración) y aquí verás 2 secciones separadas.
Configuración de carpetas (Ordner Einstellungen)
Aquí configurarás las rutas de archivo donde los documentos serán leídos y procesados. La ruta de lectura será para los documentos que deseas que WatchDog extraiga y procese, mientras que la ruta procesada se usará para indicar qué documentos del folder de lectura fueron extraídos y procesados.
Configuración general (Allgemeine Einstellungen)
Aquí configurarás tu aplicación DocBits con WatchDog. Deberás ingresar tu entorno de DocBits, clave API y el tipo de documento (como se indica arriba). Para agregar más de un tipo de documento, separa los nombres de los tipos de documento con una coma (FACTURA,NOTA-DE-ENTREGA,ORDEN-DE-COMPRA, etc.)
Si se ingresa una configuración inválida para alguno de los campos, recibirás un mensaje de error como el siguiente.
Una vez completado, regresa al área de Símbolo del sistema y vuelve a ejecutar el archivo WatchDog.exe y esta vez se instalará correctamente debido a que las configuraciones ahora están presentes.
Para iniciar la aplicación en modo UI, ejecuta el siguiente comando
Si solo deseas iniciar la aplicación, ejecuta este comando en su lugar.
Inicio Automático
Para configurar la aplicación WatchDog de manera que se inicie automáticamente al encender tu sistema.
Simplemente abre "Servicios" en la configuración de tu máquina Windows.
Busca WatchDog en los servicios locales y abre el servicio (doble clic en la entrada)
En el menú anterior tendrás las siguientes opciones para el inicio automático:
Selecciona Automático, el servicio se iniciará al arrancar
Inicio automático (Inicio diferido), esto esperará 2 minutos después del arranque para iniciar el servicio
Ve al menú de Configuración y selecciona "Importar" en Procesamiento de Documentos.
Desplázate hasta la parte inferior de la página y selecciona el botón NUEVO para crear una nueva importación de correo electrónico.
Después de presionar NUEVO, se te mostrará el siguiente menú.
Aquí puedes seleccionar qué Protocolo te gustaría.
Aquí solo necesitas ingresar la información requerida para tu proveedor de correo electrónico, encriptación, nombre del servidor, puerto, nombre de usuario, dirección de correo electrónico, contraseña, así como la carpeta de correo electrónico.
Cosas a tener en cuenta
Ingresa toda la información necesaria en la interfaz de usuario. Otra información como el servidor, puerto, etc. Depende del proveedor (una búsqueda rápida en Google debería ayudar).
La carpeta y Mover-Importado tienen la misma función aquí. La carpeta no se puede desactivar, pero usará la Bandeja de entrada de forma predeterminada si se deja vacía.
Si deseas integrar tu SFTP con DocBits para importar documentos.
Requisitos
Servidor SFTP correctamente configurado y compatible con Linux
Nombre de host, nombre de usuario y contraseña de SFTP
Carpeta de importación dedicada
Configuración de Importación
Desde el Panel de control, abre Configuración y navega hasta Importación. En Importación de FTP, selecciona agregar una nueva configuración.
Ingresa las credenciales de SFTP en los espacios proporcionados y selecciona guardar (El campo Clave de API se completará automáticamente con la Clave de API del entorno en el que estás trabajando).
Una vez que hayas ingresado todos los detalles necesarios de tu SFTP, haz clic en GUARDAR.
Aquí solo necesitas ingresar la suborganización deseada y presionar 'Autenticar'
Serás llevado a esta página de Microsoft y necesitarás ingresar un código.
Este código se puede encontrar haciendo clic en DocBits y el código se mostrará allí como se muestra a continuación, simplemente copia el código e ingrésalo en la página de Microsoft. Después necesitarás ingresar tus propias credenciales de Microsoft.
Presiona el botón FINALIZAR AUTENTICACIÓN y serás llevado a este menú
Usar Carpeta
Si estás usando una carpeta que no sea tu bandeja de entrada, ingresa el nombre de la carpeta después de habilitar el control deslizante.
Usar Buzón Compartido
Si deseas que la importación de correos electrónicos acceda a una bandeja de entrada o carpeta de un buzón compartido, ingresa la dirección de correo electrónico aquí después de habilitar el control deslizante.
Mover correos electrónicos importados a la papelera
Si deseas importar todos los correos electrónicos, no solo los no leídos, y que se muevan a la papelera, entonces activa esto. De lo contrario, solo revisará los correos electrónicos no leídos, importará los documentos, marcará el correo electrónico como leído y lo dejará en su lugar actual.
En caso de que recibas un mensaje de error que indique que no tienes los derechos para establecer tal conexión, alguien con derechos de administrador dentro de Azure deberá autorizar esta conexión. Para obtener más información, visita la siguiente página: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps
Se han colocado íconos de ayuda en todo DocBits para ayudarte a aprender y comprender lo que realmente hace una función y cómo puede ayudarte con el procesamiento de tus documentos.
Estos íconos de ayuda se ven de la siguiente manera
Esta es una herramienta disponible para ti, en la pantalla de validación, en caso de que ocurra algún tipo de problema al validar tu documento en DocBits.
Esta función se encuentra en el menú sobre el área de vista previa del documento, como se muestra a continuación
Una vez hecho clic, se te mostrará el siguiente formulario de ticket.
Aquí es donde completarás tus detalles y describirás el error. También puedes, si corresponde, adjuntar una captura de pantalla del problema y adjuntar un archivo relevante.
Esta es una herramienta disponible para ti, en la pantalla de validación, en caso de que ocurra algún tipo de problema al validar tu documento en DocBits.
Esta función se encuentra en el menú sobre el área de vista previa del documento, como se muestra a continuación
Una vez hecho clic, se mostrará el siguiente formulario de ticket.
Aquí es donde completarás tus detalles y describirás el error. También puedes, si corresponde, adjuntar una captura de pantalla del problema y un archivo relevante.
Se han colocado iconos de ayuda en todo DocBits para ayudarte a aprender y comprender lo que realmente hace una función y cómo puede ayudarte con el procesamiento de tus documentos.
Estos iconos de ayuda se ven de la siguiente manera
¡Bienvenido al Curso para Principiantes de DocBits, tu guía completa para revolucionar la gestión de documentos para tu negocio!
En el entorno financiero complejo de hoy en día, gestionar confirmaciones de pedidos, facturas de entrega, facturación y contabilidad de costos no es tarea fácil. Ahí es donde brilla DocBits. Con más de 20 integraciones y una compatibilidad incomparable con Infor CloudSuite, LN y M3, DocBits se destaca de otras soluciones en el mercado.
En esta guía de video completa, se presenta a los espectadores el panel de control de DocBits y su variedad de funcionalidades. Desde filtrar y gestionar documentos abiertos hasta importar adjuntos a través de varios canales como correo electrónico, escáner o API, el tutorial ofrece un recorrido paso a paso.
Se destacan las características clave, incluido cómo filtrar documentos por estado o asignatario, localizar detalles específicos como números de factura y cambiar el asignatario para documentos individuales. Se demuestra la facilidad y eficiencia del sistema, enfatizando el control y la personalización que ofrece a los usuarios. El tutorial prepara el escenario para una exploración más profunda de la validación de documentos dentro de DocBits.
En este video, los espectadores son presentados a la interfaz fácil de usar de DocBit, enfocándose específicamente en la validación de documentos. El tutorial enfatiza la simplicidad del sistema, donde no se requiere programación ni fórmulas complejas.
Gracias a la IA y la Inteligencia de Enjambre, la mayoría de los campos se extraen automáticamente, lo que permite a los usuarios extraer información fácilmente haciendo clic en los valores dentro del documento. Además, los espectadores aprenden sobre la flexibilidad de extraer áreas específicas haciendo doble clic o dibujando alrededor de la región deseada.
Explora las capacidades revolucionarias de DocBits, una herramienta de gestión de documentos de última generación que simplifica las complejidades de la extracción de tablas, la coincidencia de órdenes de compra (PO) y la gestión de facturas de costos.
En este video, profundizamos en las características únicas de DocBits, centrándonos en la extracción de tablas mediante IA que maneja sin esfuerzo incluso los diseños de tablas más intrincados. Con una tasa de precisión de hasta el 95%, el sistema automatiza la extracción, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa.
Descubre en este video cómo manejar profesionalmente las discrepancias durante el emparejamiento de PO con DocBits. Te guiamos paso a paso sobre qué hacer cuando los números no coinciden. Ya seas un experimentado gerente de ERP o un aspirante a contador financiero, aprenderás a gestionar las discrepancias de manera eficiente y segura.
Aprende cómo nuestra especial inteligencia de enjambre de IA en DocBits te guía a lo largo de todo el proceso y cómo puedes utilizar nuestra documentación para encontrar rápidamente soluciones a problemas o incertidumbres. Únete a los muchos clientes satisfechos que han optimizado sus procesos con DocBits.
La sección de Tipos de Documentos enumera todos los tipos de documentos reconocidos y procesados por Docbits. Los administradores pueden gestionar varios aspectos como diseño, definiciones de campos, reglas de extracción y más para cada tipo de documento. Esta personalización es clave para garantizar un manejo preciso de los datos y el cumplimiento de los estándares organizativos.
Lista de Tipos de Documentos:
Cada fila representa un tipo de documento como Factura, Nota de Crédito, Nota de Entrega, etc.
Los tipos de documentos pueden ser estándar o personalizados, como se indica con etiquetas como "Estándar".
Editar diseño: Esta opción permite a los administradores modificar la configuración del diseño del documento, que incluye definir cómo aparece el documento y dónde se encuentran los campos de datos.
Subtipos de Documentos: Si algún tipo de documento tiene subcategorías, esta opción permite a los administradores configurar ajustes específicos para cada subtipo.
Columnas de la tabla: Personalice qué columnas de datos deben aparecer cuando se ve el tipo de documento en listas o informes.
Campos: Gestione los campos de datos asociados con el tipo de documento, incluyendo la adición de nuevos campos o la modificación de los existentes.
Entrenamiento del Modelo: Configure y entrene el modelo utilizado para reconocer y extraer datos de los documentos. Esto puede implicar establecer parámetros para modelos de aprendizaje automático que mejoran con el tiempo y más datos.
Regex: Configure expresiones regulares que se utilizan para extraer datos de documentos basados en patrones. Esto es particularmente útil para la extracción de datos estructurados.
Scripts: Escriba o modifique scripts que ejecuten reglas de procesamiento personalizadas o flujos de trabajo para documentos de este tipo.
EDI (Intercambio Electrónico de Datos): Configure ajustes relacionados con el intercambio de documentos en formatos electrónicos estandarizados.
El Gestor de Diseño permite a los administradores configurar y modificar visualmente el diseño de los tipos de documento al establecer propiedades para varios campos de datos y grupos dentro de un documento. Esta interfaz ayuda a garantizar que los modelos de extracción y los puntos de entrada de datos manuales se alineen precisamente con la estructura del documento escaneado o cargado en DocBits.
Grupos y Campos:
Grupos: Unidades organizativas dentro de un tipo de documento que categorizan campos relacionados (por ejemplo, Detalles de la Factura, Detalles de Pago). Estos pueden expandirse o contraerse y organizarse para reflejar el agrupamiento lógico en el documento real.
Campos: Puntos de datos individuales dentro de cada grupo (por ejemplo, Número de Factura, Términos de Pago). Cada campo se puede personalizar para la captura, visualización y procesamiento de datos.
Panel de Propiedades:
Este panel muestra las propiedades del campo o grupo seleccionado, permitiendo una configuración detallada, como:
Etiqueta: La etiqueta visible para el campo en la interfaz de usuario.
Nombre del Campo: El identificador técnico utilizado dentro del sistema.
Ancho del Elemento en Porcentaje: Determina el ancho del campo en relación con el diseño del documento.
Índice de Pestaña: Controla el orden de tabulación para la navegación.
Ejecutar Script al Cambiar: Si se debe ejecutar un script cuando cambia el valor del campo.
Mostrar Etiqueta a la Izquierda: Si la etiqueta se muestra a la izquierda del campo o encima de él.
Es Textarea: Especifica si el campo debe ser un área de texto, que permite cantidades mayores de texto.
Seleccionar Tipo de Modelo: Opción para seleccionar qué tipo de modelo manejará la extracción de este campo.
Longitud del Campo: Longitud máxima de datos que se aceptarán en este campo.
Palabras Clave Prohibidas: Palabras clave que no están permitidas dentro del campo.
Vista Previa de la Plantilla:
Muestra una vista previa en tiempo real de cómo se verá el documento según la configuración de diseño actual. Esto ayuda a garantizar que el diseño coincida con la estructura real del documento y es vital para probar y refinar la configuración de procesamiento del documento.
Los Tipos de Documentos Secundarios son básicamente versiones especializadas de los tipos de documentos principales. Por ejemplo, bajo el tipo de documento principal "Factura," puede haber subtipos como "Factura Estándar," "Factura Proforma" y "Nota de Crédito," cada uno con requisitos de datos ligeramente diferentes o reglas de procesamiento.
Lista de Subtipos:
Cada fila representa un subtipo de un tipo de documento principal.
Incluye el nombre del subtipo y un conjunto de acciones que se pueden realizar en él.
Acciones:
Campos: Configurar qué campos de datos se incluyen en el subtipo y cómo se gestionan.
Editar Diseño: Modificar el diseño visual de cómo se muestra y se introduce la información para este subtipo.
Scripts: Adjuntar o editar scripts que ejecutan operaciones específicas cuando se procesan documentos de este subtipo.
Copiar: Duplicar una configuración de subtipo existente para usarla como base para una nueva.
Eliminar: Eliminar el subtipo si ya no es necesario.
Agregar Nuevos Subtipos:
El botón "+ Nuevo" permite a los administradores crear nuevos subtipos, definiendo propiedades y reglas únicas según sea necesario.
Los Tipos de Documentos Secundarios en Docbits proporcionan una forma flexible y poderosa de manejar una variedad de documentos dentro de un único sistema, asegurando que cada tipo y subtipo se procese con precisión y eficiencia de acuerdo con sus especificaciones únicas.
La interfaz de Columnas de la Tabla en Docbits se utiliza para especificar las columnas que aparecen en las tablas de datos para cada tipo de documento. Cada columna se puede configurar para contener tipos específicos de datos, como cadenas o valores numéricos, y puede ser esencial para las funciones de ordenación, filtrado e informes dentro de Docbits.
Configuración de Columnas:
Nombre de la Columna: El identificador de la columna en la base de datos.
Título: El título legible por humanos de la columna que aparecerá en la interfaz.
Tipo de Columna: Define el tipo de datos de la columna (por ejemplo, STRING, AMOUNT), lo que determina qué tipo de datos se pueden almacenar en la columna.
Nombre de la Tabla: Indica a qué tabla pertenece la columna, vinculándola a un tipo de documento específico como INVOICE_TABLE.
Acciones:
Editar: Modificar la configuración de una columna existente.
Eliminar: Eliminar la columna de la tabla, lo cual es útil si los datos ya no son necesarios o si la estructura de datos del tipo de documento cambia.
Agregar Nuevas Columnas y Tablas:
Agregar Nueva Columna de Tabla: Abre un cuadro de diálogo donde puedes definir una nueva columna, incluyendo su nombre, si es requerida, su tipo de datos y la tabla a la que pertenece.
Crear Nueva Tabla: Permite la creación de una nueva tabla, definiendo un nombre único que se utilizará para almacenar datos relacionados con un conjunto específico de tipos de documento.
Esta sección es vital para mantener la integridad estructural y la usabilidad de los datos dentro del sistema de Docbits, asegurando que los datos extraídos de los documentos se almacenen de manera organizada y accesible.
La configuración de Campos proporciona una interfaz de usuario donde los administradores pueden gestionar las propiedades y el comportamiento de los campos de datos individuales asociados con un tipo de documento. Cada campo se puede ajustar para optimizar la precisión y eficiencia de la captura y validación de datos.
Configuración de Campos:
Nombres de Campo: Enumera los nombres de los campos, que suelen corresponder a los elementos de datos dentro del documento, como "Número de Factura" o "Fecha de Orden de Compra".
Requerido: Los administradores pueden marcar campos como obligatorios, asegurando que los datos deben ser ingresados o capturados para que estos campos completen el procesamiento del documento.
Solo Lectura: Los campos se pueden establecer como de solo lectura para evitar modificaciones después de la captura de datos o durante ciertas etapas del procesamiento del documento.
Oculto: Los campos se pueden ocultar de la vista en la interfaz de usuario, útil para información sensible o para simplificar los flujos de trabajo del usuario.
Configuraciones Avanzadas:
Forzar Validación: Asegura que los datos ingresados en un campo cumplan ciertas reglas de validación antes de ser aceptados.
OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Este interruptor se puede activar para habilitar el procesamiento OCR para un campo específico, útil para la extracción automatizada de datos de documentos escaneados o digitales.
Puntuación de Coincidencia: Los administradores pueden definir una puntuación de coincidencia, un umbral utilizado para determinar el nivel de confianza en el reconocimiento o coincidencia de datos, lo que afecta cómo se realizan las validaciones de datos y controles de calidad.
Botones de Acción:
Crear Nuevo Campo: Permite agregar nuevos campos al tipo de documento.
Iconos de Edición: Cada campo tiene un icono de edición que permite a los administradores configurar aún más ajustes específicos del campo, como tipo de datos, valores predeterminados o lógica empresarial conectada.
Guardar Configuraciones: Guarda los cambios realizados en las configuraciones de campo.
El Entrenamiento del Modelo permite a los administradores supervisar y gestionar el entrenamiento de modelos de aprendizaje automático específicos para cada tipo de documento. Al proporcionar una interfaz estructurada para importar datos de muestra, entrenar modelos y probar su rendimiento, Docbits asegura que sus capacidades de extracción de datos mejoren continuamente con el tiempo.
Visión general de métricas:
Muestra: Número de documentos de muestra utilizados para el entrenamiento.
Exportados: Número de documentos que se han exportado con éxito después del procesamiento.
Empresa Σ: Número total de documentos específicos de la empresa procesados.
Total Σ: Número total de documentos procesados en todas las categorías.
Opciones de entrenamiento y prueba:
Importar: Permite a los administradores importar nuevos conjuntos de datos de entrenamiento que suelen ser muestras estructuradas de documentos que el sistema debería reconocer.
Entrenar Modelo: Inicia el proceso de entrenamiento utilizando los datos importados para mejorar las capacidades de reconocimiento y extracción del sistema.
Probar Clasificación: Permite probar el modelo para evaluar su rendimiento en la clasificación y extracción de datos de documentos nuevos o no vistos.
Botones de acción:
Crear Campo: Agregar nuevos campos de datos que el modelo debería reconocer y extraer.
Acciones: Este menú desplegable puede incluir opciones como ver detalles, editar configuraciones o eliminar datos de entrenamiento.
En DocBits, la configuración de Expresiones Regulares permite a los administradores definir patrones personalizados que el sistema utiliza para encontrar y extraer datos de documentos. Esta función es especialmente útil en situaciones donde es necesario extraer datos de texto no estructurado o cuando los datos siguen un formato predecible que puede ser capturado utilizando patrones de regex.
Gestión de Expresiones Regulares:
Agregar: Permite crear un nuevo patrón de regex para un tipo de documento específico.
Guardar Cambios: Guarda las modificaciones en las configuraciones de regex existentes.
Patrón: Aquí puedes definir el patrón de regex que coincide con el formato de datos específico requerido.
Origen: Es el Origen del Documento - Por ejemplo, puedes definir un Regex diferente en Alemania
Los scripts en DocBits suelen estar escritos en un lenguaje de script compatible con el sistema Python. Se activan durante el flujo de procesamiento de documentos para aplicar lógica empresarial compleja o garantizar la integridad y precisión de los datos antes de que se procesen o almacenen más.
Gestión de scripts:
Nombre: A cada script se le asigna un nombre único para su identificación.
Tipo de documento: Asocia el script con un tipo de documento específico, determinando en qué documentos se aplicará el script.
Disparador en: Define cuándo se activa el script (por ejemplo, al cargar un documento, antes de exportar datos, después de la validación de datos).
Estado activo/inactivo: Permite a los administradores activar o desactivar scripts sin eliminarlos, lo que proporciona flexibilidad en pruebas e implementación.
Editor de scripts:
Proporciona una interfaz donde se pueden escribir y editar scripts. El editor suele admitir resaltado de sintaxis, resaltado de errores y otras funciones para ayudar en el desarrollo de scripts.
Ejemplo de script: Los scripts pueden incluir operaciones como recorrer líneas de factura para validar totales o eliminar entradas que no cumplan ciertos criterios.
En Docbits, la configuración de EDI proporciona herramientas para definir y gestionar la estructura y formato de los mensajes EDI que corresponden a varios tipos de documentos, como facturas u órdenes de compra. La configuración permite la personalización de los mensajes EDI para cumplir con los estándares y requisitos específicos de diferentes socios comerciales e industrias.
Elementos de configuración de EDI:
Descriptor de estructura: Define la estructura básica del documento EDI, incluido el orden de los segmentos, campos obligatorios y calificadores necesarios para que el documento EDI sea válido.
Transformación: Especifica las transformaciones aplicadas para convertir los datos del documento en un mensaje con formato EDI. Esto implica especificar asignaciones de campos del documento a segmentos y elementos EDI.
Vista previa: Permite a los administradores ver cómo se verá el mensaje EDI después de la transformación, lo que ayuda a garantizar la precisión antes de la transmisión.
Rutas de extracción: Muestra las rutas utilizadas para extraer valores del documento, que luego se utilizan para completar el mensaje EDI.
Editor XSLT:
Se utiliza para editar y validar el XSLT (Transformaciones de Lenguaje de Hojas de Estilo Extensible) utilizado en el proceso de transformación. XSLT es un lenguaje potente diseñado para transformar documentos XML en otros documentos XML u otros formatos como HTML, texto o incluso otras estructuras XML.
Navigate to SETTINGS → Dashboard
Customize your filter
Navigate to the Filters section
To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”
Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.
Dashboard
Select ADVANCED SETTINGS
Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.
En la configuración de "Vencimiento de Documentos" dentro de la sección "PROCESAMIENTO DE DOCUMENTOS", puedes configurar los horarios de eliminación automática para tus documentos dentro del sistema. Esta función es particularmente útil para gestionar políticas de retención de datos y garantizar el cumplimiento de normas legales u organizativas con respecto al almacenamiento de documentos.
Esto es lo que hace cada configuración:
Eliminar documento después de: Este menú desplegable te permite establecer el período de tiempo después del cual un documento procesado se eliminará automáticamente del sistema. Puedes elegir entre opciones predefinidas como 48 horas, 1 semana, 2 semanas o 4 semanas. Esto ayuda a gestionar el espacio y mantener las políticas del ciclo de vida de los documentos.
Eliminar documento finalizado después de: Similar a la configuración anterior, pero se dirige específicamente a los documentos finalizados o completamente procesados. Permite las mismas opciones de marco de tiempo para la eliminación, asegurando que los documentos completados no se almacenen más tiempo del necesario.
Ambas configuraciones garantizan que los documentos no se mantengan indefinidamente en tu sistema, lo que ayuda a evitar el uso de almacenamiento innecesario y a mantener el flujo de trabajo de procesamiento de documentos libre de desorden. Estas configuraciones son vitales para las organizaciones que necesitan cumplir con requisitos regulatorios específicos sobre la retención de documentos.
La configuración de "Importación" en su sistema de procesamiento de documentos le permite configurar cómo se importan los documentos al sistema desde diversas fuentes, incluyendo configuraciones tanto para FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos) como para correo electrónico. Aquí hay un desglose de estas configuraciones:
Configuración de Documentos:
Restringir a páginas: Esto le permite limitar el procesamiento a un cierto número de páginas de cada documento.
Días de Términos de Pago: Define los términos de pago predeterminados (en días) que se pueden aplicar a los documentos.
Patrón de Fecha: Establece el patrón para reconocer y formatear fechas dentro de los documentos importados.
Importación FTP:
Tipo: Define el tipo de protocolo FTP a utilizar (por ejemplo, SFTP).
URL del Servidor: La dirección del servidor desde donde se obtendrán los documentos.
Nombre de Usuario y Puerto: Credenciales y número de puerto para acceder al servidor FTP.
Directorio Predeterminado: Especifica el directorio en el servidor FTP desde donde se importarán los archivos.
La opción adicional de agregar nuevos datos incluye campos como:
Contraseña: Para autenticación.
Patrones de coincidencia de nombres de archivo: Para especificar qué archivos importar según sus nombres.
Sub-Organizaciones: Seleccione a qué suborganización se deben aplicar la configuración de importación.
Importación por Correo Electrónico:
Dirección de Correo Electrónico: Configure una cuenta de correo electrónico a la que se puedan enviar documentos para su importación.
Nombre de Usuario y Contraseña: Credenciales para acceder a la cuenta de correo electrónico.
Protocolo y Encriptación: Especifique el protocolo (IMAP, POP3) y el tipo de encriptación.
Combinar documentos adjuntos: Opción para combinar todos los documentos adjuntos en un solo documento al importar.
Esto también permite especificar suborganizaciones para un control más preciso sobre dónde se dirigen los correos electrónicos dentro de la estructura organizativa.
Calidad de OCR:
Este ajuste te permite definir el porcentaje mínimo de calidad de OCR requerido para que un documento sea procesado automáticamente. Incluye un control deslizante que puedes ajustar para establecer el umbral, como el 75%, por debajo del cual el sistema no puede garantizar una extracción exitosa. Si la calidad de OCR de un documento cae por debajo de este umbral, puedes optar por que el sistema realice acciones específicas, como volver a ejecutar el OCR después de una confirmación manual.
Configuraciones generales de OCR:
Usar E-Text si está disponible: Esta opción, cuando está habilitada, permite al sistema utilizar texto electrónico incrustado en PDF u otros tipos de documentos para mejorar la precisión.
Usar DESKEW si está disponible: Esta función corrige la alineación del documento, lo que ayuda a mejorar la precisión de OCR enderezando cualquier escaneo sesgado.
Configuraciones de OCR para tablas:
Usar datos de IA para tablas si están disponibles: Este ajuste permite el uso de tecnologías de IA para reconocer y extraer mejor las tablas de documentos escaneados, aprovechando modelos de aprendizaje automático para identificar y estructurar datos tabulares con precisión.
Configuraciones de OCR para los campos de encabezado:
Usar Extracción de Reglas: Cuando está habilitado, este ajuste permite al sistema aplicar reglas predefinidas para extraer datos de los campos de encabezado, lo que puede ser crítico para identificar correctamente secciones de documentos como números de factura, fechas, etc.
Usar Extracción de IA: Esta opción utiliza modelos de IA para extraer de manera inteligente los campos de encabezado, lo que puede ser más adaptable a variaciones en diseños y estilos de documentos.
La configuración de "Clasificación y Extracción" en su sistema de procesamiento de documentos proporciona opciones para configurar cómo se manejan automáticamente los documentos al ingresar:
División de Documentos: Esta configuración le permite elegir si dividir los documentos en función de criterios específicos o mantenerlos como un solo documento. Esto puede ser útil al procesar documentos que tienen múltiples secciones distintas pero se cargan como un solo archivo.
Formato de Cantidades: Aquí, puede habilitar opciones como redondear los montos totales en pedidos. Esto garantiza que los datos extraídos se alineen con los formatos y reglas financieras esperados, reduciendo errores en el procesamiento financiero.
Extracción de Tablas: Esta función permite la extracción automatizada de datos de tablas dentro de documentos. Puede especificar si extraer todas las tablas, solo aquellas relevantes para fines de costeo, o identificar y extraer automáticamente códigos fiscales. Esto mejora en gran medida la precisión y eficiencia de la extracción de datos de formatos estructurados dentro de documentos.
Configurar Regla de Clasificación: Esta opción le permite definir patrones y criterios específicos que ayudan al sistema a clasificar y categorizar automáticamente los documentos a medida que se procesan. Esto podría basarse en patrones de texto, tipos de documentos u otros metadatos asociados con los documentos.
La "Búsqueda de Datos Maestros" en la configuración de procesamiento de documentos permite un enfoque integral para gestionar y validar los datos de sus documentos sincronizándolos con su sistema ERP de Infor. Así es como ayuda a agilizar la validación y mejora del procesamiento de documentos dentro de su entorno ERP:
Gestión Centralizada de Datos: Esta función actúa como un repositorio central donde se pueden almacenar y gestionar datos de diversas fuentes como proveedores, direcciones de clientes, códigos fiscales y más. Proporciona un único punto de referencia para todos los datos maestros, garantizando consistencia y precisión en toda su organización.
Validación Contra Datos del ERP: Al sincronizar datos maestros como información de proveedores de Infor a Docbits, puede validar automáticamente los datos extraídos de los documentos con sus datos del ERP. Esto asegura que la información procesada (como nombres de proveedores, direcciones y códigos fiscales) coincida con los datos almacenados en su sistema ERP, minimizando errores y discrepancias.
Facilita la Automatización: Contar con un sólido sistema de búsqueda de datos maestros ayuda a automatizar el procesamiento de documentos entrantes. Por ejemplo, las órdenes de compra o facturas pueden ser verificadas automáticamente en cuanto a la corrección de los datos del proveedor, aprobadas si coinciden, o marcadas para revisión si se encuentran discrepancias.
Mejora la Integridad de los Datos: Las actualizaciones regulares de su sistema ERP al sistema de búsqueda de datos maestros garantizan que los datos utilizados para el procesamiento de documentos estén actualizados. Esto reduce el riesgo de procesar documentos basados en información desactualizada, mejorando así la integridad general de las transacciones comerciales.
Eficiencia en el Procesamiento de Documentos: Con los datos maestros vinculados directamente y actualizados constantemente, el procesamiento de documentos se vuelve más eficiente. Los documentos pueden ser clasificados y dirigidos automáticamente en función de los criterios específicos establecidos en los datos maestros, como términos de proveedores específicos o regulaciones fiscales aplicables a diferentes tipos de transacciones.
Vea aquí cómo Importar Datos Maestros
En la sección "Configuración de Exportación" de la configuración de Procesamiento de Documentos, se gestiona cómo se exportan los documentos después del procesamiento. Esto incluye la configuración de varios métodos de exportación adaptados a necesidades específicas, como transferencias de archivos directas o integración con sistemas empresariales como Infor. A continuación se detalla las opciones y funcionalidades dentro de esta configuración:
Selección del Método de Exportación: Puedes elegir cómo deben exportarse los documentos. Los métodos comunes incluyen SFTP, webhooks e integración directa con sistemas como Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) y otras opciones relacionadas con Infor. Cada método admite diferentes tipos de flujos de trabajo y requisitos de integración.
Detalles de Configuración:
Para SFTP, generalmente necesitas especificar la URL del servidor, nombre de usuario, contraseña y la carpeta de destino donde se cargarán los documentos.
Para integraciones con Infor, es posible que necesites configurar mapeos específicos o proporcionar claves API para garantizar que los documentos se procesen correctamente y se envíen al ecosistema de Infor, alineándose con la estructura de datos existente y los flujos.
Personalización: Dependiendo del tipo de documento (por ejemplo, facturas, confirmaciones de pedidos) y la suborganización, se pueden configurar diferentes ajustes de exportación para cumplir con distintas reglas comerciales o requisitos de cumplimiento.
Flexibilidad de Integración: La interfaz permite tener múltiples configuraciones de integración activas simultáneamente, lo que permite a los usuarios manejar eficientemente varios tipos de documentos y destinos. Esta configuración modular garantiza que diferentes partes del negocio puedan utilizar flujos de trabajo personalizados sin afectarse mutuamente.
Agregar y Editar Configuraciones: Los usuarios pueden agregar nuevas configuraciones o editar las existentes especificando detalles como tipo de documento, método de exportación y credenciales o ajustes específicos al método de exportación elegido.
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La configuración de "Lista de Valores" en su sistema de procesamiento de documentos es esencialmente un repositorio central para gestionar valores predefinidos que se pueden utilizar en varios formularios y campos dentro del sistema. Esta configuración es particularmente útil para estandarizar la entrada de datos y garantizar la coherencia en los documentos procesados por el sistema.
Segmentación por Tipo: Cada sección, como "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" y "Test", representa una categoría diferente de valores predefinidos. Estas categorías se utilizan para gestionar diferentes tipos de entradas de datos relevantes para sus contextos específicos dentro del sistema.
Valores y Sinónimos: Bajo cada categoría, puede definir varios valores. Por ejemplo, bajo "Invoice_Sub_Type", se enumeran valores como "Factura de Costo" y "Factura de Compra". Además, tiene la capacidad de asignar sinónimos a estos valores, mejorando la flexibilidad y alcance de la captura de datos. Por ejemplo, "Factura de Costo" tiene sinónimos como "Kostenrechnung" y "Cost Invoice".
Uso en Suborganizaciones: Estos valores también se pueden hacer específicos para ciertas suborganizaciones dentro de su configuración, lo que permite la personalización y localización de flujos de trabajo de procesamiento de documentos.
Agregar y Gestionar Valores: A través de la acción "Agregar Fila", puede introducir nuevos valores y sinónimos en las listas, y las "Acciones" permiten editar o eliminar entradas existentes.
Ver
DocBits Workflow Engine
In the realm of process automation, the DocBits Workflow Engine stands out for its straightforward and intuitive approach. This engine streamlines the creation and management of workflows through a clear and simple rule-based structure. The core principle behind its design is the "Easy When-And-Then" rule, which breaks down the automation process into three fundamental components: Trigger, Condition, and Action. This guide explains how each component functions within the system and how they work together to facilitate seamless automation.
The DocBits Workflow Engine operates on a basic yet powerful principle that makes workflow automation accessible to users of all skill levels. This principle is encapsulated in the "Easy When-And-Then" rule, which can be broken down as follows:
Definition: The "When" component represents the Trigger of the workflow. This is the event or condition that initiates the execution of the workflow. Triggers can be a variety of occurrences such as the arrival of a new email, a specific date and time, or the creation of a new document.
Example: "When a new customer form is submitted..."
Definition: The "And" component introduces the Condition that must be met for the action to proceed. Conditions serve as filters or criteria that refine the trigger, ensuring that the workflow is executed only under certain circumstances.
Example: "...and the customer is from the 'Enterprise' segment..."
Definition: Finally, the "Then" part specifies the Action to be taken once the trigger occurs and the condition is satisfied. Actions are the tasks or operations executed by the workflow, such as sending an email, updating a database, or creating a task in a project management tool.
Example: "...then assign the lead to the enterprise sales team and send a welcome email."
By assembling these three components—Trigger, Condition, and Action—the DocBits Workflow Engine allows users to create highly customized and efficient workflows. This modular approach not only simplifies the process of setting up automations but also offers the flexibility to create complex workflows capable of handling a wide range of tasks and processes.
The DocBits Workflow Engine's "Easy When-And-Then" rule exemplifies the engine's commitment to providing a user-friendly platform for automating processes. This straightforward rule, by breaking down automation into the essential elements of Trigger, Condition, and Action, makes it easier for users to conceptualize, create, and manage workflows. Whether you are new to workflow automation or an experienced professional, the DocBits Workflow Engine offers an efficient and accessible tool to enhance productivity and streamline operations.
Contabilidad Automática: DocBits ofrece funcionalidad de contabilidad automatizada, agilizando el proceso de manejo de transacciones financieras asociadas con órdenes de compra (POs) y otros documentos.
Integración M3: Integración con M3, una solución de software ERP, que permite la interacción sin problemas entre DocBits y M3 para una gestión y procesamiento de documentos mejorados.
Tablero de Órdenes de Compra (PO): Un tablero centralizado dentro de DocBits diseñado específicamente para gestionar y monitorear órdenes de compra, proporcionando información y análisis para un seguimiento y toma de decisiones eficientes.
Tablero de Órdenes de Envío: Similar al Tablero de Órdenes de Compra, esta función se centra en la gestión y monitoreo de órdenes de envío, facilitando operaciones logísticas fluidas.
Tableros v2: Una versión actualizada de la interfaz de tablero, probablemente con una mejor experiencia de usuario y características adicionales para una mayor usabilidad.
Tablero de Envíos Avanzados: Un tablero especializado para la monitorización avanzada y gestión de actividades relacionadas con envíos, ofreciendo información y funcionalidades más profundas.
Portal de Proveedores: Un portal dentro de DocBits dedicado a proveedores, que les permite interactuar y colaborar con el sistema, mejorando la comunicación y eficiencia en la cadena de suministro.
Constructor de Flujos de Trabajo: Una herramienta para crear y personalizar flujos de trabajo dentro de DocBits, permitiendo a los usuarios definir procesos específicos y automatizar el manejo de documentos según sus requisitos comerciales únicos.
Constructor de Diseño: Permite a los usuarios diseñar y personalizar el diseño de documentos dentro de DocBits, asegurando la alineación con los estándares de marca y usabilidad.
Modo de Anotación: Una función que permite a los usuarios hacer anotaciones y marcar documentos directamente dentro de la interfaz de DocBits, facilitando la colaboración y retroalimentación.
Mostrar informe: Funcionalidad para generar y mostrar informes dentro de DocBits, proporcionando información y análisis sobre varios aspectos del procesamiento y gestión de documentos.
Modelos y Etiquetas: Herramientas para definir y configurar modelos de reconocimiento de documentos y etiquetas dentro de DocBits, mejorando la precisión y eficiencia en el procesamiento de documentos.
Script de Documento: Probablemente una función para la creación de scripts y automatización de acciones o procesos específicos relacionados con el manejo de documentos dentro de DocBits.
Escaneo de Documentos: Capacidad para escanear documentos físicos e importarlos a DocBits para su procesamiento y gestión digital.
Extracción de Código QR: Una función para extraer información de códigos QR incrustados en documentos, permitiendo la captura y procesamiento automatizados de datos.
Datos Maestros Personalizados: Permite a los usuarios definir y gestionar campos y atributos de datos maestros personalizados dentro de DocBits, adaptando el sistema a sus necesidades comerciales específicas.
Tareas y Notificaciones: Funcionalidad para gestionar tareas y recibir notificaciones dentro de DocBits, asegurando una acción y comunicación oportuna con respecto a las actividades de procesamiento de documentos.
Actualizador de ACL de IDM: Este módulo probablemente se encarga de actualizar y gestionar listas de control de acceso (ACLs) dentro de DocBits, garantizando permisos adecuados y seguridad para el acceso y manejo de documentos.
1. Document Field Actions:
Invert Checkbox: This action toggles the state of a checkbox field in a document.
Set Checkbox: This sets the state of a checkbox field to either true (checked) or false (unchecked).
Set Field to Text: This action sets a specified document field to a given text value.
2. Document Actions:
Approve the Document: Marks a document as approved within the system.
Start Export: Initiates the export process for a document.
Reject the Document: Marks a document as rejected.
3. Status Actions:
Change Status: Changes the status of a document or task to a specified new status.
4. Task Actions:
Assignments and notifications:
Assign Task: Creates and assigns a task with specific details to an individual or group, including options to notify them via email.
Create a New Task: Similar to assign but focused on setting up a completely new task within the system.
5. Table Actions:
Calculate in Table: Performs calculations on table data based on specified conditions and stores the results in a designated column.
Change Entries: Updates entries in a table based on specified conditions.
6. Assignee Actions:
Assign User from Field: Assigns a user to a task or document based on user data stored in a specific field, with an option for a fallback user if the primary is unavailable.
Assign Document to User or Group: Directly assigns a document to a user or group, ensuring responsibility is designated appropriately.
7. External Interaction Actions:
Call API: Sends a request to an external API, which can be customized with specific methods, parameters, and data.
Send HTTPS Request: Similar to API calls but specifically formatted for HTTPS protocols.
8. Advanced Processing:
Run Workflow: Triggers another workflow within the system, allowing for complex process chaining.
These action cards are used to automate responses based on specific triggers identified in the earlier parts of the workflow setup. For instance:
If a document is identified as needing review, the "Approve the Document" action can be automatically triggered once it passes all specified conditions.
For data management tasks, "Set Checkbox" or "Set Field to Text" actions ensure that document fields are updated automatically, reducing manual data entry and the potential for errors.
Complex tasks like API interactions or status changes streamline interactions not only within the ERP system but also with external services and tools, enhancing integration and functionality.
The "Then..." section in your workflow system provides robust tools for defining precise actions that should occur as a result of conditions being met in the workflow. By effectively using these actions, businesses can automate routine processes, ensure data accuracy, and respond dynamically to changing information and system states. Understanding how to configure and utilize these actions is key to maximizing the efficiency and effectiveness of your ERP system's workflow capabilities.
And cards serve as condition cards that specify criteria that must be met for the workflow to continue. They effectively act as logical "AND" operators, meaning all conditions specified in these cards must be satisfied for the subsequent action to be triggered.
From the screenshots, it's clear that these cards cover a wide range of conditions, which include:
Compare with Purchase Order:
Conditions related to validation and comparison against purchase orders, such as comparing delivery dates, unit prices, or quantity differences. These are crucial for ensuring that transactions align with agreed terms.
Document Field:
These involve conditions based on specific fields within documents, such as checkboxes being marked, comparison of field values, or ensuring a document field meets a specified tolerance. This is particularly important for data integrity and automated checks within forms or document management systems.
Document:
Conditions based on document characteristics, such as type or association with a particular sub-organization. These conditions can direct workflows based on document categorization or departmental involvement.
Logic:
Logical conditions that might involve evaluations like "Continue with a chance of X%" or executing HTTPS requests, which are vital for integrations and probabilistic decision-making within workflows.
Status:
Focusing on the status of documents or tasks, these conditions ensure that only items in certain states trigger specific workflows, crucial for status-driven process management.
Table:
These involve conditions based on table data, such as matching regex patterns or comparing values within a table. Such conditions are essential for validating and manipulating large data sets.
Assignee:
Conditions based on task or document assignees. This ensures that actions are only taken when certain users are involved, enhancing accountability and task specificity.
These "And" cards are configured within the workflow to perform checks and validations that ensure the process adheres strictly to business rules and data integrity standards. For example:
A workflow might use an 'And' card to verify that an invoice's total amount matches the purchase order before triggering payment.
Another workflow could use an 'And' card to ensure a document is reviewed by specific team members before it progresses to the next stage.
"And" cards are a fundamental component of workflow systems that require precise control over process execution based on multiple conditions. They ensure that each step of a workflow only proceeds when all necessary criteria are thoroughly met, thus automating complex decision trees within business processes.
Understanding and configuring these cards correctly is crucial for leveraging the full capabilities of your workflow management system to enhance efficiency, accuracy, and compliance within organizational processes.
Purpose
This workflow card manages the execution of operations based on whether a task or document is assigned to a particular user or set of users. It employs conditional logic to either trigger or prevent specific actions, making it ideal for workflows that require user-specific handling.
Components of the Card
Operator
Description: Defines the logical condition to apply to the user assignment.
Options:
IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches any user in the specified list.
IS NOT: Triggers the operation if the assigned user of the document or task does not match any user in the specified list.
User List
Description: A list or selection of users to compare against the assigned user.
Detail: This list can include one or multiple users, allowing the card to handle both singular and multiple user conditions effectively. The selection can be made through checkboxes, a multi-select dropdown, or similar UI elements.
Functionality
User Assignment Identification: Automatically identifies the user or users assigned to a particular task or document within the ERP system.
Condition Evaluation:
Using the IS operator, the card checks if the assigned user is among those listed in the User List.
Using the IS NOT operator, the card ensures the assigned user is not among those listed.
Action Execution:
True Condition: If the user assignment meets the condition (either IS or IS NOT), relevant actions are triggered, such as notifications, task initiations, approvals, or other workflow steps.
False Condition: If the condition is not met, the document or task may pass through different routing, or alternative actions may be specified.
User Interactions
Setup and Configuration: Users configure the card by selecting an operator and specifying the relevant users from the User List. Setup should be user-friendly and intuitive to accommodate selections from potentially large user bases.
Monitoring and Reporting: The ERP system should provide functionality to monitor and report on the operations triggered by this card, offering insights into assignment accuracy and process efficiency.
Error Handling and Notifications: Users should have options to receive alerts or notifications if there are issues with the assignments, such as unassigned tasks or errors in user selection.
The "Assigned User Condition" workflow card is a critical tool for managing document and task workflows that depend on user assignments. By allowing conditions based on whether a task or document is assigned to specific users, it ensures that workflows are only triggered by appropriate user interactions, enhancing both accountability and task alignment within teams. Clearly documenting this card will help users understand its significance and integrate it effectively into their workflows, ensuring smooth and efficient operations tailored to user roles and responsibilities.
Purpose
This workflow card is designed to automate actions based on the state (checked or unchecked) of a checkbox within your ERP system. By evaluating the checkbox's condition, it facilitates the triggering of specific processes or the enforcement of certain rules within the application.
Components of the Card
Field Name
Description: Specifies the name of the checkbox field that will be evaluated.
Detail: This should match the exact field label or identifier used in the system. It determines which checkbox's state is being monitored.
Boolean
Description: Defines the condition that triggers the workflow.
Options:
True: The workflow triggers if the checkbox is checked.
False: The workflow triggers if the checkbox is unchecked.
Functionality
State Detection: The card continuously monitors the state of the specified checkbox field.
Condition Evaluation:
The system checks whether the checkbox is in the state (checked or unchecked) specified by the Boolean condition.
Action Execution:
True Condition: If the checkbox’s state matches the specified Boolean condition (either true for checked or false for unchecked), the system initiates the associated actions. These could include enabling or disabling form fields, triggering notifications, starting workflows, or updating records.
False Condition: If the checkbox’s state does not match the condition, alternative or no actions may be taken, depending on the workflow setup.
User Interactions
Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the checkbox field from a list of available fields and setting the Boolean condition. This setup process should be intuitive, typically involving a simple dropdown menu for field selection and a toggle for the Boolean condition.
Monitoring and Reporting: Provides functionalities for users to monitor the status of this condition, possibly through a dashboard that shows real-time updates on which conditions are active or triggered.
Error Handling and Notifications: Ensures that users are notified if there are any discrepancies or errors in the condition checking process, such as system failures to read the checkbox state.
The "Checkbox Field Condition" workflow card is a fundamental tool for managing dynamic forms and documents within an ERP system, where user inputs can dictate subsequent data processes. By automating actions based on the state of a checkbox, this card enhances workflow efficiency and ensures that system behaviors align with user inputs. Clear documentation of this card will help users effectively implement it within their operations, allowing for better control over form behaviors and process automations.
Purpose: This Docbits card is designed to streamline the verification process of invoices by comparing the total calculated price from the invoice against the corresponding purchase order.
Functionality:
Combined Price of Quantity Difference: The card calculates the total price by multiplying the quantity of each item listed on the invoice by the price per unit and then subtracts this total from the amount listed on the related purchase order.
Operator Value: Users can set conditions to determine how the calculated total price difference should be compared to the purchase order amount. The following operators are available:
Equals (=): Checks if the total invoice amount is exactly the same as the purchase order amount.
Not Equal (≠): Verifies that the total invoice amount differs from the purchase order amount.
Greater Than (>): Ensures the invoice amount is greater than the purchase order amount.
Less Than (<): Confirms the invoice amount is less than the purchase order amount.
Usage: This card is particularly useful for ERP Managers and financial accountants who need to automate and error-proof the reconciliation of invoices against purchase orders, ensuring financial accuracy and preventing overpayments or underpayments.
Example Scenario:
An invoice lists a total of 100 units of a product at $50 per unit, totaling $5000. The related purchase order authorized a purchase of $4500. Using the "Greater Than" operator, the card identifies and flags the discrepancy for review.
By using the "Compare with Purchase Order" card, users can automatically ensure that payments are consistent with purchase agreements, saving time and reducing human error in financial processing.
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This Card is intended to compare whether the selected fields in a document are equal/not equal, greater than... or less than... .
This card should automatically compare whether the fields, for example between net amount and gross amount, are within the specified tolerance. For example, you then enter the percentage of the VAT in the tolerance amount and enter percent in the tolerance type. The workflow can check whether the amount is correct.
Tolerance type: percent or value
Purpose: This Docbits card is designed to ensure that the confirmed delivery dates on invoices or shipping documents align with the accepted delivery dates as stipulated in the master data lookup table. It helps manage expectations and adherence to scheduled deliveries within the supply chain.
Functionality:
Confirmed Delivery Date: This component of the card captures the delivery date as confirmed on the invoice or shipping documentation.
Master Data Table Lookup: The card references a master data lookup table specified by the user (identified by the <Master Data Table> parameter). This table contains the accepted delivery dates for comparison.
Operator Value: Users can specify how the confirmed delivery date should compare to the accepted delivery date from the master data table. Available operators include:
Equals (=): Ensures that the confirmed delivery date is the same as the accepted delivery date.
Not Equal (≠): Indicates a discrepancy between the confirmed and accepted delivery dates.
Before (<): Verifies that the confirmed delivery date is earlier than the accepted delivery date.
After (>): Checks if the confirmed delivery date is later than the accepted delivery date.
Usage: This card is invaluable for ERP Managers and financial accountants who need to monitor and ensure compliance with delivery schedules. It is particularly useful in sectors where timely delivery is critical, such as manufacturing, retail, and distribution.
Example Scenario:
An invoice lists a confirmed delivery date of June 10th. The master data table, however, shows an accepted delivery date of June 15th. Setting the operator to "Before," the card confirms that the goods are scheduled for early delivery, allowing logistics planning to adjust accordingly.
By implementing the "Compare with Purchase Order: Confirmed vs. Accepted Delivery Dates" card, organizations can proactively manage their supply chain, ensuring that deliveries are planned and executed in accordance with agreed-upon timelines, thus enhancing operational efficiency and customer satisfaction.
\
This card can check whether, for example, the total amount in a document corresponds to the specified value - equal/not equal, larger or smaller.
Purpose
This workflow card is designed to automatically compare the values of two specified fields within a document based on a defined operator. It's used to enforce data integrity and ensure that document data conforms to business rules or conditions.
Components of the Card
Field Names
Description: Specifies the names of the two fields within the document that will be compared.
Detail: Users must input the exact names of the fields as they appear in the system. These fields can be any data type that supports comparison, such as numeric, date, or text fields.
Operator
Description: The comparison operator used to evaluate the relationship between the values of the two fields.
Options:
Equal (==): Checks if the value of the first field is equal to the value of the second field.
Not Equal (!=): Checks if the value of the first field is not equal to the value of the second field.
Greater Than (>): Checks if the value of the first field is greater than the value of the second field.
Greater Than or Equal (>=): Checks if the value of the first field is greater than or equal to the value of the second field.
Less Than (<): Checks if the value of the first field is less than the value of the second field.
Less Than or Equal (<=): Checks if the value of the first field is less than or equal to the value of the second field.
Functionality
Field Selection: Users input or select the names of the two fields to be compared. This is typically done through a form or a dropdown menu within the card setup.
Operator Selection: Users choose an operator from a list of available options that define how the fields should be compared.
Comparison Execution:
The system reads the values from the specified fields and applies the selected operator to evaluate the relationship between them.
Based on the result of the comparison (true or false), subsequent actions may be triggered. For example, if a comparison fails, the system might flag the document for review, block further processing, or notify responsible parties.
User Interactions
Setup and Configuration: Users configure the comparison by entering field names and selecting an operator. This setup should be straightforward and guided, possibly with help text or examples.
Monitoring and Reporting: The system can provide feedback on the results of comparisons, such as logging all comparisons made, their outcomes, and any actions taken in response to the comparison results.
Error Handling and Notifications: Users receive alerts if the comparison cannot be executed (e.g., if one of the fields is not found in the document or is not in a comparable format).
The "Document Field Comparison" workflow card is vital for maintaining data accuracy and consistency across documents in an ERP system. It helps automate checks that would otherwise be manual, error-prone, and time-consuming, enhancing efficiency and reliability in document processing. Documenting this card clearly in your ERP system's manual will assist users in effectively employing this feature, ensuring that data across documents remains consistent and in accordance with business rules.
Purpose
This card is designed to control workflow actions based on the current status of a document, using conditional logic to either trigger or restrict certain processes. It ensures that documents only proceed through workflows when they meet predefined status criteria.
Components of the Card
Operator
Description: Determines how the document status will be evaluated against a specified condition.
Options:
is: Triggers the associated actions if the document’s current status matches one of the specified statuses.
is not: Triggers the actions if the document’s status does not match any of the specified statuses.
Status ( List )
Description: Lists the specific statuses against which the document’s current status will be compared.
Examples: "Error", "Export Error", "Ready in Validation", "Ready in Review", "Pending Approval", "Pending Second Approval". These represent different stages or conditions a document might be in within a workflow process.
Functionality
Status Identification: Automatically identifies the current status of a document as it moves through the ERP system’s workflow.
Condition Evaluation: Applies the chosen operator (is or is not) to the document’s status in comparison to the listed statuses:
If is, it checks whether the document’s status matches any status in the list.
If is not, it checks whether the document’s status does not appear in the list.
Action Execution: Depending on the outcome of the condition evaluation:
True: Executes predefined actions or workflows if the condition is met.
False: Skips or triggers alternative workflows if the condition is not met.
Workflow Integration: Integrates seamlessly with other workflow components, ensuring that document handling is coordinated across the system.
User Interactions
Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the operator and specifying the relevant statuses. This setup may involve simple dropdown menus or checkboxes for selecting statuses and operators.
Monitoring and Management: Users can track the card’s activity via a dashboard, which provides insights into the status conditions being monitored and the actions being taken based on those conditions.
Error Handling and Alerts: Supports setting up alerts for process failures or mismatches in expected document statuses, enabling quick responses to operational issues.
The "Document Status Condition" workflow card is vital for ensuring that documents are processed correctly according to their current status, enhancing control and efficiency within the ERP system. Clearly documenting this card in the system's manual will help users effectively implement and manage it, leveraging its functionality to maintain smooth and compliant document workflows. This card is particularly useful in managing document lifecycles and ensuring that only documents meeting specific criteria advance to subsequent stages of business processes.
Purpose
This card is designed to manage actions on documents contingent upon their type, employing simple conditional logic (is/is not) to either trigger or prevent specific workflows. This enables precise control over how different types of documents are processed within the ERP system.
Components of the Card
Operator
Description: Determines the conditional logic applied to the document types.
Options:
is: The operation will trigger if the document's type matches one of the specified types in the list.
is not: The operation will trigger if the document's type does not match any of the types listed.
Document Types List
Description: Specifies a list of document types to which the condition will apply.
Detail: This can include a variety of document types such as "Invoice", "Purchase Order", "Contract", "Employee Record", etc., based on which the condition (is/is not) will be evaluated.
Functionality
Document Identification: The system first identifies the type of each incoming or existing document based on predefined attributes or metadata.
Condition Evaluation:
If the operator is is, the card checks if the document type is in the provided list.
If the operator is is not, the card checks if the document type is not in the list.
Action Triggering: Depending on the result of the condition evaluation:
True: Initiates the associated operations or workflows if the condition is met.
False: The process is bypassed or an alternative operation is triggered if the condition is not met.
Integration and Automation: Seamlessly integrates with other system components, ensuring that document handling is automated and adheres to organizational workflows and policies.
User Interactions
Configuration: Users must specify the operator and list the document types when setting up the card. This setup may include interface elements like dropdowns or checkboxes to select document types and operators.
Monitoring and Adjustments: Users can monitor the outcomes and effectiveness of this card through logs and reports generated by the ERP system. Adjustments can be made to the list or the operator based on evolving business needs.
Error Handling and Feedback: Provides feedback mechanisms for errors encountered during operation. Users can set up alerts for when conditions fail, ensuring prompt attention to issues.
The "Document Type Condition" workflow card plays a crucial role in managing document-based operations with precision and flexibility. By using simple conditional logic, it helps ensure that documents are processed appropriately, enhancing efficiency and compliance. Documenting this card clearly will help users understand how to implement and utilize it effectively, making it a valuable part of your ERP system's documentation.
In Order Confirmation Purchase Order
This logic card is designed to automatically verify that the quantity, unit price, or discount detailed in an order confirmation matches the corresponding figures in the purchase order. This verification ensures consistency and accuracy between what was ordered and what the supplier confirms to deliver.
The logic is activated when any of the following conditions are met in an order confirmation relative to the original purchase order:
Quantity: The quantity of items ordered matches the quantity confirmed by the supplier.
Unit Price: The price per item agreed upon matches the supplier's confirmation.
Discount: Any discounts applied are consistent between the purchase order and the order confirmation.
Equals: If the order confirmation's quantity, unit price, or discount exactly matches the purchase order, the system considers the confirmation as valid and proceeds with the next steps in the procurement process.
Not Equal: If there's a discrepancy in the quantity, unit price, or discount, the system flags the order confirmation for manual review. This ensures any mismatches are resolved before moving forward.
Accuracy and Consistency: Maintains accuracy in the procurement process, ensuring that payments and deliveries are made based on correct figures.
Efficiency: Automates the verification process, reducing the need for manual checks and speeding up order processing.
Cost Control: Helps prevent overpayments or incorrect deliveries by catching discrepancies early in the process.
Define Comparison Parameters: Set up the specific fields (quantity, unit price, discount) that the logic card will check for a match.
Automate Verification: Configure the system to automatically compare these details upon receipt of an order confirmation.
Customize Alerts: Decide on the workflow for handling discrepancies, including customization of alerts for manual review.
This logic card is vital for ensuring that the details of an order confirmation align with the original purchase order, safeguarding the integrity of the procurement cycle. ``
Purpose
This workflow card facilitates operations based on the assignment of a task or document to a single, specific user. Using a direct conditional logic approach, it manages workflows that require targeted user engagement, ensuring precision in user-based task handling.
Components of the Card
Operator
Description: Specifies the logic to apply to the user assignment.
Options:
IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches the specified user.
IS NOT: Triggers the operation if the assigned user does not match the specified user.
User
Description: Allows selection of a single user against whom the assigned user will be compared.
Detail: This involves a simple dropdown or autocomplete field where one user can be selected at a time.
Functionality
User Assignment Identification: Identifies the user currently assigned to a specific task or document.
Condition Evaluation:
For the IS operator, the card checks if the assigned user is the same as the user selected.
For the IS NOT operator, it verifies that the assigned user is different from the selected user.
Action Execution:
True Condition: If the assignment meets the set condition (IS or IS NOT), it triggers predefined actions, which could include moving forward with approvals, initiating further tasks, sending notifications, or other related workflows.
False Condition: If the condition fails, the system can reroute the task, hold it for review, or trigger alternative predefined actions.
User Interactions
Setup and Configuration: Users set up the card by choosing an operator and selecting a user from the user field. This setup should be straightforward, ensuring easy user selection and configuration.
Monitoring and Reporting: Offers tools for monitoring the card’s performance, such as tracking which tasks are triggered by specific user assignments and the outcomes of these triggers.
Error Handling and Notifications: Provides mechanisms to alert users if tasks are incorrectly assigned or if operational errors occur due to assignment issues.
The "Single Assigned User Condition" workflow card is essential for precise, user-specific document and task management within an ERP system. It simplifies workflows by focusing on individual user assignments, thus ensuring that actions are only executed when appropriate, based on the user's role and responsibilities. Documenting this card clearly will assist users in understanding its application, allowing them to implement and manage it effectively within their daily operations. This documentation ensures that all potential users can easily grasp the card's purpose and integrate it seamlessly into their workflows.
Purpose
This workflow card is tailored to manage operations on documents based on a single, specified document status. By simplifying the condition to one status, the card is focused on very specific workflow triggers, making it ideal for targeted document processing activities within an ERP system.
Components of the Card
Operator
Description: Specifies the method for evaluating the document’s status against the selected condition.
Options:
is: Triggers the operation if the document's current status matches the selected status.
is not: Triggers the operation if the document's current status does not match the selected status.
Status
Description: Allows the selection of a single document status to set the condition.
Examples of Statuses: "Error", "Export Error", "Ready in Validation", "Ready in Review", "Pending Approval", "Pending Second Approval".
Detail: Users choose one status from a dropdown or a set of radio buttons. This status then serves as the criterion for the card’s operation.
Functionality
Document Status Identification: Identifies the current status of a document as it is processed through the ERP system.
Condition Evaluation:
Based on the operator selected (is
or is not
), the card checks whether the document's current status aligns with the chosen status criterion.
Action Execution:
True Condition: If the status matches (or does not match, based on the operator), the corresponding action is initiated. This could be routing for further processing, notification generation, or other predefined workflows.
False Condition: If the condition is not met, no action is taken, or an alternate pathway is triggered.
Integration with Other Workflows: Even though it's designed for single-status evaluation, this card can be effectively integrated into broader workflow sequences to ensure precise document handling.
User Interactions
Setup and Configuration: Users set up the card by selecting an operator and then choosing one status from the available options. This selection process is straightforward and designed to prevent confusion.
Monitoring and Reporting: Enables monitoring through system-generated reports or dashboards that track the processing of documents based on their status, helping to oversee the effectiveness of the implemented workflows.
Error Handling and Notifications: Configurable to alert users to any processing anomalies or to flag documents that do not meet the set conditions, ensuring prompt attention and resolution.
The "Single Document Status Condition" workflow card simplifies document management by focusing on individual status conditions. This specification helps in cases where precise control over document flows is necessary, especially in environments with stringent processing criteria. Documenting this version of the card clearly will ensure that users fully understand its application and can effectively integrate it within their daily operations, enhancing both compliance and efficiency in document processing.