DocBits ist eine cloudbasierte Lösung zur Dokumentenerfassung, die die Leistung von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) nutzt, um Informationen aus verschiedenen Arten von Dokumenten unabhängig von ihrem Format effektiv zu erkennen, zu klassifizieren, zu analysieren und zu extrahieren. Hier sind die wichtigsten Merkmale im Detail:

• Dokumentenerkennung: DocBits verwendet KI-Algorithmen, um Dokumente genau zu identifizieren und zu erkennen, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder als elektronische Dateien vorliegen.

• Dokumentenklassifizierung: Es klassifiziert Dokumente in relevante Kategorien, um eine einfache Organisation und Wiederherstellung zu ermöglichen.

• Datenextraktion: DocBits extrahiert wichtige Daten aus Dokumenten und wandelt unstrukturierte Informationen in strukturierte Daten um, die in Ihren Arbeitsablauf integriert werden können.

• Maschinelles Lernen: Das System lernt kontinuierlich dazu und verbessert seine Erkennungsgenauigkeit mit jedem verarbeiteten Dokument, was es im Laufe der Zeit effizienter macht.

• Schwarmintelligenz: DocBits nutzt Schwarmintelligenz, um seine Lernfähigkeiten zu verbessern und ein selbstverbesserndes System zu schaffen.

Benutzerunterstützung

Sollten Sie beim Verwenden von DocBits auf Herausforderungen stoßen oder Fragen haben, konsultieren Sie bitte dieses Benutzerhandbuch oder wenden Sie sich an unser Support-Team um Hilfe. Unser Engagement besteht darin, allen Benutzern ein reibungsloses Erlebnis zu bieten. Klicken Sie einfach auf die Support-Schaltfläche in Ihrer DocBits-App und Sie können ein Support-Ticket erstellen.

Sie können uns auch über unsere FELLOPRO-Seite kontaktieren:

Im Validierungsbildschirm können Sie direkt ein Ticket erstellen und einen Screenshot des Problems hinzufügen.

Nachdem Sie sich mit Ihren Anmeldedaten angemeldet haben, werden Sie zur Startseite des DocBits-Dashboards weitergeleitet. Dies ist die Hauptseite, auf der Sie alle Ihre importierten Dokumente sehen und verwalten können.

Vom Dashboard aus klicken Sie auf das Symbol für erweiterte Einstellungen, wie unten dargestellt

Es wird dann das folgende Menü angezeigt

Wählen Sie die Schaltfläche "Dashboard-Spalten für Organisation festlegen" aus, und es wird eine Liste aller Spaltennamen angezeigt.

Aus diesem Menü können Sie die Spaltennamen auswählen und die Pfeile verwenden, um die gewünschten Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen.

Die Dokumentenfusion ermöglicht es Ihnen, mehrere Dokumente zu kombinieren.

Zunächst müssen Sie die Dokumente auswählen, die Sie fusionieren möchten. Dies kann geschehen, indem Sie die Kontrollkästchen der Dokumente auswählen. Sobald Sie die Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten.

Ein Menü wird dann angezeigt. Wählen Sie die Option "Fusionieren", die sich unten befindet.

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Erste Schritte

• Anmeldung und Navigation: Wie man auf Docbits zugreift und durch die Benutzeroberfläche navigiert.

• Erstkonfiguration: Einrichten von Docbits für die erstmalige Verwendung.

Tägliche Verwendung

• Dokumenteneinreichung: Anweisungen zur Einreichung von Dokumenten in Docbits.

• Dokumentüberprüfung und Genehmigung:

• Bestellungen genehmigen: Schritte zur Überprüfung und Genehmigung von Bestellformularen.

• Rechnungen bearbeiten: Anleitung zur Bearbeitung eingehender Rechnungen zur Zahlung.

Dokumentenverwaltung

• Suchen und Abrufen: Wie man Dokumente innerhalb von Docbits findet und darauf zugreift.

• Bearbeiten und Aktualisieren: Dokumente bearbeiten und ihren Status aktualisieren.

Fehlerbehebung

• Häufige Probleme: Lösungen für häufige Probleme, auf die Benutzer stoßen.

• Support-Kontakt: Wie man den Support für Hilfe erreicht.

Wenn Sie nach einem bestimmten Dokument oder Dokumenten suchen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung. In der Suchleiste haben wir Ihnen verschiedene Tools zur Verfügung gestellt, um das von Ihnen gesuchte Dokument zu finden. Um darauf zuzugreifen, wählen Sie das folgende Symbol aus.

Die folgenden Filteroptionen stehen Ihnen zur Verfügung.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, nach Dokumententyp, Status des Dokuments, dem Beauftragten des Dokuments und nach dem Datum zu filtern.

Wenn Sie ein detailliertes Protokoll aller in Ihre DocBits-Umgebung importierten Dokumente anzeigen möchten, befolgen Sie diese Schritte.

Wählen Sie im DocBits-Dashboard die Option Erweiterte Einstellungen aus.

Nachdem die Leiste "Erweiterte Einstellungen" angezeigt wird, wählen Sie die Schaltfläche Import-Protokoll aus.

Es wird eine Tabelle angezeigt, die alle kürzlich importierten Dokumente sowie andere relevante Informationen zu diesen enthält.

Der Validierungsbildschirm ermöglicht es Ihnen, alle importierten Dokumente zu überprüfen, zu bearbeiten und zu validieren. Sie können den Namen des Dokuments, die Anzahl der Seiten, aus denen es besteht, das Importdatum und seinen Status sehen. Die Schaltfläche Aktionen ermöglicht es Ihnen, das Dokument zuzuweisen, neu zu starten, zu validieren oder zu löschen.

Rechts neben der Suchleiste finden Sie weitere Dashboard-Werkzeuge.

• Aktualisieren der Liste: Dies wird verwendet, um das Dashboard zu aktualisieren, ohne Ihren Browser-Tab neu laden zu müssen.

• Erweiterte Einstellungen: Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

• Analytik: Dies bietet Ihnen weitere Einblicke in die Dokumente, die Sie in DocBits hochgeladen haben.

• Hochladen: Weitere Informationen zu diesem Thema im nächsten Abschnitt.

Wenn Sie die DocBits-Software zur Dokumentenverarbeitung verwenden, ist es wichtig zu verstehen, welche verschiedenen Dokumentenstatus Ihre Dateien haben können. Hier ist eine vollständige Liste aller möglichen Dokumentenstatus in DocBits:

• WatchDog Start: Das Watchdog-Modul wird gestartet.

• WatchDog Split: Das Dokument wird im Watchdog aufgeteilt.

• WatchDog Upload: Das Dokument wird im Watchdog hochgeladen.

• Upload: Das Dokument wird hochgeladen.

• OCR: Die optische Zeichenerkennung (OCR) wird derzeit auf dem Dokument ausgeführt.

• Klassifizierung: Das Dokument wird klassifiziert.

• Zugferd-Import: Ein Zugferd-Dokument wird importiert.

• Bereit zur Validierung: Das Dokument ist bereit zur Validierung.

• Zugferd-Export: Ein Zugferd-Dokument wird exportiert.

• Workflow: Ein Workflow wird derzeit mit diesem Dokument ausgeführt.

• Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss genehmigt werden.

• Zweite Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss ein zweites Mal genehmigt werden.

• Automatische Buchhaltung: Die automatische Buchhaltung läuft.

• Export: Das Dokument wird exportiert.

• Fehler: Ein Fehler ist im Dokument aufgetreten.

Beim Navigieren Ihrer Dokumente in DocBits können Sie einfach die Escape (ESC)-Taste auf Ihrer Tastatur drücken, um zum Hauptbereich des Dashboards zurückzukehren (auf der Seite, von der aus Sie das gerade verlassene Dokument aufgerufen haben).

Der zweite Teil des Dashboards ist eine Übersicht über alle hochgeladenen Dokumente. Sie können alle Dokumente anzeigen oder nur die Ihnen zugewiesenen. Sie können auch nach Dokumenten nach Namen suchen.

Die Daten werden innerhalb von Sekunden extrahiert, und der Status ändert sich von "In Bearbeitung" auf "Bereit zur Validierung".

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle fortgeschrittenen Sendungen. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um ein maßgeschneidertes Seherlebnis zu erzielen.

In diesem Abschnitt können Sie Dokumente anzeigen, die als Duplikate gekennzeichnet wurden. Um zu beginnen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche rechts, wie unten angegeben:

Sobald Sie die Schaltfläche drücken, erscheint am Ende der Seite eine Tabelle, die alle identifizierten Duplikate anzeigt.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle Bestellungen. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität für ein maßgeschneidertes Seherlebnis verwenden.

Um Ihre Einstellungen zu konfigurieren, klicken Sie auf das Benutzer-Icon in der unteren linken Ecke des Bildschirms. Hier können Sie mehrere Optionen anpassen:

Sprache

• Bevorzugte Sprache auswählen: Wählen Sie Ihre gewünschte Sprache aus den verfügbaren Optionen.

Dark Mode

• Zum Dark Mode wechseln: Aktivieren oder deaktivieren Sie den Dark Mode für ein angenehmeres Seherlebnis.

Benutzereinstellungen

In diesem Abschnitt können Sie die folgenden Präferenzen anpassen:

• Datumsformat: Passen Sie an, wie Daten angezeigt werden.

• Betragsformatierung: Legen Sie Ihr bevorzugtes Format für numerische Werte fest.

• Name: Aktualisieren Sie Ihren Namen.

• Passwort: Ändern Sie Ihr Passwort zur Sicherheit Ihres Kontos.

• Schriftgröße: Passen Sie die Textgröße für bessere Lesbarkeit an.

• Dual Monitor Mode: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie zwei Monitore verwenden.

Ausloggen

• Ausloggen: Klicken Sie hier, um sich sicher von Ihrem Konto auszuloggen .

Einführung

Dieses Dokument bietet einen umfassenden Leitfaden zur Verwendung des Bestellabgleichsystems innerhalb Ihrer ERP-Plattform. Das PO-Abgleichsystem automatisiert die Abstimmung von Bestellungen mit eingehenden Rechnungen, um sicherzustellen, dass finanzielle Transaktionen korrekt sind und Unstimmigkeiten schnell behoben werden.

Erste Schritte

Um mit dem PO-Abgleichsystem zu beginnen, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Berechtigungen von Ihrem Systemadministrator eingerichtet wurden. Sie benötigen Zugriff auf sowohl die Bestelldaten als auch die entsprechenden Rechnungsdaten im System.

Systemanforderungen

• Zugriff auf die Bestell- und Rechnungsmodule innerhalb des ERP-Systems.

• Geeignete Benutzerberechtigungen zum Anzeigen und Abgleichen von Finanzdokumenten.

Hauptfunktionen

• Automatische Datenerfassung: Extrahiert und interpretiert automatisch Daten aus digitalen Rechnungen.

• Datenvergleich: Vergleicht extrahierte Rechnungsdaten mit vorhandenen Bestelldaten.

• Abgleichüberprüfung: Überprüft Übereinstimmungen anhand vordefinierter Regeln und Toleranzen.

• Unstimmigkeitsberichterstattung: Identifiziert und meldet Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen und Bestellungen.

• Prüfpfad: Führt ein Protokoll aller Aktionen für Compliance und Überprüfung.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche des PO-Abgleichsystems umfasst in der Regel die folgenden Komponenten:

• Dashboard: Übersicht über den Abgleichstatus und die letzten Aktivitäten.

• Such- und Filtertools: Funktionen zum Suchen und Filtern von Bestellungen und Rechnungen.

• Abgeglichene Datensätze: Bereich, der erfolgreich abgeglichene Datensätze anzeigt.

• Unstimmigkeiten: Bereich, der Datensätze mit Unstimmigkeiten anzeigt, die überprüft oder bearbeitet werden müssen.

• Berichte: Zugriff auf detaillierte Berichte und Exportoptionen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung des PO-Abgleichs

1. Zugriff auf das PO-Abgleichmodul

Navigieren Sie vom Hauptmenü Ihres ERP-Systems zum PO-Abgleichmodul.

2. Rechnungen importieren oder darauf zugreifen

• Automatischer Import: Wenn Ihr System für die automatische Datenerfassung eingerichtet ist, werden Rechnungen automatisch in das System importiert.

• Manuelles Hochladen: Falls erforderlich, laden Sie Rechnungsdateien manuell über die bereitgestellte Benutzeroberfläche hoch.

3. Automatisch abgeglichene Rechnungen überprüfen

• Überprüfen Sie Rechnungen, die automatisch mit Bestellungen abgeglichen wurden.

• Überprüfen Sie die Details des Abgleichs, einschließlich Artikelnummern, Mengen und Preise.

4. Unstimmigkeiten behandeln

• Greifen Sie auf den Bereich "Unstimmigkeiten" zu, um Rechnungen zu überprüfen, die nicht automatisch abgeglichen werden konnten.

• Passen Sie Mengen oder Preise bei Bedarf manuell an oder markieren Sie die Rechnung für eine weitere Überprüfung.

5. Manueller Abgleich

Für nicht automatisch abgeglichene Rechnungen:

• Verwenden Sie die Such- und Filtertools, um die entsprechende Bestellung zu finden.

• Überprüfen und gleichen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung ab.

Der Aufgabenzähler befindet sich in der oberen rechten Ecke der Startseite des Dashboards.

Hier können Sie sehen, wie viele Dokumente sich in Ihrer Warteschlange zur Verarbeitung befinden

und wie viele Dokumente jetzt zur Validierung bereit sind.

Die Funktion KI-extrahierte Tabelle ermöglicht es Benutzern, die extrahierten Daten aus dem Rechnungsdokument einfach zu manipulieren und anzupassen. Hier sind die wichtigsten Funktionen und Anweisungen zur Verwendung:

• Spalten löschen: Wenn bestimmte Spalten in der extrahierten Tabelle nicht benötigt werden, können Benutzer sie einfach entfernen, indem sie auf das "Spalte löschen" Symbol (dargestellt durch drei vertikale Punkte) neben dem Spaltenkopf klicken. Dies hilft, die Tabelle zu entrümpeln und sich nur auf relevante Informationen zu konzentrieren.

• Währungsformat ändern: Das Währungsformat kann geändert werden, indem das gewünschte Format aus dem Dropdown-Menü neben dem Feld "Währung" ausgewählt wird. Dadurch werden die Währungswerte im bevorzugten Format angezeigt, was die Interpretation und Analyse der Finanzdaten erleichtert.

• Anzeigen/Ausblenden nicht zugeordneter Spalten: Standardmäßig sind nur die zugeordneten Spalten (Spalten mit extrahierten Daten) in der Tabelle sichtbar. Benutzer können jedoch wählen, ob sie die nicht zugeordneten Spalten anzeigen oder ausblenden möchten, indem sie auf die Schaltfläche "Nicht zugeordnete Spalten ausblenden" oder "Nicht zugeordnete Spalten anzeigen" am unteren Rand der Tabelle klicken. Diese Funktion ist nützlich, wenn Benutzer alle verfügbaren Spalten überprüfen möchten, auch wenn sie derzeit keine Daten enthalten.

• Ändern der Tabellenüberschriften: Die Tabellenüberschriften (Spaltennamen) können geändert werden, indem auf die Überschrift geklickt und der gewünschte Name eingegeben wird. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, die Spaltennamen an ihre Terminologie oder Vorlieben anzupassen, was die Daten lesbarer und verständlicher macht.

Diese Funktionen bieten Benutzern Flexibilität und Kontrolle über die extrahierten Daten, sodass sie die Informationen entsprechend ihren spezifischen Anforderungen und Vorlieben anpassen können. Die KI-extrahierte Tabelle zielt darauf ab, das Benutzererlebnis zu verbessern, indem sie eine nahtlose und intuitive Möglichkeit bietet, mit Rechnungsdaten zu interagieren und sie zu analysieren.

Hier können Sie Ihre Aufgaben im Auge behalten. Sie können zwischen zwei verschiedenen Layouts wählen – eines ist etwas detaillierter als das andere. Sie können Aufgaben auch nach verschiedenen Kriterien filtern, z. B. ob sie Ihnen zugewiesen sind oder den Status der Aufgabe.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle Rechnungen. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um ein maßgeschneidertes Anzeigeerlebnis zu schaffen.

Docbits ist ein fortschrittliches System, das darauf ausgelegt ist, den Abgleich von Bestelldaten (POs) mit eingehenden Rechnungsdokumenten zu automatisieren. Dieses Tool ist speziell für die effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungsdaten innerhalb von ERP-Systemen konzipiert. Diese Dokumentation erläutert die Grundlagen des automatischen Abgleichs durch Docbits und definiert die spezifischen Regeln, die für einen erfolgreichen Abgleich erforderlich sind.

Grundprinzipien der automatischen Abgleichung in Docbits

Datenextraktion: Docbits startet den Prozess, indem relevante Daten aus digitalisierten Rechnungsdokumenten extrahiert werden. Typischerweise umfasst diese Daten die Artikelnummern, Mengen und Stückpreise jeder Rechnungsposition. Die Präzision dieser Extraktion ist entscheidend, da sie die Grundlage für den nachfolgenden Abgleichprozess bildet.

Vergleich mit PO-Daten: Die extrahierten Daten werden mit den entsprechenden Informationen in den gespeicherten Bestellungen verglichen. Docbits überprüft, ob die Artikelnummern, Mengen und Preise mit denen in den POs übereinstimmen. Für einen erfolgreichen Abgleich müssen die Daten in den Rechnungen den Daten in den Bestellungen entsprechen, unter Berücksichtigung definierter Toleranzgrenzen.

Automatischer Abgleich: Basierend auf den Vergleichsergebnissen führt Docbits den Abgleich durch. Das System überprüft, ob die Abgleichkriterien innerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen liegen. Wenn diese Kriterien erfüllt sind, wird der Abgleich als erfolgreich betrachtet.

Berichterstattung: Nach Abschluss des Abgleichprozesses generiert Docbits Berichte, die den Status der Abgleiche anzeigen. Diese Berichte informieren über erfolgreich abgeglichene Rechnungen und identifizieren Abweichungen.

Definition der Abgleichregeln

Artikelnummer: Die Artikelnummer auf der Rechnung muss genau mit der Artikelnummer in der Bestellung übereinstimmen. Es gibt keine Toleranz für Abweichungen bei den Artikelnummern.

Mengen: Die Menge der gelieferten Waren auf der Rechnung kann innerhalb eines vordefinierten Toleranzbereichs variieren. Typischerweise könnte eine Toleranz von ±5% akzeptabel sein, um geringfügige Unterschiede in den Liefermengen zu berücksichtigen.

Preise: Preisabweichungen sind bis zu einer festgelegten Schwelle tolerierbar. Eine übliche Toleranz könnte ±2% des Preises betragen, um geringfügige Unterschiede in Preisangaben zu akzeptieren, die aus Rundungsunterschieden oder Währungsschwankungen resultieren.

Abgleichstatus:

• Vollständiger Abgleich: Alle Datenpunkte (Artikelnummer, Menge und Preis) liegen innerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen.

• Teilabgleich: Ein oder mehrere Datenpunkte weichen außerhalb der Toleranzgrenzen ab, aber die Abweichungen sind minimal und erfordern eine manuelle Überprüfung.

• Kein Abgleich: Signifikante Abweichungen in einem oder mehreren Datenpunkten, die sofortige Korrektur oder weitere Untersuchungen erfordern.

Die präzise Definition dieser Regeln und die Festlegung von Toleranzgrenzen sind entscheidend für die Effizienz des automatischen Abgleichs und die Reduzierung manueller Eingriffe. Docbits ermöglicht eine flexible Konfiguration dieser Parameter, um den Anforderungen verschiedener Unternehmen und Branchen gerecht zu werden.

Overview

Save Button:

Speichern-Button: Zweck: Speichert den aktuellen Zustand des Dokuments oder Skripts, an dem gearbeitet wird. Anwendungsfall: Nach Änderungen oder Anmerkungen an einem Dokument verwenden Sie diese Schaltfläche, um sicherzustellen, dass alle Modifikationen gespeichert werden.

Besondere Regeln hinzufügen: Besondere Regeln hinzufügen / Skript in DocBits hinzufügen: Zweck: Ermöglicht Benutzern die Implementierung spezifischer Regeln oder Skripte, die anpassen, wie Dokumente verarbeitet werden. Anwendungsfall: Verwenden Sie diese Funktion, um Aufgaben wie Datenerfassung oder Formatvalidierung zu automatisieren und die Effizienz des Workflows zu steigern. Hier Skript in DocBits hinzufügen

Fuzzy-Felder: Zweck: Hilft bei der Identifizierung und Korrektur von Feldern, in denen die Daten möglicherweise nicht perfekt übereinstimmen, aber nahe genug sind. Anwendungsfall: Nützlich in Validierungsprozessen, bei denen exakte Übereinstimmungen nicht immer möglich sind, wie leicht falsch geschriebene Namen oder Adressen.

Pflichtfelder: Es gibt Felder, die für weitere Bearbeitungen erforderlich sind; diese können in den Einstellungen bearbeitet werden. Verwenden Sie den Tooltipp, um herauszufinden, ob:

• Es sich um ein Pflichtfeld (erforderlich) handelt

• Eine Validierung erforderlich ist

• Geringes Vertrauen besteht

• Vollständige Steuerbetragsabweichung vorliegt

Vergrößerungsglas:

Vergrößerungsglas (Magnify Glass): Zweck: Bietet eine vergrößerte Ansicht eines ausgewählten Bereichs des Dokuments. Anwendungsfall: Hilft bei der Untersuchung feiner Details oder kleiner Texte in Dokumenten und gewährleistet die Genauigkeit bei der Dateneingabe oder -überprüfung.

Neues Fenster öffnen:

Neues Fenster öffnen: Zweck: Öffnet ein neues Fenster für den Vergleich von Dokumenten nebeneinander oder für Multitasking. Anwendungsfall: Nützlich, wenn zwei Dokumente verglichen oder zusätzliche Informationen ohne Verlassen des aktuellen Dokuments referenziert werden.

Tastenkombinationen:

Tastenkombinationen: Zweck: Ermöglicht Benutzern, Aktionen schnell mit Tastenkombinationen auszuführen. Anwendungsfall: Steigert die Geschwindigkeit und Effizienz bei der Navigation und Verarbeitung von Dokumenten, indem die Abhängigkeit von Mausnavigation minimiert wird.

Aufgaben:

Um interne Informationen zu teilen, können Sie Aufgaben erstellen und diese einem bestimmten Mitarbeiter oder einer Gruppe innerhalb des Unternehmens zuweisen. Aufgaben: Zweck: Ermöglicht Benutzern, Aufgaben im Zusammenhang mit Dokumenten zu erstellen und sie Teammitgliedern zuzuweisen. Anwendungsfall: Erleichtert die Zusammenarbeit und das Aufgabenmanagement innerhalb von Teams, sodass jeder über seine Verantwortlichkeiten informiert ist.

Annotierungsmodus:

Sie können Anmerkungen zu einem Dokument hinterlassen. Dies kann hilfreich sein, um Informationen für andere Benutzer bereitzustellen, die dieses Dokument weiter bearbeiten. Annotierungsmodus: Zweck: Ermöglicht es Benutzern, Notizen oder Anmerkungen direkt im Dokument zu hinterlassen. Anwendungsfall: Nützlich, um Feedback, Anweisungen oder wichtige Hinweise für andere Teammitglieder bereitzustellen, die später an dem Dokument arbeiten.

Zusammenführen:

Dokumente können hier zusammengeführt werden, beispielsweise wenn eine Seite einer Rechnung fehlte; diese Seiten können später auf diese Weise zusammengeführt werden, ohne dass das gesamte Dokument gelöscht oder erneut hochgeladen werden muss. Dokumente zusammenführen: Zweck: Kombiniert mehrere Dokumente in einer einzigen Datei. Anwendungsfall: Praktisch in Szenarien, in denen Teile eines Dokuments separat gescannt wurden und konsolidiert werden müssen.

OCR-Ansicht:

In der OCR-Ansicht wird der Text automatisch aus dem Dokument herausgefiltert. Dies wird verwendet, um relevante Merkmale wie die Postleitzahl, die Vertragsnummer, die Rechnungsnummer und die Sortierung eines Dokuments zu erkennen. OCR-Ansicht: Zweck: Erkennt automatisch Text innerhalb von Dokumenten mithilfe von Optical Character Recognition-Technologie. Anwendungsfall: Optimiert den Prozess der Digitalisierung von gedruckten oder handgeschriebenen Texten, sodass sie durchsuchbar und bearbeitbar werden.

Ticket erstellen:

Im Gegensatz zu Aufgaben, die intern im Unternehmen weitergegeben werden, ist dieses Supportticket wichtig, um uns zu benachrichtigen und sofort ein Ticket im Falle von Fehlern und/oder Abweichungen zu erstellen. Dies erleichtert den Prozess erheblich, da Sie den Fehler sofort mit dem entsprechenden Dokument senden können. Es gibt auch die Möglichkeit, die Priorität festzulegen, einen Screenshot des Dokuments zu machen oder eines hochzuladen. Ticket erstellen: Zweck: Ermöglicht es Benutzern, Probleme oder Abweichungen zu melden, indem sie ein Supportticket erstellen. Anwendungsfall: Essentiell für die schnelle Lösung von Problemen und Bugs, um die Integrität und den reibungslosen Betrieb des Systems aufrechtzuerhalten.

Dokumentskriptprotokolle:

Skripte können in den Einstellungen unter Dokumenttypen erstellt werden; diese Informationen werden dann hier angezeigt. Dokumentskriptprotokolle: Zweck: Zeigt Protokolle an, die sich auf Skripte beziehen, die für verschiedene Dokumenttypen implementiert wurden. Anwendungsfall: Nützlich zum Nachverfolgen und Debuggen von Skriptaktionen auf Dokumenten, um den Benutzern zu helfen, die automatisierten Prozesse zu verstehen und eventuelle Probleme zu beheben.

Weitere Einstellungen:

Dokument aufteilen: Hier können Sie das Dokument aufteilen und Seiten schneiden oder löschen, die nicht benötigt werden. Dokument aufteilen: Zweck: Ermöglicht es Benutzern, ein Dokument in separate Teile zu teilen, indem Seiten entfernt oder isoliert werden, die nicht benötigt werden. Anwendungsfall: Ideal beim Umgang mit mehrseitigen Dokumenten, bei denen nur bestimmte Abschnitte für die Verarbeitung oder Überprüfung erforderlich sind.

Dokument verbessern: Das Dokument wird zurückgesetzt. Dokument verbessern: Zweck: Setzt das Dokument auf seinen ursprünglichen Zustand zurück, um eine erneute Bewertung oder weitere Änderungen vorzunehmen. Anwendungsfall: Nützlich, wenn anfängliche Änderungen rückgängig gemacht werden müssen oder das Dokument für eine weitere Bearbeitung aufgefrischt werden muss. Hier benötigen wir zusätzliche ML-Vision, um die Dokumentenqualität zu verbessern.

Dokumentenfluss: Hier finden Sie den Fluss des Dokuments. Zweck: Zeigt die Abfolge und den Fortschritt der Dokumentenverarbeitung innerhalb des Systems. Anwendungsfall: Hilft dabei, den Dokumentenstatus durch verschiedene Phasen zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Verarbeitungsschritte eingehalten werden.

Zur Layoutvorlage gehen: Mit dieser Option werden Sie weitergeleitet und können Ihr Layout bearbeiten oder die Standardvorlage verwenden. Zweck: Leitet Benutzer zu einem Layout-Editor weiter, in dem sie vorhandene Vorlagen ändern oder eine Standardvorlage anwenden können. Anwendungsfall: Ermöglicht die Anpassung von Dokumentenlayouts, um spezifische geschäftliche Anforderungen oder Präferenzen zu erfüllen und die visuelle sowie funktionale Übereinstimmung des Dokuments mit den Unternehmensstandards zu verbessern.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle Versandaufträge. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um ein maßgeschneidertes Anzeigeerlebnis zu schaffen.

Ein Leitfaden zum Hochladen von Dokumenten in DocBits.

Technischer Support in DocBits

Hilfe-Icons

Hilfe-Icons wurden überall in DocBits platziert, um Ihnen beim Erlernen und Verstehen der tatsächlichen Funktion eines Features und wie es Ihnen bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente helfen kann, zu unterstützen.

Diese Hilfe-Icons sehen wie folgt aus

Ticket erstellen

Dies ist ein Tool, das Ihnen auf dem Validierungsbildschirm zur Verfügung steht, falls beim Validieren Ihres Dokuments in DocBits ein Problem auftritt.

Dieses Feature befindet sich im Menü über dem Bereich der Dokumentenvorschau, wie unten dargestellt

Nach dem Klick wird Ihnen das folgende Ticket-Formular angezeigt.

Hier tragen Sie Ihre Details ein und beschreiben den Fehler. Sie können auch, falls zutreffend, einen Screenshot des Problems anhängen und eine relevante Datei anfügen.

Installation und Einstellungen

Nach dem Herunterladen der Datei WatchDog.exe suchen Sie auf Ihrem Windows-Gerät nach Eingabeaufforderung → Als Administrator ausführen.

Sobald dies geöffnet ist, rufen Sie die Datei auf, indem Sie den Pfad eingeben, an dem die Datei WatchDog.exe auf Ihrem Gerät gespeichert ist, wie unten gezeigt

Geben Sie nach dem Dateipfad install ein und drücken Sie ENTER auf Ihrer Tastatur

Sie sollten die folgende Fehlermeldung erhalten, da die Anwendung im UI-Modus gestartet wird und noch keine Konfiguration vorhanden ist.

Die Anwendung wird nach der Installation automatisch geöffnet. Gehen Sie oben zu Einstellungen und hier sehen Sie 2 separate Abschnitte.

Ordner-Einstellungen

Hier konfigurieren Sie die Dateipfade, in denen die Dokumente gelesen und verarbeitet werden. Der Lese-Pfad ist für die Dokumente, die Sie möchten, dass WatchDog extrahiert und verarbeitet, während der verarbeitete Pfad verwendet wird, um anzuzeigen, welche Dokumente aus dem Leseordner extrahiert und verarbeitet wurden.

Allgemeine Einstellungen

Hier konfigurieren Sie Ihre DocBits-Anwendung mit WatchDog. Sie müssen Ihre DocBits-Umgebung, den API-Schlüssel und den Dokumententyp (wie oben angegeben) eingeben. Um mehr als einen Dokumententyp hinzuzufügen, trennen Sie die Namen der Dokumententypen durch ein Komma (RECHNUNG, LIEFERSCHEIN, BESTELLUNG usw.).

Wenn eine ungültige Konfiguration für eines der Felder eingegeben wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung wie die unten gezeigte.

Sobald dies abgeschlossen ist, kehren Sie zum Bereich Eingabeaufforderung zurück und führen Sie die Datei WatchDog.exe erneut aus, und dieses Mal wird sie aufgrund der nun vorhandenen Konfigurationen korrekt installiert.

Um die Anwendung im UI-Modus zu starten, führen Sie den folgenden Befehl aus

Wenn Sie die Anwendung nur starten möchten, führen Sie stattdessen diesen Befehl aus.

Automatischer Start

Um die WatchDog-App so einzurichten, dass sie automatisch startet, sobald Sie Ihr System einschalten.

Öffnen Sie einfach "Dienste" in den Einstellungen Ihres Windows-Geräts.

Suchen Sie nach WatchDog in den lokalen Diensten und öffnen Sie den Dienst (Doppelklick auf den Eintrag)

Im obigen Menü haben Sie folgende Optionen für den automatischen Start:

• Wählen Sie Automatisch, der Dienst wird beim Booten gestartet

• Automatisch (Verzögerter Start), dies wartet 2 Minuten nach dem Booten, um den Dienst zu starten

Wenn Sie Dokumente manuell in DocBits importieren möchten, befolgen Sie diese einfachen Schritte:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen" im DocBits-Dashboard.

• Es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie Ihre Dokumente über den Dateibrowser hochladen oder per Drag & Drop ablegen können. Sie können bis zu 10 Dokumente gleichzeitig hochladen.

• Um Dokumente über den Dateibrowser hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokumente hochladen" und wählen Sie die Dateien aus, die Sie hochladen möchten. Sobald Sie die Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf "Bestätigen", um den Upload-Vorgang zu starten.

• Alternativ können Sie Ihre Dateien auf das DocBits-Importfenster ziehen und ablegen.

• Nachdem die Dateien hochgeladen wurden, haben sie den anfänglichen Status "Wird ausgeführt". Während dieser Zeit wird der Upload verarbeitet und eine Bearbeitung der Datei ist nicht möglich. Die Verarbeitungszeit kann je nach Größe und Komplexität der Datei variieren.

• Sobald die Datei verarbeitet wurde, erhält sie den Status "Bereit zur Validierung". Sie können nun den Validierungsprozess starten.

Willkommen bei DocBits

Willkommen bei DocBits, Ihrer umfassenden Quelle für Dokumentationsstrategien und Einblicke. Bei DocBits sind wir bestrebt, klare, prägnante und aktuelle Dokumentationsressourcen für Endbenutzer, Administratoren und Partner bereitzustellen.

Wenn Sie Ihr SFTP mit DocBits integrieren möchten, um Dokumente zu importieren.

Anforderungen

• Korrekt konfigurierter, Linux-kompatibler SFTP-Server

• SFTP-Hostname, Benutzername und Passwort

• Dedizierter Importordner

Importkonfiguration

Öffnen Sie vom Dashboard aus die Einstellungen und navigieren Sie zu Importieren. Wählen Sie unter FTP-Import aus, um eine neue Konfiguration hinzuzufügen.

Geben Sie die SFTP-Anmeldeinformationen in die dafür vorgesehenen Felder ein und wählen Sie Speichern (Das API-Schlüsselfeld wird automatisch mit dem API-Schlüssel der Umgebung, in der Sie arbeiten, ausgefüllt).

Sobald Sie alle erforderlichen Details Ihres SFTP eingegeben haben, klicken Sie auf SPEICHERN.

Gehe zum Einstellungsmenü und wähle "Importieren" unter Dokumentenverarbeitung aus.

Scrolle bis zum Ende der Seite und wähle die NEU-Schaltfläche, um einen neuen E-Mail-Import zu erstellen.

Nach dem Drücken von NEU wird dir folgendes Menü angezeigt.

Hier kannst du auswählen, welches Protokoll du möchtest.

Hier müssen Sie lediglich Ihre gewünschte Unterorganisation eingeben und auf "Authentifizieren" klicken.

Sie werden zu dieser Microsoft-Seite weitergeleitet und müssen einen Code eingeben.

Diesen Code finden Sie, indem Sie zurück zu DocBits gehen, wo der Code wie unten angezeigt wird. Kopieren Sie einfach den Code und geben Sie ihn auf der Microsoft-Seite ein. Anschließend müssen Sie Ihre eigenen Microsoft-Anmeldeinformationen eingeben.

Drücken Sie die Schaltfläche AUTHENTIFIZIERUNG ABSCHLIESSEN und Sie werden zu diesem Menü weitergeleitet

Verwenden Sie Ordner

Wenn Sie einen Ordner verwenden, der nicht Ihr Posteingang ist, geben Sie den Ordnernamen ein, nachdem Sie den Schieberegler aktiviert haben.

Gemeinsames Postfach verwenden

Wenn Sie möchten, dass der E-Mail-Import auf einen Posteingang oder einen Ordner eines freigegebenen Postfachs zugreift, geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, nachdem Sie den Schieberegler aktiviert haben.

Importierte E-Mails in den Papierkorb verschieben

Wenn Sie alle E-Mails importieren möchten, nicht nur die ungelesenen, und sie in den Papierkorb verschieben möchten, aktivieren Sie dies. Andernfalls werden nur ungelesene E-Mails überprüft, die Dokumente importiert, die E-Mail als gelesen markiert und an ihrem aktuellen Ort belassen.

Hilfe-Symbole wurden überall in DocBits platziert, um Ihnen beim Erlernen und Verstehen zu helfen, was eine Funktion wirklich tut und wie sie Ihnen bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente helfen kann.

Diese Hilfe-Symbole sehen wie folgt aus

Dies ist ein Tool, das Ihnen auf dem Validierungsbildschirm zur Verfügung steht, falls beim Validieren Ihres Dokuments in DocBits ein Problem auftritt.

Diese Funktion befindet sich im Menü über dem Dokumentenvorschaubereich, wie unten dargestellt

Nachdem Sie darauf geklickt haben, wird Ihnen das folgende Ticketformular angezeigt.

Hier tragen Sie Ihre Details ein und beschreiben den Fehler. Falls zutreffend, können Sie auch einen Screenshot des Problems anhängen sowie eine relevante Datei anhängen.

Erkunden Sie die revolutionären Fähigkeiten von DocBits, einem hochmodernen Dokumentenverarbeitungstool, das die Komplexitäten der Tabellenauswertung, des Abgleichs von Bestellungen (PO) und des Kostenrechnungsmanagements vereinfacht.

In diesem Video tauchen wir in die einzigartigen Funktionen von DocBits ein und konzentrieren uns auf die KI-Tabellenauswertung, die selbst die kompliziertesten Tabellenlayouts mühelos bewältigt. Mit einer Genauigkeitsrate von bis zu 95% automatisiert das System die Extraktion und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

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In diesem umfassenden Video-Leitfaden werden Zuschauer mit dem DocBits-Dashboard und dessen Funktionsvielfalt vertraut gemacht. Vom Filtern und Verwalten offener Dokumente bis hin zum Importieren von Anhängen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Scanner oder API bietet das Tutorial einen schrittweisen Durchlauf.

Hervorgehobene Funktionen sind unter anderem das Filtern von Dokumenten nach Status oder Zuständigem, das Auffinden spezifischer Details wie Rechnungsnummern und das Ändern des Zuständigen für einzelne Dokumente. Die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz des Systems werden demonstriert, wobei die Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten für Benutzer hervorgehoben werden. Das Tutorial bereitet den Boden für eine tiefere Erkundung der Dokumentenvalidierung innerhalb von DocBits.

Lieferantenregistrierung

1. Sie erhalten eine Einladung mit einem Link per E-Mail, um den Registrierungsprozess zu beginnen. Bitte klicken Sie auf „Zur Registrierung gehen“, geben Sie die erforderlichen Informationen ein und akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, um zu beginnen.

2. Lieferantendetails

   Bitte überprüfen Sie, ob der Name des Lieferanten korrekt ist. Dies ist ein kritisches Detail für Identitäts- und rechtliche Zwecke, das nicht geändert werden kann. Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen einschließlich der erforderlichen Felder an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Adressdaten zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“

3. Adressdaten Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen einschließlich der erforderlichen Felder an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenkontakt zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“

4. Lieferantenkontakt Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen einschließlich der erforderlichen Felder an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenfinanzen zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“

5. Lieferantenfinanzen Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenkäufe zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“

6. Lieferantenkäufe Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenzertifikate zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“

7. Lieferantenzertifikate Bitte laden Sie alle erforderlichen Zertifikate hoch (Steuer, Versicherung, Anbieterdiversifizierung). Bitte speichern Sie Ihren Fortschritt, wenn Sie später zurückkehren müssen, um den Registrierungsprozess abzuschließen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Zur Genehmigung senden.“

8. Bitte laden Sie alle erforderlichen Zertifikate hoch (Steuer, Versicherung, Anbieterdiversifizierung). Bitte speichern Sie Ihren Fortschritt, wenn Sie später zurückkehren müssen, um den Registrierungsprozess abzuschließen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Zur Genehmigung senden.“

9. Bitte überprüfen Sie Ihre E-Mail auf eine Bestätigung, dass Sie den Registrierungsprozess abgeschlossen haben.

Wenn Sie das DocBits Lieferantenportal verwenden, ist es wichtig, dass Sie die verschiedenen Status verstehen, die Ihre Lieferanten haben können. Hier ist eine vollständige Liste aller möglichen Lieferantenstatus in DocBits:

• Offen: Bestehender Lieferant, der noch nicht eingeladen wurde

• Registrierung ausstehend: Lieferant wurde zum Lieferantenportal eingeladen

• Eingabe des Lieferanten ausstehend: Wartet auf Änderungen vom Lieferanten, nachdem er die Registrierung abgeschlossen hat

• Genehmigung ausstehend: Lieferant hat die Registrierung abgeschlossen und wartet auf die erste Genehmigung

• Genehmigung durch AP ausstehend: Lieferant wurde zum ersten Mal genehmigt und wartet auf die zweite Genehmigung

• Genehmigt: Lieferant wurde genehmigt

• Abgelehnt: Lieferant wurde abgelehnt

Mit der unten bereitgestellten Webhook-API können Sie Dokumente ganz einfach direkt an DocBits übertragen, indem Sie eine einfache POST-Anfrage senden. Diese API wurde entwickelt, um den Prozess des Hochladens von Dateien in DocBits zu vereinfachen, und alle erforderlichen Parameter sind bereits für Sie ausgefüllt.

Um loszulegen, gehen Sie einfach auf die folgende Seite (abhängig von der Umgebung, die Sie verwenden):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Rufen Sie die API mit Ihrem API-Schlüssel auf. Sie können auch die Datei, die Sie hochladen möchten, als Parameter in Ihrem Aufruf einschließen.

1. ** Globale Einstellungen **:

• Firmeninformationen: Grundlegende Details über das Unternehmen definieren und bearbeiten, wie Name, Adresse und andere Identifikatoren.

• Gruppen, Benutzer und Berechtigungen: Benutzerrollen und -berechtigungen verwalten, um unterschiedliche Zugriffsebenen auf verschiedene Funktionen innerhalb von Docbits zu ermöglichen.

• Integration: Einrichten und Konfigurieren von Integrationen mit anderen Software- oder Systemen, um die Funktionalität von Docbits mit externen Diensten zu erweitern.

• Dokumententypen: Verschiedene Arten von Dokumenten festlegen und verwalten, die von Docbits verarbeitet werden, wie Rechnungen, Bestellungen usw.

• E-Mail-Benachrichtigung: Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und Benachrichtigungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten zur Dokumentenverarbeitung konfigurieren.

• Dashboard: Das Dashboard mit Widgets und Metriken anpassen, die für die Benutzer wichtig sind.

1. Dokumentenverarbeitung:

• Dokumentenablauf: Regeln festlegen, wie lange Dokumente aufbewahrt werden, bevor sie archiviert oder gelöscht werden.

• Import: Konfigurieren, wie Dokumente in Docbits importiert werden, einschließlich Quelleinstellungen und Dateitypen.

• OCR-Einstellungen: Einstellungen für die optische Zeichenerkennung (OCR) anpassen, die Bilder von Text in maschinenlesbaren Text umwandelt.

• Klassifizierung und Extraktion: Festlegen, wie Dokumente kategorisiert werden und wie Daten aus Dokumenten extrahiert werden.

• Stammdaten-Suche: Suchen einrichten, um extrahierte Daten mit vorhandenen Stammdaten zu validieren oder zu ergänzen.

• Wertelisten: Vordefinierte Listen verwalten, die bei der Dateneingabe und -validierung verwendet werden.

• Export: Konfigurieren, wie und wohin verarbeitete Dokumente und Daten exportiert werden.

• Modul: Zusätzliche Module, die konfiguriert werden können, um die Funktionalität zu erweitern.

1. API-Lizenzen: API-Schlüssel verwalten und die Nutzungstatistiken für von Docbits verwendete APIs überwachen.

2. Lieferanteneinstellungen: Einstellungen spezifisch für Lieferanten konfigurieren und verwalten, möglicherweise in Integration mit Lieferantenmanagementsystemen.

3. Cache-Verwaltung: Einstellungen im Zusammenhang mit dem Zwischenspeichern von Daten anpassen, um die Leistung des Systems zu verbessern.

Hier müssen Sie lediglich die erforderlichen Informationen für Ihren E-Mail-Anbieter, die Verschlüsselung, den Servernamen, den Port, den Benutzernamen, die E-Mail-Adresse, das Passwort sowie den E-Mail-Ordner eingeben.

Dinge, die zu beachten sind

• Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Benutzeroberfläche ein. Andere Informationen wie Server, Port usw. hängen vom Host ab (eine schnelle Google-Suche sollte helfen).

• Ordner und Importieren-Verschieben haben hier dieselbe Funktion. Der Ordner kann nicht deaktiviert werden, wird jedoch standardmäßig den Posteingang verwenden, wenn er leer gelassen wird.

Benutzereinstellungen sind ein Bereich in einem System, in dem Benutzer persönliche Präferenzen, Kontoeinstellungen und Sicherheitseinstellungen anpassen können. Typischerweise umfassen die Benutzereinstellungen Optionen wie Passwortänderungen, Profilinformationen, Benachrichtigungseinstellungen und möglicherweise individuelle Berechtigungen zum Zugriff auf bestimmte Funktionen oder Daten.

In den meisten Organisationen haben nur autorisierte Personen Zugang zu den Benutzereinstellungen, normalerweise Administratoren oder Systemadministratoren. Dies liegt daran, dass die Einstellungen sensible Informationen enthalten können, die die Sicherheit des Systems gefährden könnten, wenn sie von unbefugten Personen geändert werden. Administratoren können die Benutzereinstellungen verwalten, um sicherzustellen, dass sie den Richtlinien und Anforderungen der Organisation entsprechen und die Integrität des Systems gewahrt bleibt.

Suchleiste: Ermöglicht Administratoren, Benutzer schnell zu finden, indem sie nach deren Namen oder anderen Details suchen.

Benutzerliste: Zeigt eine Liste von Benutzern mit den folgenden Spalten an:

• Name: Der vollständige Name des Benutzers.

• E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Benutzers, die wahrscheinlich als Anmeldekennzeichen verwendet wird.

• Admin: Ein Kontrollkästchen, das anzeigt, ob der Benutzer über administrative Berechtigungen verfügt. Administratoren haben in der Regel Zugriff auf alle Einstellungen und können andere Benutzerkonten verwalten.

• Aktionen: Diese Spalte umfasst typischerweise Schaltflächen oder Links zum Ausführen von Aktionen wie Bearbeiten von Benutzerdaten, Zurücksetzen von Passwörtern oder Löschen des Benutzerkontos.

Benutzer hinzufügen: Diese Schaltfläche wird verwendet, um neue Benutzerkonten zu erstellen. Ein Klick darauf öffnet typischerweise ein Formular, in dem Sie die Details des neuen Benutzers eingeben können, wie z. B. Name, E-Mail und ob er administrative Rechte haben soll.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen eines neuen Benutzers:

1. Zugriff auf das Benutzermanagement: Navigieren Sie zu Einstellungen - Globale Einstellungen - Gruppen, Benutzer und Berechtigungen - Benutzer, wo Sie neue Benutzer hinzufügen können.

2. Neuen Benutzer hinzufügen: Klicken Sie in den Benutzereinstellungen auf „Benutzer hinzufügen“.

1. Ausfüllen des Formulars: Es erscheint ein Formular, in das Sie die Informationen für den neuen Benutzer eingeben können. Typische Informationen sind:

• Benutzername: Eindeutiger Name für den Benutzer, der zur Anmeldung verwendet wird.

• Vorname und Nachname: Name des Benutzers.

• E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Benutzers, die für Kommunikation und Benachrichtigungen verwendet wird.

• Passwort: Ein Passwort für den Benutzer, das den Sicherheitsrichtlinien entsprechen sollte.

• Benutzerrolle: Legen Sie die Rolle des Benutzers fest, z. B. Standardbenutzer oder Administrator.

Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie professionell mit Abweichungen beim PO-Matching mit DocBits umgehen. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch das Vorgehen, wenn Zahlen nicht übereinstimmen. Egal, ob Sie ein erfahrener ERP-Manager oder ein angehender Finanzbuchhalter sind, Sie werden lernen, wie Sie Abweichungen effizient und sicher verwalten können.

Erfahren Sie, wie unsere spezielle KI-Schwarmintelligenz in DocBits Sie durch den gesamten Prozess führt und wie Sie unsere Dokumentation nutzen können, um schnell Lösungen für Probleme oder Unsicherheiten zu finden. Werden Sie Teil der vielen zufriedenen Kunden, die ihre Prozesse mit DocBits optimiert haben.

Die Erstellung von Unterorganisationen innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems dient dazu, die Struktur und Verwaltung von Benutzerkonten, Dokumenten und Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation weiter zu organisieren und zu differenzieren. Hier sind einige Zwecke und Vorteile der Erstellung von Unterorganisationen:

Strukturierung und Organisation: Unterorganisationen ermöglichen es, eine hierarchische Struktur innerhalb des Dokumentenmanagementsystems zu schaffen. Dies kann helfen, Benutzerkonten und Dokumente nach Abteilung, Team, Standort oder anderen relevanten Kriterien zu organisieren, was zu einer klareren und effizienteren Verwaltung führt.

Berechtigungsmanagement: Durch die Erstellung von Unterorganisationen können Administratoren granulare Berechtigungen und Zugriffskontrollen für verschiedene Benutzergruppen festlegen. Das bedeutet, dass bestimmte Benutzer oder Gruppen nur auf die Dokumente und Ressourcen zugreifen können, die für ihre jeweilige Unterorganisation relevant sind, was die Sicherheit und den Datenschutz verbessert.

Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit: Unterorganisationen können die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb spezifischer Teams oder Abteilungen fördern, indem der Zugriff auf gemeinsame Dokumente, Projekte oder Aufgaben zentralisiert wird. Dies fördert die Effizienz und Koordination bei der Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten oder Arbeitsabläufen.

Berichterstattung und Analyse: Durch die Organisation von Benutzerkonten und Dokumenten in Unterorganisationen können detaillierte Berichte und Analysen über die Aktivitäten und Leistungen einzelner Teams oder Abteilungen erstellt werden. Dies ermöglicht es Administratoren und Managern, Einblicke in die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems auf organisatorischer Ebene zu gewinnen.

Skalierbarkeit und Flexibilität: Unterorganisationen bieten eine skalierbare Struktur, die mit dem Wachstum und den Veränderungen der Organisation wachsen kann. Neue Teams oder Abteilungen können problemlos hinzugefügt und angemessen in das bestehende Unterorganisationenschema integriert werden, ohne die Gesamtstruktur des Dokumentenmanagementsystems zu beeinträchtigen.

Insgesamt ermöglichen Unterorganisationen ein effektiveres Management und eine bessere Organisation von Benutzerkonten, Dokumenten und Arbeitsabläufen innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems, indem sie die Struktur, Sicherheit und Zusammenarbeit verbessern.

So greifen Sie auf diese Funktion zu:

Navigieren Sie zu Einstellungen, Globale Einstellungen → Gruppen, Benutzer und Berechtigungen → Unterorganisationen, wie unten gezeigt.

Sie werden dann zu einer Seite weitergeleitet, die ähnlich aussieht wie diese:

Hier finden Sie Ihre zuvor erstellten Unterorganisationen sowie die Möglichkeit, neue Unterorganisationen zu erstellen.

Willkommen beim DocBits Anfängerkurs, Ihrem umfassenden Leitfaden zur Revolutionierung des Dokumentenmanagements für Ihr Unternehmen!

In der heutigen komplexen Finanzumgebung ist es keine leichte Aufgabe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungsstellung und Kostenrechnung zu verwalten. Genau hier glänzt DocBits. Mit über 20 Integrationen und beispielloser Kompatibilität mit Infor CloudSuite, LN und M3 hebt sich DocBits von anderen Lösungen auf dem Markt ab.

Die Integrations Einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von Docbits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations Einstellungen wichtig ist:

API-Schlüssel

Die Integrations Einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von DocBits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations Einstellungen wichtig ist:

• Erhöhte Effizienz: Die Integration mit anderen Tools und Diensten kann Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern. Zum Beispiel können Dokumente automatisch zwischen Docbits und einem CRM-System ausgetauscht werden, was manuelle Eingaben reduziert und die Produktivität erhöht.

• Datenkonsistenz: Die Integration ermöglicht den nahtlosen Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen, was die Datenkonsistenz und -genauigkeit verbessert. Dies vermeidet Inkonsistenzen oder doppelte Dateneingaben, die zu Fehlern führen könnten.

• Echtzeit-Updates: Die Integration ermöglicht Echtzeit-Updates zwischen verschiedenen Plattformen, sodass die Benutzer immer die neuesten Informationen haben. Dies ist besonders wichtig für kritische Geschäftsprozesse, die Echtzeitinformationen erfordern.

• Aufgabenautomatisierung: Die Integration ermöglicht die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Zum Beispiel können Benachrichtigungen automatisch ausgelöst werden, wenn ein bestimmtes Ereignis in einem anderen System eintritt, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist.

• Verbesserte Benutzererfahrung: Eine gut konfigurierte Integration sorgt für eine nahtlose Benutzererfahrung, da die Benutzer nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, um auf relevante Informationen zuzugreifen. Dies verbessert die Benutzerzufriedenheit und trägt zur Effizienz bei.

Um die Integrations Einstellungen ordnungsgemäß zu konfigurieren, ist es wichtig, die Anforderungen der Organisation zu verstehen und sicherzustellen, dass die Integration nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse integriert wird. Dies erfordert eine gründliche Planung, Konfiguration und Überwachung der Integration, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert und den gewünschten Wert liefert.

In diesem Video werden die Zuschauer mit der benutzerfreundlichen Oberfläche von DocBit vertraut gemacht, wobei der Schwerpunkt speziell auf der Dokumentenvalidierung liegt. Das Tutorial betont die Einfachheit des Systems, bei dem kein Coding oder komplexe Formeln erforderlich sind.

Dank KI und Schwarmintelligenz werden die meisten Felder automatisch extrahiert, sodass Benutzer Informationen einfach extrahieren können, indem sie auf Werte innerhalb des Dokuments klicken. Darüber hinaus erfahren die Zuschauer, wie flexibel es ist, spezifische Bereiche durch Doppelklicken oder Zeichnen um den gewünschten Bereich herum zu extrahieren.

Überblick

Der Layout-Manager ermöglicht es Administratoren, das Layout von Dokumententypen visuell zu konfigurieren und anzupassen, indem sie Eigenschaften für verschiedene Datenfelder und Gruppen innerhalb eines Dokuments festlegen. Diese Benutzeroberfläche hilft sicherzustellen, dass die Extraktionsmodelle und manuellen Dateneingabepunkte genau mit der Struktur des gescannten oder hochgeladenen Dokuments in DocBits übereinstimmen.

Hauptkomponenten

1. Gruppen und Felder:

• Gruppen: Organisatorische Einheiten innerhalb eines Dokumententyps, die verwandte Felder kategorisieren (z. B. Rechnungsdetails, Zahlungsdetails). Diese können erweitert oder zusammengeklappt und so angeordnet werden, dass sie die logische Gruppierung im tatsächlichen Dokument widerspiegeln.

• Felder: Einzelne Datenpunkte innerhalb jeder Gruppe (z. B. Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen). Jedes Feld kann angepasst werden, um festzulegen, wie Daten erfasst, angezeigt und verarbeitet werden.

1. Eigenschaften-Panel:

• Dieses Panel zeigt die Eigenschaften des ausgewählten Feldes oder der Gruppe an und ermöglicht eine detaillierte Konfiguration, wie z. B.:

• Beschriftung: Die sichtbare Beschriftung für das Feld in der Benutzeroberfläche.

• Feldname: Der technische Bezeichner, der im System verwendet wird.

• Elementbreite in Prozent: Bestimmt die Breite des Feldes im Verhältnis zum Dokumentenlayout.

• Tab-Index: Steuert die Reihenfolge der Navigation per Tabulatortaste.

• Skript bei Änderung ausführen: Ob ein Skript ausgeführt werden soll, wenn sich der Feldwert ändert.

• Beschriftung links anzeigen: Ob die Beschriftung links vom Feld oder darüber angezeigt wird.

• Ist Textbereich: Gibt an, ob das Feld ein Textbereich sein soll, der größere Textmengen aufnehmen kann.

• Modelltyp auswählen: Option zur Auswahl des Modelltyps, der die Extraktion dieses Feldes durchführt.

• Feldlänge: Maximale Länge der Daten, die in diesem Feld akzeptiert werden sollen.

• Verbotene Schlüsselwörter: Schlüsselwörter, die im Feld nicht erlaubt sind.

1. Vorlagen-Vorschau:

• Zeigt eine Echtzeitvorschau, wie das Dokument basierend auf der aktuellen Layoutkonfiguration aussehen wird. Dies hilft sicherzustellen, dass das Layout der tatsächlichen Dokumentenstruktur entspricht und ist entscheidend für das Testen und Verfeinern des Dokumentenverarbeitungs-Setups.

Übersicht

Die Tabellenspalten-Schnittstelle in Docbits wird verwendet, um die Spalten festzulegen, die in Daten tabellen für jeden Dokumententyp angezeigt werden. Jede Spalte kann so konfiguriert werden, dass sie bestimmte Arten von Daten enthält, wie z. B. Zeichenfolgen oder numerische Werte, und kann für Sortier-, Filter- und Berichtsfunktionen innerhalb von Docbits unerlässlich sein.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Spaltenkonfiguration:

• Spaltenname: Der Bezeichner für die Spalte in der Datenbank.

• Titel: Der für den Benutzer lesbare Titel für die Spalte, der in der Benutzeroberfläche angezeigt wird.

• Spaltentyp: Definiert den Datentyp der Spalte (z. B. STRING, BETRAG), der bestimmt, welche Art von Daten in der Spalte gespeichert werden können.

• Tabellenname: Gibt an, zu welcher Tabelle die Spalte gehört, indem sie mit einem bestimmten Dokumententyp wie INVOICE_TABLE verknüpft wird.

1. Aktionen:

• Bearbeiten: Ändern Sie die Einstellungen einer vorhandenen Spalte.

• Löschen: Entfernen Sie die Spalte aus der Tabelle, was nützlich ist, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden oder wenn sich die Datenstruktur des Dokumententyps ändert.

1. Hinzufügen neuer Spalten und Tabellen:

• Neue Tabellenspalte hinzufügen: Öffnet einen Dialog, in dem Sie eine neue Spalte definieren können, einschließlich ihres Namens, ob sie erforderlich ist, ihres Datentyps und der Tabelle, zu der sie gehört.

• Neue Tabelle erstellen: Ermöglicht die Erstellung einer neuen Tabelle, wobei ein eindeutiger Name definiert wird, der zur Speicherung von Daten im Zusammenhang mit einer bestimmten Gruppe von Dokumententypen verwendet wird.

Dieser Abschnitt ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der strukturellen Integrität und Benutzerfreundlichkeit von Daten innerhalb des Docbits-Systems und stellt sicher, dass die aus Dokumenten extrahierten Daten auf organisierte und zugängliche Weise gespeichert werden.

Übersicht

Dieser Leitfaden erklärt, wie Administratoren Einstellungen für die Zugangskontolle für verschiedene Benutzergruppen in DocBits definieren können. Jede Gruppe kann mit benutzerdefinierten Berechtigungen auf Dokumenten- und Feldebene konfiguriert werden.

Zugangskontrollgruppen

Das Zugangskontrollpanel ermöglicht es dem Administrator, Benutzergruppen und deren jeweilige Berechtigungen zu verwalten. Jede Gruppe kann spezifische Konfigurationen in Bezug auf Folgendes haben:

• Dokumentzugriff: Ob die Gruppe auf einen Dokumenttyp zugreifen kann.

• Feldberechtigungen: Ob die Gruppe bestimmte Felder innerhalb eines Dokuments lesen, schreiben oder anzeigen kann.

• Aktionsberechtigungen: Welche Aktionen die Gruppe durchführen kann, wie z. B. Dokumente bearbeiten, löschen, massenaktualisieren und genehmigen.

Zugang auf Gruppeneinstellungen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen.

2. Wählen Sie Gruppen und Berechtigungen.

3. Um die Berechtigungen für eine Gruppe, wie z. B. PROCUREMENT_DIRECTOR, zu verwalten, klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Bildschirms.

4. Wählen Sie Ansicht Zugangskontrolle

Berechtigungen für Gruppen konfigurieren

1. Übersicht der Zugangskontolle:

   • In diesem Abschnitt können Sie den Zugriff für alle Dokumenttypen aktivieren oder deaktivieren, wie z. B. Invoice, Credit Note, Purchase Order und mehr.

   • Sie können in der Zugangskontolle folgendes definieren:

     • Zugang: Gewährt Zugriff auf den Dokumenttyp.

     • Liste: Definiert, ob der Dokumenttyp in der Listenansicht sichtbar ist.

     • Ansicht: Gibt die Standardansicht für das Dokument an.

     • Bearbeiten: Gewährt die Berechtigung, das Dokument zu bearbeiten.

     • Löschen: Erlaubt der Gruppe, Dokumente zu löschen.

     • Massenaktualisierung: Ermöglicht die Massenaktualisierung des Dokumenttyps.

     • Genehmigungsstufen: Legt die Fähigkeit der Gruppe fest, Dokumente zu genehmigen (Erste und Zweite Genehmigungsstufe).

     • Dokument freischalten: Definiert, ob die Gruppe ein Dokument für weitere Bearbeitungen entsperren kann.

   Beispielkonfigurationen für PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Invoice: Aktiviert für alle Berechtigungen, einschließlich Bearbeiten und Löschen.

   • Purchase Order: Aktiviert mit normalen Berechtigungen für alle Aktionen.

2. Feldberechtigungen:

   • Innerhalb jedes Dokumenttyps können spezifische Felder mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen konfiguriert werden.

   • Berechtigungen umfassen:

     • Lesen/Schreiben: Benutzer können sowohl lesen als auch in das Feld schreiben.

     • Lesen/Eigentümer schreiben: Nur der Eigentümer des Dokuments oder Feldes kann schreiben, andere können lesen.

     • Schreibgeschützt: Benutzer können das Feld nur anzeigen, aber nicht ändern.

     • Eigentümer lesen/Eigentümer schreiben: Nur der Eigentümer des Dokuments oder Feldes kann schreiben und lesen.

     • Genehmigung: Änderungen müssen von autorisierten Benutzern oder dem Administrator genehmigt werden.

     • Keine: Es gelten keine spezifischen Berechtigungen für das Feld.

Übersicht

Dokumentenuntertypen sind im Wesentlichen spezialisierte Versionen der Hauptdokumententypen. Zum Beispiel könnten unter dem Hauptdokumententyp "Rechnung" Untertypen wie "Standardrechnung", "Pro-forma-Rechnung" und "Gutschriftsrechnung" mit jeweils leicht unterschiedlichen Datenanforderungen oder Verarbeitungsregeln vorhanden sein.

Hauptmerkmale und Optionen

1. Liste der Untertypen:

• Jede Zeile repräsentiert einen Untertyp eines primären Dokumententyps.

• Enthält den Namen des Untertyps und eine Reihe von Aktionen, die darauf ausgeführt werden können.

1. Aktionen:

• Felder: Konfigurieren, welche Datenfelder im Untertyp enthalten sind und wie sie verwaltet werden.

• Layout bearbeiten: Ändern Sie das visuelle Layout, wie Informationen für diesen Untertyp angezeigt und eingegeben werden.

• Skripte: Anhängen oder bearbeiten Sie Skripte, die spezifische Operationen ausführen, wenn Dokumente dieses Untertyps verarbeitet werden.

• Kopieren: Duplizieren Sie eine vorhandene Untertypkonfiguration, um sie als Grundlage für eine neue zu verwenden.

• Löschen: Entfernen Sie den Untertyp, wenn er nicht mehr benötigt wird.

1. Hinzufügen neuer Untertypen:

• Die Schaltfläche "+ Neu" ermöglicht es Administratoren, neue Untertypen zu erstellen, indem sie bei Bedarf eindeutige Eigenschaften und Regeln definieren.

Dokumentenuntertypen in DocBits bieten eine flexible und leistungsstarke Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumenten innerhalb eines einzigen Systems zu verarbeiten, um sicherzustellen, dass jeder Typ und Untertyp gemäß seinen einzigartigen Spezifikationen genau und effizient verarbeitet wird.

Hier sind einige bewährte Empfehlungen zur effektiven Nutzung von Einstellungen, um die Dokumentenverarbeitung zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Vorlagen und Spracheinstellungen standardisieren:

• Erstellen Sie klare Richtlinien für die Verwendung von Formatvorlagen und Spracheinstellungen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente konsistent sind.

• Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig im korrekten Umgang mit Vorlagen und Spracheinstellungen.

Autokorrektur und Rechtschreibprüfung aktivieren:

• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, vor der Fertigstellung eines Dokuments eine Rechtschreibprüfung durchzuführen, um Tippfehler und grammatikalische Fehler zu identifizieren und zu korrigieren.

Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung nutzen:

• Verwenden Sie Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung, um die Bearbeitungshistorie zu verfolgen und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen sicherzustellen.

• Dokumentieren Sie Änderungen und Kommentare sorgfältig, um den Überprüfungsprozess zu unterstützen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Sorgfältige Konfiguration der Dokumentensicherheit:

• Setzen Sie klare Zugriffsrestriktionen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können.

• Aktualisieren Sie regelmäßig Passwörter und Zugriffsrechte, um die Sicherheit zu gewährleisten und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Regelmäßige Schulungen und Updates:

• Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig darin, wie sie DocBits und dessen Funktionen effektiv nutzen können.

• Halten Sie sich über Updates und neue Funktionen auf dem Laufenden und implementieren Sie diese bei Bedarf, um die Effizienz und Sicherheit zu verbessern.

Dokumentierte Arbeitsabläufe und Richtlinien:

• Erstellen Sie klare Richtlinien und Arbeitsabläufe zur Dokumentenverarbeitung, die die Nutzung der verschiedenen Einstellungen und Funktionen abdecken.

• Dokumentieren Sie die Compliance-Anforderungen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese verstehen und einhalten.

Überblick

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnungen zwischen internen Artikelnummern und Lieferantenartikelnummern anzuzeigen und zu verwalten. Diese Funktion stellt sicher, dass Unstimmigkeiten zwischen Ihrem System und den Systemen Ihrer Lieferanten effizient behandelt werden. Sie können falsche Zuordnungen überprüfen, bearbeiten und löschen, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

Zugriff auf die Lieferantenartikelnummernkarte

1. Navigieren Sie zu den Einstellungen:

   • Gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen in Ihrem Administrations-Dashboard.

2. Zugriff auf Dokumenttypen:

   • Wählen Sie unter Einstellungen die Dokumenttypen aus.

3. Weitere Einstellungen:

   • Klicken Sie auf Weitere Einstellungen, um auf zusätzliche Konfigurationsoptionen zuzugreifen.

4. Lieferantenartikelnummernkarte:

   • Im Abschnitt Weitere Einstellungen finden Sie die Tabelle Lieferantenartikelnummernkarte. Diese Tabelle listet alle aktuellen Zuordnungen zwischen Ihren internen Artikelnummern und den entsprechenden Lieferantenartikelnummern auf.

Verwalten von Artikelnummern-Zuordnungen

1. Anzeigen von Zuordnungen:

   • Die Tabelle zeigt die folgenden Spalten an:

     • Lieferanten-ID: Die eindeutige Kennung für den Lieferanten.

     • Artikelnummer: Ihre interne Artikelnummer für das Produkt.

     • Lieferantenartikelnummer: Die entsprechende Artikelnummer, die vom Lieferanten verwendet wird.

     • Aktion: Optionen zur Verwaltung der Zuordnungen.

2. Löschen falscher Zuordnungen:

   • Wenn Sie eine falsche Zuordnung identifizieren, können Sie diese löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol (🗑) in der Spalte Aktion klicken.

   • Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt, um sicherzustellen, dass Sie die Zuordnung löschen möchten.

3. Bearbeiten von Zuordnungen:

   • (Falls zutreffend) Sie haben möglicherweise auch die Möglichkeit, bestehende Zuordnungen zu bearbeiten, um Unstimmigkeiten zu korrigieren. Dies könnte beinhalten, auf die Artikel- oder Lieferantennummer zu klicken, um Änderungen vorzunehmen.

Beispiel-Workflow

1. Identifizieren von Unstimmigkeiten:

   • Überprüfen Sie regelmäßig die Lieferantenartikelnummernkarte, um Unstimmigkeiten oder falsche Zuordnungen zu identifizieren.

2. Löschen falscher Zuordnungen:

   • Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um falsche Zuordnungen zu löschen.

3. Korrekte Zuordnungen erneut eingeben:

   • Stellen Sie sicher, dass korrekte Zuordnungen entweder manuell während der nächsten Transaktion eingegeben oder durch Bearbeiten der bestehenden Einträge vorgenommen werden, sofern das System dies unterstützt.

Hier sind detaillierte Erklärungen zur Bedeutung und Verwendung der aufgeführten Einstellungen in der Dokumentenverarbeitung, um individuelle und kontrollierte Arbeitsabläufe zu erleichtern:

Tabellenvalidierung überspringen:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Validierung von Tabellen zu überspringen.

Verwendung:

• Dies ist nützlich, wenn Sie Tabellen verwenden, deren Struktur sich häufig ändert, oder wenn die Validierung unnötige Verzögerungen verursacht. Das Überspringen der Validierung kann die Verarbeitung beschleunigen, sollte jedoch nur verwendet werden, wenn die Datenqualität anderweitig sichergestellt ist.

Duplikatdokumentenerkennung

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht die automatische Erkennung von Duplikatdokumenten basierend auf ausgewählten Feldern.

Verwendung:

• Dieses Tool ist darauf ausgelegt, zu verhindern, dass dieselben Dokumente zweimal verarbeitet werden, und sorgt so für Effizienz im Verarbeitungsworkflow.

Design im Prüfungsformular:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt im Prüfungsmodus zu gestalten.

Verwendung:

• Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen während der Prüfung zu berücksichtigen und Designänderungen in Echtzeit vorzunehmen. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.

Design Ablehnungsformular:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Ansicht abgelehnter Dokumente direkt zu gestalten.

Verwendung:

• Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen zu berücksichtigen, während Designänderungen in Echtzeit vorgenommen werden. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.

Designvorlage:

Zweck:

• Vorlagen zur Standardisierung von Dokumentenlayouts und -formatierungen.

Verwendung:

• Erleichtert die Erstellung konsistenter und professioneller Dokumente. Unternehmen können eigene Designvorlagen erstellen, die den Markenrichtlinien und Formatierungsstandards entsprechen, was die Effizienz erhöht und das Erscheinungsbild der Dokumente verbessert.

Export nach IDM (Information Document Management):

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in ein Informationsdokumentenmanagementsystem (IDM).

Verwendung:

• Diese Funktion wird verwendet, um Dokumente direkt aus dem Erstellungs- oder Prüfungssystem in ein IDM-System zu exportieren, um sie zentral zu speichern, zu verwalten und den Zugriff auf sie zu erleichtern. Dies verbessert die Organisation und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten, sorgt dafür, dass sie sicher aufbewahrt werden, und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Genehmigung:

Zweck:

• Workflow zur Genehmigung von Dokumenten.

Verwendung:

• Definiert Genehmigungsschritte und Verantwortlichkeiten. Diese Einstellung ist entscheidend für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Parteien das Dokument überprüft und genehmigt haben, bevor es finalisiert wird. Sobald das Dokument finalisiert ist, kann es mit einem Genehmigungsstempel versehen werden.

Genehmigungsformular Design:

Genehmigungsformular Design v2:

Zweites Genehmigungsformular Design:

Bestellauftrag / Automatische Buchhaltung:

Zweck:

• Automatisiert die Verarbeitung und Buchung von Bestellungen.

Verwendung:

• Erleichtert die automatische Erstellung und Verarbeitung von Bestellungen und deren Buchung in Finanzsystemen. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Effizienz im Einkaufs- und Buchhaltungsprozess.

PO-Tabelle im Layout-Builder:

Zweck:

• Ermöglicht die Integration von Bestelltabellen in das Layout von Dokumenten.

Verwendung:

• Gestaltet Bestelltabellen direkt im Layout-Builder und passt sie an spezifische Anforderungen an. Dies sorgt für ein nahtloses und konsistentes Design von Dokumenten, die Bestellinformationen enthalten.

Export nicht übereinstimmender PO-Zeilen:

Zweck:

• Exportiert Bestellzeilen, die nicht mit den vorhandenen Bestellungen übereinstimmen.

Verwendung:

• Identifiziert und exportiert Zeilen, die möglicherweise Fehler enthalten oder einer speziellen Überprüfung bedürfen. Dies hilft, Abweichungen zu erkennen und zu korrigieren, bevor die Bestellungen abgeschlossen werden.

PO-Toleranzeinstellungen:

Zweck:

• Definiert Toleranzgrenzen für Abweichungen bei Bestellungen.

Verwendung:

• Bestimmt, wie viel Abweichung von der Bestellung akzeptabel ist, ohne dass eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist.

• Dazu gehören Preis- oder Mengenabweichungen. Diese Einstellung hilft, den Genehmigungsprozess zu optimieren und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:

Zweck:

• Diese Einstellungen bieten erweiterte Konfigurationsoptionen für Bestellungen (POs), um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Verwendung:

• Sie können zusätzliche Parameter und Bedingungen für Bestellungen festlegen, wie z. B. Lieferbedingungen, spezifische Zahlungsbedingungen. Dies erleichtert die präzise Kontrolle und Anpassung der Bestellprozesse und verbessert so die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf.

Alternative Dokumentenausgabe:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten oder über alternative Methoden.

Verwendung:

• Sie können angeben, in welchen Formaten (z. B. PDF, DOCX, XML) oder über welche Kanäle (z. B. E-Mail, Cloud-Speicher) Dokumente exportiert werden sollen. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht den Export von Dokumenten gemäß den Anforderungen verschiedener Empfänger oder Systeme.

PO-Status deaktivieren:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es, bestimmte Status von Bestellungen zu deaktivieren oder zu sperren, um den Workflow zu steuern.

Verwendung:

• Unternehmen können festlegen, welche Status in bestimmten Situationen deaktiviert werden sollen, um zu verhindern, dass Bestellungen fälschlicherweise bearbeitet oder geändert werden. Dies ist nützlich, um die Integrität und Konsistenz des Bestellprozesses sicherzustellen.

• Beispielsweise könnte eine Bestellung, die bereits genehmigt und zur Lieferung freigegeben wurde, nicht mehr bearbeitet oder storniert werden.

Bedeutung für kontrollierte Arbeitsabläufe

Zusätzliche PO-Einstellungen:

Individuelle Anpassung:

• Ermöglicht die Anpassung der Bestelleinstellungen an spezifische Geschäftsanforderungen, was die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf erhöht.

Kontrollierte Prozesse:

• Unterstützt die Umsetzung detaillierter Einkaufsregeln und -verfahren.

Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:

Effiziente Genehmigungsprozesse:

• Minimiert unnötige Genehmigungsschritte durch Festlegung klarer Toleranzgrenzen.

Risikomanagement:

• Hilft, signifikante Abweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Alternative Dokumentenausgabe:

Flexibilität:

• Ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten, die den Anforderungen unterschiedlicher Systeme und Empfänger entsprechen.

Effizienz:

• Automatisiert den Exportprozess, reduziert manuelle Arbeiten und Fehler.

PO-Status deaktivieren:

Prozesskontrolle:

• Verhindert unerwünschte Änderungen oder Bearbeitungen an Bestellungen, die sich bereits in einem fortgeschrittenen Status befinden.

Sicherheit:

• Schützt die Integrität des Bestellprozesses und stellt sicher, dass nur autorisierte Änderungen vorgenommen werden.

Übersicht

Der Abschnitt Dokumententypen listet alle von Docbits erkannten und verarbeiteten Dokumententypen auf. Administratoren können verschiedene Aspekte wie Layout, Felddefinitionen, Extraktionsregeln und mehr für jeden Dokumententyp verwalten. Diese Anpassung ist entscheidend, um eine genaue Datenverarbeitung und die Einhaltung organisatorischer Standards sicherzustellen.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Liste der Dokumententypen:

• Jede Zeile repräsentiert einen Dokumententyp wie Rechnung, Gutschrift, Lieferschein usw.

• Dokumententypen können Standard- oder benutzerdefiniert sein, wie durch Bezeichnungen wie "Standard" angezeigt.

1. Layout bearbeiten: Diese Option ermöglicht es Administratoren, die Einstellungen des Dokumentenlayouts zu ändern, einschließlich der Definition, wie das Dokument erscheint und wo sich Datenfelder befinden.

2. Dokumentenuntertypen: Wenn Dokumententypen Unterkategorien haben, können Administratoren mit dieser Option Einstellungen konfigurieren, die spezifisch für jeden Untertyp sind.

3. Tabellenspalten: Passen Sie an, welche Datenspalten angezeigt werden sollen, wenn der Dokumententyp in Listen oder Berichten angezeigt wird.

4. Felder: Verwalten Sie die mit dem Dokumententyp verbundenen Datenfelder, einschließlich Hinzufügen neuer Felder oder Ändern vorhandener.

5. Modelltraining: Konfigurieren und trainieren Sie das Modell, das zur Erkennung und Extraktion von Daten aus den Dokumenten verwendet wird. Dies kann das Festlegen von Parametern für maschinelles Lernen umfassen, die sich im Laufe der Zeit mit mehr Daten verbessern.

6. Regex: Richten Sie reguläre Ausdrücke ein, die zur Extraktion von Daten aus Dokumenten basierend auf Mustern verwendet werden. Dies ist besonders nützlich für die Extraktion strukturierter Daten.

7. Skripte: Schreiben oder ändern Sie Skripte, die benutzerdefinierte Verarbeitungsregeln oder Workflows für Dokumente dieses Typs ausführen.

8. EDI (Electronic Data Interchange): Konfigurieren Sie Einstellungen im Zusammenhang mit dem Austausch von Dokumenten in standardisierten elektronischen Formaten.

1. Firmenname: Der rechtliche Name der Firma, wie eingetragen.

2. Straße + Nummer: Die physische Adresse des Hauptbüros oder Hauptsitzes der Firma.

3. Postleitzahl: Die Postleitzahl der Firmenadresse.

4. Stadt: Die Stadt, in der sich die Firma befindet.

5. Bundesland: Das Bundesland oder die Region, in der die Firma ansässig ist.

6. Land: Das Land, in dem die Firma tätig ist.

7. Firmen-ID: Ein eindeutiger Identifikator für die Firma, der intern verwendet oder für Integrationen mit anderen Systemen genutzt werden kann.

8. Steuernummer: Die Steuernummer der Firma, wichtig für finanzielle Operationen und Berichterstattung.

9. Handelsregisternummer: Die Registrierungsnummer der Firma im Handelsregister, die für rechtliche und offizielle Dokumentationen wichtig sein könnte.

10. Offizielle Firmen-Telefonnummer: Die primäre Kontakttelefonnummer der Firma.

11. Offizielle Firmen-E-Mail: Die Haupt-E-Mail-Adresse, die für offizielle Kommunikationen verwendet wird.

Die hier eingegebenen Informationen können entscheidend sein, um sicherzustellen, dass Dokumente wie Rechnungen, offizielle Korrespondenz und Berichte korrekt mit den richtigen Firmendetails formatiert sind. Es hilft auch dabei, die Konsistenz in der Darstellung der Firma in verschiedenen externen Kommunikationen und Dokumenten aufrechtzuerhalten. Nach dem Eingeben oder Aktualisieren der Informationen muss der Administrator die Änderungen durch Klicken auf die Schaltfläche "Speichern" speichern, um sicherzustellen, dass alle Modifikationen systemweit angewendet werden.

Zusätzlich bietet der Abschnitt einen Überblick über den Abonnementplan, der anzeigt, wie viele Tage verbleiben, Start- und Enddaten sowie einen Abonnementnutzungsmesser, der den Verbrauch von Servicetokens gegen das in dem Plan zugewiesene Kontingent verfolgt. Dies kann Administratoren dabei helfen, die Abonnementverlängerungen oder -upgrades basierend auf den Nutzungstrends zu überwachen und zu planen.

Komponenten des Abschnitts Gruppen und Berechtigungen

Gruppen und Berechtigungen aktivieren/deaktivieren: Ein Schalter, der es dem Systemadministrator ermöglicht, die Nutzung von Gruppen und Berechtigungen über die Plattform zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn dieser deaktiviert ist, kann das System standardmäßig auf ein weniger granulareres Zugriffssteuerungsmodell zurückgreifen.

Gruppenliste: Zeigt die Liste der verfügbaren Benutzergruppen innerhalb der Organisation. Jede Gruppe kann mit spezifischen Berechtigungen konfiguriert werden. Administratoren können neue Gruppen erstellen, indem sie auf die Schaltfläche „+ Neu“ klicken.

Berechtigungstabelle:

• Wird angezeigt, sobald eine Gruppe ausgewählt oder eine neue Gruppe konfiguriert wird.

• Listet alle vom System erkannten Dokumenttypen auf (z. B. RECHNUNG, GUTSCHRIFT, LIEFERSCHEIN).

• Für jeden Dokumenttyp gibt es Kontrollkästchen für verschiedene Berechtigungen:

  • Ansehen: Berechtigung, das Dokument zu sehen.

  • Aktualisieren: Berechtigung, das Dokument zu ändern.

  • Löschen: Berechtigung, das Dokument aus dem System zu entfernen.

  • Erste Genehmigung: Berechtigung, die erste Genehmigung des Dokuments durchzuführen.

  • Zweite Genehmigung: Berechtigung, eine sekundäre Genehmigung (falls zutreffend) durchzuführen.

In DocBits ermöglichen Regex-Einstellungen Administratoren, benutzerdefinierte Muster zu definieren, die vom System verwendet werden, um Daten aus Dokumenten zu finden und zu extrahieren. Diese Funktion ist besonders nützlich in Situationen, in denen Daten aus unstrukturiertem Text extrahiert werden müssen oder wenn die Daten einem vorhersehbaren Format folgen, das mit Regex-Mustern erfasst werden kann.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Regexes verwalten:

• Hinzufügen: Ermöglicht das Erstellen eines neuen Regex-Musters für einen bestimmten Dokumententyp.

• Änderungen speichern: Speichert Änderungen an vorhandenen Regex-Konfigurationen.

• Muster: Hier können Sie das Regex-Muster definieren, das dem spezifischen erforderlichen Datenformat entspricht.

• Ursprung: Ist der Dokumentenursprung - Zum Beispiel können Sie in Deutschland ein anderes Regex definieren

Übersicht

Der Bereich Weitere Einstellungen ermöglicht es Administratoren, verschiedene Aspekte der Dokumentenverarbeitung zu konfigurieren, die nicht in den grundlegenden Einstellungen abgedeckt sind. Dazu gehören Optionen für die Tabellenerfassung, Dokumentenprüfung, PDF-Generierung, Genehmigungsprozesse und spezifische Einstellungen für bestimmte Vorgänge wie Bestellungen oder Buchhaltung.

Hauptmerkmale und Optionen

1. Tabellenerfassung:

   • Tabellenvalidierung überspringen: Ermöglicht das Umgehen des Validierungsprozesses für Tabellendaten, was in Szenarien nützlich sein kann, in denen die Datenvalidierung flexibel sein muss.

2. In Prüfung:

   • Design im Prüfungsformular: Konfiguriert das Layout und die Felder, die in den Prüfungsformularen erscheinen, die während des Dokumentenprüfungsprozesses verwendet werden.

3. PDF-Generierung:

   • Designvorlage: Gibt die Vorlage an, die für die Erstellung von PDF-Versionen der Dokumente verwendet wird, was für die Archivierung oder externe Kommunikation entscheidend sein kann.

4. Genehmigung:

   • Genehmigen vor dem Export: Stellt sicher, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor sie aus dem System exportiert werden können.

   • Zweite Genehmigung: Fügt eine zusätzliche Genehmigungsebene für eine weitere Validierung hinzu, um die Kontrolle über die Dokumentenverarbeitung zu verbessern.

5. Bestellung / Automatische Buchhaltung:

   • Bestelltabelle im Layout-Builder: Ermöglicht die Einbeziehung von Bestelltabelle im Layout-Builder für angepasste Dokumentenlayouts.

   • Bestellung: Schaltet die Verarbeitung von Bestelldokumenten im System um.

   • Einstellen der PO-Toleranz: Legt Toleranzwerte für Bestellmengen fest, um kleinere Abweichungen zu berücksichtigen, ohne sie als Fehler zu kennzeichnen.

6. Alternative Dokumentenexport:

   • PO-Status deaktivieren: Ermöglicht das Deaktivieren bestimmter Status für Bestellungen während des Exportprozesses und bietet Flexibilität bei der Handhabung von Bestellungen.

7. Lieferantenartikelnummernkarte:

   • Eine Dienstprogrammeinstellung, die Lieferantenartikelnummern internen Artikelnummern zuordnet, um die Genauigkeit in der Bestands- und Bestellverwaltung sicherzustellen.

Übersicht

Skripte in DocBits werden in der Regel in einer Skriptsprache geschrieben, die vom System Python unterstützt wird. Sie werden während des Dokumentenverarbeitungs-Workflows ausgelöst, um komplexe Geschäftslogik anzuwenden oder die Datenintegrität und -genauigkeit sicherzustellen, bevor die Daten weiterverarbeitet oder gespeichert werden.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Skriptverwaltung:

• Name: Jedes Skript erhält einen eindeutigen Namen zur Identifizierung.

• Dokumenttyp: Ordnet das Skript einem bestimmten Dokumenttyp zu, der bestimmt, auf welche Dokumente das Skript angewendet wird.

• Auslösen bei: Definiert, wann das Skript ausgelöst wird (z. B. beim Hochladen von Dokumenten, vor dem Export von Daten, nach der Datenvalidierung).

• Aktiver/Inaktiver Status: Ermöglicht Administratoren, Skripte zu aktivieren oder zu deaktivieren, ohne sie zu löschen, was Flexibilität bei Tests und Bereitstellung bietet.

1. Skript-Editor:

• Bietet eine Benutzeroberfläche, in der Skripte geschrieben und bearbeitet werden können. Der Editor unterstützt in der Regel Syntaxhervorhebung, Fehlerhervorhebung und andere Funktionen zur Unterstützung bei der Skriptentwicklung.

• Beispiel-Skript: Skripte können Operationen wie das Durchlaufen von Rechnungszeilen zur Validierung von Summen oder zum Entfernen von Einträgen, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen, enthalten.

Übersicht

Das Modelltraining ermöglicht es Administratoren, das Training von maschinellen Lernmodellen spezifisch für jeden Dokumententyp zu überwachen und zu verwalten. Indem Docbits eine strukturierte Benutzeroberfläche für den Import von Beispieldaten, das Training von Modellen und das Testen ihrer Leistung bereitstellt, stellt es sicher, dass seine Datenextraktionsfähigkeiten kontinuierlich verbessert werden.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Metrikenübersicht:

• Beispiel: Anzahl der Beispieldokumente, die für das Training verwendet wurden.

• Exportiert: Anzahl der Dokumente, die nach der Verarbeitung erfolgreich exportiert wurden.

• Unternehmen Σ: Gesamtanzahl der unternehmensspezifischen verarbeiteten Dokumente.

• Insgesamt Σ: Gesamtanzahl der verarbeiteten Dokumente in allen Kategorien.

1. Trainings- und Testoptionen:

• Importieren: Ermöglicht es Administratoren, neue Trainingsdatensätze zu importieren, die in der Regel strukturierte Beispiele von Dokumenten sind, die vom System erkannt werden sollen.

• Modell trainieren: Startet den Schulungsprozess unter Verwendung der importierten Daten, um die Erkennungs- und Extraktionsfähigkeiten des Systems zu verbessern.

• Klassifizierung testen: Ermöglicht das Testen des Modells, um seine Leistung bei der Klassifizierung und Extraktion von Daten aus neuen oder unbekannten Dokumenten zu bewerten.

1. Aktionsbuttons:

• Feld erstellen: Neue Datenfelder hinzufügen, die das Modell erkennen und extrahieren soll.

• Aktionen: Dieses Dropdown-Menü kann Optionen wie Details anzeigen, Konfigurationen bearbeiten oder Trainingsdaten löschen enthalten.

Übersicht

Die Felder-Einstellung bietet eine Benutzeroberfläche, über die Administratoren die Eigenschaften und das Verhalten einzelner Datenfelder verwalten können, die mit einem Dokumententyp verknüpft sind. Jedes Feld kann angepasst werden, um die Genauigkeit und Effizienz der Datenerfassung und -validierung zu optimieren.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Feldkonfiguration:

• Feldnamen: Listet die Namen der Felder auf, die in der Regel den Datenelementen im Dokument entsprechen, wie z.B. "Rechnungsnummer" oder "Bestelldatum".

• Erforderlich: Administratoren können Felder als erforderlich markieren, um sicherzustellen, dass Daten für diese Felder eingegeben oder erfasst werden müssen, um die Dokumentenverarbeitung abzuschließen.

• Schreibgeschützt: Felder können auf schreibgeschützt gesetzt werden, um Änderungen nach der Datenerfassung oder während bestimmter Phasen der Dokumentenverarbeitung zu verhindern.

• Versteckt: Felder können in der Benutzeroberfläche ausgeblendet werden, was für sensible Informationen oder zur Vereinfachung der Benutzerworkflows nützlich ist.

1. Erweiterte Einstellungen:

• Validierung erzwingen: Stellt sicher, dass die in ein Feld eingegebenen Daten bestimmte Validierungsregeln bestehen, bevor sie akzeptiert werden.

• OCR (Optische Zeichenerkennung): Dieser Schalter kann aktiviert werden, um die OCR-Verarbeitung für ein bestimmtes Feld zu ermöglichen, was für die automatisierte Datenauslese aus gescannten oder digitalen Dokumenten nützlich ist.

• Übereinstimmungswert: Administratoren können einen Übereinstimmungswert definieren, eine Schwelle, die zur Bestimmung des Vertrauensniveaus der Datenerkennung oder -übereinstimmung verwendet wird und sich darauf auswirkt, wie Datenvalidierung und Qualitätsprüfungen durchgeführt werden.

1. Aktionsbuttons:

• Neues Feld erstellen: Ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder zum Dokumententyp.

• Bearbeitungssymbole: Jedes Feld verfügt über ein Bearbeitungssymbol, das es Administratoren ermöglicht, feldspezifische Einstellungen wie Datentyp, Standardwerte oder verbundene Geschäftslogik weiter zu konfigurieren.

• Einstellungen speichern: Übernimmt die vorgenommenen Änderungen an den Feldkonfigurationen.

Überblick

In DocBits bieten die EDI-Einstellungen Tools zur Definition und Verwaltung der Struktur und des Formats von EDI-Nachrichten, die verschiedenen Dokumententypen entsprechen, wie z. B. Rechnungen oder Bestellungen. Die Einstellungen ermöglichen die Anpassung von EDI-Nachrichten, um den Standards und Anforderungen verschiedener Handelspartner und Branchen zu entsprechen.

Hauptfunktionen und Optionen

1. EDI-Konfigurationselemente:

• Struktur-Deskriptor: Definiert die grundlegende Struktur des EDI-Dokuments, einschließlich Segmentreihenfolge, obligatorischer Felder und Qualifikatoren, die für die Gültigkeit des EDI-Dokuments erforderlich sind.

• Transformation: Legt die Transformationen fest, die angewendet werden, um die Dokumentendaten in eine EDI-formatierte Nachricht umzuwandeln. Dies beinhaltet in der Regel die Festlegung von Zuordnungen von Dokumentfeldern zu EDI-Segmenten und Elementen.

• Vorschau: Ermöglicht Administratoren, zu sehen, wie die EDI-Nachricht nach der Transformation aussehen wird, um die Genauigkeit vor der Übertragung sicherzustellen.

• Extraktionspfade: Zeigt die Pfade, die zum Extrahieren von Werten aus dem Dokument verwendet werden, die dann zur Befüllung der EDI-Nachricht verwendet werden.

1. XSLT-Editor:

• Wird zum Bearbeiten und Validieren der XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) verwendet, die im Transformationsprozess verwendet werden. XSLT ist eine leistungsstarke Sprache, die für die Transformation von XML-Dokumenten in andere XML-Dokumente oder andere Formate wie HTML, Text oder sogar andere XML-Strukturen entwickelt wurde.

Auch bei sorgfältiger Konfiguration kann die Dokumentenverarbeitung gelegentlich auf Probleme stoßen. Hier sind einige Fehlerbehebungstipps für häufig auftretende Probleme, die aus den Konfigurationen entstehen können:

Zusätzliche Bestelleinstellungen:

• Überprüfen Sie, ob alle zusätzlichen Parameter korrekt konfiguriert sind und den Geschäftsanforderungen entsprechen.

• Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration den Systemanforderungen und den Benutzerbedürfnissen entspricht.

Export nach IDM:

• Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zum IDM-System korrekt konfiguriert ist und alle erforderlichen Berechtigungen vorhanden sind.

• Überprüfen Sie, ob das Dokumentenformat mit den Anforderungen des IDM-Systems kompatibel ist.

Zusätzliche Toleranzeinstellungen:

• Stellen Sie sicher, dass die Toleranzgrenzen realistisch und machbar sind.

• Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Toleranzgrenzen den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen.

Alternativer Dokumentenexport:

• Testen Sie den Export in verschiedenen Formaten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt exportiert werden.

• Stellen Sie sicher, dass die Exportformate mit den Anforderungen der Empfänger oder Zielsysteme kompatibel sind.

Bestelldeaktivierungsstatus:

• Überprüfen Sie die Konfiguration des Deaktivierungsstatus, um sicherzustellen, dass sie den Workflow nicht unnötig blockiert.

• Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über die Statusänderungen informiert sind und wissen, wie sie reagieren sollen.

Durch die Anwendung dieser Einstellungen und bewährten Verfahren können Organisationen ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse optimieren, die Datenqualität verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.

Die Dashboard-Einstellungen sind so konzipiert, dass Administratoren die Datenpräsentation und Interaktion innerhalb des DocBits-Dashboards steuern können. Diese Einstellungen bestimmen, welche Informationen sofort nach dem Anmelden verfügbar sind, und stellen sicher, dass die Benutzer schnellen Zugriff auf die relevantesten Daten für ihre Aufgaben haben.

Wichtige Funktionen und Optionen

Allgemeine Dashboard-Einstellungen:

• Filter zurücksetzen: Ermöglicht die Konfiguration, wann die Dashboard-Filter zurückgesetzt werden sollen, z. B. nach dem Hochladen von Dokumenten, dem Neustart von Dokumenten oder dem Export von Dokumenten. Dies hilft, eine saubere Datenansicht entsprechend den spezifischen Arbeitsabläufen aufrechtzuerhalten.

• Dashboard-Daten: Steuert, ob das Dashboard beim Zugriff des Benutzers automatisch Daten laden soll, was helfen kann, die Ladezeiten zu reduzieren und die Benutzererfahrung zu verbessern, indem nur die Daten geladen werden, wenn sie benötigt werden.

Aktionen:

• Zuweisen an: Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, die Berechtigungen zum Zuweisen von Dokumenten zu definieren.

Filter:

• Statusfilter-Stil: Bestimmt den Präsentationsstil der Statusfilter, der auf Standard oder benutzerdefiniert eingestellt werden kann, je nach operativem Fokus der Benutzer.

• Benutzerdefinierter Statusfilter: Ermöglicht die Erstellung und Anwendung von benutzerdefinierten Filtern, die spezifische Dokumentenstatus wie „Neu“, „Validierung“ oder „Exportieren“ anvisieren. Dies ermöglicht es den Benutzern, schnell auf Dokumente in bestimmten Verarbeitungsphasen zuzugreifen.

Diese Dashboard-Einstellungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die DocBits-Plattform so reaktionsschnell und nützlich wie möglich ist und den Benutzern ein leistungsstarkes Tool zur Überwachung und Verwaltung von Dokumentenverarbeitungsaktivitäten direkt über das Dashboard bietet.

Sichtbarkeit der fortgeschrittenen Bestellungen:

• Sichtbarkeit der gelieferten Bestellungen: Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, die Dauer anzugeben, für die gelieferte Bestellungen sichtbar sein sollen.

In den "Dokumentenablauf" Einstellungen unter dem Abschnitt "DOKUMENTENVERARBEITUNG" können Sie die automatischen Löschpläne für Ihre Dokumente im System konfigurieren. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Datenretentionsrichtlinien zu verwalten und die Einhaltung rechtlicher oder organisatorischer Standards in Bezug auf die Dokumentenspeicherung sicherzustellen.

Hier ist, was jede Einstellung bewirkt:

1. Dokument nach Ablauf löschen: Dieses Dropdown-Menü ermöglicht es Ihnen, den Zeitrahmen festzulegen, nach dem ein verarbeitetes Dokument automatisch aus dem System gelöscht wird. Sie können aus vordefinierten Optionen wie 48 Stunden, 1 Woche, 2 Wochen oder 4 Wochen wählen. Dies hilft bei der Verwaltung des Speicherplatzes und der Aufrechterhaltung von Dokumentenlebenszyklusrichtlinien.

2. Fertiges Dokument nach Ablauf löschen: Ähnlich wie die vorherige Einstellung, zielt jedoch speziell auf die fertigen oder vollständig verarbeiteten Dokumente ab. Es ermöglicht die gleichen Zeitrahmenoptionen für die Löschung und stellt sicher, dass abgeschlossene Dokumente nicht länger als nötig gespeichert werden.

Beide Einstellungen stellen sicher, dass Dokumente nicht unbegrenzt auf Ihrem System aufbewahrt werden, um unnötige Speichernutzung zu vermeiden und den Dokumentenverarbeitungsworkflow übersichtlich zu halten. Diese Einstellungen sind für Organisationen unerlässlich, die spezifische regulatorische Anforderungen zur Dokumentenaufbewahrung einhalten müssen.

Die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen ist entscheidend. E-Mail-Benachrichtigungen in DocBits können so konfiguriert werden, dass sie Benutzer über verschiedene dokumentenbezogene Ereignisse informieren, wie z. B.: Abschluss der Verarbeitung, Import- oder Exportfehler oder Anfragen zur Benutzerintervention. Dieses Tool ist wesentlich für die Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation und operativen Kontinuität in dokumentenverarbeitenden Umgebungen. Hier sind einige Gründe, warum dies wichtig ist:

Echtzeitkommunikation:

E-Mail-Benachrichtigungen ermöglichen es den Benutzern, sofort über wichtige Ereignisse oder Änderungen in ihrem Dokumentenmanagementsystem informiert zu werden. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Parteien umgehend über wichtige Aktualisierungen informiert werden.

Transparenz und Rückverfolgbarkeit:

Durch die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen können Benutzer den Status von Dokumentenverarbeitungsereignissen verfolgen und überwachen. Dies verbessert die Transparenz und Rückverfolgbarkeit im Dokumentenmanagementsystem.

Zeitnahe Reaktionen:

Die automatische Benachrichtigung über Ereignisse wie Dokumentenfreigaben, Kommentare oder Genehmigungen ermöglicht es den Benutzern, schnell auf Anfragen oder Aktualisierungen zu reagieren. Dies hilft, die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Automatisierung von Arbeitsabläufen:

E-Mail-Benachrichtigungen können in Arbeitsabläufe integriert werden, um automatisch Benachrichtigungen an relevante Benutzer zu senden, wenn bestimmte Aktionen durchgeführt werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Erinnerungen und Fristen:

Die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen kann verwendet werden, um Benutzer an bevorstehende Fristen oder ausstehende Aufgaben zu erinnern. Dies hilft sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden.

Insgesamt spielt die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Kommunikation, der Steigerung der Effizienz und der Gewährleistung, dass Dokumentenverarbeitungsereignisse zeitnah und effektiv verwaltet werden. Durch die Automatisierung von Benachrichtigungen können Organisationen sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und dass alle relevanten Parteien stets auf dem neuesten Stand sind.

Diese Einstellung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Stakeholder über den Bearbeitungsstatus wichtiger Dokumente informiert bleiben, was eine schnelle Entscheidungsfindung und ein effizientes Management von Dokumentenarbeitsabläufen unterstützt.

Die "Import" Einstellungen in Ihrem Dokumentenverarbeitungssystem ermöglichen es Ihnen, zu konfigurieren, wie Dokumente aus verschiedenen Quellen in das System importiert werden, einschließlich Einstellungen sowohl für FTP (File Transfer Protocol) als auch E-Mail. Hier ist eine Aufschlüsselung dieser Einstellungen:

1. Dokumenteneinstellungen:

• Auf Seiten beschränken: Dies ermöglicht es Ihnen, die Verarbeitung auf eine bestimmte Anzahl von Seiten aus jedem Dokument zu beschränken.

• Zahlungsbedingungen Tage: Definiert die standardmäßigen Zahlungsbedingungen (in Tagen), die auf Dokumente angewendet werden können.

• Datumsformat: Legt das Muster fest, nach dem Daten in importierten Dokumenten erkannt und formatiert werden sollen.

1. FTP-Import:

• Typ: Definiert den Typ des FTP-Protokolls, das verwendet werden soll (z. B. SFTP).

• Server-URL: Die Serveradresse, von der aus Dokumente abgerufen werden.

• Benutzername und Port: Anmeldeinformationen und Portnummer für den Zugriff auf den FTP-Server.

• Standardverzeichnis: Legt das Verzeichnis auf dem FTP-Server fest, aus dem Dateien importiert werden.

Die zusätzliche Option zum Hinzufügen neuer Daten umfasst Felder wie:

• Passwort: Zur Authentifizierung.

• Dateinamen-Musterabgleiche: Um festzulegen, welche Dateien basierend auf ihren Namen importiert werden sollen.

• Unterorganisationen: Wählen Sie aus, auf welche Unterorganisation die Importeinstellungen angewendet werden sollen.

1. E-Mail-Import:

• E-Mail-Adresse: Einrichten eines E-Mail-Kontos, an das Dokumente zum Import gesendet werden können.

• Benutzername und Passwort: Anmeldeinformationen für den Zugriff auf das E-Mail-Konto.

• Protokoll und Verschlüsselung: Geben Sie das Protokoll (IMAP, POP3) und den Verschlüsselungstyp an.

• Angehängte Dokumente zusammenführen: Option, alle angehängten Dokumente beim Import in ein einziges Dokument zu kombinieren.

Dies ermöglicht auch die Festlegung von Unterorganisationen für eine präzisere Kontrolle darüber, wohin E-Mails innerhalb Ihrer Organisationsstruktur geleitet werden.

Die Integrations-einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von DocBits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations-einstellungen wichtig ist:

Erhöhte Effizienz: Die Integration mit anderen Tools und Diensten kann Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern. Beispielsweise können Dokumente automatisch zwischen DocBits und einem CRM-System ausgetauscht werden, wodurch manuelle Eingaben reduziert und die Produktivität erhöht wird.

Datenkonsistenz: Die Integration ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen, was die Datenkonsistenz und -genauigkeit verbessert. Dies vermeidet Inkonsistenzen oder doppelte Dateneingaben, die zu Fehlern führen könnten.

Echtzeit-Updates: Die Integration ermöglicht Echtzeit-Updates zwischen verschiedenen Plattformen, sodass die Benutzer stets über die neuesten Informationen verfügen. Dies ist besonders wichtig für kritische Geschäftsprozesse, die Echtinformationen erfordern.

Aufgabenautomatisierung: Die Integration ermöglicht die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Beispielsweise können Benachrichtigungen automatisch ausgelöst werden, wenn ein bestimmtes Ereignis in einem anderen System eintritt, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist.

Verbesserte Benutzererfahrung: Eine gut konfigurierte Integration sorgt für eine nahtlose Benutzererfahrung, da die Benutzer nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, um auf relevante Informationen zuzugreifen. Dies verbessert die Benutzerzufriedenheit und trägt zur Effizienz bei.

Um die Integrations-einstellungen ordnungsgemäß zu konfigurieren, ist es wichtig, die Anforderungen der Organisation zu verstehen und sicherzustellen, dass die Integration nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse integriert wird. Dies erfordert eine gründliche Planung, Konfiguration und Überwachung der Integration, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert und den gewünschten Wert liefert.

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.