Bestellabgleich
Einführung
Dieses Dokument bietet einen umfassenden Leitfaden zur Verwendung des Bestellabgleichsystems innerhalb Ihrer ERP-Plattform. Das PO-Abgleichsystem automatisiert die Abstimmung von Bestellungen mit eingehenden Rechnungen, um sicherzustellen, dass finanzielle Transaktionen korrekt sind und Unstimmigkeiten schnell behoben werden.
Erste Schritte
Um mit dem PO-Abgleichsystem zu beginnen, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Berechtigungen von Ihrem Systemadministrator eingerichtet wurden. Sie benötigen Zugriff auf sowohl die Bestelldaten als auch die entsprechenden Rechnungsdaten im System.
Systemanforderungen
Zugriff auf die Bestell- und Rechnungsmodule innerhalb des ERP-Systems.
Geeignete Benutzerberechtigungen zum Anzeigen und Abgleichen von Finanzdokumenten.
Hauptfunktionen
Automatische Datenerfassung: Extrahiert und interpretiert automatisch Daten aus digitalen Rechnungen.
Datenvergleich: Vergleicht extrahierte Rechnungsdaten mit vorhandenen Bestelldaten.
Abgleichüberprüfung: Überprüft Übereinstimmungen anhand vordefinierter Regeln und Toleranzen.
Unstimmigkeitsberichterstattung: Identifiziert und meldet Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen und Bestellungen.
Prüfpfad: Führt ein Protokoll aller Aktionen für Compliance und Überprüfung.
Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche des PO-Abgleichsystems umfasst in der Regel die folgenden Komponenten:
Dashboard: Übersicht über den Abgleichstatus und die letzten Aktivitäten.
Such- und Filtertools: Funktionen zum Suchen und Filtern von Bestellungen und Rechnungen.
Abgeglichene Datensätze: Bereich, der erfolgreich abgeglichene Datensätze anzeigt.
Unstimmigkeiten: Bereich, der Datensätze mit Unstimmigkeiten anzeigt, die überprüft oder bearbeitet werden müssen.
Berichte: Zugriff auf detaillierte Berichte und Exportoptionen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung des PO-Abgleichs
1. Zugriff auf das PO-Abgleichmodul
Navigieren Sie vom Hauptmenü Ihres ERP-Systems zum PO-Abgleichmodul.
2. Rechnungen importieren oder darauf zugreifen
Automatischer Import: Wenn Ihr System für die automatische Datenerfassung eingerichtet ist, werden Rechnungen automatisch in das System importiert.
Manuelles Hochladen: Falls erforderlich, laden Sie Rechnungsdateien manuell über die bereitgestellte Benutzeroberfläche hoch.
3. Automatisch abgeglichene Rechnungen überprüfen
Überprüfen Sie Rechnungen, die automatisch mit Bestellungen abgeglichen wurden.
Überprüfen Sie die Details des Abgleichs, einschließlich Artikelnummern, Mengen und Preise.
4. Unstimmigkeiten behandeln
Greifen Sie auf den Bereich "Unstimmigkeiten" zu, um Rechnungen zu überprüfen, die nicht automatisch abgeglichen werden konnten.
Passen Sie Mengen oder Preise bei Bedarf manuell an oder markieren Sie die Rechnung für eine weitere Überprüfung.
5. Manueller Abgleich
Für nicht automatisch abgeglichene Rechnungen:
Verwenden Sie die Such- und Filtertools, um die entsprechende Bestellung zu finden.
Überprüfen und gleichen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung ab.
Last updated
