Dokumentenablauf

In den "Dokumentenablauf" Einstellungen unter dem Abschnitt "DOKUMENTENVERARBEITUNG" können Sie die automatischen Löschpläne für Ihre Dokumente im System konfigurieren. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Datenretentionsrichtlinien zu verwalten und die Einhaltung rechtlicher oder organisatorischer Standards in Bezug auf die Dokumentenspeicherung sicherzustellen.

Hier ist, was jede Einstellung bewirkt:

1. Dokument nach Ablauf löschen: Dieses Dropdown-Menü ermöglicht es Ihnen, den Zeitrahmen festzulegen, nach dem ein verarbeitetes Dokument automatisch aus dem System gelöscht wird. Sie können aus vordefinierten Optionen wie 48 Stunden, 1 Woche, 2 Wochen oder 4 Wochen wählen. Dies hilft bei der Verwaltung des Speicherplatzes und der Aufrechterhaltung von Dokumentenlebenszyklusrichtlinien.

2. Fertiges Dokument nach Ablauf löschen: Ähnlich wie die vorherige Einstellung, zielt jedoch speziell auf die fertigen oder vollständig verarbeiteten Dokumente ab. Es ermöglicht die gleichen Zeitrahmenoptionen für die Löschung und stellt sicher, dass abgeschlossene Dokumente nicht länger als nötig gespeichert werden.

Beide Einstellungen stellen sicher, dass Dokumente nicht unbegrenzt auf Ihrem System aufbewahrt werden, um unnötige Speichernutzung zu vermeiden und den Dokumentenverarbeitungsworkflow übersichtlich zu halten. Diese Einstellungen sind für Organisationen unerlässlich, die spezifische regulatorische Anforderungen zur Dokumentenaufbewahrung einhalten müssen.