All pages
Powered by GitBook
2 of 73

Global Settings

Informações da Empresa

  1. Nome da Empresa: O nome legal da empresa conforme registrado.

  2. Rua + Número: O endereço físico da sede principal da empresa.

  3. Código Postal: O CEP ou código postal do endereço da empresa.

  4. Cidade: A cidade onde a empresa está localizada.

  5. Estado: O estado ou região onde a empresa está sediada.

  6. País: O país de operação da empresa.

  7. ID da Empresa: Um identificador único para a empresa, que pode ser usado internamente ou para integrações com outros sistemas.

  8. ID Fiscal: O número de identificação fiscal da empresa, importante para operações financeiras e relatórios.

  9. ID do Registro Comercial: O número de registro da empresa no registro comercial, que pode ser importante para documentação legal e oficial.

  10. Número de Telefone Oficial da Empresa: O número de contato principal da empresa.

  11. E-mail Oficial da Empresa: O endereço de e-mail principal que será usado para comunicações oficiais.

As informações inseridas aqui podem ser cruciais para garantir que documentos como faturas, correspondências oficiais e relatórios sejam formatados corretamente com os detalhes corretos da empresa. Também ajuda a manter a consistência na forma como a empresa é representada em várias comunicações externas e documentos. Após inserir ou atualizar as informações, o administrador precisa salvar as alterações clicando no botão "Salvar" para garantir que todas as modificações sejam aplicadas em todo o sistema.

Além disso, a seção fornece uma visão do plano de assinatura, mostrando quantos dias restam, datas de início e término, e um medidor de uso da assinatura que acompanha o consumo de tokens de serviço em relação ao que está alocado no plano. Isso pode ajudar os administradores a monitorar e planejar as renovações ou atualizações da assinatura com base nas tendências de uso.

Preferências da empresa

Visão Geral

Nas Preferências da empresa, você pode configurar as principais configurações de formatação e notificação para o aplicativo. Isso inclui:

  • Escolher o padrão de data a ser usado em todo o aplicativo

  • Definir a formatação de quantidade (por exemplo, separadores decimais, agrupamento de dígitos)

  • Habilitar ou desabilitar notificações push quando uma nova atualização estiver disponível

Como Acessar

Para acessar as Preferências da empresa:

  1. Navegue até Configurações → Configurações globais → Informações da empresa

  2. Role até a seção Preferências da empresa

Padrão de data

Nesta configuração, você pode escolher o formato de data a ser usado em todo o DocBits. Várias opções de formatação estão disponíveis, permitindo que você personalize como as datas são exibidas.

Os seguintes marcadores são usados no padrão de data:

  • %d – Dia (por exemplo, 07)

  • %m – Mês (por exemplo, 07)

  • %Y – Ano completo (por exemplo, 2025)

  • %y – Ano de dois dígitos (por exemplo, 25)

Exemplos de formatos:

  • %d.%m.%Y → 07.07.2025

  • %m/%d/%y → 07/07/25

Selecione o formato que melhor se adapta às suas necessidades organizacionais ou regionais.

Após fazer suas alterações, clique no botão Salvar no canto inferior direito para aplicá-las.

Formatação de Quantidade

Esta configuração permite que você defina como as quantidades são formatadas em todo o aplicativo—por exemplo, se deve usar uma vírgula ( , ) ou ponto ( . ) como separador decimal.

Exemplos de formatos:

  • 1,000.00 (formato dos EUA)

  • 1.000,00 (formato europeu)

Após fazer suas alterações, clique no botão Salvar no canto inferior direito para aplicá-las.

Nota: Esta configuração controla como as quantidades são exibidas em todo o DocBits. O formato de quantidade na tela de Validação de Campo é determinado pela configuração de origem do documento.

Caixa de diálogo de informações da nova versão

Esta configuração permite que você habilite uma notificação pop-up quando uma nova versão do aplicativo for lançada. Quando ativado, uma caixa de diálogo aparecerá automaticamente se uma atualização estiver disponível. Para aplicar a atualização:

Clique em Atualizar para fechar na janela de diálogo. DocBits será recarregado e aberto com a versão mais recente. Isso garante que os usuários estejam sempre trabalhando com os recursos, melhorias e correções de bugs mais recentes.

Após alternar a configuração para ativar ou desativar, clique no botão Salvar no canto inferior direito para aplicar suas alterações.

Definindo a Cor do App nas Configurações da Empresa

Visão Geral

A configuração de Cor do App permite que os administradores definam o esquema de cores da interface do aplicativo. Esse recurso é particularmente útil para distinguir entre diferentes ambientes, como teste, sandbox e produção. Ao atribuir cores distintas a cada ambiente, os usuários podem identificar facilmente em qual ambiente estão trabalhando, reduzindo o risco de realizar ações críticas no ambiente errado.

Acessando a Configuração de Cor do App

  1. Navegue até as Configurações da Empresa:

    • No menu principal, clique na seção Informações da Empresa.

  2. Localize a Seção de Cor do App:

    • Role para baixo até a seção Cor do App dentro das configurações de Informações da Empresa.

Definindo a Cor do App

  1. Escolha uma Cor:

    • Clique na caixa de cor ou insira um código hexadecimal diretamente no campo de texto.

    • Um seletor de cores aparecerá, permitindo que você selecione a cor desejada.

    • Você pode inserir um código hexadecimal específico se tiver uma cor predeterminada para o ambiente.

  2. Salve a Cor:

    • Depois de selecionar a cor, clique no botão Salvar para aplicar a alteração.

    • A interface do aplicativo será atualizada imediatamente para refletir a nova cor.

  3. Redefinir para o Padrão:

    • Se você deseja reverter para a cor padrão, clique no botão Redefinir.

Melhores Práticas para Cores de Ambiente

Para evitar confusões, recomenda-se estabelecer um esquema de cores padrão para cada ambiente:

  • Produção: Use uma cor neutra ou padrão, como #FFFFFF (branco) ou #f0f0f0 (cinza claro), para indicar o ambiente ao vivo.

  • Teste: Use uma cor brilhante ou de alerta, como #ffcc00 (amarelo) ou #ffa500 (laranja), para indicar um ambiente de teste.

  • Sandbox: Use uma cor distinta, como #007bff (azul) ou #6c757d (cinza), para indicar um ambiente de sandbox ou desenvolvimento.

Aviso sobre o Plano de Assinatura

Na seção de Cor do App, os administradores também verão informações relacionadas ao Plano de Assinatura. Isso inclui o plano atual, seu status e os dias restantes de assinatura.

Importância da Cor do App

A configuração de Cor do App é uma ferramenta simples, mas eficaz, para ajudar os usuários a reconhecer rapidamente o ambiente em que estão trabalhando. Ao selecionar e gerenciar cuidadosamente essas cores, as organizações podem minimizar erros e melhorar a eficiência do fluxo de trabalho.

Custom Filters

Document Expiry

Document Types

Visão Geral

A seção Tipos de Documentos lista todos os tipos de documentos reconhecidos e processados pelo DocBits. Os administradores podem gerenciar vários aspectos, como layout, definições de campos, regras de extração e muito mais para cada tipo de documento. Essa personalização é fundamental para garantir o manuseio preciso de dados e conformidade com os padrões organizacionais.

Recursos e Opções Principais

  1. Lista de Tipos de Documentos:

  • Cada linha representa um tipo de documento, como Fatura, Nota de Crédito, Nota de Entrega, etc.

  • Os tipos de documentos podem ser padrão ou personalizados, conforme indicado por rótulos como "Padrão".

  1. Editar layout: Esta opção permite aos administradores modificar as configurações de layout do documento, que incluem definir como o documento aparece e onde os campos de dados estão localizados.

  2. Subtipos de Documentos: Se algum tipo de documento tiver subcategorias, esta opção permite que os administradores configurem configurações específicas para cada subtipo.

  3. Colunas da Tabela: Personalize quais colunas de dados devem aparecer quando o tipo de documento é visualizado em listas ou relatórios.

  4. Campos: Gerencie os campos de dados associados ao tipo de documento, incluindo adicionar novos campos ou modificar os existentes.

  5. Treinamento do Modelo: Configure e treine o modelo usado para reconhecer e extrair dados dos documentos. Isso pode envolver a definição de parâmetros para modelos de aprendizado de máquina que melhoram com o tempo e mais dados.

  6. Regex: Configure expressões regulares que são usadas para extrair dados dos documentos com base em padrões. Isso é particularmente útil para extração de dados estruturados.

  7. Scripts: Escreva ou modifique scripts que executam regras de processamento personalizadas ou fluxos de trabalho para documentos deste tipo.

  8. EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados): Configure configurações relacionadas à troca de documentos em formatos eletrônicos padronizados.

Veja Configuração do Tipo de Documento

Document Types
DOCB-2489 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Layout Manager

Visão Geral

O Gestor de Layout permite aos administradores configurar e modificar visualmente o layout dos tipos de documento, definindo propriedades para vários campos de dados e grupos dentro de um documento. Esta interface ajuda a garantir que os modelos de extração e os pontos de entrada de dados manuais estejam alinhados precisamente com a estrutura do documento digitalizado ou carregado no Docbits.

Componentes Principais

  1. Grupos e Campos:

  • Grupos: Unidades organizacionais dentro de um tipo de documento que categorizam campos relacionados (por exemplo, Detalhes da Fatura, Detalhes de Pagamento). Estes podem ser expandidos ou recolhidos e organizados para refletir o agrupamento lógico no documento real.

  • Campos: Pontos de dados individuais dentro de cada grupo (por exemplo, Número da Fatura, Termos de Pagamento). Cada campo pode ser personalizado quanto à forma como os dados são capturados, exibidos e processados.

  1. Painel de Propriedades:

  • Este painel exibe as propriedades do campo ou grupo selecionado, permitindo uma configuração detalhada, como:

  • Rótulo: O rótulo visível para o campo na interface do usuário.

  • Nome do Campo: O identificador técnico usado dentro do sistema.

  • Largura do Elemento em Percentagem: Determina a largura do campo em relação ao layout do documento.

  • Índice de Tabulação: Controla a ordem de tabulação para navegação.

  • Executar Script na Alteração: Se deve executar um script quando o valor do campo muda.

  • Exibir Rótulo à Esquerda: Se o rótulo é exibido à esquerda do campo ou acima dele.

  • É Textarea: Especifica se o campo deve ser uma área de texto, acomodando quantidades maiores de texto.

  • Selecionar Tipo de Modelo: Opção para selecionar qual tipo de modelo lidará com a extração deste campo.

  • Comprimento do Campo: Comprimento máximo dos dados a serem aceitos neste campo.

  • Palavras-Chave Proibidas: Palavras-chave que não são permitidas dentro do campo.

  1. Pré-visualização do Modelo:

  • Mostra uma pré-visualização em tempo real de como o documento aparecerá com base na configuração de layout atual. Isso ajuda a garantir que o layout corresponda à estrutura real do documento e é vital para testar e refinar a configuração de processamento do documento.

Layout Manager
DOCB-2490 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Navegando no Gerenciador de Layout

Ser capaz de navegar no Gerenciador de Layout no DocBits e editar grupos e campos é crucial para controlar a estrutura e a aparência dos documentos.

Aqui estão os passos para usar o Gerenciador de Layout e editar grupos e campos:

Navegando no Gerenciador de Layout:

Abrindo o Gerenciador de Layout:

  • Faça login no DocBits e navegue até a área onde deseja usar o Gerenciador de Layout.

  • Você pode encontrar essa opção em "Gerenciar Tipos de Documentos".

Selecionando o Tipo de Documento:

  • Selecione o tipo de documento que deseja editar.

  • O Gerenciador de Layout exibirá a estrutura desse tipo de documento.

Navegando por Grupos e Campos:

  • No Gerenciador de Layout, você verá uma estrutura em árvore que representa os grupos e campos do tipo de documento selecionado.

  • Você pode navegar por essa estrutura para editar as áreas que deseja.

Editando grupos e campos:

Nota: quando o Título de um campo for alterado, você deve excluir e re-adicionar o campo no construtor de layout para que as alterações tenham efeito.

Adicionando um grupo ou campo:

  • Clique no botão "Criar novo grupo", dependendo se você deseja adicionar um novo grupo ou campo.

  • Insira o nome do novo grupo ou campo e selecione quaisquer configurações que desejar, como o tipo de campo (texto, número, data, etc.).

Removendo um grupo ou campo:

  • Selecione o grupo ou campo que deseja remover.

  • Clique no botão "Excluir" ou use o atalho de teclado apropriado (geralmente "Delete" ou "Del").

Modificando um grupo ou campo:

  • Clique duas vezes no grupo ou campo que deseja alterar.

  • Altere quaisquer propriedades que desejar, como o nome, posição, tamanho ou configurações do tipo de campo.

Organizando grupos e campos:

  • Arraste e solte grupos ou campos para alterar sua ordem ou colocá-los dentro ou fora de outros grupos.

Salvando alterações:

  • Não se esqueça de salvar suas alterações antes de sair do Gerenciador de Layout.

  • Clique no botão "Salvar".

Seguindo esses passos, você pode navegar efetivamente pelo Gerenciador de Layout do DocBits e editar grupos, bem como campos dentro de um tipo de documento. Isso permite que você personalize a estrutura e a aparência de seus documentos de acordo com suas necessidades.

Document Sub Types

Visão Geral

Os Tipos de Documentos Secundários são essencialmente versões especializadas dos principais tipos de documentos. Por exemplo, sob o tipo de documento principal "Fatura," pode haver subtipos como "Fatura Padrão," "Fatura Pro-forma" e "Fatura de Crédito," cada um com requisitos de dados ligeiramente diferentes ou regras de processamento.

Recursos e Opções Principais

  1. Lista de Subtipos:

  • Cada linha representa um subtipo de um tipo de documento principal.

  • Inclui o nome do subtipo e um conjunto de ações que podem ser realizadas nele.

  1. Ações:

  • Campos: Configure quais campos de dados estão incluídos no subtipo e como eles são gerenciados.

  • Editar Layout: Modifique o layout visual para como as informações são exibidas e inseridas para este subtipo.

  • Scripts: Anexe ou edite scripts que executam operações específicas quando documentos deste subtipo são processados.

  • Copiar: Duplicar uma configuração de subtipo existente para usar como base para uma nova.

  • Excluir: Remover o subtipo se não for mais necessário.

  1. Adicionar Novos Subtipos:

  • O botão "+ Novo" permite que os administradores criem novos subtipos, definindo propriedades e regras exclusivas conforme necessário.

Os Tipos de Documentos Secundários no DocBits fornecem uma maneira flexível e poderosa de lidar com uma variedade de documentos dentro de um único sistema, garantindo que cada tipo e subtipo seja processado com precisão e eficiência de acordo com suas especificações exclusivas.

Sub Document Type
DOCB-2492 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Table Columns

Visão Geral

A interface Colunas da Tabela no Docbits é usada para especificar as colunas que aparecem em tabelas de dados para cada tipo de documento. Cada coluna pode ser configurada para armazenar tipos específicos de dados, como strings ou valores numéricos, e pode ser essencial para funções de classificação, filtragem e relatórios dentro do Docbits.

Principais Recursos e Opções

  1. Configuração da Coluna:

  • Nome da Coluna: O identificador da coluna no banco de dados.

  • Título: O título legível por humanos da coluna que aparecerá na interface.

  • Tipo de Coluna: Define o tipo de dados da coluna (por exemplo, STRING, VALOR), o que determina que tipo de dados pode ser armazenado na coluna.

  • Nome da Tabela: Indica a qual tabela a coluna pertence, vinculando-a a um tipo de documento específico como INVOICE_TABLE.

  1. Ações:

  • Editar: Modificar as configurações de uma coluna existente.

  • Excluir: Remover a coluna da tabela, o que é útil se os dados não forem mais necessários ou se a estrutura de dados do tipo de documento mudar.

  1. Adicionando Novas Colunas e Tabelas:

  • Adicionar Nova Coluna de Tabela: Abre um diálogo onde você pode definir uma nova coluna, incluindo seu nome, se é obrigatório, seu tipo de dados e a tabela à qual pertence.

  • Criar Nova Tabela: Permite a criação de uma nova tabela, definindo um nome único que será usado para armazenar dados relacionados a um conjunto específico de tipos de documento.

Esta seção é vital para manter a integridade estrutural e usabilidade dos dados dentro do sistema Docbits, garantindo que os dados extraídos de documentos sejam armazenados de forma organizada e acessível.

Table Columns
DOCB-2493 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Fields

Visão Geral

A configuração de Campos fornece uma interface de usuário onde os administradores podem gerenciar as propriedades e o comportamento dos campos de dados individuais associados a um tipo de documento. Cada campo pode ser ajustado para otimizar a precisão e eficiência da captura e validação de dados.

Principais Recursos e Opções

  1. Configuração de Campos:

  • Nomes dos Campos: Lista os nomes dos campos, geralmente correspondentes aos elementos de dados dentro do documento, como "Número da Fatura" ou "Data do Pedido de Compra".

  • Obrigatório: Os administradores podem marcar campos como obrigatórios, garantindo que os dados devem ser inseridos ou capturados para que esses campos completem o processamento do documento.

  • Somente Leitura: Os campos podem ser definidos como somente leitura para evitar modificações após a captura de dados ou durante certas etapas do processamento do documento.

  • Oculto: Os campos podem ser ocultos da visualização na interface do usuário, útil para informações sensíveis ou para simplificar os fluxos de trabalho do usuário.

  1. Configurações Avançadas:

  • Forçar Validação: Garante que os dados inseridos em um campo passem por certas regras de validação antes de serem aceitos.

  • OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres): Este interruptor pode ser ativado para habilitar o processamento de OCR para um campo específico, útil para extração automatizada de dados de documentos digitalizados ou digitais.

  • Pontuação de Correspondência: Os administradores podem definir uma pontuação de correspondência, um limiar usado para determinar o nível de confiança no reconhecimento ou correspondência de dados, impactando como a validação de dados e os controles de qualidade são realizados.

  1. Botões de Ação:

  • Criar Novo Campo: Permite adicionar novos campos ao tipo de documento.

  • Ícones de Edição: Cada campo possui um ícone de edição que permite aos administradores configurar ainda mais as configurações específicas do campo, como tipo de dados, valores padrão ou lógica de negócios conectada.

  • Salvar Configurações: Confirma as alterações feitas nas configurações do campo.

Fields
DOCB-2494 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Adicionando e Editando Campos

Aqui estão os passos para adicionar um novo campo ou modificar campos existentes no DocBits, incluindo detalhes sobre como acessar opções de configuração avançadas:

Adicionar um novo campo

  • Faça login e acesse a Gestão de Documentos:

Adicionar um novo campo:

  • Clique na opção "Criar Campo".

Configuração Básica:

  • Nome

    • Escolha um nome significativo e descritivo.

    • O nome deve ser único.

    • Nota: Uma vez criado, o nome não pode ser alterado.

  • Título

    • Este é o nome exibido do campo.

    • Ele define como o campo aparece na interface do usuário.

    • Nota: O título pode ser alterado posteriormente, se necessário.

  • Selecionar Tipo de Campo

    • Escolha o tipo de campo a partir de uma lista suspensa.

    • Os tipos de campo disponíveis incluem várias opções para atender a diferentes necessidades de entrada de dados.

    • Nota: Uma vez criado, o Tipo não pode ser alterado.

  • Opcional: Habilitar Elemento de Cobrança

    • Uma caixa de seleção rotulada Habilitar Elemento de Cobrança pode ser selecionada.

    • Se marcada, você deve selecionar um elemento de cobrança a partir de uma lista suspensa.

    • Importante: Elementos de cobrança devem ser configurados previamente.

      • Configuração de Elementos de Cobrança

Configuração Avançada:

  • Aqui você pode definir outras propriedades, como regras de validação, valores de correspondência, modo somente leitura, ocultação e configurações de OCR.

Salvar:

  • Após ter feito todas as configurações necessárias, clique em "Salvar" ou em um botão semelhante para criar o novo campo.

Acessar edição de campo:

  • Navegue até a lista de campos existentes e encontre o campo que deseja editar.

Selecionar um campo:

  • Clique no campo apropriado para acessar as opções de edição.

Alterar a configuração:

  • Altere as propriedades do campo conforme necessário. Isso pode incluir mudar o nome, o tipo de campo, adicionar ou remover regras de validação, definir valores de correspondência ou ajustar outras configurações avançadas.

Nota: Se você alterar o Título de um campo, deve excluir e re-adicionar o campo no construtor de layout para que as alterações tenham efeito.

Salvar:

  • Clique em "Salvar" para salvar as alterações que você fez no campo.

Ao fornecer passos para adicionar novos campos e editar campos existentes, bem como acesso a opções de configuração avançadas, você pode maximizar a flexibilidade e adaptabilidade do seu sistema de processamento de documentos. Isso permite que você estruture e processe seus dados exatamente como precisar.

Model Training

Visão Geral

O Treinamento do Modelo permite aos administradores supervisionar e gerenciar o treinamento de modelos de aprendizado de máquina específicos para cada tipo de documento. Ao fornecer uma interface estruturada para importar dados de amostra, treinar modelos e testar seu desempenho, o Docbits garante que suas capacidades de extração de dados melhorem continuamente ao longo do tempo.

Recursos e Opções Principais

  1. Visão Geral das Métricas:

  • Amostra: Número de documentos de amostra usados para treinamento.

  • Exportados: Número de documentos que foram exportados com sucesso após o processamento.

  • Empresa Σ: Número total de documentos específicos da empresa processados.

  • Total Σ: Número total de documentos processados em todas as categorias.

  1. Opções de Treinamento e Teste:

  • Importar: Permite aos administradores importar novos conjuntos de dados de treinamento, que são tipicamente amostras estruturadas de documentos que devem ser reconhecidos pelo sistema.

  • Treinar Modelo: Inicia o processo de treinamento usando os dados importados para aprimorar as capacidades de reconhecimento e extração do sistema.

  • Testar Classificação: Permite testar o modelo para avaliar seu desempenho na classificação e extração de dados de documentos novos ou não vistos.

  1. Botões de Ação:

  • Criar Campo: Adicionar novos campos de dados que o modelo deve reconhecer e extrair.

  • Ações: Este menu suspenso pode incluir opções como visualizar detalhes, editar configurações ou excluir dados de treinamento.

Model Training
DOCB-2496 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Regex

No DocBits, as configurações de Regex permitem que os administradores definam padrões personalizados que o sistema usa para encontrar e extrair dados de documentos. Este recurso é especialmente útil em situações em que os dados precisam ser extraídos de texto não estruturado ou quando os dados seguem um formato previsível que pode ser capturado usando padrões de regex.

Principais Recursos e Opções

  1. Gerenciando Regexes:

  • Adicionar: Permite que você crie um novo padrão de regex para um tipo de documento específico.

  • Salvar Alterações: Salva modificações nas configurações de regex existentes.

  • Padrão: Aqui, você pode definir o padrão de regex que corresponde ao formato de dados específico necessário.

  • Origem: É a Origem do Documento - Por exemplo, você pode definir um Regex diferente na Alemanha

Regex
DOCB-2497 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Script

Visão Geral

Os scripts no DocBits são tipicamente escritos em uma linguagem de script suportada pelo sistema Python. Eles são acionados durante o fluxo de processamento de documentos para aplicar lógica de negócios complexa ou garantir a integridade e precisão dos dados antes que os dados sejam processados ou armazenados.

Recursos e Opções Principais

  1. Gerenciamento de Scripts:

    • Nome: Cada script recebe um nome único para identificação.

    • Tipo de Documento: Associa o script a um tipo de documento específico, determinando em quais documentos o script será aplicado.

    • Acionar Em: Define quando o script é acionado (por exemplo, no upload do documento, antes da exportação de dados, após a validação de dados).

    • Status Ativo/Inativo: Permite que os administradores ativem ou desativem scripts sem excluí-los, proporcionando flexibilidade nos testes e implantação.

  2. Editor de Scripts:

    • Fornece uma interface onde os scripts podem ser escritos e editados. O editor geralmente suporta realce de sintaxe, realce de erros e outras funcionalidades para auxiliar no desenvolvimento de scripts.

    • Exemplo de Script: Os scripts podem incluir operações como percorrer as linhas de fatura para validar totais ou remover entradas que não atendam a determinados critérios.

Script
DOCB-2498 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Scripting em DocBits

Guia de Scripting do Docbits

Bem-vindo ao guia de scripting do Docbits! Aqui, você aprenderá a usar scripts para automatizar e aprimorar o processamento de documentos dentro do Docbits. Scripts permitem a manipulação personalizada de campos, transformação de dados e implementação de lógica em vários tipos de documentos.

Introdução

Os scripts no Docbits são escritos em Python. Eles interagem com campos de documentos e metadados para realizar uma ampla gama de operações, desde formatação simples de dados até lógica complexa.

Funções Principais

  • get_field_value(fields_dict, field_name, default=None): Recupera o valor de um campo especificado.

  • set_field_value(fields_dict, field_name, value): Define o valor de um campo especificado.

  • create_new_field(field_name, value): Cria um novo campo com um nome e valor especificados.

  • format_decimal_to_locale(value, locale): Formata um valor decimal de acordo com um local especificado.

Exemplos de Scripts

Abaixo estão vários exemplos que demonstram tarefas comuns de scripting.

Exemplo 1: Mapeamento de Moeda para Faturas

Padronize símbolos ou texto de moeda para códigos de moeda ISO.

currency_map = {
    "€": "EUR",
    "EURO": "EUR",
    "$": "USD",
    "£": "GBP"
}
currency_value = get_field_value(fields_dict, "currency", None)
if currency_value:
    currency_value = currency_value.upper()
    if currency_value in currency_map:
        currency_value = currency_map[currency_value]
    set_field_value(fields_dict, "currency", currency_value)

Calculating Total Charges Script for Docbits

The "Calculating Total Charges" script automates the process of summing up various charges and additional amounts within invoice documents. This guide walks you through the script setup, logic, and application to ensure accurate total charge calculations across your documents.

Purpose

This script aims to provide a dynamic way to calculate the total charges on an invoice by adding up different charge types, such as base charges, freight (Fracht), and packaging (Verpackung). It then updates the invoice's total charges field with the calculated sum, ensuring accurate billing information.

Script Overview

The script retrieves values from specified fields, converts them to floats, sums them up, and then updates the total_charges field with the result. If the total_charges field doesn't exist, the script creates this field and sets its value accordingly.

Code Snippet

total_charges = get_field_value(fields_dict, 'total_charges', None)
fracht = get_field_value(fields_dict, 'additional_amount_2', None)
verpackung = get_field_value(fields_dict, 'additional_amount', None)

# Initialize total to 0
total = 0

# Add fracht to total if it exists
if fracht:
    fracht = float(fracht)
    total += fracht

# Add verpackung to total if it exists
if verpackung:
    verpackung = float(verpackung)
    total += verpackung

# Formatting the total to two decimal places
formatted_total = "{0:.2f}".format(total)

# Checking if the total_charges field exists and updating or creating accordingly
if 'total_charges' not in fields_dict:
    new_field = create_new_field('total_charges', formatted_total)
    fields_dict['total_charges'] = new_field
    document_json['fields'].append(new_field)
else:
    set_field_value(fields_dict, 'total_charges', formatted_total)

Calculating Total Charges Script for Docbits

Introduction

This document provides a detailed guide on the "Calculating Total Charges" script within the Docbits platform. The script is designed to automatically calculate the total amount charged on an invoice by summing up various individual charges. This automation enhances accuracy and efficiency in document processing.

Objective

The aim of this script is to streamline the calculation process for total charges on invoices. By automatically adding up specified charges, such as base charges, taxes, and additional fees, the script ensures that the total charges reflected on each invoice are accurate and comprehensive.

Script Details

Code Implementation

# Initialize variables to store the values of individual charges
total_charges = get_field_value(fields_dict, 'total_charges', None)
fracht = get_field_value(fields_dict, 'additional_amount_2', None)
verpackung = get_field_value(fields_dict, 'additional_amount', None)

# Calculate the total by converting each charge to a float and summing them up
total = 0
if fracht:
    total += float(fracht)
if verpackung:
    total += float(verpackung)

# Format the total to two decimal places and update the 'total_charges' field
formatted_total = "{0:.2f}".format(total)
if 'total_charges' not in fields_dict:
    new_field = create_new_field('total_charges', formatted_total)
    fields_dict['total_charges'] = new_field
    document_json['fields'].append(new_field)
else:
    set_field_value(fields_dict, 'total_charges', formatted_total)

Delete lines with empty quantity and amount

Part 1: Delete Lines with Empty Quantity and Amount

This section of the script processes an invoice table to remove any lines where both the quantity and the total amount are zero or not provided.

  • Check for INVOICE_TABLE: It starts by checking if the INVOICE_TABLE key exists in the tables_dict dictionary.

  • Iterate Over Rows: For each row in the table, the script initializes flags and variables to determine if the TOTAL_AMOUNT and QUANTITY columns exist and to capture their values.

  • Check Column Names: As it iterates through each column in a row, it looks for columns named TOTAL_AMOUNT and QUANTITY.

    • If TOTAL_AMOUNT is found, it captures the value. If this value is non-zero, it converts it to a float.

    • Similarly for QUANTITY, capturing and converting the value if it is non-zero.

  • Mark Row for Deletion: After checking both columns in a row, if both the total amount and quantity are effectively zero (either by being zero or not existing), the row is marked for deletion by setting row['is_deleted'] to True.

Part 2: Validate Line Total Against Invoice Total

This section calculates the total amount from all lines in an invoice and compares it to the invoice’s reported total to validate their consistency.

  • Initialize Line Total: Starts by setting a variable lines_total to 0.0 to accumulate the total amount from all lines.

  • Sum Line Amounts: Iterates over each row in the INVOICE_TABLE, extracting the TOTAL_AMOUNT from each and adding it to lines_total.

  • Retrieve and Convert Invoice Total: Fetches the total invoice amount using a helper function get_field_value and converts it to a float.

  • Compare Totals: Finally, it checks if the absolute difference between the calculated line total (lines_total) and the reported invoice total (total_amount) exceeds a threshold of 0.05. If so, it marks the invoice total field as invalid using another helper function set_field_as_invalid, citing a mismatch.

##################################################
# Delete lines with empty quantity and amount 
##################################################


if tables_dict.get('INVOICE_TABLE'):
    for row in tables_dict['INVOICE_TABLE']['rows']:
        amount_col_found = False
        quantity_col_found = False
        line_amount = 0.0
        line_quantity = 0.0
        for col in row['columns']:
            if col['name'] == 'TOTAL_AMOUNT':
                amount_col_found = True
                line_amount = col.get('value', 0)
                if line_amount:
                    line_amount = float(line_amount)
            if col['name'] == 'QUANTITY':
                quantity_col_found = True
                line_quantity = col.get('value', 0)
                if line_quantity:
                    line_quantity = float(line_quantity)
            if amount_col_found and quantity_col_found:
                break
        if amount_col_found and quantity_col_found and (not line_amount and not line_quantity or (line_amount + line_quantity) == 0):
            row['is_deleted'] = True
        
##################################################
# End: Delete lines with empty quantity and amount 
##################################################

##################################################
# Validating Line total againg invoice total
##################################################
lines_total = 0.0
# Getting Lines Total
if tables_dict.get('INVOICE_TABLE'):
    for row in tables_dict['INVOICE_TABLE']['rows']:
        line_amount = 0.0
        for col in row['columns']:
            if col['name'] == 'TOTAL_AMOUNT':
                line_amount = col.get('value', 0)
                if line_amount:
                    line_amount = float(line_amount)
                break
        lines_total += line_amount

# Getting Invoice total
total_amount = get_field_value(fields_dict, "net_amount", "0.0")
if total_amount:
    total_amount = float(total_amount)

# Comparing lines total with invoice total    
if abs(total_amount - lines_total) > 0.05:
    set_field_as_invalid(fields_dict, "net_amount", "Invoice total mismatches lines total", "AMOUNTS_MISMATCH")

##################################################
# End: Validating Line total againg invoice total
##################################################






    

Summary

The script effectively ensures data integrity by:

  1. Removing data rows that do not contribute to the invoice’s financial total due to lacking quantities or amounts.

  2. Validating the consistency between the sum of individual line amounts and the overall invoice total, highlighting discrepancies for further action.

This automation helps maintain accurate financial records and can be crucial for systems like ERP that require precise data for accounting and financial reporting.

Formatting Export Certificate Reference Numbers Script for Docbits

This document outlines the "Formatting Export Certificate Reference Numbers" script, aimed at standardizing reference numbers across export certificates in Docbits. Proper formatting ensures that reference numbers comply with external systems or regulatory requirements.

Purpose

The script's primary goal is to format reference numbers on export certificates, ensuring they meet a predefined length requirement by padding them with leading zeros. This consistency aids in maintaining a standardized format for all export documents processed through Docbits.

Script Overview

The script identifies the reference_number field in an export certificate, checks its length, and if necessary, pads the number with leading zeros to ensure it meets the minimum length requirement.

Code Snippet

ref_number = get_field_value(fields_dict, 'reference_number')
# Ensure the reference number meets a minimum length of 10 characters
if len(ref_number) < 10:
    ref_number = ref_number.zfill(10)
    set_field_value(fields_dict, 'reference_number', ref_number)

Funções

Documentação Funcional

Este módulo contém funções para manipular dados de documentos e realizar várias operações relacionadas a campos de documentos.

Funções

set_field_value()

Define o valor de um campo nos dados do documento.

po_number = get_field_value(fields_dict, 'purchase_order', None)
if not po_number:
    po_number = ''
    
if po_number:
    set_field_value(fields_dict, "invoice_sub_type", 'Purchase Invoice')
else:
    set_field_value(fields_dict, "invoice_sub_type", 'Cost Invoice')

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

field_name*

string

O nome do campo a ser definido

value*

any

O valor a ser definido para o campo

remove_link (opcional)

bool

Remove a chave "coords" do campo.

set_date_value()

Define o valor de um campo de data nos dados do documento.

invoice_date = get_field_value(document_data, 'invoice_date', None)
    
if not document_json.get("script_executed", False):
    if invoice_date:
        set_date_value(document_data, "accounting_date", invoice_date)
        document_json["script_executed"] = True

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

field_name*

string

O nome do campo a ser definido

value*

string

O valor da data a ser definido no formato ISO (por exemplo, "2020-12-31").

add_days (opcional)

int

Adiciona dias adicionais à data fornecida O padrão é 0

skip_weekend (opcional)

bool

Ignora a data se cair no fim de semana O padrão é False

remove link (opcional)

bool

Remove a chave "coords" do campo.

exclude_final_days (opcional)

either string or int

Especifica os dias a serem excluídos (0-6 ou domingo a sábado)

set_amount_value()

Define o valor de um campo de valor nos dados do documento.

total_amount = get_field_value(document_data, "net_amount")
lines_total = 0.0
set_amount_value(document_data, "net_amount",str(lines_total))

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

field_name*

string

O nome do campo a ser definido

value*

string

O valor a ser definido para o campo (passar um número como string, por exemplo, "123456"

remove link (opcional)

bool

Remove a chave "coords" do campo.

get_field_value()

Obtém o valor de um campo dos dados do documento.

total_amount = get_field_value(document_data, "net_amount")
lines_total = 0.0
set_amount_value(document_data, "net_amount", str(lines_total))

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

field_name*

string

O nome do campo a ser definido

default_value (opcional)

any

Retorna default_value se nenhum valor de campo for encontrado O padrão é None

is_clean (opcional)

bool

Converte o valor para maiúsculas e remove quaisquer espaços extras O padrão é False

Retorna:

  • Valor do campo especificado

create_new_field()

Cria um novo campo com o nome e valor especificados.

currency = get_field_value(document_data, 'currency', None)

if not currency:
    if 'currency' not in fields_dict:
        new_field = create_new_field('currency','')
        fields_dict['currency'] = new_field
        document_json['fields'].append(new_field)
    set_field_value(document_data, "currency", "USD")

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

field_name*

str

Os dados do documento contendo informações do campo

value (opcional)

any

O valor inicial para o campo O padrão é ""

Retorna:

  • Dicionário do novo campo criado

delete_field()

Deleta um campo dos dados do documento

field_amount = get_field_value(document_data, field_name)
    if not field_amount:
        delete_field(document_data, fields_dict, field_name)
    else:
        field_amount = float(field_amount)
        if field_amount == 0:
            delete_field(document_data, fields_dict, field_name)

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

field_name*

string

O nome do campo a ser deletado

Retorna:

  • Document_data como json e como dict após o campo ser deletado

set_is_required()

Define o atributo 'is_required' de um campo nos dados do documento.

net_amount = get_field_value(document_data, "net_amount", None)
if net_amount:
    set_is_required(document_data, "tax_country", True)
    set_is_required(document_data, "tax_code_without_country", True)

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

field_name*

string

O nome do campo a ser definido

value*

bool

O valor a ser definido para o campo

set_force_validation()

Define o atributo 'force_validation' de um campo nos dados do documento.

if supplier_id in supplier_to_check:
    set_force_validation(document_data, 'purchase_order', True, reset_validation=reset_validation)

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

field_name*

string

O nome do campo a ser definido

value*

bool

O valor a ser definido para o campo

reset_validation (opcional)

bool

Define o atributo "is_validated" para o valor especificado O padrão é False

set_field_as_invalid()

Marca um campo na tela de validação como inválido e o destaca.

if not document_date:
    set_field_as_invalid(document_data, "document_date", "Es ist kein Datum vorhanden", "INVALID_VALUE")

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

field_name*

string

O nome do campo a ser marcado como inválido

message*

string

A mensagem de validação para o campo

code (opcional)

string

Código de erro para a validação

O padrão é None

set_field_attribute()

Define um atributo personalizado de um campo nos dados do documento.

if purchase_order:
    if po_supplier_id != invoice_supplier_id:
        set_field_as_invalid(document_data, "supplier_name", "Supplier is different from PO supplier")
    else:
        set_field_attribute(document_data, "supplier_name", "is_valid", True)
        set_field_attribute(document_data, "supplier_name", "validation_message","")

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

field_name*

string

O nome do campo a ser definido

attribute_name*

string

O nome do atributo a ser definido

value*

any

O valor a ser definido para o atributo

is_supplier_valid()

Verifica se um fornecedor é válido com base nos critérios fornecidos.

bool = is_supplier_valid(user, {"name": "Supplier Inc."})

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

user*

UserAuthentication

O usuário autenticado

filter_data_json*

json

Criterios de filtro para validar o fornecedor

sub_org_id (opcional)

string

ID de sub-organização opcional para filtragem O padrão é None

Retorna:

  • True, se o usuário for válido

  • False se o usuário não for válido

get_document_content()

Decodifica os dados do documento e os retorna como uma string.

document_content = get_document_content(doc)
if document_content:
    document_content = document_content.lower()

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

Retorna:

  • Dados do documento como uma string.

update_document_status_with_doc_id()

Atualiza o status de um documento com um ID específico para o status dado.

genehmigung_user_1 = get_field_value(document_data, 'genehmigung_user_1', None)

if genehmigung_user_1 != "LEER":
    update_document_status_with_doc_id(document_json['doc_id'], user, document_json['org_id'], "validated_pending_approval")

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

doc_id*

string

O ID do documento a ser atualizado

user*

either user ID or UserAuthentication object

O usuário que está realizando a atualização

org_id*

string

O ID da organização à qual o documento pertence

status*

string

O novo status do documento

message (opcional)

string

Mensagem opcional associada à atualização de status O padrão é None

doc_classification_class (opcional)

string

Classe de classificação de documento opcional O padrão é None

get_lov_values()

Obtém os valores LOV de um org_id e chave específicos.

reverse_charge_to_check = get_lov_values(org_id, 'Kosten', return_type="list_of_values")

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

org_id*

string

O ID da organização à qual o documento pertence

key*

string

A chave da Lista de Valores requerida

return_type (opcional)

string

O tipo em que os dados devem ser retornados O padrão é 'list_of_objects'

sub_org_id (opcional)

string

ID de sub-organização opcional para filtragem O padrão é None

language_code (opcional)

string

Este parâmetro define o idioma no qual os valores serão retornados. Aceita códigos de idioma, como "en" para inglês ou "fr" para francês. O padrão é ""

Retorna:

  • Valores LOV como uma lista de objetos ou como uma lista.

format_decimal_to_locale()

Formata um valor decimal para o formato en_US.UTF-8.

standard_value = "{0:.2f}".format(total)
formatted_value = format_decimal_to_locale(
    standard_value, document_json['amount_format_locale']
)

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

value*

float, decimal.Decimal, str

O ID da organização à qual o documento pertence

to_locale (opcional)

string

O tipo em que os dados devem ser retornados O padrão é 'en_US.UTF-8'

max_decimal_places (opcional)

int

ID de sub-organização opcional para filtragem O padrão é 4

min_decimal_places (opcional)

int

O mínimo de casas decimais que devem ser consideradas O padrão é 2

  • value: O valor que deve ser formatado.

  • to_locale (opcional): O formato no qual o valor é transformado.

  • max_decimal_places (opcional): O máximo de casas decimais que devem ser consideradas.

  • min_decimal_places (opcional): O mínimo de casas decimais que devem ser consideradas.

Retorna:

  • O valor formatado.

compare_values()

Compara dois valores para igualdade, lidando com vários tipos de dados.

result = compare_values(10, "10")

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

value1*

any

O primeiro valor a comparar

value2*

any

O segundo valor a comparar

Retorna:

  • True se os valores forem iguais e False se forem diferentes

create_document_task()

Cria uma tarefa, atribui-a a um usuário ou grupo, define a prioridade e, opcionalmente, envia um e-mail.

if not is_task_created:
            create_document_task(user, document_data, "Herkunftsland außerhalb der EU", "Die Gelangensbestätigung kommt von einem Land außerhalb der EU. Bitte das MRN-Dokument anhängen.", "high", 1007, None, False)
            document_data["document_json"]["country_check_task_created"] = True

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

user*

either user ID or UserAuthentication object

O usuário que está realizando a atualização

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

title*

string

O título da tarefa

description*

string

A descrição da tarefa

priority*

string

A prioridade da tarefa

assigned_to_user_id*

int

O id do usuário ao qual a tarefa deve ser atribuída

assigned_to_group_id*

int

O id do grupo ao qual a tarefa deve ser atribuída

send_email*

bool

Determina se um e-mail deve ser enviado ou não

Retorna:

  • Dict que indica se o processo foi bem-sucedido ou não

set_document_sub_org_id()

Define o sub_org_id dos dados do documento especificado.

if sub_org_id != current_sub_org_id:
    document_data["document_json"]["sub_org_id4"] = sub_org_id
    set_document_sub_org_id(document_data, sub_org_id)

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

sub_org_id*

string

ID de sub-organização opcional para filtragem

get_user_by_id()

Obtém o usuário com o ID correspondente.

requester_mail = str(get_user_by_id(str(requester)).email.lower())

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

user_id*

string

O ID do usuário

Retorna:

  • O usuário com o ID correspondente

get_group_by_id()

Obtém o grupo com o ID correspondente.

group_name  = str(get_group_by_id(assigned_to_group_id))

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

group_id*

string

O ID do grupo

Retorna:

  • O grupo com o ID correspondente

get_user_by_email()

Obtém o grupo com o ID correspondente.

user_name = str(get_user_by_email(email)

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

email*

any

O e-mail do usuário

Retorna:

  • O usuário com o e-mail correspondente

add_table_column()

Adiciona uma coluna à tabela especificada.

table = tables_dict.get("ORDER_CONFIRMATION_TABLE")

if table:
    add_table_column(table, "PROMISED_DELIVERY_DATE")

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

table*

string

A tabela onde a coluna deve ser adicionada

col_name*

string

O nome da coluna

default_value (opcional)

any

O valor inicial para o campo

O padrão é None

get_column_value()

Obtém o valor de uma coluna especificada.

for row in table['rows']:
        unit = get_column_value(row, "UNIT")

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

row*

string

A linha onde o valor está localizado

col_name*

string

O nome da coluna

default_value (opcional)

any

O valor inicial para o campo O padrão é None

is_clean (opcional)

bool

Converte o valor para maiúsculas e remove quaisquer espaços extras O padrão é False

Retorna

  • Retorna o valor da coluna especificada se existir; caso contrário, retorna None

set_column_value()

Define o valor da coluna especificada. Se a coluna não existir, ela será criada.

supplier_id = get_field_value(document_data, "supplier_id", "")

quote_table = tables_dict["QUOTE_TABLE"]

for row in quote_table.get('rows', []):
    set_column_value(row,"SUPPLIER_ID", supplier_id)

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

row*

string

A linha onde o valor está localizado

col_name*

string

O nome da coluna

value*

any

O valor que será definido na localização especificada

Retorna:

  • True se a alteração foi bem-sucedida

set_column_date_value()

Define o valor da data de uma coluna especificada.

set_column_date_value(document_data, row, "DELIVERY_DATE", "2020-12-31", add_days=2)

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

row*

string

A linha onde o valor está localizado

col_name*

string

O nome da coluna

value*

string

O valor da data a ser definido no formato ISO (por exemplo, "2020-12-31")

add_days (opcional)

int

Adiciona dias adicionais à data fornecida O padrão é 2

skip_weekend (opcional)

bool

Ignora a data se cair no fim de semana O padrão é False

exclude_final_days (opcional)

either string or int

Especifica os dias a serem excluídos (0-6 ou domingo a sábado)

set_column_amount_value()

  • Converte o valor para string e define o valor para a coluna

  • Define o conteúdo da coluna para o valor

  • Formata o valor de acordo com o local

quantity = float(quantity) / 1000
set_column_amount_value(document_data, row, "QUANTITY", str(quantity))

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

row*

string

A linha onde o valor está localizado

column_name*

string

O nome da coluna

value*

string

O valor a ser definido para o campo (passar um número como string, por exemplo, "123456")

delete_tables()

Esta função deleta as tabelas dos dados do documento.

delete_tables(document_data)

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

restore_tables()

Esta função restaura as tabelas nos dados do documento.

restore_tables(document_data)

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

remove_rows_from_table()

Remove linhas da tabela especificada.

count = 1
start = 1
remove_rows_from_table(document_data,"INVOICE_TABLE",count,start) 

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

table_name*

string

O nome da tabela

count*

int

Quantas linhas devem ser deletadas

start*

int

O ponto de partida

remove_all_rows_except_one_from_table()

Remove todas as linhas, exceto uma, da tabela especificada

count = 1
start = 1
remove_rows_from_table(document_data,"INVOICE_TABLE",count,start) 

Parâmetros:

Nome
Tipo
Descrição

document_data*

dictionary

Os dados do documento contendo informações do campo

line_number*

int

O número da linha que não deve ser removida

Funções Internas do Python

Você também pode utilizar algumas das funções internas do python:

  • abs(): Retorna o valor absoluto de um número.

  • len(): Retorna o comprimento (número de itens) de um objeto, como uma lista ou string.

  • isinstance(): Verifica se um objeto é uma instância de uma classe ou tipo específico.

  • print(): Imprime a saída no console.

  • round(): Arredonda um número de ponto flutuante para um número especificado de casas decimais.

  • str_to_bool(): Converte uma string em um valor booleano (True ou False).

  • type(): Retorna o tipo de um objeto.

  • dict(): Cria um objeto dicionário.

  • list(): Cria um objeto lista.

  • str(): Converte um valor em uma string.

  • float(): Converte um valor em um número de ponto flutuante.

  • int(): Converte um valor em um inteiro.

Para mais detalhes, visite a documentação oficial do Python: Funções Internas.

Funções da Classe String

Você também pode usar essas funções especificamente para trabalhar com strings:

  • lower(): Converte todos os caracteres em uma string para minúsculas.

  • upper(): Converte todos os caracteres em uma string para maiúsculas.

  • split(): Divide uma string em uma lista com base em um delimitador (por exemplo, espaço ou vírgula).

  • startswith(): Verifica se uma string começa com um prefixo especificado.

  • endswith(): Verifica se uma string termina com um sufixo especificado.

  • strip(): Remove quaisquer espaços em branco no início ou no final de uma string.

Funções do Módulo Math do Python

Essas funções fazem parte do módulo math e são úteis para operações matemáticas:

  • floor(): Retorna o maior inteiro menor ou igual a um número dado.

  • ceil(): Retorna o menor inteiro maior ou igual a um número dado.

Para mais informações, confira a documentação oficial do Python: Funções do Módulo Math.

Função de Expressão Regular

  • re.search(): Procura por um padrão dentro de uma string e retorna a primeira correspondência.

Veja mais detalhes aqui: Documentação re.search.

Funções Externas

Aqui estão algumas funções úteis de bibliotecas externas:

  • deepcopy(): Cria uma cópia de um objeto, incluindo objetos aninhados (do módulo copy). Documentação Deepcopy.

  • levenshtein_distance(): Calcula o número de edições (inserções, exclusões, substituições) necessárias para transformar uma string em outra. Esta função está disponível na biblioteca Jellyfish.

Funções de Data e Hora

Você pode usar as seguintes funções para trabalhar com datas e horas:

  • strptime(): Converte uma string em um objeto datetime com base em um formato especificado.

  • strftime(): Formata um objeto datetime em uma string com base em um formato especificado.

Para mais informações, consulte a documentação oficial: Funções de Data e Hora.

Generating Extended Invoice Numbers Script for Docbits

This document details the "Generating Extended Invoice Numbers" script, which automates the creation of extended invoice numbers in Docbits. Extended invoice numbers combine multiple document identifiers, such as the invoice ID and the purchase order number, into a single, comprehensive identifier. This script enhances document traceability and simplifies record-keeping.

Purpose

The purpose of this script is to streamline the process of generating extended invoice numbers by automatically concatenating the invoice ID and purchase order number, thereby providing a unified and unique identifier for each invoice document.

Script Overview

The script checks for the presence of invoice ID and purchase order number fields within the document, concatenates their values if both are present (separated by a hyphen), and updates or creates a new field to store the combined value.

Code Snippet

invoice_id = get_field_value(fields_dict, 'invoice_id')
purchase_order = get_field_value(fields_dict, 'purchase_order')

# Combining invoice ID and purchase order number with a hyphen separator
extended_number = '-'.join(filter(None, [invoice_id, purchase_order]))

# Check if there is an extended number to set
if extended_number:
    # Updating the 'invoice_extended_number' field with the combined value
    if not 'invoice_extended_number' in fields_dict:
        new_field = create_new_field('invoice_extended_number', extended_number)
        fields_dict['invoice_extended_number'] = new_field
        document_json['fields'].append(new_field)
    else:
        set_field_value(fields_dict, 'invoice_extended_number', extended_number)

Generating Extended Invoice Numbers Script for Docbits

Overview

This guide focuses on automating the creation of extended invoice numbers in Docbits, a crucial feature for improving invoice management and tracking. The "Generating Extended Invoice Numbers" script concatenates various document identifiers, such as invoice ID and purchase order number, to create a comprehensive and unique identifier for each invoice.

Objective

The primary goal of this script is to automate the generation of extended invoice numbers, facilitating easier tracking and management of invoices by combining multiple identifiers into a single, unique number.

Script Implementation

Code Snippet

# Retrieve the values of invoice ID and purchase order number from the document
invoice_id = get_field_value(fields_dict, 'invoice_id')
purchase_order = get_field_value(fields_dict, 'purchase_order')

# Concatenate the invoice ID and purchase order number with a hyphen if both exist
extended_number = '-'.join(filter(None, [invoice_id, purchase_order]))

# Check and update the 'invoice_extended_number' field with the concatenated value
if extended_number:
    if 'invoice_extended_number' not in fields_dict:
        new_field = create_new_field('invoice_extended_number', extended_number)
        fields_dict['invoice_extended_number'] = new_field
        document_json['fields'].append(new_field)
    else:
        set_field_value(fields_dict, 'invoice_extended_number', extended_number)

e-docs

Visão Geral

No Docbits, as configurações de EDI fornecem ferramentas para definir e gerenciar a estrutura e o formato das mensagens EDI que correspondem a vários tipos de documentos, como faturas ou pedidos de compra. As configurações permitem a personalização das mensagens EDI para atender aos padrões e requisitos específicos de diferentes parceiros comerciais e indústrias.

Principais Recursos e Opções

  1. Elementos de Configuração EDI:

    • Descrição da Estrutura: Define a estrutura básica do documento EDI, incluindo a ordem dos segmentos, campos obrigatórios e qualificadores necessários para que o documento EDI seja válido.

    • Transformação: Especifica as transformações aplicadas para converter os dados do documento em uma mensagem formatada em EDI. Isso geralmente envolve a especificação de mapeamentos de campos do documento para segmentos e elementos EDI.

    • Pré-visualização: Permite que os administradores vejam como a mensagem EDI ficará após a transformação, ajudando a garantir a precisão antes da transmissão.

    • Caminhos de Extração: Mostra os caminhos usados para extrair valores do documento, que são então usados para preencher a mensagem EDI.

  2. Editor XSLT:

    • Usado para editar e validar o XSLT (Transformações de Linguagem de Folha de Estilo eXtensível) usado no processo de transformação. O XSLT é uma linguagem poderosa projetada para transformar documentos XML em outros documentos XML ou outros formatos como HTML, texto ou até mesmo outras estruturas XML.

Configurações de EDI: Visão Geral e Benefícios

O que é EDI?

A Troca Eletrônica de Dados (Electronic Data Interchange - EDI) permite a troca automatizada e padronizada de documentos comerciais (por exemplo, pedidos, faturas, avisos de envio) entre empresas sem intervenção manual. Ao substituir processos baseados em papel, o EDI melhora a eficiência, precisão e velocidade nas comunicações comerciais.

Principais Benefícios das Configurações de EDI

  1. Otimização da Cadeia de Suprimentos

    • Facilita a comunicação contínua entre fornecedores, fabricantes, distribuidores e varejistas.

    • Automatiza a troca de pedidos de compra, avisos de envio e faturas, resultando em:

      • Melhoria na gestão de estoque

      • Agilidade no atendimento de pedidos

      • Redução de erros e atrasos

  2. Compras Simplificadas

    • Automatiza pedidos de compra e confirmações de pedidos entre compradores e fornecedores.

    • Reduz o tempo de processamento, minimiza erros manuais e aprimora o rastreamento de pedidos.

  3. Transações Financeiras Eficientes

    • Possibilita a emissão de faturas eletrônicas, avisos de pagamento e outras trocas de documentos financeiros.

    • Acelera os ciclos de pagamento, reduz a entrada de dados manual e garante a precisão das transações.

Conclusão

As configurações de EDI são um pilar das operações comerciais modernas, impulsionando a eficiência, transparência e automação em cadeias de suprimentos, compras e finanças. Ao eliminar processos manuais, as empresas podem alcançar fluxos de trabalho mais rápidos, confiáveis e econômicos.

Guia do Arquivo de Descritor de Estrutura EDI

1. Visão Geral

O Arquivo de Descritor de Estrutura define como segmentos EDI repetidos (por exemplo, N1–N4) são agrupados em JSON estruturado. Ele garante:

  • Análise precisa de elementos relacionados como unidades únicas.

  • Saída consistente para sistemas downstream.

Para um exemplo completo com detalhes de segmento, consulte Exemplo de Descritor de Estrutura.

2. Acesso e Edição Básica

Acessando o Arquivo

  1. Configurações → Tipo de Documento → [Seu Documento (por exemplo, Ordem de Compra)] → E-Doc.

  2. Em E-Doc, selecione seu formato (por exemplo, EDI ).

  3. Clique em Descritor de Estrutura.

Gerenciamento de Rascunho

  • Criar um Rascunho: Clique no ícone de lápis ✏️ para começar a editar.

  • Excluir Rascunhos: Use o ícone de lixeira 🗑️ para remover rascunhos não utilizados.

  • Ativar Alterações: Clique no ícone de marca de seleção ✅ para aprovar e publicar suas alterações.

    • Nota: Ativar uma nova versão irá desativar automaticamente a anterior.

3. Função de Visualização (Visualizar XML Analisado)

A Função de Visualização permite testar e visualizar como um arquivo EDI enviado é analisado usando o Arquivo de Descritor de Estrutura atual.

Uso

  • Envie um arquivo EDI via fluxo de envio padrão.

  • Copie o ID do Documento do arquivo enviado.

  • Navegue até a interface do Arquivo de Descritor de Estrutura.

  • Abra a Função de Visualização.

  • Insira o ID do Documento no campo e pressione Testar.

  • A saída XML estruturado resultante será exibida.

Isso é especialmente útil para depurar mapeamentos e validar agrupamentos estruturais em tempo real.

6. Vídeo Tutorial

Um guia em vídeo para este tipo de arquivo está disponível na página de Vídeos. Use-o para acompanhar a configuração, edição e visualização.

Descritor da Estrutura EDI

O objetivo principal do descritor da estrutura é delinear os elementos de uma mensagem EDI de maneira lógica e organizada, tornando mais fácil gerenciar e analisar os dados. Refletindo com precisão a hierarquia da mensagem.

Elementos do descritor da estrutura

N1 - Contém os seguintes campos:

  • N1 - Nome ou Identificador da entidade (por exemplo, parte, organização).

  • N2 - Informação de nome adicional (geralmente um nome secundário para a entidade).

  • N3 - Informação de endereço (tipicamente o endereço da rua).

  • N4 - Localização geográfica (cidade, estado, código postal, país).

N9 - Contém o seguinte campo:

  • N9 - Identificador de referência (por exemplo, número do pedido de compra ou número de controle).

  • Loops:

    • MSG01 - Contém o seguinte campo:

      • MSG01 - Texto de mensagem livre (geralmente uma observação ou instrução especial relacionada à transação).

IT1 - Contém os seguintes campos:

  • IT1 - Identificador do item de linha (por exemplo, número do item ou código do produto).

  • QTY - Quantidade do item na transação (por exemplo, unidades encomendadas ou enviadas).

  • TXI - Informações fiscais (por exemplo, taxas, valores ou classificações fiscais para o item).

  • REF - Informação de referência (por exemplo, número de lote, número de série ou outros identificadores relacionados ao item).

  • Loops:

    • SAC - Pode se repetir e contém os seguintes campos:

      • SAC - Informações de serviço, promoção, desconto ou cobrança (por exemplo, custos adicionais ou descontos relacionados ao item).

      • TXI - Informações fiscais relacionadas ao SAC (por exemplo, impostos sobre cobranças ou descontos).

SAC - Contém os seguintes campos:

  • SAC - Informações de serviço, promoção, desconto ou cobrança (pode ser usado independentemente ou dentro do loop IT1 para representar cobranças/descontos adicionais).

  • TXI - Informações fiscais relacionadas ao SAC (por exemplo, impostos sobre cobranças ou descontos).

Aqui está o exemplo completo de um descritor de estrutura em formato JSON:

{
    "N1": {
        "fields": [
            "N1",  
            "N2",   
            "N3",   
            "N4"    
        ]
    },
    "N9": {
        "fields": [
            "N9"    
        ],
        "loops": {
            "MSG01": {
                "fields": [
                    "MSG01"   
            }
        }
    },
    "IT1": {
        "fields": [
            "IT1",   
            "QTY",   
            "TXI",   
            "REF"    
        "loops": {
            "SAC": {
                "fields": [
                    "SAC",   
                    "TXI"    
        }
    },
    "SAC": {
        "fields": [
            "SAC",   
            "TXI"    
        ]
    }
}

Guia do Arquivo de Transformação EDI

1. Visão Geral

O Arquivo de Transformação define como o XML estruturado—criado usando o Arquivo de Descritor de Estrutura—é convertido em um formato XML personalizado que corresponde aos requisitos específicos de tipo de documento ou formulário da sua organização.

Essa transformação é realizada usando XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations), que pode ser criado e mantido por meio do Editor XSLT na interface do DocBits.

2. Propósito e Função

  • Transforma o XML intermediário (saída do Descritor de Estrutura) em um XML final alinhado com o esquema do seu documento.

  • Permite flexibilidade para acomodar formatos de parceiros EDI variados e requisitos internos do sistema.

  • Construído usando regras XSLT, que permitem definir mapeamentos, formatação de valores, lógica condicional e estrutura.

3. Acesso e Edição Básica

Acessando o Arquivo

  1. Vá para Configurações → Tipo de Documento → [Seu Documento (por exemplo, Ordem de Compra)] → E-Doc.

  2. Na aba E-Doc, selecione o seu formato (por exemplo, EDI).

  3. Clique em Transformação para visualizar ou editar.

Gerenciamento de Rascunhos

  • Criar um Rascunho: Clique no ícone de ✏️ lápis.

  • Excluir Rascunhos: Use o ícone de 🗑️ lixeira para remover rascunhos não utilizados.

  • Ativar Alterações: Clique no ✅ marca de seleção para publicar uma versão.

    • Nota: Ativar uma nova versão irá desativar automaticamente a anterior.

4. Editor XSLT

O Arquivo de Transformação é editado usando um Editor XSLT incorporado que suporta destaque de sintaxe e validação.

  • Adicione modelos para mapear caminhos específicos do XML de entrada para a estrutura desejada.

  • Use lógica condicional (por exemplo, <xsl:if>, <xsl:choose>) para lidar com formatos de dados opcionais ou variados.

  • Aplique funções de formatação conforme necessário (por exemplo, manipulação de strings, formatação de datas).

5. Função de Visualização (Visualizar XML Transformado)

A Função de Visualização permite testar e visualizar como um arquivo EDI enviado é processado usando o Arquivo de Transformação atual.

Uso

  • Envie um arquivo EDI via o fluxo de upload padrão.

  • Copie o ID do Documento do arquivo enviado.

  • Navegue até a interface do Arquivo de Transformação.

  • Abra a Função de Visualização.

  • Insira o ID do Documento no campo e pressione Testar.

  • A saída do XML transformado resultante será exibida.

Isso é especialmente útil para depurar mapeamentos XSLT e garantir que a estrutura final do XML atenda aos requisitos do seu formato.

6. Tutorial em Vídeo

Um guia em vídeo para este tipo de arquivo está disponível na página de Vídeos. Use-o para acompanhar a configuração, edição e visualização.

Guia do Arquivo de Pré-visualização EDI

1. Visão Geral

O Arquivo de Pré-visualização define como os dados XML estruturados são renderizados em um formato legível por humanos, semelhante a um PDF. Ele combina HTML e CSS para apresentação visual e usa declarações XSLT **select** para inserir dinamicamente dados do XML Personalizado. Esta pré-visualização é exibida durante a validação de campo e também é incluída ao exportar documentos para IDM.

2. Propósito e Função

  • Converte o XML Personalizado legível por máquina em uma pré-visualização formatada visualmente (PDF).

  • Permite a revisão e validação amigável dos dados extraídos.

  • Garante a renderização consistente de campos de documentos-chave, como cabeçalhos, tabelas, totais, etc.

  • Construído usando HTML + CSS para layout e design, e XSLT para vincular dados ao layout.

3. Acesso e Edição Básica

Acessando o Arquivo:

  1. Vá para Configurações → Tipo de Documento → [Seu Documento (por exemplo, Ordem de Compra)] → E-Doc.

  2. Na aba E-Doc, selecione o formato (por exemplo, EDI).

  3. Clique em Pré-visualização para visualizar ou editar o arquivo.

Gerenciamento de Rascunhos:

  • Criar um Rascunho: Clique no ícone ✏️ lápis.

  • Excluir Rascunhos: Use o ícone 🗑️ lixeira para remover rascunhos não utilizados.

  • Ativar Alterações: Clique no ✅ marca de seleção para publicar uma versão.

    • Nota: Ativar uma nova versão irá desativar automaticamente a anterior.

4. Editor HTML/XSLT/CSS

O Arquivo de Pré-visualização é editado em um editor dedicado que suporta HTML, XSLT e CSS.

  • HTML define a estrutura do documento de saída (por exemplo, tabelas, divs, layout).

  • CSS controla o estilo (por exemplo, fontes, espaçamento, cores, alinhamento).

  • As declarações XSLT **select** são usadas para popular dinamicamente campos do XML Personalizado, como:

    Copy

    <xsl:value-of select="/PURCHASE_ORDER/PURCHASE_ORDER_NUMBER/text()" />
  • Você também pode usar lógica XSLT (<xsl:if>, <xsl:for-each>, etc.) para lidar com exibição condicional ou iterar sobre itens de linha.

5. Função de Pré-visualização (Renderização de Saída)

A Função de Pré-visualização permite testar e verificar como um documento EDI é renderizado com o Arquivo de Pré-visualização atual.

Uso:

  • Faça upload de um arquivo EDI através do processo de upload padrão.

  • Copie o ID do Documento do arquivo enviado.

  • Navegue até a interface de Pré-visualização.

  • Abra a Função de Pré-visualização.

  • Insira o ID do Documento e clique em Testar.

  • A pré-visualização em estilo PDF será exibida usando a configuração HTML/CSS/XSLT.

Este recurso é crucial para depurar vinculações de dados, aprimorar o layout e garantir que o documento seja preciso e visualmente claro para os usuários e sistemas downstream como IDM.

6. Tutorial em Vídeo

Um guia em vídeo para este tipo de arquivo está disponível na página de Vídeos. Use-o para acompanhar a configuração, edição e pré-visualização.

Guia do Arquivo de Caminhos de Extração EDI

1. Visão Geral

O Arquivo de Caminhos de Extração define como os dados são extraídos do XML estruturado em campos de documento específicos e tabelas dentro da interface. Ele mapeia IDs de campo para expressões XPath, que são avaliadas para extrair valores do XML para os campos de documento correspondentes. Este arquivo desempenha um papel crítico em garantir que os dados extraídos apareçam corretamente durante a validação de campo e processamento subsequente.

2. Propósito e Função

  • Mapeia cada campo de documento e coluna de tabela para uma localização específica no XML estruturado usando expressões XPath.

  • Garante que os valores corretos sejam populados em campos como order_number, supplier_name e total_amount.

  • Suporta tanto campos únicos (via um objeto fields) quanto tabelas (via um array tables com caminhos de linha e mapeamentos de coluna).

  • Permite controle preciso sobre como os dados são recuperados do XML, incluindo o uso de funções XPath como sum().

Exemplo de mapeamento de campo:

Copy

"order_number": "//PURCHASE_ORDER/PURCHASE_ORDER/text()"

3. Acesso e Edição Básica

Acessando o Arquivo:

  1. Vá para Configurações → Tipo de Documento → [Seu Documento (por exemplo, Ordem de Compra)] → E-Doc.

  2. Sob a aba E-Doc, selecione seu formato (por exemplo, EDI).

  3. Clique em Caminhos de Extração para visualizar ou editar o arquivo.

Gerenciamento de Rascunho:

  • Criar um Rascunho: Clique no ícone ✏️ lápis.

  • Excluir Rascunhos: Use o ícone 🗑️ lixeira para remover rascunhos não utilizados.

  • Ativar Alterações: Clique no ✅ marca de seleção para publicar uma versão.

    • Nota: Ativar uma nova versão irá desativar automaticamente a anterior.

4. Editor e Sintaxe

O Arquivo de Caminhos de Extração é escrito em JSON e contém dois componentes principais:

  • fields: Um dicionário onde cada chave é um ID de campo e cada valor é uma expressão XPath que define como extrair os dados.

  • tables: Uma lista de definições de tabela que incluem:

    • name: O ID da tabela.

    • row_path: Um XPath que identifica cada linha da tabela.

    • columns: Uma lista de mapeamentos de coluna (name, path).

Você também pode usar funções XPath (por exemplo, sum()) e expressões para calcular valores dinamicamente a partir de elementos repetidos.

Copy

jsonCopyEdit"total_net_amount": "sum(//PURCHASE_ORDER/ORDER_LINES/ORDER_LINE/SUB_TOTAL)"

5. Função de Visualização (Avaliar Extração)

A Função de Visualização permite simular como os caminhos de extração se comportarão com um documento real enviado.

Uso:

  • Envie um arquivo EDI através do processo de envio padrão.

  • Copie o ID do Documento.

  • Vá para a interface de Caminhos de Extração.

  • Abra a Função de Visualização.

  • Insira o ID do Documento e clique em Testar.

  • O resultado mostrará como cada campo e tabela é populado com base nos caminhos configurados.

Esta funcionalidade é essencial para verificar se suas expressões XPath estão corretamente definidas e puxando os valores esperados antes de ativar o rascunho.

6. Tutorial em Vídeo

Um guia em vídeo para este tipo de arquivo está disponível na página de Vídeos. Use-o para acompanhar a configuração, edição e visualização.

eSLOG 1.6 i 2.0

Obsługiwane wersje faktur eSLOG

Obecnie obsługiwane są wersje faktur eSLOG 1.6 i 2.0.

Aby uzyskać oficjalną dokumentację eSLOG, możesz odwołać się do tego linku.

Obie wersje eSLOG są włączone domyślnie.

Kroki do modyfikacji konfiguracji eSLOG

Skonfiguruj eSLOG:

  • Przejdź do Ustawienia → Ustawienia globalne → Typy dokumentów → Faktura.

  • Kliknij na E-Doc.

  • Pojawi się lista wszystkich dostępnych e-dokumentów.

  • Zlokalizuj wersję eSLOG, którą chcesz zmodyfikować.

Konfiguracja transformacji i ścieżki XML:

W ustawieniach transformacji możesz zdefiniować ścieżkę do lokalizacji konkretnych informacji w pliku XML i zapisać je w nowej strukturze, co ułatwia dostęp do danych. Uwaga: Jeśli korzystasz z tej funkcjonalności, musisz używać nowo utworzonych ścieżek XML, a nie oryginalnych ścieżek XML, w Podglądzie i Ścieżce ekstrakcji.

Kroki do modyfikacji pliku transformacji:

  1. Otwórz Transformację.

  2. Utwórz nowy szkic, klikając ikonę ołówka.

  3. Wybierz nowo utworzony szkic.

  4. Utwórz nowe pole lub zmodyfikuj istniejące.

  5. Ustaw pożądaną ścieżkę do ekstrakcji danych.

  6. Kliknij Zapisz.

Konfiguracja podglądu PDF

Konfiguracja podglądu PDF jest używana do generowania wersji dokumentu czytelnej dla użytkownika. Możesz ją dostosować za pomocą HTML, aby odpowiadała Twoim potrzebom.

Kroki do modyfikacji pliku podglądu:

  1. Otwórz Podgląd.

  2. Utwórz nowy szkic, klikając ikonę ołówka.

  3. Wybierz nowo utworzony szkic.

  4. Utwórz nowe pole lub zmodyfikuj istniejące.

  5. Ustaw pożądaną ścieżkę do ekstrakcji danych.

  6. Kliknij Zapisz.

Konfiguracja ścieżek ekstrakcji

Konfiguracja ścieżek ekstrakcji jest używana do ekstrakcji danych i wypełniania pól w ekranie walidacji, takich jak tabela faktur lub pola skonfigurowane w układzie faktury.

Kroki do modyfikacji ścieżek ekstrakcji:

  1. Otwórz Ścieżki ekstrakcji.

  2. Utwórz nowy szkic, klikając ikonę ołówka.

  3. Wybierz nowo utworzony szkic.

  4. Utwórz nowe pole lub zmodyfikuj istniejące.

  5. Lewa strona reprezentuje ID pola DocBits, które można znaleźć w Ustawienia → Ustawienia globalne → Typy dokumentów → Faktura → Pola.

  6. Prawa strona reprezentuje ścieżkę do pola utworzonego w Transformacji.

  7. Kliknij Zapisz.

Mais Configurações

Visão Geral

Na seção "Mais Configurações", você pode encontrar várias opções relacionadas a tipos de documentos individuais. Uma vez que uma configuração é ativada, ela se aplicará apenas a esse tipo específico de documento. Esta página fornece uma breve visão geral do que cada configuração faz.

Como Acessar

  1. Navegue até Configurações -> Configurações Globais -> Tipos de Documentos.

  2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais Configurações.

Extração de Tabelas

  • Ignorar validação de tabela: Permite contornar o processo de validação para dados de tabela, o que pode ser útil em cenários onde a validação de dados precisa ser flexível.

Detecção de Duplicados

  • Detecção de Documentos Duplicados: Isso permite que você detecte e gerencie documentos duplicados.

Em Revisão

  • Design no Formulário de Revisão: Configura o layout e os campos que aparecem nos formulários de revisão usados durante o processo de revisão do documento.

Rejeitar

  • Design no Formulário de Rejeição: Configura o layout e os campos exibidos no formulário de rejeição usado durante o processo de revisão do documento.

Geração de PDF

  • Modelo de Design: Especifica o modelo usado para gerar versões em PDF dos documentos, o que pode ser crucial para arquivamento ou comunicação externa.

Exportar Formato PDF

  • Formato de Arquivo de Exportação: Permite que você especifique o formato PDF a ser usado ao exportar documentos.

Aprovação

  • Aprovar antes da exportação: Garante que os documentos devem ser aprovados antes de serem exportados do sistema. Além disso, você pode projetar o modelo usado para a tela de aprovação.

  • Aprovar antes da exportação V2: Habilita a Aprovação V2, permitindo o uso de campos dinâmicos em vez de estáticos. Você também pode personalizar o modelo da tela de aprovação.

  • Segunda Aprovação: Adiciona uma camada adicional de aprovação para validação adicional, aprimorando o controle sobre o processamento de documentos. Você também pode personalizar o modelo usado para a tela de aprovação.

  • Selo de Aprovação: Adiciona um selo ao documento quando ele é aprovado.

  • Histórico de Aprovação: Permite a exibição do histórico de aprovação tanto na tela de aprovação quanto na validação de campos.

Ordem de Compra

  • Tabela de OC no construtor de layout: Permite a inclusão de tabelas de ordem de compra no construtor de layout para layouts de documentos personalizados.

  • Verificação automática de atualizações de OC: Quando ativado, o sistema exibe um indicador visual na tela de Correspondência de Ordem de Compra para mostrar quando uma ordem de compra foi atualizada, solicitando aos usuários que atualizem para as informações mais recentes.

  • Atualizar dados da OC automaticamente: Ativar isso atualizará automaticamente os dados da OC quando novos dados estiverem disponíveis.

  • Status da linha da OC consumida: Esta configuração melhora a tela de Correspondência de Ordem de Compra aplicando codificação de cores às linhas da ordem de compra.

  • Calcular preço unitário da OC: Isso permite que você calcule o preço unitário da OC usando o valor líquido e a quantidade, em vez de extraí-lo.

  • Ordem de Compra: Alterna se o documento deve ser processado na tela de Correspondência de Ordem de Compra. Você também pode especificar qual termo de quantidade o processo de correspondência deve ser baseado.

  • Exportar linhas de OC não correspondidas: Este recurso controla a exportação de linhas de ordem de compra. Quando desativado, apenas linhas correspondidas são exportadas. Quando ativado, todas as linhas de ordem de compra são exportadas, mesmo que não estejam correspondidas a uma linha de confirmação de pedido.

  • Configuração de Tolerância da OC: Este recurso permite que você defina níveis de tolerância para quantidade e preço unitário, acomodando pequenas discrepâncias sem marcá-las como incompatibilidades.

  • Configuração Adicional de Tolerância da OC: Este recurso permite que você defina níveis de tolerância adicionais para frete, encargos e impostos, acomodando pequenas discrepâncias sem marcá-las como incompatibilidades.

  • Exportação Alternativa: Isso permite que você configure uma exportação alternativa para status específicos.

  • Desativar status da OC: Permite que você desative status específicos de serem considerados no processo de correspondência.

  • Ignorar Linhas Já Correspondidas: Ativar isso pulará linhas que já foram correspondidas durante um novo processo de correspondência.

  • Atualizar status do pedido de compra do documento: Quando ativado, a coluna Status do PO no painel é atualizada automaticamente sempre que o status do pedido de compra é alterado.

  • Mapa de Números de Item do Fornecedor: Uma configuração utilitária que mapeia números de itens do fornecedor para números de itens internos, garantindo precisão na gestão de inventário e ordens de compra.

Propósito e uso

Aqui estão explicações detalhadas sobre o significado e uso das configurações listadas no processamento de documentos para facilitar fluxos de trabalho individuais e controlados:

Pular Validação de Tabela:

Propósito:

  • Esta configuração permite que você pule a validação de tabelas.

Uso:

  • Isso é útil ao usar tabelas cuja estrutura muda com frequência ou quando a validação causa atrasos desnecessários. Pular a validação pode acelerar o processamento, mas isso deve ser usado apenas se a qualidade dos dados estiver assegurada.

Detecção de Documentos Duplicados

Propósito:

  • Esta configuração permite a detecção automática de documentos duplicados com base em campos selecionados.

Uso:

  • Esta ferramenta é projetada para evitar que os mesmos documentos sejam processados duas vezes, garantindo eficiência no fluxo de trabalho de processamento.

Design no Formulário de Revisão:

Propósito:

  • Esta configuração permite que você projete documentos diretamente no modo de revisão.

Uso:

  • Útil para levar em conta feedback visual e anotações durante a revisão e fazer alterações de design em tempo real. Isso melhora a eficiência do processo de revisão e permite que designers e revisores trabalhem mais próximos uns dos outros.

Design do Formulário de Rejeição:

Propósito:

  • Esta configuração permite que você projete a visualização de documentos rejeitados diretamente.

Uso:

  • Útil para levar em conta feedback visual e anotações enquanto faz alterações de design em tempo real. Isso melhora a eficiência do processo de revisão e permite que designers e revisores trabalhem mais próximos uns dos outros.

Design de Modelo:

Propósito:

  • Modelos para padronizar layouts e formatação de documentos.

Uso:

  • Facilita a criação de documentos consistentes e profissionais. As empresas podem criar seus próprios modelos de design que seguem as diretrizes de marca e padrões de formatação, aumentando a eficiência e melhorando a aparência dos documentos.

Exportar para IDM (Gestão de Documentos de Informação):

Propósito:

  • Esta configuração permite que documentos sejam exportados para um Sistema de Gestão de Documentos de Informação (IDM).

Uso:

  • Esta função é usada para exportar documentos diretamente do sistema de criação ou revisão para um sistema IDM para armazenar, gerenciar e facilitar o acesso a eles de forma centralizada. Isso melhora a organização e a rastreabilidade dos documentos, garante que sejam mantidos de forma segura e facilita a conformidade com regulamentos de conformidade.

Aprovação:

Propósito:

  • Fluxo de trabalho de aprovação de documentos.

Uso:

  • Define etapas e responsabilidades de aprovação. Esta configuração é crítica para a conformidade com as políticas da empresa e requisitos regulatórios. Garante que todas as partes relevantes tenham revisado e aprovado o documento antes de ser finalizado. Uma vez que o documento é finalizado, ele pode ser carimbado com um selo de aprovação.

Formulário de Aprovação de Design:

Formulário de Aprovação de Design v2:

Formulário de Segunda Aprovação de Design:

Ordem de Compra / Contabilidade Automática:

Propósito:

  • Automatiza o processamento e a contabilização de ordens de compra.

Uso:

  • Facilita a criação e o processamento automáticos de ordens de compra e sua contabilização em sistemas financeiros. Isso economiza tempo, reduz erros e melhora a eficiência no processo de compras e contabilidade.

Tabela de PO no Construtor de Layout:

Propósito:

  • Permite a integração de tabelas de ordens de compra no layout de documentos.

Uso:

  • Projeta tabelas de ordens de compra diretamente no Construtor de Layout e as adapta a requisitos específicos. Isso garante um design contínuo e consistente de documentos que contêm informações de ordens de compra.

Exportar linhas de PO não correspondidas:

Propósito:

  • Exporta linhas de ordens de compra que não correspondem às ordens de compra existentes.

Uso:

  • Identifica e exporta linhas que podem conter erros ou requerer revisão especial. Isso ajuda a detectar e corrigir discrepâncias antes que os pedidos sejam concluídos.

Configurações de Tolerância de PO:

Propósito:

  • Define limites de tolerância para desvios em ordens de compra.

Uso:

  • Determina quanto desvio do pedido é aceitável sem exigir aprovação adicional.

  • Isso inclui desvios de preço ou quantidade. Esta configuração ajuda a agilizar o processo de aprovação e evitar atrasos desnecessários.

Configurações Adicionais de Tolerância de PO:

Propósito:

  • Essas configurações fornecem opções de configuração avançadas para ordens de compra (POs) para atender a requisitos específicos de negócios.

Uso:

  • Você pode definir parâmetros e condições adicionais para ordens de compra, como termos de entrega, termos de pagamento específicos. Isso facilita o controle preciso e a personalização dos processos de ordens de compra, melhorando assim a eficiência e a precisão nas compras.

Exportação Alternativa de Documentos:

Propósito:

  • Esta configuração permite que documentos sejam exportados em diferentes formatos ou por métodos alternativos.

Uso:

  • Você pode especificar em quais formatos (por exemplo, PDF, DOCX, XML) ou por quais canais (por exemplo, e-mail, armazenamento em nuvem) os documentos devem ser exportados. Isso aumenta a flexibilidade e permite que os documentos sejam exportados de acordo com os requisitos de diferentes destinatários ou sistemas.

Desativar Status de PO:

Propósito:

  • Esta configuração permite que certos status de ordens de compra sejam desativados ou bloqueados para controlar o fluxo de trabalho.

Uso:

  • As empresas podem especificar quais status devem ser desativados em certas situações para evitar que os pedidos sejam editados ou modificados incorretamente. Isso é útil para garantir a integridade e a consistência do processo de ordens de compra.

  • Por exemplo, um pedido que já foi aprovado e liberado para entrega não poderia mais ser processado ou cancelado.

Importância para fluxos de trabalho controlados

Configurações Adicionais de PO:

Personalização individual:

  • Permite o ajuste das configurações do pedido a requisitos específicos de negócios, o que aumenta a eficiência e a precisão nas compras.

Processos controlados:

  • Apoia a implementação de regras e procedimentos de compras detalhados.

Configurações Adicionais de Tolerância de PO:

Processos de aprovação eficientes:

  • Minimiza etapas de aprovação desnecessárias ao definir limites de tolerância claros.

Gestão de riscos:

  • Ajuda a identificar desvios significativos em um estágio inicial e tomar as medidas apropriadas.

Exportação Alternativa de Documentos:

Flexibilidade:

  • Permite a exportação de documentos em diferentes formatos que atendem aos requisitos de diferentes sistemas e destinatários.

Eficiência:

  • Automatiza o processo de exportação, reduzindo o trabalho manual e erros.

Desativar Status de PO:

Controle de processo:

  • Impede alterações ou edições indesejadas em pedidos que já estão em um status avançado.

Segurança:

  • Protege a integridade do processo de pedidos e garante que apenas alterações autorizadas sejam feitas.

Melhores práticas

Aqui estão algumas recomendações comprovadas para usar configurações de forma eficaz para otimizar o processamento de documentos, melhorar a precisão dos dados e garantir conformidade.

Padronizar modelos e configurações de idioma:

  • Crie diretrizes claras para o uso de modelos de formatação e configurações de idioma para garantir que todos os documentos sejam consistentes.

  • Treine regularmente os funcionários sobre o uso correto de modelos e configurações de idioma.

Ativar correção automática e verificação ortográfica:

  • Incentive os funcionários a realizar a verificação ortográfica antes de finalizar um documento para identificar e corrigir erros de digitação e gramaticais.

Usar versionamento e rastreamento de alterações:

  • Use versionamento e rastreamento de alterações para acompanhar o histórico de edições e garantir a rastreabilidade das mudanças.

  • Documente cuidadosamente as alterações e comentários para apoiar o processo de revisão e facilitar a colaboração.

Configuração cuidadosa de segurança de documentos:

  • Defina restrições de acesso claras para garantir que documentos confidenciais possam ser visualizados e editados apenas por pessoas autorizadas.

  • Atualize regularmente senhas e direitos de acesso para garantir segurança e atender aos requisitos de conformidade.

Treinamento e atualizações regulares:

  • Treine regularmente os funcionários sobre como usar o DocBits e suas funcionalidades de forma eficaz.

  • Mantenha-se atualizado com as atualizações e novos recursos e implemente-os conforme necessário para melhorar a eficiência e a segurança.

Fluxos de trabalho e políticas documentadas:

  • Crie políticas e fluxos de trabalho claros para o processamento de documentos que cubram o uso das várias configurações e funcionalidades.

  • Documente os requisitos de conformidade e garanta que todos os funcionários os compreendam e os sigam.

Ao implementar essas melhores práticas, você pode aumentar a eficiência no DocBits, melhorar a precisão dos dados e garantir que atenda aos requisitos de conformidade relevantes.

Resolução de Problemas

Mesmo com uma configuração cuidadosa, o processamento de documentos pode ocasionalmente encontrar problemas. Aqui estão algumas dicas de resolução de problemas para problemas comuns que podem surgir das configurações:

Configurações de ordem adicionais:

  • Verifique se todos os parâmetros adicionais estão configurados corretamente e atendem aos requisitos comerciais.

  • Certifique-se de que a configuração corresponde aos requisitos do sistema e às necessidades do usuário.

Exportar para IDM:

  • Certifique-se de que a conexão com o sistema IDM está configurada corretamente e que todas as permissões necessárias estão em vigor.

  • Verifique se o formato do documento é compatível com os requisitos do sistema IDM.

Configurações de tolerância adicionais:

  • Certifique-se de que os limites de tolerância são realistas e viáveis.

  • Verifique regularmente se os limites de tolerância atendem aos requisitos comerciais atuais.

Exportação alternativa de documentos:

  • Teste a exportação em diferentes formatos para garantir que todas as informações necessárias sejam exportadas corretamente.

  • Certifique-se de que os formatos de exportação são compatíveis com os requisitos dos destinatários ou sistemas-alvo.

Status de desativação da ordem:

  • Revise a configuração de desativação de status para garantir que não esteja bloqueando desnecessariamente o fluxo de trabalho.

  • Certifique-se de que todos os usuários estejam cientes das alterações de status e saibam como responder.

Ao aplicar essas configurações e melhores práticas, as organizações podem otimizar seus processos de processamento de documentos, melhorar a precisão dos dados e garantir conformidade regulatória.

Tratamento de Documentos Duplicados

Habilitando o Tratamento de Documentos Duplicados

Para habilitar o tratamento de documentos duplicados, siga estes passos:

  1. Navegue até Configurações → Configurações Globais → Tipos de Documento.

  2. Selecione o Tipo de Documento desejado e clique em Mais Configurações.

  3. Vá para a seção Detecção de Duplicados.

Você tem duas opções para detectar documentos duplicados:

  1. Detecção de Documentos Duplicados: Este recurso verifica documentos duplicados carregados no DocBits com base nos critérios selecionados. Se algum documento corresponder aos critérios selecionados em outros documentos, ele será sinalizado como duplicado.

  2. Detecção de Faturas Duplicadas (Disponível apenas para o tipo de documento Fatura): Este recurso requer a sincronização de Faturas de Fornecedores do Infor para o DocBits. Ele compara os números das faturas no painel do DocBits com aqueles no Infor. Se o mesmo número de fatura aparecer mais de uma vez, ele será sinalizado como duplicado.

    Nota: O uso do recurso Detecção de Faturas Duplicadas resultará em uma cobrança adicional de crédito.

Uma vez que a configuração esteja ativada, você pode selecionar os critérios específicos para a detecção de duplicados.

Visualizando Documentos Duplicados no Painel

Após habilitar a Detecção de Duplicados, o painel exibirá um ícone para quaisquer documentos identificados como duplicados com base nos critérios selecionados. Clicar neste ícone abrirá os registros duplicados em uma visualização de tela dividida para fácil comparação.

Ao visualizar um documento, uma barra de aviso aparecerá para indicar que o documento é um duplicado.

Aprovação

Selo de Aprovação

Visão Geral:

Este recurso adiciona automaticamente um selo de aprovação a um documento quando ele é aprovado na tela de aprovação. Se um documento contiver um selo de aprovação, ele será incluído ao exportar para IDM.

Ativando o Recurso de Selo de Aprovação

Para ativar o recurso de Selo de Aprovação, siga estas etapas:

  1. Vá para Configurações → Configurações Globais → Tipos de Documentos.

  2. Selecione o Tipo de Documento para o qual você deseja habilitar o selo de aprovação e clique em Mais Configurações.

  3. Na seção Aprovação, ative a opção Selo de Aprovação.

Após a Ativação:

Uma vez que o recurso esteja ativado, qualquer documento no estado "pendente de aprovação" receberá automaticamente um selo de aprovação assim que for aprovado. O selo incluirá o logotipo "Aprovado", o nome do usuário que aprovou o documento e o horário em que o documento foi aprovado.

Baixando PDFs com ou sem o Selo de Aprovação

  • Se um documento tiver um selo de aprovação, você pode escolher baixar o PDF com ou sem o selo de aprovação.

  • Para fazer isso, vá para o Painel.

  • Clique nos três pontos na coluna Ação.

  • Selecione uma das duas opções de download disponíveis:

    • Baixar com Anotações

    • Baixar sem Anotações

Ordem de compra

Tabela de PO no Construtor de Layout

Esta configuração controla a acessibilidade da tabela de Pedido de Compra (PO) no Construtor de Layout e na Tela de Validação.

Como Habilitar a Tabela de PO

Para habilitar este recurso:

  1. Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documento → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Tabela de PO no Construtor de Layout.

  2. Habilite a configuração para tornar a tabela de Pedido de Compra visível.

Funcionalidade:

  • Quando habilitado:

    • A tabela de Pedido de Compra aparece dentro da Seção de Tabela no Construtor de Layout.

    • Nenhuma notificação sobre o módulo estar desativado será exibida.

  • Quando desabilitado:

    • Uma dica indicará que o módulo está desativado.

    • A tabela de PO não será visível na Tela de Validação.

Como Acessar o Construtor de Layout

  1. Navegue até Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documento → Editar Layout.

Adicionando a Tabela de PO de Volta ao Layout

Se a tabela de PO estiver faltando ou foi removida, siga estas etapas:

  1. Abra o Construtor de Layout.

  2. Em Elementos do Formulário, selecione Tabelas Extraídas.

  3. Adicione a tabela de PO ao seu layout.

Uma vez adicionada e habilitada, a tabela de PO será visível no Construtor de Layout e na Tela de Validação quando um pedido de compra estiver disponível para uma fatura.

Verificação automática de atualizações de PO

Onde Encontrá-lo

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documentos → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Verificação Automática de Atualizações de PO Ative o botão para habilitar esta configuração.

Como Funciona

Quando ativada, o sistema fornece um indicador visual na tela de Correspondência de Pedido de Compra sempre que um pedido de compra foi atualizado. Este ícone indica que o pedido de compra deve ser atualizado para garantir que os usuários estejam trabalhando com as informações mais atualizadas antes de tomar decisões.

Para atualizar o pedido de compra, clique no ícone de atualizar ao lado do número do pedido de compra (veja a imagem abaixo).

Estado da Linha de PO Consumida

Visão Geral

Esta configuração melhora a tela de Correspondência de Ordem de Compra aplicando codificação de cores às linhas de PO. Fornece uma compreensão visual rápida do status de correspondência para cada linha.

Onde Ativar

  1. Acesse: Configurações → Configurações Globais → Tipo de Documento

  2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais Configurações.

  3. Na seção Ordem de Compra, navegue até a opção Atualizar Status da Ordem de Compra do Documento.

Significado das Cores

  • Branco – A linha de PO ainda não foi correspondida.

  • Azul – A linha de PO foi selecionada pelo usuário para correspondência.

  • Amarelo – A linha de PO está parcialmente correspondida; ainda há quantidade disponível para correspondência.

  • Rosa – A linha de PO está totalmente correspondida; não há mais quantidade disponível para correspondência adicional.

Calcular preço unitário do PO

Visão Geral

Você pode optar por calcular o preço unitário manualmente, dividindo o valor líquido pela quantidade, em vez de extraí-lo automaticamente do documento. Isso é particularmente útil quando o preço unitário na ordem de compra (no Infor) difere do preço extraído do documento. Essas discrepâncias podem surgir se um desconto for aplicado ao preço unitário na ordem de compra do Infor, enquanto o documento aplica o desconto apenas ao valor líquido.

Passos de Ativação

  1. Navegue até Configurações -> Configurações Globais -> Tipos de Documento.

  2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais Configurações.

  3. Na seção Ordem de Compra, ative a opção Calcular Preço Unitário do PO.

Exemplo:

Neste caso, o preço unitário (sem o desconto) é extraído do documento, enquanto a ordem de compra no Infor armazena o preço unitário com o desconto aplicado. Isso resulta em uma discrepância no preço unitário.

Uma vez que a configuração esteja ativada, o preço unitário será recalculado da seguinte forma: Preço Unitário = Valor Líquido ÷ Quantidade Isso garante que o preço unitário seja consistente e corresponda ao valor pretendido.

Ordem de compra

Visão Geral

Esta configuração ativa a seção Correspondência de Ordem de Compra, que se torna acessível após a validação do documento.

Nota: Para o tipo de documento Fatura, os seguintes requisitos adicionais devem ser atendidos:

  • A configuração de Ordem de Compra deve estar habilitada (conforme descrito nesta página)

  • A fatura deve ser do tipo Fatura de Compra

  • Uma Tabela Extraída deve estar presente

Etapas de Ativação

  1. Vá para Configurações -> Configurações globais -> Tipos de documentos

  2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais configurações.

  3. Na seção Ordem de Compra, navegue até a opção Ordem de Compra.

Funcionalidade

Uma vez ativada, a seção Correspondência de Ordem de Compra torna-se disponível após a validação do documento.

Você também pode configurar qual tipo de quantidade do Infor deve ser usada para correspondência selecionando uma das seguintes opções no menu suspenso ao lado da configuração:

  • Quantidade

  • Quantidade Recebida

  • Quantidade de entrega aberta recebida

Exportar linhas de PO não correspondidas

Onde Encontrar

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documento → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Exportar Linhas de PO Não Correspondidas. Ative o botão para habilitar esta configuração.

Como Funciona

  • Quando desativado, o sistema exporta apenas as linhas de pedido de compra que estão correspondidas com uma linha de confirmação de pedido. Linhas de pedido de compra não correspondidas não serão incluídas na exportação.

  • Quando ativado, o sistema exporta todas as linhas de pedido de compra, mesmo que não estejam correspondidas a uma linha de confirmação de pedido.

Por exemplo, se um pedido de compra tem três linhas, mas o fornecedor envia uma confirmação de pedido com apenas uma linha, você corresponde essa linha a uma linha de pedido de compra. As duas linhas de pedido de compra restantes não correspondidas serão:

  • Excluídas da exportação se a configuração estiver desativada.

  • Incluídas na exportação se a configuração estiver ativada.

Configurações de tolerância de pedido de compra / Tolerância adicional de pedido de compra

Configuração para configurar Tolerâncias de Pedido de Compra

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documentos → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Configuração de Tolerância de PO

Como Funciona

Quando ativada, esta configuração permite que você defina tolerâncias para Quantidade e/ou Preço Unitário. Essas tolerâncias podem ser definidas como uma porcentagem ou como um valor fixo. Isso significa que uma fatura pode desviar do pedido de compra (PO) dentro da faixa de tolerância especificada sem ser sinalizada como uma discrepância, proporcionando flexibilidade enquanto garante um processamento contínuo.

NOTA: As tolerâncias funcionam em ambas as direções; ou seja, o valor da fatura pode ser maior ou menor que o valor do PO dentro da faixa permitida.

Configurando

  • Ativar a Configuração:

    • Ative a Configuração de Tolerância de PO usando o botão de alternância.

  • Configurar Tolerâncias:

    • Quatro campos aparecerão:

      • Um campo para o Valor de Tolerância de Quantidade.

      • Um campo para o Valor de Tolerância de Preço Unitário.

    • Atrás de cada campo, há um menu suspenso onde você pode selecionar o tipo de tolerância:

      • Porcentagem: Indica uma tolerância percentual.

      • Valor: Indica um valor fixo pelo qual o valor pode diferir.

Cenário de Exemplo:

  • Suponha que a Tolerância de Preço Unitário esteja definida como 5%.

  • O pedido de compra inclui duas linhas:

    • Linha 1: Preço Unitário = $5.00

    • Linha 2: Preço Unitário = $2.00

  • Na fatura:

    • Linha 1: O preço unitário é ajustado para $4.80 (dentro da tolerância de 5%).

    • Linha 2: O preço unitário é ajustado para $2.20 (fora da tolerância de 5%).

  • Resultado:

    • A Linha 1 não é sinalizada como uma discrepância porque $4.80 está dentro de 5% de $5.00.

    • A Linha 2 é sinalizada como uma discrepância porque $2.20 excede a variação permitida de 5% de $2.00. O usuário agora é obrigado a tomar medidas para resolver a discrepância antes que a fatura possa ser processada.

Configuração para configurar Configurações Adicionais de Tolerância de Pedido de Compra

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documentos → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Configuração Adicional de Tolerância de PO

Como Funciona

Quando ativada, esta configuração permite que você defina tolerâncias para Frete, Taxas, e/ou Imposto. Essas tolerâncias podem ser definidas como uma porcentagem ou como um valor fixo, permitindo que as faturas variem ligeiramente dos valores do PO sem serem sinalizadas como discrepâncias. Isso proporciona flexibilidade adicional e garante que pequenas diferenças não interrompam o fluxo de trabalho.

NOTA: Assim como as configurações de tolerância padrão, essas tolerâncias se aplicam em ambas as direções—permitindo aumentos ou diminuições dentro dos limites estabelecidos.

Configurando

  • Ativar a Configuração:

    • Ative a Configuração Adicional de Tolerância de PO usando o botão de alternância.

  • Configurar Tolerâncias:

    • Seis campos se tornarão visíveis:

      • Um campo para cada um dos valores de tolerância para Frete, Taxas, e Imposto.

    • Cada campo tem um menu suspenso correspondente onde você pode escolher o tipo de tolerância:

      • Porcentagem: A tolerância é definida como uma porcentagem.

      • Valor: A tolerância é definida como um valor fixo.

Exportação Alternativa

Visão Geral

Você pode configurar uma opção de exportação alternativa para aparecer no menu suspenso de exportação dentro da seção de ordem de compra quando um documento estiver em um status específico. Esta página explica como configurar essa opção.

Etapas de Ativação

  1. Vá para Configurações -> Configurações globais -> Tipos de documentos

  2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais configurações.

  3. Na seção Ordem de compra, navegue até a opção Exportação Alternativa.

Como configurar

Uma vez que a configuração esteja ativada, você pode escolher um status de documento e atribuir uma configuração de exportação predefinida.

Mais informações sobre como configurar as configurações de exportação podem ser encontradas aqui.

Você pode escolher entre os seguintes status:

  • Classificado

  • Confirmação pendente

  • Aprovação pendente

  • Pendente segunda aprovação

  • Validado, exportação pendente

  • Exportação pendente aprovada

  • Rejeitado

  • Exportado

  • Em espera

  • Fluxo de trabalho

  • Erro

  • Em revisão

Após a configuração, uma opção de exportação adicional aparecerá na correspondência de opções de exportação da ordem de compra. Esta opção utiliza a configuração de exportação especificada quando o documento corresponde ao status definido.

Statuses de desativação de pedidos de compra

Visão Geral

A configuração Statuses de Desativação de PO permite que os usuários especifiquem statuses de pedidos de compra (PO) que impedem que faturas sejam correspondidas a esses POs. Se um pedido de compra tiver um status listado nesta configuração, ele não pode ser usado para correspondência de faturas na tela de correspondência de PO, interrompendo o processamento de faturas relacionadas até que o status do PO mude para um que não esteja desativado. Ao usar esta configuração, os usuários podem garantir que pedidos de compra com statuses específicos não passem por processamento adicional de faturas, reduzindo erros e prevenindo pagamentos desnecessários.

Passos de Ativação

  1. Vá para Configurações → Configurações Globais → Tipos de Documentos

  2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais Configurações.

  3. Na seção Pedido de Compra, navegue até a opção Statuses de Desativação de PO.

Como Identificar um Pedido de Compra Desativado

Na tela de Correspondência de PO, um pedido de compra desativado aparece riscado. Isso indica visualmente que o PO está atualmente restrito de ser correspondido devido ao seu status.

Como configurá-lo

  1. Na configuração Statuses de Desativação de PO, você verá um campo de seleção no lado esquerdo.

  2. Clicar neste campo abre uma lista suspensa de statuses de PO disponíveis.

  3. Selecione um ou mais statuses clicando neles. Clique novamente para desmarcar.

  4. Clique no botão Aplicar para salvar suas alterações.

Statuses Disponíveis

  • Cancelado

  • Excluído

  • Faturado

  • Aberto

  • Parcialmente Faturado

  • Parcialmente Recebido

  • Recebido

  • Rejeitado

  • Não Aprovado

  • Hold

  • Fechado

Atualizar Status do Pedido de Compra do Documento

Visão Geral

Quando ativado, a coluna Status do PO no painel é atualizada automaticamente sempre que o status do pedido de compra é alterado.

Onde Ativar

  1. Acesse: Configurações → Configurações Globais → Tipo de Documento

  2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais Configurações.

  3. Na seção Pedido de Compra, vá para a opção Atualizar Status do Pedido de Compra do Documento.

Como Funciona

Quando essa configuração está ativada, a coluna Status do PO no painel refletirá automaticamente o status atual do pedido de compra. Por exemplo, se o status do PO for atualizado para Recebido ou Faturado, a coluna do painel será atualizada para mostrar esse novo status.

Configurando

  1. Ative a Configuração Acesse o local mencionado acima e ative a configuração.

  2. Adicione a Coluna de Status do PO (se não estiver visível) Se a coluna Status do PO não estiver visível no painel:

    • Acesse: Configurações Avançadas → Definir Colunas da Tabela para Organizações

    • Adicione o campo do tipo de documento pesquisando por Status do PO

  3. Configurar configuração de pesquisa

    • Configure o campo de Status no cabeçalho do pedido de compra da seguinte forma:

    • Observação: O pedido de compra precisa estar no Acionador Automático, caso contrário as atualizações de status podem não ser feitas corretamente

    • Não sabe como Configurar configuração de pesquisa? Aqui está o guia de configuração de pesquisa

  4. Verificar Receba ou fature um PO e verifique no painel se o status foi atualizado corretamente.

Mapa de Números de Itens do Fornecedor - Documentação do Administrador

Visão Geral

Como administrador, você tem a capacidade de visualizar e gerenciar os mapeamentos entre os números de itens internos e os números de itens dos fornecedores. Este recurso garante que as discrepâncias entre seu sistema e os sistemas de seus fornecedores sejam tratadas de forma eficiente. Você pode revisar, editar e excluir mapeamentos incorretos para manter a precisão dos dados.

Acessando o Mapa de Números de Itens do Fornecedor

  1. Navegar até Configurações:

    • Vá para a seção Configurações no seu painel de administração.

  2. Acessar Tipos de Documentos:

    • Sob Configurações, selecione Tipos de Documentos.

  3. Mais Configurações:

    • Clique em Mais Configurações para acessar opções de configuração adicionais.

  4. Mapa de Números de Itens do Fornecedor:

    • Na seção Mais Configurações, você encontrará a tabela Mapa de Números de Itens do Fornecedor. Esta tabela lista todos os mapeamentos atuais entre seus números de itens internos e os correspondentes números de itens dos fornecedores.

Gerenciando Mapeamentos de Números de Itens

  1. Visualizando Mapeamentos:

    • A tabela exibe as seguintes colunas:

      • ID do Fornecedor: O identificador único para o fornecedor.

      • Número do Item: Seu número de item interno para o produto.

      • Número do Item do Fornecedor: O número do item correspondente usado pelo fornecedor.

      • Ação: Opções para gerenciar os mapeamentos.

  2. Excluindo Mapeamentos Incorretos:

    • Se você identificar um mapeamento incorreto, pode excluí-lo clicando no ícone da lixeira (🗑) na coluna Ação.

    • Um prompt de confirmação aparecerá para garantir que você deseja excluir o mapeamento.

  3. Editando Mapeamentos:

    • (Se aplicável) Você também pode ter a opção de editar mapeamentos existentes para corrigir quaisquer discrepâncias. Isso pode envolver clicar no número do item ou do fornecedor para fazer alterações.

Exemplo de Fluxo de Trabalho

  1. Identificar Discrepâncias:

    • Revise regularmente o Mapa de Números de Itens do Fornecedor para identificar quaisquer discrepâncias ou mapeamentos incorretos.

  2. Excluir Mapeamentos Incorretos:

    • Para quaisquer mapeamentos incorretos, clique no ícone da lixeira para excluí-los.

  3. Reinserir Mapeamentos Corretos:

    • Certifique-se de que os mapeamentos corretos sejam inseridos manualmente durante a próxima transação ou editando as entradas existentes, se o sistema suportar.

Notificação por Email

Configurar notificações por email é fundamental. As notificações por email no DocBits podem ser configuradas para notificar os usuários sobre vários eventos relacionados a documentos, como: conclusão de processamento, erros de importação ou exportação, ou solicitações de intervenção do usuário. Esta ferramenta é essencial para manter uma comunicação eficaz e a continuidade operacional em ambientes de processamento de documentos. Aqui estão algumas razões pelas quais isso é importante:

Comunicação em tempo real:

  • Alertas por email permitem que os usuários sejam notificados imediatamente sobre eventos ou mudanças importantes em seu sistema de gerenciamento de documentos. Isso garante que todas as partes relevantes sejam informadas imediatamente sobre atualizações importantes.

Transparência e rastreabilidade:

  • Ao configurar notificações por email, os usuários podem rastrear e monitorar o status dos eventos de processamento de documentos. Isso melhora a transparência e a rastreabilidade no sistema de gerenciamento de documentos.

Reações oportunas:

  • A notificação automática de eventos como liberações de documentos, comentários ou aprovações permite que os usuários respondam rapidamente a solicitações ou atualizações. Isso ajuda a aumentar a eficiência e a produtividade.

Automação de fluxos de trabalho:

  • As notificações por email podem ser integradas a fluxos de trabalho para enviar automaticamente notificações aos usuários relevantes quando certas ações são realizadas. Isso possibilita a automação contínua dos processos de negócios.

Lembretes e prazos:

  • A configuração de notificações por email pode ser usada para lembrar os usuários sobre prazos próximos ou tarefas pendentes. Isso ajuda a garantir que tarefas importantes sejam concluídas a tempo.

No geral, a configuração de notificações por email desempenha um papel importante na melhoria da comunicação, no aumento da eficiência e na garantia de que os eventos de processamento de documentos sejam gerenciados de maneira oportuna e eficaz. Ao automatizar as notificações, as organizações podem garantir que informações importantes não sejam perdidas e que todas as partes relevantes estejam sempre atualizadas.

Esta configuração é crítica para garantir que as partes interessadas sejam mantidas informadas sobre o status de processamento de documentos importantes, o que ajuda na tomada de decisões rápidas e na gestão eficiente dos fluxos de trabalho de documentos.

Configurando Notificações

Para acessar as configurações de notificações por e-mail, siga estes passos:

  • Navegue até a seção de Configurações Globais em sua conta de usuário ou painel de administração.

  • Procure pela opção de notificações por e-mail.

  • Clique na opção apropriada para abrir as configurações de notificações por e-mail.

Dentro dessas configurações, você pode fazer as configurações desejadas para garantir que receba notificações de acordo com suas preferências. Lembre-se de ajustar as configurações com base em suas necessidades e garantir que estejam em conformidade com a política de privacidade e os padrões de segurança da sua organização.

Criar nova notificação:

  • Clique no botão para adicionar ou criar uma nova notificação.

Principais Recursos e Opções

  1. Configuração de Notificação por E-mail:

  • Nome: Insira o nome aqui

  • O identificador para a notificação, ajudando os usuários a reconhecerem o propósito da configuração de notificação.

  • Tipo de Documento: Selecione o tipo de documento para o qual deseja receber uma notificação. Isso pode incluir adicionar um novo documento, excluir um documento, atualizar um documento ou outros eventos relevantes.

  • Associa a notificação a um tipo de documento específico, permitindo alertas direcionados com base no ciclo de processamento do documento.

  • Status: Especifique o status ou condição que deve acionar uma notificação quando mudar. Isso pode ser um status de fluxo de trabalho específico, um status de aprovação, um status de erro ou qualquer outro status relevante.

  • Prioridade: selecione a prioridade apropriada. Por exemplo, isso pode ser "Baixa", "Média" ou "Alta".

  • Define o nível de urgência da notificação, que pode priorizar o alerta por e-mail na caixa de entrada do destinatário.

  • Atraso: Insira a quantidade de tempo desejada para especificar o tempo de atraso antes de enviar a notificação. Isso pode ser feito em minutos, horas ou dias, dependendo das configurações do seu sistema.

  • Ao configurar um tempo de atraso antes de enviar a notificação, os usuários têm tempo suficiente para quaisquer cancelamentos ou correções antes que o alerta seja emitido. Isso pode ajudar a prevenir erros e melhorar a experiência do usuário.

  • Endereço de E-mail: Insira os endereços de e-mail dos destinatários para os quais a notificação deve ser enviada. Os usuários podem inserir vários endereços de e-mail para especificar múltiplos destinatários. Isso pode significar que as notificações são enviadas para endereços de e-mail específicos com base nas propriedades do documento em questão ou no papel do usuário.

Insights Acionáveis:

  • Enviar E-mail para o Usuário Designado: Uma configuração opcional que, quando ativada, envia automaticamente notificações para o usuário designado ao documento, garantindo que a parte responsável esteja sempre informada.

  • Salvar: Após inserir todas as informações necessárias, clique no botão "Salvar" para salvar as configurações de notificação.

Gerenciando Notificações

Para editar, desativar ou excluir notificações existentes e adaptá-las às mudanças nos fluxos de trabalho de processamento de documentos ou responsabilidades dos usuários, você pode fazer o seguinte:

Navegue até as configurações de notificações: Vá para as configurações do seu sistema onde você pode gerenciar notificações. Você pode encontrá-las na seção “Configurações”, “Configurações Globais” e depois em “Notificação por Email”.

Procure a lista de notificações existentes: Nas configurações de notificações, você encontrará uma lista de notificações existentes. Esta lista mostra todas as notificações que estão atualmente configuradas.

Edite uma notificação: Para editar uma notificação existente, encontre a notificação na lista e selecione a opção de edição. Isso permite que você altere as configurações da notificação, como o tipo de documento, status, eventos de disparo ou destinatários.

Desative uma notificação: Se você quiser desativar temporariamente uma notificação, encontre a notificação na lista e selecione a opção para desativá-la. Isso interromperá temporariamente a notificação sem excluí-la, para que você possa reativá-la mais tarde, se necessário.

Exclua uma notificação: Para remover permanentemente uma notificação, encontre a notificação na lista e selecione a opção de exclusão. Isso removerá completamente a notificação do sistema e não poderá ser restaurada.

Adapte-se às Mudanças: Revise periodicamente suas configurações de notificação e ajuste conforme necessário para refletir mudanças nos fluxos de trabalho de processamento de documentos ou responsabilidades dos usuários. Isso pode incluir a atualização de notificações devido a novos eventos, responsabilidades alteradas ou outras mudanças organizacionais.

Salve as alterações: Após fazer suas alterações, não se esqueça de salvá-las para que tenham efeito.

Ao revisar e ajustar regularmente suas configurações de notificação, você pode garantir que suas notificações atendam sempre às necessidades e fluxos de trabalho atuais. Isso ajuda a garantir uma comunicação eficiente e assegura que as pessoas certas sejam notificadas sobre eventos importantes de maneira oportuna.

Melhores Práticas

Aqui estão algumas melhores práticas para usar notificações por e-mail de forma eficaz:

  • Design claro e informativo: Certifique-se de que suas mensagens de notificação sejam claras e informativas. Use uma linguagem concisa para comunicar a essência da notificação e forneça instruções ou chamadas à ação claras quando necessário.

  • Evite sobrecarga de notificações: Escolha cuidadosamente as condições de disparo para suas notificações para evitar sobrecarregar os usuários com notificações desnecessárias. Certifique-se de que as notificações sejam acionadas apenas para eventos relevantes e que forneçam valor real para os destinatários.

  • Definindo prioridades: Se suas notificações tiverem diferentes prioridades, certifique-se de que isso esteja refletido nas configurações. Por exemplo, você pode distinguir notificações urgentes de menos importantes e agir de acordo.

  • Atualize regularmente os endereços de e-mail: Certifique-se de que os endereços de e-mail dos usuários sejam verificados e atualizados regularmente para garantir que as notificações sejam enviadas aos destinatários corretos. Isso é particularmente importante quando há mudanças de funcionários ou mudanças nas responsabilidades.

  • Personalização: Se possível, personalize as notificações incluindo o nome do destinatário e outras informações relevantes. Isso torna as notificações mais envolventes e ajuda os usuários a levá-las a sério.

  • Obtenha feedback: Solicite feedback regular dos usuários para garantir que as notificações atendam às suas necessidades e sejam eficazes. Considere o feedback ao ajustar suas configurações de notificação.

  • Testes e monitoramento: Teste regularmente seus sistemas de notificação para garantir que estejam funcionando corretamente e monitore o desempenho para identificar e corrigir problemas precocemente.

Seguindo essas melhores práticas, você pode garantir que suas notificações por e-mail sejam eficazes e ajudem a garantir uma comunicação e colaboração suaves em toda a sua organização.

Solução de Problemas

Estas são algumas dicas e etapas adicionais de solução de problemas de notificações atrasadas que você pode seguir para resolver atrasos na entrega de notificações:

Notificações atrasadas:

  • Verifique os atrasos na rede:

  • Certifique-se de que a rede pela qual as notificações são enviadas não está congestionada ou interrompida. Problemas de rede, como perda de pacotes ou atrasos, podem afetar a entrega de e-mails.

  • Monitoramento da Fila de E-mails:

  • Verifique a fila do servidor de e-mail para determinar se as notificações estão sendo enfileiradas e enviadas corretamente. Um grande número de e-mails na fila pode indicar problemas com o servidor de e-mail.

  • Verificação da configuração SMTP:

  • Verifique se a configuração SMTP está correta e se o servidor de e-mail está devidamente configurado para enviar e-mails de saída. Verifique as configurações de autenticação e o endereço do servidor para garantir que estão corretos.

  • Verifique as configurações de firewall e segurança:

  • Verifique as configurações do firewall e outras configurações de segurança para garantir que o servidor de e-mail está devidamente configurado para enviar e-mails de saída e que nenhuma porta utilizada para e-mail está bloqueada. O envio é necessário.

  • Verificação da utilização do servidor:

  • Verifique a utilização do servidor que hospeda o sistema de gerenciamento de documentos para garantir que não haja gargalos de recursos que possam afetar a entrega de notificações.

Ao realizar essas verificações adicionais, você pode identificar causas potenciais de notificações atrasadas e tomar as medidas apropriadas para otimizar a entrega de notificações e garantir que os usuários sejam informados de maneira oportuna.

Modelos de E-Mail

Visão Geral

Os Modelos de E-mail permitem personalizar notificações de e-mail automatizadas enviadas pelo DocBits. Os modelos podem incluir campos dinâmicos (por exemplo, {{FieldID}}), imagens e formatação HTML.

Acessando Modelos de E-mail

  1. Navegue até: Configurações → Configurações Globais → Modelos de E-mail

  2. O painel exibe todos os modelos com:

    • Nome

    • Assunto

    • Data de Última Modificação

    • Ações (Editar ou Excluir).

Criando um Novo Modelo

1 Configuração Básica

  • Clique em Novo.

  • Preencha os campos à direita:

    • Nome: Identificador do modelo (por exemplo, "Erro no Documento").

    • Assunto: Linha de assunto do e-mail (por exemplo, "Ação Necessária: Erro no Documento").

    • Tipo de Documento: Selecione no menu suspenso (por exemplo, "Fatura").

2 Editor de Modelo

  • Menu: Formate texto, adicione links ou insira tabelas.

  • Editor HTML: Clique no ícone <> para editar HTML bruto.

  • Adicionar Imagens: Use a função Upload.

  • Campos Dinâmicos: Insira valores de campos de documento por

    • Opção de Campo Variável: Selecione em um menu suspenso.

    • Entrada Manual: Digite {{FieldID}} (por exemplo, {{NumeroFatura}}).

3 Salvando

  • Clique em Salvar para armazenar o modelo.

Enviando um E-mail de Teste

  1. Abra o modelo e clique em Enviar Teste.

  2. Insira:

    • E-mail do Destinatário (obrigatório).

    • Valores de Campo (opcional; dados fictícios para espaços reservados).

  3. Revise o e-mail de teste e ajuste o modelo, se necessário.

Usando Modelos em Notificações

Os modelos salvos podem ser vinculados aos fluxos de trabalho de Notificação por E-mail (por exemplo, lembretes de aprovação, atualizações de status).

Custom Filters

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

Groups, Users and Permissions

Usuários

As Configurações do Usuário são uma área em um sistema onde os usuários podem ajustar preferências pessoais, configurações de conta e configurações de segurança. Normalmente, as configurações do usuário incluem opções como alterações de senha, informações de perfil, preferências de notificação e, possivelmente, permissões individuais para acessar certos recursos ou dados.

Na maioria das organizações, apenas pessoas autorizadas têm acesso às configurações do usuário, geralmente administradores ou administradores de sistema. Isso ocorre porque as configurações podem conter informações sensíveis que poderiam comprometer a segurança do sistema se alteradas por pessoas não autorizadas. Os administradores conseguem gerenciar as configurações do usuário para garantir que estejam em conformidade com as políticas e requisitos organizacionais e que a integridade do sistema seja mantida.

  1. Barra de Pesquisa: Permite que os administradores encontrem rapidamente usuários pesquisando por seus nomes ou outros detalhes.

  2. Lista de Usuários: Exibe uma lista de usuários com as seguintes colunas:

    • Nome: O nome completo do usuário.

    • Email: O endereço de email do usuário, que provavelmente é usado como seu identificador de login.

    • Admin: Uma caixa de seleção indicando se o usuário possui privilégios administrativos. Os administradores geralmente têm acesso a todas as configurações e podem gerenciar outras contas de usuário.

    • Ações: Esta coluna geralmente inclui botões ou links para realizar ações como editar detalhes do usuário, redefinir senhas ou excluir a conta do usuário.

  3. Botão Adicionar Usuário: Este botão é usado para criar novas contas de usuário. Clicar nele normalmente abriria um formulário onde você pode inserir os detalhes do novo usuário, como seu nome, email e se ele deve ter direitos de administrador.

Instruções passo a passo para adicionar um novo usuário:

  • Acessar Gerenciamento de Usuários: Navegue até Configurações - Configurações Globais - Grupos, Usuário e Permissões - Usuário, onde você pode adicionar novos usuários.

  • Adicionar novo usuário: Nas configurações do usuário, clique em “Adicionar usuário”

  • Preenchendo o formulário: Um formulário aparecerá onde você pode inserir as informações do novo usuário. As informações típicas incluem:

  • Nome de Usuário: Nome único para o usuário usado para fazer login.

  • Nome e Sobrenome: Nome do usuário.

  • Endereço de Email: O endereço de email do usuário usado para comunicações e notificações.

  • Senha: Uma senha para o usuário que deve estar em conformidade com as políticas de segurança.

  • Papel do Usuário: Defina o papel do usuário, por exemplo, usuário padrão ou administrador.

Modificando Detalhes do Usuário

  • Fazendo login como administrador: Faça login com seus privilégios de administrador.

  • Acessando a gestão de usuários: Navegue até as configurações do usuário onde você pode editar usuários existentes.

  • Selecionando usuários: Encontre e selecione o usuário cujos detalhes você deseja alterar. Isso pode ser feito clicando no nome de usuário ou em um botão de edição ao lado do usuário.

  • Editando detalhes do usuário: Um formulário aparecerá contendo os detalhes atuais do usuário. Edite os campos necessários de acordo com as alterações que você deseja fazer. Os detalhes típicos a serem editados incluem:

    • Nome e sobrenome

    • Endereço de e-mail

    • Função do usuário ou nível de permissão

  • Salvando Alterações: Revise quaisquer alterações que você fez e clique em Salvar para salvar os novos detalhes do usuário.

  • Revise o impacto das alterações de função: Se você alterou a função do usuário, revise o impacto dessa mudança nos níveis de acesso de segurança. Certifique-se de que, após a mudança de função, o usuário tenha as permissões necessárias para continuar desempenhando suas funções.

  • Enviar notificação (opcional): Você pode enviar uma notificação ao usuário para informá-lo sobre as alterações feitas.

Após concluir essas etapas, os detalhes do usuário são atualizados com sucesso e o usuário possui as novas informações e permissões de acordo com as alterações feitas.

Removendo Usuários:

  • Selecionando Usuários: Encontre e selecione o usuário cujo acesso você deseja remover. Isso pode ser feito clicando no nome do usuário ou em um botão de edição ao lado do usuário.

  • Removendo Acesso: Clique em "deletar" para remover o usuário.

  • Confirmação: Você será solicitado a confirmar a remoção do usuário.

  • Notificação Opcional: Você pode opcionalmente enviar uma notificação ao usuário para informá-lo sobre a remoção de seu acesso.

  • Revisar Tarefas e Documentos: Antes de remover o usuário, revise quais tarefas ou documentos estão atribuídos ao usuário. Mova ou transfira a responsabilidade por essas tarefas ou documentos para outro usuário para garantir que nada seja perdido ou deixado inacabado.

  • Salvar Alterações: Confirme a remoção do usuário e salve as alterações.

Seguindo essas etapas, você pode garantir que o acesso do usuário seja removido com segurança enquanto gerencia adequadamente todas as tarefas e documentos relevantes.

Privilégios de Administrador

O papel de um administrador é crucial para gerenciar sistemas de TI, redes e plataformas digitais em uma organização. Um administrador possui permissões e responsabilidades avançadas que permitem controlar vários aspectos da infraestrutura técnica e garantir que ela opere de forma eficiente e segura. Aqui estão algumas das principais responsabilidades de um administrador:

  • Gerenciamento de usuários: Administradores gerenciam contas de usuário, direitos de acesso e permissões. Eles criam novas contas de usuário, atribuem as permissões necessárias e gerenciam o controle de acesso para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar certos recursos.

  • Segurança: Administradores são responsáveis pela segurança dos sistemas de TI para proteger contra perda de dados e acesso não autorizado.

  • Solução de problemas e suporte: O administrador é frequentemente o primeiro ponto de contato para questões técnicas. Eles ajudam os usuários a solucionar e resolver problemas e garantem que o sistema esteja funcionando sem problemas.

Além dessas responsabilidades, os administradores também são encarregados de gerenciar configurações sensíveis e garantir que os sistemas atendam aos requisitos de conformidade e às melhores práticas de segurança da informação. Isso inclui gerenciar dados sensíveis, configurar controles de acesso e permissões, e monitorar e analisar logs do sistema para identificar e abordar potenciais riscos de segurança.

Melhores Práticas de Segurança

A segurança é um aspecto essencial de qualquer organização, especialmente quando se trata de gerenciar contas de usuário e direitos de acesso. Aqui estão algumas melhores práticas para manter um protocolo de gerenciamento de usuários seguro:

  • Atualizações regulares de senha: Incentive os usuários a atualizar suas senhas regularmente para manter suas contas seguras. Estabeleça políticas de complexidade de senha e exija o uso de senhas fortes que incluam uma combinação de letras, números e caracteres especiais.

  • Monitorar ações dos administradores: Implemente mecanismos para monitorar as atividades dos administradores para detectar atividades suspeitas ou incomuns. Registre todas as ações dos administradores, incluindo acesso a dados ou configurações sensíveis, para garantir responsabilidade e identificar potenciais violações de segurança.

  • Limitar o número de administradores: Reduza o número de administradores ao mínimo e conceda privilégios administrativos apenas àqueles que realmente precisam. Ao limitar o número de administradores, você minimiza o risco de violações de segurança e facilita o gerenciamento e monitoramento das contas de usuário.

  • Autenticação de Dois Fatores (2FA): Implemente uma autenticação de dois fatores para contas de administrador, a fim de aumentar ainda mais a segurança. Isso introduz uma etapa adicional de segurança que garante que, mesmo que uma senha seja comprometida, um invasor não consiga acessar a conta de forma não autorizada.

  • Revisões de segurança regulares: Realize revisões de segurança e auditorias regulares para identificar e corrigir potenciais vulnerabilidades ou fraquezas. Revise os direitos de acesso e permissões das contas de usuário para garantir que atendam aos requisitos e melhores práticas atuais.

  • Treinamento e conscientização: Treine regularmente funcionários e administradores sobre melhores práticas de segurança e conscientização sobre ataques de phishing e outras ameaças cibernéticas. Conscientize-os sobre a importância da segurança e incentive-os a relatar atividades suspeitas.

Ao implementar essas melhores práticas, as organizações podem melhorar a segurança de seu protocolo de gerenciamento de usuários e minimizar o risco de violações de segurança e perda de dados. É importante ver a segurança como um processo contínuo e fazer atualizações e ajustes regulares para acompanhar as ameaças e requisitos de segurança em constante mudança.

Suborganizações

Criar suborganizações dentro de um sistema de gerenciamento de documentos serve para organizar e diferenciar ainda mais a estrutura e a gestão de contas de usuário, documentos e fluxos de trabalho dentro de uma organização. Aqui estão alguns propósitos e benefícios de criar suborganizações:

  • Estruturação e organização: Suborganizações possibilitam a criação de uma estrutura hierárquica dentro do sistema de gerenciamento de documentos. Isso pode ajudar a organizar contas de usuário e documentos por departamento, equipe, localização ou outros critérios relevantes para uma gestão mais clara e eficiente.

  • Gestão de permissões: Ao criar suborganizações, os administradores podem definir permissões granulares e controles de acesso para diferentes grupos de usuários. Isso significa que usuários ou grupos específicos podem acessar apenas os documentos e recursos relevantes para sua respectiva suborganização, melhorando a segurança e a privacidade.

  • Fluxos de trabalho e colaboração: Suborganizações podem facilitar a colaboração e a comunicação dentro de equipes ou departamentos específicos, centralizando o acesso a documentos, projetos ou tarefas compartilhadas. Isso promove eficiência e coordenação ao colaborar em projetos ou fluxos de trabalho comuns.

  • Relatórios e análise: Ao organizar contas de usuário e documentos em suborganizações, relatórios detalhados e análises podem ser criados sobre as atividades e o desempenho de equipes ou departamentos individuais. Isso permite que administradores e gerentes obtenham insights sobre o uso do sistema de gerenciamento de documentos em nível organizacional.

  • Escalabilidade e flexibilidade: Suborganizações fornecem uma estrutura escalável que pode crescer com o crescimento e as mudanças da organização. Novas equipes ou departamentos podem ser facilmente adicionados e integrados de forma apropriada ao esquema suborganizacional existente, sem afetar a estrutura geral do sistema de gerenciamento de documentos.

No geral, suborganizações possibilitam uma gestão e organização mais eficazes de contas de usuário, documentos e fluxos de trabalho dentro de um sistema de gerenciamento de documentos, melhorando a estrutura, segurança e colaboração.

Como acessar este recurso

Em Configurações, Configurações Globais → Grupos, Usuários e Permissões → Suborganizações, conforme mostrado abaixo.

Você será levado a uma página que se parece com esta:\

É aqui que você encontrará suas suborganizações previamente criadas, bem como onde poderá criar novas suborganizações.

Como criar uma Sub-Organização

Criar uma nova Sub-Organização:

Clique no botão + NOVO

O seguinte menu será exibido:

Insira os detalhes da sub-organização que você deseja criar, o nome e a descrição, e clique no botão SALVAR. Você deverá encontrar sua nova sub-organização criada na parte inferior da lista de sub-organizações existentes.

Editando sub-organizações

Gerenciar Usuários:

  • Adicionar Usuários: Administradores podem criar novas contas de usuário e atribuí-las à sub-organização apropriada.

  • Atribuir Funções e Permissões: Administradores podem definir as funções e permissões para usuários dentro de uma sub-organização. Isso geralmente envolve a atribuição de direitos de acesso a documentos, pastas ou funções específicas no sistema de gerenciamento de documentos.

  • Gerenciar detalhes do perfil: Administradores podem editar os detalhes do perfil dos usuários dentro da sub-organização, como: B. Informações de contato ou afiliação departamental. Isso permite uma gestão atualizada e precisa dos dados dos usuários.

Você pode adicionar um novo usuário à organização e ter a opção de remover o usuário de outros grupos.

Editar Usuário:

  • Editando configurações da sub-organização: Administradores podem editar as configurações e propriedades de uma sub-organização, incluindo seu nome, descrição ou nível hierárquico dentro do sistema.

  • Editar detalhes do usuário: Administradores podem editar os detalhes de usuários individuais dentro de uma sub-organização, por exemplo, para ajustar seus direitos de acesso ou atualizar suas informações de contato.

Excluir Usuário:

  • Excluindo sub-organizações: Administradores também podem ter a capacidade de excluir sub-organizações se não forem mais necessárias ou se uma reestruturação da estrutura organizacional for necessária. Ao excluir uma sub-organização, os administradores devem garantir que todos os usuários e dados associados a ela sejam tratados adequadamente.

Esses recursos de gerenciamento permitem que os administradores gerenciem e adaptem efetivamente as contas de usuário e as estruturas organizacionais dentro de um sistema de gerenciamento de documentos para atender às necessidades e processos em mudança da empresa.

Grupos e Permissões

Componentes da Seção Grupos e Permissões

  1. Ativar/Desativar Grupos e Permissões: Um interruptor que permite ao administrador do sistema habilitar ou desabilitar o uso de grupos e permissões em toda a plataforma. Quando desativado, o sistema pode adotar um modelo de controle de acesso menos granular.

  2. Lista de Grupos: Mostra a lista de grupos de usuários disponíveis dentro da organização. Cada grupo pode ser configurado com permissões específicas. Os administradores podem adicionar novos grupos clicando no botão "+ Novo".

  3. Tabela de Permissões:

  • Exibida quando um grupo é selecionado ou um novo grupo está sendo configurado.

  • Lista todos os tipos de documentos reconhecidos pelo sistema (por exemplo, FATURA, NOTA DE CRÉDITO, NOTA DE ENTREGA).

  • Para cada tipo de documento, existem caixas de seleção para diferentes permissões:

    • Visualizar: Permissão para ver o documento.

    • Atualizar: Permissão para modificar o documento.

    • Excluir: Permissão para remover o documento do sistema.

    • Primeira Aprovação: Permissão para realizar a aprovação inicial do documento.

    • Segunda Aprovação: Permissão para realizar um nível secundário de aprovação (se aplicável).

Propósito e Uso

Grupos e permissões são críticos para a segurança e eficiência operacional por várias razões.

Controle de Acesso:

  • Grupos e permissões permitem que administradores controlem o acesso a dados e recursos sensíveis.

  • Ao atribuir permissões no nível do grupo, os administradores podem exercer controle granular sobre quem pode acessar quais informações.

  • Isso ajuda a prevenir acessos não autorizados e vazamentos de dados.

Princípio do Menor Privilégio:

  • O Princípio do Menor Privilégio afirma que os usuários devem receber apenas as permissões necessárias para desempenhar suas funções.

  • Ao usar grupos, os administradores podem gerenciar permissões de forma eficiente e garantir que os usuários possam acessar apenas os recursos relevantes para seu papel ou departamento específico.

Escalabilidade e Eficiência:

  • Usar grupos facilita a gestão de permissões de usuários em grandes organizações com muitos usuários e recursos.

  • Em vez de definir permissões individualmente para cada usuário, os administradores podem atribuir permissões no nível do grupo, simplificando a administração e reduzindo a sobrecarga administrativa.

Auditoria e conformidade:

  • Usar grupos e permissões permite que as organizações monitorem atividades de acesso e atendam aos requisitos de conformidade.

  • Registrar eventos de acesso permite que os administradores realizem auditorias para garantir que as permissões sejam gerenciadas adequadamente e que acessos não autorizados não estejam ocorrendo.

Flexibilidade e adaptabilidade:

  • Grupos e permissões fornecem flexibilidade para se adaptar a necessidades e estruturas organizacionais em mudança.

  • Os administradores podem criar grupos com base em departamentos, equipes, projetos ou outros critérios e ajustar dinamicamente as permissões para garantir que os usuários sempre tenham acesso aos recursos de que precisam.

No geral, grupos e permissões desempenham um papel fundamental no aumento da segurança da infraestrutura de TI, melhorando a eficiência operacional e garantindo a conformidade com políticas e regulamentos. Ao gerenciar grupos e permissões de forma sábia, as organizações podem proteger efetivamente seus dados e recursos enquanto promovem a produtividade dos funcionários.

Aqui estão alguns cenários onde diferentes grupos podem precisar de diferentes níveis de acesso:

Empresas com múltiplos departamentos:

  • Em uma empresa com diferentes departamentos, como finanças, marketing e recursos humanos, os funcionários de cada departamento precisarão de acesso a diferentes tipos de documentos e recursos.

  • Por exemplo, a equipe de finanças precisa de acesso a relatórios financeiros e faturas, enquanto o RH precisa de acesso a dados de funcionários e folha de pagamento.

Organizações de saúde:

  • Em uma organização de saúde, diferentes grupos de funcionários precisarão de diferentes níveis de acesso a dados de pacientes.

  • Por exemplo, médicos e enfermeiros precisarão de acesso a prontuários médicos e históricos de pacientes, enquanto a equipe administrativa pode precisar apenas de acesso a dados de faturamento e agendamento.

Instituições educacionais:

  • Em uma instituição educacional, como uma universidade, diferentes grupos de usuários precisarão de diferentes níveis de acesso a recursos educacionais.

  • Por exemplo, professores precisarão de acesso a materiais de curso e notas, enquanto administradores precisarão de acesso a dados financeiros e informações de alunos.

Requisitos legais e de conformidade:

  • As empresas podem precisar implementar diferentes níveis de acesso para atender a requisitos legais e de conformidade.

  • Por exemplo, instituições financeiras podem precisar garantir que apenas funcionários autorizados tenham acesso a dados financeiros sensíveis para garantir conformidade com regulamentos como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR).

Equipes de projeto:

  • Em uma equipe de projeto, diferentes membros podem exigir diferentes níveis de acesso a materiais do projeto.

  • Por exemplo, gerentes de projeto podem precisar de acesso a todos os recursos do projeto, enquanto consultores externos podem ter acesso apenas a certas partes do projeto.

Nesses cenários, é importante que os níveis de acesso sejam definidos de acordo com os papéis e responsabilidades dos grupos de usuários para garantir a segurança dos dados enquanto se melhora a eficiência dos funcionários. Ao implementar controle de acesso baseado em funções, as organizações podem garantir que os usuários possam acessar apenas os recursos necessários para sua respectiva função.

Adicionando/Editando Grupos

Para adicionar um novo grupo ou alterar as permissões de um grupo existente, você pode fazer o seguinte:

  • Navegue até Configurações do Grupo: Faça login na sua conta de administrador e vá para Configurações do Grupo no painel de administração.

Esta janela será aberta:

  • Clique no botão + Novo: Se você deseja adicionar um novo grupo, clique no botão + Novo para iniciar o processo de adição de um novo grupo.

  • Preencha a tabela: Forneça o nome do grupo e uma descrição do grupo.

  • Salve os detalhes: Depois de preencher o nome e a descrição do grupo, clique no botão "Salvar".

Editando Grupos:

  • Editar Grupos: Para editar grupos, clique em "editar", aqui você pode alterar o nome do grupo.

  • Ativar Grupos e permissões: Para tornar o grupo visível, "Grupos e permissões" devem ser ativados.

  • Verifique os resultados: Após salvar, revise os resultados para garantir que o grupo foi adicionado, editado ou atualizado com sucesso.

Ativando Permissões

Habilitar ou desabilitar o sistema de permissões usando o interruptor tem vários efeitos na funcionalidade do DocBits.

Habilitando o sistema de permissões:

  • Quando o sistema de permissões está habilitado, as permissões de acesso para usuários e grupos são aplicadas.

  • Os usuários só recebem acesso aos recursos que estão explicitamente autorizados a acessar com base nas permissões atribuídas.

  • Os administradores podem gerenciar as permissões para usuários e grupos individuais e garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar os dados.

Desabilitando o sistema de permissões:

  • Quando o sistema de permissões está desabilitado, todas as permissões de acesso são removidas e os usuários normalmente têm acesso irrestrito a todos os recursos.

  • Isso pode ser útil quando a colaboração aberta é temporariamente necessária sem as restrições do controle de acesso.

  • No entanto, pode haver um risco aumentado de vazamento de dados ou acesso não autorizado, pois os usuários podem ser capazes de acessar informações sensíveis às quais não estão autorizados a acessar.

Habilitar ou desabilitar o sistema de permissões é uma decisão importante com base nos requisitos de segurança e na forma como a organização opera. Em ambientes onde a privacidade e o controle de acesso são críticos, é comum deixar o sistema de permissões habilitado para garantir a integridade e a confidencialidade dos dados. Em outros casos, desabilitar o sistema de permissões pode ser temporariamente necessário para facilitar a colaboração, mas deve ser usado com cautela para minimizar os potenciais riscos de segurança.

Controle de Acesso

Visão Geral

Este guia explica como os administradores podem definir configurações de controle de acesso para diferentes grupos de usuários no DocBits. Cada grupo pode ser configurado com permissões personalizadas no nível de documento e campo.

Grupos de Controle de Acesso

O painel de controle de acesso permite que o administrador gerencie grupos de usuários e suas respectivas permissões. Cada grupo pode ter configurações específicas relacionadas a:

  • Acesso ao Documento: Se o grupo pode acessar um tipo de documento.

  • Permissões em Nível de Campo: Se o grupo pode ler, escrever ou visualizar certos campos dentro de um documento.

  • Permissões de Ação: Quais ações o grupo pode realizar, como editar, excluir, atualizar em massa e aprovar documentos.

Ativação

  1. Navegue até Configurações.

  2. Selecione Processamento de Documentos.

  3. Selecione Módulo.

  4. Ative o Controle de Acesso ativando o controle deslizante.

Acessando Configurações do Grupo

  1. Navegue até Configurações.

  2. Vá para Configurações Globais.

  3. Selecione Grupos, Usuários e Permissões.

  4. Selecione Grupos e Permissões.

  5. Para gerenciar permissões para um grupo, como PROCUREMENT_DIRECTOR, clique nos três pontos no lado direito da tela.

  6. Selecione Visualizar Controle de Acesso.

Configurando Permissões para Grupos

  1. Visão Geral do Controle de Acesso:

    • Nesta seção, você pode habilitar ou desabilitar o acesso para todos os tipos de documentos, como Fatura, Nota de Crédito, Pedido de Compra, e mais.

    • Você pode definir níveis de acesso, como:

      • Habilitado: Concede acesso ao tipo de documento.

      • Lista: Define se o tipo de documento é visível na visualização de lista.

      • Visualizar: Especifica a visualização padrão para o documento.

      • Editar: Concede permissão para editar o documento.

      • Excluir: Permite que o grupo exclua documentos.

      • Atualização em Massa: Habilita a atualização em massa do tipo de documento.

      • Níveis de Aprovação: Define a capacidade do grupo de aprovar documentos (Aprovação de Primeiro e Segundo nível).

      • Desbloquear Documento: Define se o grupo pode desbloquear um documento para edições adicionais.

    • Níveis de Permissão:

      • Normal: Todos os usuários podem realizar esta ação.

      • Owner: Apenas o usuário designado tem permissão para realizar esta ação.

      • Admin: Apenas usuários com privilégios administrativos podem realizar esta ação.

    Exemplos de configurações para PROCUREMENT_DIRECTOR:

    • Fatura: Habilitado para todas as permissões, incluindo editar e excluir.

    • Pedido de Compra: Habilitado com permissões normais para todas as ações.

  2. Permissões em Nível de Campo:

    • Dentro de cada tipo de documento, campos específicos podem ser configurados com diferentes níveis de permissões.

    • As permissões incluem:

      • Ler/Escrever: Os usuários podem ler e escrever no campo.

      • Escrever do Proprietário: Apenas o proprietário do documento ou campo pode escrever, outros podem ler.

      • Apenas Leitura: Os usuários podem apenas visualizar o campo, mas não modificá-lo.

      • Leitura do Proprietário/ Escrita do Proprietário: Apenas o proprietário do documento ou campo pode escrever e ler.

      • Aprovação: As alterações devem ser aprovadas por usuários autorizados ou administrador.

      • Nenhuma: Nenhuma permissão específica é aplicada ao campo.

Resolução de Problemas

Se você está tendo problemas com permissões e não consegue acessar certos documentos ou realizar ações que acredita que deveria conseguir, as seguintes dicas de resolução de problemas podem ajudar:

Verifique as configurações de permissão:

  • Verifique as configurações de permissão para os documentos ou recursos em questão para garantir que os usuários tenham as permissões necessárias.

  • Certifique-se de que os usuários tenham acesso, seja diretamente ou por meio da associação a grupos.

Verifique a associação a grupos:

  • Verifique se os usuários afetados são realmente membros dos grupos que receberam acesso.

  • Certifique-se de que os usuários não foram removidos acidentalmente de grupos relevantes.

Verifique as permissões individuais:

  • Verifique se as permissões individuais foram definidas no nível do usuário que poderiam substituir as permissões do grupo.

  • Certifique-se de que essas permissões individuais estão configuradas corretamente.

Verifique as configurações de herança:

  • Certifique-se de que as permissões estão sendo herdadas corretamente e não estão bloqueadas por pastas pai ou outras configurações.

Verifique o histórico de permissões:

  • Verifique o histórico de permissões ou logs para ver se houve alguma alteração recente nas permissões que poderia estar causando os problemas atuais.

Teste com uma conta de usuário diferente:

  • Tente acessar os documentos afetados com uma conta de usuário diferente para ver se o problema é específico do usuário ou afeta todos os usuários.

Verifique as mensagens de erro:

  • Certifique-se de que os usuários estão recebendo mensagens de erro precisas indicando problemas de permissão. Isso pode ajudar a identificar e diagnosticar o problema com mais precisão.

Atualize as permissões:

  • Se todas as outras soluções falharem, tente reconfigurar as permissões para os usuários ou grupos afetados e garanta que todas as permissões necessárias sejam concedidas corretamente.

Seguindo essas dicas de resolução de problemas, você pode identificar e resolver questões relacionadas a permissões para garantir que os usuários tenham os direitos de acesso necessários e possam trabalhar de forma eficaz.

Integração

As configurações de integração desempenham um papel crucial na eficiência e funcionalidade do Docbits, pois permitem garantir uma interação perfeita com outras ferramentas e serviços. Aqui estão algumas razões pelas quais configurar corretamente as configurações de integração é importante:

Chave da API

As configurações de integração desempenham um papel crucial na eficiência e funcionalidade do DocBits, pois permitem garantir uma interação perfeita com outras ferramentas e serviços. Aqui estão algumas razões pelas quais configurar corretamente as configurações de integração é importante:

  • Aumento da eficiência: A integração com outras ferramentas e serviços pode agilizar fluxos de trabalho e aumentar a eficiência. Por exemplo, documentos podem ser trocados automaticamente entre o Docbits e um sistema de CRM, reduzindo a entrada manual e aumentando a produtividade.

  • Consistência de dados: A integração permite que os dados sejam trocados de forma contínua entre diferentes sistemas, melhorando a consistência e a precisão dos dados. Isso evita inconsistências ou entradas duplicadas que poderiam levar a erros.

  • Atualizações em tempo real: A integração possibilita atualizações em tempo real entre diferentes plataformas, para que os usuários tenham sempre as informações mais recentes. Isso é especialmente importante para processos de negócios críticos que requerem informações em tempo real.

  • Automação de tarefas: A integração permite que tarefas rotineiras sejam automatizadas, economizando tempo e recursos. Por exemplo, notificações podem ser acionadas automaticamente quando um determinado evento ocorre em outro sistema, sem a necessidade de intervenção manual.

  • Melhoria na experiência do usuário: Uma integração bem configurada garante uma experiência do usuário sem interrupções, pois os usuários não precisam alternar entre diferentes sistemas para acessar informações relevantes. Isso melhora a satisfação do usuário e contribui para a eficiência.

Para configurar corretamente as configurações de integração, é importante entender os requisitos da organização e garantir que a integração esteja perfeitamente integrada aos fluxos de trabalho e processos existentes. Isso requer um planejamento, configuração e monitoramento minuciosos da integração para garantir que funcione sem problemas e ofereça o valor desejado.

API Calls and Examples

Painel de Controle

Visão Geral

As configurações do Painel são projetadas para ajudar os administradores a controlar a apresentação e a interação dos dados dentro do painel do DocBits. Essas configurações determinam quais informações estão imediatamente disponíveis ao fazer login, garantindo que os usuários tenham acesso rápido aos dados mais relevantes para suas tarefas.

Principais Recursos e Opções

Configurações Gerais do Painel:

  • Redefinir filtros: Permite a configuração de quando os filtros do painel devem ser redefinidos, como após o upload de documentos, reinício de documentos ou exportação de documentos. Isso ajuda a manter uma tela limpa para visualização de dados de acordo com estágios específicos do fluxo de trabalho.

  • Dados do painel: Controla se o painel deve carregar automaticamente os dados ao acessar o usuário, o que pode ajudar a reduzir os tempos de carregamento e melhorar a experiência do usuário, carregando dados apenas quando necessário.

Ação:

  • Atribuir a: Este recurso permite que os usuários definam permissões para a atribuição de documentos

    • Apenas para Admin: Apenas usuários administradores podem atribuir documentos, independentemente das permissões concedidas a usuários não administradores.

    • Todos os Usuários: Todos os usuários que receberam as permissões necessárias podem atribuir documentos.

  • Reiniciar: Este recurso permite que os usuários definam permissões para reiniciar documentos

    • Apenas para Admin: Apenas usuários com privilégios de Admin podem reiniciar documentos, independentemente das permissões concedidas a usuários não administradores.

    • Apenas Admin e Atribuído: Apenas usuários com privilégios de Admin e o usuário atribuído podem reiniciar o documento.

    • Todos os Usuários: Todos os usuários que receberam as permissões necessárias podem reiniciar documentos.

Filtros:

  • Estilo do filtro de status: Determina o estilo de apresentação dos filtros de status, que pode ser definido como padrão ou personalizado de acordo com o foco operacional dos usuários.

  • Filtro de status personalizado: Permite a criação e aplicação de filtros personalizados que podem direcionar status de documentos específicos, como "Novo", "Validando" ou "Exportando". Isso permite que os usuários acessem rapidamente documentos em estágios específicos de processamento.

Painel de Envio Antecipado:

  • Visibilidade de Pedidos Entregues: Este recurso permite que o usuário especifique a duração pela qual os pedidos entregues estarão visíveis.

Essas configurações do painel são cruciais para garantir que a plataforma DocBits seja o mais responsiva e útil possível, fornecendo aos usuários uma ferramenta poderosa para monitorar e gerenciar atividades de processamento de documentos diretamente do painel.