Este recurso ajuda você a gerenciar e reconciliar números de itens entre seu sistema e seus fornecedores. Muitas vezes, os números de itens que você usa internamente podem não corresponder aos números de itens que seus fornecedores usam. O Docbits facilita o tratamento dessas discrepâncias criando um mapeamento entre seus números de itens e os de seus fornecedores.
Correspondência Manual:
A primeira vez que você encontrar uma discrepância entre seu número de item e o número de item do seu fornecedor, você precisará correspondê-los manualmente.
Você pode fazer isso inserindo o número de item do fornecedor correto correspondente ao seu número de item interno.
Correspondência Automática:
Uma vez que você tenha correspondido manualmente um número de item com o número de item do fornecedor, o Docbits memoriza esse mapeamento.
Na próxima vez que o mesmo item aparecer, o Docbits irá correspondê-lo automaticamente com base no mapeamento armazenado, economizando seu tempo e reduzindo erros.
ID do Fornecedor: O identificador único para o fornecedor.
Número do Item: Seu número de item interno para o produto.
Número do Item do Fornecedor: O número de item correspondente usado pelo fornecedor.
Ação: Opções para gerenciar os mapeamentos, como excluir mapeamentos incorretos.
Veja também a Seção de Administração
Eficiência: Reduz a necessidade de entrada manual repetida, tornando o processo mais rápido.
Precisão: Minimiza erros garantindo que os números de itens sejam correspondidos corretamente.
Conveniência: Simplifica o fluxo de trabalho automatizando o processo de correspondência após a entrada manual inicial.
Este documento fornece um guia abrangente sobre como usar o sistema de Correspondência de Pedido de Compra dentro da sua plataforma ERP. O sistema de Correspondência de Pedido de Compra automatiza a reconciliação de pedidos de compra com faturas recebidas, garantindo que as transações financeiras sejam precisas e que discrepâncias sejam tratadas prontamente.
Para começar a usar o sistema de Correspondência de Pedido de Compra, certifique-se de que você tem as permissões necessárias configuradas pelo administrador do sistema. Você precisará de acesso tanto aos dados do pedido de compra quanto aos dados correspondentes da fatura dentro do sistema.
Acesso aos módulos de pedido de compra e fatura dentro do sistema ERP.
Permissões de usuário apropriadas para visualizar e corresponder documentos financeiros.
Extração Automática de Dados: Extrai e interpreta automaticamente dados de faturas digitais.
Comparação de Dados: Compara dados extraÃdos da fatura com dados existentes do pedido de compra.
Verificação de Correspondência: Verifica correspondências com base em regras e tolerâncias predefinidas.
Relatório de Discrepâncias: Identifica e relata quaisquer discrepâncias entre faturas e pedidos de compra.
Trilha de Auditoria: Mantém um registro de todas as ações para conformidade e revisão.
A interface do sistema de Correspondência de Pedido de Compra geralmente inclui os seguintes componentes:
Painel de Controle: Visão geral do status de correspondência e atividade recente.
Ferramentas de Pesquisa e Filtro: Capacidades para pesquisar e filtrar pedidos de compra e faturas.
Registros Correspondidos: Seção exibindo registros correspondidos com sucesso.
Discrepâncias: Seção mostrando registros com discrepâncias que precisam de revisão ou ação.
Relatórios: Acesso a relatórios detalhados e opções de exportação.
Navegue até o módulo de Correspondência de Pedido de Compra no menu principal do seu sistema ERP.
Importação Automatizada: Se o seu sistema estiver configurado para captura automática de dados, as faturas serão importadas automaticamente para o sistema.
Upload Manual: Se necessário, faça o upload manual dos arquivos de fatura no sistema usando a interface fornecida.
Revise as faturas que foram automaticamente correspondidas com pedidos de compra.
Verifique os detalhes da correspondência, incluindo números de itens, quantidades e preços.
Acesse a seção de Discrepâncias para revisar quaisquer faturas que não puderam ser correspondidas automaticamente.
Ajuste manualmente quantidades ou preços conforme necessário, ou marque a fatura para revisão adicional.
Para faturas não correspondidas automaticamente:
Use as ferramentas de pesquisa e filtro para encontrar o pedido de compra correspondente.
Verifique e corresponda manualmente a fatura ao pedido de compra.
Docbits é um sistema avançado projetado para automatizar a correspondência de dados de pedidos de compra (POs) com documentos de fatura recebidos. Esta ferramenta é especificamente projetada para a gestão eficiente e processamento de dados de faturas dentro de sistemas ERP. Esta documentação explica os fundamentos da correspondência automática através do Docbits e define as regras especÃficas necessárias para uma correspondência bem-sucedida.
Extração de Dados: O Docbits inicia o processo extraindo dados relevantes de documentos de fatura digitalizados. Normalmente, esses dados incluem números de itens, quantidades e preços unitários de cada linha da fatura. A precisão dessa extração é crucial, pois forma a base para o processo de correspondência subsequente.
Comparação com Dados de PO: Os dados extraÃdos são comparados com as informações correspondentes nos pedidos de compra armazenados. O Docbits verifica se os números de itens, quantidades e preços correspondem aos dos POs. Para uma correspondência bem-sucedida, os dados nas faturas devem corresponder aos dados nos pedidos de compra, considerando os limites de tolerância definidos.
Correspondência Automática: Com base nos resultados da comparação, o Docbits realiza a correspondência. O sistema verifica se os critérios de correspondência estão dentro dos limites de tolerância estabelecidos. Se esses critérios forem atendidos, a correspondência é considerada bem-sucedida.
Relatórios: Após concluir o processo de correspondência, o Docbits gera relatórios que mostram o status das correspondências. Esses relatórios informam sobre as faturas correspondidas com sucesso e identificam aquelas com discrepâncias.
Número do Item: O número do item na fatura deve corresponder exatamente ao número do item no pedido de compra. Não há tolerância para desvios nos números de itens.
Quantidades: A quantidade de mercadorias entregues na fatura pode variar dentro de uma faixa de tolerância predefinida. Normalmente, uma tolerância de ±5% pode ser aceitável para contabilizar pequenas diferenças nas quantidades de entrega.
Preços: Desvios de preço são toleráveis até um limite estabelecido. Uma tolerância comum pode ser de ±2% do preço para aceitar pequenas diferenças nas declarações de preço que surgem de diferenças de arredondamento ou flutuações cambiais.
Correspondência Completa: Todos os pontos de dados (número do item, quantidade e preço) estão dentro dos limites de tolerância estabelecidos.
Correspondência Parcial: Um ou mais pontos de dados desviam-se fora dos limites de tolerância, mas os desvios são mÃnimos e requerem revisão manual.
Sem Correspondência: Desvios significativos em um ou mais pontos de dados que requerem correção imediata ou investigação adicional.
A definição precisa dessas regras e a definição dos limites de tolerância são cruciais para a eficiência da correspondência automática e a redução de intervenções manuais. O Docbits permite a configuração flexÃvel desses parâmetros para atender à s necessidades de várias empresas e indústrias.
