Bem-vindo ao DocBits

Bem-vindo ao DocBits, sua fonte abrangente de estratégias e insights de documentação. No DocBits, estamos dedicados a fornecer recursos de documentação claros, concisos e atualizados para usuários finais, administradores e parceiros.

DocBits é uma solução de captura de documentos baseada em nuvem que aproveita o poder da Inteligência Artificial (IA) e Aprendizado de Máquina (ML) para reconhecer, classificar, analisar e extrair informações de vários tipos de documentos, independentemente de seu formato. Aqui está uma visão mais detalhada de seus principais recursos:

• Reconhecimento de Documentos: O DocBits utiliza algoritmos de IA para identificar e reconhecer com precisão documentos, seja em formato físico ou arquivos eletrônicos.

• Classificação de Documentos: Classifica os documentos em categorias relevantes, facilitando a organização e recuperação fácil.

• Extração de Dados: Extrai dados críticos dos documentos, transformando informações não estruturadas em dados estruturados que podem ser integrados ao seu fluxo de trabalho.

• Aprendizado de Máquina: O sistema aprende continuamente e melhora sua precisão de reconhecimento com cada documento processado, tornando-se mais eficiente ao longo do tempo.

• Inteligência de Enxame: O DocBits utiliza inteligência de enxame para aprimorar suas capacidades de aprendizado, criando um sistema autoaperfeiçoável.

Cliente em cloud:

Local:

DocBits integra-se perfeitamente com Infor LN/M3 através da API ION, ION Desk e BODs Padrão da Infor. Nossa integração de API nos permite exportar dados para a Infor e realizar validação de dados mestres no DocBits.

Exportando Dados para a Infor

Usamos a API ION para enviar o PDF com atributos para IDM e o BOD Sync.CaptureDocument para o ION Desk. No ION Desk, transformamos o Sync.CaptureDocument nos BODs de destino desejados com base no tipo de documento que está sendo processado. Esses BODs da Infor transformados são então importados automaticamente para LN ou M3.

Validação de Dados Mestres no DocBits

Para identificar o fornecedor ou comparar/combinar linhas de pedidos de compra, ativamos um gatilho no LN/M3 que envia os BODs Sync.RemitToPartyMaster, Sync.SupplierPartyMaster e Sync.PurchaseOrder para o DocBits. Configuramos esse processo no ION Desk definindo o fluxo de dados para um ponto de conexão específico com o DocBits.

Para enviar dados para o cliente Infor onPremise, oferecemos duas maneiras: Site2Site com IPsec ou WatchDog

Enviando Dados para o Cliente Infor On-Premise

Para enviar dados para um cliente Infor on-premise, oferecemos duas maneiras: VPN Site-to-Site com IPsec.

Configuração da VPN Site-to-Site IPsec (Internet Protocol Security)

Para uma VPN site-to-site IPsec, você precisa configurar e abrir as seguintes portas:

1. Porta UDP 500: Usada para a troca de chaves da Internet (IKE) fase 1 e fase 2.

2. Porta UDP 4500: Usada para a travessia NAT (NAT-T), permitindo que o tráfego VPN passe por dispositivos de tradução de endereços de rede (NAT).

Acessando Infor OS

• URL de autenticação: https://inforos.CustomerXYZad.net/

• URL de dados: https://inforos.CustomerXYZad.net:7443/

Resumo:

Para configurar uma VPN site-to-site IPsec, certifique-se de que as portas e protocolos acima estejam configurados e abertos.

Use as URLs fornecidas para acessar o Infor OS para autenticação e dados.

1. ISO/IEC 27001

Esta norma internacional define os requisitos para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI). Ela ajuda as organizações a proteger dados de maneira sistemática e econômica, incluindo processos para gestão de riscos e controles de segurança da informação.

Impacto para os Clientes: Garante que a DocBits adere aos mais altos padrões de segurança da informação, proporcionando confiança de que dados sensíveis estão bem protegidos.

2. SOC 1 (Service Organization Control 1)

Os relatórios SOC 1 são projetados para organizações que precisam demonstrar a eficácia dos controles internos sobre relatórios financeiros. É particularmente relevante para prestadores de serviços que afetam os relatórios financeiros de seus clientes.

Relevância para a DocBits: Demonstra nosso compromisso em manter controles internos rigorosos sobre dados financeiros, proporcionando segurança aos clientes sobre a confiabilidade de nossos processos.

3. SOC 2 (Service Organization Control 2)

O SOC 2 foca nos controles de uma organização de serviços relevantes para segurança, disponibilidade, integridade de processamento, confidencialidade e privacidade dos dados. É crucial para empresas de tecnologia e computação em nuvem que lidam com informações sensíveis.

Valor para os Clientes: Fornece uma validação independente de que a DocBits implementou controles eficazes para proteger os dados dos clientes, garantindo a confiabilidade de nosso software e serviços.

4. GDPR (General Data Protection Regulation) Compliance

O GDPR é um regulamento na legislação da UE sobre proteção de dados e privacidade na União Europeia e no Espaço Econômico Europeu. Ele também aborda a transferência de dados pessoais para fora das áreas da UE e do EEE.

Garantia ao Cliente: A conformidade com o GDPR garante que a DocBits processa dados pessoais de acordo com as regulamentações da UE, protegendo a privacidade do usuário e aderindo a diretrizes rigorosas de manuseio de dados.

Porta 443 Aberta & Comunicação Segura

Entendemos a importância da transferência segura de dados. É por isso que usamos a porta 443 aberta, a porta padrão para HTTPS, garantindo que todos os dados transferidos sejam criptografados e seguros. Nossas conexões seguras por SSL garantem que seus dados estejam seguros em cada etapa do processo.

Comunicação Com O Banco de Dados

Quando se trata de comunicação com o banco de dados, não corremos riscos. Nossa configuração de Kubernetes e bancos de dados residem dentro da mesma Nuvem Privada Virtual (VPC). Isso significa que acessamos o banco de dados apenas via IP local, garantindo que os dados transmitidos nunca deixem a rede local. É como ter uma rodovia privada apenas para seus dados.

Espaços

O manuseio de documentos é fácil com o Docbits. Todos os documentos enviados são armazenados com segurança em um ‘Espaço’ dedicado. Usamos criptografia SSL para o tráfego de dados e exigimos várias chaves para acesso aos arquivos, garantindo que seus documentos estejam tão seguros quanto um cofre.

Traffic Security

Permitimos apenas conexões seguras por HTTPS para comunicar com nossos servidores. Isso garante que todos os dados transferidos sejam criptografados, mantendo suas informações sensíveis seguras e protegidas. É como ter um segurança para seus dados, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Infor Cloud

Infor On-Prem

A flexibilidade é fundamental, e oferecemos soluções tanto em nuvem quanto on-premise. Com nossa opção on-premise, não há necessidade de abrir portas, garantindo que a segurança da sua rede permaneça intacta. Seja na nuvem ou mantendo as coisas internas, estamos aqui para ajudar.

Lançamento Spring Bloom – 23 de Abril de 2025

Melhorias no DocBits:

• Opção de Filtro para o Log de Importação de Email: Os usuários agora têm a capacidade de filtrar os logs de importação e classificar a tabela para uma visão mais clara e eficiente. Essa melhoria agiliza o processo de identificação e gerenciamento de entradas de email, melhorando a solução de problemas e o gerenciamento geral de logs.

• Suporte Multilíngue para Lista de Valores: Expandimos as capacidades multilíngues para o recurso Lista de Valores. Os administradores agora podem definir rótulos em vários idiomas, garantindo que o rótulo correto seja exibido automaticamente com base nas configurações de idioma do sistema do usuário. Essa melhoria promove maior acessibilidade e localização, facilitando a interação dos usuários em todo o mundo com a plataforma em seu idioma nativo.

• Melhorias nos Detalhes do Usuário nas Configurações: A interface de configurações agora exibe informações abrangentes do usuário. Os administradores podem facilmente visualizar afiliações a grupos, detalhes de sub-organizações e dados adicionais importantes, permitindo uma melhor gestão dos papéis dos usuários e uma compreensão mais clara das estruturas da equipe.

• Informações de Contabilidade Automática na Tela de Aprovação: A tela de aprovação agora apresenta detalhes de contabilidade automática juntamente com as informações da fatura. Essa melhoria fornece uma visão mais profunda dos dados da transação, facilitando processos de revisão mais suaves e uma tomada de decisão mais informada em relação às faturas.

• Contador de Tarefas para Documentos na Visualização do Painel: Documentos no painel agora podem indicar tarefas abertas associadas a eles e exibir o número total de tarefas pendentes. Este recurso fornece aos usuários uma visão rápida das ações pendentes, melhorando a gestão de tarefas e a eficiência do fluxo de trabalho.

• Seleção de Modelo de IA Baseada em Fornecedor: Os usuários agora podem selecionar o modelo de IA usado para extração de dados com base em cada fornecedor. Esta melhoria permite uma otimização mais precisa, garantindo melhor precisão na extração para diferentes fornecedores e melhorando os resultados gerais do processamento de dados.

• Registros de Fluxo de Trabalho Aprimorados para Cartões de Árvore de Decisão: Os registros agora exibem a saída da árvore de decisão, facilitando o acompanhamento e a compreensão de como as decisões foram tomadas dentro dos fluxos de trabalho.

• Introdução de um Novo Setup de Testes Automáticos para Melhorar a Funcionalidade e Estabilidade do Sistema:

  Estamos empolgados em anunciar a implementação de um novo sistema de testes automatizados projetado para melhorar a funcionalidade e a confiabilidade geral de nossa plataforma. Esse novo setup realizará verificações consistentes e abrangentes em nosso sistema para identificar quaisquer problemas antes que eles impactem sua experiência. Ao automatizar esses testes, podemos garantir respostas mais rápidas a problemas potenciais e manter os mais altos padrões de qualidade para nosso sistema.

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Correções de Bugs

• Resolvido um problema onde as tarefas não apareciam na tela de validação/aprovação.

• Corrigida a posição do botão Próximo/Anterior para que permaneça estático.

• Corrigidos problemas de rolagem nas visualizações de script e árvore de decisão, garantindo que os botões de ação permaneçam estacionários durante a rolagem.

• Removido o campo de país de origem das faturas eletrônicas.

• Corrigido um problema com o contador de tarefas exibindo um número impreciso de tarefas.

• Adicionadas traduções ausentes.

• Corrigidos campos personalizados para exibir nomes descritivos em vez de IDs.

• Atualizada a lista de atalhos para a tela de correspondência de PO.

• Resolvido um problema onde documentos eram baixados com um nome de arquivo incorreto.

• Corrigidas inconsistências de ordenação na tabela de linhas de fatura dentro da correspondência de PO.

• Corrigido um problema que afetava a funcionalidade de criação de tarefas.

• Corrigido um problema na correspondência de PO onde a ordenação da tabela de faturas seria redefinida ao corresponder uma linha.

• Resolvidos problemas de contabilidade automática garantindo que referências de booking sejam divididas corretamente quando um valor é dividido.

• Atualizadas as informações do host ClickHouse.

• Resolvido um problema onde documentos duplicados não eram reconhecidos como duplicados.

• Corrigidos problemas de exportação causados por referências de booking que eram muito longas.

• Resolvido um problema onde checkboxes somente leitura não eram somente leitura.

• Corrigido um problema onde os usuários podiam ser adicionados a uma sub-organização duas vezes.

• Corrigido um problema onde mudar a sub-organização de um documento fazia com que o usuário ou grupo atribuído fosse redefinido.

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Correção Rápida de Lançamento Inverno Frost 10 de Abril de 2025

Melhorias no DocBits:

• Função de Script set_column_date_value Aprimorada: A função set_column_date_value agora inclui suporte para a opção skip_weekend, permitindo que os valores de data pulem automaticamente os finais de semana quando aplicados.

• Suporte Aprimorado para Upload de Arquivos: Arquivos PNG e JPEG agora podem ser carregados diretamente e são automaticamente convertidos para o formato PDF para um manuseio de documentos mais eficiente.

• Atualizações na Funcionalidade de Watchdog:

  • Agora suporta exportação para Enaio para melhor integração do sistema.

  • Capacidades de análise aprimoradas para extrair informações de estruturas XML Sync.ContentDocument, permitindo um processamento de dados mais eficiente.

Correções de Bugs

• Corrigido um problema em uma função de script.

• Resolvido um problema onde os pedidos de compra tinham um status incorreto após serem atualizados.

Lançamento Hot Fix Winter Frost 11 de Março de 2025

Melhorias no DocBits:

• Extração de Dados Aprimorada: Adicionada uma opção para extrair o Número do Pedido de Compra ou Número do Item de uma linha acima ou abaixo.

• Acesso Expandido a Sub-Organizações Cruzadas: Usuários não administradores agora também podem acessar o recurso Sub-Organizações Cruzadas.

Correções de Bugs:

• Corrigido um problema onde usuários não podiam ser adicionados a um grupo.

• Corrigido um problema com falhas na importação de e-mails.

• Resolvido um problema com o treinamento de campo em documentos com mais de uma página.

• Corrigido um problema onde scripts não funcionavam corretamente.

• Resolvido um problema onde os dados do documento não eram exibidos corretamente.

• Corrigido um problema com a configuração de atualização automática do pedido de compra.

• Corrigido um problema onde os tokens de assinatura eram exibidos incorretamente.

• Resolvido um problema onde a tela de tarefas exibia uma versão desatualizada do documento.

• Corrigido um problema que fazia com que os documentos não mudassem seu status.

Começando

• Login e Navegação: Como acessar o Docbits e navegar pela interface.

• Configuração Inicial: Configurando o Docbits para uso pela primeira vez.

Uso Diário

• Envio de Documentos: Instruções para enviar documentos para o Docbits.

• Revisão e Aprovação de Documentos:

• Aprovação de Pedidos: Etapas para revisar e aprovar formulários de pedidos.

• Processamento de Faturas: Guia sobre como processar faturas recebidas para pagamento.

Gerenciando Documentos

• Pesquisa e Recuperação: Como encontrar e acessar documentos dentro do Docbits.

• Editar e Atualizar: Editando documentos e atualizando seu status.

Solução de Problemas

• Problemas Comuns: Soluções para problemas frequentes encontrados pelos usuários.

• Contato de Suporte: Como entrar em contato com o suporte para assistência.

Após fazer login com suas credenciais, você será redirecionado para a página inicial do Painel do DocBits. Esta é a página principal onde você pode ver e gerenciar todos os seus documentos importados.

À direita da barra de pesquisa, você encontrará algumas ferramentas do painel.

Atualizar tabela:

Clique neste botão para atualizar o painel e carregar os dados e status mais recentes.

Configurações avançadas:

Clique no ícone de engrenagem para abrir o menu de Configurações Avançadas.

No menu de Configurações Avançadas, as seguintes opções estarão disponíveis:

Mais configurações

Use este botão para acessar as Configurações de Admin para o painel. A documentação completa para essas configurações pode ser encontrada aqui.

Atalhos de teclado

Use este botão para exibir todos os atalhos de teclado para o painel. Explicações detalhadas para cada atalho podem ser encontradas aqui.

Registro de importação

Use este botão para abrir uma tabela exibindo todos os documentos recentemente importados via e-mail, juntamente com informações relevantes para cada um.

Você pode filtrar os registros por assunto ou remetente, classificar colunas em ordem crescente ou decrescente clicando nos cabeçalhos das colunas e reorganizá-las usando arrastar e soltar.

Definir colunas da tabela para organização

Clique neste botão para abrir um menu onde você pode gerenciar a visibilidade das colunas do painel. Selecione os nomes das colunas e use as setas para adicioná-las ou removê-las da visualização do painel. Clique em 'Concluído' para salvar suas alterações.

Você pode definir a ordem das colunas clicando nos pontos ao lado do nome de uma coluna e arrastando-a para a posição desejada.

Adicionar campos de um tipo de documento como colunas no painel.

Você também tem a opção de adicionar colunas adicionais de campos específicos de tipos de documentos específicos para personalizar sua visualização do painel. Para fazer isso, basta clicar em 'Adicionar Campo do Tipo de Documento'.

Escolha um tipo de documento para ver quais campos estão disponíveis para o tipo selecionado. Para cada tipo de documento, existem diferentes campos que você pode adicionar. Você pode procurar um campo específico usando a barra de pesquisa na parte superior.

Selecione os campos que deseja exibir como colunas e clique em 'Adicionar às Colunas Visíveis'. Os campos selecionados aparecerão como colunas no painel, mostrando seus valores correspondentes.

Definir ordenação do painel para organização

Use este botão para definir a ordem de classificação padrão para as colunas no painel. Selecione a coluna e escolha a ordem de classificação (crescente ou decrescente), em seguida, clique em 'Concluído'. Você pode configurar a classificação para todas as colunas ativas no painel.

Filtrar documentos:

Você pode filtrar documentos por dia, semana, mês, ano ou visualizar todos clicando no período de tempo desejado. A filtragem é baseada no horário de importação do documento.

Digitalizar documento:

Use este botão para digitalizar um documento diretamente.

Para usar este recurso, você precisa ter um scanner conectado ao seu sistema. Se um scanner estiver disponível, você pode selecioná-lo à direita, nomear seu documento e clicar em 'Digitalizar'. Opcionalmente, você pode ajustar as configurações de digitalização à direita antes de iniciar o processo.

Nota: Este recurso deve ser ativado em Configurações -> Processamento de Documentos/Módulo -> Tipo de Documento/Digitalização de Documento

Análise:

Clicar neste botão exibirá uma nova área mostrando a contagem atual de documentos em cada categoria.

Clique em qualquer categoria para filtrar os documentos por essa categoria específica.

Iniciar importação de e-mail:

Clicar neste botão verificará sua caixa de entrada de e-mail, de acordo com a configuração de importação de e-mail, e importará quaisquer novos documentos.

Exportar esta tabela:

Use este botão para exportar todos os documentos atualmente exibidos no painel, com base no número de documentos mostrados por página.

Nota: Este recurso deve ser ativado em Configurações -> Processamento de Documentos/Módulo -> Tipo de Documento/Exportar Dados do Painel

Carregar:

Clique neste botão para carregar manualmente um ou mais arquivos.

Você pode arrastar e soltar arquivos na janela pop-up ou clicar em 'Carregar Documentos' para selecioná-los no explorador de arquivos.

Modo de depuração

Você pode ativar o modo de depuração para receber uma opção adicional. Para acessar o modo de depuração, basta adicionar ao URL ?debug=true. Agora você deve ter uma opção adicional.

Mostrar tempos de carregamento

Clicar neste botão abrirá uma janela pop-up exibindo os tempos de carregamento para cada serviço, com o tempo total de carregamento mostrado na parte inferior.

Visão Geral

A fusão de documentos permite que você combine vários documentos.

Primeiro, você precisa selecionar os documentos que gostaria de mesclar. Isso pode ser feito selecionando as caixas de seleção dos documentos. Depois de selecionar os documentos, clique no ícone com três pontos.

Um menu será exibido, selecione a opção “Mesclar”, que pode ser encontrada na parte inferior.

A fusão de documentos é uma funcionalidade importante em um sistema de gerenciamento de documentos que permite aos usuários combinar vários documentos em um único documento. Aqui estão algumas razões pelas quais a fusão de documentos pode ser útil:

• Organizar Documentos Relacionados: Ao mesclar vários documentos em um único documento, os usuários podem organizar e manter informações ou arquivos relacionados juntos. Isso pode ajudar a melhorar a eficiência na gestão e acesso aos documentos.

• Criar relatórios ou resumos: Mesclar vários documentos pode ser útil para criar relatórios ou resumos combinando dados ou informações de diferentes fontes ou documentos. Isso permite que os usuários criem relatórios ou apresentações abrangentes sem ter que copiar e colar manualmente as informações.

• Arquivar documentos: Quando existem várias versões de um documento, ou quando documentos precisam ser resumidos dentro de um período específico, a fusão de documentos pode ajudar a garantir práticas de arquivamento consistentes e otimizar o espaço de armazenamento.

• Otimização de fluxo de trabalho: A fusão de documentos pode fazer parte de um fluxo de trabalho automatizado onde os documentos são automaticamente combinados uma vez que certas condições são atendidas. Isso pode ser usado, por exemplo, em um processo de aprovação ou ao criar contratos ou relatórios.

Exemplos de fusão de documentos:

• Combinando Faturas: Uma empresa precisa resumir todas as faturas de um determinado mês para fins contábeis. Faturas individuais são carregadas como documentos separados e depois mescladas para criar uma visão consolidada.

• Combinando formulários de aprovação: Um fluxo de trabalho de aprovação de aplicação requer que vários formulários sejam mesclados antes de serem encaminhados à administração. Os diferentes formulários são automaticamente combinados à medida que são preenchidos e enviados pelas partes envolvidas.

• Criando um Relatório Anual: Vários departamentos de uma empresa trabalham juntos para criar um relatório anual abrangente. Cada departamento prepara sua própria seção do relatório como um documento separado. Esses documentos são então reunidos para criar o relatório anual final.

Ao mesclar documentos, as organizações podem simplificar seus processos de gerenciamento de documentos, melhorar a colaboração e aumentar a eficiência.

Se você está usando o software DocBits para processamento de documentos, é essencial entender os diferentes status que seus arquivos podem ter. Aqui está uma lista completa de todos os possíveis status de documentos no DocBits:

• WatchDog Start: O módulo Watchdog está iniciando.

• WatchDog Split: O documento está sendo dividido no Watchdog.

• WatchDog Upload: O documento está sendo carregado no Watchdog.

• Upload: O documento está sendo carregado.

• OCR: O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) está sendo executado no documento.

• Classification: O documento está sendo classificado.

• Zugferd import: Um documento Zugferd está sendo importado.

• Ready for Validation: O documento está pronto para validação.

• Zugferd export: Um documento Zugferd está sendo exportado.

• Workflow: Um fluxo de trabalho está sendo executado com este documento.

• Pending approval: O documento precisa ser aprovado.

• Pending second approval: O documento precisa ser aprovado uma segunda vez.

• Auto Accounting: A contabilidade automática está sendo executada.

• Export: O documento está sendo exportado.

• Error: Ocorreu um erro no documento.

Você pode buscar documentos específicos inserindo o nome ou ID do documento na barra de pesquisa, conforme mostrado abaixo.

Para uma filtragem mais refinada, clique no ícone no lado direito da barra de pesquisa para selecionar critérios específicos para buscar documentos.

As seguintes opções de filtro estarão disponíveis para você usar.

• Tipo de Documento: Tipo do documento (por exemplo, Invoice, Purchase Order).

• Status: Status de processamento (por exemplo, Ready for validation, Rejected).

• Atribuído a: Usuário ao qual o documento está atribuído.

• Atribuído ao grupo: Grupo ao qual o documento está atribuído.

• Data de início / Data de término: Intervalo de datas em que os documentos foram importados.

• Reinício Necessário: Documentos que requerem um reinício.

Clique em "Apply" para aplicar os filtros ou clique em "Clear Filters" para redefini-los.

A segunda parte do painel é uma visão geral de todos os documentos enviados. Você pode visualizar todos os documentos ou apenas aqueles atribuídos a você. Você também pode procurar documentos pelo nome.

Os dados serão extraídos em segundos, e o status mudará de “Executando” para “Pronto para Validação”.

O contador de tarefas está localizado no canto superior direito da página inicial do Dashboard.

É aqui que você pode ver quantos documentos estão na sua fila para processamento

e quantos documentos estão agora prontos para validação.

A tela de validação permite que você verifique, edite e valide todos os documentos importados. Você pode ver o nome do documento, quantas páginas ele possui, a data em que foi importado e seu status. O botão de ações permite que você atribua, reinicie, valide ou exclua o documento.

Visão Geral:

Esta página fornece uma visão gráfica das várias etapas que um documento passou até este ponto.

Como Acessar:

Opção 1:

1. Navegue até a coluna de ações no painel e clique nos três pontos ao lado do documento para o qual você deseja visualizar o fluxo de documentos.

   
2. Selecione Fluxo de Documentos.

   

Opção 2:

1. Abra o documento para o qual você deseja visualizar o fluxo de documentos.

2. Clique nos três pontos no lado direito da Validação de Campo.

   
3. Selecione Fluxo de Documentos.

   

Descrição:

No lado esquerdo da tela, você verá as etapas individuais do fluxo de documentos, listadas da esquerda para a direita.

• As etapas que iniciam o processo de fluxo de documentos (como importação ou reinício) aparecerão em verde.

• Para navegar pelas etapas, basta arrastá-las e soltá-las na tela.

• Quando você clica em uma etapa, o nome do módulo e informações sobre se a etapa foi bem-sucedida ou não aparecerão no lado direito da tela.

  

Aqui estão dicas específicas de solução de problemas para questões comuns relacionadas às configurações do painel:

Filtros não aplicados corretamente:

• Primeiro, verifique as configurações do filtro para garantir que os filtros corretos foram aplicados e que estão exibindo os dados desejados.

• Certifique-se de que os filtros sejam aplicados de forma lógica e consistente. Às vezes, a lógica incorreta do filtro ou combinações incorretas podem produzir resultados inesperados.

• Forneça aos usuários orientações sobre como usar os filtros corretamente para garantir que eles possam usar os recursos de filtragem de forma eficaz.

Atrasos no carregamento de dados:

• Verifique a conexão de rede para garantir que ela esteja estável e não esteja causando atrasos.

• Verifique a carga do servidor e o desempenho da fonte de dados para ver se esse é o problema. Pode ser necessário otimizar a fonte de dados ou mudar para uma infraestrutura mais poderosa.

• Implemente mecanismos de cache para reduzir os tempos de carregamento, especialmente para dados acessados com frequência. Incentive os usuários a otimizar suas consultas de dados recuperando apenas os campos de dados necessários e usando filtros para reduzir a quantidade de dados.

Problemas de navegador:

• Certifique-se de que o navegador que estão usando seja compatível com o painel e tenha todas as atualizações necessárias instaladas.

• Recomende aos usuários que limpem o cache do navegador regularmente para evitar problemas de memória e garantir que estejam obtendo os dados mais atualizados.

• Verifique se há extensões ou plugins no navegador que possam estar interferindo com o painel e desative-os temporariamente, se necessário, para isolar problemas.

Problemas específicos do usuário:

• Ofereça suporte individualizado para usuários que continuam a ter problemas. Pode ser necessário verificar suas configurações específicas, permissões ou configuração de rede para identificar e resolver o problema.

Ao fornecer aos usuários essas dicas específicas de solução de problemas, você pode ajudá-los a resolver efetivamente problemas comuns relacionados às configurações do painel e aumentar sua produtividade.

Atalhos do Painel

O painel inclui os seguintes atalhos para melhorar a navegação e a interação:

• Option + K – Abre o menu de atalhos de teclado, fornecendo uma lista de atalhos disponíveis dentro da aplicação.

• Option + Q – Atualiza a tabela do painel, garantindo que os dados mais recentes sejam exibidos sem a necessidade de recarregar a página manualmente.

Aqui é onde você pode acompanhar suas tarefas. Você pode escolher entre dois layouts diferentes – um é um pouco mais detalhado que o outro. Você também pode filtrar tarefas por diferentes critérios, como se estão atribuídas a você ou o status da tarefa.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todos os envios antecipados. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todos os pedidos de compra. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todas as faturas. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todos os pedidos de envio. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Para configurar suas preferências, clique no Ícone do Usuário localizado no canto inferior esquerdo da tela. Aqui você pode personalizar várias opções:

Idioma

• Selecionar Idioma Preferido: Escolha seu idioma desejado entre as opções disponíveis.

Dark Mode

• Ativar Dark Mode: Habilite ou desabilite o Dark Mode para uma experiência de visualização mais confortável.

Configurações do Usuário

Nesta seção, você pode ajustar as seguintes preferências:

• Padrão de Data: Personalize como as datas são exibidas.

• Formatação de Valores: Defina seu formato preferido para valores numéricos.

• Nome: Atualize seu nome.

• Senha: Altere sua senha para segurança da conta.

• Tamanho da Fonte: Ajuste o tamanho do texto para melhor legibilidade.

• Modo de Duplo Monitor: Ative este recurso se você estiver usando dois monitores.

Sair

• Sair: Clique aqui para sair de sua conta com segurança.

O recurso de Tabela Extraída por IA permite que os usuários manipulem e personalizem facilmente os dados extraídos do documento de fatura. Aqui estão as principais capacidades e instruções de uso:

• Excluindo Colunas: Se certas colunas na tabela extraída não forem necessárias, os usuários podem removê-las facilmente clicando no ícone "Excluir coluna" (representado por três pontos verticais) ao lado do cabeçalho da coluna. Isso ajuda a desordenar a tabela e focar apenas nas informações relevantes.

• Mudando o Formato da Moeda: O formato da moeda pode ser alterado selecionando o formato desejado no menu suspenso ao lado do campo "Moeda". Isso garante que os valores monetários sejam exibidos no formato preferido, facilitando a interpretação e análise dos dados financeiros.

• Mostrando/Ocultando Colunas Não Mapeadas: Por padrão, apenas as colunas mapeadas (colunas com dados extraídos) são visíveis na tabela. No entanto, os usuários podem optar por mostrar ou ocultar as colunas não mapeadas clicando no botão "Ocultar colunas não mapeadas" ou "Mostrar colunas não mapeadas" na parte inferior da tabela. Esse recurso é útil quando os usuários desejam revisar todas as colunas disponíveis, mesmo que atualmente não contenham dados.

• Mudando os Cabeçalhos da Tabela: Os cabeçalhos da tabela (nomes das colunas) podem ser modificados clicando no cabeçalho e inserindo o nome desejado. Esse recurso permite que os usuários personalizem os nomes das colunas para alinhar melhor com sua terminologia ou preferências, tornando os dados mais legíveis e compreensíveis.

Esses recursos fornecem aos usuários flexibilidade e controle sobre os dados extraídos, permitindo que personalizem as informações de acordo com suas necessidades e preferências específicas. A Tabela Extraída por IA visa aprimorar a experiência do usuário, oferecendo uma maneira intuitiva e fluida de interagir e analisar os dados da fatura.

Instruções passo a passo sobre como adicionar tags a uma tabela:

Passo 1: Escolha os nomes das colunas (tags)

• Selecione os nomes das colunas: Revise os nomes das colunas da sua tabela e decida quais tags adicionar.

Passo 2: Pressione o botão "Aplicar"

• Pressione o botão: Depois de selecionar a tag apropriada para uma coluna, pressione o botão "Aplicar" ao lado da coluna e tag selecionadas.

Passo 3: Adicione a tag à tabela

• Adicione a tag: A tag selecionada será adicionada à tabela como uma coluna adicional ao lado da coluna correspondente.

Passo 4: Salvar ou Excluir Tag

• Salvar Tag: Pressione o botão Salvar para salvar a tag desejada

• Excluir Tag: Para excluir a tag selecionada, pressione o botão Excluir

Aqui está uma explicação detalhada de cada coluna e as possíveis tags:

Posição:

Descrição: Posição ou ordem do item dentro do pedido.

Tag: Inteiro

Exemplo: 1, 2, 3...

Descrição:

Descrição: Breve descrição do item.

Tag: Texto

Exemplo: Parafuso, Porca, Widget...

Pedido de Compra:

Descrição: O número do pedido associado.

Tag: Alfanumérico

Exemplo: PO12345, PO98765...

Quantidade:

Descrição: Número de unidades solicitadas.

Tag: Número

Exemplo: 100, 50, 200...

Unidade:

Descrição: Unidade de medida (por exemplo, peça, quilograma).

Tag: Texto

Exemplo: Pçs, kg, l...

Preço Unitário:

Descrição: Preço por unidade do item.

Tag: Moeda

Exemplo: €10,00, €5,50, €100,00...

Valor Líquido:

Descrição: Preço total antes de deduções e impostos (calculado como quantidade * preço unitário).

Tag: Moeda

Exemplo: €1.000,00, €275,00, €10.000,00...

Desconto:

Descrição: Valor absoluto do desconto aplicado ao valor líquido.

Tag: Moeda

Exemplo: €50,00, €20,00, €500,00...

Percentual de Desconto:

Descrição: Percentual de desconto aplicado ao valor líquido.

Tag: Percentagem

Exemplo: 5%, 10%, 15%...

IVA:

Descrição: Valor do IVA aplicado ao item.

Tag: Moeda

Exemplo: €200,00, €55,00, €1.900,00...

Valor Total:

Descrição: Valor final após o desconto ser deduzido e o IVA ser adicionado.

Tag: Moeda

Exemplo: €1.150,00, €310,00, €11.400,00...

País de Origem:

Descrição: País onde o item foi fabricado ou enviado.

Tag: Texto

Exemplo: EUA, Alemanha, China...

Número do Item:

Descrição: Identificador único ou SKU para o item.

Tag: Alfanumérico

Exemplo: 987654, A12345, Z98765...

Número da Nota de Entrega:

Descrição: Número da nota de entrega associada.

Tag: Alfanumérico

Exemplo: DN56789, DN12345...

Frase (informações adicionais):

Descrição: Comentários adicionais, códigos ou informações relevantes.

Tag: Texto

Exemplo: Comentário, Especificação...

Com essa estrutura e tags, a tabela é mais claramente definida e as informações podem ser melhor categorizadas e processadas.

Visão Geral

Botão Salvar:

• Botão Salvar:

  • Propósito: Salva o estado atual do documento ou script em que se está trabalhando.

  • Caso de Uso: Após fazer alterações ou anotações em um documento, use este botão para garantir que todas as modificações sejam salvas.

Adicionar Regras Especiais:

• Adicionar Regras Especiais / Adicionar Script em DocBits:

  • Propósito: Permite que os usuários implementem regras ou scripts específicos que personalizam como os documentos são processados.

  • Caso de Uso: Use este recurso para automatizar tarefas como extração de dados ou validação de formato, aumentando a eficiência do fluxo de trabalho.

Campos Fuzzy:

• Campos Fuzzy:

  • Propósito: Ajuda a identificar e corrigir campos onde os dados podem não ser uma correspondência perfeita, mas são suficientemente próximos.

  • Caso de Uso: Útil em processos de validação de dados onde correspondências exatas nem sempre são possíveis, como nomes ou endereços levemente incorretos.

Campos Obrigatórios:

Existem campos que são obrigatórios para edições futuras, estes podem ser editados nas configurações.

Use a dica de ferramenta para descobrir se:

• É um campo obrigatório (required)

• Validação necessária

• Baixa confiança

• Descompasso no valor total de impostos

Campos Obrigatórios:

• Propósito: Identifica campos obrigatórios dentro dos documentos que devem ser preenchidos ou corrigidos antes de um processamento adicional.

• Caso de Uso: Garante que dados essenciais sejam capturados com precisão, mantendo a integridade dos dados e conformidade com as regras de negócios.

Lupa:

• Lupa:

  • Propósito: Fornece uma visão ampliada de uma área selecionada do documento.

  • Caso de Uso: Ajuda a examinar detalhes finos ou texto pequeno em documentos, garantindo precisão na entrada ou revisão de dados.

Abrir nova janela:

• Abrir Nova Janela:

  • Propósito: Abre uma nova janela para comparação lado a lado de documentos ou multitarefa.

  • Caso de Uso: Útil ao comparar dois documentos ou ao consultar informações adicionais sem sair do documento atual.

Atalhos de teclado:

• Atalhos de Teclado:

  • Propósito: Permite que os usuários realizem ações rapidamente usando combinações de teclado.

  • Caso de Uso: Aumenta a velocidade e eficiência na navegação e processamento de documentos, minimizando a dependência da navegação com o mouse.

Tarefas:

Para compartilhar informações internas, você pode criar tarefas e atribuí-las a um funcionário específico ou grupo dentro da empresa.

• Tarefas:

  • Propósito: Permite que os usuários criem tarefas relacionadas a documentos e as atribuam a membros da equipe.

  • Caso de Uso: Facilita a colaboração e gestão de tarefas dentro das equipes, garantindo que todos saibam suas responsabilidades.

Modo de Anotação:

Você pode deixar anotações em um documento. Isso pode ser útil para deixar informações para outros usuários que irão editar este documento posteriormente.

• Modo de Anotação:

  • Propósito: Permite que os usuários deixem notas ou anotações diretamente no documento.

  • Caso de Uso: Útil para fornecer feedback, instruções ou notas importantes para outros membros da equipe que trabalharão no documento mais tarde.

Mesclar:

Documentos podem ser mesclados aqui, por exemplo, se uma página de uma fatura estava faltando, essas páginas podem ser mescladas posteriormente desta forma sem que o documento inteiro precise ser excluído ou reenviado.

• Mesclar Documentos:

  • Propósito: Combina vários documentos em um único arquivo.

  • Caso de Uso: Útil em cenários onde partes de um documento são digitalizadas separadamente e precisam ser consolidadas.

Visualização OCR:

Na visualização OCR, o texto é automaticamente filtrado do documento. Isso é usado para reconhecer características relevantes, como o código postal, número do contrato, número da fatura e a ordenação de um documento.

• Visualização OCR:

  • Propósito: Reconhece automaticamente o texto dentro dos documentos usando tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres.

  • Caso de Uso: Simplifica o processo de digitalização de textos impressos ou manuscritos, tornando-os pesquisáveis e editáveis.

Criar ticket:

Ao contrário das tarefas que são passadas internamente dentro da empresa, este ticket de suporte é importante para nos notificar e criar imediatamente um ticket em caso de erros e/ou discrepâncias. Isso torna o processo muito mais fácil porque você pode enviar imediatamente o bug com o documento apropriado. Também há a opção de definir prioridade, tirar uma captura de tela do documento ou fazer upload de uma.

• Criar Ticket:

  • Propósito: Permite que os usuários relatem problemas ou discrepâncias criando um ticket de suporte.

  • Caso de Uso: Essencial para a rápida resolução de problemas e bugs, ajudando a manter a integridade e o funcionamento suave do sistema.

Logs de Script do Documento:

Scripts podem ser criados nas configurações sob Tipos de Documento; esta informação será então exibida aqui.

• Logs de Script do Documento:

  • Propósito: Exibe logs relacionados a scripts que foram implementados para diferentes tipos de documentos.

  • Caso de Uso: Útil para rastrear e depurar ações de script em documentos, ajudando os usuários a entender os processos automatizados e corrigir quaisquer problemas.

Mais configurações:

Fluxo do Documento:

Lá você encontrará o fluxo do documento

• Propósito: Mostra a sequência e progressão do processamento de documentos dentro do sistema.

• Caso de Uso: Ajuda a rastrear o status do documento através de diferentes estágios, garantindo que todas as etapas necessárias de processamento sejam seguidas.

Ir para o Modelo de Layout:

• Com esta opção você será redirecionado e poderá editar seu layout ou usar o modelo padrão

• Ir para o Modelo de Layout:

  • Propósito: Redireciona os usuários para um editor de layout onde eles podem modificar modelos existentes ou aplicar um padrão.

  • Caso de Uso: Permite a personalização dos layouts de documentos para atender a necessidades ou preferências específicas de negócios, melhorando o alinhamento visual e funcional do documento com os padrões da empresa.

Use E-Text if Available

• Propósito: Permite que o DocBits utilize e-text para todos os documentos de um fornecedor específico, se disponível, melhorando a precisão da extração.

• Caso de Uso: Melhora a extração de texto aproveitando o texto incorporado em vez de OCR, o que pode levar a resultados mais precisos para este fornecedor.

Supplier-Based AI Model

• Propósito: Permite a seleção entre três modelos de IA diferentes para otimizar os resultados de extração para um fornecedor específico.

• Caso de Uso: Garante melhor precisão na extração ao escolher o modelo de IA mais adequado para a estrutura e conteúdo dos documentos de cada fornecedor.

Atalhos de Validação de Campo

Ao trabalhar na seção de validação de campo, os usuários podem utilizar estes atalhos:

• Enter – Move o cursor para o próximo campo na sequência de validação.

• Tab – Valida o campo atual e salta automaticamente para o próximo campo que requer validação, pulando campos já validados.

• ESC – Leva você de volta ao Painel.

• Option + K – Abre o menu de atalhos de teclado específico para a seção de validação de campo.

• Space – Alterna a seleção de uma caixa de seleção, permitindo que os usuários marquem ou desmarquem opções rapidamente.

• Option + G – Move o foco para o próximo grupo de campos relacionados, ajudando a navegar seções de entrada estruturadas de forma eficiente.

• Option + F – Move o cursor para o primeiro campo no primeiro grupo, permitindo que os usuários retornem rapidamente ao início de um formulário.

• Option + S – Salva o documento, garantindo que todos os dados inseridos sejam armazenados.

• Option + R – Rejeita o documento, marcando-o como inválido ou requerendo revisão adicional.

• Option + T – Salta diretamente para a seção da tabela do documento.

Atalhos Específicos de Tabela na Validação de Campo

Para trabalhar com tabelas na seção de validação de campo, estes atalhos adicionais estão disponíveis:

• Arrow Right – Move o cursor para a próxima coluna dentro da mesma linha.

• Arrow Left – Move o cursor para a coluna anterior dentro da mesma linha.

• Arrow Up – Move o cursor para a linha acima dentro da tabela.

• Arrow Down – Move o cursor para a linha abaixo dentro da tabela.

Visão Geral:

A tela de validação no DocBits é projetada para verificar a precisão e a completude dos dados contidos em documentos antes de serem processados ou salvos. Essa funcionalidade é crucial para garantir que todos os dados sejam lidos e processados corretamente, mantendo assim a integridade e a qualidade dos dados.

Descrição Detalhada do Propósito e Uso da Tela de Validação

Propósito da Tela de Validação

• Garantia de Qualidade dos Dados: A tela de validação verifica a precisão e a completude dos dados extraídos para evitar a entrada de informações incorretas ou incompletas.

• Integridade dos Dados: Assegura que os dados estejam em conformidade com os requisitos e padrões especificados.

• Prevenção de Erros: Facilitando a detecção e correção precoce de erros, a tela de validação ajuda a mitigar possíveis problemas durante o processamento subsequente dos dados.

• Facilidade de Uso: O sistema fornece feedback imediato aos usuários quando erros ou inconsistências são detectados, permitindo correções rápidas.

• Conformidade: A tela de validação ajuda a garantir a adesão a regulamentos e padrões legais e organizacionais.

• Eficiência: Reduz o esforço necessário para correções futuras e minimiza a necessidade de verificações manuais.

Usando a Tela de Validação

• Extração Automática de Dados:

  • Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR): Lê automaticamente o texto de documentos ou imagens digitalizadas.

  • Dados Estruturados e Não Estruturados: Processa dados de vários tipos de documentos, incluindo formulários, faturas e contratos.

• Verificação e Validação de Dados:

  • Validação de Formato: Garante que os dados estejam nos formatos corretos (por exemplo, formatos de data, números de telefone, endereços de e-mail).

  • Campos Obrigatórios: Confirma que todos os campos obrigatórios estão preenchidos.

  • Verificação de Intervalo: Valida dados numéricos para garantir que estejam dentro dos limites especificados.

  • Verificação de Consistência: Verifica se os campos de dados relacionados contêm informações consistentes (por exemplo, garantindo que as datas de início e término estejam alinhadas).

• Interação do Usuário e Solução de Problemas:

  • Mensagens de Erro: Exibe mensagens de erro claras e acionáveis quando os dados não atendem aos requisitos de validação.

  • Revisão e Correção Manual: Permite que os usuários revisem e corrijam manualmente os dados quando as validações automáticas falham.

• Limpeza e Padronização de Dados:

  • Correção Automática: Sugere ou realiza correções automáticas quando erros são detectados.

  • Formatação de Dados: Padroniza formatos de dados para garantir consistência entre conjuntos de dados.

• Segurança e Direitos de Acesso:

  • Filtros de Entrada: Protege contra entradas maliciosas através de mecanismos robustos de validação e filtragem.

  • Controle de Acesso: Garante que apenas usuários autorizados possam acessar e modificar dados sensíveis.

• Consistência de Dados:

  • Validação Cruzada: Verifica a consistência entre campos de dados relacionados (por exemplo, validando que as datas de início e término estejam alinhadas).

  • Entradas Duplicadas: Previne entradas duplicadas no banco de dados.

• Orientação ao Usuário:

  • Mensagens de Erro: Fornece mensagens de erro específicas e compreensíveis quando as entradas não cumprem os requisitos.

  • Ajuda e Dicas: Oferece textos de ajuda ou dicas para auxiliar os usuários na entrada correta dos dados.

Em resumo, a tela de validação no DocBits é fundamental para garantir a qualidade dos dados extraídos, facilitando a detecção e correção precoce de erros e aprimorando a eficiência geral dos fluxos de trabalho de processamento de dados.

Introdução

Este documento fornece um guia abrangente sobre como usar o sistema de Correspondência de Pedido de Compra dentro da sua plataforma ERP. O sistema de Correspondência de Pedido de Compra automatiza a reconciliação de pedidos de compra com faturas recebidas, garantindo que as transações financeiras sejam precisas e que discrepâncias sejam tratadas prontamente.

Primeiros Passos

Para começar a usar o sistema de Correspondência de Pedido de Compra, certifique-se de que você tem as permissões necessárias configuradas pelo administrador do sistema. Você precisará de acesso tanto aos dados do pedido de compra quanto aos dados correspondentes da fatura dentro do sistema.

Requisitos do Sistema

• Acesso aos módulos de pedido de compra e fatura dentro do sistema ERP.

• Permissões de usuário apropriadas para visualizar e corresponder documentos financeiros.

Principais Funcionalidades

• Extração Automática de Dados: Extrai e interpreta automaticamente dados de faturas digitais.

• Comparação de Dados: Compara dados extraídos da fatura com dados existentes do pedido de compra.

• Verificação de Correspondência: Verifica correspondências com base em regras e tolerâncias predefinidas.

• Relatório de Discrepâncias: Identifica e relata quaisquer discrepâncias entre faturas e pedidos de compra.

• Trilha de Auditoria: Mantém um registro de todas as ações para conformidade e revisão.

Interface do Usuário

A interface do sistema de Correspondência de Pedido de Compra geralmente inclui os seguintes componentes:

• Painel de Controle: Visão geral do status de correspondência e atividade recente.

• Ferramentas de Pesquisa e Filtro: Capacidades para pesquisar e filtrar pedidos de compra e faturas.

• Registros Correspondidos: Seção exibindo registros correspondidos com sucesso.

• Discrepâncias: Seção mostrando registros com discrepâncias que precisam de revisão ou ação.

• Relatórios: Acesso a relatórios detalhados e opções de exportação.

Guia Passo a Passo para Usar a Correspondência de Pedido de Compra

1. Acesse o Módulo de Correspondência de Pedido de Compra

Navegue até o módulo de Correspondência de Pedido de Compra no menu principal do seu sistema ERP.

2. Importe ou Acesse Faturas

• Importação Automatizada: Se o seu sistema estiver configurado para captura automática de dados, as faturas serão importadas automaticamente para o sistema.

• Upload Manual: Se necessário, faça o upload manual dos arquivos de fatura no sistema usando a interface fornecida.

3. Revise as Faturas Correspondidas Automaticamente

• Revise as faturas que foram automaticamente correspondidas com pedidos de compra.

• Verifique os detalhes da correspondência, incluindo números de itens, quantidades e preços.

4. Lide com Discrepâncias

• Acesse a seção de Discrepâncias para revisar quaisquer faturas que não puderam ser correspondidas automaticamente.

• Ajuste manualmente quantidades ou preços conforme necessário, ou marque a fatura para revisão adicional.

5. Correspondência Manual

Para faturas não correspondidas automaticamente:

• Use as ferramentas de pesquisa e filtro para encontrar o pedido de compra correspondente.

• Verifique e corresponda manualmente a fatura ao pedido de compra.

Docbits é um sistema avançado projetado para automatizar a correspondência de dados de pedidos de compra (POs) com documentos de fatura recebidos. Esta ferramenta é especificamente projetada para a gestão eficiente e processamento de dados de faturas dentro de sistemas ERP. Esta documentação explica os fundamentos da correspondência automática através do Docbits e define as regras específicas necessárias para uma correspondência bem-sucedida.

Princípios Fundamentais da Correspondência Automática no Docbits

Extração de Dados: O Docbits inicia o processo extraindo dados relevantes de documentos de fatura digitalizados. Normalmente, esses dados incluem números de itens, quantidades e preços unitários de cada linha da fatura. A precisão dessa extração é crucial, pois forma a base para o processo de correspondência subsequente.

Comparação com Dados de PO: Os dados extraídos são comparados com as informações correspondentes nos pedidos de compra armazenados. O Docbits verifica se os números de itens, quantidades e preços correspondem aos dos POs. Para uma correspondência bem-sucedida, os dados nas faturas devem corresponder aos dados nos pedidos de compra, considerando os limites de tolerância definidos.

Correspondência Automática: Com base nos resultados da comparação, o Docbits realiza a correspondência. O sistema verifica se os critérios de correspondência estão dentro dos limites de tolerância estabelecidos. Se esses critérios forem atendidos, a correspondência é considerada bem-sucedida.

Relatórios: Após concluir o processo de correspondência, o Docbits gera relatórios que mostram o status das correspondências. Esses relatórios informam sobre as faturas correspondidas com sucesso e identificam aquelas com discrepâncias.

Definição das Regras de Correspondência

Número do Item: O número do item na fatura deve corresponder exatamente ao número do item no pedido de compra. Não há tolerância para desvios nos números de itens.

Quantidades: A quantidade de mercadorias entregues na fatura pode variar dentro de uma faixa de tolerância predefinida. Normalmente, uma tolerância de ±5% pode ser aceitável para contabilizar pequenas diferenças nas quantidades de entrega.

Preços: Desvios de preço são toleráveis até um limite estabelecido. Uma tolerância comum pode ser de ±2% do preço para aceitar pequenas diferenças nas declarações de preço que surgem de diferenças de arredondamento ou flutuações cambiais.

Status da Correspondência:

• Correspondência Completa: Todos os pontos de dados (número do item, quantidade e preço) estão dentro dos limites de tolerância estabelecidos.

• Correspondência Parcial: Um ou mais pontos de dados desviam-se fora dos limites de tolerância, mas os desvios são mínimos e requerem revisão manual.

• Sem Correspondência: Desvios significativos em um ou mais pontos de dados que requerem correção imediata ou investigação adicional.

A definição precisa dessas regras e a definição dos limites de tolerância são cruciais para a eficiência da correspondência automática e a redução de intervenções manuais. O Docbits permite a configuração flexível desses parâmetros para atender às necessidades de várias empresas e indústrias.

Visão Geral

Este recurso ajuda você a gerenciar e reconciliar números de itens entre seu sistema e seus fornecedores. Muitas vezes, os números de itens que você usa internamente podem não corresponder aos números de itens que seus fornecedores usam. O Docbits facilita o tratamento dessas discrepâncias criando um mapeamento entre seus números de itens e os de seus fornecedores.

Como Funciona

1. Correspondência Manual:

   • A primeira vez que você encontrar uma discrepância entre seu número de item e o número de item do seu fornecedor, você precisará correspondê-los manualmente.

   • Você pode fazer isso inserindo o número de item do fornecedor correto correspondente ao seu número de item interno.

2. Correspondência Automática:

   • Uma vez que você tenha correspondido manualmente um número de item com o número de item do fornecedor, o Docbits memoriza esse mapeamento.

   • Na próxima vez que o mesmo item aparecer, o Docbits irá correspondê-lo automaticamente com base no mapeamento armazenado, economizando seu tempo e reduzindo erros.

Desmembramento da Interface

• ID do Fornecedor: O identificador único para o fornecedor.

• Número do Item: Seu número de item interno para o produto.

• Número do Item do Fornecedor: O número de item correspondente usado pelo fornecedor.

• Ação: Opções para gerenciar os mapeamentos, como excluir mapeamentos incorretos.

Benefícios

• Eficiência: Reduz a necessidade de entrada manual repetida, tornando o processo mais rápido.

• Precisão: Minimiza erros garantindo que os números de itens sejam correspondidos corretamente.

• Conveniência: Simplifica o fluxo de trabalho automatizando o processo de correspondência após a entrada manual inicial.

A tela de correspondência de PO tem atalhos dedicados para agilizar o processo de correspondência:

• Tab – Move entre diferentes pontos de menu na barra lateral, permitindo navegação rápida sem clicar.

• Control + M – Move entre os botões disponíveis na seção de correspondência de PO, ajudando os usuários a navegar eficientemente pelas opções de ação.

• Enter – Seleciona ou clica no botão atualmente focado, confirmando ações sem a necessidade de usar o mouse.

• Control + H – Abre a documentação para correspondência de PO, fornecendo acesso imediato à assistência.

• Control + K – Abre o menu de atalhos de teclado, exibindo todos os atalhos disponíveis para esta seção.

• Control + D – Habilita ou desabilita o modo de treinamento de pedido de compra, permitindo que os usuários alternem entre os modos normal e de treinamento.

• Control + A – Realiza a correspondência automática de pedidos de compra.

• Control + S – Salva o documento, garantindo que todas as modificações sejam armazenadas corretamente.

• Control + R – Rejeita o documento, marcando-o para revisão ou verificação adicional.

• Control + E – Exporta o documento, gerando um arquivo de exportação com base nas configurações aplicadas.

• Control + F – Abre a função de busca de pedidos de compra, permitindo que os usuários localizem rapidamente pedidos de compra específicos.

• Control + P – Seleciona a primeira linha dos itens do pedido de compra, facilitando o início do trabalho com os dados do pedido.

• Control + L – Seleciona a primeira linha dos itens da fatura, permitindo acesso rápido aos detalhes da fatura.

• Control + Left Click – Seleciona ou desmarca linhas do pedido de compra, permitindo seleção flexível de várias entradas.

• Control + C – Seleciona linhas de pedidos de compra para começar a mapear para linhas de fatura, configurando o processo de mapeamento.

• Control + V – Mapeia as linhas de pedidos de compra selecionadas para as linhas de fatura, vinculando dados de forma eficiente.

• Option + Shift + Left Click – Seleciona todas as linhas de pedidos de compra entre a primeira selecionada e a última selecionada, simplificando o processo de seleção em massa.

Introdução

Bem-vindo ao módulo de Contabilização de Fatura de Custo e Vendas Indiretas! Este módulo foi projetado para ajudá-lo a gerenciar e reconciliar suas transações financeiras de forma eficiente dentro do seu sistema ERP. Com recursos como extração automática de dados, correspondência de documentos e rastreamento detalhado, você pode garantir que seus registros financeiros sejam precisos e atualizados.

Primeiros Passos

Para começar a usar o módulo de contabilidade, certifique-se de que você possui as permissões necessárias configuradas pelo administrador do sistema. Você precisará de acesso aos módulos de contabilidade de custos e contabilidade de vendas dentro do sistema ERP.

Requisitos do Sistema

• Acesso aos módulos de contabilidade de custos e contabilidade de vendas dentro do sistema ERP.

• Permissões de usuário apropriadas para visualizar e processar documentos financeiros.

Principais Recursos

1. Extração Automática de Dados: Extrai e interpreta automaticamente dados de faturas digitais e outros documentos.

2. Comparação de Dados: Compara dados de faturas extraídos com dados existentes de pedidos de compra.

3. Verificação de Correspondência: Verifica correspondências com base em regras e tolerâncias predefinidas.

4. Relatório de Discrepâncias: Identifica e relata quaisquer discrepâncias entre faturas e pedidos de compra.

5. Trilha de Auditoria: Mantém um registro de todas as ações para conformidade e revisão.

6. Treinamento de Documentos: Treine o sistema para reconhecer novos documentos com esforço mínimo, geralmente apenas uma vez.

7. Divisão de Valores: Divida valores por departamento para rastreamento financeiro detalhado.

8. Definição de Conta Contábil: A equipe APS (Sistema de Contabilidade e Aquisições) pode definir a conta contábil uma vez que os dados são extraídos.

Interface do Usuário

A interface do módulo de contabilidade geralmente inclui os seguintes componentes:

• Painel: Visão geral do status de faturas e vendas, e atividade recente.

• Ferramentas de Pesquisa e Filtro: Capacidades para pesquisar e filtrar registros de faturas e vendas.

• Registros Correspondentes: Seção exibindo registros correspondentes com sucesso.

• Discrepâncias: Seção mostrando registros com discrepâncias que precisam de revisão ou ação.

• Relatórios: Acesso a relatórios detalhados e opções de exportação.

Guia Passo a Passo para Usar o Módulo de Contabilidade

1. Acesse o Módulo de Contabilidade

Navegue até o módulo de contabilidade no menu principal do seu sistema ERP.

2. Importe ou Acesse Faturas

• Importação Automatizada: Se o seu sistema estiver configurado para captura automática de dados, as faturas serão importadas automaticamente para o sistema.

• Upload Manual: Se necessário, faça o upload manual dos arquivos de fatura no sistema usando a interface fornecida.

3. Revise Faturas Correspondidas Automaticamente

• Revise as faturas que foram automaticamente correspondidas com pedidos de compra.

• Verifique os detalhes da correspondência, incluindo números de itens, quantidades e preços.

4. Lide com Discrepâncias

• Acesse a seção de Discrepâncias para revisar quaisquer faturas que não puderam ser correspondidas automaticamente.

• Ajuste manualmente quantidades ou preços conforme necessário, ou marque a fatura para revisão posterior.

5. Correspondência Manual

Para faturas não correspondidas automaticamente:

• Use as ferramentas de pesquisa e filtro para encontrar o pedido de compra correspondente.

• Verifique e corresponda manualmente a fatura ao pedido de compra.

6. Treine o Sistema

• Para novos tipos de documentos, treine o sistema para reconhecê-los fornecendo uma amostra.

• Normalmente, você só precisa treinar o sistema uma vez para que ele reconheça com precisão documentos semelhantes no futuro.

7. Registre Lançamentos

• Navegue até a aba "Itens de linha" para visualizar e registrar lançamentos para cada fatura.

• Alocar os valores para as contas, centros de custo e dimensões apropriadas específicas para Infor LN/M3.

Exemplo: Registro de uma Fatura de Custo

1. Selecione o Item de Linha: Escolha o item de linha para a fatura de custo.

2. Atribuir Conta: Atribua a conta apropriada, como "71200 - Despesa Não Operacional".

3. Definir Dimensões: Defina dimensões adicionais como centro de custo, grupo de produtos e projeto.

4. Dividir Valor: Se necessário, divida o valor por departamento para um rastreamento mais detalhado.

5. Inserir Valor: Insira o valor para o item de linha.

8. Defina Contas Contábeis

• Uma vez que os dados são extraídos, a equipe APS pode definir as contas contábeis.

• Isso garante que cada transação seja registrada na conta correta para um relatório financeiro preciso.

9. Gere Relatórios

• Acesse a seção "Relatórios" para gerar relatórios detalhados sobre transações financeiras.

• Use as opções de exportação para salvar relatórios para análise posterior ou arquivamento.

Uso de Exemplo

1. Upload de Documentos: Os usuários podem fazer upload de vários documentos (faturas, notas de entrega, etc.) para o sistema.

2. Correspondência Automática: O sistema corresponde automaticamente os documentos enviados com pedidos de compra existentes.

3. Revisão de Correspondências: Os usuários podem revisar as correspondências, verificar detalhes e ver indicadores de status.

4. Resolução de Discrepâncias: Quaisquer incompatibilidades ou discrepâncias são destacadas para que o usuário revise e corrija manualmente.

5. Exportação de Dados: Dados correspondentes podem ser exportados para processamento posterior ou arquivamento.

Um guia para fazer upload de documentos no DocBits.

Se você gostaria de integrar seu SFTP com o DocBits para importar documentos.

Requisitos

• Servidor SFTP compatível com Linux, configurado corretamente

• Nome do host SFTP, Nome de usuário e Senha

• Pasta de Importação dedicada

Configuração de Importação

No Painel de Controle, abra Configurações e navegue até Importar. Em Importação FTP, selecione para adicionar uma nova configuração.

Insira as credenciais SFTP nos espaços fornecidos e selecione salvar (O campo Chave de API será preenchido automaticamente com a Chave de API do ambiente em que você está trabalhando).

Depois de inserir todos os detalhes necessários do seu SFTP, clique em SALVAR.

Se você deseja importar documentos manualmente para o DocBits, siga estes passos simples:

• Clique no botão Upload no Painel do DocBits.

• Uma janela aparecerá onde você pode enviar seus documentos via navegador de arquivos ou arrastar e soltar. Você pode enviar até 10 documentos de uma vez.

• Para enviar documentos via navegador de arquivos, clique no botão Upload Documents e selecione os arquivos que deseja enviar. Depois de selecionar os arquivos, clique em Confirmar para iniciar o processo de upload.

• Alternativamente, você pode arrastar e soltar seus arquivos na janela de importação do DocBits.

• Após os arquivos serem enviados, eles terão o status inicial de “Running”. Durante esse tempo, o upload está sendo processado e a edição do arquivo não é possível. O tempo de processamento pode variar dependendo do tamanho e da complexidade do arquivo.

• Uma vez que o arquivo tenha sido processado, ele receberá o status de “Ready For Validation”. Você pode agora iniciar o processo de validação.

Com a API Webhook fornecida abaixo, você pode facilmente transferir documentos diretamente para o DocBits com uma simples solicitação POST. Esta API é projetada para simplificar o processo de upload de arquivos para o DocBits, e todos os parâmetros necessários já estão preenchidos para você.

Para começar, basta ir para a seguinte página (dependendo do ambiente que você está usando):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Faça uma chamada para a API usando sua chave de API. Você também pode incluir o arquivo que deseja enviar como um parâmetro em sua chamada.

Vá para o menu Configurações e selecione "Importar" em Processamento de Documentos.

Role até o final da página e selecione o botão NOVO para criar uma nova importação de email.

Após pressionar NOVO, o seguinte menu será mostrado para você.

Aqui você pode selecionar qual Protocolo gostaria.

Aqui você só precisa inserir as informações necessárias para o seu provedor de e-mail, criptografia, nome do servidor, porta, nome de usuário, endereço de e-mail, senha, bem como a pasta de e-mail.

Coisas a Notar

• Insira todas as informações necessárias na interface do usuário. Outras informações como servidor, porta, etc. Dependem do host (uma rápida pesquisa no Google deve ajudar).

• Pasta e Mover-Importado têm a mesma função aqui. A pasta não pode ser desativada, mas usará a Caixa de Entrada por padrão se deixada vazia.

Aqui você só precisa inserir sua sub-organização desejada e pressionar 'Autenticar'

Você será levado para esta página da Microsoft e precisará inserir um código.

Este código pode ser encontrado clicando de volta no DocBits e o código será exibido lá como abaixo, basta copiar o código e inseri-lo na página da Microsoft. Depois disso, você precisará inserir suas próprias credenciais da Microsoft.

Pressione o botão CONCLUIR AUTENTICAÇÃO e você será levado para este menu

Usar Pasta

Se você estiver usando uma pasta diferente da sua caixa de entrada, insira o nome da pasta após ativar o controle deslizante.

Usar Caixa de Correio Compartilhada

Se você deseja que a importação de e-mails acesse uma caixa de entrada ou uma pasta de uma caixa de correio compartilhada, insira o endereço de e-mail aqui após ativar o controle deslizante.

Mover e-mails importados para a lixeira

Se você deseja importar todos os e-mails, não apenas os não lidos, e movê-los para a lixeira, ative esta opção. Caso contrário, ele verificará apenas os e-mails não lidos, importará os documentos, marcará o e-mail como lido e o deixará em seu local atual.

No caso de você receber uma mensagem de erro indicando que não tem direitos para estabelecer tal conexão, alguém com direitos de administrador no Azure precisaria autorizar essa conexão. Para mais informações, visite a seguinte página: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

Suporte Técnico no DocBits

Ícones de Ajuda

Ícones de ajuda foram colocados em todo o DocBits para auxiliá-lo a aprender e entender o que uma funcionalidade realmente faz e como ela pode ajudá-lo no processamento de documentos.

Esses ícones de ajuda têm a seguinte aparência

Criar um Ticket

Esta é uma ferramenta disponível para você, na tela de validação, no caso de algum tipo de problema ocorrer ao validar seu documento no DocBits.

Esta funcionalidade está localizada no menu acima da área de visualização do documento, como abaixo

Uma vez clicado, o seguinte formulário de ticket será exibido para você.

É aqui que você preencherá seus dados e descreverá o erro. Você também pode, se aplicável, anexar uma captura de tela do problema e anexar um arquivo relevante.

Esta é uma ferramenta disponível para você, na tela de validação, no caso de ocorrer algum tipo de problema ao validar seu documento no DocBits.

Este recurso está localizado no menu acima da área de visualização do documento, como abaixo

Uma vez clicado, o seguinte formulário de ticket será exibido para você.

É aqui que você preencherá seus dados e descreverá o erro. Você também pode, se aplicável, anexar uma captura de tela do problema e anexar um arquivo relevante.

Ícones de ajuda foram colocados em todo o DocBits para ajudá-lo a aprender e entender o que uma funcionalidade realmente faz e como ela pode ajudá-lo no processamento de documentos.

Esses ícones de ajuda se parecem com o seguinte

Bem-vindo ao Curso para Iniciantes do DocBits, seu guia abrangente para revolucionar a gestão de documentos para o seu negócio!

No complexo ambiente financeiro de hoje, gerenciar confirmações de pedidos, notas de entrega, faturamento e contabilidade de custos não é uma tarefa fácil. É aí que o DocBits se destaca. Com mais de 20 integrações e compatibilidade incomparável com Infor CloudSuite, LN e M3, o DocBits se diferencia de outras soluções no mercado.

Neste guia de vídeo abrangente, os espectadores são apresentados ao painel DocBits e sua gama de funcionalidades. Desde filtrar e gerenciar documentos abertos até importar anexos por meio de vários canais, como e-mail, scanner ou API, o tutorial oferece um passo a passo.

As principais características são destacadas, incluindo como filtrar documentos por status ou responsável, localizar detalhes específicos como números de fatura e alterar o responsável por documentos individuais. A facilidade e eficiência do sistema são demonstradas, enfatizando o controle e a personalização que oferece aos usuários. O tutorial prepara o terreno para uma exploração mais profunda da validação de documentos dentro do DocBits.

Neste vídeo, os espectadores são apresentados à interface amigável do DocBit, com foco específico na validação de documentos. O tutorial enfatiza a simplicidade do sistema, onde não são necessários códigos ou fórmulas complexas.

Graças à IA e à Inteligência de Enxame, a maioria dos campos é extraída automaticamente, permitindo que os usuários extraiam informações facilmente clicando nos valores dentro do documento. Além disso, os espectadores aprendem sobre a flexibilidade de extrair áreas específicas clicando duas vezes ou desenhando ao redor da região desejada.

Explore as capacidades revolucionárias do DocBits, uma ferramenta de manuseio de documentos de última geração que simplifica as complexidades da extração de tabelas, correspondência de Pedido de Compra (PO) e gerenciamento de faturas de custo.

Neste vídeo, mergulhamos nas características únicas do DocBits, focando na extração de tabelas com IA que lida facilmente até mesmo com os layouts de tabela mais intrincados. Com uma taxa de precisão de até 95%, o sistema automatiza a extração, permitindo que você se concentre no que realmente importa.

Descubra neste vídeo como lidar profissionalmente com discrepâncias durante a correspondência de POs com DocBits. Nós o guiamos passo a passo sobre o que fazer quando os números não se alinham. Seja você um gerente de ERP experiente ou um aspirante a contador financeiro, você aprenderá como gerenciar discrepâncias de forma eficiente e segura.

Saiba como nossa inteligência de enxame de IA especial em DocBits o conduz por todo o processo e como você pode usar nossa documentação para encontrar rapidamente soluções para problemas ou incertezas. Junte-se aos muitos clientes satisfeitos que otimizaram seus processos com DocBits.

Em nosso sistema de processamento de documentos, lidamos com um grande volume de documentos de múltiplos clientes diariamente. Para garantir que os documentos de cada cliente sejam processados de maneira oportuna, implementamos um sofisticado sistema de prioridade. Este sistema ajusta dinamicamente as prioridades com base no número de documentos pendentes que um cliente possui, garantindo justiça e eficiência. Vamos explorar como esse sistema de prioridade funciona e quando o contador de tarefas é redefinido.

Conceitos Chave do Sistema de Prioridade

Nosso sistema de prioridade gira em torno de alguns conceitos chave:

1. Documentos Pendentes: Esta é uma contagem dos documentos que um cliente enviou, mas que ainda não foram processados.

2. Intervalo de Redefinição: O sistema redefine periodicamente a contagem de documentos pendentes para zero, garantindo que nenhum cliente possa monopolizar os recursos de processamento indefinidamente.

Como a Prioridade é Determinada

Aqui está uma explicação passo a passo de como a prioridade para o processamento de documentos é determinada:

1. Rastreamento de Documentos Pendentes: Cada cliente tem uma contagem de documentos pendentes. Essa contagem nos ajuda a saber quantos documentos estão aguardando para serem processados para cada cliente.

2. Redefinindo a Contagem: Para manter a justiça, redefinimos a contagem de documentos pendentes para zero se um determinado período de tempo (o intervalo de redefinição) tiver passado desde a última atualização. Este intervalo é definido como 1500 segundos (ou 25 minutos) por padrão.

3. Atualizando a Contagem: Se o intervalo de redefinição não tiver passado, reduzimos a contagem de documentos pendentes em um a cada vez que verificamos, simulando o processamento de um documento.

4. Definindo Prioridades: A prioridade para o processamento de tarefas é baseada no número de documentos pendentes. Quanto menos documentos pendentes, maior a prioridade, significando que essas tarefas serão processadas mais cedo. Temos limites específicos para atribuir níveis de prioridade de 1 (maior prioridade) a 9 (menor prioridade).

Níveis de Prioridade

Os níveis de prioridade são atribuídos com base na contagem de documentos pendentes da seguinte forma:

• Prioridade 9: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -20

• Prioridade 8: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -14

• Prioridade 7: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -12

• Prioridade 6: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -10

• Prioridade 5: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -8

• Prioridade 4: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -6

• Prioridade 3: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -4

• Prioridade 2: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -2

• Prioridade 1: Se a contagem de documentos pendentes for maior ou igual a -2

Quando o Contador é Redefinido

O contador de documentos pendentes é redefinido para zero se mais do que o intervalo de redefinição (1500 segundos) tiver passado desde a última atualização. Este mecanismo garante que nenhum cliente possa acumular documentos pendentes indefinidamente e monopolizar os recursos do sistema. Ao redefinir periodicamente o contador, garantimos que cada cliente receba uma parte justa do tempo de processamento.

1. Você receberá um convite com um link por E-mail para iniciar o processo de registro. Por favor, clique em “Ir para Registro”, envie as informações necessárias e aceite os termos e condições para começar.

   

   
2. Detalhes do Fornecedor

   Por favor, verifique se o nome do Fornecedor está correto. Este é um detalhe crítico para fins de identidade e legais que não pode ser alterado. Por favor, forneça todas as informações aplicáveis, incluindo os campos obrigatórios. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção de Dados de Endereço. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”

   
3. Dados de Endereço Por favor, forneça todas as informações aplicáveis, incluindo os campos obrigatórios. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção de Contato do Fornecedor. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”

   
4. Contato do Fornecedor Por favor, forneça todas as informações aplicáveis, incluindo os campos obrigatórios. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção Financeira do Fornecedor. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”

   
5. Financeiro do Fornecedor Por favor, forneça todas as informações aplicáveis. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção de Compras do Fornecedor. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”

   
6. Compras do Fornecedor Por favor, forneça todas as informações aplicáveis. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção de Certificados do Fornecedor. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”

   
7. Certificados do Fornecedor Por favor, faça o upload de todos os certificados necessários (Imposto, Seguro, Diversificação de Fornecedores). Por favor, salve seu progresso se precisar retornar para completar o processo de registro mais tarde. Quando concluído, clique em “Enviar para Aprovação.”

   
8. Por favor, faça o upload de todos os certificados necessários (Imposto, Seguro, Diversificação de Fornecedores). Por favor, salve seu progresso se precisar retornar para completar o processo de registro mais tarde. Quando concluído, clique em “Enviar para Aprovação.”

   
9. Por favor, verifique seu E-mail para uma confirmação de que você completou o processo de registro.

   

Se você está usando o Portal do Fornecedor DocBits, é importante que você entenda os diferentes status que seus fornecedores podem ter. Aqui está uma lista completa de todos os possíveis status de fornecedores no DocBits:

• Aberto: Fornecedor existente que ainda não foi convidado

• Registro Pendente: Fornecedor foi convidado para o portal do fornecedor

• Entrada do Fornecedor Pendente: Aguardando alterações do fornecedor após ele ter completado o registro

• Aprovação Pendente: Fornecedor terminou o registro, aguardando a primeira aprovação

• Aprovação AP Pendente: Fornecedor foi aprovado pela primeira vez, aguardando a segunda aprovação

• Aprovado: Fornecedor foi aprovado

• Rejeitado: Fornecedor foi rejeitado

Suporte ao Usuário

Caso enfrente desafios ou tenha dúvidas ao usar o DocBits, consulte este manual do usuário ou entre em contato com nossa equipe de suporte para obter ajuda. Nosso compromisso é proporcionar uma experiência sem problemas para todos os usuários. Basta clicar no botão de suporte em seu aplicativo DocBits e você poderá criar um ticket de suporte.

Você também pode entrar em contato conosco por meio de nossa página FELLOWPRO:

KontaktFELLOWPRO AG

Dentro da Tela de Validação, você pode criar tickets diretamente para o documento específico e incluir uma captura de tela do problema. Basta clicar no botão "Criar ticket", a janela de suporte se abre e você pode começar imediatamente.

Visão Geral

Este documento descreve o plano de testes para automação de faturas usando DocBits com Infor LN ou M3. Inclui detalhes sobre casos de teste, preparação para testes, etapas de execução e processos de suporte.

Casos de Teste

Plano de Testes com o Cliente

1. Configuração

• Reunião Inicial: Agendar uma reunião de kickoff com o cliente para explicar o processo de teste e os objetivos.

• Acesso e Permissões: Garantir que o cliente tenha todo o acesso necessário ao DocBits e Infor LN ou M3 para fins de teste.

2. Preparação para Testes

• Treinamento: Fornecer treinamento abrangente para a equipe do cliente sobre como usar o DocBits para processamento de faturas.

• Documentação: Compartilhar documentação detalhada sobre os procedimentos de teste, incluindo resultados esperados para cada caso de teste.

3. Execução dos Casos de Teste

• Ambiente de Teste: Configurar um ambiente de teste que replique o sistema de produção do cliente o mais próximo possível.

• Teste Passo a Passo: Trabalhar com o cliente para executar cada caso de teste, garantindo que eles entendam cada etapa:

  • Processar faturas através do DocBits.

  • Verificar a saída no módulo de correspondência de OC.

  • Verificar os resultados da exportação no LN ou M3.

4. Resolução de Problemas

• Rastreamento: Usar um sistema de rastreamento (como Jira ou uma planilha simples) para registrar quaisquer problemas ou discrepâncias que ocorram durante os testes.

• Suporte: Fornecer suporte imediato para resolver problemas e esclarecer quaisquer dúvidas.

5. Verificação e Feedback

• Verificação: Após cada caso de teste, verificar os resultados com o cliente para garantir a precisão.

• Ciclo de Feedback: Coletar feedback do cliente sobre o processo e quaisquer melhorias necessárias.

6. Finalização

• Documentação dos Resultados: Documentar os resultados de cada caso de teste e fornecer um relatório resumido ao cliente.

• Reunião de Revisão: Realizar uma reunião de revisão para discutir os resultados dos testes e quaisquer etapas adicionais necessárias antes de entrar em operação.

7. Preparação para Go Live

• Reforço de Treinamento: Oferecer uma sessão de treinamento de reforço, se necessário.

• Plano de Suporte: Desenvolver um plano de suporte para a fase inicial de go-live para garantir uma transição suave.

1. Configurações Globais:

   • Informações da Empresa: Defina e edite detalhes básicos sobre a empresa, como nome, endereço e outros identificadores.

   • Grupos, Usuários e Permissões: Gerencie funções e permissões dos usuários, permitindo diferentes níveis de acesso a várias funcionalidades dentro do DocBits.

   • Integração: Configure e ajuste integrações com outros softwares ou sistemas, aprimorando a funcionalidade do DocBits com serviços externos.

   • Tipos de Documentos: Especifique e gerencie diferentes tipos de documentos que o DocBits processará, como faturas, pedidos, etc.

   • Notificação por Email: Configure as definições para alertas e notificações por email relacionadas às atividades de processamento de documentos.

   • Painel: Personalize a visualização do painel com widgets e métricas que são importantes para os usuários.

2. Processamento de Documentos:

   • Expiração de Documentos: Defina regras sobre quanto tempo os documentos são retidos antes de serem arquivados ou excluídos.

   • Importar: Configure como os documentos são importados para o DocBits, incluindo configurações de origem e tipos de arquivo.

   • Configurações de OCR: Ajuste as configurações para Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) que converte imagens de texto em texto codificado por máquina.

   • Classificação e Extração: Defina como os documentos são categorizados e como os dados são extraídos dos documentos.

   • Consulta de Dados Mestres: Configure consultas para validar ou complementar dados extraídos com dados mestres pré-existentes.

   • Lista de Valores: Gerencie listas predefinidas que são usadas na entrada e validação de dados.

   • Exportar: Configure como e onde documentos e dados processados são exportados.

   • Módulo: Módulos adicionais que podem ser configurados para estender a funcionalidade.

3. Licenças de API: Gerencie chaves de API e monitore estatísticas de uso para APIs utilizadas pelo DocBits.

4. Configurações de Fornecedor: Configure e gerencie configurações específicas para fornecedores, possivelmente integrando com sistemas de gerenciamento de fornecedores.

5. Gerenciamento de Cache: Ajuste as configurações relacionadas ao cache de dados para melhorar o desempenho do sistema.

1. Nome da Empresa: O nome legal da empresa conforme registrado.

2. Rua + Número: O endereço físico da sede principal da empresa.

3. Código Postal: O CEP ou código postal do endereço da empresa.

4. Cidade: A cidade onde a empresa está localizada.

5. Estado: O estado ou região onde a empresa está sediada.

6. País: O país de operação da empresa.

7. ID da Empresa: Um identificador único para a empresa, que pode ser usado internamente ou para integrações com outros sistemas.

8. ID Fiscal: O número de identificação fiscal da empresa, importante para operações financeiras e relatórios.

9. ID do Registro Comercial: O número de registro da empresa no registro comercial, que pode ser importante para documentação legal e oficial.

10. Número de Telefone Oficial da Empresa: O número de contato principal da empresa.

11. E-mail Oficial da Empresa: O endereço de e-mail principal que será usado para comunicações oficiais.

As informações inseridas aqui podem ser cruciais para garantir que documentos como faturas, correspondências oficiais e relatórios sejam formatados corretamente com os detalhes corretos da empresa. Também ajuda a manter a consistência na forma como a empresa é representada em várias comunicações externas e documentos. Após inserir ou atualizar as informações, o administrador precisa salvar as alterações clicando no botão "Salvar" para garantir que todas as modificações sejam aplicadas em todo o sistema.

Além disso, a seção fornece uma visão do plano de assinatura, mostrando quantos dias restam, datas de início e término, e um medidor de uso da assinatura que acompanha o consumo de tokens de serviço em relação ao que está alocado no plano. Isso pode ajudar os administradores a monitorar e planejar as renovações ou atualizações da assinatura com base nas tendências de uso.

Visão Geral

A configuração de Cor do App permite que os administradores definam o esquema de cores da interface do aplicativo. Esse recurso é particularmente útil para distinguir entre diferentes ambientes, como teste, sandbox e produção. Ao atribuir cores distintas a cada ambiente, os usuários podem identificar facilmente em qual ambiente estão trabalhando, reduzindo o risco de realizar ações críticas no ambiente errado.

Acessando a Configuração de Cor do App

1. Navegue até as Configurações da Empresa:

   • No menu principal, clique na seção Informações da Empresa.

2. Localize a Seção de Cor do App:

   • Role para baixo até a seção Cor do App dentro das configurações de Informações da Empresa.

Definindo a Cor do App

1. Escolha uma Cor:

   • Clique na caixa de cor ou insira um código hexadecimal diretamente no campo de texto.

   • Um seletor de cores aparecerá, permitindo que você selecione a cor desejada.

   • Você pode inserir um código hexadecimal específico se tiver uma cor predeterminada para o ambiente.

2. Salve a Cor:

   • Depois de selecionar a cor, clique no botão Salvar para aplicar a alteração.

   • A interface do aplicativo será atualizada imediatamente para refletir a nova cor.

3. Redefinir para o Padrão:

   • Se você deseja reverter para a cor padrão, clique no botão Redefinir.

Melhores Práticas para Cores de Ambiente

Para evitar confusões, recomenda-se estabelecer um esquema de cores padrão para cada ambiente:

• Produção: Use uma cor neutra ou padrão, como #FFFFFF (branco) ou #f0f0f0 (cinza claro), para indicar o ambiente ao vivo.

• Teste: Use uma cor brilhante ou de alerta, como #ffcc00 (amarelo) ou #ffa500 (laranja), para indicar um ambiente de teste.

• Sandbox: Use uma cor distinta, como #007bff (azul) ou #6c757d (cinza), para indicar um ambiente de sandbox ou desenvolvimento.

Aviso sobre o Plano de Assinatura

Na seção de Cor do App, os administradores também verão informações relacionadas ao Plano de Assinatura. Isso inclui o plano atual, seu status e os dias restantes de assinatura.

Importância da Cor do App

A configuração de Cor do App é uma ferramenta simples, mas eficaz, para ajudar os usuários a reconhecer rapidamente o ambiente em que estão trabalhando. Ao selecionar e gerenciar cuidadosamente essas cores, as organizações podem minimizar erros e melhorar a eficiência do fluxo de trabalho.

Visão Geral

A seção Tipos de Documentos lista todos os tipos de documentos reconhecidos e processados pelo DocBits. Os administradores podem gerenciar vários aspectos, como layout, definições de campos, regras de extração e muito mais para cada tipo de documento. Essa personalização é fundamental para garantir o manuseio preciso de dados e conformidade com os padrões organizacionais.

Recursos e Opções Principais

1. Lista de Tipos de Documentos:

• Cada linha representa um tipo de documento, como Fatura, Nota de Crédito, Nota de Entrega, etc.

• Os tipos de documentos podem ser padrão ou personalizados, conforme indicado por rótulos como "Padrão".

1. Editar layout: Esta opção permite aos administradores modificar as configurações de layout do documento, que incluem definir como o documento aparece e onde os campos de dados estão localizados.

2. Subtipos de Documentos: Se algum tipo de documento tiver subcategorias, esta opção permite que os administradores configurem configurações específicas para cada subtipo.

3. Colunas da Tabela: Personalize quais colunas de dados devem aparecer quando o tipo de documento é visualizado em listas ou relatórios.

4. Campos: Gerencie os campos de dados associados ao tipo de documento, incluindo adicionar novos campos ou modificar os existentes.

5. Treinamento do Modelo: Configure e treine o modelo usado para reconhecer e extrair dados dos documentos. Isso pode envolver a definição de parâmetros para modelos de aprendizado de máquina que melhoram com o tempo e mais dados.

6. Regex: Configure expressões regulares que são usadas para extrair dados dos documentos com base em padrões. Isso é particularmente útil para extração de dados estruturados.

7. Scripts: Escreva ou modifique scripts que executam regras de processamento personalizadas ou fluxos de trabalho para documentos deste tipo.

8. EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados): Configure configurações relacionadas à troca de documentos em formatos eletrônicos padronizados.

Document Types

DOCB-2489 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Visão Geral

O Gestor de Layout permite aos administradores configurar e modificar visualmente o layout dos tipos de documento, definindo propriedades para vários campos de dados e grupos dentro de um documento. Esta interface ajuda a garantir que os modelos de extração e os pontos de entrada de dados manuais estejam alinhados precisamente com a estrutura do documento digitalizado ou carregado no Docbits.

Componentes Principais

1. Grupos e Campos:

• Grupos: Unidades organizacionais dentro de um tipo de documento que categorizam campos relacionados (por exemplo, Detalhes da Fatura, Detalhes de Pagamento). Estes podem ser expandidos ou recolhidos e organizados para refletir o agrupamento lógico no documento real.

• Campos: Pontos de dados individuais dentro de cada grupo (por exemplo, Número da Fatura, Termos de Pagamento). Cada campo pode ser personalizado quanto à forma como os dados são capturados, exibidos e processados.

1. Painel de Propriedades:

• Este painel exibe as propriedades do campo ou grupo selecionado, permitindo uma configuração detalhada, como:

• Rótulo: O rótulo visível para o campo na interface do usuário.

• Nome do Campo: O identificador técnico usado dentro do sistema.

• Largura do Elemento em Percentagem: Determina a largura do campo em relação ao layout do documento.

• Índice de Tabulação: Controla a ordem de tabulação para navegação.

• Executar Script na Alteração: Se deve executar um script quando o valor do campo muda.

• Exibir Rótulo à Esquerda: Se o rótulo é exibido à esquerda do campo ou acima dele.

• É Textarea: Especifica se o campo deve ser uma área de texto, acomodando quantidades maiores de texto.

• Selecionar Tipo de Modelo: Opção para selecionar qual tipo de modelo lidará com a extração deste campo.

• Comprimento do Campo: Comprimento máximo dos dados a serem aceitos neste campo.

• Palavras-Chave Proibidas: Palavras-chave que não são permitidas dentro do campo.

1. Pré-visualização do Modelo:

• Mostra uma pré-visualização em tempo real de como o documento aparecerá com base na configuração de layout atual. Isso ajuda a garantir que o layout corresponda à estrutura real do documento e é vital para testar e refinar a configuração de processamento do documento.

Layout Manager

DOCB-2490 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Ser capaz de navegar no Gerenciador de Layout no DocBits e editar grupos e campos é crucial para controlar a estrutura e a aparência dos documentos.

Aqui estão os passos para usar o Gerenciador de Layout e editar grupos e campos:

Navegando no Gerenciador de Layout:

Abrindo o Gerenciador de Layout:

• Faça login no DocBits e navegue até a área onde deseja usar o Gerenciador de Layout.

• Você pode encontrar essa opção em "Gerenciar Tipos de Documentos".

Selecionando o Tipo de Documento:

• Selecione o tipo de documento que deseja editar.

• O Gerenciador de Layout exibirá a estrutura desse tipo de documento.

Navegando por Grupos e Campos:

• No Gerenciador de Layout, você verá uma estrutura em árvore que representa os grupos e campos do tipo de documento selecionado.

• Você pode navegar por essa estrutura para editar as áreas que deseja.

Editando grupos e campos:

Nota: quando o Título de um campo for alterado, você deve excluir e re-adicionar o campo no construtor de layout para que as alterações tenham efeito.

Adicionando um grupo ou campo:

• Clique no botão "Criar novo grupo", dependendo se você deseja adicionar um novo grupo ou campo.

• Insira o nome do novo grupo ou campo e selecione quaisquer configurações que desejar, como o tipo de campo (texto, número, data, etc.).

Removendo um grupo ou campo:

• Selecione o grupo ou campo que deseja remover.

• Clique no botão "Excluir" ou use o atalho de teclado apropriado (geralmente "Delete" ou "Del").

Modificando um grupo ou campo:

• Clique duas vezes no grupo ou campo que deseja alterar.

• Altere quaisquer propriedades que desejar, como o nome, posição, tamanho ou configurações do tipo de campo.

Organizando grupos e campos:

• Arraste e solte grupos ou campos para alterar sua ordem ou colocá-los dentro ou fora de outros grupos.

Salvando alterações:

• Não se esqueça de salvar suas alterações antes de sair do Gerenciador de Layout.

• Clique no botão "Salvar".

Seguindo esses passos, você pode navegar efetivamente pelo Gerenciador de Layout do DocBits e editar grupos, bem como campos dentro de um tipo de documento. Isso permite que você personalize a estrutura e a aparência de seus documentos de acordo com suas necessidades.

Visão Geral

Os Tipos de Documentos Secundários são essencialmente versões especializadas dos principais tipos de documentos. Por exemplo, sob o tipo de documento principal "Fatura," pode haver subtipos como "Fatura Padrão," "Fatura Pro-forma" e "Fatura de Crédito," cada um com requisitos de dados ligeiramente diferentes ou regras de processamento.

Recursos e Opções Principais

1. Lista de Subtipos:

• Cada linha representa um subtipo de um tipo de documento principal.

• Inclui o nome do subtipo e um conjunto de ações que podem ser realizadas nele.

1. Ações:

• Campos: Configure quais campos de dados estão incluídos no subtipo e como eles são gerenciados.

• Editar Layout: Modifique o layout visual para como as informações são exibidas e inseridas para este subtipo.

• Scripts: Anexe ou edite scripts que executam operações específicas quando documentos deste subtipo são processados.

• Copiar: Duplicar uma configuração de subtipo existente para usar como base para uma nova.

• Excluir: Remover o subtipo se não for mais necessário.

1. Adicionar Novos Subtipos:

• O botão "+ Novo" permite que os administradores criem novos subtipos, definindo propriedades e regras exclusivas conforme necessário.

Os Tipos de Documentos Secundários no DocBits fornecem uma maneira flexível e poderosa de lidar com uma variedade de documentos dentro de um único sistema, garantindo que cada tipo e subtipo seja processado com precisão e eficiência de acordo com suas especificações exclusivas.

Sub Document Type

DOCB-2492 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Visão Geral

A interface Colunas da Tabela no Docbits é usada para especificar as colunas que aparecem em tabelas de dados para cada tipo de documento. Cada coluna pode ser configurada para armazenar tipos específicos de dados, como strings ou valores numéricos, e pode ser essencial para funções de classificação, filtragem e relatórios dentro do Docbits.

Principais Recursos e Opções

1. Configuração da Coluna:

• Nome da Coluna: O identificador da coluna no banco de dados.

• Título: O título legível por humanos da coluna que aparecerá na interface.

• Tipo de Coluna: Define o tipo de dados da coluna (por exemplo, STRING, VALOR), o que determina que tipo de dados pode ser armazenado na coluna.

• Nome da Tabela: Indica a qual tabela a coluna pertence, vinculando-a a um tipo de documento específico como INVOICE_TABLE.

1. Ações:

• Editar: Modificar as configurações de uma coluna existente.

• Excluir: Remover a coluna da tabela, o que é útil se os dados não forem mais necessários ou se a estrutura de dados do tipo de documento mudar.

1. Adicionando Novas Colunas e Tabelas:

• Adicionar Nova Coluna de Tabela: Abre um diálogo onde você pode definir uma nova coluna, incluindo seu nome, se é obrigatório, seu tipo de dados e a tabela à qual pertence.

• Criar Nova Tabela: Permite a criação de uma nova tabela, definindo um nome único que será usado para armazenar dados relacionados a um conjunto específico de tipos de documento.

Esta seção é vital para manter a integridade estrutural e usabilidade dos dados dentro do sistema Docbits, garantindo que os dados extraídos de documentos sejam armazenados de forma organizada e acessível.

Table Columns

DOCB-2493 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Visão Geral

A configuração de Campos fornece uma interface de usuário onde os administradores podem gerenciar as propriedades e o comportamento dos campos de dados individuais associados a um tipo de documento. Cada campo pode ser ajustado para otimizar a precisão e eficiência da captura e validação de dados.

Principais Recursos e Opções

1. Configuração de Campos:

• Nomes dos Campos: Lista os nomes dos campos, geralmente correspondentes aos elementos de dados dentro do documento, como "Número da Fatura" ou "Data do Pedido de Compra".

• Obrigatório: Os administradores podem marcar campos como obrigatórios, garantindo que os dados devem ser inseridos ou capturados para que esses campos completem o processamento do documento.

• Somente Leitura: Os campos podem ser definidos como somente leitura para evitar modificações após a captura de dados ou durante certas etapas do processamento do documento.

• Oculto: Os campos podem ser ocultos da visualização na interface do usuário, útil para informações sensíveis ou para simplificar os fluxos de trabalho do usuário.

1. Configurações Avançadas:

• Forçar Validação: Garante que os dados inseridos em um campo passem por certas regras de validação antes de serem aceitos.

• OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres): Este interruptor pode ser ativado para habilitar o processamento de OCR para um campo específico, útil para extração automatizada de dados de documentos digitalizados ou digitais.

• Pontuação de Correspondência: Os administradores podem definir uma pontuação de correspondência, um limiar usado para determinar o nível de confiança no reconhecimento ou correspondência de dados, impactando como a validação de dados e os controles de qualidade são realizados.

1. Botões de Ação:

• Criar Novo Campo: Permite adicionar novos campos ao tipo de documento.

• Ícones de Edição: Cada campo possui um ícone de edição que permite aos administradores configurar ainda mais as configurações específicas do campo, como tipo de dados, valores padrão ou lógica de negócios conectada.

• Salvar Configurações: Confirma as alterações feitas nas configurações do campo.

Fields

DOCB-2494 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Aqui estão os passos para adicionar um novo campo ou modificar campos existentes no DocBits, incluindo detalhes sobre como acessar opções de configuração avançadas:

Adicionar um novo campo

• Faça login e acesse a Gestão de Documentos:

Adicionar um novo campo:

• Clique na opção "Criar Campo".

Configuração Básica:

• Nome

  • Escolha um nome significativo e descritivo.

  • O nome deve ser único.

  • Nota: Uma vez criado, o nome não pode ser alterado.

• Título

  • Este é o nome exibido do campo.

  • Ele define como o campo aparece na interface do usuário.

  • Nota: O título pode ser alterado posteriormente, se necessário.

• Selecionar Tipo de Campo

  • Escolha o tipo de campo a partir de uma lista suspensa.

  • Os tipos de campo disponíveis incluem várias opções para atender a diferentes necessidades de entrada de dados.

  • Nota: Uma vez criado, o Tipo não pode ser alterado.

  
• Opcional: Habilitar Elemento de Cobrança

  • Uma caixa de seleção rotulada Habilitar Elemento de Cobrança pode ser selecionada.

  • Se marcada, você deve selecionar um elemento de cobrança a partir de uma lista suspensa.

  • Importante: Elementos de cobrança devem ser configurados previamente.

    • Configuração de Elementos de Cobrança

Configuração Avançada:

• Aqui você pode definir outras propriedades, como regras de validação, valores de correspondência, modo somente leitura, ocultação e configurações de OCR.

Salvar:

• Após ter feito todas as configurações necessárias, clique em "Salvar" ou em um botão semelhante para criar o novo campo.

Acessar edição de campo:

• Navegue até a lista de campos existentes e encontre o campo que deseja editar.

Selecionar um campo:

• Clique no campo apropriado para acessar as opções de edição.

Alterar a configuração:

• Altere as propriedades do campo conforme necessário. Isso pode incluir mudar o nome, o tipo de campo, adicionar ou remover regras de validação, definir valores de correspondência ou ajustar outras configurações avançadas.

Nota: Se você alterar o Título de um campo, deve excluir e re-adicionar o campo no construtor de layout para que as alterações tenham efeito.

Salvar:

• Clique em "Salvar" para salvar as alterações que você fez no campo.

Ao fornecer passos para adicionar novos campos e editar campos existentes, bem como acesso a opções de configuração avançadas, você pode maximizar a flexibilidade e adaptabilidade do seu sistema de processamento de documentos. Isso permite que você estruture e processe seus dados exatamente como precisar.

Visão Geral

O Treinamento do Modelo permite aos administradores supervisionar e gerenciar o treinamento de modelos de aprendizado de máquina específicos para cada tipo de documento. Ao fornecer uma interface estruturada para importar dados de amostra, treinar modelos e testar seu desempenho, o Docbits garante que suas capacidades de extração de dados melhorem continuamente ao longo do tempo.

Recursos e Opções Principais

1. Visão Geral das Métricas:

• Amostra: Número de documentos de amostra usados para treinamento.

• Exportados: Número de documentos que foram exportados com sucesso após o processamento.

• Empresa Σ: Número total de documentos específicos da empresa processados.

• Total Σ: Número total de documentos processados em todas as categorias.

1. Opções de Treinamento e Teste:

• Importar: Permite aos administradores importar novos conjuntos de dados de treinamento, que são tipicamente amostras estruturadas de documentos que devem ser reconhecidos pelo sistema.

• Treinar Modelo: Inicia o processo de treinamento usando os dados importados para aprimorar as capacidades de reconhecimento e extração do sistema.

• Testar Classificação: Permite testar o modelo para avaliar seu desempenho na classificação e extração de dados de documentos novos ou não vistos.

1. Botões de Ação:

• Criar Campo: Adicionar novos campos de dados que o modelo deve reconhecer e extrair.

• Ações: Este menu suspenso pode incluir opções como visualizar detalhes, editar configurações ou excluir dados de treinamento.

Model Training

DOCB-2496 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

No DocBits, as configurações de Regex permitem que os administradores definam padrões personalizados que o sistema usa para encontrar e extrair dados de documentos. Este recurso é especialmente útil em situações em que os dados precisam ser extraídos de texto não estruturado ou quando os dados seguem um formato previsível que pode ser capturado usando padrões de regex.

Principais Recursos e Opções

1. Gerenciando Regexes:

• Adicionar: Permite que você crie um novo padrão de regex para um tipo de documento específico.

• Salvar Alterações: Salva modificações nas configurações de regex existentes.

• Padrão: Aqui, você pode definir o padrão de regex que corresponde ao formato de dados específico necessário.

• Origem: É a Origem do Documento - Por exemplo, você pode definir um Regex diferente na Alemanha

Regex

DOCB-2497 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Visão Geral

Os scripts no DocBits são tipicamente escritos em uma linguagem de script suportada pelo sistema Python. Eles são acionados durante o fluxo de processamento de documentos para aplicar lógica de negócios complexa ou garantir a integridade e precisão dos dados antes que os dados sejam processados ou armazenados.

Recursos e Opções Principais

1. Gerenciamento de Scripts:

   • Nome: Cada script recebe um nome único para identificação.

   • Tipo de Documento: Associa o script a um tipo de documento específico, determinando em quais documentos o script será aplicado.

   • Acionar Em: Define quando o script é acionado (por exemplo, no upload do documento, antes da exportação de dados, após a validação de dados).

   • Status Ativo/Inativo: Permite que os administradores ativem ou desativem scripts sem excluí-los, proporcionando flexibilidade nos testes e implantação.

2. Editor de Scripts:

   • Fornece uma interface onde os scripts podem ser escritos e editados. O editor geralmente suporta realce de sintaxe, realce de erros e outras funcionalidades para auxiliar no desenvolvimento de scripts.

   • Exemplo de Script: Os scripts podem incluir operações como percorrer as linhas de fatura para validar totais ou remover entradas que não atendam a determinados critérios.

Script

DOCB-2498 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Visão Geral

No Docbits, as configurações de EDI fornecem ferramentas para definir e gerenciar a estrutura e o formato de mensagens EDI que correspondem a vários tipos de documentos, como faturas ou pedidos de compra. As configurações permitem a personalização das mensagens EDI para cumprir com os padrões e requisitos específicos de diferentes parceiros comerciais e indústrias.

Recursos e Opções Principais

1. Elementos de Configuração EDI:

• Descritor de Estrutura: Define a estrutura básica do documento EDI, incluindo a ordenação de segmentos, campos obrigatórios e qualificadores necessários para que o documento EDI seja válido.

• Transformação: Especifica as transformações aplicadas para converter os dados do documento em uma mensagem formatada em EDI. Isso geralmente envolve a especificação de mapeamentos de campos do documento para segmentos e elementos EDI.

• Visualização: Permite que os administradores vejam como a mensagem EDI ficará após a transformação, ajudando a garantir a precisão antes da transmissão.

• Caminhos de Extração: Mostra os caminhos usados para extrair valores do documento, que são então usados para preencher a mensagem EDI.

1. Editor XSLT:

• Usado para editar e validar o XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) usado no processo de transformação. XSLT é uma linguagem poderosa projetada para transformar documentos XML em outros documentos XML ou em outros formatos como HTML, texto ou até mesmo outras estruturas XML.

EDI

DOCB-2499 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Visão Geral

A área de Mais Configurações permite aos administradores configurar vários aspectos do processamento de documentos que não são abordados nas configurações básicas. Isso inclui opções para extração de tabelas, revisão de documentos, geração de PDF, processos de aprovação e configurações específicas para operações como pedidos de compra ou contabilidade.

Recursos e Opções Principais

1. Extração de Tabelas:

• Pular validação de tabela: Permite ignorar o processo de validação de dados da tabela, o que pode ser útil em cenários onde a validação de dados precisa ser flexível.

1. Em Revisão:

• Design no Formulário de Revisão: Configura o layout e os campos que aparecem nos formulários de revisão usados durante o processo de revisão do documento.

1. Geração de PDF:

• Modelo de Design: Especifica o modelo usado para gerar versões em PDF dos documentos, o que pode ser crucial para arquivamento ou comunicação externa.

1. Aprovação:

• Aprovar antes da exportação: Garante que os documentos devem ser aprovados antes de poderem ser exportados do sistema.

• Segunda Aprovação: Adiciona uma camada adicional de aprovação para validação adicional, aprimorando o controle sobre o processamento de documentos.

1. Pedido de Compra / Contabilidade Automática:

• Tabela de PO no construtor de layout: Permite a inclusão de tabelas de pedidos de compra no construtor de layout para layouts de documentos personalizados.

• Pedido de Compra: Ativa o processamento de documentos de pedido de compra dentro do sistema.

• Configuração de Tolerância de PO: Define níveis de tolerância para quantidades de pedidos de compra, o que ajuda a acomodar pequenas discrepâncias sem sinalizá-las como erros.

1. Exportação Alternativa de Documentos:

• Desativar status de PO: Permite desativar certos status para pedidos de compra durante o processo de exportação, fornecendo flexibilidade na forma como os pedidos são tratados.

1. Mapeamento de Número de Item do Fornecedor:

• Uma configuração de utilitário que mapeia os números de item do fornecedor para os números de item internos, garantindo precisão na gestão de inventário e pedidos de compra.

Aqui estão explicações detalhadas sobre o significado e uso das configurações listadas no processamento de documentos para facilitar fluxos de trabalho individuais e controlados:

Pular Validação de Tabela:

Propósito:

• Esta configuração permite que você pule a validação de tabelas.

Uso:

• Isso é útil ao usar tabelas cuja estrutura muda com frequência ou quando a validação causa atrasos desnecessários. Pular a validação pode acelerar o processamento, mas isso deve ser usado apenas se a qualidade dos dados estiver assegurada.

Detecção de Documentos Duplicados

Propósito:

• Esta configuração permite a detecção automática de documentos duplicados com base em campos selecionados.

Uso:

• Esta ferramenta é projetada para evitar que os mesmos documentos sejam processados duas vezes, garantindo eficiência no fluxo de trabalho de processamento.

Design no Formulário de Revisão:

Propósito:

• Esta configuração permite que você projete documentos diretamente no modo de revisão.

Uso:

• Útil para levar em conta feedback visual e anotações durante a revisão e fazer alterações de design em tempo real. Isso melhora a eficiência do processo de revisão e permite que designers e revisores trabalhem mais próximos uns dos outros.

Design do Formulário de Rejeição:

Propósito:

• Esta configuração permite que você projete a visualização de documentos rejeitados diretamente.

Uso:

• Útil para levar em conta feedback visual e anotações enquanto faz alterações de design em tempo real. Isso melhora a eficiência do processo de revisão e permite que designers e revisores trabalhem mais próximos uns dos outros.

Design de Modelo:

Propósito:

• Modelos para padronizar layouts e formatação de documentos.

Uso:

• Facilita a criação de documentos consistentes e profissionais. As empresas podem criar seus próprios modelos de design que seguem as diretrizes de marca e padrões de formatação, aumentando a eficiência e melhorando a aparência dos documentos.

Exportar para IDM (Gestão de Documentos de Informação):

Propósito:

• Esta configuração permite que documentos sejam exportados para um Sistema de Gestão de Documentos de Informação (IDM).

Uso:

• Esta função é usada para exportar documentos diretamente do sistema de criação ou revisão para um sistema IDM para armazenar, gerenciar e facilitar o acesso a eles de forma centralizada. Isso melhora a organização e a rastreabilidade dos documentos, garante que sejam mantidos de forma segura e facilita a conformidade com regulamentos de conformidade.

Aprovação:

Propósito:

• Fluxo de trabalho de aprovação de documentos.

Uso:

• Define etapas e responsabilidades de aprovação. Esta configuração é crítica para a conformidade com as políticas da empresa e requisitos regulatórios. Garante que todas as partes relevantes tenham revisado e aprovado o documento antes de ser finalizado. Uma vez que o documento é finalizado, ele pode ser carimbado com um selo de aprovação.

Formulário de Aprovação de Design:

Formulário de Aprovação de Design v2:

Formulário de Segunda Aprovação de Design:

Ordem de Compra / Contabilidade Automática:

Propósito:

• Automatiza o processamento e a contabilização de ordens de compra.

Uso:

• Facilita a criação e o processamento automáticos de ordens de compra e sua contabilização em sistemas financeiros. Isso economiza tempo, reduz erros e melhora a eficiência no processo de compras e contabilidade.

Tabela de PO no Construtor de Layout:

Propósito:

• Permite a integração de tabelas de ordens de compra no layout de documentos.

Uso:

• Projeta tabelas de ordens de compra diretamente no Construtor de Layout e as adapta a requisitos específicos. Isso garante um design contínuo e consistente de documentos que contêm informações de ordens de compra.

Exportar linhas de PO não correspondidas:

Propósito:

• Exporta linhas de ordens de compra que não correspondem às ordens de compra existentes.

Uso:

• Identifica e exporta linhas que podem conter erros ou requerer revisão especial. Isso ajuda a detectar e corrigir discrepâncias antes que os pedidos sejam concluídos.

Configurações de Tolerância de PO:

Propósito:

• Define limites de tolerância para desvios em ordens de compra.

Uso:

• Determina quanto desvio do pedido é aceitável sem exigir aprovação adicional.

• Isso inclui desvios de preço ou quantidade. Esta configuração ajuda a agilizar o processo de aprovação e evitar atrasos desnecessários.

Configurações Adicionais de Tolerância de PO:

Propósito:

• Essas configurações fornecem opções de configuração avançadas para ordens de compra (POs) para atender a requisitos específicos de negócios.

Uso:

• Você pode definir parâmetros e condições adicionais para ordens de compra, como termos de entrega, termos de pagamento específicos. Isso facilita o controle preciso e a personalização dos processos de ordens de compra, melhorando assim a eficiência e a precisão nas compras.

Exportação Alternativa de Documentos:

Propósito:

• Esta configuração permite que documentos sejam exportados em diferentes formatos ou por métodos alternativos.

Uso:

• Você pode especificar em quais formatos (por exemplo, PDF, DOCX, XML) ou por quais canais (por exemplo, e-mail, armazenamento em nuvem) os documentos devem ser exportados. Isso aumenta a flexibilidade e permite que os documentos sejam exportados de acordo com os requisitos de diferentes destinatários ou sistemas.

Desativar Status de PO:

Propósito:

• Esta configuração permite que certos status de ordens de compra sejam desativados ou bloqueados para controlar o fluxo de trabalho.

Uso:

• As empresas podem especificar quais status devem ser desativados em certas situações para evitar que os pedidos sejam editados ou modificados incorretamente. Isso é útil para garantir a integridade e a consistência do processo de ordens de compra.

• Por exemplo, um pedido que já foi aprovado e liberado para entrega não poderia mais ser processado ou cancelado.

Importância para fluxos de trabalho controlados

Configurações Adicionais de PO:

Personalização individual:

• Permite o ajuste das configurações do pedido a requisitos específicos de negócios, o que aumenta a eficiência e a precisão nas compras.

Processos controlados:

• Apoia a implementação de regras e procedimentos de compras detalhados.

Configurações Adicionais de Tolerância de PO:

Processos de aprovação eficientes:

• Minimiza etapas de aprovação desnecessárias ao definir limites de tolerância claros.

Gestão de riscos:

• Ajuda a identificar desvios significativos em um estágio inicial e tomar as medidas apropriadas.

Exportação Alternativa de Documentos:

Flexibilidade:

• Permite a exportação de documentos em diferentes formatos que atendem aos requisitos de diferentes sistemas e destinatários.

Eficiência:

• Automatiza o processo de exportação, reduzindo o trabalho manual e erros.

Desativar Status de PO:

Controle de processo:

• Impede alterações ou edições indesejadas em pedidos que já estão em um status avançado.

Segurança:

• Protege a integridade do processo de pedidos e garante que apenas alterações autorizadas sejam feitas.

Aqui estão algumas recomendações comprovadas para usar configurações de forma eficaz para otimizar o processamento de documentos, melhorar a precisão dos dados e garantir conformidade.

Padronizar modelos e configurações de idioma:

• Crie diretrizes claras para o uso de modelos de formatação e configurações de idioma para garantir que todos os documentos sejam consistentes.

• Treine regularmente os funcionários sobre o uso correto de modelos e configurações de idioma.

Ativar correção automática e verificação ortográfica:

• Incentive os funcionários a realizar a verificação ortográfica antes de finalizar um documento para identificar e corrigir erros de digitação e gramaticais.

Usar versionamento e rastreamento de alterações:

• Use versionamento e rastreamento de alterações para acompanhar o histórico de edições e garantir a rastreabilidade das mudanças.

• Documente cuidadosamente as alterações e comentários para apoiar o processo de revisão e facilitar a colaboração.

Configuração cuidadosa de segurança de documentos:

• Defina restrições de acesso claras para garantir que documentos confidenciais possam ser visualizados e editados apenas por pessoas autorizadas.

• Atualize regularmente senhas e direitos de acesso para garantir segurança e atender aos requisitos de conformidade.

Treinamento e atualizações regulares:

• Treine regularmente os funcionários sobre como usar o DocBits e suas funcionalidades de forma eficaz.

• Mantenha-se atualizado com as atualizações e novos recursos e implemente-os conforme necessário para melhorar a eficiência e a segurança.

Fluxos de trabalho e políticas documentadas:

• Crie políticas e fluxos de trabalho claros para o processamento de documentos que cubram o uso das várias configurações e funcionalidades.

• Documente os requisitos de conformidade e garanta que todos os funcionários os compreendam e os sigam.

Ao implementar essas melhores práticas, você pode aumentar a eficiência no DocBits, melhorar a precisão dos dados e garantir que atenda aos requisitos de conformidade relevantes.

Mesmo com uma configuração cuidadosa, o processamento de documentos pode ocasionalmente encontrar problemas. Aqui estão algumas dicas de resolução de problemas para problemas comuns que podem surgir das configurações:

Configurações de ordem adicionais:

• Verifique se todos os parâmetros adicionais estão configurados corretamente e atendem aos requisitos comerciais.

• Certifique-se de que a configuração corresponde aos requisitos do sistema e às necessidades do usuário.

Exportar para IDM:

• Certifique-se de que a conexão com o sistema IDM está configurada corretamente e que todas as permissões necessárias estão em vigor.

• Verifique se o formato do documento é compatível com os requisitos do sistema IDM.

Configurações de tolerância adicionais:

• Certifique-se de que os limites de tolerância são realistas e viáveis.

• Verifique regularmente se os limites de tolerância atendem aos requisitos comerciais atuais.

Exportação alternativa de documentos:

• Teste a exportação em diferentes formatos para garantir que todas as informações necessárias sejam exportadas corretamente.

• Certifique-se de que os formatos de exportação são compatíveis com os requisitos dos destinatários ou sistemas-alvo.

Status de desativação da ordem:

• Revise a configuração de desativação de status para garantir que não esteja bloqueando desnecessariamente o fluxo de trabalho.

• Certifique-se de que todos os usuários estejam cientes das alterações de status e saibam como responder.

Ao aplicar essas configurações e melhores práticas, as organizações podem otimizar seus processos de processamento de documentos, melhorar a precisão dos dados e garantir conformidade regulatória.

Habilitando o Tratamento de Documentos Duplicados

Para habilitar o tratamento de documentos duplicados, siga estes passos:

1. Navegue até Configurações → Configurações Globais → Tipos de Documento.

   
2. Selecione o Tipo de Documento desejado e clique em Mais Configurações.

   
3. Vá para a seção Detecção de Duplicados.

   

Você tem duas opções para detectar documentos duplicados:

1. Detecção de Documentos Duplicados: Este recurso verifica documentos duplicados carregados no DocBits com base nos critérios selecionados. Se algum documento corresponder aos critérios selecionados em outros documentos, ele será sinalizado como duplicado.

2. Detecção de Faturas Duplicadas (Disponível apenas para o tipo de documento Fatura): Este recurso requer a sincronização de Faturas de Fornecedores do Infor para o DocBits. Ele compara os números das faturas no painel do DocBits com aqueles no Infor. Se o mesmo número de fatura aparecer mais de uma vez, ele será sinalizado como duplicado.

   NOTA: O uso do recurso Detecção de Faturas Duplicadas resultará em uma cobrança adicional de crédito.

Uma vez que a configuração esteja ativada, você pode selecionar os critérios específicos para a detecção de duplicados.

Visualizando Documentos Duplicados no Painel

Após habilitar a Detecção de Duplicados, o painel exibirá um ícone para quaisquer documentos identificados como duplicados com base nos critérios selecionados. Clicar neste ícone abrirá os registros duplicados em uma visualização de tela dividida para fácil comparação.

Ao visualizar um documento, uma barra de aviso aparecerá para indicar que o documento é um duplicado.

Visão Geral:

Este recurso adiciona automaticamente um selo de aprovação a um documento quando ele é aprovado na tela de aprovação. Se um documento contiver um selo de aprovação, ele será incluído ao exportar para IDM.

Ativando o Recurso de Selo de Aprovação

Para ativar o recurso de Selo de Aprovação, siga estas etapas:

1. Vá para Configurações → Configurações Globais → Tipos de Documentos.

   
2. Selecione o Tipo de Documento para o qual você deseja habilitar o selo de aprovação e clique em Mais Configurações.

   
3. Na seção Aprovação, ative a opção Selo de Aprovação.

   

Após a Ativação:

Uma vez que o recurso esteja ativado, qualquer documento no estado "pendente de aprovação" receberá automaticamente um selo de aprovação assim que for aprovado. O selo incluirá o logotipo "Aprovado", o nome do usuário que aprovou o documento e o horário em que o documento foi aprovado.

Baixando PDFs com ou sem o Selo de Aprovação

• Se um documento tiver um selo de aprovação, você pode escolher baixar o PDF com ou sem o selo de aprovação.

• Para fazer isso, vá para o Painel.

• Clique nos três pontos na coluna Ação.

• Selecione uma das duas opções de download disponíveis:

  • Baixar com Anotações

  • Baixar sem Anotações

  

Visão Geral

Como administrador, você tem a capacidade de visualizar e gerenciar os mapeamentos entre os números de itens internos e os números de itens dos fornecedores. Este recurso garante que as discrepâncias entre seu sistema e os sistemas de seus fornecedores sejam tratadas de forma eficiente. Você pode revisar, editar e excluir mapeamentos incorretos para manter a precisão dos dados.

Acessando o Mapa de Números de Itens do Fornecedor

1. Navegar até Configurações:

   • Vá para a seção Configurações no seu painel de administração.

2. Acessar Tipos de Documentos:

   • Sob Configurações, selecione Tipos de Documentos.

3. Mais Configurações:

   • Clique em Mais Configurações para acessar opções de configuração adicionais.

4. Mapa de Números de Itens do Fornecedor:

   • Na seção Mais Configurações, você encontrará a tabela Mapa de Números de Itens do Fornecedor. Esta tabela lista todos os mapeamentos atuais entre seus números de itens internos e os correspondentes números de itens dos fornecedores.

Gerenciando Mapeamentos de Números de Itens

1. Visualizando Mapeamentos:

   • A tabela exibe as seguintes colunas:

     • ID do Fornecedor: O identificador único para o fornecedor.

     • Número do Item: Seu número de item interno para o produto.

     • Número do Item do Fornecedor: O número do item correspondente usado pelo fornecedor.

     • Ação: Opções para gerenciar os mapeamentos.

2. Excluindo Mapeamentos Incorretos:

   • Se você identificar um mapeamento incorreto, pode excluí-lo clicando no ícone da lixeira (🗑) na coluna Ação.

   • Um prompt de confirmação aparecerá para garantir que você deseja excluir o mapeamento.

3. Editando Mapeamentos:

   • (Se aplicável) Você também pode ter a opção de editar mapeamentos existentes para corrigir quaisquer discrepâncias. Isso pode envolver clicar no número do item ou do fornecedor para fazer alterações.

Exemplo de Fluxo de Trabalho

1. Identificar Discrepâncias:

   • Revise regularmente o Mapa de Números de Itens do Fornecedor para identificar quaisquer discrepâncias ou mapeamentos incorretos.

2. Excluir Mapeamentos Incorretos:

   • Para quaisquer mapeamentos incorretos, clique no ícone da lixeira para excluí-los.

3. Reinserir Mapeamentos Corretos:

   • Certifique-se de que os mapeamentos corretos sejam inseridos manualmente durante a próxima transação ou editando as entradas existentes, se o sistema suportar.

Configuração para configurar Tolerâncias de Pedido de Compra

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documentos → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Configuração de Tolerância de PO

Como Funciona

Quando ativada, esta configuração permite que você defina tolerâncias para Quantidade e/ou Preço Unitário. Essas tolerâncias podem ser definidas como uma porcentagem ou como um valor fixo. Isso significa que uma fatura pode desviar do pedido de compra (PO) dentro da faixa de tolerância especificada sem ser sinalizada como uma discrepância, proporcionando flexibilidade enquanto garante um processamento contínuo.

NOTA: As tolerâncias funcionam em ambas as direções; ou seja, o valor da fatura pode ser maior ou menor que o valor do PO dentro da faixa permitida.

Configurando

• Ativar a Configuração:

  • Ative a Configuração de Tolerância de PO usando o botão de alternância.

• Configurar Tolerâncias:

  • Quatro campos aparecerão:

    • Um campo para o Valor de Tolerância de Quantidade.

    • Um campo para o Valor de Tolerância de Preço Unitário.

  • Atrás de cada campo, há um menu suspenso onde você pode selecionar o tipo de tolerância:

    • Porcentagem: Indica uma tolerância percentual.

    • Valor: Indica um valor fixo pelo qual o valor pode diferir.

Cenário de Exemplo:

• Suponha que a Tolerância de Preço Unitário esteja definida como 5%.

• O pedido de compra inclui duas linhas:

  • Linha 1: Preço Unitário = $5.00

  • Linha 2: Preço Unitário = $2.00

• Na fatura:

  • Linha 1: O preço unitário é ajustado para $4.80 (dentro da tolerância de 5%).

  • Linha 2: O preço unitário é ajustado para $2.20 (fora da tolerância de 5%).

• Resultado:

  • A Linha 1 não é sinalizada como uma discrepância porque $4.80 está dentro de 5% de $5.00.

  • A Linha 2 é sinalizada como uma discrepância porque $2.20 excede a variação permitida de 5% de $2.00. O usuário agora é obrigado a tomar medidas para resolver a discrepância antes que a fatura possa ser processada.

Configuração para configurar Configurações Adicionais de Tolerância de Pedido de Compra

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documentos → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Configuração Adicional de Tolerância de PO

Como Funciona

Quando ativada, esta configuração permite que você defina tolerâncias para Frete, Taxas, e/ou Imposto. Essas tolerâncias podem ser definidas como uma porcentagem ou como um valor fixo, permitindo que as faturas variem ligeiramente dos valores do PO sem serem sinalizadas como discrepâncias. Isso proporciona flexibilidade adicional e garante que pequenas diferenças não interrompam o fluxo de trabalho.

NOTA: Assim como as configurações de tolerância padrão, essas tolerâncias se aplicam em ambas as direções—permitindo aumentos ou diminuições dentro dos limites estabelecidos.

Configurando

• Ativar a Configuração:

  • Ative a Configuração Adicional de Tolerância de PO usando o botão de alternância.

• Configurar Tolerâncias:

  • Seis campos se tornarão visíveis:

    • Um campo para cada um dos valores de tolerância para Frete, Taxas, e Imposto.

  • Cada campo tem um menu suspenso correspondente onde você pode escolher o tipo de tolerância:

    • Porcentagem: A tolerância é definida como uma porcentagem.

    • Valor: A tolerância é definida como um valor fixo.

Configuração para desativar status de PO

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documentos → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Status de Desativação de PO

Como Funciona

A configuração Status de Desativação de PO permite que os usuários especifiquem status de pedido de compra (PO) que impedem que as faturas sejam correspondidas a esses POs. Se um pedido de compra tiver um status listado nesta configuração, ele não pode ser usado para correspondência de faturas na tela de correspondência de PO. Isso interromperá o processamento adicional do PO até que seu status mude para um que não esteja desativado.

Isso interromperá o processamento adicional da fatura até que o status do PO mude para um que não esteja desativado. Usando esta configuração, os usuários podem garantir que pedidos de compra com status específicos não passem por processamento adicional de faturas, reduzindo erros e evitando pagamentos desnecessários.

Como Identificar um Pedido de Compra Desativado

Na tela de Correspondência de PO, um pedido de compra desativado aparece riscado. Isso indica visualmente que o PO está atualmente restrito de ser correspondido devido ao seu status.

Como Configurá-lo

• Na configuração Status de Desativação de PO, você verá um campo de seleção no lado esquerdo.

• Clicar neste campo abre uma lista suspensa de status de PO disponíveis.

  ​

  
• Selecione um ou mais status clicando neles. Clique novamente para desmarcar.

• Clique no botão Aplicar para salvar suas alterações.

Status Disponíveis

• Cancelado

• Excluído

• Faturado

• Aberto

• Parcialmente Faturado

• Parcialmente Recebido

• Recebido

• Não Aprovado

• Em Espera

• Fechado

Esta configuração controla a acessibilidade da tabela de Pedido de Compra (PO) no Construtor de Layout e na Tela de Validação.

Como Habilitar a Tabela de PO

Para habilitar este recurso:

1. Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documento → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Tabela de PO no Construtor de Layout.

2. Habilite a configuração para tornar a tabela de Pedido de Compra visível.

Funcionalidade:

• Quando habilitado:

  • A tabela de Pedido de Compra aparece dentro da Seção de Tabela no Construtor de Layout.

  • Nenhuma notificação sobre o módulo estar desativado será exibida.

    
• Quando desabilitado:

  • Uma dica indicará que o módulo está desativado.

  • A tabela de PO não será visível na Tela de Validação.

    

Como Acessar o Construtor de Layout

1. Navegue até Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documento → Editar Layout.

Adicionando a Tabela de PO de Volta ao Layout

Se a tabela de PO estiver faltando ou foi removida, siga estas etapas:

1. Abra o Construtor de Layout.

2. Em Elementos do Formulário, selecione Tabelas Extraídas.

3. Adicione a tabela de PO ao seu layout.

Uma vez adicionada e habilitada, a tabela de PO será visível no Construtor de Layout e na Tela de Validação quando um pedido de compra estiver disponível para uma fatura.

Onde Encontrá-lo

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documentos → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Verificação Automática de Atualizações de PO Ative o botão para habilitar esta configuração.

Como Funciona

Quando ativada, o sistema fornece um indicador visual na tela de Correspondência de Pedido de Compra sempre que um pedido de compra foi atualizado. Este ícone indica que o pedido de compra deve ser atualizado para garantir que os usuários estejam trabalhando com as informações mais atualizadas antes de tomar decisões.

Para atualizar o pedido de compra, clique no ícone de atualizar ao lado do número do pedido de compra (veja a imagem abaixo).

Visão Geral

Você pode optar por calcular o preço unitário manualmente, dividindo o valor líquido pela quantidade, em vez de extraí-lo automaticamente do documento. Isso é particularmente útil quando o preço unitário na ordem de compra (no Infor) difere do preço extraído do documento. Essas discrepâncias podem surgir se um desconto for aplicado ao preço unitário na ordem de compra do Infor, enquanto o documento aplica o desconto apenas ao valor líquido.

Passos de Ativação

1. Navegue até Configurações -> Configurações Globais -> Tipos de Documento.

   
2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais Configurações.

   
3. Na seção Ordem de Compra, ative a opção Calcular Preço Unitário do PO.

   

Exemplo:

Neste caso, o preço unitário (sem o desconto) é extraído do documento, enquanto a ordem de compra no Infor armazena o preço unitário com o desconto aplicado. Isso resulta em uma discrepância no preço unitário.

Uma vez que a configuração esteja ativada, o preço unitário será recalculado da seguinte forma: Preço Unitário = Valor Líquido ÷ Quantidade Isso garante que o preço unitário seja consistente e corresponda ao valor pretendido.

Onde Encontrar

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documento → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Exportar Linhas de PO Não Correspondidas. Ative o botão para habilitar esta configuração.

Como Funciona

• Quando desativado, o sistema exporta apenas as linhas de pedido de compra que estão correspondidas com uma linha de confirmação de pedido. Linhas de pedido de compra não correspondidas não serão incluídas na exportação.

• Quando ativado, o sistema exporta todas as linhas de pedido de compra, mesmo que não estejam correspondidas a uma linha de confirmação de pedido.

Por exemplo, se um pedido de compra tem três linhas, mas o fornecedor envia uma confirmação de pedido com apenas uma linha, você corresponde essa linha a uma linha de pedido de compra. As duas linhas de pedido de compra restantes não correspondidas serão:

• Excluídas da exportação se a configuração estiver desativada.

• Incluídas na exportação se a configuração estiver ativada.

Visão Geral

No Docbits, as configurações de EDI fornecem ferramentas para definir e gerenciar a estrutura e o formato das mensagens EDI que correspondem a vários tipos de documentos, como faturas ou pedidos de compra. As configurações permitem a personalização das mensagens EDI para atender aos padrões e requisitos específicos de diferentes parceiros comerciais e indústrias.

Principais Recursos e Opções

1. Elementos de Configuração EDI:

   • Descrição da Estrutura: Define a estrutura básica do documento EDI, incluindo a ordem dos segmentos, campos obrigatórios e qualificadores necessários para que o documento EDI seja válido.

   • Transformação: Especifica as transformações aplicadas para converter os dados do documento em uma mensagem formatada em EDI. Isso geralmente envolve a especificação de mapeamentos de campos do documento para segmentos e elementos EDI.

   • Pré-visualização: Permite que os administradores vejam como a mensagem EDI ficará após a transformação, ajudando a garantir a precisão antes da transmissão.

   • Caminhos de Extração: Mostra os caminhos usados para extrair valores do documento, que são então usados para preencher a mensagem EDI.

2. Editor XSLT:

   • Usado para editar e validar o XSLT (Transformações de Linguagem de Folha de Estilo eXtensível) usado no processo de transformação. O XSLT é uma linguagem poderosa projetada para transformar documentos XML em outros documentos XML ou outros formatos como HTML, texto ou até mesmo outras estruturas XML.

Obsługiwane wersje faktur eSLOG

Obecnie obsługiwane są wersje faktur eSLOG 1.6 i 2.0.

Aby uzyskać oficjalną dokumentację eSLOG, możesz odwołać się do tego linku.

Obie wersje eSLOG są włączone domyślnie.

Kroki do modyfikacji konfiguracji eSLOG

Skonfiguruj eSLOG:

• Przejdź do Ustawienia → Ustawienia globalne → Typy dokumentów → Faktura.

• Kliknij na E-Doc.

  
• Pojawi się lista wszystkich dostępnych e-dokumentów.

• Zlokalizuj wersję eSLOG, którą chcesz zmodyfikować.

  

Konfiguracja transformacji i ścieżki XML:

W ustawieniach transformacji możesz zdefiniować ścieżkę do lokalizacji konkretnych informacji w pliku XML i zapisać je w nowej strukturze, co ułatwia dostęp do danych. Uwaga: Jeśli korzystasz z tej funkcjonalności, musisz używać nowo utworzonych ścieżek XML, a nie oryginalnych ścieżek XML, w Podglądzie i Ścieżce ekstrakcji.

Kroki do modyfikacji pliku transformacji:

1. Otwórz Transformację.

2. Utwórz nowy szkic, klikając ikonę ołówka.

3. Wybierz nowo utworzony szkic.

4. Utwórz nowe pole lub zmodyfikuj istniejące.

5. Ustaw pożądaną ścieżkę do ekstrakcji danych.

6. Kliknij Zapisz.

Konfiguracja podglądu PDF

Konfiguracja podglądu PDF jest używana do generowania wersji dokumentu czytelnej dla użytkownika. Możesz ją dostosować za pomocą HTML, aby odpowiadała Twoim potrzebom.

Kroki do modyfikacji pliku podglądu:

1. Otwórz Podgląd.

2. Utwórz nowy szkic, klikając ikonę ołówka.

3. Wybierz nowo utworzony szkic.

4. Utwórz nowe pole lub zmodyfikuj istniejące.

5. Ustaw pożądaną ścieżkę do ekstrakcji danych.

6. Kliknij Zapisz.

Konfiguracja ścieżek ekstrakcji

Konfiguracja ścieżek ekstrakcji jest używana do ekstrakcji danych i wypełniania pól w ekranie walidacji, takich jak tabela faktur lub pola skonfigurowane w układzie faktury.

Kroki do modyfikacji ścieżek ekstrakcji:

1. Otwórz Ścieżki ekstrakcji.

2. Utwórz nowy szkic, klikając ikonę ołówka.

3. Wybierz nowo utworzony szkic.

4. Utwórz nowe pole lub zmodyfikuj istniejące.

5. Lewa strona reprezentuje ID pola DocBits, które można znaleźć w Ustawienia → Ustawienia globalne → Typy dokumentów → Faktura → Pola.

   

   
6. Prawa strona reprezentuje ścieżkę do pola utworzonego w Transformacji.

7. Kliknij Zapisz.

Configurar notificações por email é fundamental. As notificações por email no DocBits podem ser configuradas para notificar os usuários sobre vários eventos relacionados a documentos, como: conclusão de processamento, erros de importação ou exportação, ou solicitações de intervenção do usuário. Esta ferramenta é essencial para manter uma comunicação eficaz e a continuidade operacional em ambientes de processamento de documentos. Aqui estão algumas razões pelas quais isso é importante:

Comunicação em tempo real:

• Alertas por email permitem que os usuários sejam notificados imediatamente sobre eventos ou mudanças importantes em seu sistema de gerenciamento de documentos. Isso garante que todas as partes relevantes sejam informadas imediatamente sobre atualizações importantes.

Transparência e rastreabilidade:

• Ao configurar notificações por email, os usuários podem rastrear e monitorar o status dos eventos de processamento de documentos. Isso melhora a transparência e a rastreabilidade no sistema de gerenciamento de documentos.

Reações oportunas:

• A notificação automática de eventos como liberações de documentos, comentários ou aprovações permite que os usuários respondam rapidamente a solicitações ou atualizações. Isso ajuda a aumentar a eficiência e a produtividade.

Automação de fluxos de trabalho:

• As notificações por email podem ser integradas a fluxos de trabalho para enviar automaticamente notificações aos usuários relevantes quando certas ações são realizadas. Isso possibilita a automação contínua dos processos de negócios.

Lembretes e prazos:

• A configuração de notificações por email pode ser usada para lembrar os usuários sobre prazos próximos ou tarefas pendentes. Isso ajuda a garantir que tarefas importantes sejam concluídas a tempo.

No geral, a configuração de notificações por email desempenha um papel importante na melhoria da comunicação, no aumento da eficiência e na garantia de que os eventos de processamento de documentos sejam gerenciados de maneira oportuna e eficaz. Ao automatizar as notificações, as organizações podem garantir que informações importantes não sejam perdidas e que todas as partes relevantes estejam sempre atualizadas.

Esta configuração é crítica para garantir que as partes interessadas sejam mantidas informadas sobre o status de processamento de documentos importantes, o que ajuda na tomada de decisões rápidas e na gestão eficiente dos fluxos de trabalho de documentos.

Para acessar as configurações de notificações por e-mail, siga estes passos:

• Navegue até a seção de Configurações Globais em sua conta de usuário ou painel de administração.

• Procure pela opção de notificações por e-mail.

• Clique na opção apropriada para abrir as configurações de notificações por e-mail.

Dentro dessas configurações, você pode fazer as configurações desejadas para garantir que receba notificações de acordo com suas preferências. Lembre-se de ajustar as configurações com base em suas necessidades e garantir que estejam em conformidade com a política de privacidade e os padrões de segurança da sua organização.

Criar nova notificação:

• Clique no botão para adicionar ou criar uma nova notificação.

Principais Recursos e Opções

1. Configuração de Notificação por E-mail:

• Nome: Insira o nome aqui

• O identificador para a notificação, ajudando os usuários a reconhecerem o propósito da configuração de notificação.

• Tipo de Documento: Selecione o tipo de documento para o qual deseja receber uma notificação. Isso pode incluir adicionar um novo documento, excluir um documento, atualizar um documento ou outros eventos relevantes.

• Associa a notificação a um tipo de documento específico, permitindo alertas direcionados com base no ciclo de processamento do documento.

• Status: Especifique o status ou condição que deve acionar uma notificação quando mudar. Isso pode ser um status de fluxo de trabalho específico, um status de aprovação, um status de erro ou qualquer outro status relevante.

• Prioridade: selecione a prioridade apropriada. Por exemplo, isso pode ser "Baixa", "Média" ou "Alta".

• Define o nível de urgência da notificação, que pode priorizar o alerta por e-mail na caixa de entrada do destinatário.

• Atraso: Insira a quantidade de tempo desejada para especificar o tempo de atraso antes de enviar a notificação. Isso pode ser feito em minutos, horas ou dias, dependendo das configurações do seu sistema.

• Ao configurar um tempo de atraso antes de enviar a notificação, os usuários têm tempo suficiente para quaisquer cancelamentos ou correções antes que o alerta seja emitido. Isso pode ajudar a prevenir erros e melhorar a experiência do usuário.

• Endereço de E-mail: Insira os endereços de e-mail dos destinatários para os quais a notificação deve ser enviada. Os usuários podem inserir vários endereços de e-mail para especificar múltiplos destinatários. Isso pode significar que as notificações são enviadas para endereços de e-mail específicos com base nas propriedades do documento em questão ou no papel do usuário.

Insights Acionáveis:

• Enviar E-mail para o Usuário Designado: Uma configuração opcional que, quando ativada, envia automaticamente notificações para o usuário designado ao documento, garantindo que a parte responsável esteja sempre informada.

• Salvar: Após inserir todas as informações necessárias, clique no botão "Salvar" para salvar as configurações de notificação.

Para editar, desativar ou excluir notificações existentes e adaptá-las às mudanças nos fluxos de trabalho de processamento de documentos ou responsabilidades dos usuários, você pode fazer o seguinte:

Navegue até as configurações de notificações: Vá para as configurações do seu sistema onde você pode gerenciar notificações. Você pode encontrá-las na seção “Configurações”, “Configurações Globais” e depois em “Notificação por Email”.

Procure a lista de notificações existentes: Nas configurações de notificações, você encontrará uma lista de notificações existentes. Esta lista mostra todas as notificações que estão atualmente configuradas.

Edite uma notificação: Para editar uma notificação existente, encontre a notificação na lista e selecione a opção de edição. Isso permite que você altere as configurações da notificação, como o tipo de documento, status, eventos de disparo ou destinatários.

Desative uma notificação: Se você quiser desativar temporariamente uma notificação, encontre a notificação na lista e selecione a opção para desativá-la. Isso interromperá temporariamente a notificação sem excluí-la, para que você possa reativá-la mais tarde, se necessário.

Exclua uma notificação: Para remover permanentemente uma notificação, encontre a notificação na lista e selecione a opção de exclusão. Isso removerá completamente a notificação do sistema e não poderá ser restaurada.

Adapte-se às Mudanças: Revise periodicamente suas configurações de notificação e ajuste conforme necessário para refletir mudanças nos fluxos de trabalho de processamento de documentos ou responsabilidades dos usuários. Isso pode incluir a atualização de notificações devido a novos eventos, responsabilidades alteradas ou outras mudanças organizacionais.

Salve as alterações: Após fazer suas alterações, não se esqueça de salvá-las para que tenham efeito.

Ao revisar e ajustar regularmente suas configurações de notificação, você pode garantir que suas notificações atendam sempre às necessidades e fluxos de trabalho atuais. Isso ajuda a garantir uma comunicação eficiente e assegura que as pessoas certas sejam notificadas sobre eventos importantes de maneira oportuna.

Aqui estão algumas melhores práticas para usar notificações por e-mail de forma eficaz:

• Design claro e informativo: Certifique-se de que suas mensagens de notificação sejam claras e informativas. Use uma linguagem concisa para comunicar a essência da notificação e forneça instruções ou chamadas à ação claras quando necessário.

• Evite sobrecarga de notificações: Escolha cuidadosamente as condições de disparo para suas notificações para evitar sobrecarregar os usuários com notificações desnecessárias. Certifique-se de que as notificações sejam acionadas apenas para eventos relevantes e que forneçam valor real para os destinatários.

• Definindo prioridades: Se suas notificações tiverem diferentes prioridades, certifique-se de que isso esteja refletido nas configurações. Por exemplo, você pode distinguir notificações urgentes de menos importantes e agir de acordo.

• Atualize regularmente os endereços de e-mail: Certifique-se de que os endereços de e-mail dos usuários sejam verificados e atualizados regularmente para garantir que as notificações sejam enviadas aos destinatários corretos. Isso é particularmente importante quando há mudanças de funcionários ou mudanças nas responsabilidades.

• Personalização: Se possível, personalize as notificações incluindo o nome do destinatário e outras informações relevantes. Isso torna as notificações mais envolventes e ajuda os usuários a levá-las a sério.

• Obtenha feedback: Solicite feedback regular dos usuários para garantir que as notificações atendam às suas necessidades e sejam eficazes. Considere o feedback ao ajustar suas configurações de notificação.

• Testes e monitoramento: Teste regularmente seus sistemas de notificação para garantir que estejam funcionando corretamente e monitore o desempenho para identificar e corrigir problemas precocemente.