Para enviar dados para o cliente Infor onPremise, oferecemos duas maneiras: Site2Site com IPsec ou WatchDog

Enviando Dados para o Cliente Infor On-Premise

Para enviar dados para um cliente Infor on-premise, oferecemos duas maneiras: VPN Site-to-Site com IPsec.

Configuração da VPN Site-to-Site IPsec (Internet Protocol Security)

Para uma VPN site-to-site IPsec, você precisa configurar e abrir as seguintes portas:

1. Porta UDP 500: Usada para a troca de chaves da Internet (IKE) fase 1 e fase 2.

2. Porta UDP 4500: Usada para a travessia NAT (NAT-T), permitindo que o tráfego VPN passe por dispositivos de tradução de endereços de rede (NAT).

Acessando Infor OS

• URL de autenticação: https://inforos.CustomerXYZad.net/

• URL de dados: https://inforos.CustomerXYZad.net:7443/

Resumo:

Para configurar uma VPN site-to-site IPsec, certifique-se de que as portas e protocolos acima estejam configurados e abertos.

Use as URLs fornecidas para acessar o Infor OS para autenticação e dados.

Bem-vindo ao DocBits

Bem-vindo ao DocBits, sua fonte abrangente de estratégias e insights de documentação. No DocBits, estamos dedicados a fornecer recursos de documentação claros, concisos e atualizados para usuários finais, administradores e parceiros.

DocBits é uma solução de captura de documentos baseada em nuvem que aproveita o poder da Inteligência Artificial (IA) e Aprendizado de Máquina (ML) para reconhecer, classificar, analisar e extrair informações de vários tipos de documentos, independentemente de seu formato. Aqui está uma visão mais detalhada de seus principais recursos:

• Reconhecimento de Documentos: O DocBits utiliza algoritmos de IA para identificar e reconhecer com precisão documentos, seja em formato físico ou arquivos eletrônicos.

• Classificação de Documentos: Classifica os documentos em categorias relevantes, facilitando a organização e recuperação fácil.

• Extração de Dados: Extrai dados críticos dos documentos, transformando informações não estruturadas em dados estruturados que podem ser integrados ao seu fluxo de trabalho.

• Aprendizado de Máquina: O sistema aprende continuamente e melhora sua precisão de reconhecimento com cada documento processado, tornando-se mais eficiente ao longo do tempo.

• Inteligência de Enxame: O DocBits utiliza inteligência de enxame para aprimorar suas capacidades de aprendizado, criando um sistema autoaperfeiçoável.

Porta 443 Aberta & Comunicação Segura

Entendemos a importância da transferência segura de dados. É por isso que usamos a porta 443 aberta, a porta padrão para HTTPS, garantindo que todos os dados transferidos sejam criptografados e seguros. Nossas conexões seguras por SSL garantem que seus dados estejam seguros em cada etapa do processo.

Comunicação Com O Banco de Dados

Quando se trata de comunicação com o banco de dados, não corremos riscos. Nossa configuração de Kubernetes e bancos de dados residem dentro da mesma Nuvem Privada Virtual (VPC). Isso significa que acessamos o banco de dados apenas via IP local, garantindo que os dados transmitidos nunca deixem a rede local. É como ter uma rodovia privada apenas para seus dados.

Espaços

O manuseio de documentos é fácil com o Docbits. Todos os documentos enviados são armazenados com segurança em um ‘Espaço’ dedicado. Usamos criptografia SSL para o tráfego de dados e exigimos várias chaves para acesso aos arquivos, garantindo que seus documentos estejam tão seguros quanto um cofre.

Traffic Security

Permitimos apenas conexões seguras por HTTPS para comunicar com nossos servidores. Isso garante que todos os dados transferidos sejam criptografados, mantendo suas informações sensíveis seguras e protegidas. É como ter um segurança para seus dados, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Infor Cloud

Infor On-Prem

A flexibilidade é fundamental, e oferecemos soluções tanto em nuvem quanto on-premise. Com nossa opção on-premise, não há necessidade de abrir portas, garantindo que a segurança da sua rede permaneça intacta. Seja na nuvem ou mantendo as coisas internas, estamos aqui para ajudar.

Cliente em cloud

Local

DocBits integra-se perfeitamente com Infor LN/M3 através da API ION, ION Desk e BODs Padrão da Infor. Nossa integração de API nos permite exportar dados para a Infor e realizar validação de dados mestres no DocBits.

Exportando Dados para a Infor

Usamos a API ION para enviar o PDF com atributos para IDM e o BOD Sync.CaptureDocument para o ION Desk. No ION Desk, transformamos o Sync.CaptureDocument nos BODs de destino desejados com base no tipo de documento que está sendo processado. Esses BODs da Infor transformados são então importados automaticamente para LN ou M3.

Validação de Dados Mestres no DocBits

Para identificar o fornecedor ou comparar/combinar linhas de pedidos de compra, ativamos um gatilho no LN/M3 que envia os BODs Sync.RemitToPartyMaster, Sync.SupplierPartyMaster e Sync.PurchaseOrder para o DocBits. Configuramos esse processo no ION Desk definindo o fluxo de dados para um ponto de conexão específico com o DocBits.

Importação de E-mails OAuth Office365

1. ISO/IEC 27001

Esta norma internacional define os requisitos para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI). Ela ajuda as organizações a proteger dados de maneira sistemática e econômica, incluindo processos para gestão de riscos e controles de segurança da informação.

Impacto para os Clientes: Garante que a DocBits adere aos mais altos padrões de segurança da informação, proporcionando confiança de que dados sensíveis estão bem protegidos.

2. SOC 1 (Service Organization Control 1)

Os relatórios SOC 1 são projetados para organizações que precisam demonstrar a eficácia dos controles internos sobre relatórios financeiros. É particularmente relevante para prestadores de serviços que afetam os relatórios financeiros de seus clientes.

Relevância para a DocBits: Demonstra nosso compromisso em manter controles internos rigorosos sobre dados financeiros, proporcionando segurança aos clientes sobre a confiabilidade de nossos processos.

3. SOC 2 (Service Organization Control 2)

O SOC 2 foca nos controles de uma organização de serviços relevantes para segurança, disponibilidade, integridade de processamento, confidencialidade e privacidade dos dados. É crucial para empresas de tecnologia e computação em nuvem que lidam com informações sensíveis.

Valor para os Clientes: Fornece uma validação independente de que a DocBits implementou controles eficazes para proteger os dados dos clientes, garantindo a confiabilidade de nosso software e serviços.

4. GDPR (General Data Protection Regulation) Compliance

O GDPR é um regulamento na legislação da UE sobre proteção de dados e privacidade na União Europeia e no Espaço Econômico Europeu. Ele também aborda a transferência de dados pessoais para fora das áreas da UE e do EEE.

Garantia ao Cliente: A conformidade com o GDPR garante que a DocBits processa dados pessoais de acordo com as regulamentações da UE, protegendo a privacidade do usuário e aderindo a diretrizes rigorosas de manuseio de dados.

Você pode buscar documentos específicos inserindo o nome ou ID do documento na barra de pesquisa, conforme mostrado abaixo.

Para uma filtragem mais refinada, clique no ícone no lado direito da barra de pesquisa para selecionar critérios específicos para buscar documentos.

As seguintes opções de filtro estarão disponíveis para você usar.

• Tipo de Documento: Tipo do documento (por exemplo, Invoice, Purchase Order).

• Status: Status de processamento (por exemplo, Ready for validation, Rejected).

• Atribuído a: Usuário ao qual o documento está atribuído.

• Atribuído ao grupo: Grupo ao qual o documento está atribuído.

• Data de início / Data de término: Intervalo de datas em que os documentos foram importados.

• Reinício Necessário: Documentos que requerem um reinício.

Clique em "Apply" para aplicar os filtros ou clique em "Clear Filters" para redefini-los.

Lançamento Spring Bloom – 23 de Abril de 2025

Melhorias no DocBits:

• Opção de Filtro para o Log de Importação de Email: Os usuários agora têm a capacidade de filtrar os logs de importação e classificar a tabela para uma visão mais clara e eficiente. Essa melhoria agiliza o processo de identificação e gerenciamento de entradas de email, melhorando a solução de problemas e o gerenciamento geral de logs.

• Suporte Multilíngue para Lista de Valores: Expandimos as capacidades multilíngues para o recurso Lista de Valores. Os administradores agora podem definir rótulos em vários idiomas, garantindo que o rótulo correto seja exibido automaticamente com base nas configurações de idioma do sistema do usuário. Essa melhoria promove maior acessibilidade e localização, facilitando a interação dos usuários em todo o mundo com a plataforma em seu idioma nativo.

• Melhorias nos Detalhes do Usuário nas Configurações: A interface de configurações agora exibe informações abrangentes do usuário. Os administradores podem facilmente visualizar afiliações a grupos, detalhes de sub-organizações e dados adicionais importantes, permitindo uma melhor gestão dos papéis dos usuários e uma compreensão mais clara das estruturas da equipe.

• Informações de Contabilidade Automática na Tela de Aprovação: A tela de aprovação agora apresenta detalhes de contabilidade automática juntamente com as informações da fatura. Essa melhoria fornece uma visão mais profunda dos dados da transação, facilitando processos de revisão mais suaves e uma tomada de decisão mais informada em relação às faturas.

• Contador de Tarefas para Documentos na Visualização do Painel: Documentos no painel agora podem indicar tarefas abertas associadas a eles e exibir o número total de tarefas pendentes. Este recurso fornece aos usuários uma visão rápida das ações pendentes, melhorando a gestão de tarefas e a eficiência do fluxo de trabalho.

• Seleção de Modelo de IA Baseada em Fornecedor: Os usuários agora podem selecionar o modelo de IA usado para extração de dados com base em cada fornecedor. Esta melhoria permite uma otimização mais precisa, garantindo melhor precisão na extração para diferentes fornecedores e melhorando os resultados gerais do processamento de dados.

• Registros de Fluxo de Trabalho Aprimorados para Cartões de Árvore de Decisão: Os registros agora exibem a saída da árvore de decisão, facilitando o acompanhamento e a compreensão de como as decisões foram tomadas dentro dos fluxos de trabalho.

• Introdução de um Novo Setup de Testes Automáticos para Melhorar a Funcionalidade e Estabilidade do Sistema:

  Estamos empolgados em anunciar a implementação de um novo sistema de testes automatizados projetado para melhorar a funcionalidade e a confiabilidade geral de nossa plataforma. Esse novo setup realizará verificações consistentes e abrangentes em nosso sistema para identificar quaisquer problemas antes que eles impactem sua experiência. Ao automatizar esses testes, podemos garantir respostas mais rápidas a problemas potenciais e manter os mais altos padrões de qualidade para nosso sistema.

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Correções de Bugs

• Resolvido um problema onde as tarefas não apareciam na tela de validação/aprovação.

• Corrigida a posição do botão Próximo/Anterior para que permaneça estático.

• Corrigidos problemas de rolagem nas visualizações de script e árvore de decisão, garantindo que os botões de ação permaneçam estacionários durante a rolagem.

• Removido o campo de país de origem das faturas eletrônicas.

• Corrigido um problema com o contador de tarefas exibindo um número impreciso de tarefas.

• Adicionadas traduções ausentes.

• Corrigidos campos personalizados para exibir nomes descritivos em vez de IDs.

• Atualizada a lista de atalhos para a tela de correspondência de PO.

• Resolvido um problema onde documentos eram baixados com um nome de arquivo incorreto.

• Corrigidas inconsistências de ordenação na tabela de linhas de fatura dentro da correspondência de PO.

• Corrigido um problema que afetava a funcionalidade de criação de tarefas.

• Corrigido um problema na correspondência de PO onde a ordenação da tabela de faturas seria redefinida ao corresponder uma linha.

• Resolvidos problemas de contabilidade automática garantindo que referências de booking sejam divididas corretamente quando um valor é dividido.

• Atualizadas as informações do host ClickHouse.

• Resolvido um problema onde documentos duplicados não eram reconhecidos como duplicados.

• Corrigidos problemas de exportação causados por referências de booking que eram muito longas.

• Resolvido um problema onde checkboxes somente leitura não eram somente leitura.

• Corrigido um problema onde os usuários podiam ser adicionados a uma sub-organização duas vezes.

• Corrigido um problema onde mudar a sub-organização de um documento fazia com que o usuário ou grupo atribuído fosse redefinido.

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Correção Rápida de Lançamento Inverno Frost 10 de Abril de 2025

Melhorias no DocBits:

• Função de Script set_column_date_value Aprimorada: A função set_column_date_value agora inclui suporte para a opção skip_weekend, permitindo que os valores de data pulem automaticamente os finais de semana quando aplicados.

• Suporte Aprimorado para Upload de Arquivos: Arquivos PNG e JPEG agora podem ser carregados diretamente e são automaticamente convertidos para o formato PDF para um manuseio de documentos mais eficiente.

• Atualizações na Funcionalidade de Watchdog:

  • Agora suporta exportação para Enaio para melhor integração do sistema.

  • Capacidades de análise aprimoradas para extrair informações de estruturas XML Sync.ContentDocument, permitindo um processamento de dados mais eficiente.

Correções de Bugs

• Corrigido um problema em uma função de script.

• Resolvido um problema onde os pedidos de compra tinham um status incorreto após serem atualizados.

Lançamento Hot Fix Winter Frost 11 de Março de 2025

Melhorias no DocBits:

• Extração de Dados Aprimorada: Adicionada uma opção para extrair o Número do Pedido de Compra ou Número do Item de uma linha acima ou abaixo.

• Acesso Expandido a Sub-Organizações Cruzadas: Usuários não administradores agora também podem acessar o recurso Sub-Organizações Cruzadas.

Correções de Bugs:

• Corrigido um problema onde usuários não podiam ser adicionados a um grupo.

• Corrigido um problema com falhas na importação de e-mails.

• Resolvido um problema com o treinamento de campo em documentos com mais de uma página.

• Corrigido um problema onde scripts não funcionavam corretamente.

• Resolvido um problema onde os dados do documento não eram exibidos corretamente.

• Corrigido um problema com a configuração de atualização automática do pedido de compra.

• Corrigido um problema onde os tokens de assinatura eram exibidos incorretamente.

• Resolvido um problema onde a tela de tarefas exibia uma versão desatualizada do documento.

• Corrigido um problema que fazia com que os documentos não mudassem seu status.

Começando

• Login e Navegação: Como acessar o Docbits e navegar pela interface.

• Configuração Inicial: Configurando o Docbits para uso pela primeira vez.

Uso Diário

• Envio de Documentos: Instruções para enviar documentos para o Docbits.

• Revisão e Aprovação de Documentos:

• Aprovação de Pedidos: Etapas para revisar e aprovar formulários de pedidos.

• Processamento de Faturas: Guia sobre como processar faturas recebidas para pagamento.

Gerenciando Documentos

• Pesquisa e Recuperação: Como encontrar e acessar documentos dentro do Docbits.

• Editar e Atualizar: Editando documentos e atualizando seu status.

Solução de Problemas

• Problemas Comuns: Soluções para problemas frequentes encontrados pelos usuários.

• Contato de Suporte: Como entrar em contato com o suporte para assistência.

Se você está usando o software DocBits para processamento de documentos, é essencial entender os diferentes status que seus arquivos podem ter. Aqui está uma lista completa de todos os possíveis status de documentos no DocBits:

• WatchDog Start: O módulo Watchdog está iniciando.

• WatchDog Split: O documento está sendo dividido no Watchdog.

• WatchDog Upload: O documento está sendo carregado no Watchdog.

• Upload: O documento está sendo carregado.

• OCR: O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) está sendo executado no documento.

• Classification: O documento está sendo classificado.

• Zugferd import: Um documento Zugferd está sendo importado.

• Ready for Validation: O documento está pronto para validação.

• Zugferd export: Um documento Zugferd está sendo exportado.

• Workflow: Um fluxo de trabalho está sendo executado com este documento.

• Pending approval: O documento precisa ser aprovado.

• Pending second approval: O documento precisa ser aprovado uma segunda vez.

• Auto Accounting: A contabilidade automática está sendo executada.

• Export: O documento está sendo exportado.

• Error: Ocorreu um erro no documento.

Um guia para fazer upload de documentos no DocBits.

Atalhos do Painel

O painel inclui os seguintes atalhos para melhorar a navegação e a interação:

• Option + K – Abre o menu de atalhos de teclado, fornecendo uma lista de atalhos disponíveis dentro da aplicação.

• Option + Q – Atualiza a tabela do painel, garantindo que os dados mais recentes sejam exibidos sem a necessidade de recarregar a página manualmente.

Aqui estão dicas específicas de solução de problemas para questões comuns relacionadas às configurações do painel:

Filtros não aplicados corretamente:

• Primeiro, verifique as configurações do filtro para garantir que os filtros corretos foram aplicados e que estão exibindo os dados desejados.

• Certifique-se de que os filtros sejam aplicados de forma lógica e consistente. Às vezes, a lógica incorreta do filtro ou combinações incorretas podem produzir resultados inesperados.

• Forneça aos usuários orientações sobre como usar os filtros corretamente para garantir que eles possam usar os recursos de filtragem de forma eficaz.

Atrasos no carregamento de dados:

• Verifique a conexão de rede para garantir que ela esteja estável e não esteja causando atrasos.

• Verifique a carga do servidor e o desempenho da fonte de dados para ver se esse é o problema. Pode ser necessário otimizar a fonte de dados ou mudar para uma infraestrutura mais poderosa.

• Implemente mecanismos de cache para reduzir os tempos de carregamento, especialmente para dados acessados com frequência. Incentive os usuários a otimizar suas consultas de dados recuperando apenas os campos de dados necessários e usando filtros para reduzir a quantidade de dados.

Problemas de navegador:

• Certifique-se de que o navegador que estão usando seja compatível com o painel e tenha todas as atualizações necessárias instaladas.

• Recomende aos usuários que limpem o cache do navegador regularmente para evitar problemas de memória e garantir que estejam obtendo os dados mais atualizados.

• Verifique se há extensões ou plugins no navegador que possam estar interferindo com o painel e desative-os temporariamente, se necessário, para isolar problemas.

Problemas específicos do usuário:

• Ofereça suporte individualizado para usuários que continuam a ter problemas. Pode ser necessário verificar suas configurações específicas, permissões ou configuração de rede para identificar e resolver o problema.

Ao fornecer aos usuários essas dicas específicas de solução de problemas, você pode ajudá-los a resolver efetivamente problemas comuns relacionados às configurações do painel e aumentar sua produtividade.

Com a API Webhook fornecida abaixo, você pode facilmente transferir documentos diretamente para o DocBits com uma simples solicitação POST. Esta API é projetada para simplificar o processo de upload de arquivos para o DocBits, e todos os parâmetros necessários já estão preenchidos para você.

Para começar, basta ir para a seguinte página (dependendo do ambiente que você está usando):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Faça uma chamada para a API usando sua chave de API. Você também pode incluir o arquivo que deseja enviar como um parâmetro em sua chamada.

Suporte Técnico no DocBits

Ícones de Ajuda

Ícones de ajuda foram colocados em todo o DocBits para auxiliá-lo a aprender e entender o que uma funcionalidade realmente faz e como ela pode ajudá-lo no processamento de documentos.

Esses ícones de ajuda têm a seguinte aparência

Criar um Ticket

Esta é uma ferramenta disponível para você, na tela de validação, no caso de algum tipo de problema ocorrer ao validar seu documento no DocBits.

Esta funcionalidade está localizada no menu acima da área de visualização do documento, como abaixo

Uma vez clicado, o seguinte formulário de ticket será exibido para você.

É aqui que você preencherá seus dados e descreverá o erro. Você também pode, se aplicável, anexar uma captura de tela do problema e anexar um arquivo relevante.

1. Nome da Empresa: O nome legal da empresa conforme registrado.

2. Rua + Número: O endereço físico da sede principal da empresa.

3. Código Postal: O CEP ou código postal do endereço da empresa.

4. Cidade: A cidade onde a empresa está localizada.

5. Estado: O estado ou região onde a empresa está sediada.

6. País: O país de operação da empresa.

7. ID da Empresa: Um identificador único para a empresa, que pode ser usado internamente ou para integrações com outros sistemas.

8. ID Fiscal: O número de identificação fiscal da empresa, importante para operações financeiras e relatórios.

9. ID do Registro Comercial: O número de registro da empresa no registro comercial, que pode ser importante para documentação legal e oficial.

10. Número de Telefone Oficial da Empresa: O número de contato principal da empresa.

11. E-mail Oficial da Empresa: O endereço de e-mail principal que será usado para comunicações oficiais.

As informações inseridas aqui podem ser cruciais para garantir que documentos como faturas, correspondências oficiais e relatórios sejam formatados corretamente com os detalhes corretos da empresa. Também ajuda a manter a consistência na forma como a empresa é representada em várias comunicações externas e documentos. Após inserir ou atualizar as informações, o administrador precisa salvar as alterações clicando no botão "Salvar" para garantir que todas as modificações sejam aplicadas em todo o sistema.

Além disso, a seção fornece uma visão do plano de assinatura, mostrando quantos dias restam, datas de início e término, e um medidor de uso da assinatura que acompanha o consumo de tokens de serviço em relação ao que está alocado no plano. Isso pode ajudar os administradores a monitorar e planejar as renovações ou atualizações da assinatura com base nas tendências de uso.

A tela de correspondência de PO tem atalhos dedicados para agilizar o processo de correspondência:

• Tab – Move entre diferentes pontos de menu na barra lateral, permitindo navegação rápida sem clicar.

• Control + M – Move entre os botões disponíveis na seção de correspondência de PO, ajudando os usuários a navegar eficientemente pelas opções de ação.

• Enter – Seleciona ou clica no botão atualmente focado, confirmando ações sem a necessidade de usar o mouse.

• Control + H – Abre a documentação para correspondência de PO, fornecendo acesso imediato à assistência.

• Control + K – Abre o menu de atalhos de teclado, exibindo todos os atalhos disponíveis para esta seção.

• Control + D – Habilita ou desabilita o modo de treinamento de pedido de compra, permitindo que os usuários alternem entre os modos normal e de treinamento.

• Control + A – Realiza a correspondência automática de pedidos de compra.

• Control + S – Salva o documento, garantindo que todas as modificações sejam armazenadas corretamente.

• Control + R – Rejeita o documento, marcando-o para revisão ou verificação adicional.

• Control + E – Exporta o documento, gerando um arquivo de exportação com base nas configurações aplicadas.

• Control + F – Abre a função de busca de pedidos de compra, permitindo que os usuários localizem rapidamente pedidos de compra específicos.

• Control + P – Seleciona a primeira linha dos itens do pedido de compra, facilitando o início do trabalho com os dados do pedido.

• Control + L – Seleciona a primeira linha dos itens da fatura, permitindo acesso rápido aos detalhes da fatura.

• Control + Left Click – Seleciona ou desmarca linhas do pedido de compra, permitindo seleção flexível de várias entradas.

• Control + C – Seleciona linhas de pedidos de compra para começar a mapear para linhas de fatura, configurando o processo de mapeamento.

• Control + V – Mapeia as linhas de pedidos de compra selecionadas para as linhas de fatura, vinculando dados de forma eficiente.

• Option + Shift + Left Click – Seleciona todas as linhas de pedidos de compra entre a primeira selecionada e a última selecionada, simplificando o processo de seleção em massa.

A segunda parte do painel é uma visão geral de todos os documentos enviados. Você pode visualizar todos os documentos ou apenas aqueles atribuídos a você. Você também pode procurar documentos pelo nome.

Os dados serão extraídos em segundos, e o status mudará de “Executando” para “Pronto para Validação”.

FAQ - Perguntas Frequentes

Bem-vindo à página de FAQ! Abaixo você encontrará links para várias categorias que podem ajudá-lo a encontrar rapidamente as informações de que precisa.

1. Informações Gerais

Para perguntas comuns e orientações sobre como o DocBits funciona, como configurar sua conta e dicas básicas de solução de problemas.

2. Processamento de Documentos

Tudo relacionado à extração, manipulação e processamento de documentos no DocBits.

3. Infor LN (Integração LN)

Diretrizes e FAQs relacionados à integração do DocBits com o Infor LN, importação de documentos e configurações específicas para o LN.

4. Infor M3 (Integração M3)

Diretrizes e FAQs relacionados à integração do DocBits com o Infor M3, importação de documentos e configurações específicas para o M3.

Visão Geral:

Esta página fornece uma visão gráfica das várias etapas que um documento passou até este ponto.

Como Acessar:

Opção 1:

1. Navegue até a coluna de ações no painel e clique nos três pontos ao lado do documento para o qual você deseja visualizar o fluxo de documentos.
2. Selecione Fluxo de Documentos.

Opção 2:

1. Abra o documento para o qual você deseja visualizar o fluxo de documentos.

2. Clique nos três pontos no lado direito da Validação de Campo.
3. Selecione Fluxo de Documentos.

Descrição:

No lado esquerdo da tela, você verá as etapas individuais do fluxo de documentos, listadas da esquerda para a direita.

• As etapas que iniciam o processo de fluxo de documentos (como importação ou reinício) aparecerão em verde.

• Para navegar pelas etapas, basta arrastá-las e soltá-las na tela.

• Quando você clica em uma etapa, o nome do módulo e informações sobre se a etapa foi bem-sucedida ou não aparecerão no lado direito da tela.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todas as faturas. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todos os pedidos de envio. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Se você deseja importar documentos manualmente para o DocBits, siga estes passos simples:

• Clique no botão Upload no Painel do DocBits.

• Uma janela aparecerá onde você pode enviar seus documentos via navegador de arquivos ou arrastar e soltar. Você pode enviar até 10 documentos de uma vez.

• Para enviar documentos via navegador de arquivos, clique no botão Upload Documents e selecione os arquivos que deseja enviar. Depois de selecionar os arquivos, clique em Confirmar para iniciar o processo de upload.

• Alternativamente, você pode arrastar e soltar seus arquivos na janela de importação do DocBits.

• Após os arquivos serem enviados, eles terão o status inicial de “Running”. Durante esse tempo, o upload está sendo processado e a edição do arquivo não é possível. O tempo de processamento pode variar dependendo do tamanho e da complexidade do arquivo.

• Uma vez que o arquivo tenha sido processado, ele receberá o status de “Ready For Validation”. Você pode agora iniciar o processo de validação.

Ícones de ajuda foram colocados em todo o DocBits para ajudá-lo a aprender e entender o que uma funcionalidade realmente faz e como ela pode ajudá-lo no processamento de documentos.

Esses ícones de ajuda se parecem com o seguinte

Aqui é onde você pode acompanhar suas tarefas. Você pode escolher entre dois layouts diferentes – um é um pouco mais detalhado que o outro. Você também pode filtrar tarefas por diferentes critérios, como se estão atribuídas a você ou o status da tarefa.

Se você encontrar a mensagem de erro "Os elementos de custo não estão configurados corretamente. Por favor, peça ao seu administrador para configurá-los," pode ser devido a uma das seguintes razões:

1. Ativação Acidental: A configuração Extração de Tabela para Custeio pode ter sido ativada acidentalmente.

   • Para resolver isso, vá para Configurações → Processamento de Documentos → Classificação e Extração, e desative a configuração Extração de Tabela para Custeio.

2. Configuração Ausente: Os elementos de custo ainda não foram configurados.

   • Neste caso, vá para a página de configuração e defina os elementos de custo necessários.

   • Página de configuração:

Visão Geral

A fusão de documentos permite que você combine vários documentos.

Primeiro, você precisa selecionar os documentos que gostaria de mesclar. Isso pode ser feito selecionando as caixas de seleção dos documentos. Depois de selecionar os documentos, clique no ícone com três pontos.

Um menu será exibido, selecione a opção “Mesclar”, que pode ser encontrada na parte inferior.

A fusão de documentos é uma funcionalidade importante em um sistema de gerenciamento de documentos que permite aos usuários combinar vários documentos em um único documento. Aqui estão algumas razões pelas quais a fusão de documentos pode ser útil:

• Organizar Documentos Relacionados: Ao mesclar vários documentos em um único documento, os usuários podem organizar e manter informações ou arquivos relacionados juntos. Isso pode ajudar a melhorar a eficiência na gestão e acesso aos documentos.

• Criar relatórios ou resumos: Mesclar vários documentos pode ser útil para criar relatórios ou resumos combinando dados ou informações de diferentes fontes ou documentos. Isso permite que os usuários criem relatórios ou apresentações abrangentes sem ter que copiar e colar manualmente as informações.

• Arquivar documentos: Quando existem várias versões de um documento, ou quando documentos precisam ser resumidos dentro de um período específico, a fusão de documentos pode ajudar a garantir práticas de arquivamento consistentes e otimizar o espaço de armazenamento.

• Otimização de fluxo de trabalho: A fusão de documentos pode fazer parte de um fluxo de trabalho automatizado onde os documentos são automaticamente combinados uma vez que certas condições são atendidas. Isso pode ser usado, por exemplo, em um processo de aprovação ou ao criar contratos ou relatórios.

Exemplos de fusão de documentos:

• Combinando Faturas: Uma empresa precisa resumir todas as faturas de um determinado mês para fins contábeis. Faturas individuais são carregadas como documentos separados e depois mescladas para criar uma visão consolidada.

• Combinando formulários de aprovação: Um fluxo de trabalho de aprovação de aplicação requer que vários formulários sejam mesclados antes de serem encaminhados à administração. Os diferentes formulários são automaticamente combinados à medida que são preenchidos e enviados pelas partes envolvidas.

• Criando um Relatório Anual: Vários departamentos de uma empresa trabalham juntos para criar um relatório anual abrangente. Cada departamento prepara sua própria seção do relatório como um documento separado. Esses documentos são então reunidos para criar o relatório anual final.

Ao mesclar documentos, as organizações podem simplificar seus processos de gerenciamento de documentos, melhorar a colaboração e aumentar a eficiência.

O recurso de Tabela Extraída por IA permite que os usuários manipulem e personalizem facilmente os dados extraídos do documento de fatura. Aqui estão as principais capacidades e instruções de uso:

• Excluindo Colunas: Se certas colunas na tabela extraída não forem necessárias, os usuários podem removê-las facilmente clicando no ícone "Excluir coluna" (representado por três pontos verticais) ao lado do cabeçalho da coluna. Isso ajuda a desordenar a tabela e focar apenas nas informações relevantes.

• Mudando o Formato da Moeda: O formato da moeda pode ser alterado selecionando o formato desejado no menu suspenso ao lado do campo "Moeda". Isso garante que os valores monetários sejam exibidos no formato preferido, facilitando a interpretação e análise dos dados financeiros.

• Mostrando/Ocultando Colunas Não Mapeadas: Por padrão, apenas as colunas mapeadas (colunas com dados extraídos) são visíveis na tabela. No entanto, os usuários podem optar por mostrar ou ocultar as colunas não mapeadas clicando no botão "Ocultar colunas não mapeadas" ou "Mostrar colunas não mapeadas" na parte inferior da tabela. Esse recurso é útil quando os usuários desejam revisar todas as colunas disponíveis, mesmo que atualmente não contenham dados.

• Mudando os Cabeçalhos da Tabela: Os cabeçalhos da tabela (nomes das colunas) podem ser modificados clicando no cabeçalho e inserindo o nome desejado. Esse recurso permite que os usuários personalizem os nomes das colunas para alinhar melhor com sua terminologia ou preferências, tornando os dados mais legíveis e compreensíveis.

Esses recursos fornecem aos usuários flexibilidade e controle sobre os dados extraídos, permitindo que personalizem as informações de acordo com suas necessidades e preferências específicas. A Tabela Extraída por IA visa aprimorar a experiência do usuário, oferecendo uma maneira intuitiva e fluida de interagir e analisar os dados da fatura.

Problema

Em alguns casos, o texto pode parecer estar ausente na Visualização OCR, o que impede que seja extraído usando o recurso de extração.

Para verificar isso, clique no botão Visualização OCR na barra de ferramentas à direita. Se o texto não aparecer lá, isso significa que não está disponível para extração.

Causa

A causa mais provável é que o texto que você está tentando extrair faz parte de uma imagem (por exemplo, um logotipo ou seção escaneada) dentro do documento. Quando o recurso E-Text está habilitado, o texto que aparece em imagens ou logotipos não é incluído na camada de texto extraído. Como resultado, esse texto não pode ser acessado ou extraído através da lógica de extração padrão.

Solução

Para resolver esse problema, desative o recurso E-Text—seja para o ou para a . Uma vez que o E-Text esteja desativado, o DocBits dependerá exclusivamente do OCR, que é capaz de extrair texto de imagens e logotipos dentro do documento.

Desativar E-Text para um Fornecedor Específico

1. Abra um documento do fornecedor específico na Validação de Campo.

2. Clique no menu de três pontos na barra de ferramentas à direita.
3. Desmarque Use E-Text se disponível.
4. Clique em Confirmar para reiniciar o processamento do documento.

Desativar E-Text para a Organização Inteira

1. Vá para Configurações → Processamento de documentos → Configurações de OCR.
2. Na seção Configurações gerais de OCR, desmarque a opção Use E-Text se disponível.

Visão Geral

Este recurso ajuda você a gerenciar e reconciliar números de itens entre seu sistema e seus fornecedores. Muitas vezes, os números de itens que você usa internamente podem não corresponder aos números de itens que seus fornecedores usam. O Docbits facilita o tratamento dessas discrepâncias criando um mapeamento entre seus números de itens e os de seus fornecedores.

Como Funciona

1. Correspondência Manual:

   • A primeira vez que você encontrar uma discrepância entre seu número de item e o número de item do seu fornecedor, você precisará correspondê-los manualmente.

   • Você pode fazer isso inserindo o número de item do fornecedor correto correspondente ao seu número de item interno.

2. Correspondência Automática:

   • Uma vez que você tenha correspondido manualmente um número de item com o número de item do fornecedor, o Docbits memoriza esse mapeamento.

   • Na próxima vez que o mesmo item aparecer, o Docbits irá correspondê-lo automaticamente com base no mapeamento armazenado, economizando seu tempo e reduzindo erros.

Desmembramento da Interface

• ID do Fornecedor: O identificador único para o fornecedor.

• Número do Item: Seu número de item interno para o produto.

• Número do Item do Fornecedor: O número de item correspondente usado pelo fornecedor.

• Ação: Opções para gerenciar os mapeamentos, como excluir mapeamentos incorretos.

Benefícios

• Eficiência: Reduz a necessidade de entrada manual repetida, tornando o processo mais rápido.

• Precisão: Minimiza erros garantindo que os números de itens sejam correspondidos corretamente.

• Conveniência: Simplifica o fluxo de trabalho automatizando o processo de correspondência após a entrada manual inicial.

Para configurar suas preferências, clique no Ícone do Usuário localizado no canto inferior esquerdo da tela. Aqui você pode personalizar várias opções:

Idioma

• Selecionar Idioma Preferido: Escolha seu idioma desejado entre as opções disponíveis.

Dark Mode

• Ativar Dark Mode: Habilite ou desabilite o Dark Mode para uma experiência de visualização mais confortável.

Configurações do Usuário

Nesta seção, você pode ajustar as seguintes preferências:

• Padrão de Data: Personalize como as datas são exibidas.

• Formatação de Valores: Defina seu formato preferido para valores numéricos.

• Nome: Atualize seu nome.

• Senha: Altere sua senha para segurança da conta.

• Tamanho da Fonte: Ajuste o tamanho do texto para melhor legibilidade.

• Modo de Duplo Monitor: Ative este recurso se você estiver usando dois monitores.

Sair

• Sair: Clique aqui para sair de sua conta com segurança.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todos os pedidos de compra. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Visão Geral

A configuração de Campos fornece uma interface de usuário onde os administradores podem gerenciar as propriedades e o comportamento dos campos de dados individuais associados a um tipo de documento. Cada campo pode ser ajustado para otimizar a precisão e eficiência da captura e validação de dados.

Principais Recursos e Opções

1. Configuração de Campos:

• Nomes dos Campos: Lista os nomes dos campos, geralmente correspondentes aos elementos de dados dentro do documento, como "Número da Fatura" ou "Data do Pedido de Compra".

• Obrigatório: Os administradores podem marcar campos como obrigatórios, garantindo que os dados devem ser inseridos ou capturados para que esses campos completem o processamento do documento.

• Somente Leitura: Os campos podem ser definidos como somente leitura para evitar modificações após a captura de dados ou durante certas etapas do processamento do documento.

• Oculto: Os campos podem ser ocultos da visualização na interface do usuário, útil para informações sensíveis ou para simplificar os fluxos de trabalho do usuário.

1. Configurações Avançadas:

• Forçar Validação: Garante que os dados inseridos em um campo passem por certas regras de validação antes de serem aceitos.

• OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres): Este interruptor pode ser ativado para habilitar o processamento de OCR para um campo específico, útil para extração automatizada de dados de documentos digitalizados ou digitais.

• Pontuação de Correspondência: Os administradores podem definir uma pontuação de correspondência, um limiar usado para determinar o nível de confiança no reconhecimento ou correspondência de dados, impactando como a validação de dados e os controles de qualidade são realizados.

1. Botões de Ação:

• Criar Novo Campo: Permite adicionar novos campos ao tipo de documento.

• Ícones de Edição: Cada campo possui um ícone de edição que permite aos administradores configurar ainda mais as configurações específicas do campo, como tipo de dados, valores padrão ou lógica de negócios conectada.

• Salvar Configurações: Confirma as alterações feitas nas configurações do campo.

Neste guia de vídeo abrangente, os espectadores são apresentados ao painel DocBits e sua gama de funcionalidades. Desde filtrar e gerenciar documentos abertos até importar anexos por meio de vários canais, como e-mail, scanner ou API, o tutorial oferece um passo a passo.

As principais características são destacadas, incluindo como filtrar documentos por status ou responsável, localizar detalhes específicos como números de fatura e alterar o responsável por documentos individuais. A facilidade e eficiência do sistema são demonstradas, enfatizando o controle e a personalização que oferece aos . O tutorial prepara o terreno para uma exploração mais profunda da dentro do DocBits.

Visão Geral

O Treinamento do Modelo permite aos administradores supervisionar e gerenciar o treinamento de modelos de aprendizado de máquina específicos para cada tipo de documento. Ao fornecer uma interface estruturada para importar dados de amostra, treinar modelos e testar seu desempenho, o Docbits garante que suas capacidades de extração de dados melhorem continuamente ao longo do tempo.

Recursos e Opções Principais

1. Visão Geral das Métricas:

• Amostra: Número de documentos de amostra usados para treinamento.

• Exportados: Número de documentos que foram exportados com sucesso após o processamento.

• Empresa Σ: Número total de documentos específicos da empresa processados.

• Total Σ: Número total de documentos processados em todas as categorias.

1. Opções de Treinamento e Teste:

• Importar: Permite aos administradores importar novos conjuntos de dados de treinamento, que são tipicamente amostras estruturadas de documentos que devem ser reconhecidos pelo sistema.

• Treinar Modelo: Inicia o processo de treinamento usando os dados importados para aprimorar as capacidades de reconhecimento e extração do sistema.

• Testar Classificação: Permite testar o modelo para avaliar seu desempenho na classificação e extração de dados de documentos novos ou não vistos.

1. Botões de Ação:

• Criar Campo: Adicionar novos campos de dados que o modelo deve reconhecer e extrair.

• Ações: Este menu suspenso pode incluir opções como visualizar detalhes, editar configurações ou excluir dados de treinamento.

Bem-vindo ao Curso para Iniciantes do DocBits, seu guia abrangente para revolucionar a gestão de documentos para o seu negócio!

No complexo ambiente financeiro de hoje, gerenciar confirmações de pedidos, notas de entrega, faturamento e contabilidade de custos não é uma tarefa fácil. É aí que o DocBits se destaca. Com mais de 20 integrações e compatibilidade incomparável com Infor CloudSuite, LN e M3, o DocBits se diferencia de outras soluções no mercado.

Overview

This guide focuses on automating the creation of extended invoice numbers in Docbits, a crucial feature for improving invoice management and tracking. The "Generating Extended Invoice Numbers" script concatenates various document identifiers, such as invoice ID and purchase order number, to create a comprehensive and unique identifier for each invoice.

Objective

The primary goal of this script is to automate the generation of extended invoice numbers, facilitating easier tracking and management of invoices by combining multiple identifiers into a single, unique number.

Script Implementation

Code Snippet

Explore as capacidades revolucionárias do DocBits, uma ferramenta de manuseio de documentos de última geração que simplifica as complexidades da extração de tabelas, correspondência de Pedido de Compra (PO) e gerenciamento de faturas de custo.

Neste vídeo, mergulhamos nas características únicas do DocBits, focando na extração de tabelas com IA que lida facilmente até mesmo com os layouts de tabela mais intrincados. Com uma taxa de precisão de até 95%, o sistema automatiza a extração, permitindo que você se concentre no que realmente importa.

This document outlines the "Formatting Export Certificate Reference Numbers" script, aimed at standardizing reference numbers across export certificates in Docbits. Proper formatting ensures that reference numbers comply with external systems or regulatory requirements.

Purpose

The script's primary goal is to format reference numbers on export certificates, ensuring they meet a predefined length requirement by padding them with leading zeros. This consistency aids in maintaining a standardized format for all export documents processed through Docbits.

Script Overview

The script identifies the reference_number field in an export certificate, checks its length, and if necessary, pads the number with leading zeros to ensure it meets the minimum length requirement.

Code Snippet

Suporte ao Usuário

Caso enfrente desafios ou tenha dúvidas ao usar o DocBits, consulte este manual do usuário ou entre em contato com nossa equipe de suporte para obter ajuda. Nosso compromisso é proporcionar uma experiência sem problemas para todos os usuários. Basta clicar no botão de suporte em seu aplicativo DocBits e você poderá criar um ticket de suporte.

Você também pode entrar em contato conosco por meio de nossa página FELLOWPRO:

Dentro da Tela de Validação, você pode criar tickets diretamente para o documento específico e incluir uma captura de tela do problema. Basta clicar no botão "Criar ticket", a janela de suporte se abre e você pode começar imediatamente.

Passo 1: Abrir Visualização OCR para Resultados de Extração Ruins

Se os resultados do treinamento de extração de tabelas não estiverem bons:

1. Abra a Visualização OCR clicando no ícone de lupa com OCR escrito nele.

2. Revise os resultados da extração e veja se o processo OCR pode melhorar a captura de dados.

3. Se os resultados ainda parecerem ruins, tente um documento diferente para verificar se o problema é específico do documento.

4. Se o problema for específico do documento, use outro documento para extração.

   • Se o problema persistir, siga para os próximos passos.

Passo 2: Verificar Disponibilidade de E-Text

1. Verifique se o documento possui e-text disponível.

   • Você pode verificar isso usando uma ferramenta como o Adobe Acrobat.

   • Se o documento contiver e-text, siga para o Passo 3.

   • Se o documento não contiver e-text, siga para o Passo 4.

Passo 3: Ativar Extração de E-Text

Se o documento contiver e-text, você tem duas opções:

1. Ativar extração de e-text apenas para este fornecedor:

   • Volte para a Validação de Campos de Documentos.

   • Clique no quadrado com os três pontos na barra de ferramentas do lado esquerdo.

   • Aqui, ative a opção Usar E-text se disponível para ativá-la apenas para este fornecedor.

2. Ativar extração de e-text para todos os fornecedores:

   • Vá para Configurações > Processamento de Documentos > Configurações OCR.

   • Nesta seção, você encontrará a opção Usar E-text se disponível e poderá ativá-la para todos os fornecedores.

3. Após ativar a extração de e-text, tente novamente o treinamento de extração de tabelas.

   • Se os resultados melhorarem, o problema estará resolvido.

   • Se os resultados ainda não estiverem bons, prossiga para o Passo 4.

Passo 4: Sem E-Text Disponível - Alterar Versão do OCR de IA

Se o documento não tiver e-text disponível:

1. Vá para Configurações > Processamento de Documentos > Configurações OCR.

2. Altere a Versão do OCR de IA para uma versão diferente.

3. Volte para o Treinamento de Extração de Tabelas e tente novamente.

4. Se o resultado for melhor:

   • Verifique outros documentos de fornecedores diferentes para garantir que os resultados de extração para esses fornecedores não sejam afetados por essa alteração.

   • Seja cauteloso, pois essa alteração pode afetar os resultados de extração de outros fornecedores.

   • Essa alteração pode impactar outros fornecedores, então verifique minuciosamente os resultados para garantir que não afete negativamente as extrações de documentos de outros fornecedores.

5. Se o resultado não melhorar após alterar a versão do OCR de IA, entre em contato conosco para obter mais assistência.

This document details the "Generating Extended Invoice Numbers" script, which automates the creation of extended invoice numbers in Docbits. Extended invoice numbers combine multiple document identifiers, such as the invoice ID and the purchase order number, into a single, comprehensive identifier. This script enhances document traceability and simplifies record-keeping.

Purpose

The purpose of this script is to streamline the process of generating extended invoice numbers by automatically concatenating the invoice ID and purchase order number, thereby providing a unified and unique identifier for each invoice document.

Script Overview

The script checks for the presence of invoice ID and purchase order number fields within the document, concatenates their values if both are present (separated by a hyphen), and updates or creates a new field to store the combined value.

Code Snippet

invoice_id = get_field_value(fields_dict, 'invoice_id')
purchase_order = get_field_value(fields_dict, 'purchase_order')

# Combining invoice ID and purchase order number with a hyphen separator
extended_number = '-'.join(filter(None, [invoice_id, purchase_order]))

# Check if there is an extended number to set
if extended_number:
    # Updating the 'invoice_extended_number' field with the combined value
    if not 'invoice_extended_number' in fields_dict:
        new_field = create_new_field('invoice_extended_number', extended_number)
        fields_dict['invoice_extended_number'] = new_field
        document_json['fields'].append(new_field)
    else:
        set_field_value(fields_dict, 'invoice_extended_number', extended_number)

1. Configurações Globais:

   • Informações da Empresa: Defina e edite detalhes básicos sobre a empresa, como nome, endereço e outros identificadores.

   • Grupos, Usuários e Permissões: Gerencie funções e permissões dos usuários, permitindo diferentes níveis de acesso a várias funcionalidades dentro do DocBits.

   • Integração: Configure e ajuste integrações com outros softwares ou sistemas, aprimorando a funcionalidade do DocBits com serviços externos.

   • Tipos de Documentos: Especifique e gerencie diferentes tipos de documentos que o DocBits processará, como faturas, pedidos, etc.

   • Notificação por Email: Configure as definições para alertas e notificações por email relacionadas às atividades de processamento de documentos.

   • Painel: Personalize a visualização do painel com widgets e métricas que são importantes para os usuários.

2. Processamento de Documentos:

   • Expiração de Documentos: Defina regras sobre quanto tempo os documentos são retidos antes de serem arquivados ou excluídos.

   • Importar: Configure como os documentos são importados para o DocBits, incluindo configurações de origem e tipos de arquivo.

   • Configurações de OCR: Ajuste as configurações para Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) que converte imagens de texto em texto codificado por máquina.

   • Classificação e Extração: Defina como os documentos são categorizados e como os dados são extraídos dos documentos.

   • Consulta de Dados Mestres: Configure consultas para validar ou complementar dados extraídos com dados mestres pré-existentes.

   • Lista de Valores: Gerencie listas predefinidas que são usadas na entrada e validação de dados.

   • Exportar: Configure como e onde documentos e dados processados são exportados.

   • Módulo: Módulos adicionais que podem ser configurados para estender a funcionalidade.

3. Licenças de API: Gerencie chaves de API e monitore estatísticas de uso para APIs utilizadas pelo DocBits.

4. Configurações de Fornecedor: Configure e gerencie configurações específicas para fornecedores, possivelmente integrando com sistemas de gerenciamento de fornecedores.

5. Gerenciamento de Cache: Ajuste as configurações relacionadas ao cache de dados para melhorar o desempenho do sistema.

Atalhos de Validação de Campo

Ao trabalhar na seção de validação de campo, os usuários podem utilizar estes atalhos:

• Enter – Move o cursor para o próximo campo na sequência de validação.

• Tab – Valida o campo atual e salta automaticamente para o próximo campo que requer validação, pulando campos já validados.

• ESC – Leva você de volta ao Painel.

• Option + K – Abre o menu de atalhos de teclado específico para a seção de validação de campo.

• Space – Alterna a seleção de uma caixa de seleção, permitindo que os usuários marquem ou desmarquem opções rapidamente.

• Option + G – Move o foco para o próximo grupo de campos relacionados, ajudando a navegar seções de entrada estruturadas de forma eficiente.

• Option + F – Move o cursor para o primeiro campo no primeiro grupo, permitindo que os usuários retornem rapidamente ao início de um formulário.

• Option + S – Salva o documento, garantindo que todos os dados inseridos sejam armazenados.

• Option + R – Rejeita o documento, marcando-o como inválido ou requerendo revisão adicional.

• Option + T – Salta diretamente para a seção da tabela do documento.

Atalhos Específicos de Tabela na Validação de Campo

Para trabalhar com tabelas na seção de validação de campo, estes atalhos adicionais estão disponíveis:

• Arrow Right – Move o cursor para a próxima coluna dentro da mesma linha.

• Arrow Left – Move o cursor para a coluna anterior dentro da mesma linha.

• Arrow Up – Move o cursor para a linha acima dentro da tabela.

• Arrow Down – Move o cursor para a linha abaixo dentro da tabela.

Em nosso sistema de processamento de documentos, lidamos com um grande volume de documentos de múltiplos clientes diariamente. Para garantir que os documentos de cada cliente sejam processados de maneira oportuna, implementamos um sofisticado sistema de prioridade. Este sistema ajusta dinamicamente as prioridades com base no número de documentos pendentes que um cliente possui, garantindo justiça e eficiência. Vamos explorar como esse sistema de prioridade funciona e quando o contador de tarefas é redefinido.

Conceitos Chave do Sistema de Prioridade

Nosso sistema de prioridade gira em torno de alguns conceitos chave:

1. Documentos Pendentes: Esta é uma contagem dos documentos que um cliente enviou, mas que ainda não foram processados.

2. Intervalo de Redefinição: O sistema redefine periodicamente a contagem de documentos pendentes para zero, garantindo que nenhum cliente possa monopolizar os recursos de processamento indefinidamente.

Como a Prioridade é Determinada

Aqui está uma explicação passo a passo de como a prioridade para o processamento de documentos é determinada:

1. Rastreamento de Documentos Pendentes: Cada cliente tem uma contagem de documentos pendentes. Essa contagem nos ajuda a saber quantos documentos estão aguardando para serem processados para cada cliente.

2. Redefinindo a Contagem: Para manter a justiça, redefinimos a contagem de documentos pendentes para zero se um determinado período de tempo (o intervalo de redefinição) tiver passado desde a última atualização. Este intervalo é definido como 1500 segundos (ou 25 minutos) por padrão.

3. Atualizando a Contagem: Se o intervalo de redefinição não tiver passado, reduzimos a contagem de documentos pendentes em um a cada vez que verificamos, simulando o processamento de um documento.

4. Definindo Prioridades: A prioridade para o processamento de tarefas é baseada no número de documentos pendentes. Quanto menos documentos pendentes, maior a prioridade, significando que essas tarefas serão processadas mais cedo. Temos limites específicos para atribuir níveis de prioridade de 1 (maior prioridade) a 9 (menor prioridade).

Níveis de Prioridade

Os níveis de prioridade são atribuídos com base na contagem de documentos pendentes da seguinte forma:

• Prioridade 9: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -20

• Prioridade 8: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -14

• Prioridade 7: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -12

• Prioridade 6: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -10

• Prioridade 5: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -8

• Prioridade 4: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -6

• Prioridade 3: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -4

• Prioridade 2: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -2

• Prioridade 1: Se a contagem de documentos pendentes for maior ou igual a -2

Quando o Contador é Redefinido

O contador de documentos pendentes é redefinido para zero se mais do que o intervalo de redefinição (1500 segundos) tiver passado desde a última atualização. Este mecanismo garante que nenhum cliente possa acumular documentos pendentes indefinidamente e monopolizar os recursos do sistema. Ao redefinir periodicamente o contador, garantimos que cada cliente receba uma parte justa do tempo de processamento.

Para lhe dar uma melhor visibilidade sobre suas solicitações, aqui está o que cada status de ticket significa e quando você verá isso sendo utilizado:

• New – Recebemos sua solicitação e ela está aguardando revisão.

• Open – Seu ticket foi revisado e está na fila para ação.

• In Progress – A DocBits está trabalhando ativamente na sua questão.

• Waiting on Customer Response – Precisamos de mais informações ou esclarecimentos de sua parte. Você verá isso quando fizermos perguntas ou solicitarmos arquivos.

• Waiting for Customer Confirmation – Implementamos uma correção ou fornecemos orientações e estamos aguardando sua confirmação de que o problema foi resolvido.

• Waiting on Product Team – Sua solicitação é uma sugestão de recurso ou envolve um problema conhecido do produto e foi registrada para o roadmap da equipe de Produto.

• Closed – Resolved – O problema está totalmente resolvido e confirmado, ou nenhuma ação adicional é necessária.

• Closed – No Response – Após várias tentativas de contato sem resposta, fechamos o ticket. Você pode sempre reabri-lo respondendo.

• Closed – Known Issue – Este ticket rastreia um bug conhecido do produto que já está em nosso backlog. Está fechado aqui, mas permanece visível em nosso planejamento interno.

• Closed – Logged as Idea – Sua sugestão foi anotada para consideração futura pela nossa equipe de Produto.

• Duplicate – Mesclamos este ticket em um existente que cobre o mesmo problema.

• Not Planned – Esta solicitação é válida, mas não está em nosso roadmap atual. Manteremos em arquivo para priorização futura.

• Spam – Este ticket foi identificado como não relacionado ao produto (por exemplo, bot ou consulta não relacionada) e foi fechado.

Passo 1: Verificar a Configuração do LN

1. Faça login no LN CE.

2. Navegue até o menu Opções e selecione Executar Programa.

3. No campo de entrada, digite Parâmetros ACP e pressione Enter para abrir o programa.

4. Clique na seta ao lado do campo Conjunto Atual para expandir as configurações.

5. Vá para a seção Correspondência.

   • Verificar a Configuração de Correspondência Automática:

     • Se a Correspondência Automática estiver definida como Correspondência com Recibo de Compra, prossiga para o próximo passo.

     • Se não estiver definida como Correspondência com Recibo de Compra, mas você ainda recebeu este erro, entre em contato conosco.

Passo 2: Abrir Configurações do DocBits

Se a Correspondência Automática estiver definida como Correspondência com Recibo de Compra, siga os seguintes passos no DocBits:

1. Abra o DocBits e vá para a seção Configurações.

2. Navegue até Processamento de Documentos.

3. Selecione Exportar.

4. Na seção Exportar, clique no ícone dos três pontos ao lado da exportação que não está funcionando e selecione Editar.

5. No menu Editar Configurações de Exportação, clique em Baixar o arquivo de Mapeamento LN.

Passo 3: Editar o Arquivo de Mapeamento LN

1. Abra o arquivo de Mapeamento LN baixado.

2. Procure pelo campo IRF_PackingSlip.

   • Se o campo IRF_PackingSlip estiver presente e definido como nada (vazio), atualize-o para TF_packing_slip.

   • Se o campo IRF_PackingSlip não estiver presente, adicione-o ao arquivo e defina seu valor como TF_packing_slip.

3. Para o campo InvoiceReceiptFields, adicione PackingSlip aos valores.

Deve ficar como o seguinte:

Passo 4: Adicionar o Arquivo Atualizado de Volta ao DocBits

1. Volte para a seção Exportar no DocBits onde você baixou anteriormente o arquivo de Mapeamento LN.

2. Faça o upload do arquivo de Mapeamento LN editado com as novas atualizações.

Se você ainda encontrar o Erro ao exportar documento para LN com o código de status 500, entre em contato conosco

A tela de validação permite que você verifique, edite e valide todos os documentos importados. Você pode ver o nome do documento, quantas páginas ele possui, a data em que foi importado e seu status. O botão de ações permite que você atribua, reinicie, valide ou exclua o documento.

Visão Geral

Por padrão, campos específicos no processo de validação de campos são verificados automaticamente, validando seus valores usando fórmulas baseadas em outros valores extraídos. Nesta página, você pode encontrar os formulários usados para esses cálculos automáticos.

Você pode sempre verificar a fórmula utilizada passando o mouse sobre o ícone de informação.

Nota: O ícone de informação só é visível se um valor tiver sido extraído para o campo correspondente.

Formulários para verificações automáticas:

Valor líquido:

Valor líquido = Valor do imposto * 100 / Taxa de IVA 

Taxa de IVA:

Taxa de IVA = Valor do imposto * 100 / Valor líquido 

Valor do imposto:

Valor do imposto = Valor líquido + Taxa de IVA / 100

Valor líquido reduzido:

Valor líquido reduzido = Valor do imposto reduzido * 100 / Taxa de IVA reduzida

Taxa de IVA reduzida:

Taxa de IVA reduzida = Valor do imposto reduzido * 100 / Valor líquido reduzido

Valor do imposto reduzido:

Valor do imposto reduzido = Valor do imposto reduzido + Taxa de IVA reduzida / 100

Valor líquido total:

Valor líquido total = Valor líquido + Valor do imposto reduzido + Valor líquido gratuito

Valor líquido total nos EUA:

Valor líquido total nos EUA = Valor líquido + Taxas de envio + Encargos diversos + Quantidade adicional

Valor total do imposto:

Valor total do imposto = Valor do imposto + Valor do imposto reduzido + Valor do imposto gratuito 

Montante total:

Montante total = Valor líquido + Valor do imposto

Nota: Se o valor extraído e o valor validado não corresponderem, o documento não poderá ser processado. Um erro de Incompatibilidade de Montantes aparecerá para o campo correspondente.

Neste vídeo, os espectadores são apresentados à interface amigável do DocBit, com foco específico na validação de documentos. O tutorial enfatiza a simplicidade do sistema, onde não são necessários códigos ou fórmulas complexas.

Graças à IA e à Inteligência de Enxame, a maioria dos campos é extraída automaticamente, permitindo que os usuários extraiam informações facilmente clicando nos valores dentro do documento. Além disso, os espectadores aprendem sobre a flexibilidade de extrair áreas específicas clicando duas vezes ou desenhando ao redor da região desejada.

No DocBits, as configurações de Regex permitem que os administradores definam padrões personalizados que o sistema usa para encontrar e extrair dados de documentos. Este recurso é especialmente útil em situações em que os dados precisam ser extraídos de texto não estruturado ou quando os dados seguem um formato previsível que pode ser capturado usando padrões de regex.

Principais Recursos e Opções

1. Gerenciando Regexes:

• Adicionar: Permite que você crie um novo padrão de regex para um tipo de documento específico.

• Salvar Alterações: Salva modificações nas configurações de regex existentes.

• Padrão: Aqui, você pode definir o padrão de regex que corresponde ao formato de dados específico necessário.

• Origem: É a Origem do Documento - Por exemplo, você pode definir um Regex diferente na Alemanha

Docbits é um sistema avançado projetado para automatizar a correspondência de dados de pedidos de compra (POs) com documentos de fatura recebidos. Esta ferramenta é especificamente projetada para a gestão eficiente e processamento de dados de faturas dentro de sistemas ERP. Esta documentação explica os fundamentos da correspondência automática através do Docbits e define as regras específicas necessárias para uma correspondência bem-sucedida.

Princípios Fundamentais da Correspondência Automática no Docbits

Extração de Dados: O Docbits inicia o processo extraindo dados relevantes de documentos de fatura digitalizados. Normalmente, esses dados incluem números de itens, quantidades e preços unitários de cada linha da fatura. A precisão dessa extração é crucial, pois forma a base para o processo de correspondência subsequente.

Comparação com Dados de PO: Os dados extraídos são comparados com as informações correspondentes nos pedidos de compra armazenados. O Docbits verifica se os números de itens, quantidades e preços correspondem aos dos POs. Para uma correspondência bem-sucedida, os dados nas faturas devem corresponder aos dados nos pedidos de compra, considerando os limites de tolerância definidos.

Correspondência Automática: Com base nos resultados da comparação, o Docbits realiza a correspondência. O sistema verifica se os critérios de correspondência estão dentro dos limites de tolerância estabelecidos. Se esses critérios forem atendidos, a correspondência é considerada bem-sucedida.

Relatórios: Após concluir o processo de correspondência, o Docbits gera relatórios que mostram o status das correspondências. Esses relatórios informam sobre as faturas correspondidas com sucesso e identificam aquelas com discrepâncias.

Definição das Regras de Correspondência

Número do Item: O número do item na fatura deve corresponder exatamente ao número do item no pedido de compra. Não há tolerância para desvios nos números de itens.

Quantidades: A quantidade de mercadorias entregues na fatura pode variar dentro de uma faixa de tolerância predefinida. Normalmente, uma tolerância de ±5% pode ser aceitável para contabilizar pequenas diferenças nas quantidades de entrega.

Preços: Desvios de preço são toleráveis até um limite estabelecido. Uma tolerância comum pode ser de ±2% do preço para aceitar pequenas diferenças nas declarações de preço que surgem de diferenças de arredondamento ou flutuações cambiais.

Status da Correspondência:

• Correspondência Completa: Todos os pontos de dados (número do item, quantidade e preço) estão dentro dos limites de tolerância estabelecidos.

• Correspondência Parcial: Um ou mais pontos de dados desviam-se fora dos limites de tolerância, mas os desvios são mínimos e requerem revisão manual.

• Sem Correspondência: Desvios significativos em um ou mais pontos de dados que requerem correção imediata ou investigação adicional.

A definição precisa dessas regras e a definição dos limites de tolerância são cruciais para a eficiência da correspondência automática e a redução de intervenções manuais. O Docbits permite a configuração flexível desses parâmetros para atender às necessidades de várias empresas e indústrias.

Esta é uma ferramenta disponível para você, na tela de validação, no caso de ocorrer algum tipo de problema ao validar seu documento no DocBits.

Este recurso está localizado no menu acima da área de visualização do documento, como abaixo

Uma vez clicado, o seguinte formulário de ticket será exibido para você.

É aqui que você preencherá seus dados e descreverá o erro. Você também pode, se aplicável, anexar uma captura de tela do problema e anexar um arquivo relevante.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todos os envios antecipados. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Após fazer login com suas credenciais, você será redirecionado para a página inicial do Painel do DocBits. Esta é a página principal onde você pode ver e gerenciar todos os seus documentos importados.

Descubra neste vídeo como lidar profissionalmente com discrepâncias durante a correspondência de POs com DocBits. Nós o guiamos passo a passo sobre o que fazer quando os números não se alinham. Seja você um gerente de ERP experiente ou um aspirante a contador financeiro, você aprenderá como gerenciar discrepâncias de forma eficiente e segura.

Saiba como nossa inteligência de enxame de IA especial em DocBits o conduz por todo o processo e como você pode usar nossa documentação para encontrar rapidamente soluções para problemas ou incertezas. Junte-se aos muitos clientes satisfeitos que otimizaram seus processos com DocBits.

Passo 1: Investigar o Pedido de Compra

1. Verificar o Pedido de Compra no Painel

• Se o status do documento for Erro de Exportação:

  1. Localize o documento no painel.

  2. Clique nele e em seguida selecione o botão de Validação de Campos para voltar para a tela de validação de campos.

• Se o status do documento for Pronto para Validação:

  1. Clique no documento para prosseguir diretamente para a tela de Validação de Campos.

• Se o documento estiver no status de Aguardando Aprovação:

  1. Navegue até a Tela de Aprovação.

  2. Ao lado dos Itens de Linha da Fatura, localize a Tabela de Pedido de Compra.

  3. Vá para 3. Verifique o passo do Número de Entrega.

2. Verificar o Pedido de Compra

1. Na tela de Validação de Campos, certifique-se de que o Pedido de Compra correto está selecionado.

2. Uma vez confirmado o Pedido de Compra correto, clique no Pedido de Compra ao lado da tabela extraída, para abrir a visualização da Tabela de Pedido de Compra.

3. Verificar o Número de Entrega

• Na Tabela de Pedido de Compra, procure a coluna Número de Entrega:

  • Se um Número de Entrega estiver presente, prossiga para a Tela de Aprovação e verifique novamente se está presente, quando presente vá para o Passo 3.

  • Se nenhum Número de Entrega estiver presente, siga o Passo 2 para resolver esse problema.

Passo 2: Verificar o Pedido de Compra no LN

Antes de enviar o Pedido de Compra para o DocBits, verifique se o Número de Entrega está corretamente atribuído no LN. Verifique os detalhes do Pedido de Compra no LN para garantir que esteja completo e preciso. Se o Número de Entrega estiver ausente ou incorreto, isso pode ser a causa do erro de exportação.

Se o Pedido de Compra parecer correto e contiver os detalhes necessários, você pode prosseguir para o próximo passo.

Passo 3: Abrir as Configurações do DocBits

1. Abra o DocBits e vá para a seção de Configurações.

2. Navegue até Processamento de Documentos.

3. Selecione Exportação.

4. Na seção de Exportação, clique no ícone dos três pontos ao lado da exportação que não está funcionando e selecione Editar.

5. No menu de Editar Configurações de Exportação, clique em Baixar o arquivo de Mapeamento LN.

Passo 3: Editar o Arquivo de Mapeamento LN

1. Abra o arquivo de Mapeamento LN baixado.

2. Procure pelo campo IRF_ReceiptLine.

   • Se o campo IRF_ReceiptLine estiver presente e definido como nada (vazio), atualize-o para TF_delivery_line.

   • Se o campo IRF_ReceiptLine não estiver presente, adicione-o ao arquivo e defina seu valor como TF_delivery_line.

3. Para o campo Campos de Recebimento de Fatura, adicione ReceiptLine aos valores.

Deve parecer com o seguinte:

Passo 4: Adicionar o Arquivo Atualizado de Volta ao DocBits

1. Volte para a seção de Exportação no DocBits onde você baixou anteriormente o arquivo de Mapeamento LN.

2. Faça o upload do arquivo de Mapeamento LN editado com as novas atualizações.

Passo 5: Tentar a Exportação

Após confirmar que o Pedido de Compra possui um Número de Entrega e garantir que o arquivo de exportação esteja correto, siga estas etapas para tentar a exportação novamente:

1. Retornar ao Painel:

   • Volte ao painel e encontre o documento com o erro de exportação.

2. Tentar o Processo de Exportação Novamente:

   • Clique no documento com o erro de exportação.

   • Se o Pedido de Compra tiver um Número de Entrega válido e o arquivo de exportação estiver correto, prossiga para tentar a exportação novamente.

3. Verificar o Resultado da Exportação:

   • Após tentar novamente, verifique o processo de exportação novamente para ver se o problema foi resolvido e o documento não aparece mais como um erro de exportação.

   • Se a exportação for bem-sucedida, o problema deve estar resolvido.

4. Investigação Adicional (se o problema persistir):

   • Se o problema persistir após tentar novamente a exportação, entre em contato com o suporte para investigação adicional sobre possíveis problemas de configuração ou do sistema.

Visão Geral:

A tela de validação no DocBits é projetada para verificar a precisão e a completude dos dados contidos em documentos antes de serem processados ou salvos. Essa funcionalidade é crucial para garantir que todos os dados sejam lidos e processados corretamente, mantendo assim a integridade e a qualidade dos dados.

Descrição Detalhada do Propósito e Uso da Tela de Validação

Propósito da Tela de Validação

• Garantia de Qualidade dos Dados: A tela de validação verifica a precisão e a completude dos dados extraídos para evitar a entrada de informações incorretas ou incompletas.

• Integridade dos Dados: Assegura que os dados estejam em conformidade com os requisitos e padrões especificados.

• Prevenção de Erros: Facilitando a detecção e correção precoce de erros, a tela de validação ajuda a mitigar possíveis problemas durante o processamento subsequente dos dados.

• Facilidade de Uso: O sistema fornece feedback imediato aos usuários quando erros ou inconsistências são detectados, permitindo correções rápidas.

• Conformidade: A tela de validação ajuda a garantir a adesão a regulamentos e padrões legais e organizacionais.

• Eficiência: Reduz o esforço necessário para correções futuras e minimiza a necessidade de verificações manuais.

Usando a Tela de Validação

• Extração Automática de Dados:

  • Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR): Lê automaticamente o texto de documentos ou imagens digitalizadas.

  • Dados Estruturados e Não Estruturados: Processa dados de vários tipos de documentos, incluindo formulários, faturas e contratos.

• Verificação e Validação de Dados:

  • Validação de Formato: Garante que os dados estejam nos formatos corretos (por exemplo, formatos de data, números de telefone, endereços de e-mail).

  • Campos Obrigatórios: Confirma que todos os campos obrigatórios estão preenchidos.

  • Verificação de Intervalo: Valida dados numéricos para garantir que estejam dentro dos limites especificados.

  • Verificação de Consistência: Verifica se os campos de dados relacionados contêm informações consistentes (por exemplo, garantindo que as datas de início e término estejam alinhadas).

• Interação do Usuário e Solução de Problemas:

  • Mensagens de Erro: Exibe mensagens de erro claras e acionáveis quando os dados não atendem aos requisitos de validação.

  • Revisão e Correção Manual: Permite que os usuários revisem e corrijam manualmente os dados quando as validações automáticas falham.

• Limpeza e Padronização de Dados:

  • Correção Automática: Sugere ou realiza correções automáticas quando erros são detectados.

  • Formatação de Dados: Padroniza formatos de dados para garantir consistência entre conjuntos de dados.

• Segurança e Direitos de Acesso:

  • Filtros de Entrada: Protege contra entradas maliciosas através de mecanismos robustos de validação e filtragem.

  • Controle de Acesso: Garante que apenas usuários autorizados possam acessar e modificar dados sensíveis.

• Consistência de Dados:

  • Validação Cruzada: Verifica a consistência entre campos de dados relacionados (por exemplo, validando que as datas de início e término estejam alinhadas).

  • Entradas Duplicadas: Previne entradas duplicadas no banco de dados.

• Orientação ao Usuário:

  • Mensagens de Erro: Fornece mensagens de erro específicas e compreensíveis quando as entradas não cumprem os requisitos.

  • Ajuda e Dicas: Oferece textos de ajuda ou dicas para auxiliar os usuários na entrada correta dos dados.

Em resumo, a tela de validação no DocBits é fundamental para garantir a qualidade dos dados extraídos, facilitando a detecção e correção precoce de erros e aprimorando a eficiência geral dos fluxos de trabalho de processamento de dados.

Visão Geral

À direita da barra de pesquisa, você encontrará várias ferramentas úteis relacionadas ao processo de correspondência de ordem de compra. Esta página fornece uma explicação detalhada de cada ferramenta e sua funcionalidade.

Ajuda

Use este botão para navegar até a página de documentação da seção de Correspondência de Ordem de Compra.

Atalhos de teclado

Use este botão para exibir todos os atalhos de teclado para o painel. Explicações detalhadas para cada atalho podem ser encontradas .

Ativar/desativar modo de treinamento

Este botão permite que você ative ou desative o Modo de Treinamento.

Quando o Modo de Treinamento está ativado, você pode criar cópias exatas dos itens de linha da ordem de compra na tabela extraída. Este recurso foi projetado para ajudá-lo a praticar e entender melhor como funciona o processo de correspondência de ordem de compra em um ambiente de teste seguro.

Para criar uma cópia, basta arrastar e soltar um item de linha da ordem de compra na tabela extraída.

Contabilidade Automática

Clique neste botão para ser redirecionado para a seção de Contabilidade Automática.

Nota: Este recurso está disponível apenas se a Contabilidade Automática estiver ativada para sua organização.

Tarefas

Clique neste botão para ser redirecionado para a seção de tarefas relacionada ao documento que você está trabalhando atualmente.

Criar tarefa

Use este botão para criar tarefas diretamente relacionadas ao documento atual.

Para criar uma tarefa válida, você deve inserir um nome, fornecer uma descrição e atribuí-la a um usuário ou grupo. Opcionalmente, você pode marcar a tarefa como apenas de notificação, definir sua prioridade (Baixo, Médio ou Alto), definir seu status e especificar um prazo.

Correspondência Automática de PO

Clique neste botão para realizar automaticamente a correspondência da Ordem de Compra.

Salvar

Clique neste botão para salvar as linhas da Ordem de Compra correspondidas.

Sincronizar dados

Clique neste botão para sincronizar manualmente os dados para um número de Ordem de Compra especificado entre DocBits e Infor.

Você precisa fornecer um número de Ordem de Compra válido e, em seguida, selecionar quais das opções disponíveis você deseja sincronizar. Depois disso, você pode prosseguir para sincronizar seus dados.

Nota: Este recurso está disponível apenas se seu processo de correspondência for baseado na Quantidade de Entrega Aberta Recebida. Você pode alterar essa configuração navegando para: Configurações → Configurações globais → Tipos de documentos → Mais configurações → Seção de Ordem de Compra → Ordem de Compra.

Exportar

Clique em Exportar para exportar o documento após concluir o processo de correspondência de PO. Se várias opções de exportação estiverem disponíveis, a primeira opção será usada por padrão. Para visualizar e selecionar entre todas as opções de exportação disponíveis, clique na pequena seta ao lado do botão Exportar.

Exportação automática se o pedido de compra corresponder 100%

Se ativado, os documentos são correspondidos e exportados automaticamente quando o número da ordem de compra corresponde exatamente às informações extraídas do documento.

Definir colunas da tabela PO para organização

Clique neste botão para abrir um menu onde você pode gerenciar a visibilidade das colunas na tabela de ordem de compra. Use as caixas de seleção e os botões de seta para mover colunas entre as seções Visível e Oculto. Você também pode reorganizar colunas arrastando e soltando os nomes das colunas. Clique em Concluído para salvar suas alterações.

The "Calculating Total Charges" script automates the process of summing up various charges and additional amounts within invoice documents. This guide walks you through the script setup, logic, and application to ensure accurate total charge calculations across your documents.

Purpose

This script aims to provide a dynamic way to calculate the total charges on an invoice by adding up different charge types, such as base charges, freight (Fracht), and packaging (Verpackung). It then updates the invoice's total charges field with the calculated sum, ensuring accurate billing information.

Script Overview

The script retrieves values from specified fields, converts them to floats, sums them up, and then updates the total_charges field with the result. If the total_charges field doesn't exist, the script creates this field and sets its value accordingly.

Code Snippet

Visão Geral

Se um erro ocorrer durante o seu fluxo de trabalho de documentos, o documento entrará no status "Erro". Quando isso acontecer, você pode clicar no documento para:

• Ver detalhes críticos explicando por que o erro ocorreu

• Adicionar notas ao documento

• Imprimir ou baixar o documento

Isso permite que você diagnostique problemas e tome as ações apropriadas sem perder o acesso ao próprio documento.

Esta página fornece uma visão geral das ferramentas disponíveis para ajudá-lo a revisar e gerenciar documentos no estado Erro.

Detalhes do Erro

No lado direito da visualização do documento, você encontrará a Mensagem de Erro, que fornece uma breve descrição do que deu errado. Abaixo da mensagem de erro, a Exception é exibida, mostrando onde o erro ocorreu no código. Esta informação é útil para solução de problemas e deve ser incluída ao relatar o problema ao suporte.

Opções de Edição

No lado esquerdo da página, seu documento é exibido junto com várias ferramentas para interação e revisão.

Opções da Barra de Ferramentas Esquerda

A barra de ferramentas no lado esquerdo da página fornece ferramentas para interagir com o documento:

• Alternar Visualização em Miniatura Mostrar ou ocultar a barra lateral que exibe todas as páginas do documento como miniaturas para fácil navegação.

• Ver o ID do Documento Útil ao relatar um problema—inclua este ID na sua solicitação de suporte.

• Rastrear Página Atual e Nível de Zoom Veja qual página você está visualizando e em qual porcentagem de zoom.

• Ajustar à Altura ou Largura Ajustar a exibição do documento para caber na altura ou largura do visualizador.

• Rotacionar o Documento Rotacionar o documento para facilitar a visualização de conteúdo escaneado ou de lado.

• Adicionar Notações Anotar o documento com comentários ou destaques.

• Desfazer ou Refazer Ações Reverter rapidamente ou reaplicar ações recentes.

Opções da Barra de Ferramentas Direita

A barra de ferramentas no lado direito da página oferece funcionalidade adicional:

• Baixar o Documento Salvar o documento no seu dispositivo, com ou sem anotações.

• Imprimir o Documento Enviar o documento para uma impressora, incluindo anotações visíveis.

• Alternar Modos de Visualização Mudar entre diferentes estilos de exibição ou modos de leitura.

• Ver Propriedades do Documento Acessar metadados como nome do arquivo, tipo, tamanho e data de criação.

Como Prosseguir

Se um documento entrar no estado Erro, você tem várias opções para continuar:

1. Reiniciar o Documento

Em muitos casos, reiniciar o documento pode resolver o problema e permitir que o processamento seja retomado.

• Para reiniciar o documento:

  1. Clique nos três pontos na coluna Ações.

  2. Selecione Reiniciar no menu.

2. Contatar o Suporte

Se o erro persistir após reiniciar, você pode entrar em contato com nossa equipe de suporte para mais assistência. Por favor, forneça o máximo de informações possível para ajudar nossa equipe a resolver o problema de forma eficiente (por exemplo, ID do documento, mensagem de erro, ações tomadas).

Instruções para enviar um ticket de suporte podem ser encontradas .

Guia de Scripting do Docbits

Bem-vindo ao guia de scripting do Docbits! Aqui, você aprenderá a usar scripts para automatizar e aprimorar o processamento de documentos dentro do Docbits. Scripts permitem a manipulação personalizada de campos, transformação de dados e implementação de lógica em vários tipos de documentos.

Introdução

Os scripts no Docbits são escritos em Python. Eles interagem com campos de documentos e metadados para realizar uma ampla gama de operações, desde formatação simples de dados até lógica complexa.

Funções Principais

• get_field_value(fields_dict, field_name, default=None): Recupera o valor de um campo especificado.

• set_field_value(fields_dict, field_name, value): Define o valor de um campo especificado.

• create_new_field(field_name, value): Cria um novo campo com um nome e valor especificados.

• format_decimal_to_locale(value, locale): Formata um valor decimal de acordo com um local especificado.

Exemplos de Scripts

Abaixo estão vários exemplos que demonstram tarefas comuns de scripting.

Exemplo 1: Mapeamento de Moeda para Faturas

Padronize símbolos ou texto de moeda para códigos de moeda ISO.

Visão Geral

A configuração de App-Color permite que os administradores definam o esquema de cores da interface do aplicativo. Este recurso é particularmente útil para distinguir entre diferentes ambientes, como teste, sandbox e produção. Ao atribuir cores distintas a cada ambiente, os usuários podem identificar facilmente em qual ambiente estão trabalhando, reduzindo o risco de realizar ações críticas no ambiente errado.

Acessando a Configuração de App-Color

1. Navegue até as Configurações da Empresa:

   • No menu principal, clique na seção Informações da empresa.

2. Localize a Seção de App-Color:

   • Role para baixo até a seção App-Color dentro das configurações de Informações da empresa.

Definindo a Cor do App

1. Escolha uma Cor:

   • Clique na caixa de cor ou insira um código hex diretamente no campo de texto.

   • Um seletor de cores aparecerá, permitindo que você selecione a cor desejada.

   • Você pode inserir um código hex específico se tiver uma cor predeterminada para o ambiente.

2. Salve a Cor:

   • Depois de selecionar a cor, clique no botão Salvar para aplicar a alteração.

   • A interface do aplicativo será atualizada imediatamente para refletir a nova cor.

3. Redefinir para o Padrão:

   • Se você deseja reverter para a cor padrão, clique no botão Redefinir.

Melhores Práticas para Cores de Ambiente

Para evitar confusões, é recomendável estabelecer um esquema de cores padrão para cada ambiente:

• Produção: Use uma cor neutra ou padrão, como #FFFFFF (branco) ou #f0f0f0 (cinza claro), para indicar o ambiente ao vivo.

• Teste: Use uma cor brilhante ou de alerta, como #ffcc00 (amarelo) ou #ffa500 (laranja), para indicar um ambiente de teste.

• Sandbox: Use uma cor distinta, como #007bff (azul) ou #6c757d (cinza), para indicar um ambiente de sandbox ou desenvolvimento.

Aviso sobre o Plano de Assinatura

Na seção de App-Color, os administradores também verão informações relacionadas ao Plano de Assinatura. Isso inclui o plano atual, seu status e os dias restantes de assinatura.

Importância do App-Color

A configuração de App-Color é uma ferramenta simples, mas eficaz, para ajudar os usuários a reconhecer rapidamente o ambiente em que estão trabalhando. Ao selecionar e gerenciar cuidadosamente essas cores, as organizações podem minimizar erros e melhorar a eficiência do fluxo de trabalho.

Visão Geral

Nas Preferências da empresa, você pode configurar as principais configurações de formatação e notificação para o aplicativo. Isso inclui:

• Escolher o padrão de data a ser usado em todo o aplicativo

• Definir a formatação de quantidade (por exemplo, separadores decimais, agrupamento de dígitos)

• Habilitar ou desabilitar notificações push quando uma nova atualização estiver disponível

Como Acessar

Para acessar as Preferências da empresa:

1. Navegue até Configurações → Configurações globais → Informações da empresa
2. Role até a seção Preferências da empresa

Padrão de data

Nesta configuração, você pode escolher o formato de data a ser usado em todo o DocBits. Várias opções de formatação estão disponíveis, permitindo que você personalize como as datas são exibidas.

Os seguintes marcadores são usados no padrão de data:

• %d – Dia (por exemplo, 07)

• %m – Mês (por exemplo, 07)

• %Y – Ano completo (por exemplo, 2025)

• %y – Ano de dois dígitos (por exemplo, 25)

Exemplos de formatos:

• %d.%m.%Y → 07.07.2025

• %m/%d/%y → 07/07/25

Selecione o formato que melhor se adapta às suas necessidades organizacionais ou regionais.

Após fazer suas alterações, clique no botão Salvar no canto inferior direito para aplicá-las.

Formatação de Quantidade

Esta configuração permite que você defina como as quantidades são formatadas em todo o aplicativo—por exemplo, se deve usar uma vírgula ( , ) ou ponto ( . ) como separador decimal.

Exemplos de formatos:

• 1,000.00 (formato dos EUA)

• 1.000,00 (formato europeu)

Após fazer suas alterações, clique no botão Salvar no canto inferior direito para aplicá-las.

Nota: Esta configuração controla como as quantidades são exibidas em todo o DocBits. O formato de quantidade na tela de Validação de Campo é determinado pela configuração de origem do documento.

Caixa de diálogo de informações da nova versão

Esta configuração permite que você habilite uma notificação pop-up quando uma nova versão do aplicativo for lançada. Quando ativado, uma caixa de diálogo aparecerá automaticamente se uma atualização estiver disponível. Para aplicar a atualização:

Clique em Atualizar para fechar na janela de diálogo. DocBits será recarregado e aberto com a versão mais recente. Isso garante que os usuários estejam sempre trabalhando com os recursos, melhorias e correções de bugs mais recentes.

Após alternar a configuração para ativar ou desativar, clique no botão Salvar no canto inferior direito para aplicar suas alterações.

Introduction

This document provides a detailed guide on the "Calculating Total Charges" script within the Docbits platform. The script is designed to automatically calculate the total amount charged on an invoice by summing up various individual charges. This automation enhances accuracy and efficiency in document processing.

Objective

The aim of this script is to streamline the calculation process for total charges on invoices. By automatically adding up specified charges, such as base charges, taxes, and additional fees, the script ensures that the total charges reflected on each invoice are accurate and comprehensive.

Script Details

Code Implementation

O contador de tarefas está localizado no canto superior direito da página inicial do Dashboard.

É aqui que você pode ver quantos documentos estão na sua fila para processamento

e quantos documentos estão agora prontos para validação.

Visão Geral

Os Tipos de Documentos Secundários são essencialmente versões especializadas dos principais tipos de documentos. Por exemplo, sob o tipo de documento principal "Fatura," pode haver subtipos como "Fatura Padrão," "Fatura Pro-forma" e "Fatura de Crédito," cada um com requisitos de dados ligeiramente diferentes ou regras de processamento.

Recursos e Opções Principais

1. Lista de Subtipos:

• Cada linha representa um subtipo de um tipo de documento principal.

• Inclui o nome do subtipo e um conjunto de ações que podem ser realizadas nele.

1. Ações:

• Campos: Configure quais campos de dados estão incluídos no subtipo e como eles são gerenciados.

• Editar Layout: Modifique o layout visual para como as informações são exibidas e inseridas para este subtipo.

• Scripts: Anexe ou edite scripts que executam operações específicas quando documentos deste subtipo são processados.

• Copiar: Duplicar uma configuração de subtipo existente para usar como base para uma nova.

• Excluir: Remover o subtipo se não for mais necessário.

1. Adicionar Novos Subtipos:

• O botão "+ Novo" permite que os administradores criem novos subtipos, definindo propriedades e regras exclusivas conforme necessário.

Os Tipos de Documentos Secundários no DocBits fornecem uma maneira flexível e poderosa de lidar com uma variedade de documentos dentro de um único sistema, garantindo que cada tipo e subtipo seja processado com precisão e eficiência de acordo com suas especificações exclusivas.

Visão Geral

A seção Tipos de Documentos lista todos os tipos de documentos reconhecidos e processados pelo DocBits. Os administradores podem gerenciar vários aspectos, como layout, definições de campos, regras de extração e muito mais para cada tipo de documento. Essa personalização é fundamental para garantir o manuseio preciso de dados e conformidade com os padrões organizacionais.

Recursos e Opções Principais

1. Lista de Tipos de Documentos:

• Cada linha representa um tipo de documento, como Fatura, Nota de Crédito, Nota de Entrega, etc.

• Os tipos de documentos podem ser padrão ou personalizados, conforme indicado por rótulos como "Padrão".

1. Editar layout: Esta opção permite aos administradores modificar as configurações de layout do documento, que incluem definir como o documento aparece e onde os campos de dados estão localizados.

2. Subtipos de Documentos: Se algum tipo de documento tiver subcategorias, esta opção permite que os administradores configurem configurações específicas para cada subtipo.

3. Colunas da Tabela: Personalize quais colunas de dados devem aparecer quando o tipo de documento é visualizado em listas ou relatórios.

4. Campos: Gerencie os campos de dados associados ao tipo de documento, incluindo adicionar novos campos ou modificar os existentes.

5. Treinamento do Modelo: Configure e treine o modelo usado para reconhecer e extrair dados dos documentos. Isso pode envolver a definição de parâmetros para modelos de aprendizado de máquina que melhoram com o tempo e mais dados.

6. Regex: Configure expressões regulares que são usadas para extrair dados dos documentos com base em padrões. Isso é particularmente útil para extração de dados estruturados.

7. Scripts: Escreva ou modifique scripts que executam regras de processamento personalizadas ou fluxos de trabalho para documentos deste tipo.

8. EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados): Configure configurações relacionadas à troca de documentos em formatos eletrônicos padronizados.

1. Configuração Inicial

Antes de começar a solucionar problemas, certifique-se de estar familiarizado com as entradas esperadas para o endpoint M3 com o qual está trabalhando.

1.1 Acessar a Documentação da API M3

• Faça login no M3.

• Acesse a Seção API → Documentação da API.

• Localize e selecione o endpoint relevante (por exemplo, APS450MI para exportações relacionadas a faturas).

• Escolha a função apropriada (por exemplo, Add).

1.2 Compreender os Requisitos da API

• Revise todos os campos obrigatórios na documentação da API.

• Preste atenção a campos importantes como:

  • DIVI

  • ACDT (data contábil)

  • CUCD (código de moeda)

  • SINO (número da fatura do fornecedor)

• Confirme os tipos de dados dos campos, maiúsculas e minúsculas, e regras de formatação (por exemplo, AAAA-MM-DD para datas).

2. Testando Chamadas de API Diretamente no M3

Este passo verifica se a API M3 se comporta conforme o esperado usando entradas manuais.

2.1 Gerar uma Solicitação de Teste no M3

• Na ferramenta de Documentação da API M3:

  • Preencha os dados de teste para os campos obrigatórios.

  • Clique em Executar para fazer a solicitação.

  • Copie o cURL resultante e o corpo JSON.

2.2 Depurar Usando o Postman

• Abra o Postman e crie uma nova solicitação POST.

• Cole o corpo JSON ou cURL.

• Adicione cabeçalhos necessários (por exemplo, autorização).

• Clique em Enviar e observe o resultado:

  • 200 OK: A solicitação foi bem-sucedida.

  • Erro: Revise a mensagem para detalhes sobre o que deu errado.

3. Comparando a API M3 com o Mapeamento do DocBits

Depois de confirmar que a API funciona com dados de teste, compare com o que o DocBits está realmente enviando.

3.1 Exportar Dados de Amostra do DocBits

• Abra a documentação da API DocBits:

  Use o endpoint /export/get_infor_export_api_json.

• Insira o ID do Documento de um documento problemático.

• Execute a exportação para visualizar a carga JSON que o DocBits enviará para o M3.

3.2 Comparar Cargas da API

• Coloque o JSON de teste do M3 e o JSON de exportação do DocBits lado a lado.

• Verifique:

  • Nomes dos Campos: Garanta que os nomes correspondam exatamente, incluindo maiúsculas e minúsculas (DIVI ≠ divi).

  • Tipos de Dados: Verifique se as strings, números e datas estão formatados corretamente.

  • Campos Ausentes: Identifique quaisquer campos presentes na solicitação do M3, mas ausentes no DocBits.

4. Solução de Problemas de Problemas Comuns

5. Se os Problemas Persistirem

Se o problema não for resolvido após seguir os passos acima:

1. Documente o problema:

   • Mensagem de erro e código de status

   • Solicitação de teste do M3 e JSON de exportação do DocBits

2. Resuma sua solução de problemas:

   • O que você tentou

   • Diferenças-chave observadas entre testes e cargas falhas

3. Escale para um desenvolvedor:

   • Inclua todos os dados e descobertas

   • Destaque áreas de problema suspeitas

Instruções passo a passo sobre como adicionar tags a uma tabela:

Passo 1: Escolha os nomes das colunas (tags)

• Selecione os nomes das colunas: Revise os nomes das colunas da sua tabela e decida quais tags adicionar.

Passo 2: Pressione o botão "Aplicar"

• Pressione o botão: Depois de selecionar a tag apropriada para uma coluna, pressione o botão "Aplicar" ao lado da coluna e tag selecionadas.

Passo 3: Adicione a tag à tabela

• Adicione a tag: A tag selecionada será adicionada à tabela como uma coluna adicional ao lado da coluna correspondente.

Passo 4: Salvar ou Excluir Tag

• Salvar Tag: Pressione o botão Salvar para salvar a tag desejada

• Excluir Tag: Para excluir a tag selecionada, pressione o botão Excluir

Aqui está uma explicação detalhada de cada coluna e as possíveis tags:

Posição:

Descrição: Posição ou ordem do item dentro do pedido.

Tag: Inteiro

Exemplo: 1, 2, 3...

Descrição:

Descrição: Breve descrição do item.

Tag: Texto

Exemplo: Parafuso, Porca, Widget...

Pedido de Compra:

Descrição: O número do pedido associado.

Tag: Alfanumérico

Exemplo: PO12345, PO98765...

Quantidade:

Descrição: Número de unidades solicitadas.

Tag: Número

Exemplo: 100, 50, 200...

Unidade:

Descrição: Unidade de medida (por exemplo, peça, quilograma).

Tag: Texto

Exemplo: Pçs, kg, l...

Preço Unitário:

Descrição: Preço por unidade do item.

Tag: Moeda

Exemplo: €10,00, €5,50, €100,00...

Valor Líquido:

Descrição: Preço total antes de deduções e impostos (calculado como quantidade * preço unitário).

Tag: Moeda

Exemplo: €1.000,00, €275,00, €10.000,00...

Desconto:

Descrição: Valor absoluto do desconto aplicado ao valor líquido.

Tag: Moeda

Exemplo: €50,00, €20,00, €500,00...

Percentual de Desconto:

Descrição: Percentual de desconto aplicado ao valor líquido.

Tag: Percentagem

Exemplo: 5%, 10%, 15%...

IVA:

Descrição: Valor do IVA aplicado ao item.

Tag: Moeda

Exemplo: €200,00, €55,00, €1.900,00...

Valor Total:

Descrição: Valor final após o desconto ser deduzido e o IVA ser adicionado.

Tag: Moeda

Exemplo: €1.150,00, €310,00, €11.400,00...

País de Origem:

Descrição: País onde o item foi fabricado ou enviado.

Tag: Texto

Exemplo: EUA, Alemanha, China...

Número do Item:

Descrição: Identificador único ou SKU para o item.

Tag: Alfanumérico

Exemplo: 987654, A12345, Z98765...

Número da Nota de Entrega:

Descrição: Número da nota de entrega associada.

Tag: Alfanumérico

Exemplo: DN56789, DN12345...

Frase (informações adicionais):

Descrição: Comentários adicionais, códigos ou informações relevantes.

Tag: Texto

Exemplo: Comentário, Especificação...

Com essa estrutura e tags, a tabela é mais claramente definida e as informações podem ser melhor categorizadas e processadas.

Ser capaz de navegar no Gerenciador de Layout no DocBits e editar grupos e campos é crucial para controlar a estrutura e a aparência dos documentos.

Aqui estão os passos para usar o Gerenciador de Layout e editar grupos e campos:

Navegando no Gerenciador de Layout:

Abrindo o Gerenciador de Layout:

• Faça login no DocBits e navegue até a área onde deseja usar o Gerenciador de Layout.

• Você pode encontrar essa opção em "Gerenciar Tipos de Documentos".

Selecionando o Tipo de Documento:

• Selecione o tipo de documento que deseja editar.

• O Gerenciador de Layout exibirá a estrutura desse tipo de documento.

Navegando por Grupos e Campos:

• No Gerenciador de Layout, você verá uma estrutura em árvore que representa os grupos e campos do tipo de documento selecionado.

• Você pode navegar por essa estrutura para editar as áreas que deseja.

Editando grupos e campos:

Nota: quando o Título de um campo for alterado, você deve excluir e re-adicionar o campo no construtor de layout para que as alterações tenham efeito.

Adicionando um grupo ou campo:

• Clique no botão "Criar novo grupo", dependendo se você deseja adicionar um novo grupo ou campo.

• Insira o nome do novo grupo ou campo e selecione quaisquer configurações que desejar, como o tipo de campo (texto, número, data, etc.).

Removendo um grupo ou campo:

• Selecione o grupo ou campo que deseja remover.

• Clique no botão "Excluir" ou use o atalho de teclado apropriado (geralmente "Delete" ou "Del").

Modificando um grupo ou campo:

• Clique duas vezes no grupo ou campo que deseja alterar.

• Altere quaisquer propriedades que desejar, como o nome, posição, tamanho ou configurações do tipo de campo.

Organizando grupos e campos:

• Arraste e solte grupos ou campos para alterar sua ordem ou colocá-los dentro ou fora de outros grupos.

Salvando alterações:

• Não se esqueça de salvar suas alterações antes de sair do Gerenciador de Layout.

• Clique no botão "Salvar".

Seguindo esses passos, você pode navegar efetivamente pelo Gerenciador de Layout do DocBits e editar grupos, bem como campos dentro de um tipo de documento. Isso permite que você personalize a estrutura e a aparência de seus documentos de acordo com suas necessidades.

Visão Geral

Os scripts no DocBits são tipicamente escritos em uma linguagem de script suportada pelo sistema Python. Eles são acionados durante o fluxo de processamento de documentos para aplicar lógica de negócios complexa ou garantir a integridade e precisão dos dados antes que os dados sejam processados ou armazenados.

Recursos e Opções Principais

1. Gerenciamento de Scripts:

   • Nome: Cada script recebe um nome único para identificação.

   • Tipo de Documento: Associa o script a um tipo de documento específico, determinando em quais documentos o script será aplicado.

   • Acionar Em: Define quando o script é acionado (por exemplo, no upload do documento, antes da exportação de dados, após a validação de dados).

   • Status Ativo/Inativo: Permite que os administradores ativem ou desativem scripts sem excluí-los, proporcionando flexibilidade nos testes e implantação.

2. Editor de Scripts:

   • Fornece uma interface onde os scripts podem ser escritos e editados. O editor geralmente suporta realce de sintaxe, realce de erros e outras funcionalidades para auxiliar no desenvolvimento de scripts.

   • Exemplo de Script: Os scripts podem incluir operações como percorrer as linhas de fatura para validar totais ou remover entradas que não atendam a determinados critérios.

Visão Geral

O Gestor de Layout permite aos administradores configurar e modificar visualmente o layout dos tipos de documento, definindo propriedades para vários campos de dados e grupos dentro de um documento. Esta interface ajuda a garantir que os modelos de extração e os pontos de entrada de dados manuais estejam alinhados precisamente com a estrutura do documento digitalizado ou carregado no Docbits.

Componentes Principais

1. Grupos e Campos:

• Grupos: Unidades organizacionais dentro de um tipo de documento que categorizam campos relacionados (por exemplo, Detalhes da Fatura, Detalhes de Pagamento). Estes podem ser expandidos ou recolhidos e organizados para refletir o agrupamento lógico no documento real.

• Campos: Pontos de dados individuais dentro de cada grupo (por exemplo, Número da Fatura, Termos de Pagamento). Cada campo pode ser personalizado quanto à forma como os dados são capturados, exibidos e processados.

1. Painel de Propriedades:

• Este painel exibe as propriedades do campo ou grupo selecionado, permitindo uma configuração detalhada, como:

• Rótulo: O rótulo visível para o campo na interface do usuário.

• Nome do Campo: O identificador técnico usado dentro do sistema.

• Largura do Elemento em Percentagem: Determina a largura do campo em relação ao layout do documento.

• Índice de Tabulação: Controla a ordem de tabulação para navegação.

• Executar Script na Alteração: Se deve executar um script quando o valor do campo muda.

• Exibir Rótulo à Esquerda: Se o rótulo é exibido à esquerda do campo ou acima dele.

• É Textarea: Especifica se o campo deve ser uma área de texto, acomodando quantidades maiores de texto.

• Selecionar Tipo de Modelo: Opção para selecionar qual tipo de modelo lidará com a extração deste campo.

• Comprimento do Campo: Comprimento máximo dos dados a serem aceitos neste campo.

• Palavras-Chave Proibidas: Palavras-chave que não são permitidas dentro do campo.

1. Pré-visualização do Modelo:

• Mostra uma pré-visualização em tempo real de como o documento aparecerá com base na configuração de layout atual. Isso ajuda a garantir que o layout corresponda à estrutura real do documento e é vital para testar e refinar a configuração de processamento do documento.

Visão Geral

Este documento descreve o plano de testes para automação de faturas usando DocBits com Infor LN ou M3. Inclui detalhes sobre casos de teste, preparação para testes, etapas de execução e processos de suporte.

Casos de Teste

Plano de Testes com o Cliente

1. Configuração

• Reunião Inicial: Agendar uma reunião de kickoff com o cliente para explicar o processo de teste e os objetivos.

• Acesso e Permissões: Garantir que o cliente tenha todo o acesso necessário ao DocBits e Infor LN ou M3 para fins de teste.

2. Preparação para Testes

• Treinamento: Fornecer treinamento abrangente para a equipe do cliente sobre como usar o DocBits para processamento de faturas.

• Documentação: Compartilhar documentação detalhada sobre os procedimentos de teste, incluindo resultados esperados para cada caso de teste.

3. Execução dos Casos de Teste

• Ambiente de Teste: Configurar um ambiente de teste que replique o sistema de produção do cliente o mais próximo possível.

• Teste Passo a Passo: Trabalhar com o cliente para executar cada caso de teste, garantindo que eles entendam cada etapa:

  • Processar faturas através do DocBits.

  • Verificar a saída no módulo de correspondência de OC.

  • Verificar os resultados da exportação no LN ou M3.

4. Resolução de Problemas

• Rastreamento: Usar um sistema de rastreamento (como Jira ou uma planilha simples) para registrar quaisquer problemas ou discrepâncias que ocorram durante os testes.

• Suporte: Fornecer suporte imediato para resolver problemas e esclarecer quaisquer dúvidas.

5. Verificação e Feedback

• Verificação: Após cada caso de teste, verificar os resultados com o cliente para garantir a precisão.

• Ciclo de Feedback: Coletar feedback do cliente sobre o processo e quaisquer melhorias necessárias.

6. Finalização

• Documentação dos Resultados: Documentar os resultados de cada caso de teste e fornecer um relatório resumido ao cliente.

• Reunião de Revisão: Realizar uma reunião de revisão para discutir os resultados dos testes e quaisquer etapas adicionais necessárias antes de entrar em operação.

7. Preparação para Go Live

• Reforço de Treinamento: Oferecer uma sessão de treinamento de reforço, se necessário.

• Plano de Suporte: Desenvolver um plano de suporte para a fase inicial de go-live para garantir uma transição suave.

Part 1: Delete Lines with Empty Quantity and Amount

This section of the script processes an invoice table to remove any lines where both the quantity and the total amount are zero or not provided.

• Check for INVOICE_TABLE: It starts by checking if the INVOICE_TABLE key exists in the tables_dict dictionary.

• Iterate Over Rows: For each row in the table, the script initializes flags and variables to determine if the TOTAL_AMOUNT and QUANTITY columns exist and to capture their values.

• Check Column Names: As it iterates through each column in a row, it looks for columns named TOTAL_AMOUNT and QUANTITY.

  • If TOTAL_AMOUNT is found, it captures the value. If this value is non-zero, it converts it to a float.

  • Similarly for QUANTITY, capturing and converting the value if it is non-zero.

• Mark Row for Deletion: After checking both columns in a row, if both the total amount and quantity are effectively zero (either by being zero or not existing), the row is marked for deletion by setting row['is_deleted'] to True.

Part 2: Validate Line Total Against Invoice Total

This section calculates the total amount from all lines in an invoice and compares it to the invoice’s reported total to validate their consistency.

• Initialize Line Total: Starts by setting a variable lines_total to 0.0 to accumulate the total amount from all lines.

• Sum Line Amounts: Iterates over each row in the INVOICE_TABLE, extracting the TOTAL_AMOUNT from each and adding it to lines_total.

• Retrieve and Convert Invoice Total: Fetches the total invoice amount using a helper function get_field_value and converts it to a float.

• Compare Totals: Finally, it checks if the absolute difference between the calculated line total (lines_total) and the reported invoice total (total_amount) exceeds a threshold of 0.05. If so, it marks the invoice total field as invalid using another helper function set_field_as_invalid, citing a mismatch.

Summary

The script effectively ensures data integrity by:

1. Removing data rows that do not contribute to the invoice’s financial total due to lacking quantities or amounts.

2. Validating the consistency between the sum of individual line amounts and the overall invoice total, highlighting discrepancies for further action.

This automation helps maintain accurate financial records and can be crucial for systems like ERP that require precise data for accounting and financial reporting.

Visão Geral

A interface Colunas da Tabela no Docbits é usada para especificar as colunas que aparecem em tabelas de dados para cada tipo de documento. Cada coluna pode ser configurada para armazenar tipos específicos de dados, como strings ou valores numéricos, e pode ser essencial para funções de classificação, filtragem e relatórios dentro do Docbits.

Principais Recursos e Opções

1. Configuração da Coluna:

• Nome da Coluna: O identificador da coluna no banco de dados.

• Título: O título legível por humanos da coluna que aparecerá na interface.

• Tipo de Coluna: Define o tipo de dados da coluna (por exemplo, STRING, VALOR), o que determina que tipo de dados pode ser armazenado na coluna.

• Nome da Tabela: Indica a qual tabela a coluna pertence, vinculando-a a um tipo de documento específico como INVOICE_TABLE.

1. Ações:

• Editar: Modificar as configurações de uma coluna existente.

• Excluir: Remover a coluna da tabela, o que é útil se os dados não forem mais necessários ou se a estrutura de dados do tipo de documento mudar.

1. Adicionando Novas Colunas e Tabelas:

• Adicionar Nova Coluna de Tabela: Abre um diálogo onde você pode definir uma nova coluna, incluindo seu nome, se é obrigatório, seu tipo de dados e a tabela à qual pertence.

• Criar Nova Tabela: Permite a criação de uma nova tabela, definindo um nome único que será usado para armazenar dados relacionados a um conjunto específico de tipos de documento.

Esta seção é vital para manter a integridade estrutural e usabilidade dos dados dentro do sistema Docbits, garantindo que os dados extraídos de documentos sejam armazenados de forma organizada e acessível.

Aqui estão os passos para adicionar um novo campo ou modificar campos existentes no DocBits, incluindo detalhes sobre como acessar opções de configuração avançadas:

Adicionar um novo campo

• Faça login e acesse a Gestão de Documentos:

Adicionar um novo campo:

• Clique na opção "Criar Campo".

Configuração Básica:

• Nome

  • Escolha um nome significativo e descritivo.

  • O nome deve ser único.

  • Nota: Uma vez criado, o nome não pode ser alterado.

• Título

  • Este é o nome exibido do campo.

  • Ele define como o campo aparece na interface do usuário.

  • Nota: O título pode ser alterado posteriormente, se necessário.

• Selecionar Tipo de Campo

  • Escolha o tipo de campo a partir de uma lista suspensa.

  • Os tipos de campo disponíveis incluem várias opções para atender a diferentes necessidades de entrada de dados.

  • Nota: Uma vez criado, o Tipo não pode ser alterado.
• Opcional: Habilitar Elemento de Cobrança

  • Uma caixa de seleção rotulada Habilitar Elemento de Cobrança pode ser selecionada.

  • Se marcada, você deve selecionar um elemento de cobrança a partir de uma lista suspensa.

  • Importante: Elementos de cobrança devem ser configurados previamente.

    • Configuração de Elementos de Cobrança

Configuração Avançada:

• Aqui você pode definir outras propriedades, como regras de validação, valores de correspondência, modo somente leitura, ocultação e configurações de OCR.

Salvar:

• Após ter feito todas as configurações necessárias, clique em "Salvar" ou em um botão semelhante para criar o novo campo.

Acessar edição de campo:

• Navegue até a lista de campos existentes e encontre o campo que deseja editar.

Selecionar um campo:

• Clique no campo apropriado para acessar as opções de edição.

Alterar a configuração:

• Altere as propriedades do campo conforme necessário. Isso pode incluir mudar o nome, o tipo de campo, adicionar ou remover regras de validação, definir valores de correspondência ou ajustar outras configurações avançadas.

Nota: Se você alterar o Título de um campo, deve excluir e re-adicionar o campo no construtor de layout para que as alterações tenham efeito.

Salvar:

• Clique em "Salvar" para salvar as alterações que você fez no campo.

Ao fornecer passos para adicionar novos campos e editar campos existentes, bem como acesso a opções de configuração avançadas, você pode maximizar a flexibilidade e adaptabilidade do seu sistema de processamento de documentos. Isso permite que você estruture e processe seus dados exatamente como precisar.

Introdução

Bem-vindo ao módulo de Contabilização de Fatura de Custo e Vendas Indiretas! Este módulo foi projetado para ajudá-lo a gerenciar e reconciliar suas transações financeiras de forma eficiente dentro do seu sistema ERP. Com recursos como extração automática de dados, correspondência de documentos e rastreamento detalhado, você pode garantir que seus registros financeiros sejam precisos e atualizados.

Primeiros Passos

Para começar a usar o módulo de contabilidade, certifique-se de que você possui as permissões necessárias configuradas pelo administrador do sistema. Você precisará de acesso aos módulos de contabilidade de custos e contabilidade de vendas dentro do sistema ERP.

Requisitos do Sistema

• Acesso aos módulos de contabilidade de custos e contabilidade de vendas dentro do sistema ERP.

• Permissões de usuário apropriadas para visualizar e processar documentos financeiros.

Principais Recursos

1. Extração Automática de Dados: Extrai e interpreta automaticamente dados de faturas digitais e outros documentos.

2. Comparação de Dados: Compara dados de faturas extraídos com dados existentes de pedidos de compra.

3. Verificação de Correspondência: Verifica correspondências com base em regras e tolerâncias predefinidas.

4. Relatório de Discrepâncias: Identifica e relata quaisquer discrepâncias entre faturas e pedidos de compra.

5. Trilha de Auditoria: Mantém um registro de todas as ações para conformidade e revisão.

6. Treinamento de Documentos: Treine o sistema para reconhecer novos documentos com esforço mínimo, geralmente apenas uma vez.

7. Divisão de Valores: Divida valores por departamento para rastreamento financeiro detalhado.

8. Definição de Conta Contábil: A equipe APS (Sistema de Contabilidade e Aquisições) pode definir a conta contábil uma vez que os dados são extraídos.

Interface do Usuário

A interface do módulo de contabilidade geralmente inclui os seguintes componentes:

• Painel: Visão geral do status de faturas e vendas, e atividade recente.

• Ferramentas de Pesquisa e Filtro: Capacidades para pesquisar e filtrar registros de faturas e vendas.

• Registros Correspondentes: Seção exibindo registros correspondentes com sucesso.

• Discrepâncias: Seção mostrando registros com discrepâncias que precisam de revisão ou ação.

• Relatórios: Acesso a relatórios detalhados e opções de exportação.

Guia Passo a Passo para Usar o Módulo de Contabilidade

1. Acesse o Módulo de Contabilidade

Navegue até o módulo de contabilidade no menu principal do seu sistema ERP.

2. Importe ou Acesse Faturas

• Importação Automatizada: Se o seu sistema estiver configurado para captura automática de dados, as faturas serão importadas automaticamente para o sistema.

• Upload Manual: Se necessário, faça o upload manual dos arquivos de fatura no sistema usando a interface fornecida.

3. Revise Faturas Correspondidas Automaticamente

• Revise as faturas que foram automaticamente correspondidas com pedidos de compra.

• Verifique os detalhes da correspondência, incluindo números de itens, quantidades e preços.

4. Lide com Discrepâncias

• Acesse a seção de Discrepâncias para revisar quaisquer faturas que não puderam ser correspondidas automaticamente.

• Ajuste manualmente quantidades ou preços conforme necessário, ou marque a fatura para revisão posterior.

5. Correspondência Manual

Para faturas não correspondidas automaticamente:

• Use as ferramentas de pesquisa e filtro para encontrar o pedido de compra correspondente.

• Verifique e corresponda manualmente a fatura ao pedido de compra.

6. Treine o Sistema

• Para novos tipos de documentos, treine o sistema para reconhecê-los fornecendo uma amostra.

• Normalmente, você só precisa treinar o sistema uma vez para que ele reconheça com precisão documentos semelhantes no futuro.

7. Registre Lançamentos

• Navegue até a aba "Itens de linha" para visualizar e registrar lançamentos para cada fatura.

• Alocar os valores para as contas, centros de custo e dimensões apropriadas específicas para Infor LN/M3.

Exemplo: Registro de uma Fatura de Custo

1. Selecione o Item de Linha: Escolha o item de linha para a fatura de custo.

2. Atribuir Conta: Atribua a conta apropriada, como "71200 - Despesa Não Operacional".

3. Definir Dimensões: Defina dimensões adicionais como centro de custo, grupo de produtos e projeto.

4. Dividir Valor: Se necessário, divida o valor por departamento para um rastreamento mais detalhado.

5. Inserir Valor: Insira o valor para o item de linha.

8. Defina Contas Contábeis

• Uma vez que os dados são extraídos, a equipe APS pode definir as contas contábeis.

• Isso garante que cada transação seja registrada na conta correta para um relatório financeiro preciso.

9. Gere Relatórios

• Acesse a seção "Relatórios" para gerar relatórios detalhados sobre transações financeiras.

• Use as opções de exportação para salvar relatórios para análise posterior ou arquivamento.

Uso de Exemplo

1. Upload de Documentos: Os usuários podem fazer upload de vários documentos (faturas, notas de entrega, etc.) para o sistema.

2. Correspondência Automática: O sistema corresponde automaticamente os documentos enviados com pedidos de compra existentes.

3. Revisão de Correspondências: Os usuários podem revisar as correspondências, verificar detalhes e ver indicadores de status.

4. Resolução de Discrepâncias: Quaisquer incompatibilidades ou discrepâncias são destacadas para que o usuário revise e corrija manualmente.

5. Exportação de Dados: Dados correspondentes podem ser exportados para processamento posterior ou arquivamento.

À direita da barra de pesquisa, você encontrará algumas ferramentas do painel.

Atualizar tabela

Clique neste botão para atualizar o painel e carregar os dados e status mais recentes.

Configurações avançadas

Clique no ícone de engrenagem para abrir o menu de Configurações Avançadas.

No menu de Configurações Avançadas, as seguintes opções estarão disponíveis:

Mais configurações

Use este botão para acessar as Configurações de Admin para o painel. A documentação completa para essas configurações pode ser encontrada .

Atalhos de teclado

Use este botão para exibir todos os atalhos de teclado para o painel. Explicações detalhadas para cada atalho podem ser encontradas .

Registro de importação

Use este botão para abrir uma tabela exibindo todos os documentos recentemente importados via e-mail, juntamente com informações relevantes para cada um.

Você pode filtrar os registros por assunto ou remetente, classificar colunas em ordem crescente ou decrescente clicando nos cabeçalhos das colunas e reorganizá-las usando arrastar e soltar.

Definir colunas da tabela para organização

Clique neste botão para abrir um menu onde você pode gerenciar a visibilidade das colunas do painel. Selecione os nomes das colunas e use as setas para adicioná-las ou removê-las da visualização do painel. Clique em 'Concluído' para salvar suas alterações.

Você pode definir a ordem das colunas clicando nos pontos ao lado do nome de uma coluna e arrastando-a para a posição desejada.

Adicionar campos de um tipo de documento como colunas no painel.

Você também tem a opção de adicionar colunas adicionais de campos específicos de tipos de documentos específicos para personalizar sua visualização do painel. Para fazer isso, basta clicar em 'Adicionar Campo do Tipo de Documento'.

Escolha um tipo de documento para ver quais campos estão disponíveis para o tipo selecionado. Para cada tipo de documento, existem diferentes campos que você pode adicionar. Você pode procurar um campo específico usando a barra de pesquisa na parte superior.

Selecione os campos que deseja exibir como colunas e clique em 'Adicionar às Colunas Visíveis'. Os campos selecionados aparecerão como colunas no painel, mostrando seus valores correspondentes.

Definir ordenação do painel para organização

Use este botão para definir a ordem de classificação padrão para as colunas no painel. Selecione a coluna e escolha a ordem de classificação (crescente ou decrescente), em seguida, clique em 'Concluído'. Você pode configurar a classificação para todas as colunas ativas no painel.

Filtrar documentos

Você pode filtrar documentos por dia, semana, mês, ano ou visualizar todos clicando no período de tempo desejado. A filtragem é baseada no horário de importação do documento.

Digitalizar documento

Use este botão para digitalizar um documento diretamente.

Para usar este recurso, você precisa ter um scanner conectado ao seu sistema. Se um scanner estiver disponível, você pode selecioná-lo à direita, nomear seu documento e clicar em 'Digitalizar'. Opcionalmente, você pode ajustar as configurações de digitalização à direita antes de iniciar o processo.

Nota: Este recurso deve ser ativado em Configurações -> Processamento de Documentos/Módulo -> Tipo de Documento/Digitalização de Documento

Análise

Clicar neste botão exibirá uma nova área mostrando a contagem atual de documentos em cada categoria.

Clique em qualquer categoria para filtrar os documentos por essa categoria específica.

Iniciar importação de e-mail

Clicar neste botão verificará sua caixa de entrada de e-mail, de acordo com a configuração de importação de e-mail, e importará quaisquer novos documentos.

Exportar esta tabela

Use este botão para exportar todos os documentos atualmente exibidos no painel, com base no número de documentos mostrados por página.

Nota: Este recurso deve ser ativado em Configurações -> Processamento de Documentos/Módulo -> Tipo de Documento/Exportar Dados do Painel

Carregar

Clique neste botão para carregar manualmente um ou mais arquivos.

Você pode arrastar e soltar arquivos na janela pop-up ou clicar em 'Carregar Documentos' para selecioná-los no explorador de arquivos.

Modo de depuração

Você pode ativar o modo de depuração para receber uma opção adicional. Para acessar o modo de depuração, basta adicionar ao URL ?debug=true. Agora você deve ter uma opção adicional.

Mostrar tempos de carregamento

Clicar neste botão abrirá uma janela pop-up exibindo os tempos de carregamento para cada serviço, com o tempo total de carregamento mostrado na parte inferior.