Visão Geral

A seção Tipos de Documentos lista todos os tipos de documentos reconhecidos e processados pelo DocBits. Os administradores podem gerenciar vários aspectos, como layout, definições de campos, regras de extração e muito mais para cada tipo de documento. Essa personalização é fundamental para garantir o manuseio preciso de dados e conformidade com os padrões organizacionais.

Recursos e Opções Principais

1. Lista de Tipos de Documentos:

• Cada linha representa um tipo de documento, como Fatura, Nota de Crédito, Nota de Entrega, etc.

• Os tipos de documentos podem ser padrão ou personalizados, conforme indicado por rótulos como "Padrão".

1. Editar layout: Esta opção permite aos administradores modificar as configurações de layout do documento, que incluem definir como o documento aparece e onde os campos de dados estão localizados.

2. Subtipos de Documentos: Se algum tipo de documento tiver subcategorias, esta opção permite que os administradores configurem configurações específicas para cada subtipo.

3. Colunas da Tabela: Personalize quais colunas de dados devem aparecer quando o tipo de documento é visualizado em listas ou relatórios.

4. Campos: Gerencie os campos de dados associados ao tipo de documento, incluindo adicionar novos campos ou modificar os existentes.

5. Treinamento do Modelo: Configure e treine o modelo usado para reconhecer e extrair dados dos documentos. Isso pode envolver a definição de parâmetros para modelos de aprendizado de máquina que melhoram com o tempo e mais dados.

6. Regex: Configure expressões regulares que são usadas para extrair dados dos documentos com base em padrões. Isso é particularmente útil para extração de dados estruturados.

7. Scripts: Escreva ou modifique scripts que executam regras de processamento personalizadas ou fluxos de trabalho para documentos deste tipo.

8. EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados): Configure configurações relacionadas à troca de documentos em formatos eletrônicos padronizados.

Document Types

DOCB-2489 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Visão Geral

O Gestor de Layout permite aos administradores configurar e modificar visualmente o layout dos tipos de documento, definindo propriedades para vários campos de dados e grupos dentro de um documento. Esta interface ajuda a garantir que os modelos de extração e os pontos de entrada de dados manuais estejam alinhados precisamente com a estrutura do documento digitalizado ou carregado no Docbits.

Componentes Principais

1. Grupos e Campos:

• Grupos: Unidades organizacionais dentro de um tipo de documento que categorizam campos relacionados (por exemplo, Detalhes da Fatura, Detalhes de Pagamento). Estes podem ser expandidos ou recolhidos e organizados para refletir o agrupamento lógico no documento real.

• Campos: Pontos de dados individuais dentro de cada grupo (por exemplo, Número da Fatura, Termos de Pagamento). Cada campo pode ser personalizado quanto à forma como os dados são capturados, exibidos e processados.

1. Painel de Propriedades:

• Este painel exibe as propriedades do campo ou grupo selecionado, permitindo uma configuração detalhada, como:

• Rótulo: O rótulo visível para o campo na interface do usuário.

• Nome do Campo: O identificador técnico usado dentro do sistema.

• Largura do Elemento em Percentagem: Determina a largura do campo em relação ao layout do documento.

• Índice de Tabulação: Controla a ordem de tabulação para navegação.

• Executar Script na Alteração: Se deve executar um script quando o valor do campo muda.

• Exibir Rótulo à Esquerda: Se o rótulo é exibido à esquerda do campo ou acima dele.

• É Textarea: Especifica se o campo deve ser uma área de texto, acomodando quantidades maiores de texto.

• Selecionar Tipo de Modelo: Opção para selecionar qual tipo de modelo lidará com a extração deste campo.

• Comprimento do Campo: Comprimento máximo dos dados a serem aceitos neste campo.

• Palavras-Chave Proibidas: Palavras-chave que não são permitidas dentro do campo.

1. Pré-visualização do Modelo:

• Mostra uma pré-visualização em tempo real de como o documento aparecerá com base na configuração de layout atual. Isso ajuda a garantir que o layout corresponda à estrutura real do documento e é vital para testar e refinar a configuração de processamento do documento.

Layout Manager

DOCB-2490 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Ser capaz de navegar no Gerenciador de Layout no DocBits e editar grupos e campos é crucial para controlar a estrutura e a aparência dos documentos.

Aqui estão os passos para usar o Gerenciador de Layout e editar grupos e campos:

Navegando no Gerenciador de Layout:

Abrindo o Gerenciador de Layout:

• Faça login no DocBits e navegue até a área onde deseja usar o Gerenciador de Layout.

• Você pode encontrar essa opção em "Gerenciar Tipos de Documentos".

Selecionando o Tipo de Documento:

• Selecione o tipo de documento que deseja editar.

• O Gerenciador de Layout exibirá a estrutura desse tipo de documento.

Navegando por Grupos e Campos:

• No Gerenciador de Layout, você verá uma estrutura em árvore que representa os grupos e campos do tipo de documento selecionado.

• Você pode navegar por essa estrutura para editar as áreas que deseja.

Editando grupos e campos:

Nota: quando o Título de um campo for alterado, você deve excluir e re-adicionar o campo no construtor de layout para que as alterações tenham efeito.

Adicionando um grupo ou campo:

• Clique no botão "Criar novo grupo", dependendo se você deseja adicionar um novo grupo ou campo.

• Insira o nome do novo grupo ou campo e selecione quaisquer configurações que desejar, como o tipo de campo (texto, número, data, etc.).

Removendo um grupo ou campo:

• Selecione o grupo ou campo que deseja remover.

• Clique no botão "Excluir" ou use o atalho de teclado apropriado (geralmente "Delete" ou "Del").

Modificando um grupo ou campo:

• Clique duas vezes no grupo ou campo que deseja alterar.

• Altere quaisquer propriedades que desejar, como o nome, posição, tamanho ou configurações do tipo de campo.

Organizando grupos e campos:

• Arraste e solte grupos ou campos para alterar sua ordem ou colocá-los dentro ou fora de outros grupos.

Salvando alterações:

• Não se esqueça de salvar suas alterações antes de sair do Gerenciador de Layout.

• Clique no botão "Salvar".

Seguindo esses passos, você pode navegar efetivamente pelo Gerenciador de Layout do DocBits e editar grupos, bem como campos dentro de um tipo de documento. Isso permite que você personalize a estrutura e a aparência de seus documentos de acordo com suas necessidades.

Visão Geral

Os Tipos de Documentos Secundários são essencialmente versões especializadas dos principais tipos de documentos. Por exemplo, sob o tipo de documento principal "Fatura," pode haver subtipos como "Fatura Padrão," "Fatura Pro-forma" e "Fatura de Crédito," cada um com requisitos de dados ligeiramente diferentes ou regras de processamento.

Recursos e Opções Principais

1. Lista de Subtipos:

• Cada linha representa um subtipo de um tipo de documento principal.

• Inclui o nome do subtipo e um conjunto de ações que podem ser realizadas nele.

1. Ações:

• Campos: Configure quais campos de dados estão incluídos no subtipo e como eles são gerenciados.

• Editar Layout: Modifique o layout visual para como as informações são exibidas e inseridas para este subtipo.

• Scripts: Anexe ou edite scripts que executam operações específicas quando documentos deste subtipo são processados.

• Copiar: Duplicar uma configuração de subtipo existente para usar como base para uma nova.

• Excluir: Remover o subtipo se não for mais necessário.

1. Adicionar Novos Subtipos:

• O botão "+ Novo" permite que os administradores criem novos subtipos, definindo propriedades e regras exclusivas conforme necessário.

Os Tipos de Documentos Secundários no DocBits fornecem uma maneira flexível e poderosa de lidar com uma variedade de documentos dentro de um único sistema, garantindo que cada tipo e subtipo seja processado com precisão e eficiência de acordo com suas especificações exclusivas.

Sub Document Type

DOCB-2492 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Visão Geral

A interface Colunas da Tabela no Docbits é usada para especificar as colunas que aparecem em tabelas de dados para cada tipo de documento. Cada coluna pode ser configurada para armazenar tipos específicos de dados, como strings ou valores numéricos, e pode ser essencial para funções de classificação, filtragem e relatórios dentro do Docbits.

Principais Recursos e Opções

1. Configuração da Coluna:

• Nome da Coluna: O identificador da coluna no banco de dados.

• Título: O título legível por humanos da coluna que aparecerá na interface.

• Tipo de Coluna: Define o tipo de dados da coluna (por exemplo, STRING, VALOR), o que determina que tipo de dados pode ser armazenado na coluna.

• Nome da Tabela: Indica a qual tabela a coluna pertence, vinculando-a a um tipo de documento específico como INVOICE_TABLE.

1. Ações:

• Editar: Modificar as configurações de uma coluna existente.

• Excluir: Remover a coluna da tabela, o que é útil se os dados não forem mais necessários ou se a estrutura de dados do tipo de documento mudar.

1. Adicionando Novas Colunas e Tabelas:

• Adicionar Nova Coluna de Tabela: Abre um diálogo onde você pode definir uma nova coluna, incluindo seu nome, se é obrigatório, seu tipo de dados e a tabela à qual pertence.

• Criar Nova Tabela: Permite a criação de uma nova tabela, definindo um nome único que será usado para armazenar dados relacionados a um conjunto específico de tipos de documento.

Esta seção é vital para manter a integridade estrutural e usabilidade dos dados dentro do sistema Docbits, garantindo que os dados extraídos de documentos sejam armazenados de forma organizada e acessível.

Table Columns

DOCB-2493 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Visão Geral

A configuração de Campos fornece uma interface de usuário onde os administradores podem gerenciar as propriedades e o comportamento dos campos de dados individuais associados a um tipo de documento. Cada campo pode ser ajustado para otimizar a precisão e eficiência da captura e validação de dados.

Principais Recursos e Opções

1. Configuração de Campos:

• Nomes dos Campos: Lista os nomes dos campos, geralmente correspondentes aos elementos de dados dentro do documento, como "Número da Fatura" ou "Data do Pedido de Compra".

• Obrigatório: Os administradores podem marcar campos como obrigatórios, garantindo que os dados devem ser inseridos ou capturados para que esses campos completem o processamento do documento.

• Somente Leitura: Os campos podem ser definidos como somente leitura para evitar modificações após a captura de dados ou durante certas etapas do processamento do documento.

• Oculto: Os campos podem ser ocultos da visualização na interface do usuário, útil para informações sensíveis ou para simplificar os fluxos de trabalho do usuário.

1. Configurações Avançadas:

• Forçar Validação: Garante que os dados inseridos em um campo passem por certas regras de validação antes de serem aceitos.

• OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres): Este interruptor pode ser ativado para habilitar o processamento de OCR para um campo específico, útil para extração automatizada de dados de documentos digitalizados ou digitais.

• Pontuação de Correspondência: Os administradores podem definir uma pontuação de correspondência, um limiar usado para determinar o nível de confiança no reconhecimento ou correspondência de dados, impactando como a validação de dados e os controles de qualidade são realizados.

1. Botões de Ação:

• Criar Novo Campo: Permite adicionar novos campos ao tipo de documento.

• Ícones de Edição: Cada campo possui um ícone de edição que permite aos administradores configurar ainda mais as configurações específicas do campo, como tipo de dados, valores padrão ou lógica de negócios conectada.

• Salvar Configurações: Confirma as alterações feitas nas configurações do campo.

Fields

DOCB-2494 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Aqui estão os passos para adicionar um novo campo ou modificar campos existentes no DocBits, incluindo detalhes sobre como acessar opções de configuração avançadas:

Adicionar um novo campo

• Faça login e acesse a Gestão de Documentos:

Adicionar um novo campo:

• Clique na opção "Criar Campo".

Configuração Básica:

• Nome

  • Escolha um nome significativo e descritivo.

  • O nome deve ser único.

  • Nota: Uma vez criado, o nome não pode ser alterado.

• Título

  • Este é o nome exibido do campo.

  • Ele define como o campo aparece na interface do usuário.

  • Nota: O título pode ser alterado posteriormente, se necessário.

• Selecionar Tipo de Campo

  • Escolha o tipo de campo a partir de uma lista suspensa.

  • Os tipos de campo disponíveis incluem várias opções para atender a diferentes necessidades de entrada de dados.

  • Nota: Uma vez criado, o Tipo não pode ser alterado.

  
• Opcional: Habilitar Elemento de Cobrança

  • Uma caixa de seleção rotulada Habilitar Elemento de Cobrança pode ser selecionada.

  • Se marcada, você deve selecionar um elemento de cobrança a partir de uma lista suspensa.

  • Importante: Elementos de cobrança devem ser configurados previamente.

    • Configuração de Elementos de Cobrança

Configuração Avançada:

• Aqui você pode definir outras propriedades, como regras de validação, valores de correspondência, modo somente leitura, ocultação e configurações de OCR.

Salvar:

• Após ter feito todas as configurações necessárias, clique em "Salvar" ou em um botão semelhante para criar o novo campo.

Acessar edição de campo:

• Navegue até a lista de campos existentes e encontre o campo que deseja editar.

Selecionar um campo:

• Clique no campo apropriado para acessar as opções de edição.

Alterar a configuração:

• Altere as propriedades do campo conforme necessário. Isso pode incluir mudar o nome, o tipo de campo, adicionar ou remover regras de validação, definir valores de correspondência ou ajustar outras configurações avançadas.

Nota: Se você alterar o Título de um campo, deve excluir e re-adicionar o campo no construtor de layout para que as alterações tenham efeito.

Salvar:

• Clique em "Salvar" para salvar as alterações que você fez no campo.

Ao fornecer passos para adicionar novos campos e editar campos existentes, bem como acesso a opções de configuração avançadas, você pode maximizar a flexibilidade e adaptabilidade do seu sistema de processamento de documentos. Isso permite que você estruture e processe seus dados exatamente como precisar.

Visão Geral

O Treinamento do Modelo permite aos administradores supervisionar e gerenciar o treinamento de modelos de aprendizado de máquina específicos para cada tipo de documento. Ao fornecer uma interface estruturada para importar dados de amostra, treinar modelos e testar seu desempenho, o Docbits garante que suas capacidades de extração de dados melhorem continuamente ao longo do tempo.

Recursos e Opções Principais

1. Visão Geral das Métricas:

• Amostra: Número de documentos de amostra usados para treinamento.

• Exportados: Número de documentos que foram exportados com sucesso após o processamento.

• Empresa Σ: Número total de documentos específicos da empresa processados.

• Total Σ: Número total de documentos processados em todas as categorias.

1. Opções de Treinamento e Teste:

• Importar: Permite aos administradores importar novos conjuntos de dados de treinamento, que são tipicamente amostras estruturadas de documentos que devem ser reconhecidos pelo sistema.

• Treinar Modelo: Inicia o processo de treinamento usando os dados importados para aprimorar as capacidades de reconhecimento e extração do sistema.

• Testar Classificação: Permite testar o modelo para avaliar seu desempenho na classificação e extração de dados de documentos novos ou não vistos.

1. Botões de Ação:

• Criar Campo: Adicionar novos campos de dados que o modelo deve reconhecer e extrair.

• Ações: Este menu suspenso pode incluir opções como visualizar detalhes, editar configurações ou excluir dados de treinamento.

Model Training

DOCB-2496 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

No DocBits, as configurações de Regex permitem que os administradores definam padrões personalizados que o sistema usa para encontrar e extrair dados de documentos. Este recurso é especialmente útil em situações em que os dados precisam ser extraídos de texto não estruturado ou quando os dados seguem um formato previsível que pode ser capturado usando padrões de regex.

Principais Recursos e Opções

1. Gerenciando Regexes:

• Adicionar: Permite que você crie um novo padrão de regex para um tipo de documento específico.

• Salvar Alterações: Salva modificações nas configurações de regex existentes.

• Padrão: Aqui, você pode definir o padrão de regex que corresponde ao formato de dados específico necessário.

• Origem: É a Origem do Documento - Por exemplo, você pode definir um Regex diferente na Alemanha

Regex

DOCB-2497 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Visão Geral

Os scripts no DocBits são tipicamente escritos em uma linguagem de script suportada pelo sistema Python. Eles são acionados durante o fluxo de processamento de documentos para aplicar lógica de negócios complexa ou garantir a integridade e precisão dos dados antes que os dados sejam processados ou armazenados.

Recursos e Opções Principais

1. Gerenciamento de Scripts:

   • Nome: Cada script recebe um nome único para identificação.

   • Tipo de Documento: Associa o script a um tipo de documento específico, determinando em quais documentos o script será aplicado.

   • Acionar Em: Define quando o script é acionado (por exemplo, no upload do documento, antes da exportação de dados, após a validação de dados).

   • Status Ativo/Inativo: Permite que os administradores ativem ou desativem scripts sem excluí-los, proporcionando flexibilidade nos testes e implantação.

2. Editor de Scripts:

   • Fornece uma interface onde os scripts podem ser escritos e editados. O editor geralmente suporta realce de sintaxe, realce de erros e outras funcionalidades para auxiliar no desenvolvimento de scripts.

   • Exemplo de Script: Os scripts podem incluir operações como percorrer as linhas de fatura para validar totais ou remover entradas que não atendam a determinados critérios.

Script

DOCB-2498 • CLOSED / COMPLETED • Daniel Jordan

Guia de Scripting do Docbits

Bem-vindo ao guia de scripting do Docbits! Aqui, você aprenderá a usar scripts para automatizar e aprimorar o processamento de documentos dentro do Docbits. Scripts permitem a manipulação personalizada de campos, transformação de dados e implementação de lógica em vários tipos de documentos.

Introdução

Os scripts no Docbits são escritos em Python. Eles interagem com campos de documentos e metadados para realizar uma ampla gama de operações, desde formatação simples de dados até lógica complexa.

Funções Principais

• get_field_value(fields_dict, field_name, default=None): Recupera o valor de um campo especificado.

• set_field_value(fields_dict, field_name, value): Define o valor de um campo especificado.

• create_new_field(field_name, value): Cria um novo campo com um nome e valor especificados.

• format_decimal_to_locale(value, locale): Formata um valor decimal de acordo com um local especificado.

Exemplos de Scripts

Abaixo estão vários exemplos que demonstram tarefas comuns de scripting.

Exemplo 1: Mapeamento de Moeda para Faturas

Padronize símbolos ou texto de moeda para códigos de moeda ISO.

currency_map = {
    "€": "EUR",
    "EURO": "EUR",
    "$": "USD",
    "£": "GBP"
}
currency_value = get_field_value(fields_dict, "currency", None)
if currency_value:
    currency_value = currency_value.upper()
    if currency_value in currency_map:
        currency_value = currency_map[currency_value]
    set_field_value(fields_dict, "currency", currency_value)

The "Calculating Total Charges" script automates the process of summing up various charges and additional amounts within invoice documents. This guide walks you through the script setup, logic, and application to ensure accurate total charge calculations across your documents.

Purpose

This script aims to provide a dynamic way to calculate the total charges on an invoice by adding up different charge types, such as base charges, freight (Fracht), and packaging (Verpackung). It then updates the invoice's total charges field with the calculated sum, ensuring accurate billing information.

Script Overview

The script retrieves values from specified fields, converts them to floats, sums them up, and then updates the total_charges field with the result. If the total_charges field doesn't exist, the script creates this field and sets its value accordingly.

Code Snippet

total_charges = get_field_value(fields_dict, 'total_charges', None)
fracht = get_field_value(fields_dict, 'additional_amount_2', None)
verpackung = get_field_value(fields_dict, 'additional_amount', None)

# Initialize total to 0
total = 0

# Add fracht to total if it exists
if fracht:
    fracht = float(fracht)
    total += fracht

# Add verpackung to total if it exists
if verpackung:
    verpackung = float(verpackung)
    total += verpackung

# Formatting the total to two decimal places
formatted_total = "{0:.2f}".format(total)

# Checking if the total_charges field exists and updating or creating accordingly
if 'total_charges' not in fields_dict:
    new_field = create_new_field('total_charges', formatted_total)
    fields_dict['total_charges'] = new_field
    document_json['fields'].append(new_field)
else:
    set_field_value(fields_dict, 'total_charges', formatted_total)

Introduction

This document provides a detailed guide on the "Calculating Total Charges" script within the Docbits platform. The script is designed to automatically calculate the total amount charged on an invoice by summing up various individual charges. This automation enhances accuracy and efficiency in document processing.

Objective

The aim of this script is to streamline the calculation process for total charges on invoices. By automatically adding up specified charges, such as base charges, taxes, and additional fees, the script ensures that the total charges reflected on each invoice are accurate and comprehensive.

Script Details

Code Implementation

# Initialize variables to store the values of individual charges
total_charges = get_field_value(fields_dict, 'total_charges', None)
fracht = get_field_value(fields_dict, 'additional_amount_2', None)
verpackung = get_field_value(fields_dict, 'additional_amount', None)

# Calculate the total by converting each charge to a float and summing them up
total = 0
if fracht:
    total += float(fracht)
if verpackung:
    total += float(verpackung)

# Format the total to two decimal places and update the 'total_charges' field
formatted_total = "{0:.2f}".format(total)
if 'total_charges' not in fields_dict:
    new_field = create_new_field('total_charges', formatted_total)
    fields_dict['total_charges'] = new_field
    document_json['fields'].append(new_field)
else:
    set_field_value(fields_dict, 'total_charges', formatted_total)

Part 1: Delete Lines with Empty Quantity and Amount

This section of the script processes an invoice table to remove any lines where both the quantity and the total amount are zero or not provided.

• Check for INVOICE_TABLE: It starts by checking if the INVOICE_TABLE key exists in the tables_dict dictionary.

• Iterate Over Rows: For each row in the table, the script initializes flags and variables to determine if the TOTAL_AMOUNT and QUANTITY columns exist and to capture their values.

• Check Column Names: As it iterates through each column in a row, it looks for columns named TOTAL_AMOUNT and QUANTITY.

  • If TOTAL_AMOUNT is found, it captures the value. If this value is non-zero, it converts it to a float.

  • Similarly for QUANTITY, capturing and converting the value if it is non-zero.

• Mark Row for Deletion: After checking both columns in a row, if both the total amount and quantity are effectively zero (either by being zero or not existing), the row is marked for deletion by setting row['is_deleted'] to True.

Part 2: Validate Line Total Against Invoice Total

This section calculates the total amount from all lines in an invoice and compares it to the invoice’s reported total to validate their consistency.

• Initialize Line Total: Starts by setting a variable lines_total to 0.0 to accumulate the total amount from all lines.

• Sum Line Amounts: Iterates over each row in the INVOICE_TABLE, extracting the TOTAL_AMOUNT from each and adding it to lines_total.

• Retrieve and Convert Invoice Total: Fetches the total invoice amount using a helper function get_field_value and converts it to a float.

• Compare Totals: Finally, it checks if the absolute difference between the calculated line total (lines_total) and the reported invoice total (total_amount) exceeds a threshold of 0.05. If so, it marks the invoice total field as invalid using another helper function set_field_as_invalid, citing a mismatch.

##################################################
# Delete lines with empty quantity and amount 
##################################################


if tables_dict.get('INVOICE_TABLE'):
    for row in tables_dict['INVOICE_TABLE']['rows']:
        amount_col_found = False
        quantity_col_found = False
        line_amount = 0.0
        line_quantity = 0.0
        for col in row['columns']:
            if col['name'] == 'TOTAL_AMOUNT':
                amount_col_found = True
                line_amount = col.get('value', 0)
                if line_amount:
                    line_amount = float(line_amount)
            if col['name'] == 'QUANTITY':
                quantity_col_found = True
                line_quantity = col.get('value', 0)
                if line_quantity:
                    line_quantity = float(line_quantity)
            if amount_col_found and quantity_col_found:
                break
        if amount_col_found and quantity_col_found and (not line_amount and not line_quantity or (line_amount + line_quantity) == 0):
            row['is_deleted'] = True
        
##################################################
# End: Delete lines with empty quantity and amount 
##################################################

##################################################
# Validating Line total againg invoice total
##################################################
lines_total = 0.0
# Getting Lines Total
if tables_dict.get('INVOICE_TABLE'):
    for row in tables_dict['INVOICE_TABLE']['rows']:
        line_amount = 0.0
        for col in row['columns']:
            if col['name'] == 'TOTAL_AMOUNT':
                line_amount = col.get('value', 0)
                if line_amount:
                    line_amount = float(line_amount)
                break
        lines_total += line_amount

# Getting Invoice total
total_amount = get_field_value(fields_dict, "net_amount", "0.0")
if total_amount:
    total_amount = float(total_amount)

# Comparing lines total with invoice total    
if abs(total_amount - lines_total) > 0.05:
    set_field_as_invalid(fields_dict, "net_amount", "Invoice total mismatches lines total", "AMOUNTS_MISMATCH")

##################################################
# End: Validating Line total againg invoice total
##################################################






    

Summary

The script effectively ensures data integrity by:

1. Removing data rows that do not contribute to the invoice’s financial total due to lacking quantities or amounts.

2. Validating the consistency between the sum of individual line amounts and the overall invoice total, highlighting discrepancies for further action.

This automation helps maintain accurate financial records and can be crucial for systems like ERP that require precise data for accounting and financial reporting.

This document outlines the "Formatting Export Certificate Reference Numbers" script, aimed at standardizing reference numbers across export certificates in Docbits. Proper formatting ensures that reference numbers comply with external systems or regulatory requirements.

Purpose

The script's primary goal is to format reference numbers on export certificates, ensuring they meet a predefined length requirement by padding them with leading zeros. This consistency aids in maintaining a standardized format for all export documents processed through Docbits.

Script Overview

The script identifies the reference_number field in an export certificate, checks its length, and if necessary, pads the number with leading zeros to ensure it meets the minimum length requirement.

Code Snippet

ref_number = get_field_value(fields_dict, 'reference_number')
# Ensure the reference number meets a minimum length of 10 characters
if len(ref_number) < 10:
    ref_number = ref_number.zfill(10)
    set_field_value(fields_dict, 'reference_number', ref_number)

Documentação Funcional

Este módulo contém funções para manipular dados de documentos e realizar várias operações relacionadas a campos de documentos.

Funções

set_field_value()

Define o valor de um campo nos dados do documento.

po_number = get_field_value(fields_dict, 'purchase_order', None)
if not po_number:
    po_number = ''
    
if po_number:
    set_field_value(fields_dict, "invoice_sub_type", 'Purchase Invoice')
else:
    set_field_value(fields_dict, "invoice_sub_type", 'Cost Invoice')

Parâmetros:

set_date_value()

Define o valor de um campo de data nos dados do documento.

invoice_date = get_field_value(document_data, 'invoice_date', None)
    
if not document_json.get("script_executed", False):
    if invoice_date:
        set_date_value(document_data, "accounting_date", invoice_date)
        document_json["script_executed"] = True

Parâmetros:

set_amount_value()

Define o valor de um campo de valor nos dados do documento.

total_amount = get_field_value(document_data, "net_amount")
lines_total = 0.0
set_amount_value(document_data, "net_amount",str(lines_total))

Parâmetros:

get_field_value()

Obtém o valor de um campo dos dados do documento.

total_amount = get_field_value(document_data, "net_amount")
lines_total = 0.0
set_amount_value(document_data, "net_amount", str(lines_total))

Parâmetros:

Retorna:

• Valor do campo especificado

create_new_field()

Cria um novo campo com o nome e valor especificados.

currency = get_field_value(document_data, 'currency', None)

if not currency:
    if 'currency' not in fields_dict:
        new_field = create_new_field('currency','')
        fields_dict['currency'] = new_field
        document_json['fields'].append(new_field)
    set_field_value(document_data, "currency", "USD")

Parâmetros:

Retorna:

• Dicionário do novo campo criado

delete_field()

Deleta um campo dos dados do documento

field_amount = get_field_value(document_data, field_name)
    if not field_amount:
        delete_field(document_data, fields_dict, field_name)
    else:
        field_amount = float(field_amount)
        if field_amount == 0:
            delete_field(document_data, fields_dict, field_name)

Parâmetros:

Retorna:

• Document_data como json e como dict após o campo ser deletado

set_is_required()

Define o atributo 'is_required' de um campo nos dados do documento.

net_amount = get_field_value(document_data, "net_amount", None)
if net_amount:
    set_is_required(document_data, "tax_country", True)
    set_is_required(document_data, "tax_code_without_country", True)

Parâmetros:

set_force_validation()

Define o atributo 'force_validation' de um campo nos dados do documento.

if supplier_id in supplier_to_check:
    set_force_validation(document_data, 'purchase_order', True, reset_validation=reset_validation)

Parâmetros:

set_field_as_invalid()

Marca um campo na tela de validação como inválido e o destaca.

if not document_date:
    set_field_as_invalid(document_data, "document_date", "Es ist kein Datum vorhanden", "INVALID_VALUE")

Parâmetros:

set_field_attribute()

Define um atributo personalizado de um campo nos dados do documento.

if purchase_order:
    if po_supplier_id != invoice_supplier_id:
        set_field_as_invalid(document_data, "supplier_name", "Supplier is different from PO supplier")
    else:
        set_field_attribute(document_data, "supplier_name", "is_valid", True)
        set_field_attribute(document_data, "supplier_name", "validation_message","")

Parâmetros:

is_supplier_valid()

Verifica se um fornecedor é válido com base nos critérios fornecidos.

bool = is_supplier_valid(user, {"name": "Supplier Inc."})

Parâmetros:

Retorna:

• True, se o usuário for válido

• False se o usuário não for válido

get_document_content()

Decodifica os dados do documento e os retorna como uma string.

document_content = get_document_content(doc)
if document_content:
    document_content = document_content.lower()

Parâmetros:

Retorna:

• Dados do documento como uma string.

update_document_status_with_doc_id()

Atualiza o status de um documento com um ID específico para o status dado.

genehmigung_user_1 = get_field_value(document_data, 'genehmigung_user_1', None)

if genehmigung_user_1 != "LEER":
    update_document_status_with_doc_id(document_json['doc_id'], user, document_json['org_id'], "validated_pending_approval")

Parâmetros:

get_lov_values()

Obtém os valores LOV de um org_id e chave específicos.

reverse_charge_to_check = get_lov_values(org_id, 'Kosten', return_type="list_of_values")

Parâmetros:

Retorna:

• Valores LOV como uma lista de objetos ou como uma lista.

format_decimal_to_locale()

Formata um valor decimal para o formato en_US.UTF-8.

standard_value = "{0:.2f}".format(total)
formatted_value = format_decimal_to_locale(
    standard_value, document_json['amount_format_locale']
)

Parâmetros:

• value: O valor que deve ser formatado.

• to_locale (opcional): O formato no qual o valor é transformado.

• max_decimal_places (opcional): O máximo de casas decimais que devem ser consideradas.

• min_decimal_places (opcional): O mínimo de casas decimais que devem ser consideradas.

Retorna:

• O valor formatado.

compare_values()

Compara dois valores para igualdade, lidando com vários tipos de dados.

result = compare_values(10, "10")

Parâmetros:

Retorna:

• True se os valores forem iguais e False se forem diferentes

create_document_task()

Cria uma tarefa, atribui-a a um usuário ou grupo, define a prioridade e, opcionalmente, envia um e-mail.

if not is_task_created:
            create_document_task(user, document_data, "Herkunftsland außerhalb der EU", "Die Gelangensbestätigung kommt von einem Land außerhalb der EU. Bitte das MRN-Dokument anhängen.", "high", 1007, None, False)
            document_data["document_json"]["country_check_task_created"] = True

Parâmetros:

Retorna:

• Dict que indica se o processo foi bem-sucedido ou não

set_document_sub_org_id()

Define o sub_org_id dos dados do documento especificado.

if sub_org_id != current_sub_org_id:
    document_data["document_json"]["sub_org_id4"] = sub_org_id
    set_document_sub_org_id(document_data, sub_org_id)

Parâmetros:

get_user_by_id()

Obtém o usuário com o ID correspondente.

requester_mail = str(get_user_by_id(str(requester)).email.lower())

Parâmetros:

Retorna:

• O usuário com o ID correspondente

get_group_by_id()

Obtém o grupo com o ID correspondente.

group_name  = str(get_group_by_id(assigned_to_group_id))

Parâmetros:

Retorna:

• O grupo com o ID correspondente

get_user_by_email()

Obtém o grupo com o ID correspondente.

user_name = str(get_user_by_email(email)

Parâmetros:

Retorna:

• O usuário com o e-mail correspondente

add_table_column()

Adiciona uma coluna à tabela especificada.

table = tables_dict.get("ORDER_CONFIRMATION_TABLE")

if table:
    add_table_column(table, "PROMISED_DELIVERY_DATE")

Parâmetros:

get_column_value()

Obtém o valor de uma coluna especificada.

for row in table['rows']:
        unit = get_column_value(row, "UNIT")

Parâmetros:

Retorna

• Retorna o valor da coluna especificada se existir; caso contrário, retorna None

set_column_value()

Define o valor da coluna especificada. Se a coluna não existir, ela será criada.

supplier_id = get_field_value(document_data, "supplier_id", "")

quote_table = tables_dict["QUOTE_TABLE"]

for row in quote_table.get('rows', []):
    set_column_value(row,"SUPPLIER_ID", supplier_id)

Parâmetros:

Retorna:

• True se a alteração foi bem-sucedida

set_column_date_value()

Define o valor da data de uma coluna especificada.

set_column_date_value(document_data, row, "DELIVERY_DATE", "2020-12-31", add_days=2)

Parâmetros:

set_column_amount_value()

• Converte o valor para string e define o valor para a coluna

• Define o conteúdo da coluna para o valor

• Formata o valor de acordo com o local

quantity = float(quantity) / 1000
set_column_amount_value(document_data, row, "QUANTITY", str(quantity))

Parâmetros:

delete_tables()

Esta função deleta as tabelas dos dados do documento.

delete_tables(document_data)

Parâmetros:

restore_tables()

Esta função restaura as tabelas nos dados do documento.

restore_tables(document_data)

Parâmetros:

remove_rows_from_table()

Remove linhas da tabela especificada.

count = 1
start = 1
remove_rows_from_table(document_data,"INVOICE_TABLE",count,start) 

Parâmetros:

remove_all_rows_except_one_from_table()

Remove todas as linhas, exceto uma, da tabela especificada

count = 1
start = 1
remove_rows_from_table(document_data,"INVOICE_TABLE",count,start) 

Parâmetros:

Funções Internas do Python

Você também pode utilizar algumas das funções internas do python:

• abs(): Retorna o valor absoluto de um número.

• len(): Retorna o comprimento (número de itens) de um objeto, como uma lista ou string.

• isinstance(): Verifica se um objeto é uma instância de uma classe ou tipo específico.

• print(): Imprime a saída no console.

• round(): Arredonda um número de ponto flutuante para um número especificado de casas decimais.

• str_to_bool(): Converte uma string em um valor booleano (True ou False).

• type(): Retorna o tipo de um objeto.

• dict(): Cria um objeto dicionário.

• list(): Cria um objeto lista.

• str(): Converte um valor em uma string.

• float(): Converte um valor em um número de ponto flutuante.

• int(): Converte um valor em um inteiro.

Para mais detalhes, visite a documentação oficial do Python: Funções Internas.

Funções da Classe String

Você também pode usar essas funções especificamente para trabalhar com strings:

• lower(): Converte todos os caracteres em uma string para minúsculas.

• upper(): Converte todos os caracteres em uma string para maiúsculas.

• split(): Divide uma string em uma lista com base em um delimitador (por exemplo, espaço ou vírgula).

• startswith(): Verifica se uma string começa com um prefixo especificado.

• endswith(): Verifica se uma string termina com um sufixo especificado.

• strip(): Remove quaisquer espaços em branco no início ou no final de uma string.

Funções do Módulo Math do Python

Essas funções fazem parte do módulo math e são úteis para operações matemáticas:

• floor(): Retorna o maior inteiro menor ou igual a um número dado.

• ceil(): Retorna o menor inteiro maior ou igual a um número dado.

Para mais informações, confira a documentação oficial do Python: Funções do Módulo Math.

Função de Expressão Regular

• re.search(): Procura por um padrão dentro de uma string e retorna a primeira correspondência.

Veja mais detalhes aqui: Documentação re.search.

Funções Externas

Aqui estão algumas funções úteis de bibliotecas externas:

• deepcopy(): Cria uma cópia de um objeto, incluindo objetos aninhados (do módulo copy). Documentação Deepcopy.

• levenshtein_distance(): Calcula o número de edições (inserções, exclusões, substituições) necessárias para transformar uma string em outra. Esta função está disponível na biblioteca Jellyfish.

Funções de Data e Hora

Você pode usar as seguintes funções para trabalhar com datas e horas:

• strptime(): Converte uma string em um objeto datetime com base em um formato especificado.

• strftime(): Formata um objeto datetime em uma string com base em um formato especificado.

Para mais informações, consulte a documentação oficial: Funções de Data e Hora.

This document details the "Generating Extended Invoice Numbers" script, which automates the creation of extended invoice numbers in Docbits. Extended invoice numbers combine multiple document identifiers, such as the invoice ID and the purchase order number, into a single, comprehensive identifier. This script enhances document traceability and simplifies record-keeping.

Purpose

The purpose of this script is to streamline the process of generating extended invoice numbers by automatically concatenating the invoice ID and purchase order number, thereby providing a unified and unique identifier for each invoice document.

Script Overview

The script checks for the presence of invoice ID and purchase order number fields within the document, concatenates their values if both are present (separated by a hyphen), and updates or creates a new field to store the combined value.

Code Snippet

invoice_id = get_field_value(fields_dict, 'invoice_id')
purchase_order = get_field_value(fields_dict, 'purchase_order')

# Combining invoice ID and purchase order number with a hyphen separator
extended_number = '-'.join(filter(None, [invoice_id, purchase_order]))

# Check if there is an extended number to set
if extended_number:
    # Updating the 'invoice_extended_number' field with the combined value
    if not 'invoice_extended_number' in fields_dict:
        new_field = create_new_field('invoice_extended_number', extended_number)
        fields_dict['invoice_extended_number'] = new_field
        document_json['fields'].append(new_field)
    else:
        set_field_value(fields_dict, 'invoice_extended_number', extended_number)

Overview

This guide focuses on automating the creation of extended invoice numbers in Docbits, a crucial feature for improving invoice management and tracking. The "Generating Extended Invoice Numbers" script concatenates various document identifiers, such as invoice ID and purchase order number, to create a comprehensive and unique identifier for each invoice.

Objective

The primary goal of this script is to automate the generation of extended invoice numbers, facilitating easier tracking and management of invoices by combining multiple identifiers into a single, unique number.

Script Implementation

Code Snippet

# Retrieve the values of invoice ID and purchase order number from the document
invoice_id = get_field_value(fields_dict, 'invoice_id')
purchase_order = get_field_value(fields_dict, 'purchase_order')

# Concatenate the invoice ID and purchase order number with a hyphen if both exist
extended_number = '-'.join(filter(None, [invoice_id, purchase_order]))

# Check and update the 'invoice_extended_number' field with the concatenated value
if extended_number:
    if 'invoice_extended_number' not in fields_dict:
        new_field = create_new_field('invoice_extended_number', extended_number)
        fields_dict['invoice_extended_number'] = new_field
        document_json['fields'].append(new_field)
    else:
        set_field_value(fields_dict, 'invoice_extended_number', extended_number)

Visão Geral

No Docbits, as configurações de EDI fornecem ferramentas para definir e gerenciar a estrutura e o formato das mensagens EDI que correspondem a vários tipos de documentos, como faturas ou pedidos de compra. As configurações permitem a personalização das mensagens EDI para atender aos padrões e requisitos específicos de diferentes parceiros comerciais e indústrias.

Principais Recursos e Opções

1. Elementos de Configuração EDI:

   • Descrição da Estrutura: Define a estrutura básica do documento EDI, incluindo a ordem dos segmentos, campos obrigatórios e qualificadores necessários para que o documento EDI seja válido.

   • Transformação: Especifica as transformações aplicadas para converter os dados do documento em uma mensagem formatada em EDI. Isso geralmente envolve a especificação de mapeamentos de campos do documento para segmentos e elementos EDI.

   • Pré-visualização: Permite que os administradores vejam como a mensagem EDI ficará após a transformação, ajudando a garantir a precisão antes da transmissão.

   • Caminhos de Extração: Mostra os caminhos usados para extrair valores do documento, que são então usados para preencher a mensagem EDI.

2. Editor XSLT:

   • Usado para editar e validar o XSLT (Transformações de Linguagem de Folha de Estilo eXtensível) usado no processo de transformação. O XSLT é uma linguagem poderosa projetada para transformar documentos XML em outros documentos XML ou outros formatos como HTML, texto ou até mesmo outras estruturas XML.

O que é EDI?

A Troca Eletrônica de Dados (Electronic Data Interchange - EDI) permite a troca automatizada e padronizada de documentos comerciais (por exemplo, pedidos, faturas, avisos de envio) entre empresas sem intervenção manual. Ao substituir processos baseados em papel, o EDI melhora a eficiência, precisão e velocidade nas comunicações comerciais.

Principais Benefícios das Configurações de EDI

1. Otimização da Cadeia de Suprimentos

   • Facilita a comunicação contínua entre fornecedores, fabricantes, distribuidores e varejistas.

   • Automatiza a troca de pedidos de compra, avisos de envio e faturas, resultando em:

     • Melhoria na gestão de estoque

     • Agilidade no atendimento de pedidos

     • Redução de erros e atrasos

2. Compras Simplificadas

   • Automatiza pedidos de compra e confirmações de pedidos entre compradores e fornecedores.

   • Reduz o tempo de processamento, minimiza erros manuais e aprimora o rastreamento de pedidos.

3. Transações Financeiras Eficientes

   • Possibilita a emissão de faturas eletrônicas, avisos de pagamento e outras trocas de documentos financeiros.

   • Acelera os ciclos de pagamento, reduz a entrada de dados manual e garante a precisão das transações.

Conclusão

As configurações de EDI são um pilar das operações comerciais modernas, impulsionando a eficiência, transparência e automação em cadeias de suprimentos, compras e finanças. Ao eliminar processos manuais, as empresas podem alcançar fluxos de trabalho mais rápidos, confiáveis e econômicos.

1. Visão Geral

O Arquivo de Descritor de Estrutura define como segmentos EDI repetidos (por exemplo, N1–N4) são agrupados em JSON estruturado. Ele garante:

• Análise precisa de elementos relacionados como unidades únicas.

• Saída consistente para sistemas downstream.

Para um exemplo completo com detalhes de segmento, consulte Exemplo de Descritor de Estrutura.

2. Acesso e Edição Básica

Acessando o Arquivo

1. Configurações → Tipo de Documento → [Seu Documento (por exemplo, Ordem de Compra)] → E-Doc.

   
2. Em E-Doc, selecione seu formato (por exemplo, EDI ).

3. Clique em Descritor de Estrutura.

   

Gerenciamento de Rascunho

• Criar um Rascunho: Clique no ícone de lápis ✏️ para começar a editar.

• Excluir Rascunhos: Use o ícone de lixeira 🗑️ para remover rascunhos não utilizados.

• Ativar Alterações: Clique no ícone de marca de seleção ✅ para aprovar e publicar suas alterações.

  • Nota: Ativar uma nova versão irá desativar automaticamente a anterior.

3. Função de Visualização (Visualizar XML Analisado)

A Função de Visualização permite testar e visualizar como um arquivo EDI enviado é analisado usando o Arquivo de Descritor de Estrutura atual.

Uso

• Envie um arquivo EDI via fluxo de envio padrão.

• Copie o ID do Documento do arquivo enviado.

• Navegue até a interface do Arquivo de Descritor de Estrutura.

• Abra a Função de Visualização.

  
• Insira o ID do Documento no campo e pressione Testar.

• A saída XML estruturado resultante será exibida.

Isso é especialmente útil para depurar mapeamentos e validar agrupamentos estruturais em tempo real.

6. Vídeo Tutorial

Um guia em vídeo para este tipo de arquivo está disponível na página de Vídeos. Use-o para acompanhar a configuração, edição e visualização.

O objetivo principal do descritor da estrutura é delinear os elementos de uma mensagem EDI de maneira lógica e organizada, tornando mais fácil gerenciar e analisar os dados. Refletindo com precisão a hierarquia da mensagem.

Elementos do descritor da estrutura

N1 - Contém os seguintes campos:

• N1 - Nome ou Identificador da entidade (por exemplo, parte, organização).

• N2 - Informação de nome adicional (geralmente um nome secundário para a entidade).

• N3 - Informação de endereço (tipicamente o endereço da rua).

• N4 - Localização geográfica (cidade, estado, código postal, país).

N9 - Contém o seguinte campo:

• N9 - Identificador de referência (por exemplo, número do pedido de compra ou número de controle).

• Loops:

  • MSG01 - Contém o seguinte campo:

    • MSG01 - Texto de mensagem livre (geralmente uma observação ou instrução especial relacionada à transação).

IT1 - Contém os seguintes campos:

• IT1 - Identificador do item de linha (por exemplo, número do item ou código do produto).

• QTY - Quantidade do item na transação (por exemplo, unidades encomendadas ou enviadas).

• TXI - Informações fiscais (por exemplo, taxas, valores ou classificações fiscais para o item).

• REF - Informação de referência (por exemplo, número de lote, número de série ou outros identificadores relacionados ao item).

• Loops:

  • SAC - Pode se repetir e contém os seguintes campos:

    • SAC - Informações de serviço, promoção, desconto ou cobrança (por exemplo, custos adicionais ou descontos relacionados ao item).

    • TXI - Informações fiscais relacionadas ao SAC (por exemplo, impostos sobre cobranças ou descontos).

SAC - Contém os seguintes campos:

• SAC - Informações de serviço, promoção, desconto ou cobrança (pode ser usado independentemente ou dentro do loop IT1 para representar cobranças/descontos adicionais).

• TXI - Informações fiscais relacionadas ao SAC (por exemplo, impostos sobre cobranças ou descontos).

Aqui está o exemplo completo de um descritor de estrutura em formato JSON:

{
    "N1": {
        "fields": [
            "N1",  
            "N2",   
            "N3",   
            "N4"    
        ]
    },
    "N9": {
        "fields": [
            "N9"    
        ],
        "loops": {
            "MSG01": {
                "fields": [
                    "MSG01"   
            }
        }
    },
    "IT1": {
        "fields": [
            "IT1",   
            "QTY",   
            "TXI",   
            "REF"    
        "loops": {
            "SAC": {
                "fields": [
                    "SAC",   
                    "TXI"    
        }
    },
    "SAC": {
        "fields": [
            "SAC",   
            "TXI"    
        ]
    }
}

1. Visão Geral

O Arquivo de Transformação define como o XML estruturado—criado usando o Arquivo de Descritor de Estrutura—é convertido em um formato XML personalizado que corresponde aos requisitos específicos de tipo de documento ou formulário da sua organização.

Essa transformação é realizada usando XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations), que pode ser criado e mantido por meio do Editor XSLT na interface do DocBits.

2. Propósito e Função

• Transforma o XML intermediário (saída do Descritor de Estrutura) em um XML final alinhado com o esquema do seu documento.

• Permite flexibilidade para acomodar formatos de parceiros EDI variados e requisitos internos do sistema.

• Construído usando regras XSLT, que permitem definir mapeamentos, formatação de valores, lógica condicional e estrutura.

3. Acesso e Edição Básica

Acessando o Arquivo

1. Vá para Configurações → Tipo de Documento → [Seu Documento (por exemplo, Ordem de Compra)] → E-Doc.

   
2. Na aba E-Doc, selecione o seu formato (por exemplo, EDI).

3. Clique em Transformação para visualizar ou editar.

   

Gerenciamento de Rascunhos

• Criar um Rascunho: Clique no ícone de ✏️ lápis.

• Excluir Rascunhos: Use o ícone de 🗑️ lixeira para remover rascunhos não utilizados.

• Ativar Alterações: Clique no ✅ marca de seleção para publicar uma versão.

  • Nota: Ativar uma nova versão irá desativar automaticamente a anterior.

4. Editor XSLT

O Arquivo de Transformação é editado usando um Editor XSLT incorporado que suporta destaque de sintaxe e validação.

• Adicione modelos para mapear caminhos específicos do XML de entrada para a estrutura desejada.

• Use lógica condicional (por exemplo, <xsl:if>, <xsl:choose>) para lidar com formatos de dados opcionais ou variados.

• Aplique funções de formatação conforme necessário (por exemplo, manipulação de strings, formatação de datas).

5. Função de Visualização (Visualizar XML Transformado)

A Função de Visualização permite testar e visualizar como um arquivo EDI enviado é processado usando o Arquivo de Transformação atual.

Uso

• Envie um arquivo EDI via o fluxo de upload padrão.

• Copie o ID do Documento do arquivo enviado.

• Navegue até a interface do Arquivo de Transformação.

• Abra a Função de Visualização.

  
• Insira o ID do Documento no campo e pressione Testar.

• A saída do XML transformado resultante será exibida.

Isso é especialmente útil para depurar mapeamentos XSLT e garantir que a estrutura final do XML atenda aos requisitos do seu formato.

6. Tutorial em Vídeo

Um guia em vídeo para este tipo de arquivo está disponível na página de Vídeos. Use-o para acompanhar a configuração, edição e visualização.

1. Visão Geral

O Arquivo de Pré-visualização define como os dados XML estruturados são renderizados em um formato legível por humanos, semelhante a um PDF. Ele combina HTML e CSS para apresentação visual e usa declarações XSLT **select** para inserir dinamicamente dados do XML Personalizado. Esta pré-visualização é exibida durante a validação de campo e também é incluída ao exportar documentos para IDM.

2. Propósito e Função

• Converte o XML Personalizado legível por máquina em uma pré-visualização formatada visualmente (PDF).

• Permite a revisão e validação amigável dos dados extraídos.

• Garante a renderização consistente de campos de documentos-chave, como cabeçalhos, tabelas, totais, etc.

• Construído usando HTML + CSS para layout e design, e XSLT para vincular dados ao layout.

3. Acesso e Edição Básica

Acessando o Arquivo:

1. Vá para Configurações → Tipo de Documento → [Seu Documento (por exemplo, Ordem de Compra)] → E-Doc.

   
2. Na aba E-Doc, selecione o formato (por exemplo, EDI).

3. Clique em Pré-visualização para visualizar ou editar o arquivo.

   

Gerenciamento de Rascunhos:

• Criar um Rascunho: Clique no ícone ✏️ lápis.

• Excluir Rascunhos: Use o ícone 🗑️ lixeira para remover rascunhos não utilizados.

• Ativar Alterações: Clique no ✅ marca de seleção para publicar uma versão.

  • Nota: Ativar uma nova versão irá desativar automaticamente a anterior.

4. Editor HTML/XSLT/CSS

O Arquivo de Pré-visualização é editado em um editor dedicado que suporta HTML, XSLT e CSS.

• HTML define a estrutura do documento de saída (por exemplo, tabelas, divs, layout).

• CSS controla o estilo (por exemplo, fontes, espaçamento, cores, alinhamento).

• As declarações XSLT **select** são usadas para popular dinamicamente campos do XML Personalizado, como:

  Copy

  Copy

  <xsl:value-of select="/PURCHASE_ORDER/PURCHASE_ORDER_NUMBER/text()" />

• Você também pode usar lógica XSLT (<xsl:if>, <xsl:for-each>, etc.) para lidar com exibição condicional ou iterar sobre itens de linha.

5. Função de Pré-visualização (Renderização de Saída)

A Função de Pré-visualização permite testar e verificar como um documento EDI é renderizado com o Arquivo de Pré-visualização atual.

Uso:

• Faça upload de um arquivo EDI através do processo de upload padrão.

• Copie o ID do Documento do arquivo enviado.

• Navegue até a interface de Pré-visualização.

• Abra a Função de Pré-visualização.

• Insira o ID do Documento e clique em Testar.

• A pré-visualização em estilo PDF será exibida usando a configuração HTML/CSS/XSLT.

Este recurso é crucial para depurar vinculações de dados, aprimorar o layout e garantir que o documento seja preciso e visualmente claro para os usuários e sistemas downstream como IDM.

6. Tutorial em Vídeo

Um guia em vídeo para este tipo de arquivo está disponível na página de Vídeos. Use-o para acompanhar a configuração, edição e pré-visualização.

1. Visão Geral

O Arquivo de Caminhos de Extração define como os dados são extraídos do XML estruturado em campos de documento específicos e tabelas dentro da interface. Ele mapeia IDs de campo para expressões XPath, que são avaliadas para extrair valores do XML para os campos de documento correspondentes. Este arquivo desempenha um papel crítico em garantir que os dados extraídos apareçam corretamente durante a validação de campo e processamento subsequente.

2. Propósito e Função

• Mapeia cada campo de documento e coluna de tabela para uma localização específica no XML estruturado usando expressões XPath.

• Garante que os valores corretos sejam populados em campos como order_number, supplier_name e total_amount.

• Suporta tanto campos únicos (via um objeto fields) quanto tabelas (via um array tables com caminhos de linha e mapeamentos de coluna).

• Permite controle preciso sobre como os dados são recuperados do XML, incluindo o uso de funções XPath como sum().

Exemplo de mapeamento de campo:

Copy

"order_number": "//PURCHASE_ORDER/PURCHASE_ORDER/text()"

3. Acesso e Edição Básica

Acessando o Arquivo:

1. Vá para Configurações → Tipo de Documento → [Seu Documento (por exemplo, Ordem de Compra)] → E-Doc.

   
2. Sob a aba E-Doc, selecione seu formato (por exemplo, EDI).

3. Clique em Caminhos de Extração para visualizar ou editar o arquivo.

   

Gerenciamento de Rascunho:

• Criar um Rascunho: Clique no ícone ✏️ lápis.

• Excluir Rascunhos: Use o ícone 🗑️ lixeira para remover rascunhos não utilizados.

• Ativar Alterações: Clique no ✅ marca de seleção para publicar uma versão.

  • Nota: Ativar uma nova versão irá desativar automaticamente a anterior.

4. Editor e Sintaxe

O Arquivo de Caminhos de Extração é escrito em JSON e contém dois componentes principais:

• fields: Um dicionário onde cada chave é um ID de campo e cada valor é uma expressão XPath que define como extrair os dados.

• tables: Uma lista de definições de tabela que incluem:

  • name: O ID da tabela.

  • row_path: Um XPath que identifica cada linha da tabela.

  • columns: Uma lista de mapeamentos de coluna (name, path).

Você também pode usar funções XPath (por exemplo, sum()) e expressões para calcular valores dinamicamente a partir de elementos repetidos.

Copy

jsonCopyEdit"total_net_amount": "sum(//PURCHASE_ORDER/ORDER_LINES/ORDER_LINE/SUB_TOTAL)"

5. Função de Visualização (Avaliar Extração)

A Função de Visualização permite simular como os caminhos de extração se comportarão com um documento real enviado.

Uso:

• Envie um arquivo EDI através do processo de envio padrão.

• Copie o ID do Documento.

• Vá para a interface de Caminhos de Extração.

• Abra a Função de Visualização.

• Insira o ID do Documento e clique em Testar.

• O resultado mostrará como cada campo e tabela é populado com base nos caminhos configurados.

Esta funcionalidade é essencial para verificar se suas expressões XPath estão corretamente definidas e puxando os valores esperados antes de ativar o rascunho.

6. Tutorial em Vídeo

Um guia em vídeo para este tipo de arquivo está disponível na página de Vídeos. Use-o para acompanhar a configuração, edição e visualização.

Obsługiwane wersje faktur eSLOG

Obecnie obsługiwane są wersje faktur eSLOG 1.6 i 2.0.

Aby uzyskać oficjalną dokumentację eSLOG, możesz odwołać się do tego linku.

Obie wersje eSLOG są włączone domyślnie.

Kroki do modyfikacji konfiguracji eSLOG

Skonfiguruj eSLOG:

• Przejdź do Ustawienia → Ustawienia globalne → Typy dokumentów → Faktura.

• Kliknij na E-Doc.

  
• Pojawi się lista wszystkich dostępnych e-dokumentów.

• Zlokalizuj wersję eSLOG, którą chcesz zmodyfikować.

  

Konfiguracja transformacji i ścieżki XML:

W ustawieniach transformacji możesz zdefiniować ścieżkę do lokalizacji konkretnych informacji w pliku XML i zapisać je w nowej strukturze, co ułatwia dostęp do danych. Uwaga: Jeśli korzystasz z tej funkcjonalności, musisz używać nowo utworzonych ścieżek XML, a nie oryginalnych ścieżek XML, w Podglądzie i Ścieżce ekstrakcji.

Kroki do modyfikacji pliku transformacji:

1. Otwórz Transformację.

2. Utwórz nowy szkic, klikając ikonę ołówka.

3. Wybierz nowo utworzony szkic.

4. Utwórz nowe pole lub zmodyfikuj istniejące.

5. Ustaw pożądaną ścieżkę do ekstrakcji danych.

6. Kliknij Zapisz.

Konfiguracja podglądu PDF

Konfiguracja podglądu PDF jest używana do generowania wersji dokumentu czytelnej dla użytkownika. Możesz ją dostosować za pomocą HTML, aby odpowiadała Twoim potrzebom.

Kroki do modyfikacji pliku podglądu:

1. Otwórz Podgląd.

2. Utwórz nowy szkic, klikając ikonę ołówka.

3. Wybierz nowo utworzony szkic.

4. Utwórz nowe pole lub zmodyfikuj istniejące.

5. Ustaw pożądaną ścieżkę do ekstrakcji danych.

6. Kliknij Zapisz.

Konfiguracja ścieżek ekstrakcji

Konfiguracja ścieżek ekstrakcji jest używana do ekstrakcji danych i wypełniania pól w ekranie walidacji, takich jak tabela faktur lub pola skonfigurowane w układzie faktury.

Kroki do modyfikacji ścieżek ekstrakcji:

1. Otwórz Ścieżki ekstrakcji.

2. Utwórz nowy szkic, klikając ikonę ołówka.

3. Wybierz nowo utworzony szkic.

4. Utwórz nowe pole lub zmodyfikuj istniejące.

5. Lewa strona reprezentuje ID pola DocBits, które można znaleźć w Ustawienia → Ustawienia globalne → Typy dokumentów → Faktura → Pola.

   

   
6. Prawa strona reprezentuje ścieżkę do pola utworzonego w Transformacji.

7. Kliknij Zapisz.

Visão Geral

Na seção "Mais Configurações", você pode encontrar várias opções relacionadas a tipos de documentos individuais. Uma vez que uma configuração é ativada, ela se aplicará apenas a esse tipo específico de documento. Esta página fornece uma breve visão geral do que cada configuração faz.

Como Acessar

1. Navegue até Configurações -> Configurações Globais -> Tipos de Documentos.

   
2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais Configurações.

   

Extração de Tabelas

• Ignorar validação de tabela: Permite contornar o processo de validação para dados de tabela, o que pode ser útil em cenários onde a validação de dados precisa ser flexível.

Detecção de Duplicados

• Detecção de Documentos Duplicados: Isso permite que você detecte e gerencie documentos duplicados.

Em Revisão

• Design no Formulário de Revisão: Configura o layout e os campos que aparecem nos formulários de revisão usados durante o processo de revisão do documento.

Rejeitar

• Design no Formulário de Rejeição: Configura o layout e os campos exibidos no formulário de rejeição usado durante o processo de revisão do documento.

Geração de PDF

• Modelo de Design: Especifica o modelo usado para gerar versões em PDF dos documentos, o que pode ser crucial para arquivamento ou comunicação externa.

Exportar Formato PDF

• Formato de Arquivo de Exportação: Permite que você especifique o formato PDF a ser usado ao exportar documentos.

Aprovação

• Aprovar antes da exportação: Garante que os documentos devem ser aprovados antes de serem exportados do sistema. Além disso, você pode projetar o modelo usado para a tela de aprovação.

• Aprovar antes da exportação V2: Habilita a Aprovação V2, permitindo o uso de campos dinâmicos em vez de estáticos. Você também pode personalizar o modelo da tela de aprovação.

• Segunda Aprovação: Adiciona uma camada adicional de aprovação para validação adicional, aprimorando o controle sobre o processamento de documentos. Você também pode personalizar o modelo usado para a tela de aprovação.

• Selo de Aprovação: Adiciona um selo ao documento quando ele é aprovado.

• Histórico de Aprovação: Permite a exibição do histórico de aprovação tanto na tela de aprovação quanto na validação de campos.

Ordem de Compra

• Tabela de OC no construtor de layout: Permite a inclusão de tabelas de ordem de compra no construtor de layout para layouts de documentos personalizados.

• Verificação automática de atualizações de OC: Quando ativado, o sistema exibe um indicador visual na tela de Correspondência de Ordem de Compra para mostrar quando uma ordem de compra foi atualizada, solicitando aos usuários que atualizem para as informações mais recentes.

• Atualizar dados da OC automaticamente: Ativar isso atualizará automaticamente os dados da OC quando novos dados estiverem disponíveis.

• Status da linha da OC consumida: Esta configuração melhora a tela de Correspondência de Ordem de Compra aplicando codificação de cores às linhas da ordem de compra.

• Calcular preço unitário da OC: Isso permite que você calcule o preço unitário da OC usando o valor líquido e a quantidade, em vez de extraí-lo.

• Ordem de Compra: Alterna se o documento deve ser processado na tela de Correspondência de Ordem de Compra. Você também pode especificar qual termo de quantidade o processo de correspondência deve ser baseado.

• Exportar linhas de OC não correspondidas: Este recurso controla a exportação de linhas de ordem de compra. Quando desativado, apenas linhas correspondidas são exportadas. Quando ativado, todas as linhas de ordem de compra são exportadas, mesmo que não estejam correspondidas a uma linha de confirmação de pedido.

• Configuração de Tolerância da OC: Este recurso permite que você defina níveis de tolerância para quantidade e preço unitário, acomodando pequenas discrepâncias sem marcá-las como incompatibilidades.

• Configuração Adicional de Tolerância da OC: Este recurso permite que você defina níveis de tolerância adicionais para frete, encargos e impostos, acomodando pequenas discrepâncias sem marcá-las como incompatibilidades.

• Exportação Alternativa: Isso permite que você configure uma exportação alternativa para status específicos.

• Desativar status da OC: Permite que você desative status específicos de serem considerados no processo de correspondência.

• Ignorar Linhas Já Correspondidas: Ativar isso pulará linhas que já foram correspondidas durante um novo processo de correspondência.

• Atualizar status do pedido de compra do documento: Quando ativado, a coluna Status do PO no painel é atualizada automaticamente sempre que o status do pedido de compra é alterado.

• Mapa de Números de Item do Fornecedor: Uma configuração utilitária que mapeia números de itens do fornecedor para números de itens internos, garantindo precisão na gestão de inventário e ordens de compra.

Aqui estão explicações detalhadas sobre o significado e uso das configurações listadas no processamento de documentos para facilitar fluxos de trabalho individuais e controlados:

Pular Validação de Tabela:

Propósito:

• Esta configuração permite que você pule a validação de tabelas.

Uso:

• Isso é útil ao usar tabelas cuja estrutura muda com frequência ou quando a validação causa atrasos desnecessários. Pular a validação pode acelerar o processamento, mas isso deve ser usado apenas se a qualidade dos dados estiver assegurada.

Detecção de Documentos Duplicados

Propósito:

• Esta configuração permite a detecção automática de documentos duplicados com base em campos selecionados.

Uso:

• Esta ferramenta é projetada para evitar que os mesmos documentos sejam processados duas vezes, garantindo eficiência no fluxo de trabalho de processamento.

Design no Formulário de Revisão:

Propósito:

• Esta configuração permite que você projete documentos diretamente no modo de revisão.

Uso:

• Útil para levar em conta feedback visual e anotações durante a revisão e fazer alterações de design em tempo real. Isso melhora a eficiência do processo de revisão e permite que designers e revisores trabalhem mais próximos uns dos outros.

Design do Formulário de Rejeição:

Propósito:

• Esta configuração permite que você projete a visualização de documentos rejeitados diretamente.

Uso:

• Útil para levar em conta feedback visual e anotações enquanto faz alterações de design em tempo real. Isso melhora a eficiência do processo de revisão e permite que designers e revisores trabalhem mais próximos uns dos outros.

Design de Modelo:

Propósito:

• Modelos para padronizar layouts e formatação de documentos.

Uso:

• Facilita a criação de documentos consistentes e profissionais. As empresas podem criar seus próprios modelos de design que seguem as diretrizes de marca e padrões de formatação, aumentando a eficiência e melhorando a aparência dos documentos.

Exportar para IDM (Gestão de Documentos de Informação):

Propósito:

• Esta configuração permite que documentos sejam exportados para um Sistema de Gestão de Documentos de Informação (IDM).

Uso:

• Esta função é usada para exportar documentos diretamente do sistema de criação ou revisão para um sistema IDM para armazenar, gerenciar e facilitar o acesso a eles de forma centralizada. Isso melhora a organização e a rastreabilidade dos documentos, garante que sejam mantidos de forma segura e facilita a conformidade com regulamentos de conformidade.

Aprovação:

Propósito:

• Fluxo de trabalho de aprovação de documentos.

Uso:

• Define etapas e responsabilidades de aprovação. Esta configuração é crítica para a conformidade com as políticas da empresa e requisitos regulatórios. Garante que todas as partes relevantes tenham revisado e aprovado o documento antes de ser finalizado. Uma vez que o documento é finalizado, ele pode ser carimbado com um selo de aprovação.

Formulário de Aprovação de Design:

Formulário de Aprovação de Design v2:

Formulário de Segunda Aprovação de Design:

Ordem de Compra / Contabilidade Automática:

Propósito:

• Automatiza o processamento e a contabilização de ordens de compra.

Uso:

• Facilita a criação e o processamento automáticos de ordens de compra e sua contabilização em sistemas financeiros. Isso economiza tempo, reduz erros e melhora a eficiência no processo de compras e contabilidade.

Tabela de PO no Construtor de Layout:

Propósito:

• Permite a integração de tabelas de ordens de compra no layout de documentos.

Uso:

• Projeta tabelas de ordens de compra diretamente no Construtor de Layout e as adapta a requisitos específicos. Isso garante um design contínuo e consistente de documentos que contêm informações de ordens de compra.

Exportar linhas de PO não correspondidas:

Propósito:

• Exporta linhas de ordens de compra que não correspondem às ordens de compra existentes.

Uso:

• Identifica e exporta linhas que podem conter erros ou requerer revisão especial. Isso ajuda a detectar e corrigir discrepâncias antes que os pedidos sejam concluídos.

Configurações de Tolerância de PO:

Propósito:

• Define limites de tolerância para desvios em ordens de compra.

Uso:

• Determina quanto desvio do pedido é aceitável sem exigir aprovação adicional.

• Isso inclui desvios de preço ou quantidade. Esta configuração ajuda a agilizar o processo de aprovação e evitar atrasos desnecessários.

Configurações Adicionais de Tolerância de PO:

Propósito:

• Essas configurações fornecem opções de configuração avançadas para ordens de compra (POs) para atender a requisitos específicos de negócios.

Uso:

• Você pode definir parâmetros e condições adicionais para ordens de compra, como termos de entrega, termos de pagamento específicos. Isso facilita o controle preciso e a personalização dos processos de ordens de compra, melhorando assim a eficiência e a precisão nas compras.

Exportação Alternativa de Documentos:

Propósito:

• Esta configuração permite que documentos sejam exportados em diferentes formatos ou por métodos alternativos.

Uso:

• Você pode especificar em quais formatos (por exemplo, PDF, DOCX, XML) ou por quais canais (por exemplo, e-mail, armazenamento em nuvem) os documentos devem ser exportados. Isso aumenta a flexibilidade e permite que os documentos sejam exportados de acordo com os requisitos de diferentes destinatários ou sistemas.

Desativar Status de PO:

Propósito:

• Esta configuração permite que certos status de ordens de compra sejam desativados ou bloqueados para controlar o fluxo de trabalho.

Uso:

• As empresas podem especificar quais status devem ser desativados em certas situações para evitar que os pedidos sejam editados ou modificados incorretamente. Isso é útil para garantir a integridade e a consistência do processo de ordens de compra.

• Por exemplo, um pedido que já foi aprovado e liberado para entrega não poderia mais ser processado ou cancelado.

Importância para fluxos de trabalho controlados

Configurações Adicionais de PO:

Personalização individual:

• Permite o ajuste das configurações do pedido a requisitos específicos de negócios, o que aumenta a eficiência e a precisão nas compras.

Processos controlados:

• Apoia a implementação de regras e procedimentos de compras detalhados.

Configurações Adicionais de Tolerância de PO:

Processos de aprovação eficientes:

• Minimiza etapas de aprovação desnecessárias ao definir limites de tolerância claros.

Gestão de riscos:

• Ajuda a identificar desvios significativos em um estágio inicial e tomar as medidas apropriadas.

Exportação Alternativa de Documentos:

Flexibilidade:

• Permite a exportação de documentos em diferentes formatos que atendem aos requisitos de diferentes sistemas e destinatários.

Eficiência:

• Automatiza o processo de exportação, reduzindo o trabalho manual e erros.

Desativar Status de PO:

Controle de processo:

• Impede alterações ou edições indesejadas em pedidos que já estão em um status avançado.

Segurança:

• Protege a integridade do processo de pedidos e garante que apenas alterações autorizadas sejam feitas.

Aqui estão algumas recomendações comprovadas para usar configurações de forma eficaz para otimizar o processamento de documentos, melhorar a precisão dos dados e garantir conformidade.

Padronizar modelos e configurações de idioma:

• Crie diretrizes claras para o uso de modelos de formatação e configurações de idioma para garantir que todos os documentos sejam consistentes.

• Treine regularmente os funcionários sobre o uso correto de modelos e configurações de idioma.

Ativar correção automática e verificação ortográfica:

• Incentive os funcionários a realizar a verificação ortográfica antes de finalizar um documento para identificar e corrigir erros de digitação e gramaticais.

Usar versionamento e rastreamento de alterações:

• Use versionamento e rastreamento de alterações para acompanhar o histórico de edições e garantir a rastreabilidade das mudanças.

• Documente cuidadosamente as alterações e comentários para apoiar o processo de revisão e facilitar a colaboração.

Configuração cuidadosa de segurança de documentos:

• Defina restrições de acesso claras para garantir que documentos confidenciais possam ser visualizados e editados apenas por pessoas autorizadas.

• Atualize regularmente senhas e direitos de acesso para garantir segurança e atender aos requisitos de conformidade.

Treinamento e atualizações regulares:

• Treine regularmente os funcionários sobre como usar o DocBits e suas funcionalidades de forma eficaz.

• Mantenha-se atualizado com as atualizações e novos recursos e implemente-os conforme necessário para melhorar a eficiência e a segurança.

Fluxos de trabalho e políticas documentadas:

• Crie políticas e fluxos de trabalho claros para o processamento de documentos que cubram o uso das várias configurações e funcionalidades.

• Documente os requisitos de conformidade e garanta que todos os funcionários os compreendam e os sigam.

Ao implementar essas melhores práticas, você pode aumentar a eficiência no DocBits, melhorar a precisão dos dados e garantir que atenda aos requisitos de conformidade relevantes.

Mesmo com uma configuração cuidadosa, o processamento de documentos pode ocasionalmente encontrar problemas. Aqui estão algumas dicas de resolução de problemas para problemas comuns que podem surgir das configurações:

Configurações de ordem adicionais:

• Verifique se todos os parâmetros adicionais estão configurados corretamente e atendem aos requisitos comerciais.

• Certifique-se de que a configuração corresponde aos requisitos do sistema e às necessidades do usuário.

Exportar para IDM:

• Certifique-se de que a conexão com o sistema IDM está configurada corretamente e que todas as permissões necessárias estão em vigor.

• Verifique se o formato do documento é compatível com os requisitos do sistema IDM.

Configurações de tolerância adicionais:

• Certifique-se de que os limites de tolerância são realistas e viáveis.

• Verifique regularmente se os limites de tolerância atendem aos requisitos comerciais atuais.

Exportação alternativa de documentos:

• Teste a exportação em diferentes formatos para garantir que todas as informações necessárias sejam exportadas corretamente.

• Certifique-se de que os formatos de exportação são compatíveis com os requisitos dos destinatários ou sistemas-alvo.

Status de desativação da ordem:

• Revise a configuração de desativação de status para garantir que não esteja bloqueando desnecessariamente o fluxo de trabalho.

• Certifique-se de que todos os usuários estejam cientes das alterações de status e saibam como responder.

Ao aplicar essas configurações e melhores práticas, as organizações podem otimizar seus processos de processamento de documentos, melhorar a precisão dos dados e garantir conformidade regulatória.

Habilitando o Tratamento de Documentos Duplicados

Para habilitar o tratamento de documentos duplicados, siga estes passos:

1. Navegue até Configurações → Configurações Globais → Tipos de Documento.

   
2. Selecione o Tipo de Documento desejado e clique em Mais Configurações.

   
3. Vá para a seção Detecção de Duplicados.

   

Você tem duas opções para detectar documentos duplicados:

1. Detecção de Documentos Duplicados: Este recurso verifica documentos duplicados carregados no DocBits com base nos critérios selecionados. Se algum documento corresponder aos critérios selecionados em outros documentos, ele será sinalizado como duplicado.

2. Detecção de Faturas Duplicadas (Disponível apenas para o tipo de documento Fatura): Este recurso requer a sincronização de Faturas de Fornecedores do Infor para o DocBits. Ele compara os números das faturas no painel do DocBits com aqueles no Infor. Se o mesmo número de fatura aparecer mais de uma vez, ele será sinalizado como duplicado.

   Nota: O uso do recurso Detecção de Faturas Duplicadas resultará em uma cobrança adicional de crédito.

Uma vez que a configuração esteja ativada, você pode selecionar os critérios específicos para a detecção de duplicados.

Visualizando Documentos Duplicados no Painel

Após habilitar a Detecção de Duplicados, o painel exibirá um ícone para quaisquer documentos identificados como duplicados com base nos critérios selecionados. Clicar neste ícone abrirá os registros duplicados em uma visualização de tela dividida para fácil comparação.

Ao visualizar um documento, uma barra de aviso aparecerá para indicar que o documento é um duplicado.

Visão Geral:

Este recurso adiciona automaticamente um selo de aprovação a um documento quando ele é aprovado na tela de aprovação. Se um documento contiver um selo de aprovação, ele será incluído ao exportar para IDM.

Ativando o Recurso de Selo de Aprovação

Para ativar o recurso de Selo de Aprovação, siga estas etapas:

1. Vá para Configurações → Configurações Globais → Tipos de Documentos.

   
2. Selecione o Tipo de Documento para o qual você deseja habilitar o selo de aprovação e clique em Mais Configurações.

   
3. Na seção Aprovação, ative a opção Selo de Aprovação.

   

Após a Ativação:

Uma vez que o recurso esteja ativado, qualquer documento no estado "pendente de aprovação" receberá automaticamente um selo de aprovação assim que for aprovado. O selo incluirá o logotipo "Aprovado", o nome do usuário que aprovou o documento e o horário em que o documento foi aprovado.

Baixando PDFs com ou sem o Selo de Aprovação

• Se um documento tiver um selo de aprovação, você pode escolher baixar o PDF com ou sem o selo de aprovação.

• Para fazer isso, vá para o Painel.

• Clique nos três pontos na coluna Ação.

• Selecione uma das duas opções de download disponíveis:

  • Baixar com Anotações

  • Baixar sem Anotações

  

Para habilitar o recurso de Histórico de Aprovação:

1. Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documentos → Mais Configurações → Aprovação.

2. Ative Histórico de Aprovação.

Uma vez habilitado, o histórico de aprovação será visível na tela de Aprovação Pendente. Você pode alternar para a tela de Histórico de Aprovação clicando no botão no canto superior esquerdo.

Na tela de Histórico de Aprovação, você verá os seguintes detalhes:

• Quem aprovou ou rejeitou o documento.

• O tempo e a ordem de aprovações ou rejeições.

• Se configurado, comentários explicando os motivos por trás das decisões.

• Vermelho indica uma rejeição.

• A cor correspondente ao ambiente (por exemplo, verde) indica aprovação.

Este recurso proporciona maior transparência ao rastrear e visualizar o processo de aprovação.

Esta configuração controla a acessibilidade da tabela de Pedido de Compra (PO) no Construtor de Layout e na Tela de Validação.

Como Habilitar a Tabela de PO

Para habilitar este recurso:

1. Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documento → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Tabela de PO no Construtor de Layout.

2. Habilite a configuração para tornar a tabela de Pedido de Compra visível.

Funcionalidade:

• Quando habilitado:

  • A tabela de Pedido de Compra aparece dentro da Seção de Tabela no Construtor de Layout.

  • Nenhuma notificação sobre o módulo estar desativado será exibida.

    
• Quando desabilitado:

  • Uma dica indicará que o módulo está desativado.

  • A tabela de PO não será visível na Tela de Validação.

    

Como Acessar o Construtor de Layout

1. Navegue até Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documento → Editar Layout.

Adicionando a Tabela de PO de Volta ao Layout

Se a tabela de PO estiver faltando ou foi removida, siga estas etapas:

1. Abra o Construtor de Layout.

2. Em Elementos do Formulário, selecione Tabelas Extraídas.

3. Adicione a tabela de PO ao seu layout.

Uma vez adicionada e habilitada, a tabela de PO será visível no Construtor de Layout e na Tela de Validação quando um pedido de compra estiver disponível para uma fatura.

Onde Encontrá-lo

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documentos → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Verificação Automática de Atualizações de PO Ative o botão para habilitar esta configuração.

Como Funciona

Quando ativada, o sistema fornece um indicador visual na tela de Correspondência de Pedido de Compra sempre que um pedido de compra foi atualizado. Este ícone indica que o pedido de compra deve ser atualizado para garantir que os usuários estejam trabalhando com as informações mais atualizadas antes de tomar decisões.

Para atualizar o pedido de compra, clique no ícone de atualizar ao lado do número do pedido de compra (veja a imagem abaixo).

Visão Geral

Esta configuração melhora a tela de Correspondência de Ordem de Compra aplicando codificação de cores às linhas de PO. Fornece uma compreensão visual rápida do status de correspondência para cada linha.

Onde Ativar

1. Acesse: Configurações → Configurações Globais → Tipo de Documento

2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais Configurações.

   
3. Na seção Ordem de Compra, navegue até a opção Atualizar Status da Ordem de Compra do Documento.

   

Significado das Cores

• Branco – A linha de PO ainda não foi correspondida.

  
• Azul – A linha de PO foi selecionada pelo usuário para correspondência.

  
• Amarelo – A linha de PO está parcialmente correspondida; ainda há quantidade disponível para correspondência.

  
• Rosa – A linha de PO está totalmente correspondida; não há mais quantidade disponível para correspondência adicional.

  

Visão Geral

Você pode optar por calcular o preço unitário manualmente, dividindo o valor líquido pela quantidade, em vez de extraí-lo automaticamente do documento. Isso é particularmente útil quando o preço unitário na ordem de compra (no Infor) difere do preço extraído do documento. Essas discrepâncias podem surgir se um desconto for aplicado ao preço unitário na ordem de compra do Infor, enquanto o documento aplica o desconto apenas ao valor líquido.

Passos de Ativação

1. Navegue até Configurações -> Configurações Globais -> Tipos de Documento.

   
2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais Configurações.

   
3. Na seção Ordem de Compra, ative a opção Calcular Preço Unitário do PO.

   

Exemplo:

Neste caso, o preço unitário (sem o desconto) é extraído do documento, enquanto a ordem de compra no Infor armazena o preço unitário com o desconto aplicado. Isso resulta em uma discrepância no preço unitário.

Uma vez que a configuração esteja ativada, o preço unitário será recalculado da seguinte forma: Preço Unitário = Valor Líquido ÷ Quantidade Isso garante que o preço unitário seja consistente e corresponda ao valor pretendido.

Visão Geral

Esta configuração ativa a seção Correspondência de Ordem de Compra, que se torna acessível após a validação do documento.

Nota: Para o tipo de documento Fatura, os seguintes requisitos adicionais devem ser atendidos:

• A configuração de Ordem de Compra deve estar habilitada (conforme descrito nesta página)

• A fatura deve ser do tipo Fatura de Compra

• Uma Tabela Extraída deve estar presente

Etapas de Ativação

1. Vá para Configurações -> Configurações globais -> Tipos de documentos

2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais configurações.

   
3. Na seção Ordem de Compra, navegue até a opção Ordem de Compra.

   

Funcionalidade

Uma vez ativada, a seção Correspondência de Ordem de Compra torna-se disponível após a validação do documento.

Você também pode configurar qual tipo de quantidade do Infor deve ser usada para correspondência selecionando uma das seguintes opções no menu suspenso ao lado da configuração:

• Quantidade

• Quantidade Recebida

• Quantidade de entrega aberta recebida

Onde Encontrar

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documento → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Exportar Linhas de PO Não Correspondidas. Ative o botão para habilitar esta configuração.

Como Funciona

• Quando desativado, o sistema exporta apenas as linhas de pedido de compra que estão correspondidas com uma linha de confirmação de pedido. Linhas de pedido de compra não correspondidas não serão incluídas na exportação.

• Quando ativado, o sistema exporta todas as linhas de pedido de compra, mesmo que não estejam correspondidas a uma linha de confirmação de pedido.

Por exemplo, se um pedido de compra tem três linhas, mas o fornecedor envia uma confirmação de pedido com apenas uma linha, você corresponde essa linha a uma linha de pedido de compra. As duas linhas de pedido de compra restantes não correspondidas serão:

• Excluídas da exportação se a configuração estiver desativada.

• Incluídas na exportação se a configuração estiver ativada.

Configuração para configurar Tolerâncias de Pedido de Compra

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documentos → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Configuração de Tolerância de PO

Como Funciona

Quando ativada, esta configuração permite que você defina tolerâncias para Quantidade e/ou Preço Unitário. Essas tolerâncias podem ser definidas como uma porcentagem ou como um valor fixo. Isso significa que uma fatura pode desviar do pedido de compra (PO) dentro da faixa de tolerância especificada sem ser sinalizada como uma discrepância, proporcionando flexibilidade enquanto garante um processamento contínuo.

NOTA: As tolerâncias funcionam em ambas as direções; ou seja, o valor da fatura pode ser maior ou menor que o valor do PO dentro da faixa permitida.

Configurando

• Ativar a Configuração:

  • Ative a Configuração de Tolerância de PO usando o botão de alternância.

• Configurar Tolerâncias:

  • Quatro campos aparecerão:

    • Um campo para o Valor de Tolerância de Quantidade.

    • Um campo para o Valor de Tolerância de Preço Unitário.

  • Atrás de cada campo, há um menu suspenso onde você pode selecionar o tipo de tolerância:

    • Porcentagem: Indica uma tolerância percentual.

    • Valor: Indica um valor fixo pelo qual o valor pode diferir.

Cenário de Exemplo:

• Suponha que a Tolerância de Preço Unitário esteja definida como 5%.

• O pedido de compra inclui duas linhas:

  • Linha 1: Preço Unitário = $5.00

  • Linha 2: Preço Unitário = $2.00

• Na fatura:

  • Linha 1: O preço unitário é ajustado para $4.80 (dentro da tolerância de 5%).

  • Linha 2: O preço unitário é ajustado para $2.20 (fora da tolerância de 5%).

• Resultado:

  • A Linha 1 não é sinalizada como uma discrepância porque $4.80 está dentro de 5% de $5.00.

  • A Linha 2 é sinalizada como uma discrepância porque $2.20 excede a variação permitida de 5% de $2.00. O usuário agora é obrigado a tomar medidas para resolver a discrepância antes que a fatura possa ser processada.

Configuração para configurar Configurações Adicionais de Tolerância de Pedido de Compra

Vá para Configurações → Configurações Gerais → Tipos de Documentos → Mais Configurações → Seção de Pedido de Compra → Configuração Adicional de Tolerância de PO

Como Funciona

Quando ativada, esta configuração permite que você defina tolerâncias para Frete, Taxas, e/ou Imposto. Essas tolerâncias podem ser definidas como uma porcentagem ou como um valor fixo, permitindo que as faturas variem ligeiramente dos valores do PO sem serem sinalizadas como discrepâncias. Isso proporciona flexibilidade adicional e garante que pequenas diferenças não interrompam o fluxo de trabalho.

NOTA: Assim como as configurações de tolerância padrão, essas tolerâncias se aplicam em ambas as direções—permitindo aumentos ou diminuições dentro dos limites estabelecidos.

Configurando

• Ativar a Configuração:

  • Ative a Configuração Adicional de Tolerância de PO usando o botão de alternância.

• Configurar Tolerâncias:

  • Seis campos se tornarão visíveis:

    • Um campo para cada um dos valores de tolerância para Frete, Taxas, e Imposto.

  • Cada campo tem um menu suspenso correspondente onde você pode escolher o tipo de tolerância:

    • Porcentagem: A tolerância é definida como uma porcentagem.

    • Valor: A tolerância é definida como um valor fixo.

Visão Geral

Você pode configurar uma opção de exportação alternativa para aparecer no menu suspenso de exportação dentro da seção de ordem de compra quando um documento estiver em um status específico. Esta página explica como configurar essa opção.

Etapas de Ativação

1. Vá para Configurações -> Configurações globais -> Tipos de documentos

2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais configurações.

   
3. Na seção Ordem de compra, navegue até a opção Exportação Alternativa.

   

Como configurar

Uma vez que a configuração esteja ativada, você pode escolher um status de documento e atribuir uma configuração de exportação predefinida.

Mais informações sobre como configurar as configurações de exportação podem ser encontradas aqui.

Você pode escolher entre os seguintes status:

• Classificado

• Confirmação pendente

• Aprovação pendente

• Pendente segunda aprovação

• Validado, exportação pendente

• Exportação pendente aprovada

• Rejeitado

• Exportado

• Em espera

• Fluxo de trabalho

• Erro

• Em revisão

Após a configuração, uma opção de exportação adicional aparecerá na correspondência de opções de exportação da ordem de compra. Esta opção utiliza a configuração de exportação especificada quando o documento corresponde ao status definido.

Visão Geral

A configuração Statuses de Desativação de PO permite que os usuários especifiquem statuses de pedidos de compra (PO) que impedem que faturas sejam correspondidas a esses POs. Se um pedido de compra tiver um status listado nesta configuração, ele não pode ser usado para correspondência de faturas na tela de correspondência de PO, interrompendo o processamento de faturas relacionadas até que o status do PO mude para um que não esteja desativado. Ao usar esta configuração, os usuários podem garantir que pedidos de compra com statuses específicos não passem por processamento adicional de faturas, reduzindo erros e prevenindo pagamentos desnecessários.

Passos de Ativação

1. Vá para Configurações → Configurações Globais → Tipos de Documentos

   
2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais Configurações.

   
3. Na seção Pedido de Compra, navegue até a opção Statuses de Desativação de PO.

   

Como Identificar um Pedido de Compra Desativado

Na tela de Correspondência de PO, um pedido de compra desativado aparece riscado. Isso indica visualmente que o PO está atualmente restrito de ser correspondido devido ao seu status.

Como configurá-lo

1. Na configuração Statuses de Desativação de PO, você verá um campo de seleção no lado esquerdo.

2. Clicar neste campo abre uma lista suspensa de statuses de PO disponíveis.

   
3. Selecione um ou mais statuses clicando neles. Clique novamente para desmarcar.

4. Clique no botão Aplicar para salvar suas alterações.

   

Statuses Disponíveis

• Cancelado

• Excluído

• Faturado

• Aberto

• Parcialmente Faturado

• Parcialmente Recebido

• Recebido

• Rejeitado

• Não Aprovado

• Hold

• Fechado

Visão Geral

Quando ativado, a coluna Status do PO no painel é atualizada automaticamente sempre que o status do pedido de compra é alterado.

Onde Ativar

1. Acesse: Configurações → Configurações Globais → Tipo de Documento

2. Selecione o tipo de documento desejado e clique em Mais Configurações.

   
3. Na seção Pedido de Compra, vá para a opção Atualizar Status do Pedido de Compra do Documento.

   

Como Funciona

Quando essa configuração está ativada, a coluna Status do PO no painel refletirá automaticamente o status atual do pedido de compra. Por exemplo, se o status do PO for atualizado para Recebido ou Faturado, a coluna do painel será atualizada para mostrar esse novo status.

Configurando

1. Ative a Configuração Acesse o local mencionado acima e ative a configuração.

2. Adicione a Coluna de Status do PO (se não estiver visível) Se a coluna Status do PO não estiver visível no painel:

   • Acesse: Configurações Avançadas → Definir Colunas da Tabela para Organizações

     
   • Adicione o campo do tipo de documento pesquisando por Status do PO

3. Configurar configuração de pesquisa

   • Configure o campo de Status no cabeçalho do pedido de compra da seguinte forma:

     
   • Observação: O pedido de compra precisa estar no Acionador Automático, caso contrário as atualizações de status podem não ser feitas corretamente

   • Não sabe como Configurar configuração de pesquisa? Aqui está o guia de configuração de pesquisa

4. Verificar Receba ou fature um PO e verifique no painel se o status foi atualizado corretamente.