Aqui estão algumas recomendações comprovadas para usar configurações de forma eficaz para otimizar o processamento de documentos, melhorar a precisão dos dados e garantir conformidade.

Padronizar modelos e configurações de idioma:

• Crie diretrizes claras para o uso de modelos de formatação e configurações de idioma para garantir que todos os documentos sejam consistentes.

• Treine regularmente os funcionários sobre o uso correto de modelos e configurações de idioma.

Ativar correção automática e verificação ortográfica:

• Incentive os funcionários a realizar a verificação ortográfica antes de finalizar um documento para identificar e corrigir erros de digitação e gramaticais.

Usar versionamento e rastreamento de alterações:

• Use versionamento e rastreamento de alterações para acompanhar o histórico de edições e garantir a rastreabilidade das mudanças.

• Documente cuidadosamente as alterações e comentários para apoiar o processo de revisão e facilitar a colaboração.

Configuração cuidadosa de segurança de documentos:

• Defina restrições de acesso claras para garantir que documentos confidenciais possam ser visualizados e editados apenas por pessoas autorizadas.

• Atualize regularmente senhas e direitos de acesso para garantir segurança e atender aos requisitos de conformidade.

Treinamento e atualizações regulares:

• Treine regularmente os funcionários sobre como usar o DocBits e suas funcionalidades de forma eficaz.

• Mantenha-se atualizado com as atualizações e novos recursos e implemente-os conforme necessário para melhorar a eficiência e a segurança.

Fluxos de trabalho e políticas documentadas:

• Crie políticas e fluxos de trabalho claros para o processamento de documentos que cubram o uso das várias configurações e funcionalidades.

• Documente os requisitos de conformidade e garanta que todos os funcionários os compreendam e os sigam.

Ao implementar essas melhores práticas, você pode aumentar a eficiência no DocBits, melhorar a precisão dos dados e garantir que atenda aos requisitos de conformidade relevantes.

Mesmo com uma configuração cuidadosa, o processamento de documentos pode ocasionalmente encontrar problemas. Aqui estão algumas dicas de resolução de problemas para problemas comuns que podem surgir das configurações:

Configurações de ordem adicionais:

• Verifique se todos os parâmetros adicionais estão configurados corretamente e atendem aos requisitos comerciais.

• Certifique-se de que a configuração corresponde aos requisitos do sistema e às necessidades do usuário.

Exportar para IDM:

• Certifique-se de que a conexão com o sistema IDM está configurada corretamente e que todas as permissões necessárias estão em vigor.

• Verifique se o formato do documento é compatível com os requisitos do sistema IDM.

Configurações de tolerância adicionais:

• Certifique-se de que os limites de tolerância são realistas e viáveis.

• Verifique regularmente se os limites de tolerância atendem aos requisitos comerciais atuais.

Exportação alternativa de documentos:

• Teste a exportação em diferentes formatos para garantir que todas as informações necessárias sejam exportadas corretamente.

• Certifique-se de que os formatos de exportação são compatíveis com os requisitos dos destinatários ou sistemas-alvo.

Status de desativação da ordem:

• Revise a configuração de desativação de status para garantir que não esteja bloqueando desnecessariamente o fluxo de trabalho.

• Certifique-se de que todos os usuários estejam cientes das alterações de status e saibam como responder.

Ao aplicar essas configurações e melhores práticas, as organizações podem otimizar seus processos de processamento de documentos, melhorar a precisão dos dados e garantir conformidade regulatória.

Visão Geral

Como administrador, você tem a capacidade de visualizar e gerenciar os mapeamentos entre os números de itens internos e os números de itens dos fornecedores. Este recurso garante que as discrepâncias entre seu sistema e os sistemas de seus fornecedores sejam tratadas de forma eficiente. Você pode revisar, editar e excluir mapeamentos incorretos para manter a precisão dos dados.

Acessando o Mapa de Números de Itens do Fornecedor

1. Navegar até Configurações:

   • Vá para a seção Configurações no seu painel de administração.

2. Acessar Tipos de Documentos:

   • Sob Configurações, selecione Tipos de Documentos.

3. Mais Configurações:

   • Clique em Mais Configurações para acessar opções de configuração adicionais.

4. Mapa de Números de Itens do Fornecedor:

   • Na seção Mais Configurações, você encontrará a tabela Mapa de Números de Itens do Fornecedor. Esta tabela lista todos os mapeamentos atuais entre seus números de itens internos e os correspondentes números de itens dos fornecedores.

Gerenciando Mapeamentos de Números de Itens

1. Visualizando Mapeamentos:

   • A tabela exibe as seguintes colunas:

     • ID do Fornecedor: O identificador único para o fornecedor.

     • Número do Item: Seu número de item interno para o produto.

     • Número do Item do Fornecedor: O número do item correspondente usado pelo fornecedor.

     • Ação: Opções para gerenciar os mapeamentos.

2. Excluindo Mapeamentos Incorretos:

   • Se você identificar um mapeamento incorreto, pode excluí-lo clicando no ícone da lixeira (🗑) na coluna Ação.

   • Um prompt de confirmação aparecerá para garantir que você deseja excluir o mapeamento.

3. Editando Mapeamentos:

   • (Se aplicável) Você também pode ter a opção de editar mapeamentos existentes para corrigir quaisquer discrepâncias. Isso pode envolver clicar no número do item ou do fornecedor para fazer alterações.

Exemplo de Fluxo de Trabalho

1. Identificar Discrepâncias:

   • Revise regularmente o Mapa de Números de Itens do Fornecedor para identificar quaisquer discrepâncias ou mapeamentos incorretos.

2. Excluir Mapeamentos Incorretos:

   • Para quaisquer mapeamentos incorretos, clique no ícone da lixeira para excluí-los.

3. Reinserir Mapeamentos Corretos:

   • Certifique-se de que os mapeamentos corretos sejam inseridos manualmente durante a próxima transação ou editando as entradas existentes, se o sistema suportar.

Aqui estão explicações detalhadas sobre o significado e uso das configurações listadas no processamento de documentos para facilitar fluxos de trabalho individuais e controlados:

Pular Validação de Tabela:

Propósito:

• Esta configuração permite que você pule a validação de tabelas.

Uso:

• Isso é útil ao usar tabelas cuja estrutura muda com frequência ou quando a validação causa atrasos desnecessários. Pular a validação pode acelerar o processamento, mas isso deve ser usado apenas se a qualidade dos dados estiver assegurada.

Detecção de Documentos Duplicados

Propósito:

• Esta configuração permite a detecção automática de documentos duplicados com base em campos selecionados.

Uso:

• Esta ferramenta é projetada para evitar que os mesmos documentos sejam processados duas vezes, garantindo eficiência no fluxo de trabalho de processamento.

Design no Formulário de Revisão:

Propósito:

• Esta configuração permite que você projete documentos diretamente no modo de revisão.

Uso:

• Útil para levar em conta feedback visual e anotações durante a revisão e fazer alterações de design em tempo real. Isso melhora a eficiência do processo de revisão e permite que designers e revisores trabalhem mais próximos uns dos outros.

Design do Formulário de Rejeição:

Propósito:

• Esta configuração permite que você projete a visualização de documentos rejeitados diretamente.

Uso:

• Útil para levar em conta feedback visual e anotações enquanto faz alterações de design em tempo real. Isso melhora a eficiência do processo de revisão e permite que designers e revisores trabalhem mais próximos uns dos outros.

Design de Modelo:

Propósito:

• Modelos para padronizar layouts e formatação de documentos.

Uso:

• Facilita a criação de documentos consistentes e profissionais. As empresas podem criar seus próprios modelos de design que seguem as diretrizes de marca e padrões de formatação, aumentando a eficiência e melhorando a aparência dos documentos.

Exportar para IDM (Gestão de Documentos de Informação):

Propósito:

• Esta configuração permite que documentos sejam exportados para um Sistema de Gestão de Documentos de Informação (IDM).

Uso:

• Esta função é usada para exportar documentos diretamente do sistema de criação ou revisão para um sistema IDM para armazenar, gerenciar e facilitar o acesso a eles de forma centralizada. Isso melhora a organização e a rastreabilidade dos documentos, garante que sejam mantidos de forma segura e facilita a conformidade com regulamentos de conformidade.

Aprovação:

Propósito:

• Fluxo de trabalho de aprovação de documentos.

Uso:

• Define etapas e responsabilidades de aprovação. Esta configuração é crítica para a conformidade com as políticas da empresa e requisitos regulatórios. Garante que todas as partes relevantes tenham revisado e aprovado o documento antes de ser finalizado. Uma vez que o documento é finalizado, ele pode ser carimbado com um selo de aprovação.

Formulário de Aprovação de Design:

Formulário de Aprovação de Design v2:

Formulário de Segunda Aprovação de Design:

Ordem de Compra / Contabilidade Automática:

Propósito:

• Automatiza o processamento e a contabilização de ordens de compra.

Uso:

• Facilita a criação e o processamento automáticos de ordens de compra e sua contabilização em sistemas financeiros. Isso economiza tempo, reduz erros e melhora a eficiência no processo de compras e contabilidade.

Tabela de PO no Construtor de Layout:

Propósito:

• Permite a integração de tabelas de ordens de compra no layout de documentos.

Uso:

• Projeta tabelas de ordens de compra diretamente no Construtor de Layout e as adapta a requisitos específicos. Isso garante um design contínuo e consistente de documentos que contêm informações de ordens de compra.

Exportar linhas de PO não correspondidas:

Propósito:

• Exporta linhas de ordens de compra que não correspondem às ordens de compra existentes.

Uso:

• Identifica e exporta linhas que podem conter erros ou requerer revisão especial. Isso ajuda a detectar e corrigir discrepâncias antes que os pedidos sejam concluídos.

Configurações de Tolerância de PO:

Propósito:

• Define limites de tolerância para desvios em ordens de compra.

Uso:

• Determina quanto desvio do pedido é aceitável sem exigir aprovação adicional.

• Isso inclui desvios de preço ou quantidade. Esta configuração ajuda a agilizar o processo de aprovação e evitar atrasos desnecessários.

Configurações Adicionais de Tolerância de PO:

Propósito:

• Essas configurações fornecem opções de configuração avançadas para ordens de compra (POs) para atender a requisitos específicos de negócios.

Uso:

• Você pode definir parâmetros e condições adicionais para ordens de compra, como termos de entrega, termos de pagamento específicos. Isso facilita o controle preciso e a personalização dos processos de ordens de compra, melhorando assim a eficiência e a precisão nas compras.

Exportação Alternativa de Documentos:

Propósito:

• Esta configuração permite que documentos sejam exportados em diferentes formatos ou por métodos alternativos.

Uso:

• Você pode especificar em quais formatos (por exemplo, PDF, DOCX, XML) ou por quais canais (por exemplo, e-mail, armazenamento em nuvem) os documentos devem ser exportados. Isso aumenta a flexibilidade e permite que os documentos sejam exportados de acordo com os requisitos de diferentes destinatários ou sistemas.

Desativar Status de PO:

Propósito:

• Esta configuração permite que certos status de ordens de compra sejam desativados ou bloqueados para controlar o fluxo de trabalho.

Uso:

• As empresas podem especificar quais status devem ser desativados em certas situações para evitar que os pedidos sejam editados ou modificados incorretamente. Isso é útil para garantir a integridade e a consistência do processo de ordens de compra.

• Por exemplo, um pedido que já foi aprovado e liberado para entrega não poderia mais ser processado ou cancelado.

Importância para fluxos de trabalho controlados

Configurações Adicionais de PO:

Personalização individual:

• Permite o ajuste das configurações do pedido a requisitos específicos de negócios, o que aumenta a eficiência e a precisão nas compras.

Processos controlados:

• Apoia a implementação de regras e procedimentos de compras detalhados.

Configurações Adicionais de Tolerância de PO:

Processos de aprovação eficientes:

• Minimiza etapas de aprovação desnecessárias ao definir limites de tolerância claros.

Gestão de riscos:

• Ajuda a identificar desvios significativos em um estágio inicial e tomar as medidas apropriadas.

Exportação Alternativa de Documentos:

Flexibilidade:

• Permite a exportação de documentos em diferentes formatos que atendem aos requisitos de diferentes sistemas e destinatários.

Eficiência:

• Automatiza o processo de exportação, reduzindo o trabalho manual e erros.

Desativar Status de PO:

Controle de processo:

• Impede alterações ou edições indesejadas em pedidos que já estão em um status avançado.

Segurança:

• Protege a integridade do processo de pedidos e garante que apenas alterações autorizadas sejam feitas.

Visão Geral

A área de Mais Configurações permite aos administradores configurar vários aspectos do processamento de documentos que não são abordados nas configurações básicas. Isso inclui opções para extração de tabelas, revisão de documentos, geração de PDF, processos de aprovação e configurações específicas para operações como pedidos de compra ou contabilidade.

Recursos e Opções Principais

1. Extração de Tabelas:

• Pular validação de tabela: Permite ignorar o processo de validação de dados da tabela, o que pode ser útil em cenários onde a validação de dados precisa ser flexível.

1. Em Revisão:

• Design no Formulário de Revisão: Configura o layout e os campos que aparecem nos formulários de revisão usados durante o processo de revisão do documento.

1. Geração de PDF:

• Modelo de Design: Especifica o modelo usado para gerar versões em PDF dos documentos, o que pode ser crucial para arquivamento ou comunicação externa.

1. Aprovação:

• Aprovar antes da exportação: Garante que os documentos devem ser aprovados antes de poderem ser exportados do sistema.

• Segunda Aprovação: Adiciona uma camada adicional de aprovação para validação adicional, aprimorando o controle sobre o processamento de documentos.

1. Pedido de Compra / Contabilidade Automática:

• Tabela de PO no construtor de layout: Permite a inclusão de tabelas de pedidos de compra no construtor de layout para layouts de documentos personalizados.

• Pedido de Compra: Ativa o processamento de documentos de pedido de compra dentro do sistema.

• Configuração de Tolerância de PO: Define níveis de tolerância para quantidades de pedidos de compra, o que ajuda a acomodar pequenas discrepâncias sem sinalizá-las como erros.

1. Exportação Alternativa de Documentos:

• Desativar status de PO: Permite desativar certos status para pedidos de compra durante o processo de exportação, fornecendo flexibilidade na forma como os pedidos são tratados.

1. Mapeamento de Número de Item do Fornecedor:

• Uma configuração de utilitário que mapeia os números de item do fornecedor para os números de item internos, garantindo precisão na gestão de inventário e pedidos de compra.