Visão Geral

Os Tipos de Documentos Secundários são essencialmente versões especializadas dos principais tipos de documentos. Por exemplo, sob o tipo de documento principal "Fatura," pode haver subtipos como "Fatura Padrão," "Fatura Pro-forma" e "Fatura de Crédito," cada um com requisitos de dados ligeiramente diferentes ou regras de processamento.

Recursos e Opções Principais

1. Lista de Subtipos:

• Cada linha representa um subtipo de um tipo de documento principal.

• Inclui o nome do subtipo e um conjunto de ações que podem ser realizadas nele.

1. Ações:

• Campos: Configure quais campos de dados estão incluídos no subtipo e como eles são gerenciados.

• Editar Layout: Modifique o layout visual para como as informações são exibidas e inseridas para este subtipo.

• Scripts: Anexe ou edite scripts que executam operações específicas quando documentos deste subtipo são processados.

• Copiar: Duplicar uma configuração de subtipo existente para usar como base para uma nova.

• Excluir: Remover o subtipo se não for mais necessário.

1. Adicionar Novos Subtipos:

• O botão "+ Novo" permite que os administradores criem novos subtipos, definindo propriedades e regras exclusivas conforme necessário.

Os Tipos de Documentos Secundários no DocBits fornecem uma maneira flexível e poderosa de lidar com uma variedade de documentos dentro de um único sistema, garantindo que cada tipo e subtipo seja processado com precisão e eficiência de acordo com suas especificações exclusivas.

1. Nome da Empresa: O nome legal da empresa conforme registrado.

2. Rua + Número: O endereço físico da sede principal da empresa.

3. Código Postal: O CEP ou código postal do endereço da empresa.

4. Cidade: A cidade onde a empresa está localizada.

5. Estado: O estado ou região onde a empresa está sediada.

6. País: O país de operação da empresa.

7. ID da Empresa: Um identificador único para a empresa, que pode ser usado internamente ou para integrações com outros sistemas.

8. ID Fiscal: O número de identificação fiscal da empresa, importante para operações financeiras e relatórios.

9. ID do Registro Comercial: O número de registro da empresa no registro comercial, que pode ser importante para documentação legal e oficial.

10. Número de Telefone Oficial da Empresa: O número de contato principal da empresa.

11. E-mail Oficial da Empresa: O endereço de e-mail principal que será usado para comunicações oficiais.

As informações inseridas aqui podem ser cruciais para garantir que documentos como faturas, correspondências oficiais e relatórios sejam formatados corretamente com os detalhes corretos da empresa. Também ajuda a manter a consistência na forma como a empresa é representada em várias comunicações externas e documentos. Após inserir ou atualizar as informações, o administrador precisa salvar as alterações clicando no botão "Salvar" para garantir que todas as modificações sejam aplicadas em todo o sistema.

Além disso, a seção fornece uma visão do plano de assinatura, mostrando quantos dias restam, datas de início e término, e um medidor de uso da assinatura que acompanha o consumo de tokens de serviço em relação ao que está alocado no plano. Isso pode ajudar os administradores a monitorar e planejar as renovações ou atualizações da assinatura com base nas tendências de uso.

Visão Geral

A configuração de Cor do App permite que os administradores definam o esquema de cores da interface do aplicativo. Esse recurso é particularmente útil para distinguir entre diferentes ambientes, como teste, sandbox e produção. Ao atribuir cores distintas a cada ambiente, os usuários podem identificar facilmente em qual ambiente estão trabalhando, reduzindo o risco de realizar ações críticas no ambiente errado.

Acessando a Configuração de Cor do App

1. Navegue até as Configurações da Empresa:

   • No menu principal, clique na seção Informações da Empresa.

2. Localize a Seção de Cor do App:

   • Role para baixo até a seção Cor do App dentro das configurações de Informações da Empresa.

Definindo a Cor do App

1. Escolha uma Cor:

   • Clique na caixa de cor ou insira um código hexadecimal diretamente no campo de texto.

   • Um seletor de cores aparecerá, permitindo que você selecione a cor desejada.

   • Você pode inserir um código hexadecimal específico se tiver uma cor predeterminada para o ambiente.

2. Salve a Cor:

   • Depois de selecionar a cor, clique no botão Salvar para aplicar a alteração.

   • A interface do aplicativo será atualizada imediatamente para refletir a nova cor.

3. Redefinir para o Padrão:

   • Se você deseja reverter para a cor padrão, clique no botão Redefinir.

Melhores Práticas para Cores de Ambiente

Para evitar confusões, recomenda-se estabelecer um esquema de cores padrão para cada ambiente:

• Produção: Use uma cor neutra ou padrão, como #FFFFFF (branco) ou #f0f0f0 (cinza claro), para indicar o ambiente ao vivo.

• Teste: Use uma cor brilhante ou de alerta, como #ffcc00 (amarelo) ou #ffa500 (laranja), para indicar um ambiente de teste.

• Sandbox: Use uma cor distinta, como #007bff (azul) ou #6c757d (cinza), para indicar um ambiente de sandbox ou desenvolvimento.

Aviso sobre o Plano de Assinatura

Na seção de Cor do App, os administradores também verão informações relacionadas ao Plano de Assinatura. Isso inclui o plano atual, seu status e os dias restantes de assinatura.

Importância da Cor do App

A configuração de Cor do App é uma ferramenta simples, mas eficaz, para ajudar os usuários a reconhecer rapidamente o ambiente em que estão trabalhando. Ao selecionar e gerenciar cuidadosamente essas cores, as organizações podem minimizar erros e melhorar a eficiência do fluxo de trabalho.

1. Configurações Globais:

   • Informações da Empresa: Defina e edite detalhes básicos sobre a empresa, como nome, endereço e outros identificadores.

   • Grupos, Usuários e Permissões: Gerencie funções e permissões dos usuários, permitindo diferentes níveis de acesso a várias funcionalidades dentro do DocBits.

   • Integração: Configure e ajuste integrações com outros softwares ou sistemas, aprimorando a funcionalidade do DocBits com serviços externos.

   • Tipos de Documentos: Especifique e gerencie diferentes tipos de documentos que o DocBits processará, como faturas, pedidos, etc.

   • Notificação por Email: Configure as definições para alertas e notificações por email relacionadas às atividades de processamento de documentos.

   • Painel: Personalize a visualização do painel com widgets e métricas que são importantes para os usuários.

2. Processamento de Documentos:

   • Expiração de Documentos: Defina regras sobre quanto tempo os documentos são retidos antes de serem arquivados ou excluídos.

   • Importar: Configure como os documentos são importados para o DocBits, incluindo configurações de origem e tipos de arquivo.

   • Configurações de OCR: Ajuste as configurações para Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) que converte imagens de texto em texto codificado por máquina.

   • Classificação e Extração: Defina como os documentos são categorizados e como os dados são extraídos dos documentos.

   • Consulta de Dados Mestres: Configure consultas para validar ou complementar dados extraídos com dados mestres pré-existentes.

   • Lista de Valores: Gerencie listas predefinidas que são usadas na entrada e validação de dados.

   • Exportar: Configure como e onde documentos e dados processados são exportados.

   • Módulo: Módulos adicionais que podem ser configurados para estender a funcionalidade.

3. Licenças de API: Gerencie chaves de API e monitore estatísticas de uso para APIs utilizadas pelo DocBits.

4. Configurações de Fornecedor: Configure e gerencie configurações específicas para fornecedores, possivelmente integrando com sistemas de gerenciamento de fornecedores.

5. Gerenciamento de Cache: Ajuste as configurações relacionadas ao cache de dados para melhorar o desempenho do sistema.

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O Gestor de Layout permite aos administradores configurar e modificar visualmente o layout dos tipos de documento, definindo propriedades para vários campos de dados e grupos dentro de um documento. Esta interface ajuda a garantir que os modelos de extração e os pontos de entrada de dados manuais estejam alinhados precisamente com a estrutura do documento digitalizado ou carregado no Docbits.

Componentes Principais

1. Grupos e Campos:

• Grupos: Unidades organizacionais dentro de um tipo de documento que categorizam campos relacionados (por exemplo, Detalhes da Fatura, Detalhes de Pagamento). Estes podem ser expandidos ou recolhidos e organizados para refletir o agrupamento lógico no documento real.

• Campos: Pontos de dados individuais dentro de cada grupo (por exemplo, Número da Fatura, Termos de Pagamento). Cada campo pode ser personalizado quanto à forma como os dados são capturados, exibidos e processados.

1. Painel de Propriedades:

• Este painel exibe as propriedades do campo ou grupo selecionado, permitindo uma configuração detalhada, como:

• Rótulo: O rótulo visível para o campo na interface do usuário.

• Nome do Campo: O identificador técnico usado dentro do sistema.

• Largura do Elemento em Percentagem: Determina a largura do campo em relação ao layout do documento.

• Índice de Tabulação: Controla a ordem de tabulação para navegação.

• Executar Script na Alteração: Se deve executar um script quando o valor do campo muda.

• Exibir Rótulo à Esquerda: Se o rótulo é exibido à esquerda do campo ou acima dele.

• É Textarea: Especifica se o campo deve ser uma área de texto, acomodando quantidades maiores de texto.

• Selecionar Tipo de Modelo: Opção para selecionar qual tipo de modelo lidará com a extração deste campo.

• Comprimento do Campo: Comprimento máximo dos dados a serem aceitos neste campo.

• Palavras-Chave Proibidas: Palavras-chave que não são permitidas dentro do campo.

1. Pré-visualização do Modelo:

• Mostra uma pré-visualização em tempo real de como o documento aparecerá com base na configuração de layout atual. Isso ajuda a garantir que o layout corresponda à estrutura real do documento e é vital para testar e refinar a configuração de processamento do documento.

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A seção Tipos de Documentos lista todos os tipos de documentos reconhecidos e processados pelo DocBits. Os administradores podem gerenciar vários aspectos, como layout, definições de campos, regras de extração e muito mais para cada tipo de documento. Essa personalização é fundamental para garantir o manuseio preciso de dados e conformidade com os padrões organizacionais.

Recursos e Opções Principais

1. Lista de Tipos de Documentos:

• Cada linha representa um tipo de documento, como Fatura, Nota de Crédito, Nota de Entrega, etc.

• Os tipos de documentos podem ser padrão ou personalizados, conforme indicado por rótulos como "Padrão".

1. Editar layout: Esta opção permite aos administradores modificar as configurações de layout do documento, que incluem definir como o documento aparece e onde os campos de dados estão localizados.

2. Subtipos de Documentos: Se algum tipo de documento tiver subcategorias, esta opção permite que os administradores configurem configurações específicas para cada subtipo.

3. Colunas da Tabela: Personalize quais colunas de dados devem aparecer quando o tipo de documento é visualizado em listas ou relatórios.

4. Campos: Gerencie os campos de dados associados ao tipo de documento, incluindo adicionar novos campos ou modificar os existentes.

5. Treinamento do Modelo: Configure e treine o modelo usado para reconhecer e extrair dados dos documentos. Isso pode envolver a definição de parâmetros para modelos de aprendizado de máquina que melhoram com o tempo e mais dados.

6. Regex: Configure expressões regulares que são usadas para extrair dados dos documentos com base em padrões. Isso é particularmente útil para extração de dados estruturados.

7. Scripts: Escreva ou modifique scripts que executam regras de processamento personalizadas ou fluxos de trabalho para documentos deste tipo.

8. EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados): Configure configurações relacionadas à troca de documentos em formatos eletrônicos padronizados.

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A interface Colunas da Tabela no Docbits é usada para especificar as colunas que aparecem em tabelas de dados para cada tipo de documento. Cada coluna pode ser configurada para armazenar tipos específicos de dados, como strings ou valores numéricos, e pode ser essencial para funções de classificação, filtragem e relatórios dentro do Docbits.

Principais Recursos e Opções

1. Configuração da Coluna:

• Nome da Coluna: O identificador da coluna no banco de dados.

• Título: O título legível por humanos da coluna que aparecerá na interface.

• Tipo de Coluna: Define o tipo de dados da coluna (por exemplo, STRING, VALOR), o que determina que tipo de dados pode ser armazenado na coluna.

• Nome da Tabela: Indica a qual tabela a coluna pertence, vinculando-a a um tipo de documento específico como INVOICE_TABLE.

1. Ações:

• Editar: Modificar as configurações de uma coluna existente.

• Excluir: Remover a coluna da tabela, o que é útil se os dados não forem mais necessários ou se a estrutura de dados do tipo de documento mudar.

1. Adicionando Novas Colunas e Tabelas:

• Adicionar Nova Coluna de Tabela: Abre um diálogo onde você pode definir uma nova coluna, incluindo seu nome, se é obrigatório, seu tipo de dados e a tabela à qual pertence.

• Criar Nova Tabela: Permite a criação de uma nova tabela, definindo um nome único que será usado para armazenar dados relacionados a um conjunto específico de tipos de documento.

Esta seção é vital para manter a integridade estrutural e usabilidade dos dados dentro do sistema Docbits, garantindo que os dados extraídos de documentos sejam armazenados de forma organizada e acessível.

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A configuração de Campos fornece uma interface de usuário onde os administradores podem gerenciar as propriedades e o comportamento dos campos de dados individuais associados a um tipo de documento. Cada campo pode ser ajustado para otimizar a precisão e eficiência da captura e validação de dados.

Principais Recursos e Opções

1. Configuração de Campos:

• Nomes dos Campos: Lista os nomes dos campos, geralmente correspondentes aos elementos de dados dentro do documento, como "Número da Fatura" ou "Data do Pedido de Compra".

• Obrigatório: Os administradores podem marcar campos como obrigatórios, garantindo que os dados devem ser inseridos ou capturados para que esses campos completem o processamento do documento.

• Somente Leitura: Os campos podem ser definidos como somente leitura para evitar modificações após a captura de dados ou durante certas etapas do processamento do documento.

• Oculto: Os campos podem ser ocultos da visualização na interface do usuário, útil para informações sensíveis ou para simplificar os fluxos de trabalho do usuário.

1. Configurações Avançadas:

• Forçar Validação: Garante que os dados inseridos em um campo passem por certas regras de validação antes de serem aceitos.

• OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres): Este interruptor pode ser ativado para habilitar o processamento de OCR para um campo específico, útil para extração automatizada de dados de documentos digitalizados ou digitais.

• Pontuação de Correspondência: Os administradores podem definir uma pontuação de correspondência, um limiar usado para determinar o nível de confiança no reconhecimento ou correspondência de dados, impactando como a validação de dados e os controles de qualidade são realizados.

1. Botões de Ação:

• Criar Novo Campo: Permite adicionar novos campos ao tipo de documento.

• Ícones de Edição: Cada campo possui um ícone de edição que permite aos administradores configurar ainda mais as configurações específicas do campo, como tipo de dados, valores padrão ou lógica de negócios conectada.

• Salvar Configurações: Confirma as alterações feitas nas configurações do campo.

No DocBits, as configurações de Regex permitem que os administradores definam padrões personalizados que o sistema usa para encontrar e extrair dados de documentos. Este recurso é especialmente útil em situações em que os dados precisam ser extraídos de texto não estruturado ou quando os dados seguem um formato previsível que pode ser capturado usando padrões de regex.

Principais Recursos e Opções

1. Gerenciando Regexes:

• Adicionar: Permite que você crie um novo padrão de regex para um tipo de documento específico.

• Salvar Alterações: Salva modificações nas configurações de regex existentes.

• Padrão: Aqui, você pode definir o padrão de regex que corresponde ao formato de dados específico necessário.

• Origem: É a Origem do Documento - Por exemplo, você pode definir um Regex diferente na Alemanha

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O Treinamento do Modelo permite aos administradores supervisionar e gerenciar o treinamento de modelos de aprendizado de máquina específicos para cada tipo de documento. Ao fornecer uma interface estruturada para importar dados de amostra, treinar modelos e testar seu desempenho, o Docbits garante que suas capacidades de extração de dados melhorem continuamente ao longo do tempo.

Recursos e Opções Principais

1. Visão Geral das Métricas:

• Amostra: Número de documentos de amostra usados para treinamento.

• Exportados: Número de documentos que foram exportados com sucesso após o processamento.

• Empresa Σ: Número total de documentos específicos da empresa processados.

• Total Σ: Número total de documentos processados em todas as categorias.

1. Opções de Treinamento e Teste:

• Importar: Permite aos administradores importar novos conjuntos de dados de treinamento, que são tipicamente amostras estruturadas de documentos que devem ser reconhecidos pelo sistema.

• Treinar Modelo: Inicia o processo de treinamento usando os dados importados para aprimorar as capacidades de reconhecimento e extração do sistema.

• Testar Classificação: Permite testar o modelo para avaliar seu desempenho na classificação e extração de dados de documentos novos ou não vistos.

1. Botões de Ação:

• Criar Campo: Adicionar novos campos de dados que o modelo deve reconhecer e extrair.

• Ações: Este menu suspenso pode incluir opções como visualizar detalhes, editar configurações ou excluir dados de treinamento.

Visão Geral

Os scripts no DocBits são tipicamente escritos em uma linguagem de script suportada pelo sistema Python. Eles são acionados durante o fluxo de processamento de documentos para aplicar lógica de negócios complexa ou garantir a integridade e precisão dos dados antes que os dados sejam processados ou armazenados.

Recursos e Opções Principais

1. Gerenciamento de Scripts:

   • Nome: Cada script recebe um nome único para identificação.

   • Tipo de Documento: Associa o script a um tipo de documento específico, determinando em quais documentos o script será aplicado.

   • Acionar Em: Define quando o script é acionado (por exemplo, no upload do documento, antes da exportação de dados, após a validação de dados).

   • Status Ativo/Inativo: Permite que os administradores ativem ou desativem scripts sem excluí-los, proporcionando flexibilidade nos testes e implantação.

2. Editor de Scripts:

   • Fornece uma interface onde os scripts podem ser escritos e editados. O editor geralmente suporta realce de sintaxe, realce de erros e outras funcionalidades para auxiliar no desenvolvimento de scripts.

   • Exemplo de Script: Os scripts podem incluir operações como percorrer as linhas de fatura para validar totais ou remover entradas que não atendam a determinados critérios.

Visão Geral

No Docbits, as configurações de EDI fornecem ferramentas para definir e gerenciar a estrutura e o formato de mensagens EDI que correspondem a vários tipos de documentos, como faturas ou pedidos de compra. As configurações permitem a personalização das mensagens EDI para cumprir com os padrões e requisitos específicos de diferentes parceiros comerciais e indústrias.

Recursos e Opções Principais

1. Elementos de Configuração EDI:

• Descritor de Estrutura: Define a estrutura básica do documento EDI, incluindo a ordenação de segmentos, campos obrigatórios e qualificadores necessários para que o documento EDI seja válido.

• Transformação: Especifica as transformações aplicadas para converter os dados do documento em uma mensagem formatada em EDI. Isso geralmente envolve a especificação de mapeamentos de campos do documento para segmentos e elementos EDI.

• Visualização: Permite que os administradores vejam como a mensagem EDI ficará após a transformação, ajudando a garantir a precisão antes da transmissão.

• Caminhos de Extração: Mostra os caminhos usados para extrair valores do documento, que são então usados para preencher a mensagem EDI.

1. Editor XSLT:

• Usado para editar e validar o XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) usado no processo de transformação. XSLT é uma linguagem poderosa projetada para transformar documentos XML em outros documentos XML ou em outros formatos como HTML, texto ou até mesmo outras estruturas XML.

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A área de Mais Configurações permite aos administradores configurar vários aspectos do processamento de documentos que não são abordados nas configurações básicas. Isso inclui opções para extração de tabelas, revisão de documentos, geração de PDF, processos de aprovação e configurações específicas para operações como pedidos de compra ou contabilidade.

Recursos e Opções Principais

1. Extração de Tabelas:

• Pular validação de tabela: Permite ignorar o processo de validação de dados da tabela, o que pode ser útil em cenários onde a validação de dados precisa ser flexível.

1. Em Revisão:

• Design no Formulário de Revisão: Configura o layout e os campos que aparecem nos formulários de revisão usados durante o processo de revisão do documento.

1. Geração de PDF:

• Modelo de Design: Especifica o modelo usado para gerar versões em PDF dos documentos, o que pode ser crucial para arquivamento ou comunicação externa.

1. Aprovação:

• Aprovar antes da exportação: Garante que os documentos devem ser aprovados antes de poderem ser exportados do sistema.

• Segunda Aprovação: Adiciona uma camada adicional de aprovação para validação adicional, aprimorando o controle sobre o processamento de documentos.

1. Pedido de Compra / Contabilidade Automática:

• Tabela de PO no construtor de layout: Permite a inclusão de tabelas de pedidos de compra no construtor de layout para layouts de documentos personalizados.

• Pedido de Compra: Ativa o processamento de documentos de pedido de compra dentro do sistema.

• Configuração de Tolerância de PO: Define níveis de tolerância para quantidades de pedidos de compra, o que ajuda a acomodar pequenas discrepâncias sem sinalizá-las como erros.

1. Exportação Alternativa de Documentos:

• Desativar status de PO: Permite desativar certos status para pedidos de compra durante o processo de exportação, fornecendo flexibilidade na forma como os pedidos são tratados.

1. Mapeamento de Número de Item do Fornecedor:

• Uma configuração de utilitário que mapeia os números de item do fornecedor para os números de item internos, garantindo precisão na gestão de inventário e pedidos de compra.

Aqui estão algumas recomendações comprovadas para usar configurações de forma eficaz para otimizar o processamento de documentos, melhorar a precisão dos dados e garantir conformidade.

Padronizar modelos e configurações de idioma:

• Crie diretrizes claras para o uso de modelos de formatação e configurações de idioma para garantir que todos os documentos sejam consistentes.

• Treine regularmente os funcionários sobre o uso correto de modelos e configurações de idioma.

Ativar correção automática e verificação ortográfica:

• Incentive os funcionários a realizar a verificação ortográfica antes de finalizar um documento para identificar e corrigir erros de digitação e gramaticais.

Usar versionamento e rastreamento de alterações:

• Use versionamento e rastreamento de alterações para acompanhar o histórico de edições e garantir a rastreabilidade das mudanças.

• Documente cuidadosamente as alterações e comentários para apoiar o processo de revisão e facilitar a colaboração.

Configuração cuidadosa de segurança de documentos:

• Defina restrições de acesso claras para garantir que documentos confidenciais possam ser visualizados e editados apenas por pessoas autorizadas.

• Atualize regularmente senhas e direitos de acesso para garantir segurança e atender aos requisitos de conformidade.

Treinamento e atualizações regulares:

• Treine regularmente os funcionários sobre como usar o DocBits e suas funcionalidades de forma eficaz.

• Mantenha-se atualizado com as atualizações e novos recursos e implemente-os conforme necessário para melhorar a eficiência e a segurança.

Fluxos de trabalho e políticas documentadas:

• Crie políticas e fluxos de trabalho claros para o processamento de documentos que cubram o uso das várias configurações e funcionalidades.

• Documente os requisitos de conformidade e garanta que todos os funcionários os compreendam e os sigam.

Ao implementar essas melhores práticas, você pode aumentar a eficiência no DocBits, melhorar a precisão dos dados e garantir que atenda aos requisitos de conformidade relevantes.

Visão Geral

Como administrador, você tem a capacidade de visualizar e gerenciar os mapeamentos entre os números de itens internos e os números de itens dos fornecedores. Este recurso garante que as discrepâncias entre seu sistema e os sistemas de seus fornecedores sejam tratadas de forma eficiente. Você pode revisar, editar e excluir mapeamentos incorretos para manter a precisão dos dados.

Acessando o Mapa de Números de Itens do Fornecedor

1. Navegar até Configurações:

   • Vá para a seção Configurações no seu painel de administração.

2. Acessar Tipos de Documentos:

   • Sob Configurações, selecione Tipos de Documentos.

3. Mais Configurações:

   • Clique em Mais Configurações para acessar opções de configuração adicionais.

4. Mapa de Números de Itens do Fornecedor:

   • Na seção Mais Configurações, você encontrará a tabela Mapa de Números de Itens do Fornecedor. Esta tabela lista todos os mapeamentos atuais entre seus números de itens internos e os correspondentes números de itens dos fornecedores.

Gerenciando Mapeamentos de Números de Itens

1. Visualizando Mapeamentos:

   • A tabela exibe as seguintes colunas:

     • ID do Fornecedor: O identificador único para o fornecedor.

     • Número do Item: Seu número de item interno para o produto.

     • Número do Item do Fornecedor: O número do item correspondente usado pelo fornecedor.

     • Ação: Opções para gerenciar os mapeamentos.

2. Excluindo Mapeamentos Incorretos:

   • Se você identificar um mapeamento incorreto, pode excluí-lo clicando no ícone da lixeira (🗑) na coluna Ação.

   • Um prompt de confirmação aparecerá para garantir que você deseja excluir o mapeamento.

3. Editando Mapeamentos:

   • (Se aplicável) Você também pode ter a opção de editar mapeamentos existentes para corrigir quaisquer discrepâncias. Isso pode envolver clicar no número do item ou do fornecedor para fazer alterações.

Exemplo de Fluxo de Trabalho

1. Identificar Discrepâncias:

   • Revise regularmente o Mapa de Números de Itens do Fornecedor para identificar quaisquer discrepâncias ou mapeamentos incorretos.

2. Excluir Mapeamentos Incorretos:

   • Para quaisquer mapeamentos incorretos, clique no ícone da lixeira para excluí-los.

3. Reinserir Mapeamentos Corretos:

   • Certifique-se de que os mapeamentos corretos sejam inseridos manualmente durante a próxima transação ou editando as entradas existentes, se o sistema suportar.

Aqui estão explicações detalhadas sobre o significado e uso das configurações listadas no processamento de documentos para facilitar fluxos de trabalho individuais e controlados:

Pular Validação de Tabela:

Propósito:

• Esta configuração permite que você pule a validação de tabelas.

Uso:

• Isso é útil ao usar tabelas cuja estrutura muda com frequência ou quando a validação causa atrasos desnecessários. Pular a validação pode acelerar o processamento, mas isso deve ser usado apenas se a qualidade dos dados estiver assegurada.

Detecção de Documentos Duplicados

Propósito:

• Esta configuração permite a detecção automática de documentos duplicados com base em campos selecionados.

Uso:

• Esta ferramenta é projetada para evitar que os mesmos documentos sejam processados duas vezes, garantindo eficiência no fluxo de trabalho de processamento.

Design no Formulário de Revisão:

Propósito:

• Esta configuração permite que você projete documentos diretamente no modo de revisão.

Uso:

• Útil para levar em conta feedback visual e anotações durante a revisão e fazer alterações de design em tempo real. Isso melhora a eficiência do processo de revisão e permite que designers e revisores trabalhem mais próximos uns dos outros.

Design do Formulário de Rejeição:

Propósito:

• Esta configuração permite que você projete a visualização de documentos rejeitados diretamente.

Uso:

• Útil para levar em conta feedback visual e anotações enquanto faz alterações de design em tempo real. Isso melhora a eficiência do processo de revisão e permite que designers e revisores trabalhem mais próximos uns dos outros.

Design de Modelo:

Propósito:

• Modelos para padronizar layouts e formatação de documentos.

Uso:

• Facilita a criação de documentos consistentes e profissionais. As empresas podem criar seus próprios modelos de design que seguem as diretrizes de marca e padrões de formatação, aumentando a eficiência e melhorando a aparência dos documentos.

Exportar para IDM (Gestão de Documentos de Informação):

Propósito:

• Esta configuração permite que documentos sejam exportados para um Sistema de Gestão de Documentos de Informação (IDM).

Uso:

• Esta função é usada para exportar documentos diretamente do sistema de criação ou revisão para um sistema IDM para armazenar, gerenciar e facilitar o acesso a eles de forma centralizada. Isso melhora a organização e a rastreabilidade dos documentos, garante que sejam mantidos de forma segura e facilita a conformidade com regulamentos de conformidade.

Aprovação:

Propósito:

• Fluxo de trabalho de aprovação de documentos.

Uso:

• Define etapas e responsabilidades de aprovação. Esta configuração é crítica para a conformidade com as políticas da empresa e requisitos regulatórios. Garante que todas as partes relevantes tenham revisado e aprovado o documento antes de ser finalizado. Uma vez que o documento é finalizado, ele pode ser carimbado com um selo de aprovação.

Formulário de Aprovação de Design:

Formulário de Aprovação de Design v2:

Formulário de Segunda Aprovação de Design:

Ordem de Compra / Contabilidade Automática:

Propósito:

• Automatiza o processamento e a contabilização de ordens de compra.

Uso:

• Facilita a criação e o processamento automáticos de ordens de compra e sua contabilização em sistemas financeiros. Isso economiza tempo, reduz erros e melhora a eficiência no processo de compras e contabilidade.

Tabela de PO no Construtor de Layout:

Propósito:

• Permite a integração de tabelas de ordens de compra no layout de documentos.

Uso:

• Projeta tabelas de ordens de compra diretamente no Construtor de Layout e as adapta a requisitos específicos. Isso garante um design contínuo e consistente de documentos que contêm informações de ordens de compra.

Exportar linhas de PO não correspondidas:

Propósito:

• Exporta linhas de ordens de compra que não correspondem às ordens de compra existentes.

Uso:

• Identifica e exporta linhas que podem conter erros ou requerer revisão especial. Isso ajuda a detectar e corrigir discrepâncias antes que os pedidos sejam concluídos.

Configurações de Tolerância de PO:

Propósito:

• Define limites de tolerância para desvios em ordens de compra.

Uso:

• Determina quanto desvio do pedido é aceitável sem exigir aprovação adicional.

• Isso inclui desvios de preço ou quantidade. Esta configuração ajuda a agilizar o processo de aprovação e evitar atrasos desnecessários.

Configurações Adicionais de Tolerância de PO:

Propósito:

• Essas configurações fornecem opções de configuração avançadas para ordens de compra (POs) para atender a requisitos específicos de negócios.

Uso:

• Você pode definir parâmetros e condições adicionais para ordens de compra, como termos de entrega, termos de pagamento específicos. Isso facilita o controle preciso e a personalização dos processos de ordens de compra, melhorando assim a eficiência e a precisão nas compras.

Exportação Alternativa de Documentos:

Propósito:

• Esta configuração permite que documentos sejam exportados em diferentes formatos ou por métodos alternativos.

Uso:

• Você pode especificar em quais formatos (por exemplo, PDF, DOCX, XML) ou por quais canais (por exemplo, e-mail, armazenamento em nuvem) os documentos devem ser exportados. Isso aumenta a flexibilidade e permite que os documentos sejam exportados de acordo com os requisitos de diferentes destinatários ou sistemas.

Desativar Status de PO:

Propósito:

• Esta configuração permite que certos status de ordens de compra sejam desativados ou bloqueados para controlar o fluxo de trabalho.

Uso:

• As empresas podem especificar quais status devem ser desativados em certas situações para evitar que os pedidos sejam editados ou modificados incorretamente. Isso é útil para garantir a integridade e a consistência do processo de ordens de compra.

• Por exemplo, um pedido que já foi aprovado e liberado para entrega não poderia mais ser processado ou cancelado.

Importância para fluxos de trabalho controlados

Configurações Adicionais de PO:

Personalização individual:

• Permite o ajuste das configurações do pedido a requisitos específicos de negócios, o que aumenta a eficiência e a precisão nas compras.

Processos controlados:

• Apoia a implementação de regras e procedimentos de compras detalhados.

Configurações Adicionais de Tolerância de PO:

Processos de aprovação eficientes:

• Minimiza etapas de aprovação desnecessárias ao definir limites de tolerância claros.

Gestão de riscos:

• Ajuda a identificar desvios significativos em um estágio inicial e tomar as medidas apropriadas.

Exportação Alternativa de Documentos:

Flexibilidade:

• Permite a exportação de documentos em diferentes formatos que atendem aos requisitos de diferentes sistemas e destinatários.

Eficiência:

• Automatiza o processo de exportação, reduzindo o trabalho manual e erros.

Desativar Status de PO:

Controle de processo:

• Impede alterações ou edições indesejadas em pedidos que já estão em um status avançado.

Segurança:

• Protege a integridade do processo de pedidos e garante que apenas alterações autorizadas sejam feitas.

Mesmo com uma configuração cuidadosa, o processamento de documentos pode ocasionalmente encontrar problemas. Aqui estão algumas dicas de resolução de problemas para problemas comuns que podem surgir das configurações:

Configurações de ordem adicionais:

• Verifique se todos os parâmetros adicionais estão configurados corretamente e atendem aos requisitos comerciais.

• Certifique-se de que a configuração corresponde aos requisitos do sistema e às necessidades do usuário.

Exportar para IDM:

• Certifique-se de que a conexão com o sistema IDM está configurada corretamente e que todas as permissões necessárias estão em vigor.

• Verifique se o formato do documento é compatível com os requisitos do sistema IDM.

Configurações de tolerância adicionais:

• Certifique-se de que os limites de tolerância são realistas e viáveis.

• Verifique regularmente se os limites de tolerância atendem aos requisitos comerciais atuais.

Exportação alternativa de documentos:

• Teste a exportação em diferentes formatos para garantir que todas as informações necessárias sejam exportadas corretamente.

• Certifique-se de que os formatos de exportação são compatíveis com os requisitos dos destinatários ou sistemas-alvo.

Status de desativação da ordem:

• Revise a configuração de desativação de status para garantir que não esteja bloqueando desnecessariamente o fluxo de trabalho.

• Certifique-se de que todos os usuários estejam cientes das alterações de status e saibam como responder.

Ao aplicar essas configurações e melhores práticas, as organizações podem otimizar seus processos de processamento de documentos, melhorar a precisão dos dados e garantir conformidade regulatória.

Configurar notificações por email é fundamental. As notificações por email no DocBits podem ser configuradas para notificar os usuários sobre vários eventos relacionados a documentos, como: conclusão de processamento, erros de importação ou exportação, ou solicitações de intervenção do usuário. Esta ferramenta é essencial para manter uma comunicação eficaz e a continuidade operacional em ambientes de processamento de documentos. Aqui estão algumas razões pelas quais isso é importante:

Comunicação em tempo real:

• Alertas por email permitem que os usuários sejam notificados imediatamente sobre eventos ou mudanças importantes em seu sistema de gerenciamento de documentos. Isso garante que todas as partes relevantes sejam informadas imediatamente sobre atualizações importantes.

Transparência e rastreabilidade:

• Ao configurar notificações por email, os usuários podem rastrear e monitorar o status dos eventos de processamento de documentos. Isso melhora a transparência e a rastreabilidade no sistema de gerenciamento de documentos.

Reações oportunas:

• A notificação automática de eventos como liberações de documentos, comentários ou aprovações permite que os usuários respondam rapidamente a solicitações ou atualizações. Isso ajuda a aumentar a eficiência e a produtividade.

Automação de fluxos de trabalho:

• As notificações por email podem ser integradas a fluxos de trabalho para enviar automaticamente notificações aos usuários relevantes quando certas ações são realizadas. Isso possibilita a automação contínua dos processos de negócios.

Lembretes e prazos:

• A configuração de notificações por email pode ser usada para lembrar os usuários sobre prazos próximos ou tarefas pendentes. Isso ajuda a garantir que tarefas importantes sejam concluídas a tempo.

No geral, a configuração de notificações por email desempenha um papel importante na melhoria da comunicação, no aumento da eficiência e na garantia de que os eventos de processamento de documentos sejam gerenciados de maneira oportuna e eficaz. Ao automatizar as notificações, as organizações podem garantir que informações importantes não sejam perdidas e que todas as partes relevantes estejam sempre atualizadas.

Esta configuração é crítica para garantir que as partes interessadas sejam mantidas informadas sobre o status de processamento de documentos importantes, o que ajuda na tomada de decisões rápidas e na gestão eficiente dos fluxos de trabalho de documentos.

Para acessar as configurações de notificações por e-mail, siga estes passos:

• Navegue até a seção de Configurações Globais em sua conta de usuário ou painel de administração.

• Procure pela opção de notificações por e-mail.

• Clique na opção apropriada para abrir as configurações de notificações por e-mail.

Dentro dessas configurações, você pode fazer as configurações desejadas para garantir que receba notificações de acordo com suas preferências. Lembre-se de ajustar as configurações com base em suas necessidades e garantir que estejam em conformidade com a política de privacidade e os padrões de segurança da sua organização.

Criar nova notificação:

• Clique no botão para adicionar ou criar uma nova notificação.

Principais Recursos e Opções

1. Configuração de Notificação por E-mail:

• Nome: Insira o nome aqui

• O identificador para a notificação, ajudando os usuários a reconhecerem o propósito da configuração de notificação.

• Tipo de Documento: Selecione o tipo de documento para o qual deseja receber uma notificação. Isso pode incluir adicionar um novo documento, excluir um documento, atualizar um documento ou outros eventos relevantes.

• Associa a notificação a um tipo de documento específico, permitindo alertas direcionados com base no ciclo de processamento do documento.

• Status: Especifique o status ou condição que deve acionar uma notificação quando mudar. Isso pode ser um status de fluxo de trabalho específico, um status de aprovação, um status de erro ou qualquer outro status relevante.

• Prioridade: selecione a prioridade apropriada. Por exemplo, isso pode ser "Baixa", "Média" ou "Alta".

• Define o nível de urgência da notificação, que pode priorizar o alerta por e-mail na caixa de entrada do destinatário.

• Atraso: Insira a quantidade de tempo desejada para especificar o tempo de atraso antes de enviar a notificação. Isso pode ser feito em minutos, horas ou dias, dependendo das configurações do seu sistema.

• Ao configurar um tempo de atraso antes de enviar a notificação, os usuários têm tempo suficiente para quaisquer cancelamentos ou correções antes que o alerta seja emitido. Isso pode ajudar a prevenir erros e melhorar a experiência do usuário.

• Endereço de E-mail: Insira os endereços de e-mail dos destinatários para os quais a notificação deve ser enviada. Os usuários podem inserir vários endereços de e-mail para especificar múltiplos destinatários. Isso pode significar que as notificações são enviadas para endereços de e-mail específicos com base nas propriedades do documento em questão ou no papel do usuário.

Insights Acionáveis:

• Enviar E-mail para o Usuário Designado: Uma configuração opcional que, quando ativada, envia automaticamente notificações para o usuário designado ao documento, garantindo que a parte responsável esteja sempre informada.

• Salvar: Após inserir todas as informações necessárias, clique no botão "Salvar" para salvar as configurações de notificação.

Para editar, desativar ou excluir notificações existentes e adaptá-las às mudanças nos fluxos de trabalho de processamento de documentos ou responsabilidades dos usuários, você pode fazer o seguinte:

Navegue até as configurações de notificações: Vá para as configurações do seu sistema onde você pode gerenciar notificações. Você pode encontrá-las na seção “Configurações”, “Configurações Globais” e depois em “Notificação por Email”.

Procure a lista de notificações existentes: Nas configurações de notificações, você encontrará uma lista de notificações existentes. Esta lista mostra todas as notificações que estão atualmente configuradas.

Edite uma notificação: Para editar uma notificação existente, encontre a notificação na lista e selecione a opção de edição. Isso permite que você altere as configurações da notificação, como o tipo de documento, status, eventos de disparo ou destinatários.

Desative uma notificação: Se você quiser desativar temporariamente uma notificação, encontre a notificação na lista e selecione a opção para desativá-la. Isso interromperá temporariamente a notificação sem excluí-la, para que você possa reativá-la mais tarde, se necessário.

Exclua uma notificação: Para remover permanentemente uma notificação, encontre a notificação na lista e selecione a opção de exclusão. Isso removerá completamente a notificação do sistema e não poderá ser restaurada.

Adapte-se às Mudanças: Revise periodicamente suas configurações de notificação e ajuste conforme necessário para refletir mudanças nos fluxos de trabalho de processamento de documentos ou responsabilidades dos usuários. Isso pode incluir a atualização de notificações devido a novos eventos, responsabilidades alteradas ou outras mudanças organizacionais.

Salve as alterações: Após fazer suas alterações, não se esqueça de salvá-las para que tenham efeito.

Ao revisar e ajustar regularmente suas configurações de notificação, você pode garantir que suas notificações atendam sempre às necessidades e fluxos de trabalho atuais. Isso ajuda a garantir uma comunicação eficiente e assegura que as pessoas certas sejam notificadas sobre eventos importantes de maneira oportuna.

Aqui estão algumas melhores práticas para usar notificações por e-mail de forma eficaz:

• Design claro e informativo: Certifique-se de que suas mensagens de notificação sejam claras e informativas. Use uma linguagem concisa para comunicar a essência da notificação e forneça instruções ou chamadas à ação claras quando necessário.

• Evite sobrecarga de notificações: Escolha cuidadosamente as condições de disparo para suas notificações para evitar sobrecarregar os usuários com notificações desnecessárias. Certifique-se de que as notificações sejam acionadas apenas para eventos relevantes e que forneçam valor real para os destinatários.

• Definindo prioridades: Se suas notificações tiverem diferentes prioridades, certifique-se de que isso esteja refletido nas configurações. Por exemplo, você pode distinguir notificações urgentes de menos importantes e agir de acordo.

• Atualize regularmente os endereços de e-mail: Certifique-se de que os endereços de e-mail dos usuários sejam verificados e atualizados regularmente para garantir que as notificações sejam enviadas aos destinatários corretos. Isso é particularmente importante quando há mudanças de funcionários ou mudanças nas responsabilidades.

• Personalização: Se possível, personalize as notificações incluindo o nome do destinatário e outras informações relevantes. Isso torna as notificações mais envolventes e ajuda os usuários a levá-las a sério.

• Obtenha feedback: Solicite feedback regular dos usuários para garantir que as notificações atendam às suas necessidades e sejam eficazes. Considere o feedback ao ajustar suas configurações de notificação.

• Testes e monitoramento: Teste regularmente seus sistemas de notificação para garantir que estejam funcionando corretamente e monitore o desempenho para identificar e corrigir problemas precocemente.

Seguindo essas melhores práticas, você pode garantir que suas notificações por e-mail sejam eficazes e ajudem a garantir uma comunicação e colaboração suaves em toda a sua organização.

Estas são algumas dicas e etapas adicionais de solução de problemas de notificações atrasadas que você pode seguir para resolver atrasos na entrega de notificações:

Notificações atrasadas:

• Verifique os atrasos na rede:

• Certifique-se de que a rede pela qual as notificações são enviadas não está congestionada ou interrompida. Problemas de rede, como perda de pacotes ou atrasos, podem afetar a entrega de e-mails.

• Monitoramento da Fila de E-mails:

• Verifique a fila do servidor de e-mail para determinar se as notificações estão sendo enfileiradas e enviadas corretamente. Um grande número de e-mails na fila pode indicar problemas com o servidor de e-mail.

• Verificação da configuração SMTP:

• Verifique se a configuração SMTP está correta e se o servidor de e-mail está devidamente configurado para enviar e-mails de saída. Verifique as configurações de autenticação e o endereço do servidor para garantir que estão corretos.

• Verifique as configurações de firewall e segurança:

• Verifique as configurações do firewall e outras configurações de segurança para garantir que o servidor de e-mail está devidamente configurado para enviar e-mails de saída e que nenhuma porta utilizada para e-mail está bloqueada. O envio é necessário.

• Verificação da utilização do servidor:

• Verifique a utilização do servidor que hospeda o sistema de gerenciamento de documentos para garantir que não haja gargalos de recursos que possam afetar a entrega de notificações.

Ao realizar essas verificações adicionais, você pode identificar causas potenciais de notificações atrasadas e tomar as medidas apropriadas para otimizar a entrega de notificações e garantir que os usuários sejam informados de maneira oportuna.

Componentes da Seção Grupos e Permissões

1. Ativar/Desativar Grupos e Permissões: Um interruptor que permite ao administrador do sistema habilitar ou desabilitar o uso de grupos e permissões em toda a plataforma. Quando desativado, o sistema pode adotar um modelo de controle de acesso menos granular.

2. Lista de Grupos: Mostra a lista de grupos de usuários disponíveis dentro da organização. Cada grupo pode ser configurado com permissões específicas. Os administradores podem adicionar novos grupos clicando no botão "+ Novo".

3. Tabela de Permissões:

• Exibida quando um grupo é selecionado ou um novo grupo está sendo configurado.

• Lista todos os tipos de documentos reconhecidos pelo sistema (por exemplo, FATURA, NOTA DE CRÉDITO, NOTA DE ENTREGA).

• Para cada tipo de documento, existem caixas de seleção para diferentes permissões:

  • Visualizar: Permissão para ver o documento.

  • Atualizar: Permissão para modificar o documento.

  • Excluir: Permissão para remover o documento do sistema.

  • Primeira Aprovação: Permissão para realizar a aprovação inicial do documento.

  • Segunda Aprovação: Permissão para realizar um nível secundário de aprovação (se aplicável).

Grupos e permissões são críticos para a segurança e eficiência operacional por várias razões.

Controle de Acesso:

• Grupos e permissões permitem que administradores controlem o acesso a dados e recursos sensíveis.

• Ao atribuir permissões no nível do grupo, os administradores podem exercer controle granular sobre quem pode acessar quais informações.

• Isso ajuda a prevenir acessos não autorizados e vazamentos de dados.

Princípio do Menor Privilégio:

• O Princípio do Menor Privilégio afirma que os usuários devem receber apenas as permissões necessárias para desempenhar suas funções.

• Ao usar grupos, os administradores podem gerenciar permissões de forma eficiente e garantir que os usuários possam acessar apenas os recursos relevantes para seu papel ou departamento específico.

Escalabilidade e Eficiência:

• Usar grupos facilita a gestão de permissões de usuários em grandes organizações com muitos usuários e recursos.

• Em vez de definir permissões individualmente para cada usuário, os administradores podem atribuir permissões no nível do grupo, simplificando a administração e reduzindo a sobrecarga administrativa.

Auditoria e conformidade:

• Usar grupos e permissões permite que as organizações monitorem atividades de acesso e atendam aos requisitos de conformidade.

• Registrar eventos de acesso permite que os administradores realizem auditorias para garantir que as permissões sejam gerenciadas adequadamente e que acessos não autorizados não estejam ocorrendo.

Flexibilidade e adaptabilidade:

• Grupos e permissões fornecem flexibilidade para se adaptar a necessidades e estruturas organizacionais em mudança.

• Os administradores podem criar grupos com base em departamentos, equipes, projetos ou outros critérios e ajustar dinamicamente as permissões para garantir que os usuários sempre tenham acesso aos recursos de que precisam.

No geral, grupos e permissões desempenham um papel fundamental no aumento da segurança da infraestrutura de TI, melhorando a eficiência operacional e garantindo a conformidade com políticas e regulamentos. Ao gerenciar grupos e permissões de forma sábia, as organizações podem proteger efetivamente seus dados e recursos enquanto promovem a produtividade dos funcionários.

Aqui estão alguns cenários onde diferentes grupos podem precisar de diferentes níveis de acesso:

Empresas com múltiplos departamentos:

• Em uma empresa com diferentes departamentos, como finanças, marketing e recursos humanos, os funcionários de cada departamento precisarão de acesso a diferentes tipos de documentos e recursos.

• Por exemplo, a equipe de finanças precisa de acesso a relatórios financeiros e faturas, enquanto o RH precisa de acesso a dados de funcionários e folha de pagamento.

Organizações de saúde:

• Em uma organização de saúde, diferentes grupos de funcionários precisarão de diferentes níveis de acesso a dados de pacientes.

• Por exemplo, médicos e enfermeiros precisarão de acesso a prontuários médicos e históricos de pacientes, enquanto a equipe administrativa pode precisar apenas de acesso a dados de faturamento e agendamento.

Instituições educacionais:

• Em uma instituição educacional, como uma universidade, diferentes grupos de usuários precisarão de diferentes níveis de acesso a recursos educacionais.

• Por exemplo, professores precisarão de acesso a materiais de curso e notas, enquanto administradores precisarão de acesso a dados financeiros e informações de alunos.

Requisitos legais e de conformidade:

• As empresas podem precisar implementar diferentes níveis de acesso para atender a requisitos legais e de conformidade.

• Por exemplo, instituições financeiras podem precisar garantir que apenas funcionários autorizados tenham acesso a dados financeiros sensíveis para garantir conformidade com regulamentos como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR).

Equipes de projeto:

• Em uma equipe de projeto, diferentes membros podem exigir diferentes níveis de acesso a materiais do projeto.

• Por exemplo, gerentes de projeto podem precisar de acesso a todos os recursos do projeto, enquanto consultores externos podem ter acesso apenas a certas partes do projeto.

Nesses cenários, é importante que os níveis de acesso sejam definidos de acordo com os papéis e responsabilidades dos grupos de usuários para garantir a segurança dos dados enquanto se melhora a eficiência dos funcionários. Ao implementar controle de acesso baseado em funções, as organizações podem garantir que os usuários possam acessar apenas os recursos necessários para sua respectiva função.

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

Visão Geral

Este guia explica como os administradores podem definir configurações de controle de acesso para diferentes grupos de usuários no DocBits. Cada grupo pode ser configurado com permissões personalizadas no nível de documento e campo.

Grupos de Controle de Acesso

O painel de controle de acesso permite que o administrador gerencie grupos de usuários e suas respectivas permissões. Cada grupo pode ter configurações específicas relacionadas a:

• Acesso ao Documento: Se o grupo pode acessar um tipo de documento.

• Permissões em Nível de Campo: Se o grupo pode ler, escrever ou visualizar certos campos dentro de um documento.

• Permissões de Ação: Quais ações o grupo pode realizar, como editar, excluir, atualizar em massa e aprovar documentos.

Ativação

1. Navegue até Configurações.

2. Selecione Processamento de Documentos.

3. Selecione Módulo.

4. Ative o Controle de Acesso ativando o controle deslizante.

Acessando Configurações do Grupo

1. Navegue até Configurações.

2. Vá para Configurações Globais.

3. Selecione Grupos, Usuários e Permissões.

4. Selecione Grupos e Permissões.

5. Para gerenciar permissões para um grupo, como PROCUREMENT_DIRECTOR, clique nos três pontos no lado direito da tela.

6. Selecione Visualizar Controle de Acesso.

Configurando Permissões para Grupos

1. Visão Geral do Controle de Acesso:

   • Nesta seção, você pode habilitar ou desabilitar o acesso para todos os tipos de documentos, como Fatura, Nota de Crédito, Pedido de Compra, e mais.

   • Você pode definir níveis de acesso, como:

     • Habilitado: Concede acesso ao tipo de documento.

     • Lista: Define se o tipo de documento é visível na visualização de lista.

     • Visualizar: Especifica a visualização padrão para o documento.

     • Editar: Concede permissão para editar o documento.

     • Excluir: Permite que o grupo exclua documentos.

     • Atualização em Massa: Habilita a atualização em massa do tipo de documento.

     • Níveis de Aprovação: Define a capacidade do grupo de aprovar documentos (Aprovação de Primeiro e Segundo nível).

     • Desbloquear Documento: Define se o grupo pode desbloquear um documento para edições adicionais.

   Exemplos de configurações para PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Fatura: Habilitado para todas as permissões, incluindo editar e excluir.

   • Pedido de Compra: Habilitado com permissões normais para todas as ações.

2. Permissões em Nível de Campo:

   • Dentro de cada tipo de documento, campos específicos podem ser configurados com diferentes níveis de permissões.

   • As permissões incluem:

     • Ler/Escrever: Os usuários podem ler e escrever no campo.

     • Escrever do Proprietário: Apenas o proprietário do documento ou campo pode escrever, outros podem ler.

     • Apenas Leitura: Os usuários podem apenas visualizar o campo, mas não modificá-lo.

     • Leitura do Proprietário/ Escrita do Proprietário: Apenas o proprietário do documento ou campo pode escrever e ler.

     • Aprovação: As alterações devem ser aprovadas por usuários autorizados ou administrador.

     • Nenhuma: Nenhuma permissão específica é aplicada ao campo.

Para adicionar um novo grupo ou alterar as permissões de um grupo existente, você pode fazer o seguinte:

• Navegue até Configurações do Grupo: Faça login na sua conta de administrador e vá para Configurações do Grupo no painel de administração.

Esta janela será aberta:

• Clique no botão + Novo: Se você deseja adicionar um novo grupo, clique no botão + Novo para iniciar o processo de adição de um novo grupo.

• Preencha a tabela: Forneça o nome do grupo e uma descrição do grupo.

• Salve os detalhes: Depois de preencher o nome e a descrição do grupo, clique no botão "Salvar".

Editando Grupos:

• Editar Grupos: Para editar grupos, clique em "editar", aqui você pode alterar o nome do grupo.

• Ativar Grupos e permissões: Para tornar o grupo visível, "Grupos e permissões" devem ser ativados.

• Verifique os resultados: Após salvar, revise os resultados para garantir que o grupo foi adicionado, editado ou atualizado com sucesso.

Habilitar ou desabilitar o sistema de permissões usando o interruptor tem vários efeitos na funcionalidade do DocBits.

Habilitando o sistema de permissões:

• Quando o sistema de permissões está habilitado, as permissões de acesso para usuários e grupos são aplicadas.

• Os usuários só recebem acesso aos recursos que estão explicitamente autorizados a acessar com base nas permissões atribuídas.

• Os administradores podem gerenciar as permissões para usuários e grupos individuais e garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar os dados.

Desabilitando o sistema de permissões:

• Quando o sistema de permissões está desabilitado, todas as permissões de acesso são removidas e os usuários normalmente têm acesso irrestrito a todos os recursos.

• Isso pode ser útil quando a colaboração aberta é temporariamente necessária sem as restrições do controle de acesso.

• No entanto, pode haver um risco aumentado de vazamento de dados ou acesso não autorizado, pois os usuários podem ser capazes de acessar informações sensíveis às quais não estão autorizados a acessar.

Habilitar ou desabilitar o sistema de permissões é uma decisão importante com base nos requisitos de segurança e na forma como a organização opera. Em ambientes onde a privacidade e o controle de acesso são críticos, é comum deixar o sistema de permissões habilitado para garantir a integridade e a confidencialidade dos dados. Em outros casos, desabilitar o sistema de permissões pode ser temporariamente necessário para facilitar a colaboração, mas deve ser usado com cautela para minimizar os potenciais riscos de segurança.

Se você está tendo problemas com permissões e não consegue acessar certos documentos ou realizar ações que acredita que deveria conseguir, as seguintes dicas de resolução de problemas podem ajudar:

Verifique as configurações de permissão:

• Verifique as configurações de permissão para os documentos ou recursos em questão para garantir que os usuários tenham as permissões necessárias.

• Certifique-se de que os usuários tenham acesso, seja diretamente ou por meio da associação a grupos.

Verifique a associação a grupos:

• Verifique se os usuários afetados são realmente membros dos grupos que receberam acesso.

• Certifique-se de que os usuários não foram removidos acidentalmente de grupos relevantes.

Verifique as permissões individuais:

• Verifique se as permissões individuais foram definidas no nível do usuário que poderiam substituir as permissões do grupo.

• Certifique-se de que essas permissões individuais estão configuradas corretamente.

Verifique as configurações de herança:

• Certifique-se de que as permissões estão sendo herdadas corretamente e não estão bloqueadas por pastas pai ou outras configurações.

Verifique o histórico de permissões:

• Verifique o histórico de permissões ou logs para ver se houve alguma alteração recente nas permissões que poderia estar causando os problemas atuais.

Teste com uma conta de usuário diferente:

• Tente acessar os documentos afetados com uma conta de usuário diferente para ver se o problema é específico do usuário ou afeta todos os usuários.

Verifique as mensagens de erro:

• Certifique-se de que os usuários estão recebendo mensagens de erro precisas indicando problemas de permissão. Isso pode ajudar a identificar e diagnosticar o problema com mais precisão.

Atualize as permissões:

• Se todas as outras soluções falharem, tente reconfigurar as permissões para os usuários ou grupos afetados e garanta que todas as permissões necessárias sejam concedidas corretamente.

Seguindo essas dicas de resolução de problemas, você pode identificar e resolver questões relacionadas a permissões para garantir que os usuários tenham os direitos de acesso necessários e possam trabalhar de forma eficaz.

Criar suborganizações dentro de um sistema de gerenciamento de documentos serve para organizar e diferenciar ainda mais a estrutura e a gestão de contas de usuário, documentos e fluxos de trabalho dentro de uma organização. Aqui estão alguns propósitos e benefícios de criar suborganizações:

• Estruturação e organização: Suborganizações possibilitam a criação de uma estrutura hierárquica dentro do sistema de gerenciamento de documentos. Isso pode ajudar a organizar contas de usuário e documentos por departamento, equipe, localização ou outros critérios relevantes para uma gestão mais clara e eficiente.

• Gestão de permissões: Ao criar suborganizações, os administradores podem definir permissões granulares e controles de acesso para diferentes grupos de usuários. Isso significa que usuários ou grupos específicos podem acessar apenas os documentos e recursos relevantes para sua respectiva suborganização, melhorando a segurança e a privacidade.

• Fluxos de trabalho e colaboração: Suborganizações podem facilitar a colaboração e a comunicação dentro de equipes ou departamentos específicos, centralizando o acesso a documentos, projetos ou tarefas compartilhadas. Isso promove eficiência e coordenação ao colaborar em projetos ou fluxos de trabalho comuns.

• Relatórios e análise: Ao organizar contas de usuário e documentos em suborganizações, relatórios detalhados e análises podem ser criados sobre as atividades e o desempenho de equipes ou departamentos individuais. Isso permite que administradores e gerentes obtenham insights sobre o uso do sistema de gerenciamento de documentos em nível organizacional.

• Escalabilidade e flexibilidade: Suborganizações fornecem uma estrutura escalável que pode crescer com o crescimento e as mudanças da organização. Novas equipes ou departamentos podem ser facilmente adicionados e integrados de forma apropriada ao esquema suborganizacional existente, sem afetar a estrutura geral do sistema de gerenciamento de documentos.

No geral, suborganizações possibilitam uma gestão e organização mais eficazes de contas de usuário, documentos e fluxos de trabalho dentro de um sistema de gerenciamento de documentos, melhorando a estrutura, segurança e colaboração.

Como acessar este recurso

Em Configurações, Configurações Globais → Grupos, Usuários e Permissões → Suborganizações, conforme mostrado abaixo.

Você será levado a uma página que se parece com esta:\

É aqui que você encontrará suas suborganizações previamente criadas, bem como onde poderá criar novas suborganizações.

Criar uma nova Sub-Organização:

Clique no botão + NOVO

O seguinte menu será exibido:

Insira os detalhes da sub-organização que você deseja criar, o nome e a descrição, e clique no botão SALVAR. Você deverá encontrar sua nova sub-organização criada na parte inferior da lista de sub-organizações existentes.

Editando sub-organizações

Gerenciar Usuários:

• Adicionar Usuários: Administradores podem criar novas contas de usuário e atribuí-las à sub-organização apropriada.

• Atribuir Funções e Permissões: Administradores podem definir as funções e permissões para usuários dentro de uma sub-organização. Isso geralmente envolve a atribuição de direitos de acesso a documentos, pastas ou funções específicas no sistema de gerenciamento de documentos.

• Gerenciar detalhes do perfil: Administradores podem editar os detalhes do perfil dos usuários dentro da sub-organização, como: B. Informações de contato ou afiliação departamental. Isso permite uma gestão atualizada e precisa dos dados dos usuários.

Você pode adicionar um novo usuário à organização e ter a opção de remover o usuário de outros grupos.

Editar Usuário:

• Editando configurações da sub-organização: Administradores podem editar as configurações e propriedades de uma sub-organização, incluindo seu nome, descrição ou nível hierárquico dentro do sistema.

• Editar detalhes do usuário: Administradores podem editar os detalhes de usuários individuais dentro de uma sub-organização, por exemplo, para ajustar seus direitos de acesso ou atualizar suas informações de contato.

Excluir Usuário:

• Excluindo sub-organizações: Administradores também podem ter a capacidade de excluir sub-organizações se não forem mais necessárias ou se uma reestruturação da estrutura organizacional for necessária. Ao excluir uma sub-organização, os administradores devem garantir que todos os usuários e dados associados a ela sejam tratados adequadamente.

Esses recursos de gerenciamento permitem que os administradores gerenciem e adaptem efetivamente as contas de usuário e as estruturas organizacionais dentro de um sistema de gerenciamento de documentos para atender às necessidades e processos em mudança da empresa.

As Configurações do Usuário são uma área em um sistema onde os usuários podem ajustar preferências pessoais, configurações de conta e configurações de segurança. Normalmente, as configurações do usuário incluem opções como alterações de senha, informações de perfil, preferências de notificação e, possivelmente, permissões individuais para acessar certos recursos ou dados.

Na maioria das organizações, apenas pessoas autorizadas têm acesso às configurações do usuário, geralmente administradores ou administradores de sistema. Isso ocorre porque as configurações podem conter informações sensíveis que poderiam comprometer a segurança do sistema se alteradas por pessoas não autorizadas. Os administradores conseguem gerenciar as configurações do usuário para garantir que estejam em conformidade com as políticas e requisitos organizacionais e que a integridade do sistema seja mantida.

1. Barra de Pesquisa: Permite que os administradores encontrem rapidamente usuários pesquisando por seus nomes ou outros detalhes.

2. Lista de Usuários: Exibe uma lista de usuários com as seguintes colunas:

   • Nome: O nome completo do usuário.

   • Email: O endereço de email do usuário, que provavelmente é usado como seu identificador de login.

   • Admin: Uma caixa de seleção indicando se o usuário possui privilégios administrativos. Os administradores geralmente têm acesso a todas as configurações e podem gerenciar outras contas de usuário.

   • Ações: Esta coluna geralmente inclui botões ou links para realizar ações como editar detalhes do usuário, redefinir senhas ou excluir a conta do usuário.

3. Botão Adicionar Usuário: Este botão é usado para criar novas contas de usuário. Clicar nele normalmente abriria um formulário onde você pode inserir os detalhes do novo usuário, como seu nome, email e se ele deve ter direitos de administrador.

Instruções passo a passo para adicionar um novo usuário:

• Acessar Gerenciamento de Usuários: Navegue até Configurações - Configurações Globais - Grupos, Usuário e Permissões - Usuário, onde você pode adicionar novos usuários.

• Adicionar novo usuário: Nas configurações do usuário, clique em “Adicionar usuário”

• Preenchendo o formulário: Um formulário aparecerá onde você pode inserir as informações do novo usuário. As informações típicas incluem:

• Nome de Usuário: Nome único para o usuário usado para fazer login.

• Nome e Sobrenome: Nome do usuário.

• Endereço de Email: O endereço de email do usuário usado para comunicações e notificações.

• Senha: Uma senha para o usuário que deve estar em conformidade com as políticas de segurança.

• Papel do Usuário: Defina o papel do usuário, por exemplo, usuário padrão ou administrador.

O papel de um administrador é crucial para gerenciar sistemas de TI, redes e plataformas digitais em uma organização. Um administrador possui permissões e responsabilidades avançadas que permitem controlar vários aspectos da infraestrutura técnica e garantir que ela opere de forma eficiente e segura. Aqui estão algumas das principais responsabilidades de um administrador:

• Gerenciamento de usuários: Administradores gerenciam contas de usuário, direitos de acesso e permissões. Eles criam novas contas de usuário, atribuem as permissões necessárias e gerenciam o controle de acesso para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar certos recursos.

• Segurança: Administradores são responsáveis pela segurança dos sistemas de TI para proteger contra perda de dados e acesso não autorizado.

• Solução de problemas e suporte: O administrador é frequentemente o primeiro ponto de contato para questões técnicas. Eles ajudam os usuários a solucionar e resolver problemas e garantem que o sistema esteja funcionando sem problemas.

Além dessas responsabilidades, os administradores também são encarregados de gerenciar configurações sensíveis e garantir que os sistemas atendam aos requisitos de conformidade e às melhores práticas de segurança da informação. Isso inclui gerenciar dados sensíveis, configurar controles de acesso e permissões, e monitorar e analisar logs do sistema para identificar e abordar potenciais riscos de segurança.

Melhores Práticas de Segurança

A segurança é um aspecto essencial de qualquer organização, especialmente quando se trata de gerenciar contas de usuário e direitos de acesso. Aqui estão algumas melhores práticas para manter um protocolo de gerenciamento de usuários seguro:

• Atualizações regulares de senha: Incentive os usuários a atualizar suas senhas regularmente para manter suas contas seguras. Estabeleça políticas de complexidade de senha e exija o uso de senhas fortes que incluam uma combinação de letras, números e caracteres especiais.

• Monitorar ações dos administradores: Implemente mecanismos para monitorar as atividades dos administradores para detectar atividades suspeitas ou incomuns. Registre todas as ações dos administradores, incluindo acesso a dados ou configurações sensíveis, para garantir responsabilidade e identificar potenciais violações de segurança.

• Limitar o número de administradores: Reduza o número de administradores ao mínimo e conceda privilégios administrativos apenas àqueles que realmente precisam. Ao limitar o número de administradores, você minimiza o risco de violações de segurança e facilita o gerenciamento e monitoramento das contas de usuário.

• Autenticação de Dois Fatores (2FA): Implemente uma autenticação de dois fatores para contas de administrador, a fim de aumentar ainda mais a segurança. Isso introduz uma etapa adicional de segurança que garante que, mesmo que uma senha seja comprometida, um invasor não consiga acessar a conta de forma não autorizada.

• Revisões de segurança regulares: Realize revisões de segurança e auditorias regulares para identificar e corrigir potenciais vulnerabilidades ou fraquezas. Revise os direitos de acesso e permissões das contas de usuário para garantir que atendam aos requisitos e melhores práticas atuais.

• Treinamento e conscientização: Treine regularmente funcionários e administradores sobre melhores práticas de segurança e conscientização sobre ataques de phishing e outras ameaças cibernéticas. Conscientize-os sobre a importância da segurança e incentive-os a relatar atividades suspeitas.

Ao implementar essas melhores práticas, as organizações podem melhorar a segurança de seu protocolo de gerenciamento de usuários e minimizar o risco de violações de segurança e perda de dados. É importante ver a segurança como um processo contínuo e fazer atualizações e ajustes regulares para acompanhar as ameaças e requisitos de segurança em constante mudança.

• Fazendo login como administrador: Faça login com seus privilégios de administrador.

• Acessando a gestão de usuários: Navegue até as configurações do usuário onde você pode editar usuários existentes.

• Selecionando usuários: Encontre e selecione o usuário cujos detalhes você deseja alterar. Isso pode ser feito clicando no nome de usuário ou em um botão de edição ao lado do usuário.

• Editando detalhes do usuário: Um formulário aparecerá contendo os detalhes atuais do usuário. Edite os campos necessários de acordo com as alterações que você deseja fazer. Os detalhes típicos a serem editados incluem:

  • Nome e sobrenome

  • Endereço de e-mail

  • Função do usuário ou nível de permissão

• Salvando Alterações: Revise quaisquer alterações que você fez e clique em Salvar para salvar os novos detalhes do usuário.

• Revise o impacto das alterações de função: Se você alterou a função do usuário, revise o impacto dessa mudança nos níveis de acesso de segurança. Certifique-se de que, após a mudança de função, o usuário tenha as permissões necessárias para continuar desempenhando suas funções.

• Enviar notificação (opcional): Você pode enviar uma notificação ao usuário para informá-lo sobre as alterações feitas.

Após concluir essas etapas, os detalhes do usuário são atualizados com sucesso e o usuário possui as novas informações e permissões de acordo com as alterações feitas.

Removendo Usuários:

• Selecionando Usuários: Encontre e selecione o usuário cujo acesso você deseja remover. Isso pode ser feito clicando no nome do usuário ou em um botão de edição ao lado do usuário.

• Removendo Acesso: Clique em "deletar" para remover o usuário.

• Confirmação: Você será solicitado a confirmar a remoção do usuário.

• Notificação Opcional: Você pode opcionalmente enviar uma notificação ao usuário para informá-lo sobre a remoção de seu acesso.

• Revisar Tarefas e Documentos: Antes de remover o usuário, revise quais tarefas ou documentos estão atribuídos ao usuário. Mova ou transfira a responsabilidade por essas tarefas ou documentos para outro usuário para garantir que nada seja perdido ou deixado inacabado.

• Salvar Alterações: Confirme a remoção do usuário e salve as alterações.

Seguindo essas etapas, você pode garantir que o acesso do usuário seja removido com segurança enquanto gerencia adequadamente todas as tarefas e documentos relevantes.

As configurações de integração desempenham um papel crucial na eficiência e funcionalidade do Docbits, pois permitem garantir uma interação perfeita com outras ferramentas e serviços. Aqui estão algumas razões pelas quais configurar corretamente as configurações de integração é importante:

Chave da API

As configurações de integração desempenham um papel crucial na eficiência e funcionalidade do DocBits, pois permitem garantir uma interação perfeita com outras ferramentas e serviços. Aqui estão algumas razões pelas quais configurar corretamente as configurações de integração é importante:

• Aumento da eficiência: A integração com outras ferramentas e serviços pode agilizar fluxos de trabalho e aumentar a eficiência. Por exemplo, documentos podem ser trocados automaticamente entre o Docbits e um sistema de CRM, reduzindo a entrada manual e aumentando a produtividade.

• Consistência de dados: A integração permite que os dados sejam trocados de forma contínua entre diferentes sistemas, melhorando a consistência e a precisão dos dados. Isso evita inconsistências ou entradas duplicadas que poderiam levar a erros.

• Atualizações em tempo real: A integração possibilita atualizações em tempo real entre diferentes plataformas, para que os usuários tenham sempre as informações mais recentes. Isso é especialmente importante para processos de negócios críticos que requerem informações em tempo real.

• Automação de tarefas: A integração permite que tarefas rotineiras sejam automatizadas, economizando tempo e recursos. Por exemplo, notificações podem ser acionadas automaticamente quando um determinado evento ocorre em outro sistema, sem a necessidade de intervenção manual.

• Melhoria na experiência do usuário: Uma integração bem configurada garante uma experiência do usuário sem interrupções, pois os usuários não precisam alternar entre diferentes sistemas para acessar informações relevantes. Isso melhora a satisfação do usuário e contribui para a eficiência.

Para configurar corretamente as configurações de integração, é importante entender os requisitos da organização e garantir que a integração esteja perfeitamente integrada aos fluxos de trabalho e processos existentes. Isso requer um planejamento, configuração e monitoramento minuciosos da integração para garantir que funcione sem problemas e ofereça o valor desejado.

Na configuração "Expiração de Documentos" sob a seção "PROCESSAMENTO DE DOCUMENTOS", você pode configurar os cronogramas de exclusão automática para seus documentos dentro do sistema. Este recurso é particularmente útil para gerenciar políticas de retenção de dados e garantir conformidade com padrões legais ou organizacionais relacionados ao armazenamento de documentos.

Aqui está o que cada configuração faz:

1. Excluir documento após: Este menu suspenso permite definir o período de tempo após o qual um documento processado será excluído automaticamente do sistema. Você pode escolher entre opções predefinidas como 48 Horas, 1 Semana, 2 Semanas ou 4 Semanas. Isso ajuda a gerenciar espaço e manter políticas de ciclo de vida de documentos.

2. Excluir documento finalizado após: Semelhante à configuração anterior, mas direciona especificamente os documentos finalizados ou totalmente processados. Ele permite as mesmas opções de período de tempo para exclusão, garantindo que os documentos concluídos não sejam armazenados por mais tempo do que o necessário.

Ambas as configurações garantem que os documentos não sejam mantidos indefinidamente em seu sistema, ajudando a evitar o uso desnecessário de armazenamento e mantendo o fluxo de trabalho de processamento de documentos livre de bagunça. Essas configurações são vitais para organizações que precisam cumprir requisitos regulatórios específicos sobre retenção de documentos.

Visão Geral

As configurações do Painel são projetadas para ajudar os administradores a controlar a apresentação e a interação dos dados dentro do painel do DocBits. Essas configurações determinam quais informações estão imediatamente disponíveis ao fazer login, garantindo que os usuários tenham acesso rápido aos dados mais relevantes para suas tarefas.

Principais Recursos e Opções

Configurações Gerais do Painel:

• Redefinir filtros: Permite a configuração de quando os filtros do painel devem ser redefinidos, como após o upload de documentos, reinício de documentos ou exportação de documentos. Isso ajuda a manter uma tela limpa para visualização de dados de acordo com estágios específicos do fluxo de trabalho.

• Dados do painel: Controla se o painel deve carregar automaticamente os dados ao acessar o usuário, o que pode ajudar a reduzir os tempos de carregamento e melhorar a experiência do usuário, carregando dados apenas quando necessário.

Ação:

• Atribuir a: Este recurso permite que os usuários definam permissões para a atribuição de documentos

  • Apenas para Admin: Apenas usuários administradores podem atribuir documentos, independentemente das permissões concedidas a usuários não administradores.

  • Todos os Usuários: Todos os usuários que receberam as permissões necessárias podem atribuir documentos.

• Reiniciar: Este recurso permite que os usuários definam permissões para reiniciar documentos

  • Apenas para Admin: Apenas usuários com privilégios de Admin podem reiniciar documentos, independentemente das permissões concedidas a usuários não administradores.

  • Apenas Admin e Atribuído: Apenas usuários com privilégios de Admin e o usuário atribuído podem reiniciar o documento.

  • Todos os Usuários: Todos os usuários que receberam as permissões necessárias podem reiniciar documentos.

Filtros:

• Estilo do filtro de status: Determina o estilo de apresentação dos filtros de status, que pode ser definido como padrão ou personalizado de acordo com o foco operacional dos usuários.

• Filtro de status personalizado: Permite a criação e aplicação de filtros personalizados que podem direcionar status de documentos específicos, como "Novo", "Validando" ou "Exportando". Isso permite que os usuários acessem rapidamente documentos em estágios específicos de processamento.

Painel de Envio Antecipado:

• Visibilidade de Pedidos Entregues: Este recurso permite que o usuário especifique a duração pela qual os pedidos entregues estarão visíveis.

Essas configurações do painel são cruciais para garantir que a plataforma DocBits seja o mais responsiva e útil possível, fornecendo aos usuários uma ferramenta poderosa para monitorar e gerenciar atividades de processamento de documentos diretamente do painel.

Este documento fornece uma explicação detalhada das regras de resolução de conflitos usadas no sistema de faturamento DocBits. Essas regras são projetadas para lidar automaticamente com discrepâncias entre os detalhes da fatura e os dados do pedido de compra (PO), garantindo uma reconciliação financeira precisa. O sistema aplica essas regras para processar linhas de fatura, encargos e impostos, e gera ajustes ou notas apropriadas quando necessário.

Estrutura das Regras

1. Metadados

• versão: Identifica a versão do arquivo de mapeamento.

• revisão: Número de revisão para rastreamento de alterações.

• autor: Indica o criador do arquivo de mapeamento.

• descrição: Uma breve descrição do propósito do arquivo.

• created_at & updated_at: Carimbos de data e hora para quando o arquivo foi criado e atualizado pela última vez.

2. Configuração de Exportação

A seção de configuração de exportação define o mapeamento entre os campos de dados no sistema e os campos correspondentes nos arquivos de exportação.

• Cabeçalho: Define os campos de cabeçalho para os dados da fatura exportada.

• Linhas de Imposto: Especifica os campos para itens de linha de imposto na exportação.

• Encargos de Cabeçalho do Pedido: Mapeia campos relacionados a encargos adicionais no nível do cabeçalho do pedido.

• Linhas de Recibo: Mapeia campos para itens de linha individuais em um recibo.

• Encargos de Linha do Pedido: Define os campos para encargos relacionados a linhas de pedido específicas.

• Linhas de Custo: Especifica campos para linhas de alocação de custo.

• Nota de Débito & Nota de Crédito: Define campos para gerar notas de débito e crédito em casos de discrepâncias.

3. Regras de Resolução de Conflitos

Essas regras lidam com discrepâncias entre os dados da fatura e os dados correspondentes do PO. Cada regra é composta por vários componentes:

• Nome: O nome descritivo da regra, indicando o tipo de discrepância que ela aborda.

• Seção: Indica qual parte da fatura (por exemplo, receipt_lines, line_charges) a regra se aplica.

• Ativo: Valor booleano (verdadeiro ou falso) indicando se a regra está atualmente ativa.

• Critérios de Correspondência: Condições que acionam a regra com base em comparações entre os dados reais da fatura e os dados esperados do PO.

• Ações: Define o que o sistema deve fazer quando a regra é acionada, incluindo ajustar valores, aplicar encargos ou gerar notas de crédito/débito.

Elementos Comuns nas Regras

Operadores de Comparação

Esses operadores definem como os valores reais da fatura são comparados aos valores esperados do PO:

• igual

• maior que

• maior ou igual a

• menor que

• menor ou igual a

• dentro da tolerância

• fora da tolerância

Status de Aprovação

Indica se uma discrepância é aprovada ou não:

• aprovado

• rejeitado

• qualquer

Tipos de Ação

Define ações específicas a serem tomadas quando uma discrepância é detectada:

• linha de recibo

• linha de custo

• encargo de cabeçalho

• encargo de linha

• linha de imposto

• linha de recibo da nota de débito

• linha de custo da nota de débito

• encargo de cabeçalho da nota de débito

• encargo de linha da nota de débito

• linha de recibo da nota de crédito

• linha de custo da nota de crédito

• encargo de cabeçalho da nota de crédito

• encargo de linha da nota de crédito

• linha de imposto da nota de crédito

Exemplos de Regras

Caso 1, 2, 3: Quantidade e Preço Unitário Dentro da Tolerância

• Propósito: Lida com cenários onde tanto a quantidade quanto o preço unitário na fatura estão dentro dos limites de tolerância aceitos em comparação com o PO.

• Ação: O sistema aceita os valores da fatura e calcula o valor total.

Caso 4, 5: Quantidade Dentro da Tolerância, Preço Unitário Fora da Tolerância (Aprovado)

• Propósito: Aplica-se quando a quantidade está dentro da tolerância, mas o preço unitário está fora da tolerância e foi aprovado.

• Ação: O sistema ajusta o preço unitário para corresponder ao PO e aplica quaisquer encargos de linha necessários.

Caso 6: Quantidade Dentro da Tolerância, Preço Unitário Fora da Tolerância Negativa (Rejeitado)

• Propósito: Trata de casos onde o preço unitário é menor do que o esperado e está fora da faixa de tolerância, levando à rejeição.

• Ação: O sistema ajusta o preço unitário para corresponder ao PO, gera uma nota de crédito pela diferença e aplica encargos de cabeçalho conforme necessário.

Tratamento de Encargos e Impostos

Encargo por Tolerância de Unidade

• Regras sob esta categoria lidam com discrepâncias em encargos por unidade, com ações específicas com base em se o encargo está dentro ou fora da tolerância e se está aprovado ou rejeitado.

Ajustes de Linha de Imposto

• Essas regras gerenciam discrepâncias fiscais ajustando as linhas de imposto ou gerando notas de crédito ou débito correspondentes com base nas diferenças entre os dados fiscais da fatura e do PO.

Enums e Opções

• Enums: Listas predefinidas de valores que garantem consistência em todas as regras (por exemplo, operadores de comparação, tipos de aprovação).

• Opções: Escolhas predefinidas para lidar com quantidades ou preços unitários, oferecendo flexibilidade nas definições de regras.

Explicação das Capturas de Tela

Captura de Tela 1: Interface de Gerenciamento de Regras

Esta captura de tela mostra a interface de Gerenciamento de Regras onde os administradores podem visualizar e gerenciar todas as regras de resolução de conflitos. Os elementos principais incluem:

• Botão Adicionar Regra: Permite adicionar novas regras.

• Lista de Regras: Exibe todas as regras ativas com detalhes como nome, seção e status ativo.

• Dropdown de Seção: Filtra as regras com base na seção à qual se aplicam (por exemplo, Linhas de Recibo, Encargos de Linha).

Captura de Tela 2: Edição Detalhada da Regra

Esta captura de tela ilustra a visão detalhada de uma regra específica sendo editada. Os elementos principais incluem:

• Seção de Critérios: Define as condições sob as quais a regra é acionada. Por exemplo, os critérios podem especificar que se a quantidade e o preço unitário diferirem do PO, mas estiverem dentro da tolerância, a regra deve ser aplicada.

• Seção de Ações: Especifica quais ações devem ser tomadas quando os critérios são atendidos. Isso pode incluir ajustar as linhas da fatura, gerar notas de crédito ou débito, ou aplicar encargos adicionais.

• Tipo de Documento e Elementos de Custo: Permite ao administrador mapear ações específicas para tipos de documentos e elementos de custo, proporcionando flexibilidade no tratamento de diferentes cenários.

As configurações de "Importação" no seu sistema de processamento de documentos permitem que você configure como os documentos são importados para o sistema a partir de várias fontes, incluindo configurações para FTP (Protocolo de Transferência de Arquivos) e e-mail. Aqui está uma explicação dessas configurações:

1. Configurações do Documento:

   • Restringir a páginas: Isso permite limitar o processamento a um certo número de páginas de cada documento.

   • Dias de Termos de Pagamento: Define os termos de pagamento padrão (em dias) que podem ser aplicados aos documentos.

   • Padrão de Data: Define o padrão para como as datas devem ser reconhecidas e formatadas dentro dos documentos importados.

2. Importação FTP:

   • Tipo: Define o tipo de protocolo FTP a ser usado (por exemplo, SFTP).

   • URL do Servidor: O endereço do servidor de onde os documentos serão buscados.

   • Nome de Usuário e Porta: Credenciais e número da porta para acessar o servidor FTP.

   • Diretório Padrão: Especifica o diretório no servidor FTP de onde os arquivos serão importados.

A opção adicional de adicionar novos dados inclui campos como:

• Senha: Para autenticação.

• Padrões de Correspondência de Nomes de Arquivos: Para especificar quais arquivos importar com base em seus nomes.

• Sub-Organizações: Selecionar a qual sub-organização as configurações de importação devem ser aplicadas.

1. Importação por E-mail:

   • Endereço de E-mail: Configure uma conta de e-mail para onde os documentos podem ser enviados para importação.

   • Nome de Usuário e Senha: Credenciais para acessar a conta de e-mail.

   • Protocolo e Criptografia: Especifique o protocolo (IMAP, POP3) e o tipo de criptografia.

   • Mesclar documentos anexados: Opção para combinar todos os documentos anexados em um único documento durante a importação.

Isso também permite especificar sub-organizações para um controle mais preciso sobre para onde os e-mails são direcionados dentro da estrutura organizacional.

1. Qualidade do OCR:

   • Esta configuração permite definir a porcentagem mínima de qualidade do OCR necessária para que um documento seja processado automaticamente. Inclui um controle deslizante que você pode ajustar para definir o limite, como 75%, abaixo do qual o sistema não pode garantir uma extração bem-sucedida. Se a qualidade do OCR de um documento cair abaixo desse limite, você pode optar por fazer com que o sistema tome ações específicas, como executar novamente o OCR após confirmação manual.

2. Configurações gerais de OCR:

   • Usar E-Text se disponível: Esta opção, quando ativada, permite que o sistema utilize texto eletrônico incorporado em PDFs ou outros tipos de documentos para melhorar a precisão.

   • Usar DESKEW se disponível: Esta funcionalidade corrige o alinhamento do documento, o que ajuda a melhorar a precisão do OCR endireitando digitalizações inclinadas.

3. Configurações de OCR para tabelas:

   • Usar dados de IA para tabelas se disponível: Esta configuração permite o uso de tecnologias de IA para reconhecer e extrair melhor tabelas de documentos digitalizados, aproveitando modelos de aprendizado de máquina para identificar e estruturar dados tabulares com precisão.

4. Configurações de OCR para os campos de cabeçalho:

   • Usar Extração de Regras: Quando ativada, esta configuração permite que o sistema aplique regras predefinidas para extrair dados dos campos de cabeçalho, o que pode ser crítico para identificar corretamente seções de documentos como números de fatura, datas, etc.

   • Usar Extração de IA: Esta opção utiliza modelos de IA para extrair inteligentemente campos de cabeçalho, o que pode ser mais adaptável a variações em layouts e estilos de documentos.

As configurações de "Classificação e Extração" no seu sistema de processamento de documentos fornecem opções para configurar como os documentos são tratados automaticamente ao serem inseridos:

1. Divisão de Documentos: Essa configuração permite que você escolha se deseja dividir os documentos com base em critérios específicos ou mantê-los como um único documento. Isso pode ser útil ao processar documentos que possuem várias seções distintas, mas são carregados como um único arquivo.

2. Formatação de Quantidade: Aqui, você pode habilitar opções como arredondamento dos valores totais em pedidos. Isso garante que os dados extraídos estejam alinhados com os formatos e regras financeiras esperadas, reduzindo erros no processamento financeiro.

3. Extração de Tabelas: Essa funcionalidade permite a extração automatizada de dados de tabelas dentro dos documentos. Você pode especificar se deseja extrair todas as tabelas, apenas aquelas relevantes para fins de custos, ou identificar e extrair automaticamente códigos fiscais. Isso melhora significativamente a precisão e eficiência da extração de dados de formatos estruturados dentro dos documentos.

4. Configurar Regra de Classificação: Essa opção permite que você defina padrões e critérios específicos que ajudam o sistema a classificar e categorizar automaticamente os documentos conforme são processados. Isso pode ser baseado em padrões de texto, tipos de documentos ou outros metadados associados aos documentos.

A configuração "Lista de Valores" em seu sistema de processamento de documentos é essencialmente um repositório central para gerenciar valores predefinidos que podem ser usados em vários formulários e campos dentro do sistema. Essa configuração é particularmente útil para padronizar a entrada de dados e garantir consistência em documentos processados pelo sistema.

1. Segmentação por Tipo: Cada seção, como "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" e "Test", representa uma categoria diferente de valores predefinidos. Essas categorias são usadas para gerenciar diferentes tipos de entradas de dados relevantes para seus contextos específicos dentro do sistema.

2. Valores e Sinônimos: Sob cada categoria, você pode definir vários valores. Por exemplo, sob "Invoice_Sub_Type", valores como "Fatura de Custo" e "Fatura de Compra" são listados. Além disso, você tem a capacidade de atribuir sinônimos a esses valores, aprimorando a flexibilidade e alcance da captura de dados. Por exemplo, "Fatura de Custo" tem sinônimos como "Kostenrechnung" e "Cost Invoice".

3. Uso em Sub-Organizações: Esses valores também podem ser específicos para determinadas sub-organizações em sua configuração, permitindo a personalização e localização dos fluxos de trabalho de processamento de documentos.

4. Adição e Gerenciamento de Valores: Através da ação "Adicionar Linha", você pode introduzir novos valores e sinônimos às listas, e as "Ações" permitem editar ou excluir entradas existentes.

A "Pesquisa de Dados Mestre" nas configurações de processamento de documentos permite uma abordagem abrangente e integrada para gerenciar e validar os dados do seu documento, sincronizando-os com o sistema ERP Infor. Veja como isso ajuda a simplificar a validação e aprimoramento do processamento de documentos dentro do seu ambiente ERP:

1. Gestão Centralizada de Dados: Este recurso atua como um repositório central onde dados de várias fontes, como fornecedores, endereços de clientes, códigos fiscais e outros, podem ser armazenados e gerenciados. Ele fornece um único ponto de referência para todos os dados mestres, garantindo consistência e precisão em toda a organização.

2. Validação Contra Dados do ERP: Ao sincronizar dados mestres, como informações de fornecedores do Infor para o Docbits, você pode validar automaticamente os dados extraídos de documentos em relação aos seus dados do ERP. Isso garante que as informações processadas (como nomes de fornecedores, endereços e códigos fiscais) correspondam aos dados mantidos em seu sistema ERP, minimizando erros e discrepâncias.

3. Facilita a Automação: Ter um sistema robusto de pesquisa de dados mestre ajuda na automação do processamento de documentos recebidos. Por exemplo, pedidos de compra ou faturas podem ser verificados automaticamente quanto à correção dos dados do fornecedor, aprovados se corresponderem ou sinalizados para revisão se forem encontradas discrepâncias.

4. Aprimora a Integridade dos Dados: Atualizações regulares do seu sistema ERP para a pesquisa de dados mestre garantem que os dados usados para o processamento de documentos estejam atualizados. Isso reduz o risco de processar documentos com base em informações desatualizadas, aprimorando assim a integridade geral das transações comerciais.

5. Eficiência no Processamento de Documentos: Com os dados mestres diretamente vinculados e constantemente atualizados, o processamento de documentos se torna mais eficiente. Os documentos podem ser classificados e encaminhados automaticamente com base nos critérios específicos definidos nos dados mestres, como termos específicos de fornecedores ou regulamentos fiscais aplicáveis a diferentes tipos de transações.

• Contabilidade Automática: O DocBits oferece funcionalidade de contabilidade automatizada, simplificando o processo de lidar com transações financeiras associadas a pedidos de compra (POs) e outros documentos.

• Integração com M3: Integração com o M3, uma solução de software ERP, permitindo interação perfeita entre o DocBits e o M3 para aprimoramento da gestão e processamento de documentos.

• Painel de PO: Um painel centralizado dentro do DocBits especificamente projetado para gerenciar e monitorar pedidos de compra, fornecendo insights e análises para um acompanhamento e tomada de decisão eficientes.

• Painel de Ordem de Envio: Semelhante ao Painel de PO, esse recurso foca em gerenciar e monitorar ordens de envio, facilitando operações logísticas suaves.

• Painéis v2: Uma versão atualizada da interface do painel, provavelmente com uma experiência de usuário aprimorada e recursos adicionais para uma usabilidade aprimorada.

• Painel de Envio Avançado: Um painel especializado para monitoramento avançado e gerenciamento de atividades relacionadas ao envio, oferecendo insights e funcionalidades mais aprofundadas.

• Portal de Fornecedores: Um portal dentro do DocBits dedicado aos fornecedores, permitindo que eles interajam e colaborem com o sistema, aprimorando a comunicação e eficiência na cadeia de suprimentos.

• Construtor de Fluxo de Trabalho: Uma ferramenta para criar e personalizar fluxos de trabalho dentro do DocBits, permitindo que os usuários definam processos específicos e automatizem o manuseio de documentos de acordo com seus requisitos comerciais exclusivos.

• Construtor de Layout: Permite aos usuários projetar e personalizar o layout de documentos dentro do DocBits, garantindo alinhamento com padrões de marca e usabilidade.

• Modo de Anotação: Um recurso que permite aos usuários fazer anotações e marcações diretamente na interface do DocBits, facilitando a colaboração e feedback.

• Mostrar relatório: Funcionalidade para gerar e exibir relatórios dentro do DocBits, fornecendo insights e análises sobre vários aspectos do processamento e gerenciamento de documentos.

• Modelos e Etiquetas: Ferramentas para definir e configurar modelos de reconhecimento de documentos e etiquetas dentro do DocBits, aprimorando a precisão e eficiência no processamento de documentos.

• Script de Documento: Provavelmente um recurso para script e automatizar ações ou processos específicos relacionados ao manuseio de documentos dentro do DocBits.

• Digitalização de Documentos: Capacidade de digitalizar documentos físicos e importá-los para o DocBits para processamento e gerenciamento digital.

• Extração de QR-Code: Um recurso para extrair informações de códigos QR incorporados em documentos, permitindo a captura e processamento automatizados de dados.

• Dados Mestres Personalizados: Permite aos usuários definir e gerenciar campos e atributos de dados mestres personalizados dentro do DocBits, adaptando o sistema às necessidades comerciais específicas.

• Tarefas e Notificações: Funcionalidade para gerenciar tarefas e receber notificações dentro do DocBits, garantindo ação e comunicação oportuna em relação às atividades de processamento de documentos.

• Atualizador de ACL do IDM: Este módulo provavelmente lida com a atualização e gerenciamento de listas de controle de acesso (ACLs) dentro do DocBits, garantindo permissões adequadas e segurança para acesso e manuseio de documentos.

1. Permissões do Fornecedor: Esta configuração define quais ações um fornecedor pode ou não pode realizar dentro do sistema. Por exemplo, você pode controlar se os fornecedores podem visualizar apenas suas transações, enviar faturas, acessar históricos de pagamento ou atualizar suas informações. Definir essas permissões ajuda a manter a segurança do sistema e garante que os fornecedores acessem apenas os dados necessários para suas interações com o seu negócio.

2. Grupo de Fornecedores: Os fornecedores podem ser categorizados em diferentes grupos com base em critérios como o tipo de produtos que fornecem, sua localização geográfica ou seu papel dentro da cadeia de suprimentos. Agrupar fornecedores permite uma gestão mais eficiente e pode facilitar a aplicação de fluxos de trabalho ou regras específicas a um conjunto de fornecedores, em vez de individualmente.

3. Mapeamento de Grupo de Usuários e Fornecedores: Esta configuração envolve vincular usuários dentro da sua organização a um ou mais grupos de fornecedores. Isso é crucial para gerenciar quais funcionários têm acesso a informações e capacidades de interação com grupos de fornecedores específicos. Por exemplo, um gerente de compras na sua empresa pode precisar de acesso a todos os grupos de fornecedores, enquanto um gerente de projeto pode precisar apenas de acesso a fornecedores relacionados aos seus projetos.

4. Política e Declaração de Privacidade: É essencial ter políticas claras e declarações de privacidade acessíveis aos fornecedores sobre como seus dados serão utilizados e protegidos. Esta configuração permite que você gerencie e comunique esses documentos aos fornecedores, garantindo conformidade com os padrões legais e construindo confiança com seus fornecedores ao mostrar de forma transparente como suas informações são tratadas.

Visão Geral

O recurso de Modelos de Email permite que administradores criem e personalizem comunicações por email que são enviadas automaticamente para fornecedores. Um dos elementos-chave utilizados nesses modelos é o {{magic_link}}, que fornece um link dinâmico adaptado a cada destinatário.

O que é {{magic_link}}?

O {{magic_link}} é um espaço reservado que é substituído dinamicamente por uma URL única quando o email é enviado. Essa URL geralmente direciona o destinatário para completar uma ação, como registro, aprovação ou acesso a uma parte específica do portal do fornecedor.

Edição de Modelos de Email

Acessando o Editor de Modelos de Email

1. Navegue até Modelos de Email:

   • Vá para a seção Modelos de Email no menu principal.

2. Selecione um Modelo para Editar:

   • Escolha o modelo de email que você deseja editar clicando no nome do modelo (por exemplo, "Email de Convite para Fornecedor").

3. Edite o Modelo:

   • O editor permite que você modifique tanto o código HTML quanto o design visual do email.

   • Você pode alternar entre edição visual e edição de código usando as abas fornecidas.

Definindo {{magic_link}} como um Link

Para definir {{magic_link}} como um link clicável no email, você precisa garantir que ele esteja formatado corretamente no código HTML do modelo. Siga estes passos:

1. Localize a Seção do Link no Código HTML:

   • No editor de código, encontre a seção onde você deseja que o link mágico apareça. Isso geralmente está dentro de uma tag <a> (âncora).

2. Insira o Espaço Reservado {{magic_link}}:

   • Substitua o atributo href da tag âncora por {{magic_link}}.

   • Certifique-se de que o link esteja estilizado adequadamente para o modelo de email. Aqui está um exemplo:

   Copy

   <a href="{{magic_link}}" target="_blank" style="
       background-color: #B7184B;
       border-radius: 25px;
       font-family: 'Montserrat', Arial, sans-serif;
       font-size: 14px;
       font-weight: bold;
       padding: 12px 25px;
       color: #FFFFFF;
       text-decoration: none;
       display: inline-block;
       cursor: pointer;">
       Completar Registro
   </a>

3. Personalize o Texto do Link:

• Modifique o texto entre as tags de abertura <a> e fechamento </a> para refletir a ação que você deseja que o usuário tome. Por exemplo, “Completar Registro” ou “Acessar Sua Conta”.

1. Salve e Teste o Modelo:

• Após fazer as alterações, clique no botão Salvar.

• Você pode usar o botão Enviar Teste para enviar um email de teste e garantir que o link esteja funcionando conforme o esperado.

Melhores Práticas para Usar {{magic_link}}

• Colocação do Link: Coloque o {{magic_link}} de forma proeminente no email para garantir que seja facilmente acessível aos destinatários.

• Chamada à Ação Clara: O texto dentro do link deve ser uma chamada à ação clara, como “Completar Registro” ou “Confirmar Seu Email.”

• Estilização: Certifique-se de que o link esteja estilizado de forma consistente com o restante do modelo de email e se destaque visualmente.

• Testes: Sempre envie um email de teste após editar o modelo para verificar se o {{magic_link}} é resolvido corretamente e se a estilização está apropriada.

Conclusão

Ao definir corretamente o {{magic_link}} em seus modelos de email, você pode garantir que os destinatários recebam um email personalizado e acionável que os guie para a tarefa apropriada dentro do seu portal de fornecedores. Isso melhora a experiência do usuário e garante processos de integração e comunicação suaves.

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Esta documentação fornece instruções passo a passo para administradores sobre como definir e usar o {{magic_link}} em modelos de email, garantindo que os emails sejam funcionais e visualmente atraentes.

Visão Geral

A interface de Configurações Gerais do Fornecedor fornece aos administradores ferramentas essenciais para personalizar o portal do fornecedor. As principais características incluem a capacidade de fazer upload de um logotipo da empresa e definir a política e a declaração de privacidade. Essas configurações são cruciais para manter a consistência da marca e garantir a conformidade com os requisitos legais.

Fazer Upload do Logotipo

Propósito

O recurso Fazer Upload do Logotipo permite que os administradores personalizem o portal do fornecedor fazendo upload do logotipo de sua empresa. Isso melhora o reconhecimento da marca e proporciona uma experiência visual consistente para os usuários que acessam o portal.

Passos para Fazer Upload de um Logotipo

1. Acessar Configurações Gerais do Fornecedor:

   • Navegue até a seção Configurações Gerais do Fornecedor no menu principal.

2. Localizar a Seção Fazer Upload do Logotipo:

   • Role para baixo até a seção Fazer Upload do Logotipo na página de configurações.

3. Fazer Upload de um Novo Logotipo:

   • Clique na área Fazer Upload do Logotipo para abrir a caixa de seleção de arquivos.

   • Selecione o arquivo de imagem que deseja fazer upload. Os formatos suportados geralmente incluem .png, .jpg ou .jpeg.

   • O logotipo enviado será exibido na área de visualização.

4. Salvar o Logotipo Enviado:

   • Após o upload do logotipo, clique no botão Salvar para aplicar as alterações.

   • O novo logotipo será exibido em todo o portal do fornecedor.

Melhores Práticas

• Dimensões do Logotipo: Certifique-se de que as dimensões do logotipo estejam otimizadas para visualizações em desktop e mobile. O sistema pode oferecer diretrizes ou redimensionamento automático.

• Tamanho do Arquivo: Use um arquivo de imagem compactado para reduzir os tempos de carregamento e melhorar a experiência do usuário.

• Consistência da Marca: Use o mesmo logotipo em todas as plataformas para manter uma identidade de marca consistente.

Política e Declaração de Privacidade

Propósito

A seção Política e Declaração de Privacidade permite que os administradores façam upload ou definam os documentos legais que regem o uso do portal do fornecedor. Esses documentos são críticos para a conformidade com os requisitos legais e regulatórios, delineando os termos de uso, políticas de proteção de dados e outras informações essenciais para os usuários.

Passos para Fazer Upload da Política e Declaração de Privacidade

1. Acessar Configurações Gerais do Fornecedor:

   • Navegue até a seção Configurações Gerais do Fornecedor no menu principal.

2. Localizar a Seção Política e Declaração de Privacidade:

   • Role para baixo até a seção Política e Declaração de Privacidade.

3. Fazer Upload ou Atualizar os Documentos:

   • Clique no botão Fazer Upload do Documento para selecionar o(s) arquivo(s) relevantes.

   • Escolha o arquivo do documento do seu armazenamento local. Os formatos suportados geralmente incluem .pdf, .docx ou .txt.

   • Os documentos enviados serão listados nesta seção para revisão.

4. Salvar as Alterações:

   • Após fazer upload ou atualizar os documentos, clique no botão Salvar para garantir que as novas políticas sejam aplicadas.

Melhores Práticas

• Atualizações Regulares: Revise e atualize regularmente a Política e a Declaração de Privacidade para garantir que estejam em conformidade com os mais recentes requisitos legais e políticas da empresa.

• Clareza e Acessibilidade: Certifique-se de que os documentos enviados sejam claros, concisos e acessíveis a todos os usuários. Considere fornecer traduções se sua base de fornecedores for internacional.

• Revisão Legal: Faça com que todos os documentos sejam revisados por um advogado antes do upload para garantir a conformidade com as leis e regulamentos relevantes.

Na configuração "Sincronização de Dados" na seção "Configurações de Log", você poderá ver quais dados foram sincronizados e quando foram sincronizados pela última vez.

Nas configurações de "Licenças da API", você encontrará uma lista de todos os pacotes utilizados, a versão do pacote utilizado e as licenças associadas.

Na seção "Configurações de Exportação" das configurações de Processamento de Documentos, você gerencia como os documentos são exportados após o processamento. Isso inclui configurar vários métodos de exportação adaptados a necessidades específicas, como transferências de arquivos diretas ou integração com sistemas empresariais como o Infor. Aqui está uma análise das opções e funcionalidades dentro dessa configuração:

1. Seleção do Método de Exportação: Você pode escolher como os documentos devem ser exportados. Métodos comuns incluem SFTP, webhooks e integração direta com sistemas como Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) e outras opções relacionadas ao Infor. Cada método suporta diferentes tipos de fluxos de trabalho e requisitos de integração.

2. Detalhes da Configuração:

   • Para SFTP, geralmente é necessário especificar a URL do servidor, nome de usuário, senha e a pasta de destino onde os documentos serão enviados.

   • Para integrações com Infor, pode ser necessário configurar mapeamentos específicos ou fornecer chaves de API para garantir que os documentos sejam processados corretamente e enviados para o ecossistema Infor, alinhando-se com a estrutura de dados existente e os fluxos.

3. Personalização: Dependendo do tipo de documento (por exemplo, faturas, confirmações de pedidos) e da sub-organização, diferentes configurações de exportação podem ser configuradas para atender a regras de negócios variadas ou requisitos de conformidade.

4. Flexibilidade de Integração: A interface permite que várias configurações de integração estejam ativas simultaneamente, permitindo que os usuários lidem eficientemente com vários tipos de documentos e destinos. Essa configuração modular garante que diferentes partes do negócio possam usar fluxos de trabalho personalizados sem afetar uns aos outros.

5. Adição e Edição de Configurações: Os usuários podem adicionar novas configurações ou editar as existentes especificando detalhes como tipo de documento, método de exportação e credenciais ou configurações específicas do método de exportação escolhido.

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Visão Geral

O arquivo de configuração de exportação é um componente crucial no portal do fornecedor, definindo como os dados são mapeados entre o portal do fornecedor e o sistema ERP. Essa configuração garante que os dados sejam transferidos e sincronizados com precisão entre os sistemas, permitindo operações suaves e eficientes.

Estrutura do Arquivo de Configuração

O arquivo de configuração de exportação é estruturado como um objeto JSON que contém múltiplos mapeamentos. Cada mapeamento está associado a um programa específico no sistema ERP e define as ações a serem realizadas, os campos a serem mapeados e quaisquer condições a serem aplicadas.

Componentes Principais

1. Programa

• Definição: Especifica o programa ERP ao qual o mapeamento se aplica.

• Exemplo: "program": "CRS620MI"

2. Ações

• Definição: Define as ações que podem ser realizadas, como adicionar ou atualizar registros.

• Exemplo:

3. Mapeamento

• Definição: Especifica o mapeamento entre campos no sistema ERP e campos no portal do fornecedor.

• Componentes:

• erp_field_name: O nome do campo no sistema ERP.

• value_field_name: O nome do campo correspondente no portal do fornecedor.

• value: Um valor estático a ser usado se nenhum campo correspondente existir no portal do fornecedor.

• if_conditions: Condições opcionais que determinam o valor com base em certos critérios.

• Exemplo:

4. Lógica Condicional (if_conditions)

• Definição: Especifica condições que devem ser atendidas para que um valor específico seja utilizado.

• Componentes:

• field_name: O nome do campo no portal do fornecedor que é avaliado.

• field_value: O valor que aciona a condição.

• then_value: O valor a ser usado se a condição for atendida.

• Exemplo:

5. Laços (loop_on)

• Definição: Define as seções onde a configuração deve iterar sobre uma lista de itens, como detalhes de endereço ou referência.

• Exemplo:

6. Campos Calculados (value_field_calculated)

• Definição: Especifica campos que devem ser calculados em tempo de execução, como gerar a data atual.

• Exemplo:

7. Mapeamentos de Campo com Listas (mapping_field_name e mapping_list)

• Definição: Mapeia valores específicos do portal do fornecedor para valores correspondentes no sistema ERP com base em uma lista pré-definida.

• Componentes:

• mapping_field_name: O campo que determina o mapeamento.

• mapping_list: Um dicionário que traduz valores do portal do fornecedor para o sistema ERP.

• Exemplo:

Exemplo de Quebra de Configuração

Adição e Atualização de Fornecedor (CRS620MI)

• Programa: CRS620MI

• Ações:

• Adicionar Fornecedor: AddSupplier

• Atualizar Fornecedor: UpdSupplier

• Campos de Mapeamento:

• SUNO → supplier_number

• SUNM → name

• CSCD → supplier_country

• TINO → tax_id

• Campos adicionais incluem valores estáticos e mapeamentos condicionais.

Detalhes de Endereço (CRS620MI)

• Loop Em: address_details

• Ações:

• Adicionar Endereço: AddAddress

• Atualizar Endereço: AddAddress

• Campos de Mapeamento:

• SUNO → supplier_number

• ADR1 → address

• TOWN → city

• Campos adicionais incluem campos calculados como now() para a data atual.

Detalhes de Referência (CRS620MI)

• Loop Em: reference_details

• Ações:

• Adicionar Referência de Fornecedor: AddSupplierRef

• Atualizar Referência de Fornecedor: AddSupplierRef

• Campos de Mapeamento:

• SUNO → supplier_number

• RFTY → reference_type

• RFID é mapeado usando uma lista para traduzir tipos como “PURCHASING”, “QA” e “FINANCE”.

Usando a Configuração de Exportação

1. Carregando o Arquivo de Configuração

1. Navegue até a Configuração de Exportação:

• Vá para a seção de Configuração de Exportação no menu principal.

2. Carregue o Arquivo de Configuração:

• Clique nas seções ION-Mapping File ou IDM Mapping File para carregar o respectivo arquivo de configuração.

3. Salve a Configuração:

• Após o upload, clique no botão Salvar para aplicar a configuração.

2. Usando Modelos Padrão

• Clique no botão Usar Modelo Padrão se desejar reverter para o modelo de configuração padrão fornecido pelo sistema.

3. Formatando o JSON

• Use o botão Formatar para formatar automaticamente o código JSON para melhor legibilidade.

Conclusão

Este arquivo de configuração é essencial para garantir que os dados entre o portal do fornecedor e o sistema ERP sejam corretamente mapeados e sincronizados. Ao entender a estrutura e os componentes principais, os administradores podem gerenciar e personalizar efetivamente o processo de exportação para atender a seus requisitos de negócios específicos.

Exemplo Completo

Na configuração "Gerenciamento de Tarefas" na seção "Configurações de Log", você terá uma visão geral de todas as tarefas do celery, seus Intervalos, quando a tarefa foi executada pela última vez e quando será executada novamente. Além disso, você também terá a opção de executar uma tarefa novamente. Se você estiver em busca de uma tarefa específica, pode usar a barra de pesquisa para isso.

Você tem a opção de classificar a lista usando as pequenas setas ao lado do nome da coluna.

As colunas podem ser reorganizadas segurando o botão esquerdo do mouse e arrastando-as para o lugar.

Visão Geral

As Árvores de Decisão são um recurso poderoso que permite o roteamento automatizado e o processo de tomada de decisão com base em regras predefinidas. Este recurso é especialmente útil em ambientes complexos onde várias condições precisam ser avaliadas para determinar o curso de ação correto, como atribuição de preços, determinação de quantidades ou roteamento de documentos.

Componentes Principais

• Lista de Árvores de Decisão: Esta é a interface principal onde todas as árvores de decisão existentes são listadas. Cada árvore de decisão pode estar associada a um tipo de documento específico, como uma FATURA ou COTAÇÃO.

• Editor de Árvores de Decisão: Esta interface permite a criação e edição de árvores de decisão, onde você pode definir regras, operadores e ações a serem tomadas quando certas condições forem atendidas.

Interface da Árvore de Decisão

Lista de Árvores de Decisão

A lista de Árvores de Decisão exibe todas as árvores de decisão disponíveis. Cada entrada mostra:

• Nome: O nome da árvore de decisão.

• Tipo de Documento: O tipo de documento associado à árvore de decisão (por exemplo, FATURA, COTAÇÃO).

Editor de Árvores de Decisão

O Editor de Árvores de Decisão permite que você configure regras que governam como as decisões são tomadas.

Componentes do Editor de Árvores de Decisão

• Regras: Cada regra consiste em condições e ações.

• Selecionar Fonte: Este dropdown permite que você especifique o campo de origem a ser avaliado.

• Selecionar Operador: Define o operador lógico (por exemplo, <=, >=, =, !=) a ser aplicado ao campo de origem.

• Resultado: Define o resultado ou ação que deve ser tomada quando as condições forem atendidas.

• Adicionar Nova Linha: Permite que você adicione regras adicionais à árvore de decisão.

Exemplo de Configuração de uma Árvore de Decisão

1. Regra 1:

   • Fonte: Quantidade

   • Operador: <=

   • Valor: 250000

   • Resultado: Atribuir a CATMGR_CMM

2. Regra 2:

   • Fonte: Preço

   • Operador: >

   • Valor: 500000

   • Resultado: Atribuir a PROCUREMENT_DIRECTOR

Cada regra é avaliada sequencialmente, e a ação correspondente é executada se as condições forem satisfeitas.

Política de Árvores de Decisão

A Política de Árvores de Decisão define como várias regras dentro de uma árvore de decisão são processadas. Você pode escolher entre várias políticas:

• Única: Garante que apenas uma regra pode corresponder. Se mais de uma regra for correspondida, a árvore de decisão sinalizará um erro.

• Primeira: A primeira regra correspondente é aplicada, e nenhuma regra adicional é avaliada.

• Prioridade: As regras são avaliadas com base em sua ordem de prioridade. A regra correspondente de maior prioridade é aplicada.

• Coletar (soma): Coleta todas as regras correspondentes e soma os resultados.

• Coletar (mínimo/máximo/contagem): Coleta todas as regras correspondentes e seleciona o mínimo, máximo ou conta as ocorrências.

• Ordem das Regras: Aplica as regras na ordem em que aparecem na árvore de decisão.

• Qualquer: Qualquer regra correspondente pode ser aplicada, permitindo múltiplos resultados.

Exemplo de uma Política de Árvore de Decisão em Ação

Na árvore de decisão "Preço do Grupo Direto":

• Política Selecionada: Primeira

• Isso significa que assim que a condição de uma regra é atendida, sua ação associada é aplicada, e nenhuma regra adicional é avaliada.

Exportar e Salvar

• Salvar: Salva a configuração atual da árvore de decisão.

• Exportar: Permite que você exporte a configuração da árvore de decisão, que pode ser importada em outro ambiente ou usada para fins de backup.

Motor de Fluxo de Trabalho do DocBits: Simplificando a Automação de Processos

Introdução

No campo da automação de processos, o Motor de Fluxo de Trabalho do DocBits destaca-se por sua abordagem direta e intuitiva. Este motor simplifica a criação e gestão de fluxos de trabalho através de uma estrutura clara e simples baseada em regras. O princípio central por trás de seu design é a regra "Fácil Quando-E-Então", que divide o processo de automação em três componentes fundamentais: Gatilho, Condição e Ação. Este guia explica como cada componente funciona dentro do sistema e como trabalham juntos para facilitar a automação sem falhas.

A Regra "Fácil Quando-E-Então" Explicada

O Motor de Fluxo de Trabalho do DocBits opera com um princípio básico, porém poderoso, que torna a automação de fluxo de trabalho acessível a usuários de todos os níveis de habilidade. Este princípio é encapsulado na regra "Fácil Quando-E-Então", que pode ser dividida da seguinte forma:

Quando (Gatilho)

• Definição: O componente "Quando" representa o Gatilho do fluxo de trabalho. Este é o evento ou condição que inicia a execução do fluxo de trabalho. Os gatilhos podem ser uma variedade de ocorrências, como a chegada de um novo e-mail, uma data e hora específicas, ou a criação de um novo documento.

• Exemplo: "Quando um novo formulário de cliente é enviado..."

E (Condição)

• Definição: O componente "E" introduz a Condição que deve ser atendida para que a ação prossiga. As condições funcionam como filtros ou critérios que refinam o gatilho, garantindo que o fluxo de trabalho seja executado apenas sob certas circunstâncias.

• Exemplo: "...e o cliente é do segmento 'Enterprise'..."

Então (Ação)

• Definição: Por fim, a parte "Então" especifica a Ação a ser tomada uma vez que o gatilho ocorre e a condição é satisfeita. As ações são as tarefas ou operações executadas pelo fluxo de trabalho, como enviar um e-mail, atualizar um banco de dados ou criar uma tarefa em uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

• Exemplo: "...então atribuir o lead à equipe de vendas corporativas e enviar um e-mail de boas-vindas."

Combinando Componentes para Automações Poderosas

Ao reunir esses três componentes - Gatilho, Condição e Ação - o Motor de Fluxo de Trabalho do DocBits permite aos usuários criar fluxos de trabalho altamente personalizados e eficientes. Esta abordagem modular não só simplifica o processo de configuração de automações, mas também oferece a flexibilidade para criar fluxos de trabalho complexos capazes de lidar com uma ampla gama de tarefas e processos.

Conclusão

A regra "Fácil Quando-E-Então" do Motor de Fluxo de Trabalho do DocBits exemplifica o compromisso do motor em fornecer uma plataforma amigável para automatizar processos. Esta regra direta, ao dividir a automação nos elementos essenciais de Gatilho, Condição e Ação, torna mais fácil para os usuários conceitualizar, criar e gerenciar fluxos de trabalho. Se você é novo na automação de fluxo de trabalho ou um profissional experiente, o Motor de Fluxo de Trabalho do DocBits oferece uma ferramenta eficiente e acessível para melhorar a produtividade e otimizar operações.

Understanding "And" Cards

Purpose of 'And' Cards:

• And cards serve as condition cards that specify criteria that must be met for the workflow to continue. They effectively act as logical "AND" operators, meaning all conditions specified in these cards must be satisfied for the subsequent action to be triggered.

Categories of 'And' Cards

From the screenshots, it's clear that these cards cover a wide range of conditions, which include:

• Compare with Purchase Order:

  • Conditions related to validation and comparison against purchase orders, such as comparing delivery dates, unit prices, or quantity differences. These are crucial for ensuring that transactions align with agreed terms.

• Document Field:

  • These involve conditions based on specific fields within documents, such as checkboxes being marked, comparison of field values, or ensuring a document field meets a specified tolerance. This is particularly important for data integrity and automated checks within forms or document management systems.

• Document:

  • Conditions based on document characteristics, such as type or association with a particular sub-organization. These conditions can direct workflows based on document categorization or departmental involvement.

• Logic:

  • Logical conditions that might involve evaluations like "Continue with a chance of X%" or executing HTTPS requests, which are vital for integrations and probabilistic decision-making within workflows.

• Status:

  • Focusing on the status of documents or tasks, these conditions ensure that only items in certain states trigger specific workflows, crucial for status-driven process management.

• Table:

  • These involve conditions based on table data, such as matching regex patterns or comparing values within a table. Such conditions are essential for validating and manipulating large data sets.

• Assignee:

  • Conditions based on task or document assignees. This ensures that actions are only taken when certain users are involved, enhancing accountability and task specificity.

Practical Application

These "And" cards are configured within the workflow to perform checks and validations that ensure the process adheres strictly to business rules and data integrity standards. For example:

• A workflow might use an 'And' card to verify that an invoice's total amount matches the purchase order before triggering payment.

• Another workflow could use an 'And' card to ensure a document is reviewed by specific team members before it progresses to the next stage.

Conclusion

"And" cards are a fundamental component of workflow systems that require precise control over process execution based on multiple conditions. They ensure that each step of a workflow only proceeds when all necessary criteria are thoroughly met, thus automating complex decision trees within business processes.

Understanding and configuring these cards correctly is crucial for leveraging the full capabilities of your workflow management system to enhance efficiency, accuracy, and compliance within organizational processes.

Overview of "Then..." Action Cards

1. Document Field Actions:

• Invert Checkbox: This action toggles the state of a checkbox field in a document.

• Set Checkbox: This sets the state of a checkbox field to either true (checked) or false (unchecked).

• Set Field to Text: This action sets a specified document field to a given text value.

2. Document Actions:

• Approve the Document: Marks a document as approved within the system.

• Start Export: Initiates the export process for a document.

• Reject the Document: Marks a document as rejected.

3. Status Actions:

• Change Status: Changes the status of a document or task to a specified new status.

4. Task Actions:

• Assignments and notifications:

  • Assign Task: Creates and assigns a task with specific details to an individual or group, including options to notify them via email.

  • Create a New Task: Similar to assign but focused on setting up a completely new task within the system.

5. Table Actions:

• Calculate in Table: Performs calculations on table data based on specified conditions and stores the results in a designated column.

• Change Entries: Updates entries in a table based on specified conditions.

6. Assignee Actions:

• Assign User from Field: Assigns a user to a task or document based on user data stored in a specific field, with an option for a fallback user if the primary is unavailable.

• Assign Document to User or Group: Directly assigns a document to a user or group, ensuring responsibility is designated appropriately.

7. External Interaction Actions:

• Call API: Sends a request to an external API, which can be customized with specific methods, parameters, and data.

• Send HTTPS Request: Similar to API calls but specifically formatted for HTTPS protocols.

8. Advanced Processing:

• Run Workflow: Triggers another workflow within the system, allowing for complex process chaining.

Practical Application

These action cards are used to automate responses based on specific triggers identified in the earlier parts of the workflow setup. For instance:

• If a document is identified as needing review, the "Approve the Document" action can be automatically triggered once it passes all specified conditions.

• For data management tasks, "Set Checkbox" or "Set Field to Text" actions ensure that document fields are updated automatically, reducing manual data entry and the potential for errors.

• Complex tasks like API interactions or status changes streamline interactions not only within the ERP system but also with external services and tools, enhancing integration and functionality.

Conclusion

The "Then..." section in your workflow system provides robust tools for defining precise actions that should occur as a result of conditions being met in the workflow. By effectively using these actions, businesses can automate routine processes, ensure data accuracy, and respond dynamically to changing information and system states. Understanding how to configure and utilize these actions is key to maximizing the efficiency and effectiveness of your ERP system's workflow capabilities.

Note: Not every customer has the checkbox, but it can be added if desired.

This card should automatically check whether the checkbox on the document has the same value as the condition on the card. Was the selected field checked (true) or not (false)

Purpose

This workflow card manages the execution of operations based on whether a task or document is assigned to a particular user or set of users. It employs conditional logic to either trigger or prevent specific actions, making it ideal for workflows that require user-specific handling.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Defines the logical condition to apply to the user assignment.

   • Options:

     • IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches any user in the specified list.

     • IS NOT: Triggers the operation if the assigned user of the document or task does not match any user in the specified list.

2. User List

   • Description: A list or selection of users to compare against the assigned user.

   • Detail: This list can include one or multiple users, allowing the card to handle both singular and multiple user conditions effectively. The selection can be made through checkboxes, a multi-select dropdown, or similar UI elements.

Functionality

• User Assignment Identification: Automatically identifies the user or users assigned to a particular task or document within the ERP system.

• Condition Evaluation:

  • Using the IS operator, the card checks if the assigned user is among those listed in the User List.

  • Using the IS NOT operator, the card ensures the assigned user is not among those listed.

• Action Execution:

  • True Condition: If the user assignment meets the condition (either IS or IS NOT), relevant actions are triggered, such as notifications, task initiations, approvals, or other workflow steps.

  • False Condition: If the condition is not met, the document or task may pass through different routing, or alternative actions may be specified.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting an operator and specifying the relevant users from the User List. Setup should be user-friendly and intuitive to accommodate selections from potentially large user bases.

• Monitoring and Reporting: The ERP system should provide functionality to monitor and report on the operations triggered by this card, offering insights into assignment accuracy and process efficiency.

• Error Handling and Notifications: Users should have options to receive alerts or notifications if there are issues with the assignments, such as unassigned tasks or errors in user selection.

Conclusion

The "Assigned User Condition" workflow card is a critical tool for managing document and task workflows that depend on user assignments. By allowing conditions based on whether a task or document is assigned to specific users, it ensures that workflows are only triggered by appropriate user interactions, enhancing both accountability and task alignment within teams. Clearly documenting this card will help users understand its significance and integrate it effectively into their workflows, ensuring smooth and efficient operations tailored to user roles and responsibilities.

This Card is intended to compare whether the selected fields in a document are equal/not equal, greater than... or less than... .

Compare two fields with tolerance

This card should automatically compare whether the fields, for example between net amount and gross amount, are within the specified tolerance. For example, you then enter the percentage of the VAT in the tolerance amount and enter percent in the tolerance type. The workflow can check whether the amount is correct.

Tolerance type: percent or value

Nas configurações de "Gerenciamento de Cache", você poderá ativar a limpeza automática para o Cache de Entrega Recebida, Cache de Pedido de Compra e Cache de Tarefas e Notificações.

Com o Tempo de Vida, TTL curto, você pode configurar quanto tempo passa antes que um cache seja limpo.

Purpose: This Docbits card is designed to streamline the verification process of invoices by comparing the total calculated price from the invoice against the corresponding purchase order.

Functionality:

• Combined Price of Quantity Difference: The card calculates the total price by multiplying the quantity of each item listed on the invoice by the price per unit and then subtracts this total from the amount listed on the related purchase order.

• Operator Value: Users can set conditions to determine how the calculated total price difference should be compared to the purchase order amount. The following operators are available:

• • Equals (=): Checks if the total invoice amount is exactly the same as the purchase order amount.

  • Not Equal (≠): Verifies that the total invoice amount differs from the purchase order amount.

  • Greater Than (>): Ensures the invoice amount is greater than the purchase order amount.

  • Less Than (<): Confirms the invoice amount is less than the purchase order amount.

Usage: This card is particularly useful for ERP Managers and financial accountants who need to automate and error-proof the reconciliation of invoices against purchase orders, ensuring financial accuracy and preventing overpayments or underpayments.

Example Scenario:

• An invoice lists a total of 100 units of a product at $50 per unit, totaling $5000. The related purchase order authorized a purchase of $4500. Using the "Greater Than" operator, the card identifies and flags the discrepancy for review.

By using the "Compare with Purchase Order" card, users can automatically ensure that payments are consistent with purchase agreements, saving time and reducing human error in financial processing.

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Purpose

This workflow card is designed to automate actions based on the state (checked or unchecked) of a checkbox within your ERP system. By evaluating the checkbox's condition, it facilitates the triggering of specific processes or the enforcement of certain rules within the application.

Components of the Card

1. Field Name

   • Description: Specifies the name of the checkbox field that will be evaluated.

   • Detail: This should match the exact field label or identifier used in the system. It determines which checkbox's state is being monitored.

2. Boolean

   • Description: Defines the condition that triggers the workflow.

   • Options:

     • True: The workflow triggers if the checkbox is checked.

     • False: The workflow triggers if the checkbox is unchecked.

Functionality

• State Detection: The card continuously monitors the state of the specified checkbox field.

• Condition Evaluation:

  • The system checks whether the checkbox is in the state (checked or unchecked) specified by the Boolean condition.

• Action Execution:

  • True Condition: If the checkbox’s state matches the specified Boolean condition (either true for checked or false for unchecked), the system initiates the associated actions. These could include enabling or disabling form fields, triggering notifications, starting workflows, or updating records.

  • False Condition: If the checkbox’s state does not match the condition, alternative or no actions may be taken, depending on the workflow setup.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the checkbox field from a list of available fields and setting the Boolean condition. This setup process should be intuitive, typically involving a simple dropdown menu for field selection and a toggle for the Boolean condition.

• Monitoring and Reporting: Provides functionalities for users to monitor the status of this condition, possibly through a dashboard that shows real-time updates on which conditions are active or triggered.

• Error Handling and Notifications: Ensures that users are notified if there are any discrepancies or errors in the condition checking process, such as system failures to read the checkbox state.

Conclusion

The "Checkbox Field Condition" workflow card is a fundamental tool for managing dynamic forms and documents within an ERP system, where user inputs can dictate subsequent data processes. By automating actions based on the state of a checkbox, this card enhances workflow efficiency and ensures that system behaviors align with user inputs. Clear documentation of this card will help users effectively implement it within their operations, allowing for better control over form behaviors and process automations.

Purpose: This Docbits card is designed to ensure that the confirmed delivery dates on invoices or shipping documents align with the accepted delivery dates as stipulated in the master data lookup table. It helps manage expectations and adherence to scheduled deliveries within the supply chain.

Functionality:

• Confirmed Delivery Date: This component of the card captures the delivery date as confirmed on the invoice or shipping documentation.

• Master Data Table Lookup: The card references a master data lookup table specified by the user (identified by the <Master Data Table> parameter). This table contains the accepted delivery dates for comparison.

• Operator Value: Users can specify how the confirmed delivery date should compare to the accepted delivery date from the master data table. Available operators include:

• • Equals (=): Ensures that the confirmed delivery date is the same as the accepted delivery date.

  • Not Equal (≠): Indicates a discrepancy between the confirmed and accepted delivery dates.

  • Before (<): Verifies that the confirmed delivery date is earlier than the accepted delivery date.

  • After (>): Checks if the confirmed delivery date is later than the accepted delivery date.

Usage: This card is invaluable for ERP Managers and financial accountants who need to monitor and ensure compliance with delivery schedules. It is particularly useful in sectors where timely delivery is critical, such as manufacturing, retail, and distribution.

Example Scenario:

• An invoice lists a confirmed delivery date of June 10th. The master data table, however, shows an accepted delivery date of June 15th. Setting the operator to "Before," the card confirms that the goods are scheduled for early delivery, allowing logistics planning to adjust accordingly.

By implementing the "Compare with Purchase Order: Confirmed vs. Accepted Delivery Dates" card, organizations can proactively manage their supply chain, ensuring that deliveries are planned and executed in accordance with agreed-upon timelines, thus enhancing operational efficiency and customer satisfaction.

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This card can check whether, for example, the total amount in a document corresponds to the specified value - equal/not equal, larger or smaller.

Purpose

This card is designed to control workflow actions based on the current status of a document, using conditional logic to either trigger or restrict certain processes. It ensures that documents only proceed through workflows when they meet predefined status criteria.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Determines how the document status will be evaluated against a specified condition.

   • Options:

     • is: Triggers the associated actions if the document’s current status matches one of the specified statuses.

     • is not: Triggers the actions if the document’s status does not match any of the specified statuses.

2. Status ( List )

   • Description: Lists the specific statuses against which the document’s current status will be compared.

   • Examples: "Error", "Export Error", "Ready in Validation", "Ready in Review", "Pending Approval", "Pending Second Approval". These represent different stages or conditions a document might be in within a workflow process.

Functionality

• Status Identification: Automatically identifies the current status of a document as it moves through the ERP system’s workflow.

• Condition Evaluation: Applies the chosen operator (is or is not) to the document’s status in comparison to the listed statuses:

  • If is, it checks whether the document’s status matches any status in the list.

  • If is not, it checks whether the document’s status does not appear in the list.

• Action Execution: Depending on the outcome of the condition evaluation:

  • True: Executes predefined actions or workflows if the condition is met.

  • False: Skips or triggers alternative workflows if the condition is not met.

• Workflow Integration: Integrates seamlessly with other workflow components, ensuring that document handling is coordinated across the system.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the operator and specifying the relevant statuses. This setup may involve simple dropdown menus or checkboxes for selecting statuses and operators.

• Monitoring and Management: Users can track the card’s activity via a dashboard, which provides insights into the status conditions being monitored and the actions being taken based on those conditions.

• Error Handling and Alerts: Supports setting up alerts for process failures or mismatches in expected document statuses, enabling quick responses to operational issues.

Conclusion

The "Document Status Condition" workflow card is vital for ensuring that documents are processed correctly according to their current status, enhancing control and efficiency within the ERP system. Clearly documenting this card in the system's manual will help users effectively implement and manage it, leveraging its functionality to maintain smooth and compliant document workflows. This card is particularly useful in managing document lifecycles and ensuring that only documents meeting specific criteria advance to subsequent stages of business processes.

Purpose

This workflow card is designed to automatically compare the values of two specified fields within a document based on a defined operator. It's used to enforce data integrity and ensure that document data conforms to business rules or conditions.

Components of the Card

1. Field Names

   • Description: Specifies the names of the two fields within the document that will be compared.

   • Detail: Users must input the exact names of the fields as they appear in the system. These fields can be any data type that supports comparison, such as numeric, date, or text fields.

2. Operator

   • Description: The comparison operator used to evaluate the relationship between the values of the two fields.

   • Options:

     • Equal (==): Checks if the value of the first field is equal to the value of the second field.

     • Not Equal (!=): Checks if the value of the first field is not equal to the value of the second field.

     • Greater Than (>): Checks if the value of the first field is greater than the value of the second field.

     • Greater Than or Equal (>=): Checks if the value of the first field is greater than or equal to the value of the second field.

     • Less Than (<): Checks if the value of the first field is less than the value of the second field.

     • Less Than or Equal (<=): Checks if the value of the first field is less than or equal to the value of the second field.

Functionality

• Field Selection: Users input or select the names of the two fields to be compared. This is typically done through a form or a dropdown menu within the card setup.

• Operator Selection: Users choose an operator from a list of available options that define how the fields should be compared.

• Comparison Execution:

  • The system reads the values from the specified fields and applies the selected operator to evaluate the relationship between them.

  • Based on the result of the comparison (true or false), subsequent actions may be triggered. For example, if a comparison fails, the system might flag the document for review, block further processing, or notify responsible parties.