Aqui é onde você pode acompanhar suas tarefas. Você pode escolher entre dois layouts diferentes – um é um pouco mais detalhado que o outro. Você também pode filtrar tarefas por diferentes critérios, como se estão atribuídas a você ou o status da tarefa.

Começando

• Login e Navegação: Como acessar o Docbits e navegar pela interface.

• Configuração Inicial: Configurando o Docbits para uso pela primeira vez.

Uso Diário

• Envio de Documentos: Instruções para enviar documentos para o Docbits.

• Revisão e Aprovação de Documentos:

• Aprovação de Pedidos: Etapas para revisar e aprovar formulários de pedidos.

• Processamento de Faturas: Guia sobre como processar faturas recebidas para pagamento.

Gerenciando Documentos

• Pesquisa e Recuperação: Como encontrar e acessar documentos dentro do Docbits.

• Editar e Atualizar: Editando documentos e atualizando seu status.

Solução de Problemas

• Problemas Comuns: Soluções para problemas frequentes encontrados pelos usuários.

• Contato de Suporte: Como entrar em contato com o suporte para assistência.

Suporte ao Usuário

Caso enfrente desafios ou tenha dúvidas ao usar o DocBits, consulte este manual do usuário ou entre em contato com nossa equipe de suporte para obter ajuda. Nosso compromisso é proporcionar uma experiência sem problemas para todos os usuários. Basta clicar no botão de suporte em seu aplicativo DocBits e você poderá criar um ticket de suporte.

Você também pode entrar em contato conosco por meio de nossa página FELLOWPRO:

Dentro da Tela de Validação, você pode criar tickets diretamente para o documento específico e incluir uma captura de tela do problema. Basta clicar no botão "Criar ticket", a janela de suporte se abre e você pode começar imediatamente.

DocBits é uma solução de captura de documentos baseada em nuvem que aproveita o poder da Inteligência Artificial (IA) e Aprendizado de Máquina (ML) para reconhecer, classificar, analisar e extrair informações de vários tipos de documentos, independentemente de seu formato. Aqui está uma visão mais detalhada de seus principais recursos:

• Reconhecimento de Documentos: O DocBits utiliza algoritmos de IA para identificar e reconhecer com precisão documentos, seja em formato físico ou arquivos eletrônicos.

• Classificação de Documentos: Classifica os documentos em categorias relevantes, facilitando a organização e recuperação fácil.

• Extração de Dados: Extrai dados críticos dos documentos, transformando informações não estruturadas em dados estruturados que podem ser integrados ao seu fluxo de trabalho.

• Aprendizado de Máquina: O sistema aprende continuamente e melhora sua precisão de reconhecimento com cada documento processado, tornando-se mais eficiente ao longo do tempo.

• Inteligência de Enxame: O DocBits utiliza inteligência de enxame para aprimorar suas capacidades de aprendizado, criando um sistema autoaperfeiçoável.

Após fazer login com suas credenciais, você será redirecionado para a página inicial do Painel do DocBits. Esta é a página principal onde você pode ver e gerenciar todos os seus documentos importados.

No Painel de Controle, clique no ícone de Configurações Avançadas conforme mostrado abaixo:

O seguinte menu será exibido:

Selecione o botão rotulado “Definir colunas do painel para a organização” e uma lista de todos os nomes de colunas será exibida.

Neste menu, você pode selecionar os nomes das colunas e usar as setas para adicionar e remover as colunas desejadas.

Você pode definir a ordem das colunas clicando nos pontos ao lado do nome da coluna e arrastando-os para a posição apropriada.

Outra opção também permite que você adicione campos de um tipo de documento:

Aqui você pode escolher entre os diferentes tipos de documentos:

Para cada tipo de documento, há diferentes campos que você pode adicionar:

Selecione os campos que você precisa e clique em "Adicionar às Colunas Visíveis", eles então aparecerão nas configurações de coluna.

À direita da barra de pesquisa, você encontrará outras ferramentas do painel.

• Atualizar Lista: Isso é usado para atualizar o painel sem precisar atualizar a aba do seu navegador.

• Configurações Avançadas: Mais informações sobre este tópico estão disponíveis mais adiante nesta página.

• Análises: Isso fornece mais informações sobre os documentos que você carregou no DocBits.

• Carregar: Mais informações sobre este tópico na próxima seção.

As configurações avançadas geralmente contêm opções de configuração adicionais e funções que permitem ajustes e refinamentos mais específicos.

• Mais configurações

• Atalhos de teclado

• Registro de Importação

• Definir colunas da tabela PO para organização

• Definir ordenação do painel por organização

• Filtrar documentos por dia, semana, mês, ano ou todos. A filtragem refere-se ao momento em que o documento é importado

Nas próximas páginas, você encontrará mais informações sobre as configurações individuais.

Se você está usando o software DocBits para processamento de documentos, é essencial entender os diferentes status que seus arquivos podem ter. Aqui está uma lista completa de todos os possíveis status de documentos no DocBits:

• WatchDog Start: O módulo Watchdog está iniciando.

• WatchDog Split: O documento está sendo dividido no Watchdog.

• WatchDog Upload: O documento está sendo carregado no Watchdog.

• Upload: O documento está sendo carregado.

• OCR: O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) está sendo executado no documento.

• Classification: O documento está sendo classificado.

• Zugferd import: Um documento Zugferd está sendo importado.

• Ready for Validation: O documento está pronto para validação.

• Zugferd export: Um documento Zugferd está sendo exportado.

• Workflow: Um fluxo de trabalho está sendo executado com este documento.

• Pending approval: O documento precisa ser aprovado.

• Pending second approval: O documento precisa ser aprovado uma segunda vez.

• Auto Accounting: A contabilidade automática está sendo executada.

• Export: O documento está sendo exportado.

• Error: Ocorreu um erro no documento.

Visão Geral

A fusão de documentos permite que você combine vários documentos.

Primeiro, você precisa selecionar os documentos que gostaria de mesclar. Isso pode ser feito selecionando as caixas de seleção dos documentos. Depois de selecionar os documentos, clique no ícone com três pontos.

Um menu será exibido, selecione a opção “Mesclar”, que pode ser encontrada na parte inferior.

A fusão de documentos é uma funcionalidade importante em um sistema de gerenciamento de documentos que permite aos usuários combinar vários documentos em um único documento. Aqui estão algumas razões pelas quais a fusão de documentos pode ser útil:

• Organizar Documentos Relacionados: Ao mesclar vários documentos em um único documento, os usuários podem organizar e manter informações ou arquivos relacionados juntos. Isso pode ajudar a melhorar a eficiência na gestão e acesso aos documentos.

• Criar relatórios ou resumos: Mesclar vários documentos pode ser útil para criar relatórios ou resumos combinando dados ou informações de diferentes fontes ou documentos. Isso permite que os usuários criem relatórios ou apresentações abrangentes sem ter que copiar e colar manualmente as informações.

• Arquivar documentos: Quando existem várias versões de um documento, ou quando documentos precisam ser resumidos dentro de um período específico, a fusão de documentos pode ajudar a garantir práticas de arquivamento consistentes e otimizar o espaço de armazenamento.

• Otimização de fluxo de trabalho: A fusão de documentos pode fazer parte de um fluxo de trabalho automatizado onde os documentos são automaticamente combinados uma vez que certas condições são atendidas. Isso pode ser usado, por exemplo, em um processo de aprovação ou ao criar contratos ou relatórios.

Exemplos de fusão de documentos:

• Combinando Faturas: Uma empresa precisa resumir todas as faturas de um determinado mês para fins contábeis. Faturas individuais são carregadas como documentos separados e depois mescladas para criar uma visão consolidada.

• Combinando formulários de aprovação: Um fluxo de trabalho de aprovação de aplicação requer que vários formulários sejam mesclados antes de serem encaminhados à administração. Os diferentes formulários são automaticamente combinados à medida que são preenchidos e enviados pelas partes envolvidas.

• Criando um Relatório Anual: Vários departamentos de uma empresa trabalham juntos para criar um relatório anual abrangente. Cada departamento prepara sua própria seção do relatório como um documento separado. Esses documentos são então reunidos para criar o relatório anual final.

Ao mesclar documentos, as organizações podem simplificar seus processos de gerenciamento de documentos, melhorar a colaboração e aumentar a eficiência.

Ao navegar pelos seus documentos no DocBits, se você quiser retornar à área principal do Dashboard, basta pressionar o botão de escape (ESC) no seu teclado e você será retornado ao menu principal do Dashboard (na página em que você entrou no documento do qual acabou de sair).

A segunda parte do painel é uma visão geral de todos os documentos enviados. Você pode visualizar todos os documentos ou apenas aqueles atribuídos a você. Você também pode procurar documentos pelo nome.

Os dados serão extraídos em segundos, e o status mudará de “Executando” para “Pronto para Validação”.

Configurar um painel que se alinhe com as rotinas diárias dos usuários requer planejamento e implementação cuidadosos.

Aqui estão as melhores práticas que podem ajudá-lo:

Vistas personalizadas:

• Certifique-se de que o painel seja personalizável para que os usuários possam personalizar suas próprias vistas e layouts. Isso pode ser feito através da capacidade de adicionar, remover ou reorganizar widgets.

Atualizações automáticas:

• Implemente atualizações automáticas para garantir que os dados estejam sempre atualizados. Isso é especialmente importante para ambientes de alto uso.

• Você pode habilitar essa ferramenta de atualização automática nas configurações.

Orientação e treinamento do usuário:

• Ofereça uma interface amigável e instruções sobre como usar o painel.

• Treine os usuários regularmente para garantir que eles compreendam todos os recursos e capacidades do painel.

Filtros e vistas:

• Usar filtros pode ser muito útil ao procurar documentos, mas também considere redefinir filtros para manter uma visão consistente dos dados.

Análise do painel:

• Monitore o uso do painel e colete feedback dos usuários.

• Analise quais partes do painel são mais utilizadas e quais melhorias podem ser feitas para otimizar ainda mais a experiência do usuário.

Visualização de dados:

• Use visualizações de dados envolventes e significativas para apresentar informações de forma rápida e compreensível.

• Escolha visualizações com base nas necessidades do usuário e no tipo de dados apresentados.

Segurança e privacidade:

• Certifique-se de que o painel adere aos padrões de segurança e que os dados sensíveis estejam adequadamente protegidos.

• Implemente controles de acesso para garantir que os usuários possam acessar apenas os dados que são relevantes para eles.

Ao considerar essas melhores práticas, você pode criar um painel que se alinhe efetivamente com as rotinas diárias dos usuários e os ajude a tomar decisões informadas.

Aqui estão dicas específicas de solução de problemas para questões comuns relacionadas às configurações do painel:

Filtros não aplicados corretamente:

• Primeiro, verifique as configurações do filtro para garantir que os filtros corretos foram aplicados e que estão exibindo os dados desejados.

• Certifique-se de que os filtros sejam aplicados de forma lógica e consistente. Às vezes, a lógica incorreta do filtro ou combinações incorretas podem produzir resultados inesperados.

• Forneça aos usuários orientações sobre como usar os filtros corretamente para garantir que eles possam usar os recursos de filtragem de forma eficaz.

Atrasos no carregamento de dados:

• Verifique a conexão de rede para garantir que ela esteja estável e não esteja causando atrasos.

• Verifique a carga do servidor e o desempenho da fonte de dados para ver se esse é o problema. Pode ser necessário otimizar a fonte de dados ou mudar para uma infraestrutura mais poderosa.

• Implemente mecanismos de cache para reduzir os tempos de carregamento, especialmente para dados acessados com frequência. Incentive os usuários a otimizar suas consultas de dados recuperando apenas os campos de dados necessários e usando filtros para reduzir a quantidade de dados.

Problemas de navegador:

• Certifique-se de que o navegador que estão usando seja compatível com o painel e tenha todas as atualizações necessárias instaladas.

• Recomende aos usuários que limpem o cache do navegador regularmente para evitar problemas de memória e garantir que estejam obtendo os dados mais atualizados.

• Verifique se há extensões ou plugins no navegador que possam estar interferindo com o painel e desative-os temporariamente, se necessário, para isolar problemas.

Problemas específicos do usuário:

• Ofereça suporte individualizado para usuários que continuam a ter problemas. Pode ser necessário verificar suas configurações específicas, permissões ou configuração de rede para identificar e resolver o problema.

Ao fornecer aos usuários essas dicas específicas de solução de problemas, você pode ajudá-los a resolver efetivamente problemas comuns relacionados às configurações do painel e aumentar sua produtividade.

Um guia para fazer upload de documentos no DocBits.

Introdução

Este documento fornece um guia abrangente sobre como usar o sistema de Correspondência de Pedido de Compra dentro da sua plataforma ERP. O sistema de Correspondência de Pedido de Compra automatiza a reconciliação de pedidos de compra com faturas recebidas, garantindo que as transações financeiras sejam precisas e que discrepâncias sejam tratadas prontamente.

Primeiros Passos

Para começar a usar o sistema de Correspondência de Pedido de Compra, certifique-se de que você tem as permissões necessárias configuradas pelo administrador do sistema. Você precisará de acesso tanto aos dados do pedido de compra quanto aos dados correspondentes da fatura dentro do sistema.

Requisitos do Sistema

• Acesso aos módulos de pedido de compra e fatura dentro do sistema ERP.

• Permissões de usuário apropriadas para visualizar e corresponder documentos financeiros.

Principais Funcionalidades

• Extração Automática de Dados: Extrai e interpreta automaticamente dados de faturas digitais.

• Comparação de Dados: Compara dados extraídos da fatura com dados existentes do pedido de compra.

• Verificação de Correspondência: Verifica correspondências com base em regras e tolerâncias predefinidas.

• Relatório de Discrepâncias: Identifica e relata quaisquer discrepâncias entre faturas e pedidos de compra.

• Trilha de Auditoria: Mantém um registro de todas as ações para conformidade e revisão.

Interface do Usuário

A interface do sistema de Correspondência de Pedido de Compra geralmente inclui os seguintes componentes:

• Painel de Controle: Visão geral do status de correspondência e atividade recente.

• Ferramentas de Pesquisa e Filtro: Capacidades para pesquisar e filtrar pedidos de compra e faturas.

• Registros Correspondidos: Seção exibindo registros correspondidos com sucesso.

• Discrepâncias: Seção mostrando registros com discrepâncias que precisam de revisão ou ação.

• Relatórios: Acesso a relatórios detalhados e opções de exportação.

Guia Passo a Passo para Usar a Correspondência de Pedido de Compra

1. Acesse o Módulo de Correspondência de Pedido de Compra

Navegue até o módulo de Correspondência de Pedido de Compra no menu principal do seu sistema ERP.

2. Importe ou Acesse Faturas

• Importação Automatizada: Se o seu sistema estiver configurado para captura automática de dados, as faturas serão importadas automaticamente para o sistema.

• Upload Manual: Se necessário, faça o upload manual dos arquivos de fatura no sistema usando a interface fornecida.

3. Revise as Faturas Correspondidas Automaticamente

• Revise as faturas que foram automaticamente correspondidas com pedidos de compra.

• Verifique os detalhes da correspondência, incluindo números de itens, quantidades e preços.

4. Lide com Discrepâncias

• Acesse a seção de Discrepâncias para revisar quaisquer faturas que não puderam ser correspondidas automaticamente.

• Ajuste manualmente quantidades ou preços conforme necessário, ou marque a fatura para revisão adicional.

5. Correspondência Manual

Para faturas não correspondidas automaticamente:

• Use as ferramentas de pesquisa e filtro para encontrar o pedido de compra correspondente.

• Verifique e corresponda manualmente a fatura ao pedido de compra.

Se você está procurando um documento ou documentos específicos, então você tem o seguinte disponível. Dentro da barra de pesquisa, fornecemos várias ferramentas para encontrar o documento que você está procurando. Para acessá-las, selecione o seguinte ícone.

As seguintes opções de filtro estarão disponíveis para você.

Oferecemos a opção de filtrar por tipo de documento, status do documento, responsável pelo documento e pela data.

Se você gostaria de ver um registro detalhado de todos os documentos importados para o seu ambiente DocBits, siga estas etapas.

No seu Painel DocBits, selecione a opção Configurações Avançadas.

Após a barra de Configurações Avançadas aparecer, selecione o botão Registro de Importação.

Uma tabela aparecerá com todos os documentos recentemente importados, bem como outras informações relevantes sobre eles.

O contador de tarefas está localizado no canto superior direito da página inicial do Dashboard.

É aqui que você pode ver quantos documentos estão na sua fila para processamento

e quantos documentos estão agora prontos para validação.

A tela de validação permite que você verifique, edite e valide todos os documentos importados. Você pode ver o nome do documento, quantas páginas ele possui, a data em que foi importado e seu status. O botão de ações permite que você atribua, reinicie, valide ou exclua o documento.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todos os envios antecipados. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todos os pedidos de compra. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todas as faturas. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todos os pedidos de envio. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Para configurar suas preferências, clique no Ícone do Usuário localizado no canto inferior esquerdo da tela. Aqui você pode personalizar várias opções:

Idioma

• Selecionar Idioma Preferido: Escolha seu idioma desejado entre as opções disponíveis.

Dark Mode

• Ativar Dark Mode: Habilite ou desabilite o Dark Mode para uma experiência de visualização mais confortável.

Configurações do Usuário

Nesta seção, você pode ajustar as seguintes preferências:

• Padrão de Data: Personalize como as datas são exibidas.

• Formatação de Valores: Defina seu formato preferido para valores numéricos.

• Nome: Atualize seu nome.

• Senha: Altere sua senha para segurança da conta.

• Tamanho da Fonte: Ajuste o tamanho do texto para melhor legibilidade.

• Modo de Duplo Monitor: Ative este recurso se você estiver usando dois monitores.

Sair

• Sair: Clique aqui para sair de sua conta com segurança.

O recurso de Tabela Extraída por IA permite que os usuários manipulem e personalizem facilmente os dados extraídos do documento de fatura. Aqui estão as principais capacidades e instruções de uso:

• Excluindo Colunas: Se certas colunas na tabela extraída não forem necessárias, os usuários podem removê-las facilmente clicando no ícone "Excluir coluna" (representado por três pontos verticais) ao lado do cabeçalho da coluna. Isso ajuda a desordenar a tabela e focar apenas nas informações relevantes.

• Mudando o Formato da Moeda: O formato da moeda pode ser alterado selecionando o formato desejado no menu suspenso ao lado do campo "Moeda". Isso garante que os valores monetários sejam exibidos no formato preferido, facilitando a interpretação e análise dos dados financeiros.

• Mostrando/Ocultando Colunas Não Mapeadas: Por padrão, apenas as colunas mapeadas (colunas com dados extraídos) são visíveis na tabela. No entanto, os usuários podem optar por mostrar ou ocultar as colunas não mapeadas clicando no botão "Ocultar colunas não mapeadas" ou "Mostrar colunas não mapeadas" na parte inferior da tabela. Esse recurso é útil quando os usuários desejam revisar todas as colunas disponíveis, mesmo que atualmente não contenham dados.

• Mudando os Cabeçalhos da Tabela: Os cabeçalhos da tabela (nomes das colunas) podem ser modificados clicando no cabeçalho e inserindo o nome desejado. Esse recurso permite que os usuários personalizem os nomes das colunas para alinhar melhor com sua terminologia ou preferências, tornando os dados mais legíveis e compreensíveis.

Esses recursos fornecem aos usuários flexibilidade e controle sobre os dados extraídos, permitindo que personalizem as informações de acordo com suas necessidades e preferências específicas. A Tabela Extraída por IA visa aprimorar a experiência do usuário, oferecendo uma maneira intuitiva e fluida de interagir e analisar os dados da fatura.

Instruções passo a passo sobre como adicionar tags a uma tabela:

Passo 1: Escolha os nomes das colunas (tags)

• Selecione os nomes das colunas: Revise os nomes das colunas da sua tabela e decida quais tags adicionar.

Passo 2: Pressione o botão "Aplicar"

• Pressione o botão: Depois de selecionar a tag apropriada para uma coluna, pressione o botão "Aplicar" ao lado da coluna e tag selecionadas.

Passo 3: Adicione a tag à tabela

• Adicione a tag: A tag selecionada será adicionada à tabela como uma coluna adicional ao lado da coluna correspondente.

Passo 4: Salvar ou Excluir Tag

• Salvar Tag: Pressione o botão Salvar para salvar a tag desejada

• Excluir Tag: Para excluir a tag selecionada, pressione o botão Excluir

Aqui está uma explicação detalhada de cada coluna e as possíveis tags:

Posição:

Descrição: Posição ou ordem do item dentro do pedido.

Tag: Inteiro

Exemplo: 1, 2, 3...

Descrição:

Descrição: Breve descrição do item.

Tag: Texto

Exemplo: Parafuso, Porca, Widget...

Pedido de Compra:

Descrição: O número do pedido associado.

Tag: Alfanumérico

Exemplo: PO12345, PO98765...

Quantidade:

Descrição: Número de unidades solicitadas.

Tag: Número

Exemplo: 100, 50, 200...

Unidade:

Descrição: Unidade de medida (por exemplo, peça, quilograma).

Tag: Texto

Exemplo: Pçs, kg, l...

Preço Unitário:

Descrição: Preço por unidade do item.

Tag: Moeda

Exemplo: €10,00, €5,50, €100,00...

Valor Líquido:

Descrição: Preço total antes de deduções e impostos (calculado como quantidade * preço unitário).

Tag: Moeda

Exemplo: €1.000,00, €275,00, €10.000,00...

Desconto:

Descrição: Valor absoluto do desconto aplicado ao valor líquido.

Tag: Moeda

Exemplo: €50,00, €20,00, €500,00...

Percentual de Desconto:

Descrição: Percentual de desconto aplicado ao valor líquido.

Tag: Percentagem

Exemplo: 5%, 10%, 15%...

IVA:

Descrição: Valor do IVA aplicado ao item.

Tag: Moeda

Exemplo: €200,00, €55,00, €1.900,00...

Valor Total:

Descrição: Valor final após o desconto ser deduzido e o IVA ser adicionado.

Tag: Moeda

Exemplo: €1.150,00, €310,00, €11.400,00...

País de Origem:

Descrição: País onde o item foi fabricado ou enviado.

Tag: Texto

Exemplo: EUA, Alemanha, China...

Número do Item:

Descrição: Identificador único ou SKU para o item.

Tag: Alfanumérico

Exemplo: 987654, A12345, Z98765...

Número da Nota de Entrega:

Descrição: Número da nota de entrega associada.

Tag: Alfanumérico

Exemplo: DN56789, DN12345...

Frase (informações adicionais):

Descrição: Comentários adicionais, códigos ou informações relevantes.

Tag: Texto

Exemplo: Comentário, Especificação...

Com essa estrutura e tags, a tabela é mais claramente definida e as informações podem ser melhor categorizadas e processadas.

Visão Geral

Botão Salvar:

• Botão Salvar:

  • Propósito: Salva o estado atual do documento ou script em que se está trabalhando.

  • Caso de Uso: Após fazer alterações ou anotações em um documento, use este botão para garantir que todas as modificações sejam salvas.

Adicionar Regras Especiais:

• Adicionar Regras Especiais / Adicionar Script em DocBits:

  • Propósito: Permite que os usuários implementem regras ou scripts específicos que personalizam como os documentos são processados.

  • Caso de Uso: Use este recurso para automatizar tarefas como extração de dados ou validação de formato, aumentando a eficiência do fluxo de trabalho.

Campos Fuzzy:

• Campos Fuzzy:

  • Propósito: Ajuda a identificar e corrigir campos onde os dados podem não ser uma correspondência perfeita, mas são suficientemente próximos.

  • Caso de Uso: Útil em processos de validação de dados onde correspondências exatas nem sempre são possíveis, como nomes ou endereços levemente incorretos.

Campos Obrigatórios:

Existem campos que são obrigatórios para edições futuras, estes podem ser editados nas configurações.

Use a dica de ferramenta para descobrir se:

• É um campo obrigatório (required)

• Validação necessária

• Baixa confiança

• Descompasso no valor total de impostos

Campos Obrigatórios:

• Propósito: Identifica campos obrigatórios dentro dos documentos que devem ser preenchidos ou corrigidos antes de um processamento adicional.

• Caso de Uso: Garante que dados essenciais sejam capturados com precisão, mantendo a integridade dos dados e conformidade com as regras de negócios.

Lupa:

• Lupa:

  • Propósito: Fornece uma visão ampliada de uma área selecionada do documento.

  • Caso de Uso: Ajuda a examinar detalhes finos ou texto pequeno em documentos, garantindo precisão na entrada ou revisão de dados.

Abrir nova janela:

• Abrir Nova Janela:

  • Propósito: Abre uma nova janela para comparação lado a lado de documentos ou multitarefa.

  • Caso de Uso: Útil ao comparar dois documentos ou ao consultar informações adicionais sem sair do documento atual.

Atalhos de teclado:

• Atalhos de Teclado:

  • Propósito: Permite que os usuários realizem ações rapidamente usando combinações de teclado.

  • Caso de Uso: Aumenta a velocidade e eficiência na navegação e processamento de documentos, minimizando a dependência da navegação com o mouse.

Tarefas:

Para compartilhar informações internas, você pode criar tarefas e atribuí-las a um funcionário específico ou grupo dentro da empresa.

• Tarefas:

  • Propósito: Permite que os usuários criem tarefas relacionadas a documentos e as atribuam a membros da equipe.

  • Caso de Uso: Facilita a colaboração e gestão de tarefas dentro das equipes, garantindo que todos saibam suas responsabilidades.

Modo de Anotação:

Você pode deixar anotações em um documento. Isso pode ser útil para deixar informações para outros usuários que irão editar este documento posteriormente.

• Modo de Anotação:

  • Propósito: Permite que os usuários deixem notas ou anotações diretamente no documento.

  • Caso de Uso: Útil para fornecer feedback, instruções ou notas importantes para outros membros da equipe que trabalharão no documento mais tarde.

Mesclar:

Documentos podem ser mesclados aqui, por exemplo, se uma página de uma fatura estava faltando, essas páginas podem ser mescladas posteriormente desta forma sem que o documento inteiro precise ser excluído ou reenviado.

• Mesclar Documentos:

  • Propósito: Combina vários documentos em um único arquivo.

  • Caso de Uso: Útil em cenários onde partes de um documento são digitalizadas separadamente e precisam ser consolidadas.

Visualização OCR:

Na visualização OCR, o texto é automaticamente filtrado do documento. Isso é usado para reconhecer características relevantes, como o código postal, número do contrato, número da fatura e a ordenação de um documento.

• Visualização OCR:

  • Propósito: Reconhece automaticamente o texto dentro dos documentos usando tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres.

  • Caso de Uso: Simplifica o processo de digitalização de textos impressos ou manuscritos, tornando-os pesquisáveis e editáveis.

Criar ticket:

Ao contrário das tarefas que são passadas internamente dentro da empresa, este ticket de suporte é importante para nos notificar e criar imediatamente um ticket em caso de erros e/ou discrepâncias. Isso torna o processo muito mais fácil porque você pode enviar imediatamente o bug com o documento apropriado. Também há a opção de definir prioridade, tirar uma captura de tela do documento ou fazer upload de uma.

• Criar Ticket:

  • Propósito: Permite que os usuários relatem problemas ou discrepâncias criando um ticket de suporte.

  • Caso de Uso: Essencial para a rápida resolução de problemas e bugs, ajudando a manter a integridade e o funcionamento suave do sistema.

Logs de Script do Documento:

Scripts podem ser criados nas configurações sob Tipos de Documento; esta informação será então exibida aqui.

• Logs de Script do Documento:

  • Propósito: Exibe logs relacionados a scripts que foram implementados para diferentes tipos de documentos.

  • Caso de Uso: Útil para rastrear e depurar ações de script em documentos, ajudando os usuários a entender os processos automatizados e corrigir quaisquer problemas.

Mais configurações:

Dividir documento:

• Aqui você pode dividir o documento e cortar ou excluir páginas que não são necessárias

• Dividir Documento:

  • Propósito: Permite que os usuários dividam um documento em partes separadas, removendo ou isolando páginas que não são necessárias.

  • Caso de Uso: Ideal ao lidar com documentos de várias páginas onde apenas certas seções são necessárias para processamento ou revisão.

Melhorar documento:

• O documento será reiniciado

• Melhorar Documento:

  • Propósito: Redefine o documento para seu estado inicial para reavaliação ou modificações adicionais.

  • Caso de Uso: Útil quando modificações iniciais precisam ser desfeitas ou o documento precisa ser atualizado para outra rodada de edições. Aqui precisamos de alguma visão extra de ML para melhorar a qualidade do documento.

Fluxo do Documento:

Lá você encontrará o fluxo do documento

• Propósito: Mostra a sequência e progressão do processamento de documentos dentro do sistema.

• Caso de Uso: Ajuda a rastrear o status do documento através de diferentes estágios, garantindo que todas as etapas necessárias de processamento sejam seguidas.

Ir para o Modelo de Layout:

• Com esta opção você será redirecionado e poderá editar seu layout ou usar o modelo padrão

• Ir para o Modelo de Layout:

  • Propósito: Redireciona os usuários para um editor de layout onde eles podem modificar modelos existentes ou aplicar um padrão.

  • Caso de Uso: Permite a personalização dos layouts de documentos para atender a necessidades ou preferências específicas de negócios, melhorando o alinhamento visual e funcional do documento com os padrões da empresa.

Visão Geral:

A tela de validação no DocBits é projetada para verificar a precisão e a completude dos dados contidos em documentos antes de serem processados ou salvos. Essa funcionalidade é crucial para garantir que todos os dados sejam lidos e processados corretamente, mantendo assim a integridade e a qualidade dos dados.

Descrição Detalhada do Propósito e Uso da Tela de Validação

Propósito da Tela de Validação

• Garantia de Qualidade dos Dados: A tela de validação verifica a precisão e a completude dos dados extraídos para evitar a entrada de informações incorretas ou incompletas.

• Integridade dos Dados: Assegura que os dados estejam em conformidade com os requisitos e padrões especificados.

• Prevenção de Erros: Facilitando a detecção e correção precoce de erros, a tela de validação ajuda a mitigar possíveis problemas durante o processamento subsequente dos dados.

• Facilidade de Uso: O sistema fornece feedback imediato aos usuários quando erros ou inconsistências são detectados, permitindo correções rápidas.

• Conformidade: A tela de validação ajuda a garantir a adesão a regulamentos e padrões legais e organizacionais.

• Eficiência: Reduz o esforço necessário para correções futuras e minimiza a necessidade de verificações manuais.

Usando a Tela de Validação

• Extração Automática de Dados:

  • Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR): Lê automaticamente o texto de documentos ou imagens digitalizadas.

  • Dados Estruturados e Não Estruturados: Processa dados de vários tipos de documentos, incluindo formulários, faturas e contratos.

• Verificação e Validação de Dados:

  • Validação de Formato: Garante que os dados estejam nos formatos corretos (por exemplo, formatos de data, números de telefone, endereços de e-mail).

  • Campos Obrigatórios: Confirma que todos os campos obrigatórios estão preenchidos.

  • Verificação de Intervalo: Valida dados numéricos para garantir que estejam dentro dos limites especificados.

  • Verificação de Consistência: Verifica se os campos de dados relacionados contêm informações consistentes (por exemplo, garantindo que as datas de início e término estejam alinhadas).

• Interação do Usuário e Solução de Problemas:

  • Mensagens de Erro: Exibe mensagens de erro claras e acionáveis quando os dados não atendem aos requisitos de validação.

  • Revisão e Correção Manual: Permite que os usuários revisem e corrijam manualmente os dados quando as validações automáticas falham.

• Limpeza e Padronização de Dados:

  • Correção Automática: Sugere ou realiza correções automáticas quando erros são detectados.

  • Formatação de Dados: Padroniza formatos de dados para garantir consistência entre conjuntos de dados.

• Segurança e Direitos de Acesso:

  • Filtros de Entrada: Protege contra entradas maliciosas através de mecanismos robustos de validação e filtragem.

  • Controle de Acesso: Garante que apenas usuários autorizados possam acessar e modificar dados sensíveis.

• Consistência de Dados:

  • Validação Cruzada: Verifica a consistência entre campos de dados relacionados (por exemplo, validando que as datas de início e término estejam alinhadas).

  • Entradas Duplicadas: Previne entradas duplicadas no banco de dados.

• Orientação ao Usuário:

  • Mensagens de Erro: Fornece mensagens de erro específicas e compreensíveis quando as entradas não cumprem os requisitos.

  • Ajuda e Dicas: Oferece textos de ajuda ou dicas para auxiliar os usuários na entrada correta dos dados.

Em resumo, a tela de validação no DocBits é fundamental para garantir a qualidade dos dados extraídos, facilitando a detecção e correção precoce de erros e aprimorando a eficiência geral dos fluxos de trabalho de processamento de dados.

Visão Geral

Este recurso ajuda você a gerenciar e reconciliar números de itens entre seu sistema e seus fornecedores. Muitas vezes, os números de itens que você usa internamente podem não corresponder aos números de itens que seus fornecedores usam. O Docbits facilita o tratamento dessas discrepâncias criando um mapeamento entre seus números de itens e os de seus fornecedores.

Como Funciona

1. Correspondência Manual:

   • A primeira vez que você encontrar uma discrepância entre seu número de item e o número de item do seu fornecedor, você precisará correspondê-los manualmente.

   • Você pode fazer isso inserindo o número de item do fornecedor correto correspondente ao seu número de item interno.

2. Correspondência Automática:

   • Uma vez que você tenha correspondido manualmente um número de item com o número de item do fornecedor, o Docbits memoriza esse mapeamento.

   • Na próxima vez que o mesmo item aparecer, o Docbits irá correspondê-lo automaticamente com base no mapeamento armazenado, economizando seu tempo e reduzindo erros.

Desmembramento da Interface

• ID do Fornecedor: O identificador único para o fornecedor.

• Número do Item: Seu número de item interno para o produto.

• Número do Item do Fornecedor: O número de item correspondente usado pelo fornecedor.

• Ação: Opções para gerenciar os mapeamentos, como excluir mapeamentos incorretos.

Benefícios

• Eficiência: Reduz a necessidade de entrada manual repetida, tornando o processo mais rápido.

• Precisão: Minimiza erros garantindo que os números de itens sejam correspondidos corretamente.

• Conveniência: Simplifica o fluxo de trabalho automatizando o processo de correspondência após a entrada manual inicial.

Introdução

Bem-vindo ao módulo de Contabilização de Fatura de Custo e Vendas Indiretas! Este módulo foi projetado para ajudá-lo a gerenciar e reconciliar suas transações financeiras de forma eficiente dentro do seu sistema ERP. Com recursos como extração automática de dados, correspondência de documentos e rastreamento detalhado, você pode garantir que seus registros financeiros sejam precisos e atualizados.

Primeiros Passos

Para começar a usar o módulo de contabilidade, certifique-se de que você possui as permissões necessárias configuradas pelo administrador do sistema. Você precisará de acesso aos módulos de contabilidade de custos e contabilidade de vendas dentro do sistema ERP.

Requisitos do Sistema

• Acesso aos módulos de contabilidade de custos e contabilidade de vendas dentro do sistema ERP.

• Permissões de usuário apropriadas para visualizar e processar documentos financeiros.

Principais Recursos

1. Extração Automática de Dados: Extrai e interpreta automaticamente dados de faturas digitais e outros documentos.

2. Comparação de Dados: Compara dados de faturas extraídos com dados existentes de pedidos de compra.

3. Verificação de Correspondência: Verifica correspondências com base em regras e tolerâncias predefinidas.

4. Relatório de Discrepâncias: Identifica e relata quaisquer discrepâncias entre faturas e pedidos de compra.

5. Trilha de Auditoria: Mantém um registro de todas as ações para conformidade e revisão.

6. Treinamento de Documentos: Treine o sistema para reconhecer novos documentos com esforço mínimo, geralmente apenas uma vez.

7. Divisão de Valores: Divida valores por departamento para rastreamento financeiro detalhado.

8. Definição de Conta Contábil: A equipe APS (Sistema de Contabilidade e Aquisições) pode definir a conta contábil uma vez que os dados são extraídos.

Interface do Usuário

A interface do módulo de contabilidade geralmente inclui os seguintes componentes:

• Painel: Visão geral do status de faturas e vendas, e atividade recente.

• Ferramentas de Pesquisa e Filtro: Capacidades para pesquisar e filtrar registros de faturas e vendas.

• Registros Correspondentes: Seção exibindo registros correspondentes com sucesso.

• Discrepâncias: Seção mostrando registros com discrepâncias que precisam de revisão ou ação.

• Relatórios: Acesso a relatórios detalhados e opções de exportação.

Guia Passo a Passo para Usar o Módulo de Contabilidade

1. Acesse o Módulo de Contabilidade

Navegue até o módulo de contabilidade no menu principal do seu sistema ERP.

2. Importe ou Acesse Faturas

• Importação Automatizada: Se o seu sistema estiver configurado para captura automática de dados, as faturas serão importadas automaticamente para o sistema.

• Upload Manual: Se necessário, faça o upload manual dos arquivos de fatura no sistema usando a interface fornecida.

3. Revise Faturas Correspondidas Automaticamente

• Revise as faturas que foram automaticamente correspondidas com pedidos de compra.

• Verifique os detalhes da correspondência, incluindo números de itens, quantidades e preços.

4. Lide com Discrepâncias

• Acesse a seção de Discrepâncias para revisar quaisquer faturas que não puderam ser correspondidas automaticamente.

• Ajuste manualmente quantidades ou preços conforme necessário, ou marque a fatura para revisão posterior.

5. Correspondência Manual

Para faturas não correspondidas automaticamente:

• Use as ferramentas de pesquisa e filtro para encontrar o pedido de compra correspondente.

• Verifique e corresponda manualmente a fatura ao pedido de compra.

6. Treine o Sistema

• Para novos tipos de documentos, treine o sistema para reconhecê-los fornecendo uma amostra.

• Normalmente, você só precisa treinar o sistema uma vez para que ele reconheça com precisão documentos semelhantes no futuro.

7. Registre Lançamentos

• Navegue até a aba "Itens de linha" para visualizar e registrar lançamentos para cada fatura.

• Alocar os valores para as contas, centros de custo e dimensões apropriadas específicas para Infor LN/M3.

Exemplo: Registro de uma Fatura de Custo

1. Selecione o Item de Linha: Escolha o item de linha para a fatura de custo.

2. Atribuir Conta: Atribua a conta apropriada, como "71200 - Despesa Não Operacional".

3. Definir Dimensões: Defina dimensões adicionais como centro de custo, grupo de produtos e projeto.

4. Dividir Valor: Se necessário, divida o valor por departamento para um rastreamento mais detalhado.

5. Inserir Valor: Insira o valor para o item de linha.

8. Defina Contas Contábeis

• Uma vez que os dados são extraídos, a equipe APS pode definir as contas contábeis.

• Isso garante que cada transação seja registrada na conta correta para um relatório financeiro preciso.

9. Gere Relatórios

• Acesse a seção "Relatórios" para gerar relatórios detalhados sobre transações financeiras.

• Use as opções de exportação para salvar relatórios para análise posterior ou arquivamento.

Uso de Exemplo

1. Upload de Documentos: Os usuários podem fazer upload de vários documentos (faturas, notas de entrega, etc.) para o sistema.

2. Correspondência Automática: O sistema corresponde automaticamente os documentos enviados com pedidos de compra existentes.

3. Revisão de Correspondências: Os usuários podem revisar as correspondências, verificar detalhes e ver indicadores de status.

4. Resolução de Discrepâncias: Quaisquer incompatibilidades ou discrepâncias são destacadas para que o usuário revise e corrija manualmente.

5. Exportação de Dados: Dados correspondentes podem ser exportados para processamento posterior ou arquivamento.

Se você gostaria de integrar seu SFTP com o DocBits para importar documentos.

Requisitos

• Servidor SFTP compatível com Linux, configurado corretamente

• Nome do host SFTP, Nome de usuário e Senha

• Pasta de Importação dedicada

Configuração de Importação

No Painel de Controle, abra Configurações e navegue até Importar. Em Importação FTP, selecione para adicionar uma nova configuração.

Insira as credenciais SFTP nos espaços fornecidos e selecione salvar (O campo Chave de API será preenchido automaticamente com a Chave de API do ambiente em que você está trabalhando).

Depois de inserir todos os detalhes necessários do seu SFTP, clique em SALVAR.

Versão:

A versão 2.0.9 já está disponível. Por favor, atualize para a nova versão:

Instalação e Configurações

Após baixar o arquivo WatchDog.exe, procure por Prompt de Comando → Executar como administrador no seu dispositivo Windows.

Uma vez aberto, chame o arquivo digitando o caminho onde o arquivo WatchDog.exe está armazenado no seu dispositivo, como abaixo

Digite install após o caminho do arquivo e pressione ENTER no seu teclado

Você deve receber a seguinte mensagem de erro, pois ele iniciará o aplicativo no modo UI e ainda não há configuração presente.

O aplicativo abrirá automaticamente após a instalação. No topo, navegue até Einstellungen (Configurações) e aqui você verá 2 seções separadas.

Configurações de Pasta (Ordner Einstellungen)

É aqui que você configurará os caminhos dos arquivos onde os documentos serão lidos e processados. O caminho de leitura será para os documentos que você deseja que o WatchDog extraia e processe, enquanto o caminho processado será usado para indicar quais documentos da pasta de leitura foram extraídos e processados.

Configurações Gerais (Allgemeine Einstellungen)

É aqui que você configurará seu aplicativo DocBits com o WatchDog. Você precisará inserir seu ambiente DocBits, chave API e o tipo de documento (conforme indicado acima). Para adicionar mais de um tipo de documento, separe os nomes dos tipos de documentos com uma vírgula (INVOICE,DELIVERY-NOTE,PURCHASE-ORDER, etc.)

Se uma configuração inválida for inserida em qualquer um dos campos, você receberá uma mensagem de erro como a abaixo.

Uma vez concluído, volte para a área do Prompt de Comando e execute novamente o arquivo WatchDog.exe e desta vez ele será instalado corretamente devido às configurações agora estarem presentes

Para iniciar o aplicativo no modo UI, execute o seguinte comando

Se você apenas quiser iniciar o aplicativo, execute este comando em vez disso.

Início Automático

Para configurar o aplicativo WatchDog de forma que ele inicie automaticamente assim que você ligar o sistema.

Basta abrir “Serviços” nas configurações do seu computador Windows.

Procure por WatchDog nos serviços locais e abra o serviço (clique duas vezes na entrada)

No menu acima, você terá as seguintes opções para início automático:

• Selecione Automático, o serviço iniciará na inicialização

• Automático (Início Atrasado), isso aguardará 2 minutos após a inicialização para iniciar o serviço

Vá para o menu Configurações e selecione "Importar" em Processamento de Documentos.

Role até o final da página e selecione o botão NOVO para criar uma nova importação de email.

Após pressionar NOVO, o seguinte menu será mostrado para você.

Aqui você pode selecionar qual Protocolo gostaria.

Aqui você só precisa inserir as informações necessárias para o seu provedor de e-mail, criptografia, nome do servidor, porta, nome de usuário, endereço de e-mail, senha, bem como a pasta de e-mail.

Coisas a Notar

• Insira todas as informações necessárias na interface do usuário. Outras informações como servidor, porta, etc. Dependem do host (uma rápida pesquisa no Google deve ajudar).

• Pasta e Mover-Importado têm a mesma função aqui. A pasta não pode ser desativada, mas usará a Caixa de Entrada por padrão se deixada vazia.

Com a API Webhook fornecida abaixo, você pode facilmente transferir documentos diretamente para o DocBits com uma simples solicitação POST. Esta API é projetada para simplificar o processo de upload de arquivos para o DocBits, e todos os parâmetros necessários já estão preenchidos para você.

Para começar, basta ir para a seguinte página (dependendo do ambiente que você está usando):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Faça uma chamada para a API usando sua chave de API. Você também pode incluir o arquivo que deseja enviar como um parâmetro em sua chamada.

Suporte Técnico no DocBits

Ícones de Ajuda

Ícones de ajuda foram colocados em todo o DocBits para auxiliá-lo a aprender e entender o que uma funcionalidade realmente faz e como ela pode ajudá-lo no processamento de documentos.

Esses ícones de ajuda têm a seguinte aparência

Criar um Ticket

Esta é uma ferramenta disponível para você, na tela de validação, no caso de algum tipo de problema ocorrer ao validar seu documento no DocBits.

Esta funcionalidade está localizada no menu acima da área de visualização do documento, como abaixo

Uma vez clicado, o seguinte formulário de ticket será exibido para você.

É aqui que você preencherá seus dados e descreverá o erro. Você também pode, se aplicável, anexar uma captura de tela do problema e anexar um arquivo relevante.

Em nosso sistema de processamento de documentos, lidamos com um grande volume de documentos de múltiplos clientes diariamente. Para garantir que os documentos de cada cliente sejam processados de maneira oportuna, implementamos um sofisticado sistema de prioridade. Este sistema ajusta dinamicamente as prioridades com base no número de documentos pendentes que um cliente possui, garantindo justiça e eficiência. Vamos explorar como esse sistema de prioridade funciona e quando o contador de tarefas é redefinido.

Conceitos Chave do Sistema de Prioridade

Nosso sistema de prioridade gira em torno de alguns conceitos chave:

1. Documentos Pendentes: Esta é uma contagem dos documentos que um cliente enviou, mas que ainda não foram processados.

2. Intervalo de Redefinição: O sistema redefine periodicamente a contagem de documentos pendentes para zero, garantindo que nenhum cliente possa monopolizar os recursos de processamento indefinidamente.

Como a Prioridade é Determinada

Aqui está uma explicação passo a passo de como a prioridade para o processamento de documentos é determinada:

1. Rastreamento de Documentos Pendentes: Cada cliente tem uma contagem de documentos pendentes. Essa contagem nos ajuda a saber quantos documentos estão aguardando para serem processados para cada cliente.

2. Redefinindo a Contagem: Para manter a justiça, redefinimos a contagem de documentos pendentes para zero se um determinado período de tempo (o intervalo de redefinição) tiver passado desde a última atualização. Este intervalo é definido como 1500 segundos (ou 25 minutos) por padrão.

3. Atualizando a Contagem: Se o intervalo de redefinição não tiver passado, reduzimos a contagem de documentos pendentes em um a cada vez que verificamos, simulando o processamento de um documento.

4. Definindo Prioridades: A prioridade para o processamento de tarefas é baseada no número de documentos pendentes. Quanto menos documentos pendentes, maior a prioridade, significando que essas tarefas serão processadas mais cedo. Temos limites específicos para atribuir níveis de prioridade de 1 (maior prioridade) a 9 (menor prioridade).

Níveis de Prioridade

Os níveis de prioridade são atribuídos com base na contagem de documentos pendentes da seguinte forma:

• Prioridade 9: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -20

• Prioridade 8: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -14

• Prioridade 7: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -12

• Prioridade 6: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -10

• Prioridade 5: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -8

• Prioridade 4: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -6

• Prioridade 3: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -4

• Prioridade 2: Se a contagem de documentos pendentes for menor que -2

• Prioridade 1: Se a contagem de documentos pendentes for maior ou igual a -2

Quando o Contador é Redefinido

O contador de documentos pendentes é redefinido para zero se mais do que o intervalo de redefinição (1500 segundos) tiver passado desde a última atualização. Este mecanismo garante que nenhum cliente possa acumular documentos pendentes indefinidamente e monopolizar os recursos do sistema. Ao redefinir periodicamente o contador, garantimos que cada cliente receba uma parte justa do tempo de processamento.

Se você está usando o Portal do Fornecedor DocBits, é importante que você entenda os diferentes status que seus fornecedores podem ter. Aqui está uma lista completa de todos os possíveis status de fornecedores no DocBits:

• Aberto: Fornecedor existente que ainda não foi convidado

• Registro Pendente: Fornecedor foi convidado para o portal do fornecedor

• Entrada do Fornecedor Pendente: Aguardando alterações do fornecedor após ele ter completado o registro

• Aprovação Pendente: Fornecedor terminou o registro, aguardando a primeira aprovação

• Aprovação AP Pendente: Fornecedor foi aprovado pela primeira vez, aguardando a segunda aprovação

• Aprovado: Fornecedor foi aprovado

• Rejeitado: Fornecedor foi rejeitado

Aqui você só precisa inserir sua sub-organização desejada e pressionar 'Autenticar'

Você será levado para esta página da Microsoft e precisará inserir um código.

Este código pode ser encontrado clicando de volta no DocBits e o código será exibido lá como abaixo, basta copiar o código e inseri-lo na página da Microsoft. Depois disso, você precisará inserir suas próprias credenciais da Microsoft.

Pressione o botão CONCLUIR AUTENTICAÇÃO e você será levado para este menu

Usar Pasta

Se você estiver usando uma pasta diferente da sua caixa de entrada, insira o nome da pasta após ativar o controle deslizante.

Usar Caixa de Correio Compartilhada

Se você deseja que a importação de e-mails acesse uma caixa de entrada ou uma pasta de uma caixa de correio compartilhada, insira o endereço de e-mail aqui após ativar o controle deslizante.

Mover e-mails importados para a lixeira

Se você deseja importar todos os e-mails, não apenas os não lidos, e movê-los para a lixeira, ative esta opção. Caso contrário, ele verificará apenas os e-mails não lidos, importará os documentos, marcará o e-mail como lido e o deixará em seu local atual.

No caso de você receber uma mensagem de erro indicando que não tem direitos para estabelecer tal conexão, alguém com direitos de administrador no Azure precisaria autorizar essa conexão. Para mais informações, visite a seguinte página: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

Docbits é um sistema avançado projetado para automatizar a correspondência de dados de pedidos de compra (POs) com documentos de fatura recebidos. Esta ferramenta é especificamente projetada para a gestão eficiente e processamento de dados de faturas dentro de sistemas ERP. Esta documentação explica os fundamentos da correspondência automática através do Docbits e define as regras específicas necessárias para uma correspondência bem-sucedida.

Princípios Fundamentais da Correspondência Automática no Docbits

Extração de Dados: O Docbits inicia o processo extraindo dados relevantes de documentos de fatura digitalizados. Normalmente, esses dados incluem números de itens, quantidades e preços unitários de cada linha da fatura. A precisão dessa extração é crucial, pois forma a base para o processo de correspondência subsequente.

Comparação com Dados de PO: Os dados extraídos são comparados com as informações correspondentes nos pedidos de compra armazenados. O Docbits verifica se os números de itens, quantidades e preços correspondem aos dos POs. Para uma correspondência bem-sucedida, os dados nas faturas devem corresponder aos dados nos pedidos de compra, considerando os limites de tolerância definidos.

Correspondência Automática: Com base nos resultados da comparação, o Docbits realiza a correspondência. O sistema verifica se os critérios de correspondência estão dentro dos limites de tolerância estabelecidos. Se esses critérios forem atendidos, a correspondência é considerada bem-sucedida.

Relatórios: Após concluir o processo de correspondência, o Docbits gera relatórios que mostram o status das correspondências. Esses relatórios informam sobre as faturas correspondidas com sucesso e identificam aquelas com discrepâncias.

Definição das Regras de Correspondência

Número do Item: O número do item na fatura deve corresponder exatamente ao número do item no pedido de compra. Não há tolerância para desvios nos números de itens.

Quantidades: A quantidade de mercadorias entregues na fatura pode variar dentro de uma faixa de tolerância predefinida. Normalmente, uma tolerância de ±5% pode ser aceitável para contabilizar pequenas diferenças nas quantidades de entrega.

Preços: Desvios de preço são toleráveis até um limite estabelecido. Uma tolerância comum pode ser de ±2% do preço para aceitar pequenas diferenças nas declarações de preço que surgem de diferenças de arredondamento ou flutuações cambiais.

Status da Correspondência:

• Correspondência Completa: Todos os pontos de dados (número do item, quantidade e preço) estão dentro dos limites de tolerância estabelecidos.

• Correspondência Parcial: Um ou mais pontos de dados desviam-se fora dos limites de tolerância, mas os desvios são mínimos e requerem revisão manual.

• Sem Correspondência: Desvios significativos em um ou mais pontos de dados que requerem correção imediata ou investigação adicional.

A definição precisa dessas regras e a definição dos limites de tolerância são cruciais para a eficiência da correspondência automática e a redução de intervenções manuais. O Docbits permite a configuração flexível desses parâmetros para atender às necessidades de várias empresas e indústrias.

Se você deseja importar documentos manualmente para o DocBits, siga estes passos simples:

• Clique no botão Upload no Painel do DocBits.

• Uma janela aparecerá onde você pode enviar seus documentos via navegador de arquivos ou arrastar e soltar. Você pode enviar até 10 documentos de uma vez.

• Para enviar documentos via navegador de arquivos, clique no botão Upload Documents e selecione os arquivos que deseja enviar. Depois de selecionar os arquivos, clique em Confirmar para iniciar o processo de upload.

• Alternativamente, você pode arrastar e soltar seus arquivos na janela de importação do DocBits.

• Após os arquivos serem enviados, eles terão o status inicial de “Running”. Durante esse tempo, o upload está sendo processado e a edição do arquivo não é possível. O tempo de processamento pode variar dependendo do tamanho e da complexidade do arquivo.

• Uma vez que o arquivo tenha sido processado, ele receberá o status de “Ready For Validation”. Você pode agora iniciar o processo de validação.

Ícones de ajuda foram colocados em todo o DocBits para ajudá-lo a aprender e entender o que uma funcionalidade realmente faz e como ela pode ajudá-lo no processamento de documentos.

Esses ícones de ajuda se parecem com o seguinte

Esta é uma ferramenta disponível para você, na tela de validação, no caso de ocorrer algum tipo de problema ao validar seu documento no DocBits.

Este recurso está localizado no menu acima da área de visualização do documento, como abaixo

Uma vez clicado, o seguinte formulário de ticket será exibido para você.

É aqui que você preencherá seus dados e descreverá o erro. Você também pode, se aplicável, anexar uma captura de tela do problema e anexar um arquivo relevante.

Bem-vindo ao Curso para Iniciantes do DocBits, seu guia abrangente para revolucionar a gestão de documentos para o seu negócio!

No complexo ambiente financeiro de hoje, gerenciar confirmações de pedidos, notas de entrega, faturamento e contabilidade de custos não é uma tarefa fácil. É aí que o DocBits se destaca. Com mais de 20 integrações e compatibilidade incomparável com Infor CloudSuite, LN e M3, o DocBits se diferencia de outras soluções no mercado.

Explore as capacidades revolucionárias do DocBits, uma ferramenta de manuseio de documentos de última geração que simplifica as complexidades da extração de tabelas, correspondência de Pedido de Compra (PO) e gerenciamento de faturas de custo.

Neste vídeo, mergulhamos nas características únicas do DocBits, focando na extração de tabelas com IA que lida facilmente até mesmo com os layouts de tabela mais intrincados. Com uma taxa de precisão de até 95%, o sistema automatiza a extração, permitindo que você se concentre no que realmente importa.

Neste guia de vídeo abrangente, os espectadores são apresentados ao painel DocBits e sua gama de funcionalidades. Desde filtrar e gerenciar documentos abertos até importar anexos por meio de vários canais, como e-mail, scanner ou API, o tutorial oferece um passo a passo.

As principais características são destacadas, incluindo como filtrar documentos por status ou responsável, localizar detalhes específicos como números de fatura e alterar o responsável por documentos individuais. A facilidade e eficiência do sistema são demonstradas, enfatizando o controle e a personalização que oferece aos usuários. O tutorial prepara o terreno para uma exploração mais profunda da validação de documentos dentro do DocBits.

Descubra neste vídeo como lidar profissionalmente com discrepâncias durante a correspondência de POs com DocBits. Nós o guiamos passo a passo sobre o que fazer quando os números não se alinham. Seja você um gerente de ERP experiente ou um aspirante a contador financeiro, você aprenderá como gerenciar discrepâncias de forma eficiente e segura.

Saiba como nossa inteligência de enxame de IA especial em DocBits o conduz por todo o processo e como você pode usar nossa documentação para encontrar rapidamente soluções para problemas ou incertezas. Junte-se aos muitos clientes satisfeitos que otimizaram seus processos com DocBits.

Neste vídeo, os espectadores são apresentados à interface amigável do DocBit, com foco específico na validação de documentos. O tutorial enfatiza a simplicidade do sistema, onde não são necessários códigos ou fórmulas complexas.

Graças à IA e à Inteligência de Enxame, a maioria dos campos é extraída automaticamente, permitindo que extraiam informações facilmente clicando nos valores dentro do documento. Além disso, os espectadores aprendem sobre a flexibilidade de extrair áreas específicas clicando duas vezes ou desenhando ao redor da região desejada.

1. Você receberá um convite com um link por E-mail para iniciar o processo de registro. Por favor, clique em “Ir para Registro”, envie as informações necessárias e aceite os termos e condições para começar.
2. Detalhes do Fornecedor

   Por favor, verifique se o nome do Fornecedor está correto. Este é um detalhe crítico para fins de identidade e legais que não pode ser alterado. Por favor, forneça todas as informações aplicáveis, incluindo os campos obrigatórios. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção de Dados de Endereço. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”
3. Dados de Endereço Por favor, forneça todas as informações aplicáveis, incluindo os campos obrigatórios. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção de Contato do Fornecedor. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”
4. Contato do Fornecedor Por favor, forneça todas as informações aplicáveis, incluindo os campos obrigatórios. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção Financeira do Fornecedor. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”
5. Financeiro do Fornecedor Por favor, forneça todas as informações aplicáveis. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção de Compras do Fornecedor. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”
6. Compras do Fornecedor Por favor, forneça todas as informações aplicáveis. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção de Certificados do Fornecedor. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”
7. Certificados do Fornecedor Por favor, faça o upload de todos os certificados necessários (Imposto, Seguro, Diversificação de Fornecedores). Por favor, salve seu progresso se precisar retornar para completar o processo de registro mais tarde. Quando concluído, clique em “Enviar para Aprovação.”
8. Por favor, faça o upload de todos os certificados necessários (Imposto, Seguro, Diversificação de Fornecedores). Por favor, salve seu progresso se precisar retornar para completar o processo de registro mais tarde. Quando concluído, clique em “Enviar para Aprovação.”
9. Por favor, verifique seu E-mail para uma confirmação de que você completou o processo de registro.