Se você está usando o software DocBits para processamento de documentos, é essencial entender os diferentes status que seus arquivos podem ter. Aqui está uma lista completa de todos os possíveis status de documentos no DocBits:

• WatchDog Start: O módulo Watchdog está iniciando.

• WatchDog Split: O documento está sendo dividido no Watchdog.

• WatchDog Upload: O documento está sendo carregado no Watchdog.

• Upload: O documento está sendo carregado.

• OCR: O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) está sendo executado no documento.

• Classification: O documento está sendo classificado.

• Zugferd import: Um documento Zugferd está sendo importado.

• Ready for Validation: O documento está pronto para validação.

• Zugferd export: Um documento Zugferd está sendo exportado.

• Workflow: Um fluxo de trabalho está sendo executado com este documento.

• Pending approval: O documento precisa ser aprovado.

• Pending second approval: O documento precisa ser aprovado uma segunda vez.

• Auto Accounting: A contabilidade automática está sendo executada.

• Export: O documento está sendo exportado.

• Error: Ocorreu um erro no documento.

DocBits é uma solução de captura de documentos baseada em nuvem que aproveita o poder da Inteligência Artificial (IA) e Aprendizado de Máquina (ML) para reconhecer, classificar, analisar e extrair informações de vários tipos de documentos, independentemente de seu formato. Aqui está uma visão mais detalhada de seus principais recursos:

• Reconhecimento de Documentos: O DocBits utiliza algoritmos de IA para identificar e reconhecer com precisão documentos, seja em formato físico ou arquivos eletrônicos.

• Classificação de Documentos: Classifica os documentos em categorias relevantes, facilitando a organização e recuperação fácil.

• Extração de Dados: Extrai dados críticos dos documentos, transformando informações não estruturadas em dados estruturados que podem ser integrados ao seu fluxo de trabalho.

• Aprendizado de Máquina: O sistema aprende continuamente e melhora sua precisão de reconhecimento com cada documento processado, tornando-se mais eficiente ao longo do tempo.

• Inteligência de Enxame: O DocBits utiliza inteligência de enxame para aprimorar suas capacidades de aprendizado, criando um sistema autoaperfeiçoável.

No Painel de Controle, clique no ícone de Configurações Avançadas conforme mostrado abaixo:

O seguinte menu será exibido:

Selecione o botão rotulado “Definir colunas do painel para a organização” e uma lista de todos os nomes de colunas será exibida.

Neste menu, você pode selecionar os nomes das colunas e usar as setas para adicionar e remover as colunas desejadas.

Você pode definir a ordem das colunas clicando nos pontos ao lado do nome da coluna e arrastando-os para a posição apropriada.

Outra opção também permite que você adicione campos de um tipo de documento:

Aqui você pode escolher entre os diferentes tipos de documentos:

Para cada tipo de documento, há diferentes campos que você pode adicionar:

Selecione os campos que você precisa e clique em "Adicionar às Colunas Visíveis", eles então aparecerão nas configurações de coluna.

Suporte ao Usuário

Caso enfrente desafios ou tenha dúvidas ao usar o DocBits, consulte este manual do usuário ou entre em contato com nossa equipe de suporte para obter ajuda. Nosso compromisso é proporcionar uma experiência sem problemas para todos os usuários. Basta clicar no botão de suporte em seu aplicativo DocBits e você poderá criar um ticket de suporte.

Você também pode entrar em contato conosco por meio de nossa página FELLOWPRO:

Dentro da Tela de Validação, você pode criar tickets diretamente para o documento específico e incluir uma captura de tela do problema. Basta clicar no botão "Criar ticket", a janela de suporte se abre e você pode começar imediatamente.

Visão Geral

A fusão de documentos permite que você combine vários documentos.

Primeiro, você precisa selecionar os documentos que gostaria de mesclar. Isso pode ser feito selecionando as caixas de seleção dos documentos. Depois de selecionar os documentos, clique no ícone com três pontos.

Um menu será exibido, selecione a opção “Mesclar”, que pode ser encontrada na parte inferior.

A fusão de documentos é uma funcionalidade importante em um sistema de gerenciamento de documentos que permite aos usuários combinar vários documentos em um único documento. Aqui estão algumas razões pelas quais a fusão de documentos pode ser útil:

• Organizar Documentos Relacionados: Ao mesclar vários documentos em um único documento, os usuários podem organizar e manter informações ou arquivos relacionados juntos. Isso pode ajudar a melhorar a eficiência na gestão e acesso aos documentos.

• Criar relatórios ou resumos: Mesclar vários documentos pode ser útil para criar relatórios ou resumos combinando dados ou informações de diferentes fontes ou documentos. Isso permite que os usuários criem relatórios ou apresentações abrangentes sem ter que copiar e colar manualmente as informações.

• Arquivar documentos: Quando existem várias versões de um documento, ou quando documentos precisam ser resumidos dentro de um período específico, a fusão de documentos pode ajudar a garantir práticas de arquivamento consistentes e otimizar o espaço de armazenamento.

• Otimização de fluxo de trabalho: A fusão de documentos pode fazer parte de um fluxo de trabalho automatizado onde os documentos são automaticamente combinados uma vez que certas condições são atendidas. Isso pode ser usado, por exemplo, em um processo de aprovação ou ao criar contratos ou relatórios.

Exemplos de fusão de documentos:

• Combinando Faturas: Uma empresa precisa resumir todas as faturas de um determinado mês para fins contábeis. Faturas individuais são carregadas como documentos separados e depois mescladas para criar uma visão consolidada.

• Combinando formulários de aprovação: Um fluxo de trabalho de aprovação de aplicação requer que vários formulários sejam mesclados antes de serem encaminhados à administração. Os diferentes formulários são automaticamente combinados à medida que são preenchidos e enviados pelas partes envolvidas.

• Criando um Relatório Anual: Vários departamentos de uma empresa trabalham juntos para criar um relatório anual abrangente. Cada departamento prepara sua própria seção do relatório como um documento separado. Esses documentos são então reunidos para criar o relatório anual final.

Ao mesclar documentos, as organizações podem simplificar seus processos de gerenciamento de documentos, melhorar a colaboração e aumentar a eficiência.

Ao navegar pelos seus documentos no DocBits, se você quiser retornar à área principal do Dashboard, basta pressionar o botão de escape (ESC) no seu teclado e você será retornado ao menu principal do Dashboard (na página em que você entrou no documento do qual acabou de sair).

A segunda parte do painel é uma visão geral de todos os documentos enviados. Você pode visualizar todos os documentos ou apenas aqueles atribuídos a você. Você também pode procurar documentos pelo nome.

Os dados serão extraídos em segundos, e o status mudará de “Executando” para “Pronto para Validação”.

Se você está procurando um documento ou documentos específicos, então você tem o seguinte disponível. Dentro da barra de pesquisa, fornecemos várias ferramentas para encontrar o documento que você está procurando. Para acessá-las, selecione o seguinte ícone.

As seguintes opções de filtro estarão disponíveis para você.

Oferecemos a opção de filtrar por tipo de documento, status do documento, responsável pelo documento e pela data.

Se você gostaria de ver um registro detalhado de todos os documentos importados para o seu ambiente DocBits, siga estas etapas.

No seu Painel DocBits, selecione a opção Configurações Avançadas.

Após a barra de Configurações Avançadas aparecer, selecione o botão Registro de Importação.

Uma tabela aparecerá com todos os documentos recentemente importados, bem como outras informações relevantes sobre eles.

À direita da barra de pesquisa, você encontrará outras ferramentas do painel.

• Atualizar Lista: Isso é usado para atualizar o painel sem precisar atualizar a aba do seu navegador.

• Configurações Avançadas: Mais informações sobre este tópico estão disponíveis mais adiante nesta página.

• Análises: Isso fornece mais informações sobre os documentos que você carregou no DocBits.

• Carregar: Mais informações sobre este tópico na próxima seção.

As configurações avançadas geralmente contêm opções de configuração adicionais e funções que permitem ajustes e refinamentos mais específicos.

• Mais configurações

• Atalhos de teclado

• Registro de Importação

• Definir colunas da tabela PO para organização

• Definir ordenação do painel por organização

• Filtrar documentos por dia, semana, mês, ano ou todos. A filtragem refere-se ao momento em que o documento é importado

Nas próximas páginas, você encontrará mais informações sobre as configurações individuais.

A tela de validação permite que você verifique, edite e valide todos os documentos importados. Você pode ver o nome do documento, quantas páginas ele possui, a data em que foi importado e seu status. O botão de ações permite que você atribua, reinicie, valide ou exclua o documento.

O contador de tarefas está localizado no canto superior direito da página inicial do Dashboard.

É aqui que você pode ver quantos documentos estão na sua fila para processamento

e quantos documentos estão agora prontos para validação.

Começando

• Login e Navegação: Como acessar o Docbits e navegar pela interface.

• Configuração Inicial: Configurando o Docbits para uso pela primeira vez.

Uso Diário

• Envio de Documentos: Instruções para enviar documentos para o Docbits.

• Revisão e Aprovação de Documentos:

• Aprovação de Pedidos: Etapas para revisar e aprovar formulários de pedidos.

• Processamento de Faturas: Guia sobre como processar faturas recebidas para pagamento.

Gerenciando Documentos

• Pesquisa e Recuperação: Como encontrar e acessar documentos dentro do Docbits.

• Editar e Atualizar: Editando documentos e atualizando seu status.

Solução de Problemas

• Problemas Comuns: Soluções para problemas frequentes encontrados pelos usuários.

• Contato de Suporte: Como entrar em contato com o suporte para assistência.

Configurar um painel que se alinhe com as rotinas diárias dos usuários requer planejamento e implementação cuidadosos.

Aqui estão as melhores práticas que podem ajudá-lo:

Vistas personalizadas:

• Certifique-se de que o painel seja personalizável para que os usuários possam personalizar suas próprias vistas e layouts. Isso pode ser feito através da capacidade de adicionar, remover ou reorganizar widgets.

Atualizações automáticas:

• Implemente atualizações automáticas para garantir que os dados estejam sempre atualizados. Isso é especialmente importante para ambientes de alto uso.

• Você pode habilitar essa ferramenta de atualização automática nas configurações.

Orientação e treinamento do usuário:

• Ofereça uma interface amigável e instruções sobre como usar o painel.

• Treine os usuários regularmente para garantir que eles compreendam todos os recursos e capacidades do painel.

Filtros e vistas:

• Usar filtros pode ser muito útil ao procurar documentos, mas também considere redefinir filtros para manter uma visão consistente dos dados.

Análise do painel:

• Monitore o uso do painel e colete feedback dos usuários.

• Analise quais partes do painel são mais utilizadas e quais melhorias podem ser feitas para otimizar ainda mais a experiência do usuário.

Visualização de dados:

• Use visualizações de dados envolventes e significativas para apresentar informações de forma rápida e compreensível.

• Escolha visualizações com base nas necessidades do usuário e no tipo de dados apresentados.

Segurança e privacidade:

• Certifique-se de que o painel adere aos padrões de segurança e que os dados sensíveis estejam adequadamente protegidos.

• Implemente controles de acesso para garantir que os usuários possam acessar apenas os dados que são relevantes para eles.

Ao considerar essas melhores práticas, você pode criar um painel que se alinhe efetivamente com as rotinas diárias dos usuários e os ajude a tomar decisões informadas.

Aqui estão dicas específicas de solução de problemas para questões comuns relacionadas às configurações do painel:

Filtros não aplicados corretamente:

• Primeiro, verifique as configurações do filtro para garantir que os filtros corretos foram aplicados e que estão exibindo os dados desejados.

• Certifique-se de que os filtros sejam aplicados de forma lógica e consistente. Às vezes, a lógica incorreta do filtro ou combinações incorretas podem produzir resultados inesperados.

• Forneça aos usuários orientações sobre como usar os filtros corretamente para garantir que eles possam usar os recursos de filtragem de forma eficaz.

Atrasos no carregamento de dados:

• Verifique a conexão de rede para garantir que ela esteja estável e não esteja causando atrasos.

• Verifique a carga do servidor e o desempenho da fonte de dados para ver se esse é o problema. Pode ser necessário otimizar a fonte de dados ou mudar para uma infraestrutura mais poderosa.

• Implemente mecanismos de cache para reduzir os tempos de carregamento, especialmente para dados acessados com frequência. Incentive os usuários a otimizar suas consultas de dados recuperando apenas os campos de dados necessários e usando filtros para reduzir a quantidade de dados.

Problemas de navegador:

• Certifique-se de que o navegador que estão usando seja compatível com o painel e tenha todas as atualizações necessárias instaladas.

• Recomende aos usuários que limpem o cache do navegador regularmente para evitar problemas de memória e garantir que estejam obtendo os dados mais atualizados.

• Verifique se há extensões ou plugins no navegador que possam estar interferindo com o painel e desative-os temporariamente, se necessário, para isolar problemas.

Problemas específicos do usuário:

• Ofereça suporte individualizado para usuários que continuam a ter problemas. Pode ser necessário verificar suas configurações específicas, permissões ou configuração de rede para identificar e resolver o problema.

Ao fornecer aos usuários essas dicas específicas de solução de problemas, você pode ajudá-los a resolver efetivamente problemas comuns relacionados às configurações do painel e aumentar sua produtividade.

Aqui é onde você pode acompanhar suas tarefas. Você pode escolher entre dois layouts diferentes – um é um pouco mais detalhado que o outro. Você também pode filtrar tarefas por diferentes critérios, como se estão atribuídas a você ou o status da tarefa.

Após fazer login com suas credenciais, você será redirecionado para a página inicial do Painel do DocBits. Esta é a página principal onde você pode ver e gerenciar todos os seus documentos importados.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todas as faturas. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Para configurar suas preferências, clique no Ícone do Usuário localizado no canto inferior esquerdo da tela. Aqui você pode personalizar várias opções:

Idioma

• Selecionar Idioma Preferido: Escolha seu idioma desejado entre as opções disponíveis.

Dark Mode

• Ativar Dark Mode: Habilite ou desabilite o Dark Mode para uma experiência de visualização mais confortável.

Configurações do Usuário

Nesta seção, você pode ajustar as seguintes preferências:

• Padrão de Data: Personalize como as datas são exibidas.

• Formatação de Valores: Defina seu formato preferido para valores numéricos.

• Nome: Atualize seu nome.

• Senha: Altere sua senha para segurança da conta.

• Tamanho da Fonte: Ajuste o tamanho do texto para melhor legibilidade.

• Modo de Duplo Monitor: Ative este recurso se você estiver usando dois monitores.

Sair

• Sair: Clique aqui para sair de sua conta com segurança.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todos os envios antecipados. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todos os pedidos de envio. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Instruções passo a passo sobre como adicionar tags a uma tabela:

Passo 1: Escolha os nomes das colunas (tags)

• Selecione os nomes das colunas: Revise os nomes das colunas da sua tabela e decida quais tags adicionar.

Passo 2: Pressione o botão "Aplicar"

• Pressione o botão: Depois de selecionar a tag apropriada para uma coluna, pressione o botão "Aplicar" ao lado da coluna e tag selecionadas.

Passo 3: Adicione a tag à tabela

• Adicione a tag: A tag selecionada será adicionada à tabela como uma coluna adicional ao lado da coluna correspondente.

Passo 4: Salvar ou Excluir Tag

• Salvar Tag: Pressione o botão Salvar para salvar a tag desejada

• Excluir Tag: Para excluir a tag selecionada, pressione o botão Excluir

Aqui está uma explicação detalhada de cada coluna e as possíveis tags:

Posição:

Descrição: Posição ou ordem do item dentro do pedido.

Tag: Inteiro

Exemplo: 1, 2, 3...

Descrição:

Descrição: Breve descrição do item.

Tag: Texto

Exemplo: Parafuso, Porca, Widget...

Pedido de Compra:

Descrição: O número do pedido associado.

Tag: Alfanumérico

Exemplo: PO12345, PO98765...

Quantidade:

Descrição: Número de unidades solicitadas.

Tag: Número

Exemplo: 100, 50, 200...

Unidade:

Descrição: Unidade de medida (por exemplo, peça, quilograma).

Tag: Texto

Exemplo: Pçs, kg, l...

Preço Unitário:

Descrição: Preço por unidade do item.

Tag: Moeda

Exemplo: €10,00, €5,50, €100,00...

Valor Líquido:

Descrição: Preço total antes de deduções e impostos (calculado como quantidade * preço unitário).

Tag: Moeda

Exemplo: €1.000,00, €275,00, €10.000,00...

Desconto:

Descrição: Valor absoluto do desconto aplicado ao valor líquido.

Tag: Moeda

Exemplo: €50,00, €20,00, €500,00...

Percentual de Desconto:

Descrição: Percentual de desconto aplicado ao valor líquido.

Tag: Percentagem

Exemplo: 5%, 10%, 15%...

IVA:

Descrição: Valor do IVA aplicado ao item.

Tag: Moeda

Exemplo: €200,00, €55,00, €1.900,00...

Valor Total:

Descrição: Valor final após o desconto ser deduzido e o IVA ser adicionado.

Tag: Moeda

Exemplo: €1.150,00, €310,00, €11.400,00...

País de Origem:

Descrição: País onde o item foi fabricado ou enviado.

Tag: Texto

Exemplo: EUA, Alemanha, China...

Número do Item:

Descrição: Identificador único ou SKU para o item.

Tag: Alfanumérico

Exemplo: 987654, A12345, Z98765...

Número da Nota de Entrega:

Descrição: Número da nota de entrega associada.

Tag: Alfanumérico

Exemplo: DN56789, DN12345...

Frase (informações adicionais):

Descrição: Comentários adicionais, códigos ou informações relevantes.

Tag: Texto

Exemplo: Comentário, Especificação...

Com essa estrutura e tags, a tabela é mais claramente definida e as informações podem ser melhor categorizadas e processadas.

O recurso de Tabela Extraída por IA permite que os usuários manipulem e personalizem facilmente os dados extraídos do documento de fatura. Aqui estão as principais capacidades e instruções de uso:

• Excluindo Colunas: Se certas colunas na tabela extraída não forem necessárias, os usuários podem removê-las facilmente clicando no ícone "Excluir coluna" (representado por três pontos verticais) ao lado do cabeçalho da coluna. Isso ajuda a desordenar a tabela e focar apenas nas informações relevantes.

• Mudando o Formato da Moeda: O formato da moeda pode ser alterado selecionando o formato desejado no menu suspenso ao lado do campo "Moeda". Isso garante que os valores monetários sejam exibidos no formato preferido, facilitando a interpretação e análise dos dados financeiros.

• Mostrando/Ocultando Colunas Não Mapeadas: Por padrão, apenas as colunas mapeadas (colunas com dados extraídos) são visíveis na tabela. No entanto, os usuários podem optar por mostrar ou ocultar as colunas não mapeadas clicando no botão "Ocultar colunas não mapeadas" ou "Mostrar colunas não mapeadas" na parte inferior da tabela. Esse recurso é útil quando os usuários desejam revisar todas as colunas disponíveis, mesmo que atualmente não contenham dados.

• Mudando os Cabeçalhos da Tabela: Os cabeçalhos da tabela (nomes das colunas) podem ser modificados clicando no cabeçalho e inserindo o nome desejado. Esse recurso permite que os usuários personalizem os nomes das colunas para alinhar melhor com sua terminologia ou preferências, tornando os dados mais legíveis e compreensíveis.

Esses recursos fornecem aos usuários flexibilidade e controle sobre os dados extraídos, permitindo que personalizem as informações de acordo com suas necessidades e preferências específicas. A Tabela Extraída por IA visa aprimorar a experiência do usuário, oferecendo uma maneira intuitiva e fluida de interagir e analisar os dados da fatura.

Esta seção oferece uma visão detalhada de todos os pedidos de compra. Inclui uma barra de pesquisa com vários filtros que você pode selecionar para rapidamente restringir seus resultados. Além disso, você pode personalizar a disposição dos cabeçalhos das colunas usando a funcionalidade de arrastar e soltar para uma experiência de visualização mais personalizada.

Nesta seção, você pode visualizar documentos que foram marcados como duplicados. Para começar, basta clicar no botão à direita, conforme indicado abaixo:

Uma vez que você pressione o botão, uma tabela aparecerá na parte inferior da página exibindo todos os duplicados identificados.

A guide to uploading documents to DocBits.

With the Webhook API provided below, you can easily transfer documents directly to DocBits with a simple POST request. This API is designed to simplify the process of uploading files to DocBits, and all the necessary parameters are already filled in for you.

To get started, simply go to the following page (depending on the environment you are using):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Make a call to the API using your API key. You can also include the file you want to upload as a parameter in your call.

\

Visão Geral

Botão Salvar:

• Botão Salvar:

  • Propósito: Salva o estado atual do documento ou script em que se está trabalhando.

  • Caso de Uso: Após fazer alterações ou anotações em um documento, use este botão para garantir que todas as modificações sejam salvas.

Adicionar Regras Especiais:

• Adicionar Regras Especiais / Adicionar Script em DocBits:

  • Propósito: Permite que os usuários implementem regras ou scripts específicos que personalizam como os documentos são processados.

  • Caso de Uso: Use este recurso para automatizar tarefas como extração de dados ou validação de formato, aumentando a eficiência do fluxo de trabalho.

Campos Fuzzy:

• Campos Fuzzy:

  • Propósito: Ajuda a identificar e corrigir campos onde os dados podem não ser uma correspondência perfeita, mas são suficientemente próximos.

  • Caso de Uso: Útil em processos de validação de dados onde correspondências exatas nem sempre são possíveis, como nomes ou endereços levemente incorretos.

Campos Obrigatórios:

Existem campos que são obrigatórios para edições futuras, estes podem ser editados nas configurações.

Use a dica de ferramenta para descobrir se:

• É um campo obrigatório (required)

• Validação necessária

• Baixa confiança

• Descompasso no valor total de impostos

Campos Obrigatórios:

• Propósito: Identifica campos obrigatórios dentro dos documentos que devem ser preenchidos ou corrigidos antes de um processamento adicional.

• Caso de Uso: Garante que dados essenciais sejam capturados com precisão, mantendo a integridade dos dados e conformidade com as regras de negócios.

Lupa:

• Lupa:

  • Propósito: Fornece uma visão ampliada de uma área selecionada do documento.

  • Caso de Uso: Ajuda a examinar detalhes finos ou texto pequeno em documentos, garantindo precisão na entrada ou revisão de dados.

Abrir nova janela:

• Abrir Nova Janela:

  • Propósito: Abre uma nova janela para comparação lado a lado de documentos ou multitarefa.

  • Caso de Uso: Útil ao comparar dois documentos ou ao consultar informações adicionais sem sair do documento atual.

Atalhos de teclado:

• Atalhos de Teclado:

  • Propósito: Permite que os usuários realizem ações rapidamente usando combinações de teclado.

  • Caso de Uso: Aumenta a velocidade e eficiência na navegação e processamento de documentos, minimizando a dependência da navegação com o mouse.

Tarefas:

Para compartilhar informações internas, você pode criar tarefas e atribuí-las a um funcionário específico ou grupo dentro da empresa.

• Tarefas:

  • Propósito: Permite que os usuários criem tarefas relacionadas a documentos e as atribuam a membros da equipe.

  • Caso de Uso: Facilita a colaboração e gestão de tarefas dentro das equipes, garantindo que todos saibam suas responsabilidades.

Modo de Anotação:

Você pode deixar anotações em um documento. Isso pode ser útil para deixar informações para outros usuários que irão editar este documento posteriormente.

• Modo de Anotação:

  • Propósito: Permite que os usuários deixem notas ou anotações diretamente no documento.

  • Caso de Uso: Útil para fornecer feedback, instruções ou notas importantes para outros membros da equipe que trabalharão no documento mais tarde.

Mesclar:

Documentos podem ser mesclados aqui, por exemplo, se uma página de uma fatura estava faltando, essas páginas podem ser mescladas posteriormente desta forma sem que o documento inteiro precise ser excluído ou reenviado.

• Mesclar Documentos:

  • Propósito: Combina vários documentos em um único arquivo.

  • Caso de Uso: Útil em cenários onde partes de um documento são digitalizadas separadamente e precisam ser consolidadas.

Visualização OCR:

Na visualização OCR, o texto é automaticamente filtrado do documento. Isso é usado para reconhecer características relevantes, como o código postal, número do contrato, número da fatura e a ordenação de um documento.

• Visualização OCR:

  • Propósito: Reconhece automaticamente o texto dentro dos documentos usando tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres.

  • Caso de Uso: Simplifica o processo de digitalização de textos impressos ou manuscritos, tornando-os pesquisáveis e editáveis.

Criar ticket:

Ao contrário das tarefas que são passadas internamente dentro da empresa, este ticket de suporte é importante para nos notificar e criar imediatamente um ticket em caso de erros e/ou discrepâncias. Isso torna o processo muito mais fácil porque você pode enviar imediatamente o bug com o documento apropriado. Também há a opção de definir prioridade, tirar uma captura de tela do documento ou fazer upload de uma.

• Criar Ticket:

  • Propósito: Permite que os usuários relatem problemas ou discrepâncias criando um ticket de suporte.

  • Caso de Uso: Essencial para a rápida resolução de problemas e bugs, ajudando a manter a integridade e o funcionamento suave do sistema.

Logs de Script do Documento:

Scripts podem ser criados nas configurações sob Tipos de Documento; esta informação será então exibida aqui.

• Logs de Script do Documento:

  • Propósito: Exibe logs relacionados a scripts que foram implementados para diferentes tipos de documentos.

  • Caso de Uso: Útil para rastrear e depurar ações de script em documentos, ajudando os usuários a entender os processos automatizados e corrigir quaisquer problemas.

Mais configurações:

Dividir documento:

• Aqui você pode dividir o documento e cortar ou excluir páginas que não são necessárias

• Dividir Documento:

  • Propósito: Permite que os usuários dividam um documento em partes separadas, removendo ou isolando páginas que não são necessárias.

  • Caso de Uso: Ideal ao lidar com documentos de várias páginas onde apenas certas seções são necessárias para processamento ou revisão.

Melhorar documento:

• O documento será reiniciado

• Melhorar Documento:

  • Propósito: Redefine o documento para seu estado inicial para reavaliação ou modificações adicionais.

  • Caso de Uso: Útil quando modificações iniciais precisam ser desfeitas ou o documento precisa ser atualizado para outra rodada de edições. Aqui precisamos de alguma visão extra de ML para melhorar a qualidade do documento.

Fluxo do Documento:

Lá você encontrará o fluxo do documento

• Propósito: Mostra a sequência e progressão do processamento de documentos dentro do sistema.

• Caso de Uso: Ajuda a rastrear o status do documento através de diferentes estágios, garantindo que todas as etapas necessárias de processamento sejam seguidas.

Ir para o Modelo de Layout:

• Com esta opção você será redirecionado e poderá editar seu layout ou usar o modelo padrão

• Ir para o Modelo de Layout:

  • Propósito: Redireciona os usuários para um editor de layout onde eles podem modificar modelos existentes ou aplicar um padrão.

  • Caso de Uso: Permite a personalização dos layouts de documentos para atender a necessidades ou preferências específicas de negócios, melhorando o alinhamento visual e funcional do documento com os padrões da empresa.

Installation and Settings

After downloading the WatchDog.exe file, search for Command Prompt → Run as administrator on your Windows device.

Once this is opened, call the file by typing the path of where the WatchDog.exe file is stored on your device like below

Type install after the file path and press ENTER on your keyboard

You should receive the following error message as it will start the application in UI mode and there is no configuration present yet.

The application will automatically open up after installation. At the top, navigate to Einstellungen (Settings) and here you will see 2 separate sections.

Folder settings (Ordner Einstellungen)

This is where you will configure the file pathways for where the documents will be read and processed. The read pathway will be for the documents that you want WatchDog to extract and process, whereas the processed pathway will be used to indicate which documents from the read folder where extracted and processed.

General settings (Allgemeine Einstellungen)

This is where you will configure your DocBits application with WatchDog. You will be required to enter your DocBits environment, API key and the document type (as indicated above). To add more than one document type, separate the names of the document types with a comma (INVOICE,DELIVERY-NOTE,PURCHASE-ORDER, etc.)

If an invalid configuration is entered for any of the fields, you will receive an error message like the one below.

Once this is complete, go back to the Command Prompt area and re-run the WatchDog.exe file and this time it will be correctly installed due to the configurations now being present

To start the application is UI mode, run the following command

If you just want to start the application, run this command instead.

Auto Start

In order to set up the WatchDog app in a manner that allows it to automatically start once you turn your system on.

Simply open “Services” in the settings of your Windows machine.

Search for WatchDog in the local services and open the service (double-click on the entry)

In the above menu you will have the following options for automatic starting:

• Select Automatic, the service will start on boot

• Automatic (Delayed Start), this will wait 2 minutes after boot to start the service

Visão Geral:

A tela de validação no DocBits é projetada para verificar a precisão e a completude dos dados contidos em documentos antes de serem processados ou salvos. Essa funcionalidade é crucial para garantir que todos os dados sejam lidos e processados corretamente, mantendo assim a integridade e a qualidade dos dados.

Descrição Detalhada do Propósito e Uso da Tela de Validação

Propósito da Tela de Validação

• Garantia de Qualidade dos Dados: A tela de validação verifica a precisão e a completude dos dados extraídos para evitar a entrada de informações incorretas ou incompletas.

• Integridade dos Dados: Assegura que os dados estejam em conformidade com os requisitos e padrões especificados.

• Prevenção de Erros: Facilitando a detecção e correção precoce de erros, a tela de validação ajuda a mitigar possíveis problemas durante o processamento subsequente dos dados.

• Facilidade de Uso: O sistema fornece feedback imediato aos usuários quando erros ou inconsistências são detectados, permitindo correções rápidas.

• Conformidade: A tela de validação ajuda a garantir a adesão a regulamentos e padrões legais e organizacionais.

• Eficiência: Reduz o esforço necessário para correções futuras e minimiza a necessidade de verificações manuais.

Usando a Tela de Validação

• Extração Automática de Dados:

  • Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR): Lê automaticamente o texto de documentos ou imagens digitalizadas.

  • Dados Estruturados e Não Estruturados: Processa dados de vários tipos de documentos, incluindo formulários, faturas e contratos.

• Verificação e Validação de Dados:

  • Validação de Formato: Garante que os dados estejam nos formatos corretos (por exemplo, formatos de data, números de telefone, endereços de e-mail).

  • Campos Obrigatórios: Confirma que todos os campos obrigatórios estão preenchidos.

  • Verificação de Intervalo: Valida dados numéricos para garantir que estejam dentro dos limites especificados.

  • Verificação de Consistência: Verifica se os campos de dados relacionados contêm informações consistentes (por exemplo, garantindo que as datas de início e término estejam alinhadas).

• Interação do Usuário e Solução de Problemas:

  • Mensagens de Erro: Exibe mensagens de erro claras e acionáveis quando os dados não atendem aos requisitos de validação.

  • Revisão e Correção Manual: Permite que os usuários revisem e corrijam manualmente os dados quando as validações automáticas falham.

• Limpeza e Padronização de Dados:

  • Correção Automática: Sugere ou realiza correções automáticas quando erros são detectados.

  • Formatação de Dados: Padroniza formatos de dados para garantir consistência entre conjuntos de dados.

• Segurança e Direitos de Acesso:

  • Filtros de Entrada: Protege contra entradas maliciosas através de mecanismos robustos de validação e filtragem.

  • Controle de Acesso: Garante que apenas usuários autorizados possam acessar e modificar dados sensíveis.

• Consistência de Dados:

  • Validação Cruzada: Verifica a consistência entre campos de dados relacionados (por exemplo, validando que as datas de início e término estejam alinhadas).

  • Entradas Duplicadas: Previne entradas duplicadas no banco de dados.

• Orientação ao Usuário:

  • Mensagens de Erro: Fornece mensagens de erro específicas e compreensíveis quando as entradas não cumprem os requisitos.

  • Ajuda e Dicas: Oferece textos de ajuda ou dicas para auxiliar os usuários na entrada correta dos dados.

Em resumo, a tela de validação no DocBits é fundamental para garantir a qualidade dos dados extraídos, facilitando a detecção e correção precoce de erros e aprimorando a eficiência geral dos fluxos de trabalho de processamento de dados.

If you would like to integrate your SFTP with DocBits in order to import documents.

Requirements

• Correctly configured, Linux compatible SFTP Server

• SFTP Hostname, Username and Password

• Dedicated Import folder

Import Configuration

From the Dashboard, open Settings and navigate to Import. Under FTP Import, select to add a new configuration.

Enter SFTP credentials in the given spaces and select save (The API Key field will automatically be filled with the API Key of the environment you are working on).

Once you have entered all the necessary details of your SFTP, click SAVE.

Here you just need to enter the required information for your email provider, encryption, server name, port, username, email address, password as well as the email folder.

Things to Note

• Input all needed information into the UI. Other information like the server, port, etc. Depends on the host (a quick Google search should help).

• Folder and Move-Imported have the same Function here. Folder can not be disabled, but will use Inbox by default if left empty.

Go to the Settings menu and select “Import” under Document Processing.

Scroll to the bottom of the page and select the NEW button to create a new email import.

After pressing NEW, the following menu will be shown to you.

Here you can select which Protocol you would like.

Here you just need to enter your desired sub organization and press ‘Authenticate’

You will be taken to this Microsoft page and you will need to enter a code.

This code can be found by clicking back to DocBits and the code will be displayed there like below, simply copy the code and enter it into the Microsoft page. Thereafter you will need to enter your own Microsoft credentials.

Press the FINISH AUTHENTICATION button and you will be taken to this menu

Use Folder

If you are using a folder other than your inbox, enter the folder name after enabling the slider.

Use Shared Mailbox

If you want the email import to access an inbox or a folder of a shared mailbox, input the email address here after enabling the slider.

Move imported emails to trash

If you want to import all emails, not just the unread ones, and have them moved to trash then activate this. If not, it will only check for unread emails, import the documents, set the email to read and leave it in its current place.

In the event of you receiving an error message indicating you do not have the rights to establish such a connection, someone with admin rights within Azure would need to authorize this connection. For more information, visit the following page: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

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If you’re looking to import documents manually into DocBits, follow these simple steps:

• Click on the Upload button on the DocBits Dashboard.

• A window will appear where you can upload your documents via file browser or drag and drop. You can upload up to 10 documents at once.

• To upload documents via file browser, click on the Upload Documents button and select the files you want to upload. Once you’ve selected the files, click on Confirm to start the upload process.

• Alternatively, you can drag and drop your files onto the DocBits import window.

• After the files have been uploaded, they will have the initial status of “Running”. During this time, the upload is being processed and editing the file is not possible. The processing time may vary depending on the size and complexity of the file.

• Once the file has been processed, it will receive the status of “Ready For Validation”. You can now start the validation process.

Technical Support in DocBits

Help Icons

Help icons have been placed all around DocBits in order to assist you in learning and understanding what a feature really does and how it can assist you with your document processing.

These help icons look as follows

Create a Ticket

This is a tool available to you, on the validation screen, in the event of some sort of issue occurring when validating your document in DocBits.

This feature is located in the menu above the document preview area, like below

Once clicked, the following ticket form will be displayed to you.

This is where you will fill in your details as well as describe the error. You can also ,if applicable, attach a screenshot of the issue and attach a relevant file.

Registro de Fornecedor

1. Você receberá um convite com um link por E-mail para iniciar o processo de registro. Por favor, clique em “Ir para Registro”, envie as informações necessárias e aceite os termos e condições para começar.

2. Detalhes do Fornecedor

   Por favor, verifique se o nome do Fornecedor está correto. Este é um detalhe crítico para fins de identidade e legais que não pode ser alterado. Forneça todas as informações aplicáveis, incluindo os campos obrigatórios. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção de Dados de Endereço. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”

3. Dados de Endereço Por favor, forneça todas as informações aplicáveis, incluindo os campos obrigatórios. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção de Contato do Fornecedor. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”

4. Contato do Fornecedor Por favor, forneça todas as informações aplicáveis, incluindo os campos obrigatórios. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção Financeira do Fornecedor. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”

5. Financeiro do Fornecedor Por favor, forneça todas as informações aplicáveis. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção de Compras do Fornecedor. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”

6. Compras do Fornecedor Por favor, forneça todas as informações aplicáveis. Quando concluído, clique em “Próximo” para continuar para a seção de Certificados do Fornecedor. Para salvar seu progresso e continuar depois, clique em “Salvar.”

7. Certificados do Fornecedor Por favor, faça o upload de todos os certificados necessários (Imposto, Seguro, Diversificação de Fornecedores). Por favor, salve seu progresso se precisar retornar para completar o processo de registro mais tarde. Quando concluído, clique em “Enviar para Aprovação.”

8. Por favor, faça o upload de todos os certificados necessários (Imposto, Seguro, Diversificação de Fornecedores). Por favor, salve seu progresso se precisar retornar para completar o processo de registro mais tarde. Quando concluído, clique em “Enviar para Aprovação.”

9. Por favor, verifique seu E-mail para uma confirmação de que você completou o processo de registro.

This is a tool available to you, on the validation screen, in the event of some sort of issue occurring when validating your document in DocBits.

This feature is located in the menu above the document preview area, like below

Once clicked, the following ticket form will be displayed to you.

This is where you will fill in your details as well as describe the error. You can also ,if applicable, attach a screenshot of the issue and attach a relevant file.

Help icons have been placed all around DocBits in order to assist you in learning and understanding what a feature really does and how it can assist you with your document processing.

These help icons look as follows

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Se você está usando o Portal do Fornecedor DocBits, é importante que você entenda os diferentes status que seus fornecedores podem ter. Aqui está uma lista completa de todos os possíveis status de fornecedores no DocBits:

• Aberto: Fornecedor existente que ainda não foi convidado

• Registro Pendente: Fornecedor foi convidado para o portal do fornecedor

• Entrada do Fornecedor Pendente: Aguardando alterações do fornecedor após ele ter completado o registro

• Aprovação Pendente: Fornecedor terminou o registro, aguardando a primeira aprovação

• Aprovação AP Pendente: Fornecedor foi aprovado pela primeira vez, aguardando a segunda aprovação

• Aprovado: Fornecedor foi aprovado

• Rejeitado: Fornecedor foi rejeitado

Introdução

Este documento fornece um guia abrangente sobre como usar o sistema de Correspondência de Pedido de Compra dentro da sua plataforma ERP. O sistema de Correspondência de Pedido de Compra automatiza a reconciliação de pedidos de compra com faturas recebidas, garantindo que as transações financeiras sejam precisas e que discrepâncias sejam tratadas prontamente.

Primeiros Passos

Para começar a usar o sistema de Correspondência de Pedido de Compra, certifique-se de que você tem as permissões necessárias configuradas pelo administrador do sistema. Você precisará de acesso tanto aos dados do pedido de compra quanto aos dados correspondentes da fatura dentro do sistema.

Requisitos do Sistema

• Acesso aos módulos de pedido de compra e fatura dentro do sistema ERP.

• Permissões de usuário apropriadas para visualizar e corresponder documentos financeiros.

Principais Funcionalidades

• Extração Automática de Dados: Extrai e interpreta automaticamente dados de faturas digitais.

• Comparação de Dados: Compara dados extraídos da fatura com dados existentes do pedido de compra.

• Verificação de Correspondência: Verifica correspondências com base em regras e tolerâncias predefinidas.

• Relatório de Discrepâncias: Identifica e relata quaisquer discrepâncias entre faturas e pedidos de compra.

• Trilha de Auditoria: Mantém um registro de todas as ações para conformidade e revisão.

Interface do Usuário

A interface do sistema de Correspondência de Pedido de Compra geralmente inclui os seguintes componentes:

• Painel de Controle: Visão geral do status de correspondência e atividade recente.

• Ferramentas de Pesquisa e Filtro: Capacidades para pesquisar e filtrar pedidos de compra e faturas.

• Registros Correspondidos: Seção exibindo registros correspondidos com sucesso.

• Discrepâncias: Seção mostrando registros com discrepâncias que precisam de revisão ou ação.

• Relatórios: Acesso a relatórios detalhados e opções de exportação.

Guia Passo a Passo para Usar a Correspondência de Pedido de Compra

1. Acesse o Módulo de Correspondência de Pedido de Compra

Navegue até o módulo de Correspondência de Pedido de Compra no menu principal do seu sistema ERP.

2. Importe ou Acesse Faturas

• Importação Automatizada: Se o seu sistema estiver configurado para captura automática de dados, as faturas serão importadas automaticamente para o sistema.

• Upload Manual: Se necessário, faça o upload manual dos arquivos de fatura no sistema usando a interface fornecida.

3. Revise as Faturas Correspondidas Automaticamente

• Revise as faturas que foram automaticamente correspondidas com pedidos de compra.

• Verifique os detalhes da correspondência, incluindo números de itens, quantidades e preços.

4. Lide com Discrepâncias

• Acesse a seção de Discrepâncias para revisar quaisquer faturas que não puderam ser correspondidas automaticamente.

• Ajuste manualmente quantidades ou preços conforme necessário, ou marque a fatura para revisão adicional.

5. Correspondência Manual

Para faturas não correspondidas automaticamente:

• Use as ferramentas de pesquisa e filtro para encontrar o pedido de compra correspondente.

• Verifique e corresponda manualmente a fatura ao pedido de compra.