Criar uma nova Sub-Organização:

Clique no botão + NOVO

O seguinte menu será exibido:

Insira os detalhes da sub-organização que você deseja criar, o nome e a descrição, e clique no botão SALVAR. Você deverá encontrar sua nova sub-organização criada na parte inferior da lista de sub-organizações existentes.

Editando sub-organizações

Gerenciar Usuários:

• Adicionar Usuários: Administradores podem criar novas contas de usuário e atribuí-las à sub-organização apropriada.

• Atribuir Funções e Permissões: Administradores podem definir as funções e permissões para usuários dentro de uma sub-organização. Isso geralmente envolve a atribuição de direitos de acesso a documentos, pastas ou funções específicas no sistema de gerenciamento de documentos.

• Gerenciar detalhes do perfil: Administradores podem editar os detalhes do perfil dos usuários dentro da sub-organização, como: B. Informações de contato ou afiliação departamental. Isso permite uma gestão atualizada e precisa dos dados dos usuários.

Você pode adicionar um novo usuário à organização e ter a opção de remover o usuário de outros grupos.

Editar Usuário:

• Editando configurações da sub-organização: Administradores podem editar as configurações e propriedades de uma sub-organização, incluindo seu nome, descrição ou nível hierárquico dentro do sistema.

• Editar detalhes do usuário: Administradores podem editar os detalhes de usuários individuais dentro de uma sub-organização, por exemplo, para ajustar seus direitos de acesso ou atualizar suas informações de contato.

Excluir Usuário:

• Excluindo sub-organizações: Administradores também podem ter a capacidade de excluir sub-organizações se não forem mais necessárias ou se uma reestruturação da estrutura organizacional for necessária. Ao excluir uma sub-organização, os administradores devem garantir que todos os usuários e dados associados a ela sejam tratados adequadamente.

Esses recursos de gerenciamento permitem que os administradores gerenciem e adaptem efetivamente as contas de usuário e as estruturas organizacionais dentro de um sistema de gerenciamento de documentos para atender às necessidades e processos em mudança da empresa.

Criar suborganizações dentro de um sistema de gerenciamento de documentos serve para organizar e diferenciar ainda mais a estrutura e a gestão de contas de usuário, documentos e fluxos de trabalho dentro de uma organização. Aqui estão alguns propósitos e benefícios de criar suborganizações:

• Estruturação e organização: Suborganizações possibilitam a criação de uma estrutura hierárquica dentro do sistema de gerenciamento de documentos. Isso pode ajudar a organizar contas de usuário e documentos por departamento, equipe, localização ou outros critérios relevantes para uma gestão mais clara e eficiente.

• Gestão de permissões: Ao criar suborganizações, os administradores podem definir permissões granulares e controles de acesso para diferentes grupos de usuários. Isso significa que usuários ou grupos específicos podem acessar apenas os documentos e recursos relevantes para sua respectiva suborganização, melhorando a segurança e a privacidade.

• Fluxos de trabalho e colaboração: Suborganizações podem facilitar a colaboração e a comunicação dentro de equipes ou departamentos específicos, centralizando o acesso a documentos, projetos ou tarefas compartilhadas. Isso promove eficiência e coordenação ao colaborar em projetos ou fluxos de trabalho comuns.

• Relatórios e análise: Ao organizar contas de usuário e documentos em suborganizações, relatórios detalhados e análises podem ser criados sobre as atividades e o desempenho de equipes ou departamentos individuais. Isso permite que administradores e gerentes obtenham insights sobre o uso do sistema de gerenciamento de documentos em nível organizacional.

• Escalabilidade e flexibilidade: Suborganizações fornecem uma estrutura escalável que pode crescer com o crescimento e as mudanças da organização. Novas equipes ou departamentos podem ser facilmente adicionados e integrados de forma apropriada ao esquema suborganizacional existente, sem afetar a estrutura geral do sistema de gerenciamento de documentos.

No geral, suborganizações possibilitam uma gestão e organização mais eficazes de contas de usuário, documentos e fluxos de trabalho dentro de um sistema de gerenciamento de documentos, melhorando a estrutura, segurança e colaboração.

Como acessar este recurso

Em Configurações, Configurações Globais → Grupos, Usuários e Permissões → Suborganizações, conforme mostrado abaixo.

Você será levado a uma página que se parece com esta:\

É aqui que você encontrará suas suborganizações previamente criadas, bem como onde poderá criar novas suborganizações.