Este documento fornece uma explicação detalhada das regras de resolução de conflitos usadas no sistema de faturamento DocBits. Essas regras são projetadas para lidar automaticamente com discrepâncias entre os detalhes da fatura e os dados do pedido de compra (PO), garantindo uma reconciliação financeira precisa. O sistema aplica essas regras para processar linhas de fatura, encargos e impostos, e gera ajustes ou notas apropriadas quando necessário.

Estrutura das Regras

1. Metadados

• versão: Identifica a versão do arquivo de mapeamento.

• revisão: Número de revisão para rastreamento de alterações.

• autor: Indica o criador do arquivo de mapeamento.

• descrição: Uma breve descrição do propósito do arquivo.

• created_at & updated_at: Carimbos de data e hora para quando o arquivo foi criado e atualizado pela última vez.

2. Configuração de Exportação

A seção de configuração de exportação define o mapeamento entre os campos de dados no sistema e os campos correspondentes nos arquivos de exportação.

• Cabeçalho: Define os campos de cabeçalho para os dados da fatura exportada.

• Linhas de Imposto: Especifica os campos para itens de linha de imposto na exportação.

• Encargos de Cabeçalho do Pedido: Mapeia campos relacionados a encargos adicionais no nível do cabeçalho do pedido.

• Linhas de Recibo: Mapeia campos para itens de linha individuais em um recibo.

• Encargos de Linha do Pedido: Define os campos para encargos relacionados a linhas de pedido específicas.

• Linhas de Custo: Especifica campos para linhas de alocação de custo.

• Nota de Débito & Nota de Crédito: Define campos para gerar notas de débito e crédito em casos de discrepâncias.

3. Regras de Resolução de Conflitos

Essas regras lidam com discrepâncias entre os dados da fatura e os dados correspondentes do PO. Cada regra é composta por vários componentes:

• Nome: O nome descritivo da regra, indicando o tipo de discrepância que ela aborda.

• Seção: Indica qual parte da fatura (por exemplo, receipt_lines, line_charges) a regra se aplica.

• Ativo: Valor booleano (verdadeiro ou falso) indicando se a regra está atualmente ativa.

• Critérios de Correspondência: Condições que acionam a regra com base em comparações entre os dados reais da fatura e os dados esperados do PO.

• Ações: Define o que o sistema deve fazer quando a regra é acionada, incluindo ajustar valores, aplicar encargos ou gerar notas de crédito/débito.

Elementos Comuns nas Regras

Operadores de Comparação

Esses operadores definem como os valores reais da fatura são comparados aos valores esperados do PO:

• igual

• maior que

• maior ou igual a

• menor que

• menor ou igual a

• dentro da tolerância

• fora da tolerância

Status de Aprovação

Indica se uma discrepância é aprovada ou não:

• aprovado

• rejeitado

• qualquer

Tipos de Ação

Define ações específicas a serem tomadas quando uma discrepância é detectada:

• linha de recibo

• linha de custo

• encargo de cabeçalho

• encargo de linha

• linha de imposto

• linha de recibo da nota de débito

• linha de custo da nota de débito

• encargo de cabeçalho da nota de débito

• encargo de linha da nota de débito

• linha de recibo da nota de crédito

• linha de custo da nota de crédito

• encargo de cabeçalho da nota de crédito

• encargo de linha da nota de crédito

• linha de imposto da nota de crédito

Exemplos de Regras

Caso 1, 2, 3: Quantidade e Preço Unitário Dentro da Tolerância

• Propósito: Lida com cenários onde tanto a quantidade quanto o preço unitário na fatura estão dentro dos limites de tolerância aceitos em comparação com o PO.

• Ação: O sistema aceita os valores da fatura e calcula o valor total.

Caso 4, 5: Quantidade Dentro da Tolerância, Preço Unitário Fora da Tolerância (Aprovado)

• Propósito: Aplica-se quando a quantidade está dentro da tolerância, mas o preço unitário está fora da tolerância e foi aprovado.

• Ação: O sistema ajusta o preço unitário para corresponder ao PO e aplica quaisquer encargos de linha necessários.

Caso 6: Quantidade Dentro da Tolerância, Preço Unitário Fora da Tolerância Negativa (Rejeitado)

• Propósito: Trata de casos onde o preço unitário é menor do que o esperado e está fora da faixa de tolerância, levando à rejeição.

• Ação: O sistema ajusta o preço unitário para corresponder ao PO, gera uma nota de crédito pela diferença e aplica encargos de cabeçalho conforme necessário.

Tratamento de Encargos e Impostos

Encargo por Tolerância de Unidade

• Regras sob esta categoria lidam com discrepâncias em encargos por unidade, com ações específicas com base em se o encargo está dentro ou fora da tolerância e se está aprovado ou rejeitado.

Ajustes de Linha de Imposto

• Essas regras gerenciam discrepâncias fiscais ajustando as linhas de imposto ou gerando notas de crédito ou débito correspondentes com base nas diferenças entre os dados fiscais da fatura e do PO.

Enums e Opções

• Enums: Listas predefinidas de valores que garantem consistência em todas as regras (por exemplo, operadores de comparação, tipos de aprovação).

• Opções: Escolhas predefinidas para lidar com quantidades ou preços unitários, oferecendo flexibilidade nas definições de regras.

Explicação das Capturas de Tela

Captura de Tela 1: Interface de Gerenciamento de Regras

Esta captura de tela mostra a interface de Gerenciamento de Regras onde os administradores podem visualizar e gerenciar todas as regras de resolução de conflitos. Os elementos principais incluem:

• Botão Adicionar Regra: Permite adicionar novas regras.

• Lista de Regras: Exibe todas as regras ativas com detalhes como nome, seção e status ativo.

• Dropdown de Seção: Filtra as regras com base na seção à qual se aplicam (por exemplo, Linhas de Recibo, Encargos de Linha).

Captura de Tela 2: Edição Detalhada da Regra

Esta captura de tela ilustra a visão detalhada de uma regra específica sendo editada. Os elementos principais incluem:

• Seção de Critérios: Define as condições sob as quais a regra é acionada. Por exemplo, os critérios podem especificar que se a quantidade e o preço unitário diferirem do PO, mas estiverem dentro da tolerância, a regra deve ser aplicada.

• Seção de Ações: Especifica quais ações devem ser tomadas quando os critérios são atendidos. Isso pode incluir ajustar as linhas da fatura, gerar notas de crédito ou débito, ou aplicar encargos adicionais.

• Tipo de Documento e Elementos de Custo: Permite ao administrador mapear ações específicas para tipos de documentos e elementos de custo, proporcionando flexibilidade no tratamento de diferentes cenários.

A "Pesquisa de Dados Mestre" nas configurações de processamento de documentos permite uma abordagem abrangente e integrada para gerenciar e validar os dados do seu documento, sincronizando-os com o sistema ERP Infor. Veja como isso ajuda a simplificar a validação e aprimoramento do processamento de documentos dentro do seu ambiente ERP:

1. Gestão Centralizada de Dados: Este recurso atua como um repositório central onde dados de várias fontes, como fornecedores, endereços de clientes, códigos fiscais e outros, podem ser armazenados e gerenciados. Ele fornece um único ponto de referência para todos os dados mestres, garantindo consistência e precisão em toda a organização.

2. Validação Contra Dados do ERP: Ao sincronizar dados mestres, como informações de fornecedores do Infor para o Docbits, você pode validar automaticamente os dados extraídos de documentos em relação aos seus dados do ERP. Isso garante que as informações processadas (como nomes de fornecedores, endereços e códigos fiscais) correspondam aos dados mantidos em seu sistema ERP, minimizando erros e discrepâncias.

3. Facilita a Automação: Ter um sistema robusto de pesquisa de dados mestre ajuda na automação do processamento de documentos recebidos. Por exemplo, pedidos de compra ou faturas podem ser verificados automaticamente quanto à correção dos dados do fornecedor, aprovados se corresponderem ou sinalizados para revisão se forem encontradas discrepâncias.

4. Aprimora a Integridade dos Dados: Atualizações regulares do seu sistema ERP para a pesquisa de dados mestre garantem que os dados usados para o processamento de documentos estejam atualizados. Isso reduz o risco de processar documentos com base em informações desatualizadas, aprimorando assim a integridade geral das transações comerciais.

5. Eficiência no Processamento de Documentos: Com os dados mestres diretamente vinculados e constantemente atualizados, o processamento de documentos se torna mais eficiente. Os documentos podem ser classificados e encaminhados automaticamente com base nos critérios específicos definidos nos dados mestres, como termos específicos de fornecedores ou regulamentos fiscais aplicáveis a diferentes tipos de transações.

As configurações de "Classificação e Extração" no seu sistema de processamento de documentos fornecem opções para configurar como os documentos são tratados automaticamente ao serem inseridos:

1. Divisão de Documentos: Essa configuração permite que você escolha se deseja dividir os documentos com base em critérios específicos ou mantê-los como um único documento. Isso pode ser útil ao processar documentos que possuem várias seções distintas, mas são carregados como um único arquivo.

2. Formatação de Quantidade: Aqui, você pode habilitar opções como arredondamento dos valores totais em pedidos. Isso garante que os dados extraídos estejam alinhados com os formatos e regras financeiras esperadas, reduzindo erros no processamento financeiro.

3. Extração de Tabelas: Essa funcionalidade permite a extração automatizada de dados de tabelas dentro dos documentos. Você pode especificar se deseja extrair todas as tabelas, apenas aquelas relevantes para fins de custos, ou identificar e extrair automaticamente códigos fiscais. Isso melhora significativamente a precisão e eficiência da extração de dados de formatos estruturados dentro dos documentos.

4. Configurar Regra de Classificação: Essa opção permite que você defina padrões e critérios específicos que ajudam o sistema a classificar e categorizar automaticamente os documentos conforme são processados. Isso pode ser baseado em padrões de texto, tipos de documentos ou outros metadados associados aos documentos.

A configuração "Lista de Valores" em seu sistema de processamento de documentos é essencialmente um repositório central para gerenciar valores predefinidos que podem ser usados em vários formulários e campos dentro do sistema. Essa configuração é particularmente útil para padronizar a entrada de dados e garantir consistência em documentos processados pelo sistema.

1. Segmentação por Tipo: Cada seção, como "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" e "Test", representa uma categoria diferente de valores predefinidos. Essas categorias são usadas para gerenciar diferentes tipos de entradas de dados relevantes para seus contextos específicos dentro do sistema.

2. Valores e Sinônimos: Sob cada categoria, você pode definir vários valores. Por exemplo, sob "Invoice_Sub_Type", valores como "Fatura de Custo" e "Fatura de Compra" são listados. Além disso, você tem a capacidade de atribuir sinônimos a esses valores, aprimorando a flexibilidade e alcance da captura de dados. Por exemplo, "Fatura de Custo" tem sinônimos como "Kostenrechnung" e "Cost Invoice".

3. Uso em Sub-Organizações: Esses valores também podem ser específicos para determinadas sub-organizações em sua configuração, permitindo a personalização e localização dos fluxos de trabalho de processamento de documentos.

4. Adição e Gerenciamento de Valores: Através da ação "Adicionar Linha", você pode introduzir novos valores e sinônimos às listas, e as "Ações" permitem editar ou excluir entradas existentes.

Na seção "Configurações de Exportação" das configurações de Processamento de Documentos, você gerencia como os documentos são exportados após o processamento. Isso inclui configurar vários métodos de exportação adaptados a necessidades específicas, como transferências de arquivos diretas ou integração com sistemas empresariais como o Infor. Aqui está uma análise das opções e funcionalidades dentro dessa configuração:

1. Seleção do Método de Exportação: Você pode escolher como os documentos devem ser exportados. Métodos comuns incluem SFTP, webhooks e integração direta com sistemas como Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) e outras opções relacionadas ao Infor. Cada método suporta diferentes tipos de fluxos de trabalho e requisitos de integração.

2. Detalhes da Configuração:

   • Para SFTP, geralmente é necessário especificar a URL do servidor, nome de usuário, senha e a pasta de destino onde os documentos serão enviados.

   • Para integrações com Infor, pode ser necessário configurar mapeamentos específicos ou fornecer chaves de API para garantir que os documentos sejam processados corretamente e enviados para o ecossistema Infor, alinhando-se com a estrutura de dados existente e os fluxos.

3. Personalização: Dependendo do tipo de documento (por exemplo, faturas, confirmações de pedidos) e da sub-organização, diferentes configurações de exportação podem ser configuradas para atender a regras de negócios variadas ou requisitos de conformidade.

4. Flexibilidade de Integração: A interface permite que várias configurações de integração estejam ativas simultaneamente, permitindo que os usuários lidem eficientemente com vários tipos de documentos e destinos. Essa configuração modular garante que diferentes partes do negócio possam usar fluxos de trabalho personalizados sem afetar uns aos outros.

5. Adição e Edição de Configurações: Os usuários podem adicionar novas configurações ou editar as existentes especificando detalhes como tipo de documento, método de exportação e credenciais ou configurações específicas do método de exportação escolhido.

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1. Qualidade do OCR:

   • Esta configuração permite definir a porcentagem mínima de qualidade do OCR necessária para que um documento seja processado automaticamente. Inclui um controle deslizante que você pode ajustar para definir o limite, como 75%, abaixo do qual o sistema não pode garantir uma extração bem-sucedida. Se a qualidade do OCR de um documento cair abaixo desse limite, você pode optar por fazer com que o sistema tome ações específicas, como executar novamente o OCR após confirmação manual.

2. Configurações gerais de OCR:

   • Usar E-Text se disponível: Esta opção, quando ativada, permite que o sistema utilize texto eletrônico incorporado em PDFs ou outros tipos de documentos para melhorar a precisão.

   • Usar DESKEW se disponível: Esta funcionalidade corrige o alinhamento do documento, o que ajuda a melhorar a precisão do OCR endireitando digitalizações inclinadas.

3. Configurações de OCR para tabelas:

   • Usar dados de IA para tabelas se disponível: Esta configuração permite o uso de tecnologias de IA para reconhecer e extrair melhor tabelas de documentos digitalizados, aproveitando modelos de aprendizado de máquina para identificar e estruturar dados tabulares com precisão.

4. Configurações de OCR para os campos de cabeçalho:

   • Usar Extração de Regras: Quando ativada, esta configuração permite que o sistema aplique regras predefinidas para extrair dados dos campos de cabeçalho, o que pode ser crítico para identificar corretamente seções de documentos como números de fatura, datas, etc.

   • Usar Extração de IA: Esta opção utiliza modelos de IA para extrair inteligentemente campos de cabeçalho, o que pode ser mais adaptável a variações em layouts e estilos de documentos.

As configurações de "Importação" no seu sistema de processamento de documentos permitem que você configure como os documentos são importados para o sistema a partir de várias fontes, incluindo configurações para FTP (Protocolo de Transferência de Arquivos) e e-mail. Aqui está uma explicação dessas configurações:

1. Configurações do Documento:

   • Restringir a páginas: Isso permite limitar o processamento a um certo número de páginas de cada documento.

   • Dias de Termos de Pagamento: Define os termos de pagamento padrão (em dias) que podem ser aplicados aos documentos.

   • Padrão de Data: Define o padrão para como as datas devem ser reconhecidas e formatadas dentro dos documentos importados.

2. Importação FTP:

   • Tipo: Define o tipo de protocolo FTP a ser usado (por exemplo, SFTP).

   • URL do Servidor: O endereço do servidor de onde os documentos serão buscados.

   • Nome de Usuário e Porta: Credenciais e número da porta para acessar o servidor FTP.

   • Diretório Padrão: Especifica o diretório no servidor FTP de onde os arquivos serão importados.

A opção adicional de adicionar novos dados inclui campos como:

• Senha: Para autenticação.

• Padrões de Correspondência de Nomes de Arquivos: Para especificar quais arquivos importar com base em seus nomes.

• Sub-Organizações: Selecionar a qual sub-organização as configurações de importação devem ser aplicadas.

1. Importação por E-mail:

   • Endereço de E-mail: Configure uma conta de e-mail para onde os documentos podem ser enviados para importação.

   • Nome de Usuário e Senha: Credenciais para acessar a conta de e-mail.

   • Protocolo e Criptografia: Especifique o protocolo (IMAP, POP3) e o tipo de criptografia.

   • Mesclar documentos anexados: Opção para combinar todos os documentos anexados em um único documento durante a importação.

Isso também permite especificar sub-organizações para um controle mais preciso sobre para onde os e-mails são direcionados dentro da estrutura organizacional.

• Contabilidade Automática: O DocBits oferece funcionalidade de contabilidade automatizada, simplificando o processo de lidar com transações financeiras associadas a pedidos de compra (POs) e outros documentos.

• Integração com M3: Integração com o M3, uma solução de software ERP, permitindo interação perfeita entre o DocBits e o M3 para aprimoramento da gestão e processamento de documentos.

• Painel de PO: Um painel centralizado dentro do DocBits especificamente projetado para gerenciar e monitorar pedidos de compra, fornecendo insights e análises para um acompanhamento e tomada de decisão eficientes.

• Painel de Ordem de Envio: Semelhante ao Painel de PO, esse recurso foca em gerenciar e monitorar ordens de envio, facilitando operações logísticas suaves.

• Painéis v2: Uma versão atualizada da interface do painel, provavelmente com uma experiência de usuário aprimorada e recursos adicionais para uma usabilidade aprimorada.

• Painel de Envio Avançado: Um painel especializado para monitoramento avançado e gerenciamento de atividades relacionadas ao envio, oferecendo insights e funcionalidades mais aprofundadas.

• Portal de Fornecedores: Um portal dentro do DocBits dedicado aos fornecedores, permitindo que eles interajam e colaborem com o sistema, aprimorando a comunicação e eficiência na cadeia de suprimentos.

• Construtor de Fluxo de Trabalho: Uma ferramenta para criar e personalizar fluxos de trabalho dentro do DocBits, permitindo que os usuários definam processos específicos e automatizem o manuseio de documentos de acordo com seus requisitos comerciais exclusivos.

• Construtor de Layout: Permite aos usuários projetar e personalizar o layout de documentos dentro do DocBits, garantindo alinhamento com padrões de marca e usabilidade.

• Modo de Anotação: Um recurso que permite aos usuários fazer anotações e marcações diretamente na interface do DocBits, facilitando a colaboração e feedback.

• Mostrar relatório: Funcionalidade para gerar e exibir relatórios dentro do DocBits, fornecendo insights e análises sobre vários aspectos do processamento e gerenciamento de documentos.

• Modelos e Etiquetas: Ferramentas para definir e configurar modelos de reconhecimento de documentos e etiquetas dentro do DocBits, aprimorando a precisão e eficiência no processamento de documentos.

• Script de Documento: Provavelmente um recurso para script e automatizar ações ou processos específicos relacionados ao manuseio de documentos dentro do DocBits.

• Digitalização de Documentos: Capacidade de digitalizar documentos físicos e importá-los para o DocBits para processamento e gerenciamento digital.

• Extração de QR-Code: Um recurso para extrair informações de códigos QR incorporados em documentos, permitindo a captura e processamento automatizados de dados.

• Dados Mestres Personalizados: Permite aos usuários definir e gerenciar campos e atributos de dados mestres personalizados dentro do DocBits, adaptando o sistema às necessidades comerciais específicas.

• Tarefas e Notificações: Funcionalidade para gerenciar tarefas e receber notificações dentro do DocBits, garantindo ação e comunicação oportuna em relação às atividades de processamento de documentos.

• Atualizador de ACL do IDM: Este módulo provavelmente lida com a atualização e gerenciamento de listas de controle de acesso (ACLs) dentro do DocBits, garantindo permissões adequadas e segurança para acesso e manuseio de documentos.

Na configuração "Expiração de Documentos" sob a seção "PROCESSAMENTO DE DOCUMENTOS", você pode configurar os cronogramas de exclusão automática para seus documentos dentro do sistema. Este recurso é particularmente útil para gerenciar políticas de retenção de dados e garantir conformidade com padrões legais ou organizacionais relacionados ao armazenamento de documentos.

Aqui está o que cada configuração faz:

1. Excluir documento após: Este menu suspenso permite definir o período de tempo após o qual um documento processado será excluído automaticamente do sistema. Você pode escolher entre opções predefinidas como 48 Horas, 1 Semana, 2 Semanas ou 4 Semanas. Isso ajuda a gerenciar espaço e manter políticas de ciclo de vida de documentos.

2. Excluir documento finalizado após: Semelhante à configuração anterior, mas direciona especificamente os documentos finalizados ou totalmente processados. Ele permite as mesmas opções de período de tempo para exclusão, garantindo que os documentos concluídos não sejam armazenados por mais tempo do que o necessário.

Ambas as configurações garantem que os documentos não sejam mantidos indefinidamente em seu sistema, ajudando a evitar o uso desnecessário de armazenamento e mantendo o fluxo de trabalho de processamento de documentos livre de bagunça. Essas configurações são vitais para organizações que precisam cumprir requisitos regulatórios específicos sobre retenção de documentos.