Configurar notificações por email é fundamental. As notificações por email no DocBits podem ser configuradas para notificar os usuários sobre vários eventos relacionados a documentos, como: conclusão de processamento, erros de importação ou exportação, ou solicitações de intervenção do usuário. Esta ferramenta é essencial para manter uma comunicação eficaz e a continuidade operacional em ambientes de processamento de documentos. Aqui estão algumas razões pelas quais isso é importante:

Comunicação em tempo real:

• Alertas por email permitem que os usuários sejam notificados imediatamente sobre eventos ou mudanças importantes em seu sistema de gerenciamento de documentos. Isso garante que todas as partes relevantes sejam informadas imediatamente sobre atualizações importantes.

Transparência e rastreabilidade:

• Ao configurar notificações por email, os usuários podem rastrear e monitorar o status dos eventos de processamento de documentos. Isso melhora a transparência e a rastreabilidade no sistema de gerenciamento de documentos.

Reações oportunas:

• A notificação automática de eventos como liberações de documentos, comentários ou aprovações permite que os usuários respondam rapidamente a solicitações ou atualizações. Isso ajuda a aumentar a eficiência e a produtividade.

Automação de fluxos de trabalho:

• As notificações por email podem ser integradas a fluxos de trabalho para enviar automaticamente notificações aos usuários relevantes quando certas ações são realizadas. Isso possibilita a automação contínua dos processos de negócios.

Lembretes e prazos:

• A configuração de notificações por email pode ser usada para lembrar os usuários sobre prazos próximos ou tarefas pendentes. Isso ajuda a garantir que tarefas importantes sejam concluídas a tempo.

No geral, a configuração de notificações por email desempenha um papel importante na melhoria da comunicação, no aumento da eficiência e na garantia de que os eventos de processamento de documentos sejam gerenciados de maneira oportuna e eficaz. Ao automatizar as notificações, as organizações podem garantir que informações importantes não sejam perdidas e que todas as partes relevantes estejam sempre atualizadas.

Esta configuração é crítica para garantir que as partes interessadas sejam mantidas informadas sobre o status de processamento de documentos importantes, o que ajuda na tomada de decisões rápidas e na gestão eficiente dos fluxos de trabalho de documentos.

Aqui estão algumas melhores práticas para usar notificações por e-mail de forma eficaz:

• Design claro e informativo: Certifique-se de que suas mensagens de notificação sejam claras e informativas. Use uma linguagem concisa para comunicar a essência da notificação e forneça instruções ou chamadas à ação claras quando necessário.

• Evite sobrecarga de notificações: Escolha cuidadosamente as condições de disparo para suas notificações para evitar sobrecarregar os usuários com notificações desnecessárias. Certifique-se de que as notificações sejam acionadas apenas para eventos relevantes e que forneçam valor real para os destinatários.

• Definindo prioridades: Se suas notificações tiverem diferentes prioridades, certifique-se de que isso esteja refletido nas configurações. Por exemplo, você pode distinguir notificações urgentes de menos importantes e agir de acordo.

• Atualize regularmente os endereços de e-mail: Certifique-se de que os endereços de e-mail dos usuários sejam verificados e atualizados regularmente para garantir que as notificações sejam enviadas aos destinatários corretos. Isso é particularmente importante quando há mudanças de funcionários ou mudanças nas responsabilidades.

• Personalização: Se possível, personalize as notificações incluindo o nome do destinatário e outras informações relevantes. Isso torna as notificações mais envolventes e ajuda os usuários a levá-las a sério.

• Obtenha feedback: Solicite feedback regular dos usuários para garantir que as notificações atendam às suas necessidades e sejam eficazes. Considere o feedback ao ajustar suas configurações de notificação.

• Testes e monitoramento: Teste regularmente seus sistemas de notificação para garantir que estejam funcionando corretamente e monitore o desempenho para identificar e corrigir problemas precocemente.

Seguindo essas melhores práticas, você pode garantir que suas notificações por e-mail sejam eficazes e ajudem a garantir uma comunicação e colaboração suaves em toda a sua organização.

Para acessar as configurações de notificações por e-mail, siga estes passos:

• Navegue até a seção de Configurações Globais em sua conta de usuário ou painel de administração.

• Procure pela opção de notificações por e-mail.

• Clique na opção apropriada para abrir as configurações de notificações por e-mail.

Dentro dessas configurações, você pode fazer as configurações desejadas para garantir que receba notificações de acordo com suas preferências. Lembre-se de ajustar as configurações com base em suas necessidades e garantir que estejam em conformidade com a política de privacidade e os padrões de segurança da sua organização.

Criar nova notificação:

• Clique no botão para adicionar ou criar uma nova notificação.

Principais Recursos e Opções

1. Configuração de Notificação por E-mail:

• Nome: Insira o nome aqui

• O identificador para a notificação, ajudando os usuários a reconhecerem o propósito da configuração de notificação.

• Tipo de Documento: Selecione o tipo de documento para o qual deseja receber uma notificação. Isso pode incluir adicionar um novo documento, excluir um documento, atualizar um documento ou outros eventos relevantes.

• Associa a notificação a um tipo de documento específico, permitindo alertas direcionados com base no ciclo de processamento do documento.

• Status: Especifique o status ou condição que deve acionar uma notificação quando mudar. Isso pode ser um status de fluxo de trabalho específico, um status de aprovação, um status de erro ou qualquer outro status relevante.

• Prioridade: selecione a prioridade apropriada. Por exemplo, isso pode ser "Baixa", "Média" ou "Alta".

• Define o nível de urgência da notificação, que pode priorizar o alerta por e-mail na caixa de entrada do destinatário.

• Atraso: Insira a quantidade de tempo desejada para especificar o tempo de atraso antes de enviar a notificação. Isso pode ser feito em minutos, horas ou dias, dependendo das configurações do seu sistema.

• Ao configurar um tempo de atraso antes de enviar a notificação, os usuários têm tempo suficiente para quaisquer cancelamentos ou correções antes que o alerta seja emitido. Isso pode ajudar a prevenir erros e melhorar a experiência do usuário.

• Endereço de E-mail: Insira os endereços de e-mail dos destinatários para os quais a notificação deve ser enviada. Os usuários podem inserir vários endereços de e-mail para especificar múltiplos destinatários. Isso pode significar que as notificações são enviadas para endereços de e-mail específicos com base nas propriedades do documento em questão ou no papel do usuário.

Insights Acionáveis:

• Enviar E-mail para o Usuário Designado: Uma configuração opcional que, quando ativada, envia automaticamente notificações para o usuário designado ao documento, garantindo que a parte responsável esteja sempre informada.

• Salvar: Após inserir todas as informações necessárias, clique no botão "Salvar" para salvar as configurações de notificação.

Para editar, desativar ou excluir notificações existentes e adaptá-las às mudanças nos fluxos de trabalho de processamento de documentos ou responsabilidades dos usuários, você pode fazer o seguinte:

Navegue até as configurações de notificações: Vá para as configurações do seu sistema onde você pode gerenciar notificações. Você pode encontrá-las na seção “Configurações”, “Configurações Globais” e depois em “Notificação por Email”.

Procure a lista de notificações existentes: Nas configurações de notificações, você encontrará uma lista de notificações existentes. Esta lista mostra todas as notificações que estão atualmente configuradas.

Edite uma notificação: Para editar uma notificação existente, encontre a notificação na lista e selecione a opção de edição. Isso permite que você altere as configurações da notificação, como o tipo de documento, status, eventos de disparo ou destinatários.

Desative uma notificação: Se você quiser desativar temporariamente uma notificação, encontre a notificação na lista e selecione a opção para desativá-la. Isso interromperá temporariamente a notificação sem excluí-la, para que você possa reativá-la mais tarde, se necessário.

Exclua uma notificação: Para remover permanentemente uma notificação, encontre a notificação na lista e selecione a opção de exclusão. Isso removerá completamente a notificação do sistema e não poderá ser restaurada.

Adapte-se às Mudanças: Revise periodicamente suas configurações de notificação e ajuste conforme necessário para refletir mudanças nos fluxos de trabalho de processamento de documentos ou responsabilidades dos usuários. Isso pode incluir a atualização de notificações devido a novos eventos, responsabilidades alteradas ou outras mudanças organizacionais.

Salve as alterações: Após fazer suas alterações, não se esqueça de salvá-las para que tenham efeito.

Ao revisar e ajustar regularmente suas configurações de notificação, você pode garantir que suas notificações atendam sempre às necessidades e fluxos de trabalho atuais. Isso ajuda a garantir uma comunicação eficiente e assegura que as pessoas certas sejam notificadas sobre eventos importantes de maneira oportuna.

Estas são algumas dicas e etapas adicionais de solução de problemas de notificações atrasadas que você pode seguir para resolver atrasos na entrega de notificações:

Notificações atrasadas:

• Verifique os atrasos na rede:

• Certifique-se de que a rede pela qual as notificações são enviadas não está congestionada ou interrompida. Problemas de rede, como perda de pacotes ou atrasos, podem afetar a entrega de e-mails.

• Monitoramento da Fila de E-mails:

• Verifique a fila do servidor de e-mail para determinar se as notificações estão sendo enfileiradas e enviadas corretamente. Um grande número de e-mails na fila pode indicar problemas com o servidor de e-mail.

• Verificação da configuração SMTP:

• Verifique se a configuração SMTP está correta e se o servidor de e-mail está devidamente configurado para enviar e-mails de saída. Verifique as configurações de autenticação e o endereço do servidor para garantir que estão corretos.

• Verifique as configurações de firewall e segurança:

• Verifique as configurações do firewall e outras configurações de segurança para garantir que o servidor de e-mail está devidamente configurado para enviar e-mails de saída e que nenhuma porta utilizada para e-mail está bloqueada. O envio é necessário.

• Verificação da utilização do servidor:

• Verifique a utilização do servidor que hospeda o sistema de gerenciamento de documentos para garantir que não haja gargalos de recursos que possam afetar a entrega de notificações.

Ao realizar essas verificações adicionais, você pode identificar causas potenciais de notificações atrasadas e tomar as medidas apropriadas para otimizar a entrega de notificações e garantir que os usuários sejam informados de maneira oportuna.