Kliknij przycisk + NOWY
Wyświetli się następujące menu:
Wprowadź szczegóły podorganizacji, którą chcesz utworzyć, nazwę i opis, a następnie kliknij przycisk ZAPISZ. Powinieneś znaleźć swoją nowo utworzoną podorganizację na końcu listy istniejących podorganizacji.
Zarządzaj Użytkownikami:
Dodawanie Użytkowników: Administratorzy mogą tworzyć nowe konta użytkowników i przypisywać je do odpowiedniej podorganizacji.
Przypisywanie Ról i Uprawnień: Administratorzy mogą ustawiać role i uprawnienia dla użytkowników w podorganizacji. Zazwyczaj obejmuje to przypisywanie praw dostępu do konkretnych dokumentów, folderów lub funkcji w systemie zarządzania dokumentami.
Zarządzaj szczegółami profilu: Administratorzy mogą edytować szczegóły profilu użytkowników w podorganizacji, takie jak: np. informacje kontaktowe lub przynależność do działu. Umożliwia to aktualne i dokładne zarządzanie danymi użytkowników.
Możesz dodać nowego użytkownika do organizacji i masz możliwość usunięcia użytkownika z innych grup.
Edytuj Użytkownika:
Edycja ustawień podorganizacji: Administratorzy mogą edytować ustawienia i właściwości podorganizacji, w tym jej nazwę, opis lub poziom hierarchii w systemie.
Edytuj szczegóły użytkownika: Administratorzy mogą edytować szczegóły poszczególnych użytkowników w podorganizacji, na przykład w celu dostosowania ich praw dostępu lub aktualizacji ich informacji kontaktowych.
Usuń Użytkownika:
Usuwanie podorganizacji: Administratorzy mogą również mieć możliwość usunięcia podorganizacji, jeśli nie jest już potrzebna lub jeśli wymagana jest restrukturyzacja struktury organizacyjnej. Podczas usuwania podorganizacji administratorzy muszą upewnić się, że wszyscy użytkownicy i dane z nią związane są odpowiednio obsługiwane.
Te funkcje zarządzania umożliwiają administratorom skuteczne zarządzanie i dostosowywanie kont użytkowników oraz struktur organizacyjnych w systemie zarządzania dokumentami, aby sprostać zmieniającym się potrzebom i procesom firmy.
Tworzenie podorganizacji w systemie zarządzania dokumentami służy dalszemu organizowaniu i różnicowaniu struktury oraz zarządzania kontami użytkowników, dokumentami i przepływami pracy w organizacji. Oto niektóre cele i korzyści z tworzenia podorganizacji:
Struktura i organizacja: Podorganizacje umożliwiają stworzenie hierarchicznej struktury w systemie zarządzania dokumentami. Może to pomóc w organizacji kont użytkowników i dokumentów według działu, zespołu, lokalizacji lub innych istotnych kryteriów dla jaśniejszego i bardziej efektywnego zarządzania.
Zarządzanie uprawnieniami: Tworząc podorganizacje, administratorzy mogą ustawiać szczegółowe uprawnienia i kontrole dostępu dla różnych grup użytkowników. Oznacza to, że konkretni użytkownicy lub grupy mogą mieć dostęp tylko do dokumentów i zasobów związanych z ich odpowiednią podorganizacją, co poprawia bezpieczeństwo i prywatność.
Przepływy pracy i współpraca: Podorganizacje mogą ułatwiać współpracę i komunikację w ramach konkretnych zespołów lub działów, centralizując dostęp do wspólnych dokumentów, projektów lub zadań. To sprzyja efektywności i koordynacji podczas współpracy nad wspólnymi projektami lub przepływami pracy.
Raportowanie i analiza: Organizując konta użytkowników i dokumenty w podorganizacjach, można tworzyć szczegółowe raporty i analizy dotyczące działań i wydajności poszczególnych zespołów lub działów. Umożliwia to administratorom i menedżerom uzyskanie wglądu w wykorzystanie systemu zarządzania dokumentami na poziomie organizacyjnym.
Skalowalność i elastyczność: Podorganizacje zapewniają skalowalną strukturę, która może rosnąć wraz z rozwojem i zmianami organizacji. Nowe zespoły lub działy mogą być łatwo dodawane i odpowiednio integrowane w istniejący schemat podorganizacyjny bez wpływu na ogólną strukturę systemu zarządzania dokumentami.
Ogólnie rzecz biorąc, podorganizacje umożliwiają skuteczniejsze zarządzanie i organizację kont użytkowników, dokumentów i przepływów pracy w systemie zarządzania dokumentami poprzez poprawę struktury, bezpieczeństwa i współpracy.
W Ustawieniach, Ustawienia globalne → Grupy, Użytkownicy i Uprawnienia → Podorganizacje, jak pokazano poniżej.
Zostaniesz następnie przeniesiony na stronę, która wygląda podobnie do tej:\
Tutaj znajdziesz wcześniej utworzone podorganizacje, a także miejsce, w którym możesz tworzyć nowe podorganizacje.