Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Stwórz jasne wytyczne dotyczące korzystania z szablonów formatowania i ustawień językowych, aby zapewnić spójność wszystkich dokumentów.
Regularnie szkol pracowników w zakresie prawidłowego korzystania z szablonów i ustawień językowych.
Zachęcaj pracowników do sprawdzania pisowni przed finalizacją dokumentu, aby zidentyfikować i poprawić błędy typograficzne oraz gramatyczne.
Używaj wersjonowania i śledzenia zmian, aby śledzić historię edycji i zapewnić możliwość identyfikacji zmian.
Starannie dokumentuj zmiany i komentarze, aby wspierać proces przeglądu i ułatwiać współpracę.
Ustal jasne ograniczenia dostępu, aby zapewnić, że poufne dokumenty mogą być wyświetlane i edytowane tylko przez upoważnione osoby.
Regularnie aktualizuj hasła i prawa dostępu, aby zapewnić bezpieczeństwo i spełniać wymagania zgodności.
Regularnie szkol pracowników w zakresie skutecznego korzystania z DocBits i jego funkcji.
Bądź na bieżąco z aktualizacjami i nowymi funkcjami oraz wdrażaj je w razie potrzeby, aby poprawić wydajność i bezpieczeństwo.
Stwórz jasne polityki przetwarzania dokumentów i przepływy pracy, które obejmują korzystanie z różnych ustawień i funkcji.
Udokumentuj wymagania dotyczące zgodności i upewnij się, że wszyscy pracownicy je rozumieją i przestrzegają.
Wdrażając te najlepsze praktyki, możesz zwiększyć wydajność w DocBits, poprawić dokładność danych i zapewnić, że spełnia on odpowiednie wymagania dotyczące zgodności.
Sprawdź, czy wszystkie dodatkowe parametry są poprawnie skonfigurowane i spełniają wymagania biznesowe.
Upewnij się, że konfiguracja jest zgodna z wymaganiami systemowymi i potrzebami użytkowników.
Upewnij się, że połączenie z systemem IDM jest poprawnie skonfigurowane i że wszystkie niezbędne uprawnienia są w miejscu.
Sprawdź, czy format dokumentu jest zgodny z wymaganiami systemu IDM.
Upewnij się, że limity tolerancji są realistyczne i wykonalne.
Regularnie sprawdzaj, czy limity tolerancji spełniają aktualne wymagania biznesowe.
Przetestuj eksport w różnych formatach, aby upewnić się, że wszystkie wymagane informacje są poprawnie eksportowane.
Upewnij się, że formaty eksportu są zgodne z wymaganiami odbiorców lub systemów docelowych.
Przejrzyj konfigurację dezaktywacji statusu, aby upewnić się, że nie blokuje ona niepotrzebnie przepływu pracy.
Upewnij się, że wszyscy użytkownicy są świadomi zmian statusu i wiedzą, jak na nie odpowiedzieć.
Poprzez zastosowanie tych ustawień i praktyk najlepszych organizacje mogą usprawnić swoje procesy przetwarzania dokumentów, poprawić dokładność danych i zapewnić zgodność z przepisami.
Jako administrator masz możliwość przeglądania i zarządzania mapowaniami między wewnętrznymi numerami przedmiotów a numerami przedmiotów dostawcy. Ta funkcja zapewnia, że niezgodności między Twoim systemem a systemami dostawców są obsługiwane efektywnie. Możesz przeglądać, edytować i usuwać niepoprawne mapowania, aby utrzymać dokładność danych.
Dostęp do Mapy Numerów Przedmiotów Dostawcy
Przejdź do Ustawień:
Przejdź do sekcji Ustawienia w swoim panelu administracyjnym.
Dostęp do Typów Dokumentów:
W sekcji Ustawienia wybierz Typy Dokumentów.
Więcej Ustawień:
Kliknij na Więcej Ustawień, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracyjnych.
Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy:
W sekcji Więcej Ustawień znajdziesz tabelę Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy. Tabela ta zawiera wszystkie aktualne mapowania między Twoimi wewnętrznymi numerami przedmiotów a odpowiadającymi im numerami przedmiotów dostawcy.
Przeglądanie Mapowań:
Tabela wyświetla następujące kolumny:
ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.
Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.
Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.
Akcja: Opcje zarządzania mapowaniami.
Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:
Jeśli zidentyfikujesz niepoprawne mapowanie, możesz je usunąć, klikając ikonę kosza (🗑) w kolumnie Akcja.
Pojawi się okno potwierdzenia, aby upewnić się, że chcesz usunąć mapowanie.
Edycja Mapowań:
(Jeśli dotyczy) Możesz również mieć możliwość edytowania istniejących mapowań, aby skorygować wszelkie niezgodności. Może to obejmować kliknięcie na numer przedmiotu lub dostawcy, aby wprowadzić zmiany.
Identyfikacja Niezgodności:
Regularnie przeglądaj Mapę Numerów Przedmiotów Dostawcy, aby zidentyfikować wszelkie niezgodności lub niepoprawne mapowania.
Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:
W przypadku jakichkolwiek niepoprawnych mapowań kliknij ikonę kosza, aby je usunąć.
Ponowne Wprowadzenie Poprawnych Mapowań:
Upewnij się, że poprawne mapowania są wprowadzane ręcznie podczas następnej transakcji lub poprzez edytowanie istniejących wpisów, jeśli system to wspiera.# Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy - Dokumentacja Administracyjna
Jako administrator masz możliwość przeglądania i zarządzania mapowaniami między wewnętrznymi numerami przedmiotów a numerami przedmiotów dostawcy. Ta funkcja zapewnia, że niezgodności między Twoim systemem a systemami dostawców są obsługiwane efektywnie. Możesz przeglądać, edytować i usuwać niepoprawne mapowania, aby utrzymać dokładność danych.
Dostęp do Mapy Numerów Przedmiotów Dostawcy
Przejdź do Ustawień:
Przejdź do sekcji Ustawienia w swoim panelu administracyjnym.
Dostęp do Typów Dokumentów:
W sekcji Ustawienia wybierz Typy Dokumentów.
Więcej Ustawień:
Kliknij na Więcej Ustawień, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracyjnych.
Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy:
W sekcji Więcej Ustawień znajdziesz tabelę Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy. Tabela ta zawiera wszystkie aktualne mapowania między Twoimi wewnętrznymi numerami przedmiotów a odpowiadającymi im numerami przedmiotów dostawcy.
Przeglądanie Mapowań:
Tabela wyświetla następujące kolumny:
ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.
Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.
Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.
Akcja: Opcje zarządzania mapowaniami.
Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:
Jeśli zidentyfikujesz niepoprawne mapowanie, możesz je usunąć, klikając ikonę kosza (🗑) w kolumnie Akcja.
Pojawi się okno potwierdzenia, aby upewnić się, że chcesz usunąć mapowanie.
Edycja Mapowań:
(Jeśli dotyczy) Możesz również mieć możliwość edytowania istniejących mapowań, aby skorygować wszelkie niezgodności. Może to obejmować kliknięcie na numer przedmiotu lub dostawcy, aby wprowadzić zmiany.
Identyfikacja Niezgodności:
Regularnie przeglądaj Mapę Numerów Przedmiotów Dostawcy, aby zidentyfikować wszelkie niezgodności lub niepoprawne mapowania.
Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:
W przypadku jakichkolwiek niepoprawnych mapowań kliknij ikonę kosza, aby je usunąć.
Ponowne Wprowadzenie Poprawnych Mapowań:
Upewnij się, że poprawne mapowania są wprowadzane ręcznie podczas następnej transakcji lub poprzez edytowanie istniejących wpisów, jeśli system to wspiera.# Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy - Dokumentacja Administracyjna
Jako administrator masz możliwość przeglądania i zarządzania mapowaniami między wewnętrznymi numerami przedmiotów a numerami przedmiotów dostawcy. Ta funkcja zapewnia, że niezgodności między Twoim systemem a systemami dostawców są obsługiwane efektywnie. Możesz przeglądać, edytować i usuwać niepoprawne mapowania, aby utrzymać dokładność danych.
Dostęp do Mapy Numerów Przedmiotów Dostawcy
Przejdź do Ustawień:
Przejdź do sekcji Ustawienia w swoim panelu administracyjnym.
Dostęp do Typów Dokumentów:
W sekcji Ustawienia wybierz Typy Dokumentów.
Więcej Ustawień:
Kliknij na Więcej Ustawień, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracyjnych.
Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy:
W sekcji Więcej Ustawień znajdziesz tabelę Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy. Tabela ta zawiera wszystkie aktualne mapowania między Twoimi wewnętrznymi numerami przedmiotów a odpowiadającymi im numerami przedmiotów dostawcy.
Przeglądanie Mapowań:
Tabela wyświetla następujące kolumny:
ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.
Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.
Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.
Akcja: Opcje zarządzania mapowaniami.
Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:
Jeśli zidentyfikujesz niepoprawne mapowanie, możesz je usunąć, klikając ikonę kosza (🗑) w kolumnie Akcja.
Pojawi się okno potwierdzenia, aby upewnić się, że chcesz usunąć mapowanie.
Edycja Mapowań:
(Jeśli dotyczy) Możesz również mieć możliwość edytowania istniejących mapowań, aby skorygować wszelkie niezgodności. Może to obejmować kliknięcie na numer przedmiotu lub dostawcy, aby wprowadzić zmiany.
Identyfikacja Niezgodności:
Regularnie przeglądaj Mapę Numerów Przedmiotów Dostawcy, aby zidentyfikować wszelkie niezgodności lub niepoprawne mapowania.
Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:
W przypadku jakichkolwiek niepoprawnych mapowań kliknij ikonę kosza, aby je usunąć.
Ponowne Wprowadzenie Poprawnych Mapowań:
Upewnij się, że poprawne mapowania są wprowadzane ręcznie podczas następnej transakcji lub poprzez edytowanie istniejących wpisów, jeśli system to wspiera.# Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy - Dokumentacja Administracyjna
Jako administrator masz możliwość przeglądania i zarządzania mapowaniami między wewnętrznymi numerami przedmiotów a numerami przedmiotów dostawcy. Ta funkcja zapewnia, że niezgodności między Twoim systemem a systemami dostawców są obsługiwane efektywnie. Możesz przeglądać, edytować i usuwać niepoprawne mapowania, aby utrzymać dokładność danych.
Dostęp do Mapy Numerów Przedmiotów Dostawcy
Przejdź do Ustawień:
Przejdź do sekcji Ustawienia w swoim panelu administracyjnym.
Dostęp do Typów Dokumentów:
W sekcji Ustawienia wybierz Typy Dokumentów.
Więcej Ustawień:
Kliknij na Więcej Ustawień, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracyjnych.
Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy:
W sekcji Więcej Ustawień znajdziesz tabelę Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy. Tabela ta zawiera wszystkie aktualne mapowania między Twoimi wewnętrznymi numerami przedmiotów a odpowiadającymi im numerami przedmiotów dostawcy.
Przeglądanie Mapowań:
Tabela wyświetla następujące kolumny:
ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.
Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.
Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.
Akcja: Opcje zarządzania mapowaniami.
Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:
Jeśli zidentyfikujesz niepoprawne mapowanie, możesz je usunąć, klikając ikonę kosza (🗑) w kolumnie Akcja.
Pojawi się okno potwierdzenia, aby upewnić się, że chcesz usunąć mapowanie.
Edycja Mapowań:
(Jeśli dotyczy) Możesz również mieć możliwość edytowania istniejących mapowań, aby skorygować wszelkie niezgodności. Może to obejmować kliknięcie na numer przedmiotu lub dostawcy, aby wprowadzić zmiany.
Identyfikacja Niezgodności:
Regularnie przeglądaj Mapę Numerów Przedmiotów Dostawcy, aby zidentyfikować wszelkie niezgodności lub niepoprawne mapowania.
Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:
W przypadku jakichkolwiek niepoprawnych mapowań kliknij ikonę kosza, aby je usunąć.
Ponowne Wprowadzenie Poprawnych Mapowań:
Upewnij się, że poprawne mapowania są wprowadzane ręcznie podczas następnej transakcji lub poprzez edytowanie istniejących wpisów, jeśli system to wspiera.
Przegląd
Obszar Więcej ustawień umożliwia administratorom konfigurowanie różnych aspektów przetwarzania dokumentów, które nie są objęte podstawowymi ustawieniami. Obejmuje to opcje dotyczące ekstrakcji tabel, przeglądu dokumentów, generowania plików PDF, procesów zatwierdzania oraz ustawienia specyficzne dla określonych operacji, takich jak zamówienia zakupu lub księgowość.
Główne funkcje i opcje
Ekstrakcja tabel:
Pomiń walidację tabel: Umożliwia pominięcie procesu walidacji danych tabelarycznych, co może być przydatne w sytuacjach, gdzie walidacja danych musi być elastyczna.
W przeglądzie:
Projektuj formularz w przeglądzie: Konfiguruje układ i pola, które pojawiają się w formularzach przeglądowych używanych podczas procesu przeglądu dokumentów.
Generowanie plików PDF:
Projektuj szablon: Określa szablon używany do generowania wersji PDF dokumentów, co może być kluczowe dla archiwizacji lub komunikacji zewnętrznej.
Zatwierdzenie:
Zatwierdź przed wyeksportowaniem: Zapewnia, że dokumenty muszą zostać zatwierdzone przed wyeksportowaniem z systemu.
Drugie zatwierdzenie: Dodaje dodatkową warstwę zatwierdzenia dla dalszej walidacji, zwiększając kontrolę nad przetwarzaniem dokumentów.
Zamówienie zakupu / Automatyczna księgowość:
Tabela PO w kreatorze układu: Umożliwia dodanie tabel zamówień zakupu do kreatora układu w celu dostosowania układów dokumentów.
Zamówienie zakupu: Przełącza przetwarzanie dokumentów zamówień zakupu w systemie.
Ustawienia tolerancji PO: Ustawia poziomy tolerancji dla ilości zamówień zakupu, co pomaga w uwzględnianiu drobnych rozbieżności bez oznaczania ich jako błędy.
Alternatywne eksportowanie dokumentów:
Wyłącz stany PO: Umożliwia wyłączenie określonych stanów zamówień zakupu podczas procesu eksportowania, zapewniając elastyczność w obsłudze zamówień.
Mapowanie numerów przedmiotów dostawcy:
Ustawienie narzędziowe mapujące numery przedmiotów dostawcy na wewnętrzne numery przedmiotów, zapewniające dokładność w zarządzaniu zapasami i zamówieniami zakupu.
Cel:
To ustawienie pozwala na pominięcie walidacji tabel.
Zastosowanie:
Jest to przydatne, gdy używasz tabel, których struktura często się zmienia lub gdy walidacja powoduje niepotrzebne opóźnienia. Pominięcie walidacji może przyspieszyć przetwarzanie, ale powinno być stosowane tylko wtedy, gdy jakość danych jest w przeciwnym razie zapewniona.
Cel:
To ustawienie umożliwia automatyczne wykrywanie zduplikowanych dokumentów na podstawie wybranych pól.
Zastosowanie:
To narzędzie ma na celu zapobieganie przetwarzaniu tych samych dokumentów dwa razy, zapewniając efektywność w przepływie pracy.
Cel:
To ustawienie pozwala na projektowanie dokumentów bezpośrednio w trybie przeglądu.
Zastosowanie:
Przydatne do uwzględniania wizualnych opinii i adnotacji podczas przeglądu oraz wprowadzania zmian w projekcie w czasie rzeczywistym. To poprawia efektywność procesu przeglądu i pozwala projektantom i recenzentom ściślej współpracować.
Cel:
To ustawienie pozwala na projektowanie widoku odrzuconych dokumentów bezpośrednio.
Zastosowanie:
Przydatne do uwzględniania wizualnych opinii i adnotacji podczas wprowadzania zmian w projekcie w czasie rzeczywistym. To poprawia efektywność procesu przeglądu i pozwala projektantom i recenzentom ściślej współpracować.
Cel:
Szablony do standaryzacji układów dokumentów i formatowania.
Zastosowanie:
Ułatwia tworzenie spójnych i profesjonalnych dokumentów. Firmy mogą tworzyć własne szablony projektów, które przestrzegają wytycznych dotyczących marki i standardów formatowania, zwiększając efektywność i poprawiając wygląd dokumentów.
Cel:
To ustawienie umożliwia eksport dokumentów do systemu Zarządzania Dokumentami Informacyjnymi (IDM).
Zastosowanie:
Ta funkcja jest używana do eksportowania dokumentów bezpośrednio z systemu tworzenia lub przeglądu do systemu IDM w celu centralnego przechowywania, zarządzania i ułatwienia dostępu do nich. To poprawia organizację i śledzenie dokumentów, zapewnia, że są one przechowywane w sposób bezpieczny i ułatwia przestrzeganie przepisów dotyczących zgodności.
Cel:
Przepływ pracy zatwierdzania dokumentów.
Zastosowanie:
Definiuje kroki zatwierdzania i odpowiedzialności. To ustawienie jest kluczowe dla zgodności z politykami firmy i wymaganiami regulacyjnymi. Zapewnia, że wszystkie odpowiednie strony przeglądają i zatwierdzają dokument przed jego sfinalizowaniem. Po sfinalizowaniu dokumentu można go opieczętować pieczęcią zatwierdzenia.
Formularz zatwierdzenia projektu:
Formularz zatwierdzenia projektu v2:
Formularz drugiego zatwierdzenia projektu:
Cel:
Automatyzuje przetwarzanie i księgowanie zamówień zakupu.
Zastosowanie:
Ułatwia automatyczne tworzenie i przetwarzanie zamówień zakupu oraz ich księgowanie w systemach finansowych. To oszczędza czas, redukuje błędy i poprawia efektywność w procesie zakupowym i księgowym.
Cel:
Umożliwia integrację tabel zamówień zakupu w układ dokumentów.
Zastosowanie:
Projektuje tabele zamówień zakupu bezpośrednio w kreatorze układów i dostosowuje je do specyficznych wymagań. To zapewnia płynny i spójny projekt dokumentów zawierających informacje o zamówieniach zakupu.
Cel:
Eksportuje linie zamówienia zakupu, które nie pasują do istniejących zamówień.
Zastosowanie:
Identyfikuje i eksportuje linie, które mogą zawierać błędy lub wymagają szczególnej przeglądu. To pomaga wykrywać i korygować niezgodności przed zakończeniem zamówień.
Cel:
Definiuje limity tolerancji dla odchyleń w zamówieniach zakupu.
Zastosowanie:
Określa, jak duże odchylenie od zamówienia jest akceptowalne bez konieczności dodatkowego zatwierdzenia.
Obejmuje to odchylenia cenowe lub ilościowe. To ustawienie pomaga uprościć proces zatwierdzania i unikać niepotrzebnych opóźnień.
Cel:
Te ustawienia zapewniają zaawansowane opcje konfiguracyjne dla zamówień zakupu (PO), aby spełnić specyficzne wymagania biznesowe.
Zastosowanie:
Możesz ustawić dodatkowe parametry i warunki dla zamówień zakupu, takie jak warunki dostawy, specyficzne warunki płatności. To ułatwia precyzyjną kontrolę i dostosowanie procesów zamówień zakupu, poprawiając efektywność i dokładność w zakupach.
Cel:
To ustawienie pozwala na eksport dokumentów w różnych formatach lub za pomocą alternatywnych metod.
Zastosowanie:
Możesz określić, w jakich formatach (np. PDF, DOCX, XML) lub za pomocą jakich kanałów (np. e-mail, chmura) dokumenty powinny być eksportowane. To zwiększa elastyczność i pozwala na eksport dokumentów zgodnie z wymaganiami różnych odbiorców lub systemów.
Cel:
To ustawienie pozwala na wyłączenie lub zablokowanie niektórych statusów zamówień zakupu w celu kontrolowania przepływu pracy.
Zastosowanie:
Firmy mogą określić, które statusy powinny być wyłączone w określonych sytuacjach, aby zapobiec edytowaniu lub niewłaściwemu modyfikowaniu zamówień. To jest przydatne, aby zapewnić integralność i spójność procesu zamówień zakupu.
Na przykład zamówienie, które zostało już zatwierdzone i wydane do dostawy, nie mogłoby być już przetwarzane ani anulowane.
Dodatkowe ustawienia zamówienia zakupu:
Indywidualna personalizacja:
Umożliwia dostosowanie ustawień zamówienia do specyficznych wymagań biznesowych, co zwiększa efektywność i dokładność w zakupach.
Kontrolowane procesy:
Wspiera wdrażanie szczegółowych zasad i procedur zakupowych.
Dodatkowe ustawienia tolerancji zamówienia zakupu:
Efektywne procesy zatwierdzania:
Minimalizuje niepotrzebne kroki zatwierdzania poprzez ustalanie jasnych limitów tolerancji.
Zarządzanie ryzykiem:
Pomaga w wczesnym identyfikowaniu istotnych odchyleń i podejmowaniu odpowiednich działań.
Alternatywny eksport dokumentów:
Elastyczność:
Umożliwia eksport dokumentów w różnych formatach, które spełniają wymagania różnych systemów i odbiorców.
Efektywność:
Automatyzuje proces eksportu, redukując pracę ręczną i błędy.
Wyłącz statusy zamówienia zakupu:
Kontrola procesu:
Zapobiega niepożądanym zmianom lub edytowaniu zamówień, które są już w zaawansowanym statusie.
Bezpieczeństwo:
Chroni integralność procesu zamówień i zapewnia, że tylko autoryzowane zmiany są wprowadzane.
Przejdź do Ustawienia → Ustawienia ogólne → Typy dokumentów → Więcej ustawień → Sekcja zamówienia zakupu → Statusy wyłączenia PO
Ustawienie Statusy wyłączenia PO pozwala użytkownikom określić statusy zamówienia zakupu (PO), które uniemożliwiają dopasowanie faktur do tych PO. Jeśli zamówienie zakupu ma status wymieniony w tym ustawieniu, nie może być używane do dopasowania faktur w ekranie dopasowania PO. To zatrzyma dalsze przetwarzanie PO, aż jego status zmieni się na taki, który nie jest wyłączony.
To zatrzyma dalsze przetwarzanie faktury, aż status PO zmieni się na taki, który nie jest wyłączony. Korzystając z tego ustawienia, użytkownicy mogą zapewnić, że zamówienia zakupu o określonych statusach nie będą poddawane dalszemu przetwarzaniu faktur, co zmniejsza błędy i zapobiega niepotrzebnym płatnościom.
Na ekranie Dopasowanie PO wyłączone zamówienie zakupu pojawia się przekreślone. To wizualnie wskazuje, że PO jest obecnie ograniczone w dopasowaniu z powodu swojego statusu.
W ustawieniu Statusy wyłączenia PO zobaczysz pole wyboru po lewej stronie.
Kliknięcie tego pola otwiera rozwijane menu dostępnych statusów PO.
Wybierz jeden lub więcej statusów, klikając na nie. Kliknij ponownie, aby odznaczyć.
Kliknij przycisk Zastosuj, aby zapisać zmiany.
Dostępne statusy
Anulowane
Usunięte
Fakturowane
Otwarte
Częściowo fakturowane
Częściowo odebrane
Odebrane
Niezatwierdzone
Wstrzymane
Zamknięte
Przejdź do Ustawienia → Typy Dokumentów → Faktura → Więcej Ustawień jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej
Użytkownik ma dwie opcje wykrywania duplikatów faktur:
Wykrywanie Duplikatów Dokumentów Ta funkcja sprawdza duplikaty dokumentów przesłanych do DocBits na podstawie wybranych kryteriów. Jeśli wybrane kryteria są zgodne w dokumentach, system oznaczy dokument jako duplikat.
Wykrywanie Duplikatów Faktur Ta funkcja wymaga synchronizacji Faktur Dostawców z Infor do DocBits. Porównuje numery faktur w pulpicie faktur DocBits z tymi w Infor. Jeśli ten sam numer faktury zostanie przesłany więcej niż raz, zostanie oznaczony jako duplikat.
UWAGA: Korzystanie z funkcji Wykrywanie Duplikatów Faktur spowoduje dodatkową opłatę kredytową.
Po włączeniu ustawienia użytkownik może wybrać kryteria wykrywania duplikatów
Gdy Wykrywanie Duplikatów jest włączone w ustawieniach, pulpit wyświetli ikonę dla wszelkich faktur zidentyfikowanych jako duplikaty na podstawie określonych kryteriów. Kliknięcie tej ikony otworzy duplikaty w widoku podzielonego ekranu dla łatwego porównania
Gdy użytkownik otworzy dokument, na pasku ostrzeżeń wyświetli się informacja o duplikatach faktur, jak pokazano na zrzucie ekranu
Przejdź do Ustawienia → Ustawienia ogólne → Typy dokumentów → Więcej ustawień → Sekcja zamówienia zakupu → Ustawienie tolerancji PO
Po włączeniu to ustawienie pozwala zdefiniować tolerancje dla Ilości i/lub Ceny jednostkowej. Tolerancje te mogą być ustawione jako procent lub jako wartość stała. Oznacza to, że faktura może odbiegać od zamówienia zakupu (PO) w określonym zakresie tolerancji, nie będąc oznaczoną jako niezgodność, co zapewnia elastyczność przy jednoczesnym zapewnieniu płynności przetwarzania.
UWAGA: Tolerancje działają w obie strony; to znaczy, że wartość faktury może być zarówno wyższa, jak i niższa niż wartość PO w dozwolonym zakresie.
Włącz ustawienie:
Włącz ustawienie tolerancji PO za pomocą przycisku przełącznika.
Skonfiguruj tolerancje:
Pojawią się cztery pola:
Jedno pole dla Kwoty tolerancji ilości.
Jedno pole dla Kwoty tolerancji ceny jednostkowej.
Za każdym polem znajduje się menu rozwijane, w którym można wybrać typ tolerancji:
Procent: Wskazuje tolerancję procentową.
Wartość: Wskazuje stałą kwotę, o którą wartość może się różnić.
Załóżmy, że Tolerancja ceny jednostkowej jest ustawiona na 5%.
Zamówienie zakupu zawiera dwie pozycje:
Pozycja 1: Cena jednostkowa = 5,00 $
Pozycja 2: Cena jednostkowa = 2,00 $
Na fakturze:
Pozycja 1: Cena jednostkowa została dostosowana do 4,80 $ (w ramach tolerancji 5%).
Pozycja 2: Cena jednostkowa została dostosowana do 2,20 $ (poza tolerancją 5%).
Wynik:
Pozycja 1 nie jest oznaczona jako niezgodność, ponieważ 4,80 $ mieści się w 5% od 5,00 $.
Pozycja 2 jest oznaczona jako niezgodność, ponieważ 2,20 $ przekracza dozwoloną 5% odchylenie od 2,00 $. Użytkownik musi podjąć działania w celu rozwiązania niezgodności przed dalszym przetwarzaniem faktury.
Przejdź do Ustawienia → Ustawienia ogólne → Typy dokumentów → Więcej ustawień → Sekcja zamówienia zakupu → Dodatkowe ustawienie tolerancji PO
Po włączeniu to ustawienie pozwala zdefiniować tolerancje dla Transportu, Opłat i/lub Podatku. Tolerancje te mogą być ustawione jako procent lub jako wartość stała, co umożliwia niewielkie różnice faktur w stosunku do wartości PO bez oznaczania ich jako niezgodności. To zapewnia dodatkową elastyczność i gwarantuje, że drobne różnice nie przerywają przepływu pracy.
UWAGA: Podobnie jak standardowe ustawienia tolerancji, te tolerancje mają zastosowanie w obie strony — pozwalając na wzrosty lub spadki w ramach ustalonych limitów.
Włącz ustawienie:
Włącz dodatkowe ustawienie tolerancji PO za pomocą przycisku przełącznika.
Skonfiguruj tolerancje:
Pojawią się sześć pól:
Jedno pole dla kwot tolerancji dla Transportu, Opłat i Podatku.
Każde pole ma towarzyszące menu rozwijane, w którym można wybrać typ tolerancji:
Procent: Tolerancja jest definiowana jako procent.
Wartość: Tolerancja jest definiowana jako stała kwota.
Przejdź do Ustawienia → Ustawienia ogólne → Typy dokumentów → Więcej ustawień → Sekcja zamówienia zakupu → Automatyczne sprawdzanie aktualizacji PO Włącz przycisk, aby aktywować to ustawienie.
Po włączeniu system dostarcza wizualny wskaźnik na ekranie Dopasowanie zamówienia zakupu za każdym razem, gdy zamówienie zakupu zostało zaktualizowane. Ta ikona wskazuje, że zamówienie zakupu powinno zostać odświeżone, aby zapewnić użytkownikom pracę z najbardziej aktualnymi informacjami przed podjęciem decyzji.
Aby odświeżyć zamówienie zakupu, kliknij ikonkę odświeżania obok numeru zamówienia zakupu (zobacz zdjęcie poniżej).
To ustawienie kontroluje dostępność tabeli Zamówienia Zakupu (PO) w Kreatorze Układów oraz na Ekranie Walidacji.
Aby włączyć tę funkcję:
Przejdź do Ustawienia → Ustawienia ogólne → Typy dokumentów → Więcej ustawień → Sekcja Zamówienia Zakupu → Tabela PO w Kreatorze Układów.
Włącz ustawienie, aby tabela Zamówienia Zakupu była widoczna.
Gdy włączone:
Tabela Zamówienia Zakupu pojawia się w Sekcji Tabeli w Kreatorze Układów.
Nie zostanie wyświetlona żadna powiadomienie o tym, że moduł jest wyłączony.
Gdy wyłączone:
Wskazówka wskaże, że moduł jest wyłączony.
Tabela PO nie będzie widoczna na Ekranie Walidacji.
Jak uzyskać dostęp do Kreatora Układów
Przejdź do Ustawienia → Ustawienia ogólne → Typy dokumentów → Edytuj układ.
Dodawanie tabeli PO z powrotem do układu
Jeśli tabela PO jest brakująca lub została usunięta, wykonaj następujące kroki:
Otwórz Kreator Układów.
W sekcji Elementy formularza wybierz Wyodrębnione Tabele.
Dodaj tabelę PO do swojego układu.
Po dodaniu i włączeniu tabela PO będzie widoczna w Kreatorze Układów oraz na Ekranie Walidacji, gdy zamówienie zakupu będzie dostępne dla faktury.
