Przegląd

Scalanie dokumentów pozwala na połączenie wielu dokumentów.

Najpierw musisz wybrać dokumenty, które chcesz scalić. Można to zrobić, zaznaczając pola wyboru przy dokumentach. Po wybraniu dokumentów kliknij ikonę z trzema kropkami.

Następnie pojawi się menu, wybierz opcję „Scal”, która znajduje się na dole.

Scalanie dokumentów to ważna funkcja w systemie zarządzania dokumentami, która pozwala użytkownikom na połączenie wielu dokumentów w jeden. Oto kilka powodów, dlaczego scalanie dokumentów może być przydatne:

• Organizowanie powiązanych dokumentów: Scalając wiele dokumentów w jeden, użytkownicy mogą organizować i przechowywać powiązane informacje lub pliki razem. Może to pomóc w zwiększeniu efektywności zarządzania i dostępu do dokumentów.

• Tworzenie raportów lub podsumowań: Scalanie wielu dokumentów może być przydatne do tworzenia raportów lub podsumowań poprzez łączenie danych lub informacji z różnych źródeł lub dokumentów. Pozwala to użytkownikom na tworzenie kompleksowych raportów lub prezentacji bez konieczności ręcznego kopiowania i wklejania informacji.

• Archiwizowanie dokumentów: Gdy istnieje wiele wersji dokumentu lub gdy dokumenty muszą być podsumowane w określonym okresie, scalanie dokumentów może pomóc w zapewnieniu spójnych praktyk archiwizacyjnych i optymalizacji przestrzeni dyskowej.

• Optymalizacja przepływu pracy: Scalanie dokumentów może być częścią zautomatyzowanego przepływu pracy, w którym dokumenty są automatycznie łączone po spełnieniu określonych warunków. Może to być używane na przykład w procesie zatwierdzania lub podczas tworzenia umów lub raportów.

Przykłady scalania dokumentów:

• Łączenie faktur: Firma musi podsumować wszystkie faktury z danego miesiąca do celów księgowych. Poszczególne faktury są przesyłane jako oddzielne dokumenty, a następnie scalane w celu stworzenia skonsolidowanego przeglądu.

• Łączenie formularzy zatwierdzeń: Proces zatwierdzania wniosku wymaga połączenia wielu formularzy przed przekazaniem ich do zarządu. Różne formularze są automatycznie łączone w miarę ich wypełniania i przesyłania przez zaangażowane strony.

• Tworzenie raportu rocznego: Wiele działów w firmie współpracuje, aby stworzyć kompleksowy raport roczny. Każdy dział przygotowuje swoją część raportu jako oddzielny dokument. Te dokumenty są następnie łączone, aby stworzyć ostateczny raport roczny.

Scalając dokumenty, organizacje mogą usprawnić swoje procesy zarządzania dokumentami, poprawić współpracę i zwiększyć efektywność.

Jeśli używasz oprogramowania DocBits do przetwarzania dokumentów, ważne jest, aby zrozumieć różne statusy dokumentów, które mogą mieć Twoje pliki. Oto pełna lista wszystkich możliwych statusów dokumentów w DocBits:

• WatchDog Start: Moduł Watchdog jest uruchamiany.

• WatchDog Split: Dokument jest dzielony w Watchdog.

• WatchDog Upload: Dokument jest przesyłany w Watchdog.

• Upload: Dokument jest przesyłany.

• OCR: Rozpoznawanie znaków (OCR) jest obecnie uruchomione na dokumencie.

• Classification: Dokument jest klasyfikowany.

• Zugferd import: Dokument Zugferd jest importowany.

• Ready for Validation: Dokument jest gotowy do walidacji.

• Zugferd export: Dokument Zugferd jest eksportowany.

• Workflow: Obecnie z tym dokumentem działa przepływ pracy.

• Pending approval: Dokument wymaga zatwierdzenia.

• Pending second approval: Dokument wymaga ponownego zatwierdzenia.

• Auto Accounting: Automatyczne księgowanie jest uruchomione.

• Export: Dokument jest eksportowany.

• Error: Wystąpił błąd w dokumencie.

Jeśli szukasz określonego dokumentu lub dokumentów, masz do dyspozycji następujące opcje. W pasku wyszukiwania udostępniliśmy Ci różne narzędzia do znalezienia poszukiwanego dokumentu, aby uzyskać do nich dostęp, wybierz następującą ikonę.

Poniższe opcje filtrowania staną się dla Ciebie dostępne.

Oferujemy Ci opcję filtrowania według typu dokumentu, statusu dokumentu, osoby odpowiedzialnej za dokument oraz według daty.

Po zalogowaniu się za pomocą swoich danych uwierzytelniających zostaniesz przekierowany na stronę główną pulpitu DocBits. To jest główna strona, na której możesz zobaczyć i zarządzać wszystkimi swoimi zaimportowanymi dokumentami.

Z pulpitu nawigacyjnego kliknij ikonę Ustawienia zaawansowane, jak pokazano poniżej:

Następnie zostanie wyświetlone następujące menu:

Wybierz przycisk oznaczony „Ustaw kolumny pulpitu nawigacyjnego dla organizacji”, a zostanie wyświetlona lista wszystkich nazw kolumn.

Z tego menu możesz wybrać nazwy kolumn i użyć strzałek, aby dodać lub usunąć kolumny, które chcesz.

Możesz ustawić kolejność kolumn, klikając na kropki obok nazwy kolumny i przeciągając je na odpowiednią pozycję.

Inna opcja pozwala również na dodanie pól typu dokumentu:

Tutaj możesz wybrać spośród różnych typów dokumentów:

Dla każdego typu dokumentu dostępne są różne pola, które możesz dodać:

Wybierz potrzebne pola i kliknij "Dodaj do widocznych kolumn", a następnie pojawią się one w ustawieniach kolumn.

Po prawej stronie paska wyszukiwania znajdują się inne narzędzia pulpitu nawigacyjnego.

• Odśwież listę: Służy do aktualizacji pulpitu nawigacyjnego bez konieczności odświeżania karty przeglądarki.

• Ustawienia zaawansowane: Więcej informacji na ten temat znajduje się w dalszej części tej strony.

• Analityka: Zapewnia dalszy wgląd w dokumenty przesłane do DocBits.

• Przesyłanie: Więcej informacji na ten temat znajduje się w następnej sekcji.

Ustawienia zaawansowane często zawierają dodatkowe opcje konfiguracji i funkcje, które umożliwiają bardziej szczegółowe regulacje i dostrajanie.

• Więcej ustawień

• Skróty klawiaturowe

• Dziennik importu

• Ustawianie kolumn tabeli PO dla organizacji

• Ustaw sortowanie pulpitu nawigacyjnego według organizacji

• Filtrowanie dokumentów według dnia, tygodnia, miesiąca, roku lub wszystkich. Filtrowanie odnosi się do czasu, w którym dokument jest importowany

Na kolejnych stronach znajdują się dalsze informacje na temat poszczególnych ustawień.

Jeśli chcesz zobaczyć szczegółowy dziennik wszystkich dokumentów importowanych do środowiska DocBits, postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

Z panelu sterowania DocBits wybierz opcję Ustawienia zaawansowane.

Po pojawieniu się paska Ustawienia zaawansowane, wybierz przycisk Dziennik importu.

Następnie pojawi się tabela z wszystkimi niedawno zaimportowanymi dokumentami oraz innymi istotnymi informacjami na ich temat.

Druga część pulpitu nawigacyjnego to przegląd wszystkich przesłanych dokumentów. Możesz wyświetlić wszystkie dokumenty lub tylko te przypisane do Ciebie. Możesz także wyszukiwać dokumenty według nazwy.

Dane zostaną wyodrębnione w ciągu kilku sekund, a status zmieni się z „Uruchomione” na „Gotowe do Walidacji”.

Podczas przeglądania dokumentów w DocBits, jeśli chcesz wrócić do głównego obszaru Panelu, możesz po prostu nacisnąć przycisk escape (ESC) na klawiaturze i zostaniesz przeniesiony do głównego menu Panelu (na stronę, z której wszedłeś do dokumentu, który właśnie opuściłeś).

Ekran weryfikacji pozwala na sprawdzenie, edycję i zatwierdzenie wszystkich zaimportowanych dokumentów. Możesz zobaczyć nazwę dokumentu, z ilu stron się składa, datę jego importu oraz jego status. Przycisk akcji pozwala na przypisanie, ponowne uruchomienie, zatwierdzenie lub usunięcie dokumentu.

Licznik zadań znajduje się w prawym górnym rogu strony głównej Dashboardu.

Tutaj możesz zobaczyć, ile dokumentów znajduje się w Twojej kolejce do przetworzenia

oraz ile dokumentów jest teraz gotowych do walidacji.

W tej sekcji możesz przeglądać dokumenty, które zostały oznaczone jako zduplikowane. Aby rozpocząć, po prostu kliknij przycisk po prawej stronie, jak pokazano poniżej:

Po naciśnięciu przycisku, na dole strony pojawi się tabela wyświetlająca wszystkie zidentyfikowane duplikaty.

Oto konkretne wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów związanych z ustawieniami pulpitu nawigacyjnego:

Filtry nie są stosowane poprawnie:

• Najpierw sprawdź ustawienia filtrów, aby upewnić się, że zostały zastosowane właściwe filtry i że wyświetlają one pożądane dane.

• Upewnij się, że filtry są stosowane logicznie i konsekwentnie. Czasami nieprawidłowa logika filtrów lub nieprawidłowe kombinacje mogą prowadzić do nieoczekiwanych wyników.

• Zapewnij użytkownikom wskazówki dotyczące prawidłowego korzystania z filtrów, aby mogli skutecznie korzystać z funkcji filtrowania.

Opóźnienia w ładowaniu danych:

• Sprawdź połączenie sieciowe, aby upewnić się, że jest stabilne i nie powoduje opóźnień.

• Sprawdź obciążenie serwera i wydajność źródła danych, aby zobaczyć, czy to jest problem. Może być konieczna optymalizacja źródła danych lub przejście na bardziej wydajną infrastrukturę.

• Wdrażaj mechanizmy buforowania, aby skrócić czas ładowania, zwłaszcza dla często używanych danych. Zachęcaj użytkowników do optymalizacji zapytań danych poprzez pobieranie tylko wymaganych pól danych i używanie filtrów do zmniejszenia ilości danych.

Problemy z przeglądarką:

• Upewnij się, że przeglądarka, której używają, jest kompatybilna z pulpitem nawigacyjnym i ma zainstalowane wszystkie wymagane aktualizacje.

• Zalecaj użytkownikom regularne czyszczenie pamięci podręcznej przeglądarki, aby uniknąć problemów z pamięcią i zapewnić, że otrzymują najbardziej aktualne dane.

• Sprawdź, czy rozszerzenia lub wtyczki w przeglądarce nie zakłócają działania pulpitu nawigacyjnego i tymczasowo je wyłącz, jeśli to konieczne, aby zidentyfikować problemy.

Problemy specyficzne dla użytkownika:

• Oferuj indywidualne wsparcie dla użytkowników, którzy nadal mają problemy. Może być konieczne sprawdzenie ich konkretnych ustawień, uprawnień lub konfiguracji sieciowej, aby zidentyfikować i rozwiązać problem.

Dostarczając użytkownikom te konkretne wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów, możesz pomóc im skutecznie rozwiązywać typowe problemy związane z ustawieniami pulpitu nawigacyjnego i zwiększać ich produktywność.

Tworzenie pulpitu nawigacyjnego, który odpowiada codziennym rutynom użytkowników, wymaga starannego planowania i wdrożenia.

Oto najlepsze praktyki, które mogą Ci pomóc:

Widoki niestandardowe:

• Upewnij się, że pulpit nawigacyjny jest konfigurowalny, aby użytkownicy mogli dostosować własne widoki i układy. Można to zrobić poprzez możliwość dodawania, usuwania lub przestawiania widżetów.

Automatyczne aktualizacje:

• Wdrażaj automatyczne aktualizacje, aby zapewnić, że dane są zawsze aktualne. Jest to szczególnie ważne w środowiskach o wysokim stopniu użytkowania.

• Możesz włączyć to narzędzie automatycznego odświeżania w ustawieniach.

Wskazówki i szkolenia dla użytkowników:

• Oferuj przyjazny dla użytkownika interfejs i instrukcje dotyczące korzystania z pulpitu nawigacyjnego.

• Regularnie szkol użytkowników, aby upewnić się, że rozumieją wszystkie funkcje i możliwości pulpitu nawigacyjnego.

Filtry i widoki:

• Korzystanie z filtrów może być bardzo pomocne przy wyszukiwaniu dokumentów, ale rozważ również resetowanie filtrów, aby zachować spójny widok danych.

Analiza pulpitu nawigacyjnego:

• Monitoruj wykorzystanie pulpitu nawigacyjnego i zbieraj opinie od użytkowników.

• Analizuj, które części pulpitu nawigacyjnego są najczęściej używane i jakie ulepszenia można wprowadzić, aby jeszcze bardziej zoptymalizować doświadczenie użytkownika.

Wizualizacja danych:

• Używaj angażujących i znaczących wizualizacji danych, aby szybko i zrozumiale prezentować informacje.

• Wybieraj wizualizacje w oparciu o potrzeby użytkowników i rodzaj prezentowanych danych.

Bezpieczeństwo i prywatność:

• Upewnij się, że pulpit nawigacyjny przestrzega standardów bezpieczeństwa, a dane wrażliwe są odpowiednio chronione.

• Wdrażaj kontrole dostępu, aby zapewnić, że użytkownicy mogą uzyskać dostęp tylko do danych, które są dla nich istotne.

Biorąc pod uwagę te najlepsze praktyki, możesz stworzyć pulpit nawigacyjny, który skutecznie odpowiada codziennym rutynom użytkowników i pomaga im podejmować świadome decyzje.