Ta funkcja pomaga zarządzać i uzgadniać numery przedmiotów pomiędzy Twoim systemem a dostawcami. Często numery przedmiotów używane wewnętrznie mogą nie odpowiadać numerom przedmiotów używanym przez dostawców. Docbits ułatwia radzenie sobie z tymi rozbieżnościami, tworząc mapowanie pomiędzy Twoimi numerami przedmiotów a numerami dostawców.
Ręczne dopasowanie:
Za pierwszym razem, gdy napotkasz rozbieżność pomiędzy swoim numerem przedmiotu a numerem przedmiotu dostawcy, musisz dopasować je ręcznie.
Możesz to zrobić, wprowadzając poprawny numer przedmiotu dostawcy odpowiadający Twojemu wewnętrznemu numerowi przedmiotu.
Automatyczne dopasowanie:
Gdy ręcznie dopasujesz numer przedmiotu z numerem przedmiotu dostawcy, Docbits zapamięta to mapowanie.
Następnym razem, gdy ten sam przedmiot się pojawi, Docbits automatycznie go dopasuje na podstawie zapisanego mapowania, oszczędzając czas i zmniejszając liczbę błędów.
ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.
Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.
Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.
Działanie: Opcje zarządzania mapowaniami, takie jak usuwanie niepoprawnych mapowań.
Zobacz także Sekcję Administracyjną
Wydajność: Zmniejsza potrzebę powtarzającego się ręcznego wprowadzania, przyspieszając proces.
Dokładność: Minimalizuje błędy poprzez zapewnienie, że numery przedmiotów są poprawnie dopasowane.
Wygoda: Upraszcza przepływ pracy poprzez automatyzację procesu dopasowywania po początkowym ręcznym wprowadzeniu.
Ten dokument zawiera kompleksowy przewodnik dotyczący korzystania z systemu Dopasowywania Zamówień Zakupu w ramach platformy ERP. System Dopasowywania Zamówień Zakupu automatyzuje uzgadnianie zamówień zakupu z przychodzącymi fakturami, zapewniając, że transakcje finansowe są dokładne, a rozbieżności są szybko rozwiązywane.
Aby rozpocząć korzystanie z systemu Dopasowywania Zamówień Zakupu, upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia skonfigurowane przez administratora systemu. Będziesz potrzebować dostępu zarówno do danych zamówień zakupu, jak i odpowiadających im danych faktur w systemie.
Dostęp do modułów zamówień zakupu i faktur w systemie ERP.
Odpowiednie uprawnienia użytkownika do przeglądania i dopasowywania dokumentów finansowych.
Automatyczne Wydobywanie Danych: Automatycznie wydobywa i interpretuje dane z cyfrowych faktur.
Porównanie Danych: Porównuje wydobyte dane faktury z istniejącymi danymi zamówienia zakupu.
Weryfikacja Dopasowania: Weryfikuje dopasowania na podstawie zdefiniowanych reguł i tolerancji.
Raportowanie Rozbieżności: Identyfikuje i raportuje wszelkie rozbieżności między fakturami a zamówieniami zakupu.
Ścieżka Audytu: Utrzymuje log wszystkich działań dla zgodności i przeglądu.
Interfejs systemu Dopasowywania Zamówień Zakupu zazwyczaj obejmuje następujące komponenty:
Pulpit nawigacyjny: Przegląd statusu dopasowania i ostatnich działań.
Narzędzia wyszukiwania i filtrowania: Możliwości wyszukiwania i filtrowania zamówień zakupu i faktur.
Dopasowane Rekordy: Sekcja wyświetlająca pomyślnie dopasowane rekordy.
Rozbieżności: Sekcja pokazująca rekordy z rozbieżnościami wymagającymi przeglądu lub działania.
Raporty: Dostęp do szczegółowych raportów i opcji eksportu.
Przejdź do modułu Dopasowywania Zamówień Zakupu z głównego menu systemu ERP.
Automatyczny Import: Jeśli system jest skonfigurowany do automatycznego przechwytywania danych, faktury będą automatycznie importowane do systemu.
Ręczne Przesyłanie: W razie potrzeby ręcznie przesyłaj pliki faktur do systemu za pomocą udostępnionego interfejsu.
Przeglądaj faktury, które zostały automatycznie dopasowane do zamówień zakupu.
Zweryfikuj szczegóły dopasowania, w tym numery pozycji, ilości i ceny.
Przejdź do sekcji Rozbieżności, aby przejrzeć wszelkie faktury, które nie mogły zostać automatycznie dopasowane.
Ręcznie dostosuj ilości lub ceny w razie potrzeby lub oznacz fakturę do dalszego przeglądu.
Dla faktur, które nie zostały automatycznie dopasowane:
Użyj narzędzi wyszukiwania i filtrowania, aby znaleźć odpowiadające zamówienie zakupu.
Ręcznie zweryfikuj i dopasuj fakturę do zamówienia zakupu.
Docbits to zaawansowany system zaprojektowany do automatycznego dopasowywania danych zamówień zakupu (PO) z nadchodzącymi dokumentami faktur. To narzędzie jest specjalnie zaprojektowane do efektywnego zarządzania i przetwarzania danych faktur w systemach ERP. Niniejsza dokumentacja wyjaśnia podstawy automatycznego dopasowywania za pomocą Docbits i definiuje specyficzne zasady wymagane do pomyślnego dopasowania.
Ekstrakcja Danych: Docbits rozpoczyna proces od ekstrakcji istotnych danych z cyfrowych dokumentów faktur. Zazwyczaj dane te obejmują numery pozycji, ilości i ceny jednostkowe każdej linii faktury. Precyzja tej ekstrakcji jest kluczowa, ponieważ stanowi podstawę do dalszego procesu dopasowywania.
Porównanie z Danymi PO: Wyekstrahowane dane są porównywane z odpowiadającymi im informacjami w przechowywanych zamówieniach zakupu. Docbits sprawdza, czy numery pozycji, ilości i ceny odpowiadają tym w PO. Aby dopasowanie było pomyślne, dane w fakturach muszą odpowiadać danym w zamówieniach zakupu, z uwzględnieniem zdefiniowanych progów tolerancji.
Automatyczne Dopasowywanie: Na podstawie wyników porównania, Docbits wykonuje dopasowywanie. System weryfikuje, czy kryteria dopasowania mieszczą się w ustalonych granicach tolerancji. Jeśli te kryteria są spełnione, dopasowanie uznaje się za pomyślne.
Raportowanie: Po zakończeniu procesu dopasowywania, Docbits generuje raporty pokazujące status dopasowań. Raporty te informują o pomyślnie dopasowanych fakturach i identyfikują te z rozbieżnościami.
Numer Pozycji: Numer pozycji na fakturze musi dokładnie odpowiadać numerowi pozycji w zamówieniu zakupu. Nie ma tolerancji dla odchyleń w numerach pozycji.
Ilości: Ilość dostarczonych towarów na fakturze może się różnić w ramach zdefiniowanego zakresu tolerancji. Zazwyczaj tolerancja ±5% może być akceptowalna, aby uwzględnić drobne różnice w ilościach dostaw.
Ceny: Odchylenia cenowe są tolerowane do ustalonego progu. Powszechna tolerancja może wynosić ±2% ceny, aby zaakceptować niewielkie różnice w oświadczeniach cenowych wynikające z różnic zaokrągleń lub wahań kursów walut.
Pełne Dopasowanie: Wszystkie punkty danych (numer pozycji, ilość i cena) mieszczą się w ustalonych granicach tolerancji.
Częściowe Dopasowanie: Jeden lub więcej punktów danych odbiega poza granice tolerancji, ale odchylenia są minimalne i wymagają ręcznej weryfikacji.
Brak Dopasowania: Znaczące odchylenia w jednym lub więcej punktach danych, które wymagają natychmiastowej korekty lub dalszego dochodzenia.
Dokładna definicja tych zasad i ustalenie granic tolerancji są kluczowe dla efektywności automatycznego dopasowywania i redukcji ręcznych interwencji. Docbits pozwala na elastyczną konfigurację tych parametrów, aby sprostać potrzebom różnych firm i branż.
