Rozpoczęcie

• Logowanie i Nawigacja: Jak uzyskać dostęp do Docbits i poruszać się po interfejsie.

• Konfiguracja początkowa: Konfigurowanie Docbits do użytku pierwszy raz.

Codzienne użytkowanie

• Przesyłanie dokumentów: Instrukcje dotyczące przesyłania dokumentów do Docbits.

• Przegląd i zatwierdzanie dokumentów:

• Zatwierdzanie zamówień: Kroki do przeglądania i zatwierdzania formularzy zamówień.

• Przetwarzanie faktur: Przewodnik dotyczący przetwarzania przychodzących faktur do płatności.

Zarządzanie dokumentami

• Wyszukiwanie i odzyskiwanie: Jak znaleźć i uzyskać dostęp do dokumentów w Docbits.

• Edycja i aktualizacja: Edycja dokumentów i aktualizacja ich statusu.

Rozwiązywanie problemów

• Typowe problemy: Rozwiązania dla często napotykanych problemów przez użytkowników.

• Kontakt z pomocą techniczną: Jak skontaktować się z pomocą techniczną w celu uzyskania pomocy.

Podczas przeglądania dokumentów w DocBits, jeśli chcesz wrócić do głównego obszaru Panelu, możesz po prostu nacisnąć przycisk escape (ESC) na klawiaturze i zostaniesz przeniesiony do głównego menu Panelu (na stronę, z której wszedłeś do dokumentu, który właśnie opuściłeś).

Jeśli używasz oprogramowania DocBits do przetwarzania dokumentów, ważne jest, aby zrozumieć różne statusy dokumentów, które mogą mieć Twoje pliki. Oto pełna lista wszystkich możliwych statusów dokumentów w DocBits:

• WatchDog Start: Moduł Watchdog jest uruchamiany.

• WatchDog Split: Dokument jest dzielony w Watchdog.

• WatchDog Upload: Dokument jest przesyłany w Watchdog.

• Upload: Dokument jest przesyłany.

• OCR: Rozpoznawanie znaków (OCR) jest obecnie uruchomione na dokumencie.

• Classification: Dokument jest klasyfikowany.

• Zugferd import: Dokument Zugferd jest importowany.

• Ready for Validation: Dokument jest gotowy do walidacji.

• Zugferd export: Dokument Zugferd jest eksportowany.

• Workflow: Obecnie z tym dokumentem działa przepływ pracy.

• Pending approval: Dokument wymaga zatwierdzenia.

• Pending second approval: Dokument wymaga ponownego zatwierdzenia.

• Auto Accounting: Automatyczne księgowanie jest uruchomione.

• Export: Dokument jest eksportowany.

• Error: Wystąpił błąd w dokumencie.

Druga część pulpitu nawigacyjnego to przegląd wszystkich przesłanych dokumentów. Możesz wyświetlić wszystkie dokumenty lub tylko te przypisane do Ciebie. Możesz także wyszukiwać dokumenty według nazwy.

Dane zostaną wyodrębnione w ciągu kilku sekund, a status zmieni się z „Uruchomione” na „Gotowe do Walidacji”.

Oto konkretne wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów związanych z ustawieniami pulpitu nawigacyjnego:

Filtry nie są stosowane poprawnie:

• Najpierw sprawdź ustawienia filtrów, aby upewnić się, że zostały zastosowane właściwe filtry i że wyświetlają one pożądane dane.

• Upewnij się, że filtry są stosowane logicznie i konsekwentnie. Czasami nieprawidłowa logika filtrów lub nieprawidłowe kombinacje mogą prowadzić do nieoczekiwanych wyników.

• Zapewnij użytkownikom wskazówki dotyczące prawidłowego korzystania z filtrów, aby mogli skutecznie korzystać z funkcji filtrowania.

Opóźnienia w ładowaniu danych:

• Sprawdź połączenie sieciowe, aby upewnić się, że jest stabilne i nie powoduje opóźnień.

• Sprawdź obciążenie serwera i wydajność źródła danych, aby zobaczyć, czy to jest problem. Może być konieczna optymalizacja źródła danych lub przejście na bardziej wydajną infrastrukturę.

• Wdrażaj mechanizmy buforowania, aby skrócić czas ładowania, zwłaszcza dla często używanych danych. Zachęcaj użytkowników do optymalizacji zapytań danych poprzez pobieranie tylko wymaganych pól danych i używanie filtrów do zmniejszenia ilości danych.

Problemy z przeglądarką:

• Upewnij się, że przeglądarka, której używają, jest kompatybilna z pulpitem nawigacyjnym i ma zainstalowane wszystkie wymagane aktualizacje.

• Zalecaj użytkownikom regularne czyszczenie pamięci podręcznej przeglądarki, aby uniknąć problemów z pamięcią i zapewnić, że otrzymują najbardziej aktualne dane.

• Sprawdź, czy rozszerzenia lub wtyczki w przeglądarce nie zakłócają działania pulpitu nawigacyjnego i tymczasowo je wyłącz, jeśli to konieczne, aby zidentyfikować problemy.

Problemy specyficzne dla użytkownika:

• Oferuj indywidualne wsparcie dla użytkowników, którzy nadal mają problemy. Może być konieczne sprawdzenie ich konkretnych ustawień, uprawnień lub konfiguracji sieciowej, aby zidentyfikować i rozwiązać problem.

Dostarczając użytkownikom te konkretne wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów, możesz pomóc im skutecznie rozwiązywać typowe problemy związane z ustawieniami pulpitu nawigacyjnego i zwiększać ich produktywność.

Tworzenie pulpitu nawigacyjnego, który odpowiada codziennym rutynom użytkowników, wymaga starannego planowania i wdrożenia.

Oto najlepsze praktyki, które mogą Ci pomóc:

Widoki niestandardowe:

• Upewnij się, że pulpit nawigacyjny jest konfigurowalny, aby użytkownicy mogli dostosować własne widoki i układy. Można to zrobić poprzez możliwość dodawania, usuwania lub przestawiania widżetów.

Automatyczne aktualizacje:

• Wdrażaj automatyczne aktualizacje, aby zapewnić, że dane są zawsze aktualne. Jest to szczególnie ważne w środowiskach o wysokim stopniu użytkowania.

• Możesz włączyć to narzędzie automatycznego odświeżania w ustawieniach.

Wskazówki i szkolenia dla użytkowników:

• Oferuj przyjazny dla użytkownika interfejs i instrukcje dotyczące korzystania z pulpitu nawigacyjnego.

• Regularnie szkol użytkowników, aby upewnić się, że rozumieją wszystkie funkcje i możliwości pulpitu nawigacyjnego.

Filtry i widoki:

• Korzystanie z filtrów może być bardzo pomocne przy wyszukiwaniu dokumentów, ale rozważ również resetowanie filtrów, aby zachować spójny widok danych.

Analiza pulpitu nawigacyjnego:

• Monitoruj wykorzystanie pulpitu nawigacyjnego i zbieraj opinie od użytkowników.

• Analizuj, które części pulpitu nawigacyjnego są najczęściej używane i jakie ulepszenia można wprowadzić, aby jeszcze bardziej zoptymalizować doświadczenie użytkownika.

Wizualizacja danych:

• Używaj angażujących i znaczących wizualizacji danych, aby szybko i zrozumiale prezentować informacje.

• Wybieraj wizualizacje w oparciu o potrzeby użytkowników i rodzaj prezentowanych danych.

Bezpieczeństwo i prywatność:

• Upewnij się, że pulpit nawigacyjny przestrzega standardów bezpieczeństwa, a dane wrażliwe są odpowiednio chronione.

• Wdrażaj kontrole dostępu, aby zapewnić, że użytkownicy mogą uzyskać dostęp tylko do danych, które są dla nich istotne.

Biorąc pod uwagę te najlepsze praktyki, możesz stworzyć pulpit nawigacyjny, który skutecznie odpowiada codziennym rutynom użytkowników i pomaga im podejmować świadome decyzje.

DocBits to rozwiązanie do przechwytywania dokumentów w chmurze, które wykorzystuje moc Sztucznej Inteligencji (AI) i Machine Learningu (ML) do skutecznego rozpoznawania, klasyfikowania, analizowania i wyodrębniania informacji z różnych rodzajów dokumentów, niezależnie od ich formatu. Oto bliższy przegląd jego kluczowych funkcji:

• Rozpoznawanie dokumentów: DocBits wykorzystuje algorytmy AI do dokładnego identyfikowania i rozpoznawania dokumentów, bez względu na to, czy są w formie papierowej czy plików elektronicznych.

• Klasyfikacja dokumentów: Klasyfikuje dokumenty na odpowiednie kategorie, ułatwiając łatwą organizację i odzyskiwanie.

• Wyodrębnianie danych: DocBits wyodrębnia istotne dane z dokumentów, przekształcając informacje nieustrukturyzowane w dane zorganizowane, które można zintegrować z Twoim przepływem pracy.

• Machine Learning: System ciągle się uczy i poprawia swoją dokładność rozpoznawania przy każdym przetworzonym dokumencie, stając się bardziej sprawny z czasem.

• Swarm Intelligence: DocBits wykorzystuje swarm intelligence do wzmocnienia swoich zdolności uczenia się, tworząc system samodoskonalący się.

Z pulpitu nawigacyjnego kliknij ikonę Ustawienia zaawansowane, jak pokazano poniżej:

Następnie zostanie wyświetlone następujące menu:

Wybierz przycisk oznaczony „Ustaw kolumny pulpitu nawigacyjnego dla organizacji”, a zostanie wyświetlona lista wszystkich nazw kolumn.

Z tego menu możesz wybrać nazwy kolumn i użyć strzałek, aby dodać lub usunąć kolumny, które chcesz.

Możesz ustawić kolejność kolumn, klikając na kropki obok nazwy kolumny i przeciągając je na odpowiednią pozycję.

Inna opcja pozwala również na dodanie pól typu dokumentu:

Tutaj możesz wybrać spośród różnych typów dokumentów:

Dla każdego typu dokumentu dostępne są różne pola, które możesz dodać:

Wybierz potrzebne pola i kliknij "Dodaj do widocznych kolumn", a następnie pojawią się one w ustawieniach kolumn.

Po prawej stronie paska wyszukiwania znajdują się inne narzędzia pulpitu nawigacyjnego.

• Odśwież listę: Służy do aktualizacji pulpitu nawigacyjnego bez konieczności odświeżania karty przeglądarki.

• Ustawienia zaawansowane: Więcej informacji na ten temat znajduje się w dalszej części tej strony.

• Analityka: Zapewnia dalszy wgląd w dokumenty przesłane do DocBits.

• Przesyłanie: Więcej informacji na ten temat znajduje się w następnej sekcji.

Ustawienia zaawansowane często zawierają dodatkowe opcje konfiguracji i funkcje, które umożliwiają bardziej szczegółowe regulacje i dostrajanie.

• Więcej ustawień

• Skróty klawiaturowe

• Dziennik importu

• Ustawianie kolumn tabeli PO dla organizacji

• Ustaw sortowanie pulpitu nawigacyjnego według organizacji

• Filtrowanie dokumentów według dnia, tygodnia, miesiąca, roku lub wszystkich. Filtrowanie odnosi się do czasu, w którym dokument jest importowany

Na kolejnych stronach znajdują się dalsze informacje na temat poszczególnych ustawień.

Po zalogowaniu się za pomocą swoich danych uwierzytelniających zostaniesz przekierowany na stronę główną pulpitu DocBits. To jest główna strona, na której możesz zobaczyć i zarządzać wszystkimi swoimi zaimportowanymi dokumentami.

Wsparcie użytkownika

Jeśli napotkasz jakiekolwiek trudności lub masz pytania dotyczące korzystania z DocBits, skonsultuj się z tym podręcznikiem użytkownika lub skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia, aby uzyskać pomoc. Naszym celem jest zapewnienie płynnego doświadczenia dla wszystkich użytkowników. Wystarczy kliknąć przycisk wsparcia w aplikacji DocBits, aby utworzyć zgłoszenie wsparcia.

Możesz również skontaktować się z nami za pośrednictwem naszej strony FELLOWPRO:

W ekranie walidacji możesz bezpośrednio tworzyć zgłoszenia dla konkretnego dokumentu i dołączyć zrzut ekranu problemu. Po prostu kliknij przycisk "Utwórz zgłoszenie", otworzy się okno wsparcia i możesz od razu zacząć.

Przegląd

Scalanie dokumentów pozwala na połączenie wielu dokumentów.

Najpierw musisz wybrać dokumenty, które chcesz scalić. Można to zrobić, zaznaczając pola wyboru przy dokumentach. Po wybraniu dokumentów kliknij ikonę z trzema kropkami.

Następnie pojawi się menu, wybierz opcję „Scal”, która znajduje się na dole.

Scalanie dokumentów to ważna funkcja w systemie zarządzania dokumentami, która pozwala użytkownikom na połączenie wielu dokumentów w jeden. Oto kilka powodów, dlaczego scalanie dokumentów może być przydatne:

• Organizowanie powiązanych dokumentów: Scalając wiele dokumentów w jeden, użytkownicy mogą organizować i przechowywać powiązane informacje lub pliki razem. Może to pomóc w zwiększeniu efektywności zarządzania i dostępu do dokumentów.

• Tworzenie raportów lub podsumowań: Scalanie wielu dokumentów może być przydatne do tworzenia raportów lub podsumowań poprzez łączenie danych lub informacji z różnych źródeł lub dokumentów. Pozwala to użytkownikom na tworzenie kompleksowych raportów lub prezentacji bez konieczności ręcznego kopiowania i wklejania informacji.

• Archiwizowanie dokumentów: Gdy istnieje wiele wersji dokumentu lub gdy dokumenty muszą być podsumowane w określonym okresie, scalanie dokumentów może pomóc w zapewnieniu spójnych praktyk archiwizacyjnych i optymalizacji przestrzeni dyskowej.

• Optymalizacja przepływu pracy: Scalanie dokumentów może być częścią zautomatyzowanego przepływu pracy, w którym dokumenty są automatycznie łączone po spełnieniu określonych warunków. Może to być używane na przykład w procesie zatwierdzania lub podczas tworzenia umów lub raportów.

Przykłady scalania dokumentów:

• Łączenie faktur: Firma musi podsumować wszystkie faktury z danego miesiąca do celów księgowych. Poszczególne faktury są przesyłane jako oddzielne dokumenty, a następnie scalane w celu stworzenia skonsolidowanego przeglądu.

• Łączenie formularzy zatwierdzeń: Proces zatwierdzania wniosku wymaga połączenia wielu formularzy przed przekazaniem ich do zarządu. Różne formularze są automatycznie łączone w miarę ich wypełniania i przesyłania przez zaangażowane strony.

• Tworzenie raportu rocznego: Wiele działów w firmie współpracuje, aby stworzyć kompleksowy raport roczny. Każdy dział przygotowuje swoją część raportu jako oddzielny dokument. Te dokumenty są następnie łączone, aby stworzyć ostateczny raport roczny.

Scalając dokumenty, organizacje mogą usprawnić swoje procesy zarządzania dokumentami, poprawić współpracę i zwiększyć efektywność.

Jeśli szukasz określonego dokumentu lub dokumentów, masz do dyspozycji następujące opcje. W pasku wyszukiwania udostępniliśmy Ci różne narzędzia do znalezienia poszukiwanego dokumentu, aby uzyskać do nich dostęp, wybierz następującą ikonę.

Poniższe opcje filtrowania staną się dla Ciebie dostępne.

Oferujemy Ci opcję filtrowania według typu dokumentu, statusu dokumentu, osoby odpowiedzialnej za dokument oraz według daty.

Jeśli chcesz zobaczyć szczegółowy dziennik wszystkich dokumentów importowanych do środowiska DocBits, postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

Z panelu sterowania DocBits wybierz opcję Ustawienia zaawansowane.

Po pojawieniu się paska Ustawienia zaawansowane, wybierz przycisk Dziennik importu.

Następnie pojawi się tabela z wszystkimi niedawno zaimportowanymi dokumentami oraz innymi istotnymi informacjami na ich temat.

Ekran weryfikacji pozwala na sprawdzenie, edycję i zatwierdzenie wszystkich zaimportowanych dokumentów. Możesz zobaczyć nazwę dokumentu, z ilu stron się składa, datę jego importu oraz jego status. Przycisk akcji pozwala na przypisanie, ponowne uruchomienie, zatwierdzenie lub usunięcie dokumentu.

Licznik zadań znajduje się w prawym górnym rogu strony głównej Dashboardu.

Tutaj możesz zobaczyć, ile dokumentów znajduje się w Twojej kolejce do przetworzenia

oraz ile dokumentów jest teraz gotowych do walidacji.

To jest miejsce, w którym możesz śledzić swoje zadania. Możesz wybierać między dwoma różnymi układami – jeden jest nieco bardziej szczegółowy od drugiego. Możesz także filtrować zadania według różnych kryteriów, takich jak to, czy są przypisane do Ciebie, lub status zadania.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich wysyłek zaawansowanych. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich faktur. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich zamówień zakupu. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Aby skonfigurować swoje ustawienia, kliknij ikonę Użytkownika znajdującą się w lewym dolnym rogu ekranu. Tutaj możesz dostosować kilka opcji:

Język

• Wybierz Preferowany Język: Wybierz swój preferowany język z dostępnych opcji.

Dark Mode

• Przełącz na Dark Mode: Włącz lub wyłącz Dark Mode dla bardziej komfortowego doświadczenia podczas przeglądania.

Ustawienia Użytkownika

W tej sekcji możesz dostosować następujące preferencje:

• Wzór Daty: Dostosuj sposób wyświetlania dat.

• Formatowanie Kwot: Ustaw preferowany format dla wartości liczbowych.

• Imię: Zaktualizuj swoje imię.

• Hasło: Zmień swoje hasło dla bezpieczeństwa konta.

• Rozmiar Czcionki: Dostosuj rozmiar tekstu dla lepszej czytelności.

• Tryb Podwójnego Monitora: Włącz tę funkcję, jeśli używasz dwóch monitorów.

Wyloguj się

• Wyloguj się: Kliknij tutaj, aby bezpiecznie wylogować się ze swojego konta.

Instrukcje krok po kroku, jak dodać tagi do tabeli:

Krok 1: Wybierz nazwy kolumn (tagi)

• Wybierz nazwy kolumn: Przejrzyj nazwy kolumn w swojej tabeli i zdecyduj, które tagi dodać.

Krok 2: Naciśnij przycisk "Zastosuj"

• Naciśnij przycisk: Po wybraniu odpowiedniego tagu dla kolumny, naciśnij przycisk "Zastosuj" obok wybranej kolumny i tagu.

Krok 3: Dodaj tag do tabeli

• Dodaj tag: Wybrany tag zostanie dodany do tabeli jako dodatkowa kolumna obok odpowiedniej kolumny.

Krok 4: Zapisz lub usuń tag

• Zapisz tag: Naciśnij przycisk Zapisz, aby zapisać wybrany tag

• Usuń tag: Aby usunąć wybrany tag, naciśnij przycisk Usuń

Oto szczegółowe wyjaśnienie każdej kolumny i możliwych tagów:

Pozycja:

Opis: Pozycja lub kolejność przedmiotu w zamówieniu.

Tag: Liczba całkowita

Przykład: 1, 2, 3...

Opis:

Opis: Krótki opis przedmiotu.

Tag: Tekst

Przykład: Śruba, Nakrętka, Widget...

Zamówienie zakupu:

Opis: Numer powiązanego zamówienia.

Tag: Alfanumeryczny

Przykład: PO12345, PO98765...

Ilość:

Opis: Liczba zamówionych jednostek.

Tag: Liczba

Przykład: 100, 50, 200...

Jednostka:

Opis: Jednostka miary (np. sztuka, kilogram).

Tag: Tekst

Przykład: Szt., kg, l...

Cena jednostkowa:

Opis: Cena za jednostkę przedmiotu.

Tag: Waluta

Przykład: €10.00, €5.50, €100.00...

Kwota netto:

Opis: Całkowita cena przed odliczeniami i podatkami (obliczana jako ilość * cena jednostkowa).

Tag: Waluta

Przykład: €1,000.00, €275.00, €10,000.00...

Rabat:

Opis: Kwota rabatu stosowana do kwoty netto.

Tag: Waluta

Przykład: €50.00, €20.00, €500.00...

Procent rabatu:

Opis: Procent rabatu stosowany do kwoty netto.

Tag: Procent

Przykład: 5%, 10%, 15%...

VAT:

Opis: Kwota VAT stosowana do przedmiotu.

Tag: Waluta

Przykład: €200.00, €55.00, €1,900.00...

Kwota całkowita:

Opis: Ostateczna kwota po odliczeniu rabatu i dodaniu VAT.

Tag: Waluta

Przykład: €1,150.00, €310.00, €11,400.00...

Kraj pochodzenia:

Opis: Kraj, w którym przedmiot został wyprodukowany lub wysłany.

Tag: Tekst

Przykład: USA, Niemcy, Chiny...

Numer przedmiotu:

Opis: Unikalny identyfikator lub SKU dla przedmiotu.

Tag: Alfanumeryczny

Przykład: 987654, A12345, Z98765...

Numer dokumentu dostawy:

Opis: Numer powiązanego dokumentu dostawy.

Tag: Alfanumeryczny

Przykład: DN56789, DN12345...

Zdanie (dodatkowe informacje):

Opis: Dodatkowe uwagi, kody lub istotne informacje.

Tag: Tekst

Przykład: Komentarz, Specyfikacja...

Dzięki tej strukturze i tagom tabela jest bardziej klarownie zdefiniowana, a informacje mogą być lepiej kategoryzowane i przetwarzane.

Przewodnik po przesyłaniu dokumentów do DocBits.

Wprowadzenie

Ten dokument zawiera kompleksowy przewodnik dotyczący korzystania z systemu Dopasowywania Zamówień Zakupu w ramach platformy ERP. System Dopasowywania Zamówień Zakupu automatyzuje uzgadnianie zamówień zakupu z przychodzącymi fakturami, zapewniając, że transakcje finansowe są dokładne, a rozbieżności są szybko rozwiązywane.

Pierwsze Kroki

Aby rozpocząć korzystanie z systemu Dopasowywania Zamówień Zakupu, upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia skonfigurowane przez administratora systemu. Będziesz potrzebować dostępu zarówno do danych zamówień zakupu, jak i odpowiadających im danych faktur w systemie.

Wymagania Systemowe

• Dostęp do modułów zamówień zakupu i faktur w systemie ERP.

• Odpowiednie uprawnienia użytkownika do przeglądania i dopasowywania dokumentów finansowych.

Kluczowe Funkcje

• Automatyczne Wydobywanie Danych: Automatycznie wydobywa i interpretuje dane z cyfrowych faktur.

• Porównanie Danych: Porównuje wydobyte dane faktury z istniejącymi danymi zamówienia zakupu.

• Weryfikacja Dopasowania: Weryfikuje dopasowania na podstawie zdefiniowanych reguł i tolerancji.

• Raportowanie Rozbieżności: Identyfikuje i raportuje wszelkie rozbieżności między fakturami a zamówieniami zakupu.

• Ścieżka Audytu: Utrzymuje log wszystkich działań dla zgodności i przeglądu.

Interfejs Użytkownika

Interfejs systemu Dopasowywania Zamówień Zakupu zazwyczaj obejmuje następujące komponenty:

• Pulpit nawigacyjny: Przegląd statusu dopasowania i ostatnich działań.

• Narzędzia wyszukiwania i filtrowania: Możliwości wyszukiwania i filtrowania zamówień zakupu i faktur.

• Dopasowane Rekordy: Sekcja wyświetlająca pomyślnie dopasowane rekordy.

• Rozbieżności: Sekcja pokazująca rekordy z rozbieżnościami wymagającymi przeglądu lub działania.

• Raporty: Dostęp do szczegółowych raportów i opcji eksportu.

Przewodnik Krok po Kroku dotyczący Korzystania z Dopasowywania Zamówień Zakupu

1. Dostęp do Modułu Dopasowywania Zamówień Zakupu

Przejdź do modułu Dopasowywania Zamówień Zakupu z głównego menu systemu ERP.

2. Import lub Dostęp do Faktur

• Automatyczny Import: Jeśli system jest skonfigurowany do automatycznego przechwytywania danych, faktury będą automatycznie importowane do systemu.

• Ręczne Przesyłanie: W razie potrzeby ręcznie przesyłaj pliki faktur do systemu za pomocą udostępnionego interfejsu.

3. Przegląd Automatycznie Dopasowanych Faktur

• Przeglądaj faktury, które zostały automatycznie dopasowane do zamówień zakupu.

• Zweryfikuj szczegóły dopasowania, w tym numery pozycji, ilości i ceny.

4. Obsługa Rozbieżności

• Przejdź do sekcji Rozbieżności, aby przejrzeć wszelkie faktury, które nie mogły zostać automatycznie dopasowane.

• Ręcznie dostosuj ilości lub ceny w razie potrzeby lub oznacz fakturę do dalszego przeglądu.

5. Ręczne Dopasowywanie

Dla faktur, które nie zostały automatycznie dopasowane:

• Użyj narzędzi wyszukiwania i filtrowania, aby znaleźć odpowiadające zamówienie zakupu.

• Ręcznie zweryfikuj i dopasuj fakturę do zamówienia zakupu.

Funkcja Tabeli Wyodrębnionej przez AI umożliwia użytkownikom łatwe manipulowanie i dostosowywanie wyodrębnionych danych z dokumentu faktury. Oto kluczowe możliwości i instrukcje dotyczące użytkowania:

• Usuwanie Kolumn: Jeśli pewne kolumny w wyodrębnionej tabeli nie są potrzebne, użytkownicy mogą łatwo je usunąć, klikając ikonę "Usuń kolumnę" (reprezentowaną przez trzy pionowe kropki) obok nagłówka kolumny. Pomaga to uporządkować tabelę i skupić się tylko na istotnych informacjach.

• Zmiana Formatu Waluty: Format waluty można zmienić, wybierając pożądany format z menu rozwijanego obok pola "Waluta". Zapewnia to, że wartości walutowe są wyświetlane w preferowanym formacie, ułatwiając interpretację i analizę danych finansowych.

• Pokazywanie/Ukrywanie Kolumn Niesparowanych: Domyślnie w tabeli widoczne są tylko sparowane kolumny (kolumny z wyodrębnionymi danymi). Użytkownicy mogą jednak wybrać pokazanie lub ukrycie kolumn niesparowanych, klikając przycisk "Ukryj kolumny niesparowane" lub "Pokaż kolumny niesparowane" na dole tabeli. Ta funkcja jest przydatna, gdy użytkownicy chcą przejrzeć wszystkie dostępne kolumny, nawet jeśli aktualnie nie zawierają danych.

• Zmiana Nagłówków Tabeli: Nagłówki tabeli (nazwy kolumn) można zmodyfikować, klikając na nagłówek i wpisując pożądaną nazwę. Ta funkcja pozwala użytkownikom dostosować nazwy kolumn, aby lepiej pasowały do ich terminologii lub preferencji, co sprawia, że dane są bardziej czytelne i zrozumiałe.

Te funkcje zapewniają użytkownikom elastyczność i kontrolę nad wyodrębnionymi danymi, umożliwiając dostosowanie informacji do ich konkretnych potrzeb i preferencji. Tabela Wyodrębniona przez AI ma na celu poprawę doświadczenia użytkownika, oferując płynny i intuicyjny sposób interakcji z danymi faktury oraz ich analizy.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich zamówień wysyłkowych. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Przegląd

Przycisk Zapisz:

• Przycisk Zapisz:

  • Cel: Zapisuje bieżący stan dokumentu lub skryptu, nad którym pracujesz.

  • Przypadek użycia: Po wprowadzeniu zmian lub adnotacji do dokumentu, użyj tego przycisku, aby upewnić się, że wszystkie modyfikacje zostały zapisane.

Dodaj specjalne zasady:

• Dodaj specjalne zasady / Dodaj skrypt w DocBits:

  • Cel: Umożliwia użytkownikom wdrażanie specyficznych zasad lub skryptów, które dostosowują sposób przetwarzania dokumentów.

  • Przypadek użycia: Użyj tej funkcji, aby zautomatyzować zadania takie jak ekstrakcja danych lub walidacja formatu, zwiększając efektywność pracy.

Pola rozmyte:

• Pola rozmyte:

  • Cel: Pomaga w identyfikacji i korekcie pól, gdzie dane mogą nie być idealnie dopasowane, ale są wystarczająco bliskie.

  • Przypadek użycia: Przydatne w procesach walidacji danych, gdzie dokładne dopasowanie nie zawsze jest możliwe, na przykład w przypadku lekko błędnie napisanych nazwisk lub adresów.

Pola wymagane:

Istnieją pola, które są wymagane do dalszej edycji, można je edytować w ustawieniach.

Użyj podpowiedzi, aby dowiedzieć się, czy:

• Jest to pole obowiązkowe (wymagane)

• Wymagana walidacja

• Niska pewność

• Niezgodność pełnej kwoty podatku

Pola wymagane:

• Cel: Identyfikuje obowiązkowe pola w dokumentach, które muszą być wypełnione lub poprawione przed dalszym przetwarzaniem.

• Przypadek użycia: Zapewnia, że niezbędne dane są dokładnie uchwycone, utrzymując integralność danych i zgodność z zasadami biznesowymi.

Szkło powiększające:

• Szkło powiększające:

  • Cel: Zapewnia powiększony widok wybranego obszaru dokumentu.

  • Przypadek użycia: Pomaga w badaniu drobnych szczegółów lub małego tekstu w dokumentach, zapewniając dokładność wprowadzania danych lub przeglądu.

Otwórz nowe okno:

• Otwórz nowe okno:

  • Cel: Otwiera nowe okno do porównania dokumentów obok siebie lub do wielozadaniowości.

  • Przypadek użycia: Przydatne przy porównywaniu dwóch dokumentów lub przy odwoływaniu się do dodatkowych informacji bez opuszczania bieżącego dokumentu.

Skróty klawiszowe:

• Skróty klawiszowe:

  • Cel: Umożliwia użytkownikom szybkie wykonywanie działań za pomocą kombinacji klawiszy.

  • Przypadek użycia: Zwiększa szybkość i efektywność nawigacji i przetwarzania dokumentów, minimalizując zależność od nawigacji myszą.

Zadania:

Aby udostępnić informacje wewnętrzne, możesz tworzyć zadania i przypisywać je do konkretnego pracownika lub grupy w firmie.

• Zadania:

  • Cel: Umożliwia użytkownikom tworzenie zadań związanych z dokumentami i przypisywanie ich członkom zespołu.

  • Przypadek użycia: Ułatwia współpracę i zarządzanie zadaniami w zespołach, zapewniając, że każdy zna swoje obowiązki.

Tryb adnotacji:

Możesz zostawić adnotacje na dokumencie. Może to być pomocne, aby zostawić informacje dla innych użytkowników, którzy będą dalej edytować ten dokument.

• Tryb adnotacji:

  • Cel: Pozwala użytkownikom zostawiać notatki lub adnotacje bezpośrednio na dokumencie.

  • Przypadek użycia: Przydatne do udzielania informacji zwrotnych, instrukcji lub ważnych notatek dla innych członków zespołu, którzy będą pracować nad dokumentem później.

Scal:

Dokumenty można tutaj scalać, na przykład jeśli brakowało strony faktury, te strony można później scalić w ten sposób bez konieczności usuwania lub ponownego przesyłania całego dokumentu.

• Scal dokumenty:

  • Cel: Łączy wiele dokumentów w jeden plik.

  • Przypadek użycia: Przydatne w sytuacjach, gdy części dokumentu są skanowane osobno i muszą być skonsolidowane.

Widok OCR:

W widoku OCR tekst jest automatycznie filtrowany z dokumentu. Służy to do rozpoznawania istotnych cech, takich jak kod pocztowy, numer umowy, numer faktury i sortowanie dokumentu.

• Widok OCR:

  • Cel: Automatycznie rozpoznaje tekst w dokumentach za pomocą technologii rozpoznawania znaków optycznych.

  • Przypadek użycia: Usprawnia proces digitalizacji tekstów drukowanych lub pisanych ręcznie, czyniąc je przeszukiwalnymi i edytowalnymi.

Utwórz zgłoszenie:

W przeciwieństwie do zadań, które są przekazywane wewnętrznie w firmie, to zgłoszenie wsparcia jest ważne, aby nas powiadomić i natychmiast utworzyć zgłoszenie w przypadku błędów i/lub rozbieżności. To znacznie ułatwia proces, ponieważ można od razu wysłać błąd z odpowiednim dokumentem. Istnieje również opcja ustawienia priorytetu, zrobienia zrzutu ekranu dokumentu lub przesłania go.

• Utwórz zgłoszenie:

  • Cel: Umożliwia użytkownikom zgłaszanie problemów lub rozbieżności poprzez tworzenie zgłoszenia wsparcia.

  • Przypadek użycia: Niezbędne do szybkiego rozwiązywania problemów i błędów, pomagając utrzymać integralność i płynne funkcjonowanie systemu.

Logi skryptów dokumentów:

Skrypty można tworzyć w ustawieniach w sekcji Typy dokumentów; te informacje będą następnie wyświetlane tutaj.

• Logi skryptów dokumentów:

  • Cel: Wyświetla logi związane ze skryptami, które zostały wdrożone dla różnych typów dokumentów.

  • Przypadek użycia: Przydatne do śledzenia i debugowania działań skryptów na dokumentach, pomagając użytkownikom zrozumieć procesy automatyczne i poprawić wszelkie problemy.

Więcej ustawień:

Podziel dokument:

• Tutaj możesz podzielić dokument i wyciąć lub usunąć strony, które nie są potrzebne

• Podziel dokument:

  • Cel: Umożliwia użytkownikom podzielenie dokumentu na oddzielne części, usuwając lub izolując strony, które nie są potrzebne.

  • Przypadek użycia: Idealne przy pracy z dokumentami wielostronicowymi, gdzie tylko niektóre sekcje są wymagane do przetwarzania lub przeglądu.

Popraw dokument:

• Dokument zostanie ponownie uruchomiony

• Popraw dokument:

  • Cel: Resetuje dokument do jego początkowego stanu w celu ponownej oceny lub dalszych modyfikacji.

  • Przypadek użycia: Przydatne, gdy początkowe modyfikacje muszą zostać cofnięte lub dokument musi zostać odświeżony do kolejnej rundy edycji. Tutaj potrzebujemy dodatkowej wizji ML, aby poprawić jakość dokumentu.

Przepływ dokumentu:

Tam znajdziesz przepływ dokumentu

• Cel: Pokazuje sekwencję i postęp przetwarzania dokumentu w systemie.

• Przypadek użycia: Pomaga w śledzeniu statusu dokumentu przez różne etapy, zapewniając, że wszystkie niezbędne kroki przetwarzania są przestrzegane.

Przejdź do szablonu układu:

• Dzięki tej opcji zostaniesz przekierowany i możesz edytować swój układ lub użyć domyślnego szablonu

• Przejdź do szablonu układu:

  • Cel: Przekierowuje użytkowników do edytora układu, gdzie mogą modyfikować istniejące szablony lub zastosować domyślny.

  • Przypadek użycia: Umożliwia dostosowanie układów dokumentów do spełnienia specyficznych potrzeb biznesowych lub preferencji, poprawiając wizualne i funkcjonalne dopasowanie dokumentu do standardów firmy.

Docbits to zaawansowany system zaprojektowany do automatycznego dopasowywania danych zamówień zakupu (PO) z nadchodzącymi dokumentami faktur. To narzędzie jest specjalnie zaprojektowane do efektywnego zarządzania i przetwarzania danych faktur w systemach ERP. Niniejsza dokumentacja wyjaśnia podstawy automatycznego dopasowywania za pomocą Docbits i definiuje specyficzne zasady wymagane do pomyślnego dopasowania.

Podstawowe Zasady Automatycznego Dopasowywania w Docbits

Ekstrakcja Danych: Docbits rozpoczyna proces od ekstrakcji istotnych danych z cyfrowych dokumentów faktur. Zazwyczaj dane te obejmują numery pozycji, ilości i ceny jednostkowe każdej linii faktury. Precyzja tej ekstrakcji jest kluczowa, ponieważ stanowi podstawę do dalszego procesu dopasowywania.

Porównanie z Danymi PO: Wyekstrahowane dane są porównywane z odpowiadającymi im informacjami w przechowywanych zamówieniach zakupu. Docbits sprawdza, czy numery pozycji, ilości i ceny odpowiadają tym w PO. Aby dopasowanie było pomyślne, dane w fakturach muszą odpowiadać danym w zamówieniach zakupu, z uwzględnieniem zdefiniowanych progów tolerancji.

Automatyczne Dopasowywanie: Na podstawie wyników porównania, Docbits wykonuje dopasowywanie. System weryfikuje, czy kryteria dopasowania mieszczą się w ustalonych granicach tolerancji. Jeśli te kryteria są spełnione, dopasowanie uznaje się za pomyślne.

Raportowanie: Po zakończeniu procesu dopasowywania, Docbits generuje raporty pokazujące status dopasowań. Raporty te informują o pomyślnie dopasowanych fakturach i identyfikują te z rozbieżnościami.

Definicja Zasad Dopasowywania

Numer Pozycji: Numer pozycji na fakturze musi dokładnie odpowiadać numerowi pozycji w zamówieniu zakupu. Nie ma tolerancji dla odchyleń w numerach pozycji.

Ilości: Ilość dostarczonych towarów na fakturze może się różnić w ramach zdefiniowanego zakresu tolerancji. Zazwyczaj tolerancja ±5% może być akceptowalna, aby uwzględnić drobne różnice w ilościach dostaw.

Ceny: Odchylenia cenowe są tolerowane do ustalonego progu. Powszechna tolerancja może wynosić ±2% ceny, aby zaakceptować niewielkie różnice w oświadczeniach cenowych wynikające z różnic zaokrągleń lub wahań kursów walut.

Status Dopasowania:

• Pełne Dopasowanie: Wszystkie punkty danych (numer pozycji, ilość i cena) mieszczą się w ustalonych granicach tolerancji.

• Częściowe Dopasowanie: Jeden lub więcej punktów danych odbiega poza granice tolerancji, ale odchylenia są minimalne i wymagają ręcznej weryfikacji.

• Brak Dopasowania: Znaczące odchylenia w jednym lub więcej punktach danych, które wymagają natychmiastowej korekty lub dalszego dochodzenia.

Dokładna definicja tych zasad i ustalenie granic tolerancji są kluczowe dla efektywności automatycznego dopasowywania i redukcji ręcznych interwencji. Docbits pozwala na elastyczną konfigurację tych parametrów, aby sprostać potrzebom różnych firm i branż.

Przegląd

Ta funkcja pomaga zarządzać i uzgadniać numery przedmiotów pomiędzy Twoim systemem a dostawcami. Często numery przedmiotów używane wewnętrznie mogą nie odpowiadać numerom przedmiotów używanym przez dostawców. Docbits ułatwia radzenie sobie z tymi rozbieżnościami, tworząc mapowanie pomiędzy Twoimi numerami przedmiotów a numerami dostawców.

Jak to działa

1. Ręczne dopasowanie:

   • Za pierwszym razem, gdy napotkasz rozbieżność pomiędzy swoim numerem przedmiotu a numerem przedmiotu dostawcy, musisz dopasować je ręcznie.

   • Możesz to zrobić, wprowadzając poprawny numer przedmiotu dostawcy odpowiadający Twojemu wewnętrznemu numerowi przedmiotu.

2. Automatyczne dopasowanie:

   • Gdy ręcznie dopasujesz numer przedmiotu z numerem przedmiotu dostawcy, Docbits zapamięta to mapowanie.

   • Następnym razem, gdy ten sam przedmiot się pojawi, Docbits automatycznie go dopasuje na podstawie zapisanego mapowania, oszczędzając czas i zmniejszając liczbę błędów.

Podział Interfejsu

• ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.

• Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.

• Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.

• Działanie: Opcje zarządzania mapowaniami, takie jak usuwanie niepoprawnych mapowań.

Korzyści

• Wydajność: Zmniejsza potrzebę powtarzającego się ręcznego wprowadzania, przyspieszając proces.

• Dokładność: Minimalizuje błędy poprzez zapewnienie, że numery przedmiotów są poprawnie dopasowane.

• Wygoda: Upraszcza przepływ pracy poprzez automatyzację procesu dopasowywania po początkowym ręcznym wprowadzeniu.

Jeśli chcesz zintegrować swoje SFTP z DocBits, aby importować dokumenty.

Wymagania

• Prawidłowo skonfigurowany, kompatybilny z Linuxem serwer SFTP

• Nazwa hosta SFTP, nazwa użytkownika i hasło

• Dedykowany folder importu

Konfiguracja importu

Z pulpitu otwórz Ustawienia i przejdź do Importu. W sekcji Import FTP wybierz opcję dodania nowej konfiguracji.

Wprowadź dane uwierzytelniające SFTP w podanych miejscach i wybierz zapisz (Pole Klucz API zostanie automatycznie wypełnione kluczem API środowiska, w którym pracujesz).

Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych SFTP, kliknij ZAPISZ.

Przegląd:

Ekran walidacji w DocBits został zaprojektowany do weryfikacji dokładności i kompletności danych zawartych w dokumentach przed ich przetworzeniem lub zapisaniem. Ta funkcjonalność jest kluczowa dla zapewnienia, że wszystkie dane są poprawnie odczytane i przetworzone, co pozwala na utrzymanie integralności i jakości danych.

Szczegółowy Opis Celu i Zastosowania Ekranu Walidacji

Cel Ekranu Walidacji

• Zapewnienie Jakości Danych: Ekran walidacji sprawdza dokładność i kompletność wyodrębnionych danych, aby zapobiec wprowadzeniu niepoprawnych lub niekompletnych informacji.

• Integralność Danych: Zapewnia, że dane spełniają określone wymagania i standardy.

• Zapobieganie Błędom: Umożliwiając wczesne wykrywanie i korektę błędów, ekran walidacji pomaga zminimalizować potencjalne problemy podczas późniejszego przetwarzania danych.

• Przyjazność dla Użytkownika: System zapewnia natychmiastową informację zwrotną dla użytkowników, gdy wykrywane są błędy lub niespójności, co pozwala na szybkie poprawki.

• Zgodność: Ekran walidacji pomaga zapewnić przestrzeganie przepisów prawnych i standardów organizacyjnych.

• Efektywność: Zmniejsza wysiłek wymagany do przyszłych poprawek i minimalizuje potrzebę ręcznych kontroli.

Korzystanie z Ekranu Walidacji

• Automatyczne Wyodrębnianie Danych:

  • Optical Character Recognition (OCR): Automatycznie odczytuje tekst ze skanowanych dokumentów lub obrazów.

  • Dane Strukturalne i Niestrukturalne: Przetwarza dane z różnych typów dokumentów, w tym formularzy, faktur i umów.

• Sprawdzanie i Walidacja Danych:

  • Walidacja Formatu: Zapewnia, że dane są w poprawnych formatach (np. formaty dat, numery telefonów, adresy e-mail).

  • Pola Wymagane: Potwierdza, że wszystkie obowiązkowe pola są wypełnione.

  • Sprawdzanie Zakresu: Waliduje dane numeryczne, aby upewnić się, że mieszczą się w określonych granicach.

  • Sprawdzanie Spójności: Weryfikuje, czy powiązane pola danych zawierają spójne informacje (np. upewniając się, że daty rozpoczęcia i zakończenia są zgodne).

• Interakcja z Użytkownikiem i Rozwiązywanie Problemów:

  • Komunikaty o Błędach: Wyświetla jasne i zrozumiałe komunikaty o błędach, gdy dane nie spełniają wymagań walidacji.

  • Ręczna Weryfikacja i Korekta: Pozwala użytkownikom na ręczne przeglądanie i poprawianie danych, gdy automatyczne walidacje zawodzą.

• Czyszczenie i Standaryzacja Danych:

  • Automatyczna Korekta: Sugeruje lub wykonuje automatyczne poprawki, gdy wykrywane są błędy.

  • Formatowanie Danych: Standaryzuje formaty danych, aby zapewnić spójność w zbiorach danych.

• Bezpieczeństwo i Prawa Dostępu:

  • Filtry Wejściowe: Chroni przed złośliwymi danymi wejściowymi poprzez solidne mechanizmy walidacji i filtrowania.

  • Kontrola Dostępu: Zapewnia, że tylko upoważnieni użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do danych wrażliwych i je modyfikować.

• Spójność Danych:

  • Walidacja Krzyżowa: Sprawdza spójność między powiązanymi polami danych (np. weryfikując, że daty rozpoczęcia i zakończenia są zgodne).

  • Duplikaty Wpisów: Zapobiega duplikatom wpisów w bazie danych.

• Wskazówki dla Użytkownika:

  • Komunikaty o Błędach: Dostarcza szczegółowe i zrozumiałe komunikaty o błędach, gdy wpisy nie spełniają wymagań.

  • Pomoc i Wskazówki: Oferuje teksty pomocy lub podpowiedzi, aby pomóc użytkownikom w poprawnym wprowadzaniu danych.

Podsumowując, ekran walidacji w DocBits jest kluczowy dla zapewnienia jakości wyodrębnionych danych, ułatwiając wczesne wykrywanie i korektę błędów oraz zwiększając ogólną efektywność przepływów pracy związanych z przetwarzaniem danych.

Dzięki poniższemu interfejsowi API Webhook możesz łatwo przesyłać dokumenty bezpośrednio do DocBits za pomocą prostego żądania POST. To API zostało zaprojektowane, aby uprościć proces przesyłania plików do DocBits, a wszystkie niezbędne parametry są już dla Ciebie wypełnione.

Aby rozpocząć, przejdź po prostu na następującą stronę (w zależności od środowiska, którego używasz):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Wykonaj wywołanie do API, używając swojego klucza API. Możesz również dołączyć plik, który chcesz przesłać, jako parametr w swoim wywołaniu.

Wsparcie techniczne w DocBits

Ikony pomocy

Ikony pomocy zostały umieszczone w całym DocBits, aby pomóc Ci w nauce i zrozumieniu, co naprawdę robi dana funkcja i jak może Ci pomóc w przetwarzaniu dokumentów.

Te ikony pomocy wyglądają następująco

Utwórz zgłoszenie

To narzędzie jest dostępne dla Ciebie na ekranie walidacji w przypadku wystąpienia jakiegoś problemu podczas walidacji dokumentu w DocBits.

Ta funkcja znajduje się w menu nad obszarem podglądu dokumentu, jak poniżej

Po kliknięciu zostanie wyświetlony następujący formularz zgłoszenia.

Tutaj wypełnisz swoje dane oraz opiszesz błąd. Możesz również, jeśli to możliwe, dołączyć zrzut ekranu problemu i załączyć odpowiedni plik.

Wersja:

Wersja 2.0.9 jest już dostępna. Proszę zaktualizować do nowej wersji: https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/main/WatchDog.exe

Instalacja i ustawienia

Po pobraniu pliku WatchDog.exe, wyszukaj Wiersz polecenia → Uruchom jako administrator na swoim urządzeniu z systemem Windows.

Po otwarciu, wywołaj plik, wpisując ścieżkę, gdzie plik WatchDog.exe jest przechowywany na Twoim urządzeniu, jak poniżej

Wpisz install po ścieżce pliku i naciśnij ENTER na klawiaturze

Powinieneś otrzymać następujący komunikat o błędzie, ponieważ aplikacja uruchomi się w trybie UI, a konfiguracja nie jest jeszcze obecna.

Aplikacja automatycznie otworzy się po instalacji. Na górze, przejdź do Einstellungen (Ustawienia) i tutaj zobaczysz 2 oddzielne sekcje.

Ustawienia folderów (Ordner Einstellungen)

Tutaj skonfigurujesz ścieżki plików, gdzie dokumenty będą odczytywane i przetwarzane. Ścieżka odczytu będzie dla dokumentów, które chcesz, aby WatchDog wyodrębnił i przetworzył, natomiast ścieżka przetwarzania będzie używana do wskazania, które dokumenty z folderu odczytu zostały wyodrębnione i przetworzone.

Ustawienia ogólne (Allgemeine Einstellungen)

Tutaj skonfigurujesz swoją aplikację DocBits z WatchDog. Będziesz musiał wprowadzić swoje środowisko DocBits, klucz API i typ dokumentu (jak wskazano powyżej). Aby dodać więcej niż jeden typ dokumentu, oddziel nazwy typów dokumentów przecinkiem (INVOICE,DELIVERY-NOTE,PURCHASE-ORDER, itp.)

Jeśli wprowadzona zostanie nieprawidłowa konfiguracja dla któregokolwiek z pól, otrzymasz komunikat o błędzie jak poniżej.

Po zakończeniu, wróć do obszaru Wiersza polecenia i ponownie uruchom plik WatchDog.exe, a tym razem zostanie on poprawnie zainstalowany dzięki obecnym konfiguracjom

Aby uruchomić aplikację w trybie UI, uruchom następujące polecenie

Jeśli chcesz tylko uruchomić aplikację, zamiast tego uruchom to polecenie.

Automatyczne uruchamianie

Aby skonfigurować aplikację WatchDog w sposób, który pozwala na jej automatyczne uruchamianie po włączeniu systemu.

Po prostu otwórz „Usługi” w ustawieniach swojego urządzenia z systemem Windows.

Wyszukaj WatchDog w lokalnych usługach i otwórz usługę (kliknij dwukrotnie na wpis)

W powyższym menu będziesz mieć następujące opcje automatycznego uruchamiania:

• Wybierz Automatyczny, usługa uruchomi się przy starcie

• Automatyczny (opóźniony start), usługa uruchomi się 2 minuty po starcie

Przejdź do menu Ustawienia i wybierz „Importuj” w sekcji Przetwarzanie dokumentów.

Przewiń na dół strony i wybierz przycisk NOWY, aby utworzyć nowy import e-maili.

Po naciśnięciu NOWY zostanie wyświetlone następujące menu.

Tutaj możesz wybrać, który protokół chcesz użyć.

Jeśli chcesz ręcznie importować dokumenty do DocBits, postępuj zgodnie z tymi prostymi krokami:

• Kliknij przycisk Prześlij na pulpicie nawigacyjnym DocBits.

• Pojawi się okno, w którym możesz przesłać swoje dokumenty za pomocą przeglądarki plików lub metodą przeciągnij i upuść. Możesz przesłać do 10 dokumentów jednocześnie.

• Aby przesłać dokumenty za pomocą przeglądarki plików, kliknij przycisk Prześlij dokumenty i wybierz pliki, które chcesz przesłać. Po wybraniu plików kliknij Potwierdź, aby rozpocząć proces przesyłania.

• Alternatywnie, możesz przeciągnąć i upuścić swoje pliki na okno importu DocBits.

• Po przesłaniu plików będą miały początkowy status „W toku”. W tym czasie przesyłanie jest przetwarzane i edytowanie pliku nie jest możliwe. Czas przetwarzania może się różnić w zależności od rozmiaru i złożoności pliku.

• Po przetworzeniu pliku otrzyma on status „Gotowy do walidacji”. Możesz teraz rozpocząć proces walidacji.

Tutaj wystarczy wprowadzić wymagane informacje dotyczące dostawcy poczty e-mail, szyfrowania, nazwy serwera, portu, nazwy użytkownika, adresu e-mail, hasła oraz folderu e-mail.

Rzeczy do zanotowania

• Wprowadź wszystkie potrzebne informacje do interfejsu użytkownika. Inne informacje, takie jak serwer, port itp., zależą od hosta (szybkie wyszukiwanie w Google powinno pomóc).

• Folder i Move-Imported mają tutaj tę samą funkcję. Folder nie może być wyłączony, ale domyślnie użyje Skrzynki odbiorczej, jeśli pozostanie pusty.

Tutaj wystarczy, że wpiszesz swoją pożądaną podorganizację i naciśniesz „Authenticate”

Zostaniesz przeniesiony na tę stronę Microsoft i będziesz musiał wprowadzić kod.

Ten kod można znaleźć, wracając do DocBits, a kod zostanie tam wyświetlony jak poniżej, po prostu skopiuj kod i wprowadź go na stronie Microsoft. Następnie będziesz musiał wprowadzić swoje własne dane logowania do Microsoft.

Naciśnij przycisk FINISH AUTHENTICATION i zostaniesz przeniesiony do tego menu

Użyj folderu

Jeśli używasz folderu innego niż skrzynka odbiorcza, wpisz nazwę folderu po włączeniu suwaka.

Użyj współdzielonej skrzynki pocztowej

Jeśli chcesz, aby import e-maili uzyskał dostęp do skrzynki odbiorczej lub folderu współdzielonej skrzynki pocztowej, wpisz tutaj adres e-mail po włączeniu suwaka.

Przenieś zaimportowane e-maile do kosza

Jeśli chcesz zaimportować wszystkie e-maile, a nie tylko nieprzeczytane, i przenieść je do kosza, to aktywuj tę opcję. W przeciwnym razie sprawdzi tylko nieprzeczytane e-maile, zaimportuje dokumenty, ustawi e-mail jako przeczytany i pozostawi go w jego obecnym miejscu.

W tym wideo widzowie są wprowadzani w przyjazny interfejs DocBit, koncentrując się szczególnie na walidacji dokumentów. Samouczek podkreśla prostotę systemu, w którym nie są wymagane żadne kody ani skomplikowane formuły.

Dzięki sztucznej inteligencji i inteligencji roju, większość pól jest automatycznie wyodrębniana, co pozwala łatwo wydobywać informacje, klikając na wartości w dokumencie. Dodatkowo widzowie dowiadują się o elastyczności wyodrębniania konkretnych obszarów poprzez podwójne kliknięcie lub rysowanie wokół pożądanego regionu.

To narzędzie jest dostępne dla Ciebie na ekranie walidacji, w przypadku wystąpienia jakiegoś problemu podczas walidacji Twojego dokumentu w DocBits.

Ta funkcja znajduje się w menu powyżej obszaru podglądu dokumentu, jak poniżej

Po kliknięciu zostanie wyświetlony następujący formularz zgłoszenia.

Tutaj wypełnisz swoje dane oraz opiszesz błąd. Możesz również, jeśli to możliwe, dołączyć zrzut ekranu problemu i załączyć odpowiedni plik.

Wprowadzenie

Witamy w module Księgowanie faktur kosztowych i sprzedaży pośredniej! Ten moduł został zaprojektowany, aby pomóc Ci efektywnie zarządzać i uzgadniać transakcje finansowe w Twoim systemie ERP. Dzięki funkcjom takim jak automatyczne wyodrębnianie danych, dopasowywanie dokumentów i szczegółowe śledzenie, możesz zapewnić, że Twoje zapisy finansowe są dokładne i aktualne.

Pierwsze kroki

Aby rozpocząć korzystanie z modułu księgowego, upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia ustawione przez administratora systemu. Będziesz potrzebować dostępu do modułów księgowości kosztów i księgowości sprzedaży w systemie ERP.

Wymagania systemowe

• Dostęp do modułów księgowości kosztów i księgowości sprzedaży w systemie ERP.

• Odpowiednie uprawnienia użytkownika do przeglądania i przetwarzania dokumentów finansowych.

Kluczowe funkcje

1. Automatyczne wyodrębnianie danych: Automatycznie wyodrębnia i interpretuje dane z faktur cyfrowych i innych dokumentów.

2. Porównanie danych: Porównuje wyodrębnione dane z faktur z istniejącymi danymi zamówień zakupu.

3. Weryfikacja dopasowania: Weryfikuje dopasowania na podstawie zdefiniowanych reguł i tolerancji.

4. Raportowanie rozbieżności: Identyfikuje i raportuje wszelkie rozbieżności między fakturami a zamówieniami zakupu.

5. Ścieżka audytu: Utrzymuje log wszystkich działań dla zgodności i przeglądu.

6. Szkolenie dokumentów: Szkolenie systemu w rozpoznawaniu nowych dokumentów z minimalnym wysiłkiem, zazwyczaj tylko raz.

7. Podział kwot: Podział kwot według działów dla szczegółowego śledzenia finansowego.

8. Definicja konta księgowego: Zespół APS (System Księgowości i Zakupów) może zdefiniować konto księgowe po wyodrębnieniu danych.

Interfejs użytkownika

Interfejs modułu księgowego zazwyczaj zawiera następujące komponenty:

• Pulpit nawigacyjny: Przegląd statusu faktur i sprzedaży oraz ostatnich aktywności.

• Narzędzia wyszukiwania i filtrowania: Możliwości wyszukiwania i filtrowania faktur i zapisów sprzedaży.

• Dopasowane rekordy: Sekcja wyświetlająca pomyślnie dopasowane rekordy.

• Rozbieżności: Sekcja pokazująca rekordy z rozbieżnościami wymagającymi przeglądu lub działania.

• Raporty: Dostęp do szczegółowych raportów i opcji eksportu.

Przewodnik krok po kroku po module księgowym

1. Dostęp do modułu księgowego

Przejdź do modułu księgowego z głównego menu systemu ERP.

2. Import lub dostęp do faktur

• Automatyczny import: Jeśli Twój system jest skonfigurowany do automatycznego przechwytywania danych, faktury będą automatycznie importowane do systemu.

• Ręczne przesyłanie: W razie potrzeby ręcznie przesyłaj pliki faktur do systemu za pomocą udostępnionego interfejsu.

3. Przegląd automatycznie dopasowanych faktur

• Przeglądaj faktury, które zostały automatycznie dopasowane do zamówień zakupu.

• Zweryfikuj szczegóły dopasowania, w tym numery pozycji, ilości i ceny.

4. Obsługa rozbieżności

• Uzyskaj dostęp do sekcji Rozbieżności, aby przeglądać faktury, które nie mogły zostać automatycznie dopasowane.

• Ręcznie dostosuj ilości lub ceny w razie potrzeby lub oznacz fakturę do dalszego przeglądu.

5. Ręczne dopasowanie

Dla faktur, które nie zostały automatycznie dopasowane:

• Użyj narzędzi wyszukiwania i filtrowania, aby znaleźć odpowiednie zamówienie zakupu.

• Ręcznie zweryfikuj i dopasuj fakturę do zamówienia zakupu.

6. Szkolenie systemu

• Dla nowych typów dokumentów, przeszkol system, aby je rozpoznawał, dostarczając próbkę.

• Zazwyczaj wystarczy przeszkolenie systemu raz, aby dokładnie rozpoznawał podobne dokumenty w przyszłości.

7. Rejestrowanie księgowań

• Przejdź do zakładki "Pozycje" aby przeglądać i rejestrować księgowania dla każdej faktury.

• Przypisz kwoty do odpowiednich kont, centrów kosztów i wymiarów specyficznych dla Infor LN/M3.

Przykład: Księgowanie faktury kosztowej

1. Wybierz pozycję: Wybierz pozycję dla faktury kosztowej.

2. Przypisz konto: Przypisz odpowiednie konto, takie jak "71200 - Koszty nieoperacyjne".

3. Ustaw wymiary: Ustaw dodatkowe wymiary, takie jak centrum kosztów, grupa produktów i projekt.

4. Podziel kwotę: W razie potrzeby podziel kwotę według działów dla bardziej szczegółowego śledzenia.

5. Wprowadź kwotę: Wprowadź kwotę dla pozycji.

8. Definiowanie kont księgowych

• Po wyodrębnieniu danych, zespół APS może zdefiniować konta księgowe.

• Zapewnia to, że każda transakcja jest zapisana na właściwym koncie dla dokładnego raportowania finansowego.

9. Generowanie raportów

• Uzyskaj dostęp do sekcji "Raporty", aby generować szczegółowe raporty dotyczące transakcji finansowych.

• Użyj opcji eksportu, aby zapisać raporty do dalszej analizy lub archiwizacji.

Przykład użycia

1. Przesyłanie dokumentów: Użytkownicy mogą przesyłać różne dokumenty (faktury, noty dostawcze itp.) do systemu.

2. Automatyczne dopasowanie: System automatycznie dopasowuje przesłane dokumenty do istniejących zamówień zakupu.

3. Przegląd dopasowań: Użytkownicy mogą przeglądać dopasowania, weryfikować szczegóły i widzieć wskaźniki statusu.

4. Rozwiązywanie rozbieżności: Wszelkie niedopasowania lub rozbieżności są wyróżniane, aby użytkownik mógł je ręcznie przeglądać i korygować.

5. Eksport danych: Dopasowane dane mogą być eksportowane do dalszego przetwarzania lub archiwizacji.

W naszym systemie przetwarzania dokumentów obsługujemy codziennie dużą liczbę dokumentów od wielu klientów. Aby zapewnić, że dokumenty każdego klienta są przetwarzane w odpowiednim czasie, wdrożyliśmy zaawansowany system priorytetów. System ten dynamicznie dostosowuje priorytety w zależności od liczby oczekujących dokumentów, które ma klient, zapewniając sprawiedliwość i efektywność. Przyjrzyjmy się, jak działa ten system priorytetów i kiedy licznik zadań jest resetowany.

Kluczowe Koncepcje Systemu Priorytetów

Nasz system priorytetów opiera się na kilku kluczowych koncepcjach:

1. Oczekujące Dokumenty: To liczba dokumentów, które klient złożył, ale które jeszcze nie zostały przetworzone.

2. Interwał Resetowania: System okresowo resetuje liczbę oczekujących dokumentów do zera, aby zapewnić, że żaden klient nie może monopolizować zasobów przetwarzania w nieskończoność.

Jak Ustalany Jest Priorytet

Oto krok po kroku wyjaśnienie, jak ustalany jest priorytet przetwarzania dokumentów:

1. Śledzenie Oczekujących Dokumentów: Każdy klient ma liczbę oczekujących dokumentów. Ta liczba pomaga nam wiedzieć, ile dokumentów czeka na przetworzenie dla każdego klienta.

2. Resetowanie Licznika: Aby zachować sprawiedliwość, resetujemy liczbę oczekujących dokumentów do zera, jeśli minął ustalony czas (interwał resetowania) od ostatniej aktualizacji. Ten interwał jest domyślnie ustawiony na 1500 sekund (lub 25 minut).

3. Aktualizowanie Licznika: Jeśli interwał resetowania nie minął, zmniejszamy liczbę oczekujących dokumentów o jeden za każdym razem, gdy sprawdzamy, symulując przetwarzanie dokumentu.

4. Ustalanie Priorytetów: Priorytet przetwarzania zadań opiera się na liczbie oczekujących dokumentów. Im mniej oczekujących dokumentów, tym wyższy priorytet, co oznacza, że te zadania będą przetwarzane wcześniej. Mamy określone progi do przypisania poziomów priorytetów od 1 (najwyższy priorytet) do 9 (najniższy priorytet).

Poziomy Priorytetów

Poziomy priorytetów są przypisywane na podstawie liczby oczekujących dokumentów w następujący sposób:

• Priorytet 9: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -20

• Priorytet 8: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -14

• Priorytet 7: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -12

• Priorytet 6: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -10

• Priorytet 5: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -8

• Priorytet 4: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -6

• Priorytet 3: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -4

• Priorytet 2: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest mniejsza niż -2

• Priorytet 1: Jeśli liczba oczekujących dokumentów jest większa lub równa -2

Kiedy Licznik Jest Resetowany

Licznik oczekujących dokumentów jest resetowany do zera, jeśli minęło więcej niż interwał resetowania (1500 sekund) od ostatniej aktualizacji. Ten mechanizm zapewnia, że żaden klient nie może gromadzić oczekujących dokumentów w nieskończoność i wykorzystywać zasobów systemu. Poprzez okresowe resetowanie licznika gwarantujemy, że każdy klient otrzymuje sprawiedliwy udział w czasie przetwarzania.

Ikony pomocy zostały umieszczone w całym DocBits, aby pomóc Ci w nauce i zrozumieniu, co naprawdę robi dana funkcja i jak może Ci pomóc w przetwarzaniu dokumentów.

Te ikony pomocy wyglądają następująco

Witamy w kursie dla początkujących DocBits, Twoim kompleksowym przewodniku po rewolucjonizowaniu zarządzania dokumentami w Twojej firmie!

W dzisiejszym złożonym środowisku finansowym zarządzanie potwierdzeniami zamówień, rachunkami dostawy, fakturowaniem i rachunkowością kosztów nie jest łatwym zadaniem. Tutaj właśnie wyróżnia się DocBits. Dzięki ponad 20 integracjom i niezrównanej kompatybilności z Infor CloudSuite, LN i M3, DocBits wyróżnia się na tle innych rozwiązań na rynku.

Odkryj rewolucyjne możliwości DocBits, nowoczesnego narzędzia do obsługi dokumentów, które upraszcza złożoność ekstrakcji tabel, dopasowywania zamówień (PO) oraz zarządzania fakturami kosztowymi.

W tym filmie zagłębiamy się w unikalne cechy DocBits, koncentrując się na AI ekstrakcji tabel, która bez wysiłku radzi sobie nawet z najbardziej skomplikowanymi układami tabel. Z dokładnością sięgającą 95%, system automatyzuje ekstrakcję, pozwalając Ci skupić się na tym, co naprawdę ważne.

Odkryj w tym wideo, jak profesjonalnie radzić sobie z niezgodnościami podczas dopasowywania PO z DocBits. Prowadzimy cię krok po kroku przez to, co robić, gdy liczby się nie zgadzają. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym menedżerem ERP, czy aspirującym księgowym, nauczysz się, jak efektywnie i bezpiecznie zarządzać niezgodnościami.

Dowiedz się, jak nasza specjalna inteligencja zbiorowa AI w DocBits prowadzi cię przez cały proces oraz jak możesz wykorzystać naszą dokumentację, aby szybko znaleźć rozwiązania problemów lub wątpliwości. Dołącz do wielu zadowolonych klientów, którzy zoptymalizowali swoje procesy z DocBits.

W tym kompleksowym przewodniku wideo widzowie są wprowadzeni do pulpitu DocBits i jego szeregu funkcji. Od filtrowania i zarządzania otwartymi dokumentami po importowanie załączników za pomocą różnych kanałów, takich jak e-mail, skaner czy API, samouczek oferuje krok po kroku instrukcje.

Podkreślone są kluczowe funkcje, w tym jak filtrować dokumenty według statusu lub przypisanego użytkownika, znaleźć konkretne szczegóły, takie jak numery faktur, oraz zmienić przypisanego użytkownika dla poszczególnych dokumentów. Pokazana jest łatwość i efektywność systemu, z naciskiem na kontrolę i personalizację, jaką oferuje . Samouczek przygotowuje grunt pod głębszą eksplorację w ramach DocBits.

Jeśli korzystasz z Portalu Dostawców DocBits, ważne jest, abyś zrozumiał różne statusy, jakie mogą mieć Twoi dostawcy. Oto pełna lista wszystkich możliwych statusów dostawców w DocBits:

• Otwarte: Istniejący dostawca, który nie został jeszcze zaproszony

• Oczekująca rejestracja: Dostawca został zaproszony do portalu dostawców

• Oczekujący na dane dostawcy: Oczekiwanie na zmiany od dostawcy po zakończeniu rejestracji

• Oczekująca akceptacja: Dostawca zakończył rejestrację, czeka na pierwszą akceptację

• Oczekująca akceptacja AP: Dostawca został zatwierdzony po raz pierwszy, czeka na drugą akceptację

• Zatwierdzony: Dostawca został zatwierdzony

• Odrzucony: Dostawca został odrzucony

1. Otrzymasz zaproszenie z linkiem na E-mail, aby rozpocząć proces rejestracji. Proszę kliknąć „Przejdź do rejestracji”, wprowadzić wymagane informacje i zaakceptować warunki, aby rozpocząć.
2. Szczegóły Dostawcy

   Proszę zweryfikować, czy nazwa Dostawcy jest poprawna. To jest kluczowy szczegół dla celów tożsamości i prawnych, którego nie można zmienić. Proszę podać wszystkie stosowne informacje, w tym wymagane pola. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Danych Adresowych. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”
3. Dane Adresowe Proszę podać wszystkie stosowne informacje, w tym wymagane pola. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Kontakt z Dostawcą. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”
4. Kontakt z Dostawcą Proszę podać wszystkie stosowne informacje, w tym wymagane pola. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Finansowej Dostawcy. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”
5. Finanse Dostawcy Proszę podać wszystkie stosowne informacje. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Zakupu Dostawcy. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”
6. Zakup Dostawcy Proszę podać wszystkie stosowne informacje. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Certyfikatów Dostawcy. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”
7. Certyfikaty Dostawcy Proszę przesłać wszystkie wymagane certyfikaty (Podatek, Ubezpieczenie, Dywersyfikacja Dostawców). Proszę zapisać postęp, jeśli musisz wrócić, aby dokończyć proces rejestracji później. Po zakończeniu kliknij „Wyślij do zatwierdzenia.”
8. Proszę przesłać wszystkie wymagane certyfikaty (Podatek, Ubezpieczenie, Dywersyfikacja Dostawców). Proszę zapisać postęp, jeśli musisz wrócić, aby dokończyć proces rejestracji później. Po zakończeniu kliknij „Wyślij do zatwierdzenia.”
9. Proszę sprawdzić swoją skrzynkę E-mail w celu potwierdzenia, że zakończyłeś proces rejestracji.