DocBits to rozwiązanie do przechwytywania dokumentów w chmurze, które wykorzystuje moc Sztucznej Inteligencji (AI) i Machine Learningu (ML) do skutecznego rozpoznawania, klasyfikowania, analizowania i wyodrębniania informacji z różnych rodzajów dokumentów, niezależnie od ich formatu. Oto bliższy przegląd jego kluczowych funkcji:

• Rozpoznawanie dokumentów: DocBits wykorzystuje algorytmy AI do dokładnego identyfikowania i rozpoznawania dokumentów, bez względu na to, czy są w formie papierowej czy plików elektronicznych.

• Klasyfikacja dokumentów: Klasyfikuje dokumenty na odpowiednie kategorie, ułatwiając łatwą organizację i odzyskiwanie.

• Wyodrębnianie danych: DocBits wyodrębnia istotne dane z dokumentów, przekształcając informacje nieustrukturyzowane w dane zorganizowane, które można zintegrować z Twoim przepływem pracy.

• Machine Learning: System ciągle się uczy i poprawia swoją dokładność rozpoznawania przy każdym przetworzonym dokumencie, stając się bardziej sprawny z czasem.

• Swarm Intelligence: DocBits wykorzystuje swarm intelligence do wzmocnienia swoich zdolności uczenia się, tworząc system samodoskonalący się.

Wsparcie użytkownika

Jeśli napotkasz jakiekolwiek trudności lub masz pytania dotyczące korzystania z DocBits, skonsultuj się z tym podręcznikiem użytkownika lub skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia, aby uzyskać pomoc. Naszym celem jest zapewnienie płynnego doświadczenia dla wszystkich użytkowników. Wystarczy kliknąć przycisk wsparcia w aplikacji DocBits, aby utworzyć zgłoszenie wsparcia.

Możesz również skontaktować się z nami za pośrednictwem naszej strony FELLOWPRO:

W ekranie walidacji możesz bezpośrednio tworzyć zgłoszenia dla konkretnego dokumentu i dołączyć zrzut ekranu problemu. Po prostu kliknij przycisk "Utwórz zgłoszenie", otworzy się okno wsparcia i możesz od razu zacząć.

Po zalogowaniu się za pomocą swoich danych uwierzytelniających zostaniesz przekierowany na stronę główną pulpitu DocBits. To jest główna strona, na której możesz zobaczyć i zarządzać wszystkimi swoimi zaimportowanymi dokumentami.

Rozpoczęcie

• Logowanie i Nawigacja: Jak uzyskać dostęp do Docbits i poruszać się po interfejsie.

• Konfiguracja początkowa: Konfigurowanie Docbits do użytku pierwszy raz.

Codzienne użytkowanie

• Przesyłanie dokumentów: Instrukcje dotyczące przesyłania dokumentów do Docbits.

• Przegląd i zatwierdzanie dokumentów:

• Zatwierdzanie zamówień: Kroki do przeglądania i zatwierdzania formularzy zamówień.

• Przetwarzanie faktur: Przewodnik dotyczący przetwarzania przychodzących faktur do płatności.

Zarządzanie dokumentami

• Wyszukiwanie i odzyskiwanie: Jak znaleźć i uzyskać dostęp do dokumentów w Docbits.

• Edycja i aktualizacja: Edycja dokumentów i aktualizacja ich statusu.

Rozwiązywanie problemów

• Typowe problemy: Rozwiązania dla często napotykanych problemów przez użytkowników.

• Kontakt z pomocą techniczną: Jak skontaktować się z pomocą techniczną w celu uzyskania pomocy.

Podczas przeglądania dokumentów w DocBits, jeśli chcesz wrócić do głównego obszaru Panelu, możesz po prostu nacisnąć przycisk escape (ESC) na klawiaturze i zostaniesz przeniesiony do głównego menu Panelu (na stronę, z której wszedłeś do dokumentu, który właśnie opuściłeś).

Druga część pulpitu nawigacyjnego to przegląd wszystkich przesłanych dokumentów. Możesz wyświetlić wszystkie dokumenty lub tylko te przypisane do Ciebie. Możesz także wyszukiwać dokumenty według nazwy.

Dane zostaną wyodrębnione w ciągu kilku sekund, a status zmieni się z „Uruchomione” na „Gotowe do Walidacji”.

Jeśli używasz oprogramowania DocBits do przetwarzania dokumentów, ważne jest, aby zrozumieć różne statusy dokumentów, które mogą mieć Twoje pliki. Oto pełna lista wszystkich możliwych statusów dokumentów w DocBits:

• WatchDog Start: Moduł Watchdog jest uruchamiany.

• WatchDog Split: Dokument jest dzielony w Watchdog.

• WatchDog Upload: Dokument jest przesyłany w Watchdog.

• Upload: Dokument jest przesyłany.

• OCR: Rozpoznawanie znaków (OCR) jest obecnie uruchomione na dokumencie.

• Classification: Dokument jest klasyfikowany.

• Zugferd import: Dokument Zugferd jest importowany.

• Ready for Validation: Dokument jest gotowy do walidacji.

• Zugferd export: Dokument Zugferd jest eksportowany.

• Workflow: Obecnie z tym dokumentem działa przepływ pracy.

• Pending approval: Dokument wymaga zatwierdzenia.

• Pending second approval: Dokument wymaga ponownego zatwierdzenia.

• Auto Accounting: Automatyczne księgowanie jest uruchomione.

• Export: Dokument jest eksportowany.

• Error: Wystąpił błąd w dokumencie.

Przegląd

Scalanie dokumentów pozwala na połączenie wielu dokumentów.

Najpierw musisz wybrać dokumenty, które chcesz scalić. Można to zrobić, zaznaczając pola wyboru przy dokumentach. Po wybraniu dokumentów kliknij ikonę z trzema kropkami.

Następnie pojawi się menu, wybierz opcję „Scal”, która znajduje się na dole.

Scalanie dokumentów to ważna funkcja w systemie zarządzania dokumentami, która pozwala użytkownikom na połączenie wielu dokumentów w jeden. Oto kilka powodów, dlaczego scalanie dokumentów może być przydatne:

• Organizowanie powiązanych dokumentów: Scalając wiele dokumentów w jeden, użytkownicy mogą organizować i przechowywać powiązane informacje lub pliki razem. Może to pomóc w zwiększeniu efektywności zarządzania i dostępu do dokumentów.

• Tworzenie raportów lub podsumowań: Scalanie wielu dokumentów może być przydatne do tworzenia raportów lub podsumowań poprzez łączenie danych lub informacji z różnych źródeł lub dokumentów. Pozwala to użytkownikom na tworzenie kompleksowych raportów lub prezentacji bez konieczności ręcznego kopiowania i wklejania informacji.

• Archiwizowanie dokumentów: Gdy istnieje wiele wersji dokumentu lub gdy dokumenty muszą być podsumowane w określonym okresie, scalanie dokumentów może pomóc w zapewnieniu spójnych praktyk archiwizacyjnych i optymalizacji przestrzeni dyskowej.

• Optymalizacja przepływu pracy: Scalanie dokumentów może być częścią zautomatyzowanego przepływu pracy, w którym dokumenty są automatycznie łączone po spełnieniu określonych warunków. Może to być używane na przykład w procesie zatwierdzania lub podczas tworzenia umów lub raportów.

Przykłady scalania dokumentów:

• Łączenie faktur: Firma musi podsumować wszystkie faktury z danego miesiąca do celów księgowych. Poszczególne faktury są przesyłane jako oddzielne dokumenty, a następnie scalane w celu stworzenia skonsolidowanego przeglądu.

• Łączenie formularzy zatwierdzeń: Proces zatwierdzania wniosku wymaga połączenia wielu formularzy przed przekazaniem ich do zarządu. Różne formularze są automatycznie łączone w miarę ich wypełniania i przesyłania przez zaangażowane strony.

• Tworzenie raportu rocznego: Wiele działów w firmie współpracuje, aby stworzyć kompleksowy raport roczny. Każdy dział przygotowuje swoją część raportu jako oddzielny dokument. Te dokumenty są następnie łączone, aby stworzyć ostateczny raport roczny.

Scalając dokumenty, organizacje mogą usprawnić swoje procesy zarządzania dokumentami, poprawić współpracę i zwiększyć efektywność.

Jeśli chcesz zobaczyć szczegółowy dziennik wszystkich dokumentów importowanych do środowiska DocBits, postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

Z panelu sterowania DocBits wybierz opcję Ustawienia zaawansowane.

Po pojawieniu się paska Ustawienia zaawansowane, wybierz przycisk Dziennik importu.

Następnie pojawi się tabela z wszystkimi niedawno zaimportowanymi dokumentami oraz innymi istotnymi informacjami na ich temat.

Jeśli szukasz określonego dokumentu lub dokumentów, masz do dyspozycji następujące opcje. W pasku wyszukiwania udostępniliśmy Ci różne narzędzia do znalezienia poszukiwanego dokumentu, aby uzyskać do nich dostęp, wybierz następującą ikonę.

Poniższe opcje filtrowania staną się dla Ciebie dostępne.

Oferujemy Ci opcję filtrowania według typu dokumentu, statusu dokumentu, osoby odpowiedzialnej za dokument oraz według daty.

Oto konkretne wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów związanych z ustawieniami pulpitu nawigacyjnego:

Filtry nie są stosowane poprawnie:

• Najpierw sprawdź ustawienia filtrów, aby upewnić się, że zostały zastosowane właściwe filtry i że wyświetlają one pożądane dane.

• Upewnij się, że filtry są stosowane logicznie i konsekwentnie. Czasami nieprawidłowa logika filtrów lub nieprawidłowe kombinacje mogą prowadzić do nieoczekiwanych wyników.

• Zapewnij użytkownikom wskazówki dotyczące prawidłowego korzystania z filtrów, aby mogli skutecznie korzystać z funkcji filtrowania.

Opóźnienia w ładowaniu danych:

• Sprawdź połączenie sieciowe, aby upewnić się, że jest stabilne i nie powoduje opóźnień.

• Sprawdź obciążenie serwera i wydajność źródła danych, aby zobaczyć, czy to jest problem. Może być konieczna optymalizacja źródła danych lub przejście na bardziej wydajną infrastrukturę.

• Wdrażaj mechanizmy buforowania, aby skrócić czas ładowania, zwłaszcza dla często używanych danych. Zachęcaj użytkowników do optymalizacji zapytań danych poprzez pobieranie tylko wymaganych pól danych i używanie filtrów do zmniejszenia ilości danych.

Problemy z przeglądarką:

• Upewnij się, że przeglądarka, której używają, jest kompatybilna z pulpitem nawigacyjnym i ma zainstalowane wszystkie wymagane aktualizacje.

• Zalecaj użytkownikom regularne czyszczenie pamięci podręcznej przeglądarki, aby uniknąć problemów z pamięcią i zapewnić, że otrzymują najbardziej aktualne dane.

• Sprawdź, czy rozszerzenia lub wtyczki w przeglądarce nie zakłócają działania pulpitu nawigacyjnego i tymczasowo je wyłącz, jeśli to konieczne, aby zidentyfikować problemy.

Problemy specyficzne dla użytkownika:

• Oferuj indywidualne wsparcie dla użytkowników, którzy nadal mają problemy. Może być konieczne sprawdzenie ich konkretnych ustawień, uprawnień lub konfiguracji sieciowej, aby zidentyfikować i rozwiązać problem.

Dostarczając użytkownikom te konkretne wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów, możesz pomóc im skutecznie rozwiązywać typowe problemy związane z ustawieniami pulpitu nawigacyjnego i zwiększać ich produktywność.

Tworzenie pulpitu nawigacyjnego, który odpowiada codziennym rutynom użytkowników, wymaga starannego planowania i wdrożenia.

Oto najlepsze praktyki, które mogą Ci pomóc:

Widoki niestandardowe:

• Upewnij się, że pulpit nawigacyjny jest konfigurowalny, aby użytkownicy mogli dostosować własne widoki i układy. Można to zrobić poprzez możliwość dodawania, usuwania lub przestawiania widżetów.

Automatyczne aktualizacje:

• Wdrażaj automatyczne aktualizacje, aby zapewnić, że dane są zawsze aktualne. Jest to szczególnie ważne w środowiskach o wysokim stopniu użytkowania.

• Możesz włączyć to narzędzie automatycznego odświeżania w ustawieniach.

Wskazówki i szkolenia dla użytkowników:

• Oferuj przyjazny dla użytkownika interfejs i instrukcje dotyczące korzystania z pulpitu nawigacyjnego.

• Regularnie szkol użytkowników, aby upewnić się, że rozumieją wszystkie funkcje i możliwości pulpitu nawigacyjnego.

Filtry i widoki:

• Korzystanie z filtrów może być bardzo pomocne przy wyszukiwaniu dokumentów, ale rozważ również resetowanie filtrów, aby zachować spójny widok danych.

Analiza pulpitu nawigacyjnego:

• Monitoruj wykorzystanie pulpitu nawigacyjnego i zbieraj opinie od użytkowników.

• Analizuj, które części pulpitu nawigacyjnego są najczęściej używane i jakie ulepszenia można wprowadzić, aby jeszcze bardziej zoptymalizować doświadczenie użytkownika.

Wizualizacja danych:

• Używaj angażujących i znaczących wizualizacji danych, aby szybko i zrozumiale prezentować informacje.

• Wybieraj wizualizacje w oparciu o potrzeby użytkowników i rodzaj prezentowanych danych.

Bezpieczeństwo i prywatność:

• Upewnij się, że pulpit nawigacyjny przestrzega standardów bezpieczeństwa, a dane wrażliwe są odpowiednio chronione.

• Wdrażaj kontrole dostępu, aby zapewnić, że użytkownicy mogą uzyskać dostęp tylko do danych, które są dla nich istotne.

Biorąc pod uwagę te najlepsze praktyki, możesz stworzyć pulpit nawigacyjny, który skutecznie odpowiada codziennym rutynom użytkowników i pomaga im podejmować świadome decyzje.

Z pulpitu nawigacyjnego kliknij ikonę Ustawienia zaawansowane, jak pokazano poniżej:

Następnie zostanie wyświetlone następujące menu:

Wybierz przycisk oznaczony „Ustaw kolumny pulpitu nawigacyjnego dla organizacji”, a zostanie wyświetlona lista wszystkich nazw kolumn.

Z tego menu możesz wybrać nazwy kolumn i użyć strzałek, aby dodać lub usunąć kolumny, które chcesz.

Możesz ustawić kolejność kolumn, klikając na kropki obok nazwy kolumny i przeciągając je na odpowiednią pozycję.

Inna opcja pozwala również na dodanie pól typu dokumentu:

Tutaj możesz wybrać spośród różnych typów dokumentów:

Dla każdego typu dokumentu dostępne są różne pola, które możesz dodać:

Wybierz potrzebne pola i kliknij "Dodaj do widocznych kolumn", a następnie pojawią się one w ustawieniach kolumn.

W tej sekcji możesz przeglądać dokumenty, które zostały oznaczone jako zduplikowane. Aby rozpocząć, po prostu kliknij przycisk po prawej stronie, jak pokazano poniżej:

Po naciśnięciu przycisku, na dole strony pojawi się tabela wyświetlająca wszystkie zidentyfikowane duplikaty.

Ekran weryfikacji pozwala na sprawdzenie, edycję i zatwierdzenie wszystkich zaimportowanych dokumentów. Możesz zobaczyć nazwę dokumentu, z ilu stron się składa, datę jego importu oraz jego status. Przycisk akcji pozwala na przypisanie, ponowne uruchomienie, zatwierdzenie lub usunięcie dokumentu.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich faktur. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Licznik zadań znajduje się w prawym górnym rogu strony głównej Dashboardu.

Tutaj możesz zobaczyć, ile dokumentów znajduje się w Twojej kolejce do przetworzenia

oraz ile dokumentów jest teraz gotowych do walidacji.

To jest miejsce, w którym możesz śledzić swoje zadania. Możesz wybierać między dwoma różnymi układami – jeden jest nieco bardziej szczegółowy od drugiego. Możesz także filtrować zadania według różnych kryteriów, takich jak to, czy są przypisane do Ciebie, lub status zadania.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich zamówień zakupu. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Aby skonfigurować swoje ustawienia, kliknij ikonę Użytkownika znajdującą się w lewym dolnym rogu ekranu. Tutaj możesz dostosować kilka opcji:

Język

• Wybierz Preferowany Język: Wybierz swój preferowany język z dostępnych opcji.

Dark Mode

• Przełącz na Dark Mode: Włącz lub wyłącz Dark Mode dla bardziej komfortowego doświadczenia podczas przeglądania.

Ustawienia Użytkownika

W tej sekcji możesz dostosować następujące preferencje:

• Wzór Daty: Dostosuj sposób wyświetlania dat.

• Formatowanie Kwot: Ustaw preferowany format dla wartości liczbowych.

• Imię: Zaktualizuj swoje imię.

• Hasło: Zmień swoje hasło dla bezpieczeństwa konta.

• Rozmiar Czcionki: Dostosuj rozmiar tekstu dla lepszej czytelności.

• Tryb Podwójnego Monitora: Włącz tę funkcję, jeśli używasz dwóch monitorów.

Wyloguj się

• Wyloguj się: Kliknij tutaj, aby bezpiecznie wylogować się ze swojego konta.

Po prawej stronie paska wyszukiwania znajdują się inne narzędzia pulpitu nawigacyjnego.

• Odśwież listę: Służy do aktualizacji pulpitu nawigacyjnego bez konieczności odświeżania karty przeglądarki.

• Ustawienia zaawansowane: Więcej informacji na ten temat znajduje się w dalszej części tej strony.

• Analityka: Zapewnia dalszy wgląd w dokumenty przesłane do DocBits.

• Przesyłanie: Więcej informacji na ten temat znajduje się w następnej sekcji.

Ustawienia zaawansowane często zawierają dodatkowe opcje konfiguracji i funkcje, które umożliwiają bardziej szczegółowe regulacje i dostrajanie.

• Więcej ustawień

• Skróty klawiaturowe

• Dziennik importu

• Ustawianie kolumn tabeli PO dla organizacji

• Ustaw sortowanie pulpitu nawigacyjnego według organizacji

• Filtrowanie dokumentów według dnia, tygodnia, miesiąca, roku lub wszystkich. Filtrowanie odnosi się do czasu, w którym dokument jest importowany

Na kolejnych stronach znajdują się dalsze informacje na temat poszczególnych ustawień.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich wysyłek zaawansowanych. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Funkcja Tabeli Wyodrębnionej przez AI umożliwia użytkownikom łatwe manipulowanie i dostosowywanie wyodrębnionych danych z dokumentu faktury. Oto kluczowe możliwości i instrukcje dotyczące użytkowania:

• Usuwanie Kolumn: Jeśli pewne kolumny w wyodrębnionej tabeli nie są potrzebne, użytkownicy mogą łatwo je usunąć, klikając ikonę "Usuń kolumnę" (reprezentowaną przez trzy pionowe kropki) obok nagłówka kolumny. Pomaga to uporządkować tabelę i skupić się tylko na istotnych informacjach.

• Zmiana Formatu Waluty: Format waluty można zmienić, wybierając pożądany format z menu rozwijanego obok pola "Waluta". Zapewnia to, że wartości walutowe są wyświetlane w preferowanym formacie, ułatwiając interpretację i analizę danych finansowych.

• Pokazywanie/Ukrywanie Kolumn Niesparowanych: Domyślnie w tabeli widoczne są tylko sparowane kolumny (kolumny z wyodrębnionymi danymi). Użytkownicy mogą jednak wybrać pokazanie lub ukrycie kolumn niesparowanych, klikając przycisk "Ukryj kolumny niesparowane" lub "Pokaż kolumny niesparowane" na dole tabeli. Ta funkcja jest przydatna, gdy użytkownicy chcą przejrzeć wszystkie dostępne kolumny, nawet jeśli aktualnie nie zawierają danych.

• Zmiana Nagłówków Tabeli: Nagłówki tabeli (nazwy kolumn) można zmodyfikować, klikając na nagłówek i wpisując pożądaną nazwę. Ta funkcja pozwala użytkownikom dostosować nazwy kolumn, aby lepiej pasowały do ich terminologii lub preferencji, co sprawia, że dane są bardziej czytelne i zrozumiałe.

Te funkcje zapewniają użytkownikom elastyczność i kontrolę nad wyodrębnionymi danymi, umożliwiając dostosowanie informacji do ich konkretnych potrzeb i preferencji. Tabela Wyodrębniona przez AI ma na celu poprawę doświadczenia użytkownika, oferując płynny i intuicyjny sposób interakcji z danymi faktury oraz ich analizy.

Przegląd:

Ekran walidacji w DocBits został zaprojektowany do weryfikacji dokładności i kompletności danych zawartych w dokumentach przed ich przetworzeniem lub zapisaniem. Ta funkcjonalność jest kluczowa dla zapewnienia, że wszystkie dane są poprawnie odczytane i przetworzone, co pozwala na utrzymanie integralności i jakości danych.

Szczegółowy Opis Celu i Zastosowania Ekranu Walidacji

Cel Ekranu Walidacji

• Zapewnienie Jakości Danych: Ekran walidacji sprawdza dokładność i kompletność wyodrębnionych danych, aby zapobiec wprowadzeniu niepoprawnych lub niekompletnych informacji.

• Integralność Danych: Zapewnia, że dane spełniają określone wymagania i standardy.

• Zapobieganie Błędom: Umożliwiając wczesne wykrywanie i korektę błędów, ekran walidacji pomaga zminimalizować potencjalne problemy podczas późniejszego przetwarzania danych.

• Przyjazność dla Użytkownika: System zapewnia natychmiastową informację zwrotną dla użytkowników, gdy wykrywane są błędy lub niespójności, co pozwala na szybkie poprawki.

• Zgodność: Ekran walidacji pomaga zapewnić przestrzeganie przepisów prawnych i standardów organizacyjnych.

• Efektywność: Zmniejsza wysiłek wymagany do przyszłych poprawek i minimalizuje potrzebę ręcznych kontroli.

Korzystanie z Ekranu Walidacji

• Automatyczne Wyodrębnianie Danych:

  • Optical Character Recognition (OCR): Automatycznie odczytuje tekst ze skanowanych dokumentów lub obrazów.

  • Dane Strukturalne i Niestrukturalne: Przetwarza dane z różnych typów dokumentów, w tym formularzy, faktur i umów.

• Sprawdzanie i Walidacja Danych:

  • Walidacja Formatu: Zapewnia, że dane są w poprawnych formatach (np. formaty dat, numery telefonów, adresy e-mail).

  • Pola Wymagane: Potwierdza, że wszystkie obowiązkowe pola są wypełnione.

  • Sprawdzanie Zakresu: Waliduje dane numeryczne, aby upewnić się, że mieszczą się w określonych granicach.

  • Sprawdzanie Spójności: Weryfikuje, czy powiązane pola danych zawierają spójne informacje (np. upewniając się, że daty rozpoczęcia i zakończenia są zgodne).

• Interakcja z Użytkownikiem i Rozwiązywanie Problemów:

  • Komunikaty o Błędach: Wyświetla jasne i zrozumiałe komunikaty o błędach, gdy dane nie spełniają wymagań walidacji.

  • Ręczna Weryfikacja i Korekta: Pozwala użytkownikom na ręczne przeglądanie i poprawianie danych, gdy automatyczne walidacje zawodzą.

• Czyszczenie i Standaryzacja Danych:

  • Automatyczna Korekta: Sugeruje lub wykonuje automatyczne poprawki, gdy wykrywane są błędy.

  • Formatowanie Danych: Standaryzuje formaty danych, aby zapewnić spójność w zbiorach danych.

• Bezpieczeństwo i Prawa Dostępu:

  • Filtry Wejściowe: Chroni przed złośliwymi danymi wejściowymi poprzez solidne mechanizmy walidacji i filtrowania.

  • Kontrola Dostępu: Zapewnia, że tylko upoważnieni użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do danych wrażliwych i je modyfikować.

• Spójność Danych:

  • Walidacja Krzyżowa: Sprawdza spójność między powiązanymi polami danych (np. weryfikując, że daty rozpoczęcia i zakończenia są zgodne).

  • Duplikaty Wpisów: Zapobiega duplikatom wpisów w bazie danych.

• Wskazówki dla Użytkownika:

  • Komunikaty o Błędach: Dostarcza szczegółowe i zrozumiałe komunikaty o błędach, gdy wpisy nie spełniają wymagań.

  • Pomoc i Wskazówki: Oferuje teksty pomocy lub podpowiedzi, aby pomóc użytkownikom w poprawnym wprowadzaniu danych.

Podsumowując, ekran walidacji w DocBits jest kluczowy dla zapewnienia jakości wyodrębnionych danych, ułatwiając wczesne wykrywanie i korektę błędów oraz zwiększając ogólną efektywność przepływów pracy związanych z przetwarzaniem danych.

A guide to uploading documents to DocBits.

If you would like to integrate your SFTP with DocBits in order to import documents.

Requirements

• Correctly configured, Linux compatible SFTP Server

• SFTP Hostname, Username and Password

• Dedicated Import folder

Import Configuration

From the Dashboard, open Settings and navigate to Import. Under FTP Import, select to add a new configuration.

Enter SFTP credentials in the given spaces and select save (The API Key field will automatically be filled with the API Key of the environment you are working on).

Once you have entered all the necessary details of your SFTP, click SAVE.

Przegląd

Przycisk Zapisz:

• Przycisk Zapisz:

  • Cel: Zapisuje bieżący stan dokumentu lub skryptu, nad którym pracujesz.

  • Przypadek użycia: Po wprowadzeniu zmian lub adnotacji do dokumentu, użyj tego przycisku, aby upewnić się, że wszystkie modyfikacje zostały zapisane.

Dodaj specjalne zasady:

• Dodaj specjalne zasady / Dodaj skrypt w DocBits:

  • Cel: Umożliwia użytkownikom wdrażanie specyficznych zasad lub skryptów, które dostosowują sposób przetwarzania dokumentów.

  • Przypadek użycia: Użyj tej funkcji, aby zautomatyzować zadania takie jak ekstrakcja danych lub walidacja formatu, zwiększając efektywność pracy.

Pola rozmyte:

• Pola rozmyte:

  • Cel: Pomaga w identyfikacji i korekcie pól, gdzie dane mogą nie być idealnie dopasowane, ale są wystarczająco bliskie.

  • Przypadek użycia: Przydatne w procesach walidacji danych, gdzie dokładne dopasowanie nie zawsze jest możliwe, na przykład w przypadku lekko błędnie napisanych nazwisk lub adresów.

Pola wymagane:

Istnieją pola, które są wymagane do dalszej edycji, można je edytować w ustawieniach.

Użyj podpowiedzi, aby dowiedzieć się, czy:

• Jest to pole obowiązkowe (wymagane)

• Wymagana walidacja

• Niska pewność

• Niezgodność pełnej kwoty podatku

Pola wymagane:

• Cel: Identyfikuje obowiązkowe pola w dokumentach, które muszą być wypełnione lub poprawione przed dalszym przetwarzaniem.

• Przypadek użycia: Zapewnia, że niezbędne dane są dokładnie uchwycone, utrzymując integralność danych i zgodność z zasadami biznesowymi.

Szkło powiększające:

• Szkło powiększające:

  • Cel: Zapewnia powiększony widok wybranego obszaru dokumentu.

  • Przypadek użycia: Pomaga w badaniu drobnych szczegółów lub małego tekstu w dokumentach, zapewniając dokładność wprowadzania danych lub przeglądu.

Otwórz nowe okno:

• Otwórz nowe okno:

  • Cel: Otwiera nowe okno do porównania dokumentów obok siebie lub do wielozadaniowości.

  • Przypadek użycia: Przydatne przy porównywaniu dwóch dokumentów lub przy odwoływaniu się do dodatkowych informacji bez opuszczania bieżącego dokumentu.

Skróty klawiszowe:

• Skróty klawiszowe:

  • Cel: Umożliwia użytkownikom szybkie wykonywanie działań za pomocą kombinacji klawiszy.

  • Przypadek użycia: Zwiększa szybkość i efektywność nawigacji i przetwarzania dokumentów, minimalizując zależność od nawigacji myszą.

Zadania:

Aby udostępnić informacje wewnętrzne, możesz tworzyć zadania i przypisywać je do konkretnego pracownika lub grupy w firmie.

• Zadania:

  • Cel: Umożliwia użytkownikom tworzenie zadań związanych z dokumentami i przypisywanie ich członkom zespołu.

  • Przypadek użycia: Ułatwia współpracę i zarządzanie zadaniami w zespołach, zapewniając, że każdy zna swoje obowiązki.

Tryb adnotacji:

Możesz zostawić adnotacje na dokumencie. Może to być pomocne, aby zostawić informacje dla innych użytkowników, którzy będą dalej edytować ten dokument.

• Tryb adnotacji:

  • Cel: Pozwala użytkownikom zostawiać notatki lub adnotacje bezpośrednio na dokumencie.

  • Przypadek użycia: Przydatne do udzielania informacji zwrotnych, instrukcji lub ważnych notatek dla innych członków zespołu, którzy będą pracować nad dokumentem później.

Scal:

Dokumenty można tutaj scalać, na przykład jeśli brakowało strony faktury, te strony można później scalić w ten sposób bez konieczności usuwania lub ponownego przesyłania całego dokumentu.

• Scal dokumenty:

  • Cel: Łączy wiele dokumentów w jeden plik.

  • Przypadek użycia: Przydatne w sytuacjach, gdy części dokumentu są skanowane osobno i muszą być skonsolidowane.

Widok OCR:

W widoku OCR tekst jest automatycznie filtrowany z dokumentu. Służy to do rozpoznawania istotnych cech, takich jak kod pocztowy, numer umowy, numer faktury i sortowanie dokumentu.

• Widok OCR:

  • Cel: Automatycznie rozpoznaje tekst w dokumentach za pomocą technologii rozpoznawania znaków optycznych.

  • Przypadek użycia: Usprawnia proces digitalizacji tekstów drukowanych lub pisanych ręcznie, czyniąc je przeszukiwalnymi i edytowalnymi.

Utwórz zgłoszenie:

W przeciwieństwie do zadań, które są przekazywane wewnętrznie w firmie, to zgłoszenie wsparcia jest ważne, aby nas powiadomić i natychmiast utworzyć zgłoszenie w przypadku błędów i/lub rozbieżności. To znacznie ułatwia proces, ponieważ można od razu wysłać błąd z odpowiednim dokumentem. Istnieje również opcja ustawienia priorytetu, zrobienia zrzutu ekranu dokumentu lub przesłania go.

• Utwórz zgłoszenie:

  • Cel: Umożliwia użytkownikom zgłaszanie problemów lub rozbieżności poprzez tworzenie zgłoszenia wsparcia.

  • Przypadek użycia: Niezbędne do szybkiego rozwiązywania problemów i błędów, pomagając utrzymać integralność i płynne funkcjonowanie systemu.

Logi skryptów dokumentów:

Skrypty można tworzyć w ustawieniach w sekcji Typy dokumentów; te informacje będą następnie wyświetlane tutaj.

• Logi skryptów dokumentów:

  • Cel: Wyświetla logi związane ze skryptami, które zostały wdrożone dla różnych typów dokumentów.

  • Przypadek użycia: Przydatne do śledzenia i debugowania działań skryptów na dokumentach, pomagając użytkownikom zrozumieć procesy automatyczne i poprawić wszelkie problemy.

Więcej ustawień:

Podziel dokument:

• Tutaj możesz podzielić dokument i wyciąć lub usunąć strony, które nie są potrzebne

• Podziel dokument:

  • Cel: Umożliwia użytkownikom podzielenie dokumentu na oddzielne części, usuwając lub izolując strony, które nie są potrzebne.

  • Przypadek użycia: Idealne przy pracy z dokumentami wielostronicowymi, gdzie tylko niektóre sekcje są wymagane do przetwarzania lub przeglądu.

Popraw dokument:

• Dokument zostanie ponownie uruchomiony

• Popraw dokument:

  • Cel: Resetuje dokument do jego początkowego stanu w celu ponownej oceny lub dalszych modyfikacji.

  • Przypadek użycia: Przydatne, gdy początkowe modyfikacje muszą zostać cofnięte lub dokument musi zostać odświeżony do kolejnej rundy edycji. Tutaj potrzebujemy dodatkowej wizji ML, aby poprawić jakość dokumentu.

Przepływ dokumentu:

Tam znajdziesz przepływ dokumentu

• Cel: Pokazuje sekwencję i postęp przetwarzania dokumentu w systemie.

• Przypadek użycia: Pomaga w śledzeniu statusu dokumentu przez różne etapy, zapewniając, że wszystkie niezbędne kroki przetwarzania są przestrzegane.

Przejdź do szablonu układu:

• Dzięki tej opcji zostaniesz przekierowany i możesz edytować swój układ lub użyć domyślnego szablonu

• Przejdź do szablonu układu:

  • Cel: Przekierowuje użytkowników do edytora układu, gdzie mogą modyfikować istniejące szablony lub zastosować domyślny.

  • Przypadek użycia: Umożliwia dostosowanie układów dokumentów do spełnienia specyficznych potrzeb biznesowych lub preferencji, poprawiając wizualne i funkcjonalne dopasowanie dokumentu do standardów firmy.

If you’re looking to import documents manually into DocBits, follow these simple steps:

• Click on the Upload button on the DocBits Dashboard.

• A window will appear where you can upload your documents via file browser or drag and drop. You can upload up to 10 documents at once.

• To upload documents via file browser, click on the Upload Documents button and select the files you want to upload. Once you’ve selected the files, click on Confirm to start the upload process.

• Alternatively, you can drag and drop your files onto the DocBits import window.

• After the files have been uploaded, they will have the initial status of “Running”. During this time, the upload is being processed and editing the file is not possible. The processing time may vary depending on the size and complexity of the file.

• Once the file has been processed, it will receive the status of “Ready For Validation”. You can now start the validation process.

Ta sekcja oferuje szczegółowy przegląd wszystkich zamówień wysyłkowych. Zawiera pasek wyszukiwania z różnymi filtrami, które możesz wybrać, aby szybko zawęzić wyniki. Dodatkowo możesz dostosować układ nagłówków kolumn, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść, aby uzyskać bardziej spersonalizowane doświadczenie przeglądania.

Instrukcje krok po kroku, jak dodać tagi do tabeli:

Krok 1: Wybierz nazwy kolumn (tagi)

• Wybierz nazwy kolumn: Przejrzyj nazwy kolumn w swojej tabeli i zdecyduj, które tagi dodać.

Krok 2: Naciśnij przycisk "Zastosuj"

• Naciśnij przycisk: Po wybraniu odpowiedniego tagu dla kolumny, naciśnij przycisk "Zastosuj" obok wybranej kolumny i tagu.

Krok 3: Dodaj tag do tabeli

• Dodaj tag: Wybrany tag zostanie dodany do tabeli jako dodatkowa kolumna obok odpowiedniej kolumny.

Krok 4: Zapisz lub usuń tag

• Zapisz tag: Naciśnij przycisk Zapisz, aby zapisać wybrany tag

• Usuń tag: Aby usunąć wybrany tag, naciśnij przycisk Usuń

Oto szczegółowe wyjaśnienie każdej kolumny i możliwych tagów:

Pozycja:

Opis: Pozycja lub kolejność przedmiotu w zamówieniu.

Tag: Liczba całkowita

Przykład: 1, 2, 3...

Opis:

Opis: Krótki opis przedmiotu.

Tag: Tekst

Przykład: Śruba, Nakrętka, Widget...

Zamówienie zakupu:

Opis: Numer powiązanego zamówienia.

Tag: Alfanumeryczny

Przykład: PO12345, PO98765...

Ilość:

Opis: Liczba zamówionych jednostek.

Tag: Liczba

Przykład: 100, 50, 200...

Jednostka:

Opis: Jednostka miary (np. sztuka, kilogram).

Tag: Tekst

Przykład: Szt., kg, l...

Cena jednostkowa:

Opis: Cena za jednostkę przedmiotu.

Tag: Waluta

Przykład: €10.00, €5.50, €100.00...

Kwota netto:

Opis: Całkowita cena przed odliczeniami i podatkami (obliczana jako ilość * cena jednostkowa).

Tag: Waluta

Przykład: €1,000.00, €275.00, €10,000.00...

Rabat:

Opis: Kwota rabatu stosowana do kwoty netto.

Tag: Waluta

Przykład: €50.00, €20.00, €500.00...

Procent rabatu:

Opis: Procent rabatu stosowany do kwoty netto.

Tag: Procent

Przykład: 5%, 10%, 15%...

VAT:

Opis: Kwota VAT stosowana do przedmiotu.

Tag: Waluta

Przykład: €200.00, €55.00, €1,900.00...

Kwota całkowita:

Opis: Ostateczna kwota po odliczeniu rabatu i dodaniu VAT.

Tag: Waluta

Przykład: €1,150.00, €310.00, €11,400.00...

Kraj pochodzenia:

Opis: Kraj, w którym przedmiot został wyprodukowany lub wysłany.

Tag: Tekst

Przykład: USA, Niemcy, Chiny...

Numer przedmiotu:

Opis: Unikalny identyfikator lub SKU dla przedmiotu.

Tag: Alfanumeryczny

Przykład: 987654, A12345, Z98765...

Numer dokumentu dostawy:

Opis: Numer powiązanego dokumentu dostawy.

Tag: Alfanumeryczny

Przykład: DN56789, DN12345...

Zdanie (dodatkowe informacje):

Opis: Dodatkowe uwagi, kody lub istotne informacje.

Tag: Tekst

Przykład: Komentarz, Specyfikacja...

Dzięki tej strukturze i tagom tabela jest bardziej klarownie zdefiniowana, a informacje mogą być lepiej kategoryzowane i przetwarzane.

Installation and Settings

After downloading the WatchDog.exe file, search for Command Prompt → Run as administrator on your Windows device.

Once this is opened, call the file by typing the path of where the WatchDog.exe file is stored on your device like below

Type install after the file path and press ENTER on your keyboard

You should receive the following error message as it will start the application in UI mode and there is no configuration present yet.

The application will automatically open up after installation. At the top, navigate to Einstellungen (Settings) and here you will see 2 separate sections.

Folder settings (Ordner Einstellungen)

This is where you will configure the file pathways for where the documents will be read and processed. The read pathway will be for the documents that you want WatchDog to extract and process, whereas the processed pathway will be used to indicate which documents from the read folder where extracted and processed.

General settings (Allgemeine Einstellungen)

This is where you will configure your DocBits application with WatchDog. You will be required to enter your DocBits environment, API key and the document type (as indicated above). To add more than one document type, separate the names of the document types with a comma (INVOICE,DELIVERY-NOTE,PURCHASE-ORDER, etc.)

If an invalid configuration is entered for any of the fields, you will receive an error message like the one below.

Once this is complete, go back to the Command Prompt area and re-run the WatchDog.exe file and this time it will be correctly installed due to the configurations now being present

To start the application is UI mode, run the following command

If you just want to start the application, run this command instead.

Auto Start

In order to set up the WatchDog app in a manner that allows it to automatically start once you turn your system on.

Simply open “Services” in the settings of your Windows machine.

Search for WatchDog in the local services and open the service (double-click on the entry)

In the above menu you will have the following options for automatic starting:

• Select Automatic, the service will start on boot

• Automatic (Delayed Start), this will wait 2 minutes after boot to start the service

With the Webhook API provided below, you can easily transfer documents directly to DocBits with a simple POST request. This API is designed to simplify the process of uploading files to DocBits, and all the necessary parameters are already filled in for you.

To get started, simply go to the following page (depending on the environment you are using):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Make a call to the API using your API key. You can also include the file you want to upload as a parameter in your call.

\

Wprowadzenie

Ten dokument zawiera kompleksowy przewodnik dotyczący korzystania z systemu Dopasowywania Zamówień Zakupu w ramach platformy ERP. System Dopasowywania Zamówień Zakupu automatyzuje uzgadnianie zamówień zakupu z przychodzącymi fakturami, zapewniając, że transakcje finansowe są dokładne, a rozbieżności są szybko rozwiązywane.

Pierwsze Kroki

Aby rozpocząć korzystanie z systemu Dopasowywania Zamówień Zakupu, upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia skonfigurowane przez administratora systemu. Będziesz potrzebować dostępu zarówno do danych zamówień zakupu, jak i odpowiadających im danych faktur w systemie.

Wymagania Systemowe

• Dostęp do modułów zamówień zakupu i faktur w systemie ERP.

• Odpowiednie uprawnienia użytkownika do przeglądania i dopasowywania dokumentów finansowych.

Kluczowe Funkcje

• Automatyczne Wydobywanie Danych: Automatycznie wydobywa i interpretuje dane z cyfrowych faktur.

• Porównanie Danych: Porównuje wydobyte dane faktury z istniejącymi danymi zamówienia zakupu.

• Weryfikacja Dopasowania: Weryfikuje dopasowania na podstawie zdefiniowanych reguł i tolerancji.

• Raportowanie Rozbieżności: Identyfikuje i raportuje wszelkie rozbieżności między fakturami a zamówieniami zakupu.

• Ścieżka Audytu: Utrzymuje log wszystkich działań dla zgodności i przeglądu.

Interfejs Użytkownika

Interfejs systemu Dopasowywania Zamówień Zakupu zazwyczaj obejmuje następujące komponenty:

• Pulpit nawigacyjny: Przegląd statusu dopasowania i ostatnich działań.

• Narzędzia wyszukiwania i filtrowania: Możliwości wyszukiwania i filtrowania zamówień zakupu i faktur.

• Dopasowane Rekordy: Sekcja wyświetlająca pomyślnie dopasowane rekordy.

• Rozbieżności: Sekcja pokazująca rekordy z rozbieżnościami wymagającymi przeglądu lub działania.

• Raporty: Dostęp do szczegółowych raportów i opcji eksportu.

Przewodnik Krok po Kroku dotyczący Korzystania z Dopasowywania Zamówień Zakupu

1. Dostęp do Modułu Dopasowywania Zamówień Zakupu

Przejdź do modułu Dopasowywania Zamówień Zakupu z głównego menu systemu ERP.

2. Import lub Dostęp do Faktur

• Automatyczny Import: Jeśli system jest skonfigurowany do automatycznego przechwytywania danych, faktury będą automatycznie importowane do systemu.

• Ręczne Przesyłanie: W razie potrzeby ręcznie przesyłaj pliki faktur do systemu za pomocą udostępnionego interfejsu.

3. Przegląd Automatycznie Dopasowanych Faktur

• Przeglądaj faktury, które zostały automatycznie dopasowane do zamówień zakupu.

• Zweryfikuj szczegóły dopasowania, w tym numery pozycji, ilości i ceny.

4. Obsługa Rozbieżności

• Przejdź do sekcji Rozbieżności, aby przejrzeć wszelkie faktury, które nie mogły zostać automatycznie dopasowane.

• Ręcznie dostosuj ilości lub ceny w razie potrzeby lub oznacz fakturę do dalszego przeglądu.

5. Ręczne Dopasowywanie

Dla faktur, które nie zostały automatycznie dopasowane:

• Użyj narzędzi wyszukiwania i filtrowania, aby znaleźć odpowiadające zamówienie zakupu.

• Ręcznie zweryfikuj i dopasuj fakturę do zamówienia zakupu.

Technical Support in DocBits

Help Icons

Help icons have been placed all around DocBits in order to assist you in learning and understanding what a feature really does and how it can assist you with your document processing.

These help icons look as follows

Create a Ticket

This is a tool available to you, on the validation screen, in the event of some sort of issue occurring when validating your document in DocBits.

This feature is located in the menu above the document preview area, like below

Once clicked, the following ticket form will be displayed to you.

This is where you will fill in your details as well as describe the error. You can also ,if applicable, attach a screenshot of the issue and attach a relevant file.

1. Otrzymasz zaproszenie z linkiem na E-mail, aby rozpocząć proces rejestracji. Proszę kliknąć „Przejdź do rejestracji”, wprowadzić wymagane informacje i zaakceptować warunki, aby rozpocząć.

2. Szczegóły Dostawcy

   Proszę zweryfikować, czy nazwa dostawcy jest poprawna. To jest kluczowy szczegół dla celów tożsamości i prawnych, którego nie można zmienić. Proszę podać wszystkie stosowne informacje, w tym wymagane pola. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Danych Adresowych. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”

3. Dane Adresowe Proszę podać wszystkie stosowne informacje, w tym wymagane pola. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Kontakt z Dostawcą. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”

4. Kontakt z Dostawcą Proszę podać wszystkie stosowne informacje, w tym wymagane pola. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Finansowej Dostawcy. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”

5. Finanse Dostawcy Proszę podać wszystkie stosowne informacje. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Zakupu Dostawcy. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”

6. Zakup Dostawcy Proszę podać wszystkie stosowne informacje. Po zakończeniu kliknij „Dalej”, aby przejść do sekcji Certyfikatów Dostawcy. Aby zapisać postęp i kontynuować później, kliknij „Zapisz.”

7. Certyfikaty Dostawcy Proszę przesłać wszystkie wymagane certyfikaty (Podatek, Ubezpieczenie, Dywersyfikacja Dostawców). Proszę zapisać postęp, jeśli musisz wrócić, aby dokończyć proces rejestracji później. Po zakończeniu kliknij „Wyślij do zatwierdzenia.”

8. Proszę przesłać wszystkie wymagane certyfikaty (Podatek, Ubezpieczenie, Dywersyfikacja Dostawców). Proszę zapisać postęp, jeśli musisz wrócić, aby dokończyć proces rejestracji później. Po zakończeniu kliknij „Wyślij do zatwierdzenia.”

9. Proszę sprawdzić swoją skrzynkę E-mail w celu potwierdzenia, że zakończyłeś proces rejestracji.

Jeśli korzystasz z Portalu Dostawców DocBits, ważne jest, abyś zrozumiał różne statusy, jakie mogą mieć Twoi dostawcy. Oto pełna lista wszystkich możliwych statusów dostawców w DocBits:

• Otwarte: Istniejący dostawca, który nie został jeszcze zaproszony

• Oczekująca rejestracja: Dostawca został zaproszony do portalu dostawców

• Oczekujący na dane dostawcy: Oczekiwanie na zmiany od dostawcy po zakończeniu rejestracji

• Oczekująca akceptacja: Dostawca zakończył rejestrację, czeka na pierwszą akceptację

• Oczekująca akceptacja AP: Dostawca został zatwierdzony po raz pierwszy, czeka na drugą akceptację

• Zatwierdzony: Dostawca został zatwierdzony

• Odrzucony: Dostawca został odrzucony

Here you just need to enter the required information for your email provider, encryption, server name, port, username, email address, password as well as the email folder.

Things to Note

• Input all needed information into the UI. Other information like the server, port, etc. Depends on the host (a quick Google search should help).

• Folder and Move-Imported have the same Function here. Folder can not be disabled, but will use Inbox by default if left empty.

Here you just need to enter your desired sub organization and press ‘Authenticate’

You will be taken to this Microsoft page and you will need to enter a code.

This code can be found by clicking back to DocBits and the code will be displayed there like below, simply copy the code and enter it into the Microsoft page. Thereafter you will need to enter your own Microsoft credentials.

Press the FINISH AUTHENTICATION button and you will be taken to this menu

Use Folder

If you are using a folder other than your inbox, enter the folder name after enabling the slider.

Use Shared Mailbox

If you want the email import to access an inbox or a folder of a shared mailbox, input the email address here after enabling the slider.

Move imported emails to trash

If you want to import all emails, not just the unread ones, and have them moved to trash then activate this. If not, it will only check for unread emails, import the documents, set the email to read and leave it in its current place.

In the event of you receiving an error message indicating you do not have the rights to establish such a connection, someone with admin rights within Azure would need to authorize this connection. For more information, visit the following page: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

\

Go to the Settings menu and select “Import” under Document Processing.

Scroll to the bottom of the page and select the NEW button to create a new email import.

After pressing NEW, the following menu will be shown to you.

Here you can select which Protocol you would like.

Help icons have been placed all around DocBits in order to assist you in learning and understanding what a feature really does and how it can assist you with your document processing.

These help icons look as follows

\

This is a tool available to you, on the validation screen, in the event of some sort of issue occurring when validating your document in DocBits.

This feature is located in the menu above the document preview area, like below

Once clicked, the following ticket form will be displayed to you.

This is where you will fill in your details as well as describe the error. You can also ,if applicable, attach a screenshot of the issue and attach a relevant file.