Przegląd

Menedżer układu umożliwia administratorom wizualną konfigurację i modyfikację układu typów dokumentów poprzez ustawianie właściwości dla różnych pól danych i grup w dokumencie. Ten interfejs pomaga zapewnić, że modele ekstrakcji i punkty ręcznego wprowadzania danych są dokładnie zgodne z strukturą dokumentu zeskanowanego lub przesłanego do DocBits.

Główne składniki

1. Grupy i pola:

• Grupy: Jednostki organizacyjne w obrębie typu dokumentu, które kategoryzują powiązane pola (np. Szczegóły faktury, Szczegóły płatności). Mogą być rozszerzane lub zwijane oraz ustawiane tak, aby odzwierciedlać logiczne grupowanie w rzeczywistym dokumencie.

• Pola: Indywidualne punkty danych w każdej grupie (np. Numer faktury, Warunki płatności). Każde pole może być dostosowane pod kątem sposobu przechwytywania, wyświetlania i przetwarzania danych.

1. Panel właściwości:

• Ten panel wyświetla właściwości wybranego pola lub grupy, umożliwiając szczegółową konfigurację, taką jak:

• Etykieta: Widoczna etykieta pola w interfejsie użytkownika.

• Nazwa pola: Techniczny identyfikator używany w systemie.

• Szerokość elementu w procentach: Określa szerokość pola w stosunku do układu dokumentu.

• Indeks zakładki: Kontroluje kolejność przemieszczania się za pomocą klawiszy TAB.

• Uruchom skrypt po zmianie: Czy ma zostać wykonany skrypt po zmianie wartości pola.

• Wyświetl etykietę po lewej: Czy etykieta ma być wyświetlana po lewej stronie pola czy nad nim.

• Jest polem tekstowym: Określa, czy pole powinno być polem tekstowym, dostosowującym się do większych ilości tekstu.

• Wybierz typ modelu: Opcja wyboru, który typ modelu będzie obsługiwał ekstrakcję tego pola.

• Długość pola: Maksymalna długość danych do zaakceptowania w tym polu.

• Zabronione słowa kluczowe: Słowa kluczowe niedozwolone w polu.

1. Podgląd szablonu:

• Pokazuje podgląd w czasie rzeczywistym, jak będzie wyglądał dokument na podstawie bieżącej konfiguracji układu. Pomaga to w zapewnieniu, że układ odpowiada rzeczywistej strukturze dokumentu i jest kluczowy do testowania i udoskonalania konfiguracji przetwarzania dokumentów.

Przegląd

Interfejs Kolumn Tabel w Docbits służy do określenia kolumn, które pojawiają się w tabelach danych dla każdego typu dokumentu. Każda kolumna może być skonfigurowana do przechowywania określonych typów danych, takich jak ciągi znaków lub wartości liczbowe, i może być istotna dla funkcji sortowania, filtrowania i raportowania w Docbits.

Główne funkcje i opcje

1. Konfiguracja kolumn:

• Nazwa kolumny: Identyfikator kolumny w bazie danych.

• Tytuł: Czytelny dla człowieka tytuł kolumny, który pojawi się w interfejsie.

• Typ kolumny: Określa typ danych kolumny (np. CIĄG ZNAKÓW, KWOTA), co determinuje, jakiego rodzaju dane mogą być przechowywane w kolumnie.

• Nazwa tabeli: Wskazuje, do której tabeli należy kolumna, łącząc ją z określonym typem dokumentu, takim jak TABELA_FAKTUR.

1. Działania:

• Edytuj: Modyfikuj ustawienia istniejącej kolumny.

• Usuń: Usuń kolumnę z tabeli, co jest przydatne, jeśli dane nie są już wymagane lub jeśli struktura danych typu dokumentu ulega zmianie.

1. Dodawanie nowych kolumn i tabel:

• Dodaj nową kolumnę tabeli: Otwiera okno dialogowe, w którym można zdefiniować nową kolumnę, w tym jej nazwę, czy jest wymagana, jej typ danych i tabelę, do której należy.

• Utwórz nową tabelę: Pozwala na utworzenie nowej tabeli, definiując unikalną nazwę, która będzie używana do przechowywania danych związanych z określonym zestawem typów dokumentów.

Ta sekcja jest kluczowa dla utrzymania integralności strukturalnej i użyteczności danych w systemie Docbits, zapewniając, że dane wyodrębnione z dokumentów są przechowywane w dobrze zorganizowany i dostępny sposób.

Przegląd

Typy Dokumentów to w zasadzie specjalizowane wersje głównych typów dokumentów. Na przykład, pod głównym typem dokumentu "Faktura" mogą istnieć podtypy takie jak "Standardowa Faktura," "Faktura Pro-forma," i "Faktura Kredytowa," każda z nieco innymi wymaganiami dotyczącymi danych lub regułami przetwarzania.

Główne Funkcje i Opcje

1. Lista Podtypów:

• Każdy wiersz reprezentuje podtyp głównego typu dokumentu.

• Zawiera nazwę podtypu oraz zestaw działań, które można na nim wykonać.

1. Działania:

• Pola: Konfiguruj, które pola danych są zawarte w podtypie i jak są nimi zarządzane.

• Edytuj Układ: Modyfikuj wizualny układ, w jaki sposób informacje są wyświetlane i wprowadzane dla tego podtypu.

• Skrypty: Dołącz lub edytuj skrypty, które wykonują określone operacje podczas przetwarzania dokumentów tego podtypu.

• Kopiuj: Duplikuj istniejącą konfigurację podtypu do użycia jako podstawa dla nowej.

• Usuń: Usuń podtyp, jeśli nie jest już potrzebny.

1. Dodawanie Nowych Podtypów:

• Przycisk "+ Nowy" pozwala administratorom tworzyć nowe podtypy, definiując unikalne właściwości i reguły według potrzeb.

Typy Dokumentów w DocBits zapewniają elastyczny i potężny sposób obsługi różnorodnych dokumentów w ramach jednego systemu, zapewniając dokładne i efektywne przetwarzanie każdego typu i podtypu zgodnie z jego unikalnymi specyfikacjami.

Przegląd

Ustawienie Pola zapewnia interfejs użytkownika, w którym administratorzy mogą zarządzać właściwościami i zachowaniem poszczególnych pól danych powiązanych z typem dokumentu. Każde pole można dostosować, aby zoptymalizować dokładność i wydajność przechwytywania danych oraz walidacji.

Główne funkcje i opcje

1. Konfiguracja pól:

• Nazwy pól: Wyświetla nazwy pól, zazwyczaj odpowiadające elementom danych w dokumencie, takie jak "Numer faktury" lub "Data zamówienia".

• Wymagane: Administratorzy mogą oznaczyć pola jako wymagane, zapewniając, że dane muszą zostać wprowadzone lub przechwycone, aby ukończyć przetwarzanie dokumentu.

• Tylko do odczytu: Pola można ustawić jako tylko do odczytu, aby zapobiec modyfikacji po przechwyceniu danych lub podczas określonych etapów przetwarzania dokumentu.

• Ukryte: Pola można ukryć w interfejsie użytkownika, co jest przydatne dla poufnych informacji lub w celu uproszczenia procesów użytkownika.

1. Zaawansowane ustawienia:

• Wymuszenie walidacji: Zapewnia, że dane wprowadzone do pola przechodzą określone reguły walidacji przed zaakceptowaniem.

• OCR (Optyczne rozpoznawanie znaków): Ten przełącznik można włączyć, aby umożliwić przetwarzanie OCR dla określonego pola, co jest przydatne do automatycznego wyodrębniania danych zeskanowanych lub cyfrowych dokumentów.

• Wynik dopasowania: Administratorzy mogą zdefiniować wynik dopasowania, czyli próg używany do określenia poziomu pewności rozpoznawania lub dopasowania danych, wpływający na sposób wykonywania walidacji danych i kontroli jakości.

1. Przyciski akcji:

• Utwórz nowe pole: Umożliwia dodanie nowych pól do typu dokumentu.

• Ikony edycji: Każde pole ma ikonę edycji, która umożliwia administratorom dalszą konfigurację ustawień specyficznych dla pola, takich jak typ danych, wartości domyślne lub powiązana logika biznesowa.

• Zapisz ustawienia: Zatwierdza dokonane zmiany w konfiguracjach pola.

Przegląd

Szkolenie modelu umożliwia administratorom nadzorowanie i zarządzanie szkoleniem modeli uczenia maszynowego specyficznych dla każdego typu dokumentu. Dzięki zapewnieniu strukturalnego interfejsu do importowania danych próbkowych, szkolenia modeli i testowania ich wydajności, Docbits zapewnia, że zdolności ekstrakcji danych ciągle się poprawiają.

Główne funkcje i opcje

1. Przegląd metryk:

• Próbka: Liczba dokumentów próbkowych użytych do szkolenia.

• Eksportowane: Liczba dokumentów, które zostały pomyślnie wyeksportowane po przetworzeniu.

• Suma firmy: Łączna liczba dokumentów specyficznych dla firmy przetworzonych.

• Suma ogólna: Łączna liczba dokumentów przetworzonych we wszystkich kategoriach.

1. Opcje szkolenia i testowania:

• Importuj: Pozwala administratorom importować nowe zbiory danych szkoleniowych, które zazwyczaj są strukturalnymi próbkami dokumentów, które powinny być rozpoznawane przez system.

• Trenuj model: Rozpoczyna proces szkolenia, używając importowanych danych do poprawy zdolności rozpoznawania i ekstrakcji systemu.

• Test klasyfikacji: Umożliwia testowanie modelu w celu oceny jego wydajności w klasyfikowaniu i ekstrahowaniu danych z nowych lub niewidzianych dokumentów.

1. Przyciski akcji:

• Utwórz pole: Dodaj nowe pola danych, które model powinien rozpoznawać i ekstrahować.

• Akcje: To rozwijane menu może zawierać opcje takie jak wyświetlanie szczegółów, edytowanie konfiguracji lub usuwanie danych szkoleniowych.

Przegląd

Sekcja Typy Dokumentów wymienia wszystkie typy dokumentów rozpoznawanych i przetwarzanych przez Docbits. Administratorzy mogą zarządzać różnymi aspektami takimi jak układ, definicje pól, reguły ekstrakcji i inne dla każdego rodzaju dokumentu. Ta dostosowalność jest kluczowa dla zapewnienia dokładnej obsługi danych i zgodności z normami organizacyjnymi.

Główne funkcje i opcje

1. Lista Typów Dokumentów:

• Każdy wiersz reprezentuje typ dokumentu, takie jak Faktura, Nota Kredytowa, Nota Dostawy, itp.

• Typy dokumentów mogą być standardowe lub niestandardowe, co jest wskazane przez etykiety takie jak "Standardowy."

1. Edytuj układ: Ta opcja pozwala administratorom modyfikować ustawienia układu dokumentu, które obejmują określenie wyglądu dokumentu i miejsca, w którym znajdują się pola danych.

2. Podtypy dokumentów: Jeśli jakiekolwiek typy dokumentów mają podkategorie, ta opcja pozwala administratorom skonfigurować ustawienia specyficzne dla każdego podtypu.

3. Kolumny tabeli: Dostosuj, które kolumny danych powinny pojawić się, gdy typ dokumentu jest wyświetlany na listach lub raportach.

4. Pola: Zarządzaj polami danych powiązanymi z typem dokumentu, w tym dodawanie nowych pól lub modyfikowanie istniejących.

5. Szkolenie modelu: Skonfiguruj i trenuj model używany do rozpoznawania i ekstrakcji danych z dokumentów. Może to obejmować ustawianie parametrów modeli uczenia maszynowego, które poprawiają się z czasem dzięki większej ilości danych.

6. Wyrażenia regularne (Regex): Skonfiguruj wyrażenia regularne, które są używane do ekstrakcji danych z dokumentów na podstawie wzorców. Jest to szczególnie przydatne do ekstrakcji danych strukturalnych.

7. Skrypty: Napisz lub zmodyfikuj skrypty, które uruchamiają niestandardowe reguły przetwarzania lub przepływy pracy dla dokumentów tego typu.

8. EDI (Elektroniczna Wymiana Danych): Skonfiguruj ustawienia związane z wymianą dokumentów w standardowych formatach elektronicznych.

W DocBits ustawienia Regex pozwalają administratorom zdefiniować niestandardowe wzorce, które system używa do znajdowania i wyodrębniania danych z dokumentów. Ta funkcja jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy dane muszą być wyodrębnione z nieustrukturyzowanego tekstu lub gdy dane podlegają przewidywalnemu formatowi, który można uchwycić za pomocą wzorców regex.

Główne funkcje i opcje

1. Zarządzanie wyrażeniami regularnymi:

• Dodaj: Pozwala utworzyć nowy wzorzec regex dla określonego typu dokumentu.

• Zapisz zmiany: Zapisuje modyfikacje w istniejących konfiguracjach regex.

• Wzorzec: Tutaj możesz zdefiniować wzorzec regex pasujący do określonego formatu danych wymaganego.

• Pochodzenie: Jest to pochodzenie dokumentu - Na przykład można zdefiniować inny Regex w Niemczech

Przegląd

Obszar Więcej ustawień umożliwia administratorom konfigurowanie różnych aspektów przetwarzania dokumentów, które nie są objęte podstawowymi ustawieniami. Obejmuje to opcje dotyczące ekstrakcji tabel, przeglądu dokumentów, generowania plików PDF, procesów zatwierdzania oraz ustawienia specyficzne dla określonych operacji, takich jak zamówienia zakupu lub księgowość.

Główne funkcje i opcje

1. Ekstrakcja tabel:

• Pomiń walidację tabel: Umożliwia pominięcie procesu walidacji danych tabelarycznych, co może być przydatne w sytuacjach, gdzie walidacja danych musi być elastyczna.

1. W przeglądzie:

• Projektuj formularz w przeglądzie: Konfiguruje układ i pola, które pojawiają się w formularzach przeglądowych używanych podczas procesu przeglądu dokumentów.

1. Generowanie plików PDF:

• Projektuj szablon: Określa szablon używany do generowania wersji PDF dokumentów, co może być kluczowe dla archiwizacji lub komunikacji zewnętrznej.

1. Zatwierdzenie:

• Zatwierdź przed wyeksportowaniem: Zapewnia, że dokumenty muszą zostać zatwierdzone przed wyeksportowaniem z systemu.

• Drugie zatwierdzenie: Dodaje dodatkową warstwę zatwierdzenia dla dalszej walidacji, zwiększając kontrolę nad przetwarzaniem dokumentów.

1. Zamówienie zakupu / Automatyczna księgowość:

• Tabela PO w kreatorze układu: Umożliwia dodanie tabel zamówień zakupu do kreatora układu w celu dostosowania układów dokumentów.

• Zamówienie zakupu: Przełącza przetwarzanie dokumentów zamówień zakupu w systemie.

• Ustawienia tolerancji PO: Ustawia poziomy tolerancji dla ilości zamówień zakupu, co pomaga w uwzględnianiu drobnych rozbieżności bez oznaczania ich jako błędy.

1. Alternatywne eksportowanie dokumentów:

• Wyłącz stany PO: Umożliwia wyłączenie określonych stanów zamówień zakupu podczas procesu eksportowania, zapewniając elastyczność w obsłudze zamówień.

1. Mapowanie numerów przedmiotów dostawcy:

• Ustawienie narzędziowe mapujące numery przedmiotów dostawcy na wewnętrzne numery przedmiotów, zapewniające dokładność w zarządzaniu zapasami i zamówieniami zakupu.

Oto kilka sprawdzonych zaleceń dotyczących skutecznego korzystania z ustawień w celu optymalizacji przetwarzania dokumentów, poprawy dokładności danych i zapewnienia zgodności.

Ustandaryzuj szablony i ustawienia językowe:

• Stwórz jasne wytyczne dotyczące korzystania z szablonów formatowania i ustawień językowych, aby zapewnić spójność wszystkich dokumentów.

• Regularnie szkol pracowników w zakresie prawidłowego korzystania z szablonów i ustawień językowych.

Włącz automatyczne poprawianie i sprawdzanie pisowni:

• Zachęcaj pracowników do sprawdzania pisowni przed finalizacją dokumentu, aby zidentyfikować i poprawić błędy typograficzne oraz gramatyczne.

Używaj wersjonowania i śledzenia zmian:

• Używaj wersjonowania i śledzenia zmian, aby śledzić historię edycji i zapewnić możliwość identyfikacji zmian.

• Starannie dokumentuj zmiany i komentarze, aby wspierać proces przeglądu i ułatwiać współpracę.

Staranna konfiguracja zabezpieczeń dokumentów:

• Ustal jasne ograniczenia dostępu, aby zapewnić, że poufne dokumenty mogą być wyświetlane i edytowane tylko przez upoważnione osoby.

• Regularnie aktualizuj hasła i prawa dostępu, aby zapewnić bezpieczeństwo i spełniać wymagania zgodności.

Regularne szkolenia i aktualizacje:

• Regularnie szkol pracowników w zakresie skutecznego korzystania z DocBits i jego funkcji.

• Bądź na bieżąco z aktualizacjami i nowymi funkcjami oraz wdrażaj je w razie potrzeby, aby poprawić wydajność i bezpieczeństwo.

Udokumentowane przepływy pracy i polityki:

• Stwórz jasne polityki przetwarzania dokumentów i przepływy pracy, które obejmują korzystanie z różnych ustawień i funkcji.

• Udokumentuj wymagania dotyczące zgodności i upewnij się, że wszyscy pracownicy je rozumieją i przestrzegają.

Wdrażając te najlepsze praktyki, możesz zwiększyć wydajność w DocBits, poprawić dokładność danych i zapewnić, że spełnia on odpowiednie wymagania dotyczące zgodności.

Oto szczegółowe wyjaśnienia znaczenia i zastosowania wymienionych ustawień w przetwarzaniu dokumentów, aby ułatwić indywidualne i kontrolowane przepływy pracy:

Pomiń walidację tabeli:

Cel:

• To ustawienie pozwala na pominięcie walidacji tabel.

Zastosowanie:

• Jest to przydatne, gdy używasz tabel, których struktura często się zmienia lub gdy walidacja powoduje niepotrzebne opóźnienia. Pominięcie walidacji może przyspieszyć przetwarzanie, ale powinno być stosowane tylko wtedy, gdy jakość danych jest w przeciwnym razie zapewniona.

Wykrywanie zduplikowanych dokumentów

Cel:

• To ustawienie umożliwia automatyczne wykrywanie zduplikowanych dokumentów na podstawie wybranych pól.

Zastosowanie:

• To narzędzie ma na celu zapobieganie przetwarzaniu tych samych dokumentów dwa razy, zapewniając efektywność w przepływie pracy.

Projekt w formularzu przeglądu:

Cel:

• To ustawienie pozwala na projektowanie dokumentów bezpośrednio w trybie przeglądu.

Zastosowanie:

• Przydatne do uwzględniania wizualnych opinii i adnotacji podczas przeglądu oraz wprowadzania zmian w projekcie w czasie rzeczywistym. To poprawia efektywność procesu przeglądu i pozwala projektantom i recenzentom ściślej współpracować.

Formularz odrzucenia projektu:

Cel:

• To ustawienie pozwala na projektowanie widoku odrzuconych dokumentów bezpośrednio.

Zastosowanie:

• Przydatne do uwzględniania wizualnych opinii i adnotacji podczas wprowadzania zmian w projekcie w czasie rzeczywistym. To poprawia efektywność procesu przeglądu i pozwala projektantom i recenzentom ściślej współpracować.

Szablon projektu:

Cel:

• Szablony do standaryzacji układów dokumentów i formatowania.

Zastosowanie:

• Ułatwia tworzenie spójnych i profesjonalnych dokumentów. Firmy mogą tworzyć własne szablony projektów, które przestrzegają wytycznych dotyczących marki i standardów formatowania, zwiększając efektywność i poprawiając wygląd dokumentów.

Eksport do IDM (Zarządzanie Dokumentami Informacyjnymi):

Cel:

• To ustawienie umożliwia eksport dokumentów do systemu Zarządzania Dokumentami Informacyjnymi (IDM).

Zastosowanie:

• Ta funkcja jest używana do eksportowania dokumentów bezpośrednio z systemu tworzenia lub przeglądu do systemu IDM w celu centralnego przechowywania, zarządzania i ułatwienia dostępu do nich. To poprawia organizację i śledzenie dokumentów, zapewnia, że są one przechowywane w sposób bezpieczny i ułatwia przestrzeganie przepisów dotyczących zgodności.

Zatwierdzenie:

Cel:

• Przepływ pracy zatwierdzania dokumentów.

Zastosowanie:

• Definiuje kroki zatwierdzania i odpowiedzialności. To ustawienie jest kluczowe dla zgodności z politykami firmy i wymaganiami regulacyjnymi. Zapewnia, że wszystkie odpowiednie strony przeglądają i zatwierdzają dokument przed jego sfinalizowaniem. Po sfinalizowaniu dokumentu można go opieczętować pieczęcią zatwierdzenia.

Formularz zatwierdzenia projektu:

Formularz zatwierdzenia projektu v2:

Formularz drugiego zatwierdzenia projektu:

Zamówienie zakupu / Automatyczne księgowanie:

Cel:

• Automatyzuje przetwarzanie i księgowanie zamówień zakupu.

Zastosowanie:

• Ułatwia automatyczne tworzenie i przetwarzanie zamówień zakupu oraz ich księgowanie w systemach finansowych. To oszczędza czas, redukuje błędy i poprawia efektywność w procesie zakupowym i księgowym.

Tabela zamówienia zakupu w kreatorze układów:

Cel:

• Umożliwia integrację tabel zamówień zakupu w układ dokumentów.

Zastosowanie:

• Projektuje tabele zamówień zakupu bezpośrednio w kreatorze układów i dostosowuje je do specyficznych wymagań. To zapewnia płynny i spójny projekt dokumentów zawierających informacje o zamówieniach zakupu.

Eksport niezgodnych linii zamówienia zakupu:

Cel:

• Eksportuje linie zamówienia zakupu, które nie pasują do istniejących zamówień.

Zastosowanie:

• Identyfikuje i eksportuje linie, które mogą zawierać błędy lub wymagają szczególnej przeglądu. To pomaga wykrywać i korygować niezgodności przed zakończeniem zamówień.

Ustawienia tolerancji zamówienia zakupu:

Cel:

• Definiuje limity tolerancji dla odchyleń w zamówieniach zakupu.

Zastosowanie:

• Określa, jak duże odchylenie od zamówienia jest akceptowalne bez konieczności dodatkowego zatwierdzenia.

• Obejmuje to odchylenia cenowe lub ilościowe. To ustawienie pomaga uprościć proces zatwierdzania i unikać niepotrzebnych opóźnień.

Dodatkowe ustawienia tolerancji zamówienia zakupu:

Cel:

• Te ustawienia zapewniają zaawansowane opcje konfiguracyjne dla zamówień zakupu (PO), aby spełnić specyficzne wymagania biznesowe.

Zastosowanie:

• Możesz ustawić dodatkowe parametry i warunki dla zamówień zakupu, takie jak warunki dostawy, specyficzne warunki płatności. To ułatwia precyzyjną kontrolę i dostosowanie procesów zamówień zakupu, poprawiając efektywność i dokładność w zakupach.

Alternatywny eksport dokumentów:

Cel:

• To ustawienie pozwala na eksport dokumentów w różnych formatach lub za pomocą alternatywnych metod.

Zastosowanie:

• Możesz określić, w jakich formatach (np. PDF, DOCX, XML) lub za pomocą jakich kanałów (np. e-mail, chmura) dokumenty powinny być eksportowane. To zwiększa elastyczność i pozwala na eksport dokumentów zgodnie z wymaganiami różnych odbiorców lub systemów.

Wyłącz statusy zamówienia zakupu:

Cel:

• To ustawienie pozwala na wyłączenie lub zablokowanie niektórych statusów zamówień zakupu w celu kontrolowania przepływu pracy.

Zastosowanie:

• Firmy mogą określić, które statusy powinny być wyłączone w określonych sytuacjach, aby zapobiec edytowaniu lub niewłaściwemu modyfikowaniu zamówień. To jest przydatne, aby zapewnić integralność i spójność procesu zamówień zakupu.

• Na przykład zamówienie, które zostało już zatwierdzone i wydane do dostawy, nie mogłoby być już przetwarzane ani anulowane.

Znaczenie dla kontrolowanych przepływów pracy

Dodatkowe ustawienia zamówienia zakupu:

Indywidualna personalizacja:

• Umożliwia dostosowanie ustawień zamówienia do specyficznych wymagań biznesowych, co zwiększa efektywność i dokładność w zakupach.

Kontrolowane procesy:

• Wspiera wdrażanie szczegółowych zasad i procedur zakupowych.

Dodatkowe ustawienia tolerancji zamówienia zakupu:

Efektywne procesy zatwierdzania:

• Minimalizuje niepotrzebne kroki zatwierdzania poprzez ustalanie jasnych limitów tolerancji.

Zarządzanie ryzykiem:

• Pomaga w wczesnym identyfikowaniu istotnych odchyleń i podejmowaniu odpowiednich działań.

Alternatywny eksport dokumentów:

Elastyczność:

• Umożliwia eksport dokumentów w różnych formatach, które spełniają wymagania różnych systemów i odbiorców.

Efektywność:

• Automatyzuje proces eksportu, redukując pracę ręczną i błędy.

Wyłącz statusy zamówienia zakupu:

Kontrola procesu:

• Zapobiega niepożądanym zmianom lub edytowaniu zamówień, które są już w zaawansowanym statusie.

Bezpieczeństwo:

• Chroni integralność procesu zamówień i zapewnia, że tylko autoryzowane zmiany są wprowadzane.

Przegląd

Skrypty w Docbits są zazwyczaj pisane w języku skryptowym obsługiwanym przez system Python. Są one uruchamiane podczas przetwarzania dokumentu, aby zastosować złożoną logikę biznesową lub zapewnić integralność i dokładność danych przed dalszym przetwarzaniem lub przechowywaniem.

Główne funkcje i opcje

1. Zarządzanie skryptem:

• Nazwa: Każdy skrypt otrzymuje unikalną nazwę w celu identyfikacji.

• Typ dokumentu: Skojarza skrypt z określonym typem dokumentu, określając, do których dokumentów skrypt zostanie zastosowany.

• Wyzwalacz: Określa, kiedy skrypt jest uruchamiany (np. podczas przesyłania dokumentu, przed eksportem danych, po walidacji danych).

• Status Aktywny/Nieaktywny: Umożliwia administratorom aktywowanie lub dezaktywowanie skryptów bez ich usuwania, zapewniając elastyczność w testowaniu i wdrożeniu.

1. Edytor skryptów:

• Zapewnia interfejs, w którym skrypty mogą być pisane i edytowane. Edytor zazwyczaj obsługuje podświetlanie składni, podświetlanie błędów i inne funkcje wspomagające rozwój skryptu.

• Przykładowy skrypt: Skrypty mogą zawierać operacje takie jak iterowanie przez linie faktur w celu zweryfikowania sum lub usunięcia wpisów, które nie spełniają określonych kryteriów.

Przegląd

W DocBits ustawienia EDI zapewniają narzędzia do definiowania i zarządzania strukturą oraz formatem komunikatów EDI odpowiadających różnym typom dokumentów, takim jak faktury czy zamówienia zakupu. Ustawienia umożliwiają dostosowanie komunikatów EDI do standardów i wymagań określonych dla różnych partnerów handlowych i branż.

Główne funkcje i opcje

1. Elementy konfiguracji EDI:

• Deskryptor struktury: Definiuje podstawową strukturę dokumentu EDI, w tym kolejność segmentów, pola obowiązkowe i kwalifikatory niezbędne do poprawności dokumentu EDI.

• Transformacja: Określa transformacje stosowane do konwersji danych dokumentu na sformatowany komunikat EDI. Zazwyczaj obejmuje określenie odwzorowań pól dokumentu na segmenty i elementy EDI.

• Podgląd: Umożliwia administratorom zobaczenie, jak będzie wyglądał komunikat EDI po transformacji, co pomaga zapewnić dokładność przed transmisją.

• Ścieżki ekstrakcji: Pokazuje ścieżki używane do wyodrębnienia wartości z dokumentu, które są następnie używane do wypełnienia komunikatu EDI.

1. Edytor XSLT:

• Służy do edycji i walidacji XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) używanych w procesie transformacji. XSLT to potężny język zaprojektowany do transformacji dokumentów XML na inne dokumenty XML lub inne formaty, takie jak HTML, tekst czy nawet inne struktury XML.

Przegląd

Jako administrator masz możliwość przeglądania i zarządzania mapowaniami między wewnętrznymi numerami przedmiotów a numerami przedmiotów dostawcy. Ta funkcja zapewnia, że niezgodności między Twoim systemem a systemami dostawców są obsługiwane efektywnie. Możesz przeglądać, edytować i usuwać niepoprawne mapowania, aby utrzymać dokładność danych.

Dostęp do Mapy Numerów Przedmiotów Dostawcy

1. Przejdź do Ustawień:

   • Przejdź do sekcji Ustawienia w swoim panelu administracyjnym.

2. Dostęp do Typów Dokumentów:

   • W sekcji Ustawienia wybierz Typy Dokumentów.

3. Więcej Ustawień:

   • Kliknij na Więcej Ustawień, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracyjnych.

4. Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy:

   • W sekcji Więcej Ustawień znajdziesz tabelę Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy. Tabela ta zawiera wszystkie aktualne mapowania między Twoimi wewnętrznymi numerami przedmiotów a odpowiadającymi im numerami przedmiotów dostawcy.

Zarządzanie Mapowaniami Numerów Przedmiotów

1. Przeglądanie Mapowań:

   • Tabela wyświetla następujące kolumny:

     • ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.

     • Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.

     • Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.

     • Akcja: Opcje zarządzania mapowaniami.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • Jeśli zidentyfikujesz niepoprawne mapowanie, możesz je usunąć, klikając ikonę kosza (🗑) w kolumnie Akcja.

   • Pojawi się okno potwierdzenia, aby upewnić się, że chcesz usunąć mapowanie.

3. Edycja Mapowań:

   • (Jeśli dotyczy) Możesz również mieć możliwość edytowania istniejących mapowań, aby skorygować wszelkie niezgodności. Może to obejmować kliknięcie na numer przedmiotu lub dostawcy, aby wprowadzić zmiany.

Przykładowy Przepływ Pracy

1. Identyfikacja Niezgodności:

   • Regularnie przeglądaj Mapę Numerów Przedmiotów Dostawcy, aby zidentyfikować wszelkie niezgodności lub niepoprawne mapowania.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • W przypadku jakichkolwiek niepoprawnych mapowań kliknij ikonę kosza, aby je usunąć.

3. Ponowne Wprowadzenie Poprawnych Mapowań:

   • Upewnij się, że poprawne mapowania są wprowadzane ręcznie podczas następnej transakcji lub poprzez edytowanie istniejących wpisów, jeśli system to wspiera.# Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy - Dokumentacja Administracyjna

Przegląd

Jako administrator masz możliwość przeglądania i zarządzania mapowaniami między wewnętrznymi numerami przedmiotów a numerami przedmiotów dostawcy. Ta funkcja zapewnia, że niezgodności między Twoim systemem a systemami dostawców są obsługiwane efektywnie. Możesz przeglądać, edytować i usuwać niepoprawne mapowania, aby utrzymać dokładność danych.

Dostęp do Mapy Numerów Przedmiotów Dostawcy

1. Przejdź do Ustawień:

   • Przejdź do sekcji Ustawienia w swoim panelu administracyjnym.

2. Dostęp do Typów Dokumentów:

   • W sekcji Ustawienia wybierz Typy Dokumentów.

3. Więcej Ustawień:

   • Kliknij na Więcej Ustawień, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracyjnych.

4. Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy:

   • W sekcji Więcej Ustawień znajdziesz tabelę Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy. Tabela ta zawiera wszystkie aktualne mapowania między Twoimi wewnętrznymi numerami przedmiotów a odpowiadającymi im numerami przedmiotów dostawcy.

Zarządzanie Mapowaniami Numerów Przedmiotów

1. Przeglądanie Mapowań:

   • Tabela wyświetla następujące kolumny:

     • ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.

     • Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.

     • Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.

     • Akcja: Opcje zarządzania mapowaniami.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • Jeśli zidentyfikujesz niepoprawne mapowanie, możesz je usunąć, klikając ikonę kosza (🗑) w kolumnie Akcja.

   • Pojawi się okno potwierdzenia, aby upewnić się, że chcesz usunąć mapowanie.

3. Edycja Mapowań:

   • (Jeśli dotyczy) Możesz również mieć możliwość edytowania istniejących mapowań, aby skorygować wszelkie niezgodności. Może to obejmować kliknięcie na numer przedmiotu lub dostawcy, aby wprowadzić zmiany.

Przykładowy Przepływ Pracy

1. Identyfikacja Niezgodności:

   • Regularnie przeglądaj Mapę Numerów Przedmiotów Dostawcy, aby zidentyfikować wszelkie niezgodności lub niepoprawne mapowania.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • W przypadku jakichkolwiek niepoprawnych mapowań kliknij ikonę kosza, aby je usunąć.

3. Ponowne Wprowadzenie Poprawnych Mapowań:

   • Upewnij się, że poprawne mapowania są wprowadzane ręcznie podczas następnej transakcji lub poprzez edytowanie istniejących wpisów, jeśli system to wspiera.# Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy - Dokumentacja Administracyjna

Przegląd

Jako administrator masz możliwość przeglądania i zarządzania mapowaniami między wewnętrznymi numerami przedmiotów a numerami przedmiotów dostawcy. Ta funkcja zapewnia, że niezgodności między Twoim systemem a systemami dostawców są obsługiwane efektywnie. Możesz przeglądać, edytować i usuwać niepoprawne mapowania, aby utrzymać dokładność danych.

Dostęp do Mapy Numerów Przedmiotów Dostawcy

1. Przejdź do Ustawień:

   • Przejdź do sekcji Ustawienia w swoim panelu administracyjnym.

2. Dostęp do Typów Dokumentów:

   • W sekcji Ustawienia wybierz Typy Dokumentów.

3. Więcej Ustawień:

   • Kliknij na Więcej Ustawień, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracyjnych.

4. Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy:

   • W sekcji Więcej Ustawień znajdziesz tabelę Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy. Tabela ta zawiera wszystkie aktualne mapowania między Twoimi wewnętrznymi numerami przedmiotów a odpowiadającymi im numerami przedmiotów dostawcy.

Zarządzanie Mapowaniami Numerów Przedmiotów

1. Przeglądanie Mapowań:

   • Tabela wyświetla następujące kolumny:

     • ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.

     • Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.

     • Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.

     • Akcja: Opcje zarządzania mapowaniami.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • Jeśli zidentyfikujesz niepoprawne mapowanie, możesz je usunąć, klikając ikonę kosza (🗑) w kolumnie Akcja.

   • Pojawi się okno potwierdzenia, aby upewnić się, że chcesz usunąć mapowanie.

3. Edycja Mapowań:

   • (Jeśli dotyczy) Możesz również mieć możliwość edytowania istniejących mapowań, aby skorygować wszelkie niezgodności. Może to obejmować kliknięcie na numer przedmiotu lub dostawcy, aby wprowadzić zmiany.

Przykładowy Przepływ Pracy

1. Identyfikacja Niezgodności:

   • Regularnie przeglądaj Mapę Numerów Przedmiotów Dostawcy, aby zidentyfikować wszelkie niezgodności lub niepoprawne mapowania.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • W przypadku jakichkolwiek niepoprawnych mapowań kliknij ikonę kosza, aby je usunąć.

3. Ponowne Wprowadzenie Poprawnych Mapowań:

   • Upewnij się, że poprawne mapowania są wprowadzane ręcznie podczas następnej transakcji lub poprzez edytowanie istniejących wpisów, jeśli system to wspiera.# Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy - Dokumentacja Administracyjna

Przegląd

Jako administrator masz możliwość przeglądania i zarządzania mapowaniami między wewnętrznymi numerami przedmiotów a numerami przedmiotów dostawcy. Ta funkcja zapewnia, że niezgodności między Twoim systemem a systemami dostawców są obsługiwane efektywnie. Możesz przeglądać, edytować i usuwać niepoprawne mapowania, aby utrzymać dokładność danych.

Dostęp do Mapy Numerów Przedmiotów Dostawcy

1. Przejdź do Ustawień:

   • Przejdź do sekcji Ustawienia w swoim panelu administracyjnym.

2. Dostęp do Typów Dokumentów:

   • W sekcji Ustawienia wybierz Typy Dokumentów.

3. Więcej Ustawień:

   • Kliknij na Więcej Ustawień, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracyjnych.

4. Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy:

   • W sekcji Więcej Ustawień znajdziesz tabelę Mapa Numerów Przedmiotów Dostawcy. Tabela ta zawiera wszystkie aktualne mapowania między Twoimi wewnętrznymi numerami przedmiotów a odpowiadającymi im numerami przedmiotów dostawcy.

Zarządzanie Mapowaniami Numerów Przedmiotów

1. Przeglądanie Mapowań:

   • Tabela wyświetla następujące kolumny:

     • ID Dostawcy: Unikalny identyfikator dostawcy.

     • Numer Przedmiotu: Twój wewnętrzny numer przedmiotu dla produktu.

     • Numer Przedmiotu Dostawcy: Odpowiadający numer przedmiotu używany przez dostawcę.

     • Akcja: Opcje zarządzania mapowaniami.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • Jeśli zidentyfikujesz niepoprawne mapowanie, możesz je usunąć, klikając ikonę kosza (🗑) w kolumnie Akcja.

   • Pojawi się okno potwierdzenia, aby upewnić się, że chcesz usunąć mapowanie.

3. Edycja Mapowań:

   • (Jeśli dotyczy) Możesz również mieć możliwość edytowania istniejących mapowań, aby skorygować wszelkie niezgodności. Może to obejmować kliknięcie na numer przedmiotu lub dostawcy, aby wprowadzić zmiany.

Przykładowy Przepływ Pracy

1. Identyfikacja Niezgodności:

   • Regularnie przeglądaj Mapę Numerów Przedmiotów Dostawcy, aby zidentyfikować wszelkie niezgodności lub niepoprawne mapowania.

2. Usuwanie Niepoprawnych Mapowań:

   • W przypadku jakichkolwiek niepoprawnych mapowań kliknij ikonę kosza, aby je usunąć.

3. Ponowne Wprowadzenie Poprawnych Mapowań:

   • Upewnij się, że poprawne mapowania są wprowadzane ręcznie podczas następnej transakcji lub poprzez edytowanie istniejących wpisów, jeśli system to wspiera.

Nawet przy ostrożnej konfiguracji, przetwarzanie dokumentów czasami może napotkać problemy. Oto kilka wskazówek dotyczących rozwiązywania częstych problemów, które mogą wynikać z konfiguracji:

Dodatkowe ustawienia zamówienia:

• Sprawdź, czy wszystkie dodatkowe parametry są poprawnie skonfigurowane i spełniają wymagania biznesowe.

• Upewnij się, że konfiguracja jest zgodna z wymaganiami systemowymi i potrzebami użytkowników.

Eksport do IDM:

• Upewnij się, że połączenie z systemem IDM jest poprawnie skonfigurowane i że wszystkie niezbędne uprawnienia są w miejscu.

• Sprawdź, czy format dokumentu jest zgodny z wymaganiami systemu IDM.

Dodatkowe ustawienia tolerancji:

• Upewnij się, że limity tolerancji są realistyczne i wykonalne.

• Regularnie sprawdzaj, czy limity tolerancji spełniają aktualne wymagania biznesowe.

Alternatywny eksport dokumentów:

• Przetestuj eksport w różnych formatach, aby upewnić się, że wszystkie wymagane informacje są poprawnie eksportowane.

• Upewnij się, że formaty eksportu są zgodne z wymaganiami odbiorców lub systemów docelowych.

Status dezaktywacji zamówienia:

• Przejrzyj konfigurację dezaktywacji statusu, aby upewnić się, że nie blokuje ona niepotrzebnie przepływu pracy.

• Upewnij się, że wszyscy użytkownicy są świadomi zmian statusu i wiedzą, jak na nie odpowiedzieć.

Poprzez zastosowanie tych ustawień i praktyk najlepszych organizacje mogą usprawnić swoje procesy przetwarzania dokumentów, poprawić dokładność danych i zapewnić zgodność z przepisami.