Per accedere alle impostazioni delle notifiche via email, segui questi passaggi:
Naviga nella sezione Impostazioni Globali nel tuo account utente o nel pannello di amministrazione.
Cerca l'opzione per le notifiche via email
Clicca sull'opzione appropriata per aprire le impostazioni delle notifiche via email.
All'interno di queste impostazioni puoi quindi effettuare le configurazioni desiderate per assicurarti di ricevere notifiche secondo le tue preferenze. Ricorda di regolare le impostazioni in base alle tue esigenze e di assicurarti che siano conformi alla politica sulla privacy e agli standard di sicurezza della tua organizzazione.
Crea nuova notifica:
Clicca il pulsante per aggiungere o creare una nuova notifica.
Caratteristiche e Opzioni Principali
Configurazione Notifica Email:
Nome: Inserisci qui il nome
L'identificatore per la notifica, che aiuta gli utenti a riconoscere lo scopo dell'impostazione della notifica.
Tipo di Documento: Seleziona il tipo di documento per il quale desideri ricevere una notifica. Questo potrebbe includere l'aggiunta di un nuovo documento, la cancellazione di un documento, l'aggiornamento di un documento o altri eventi pertinenti.
Associa la notifica a un tipo di documento specifico, consentendo avvisi mirati in base al ciclo di elaborazione del documento.
Stato: Specifica lo stato o la condizione che dovrebbe attivare una notifica quando cambia. Questo potrebbe essere uno stato di flusso di lavoro specifico, uno stato di approvazione, uno stato di errore o qualsiasi altro stato pertinente.
PrioritĂ : seleziona la prioritĂ appropriata. Ad esempio, potrebbe essere "Bassa", "Media" o "Alta".
Imposta il livello di urgenza della notifica, che può dare priorità all'avviso email nella casella di posta del destinatario.
Ritardo: Inserisci la quantitĂ di tempo desiderata per specificare il tempo di ritardo prima di inviare la notifica. Questo potrebbe essere fatto in minuti, ore o giorni a seconda delle impostazioni del tuo sistema.
Configurando un tempo di ritardo prima di inviare la notifica, gli utenti hanno abbastanza tempo per eventuali cancellazioni o correzioni prima che l'avviso venga emesso. Questo può aiutare a prevenire errori e migliorare l'esperienza dell'utente.
Indirizzo Email: Inserisci gli indirizzi email dei destinatari a cui la notifica dovrebbe essere inviata. Gli utenti possono inserire piĂą indirizzi email per specificare piĂą destinatari. Questo potrebbe significare che le notifiche vengono inviate a indirizzi email specifici in base alle proprietĂ del documento in questione o al ruolo dell'utente.
Informazioni Utili:
Invia Email all'Utente Assegnato: Un'impostazione facoltativa che, se abilitata, invia automaticamente le notifiche all'utente assegnato al documento, assicurando che la parte responsabile sia sempre informata.
Salva: Dopo aver inserito tutte le informazioni richieste, clicca sul pulsante "Salva" per salvare le impostazioni della notifica.
Design chiaro e informativo: Assicurati che i tuoi messaggi di notifica siano chiari e informativi. Usa un linguaggio conciso per comunicare l'essenza della notifica e fornisci istruzioni chiare o inviti all'azione quando necessario.
Evitare il sovraccarico di notifiche: Scegli con attenzione le condizioni di attivazione per le tue notifiche per evitare di sovraccaricare gli utenti con notifiche non necessarie. Assicurati che le notifiche vengano attivate solo per eventi rilevanti e che forniscano un reale valore ai destinatari.
Impostare le prioritĂ : Se le tue notifiche hanno prioritĂ diverse, assicurati che questo sia riflesso nelle impostazioni. Ad esempio, puoi distinguere le notifiche urgenti da quelle meno importanti e agire di conseguenza.
Aggiornare regolarmente gli indirizzi email: Assicurati che gli indirizzi email degli utenti vengano controllati e aggiornati regolarmente per garantire che le notifiche vengano inviate ai destinatari corretti. Questo è particolarmente importante quando ci sono cambiamenti nel personale o cambiamenti nelle responsabilità .
Personalizzazione: Se possibile, personalizza le notifiche includendo il nome del destinatario e altre informazioni rilevanti. Questo rende le notifiche piĂą coinvolgenti e aiuta gli utenti a prenderle sul serio.
Richiedere feedback: Richiedi regolarmente feedback dagli utenti per garantire che le notifiche soddisfino le loro esigenze e siano efficaci. Considera il feedback quando regoli le impostazioni delle tue notifiche.
Test e monitoraggio: Testa regolarmente i tuoi sistemi di notifica per assicurarti che funzionino correttamente e monitora le prestazioni per identificare e risolvere i problemi precocemente.
Seguendo queste best practice, puoi garantire che le tue notifiche email siano efficaci e aiutare a garantire una comunicazione e collaborazione fluida all'interno della tua organizzazione.
Configurare le notifiche email è fondamentale. Le notifiche email in DocBits possono essere configurate per informare gli utenti su vari eventi legati ai documenti, come: completamento del processo, errori di importazione o esportazione, o richieste di intervento da parte degli utenti. Questo strumento è essenziale per mantenere una comunicazione efficace e la continuità operativa negli ambienti di elaborazione dei documenti. Ecco alcune ragioni per cui questo è importante:
Comunicazione in tempo reale:
Gli avvisi email consentono agli utenti di essere immediatamente informati su eventi o cambiamenti importanti nel loro sistema di gestione documentale. Questo assicura che tutte le parti interessate siano immediatamente informate su aggiornamenti significativi.
Trasparenza e tracciabilitĂ :
Configurando le notifiche email, gli utenti possono tracciare e monitorare lo stato degli eventi di elaborazione dei documenti. Questo migliora la trasparenza e la tracciabilitĂ nel sistema di gestione documentale.
Reazioni tempestive:
La notifica automatica di eventi come rilascio di documenti, commenti o approvazioni consente agli utenti di rispondere rapidamente a richieste o aggiornamenti. Questo aiuta ad aumentare l'efficienza e la produttivitĂ .
Automazione dei flussi di lavoro:
Le notifiche email possono essere integrate nei flussi di lavoro per inviare automaticamente notifiche agli utenti pertinenti quando vengono eseguite determinate azioni. Questo consente un'automazione fluida dei processi aziendali.
Promemoria e scadenze:
La configurazione delle notifiche email può essere utilizzata per ricordare agli utenti le scadenze imminenti o i compiti in sospeso. Questo aiuta a garantire che i compiti importanti vengano completati in tempo.
In generale, la configurazione delle notifiche email svolge un ruolo importante nel migliorare la comunicazione, aumentando l'efficienza e garantendo che gli eventi di elaborazione dei documenti siano gestiti in modo tempestivo ed efficace. Automatizzando le notifiche, le organizzazioni possono garantire che informazioni importanti non vengano perse e che tutte le parti interessate siano sempre aggiornate.
Questa impostazione è fondamentale per garantire che le parti interessate siano informate sullo stato di elaborazione di documenti importanti, il che aiuta a prendere decisioni rapide e a gestire in modo efficiente i flussi di lavoro documentali.
Per modificare, disabilitare o eliminare le notifiche esistenti e adattarle ai cambiamenti nei flussi di lavoro di elaborazione dei documenti o nelle responsabilitĂ degli utenti, puoi fare quanto segue:
Naviga nelle impostazioni delle notifiche: Vai alle impostazioni del tuo sistema dove puoi gestire le notifiche. Puoi trovare queste nella sezione “Impostazioni”, “Impostazioni Globali” e poi sotto “Notifica via Email”.
Cerca l'elenco delle notifiche esistenti: Nelle impostazioni delle notifiche troverai un elenco delle notifiche esistenti. Questo elenco mostra tutte le notifiche attualmente configurate.
Modifica una notifica: Per modificare una notifica esistente, trova la notifica nell'elenco e seleziona l'opzione di modifica. Questo ti consente di cambiare le impostazioni della notifica, come il tipo di documento, lo stato, gli eventi di attivazione o i destinatari.
Disattiva una notifica: Se desideri disattivare temporaneamente una notifica, trova la notifica nell'elenco e seleziona l'opzione per disattivarla. Questo fermerà temporaneamente la notifica senza eliminarla, così potrai riattivarla in seguito se necessario.
Elimina una notifica: Per rimuovere permanentemente una notifica, trova la notifica nell'elenco e seleziona l'opzione di eliminazione. Questo rimuoverĂ completamente la notifica dal sistema e non potrĂ essere ripristinata.
Adattati ai Cambiamenti: Rivedi periodicamente le impostazioni delle tue notifiche e adatta se necessario per riflettere i cambiamenti nei flussi di lavoro di elaborazione dei documenti o nelle responsabilitĂ degli utenti. Questo potrebbe includere l'aggiornamento delle notifiche a causa di nuovi eventi, cambiamenti nelle responsabilitĂ o altre modifiche organizzative.
Salva le modifiche: Dopo aver apportato le modifiche, non dimenticare di salvarle affinché abbiano effetto.
Rivedendo e adattando regolarmente le impostazioni delle tue notifiche, puoi garantire che le tue notifiche soddisfino sempre le esigenze e i flussi di lavoro attuali. Questo aiuta a garantire una comunicazione efficiente e assicura che le persone giuste siano avvisate di eventi importanti in modo tempestivo.
Questi sono alcuni suggerimenti e ulteriori passaggi per la risoluzione dei problemi relativi alle notifiche ritardate che puoi seguire per risolvere i ritardi nella consegna delle notifiche:
Controlla i ritardi di rete:
Assicurati che la rete attraverso cui vengono inviate le notifiche non sia congestionata o interrotta. Problemi di rete come la perdita di pacchetti o ritardi possono influenzare la consegna delle email.
Monitoraggio della coda email:
Controlla la coda del server email per determinare se le notifiche sono in coda e vengono inviate correttamente. Un numero elevato di email nella coda può indicare problemi con il server email.
Verifica della configurazione SMTP:
Verifica che la configurazione SMTP sia corretta e che il server email sia configurato correttamente per inviare email in uscita. Controlla le impostazioni di autenticazione e l'indirizzo del server per assicurarti che siano corretti.
Controlla i firewall e le impostazioni di sicurezza:
Controlla le impostazioni del firewall e altre impostazioni di sicurezza per assicurarti che il server email sia configurato correttamente per inviare email in uscita e che nessuna porta utilizzata per l'email sia bloccata. La spedizione è necessaria.
Controllo dell'utilizzo del server:
Controlla l'utilizzo del server che ospita il sistema di gestione dei documenti per assicurarti che non ci siano colli di bottiglia delle risorse che potrebbero influenzare la consegna delle notifiche.
Eseguendo questi controlli aggiuntivi, puoi identificare le potenziali cause delle notifiche ritardate e intraprendere azioni appropriate per ottimizzare la consegna delle notifiche e garantire che gli utenti siano informati in modo tempestivo.