1. Impostazioni Globali:

   • Informazioni sull'Azienda: Definisci e modifica i dettagli di base sull'azienda, come nome, indirizzo e altri identificatori.

   • Gruppi, Utenti e Permessi: Gestisci i ruoli e i permessi degli utenti, consentendo diversi livelli di accesso a varie funzionalità all'interno di DocBits.

   • Integrazione: Configura e imposta integrazioni con altri software o sistemi, migliorando la funzionalità di DocBits con servizi esterni.

   • Tipi di Documento: Specifica e gestisci i diversi tipi di documenti che DocBits elaborerà, come fatture, ordini, ecc.

   • Notifica Email: Configura le impostazioni per avvisi e notifiche via email relative alle attività di elaborazione dei documenti.

   • Dashboard: Personalizza la visualizzazione della dashboard con widget e metriche importanti per gli utenti.

2. Elaborazione dei Documenti:

   • Scadenza dei Documenti: Imposta regole su quanto a lungo i documenti vengono conservati prima di essere archiviati o eliminati.

   • Importa: Configura come i documenti vengono importati in DocBits, incluse le impostazioni di origine e i tipi di file.

   • Impostazioni OCR: Regola le impostazioni per il Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) che converte le immagini di testo in testo codificato dalla macchina.

   • Classificazione ed Estrazione: Definisci come i documenti vengono categorizzati e come i dati vengono estratti dai documenti.

   • Ricerca Dati Master: Configura ricerche per convalidare o integrare i dati estratti con dati master preesistenti.

   • Elenco di Valori: Gestisci elenchi predefiniti utilizzati nell'inserimento e nella convalida dei dati.

   • Esporta: Configura come e dove i documenti e i dati elaborati vengono esportati.

   • Modulo: Moduli aggiuntivi che possono essere configurati per estendere la funzionalità.

3. Licenze API: Gestisci le chiavi API e monitora le statistiche di utilizzo per le API utilizzate da DocBits.

4. Impostazioni Fornitori: Configura e gestisci le impostazioni specifiche per i fornitori, integrando eventualmente con sistemi di gestione dei fornitori.

5. Gestione Cache: Regola le impostazioni relative alla memorizzazione nella cache dei dati per migliorare le prestazioni del sistema.

Panoramica

L'impostazione Colore dell'App consente agli amministratori di definire la combinazione di colori dell'interfaccia dell'applicazione. Questa funzionalità è particolarmente utile per distinguere tra diversi ambienti come test, sandbox e produzione. Assegnando colori distinti a ciascun ambiente, gli utenti possono facilmente identificare in quale ambiente stanno lavorando, riducendo il rischio di eseguire azioni critiche nell'ambiente sbagliato.

Accesso all'Impostazione del Colore dell'App

1. Navigare alle Impostazioni Aziendali:

   • Dal menu principale, fare clic sulla sezione Informazioni Aziendali.

2. Trovare la Sezione Colore dell'App:

   • Scorrere verso il basso fino alla sezione Colore dell'App all'interno delle impostazioni delle Informazioni Aziendali.

Impostare il Colore dell'App

1. Scegliere un Colore:

   • Fare clic sulla casella del colore o inserire un codice esadecimale direttamente nel campo di testo.

   • Apparirà un selettore di colori, che consente di selezionare il colore desiderato.

   • È possibile inserire un codice esadecimale specifico se si ha un colore predeterminato per l'ambiente.

2. Salvare il Colore:

   • Una volta selezionato il colore, fare clic sul pulsante Salva per applicare la modifica.

   • L'interfaccia dell'applicazione si aggiornerà immediatamente per riflettere il nuovo colore.

3. Ripristinare il Predefinito:

   • Se si desidera tornare al colore predefinito, fare clic sul pulsante Ripristina.

Migliori Pratiche per i Colori degli Ambienti

Per evitare confusione, si consiglia di stabilire uno schema di colori standard per ciascun ambiente:

• Produzione: Utilizzare un colore neutro o predefinito, come #FFFFFF (bianco) o #f0f0f0 (grigio chiaro), per indicare l'ambiente live.

• Test: Utilizzare un colore brillante o di avviso, come #ffcc00 (giallo) o #ffa500 (arancione), per indicare un ambiente di test.

• Sandbox: Utilizzare un colore distinto, come #007bff (blu) o #6c757d (grigio), per indicare un ambiente sandbox o di sviluppo.

Avviso sul Piano di Abbonamento

Nella sezione Colore dell'App, gli amministratori vedranno anche informazioni relative al Piano di Abbonamento. Questo include il piano attuale, il suo stato e i giorni rimanenti di abbonamento.

Importanza del Colore dell'App

L'impostazione del Colore dell'App è uno strumento semplice ma efficace per aiutare gli utenti a riconoscere rapidamente l'ambiente in cui stanno lavorando. Selezionando e gestendo attentamente questi colori, le organizzazioni possono ridurre al minimo gli errori e migliorare l'efficienza del flusso di lavoro.

1. Nome della Società: Il nome legale della società come registrato.

2. Via + Numero: L'indirizzo fisico dell'ufficio principale o della sede della società.

3. Codice postale: Il codice ZIP o postale dell'indirizzo della società.

4. Città: La città in cui si trova la società.

5. Stato: Lo stato o la regione in cui è basata la società.

6. Paese: Il paese di operazione della società.

7. ID Società: Un identificatore univoco per la società, che potrebbe essere utilizzato internamente o per integrazioni con altri sistemi.

8. ID Fiscale: Il numero di identificazione fiscale della società, importante per le operazioni finanziarie e la segnalazione.

9. ID Registro Commerciale: Il numero di registrazione della società nel registro commerciale, che potrebbe essere importante per la documentazione legale e ufficiale.

10. Numero di Telefono Ufficiale della Società: Il numero di contatto principale per la società.

11. Email Ufficiale della Società: L'indirizzo email principale che verrà utilizzato per le comunicazioni ufficiali.

Le informazioni inserite qui possono essere cruciali per garantire che documenti come fatture, corrispondenza ufficiale e report siano correttamente formattati con i dettagli corretti della società. Aiuta anche a mantenere la coerenza nel modo in cui la società è rappresentata in varie comunicazioni esterne e documenti. Dopo aver inserito o aggiornato le informazioni, l'amministratore deve salvare le modifiche cliccando sul pulsante "Salva" per garantire che tutte le modifiche siano applicate a livello di sistema.

Inoltre, la sezione fornisce una panoramica del piano di abbonamento, mostrando quanti giorni mancano, le date di inizio e fine, e un contatore di utilizzo dell'abbonamento che tiene traccia del consumo di token di servizio rispetto a quanto è allocato nel piano. Questo può aiutare gli amministratori a monitorare e pianificare il rinnovo o l'aggiornamento dell'abbonamento in base alle tendenze di utilizzo.

Ecco alcune raccomandazioni comprovate per utilizzare le impostazioni in modo efficace per ottimizzare l'elaborazione dei documenti, migliorare l'accuratezza dei dati e garantire la conformità.

Standardizzare modelli e impostazioni linguistiche:

• Creare linee guida chiare per l'uso di modelli di formattazione e impostazioni linguistiche per garantire che tutti i documenti siano coerenti.

• Formare regolarmente i dipendenti sull'uso corretto di modelli e impostazioni linguistiche.

Abilitare l'autocorrezione e il controllo ortografico:

• Incoraggiare i dipendenti a controllare l'ortografia prima di finalizzare un documento per identificare e correggere errori di battitura e grammaticali.

Utilizzare il versioning e il tracciamento delle modifiche:

• Utilizzare il versioning e il tracciamento delle modifiche per tenere traccia della cronologia delle modifiche e garantire la tracciabilità delle modifiche.

• Documentare attentamente le modifiche e i commenti per supportare il processo di revisione e facilitare la collaborazione.

Configurazione attenta della sicurezza dei documenti:

• Impostare restrizioni di accesso chiare per garantire che i documenti riservati possano essere visualizzati e modificati solo da persone autorizzate.

• Aggiornare regolarmente le password e i diritti di accesso per garantire la sicurezza e soddisfare i requisiti di conformità.

Formazione e aggiornamenti regolari:

• Formare regolarmente i dipendenti su come utilizzare DocBits e le sue funzionalità in modo efficace.

• Rimanere aggiornati con gli aggiornamenti e le nuove funzionalità e implementarli secondo necessità per migliorare l'efficienza e la sicurezza.

Flussi di lavoro e politiche documentate:

• Creare politiche e flussi di lavoro chiari per l'elaborazione dei documenti che coprano l'uso delle varie impostazioni e funzionalità.

• Documentare i requisiti di conformità e garantire che tutti i dipendenti li comprendano e li rispettino.

Implementando queste migliori pratiche, puoi aumentare l'efficienza in DocBits, migliorare l'accuratezza dei dati e garantire che soddisfi i requisiti di conformità pertinenti.

Panoramica

L'area Altri Impostazioni consente agli amministratori di configurare vari aspetti dell'elaborazione dei documenti che non sono coperti dalle impostazioni di base. Ciò include opzioni per l'estrazione delle tabelle, la revisione dei documenti, la generazione di PDF, i processi di approvazione e impostazioni specifiche per operazioni come gli ordini di acquisto o la contabilità.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Estrazione delle Tabelle:

• Ignora convalida tabella: Consente di bypassare il processo di convalida dei dati della tabella, utile in scenari in cui la convalida dei dati deve essere flessibile.

1. In Revisione:

• Progettazione modulo in revisione: Configura il layout e i campi che appaiono nei moduli di revisione utilizzati durante il processo di revisione del documento.

1. Generazione PDF:

• Progettazione Modello: Specifica il modello utilizzato per generare le versioni PDF dei documenti, fondamentale per l'archiviazione o la comunicazione esterna.

1. Approvazione:

• Approva prima dell'esportazione: Garantisce che i documenti debbano essere approvati prima di poter essere esportati dal sistema.

• Seconda Approvazione: Aggiunge un ulteriore livello di approvazione per una maggiore validazione, migliorando il controllo sull'elaborazione dei documenti.

1. Ordine di Acquisto / Contabilità Automatica:

• Tabella PO nel generatore di layout: Abilita l'inclusione delle tabelle degli ordini di acquisto nel generatore di layout per layout personalizzati dei documenti.

• Ordine di Acquisto: Attiva l'elaborazione dei documenti di ordine di acquisto all'interno del sistema.

• Impostazione Tolleranza PO: Imposta i livelli di tolleranza per le quantità degli ordini di acquisto, utili per gestire piccole discrepanze senza segnalarle come errori.

1. Esportazione Alternativa del Documento:

• Disabilita stati PO: Consente di disabilitare determinati stati degli ordini di acquisto durante il processo di esportazione, offrendo flessibilità nel modo in cui vengono gestiti gli ordini.

1. Mappatura Numero Articolo Fornitore:

• Un'impostazione di utilità che mappa i numeri di articolo del fornitore ai numeri di articolo interni, garantendo precisione nella gestione dell'inventario e degli ordini di acquisto.

Panoramica

Come amministratore, hai la possibilità di visualizzare e gestire le mappature tra i numeri di articolo interni e i numeri di articolo dei fornitori. Questa funzionalità garantisce che le discrepanze tra il tuo sistema e i sistemi dei tuoi fornitori siano gestite in modo efficiente. Puoi rivedere, modificare ed eliminare mappature errate per mantenere l'accuratezza dei dati.

Accesso alla Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore

1. Naviga a Impostazioni:

   • Vai alla sezione Impostazioni nel tuo cruscotto amministrativo.

2. Accedi ai Tipi di Documento:

   • Sotto Impostazioni, seleziona Tipi di Documento.

3. Ulteriori Impostazioni:

   • Clicca su Ulteriori Impostazioni per accedere ad opzioni di configurazione aggiuntive.

4. Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore:

   • Nella sezione Ulteriori Impostazioni, troverai la tabella Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore. Questa tabella elenca tutte le mappature attuali tra i tuoi numeri di articolo interni e i corrispondenti numeri di articolo dei fornitori.

Gestione delle Mappature dei Numeri di Articolo

1. Visualizzazione delle Mappature:

   • La tabella visualizza le seguenti colonne:

     • ID Fornitore: L'identificatore unico per il fornitore.

     • Numero di Articolo: Il tuo numero di articolo interno per il prodotto.

     • Numero di Articolo Fornitore: Il numero di articolo corrispondente utilizzato dal fornitore.

     • Azione: Opzioni per gestire le mappature.

2. Eliminazione delle Mappature Errate:

   • Se identifichi una mappatura errata, puoi eliminarla cliccando sull'icona del cestino (🗑) nella colonna Azione.

   • Apparirà un messaggio di conferma per assicurarti che desideri eliminare la mappatura.

3. Modifica delle Mappature:

   • (Se applicabile) Potresti anche avere l'opzione di modificare le mappature esistenti per correggere eventuali discrepanze. Questo potrebbe comportare il clic sul numero di articolo o sul numero del fornitore per apportare modifiche.

Esempio di Flusso di Lavoro

1. Identificare le Discrepanze:

   • Rivedi regolarmente la Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore per identificare eventuali discrepanze o mappature errate.

2. Eliminare le Mappature Errate:

   • Per qualsiasi mappatura errata, clicca sull'icona del cestino per eliminarle.

3. Reinserire le Mappature Corrette:

   • Assicurati che le mappature corrette siano inserite manualmente durante la prossima transazione o modificando le voci esistenti se il sistema lo supporta.

Anche con una configurazione attenta, l'elaborazione dei documenti può occasionalmente incontrare problemi. Ecco alcuni suggerimenti per la risoluzione dei problemi relativi ai problemi comuni che possono sorgere dalle configurazioni:

Impostazioni di ordine aggiuntive:

• Verificare che tutti i parametri aggiuntivi siano configurati correttamente e soddisfino i requisiti aziendali.

• Assicurarsi che la configurazione corrisponda ai requisiti di sistema e alle esigenze degli utenti.

Esportazione in IDM:

• Assicurarsi che la connessione al sistema IDM sia configurata correttamente e che tutti i permessi necessari siano in atto.

• Verificare che il formato del documento sia compatibile con i requisiti del sistema IDM.

Impostazioni di tolleranza aggiuntive:

• Assicurarsi che i limiti di tolleranza siano realistici e fattibili.

• Controllare regolarmente che i limiti di tolleranza soddisfino i requisiti aziendali attuali.

Esportazione alternativa del documento:

• Testare l'esportazione in formati diversi per assicurarsi che tutte le informazioni richieste siano esportate correttamente.

• Assicurarsi che i formati di esportazione siano compatibili con i requisiti dei destinatari o dei sistemi di destinazione.

Stato di disattivazione dell'ordine:

• Rivedere la configurazione dello stato di disattivazione per garantire che non blocchi inutilmente il flusso di lavoro.

• Assicurarsi che tutti gli utenti siano a conoscenza dei cambiamenti di stato e sappiano come rispondere.

Applicando queste impostazioni e le migliori pratiche, le organizzazioni possono ottimizzare i processi di elaborazione dei documenti, migliorare l'accuratezza dei dati e garantire la conformità normativa.

Questi sono alcuni suggerimenti e ulteriori passaggi per la risoluzione dei problemi relativi alle notifiche ritardate che puoi seguire per risolvere i ritardi nella consegna delle notifiche:

Notifiche ritardate:

• Controlla i ritardi di rete:

• Assicurati che la rete attraverso cui vengono inviate le notifiche non sia congestionata o interrotta. Problemi di rete come la perdita di pacchetti o ritardi possono influenzare la consegna delle email.

• Monitoraggio della coda email:

• Controlla la coda del server email per determinare se le notifiche sono in coda e vengono inviate correttamente. Un numero elevato di email nella coda può indicare problemi con il server email.

• Verifica della configurazione SMTP:

• Verifica che la configurazione SMTP sia corretta e che il server email sia configurato correttamente per inviare email in uscita. Controlla le impostazioni di autenticazione e l'indirizzo del server per assicurarti che siano corretti.

• Controlla i firewall e le impostazioni di sicurezza:

• Controlla le impostazioni del firewall e altre impostazioni di sicurezza per assicurarti che il server email sia configurato correttamente per inviare email in uscita e che nessuna porta utilizzata per l'email sia bloccata. La spedizione è necessaria.

• Controllo dell'utilizzo del server:

• Controlla l'utilizzo del server che ospita il sistema di gestione dei documenti per assicurarti che non ci siano colli di bottiglia delle risorse che potrebbero influenzare la consegna delle notifiche.

Eseguendo questi controlli aggiuntivi, puoi identificare le potenziali cause delle notifiche ritardate e intraprendere azioni appropriate per ottimizzare la consegna delle notifiche e garantire che gli utenti siano informati in modo tempestivo.

Ecco spiegazioni dettagliate sul significato e sull'uso delle impostazioni elencate nel trattamento dei documenti per facilitare flussi di lavoro individuali e controllati:

Salta Validazione Tabella:

Scopo:

• Questa impostazione consente di saltare la validazione delle tabelle.

Utilizzo:

• Questo è utile quando si utilizzano tabelle la cui struttura cambia frequentemente o quando la validazione causa ritardi non necessari. Saltare la validazione può accelerare il trattamento, ma questo dovrebbe essere utilizzato solo se la qualità dei dati è altrimenti garantita.

Rilevamento Documenti Duplicati

Scopo:

• Questa impostazione consente la rilevazione automatica di documenti duplicati basata su campi selezionati.

Utilizzo:

• Questo strumento è progettato per prevenire che gli stessi documenti vengano elaborati due volte, garantendo efficienza nel flusso di lavoro di elaborazione.

Progettazione nel Modulo di Revisione:

Scopo:

• Questa impostazione consente di progettare documenti direttamente in modalità revisione.

Utilizzo:

• Utile per tenere conto del feedback visivo e delle annotazioni durante la revisione e apportare modifiche di design in tempo reale. Questo migliora l'efficienza del processo di revisione e consente a progettisti e revisori di lavorare più a stretto contatto.

Progettazione Modulo di Rifiuto:

Scopo:

• Questa impostazione consente di progettare la visualizzazione dei documenti rifiutati direttamente.

Utilizzo:

• Utile per tenere conto del feedback visivo e delle annotazioni mentre si apportano modifiche di design in tempo reale. Questo migliora l'efficienza del processo di revisione e consente a progettisti e revisori di lavorare più a stretto contatto.

Progettazione Modello:

Scopo:

• Modelli per standardizzare i layout e la formattazione dei documenti.

Utilizzo:

• Rende più facile creare documenti coerenti e professionali. Le aziende possono creare i propri modelli di design che seguono le linee guida del marchio e gli standard di formattazione, aumentando l'efficienza e migliorando l'aspetto dei documenti.

Esporta in IDM (Gestione Documentale Informativa):

Scopo:

• Questa impostazione consente di esportare documenti in un Sistema di Gestione Documentale Informativa (IDM).

Utilizzo:

• Questa funzione viene utilizzata per esportare documenti direttamente dal sistema di creazione o revisione a un sistema IDM per memorizzarli, gestirli e facilitare l'accesso centralmente. Questo migliora l'organizzazione e la tracciabilità dei documenti, garantisce che siano conservati in modo sicuro e facilita la conformità alle normative.

Approvazione:

Scopo:

• Flusso di lavoro di approvazione dei documenti.

Utilizzo:

• Definisce i passaggi e le responsabilità di approvazione. Questa impostazione è critica per la conformità alle politiche aziendali e ai requisiti normativi. Garantisce che tutte le parti rilevanti abbiano esaminato e approvato il documento prima che venga finalizzato. Una volta finalizzato, il documento può essere timbrato con un timbro di approvazione.

Modulo di Approvazione Design:

Modulo di Approvazione Design v2:

Modulo di Seconda Approvazione Design:

Ordine di Acquisto / Contabilità Automatica:

Scopo:

• Automatizza l'elaborazione e la registrazione degli ordini di acquisto.

Utilizzo:

• Facilita la creazione e l'elaborazione automatica degli ordini di acquisto e la loro registrazione nei sistemi finanziari. Questo fa risparmiare tempo, riduce gli errori e migliora l'efficienza nel processo di acquisto e contabilità.

Tabella PO nel Layout Builder:

Scopo:

• Consente l'integrazione delle tabelle degli ordini di acquisto nel layout dei documenti.

Utilizzo:

• Progetta tabelle degli ordini di acquisto direttamente nel Layout Builder e le adatta a requisiti specifici. Questo garantisce un design fluido e coerente dei documenti contenenti informazioni sugli ordini di acquisto.

Esporta righe PO non corrispondenti:

Scopo:

• Esporta righe di ordini di acquisto che non corrispondono agli ordini di acquisto esistenti.

Utilizzo:

• Identifica ed esporta righe che potrebbero contenere errori o richiedere una revisione speciale. Questo aiuta a rilevare e correggere discrepanze prima che gli ordini vengano completati.

Impostazioni di Tolleranza PO:

Scopo:

• Definisce limiti di tolleranza per le deviazioni negli ordini di acquisto.

Utilizzo:

• Determina quanto è accettabile una deviazione dall'ordine senza richiedere un'approvazione aggiuntiva.

• Questo include deviazioni di prezzo o quantità. Questa impostazione aiuta a snellire il processo di approvazione e a evitare ritardi non necessari.

Impostazioni Aggiuntive di Tolleranza PO:

Scopo:

• Queste impostazioni forniscono opzioni di configurazione avanzate per gli ordini di acquisto (PO) per soddisfare requisiti aziendali specifici.

Utilizzo:

• È possibile impostare parametri e condizioni aggiuntive per gli ordini di acquisto, come termini di consegna, termini di pagamento specifici. Questo facilita il controllo preciso e la personalizzazione dei processi di ordine di acquisto, migliorando così l'efficienza e l'accuratezza negli acquisti.

Esportazione Alternativa dei Documenti:

Scopo:

• Questa impostazione consente di esportare documenti in formati diversi o tramite metodi alternativi.

Utilizzo:

• È possibile specificare in quali formati (ad es. PDF, DOCX, XML) o tramite quali canali (ad es. email, archiviazione cloud) i documenti devono essere esportati. Questo aumenta la flessibilità e consente di esportare documenti secondo i requisiti di diversi destinatari o sistemi.

Disabilita Stati PO:

Scopo:

• Questa impostazione consente di disabilitare o bloccare determinati stati degli ordini di acquisto per controllare il flusso di lavoro.

Utilizzo:

• Le aziende possono specificare quali stati devono essere disabilitati in determinate situazioni per prevenire che gli ordini vengano modificati o modificati in modo errato. Questo è utile per garantire l'integrità e la coerenza del processo di ordine di acquisto.

• Ad esempio, un ordine che è già stato approvato e rilasciato per la consegna non potrebbe più essere elaborato o annullato.

Importanza per flussi di lavoro controllati

Impostazioni Aggiuntive PO:

Personalizzazione individuale:

• Consente l'adattamento delle impostazioni dell'ordine a requisiti aziendali specifici, aumentando l'efficienza e l'accuratezza negli acquisti.

Processi controllati:

• Supporta l'implementazione di regole e procedure di acquisto dettagliate.

Impostazioni Aggiuntive di Tolleranza PO:

Processi di approvazione efficienti:

• Minimizza i passaggi di approvazione non necessari impostando limiti di tolleranza chiari.

Gestione del rischio:

• Aiuta a identificare deviazioni significative in una fase precoce e a prendere provvedimenti appropriati.

Esportazione Alternativa dei Documenti:

Flessibilità:

• Consente l'esportazione di documenti in formati diversi che soddisfano i requisiti di diversi sistemi e destinatari.

Efficienza:

• Automatizza il processo di esportazione, riducendo il lavoro manuale e gli errori.

Disabilita Stati PO:

Controllo del processo:

• Previene modifiche o modifiche indesiderate agli ordini che sono già in uno stato avanzato.

Sicurezza:

• Protegge l'integrità del processo di ordinazione e garantisce che vengano apportate solo modifiche autorizzate.

Panoramica

Il Gestore Layout consente agli amministratori di configurare e modificare visivamente il layout dei tipi di documento impostando le proprietà per vari campi dati e gruppi all'interno di un documento. Questa interfaccia aiuta a garantire che i modelli di estrazione e i punti di inserimento dati manuali si allineino precisamente con la struttura del documento acquisito o caricato in DocBits.

Componenti Principali

1. Gruppi e Campi:

• Gruppi: Unità organizzative all'interno di un tipo di documento che categorizzano campi correlati (ad esempio, Dettagli Fattura, Dettagli Pagamento). Questi possono essere espansi o compressi e disposti per rispecchiare il raggruppamento logico nel documento effettivo.

• Campi: Punti dati individuali all'interno di ciascun gruppo (ad esempio, Numero Fattura, Termini di Pagamento). Ogni campo può essere personalizzato per come i dati vengono acquisiti, visualizzati e elaborati.

1. Pannello Proprietà:

• Questo pannello mostra le proprietà del campo o gruppo selezionato, consentendo una configurazione dettagliata, come:

• Etichetta: L'etichetta visibile per il campo nell'interfaccia utente.

• Nome Campo: L'identificatore tecnico utilizzato all'interno del sistema.

• Larghezza Elemento in Percentuale: Determina la larghezza del campo rispetto al layout del documento.

• Indice Tabulazione: Controlla l'ordine di tabulazione per la navigazione.

• Esegui Script su Modifica: Indica se eseguire uno script quando il valore del campo cambia.

• Mostra Etichetta a Sinistra: Indica se l'etichetta viene visualizzata a sinistra del campo o sopra di esso.

• È Textarea: Specifica se il campo dovrebbe essere un'area di testo, adattandosi a quantità maggiori di testo.

• Seleziona Tipo Modello: Opzione per selezionare quale tipo di modello gestirà l'estrazione di questo campo.

• Lunghezza Campo: Lunghezza massima dei dati accettati in questo campo.

• Parole Chiave Vietate: Parole chiave non consentite all'interno del campo.

1. Anteprima Modello:

• Mostra un'anteprima in tempo reale di come apparirà il documento in base alla configurazione del layout attuale. Questo aiuta a garantire che il layout corrisponda alla struttura effettiva del documento ed è fondamentale per testare e perfezionare l'impostazione di elaborazione del documento.

Panoramica

I Tipi di Documenti Secondari sono essenzialmente versioni specializzate dei principali tipi di documenti. Ad esempio, sotto il tipo di documento principale "Fattura," potrebbero esserci tipi secondari come "Fattura Standard," "Fattura Pro-forma," e "Nota di Credito," ognuno con requisiti di dati leggermente diversi o regole di elaborazione.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Elenco dei Tipi Secondari:

• Ogni riga rappresenta un tipo secondario di un tipo di documento principale.

• Include il nome del tipo secondario e un insieme di azioni che possono essere eseguite su di esso.

1. Azioni:

• Campi: Configura quali campi dati sono inclusi nel tipo secondario e come vengono gestiti.

• Modifica Layout: Modifica il layout visivo per come le informazioni vengono visualizzate e inserite per questo tipo secondario.

• Script: Allega o modifica script che eseguono operazioni specifiche quando i documenti di questo tipo secondario vengono elaborati.

• Copia: Duplica una configurazione di tipo secondario esistente da utilizzare come base per una nuova.

• Elimina: Rimuove il tipo secondario se non è più necessario.

1. Aggiunta di Nuovi Tipi Secondari:

• Il pulsante "+ Nuovo" consente agli amministratori di creare nuovi tipi secondari, definendo proprietà e regole uniche secondo necessità.

I Tipi di Documenti Secondari in Docbits forniscono un modo flessibile e potente per gestire una varietà di documenti all'interno di un singolo sistema, garantendo che ciascun tipo e tipo secondario venga elaborato in modo accurato ed efficiente secondo le sue specifiche uniche.

Panoramica

La sezione Tipi di Documenti elenca tutti i tipi di documenti riconosciuti e elaborati da Docbits. Gli amministratori possono gestire vari aspetti come il layout, le definizioni dei campi, le regole di estrazione e altro ancora per ciascun tipo di documento. Questa personalizzazione è fondamentale per garantire un'accurata gestione dei dati e la conformità agli standard organizzativi.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Elenco Tipi di Documenti:

• Ogni riga rappresenta un tipo di documento come Fattura, Nota di Credito, DDT, ecc.

• I tipi di documenti possono essere standard o personalizzati, come indicato dalle etichette come "Standard".

1. Modifica layout: Questa opzione consente agli amministratori di modificare le impostazioni del layout del documento, che includono la definizione di come appare il documento e dove sono posizionati i campi dati.

2. Sottotipi di Documenti: Se alcuni tipi di documenti hanno sottocategorie, questa opzione consente agli amministratori di configurare impostazioni specifiche per ciascun sottotipo.

3. Colonne della tabella: Personalizza quali colonne di dati dovrebbero apparire quando il tipo di documento è visualizzato in elenchi o report.

4. Campi: Gestisci i campi dati associati al tipo di documento, inclusa l'aggiunta di nuovi campi o la modifica di quelli esistenti.

5. Addestramento del Modello: Configura e addestra il modello utilizzato per riconoscere ed estrarre dati dai documenti. Ciò potrebbe comportare la configurazione dei parametri per i modelli di apprendimento automatico che migliorano nel tempo con più dati.

6. Regex: Imposta espressioni regolari utilizzate per estrarre dati dai documenti in base a modelli. Questo è particolarmente utile per l'estrazione di dati strutturati.

7. Script: Scrivi o modifica script che eseguono regole di elaborazione personalizzate o flussi di lavoro per documenti di questo tipo.

8. EDI (Scambio Elettronico di Dati): Configura impostazioni relative allo scambio di documenti in formati elettronici standardizzati.

Panoramica

In DocBits, le impostazioni EDI forniscono strumenti per definire e gestire la struttura e il formato dei messaggi EDI che corrispondono a vari tipi di documenti, come fatture o ordini di acquisto. Le impostazioni consentono la personalizzazione dei messaggi EDI per conformarsi agli standard e ai requisiti specifici dei diversi partner commerciali e settori.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Elementi di Configurazione EDI:

• Descrittore della Struttura: Definisce la struttura di base del documento EDI, inclusi l'ordinamento dei segmenti, i campi obbligatori e i qualificatori necessari affinché il documento EDI sia valido.

• Trasformazione: Specifica le trasformazioni applicate per convertire i dati del documento in un messaggio formattato EDI. Di solito comporta la specifica di mapping dai campi del documento ai segmenti EDI e agli elementi.

• Anteprima: Consente agli amministratori di visualizzare come apparirà il messaggio EDI dopo la trasformazione, contribuendo a garantire l'accuratezza prima della trasmissione.

• Percorsi di Estrazione: Mostra i percorsi utilizzati per estrarre i valori dal documento, che vengono poi utilizzati per popolare il messaggio EDI.

1. Editor XSLT:

• Utilizzato per modificare e convalidare l'XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) utilizzato nel processo di trasformazione. XSLT è un linguaggio potente progettato per trasformare documenti XML in altri documenti XML o in altri formati come HTML, testo o persino altre strutture XML.

Panoramica

L'impostazione dei Campi fornisce un'interfaccia utente in cui gli amministratori possono gestire le proprietà e il comportamento dei singoli campi dati associati a un tipo di documento. Ogni campo può essere regolato per ottimizzare l'accuratezza e l'efficienza della cattura e della validazione dei dati.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Configurazione dei Campi:

• Nomi dei Campi: Elenca i nomi dei campi, corrispondenti tipicamente agli elementi di dati all'interno del documento, come "Numero Fattura" o "Data Ordine di Acquisto".

• Obbligatorio: Gli amministratori possono contrassegnare i campi come obbligatori, garantendo che i dati debbano essere inseriti o catturati per completare l'elaborazione del documento.

• Sola Lettura: I campi possono essere impostati come sola lettura per impedire la modifica dopo la cattura dei dati o durante determinate fasi dell'elaborazione del documento.

• Nascosto: I campi possono essere nascosti dalla vista nell'interfaccia utente, utile per informazioni sensibili o per semplificare i flussi di lavoro dell'utente.

1. Impostazioni Avanzate:

• Forza la Validazione: Garantisce che i dati inseriti in un campo superino determinate regole di validazione prima di essere accettati.

• OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri): Questo interruttore può essere attivato per abilitare l'elaborazione OCR per un campo specifico, utile per l'estrazione automatica dei dati da documenti scansionati o digitali.

• Punteggio di Corrispondenza: Gli amministratori possono definire un punteggio di corrispondenza, una soglia utilizzata per determinare il livello di fiducia del riconoscimento o della corrispondenza dei dati, influenzando il modo in cui vengono eseguite la convalida dei dati e i controlli di qualità.

1. Pulsanti di Azione:

• Crea Nuovo Campo: Consente di aggiungere nuovi campi al tipo di documento.

• Icone di Modifica: Ogni campo ha un'icona di modifica che consente agli amministratori di configurare ulteriormente le impostazioni specifiche del campo, come il tipo di dati, i valori predefiniti o la logica aziendale collegata.

• Salva Impostazioni: Conferma le modifiche apportate alle configurazioni dei campi.

Panoramica

L'interfaccia delle Colonne della Tabella in Docbits viene utilizzata per specificare le colonne che appaiono nelle tabelle dei dati per ogni tipo di documento. Ogni colonna può essere configurata per contenere tipi specifici di dati, come stringhe o valori numerici, ed è essenziale per le funzioni di ordinamento, filtraggio e reportistica all'interno di Docbits.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Configurazione della Colonna:

• Nome della Colonna: L'identificatore per la colonna nel database.

• Titolo: Il titolo leggibile dall'utente per la colonna che apparirà nell'interfaccia.

• Tipo di Colonna: Definisce il tipo di dati della colonna (ad esempio, STRINGA, IMPORTO), che determina che tipo di dati possono essere memorizzati nella colonna.

• Nome della Tabella: Indica a quale tabella appartiene la colonna, collegandola a un tipo di documento specifico come INVOICE_TABLE.

1. Azioni:

• Modifica: Modifica le impostazioni di una colonna esistente.

• Elimina: Rimuove la colonna dalla tabella, utile se i dati non sono più necessari o se la struttura dati del tipo di documento cambia.

1. Aggiunta di Nuove Colonne e Tabelle:

• Aggiungi Nuova Colonna di Tabella: Apre una finestra di dialogo in cui è possibile definire una nuova colonna, inclusi il suo nome, se è obbligatoria, il suo tipo di dati e la tabella a cui appartiene.

• Crea Nuova Tabella: Consente la creazione di una nuova tabella, definendo un nome univoco che verrà utilizzato per memorizzare dati relativi a un insieme specifico di tipi di documento.

Questa sezione è fondamentale per mantenere l'integrità strutturale e l'usabilità dei dati all'interno del sistema Docbits, garantendo che i dati estratti dai documenti siano memorizzati in modo ben organizzato e accessibile.

In DocBits, le impostazioni Regex consentono agli amministratori di definire modelli personalizzati che il sistema utilizza per trovare ed estrarre dati dai documenti. Questa funzionalità è particolarmente utile in situazioni in cui è necessario estrarre dati da testi non strutturati o quando i dati seguono un formato prevedibile che può essere catturato utilizzando modelli regex.

Funzionalità chiave e opzioni

1. Gestione delle espressioni regolari:

• Aggiungi: Consente di creare un nuovo modello regex per un tipo di documento specifico.

• Salva modifiche: Salva le modifiche alle configurazioni regex esistenti.

• Modello: Qui puoi definire il modello regex che corrisponde al formato dati specifico richiesto.

• Origine: È l'origine del documento - ad esempio, puoi definire un diverso Regex in Germania

Panoramica

L'addestramento del modello consente agli amministratori di supervisionare e gestire l'addestramento dei modelli di machine learning specifici per ogni tipo di documento. Fornendo un'interfaccia strutturata per l'importazione di dati di esempio, l'addestramento dei modelli e il test delle loro prestazioni, Docbits garantisce che le sue capacità di estrazione dati migliorino continuamente nel tempo.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Panoramica delle Metriche:

• Campione: Numero di documenti di esempio utilizzati per l'addestramento.

• Esportati: Numero di documenti che sono stati esportati con successo dopo il processo.

• Σ Aziendale: Numero totale di documenti specifici dell'azienda elaborati.

• Σ Complessivo: Numero totale di documenti elaborati in tutte le categorie.

1. Opzioni di Addestramento e Test:

• Importa: Consente agli amministratori di importare nuovi set di dati di addestramento che sono tipicamente campioni strutturati di documenti che dovrebbero essere riconosciuti dal sistema.

• Addestra Modello: Avvia il processo di addestramento utilizzando i dati importati per migliorare le capacità di riconoscimento ed estrazione del sistema.

• Test di Classificazione: Consente di testare il modello per valutarne le prestazioni nella classificazione e nell'estrazione dei dati da documenti nuovi o non visti.

1. Pulsanti di Azione:

• Crea Campo: Aggiunge nuovi campi dati che il modello dovrebbe riconoscere ed estrarre.

• Azioni: Questo menu a discesa può includere opzioni come visualizzare dettagli, modificare configurazioni o eliminare dati di addestramento.

Panoramica

Gli script in Docbits sono tipicamente scritti in un linguaggio di scripting supportato dal sistema Python. Vengono attivati durante il flusso di elaborazione dei documenti per applicare logiche aziendali complesse o per garantire l'integrità e l'accuratezza dei dati prima che i dati vengano ulteriormente elaborati o archiviati.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Gestione degli Script:

• Nome: A ciascuno script viene assegnato un nome univoco per l'identificazione.

• Tipo di Documento: Associa lo script a un tipo di documento specifico, determinando su quali documenti lo script verrà applicato.

• Attivazione su: Definisce quando lo script viene attivato (ad esempio, durante il caricamento del documento, prima dell'esportazione dei dati, dopo la convalida dei dati).

• Stato Attivo/Inattivo: Consente agli amministratori di attivare o disattivare gli script senza cancellarli, offrendo flessibilità nei test e nella distribuzione.

1. Editor degli Script:

• Fornisce un'interfaccia in cui gli script possono essere scritti e modificati. L'editor supporta tipicamente l'evidenziazione della sintassi, l'evidenziazione degli errori e altre funzionalità per assistere nello sviluppo degli script.

• Esempio di Script: Gli script possono includere operazioni come il loop attraverso le righe della fattura per convalidare i totali o per rimuovere voci che non soddisfano determinati criteri.

Configurare le notifiche email è fondamentale. Le notifiche email in DocBits possono essere configurate per informare gli utenti su vari eventi legati ai documenti, come: completamento del processo, errori di importazione o esportazione, o richieste di intervento da parte degli utenti. Questo strumento è essenziale per mantenere una comunicazione efficace e la continuità operativa negli ambienti di elaborazione dei documenti. Ecco alcune ragioni per cui questo è importante:

Comunicazione in tempo reale:

• Gli avvisi email consentono agli utenti di essere immediatamente informati su eventi o cambiamenti importanti nel loro sistema di gestione documentale. Questo assicura che tutte le parti interessate siano immediatamente informate su aggiornamenti significativi.

Trasparenza e tracciabilità:

• Configurando le notifiche email, gli utenti possono tracciare e monitorare lo stato degli eventi di elaborazione dei documenti. Questo migliora la trasparenza e la tracciabilità nel sistema di gestione documentale.

Reazioni tempestive:

• La notifica automatica di eventi come rilascio di documenti, commenti o approvazioni consente agli utenti di rispondere rapidamente a richieste o aggiornamenti. Questo aiuta ad aumentare l'efficienza e la produttività.

Automazione dei flussi di lavoro:

• Le notifiche email possono essere integrate nei flussi di lavoro per inviare automaticamente notifiche agli utenti pertinenti quando vengono eseguite determinate azioni. Questo consente un'automazione fluida dei processi aziendali.

Promemoria e scadenze:

• La configurazione delle notifiche email può essere utilizzata per ricordare agli utenti le scadenze imminenti o i compiti in sospeso. Questo aiuta a garantire che i compiti importanti vengano completati in tempo.

In generale, la configurazione delle notifiche email svolge un ruolo importante nel migliorare la comunicazione, aumentando l'efficienza e garantendo che gli eventi di elaborazione dei documenti siano gestiti in modo tempestivo ed efficace. Automatizzando le notifiche, le organizzazioni possono garantire che informazioni importanti non vengano perse e che tutte le parti interessate siano sempre aggiornate.

Questa impostazione è fondamentale per garantire che le parti interessate siano informate sullo stato di elaborazione di documenti importanti, il che aiuta a prendere decisioni rapide e a gestire in modo efficiente i flussi di lavoro documentali.

Ecco alcune best practice per utilizzare efficacemente le notifiche email:

• Design chiaro e informativo: Assicurati che i tuoi messaggi di notifica siano chiari e informativi. Usa un linguaggio conciso per comunicare l'essenza della notifica e fornisci istruzioni chiare o inviti all'azione quando necessario.

• Evitare il sovraccarico di notifiche: Scegli con attenzione le condizioni di attivazione per le tue notifiche per evitare di sovraccaricare gli utenti con notifiche non necessarie. Assicurati che le notifiche vengano attivate solo per eventi rilevanti e che forniscano un reale valore ai destinatari.

• Impostare le priorità: Se le tue notifiche hanno priorità diverse, assicurati che questo sia riflesso nelle impostazioni. Ad esempio, puoi distinguere le notifiche urgenti da quelle meno importanti e agire di conseguenza.

• Aggiornare regolarmente gli indirizzi email: Assicurati che gli indirizzi email degli utenti vengano controllati e aggiornati regolarmente per garantire che le notifiche vengano inviate ai destinatari corretti. Questo è particolarmente importante quando ci sono cambiamenti nel personale o cambiamenti nelle responsabilità.

• Personalizzazione: Se possibile, personalizza le notifiche includendo il nome del destinatario e altre informazioni rilevanti. Questo rende le notifiche più coinvolgenti e aiuta gli utenti a prenderle sul serio.

• Richiedere feedback: Richiedi regolarmente feedback dagli utenti per garantire che le notifiche soddisfino le loro esigenze e siano efficaci. Considera il feedback quando regoli le impostazioni delle tue notifiche.

• Test e monitoraggio: Testa regolarmente i tuoi sistemi di notifica per assicurarti che funzionino correttamente e monitora le prestazioni per identificare e risolvere i problemi precocemente.

Seguendo queste best practice, puoi garantire che le tue notifiche email siano efficaci e aiutare a garantire una comunicazione e collaborazione fluida all'interno della tua organizzazione.

Per accedere alle impostazioni delle notifiche via email, segui questi passaggi:

• Naviga nella sezione Impostazioni Globali nel tuo account utente o nel pannello di amministrazione.

• Cerca l'opzione per le notifiche via email

• Clicca sull'opzione appropriata per aprire le impostazioni delle notifiche via email.

All'interno di queste impostazioni puoi quindi effettuare le configurazioni desiderate per assicurarti di ricevere notifiche secondo le tue preferenze. Ricorda di regolare le impostazioni in base alle tue esigenze e di assicurarti che siano conformi alla politica sulla privacy e agli standard di sicurezza della tua organizzazione.

Crea nuova notifica:

• Clicca il pulsante per aggiungere o creare una nuova notifica.

Caratteristiche e Opzioni Principali

1. Configurazione Notifica Email:

• Nome: Inserisci qui il nome

• L'identificatore per la notifica, che aiuta gli utenti a riconoscere lo scopo dell'impostazione della notifica.

• Tipo di Documento: Seleziona il tipo di documento per il quale desideri ricevere una notifica. Questo potrebbe includere l'aggiunta di un nuovo documento, la cancellazione di un documento, l'aggiornamento di un documento o altri eventi pertinenti.

• Associa la notifica a un tipo di documento specifico, consentendo avvisi mirati in base al ciclo di elaborazione del documento.

• Stato: Specifica lo stato o la condizione che dovrebbe attivare una notifica quando cambia. Questo potrebbe essere uno stato di flusso di lavoro specifico, uno stato di approvazione, uno stato di errore o qualsiasi altro stato pertinente.

• Priorità: seleziona la priorità appropriata. Ad esempio, potrebbe essere "Bassa", "Media" o "Alta".

• Imposta il livello di urgenza della notifica, che può dare priorità all'avviso email nella casella di posta del destinatario.

• Ritardo: Inserisci la quantità di tempo desiderata per specificare il tempo di ritardo prima di inviare la notifica. Questo potrebbe essere fatto in minuti, ore o giorni a seconda delle impostazioni del tuo sistema.

• Configurando un tempo di ritardo prima di inviare la notifica, gli utenti hanno abbastanza tempo per eventuali cancellazioni o correzioni prima che l'avviso venga emesso. Questo può aiutare a prevenire errori e migliorare l'esperienza dell'utente.

• Indirizzo Email: Inserisci gli indirizzi email dei destinatari a cui la notifica dovrebbe essere inviata. Gli utenti possono inserire più indirizzi email per specificare più destinatari. Questo potrebbe significare che le notifiche vengono inviate a indirizzi email specifici in base alle proprietà del documento in questione o al ruolo dell'utente.

Informazioni Utili:

• Invia Email all'Utente Assegnato: Un'impostazione facoltativa che, se abilitata, invia automaticamente le notifiche all'utente assegnato al documento, assicurando che la parte responsabile sia sempre informata.

• Salva: Dopo aver inserito tutte le informazioni richieste, clicca sul pulsante "Salva" per salvare le impostazioni della notifica.

Componenti della Sezione Gruppi e Autorizzazioni

1. Attiva/Disattiva Gruppi e Autorizzazioni: Un'interruttore che consente all'amministratore di sistema di abilitare o disabilitare l'uso di gruppi e autorizzazioni su tutta la piattaforma. Quando disattivato, il sistema potrebbe utilizzare un modello di controllo degli accessi meno dettagliato.

2. Elenco dei Gruppi: Mostra l'elenco dei gruppi utente disponibili all'interno dell'organizzazione. Ogni gruppo può essere configurato con autorizzazioni specifiche. Gli amministratori possono aggiungere nuovi gruppi cliccando sul pulsante "+ Nuovo".

3. Tabella delle Autorizzazioni:

• Visualizzata una volta selezionato un gruppo o durante la configurazione di un nuovo gruppo.

• Elenca tutti i tipi di documento riconosciuti dal sistema (ad esempio, FATTURA, NOTA DI CREDITO, BOLLA DI CONSEGNA).

• Per ciascun tipo di documento, ci sono caselle di controllo per diverse autorizzazioni:

• Visualizza: Autorizzazione a visualizzare il documento.

• Aggiorna: Autorizzazione a modificare il documento.

• Elimina: Autorizzazione a rimuovere il documento dal sistema.

• Prima Approvazione: Autorizzazione a eseguire l'approvazione iniziale del documento.

• Seconda Approvazione: Autorizzazione a eseguire un livello di approvazione secondario (se applicabile).

Per aggiungere un nuovo gruppo o modificare i permessi di un gruppo esistente, puoi fare quanto segue:

• Naviga alle Impostazioni del Gruppo: Accedi al tuo account admin e vai alle Impostazioni del Gruppo nel pannello di amministrazione.

Si aprirà questa finestra:

• Clicca sul pulsante + Nuovo: Se desideri aggiungere un nuovo gruppo, clicca sul pulsante + Nuovo per avviare il processo di aggiunta di un nuovo gruppo.

• Compila la tabella: Fornisci il nome del gruppo e una descrizione del gruppo.

• Salva i dettagli: Una volta che hai compilato il nome e la descrizione del gruppo, clicca sul pulsante "Salva".

Modifica dei Gruppi:

• Modifica Gruppi: Per modificare i gruppi, clicca su "modifica", qui puoi cambiare il nome del gruppo.

• Abilita Gruppi e permessi: Per rendere il gruppo visibile, "Gruppi e permessi" devono essere abilitati.

• Controlla i risultati: Dopo aver salvato, rivedi i risultati per assicurarti che il gruppo sia stato aggiunto, modificato o aggiornato con successo.

I gruppi e i permessi sono fondamentali per la sicurezza e l'efficienza operativa per diversi motivi.

Controllo degli Accessi:

• I gruppi e i permessi consentono agli amministratori di controllare l'accesso a dati e risorse sensibili.

• Assegnando permessi a livello di gruppo, gli amministratori possono esercitare un controllo granulare su chi può accedere a quali informazioni.

• Questo aiuta a prevenire accessi non autorizzati e perdite di dati.

Principio del Minimo Privilegio:

• Il Principio del Minimo Privilegio stabilisce che agli utenti dovrebbero essere concessi solo i permessi necessari per svolgere il proprio lavoro.

• Utilizzando i gruppi, gli amministratori possono gestire in modo efficiente i permessi e garantire che gli utenti possano accedere solo alle risorse rilevanti per il loro particolare ruolo o dipartimento.

Scalabilità ed Efficienza:

• Utilizzare i gruppi rende più facile gestire i permessi degli utenti in grandi organizzazioni con molti utenti e risorse.

• Invece di impostare i permessi singolarmente per ogni utente, gli amministratori possono assegnare i permessi a livello di gruppo, semplificando l'amministrazione e riducendo il carico amministrativo.

Audit e conformità:

• Utilizzare gruppi e permessi consente alle organizzazioni di monitorare le attività di accesso e soddisfare i requisiti di conformità.

• Registrare gli eventi di accesso consente agli amministratori di eseguire audit per garantire che i permessi siano gestiti correttamente e che non si verifichino accessi non autorizzati.

Flessibilità e adattabilità:

• I gruppi e i permessi forniscono flessibilità per adattarsi a esigenze e strutture organizzative in evoluzione.

• Gli amministratori possono creare gruppi basati su dipartimenti, team, progetti o altri criteri e regolare dinamicamente i permessi per garantire che gli utenti abbiano sempre accesso alle risorse di cui hanno bisogno.

In generale, i gruppi e i permessi svolgono un ruolo chiave nell'aumentare la sicurezza dell'infrastruttura IT, migliorare l'efficienza operativa e garantire la conformità con politiche e regolamenti. Gestendo i gruppi e i permessi in modo saggio, le organizzazioni possono proteggere efficacemente i propri dati e risorse promuovendo al contempo la produttività dei dipendenti.

Ecco alcuni scenari in cui diversi gruppi potrebbero necessitare di diversi livelli di accesso:

Aziende con più dipartimenti:

• In un'azienda con diversi dipartimenti come finanza, marketing e risorse umane, i dipendenti di ciascun dipartimento avranno bisogno di accesso a diversi tipi di documenti e risorse.

• Ad esempio, il team finanziario ha bisogno di accesso a rapporti finanziari e fatture, mentre le risorse umane hanno bisogno di accesso ai dati dei dipendenti e alla busta paga.

Organizzazioni sanitarie:

• In un'organizzazione sanitaria, diversi gruppi di dipendenti avranno bisogno di diversi livelli di accesso ai dati dei pazienti.

• Ad esempio, medici e infermieri avranno bisogno di accesso a cartelle cliniche e storie dei pazienti, mentre il personale amministrativo potrebbe aver bisogno di accesso solo ai dati di fatturazione e programmazione.

Istituzioni educative:

• In un'istituzione educativa come un'università, diversi gruppi di utenti avranno bisogno di diversi livelli di accesso alle risorse educative.

• Ad esempio, i professori avranno bisogno di accesso ai materiali del corso e ai voti, mentre gli amministratori avranno bisogno di accesso ai dati finanziari e alle informazioni sugli studenti.

Requisiti legali e di conformità:

• Le aziende potrebbero dover implementare diversi livelli di accesso per soddisfare requisiti legali e di conformità.

• Ad esempio, le istituzioni finanziarie potrebbero dover garantire che solo i dipendenti autorizzati abbiano accesso a dati finanziari sensibili per garantire la conformità a regolamenti come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

Team di progetto:

• In un team di progetto, diversi membri potrebbero richiedere diversi livelli di accesso ai materiali di progetto.

• Ad esempio, i project manager potrebbero aver bisogno di accesso a tutte le risorse del progetto, mentre i consulenti esterni potrebbero avere accesso solo a determinate parti del progetto.

In questi scenari, è importante che i livelli di accesso siano definiti in base ai ruoli e alle responsabilità dei gruppi di utenti per garantire la sicurezza dei dati migliorando al contempo l'efficienza dei dipendenti. Implementando il controllo degli accessi basato sui ruoli, le organizzazioni possono garantire che gli utenti possano accedere solo alle risorse necessarie per la loro rispettiva funzione.

Per modificare, disabilitare o eliminare le notifiche esistenti e adattarle ai cambiamenti nei flussi di lavoro di elaborazione dei documenti o nelle responsabilità degli utenti, puoi fare quanto segue:

Naviga nelle impostazioni delle notifiche: Vai alle impostazioni del tuo sistema dove puoi gestire le notifiche. Puoi trovare queste nella sezione “Impostazioni”, “Impostazioni Globali” e poi sotto “Notifica via Email”.

Cerca l'elenco delle notifiche esistenti: Nelle impostazioni delle notifiche troverai un elenco delle notifiche esistenti. Questo elenco mostra tutte le notifiche attualmente configurate.

Modifica una notifica: Per modificare una notifica esistente, trova la notifica nell'elenco e seleziona l'opzione di modifica. Questo ti consente di cambiare le impostazioni della notifica, come il tipo di documento, lo stato, gli eventi di attivazione o i destinatari.

Disattiva una notifica: Se desideri disattivare temporaneamente una notifica, trova la notifica nell'elenco e seleziona l'opzione per disattivarla. Questo fermerà temporaneamente la notifica senza eliminarla, così potrai riattivarla in seguito se necessario.

Elimina una notifica: Per rimuovere permanentemente una notifica, trova la notifica nell'elenco e seleziona l'opzione di eliminazione. Questo rimuoverà completamente la notifica dal sistema e non potrà essere ripristinata.

Adattati ai Cambiamenti: Rivedi periodicamente le impostazioni delle tue notifiche e adatta se necessario per riflettere i cambiamenti nei flussi di lavoro di elaborazione dei documenti o nelle responsabilità degli utenti. Questo potrebbe includere l'aggiornamento delle notifiche a causa di nuovi eventi, cambiamenti nelle responsabilità o altre modifiche organizzative.

Salva le modifiche: Dopo aver apportato le modifiche, non dimenticare di salvarle affinché abbiano effetto.

Rivedendo e adattando regolarmente le impostazioni delle tue notifiche, puoi garantire che le tue notifiche soddisfino sempre le esigenze e i flussi di lavoro attuali. Questo aiuta a garantire una comunicazione efficiente e assicura che le persone giuste siano avvisate di eventi importanti in modo tempestivo.

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

Se hai problemi con i permessi e non riesci ad accedere a determinati documenti o a eseguire azioni che credi di dover poter fare, i seguenti suggerimenti per la risoluzione dei problemi potrebbero aiutarti:

Controlla le impostazioni dei permessi:

• Controlla le impostazioni dei permessi per i documenti o le risorse in questione per assicurarti che gli utenti abbiano i permessi necessari.

• Assicurati che gli utenti abbiano accesso direttamente o tramite appartenenza a gruppi.

Controlla l'appartenenza ai gruppi:

• Controlla che gli utenti interessati siano effettivamente membri dei gruppi a cui è stato concesso l'accesso.

• Assicurati che gli utenti non siano stati accidentalmente rimossi dai gruppi pertinenti.

Controlla i permessi individuali:

• Controlla che i permessi individuali siano stati impostati a livello utente e possano sovrascrivere i permessi di gruppo.

• Assicurati che questi permessi individuali siano configurati correttamente.

Controlla le impostazioni di eredità:

• Assicurati che i permessi siano ereditati correttamente e non siano bloccati da cartelle padre o altre impostazioni.

Controlla la cronologia dei permessi:

• Controlla la cronologia dei permessi o i registri per vedere se ci sono stati recenti cambiamenti ai permessi che potrebbero causare i problemi attuali.

Testa con un diverso account utente:

• Prova ad accedere ai documenti interessati con un diverso account utente per vedere se il problema è specifico dell'utente o colpisce tutti gli utenti.

Controlla i messaggi di errore:

• Assicurati che gli utenti ricevano messaggi di errore accurati che indicano problemi di permesso. Questo può aiutarti a individuare e diagnosticare il problema in modo più preciso.

Aggiorna i permessi:

• Se tutte le altre soluzioni falliscono, prova a riconfigurare i permessi per gli utenti o i gruppi interessati e assicurati che tutti i permessi richiesti siano concessi correttamente.

Seguendo questi suggerimenti per la risoluzione dei problemi, puoi identificare e risolvere i problemi relativi ai permessi per garantire che gli utenti abbiano i diritti di accesso necessari e possano lavorare in modo efficace.

Creare sotto-organizzazioni all'interno di un sistema di gestione documentale serve a ulteriormente organizzare e differenziare la struttura e la gestione degli account utente, dei documenti e dei flussi di lavoro all'interno di un'organizzazione. Ecco alcuni scopi e benefici della creazione di sotto-organizzazioni:

• Struttura e organizzazione: Le sotto-organizzazioni rendono possibile creare una struttura gerarchica all'interno del sistema di gestione documentale. Questo può aiutare a organizzare gli account utente e i documenti per dipartimento, team, posizione o altri criteri rilevanti per una gestione più chiara ed efficiente.

• Gestione dei permessi: Creando sotto-organizzazioni, gli amministratori possono impostare permessi granulari e controlli di accesso per diversi gruppi di utenti. Ciò significa che utenti o gruppi specifici possono accedere solo ai documenti e alle risorse pertinenti alla loro rispettiva sotto-organizzazione, migliorando la sicurezza e la privacy.

• Flussi di lavoro e collaborazione: Le sotto-organizzazioni possono facilitare la collaborazione e la comunicazione all'interno di team o dipartimenti specifici centralizzando l'accesso a documenti, progetti o compiti condivisi. Questo promuove efficienza e coordinamento quando si collabora su progetti o flussi di lavoro comuni.

• Reportistica e analisi: Organizzando gli account utente e i documenti in sotto-organizzazioni, è possibile creare report dettagliati e analisi sulle attività e le performance di singoli team o dipartimenti. Questo consente ad amministratori e manager di ottenere informazioni sull'uso del sistema di gestione documentale a livello organizzativo.

• Scalabilità e flessibilità: Le sotto-organizzazioni forniscono una struttura scalabile che può crescere con la crescita e i cambiamenti dell'organizzazione. Nuovi team o dipartimenti possono essere facilmente aggiunti e integrati in modo appropriato nello schema sotto-organizzativo esistente senza influenzare la struttura complessiva del sistema di gestione documentale.

In generale, le sotto-organizzazioni consentono una gestione e un'organizzazione più efficaci degli account utente, dei documenti e dei flussi di lavoro all'interno di un sistema di gestione documentale migliorando la struttura, la sicurezza e la collaborazione.

Come accedere a questa funzionalità

In Impostazioni, Impostazioni globali → Gruppi, Utenti e Permessi → Sotto-Organizzazioni come mostrato di seguito.

Verrai quindi portato a una pagina che appare simile a questa:\

Qui troverai le tue sotto-organizzazioni precedentemente create, così come dove puoi creare nuove sotto-organizzazioni.

Le Impostazioni Utente sono un'area in un sistema dove gli utenti possono regolare le preferenze personali, le impostazioni dell'account e le impostazioni di sicurezza. Tipicamente, le impostazioni utente includono opzioni come la modifica della password, le informazioni del profilo, le preferenze di notifica e, possibilmente, permessi individuali per accedere a determinate funzionalità o dati.

Nella maggior parte delle organizzazioni, solo le persone autorizzate hanno accesso alle impostazioni utente, di solito amministratori o amministratori di sistema. Questo perché le impostazioni possono contenere informazioni sensibili che potrebbero compromettere la sicurezza del sistema se modificate da persone non autorizzate. Gli amministratori sono in grado di gestire le impostazioni utente per garantire che siano conformi alle politiche e ai requisiti organizzativi e che l'integrità del sistema sia mantenuta.

1. Barra di Ricerca: Consente agli amministratori di trovare rapidamente gli utenti cercando i loro nomi o altri dettagli.

2. Elenco Utenti: Mostra un elenco di utenti con le seguenti colonne:

   • Nome: Il nome completo dell'utente.

   • Email: L'indirizzo email dell'utente, che è probabilmente utilizzato come identificatore di accesso.

   • Admin: Una casella di controllo che indica se l'utente ha privilegi amministrativi. Gli amministratori di solito hanno accesso a tutte le impostazioni e possono gestire altri account utente.

   • Azioni: Questa colonna include tipicamente pulsanti o link per eseguire azioni come modificare i dettagli dell'utente, reimpostare le password o eliminare l'account utente.

3. Pulsante Aggiungi Utente: Questo pulsante viene utilizzato per creare nuovi account utente. Cliccando su di esso si aprirà tipicamente un modulo dove puoi inserire i dettagli del nuovo utente, come il nome, l'email e se devono avere diritti di amministratore.

Istruzioni passo passo per aggiungere un nuovo utente:

• Accedi alla Gestione Utenti: Naviga su Impostazioni - Impostazioni Globali - Gruppi, Utente e Permessi - Utente, dove puoi aggiungere nuovi utenti.

• Aggiungi nuovo utente: Nelle impostazioni utente, clicca su “Aggiungi utente”

• Compilare il modulo: Apparirà un modulo dove puoi inserire le informazioni per il nuovo utente. Le informazioni tipiche includono:

• Nome Utente: Nome unico per l'utente utilizzato per accedere.

• Nome e Cognome: Nome dell'utente.

• Indirizzo Email: L'indirizzo email dell'utente utilizzato per comunicazioni e notifiche.

• Password: Una password per l'utente che deve essere conforme alle politiche di sicurezza.

• Ruolo Utente: Imposta il ruolo dell'utente, ad esempio, utente standard o amministratore.

Crea una nuova Sotto-Organizzazione:

Clicca sul pulsante + NUOVO

Verrà visualizzato il seguente menu:

Inserisci i dettagli della sotto-organizzazione che desideri creare, il nome e la descrizione, quindi clicca sul pulsante SALVA. Dovresti quindi trovare la tua nuova sotto-organizzazione in fondo all'elenco delle sotto-organizzazioni esistenti.

Modifica delle sotto-organizzazioni

Gestisci Utenti:

• Aggiunta Utenti: Gli amministratori possono creare nuovi account utente e assegnarli alla sotto-organizzazione appropriata.

• Assegnazione Ruoli e Permessi: Gli amministratori possono impostare i ruoli e i permessi per gli utenti all'interno di una sotto-organizzazione. Questo comporta tipicamente l'assegnazione dei diritti di accesso a documenti, cartelle o funzioni specifiche nel sistema di gestione dei documenti.

• Gestisci dettagli del profilo: Gli amministratori possono modificare i dettagli del profilo degli utenti all'interno della sotto-organizzazione, come ad esempio: informazioni di contatto o affiliazione al dipartimento. Questo consente una gestione aggiornata e accurata dei dati degli utenti.

Puoi aggiungere un nuovo utente all'organizzazione e avere l'opzione di rimuovere l'utente da altri gruppi.

Modifica Utente:

• Modifica impostazioni della sotto-organizzazione: Gli amministratori possono modificare le impostazioni e le proprietà di una sotto-organizzazione, inclusi il nome, la descrizione o il livello gerarchico all'interno del sistema.

• Modifica dettagli utente: Gli amministratori possono modificare i dettagli di singoli utenti all'interno di una sotto-organizzazione, ad esempio per regolare i loro diritti di accesso o aggiornare le loro informazioni di contatto.

Elimina Utente:

• Eliminazione delle sotto-organizzazioni: Gli amministratori possono anche avere la possibilità di eliminare sotto-organizzazioni se non sono più necessarie o se è necessaria una ristrutturazione della struttura organizzativa. Quando si elimina una sotto-organizzazione, gli amministratori devono assicurarsi che tutti gli utenti e i dati associati siano gestiti correttamente.

Queste funzionalità di gestione consentono agli amministratori di gestire e adattare efficacemente gli account utente e le strutture organizzative all'interno di un sistema di gestione dei documenti per soddisfare le esigenze e i processi in evoluzione dell'azienda.

Il ruolo di un amministratore è cruciale per la gestione dei sistemi IT, delle reti e delle piattaforme digitali in un'organizzazione. Un amministratore ha permessi e responsabilità avanzati che gli consentono di controllare vari aspetti dell'infrastruttura tecnica e garantire che venga gestita in modo efficiente e sicuro. Ecco alcune delle principali responsabilità di un amministratore:

• Gestione degli utenti: Gli amministratori gestiscono gli account utente, i diritti di accesso e i permessi. Creano nuovi account utente, assegnano i permessi necessari e gestiscono il controllo degli accessi per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere a determinate risorse.

• Sicurezza: Gli amministratori sono responsabili della sicurezza dei sistemi IT per proteggere contro la perdita di dati e l'accesso non autorizzato.

• Risoluzione dei problemi e supporto: L'amministratore è spesso il primo punto di contatto per questioni tecniche. Aiutano gli utenti a risolvere problemi e garantiscono che il sistema funzioni senza intoppi.

Oltre a queste responsabilità, gli amministratori sono anche incaricati di gestire impostazioni sensibili e garantire che i sistemi soddisfino i requisiti di conformità e le migliori pratiche di sicurezza delle informazioni. Ciò include la gestione dei dati sensibili, la configurazione dei controlli di accesso e dei permessi, e il monitoraggio e l'analisi dei registri di sistema per identificare e affrontare potenziali rischi per la sicurezza.

Migliori Pratiche di Sicurezza

La sicurezza è un aspetto essenziale di qualsiasi organizzazione, specialmente quando si tratta di gestire account utente e diritti di accesso. Ecco alcune migliori pratiche per mantenere un protocollo di gestione degli utenti sicuro:

• Aggiornamenti regolari delle password: Incoraggiare gli utenti a aggiornare regolarmente le proprie password per mantenere sicuri i propri account. Stabilire politiche di complessità delle password e richiedere l'uso di password forti che includano una combinazione di lettere, numeri e caratteri speciali.

• Monitorare le azioni degli amministratori: Implementare meccanismi per monitorare le attività degli amministratori per rilevare attività sospette o insolite. Registrare tutte le azioni degli amministratori, inclusi gli accessi a dati o impostazioni sensibili, per garantire responsabilità e identificare potenziali violazioni della sicurezza.

• Limitare il numero di amministratori: Ridurre il numero di amministratori al minimo e concedere privilegi amministrativi solo a coloro che ne hanno realmente bisogno. Limitando il numero di amministratori, si riduce il rischio di violazioni della sicurezza e si semplifica la gestione e il monitoraggio degli account utente.

• Autenticazione a Due Fattori (2FA): Implementare un'autenticazione a due fattori per gli account amministratore per aumentare ulteriormente la sicurezza. Questo introduce un ulteriore passaggio di sicurezza che garantisce che, anche in caso di compromissione di una password, un attaccante non possa accedere in modo non autorizzato all'account.

• Controlli di sicurezza regolari: Eseguire controlli di sicurezza e audit regolari per identificare e risolvere potenziali vulnerabilità o punti deboli. Verificare i diritti di accesso e i permessi degli account utente per garantire che soddisfino i requisiti e le migliori pratiche attuali.

• Formazione e consapevolezza: Formare regolarmente i dipendenti e gli amministratori sulle migliori pratiche di sicurezza e sulla consapevolezza degli attacchi di phishing e di altre minacce informatiche. Far loro comprendere l'importanza della sicurezza e incoraggiarli a segnalare attività sospette.

Implementando queste migliori pratiche, le organizzazioni possono migliorare la sicurezza del loro protocollo di gestione degli utenti e ridurre al minimo il rischio di violazioni della sicurezza e perdita di dati. È importante considerare la sicurezza come un processo continuo e apportare aggiornamenti e modifiche regolari per tenere il passo con le minacce e i requisiti di sicurezza in continua evoluzione.

• Accesso come amministratore: Accedi con i tuoi privilegi di amministratore.

• Accesso alla gestione utenti: Naviga nelle impostazioni utente dove puoi modificare gli utenti esistenti.

• Selezione degli utenti: Trova e seleziona l'utente i cui dettagli desideri modificare. Questo può essere fatto cliccando sul nome utente o su un pulsante di modifica accanto all'utente.

• Modifica dei dettagli utente: Apparirà un modulo contenente i dettagli attuali dell'utente. Modifica i campi richiesti secondo le modifiche che desideri apportare. I dettagli tipici da modificare includono:

  • Nome e cognome

  • Indirizzo email

  • Ruolo utente o livello di autorizzazione

• Salvataggio delle Modifiche: Rivedi eventuali modifiche apportate e clicca su Salva per salvare i nuovi dettagli dell'utente.

• Rivedi l'impatto delle modifiche di ruolo: Se hai cambiato il ruolo utente, rivedi l'impatto di quella modifica sui livelli di accesso alla sicurezza. Assicurati che dopo il cambiamento di ruolo, l'utente abbia le autorizzazioni necessarie per continuare a svolgere i propri compiti.

• Invia notifica (opzionale): Puoi inviare una notifica all'utente per informarlo delle modifiche apportate.

Dopo aver completato questi passaggi, i dettagli dell'utente sono stati aggiornati con successo e l'utente ha le nuove informazioni e autorizzazioni secondo le modifiche apportate.

Rimozione degli Utenti:

• Selezione degli Utenti: Trova e seleziona l'utente di cui desideri rimuovere l'accesso. Questo può essere fatto cliccando sul nome utente o su un pulsante di modifica accanto all'utente.

• Rimozione dell'Accesso: Clicca su "elimina" per rimuovere l'utente.

• Conferma: Ti verrà chiesto di confermare la rimozione dell'utente.

• Notifica Opzionale: Puoi inviare opzionalmente una notifica all'utente per informarlo della rimozione del suo accesso.

• Rivedi Compiti e Documenti: Prima di rimuovere l'utente, rivedi quali compiti o documenti sono assegnati all'utente. Sposta o trasferisci la responsabilità per quei compiti o documenti a un altro utente per assicurarti che nulla venga perso o lasciato incompleto.

• Salva Modifiche: Conferma la rimozione dell'utente e salva le modifiche.

Seguendo questi passaggi, puoi assicurarti che l'accesso dell'utente venga rimosso in modo sicuro mentre gestisci correttamente tutti i compiti e documenti pertinenti.

Nelle impostazioni "Gestione della Cache", sarai in grado di attivare la cancellazione automatica per la Cache delle Consegne Ricevute, la Cache degli Ordini di Acquisto e la Cache di Attività e Notifiche.

Con il Tempo di vita, breve TTL, puoi configurare quanto tempo deve passare prima che una cache venga cancellata.

Questo documento fornisce una spiegazione approfondita delle regole di risoluzione dei conflitti utilizzate nel sistema di fatturazione DocBits. Queste regole sono progettate per gestire automaticamente le discrepanze tra i dettagli della fattura e i dati dell'ordine di acquisto (PO), garantendo una riconciliazione finanziaria accurata. Il sistema applica queste regole per elaborare le righe delle fatture, le spese e le tasse, e genera aggiustamenti o note appropriate quando necessario.

Struttura delle Regole

1. Metadati

• versione: Identifica la versione del file di mapping.

• revisione: Numero di revisione per il tracciamento delle modifiche.

• autore: Indica il creatore del file di mapping.

• descrizione: Una breve descrizione dello scopo del file.

• created_at & updated_at: Timestamp per quando il file è stato creato e aggiornato l'ultima volta.

2. Configurazione dell'Esportazione

La sezione di configurazione dell'esportazione definisce il mapping tra i campi dati nel sistema e i campi corrispondenti nei file di esportazione.

• Intestazione: Definisce i campi di intestazione per i dati della fattura esportata.

• Righe Fiscali: Specifica i campi per gli articoli delle righe fiscali nell'esportazione.

• Spese di Intestazione Ordine: Mappa i campi relativi a spese aggiuntive a livello di intestazione dell'ordine.

• Righe di Ricevuta: Mappa i campi per singoli articoli in una ricevuta.

• Spese di Riga Ordine: Definisce i campi per le spese relative a righe specifiche dell'ordine.

• Righe di Costo: Specifica i campi per le righe di allocazione dei costi.

• Nota di Debito & Nota di Credito: Definisce i campi per generare note di debito e di credito in caso di discrepanze.

3. Regole di Risoluzione dei Conflitti

Queste regole gestiscono le discrepanze tra i dati della fattura e i dati corrispondenti del PO. Ogni regola è composta da diversi componenti:

• Nome: Il nome descrittivo della regola, che indica il tipo di discrepanza che affronta.

• Sezione: Indica quale parte della fattura (ad es., receipt_lines, line_charges) la regola si applica.

• Attivo: Valore booleano (true o false) che indica se la regola è attualmente attiva.

• Criteri di Corrispondenza: Condizioni che attivano la regola in base ai confronti tra i dati effettivi della fattura e i dati attesi del PO.

• Azioni: Definisce cosa dovrebbe fare il sistema quando la regola viene attivata, inclusi aggiustamenti dei valori, applicazione di spese o generazione di note di credito/debito.

Elementi Comuni nelle Regole

Operatori di Confronto

Questi operatori definiscono come i valori effettivi della fattura vengono confrontati con i valori attesi del PO:

• uguale

• maggiore di

• maggiore o uguale a

• minore di

• minore o uguale a

• entro tolleranza

• fuori tolleranza

Stato di Approvazione

Indica se una discrepanza è approvata o meno:

• approvato

• rifiutato

• qualsiasi

Tipi di Azione

Definisce azioni specifiche da intraprendere quando viene rilevata una discrepanza:

• riga di ricevuta

• riga di costo

• spesa di intestazione

• spesa di riga

• riga fiscale

• riga di ricevuta nota di debito

• riga di costo nota di debito

• spesa di intestazione nota di debito

• spesa di riga nota di debito

• riga di ricevuta nota di credito

• riga di costo nota di credito

• spesa di intestazione nota di credito

• spesa di riga nota di credito

• riga fiscale nota di credito

Esempi di Regole

Caso 1, 2, 3: Quantità e Prezzo Unitario Entro Tolleranza

• Scopo: Gestisce scenari in cui sia la quantità che il prezzo unitario sulla fattura sono entro i limiti di tolleranza accettati rispetto al PO.

• Azione: Il sistema accetta i valori della fattura e calcola l'importo totale.

Caso 4, 5: Quantità Entro Tolleranza, Prezzo Unitario Fuori Tolleranza (Approvato)

• Scopo: Si applica quando la quantità è entro tolleranza ma il prezzo unitario è fuori tolleranza ed è stato approvato.

• Azione: Il sistema aggiusta il prezzo unitario per corrispondere al PO e applica eventuali spese di riga necessarie.

Caso 6: Quantità Entro Tolleranza, Prezzo Unitario Fuori Tolleranza Negativa (Rifiutato)

• Scopo: Si occupa di casi in cui il prezzo unitario è inferiore a quanto previsto e fuori dal range di tolleranza, portando al rifiuto.

• Azione: Il sistema aggiusta il prezzo unitario per corrispondere al PO, genera una nota di credito per la differenza e applica le spese di intestazione secondo necessità.

Gestione delle Spese e delle Tasse

Spesa per Tolleranza per Unità

• Le regole sotto questa categoria gestiscono le discrepanze nelle spese per unità, con azioni specifiche basate sul fatto che la spesa sia entro o fuori tolleranza e se sia approvata o rifiutata.

Aggiustamenti delle Righe Fiscali

• Queste regole gestiscono le discrepanze fiscali aggiustando le righe fiscali o generando note di credito o debito corrispondenti in base alle differenze tra i dati fiscali della fattura e del PO.

Enums e Opzioni

• Enums: Elenchi predefiniti di valori che garantiscono coerenza tra le regole (ad es., operatori di confronto, tipi di approvazione).

• Opzioni: Scelte predefinite per gestire quantità o prezzi unitari, offrendo flessibilità nelle definizioni delle regole.

Spiegazione degli Screenshot

Screenshot 1: Interfaccia di Gestione delle Regole

Questo screenshot mostra l'interfaccia di Gestione delle Regole dove gli amministratori possono visualizzare e gestire tutte le regole di risoluzione dei conflitti. Gli elementi chiave includono:

• Pulsante Aggiungi Regola: Consente di aggiungere nuove regole.

• Elenco delle Regole: Mostra tutte le regole attive con dettagli come nome, sezione e stato attivo.

• Menu a Discesa Sezione: Filtra le regole in base alla sezione a cui si applicano (ad es., Righe di Ricevuta, Spese di Riga).

Screenshot 2: Modifica Dettagliata della Regola

Questo screenshot illustra la vista dettagliata di una specifica regola in fase di modifica. Gli elementi chiave includono:

• Sezione Criteri: Definisce le condizioni sotto le quali la regola viene attivata. Ad esempio, i criteri potrebbero specificare che se la quantità e il prezzo unitario differiscono dal PO ma sono entro tolleranza, la regola dovrebbe essere applicata.

• Sezione Azioni: Specifica quali azioni dovrebbero essere intraprese quando i criteri sono soddisfatti. Questo può includere l'aggiustamento delle righe della fattura, la generazione di note di credito o debito, o l'applicazione di spese aggiuntive.

• Tipo di Documento ed Elementi di Costo: Consente all'amministratore di mappare azioni specifiche a tipi di documento ed elementi di costo, fornendo flessibilità nella gestione di diversi scenari.

1. Permessi del Fornitore: Questa impostazione definisce quali azioni un fornitore può o non può compiere all'interno del sistema. Ad esempio, è possibile controllare se i fornitori possono visualizzare solo le proprie transazioni, inviare fatture, accedere alla cronologia dei pagamenti o aggiornare le proprie informazioni. Impostare questi permessi aiuta a mantenere la sicurezza del sistema e garantisce che i fornitori accedano solo ai dati necessari per le loro interazioni con la tua azienda.

2. Gruppo Fornitori: I fornitori possono essere categorizzati in diversi gruppi in base a criteri come il tipo di prodotti che forniscono, la loro posizione geografica o il loro ruolo all'interno della catena di approvvigionamento. La suddivisione dei fornitori consente una gestione più efficiente e può agevolare l'applicazione di flussi di lavoro o regole specifiche a un insieme di fornitori anziché individualmente.

3. Mappatura Utente e Gruppo Fornitori: Questa impostazione coinvolge il collegamento degli utenti all'interno della tua organizzazione a uno o più gruppi di fornitori. Questo è cruciale per gestire quali dipendenti hanno accesso alle informazioni e alle capacità di interazione con specifici gruppi di fornitori. Ad esempio, un responsabile degli acquisti nella tua azienda potrebbe avere bisogno di accesso a tutti i gruppi di fornitori, mentre un project manager potrebbe avere solo bisogno di accedere ai fornitori relativi ai loro progetti.

4. Politica e Dichiarazione sulla Privacy: È essenziale avere politiche chiare e dichiarazioni sulla privacy accessibili ai fornitori riguardo a come verranno utilizzati e protetti i loro dati. Questa impostazione ti consente di gestire e comunicare questi documenti ai fornitori, garantendo il rispetto degli standard legali e costruendo fiducia con i tuoi fornitori mostrando in modo trasparente come vengono gestite le loro informazioni.

Nelle impostazioni "Licenze API", troverai un elenco di tutti i pacchetti utilizzati, la versione del pacchetto utilizzato e le licenze associate.

Nelle impostazioni di "Sincronizzazione dei Dati" nella sezione "Impostazioni di Log", potrai vedere quali dati sono stati sincronizzati e quando è stata effettuata l'ultima sincronizzazione.

Nelle impostazioni di "Gestione delle Attività" nella sezione "Impostazioni di Log", avrai una panoramica di tutte le attività celery, i loro Intervalli, quando l'attività è stata eseguita l'ultima volta e quando verrà eseguita di nuovo. Inoltre, avrai anche l'opzione di eseguire nuovamente un'attività. Se stai cercando un'attività specifica, puoi utilizzare la barra di ricerca per farlo.

Hai la possibilità di ordinare l'elenco utilizzando le piccole frecce accanto al nome della colonna.

Le colonne possono essere riordinate tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinandole nella posizione desiderata.

Panoramica

Il file di configurazione per l'esportazione è un componente cruciale nel portale fornitori, che definisce come i dati vengono mappati tra il portale fornitori e il sistema ERP. Questa configurazione garantisce che i dati vengano trasferiti e sincronizzati accuratamente tra i sistemi, consentendo operazioni fluide ed efficienti.

Struttura del File di Configurazione

Il file di configurazione per l'esportazione è strutturato come un oggetto JSON che contiene più mappature. Ogni mappatura è associata a un programma specifico nel sistema ERP e definisce le azioni da eseguire, i campi da mappare e eventuali condizioni da applicare.

Componenti Chiave

1. Programma

• Definizione: Specifica il programma ERP a cui si applica la mappatura.

• Esempio: "program": "CRS620MI"

2. Azioni

• Definizione: Definisce le azioni che possono essere eseguite, come aggiungere o aggiornare record.

• Esempio:

  Copy

  "actions": {
      "add": "AddSupplier",
      "update": "UpdSupplier"
  }

3. Mappatura

• Definizione: Specifica la mappatura tra i campi nel sistema ERP e i campi nel portale fornitori.

• Componenti:

• erp_field_name: Il nome del campo nel sistema ERP.

• value_field_name: Il nome del campo corrispondente nel portale fornitori.

• value: Un valore statico da utilizzare se non esiste un campo corrispondente nel portale fornitori.

• if_conditions: Condizioni opzionali che determinano il valore in base a determinati criteri.

• Esempio:

{
    "erp_field_name": "SUNO",
    "value_field_name": "supplier_number"
}

4. Logica Condizionale (if_conditions)

• Definizione: Specifica le condizioni che devono essere soddisfatte affinché venga utilizzato un particolare valore.

• Componenti:

• field_name: Il nome del campo nel portale fornitori che viene valutato.

• field_value: Il valore che attiva la condizione.

• then_value: Il valore da utilizzare se la condizione è soddisfatta.

• Esempio:

{
    "erp_field_name": "SUTY",
    "value": "0",
    "if_conditions": [{
        "field_name": "supplier_group",
        "field_value": "FRT",
        "then_value": "5"
    }]
}

5. Cicli (loop_on)

• Definizione: Definisce le sezioni in cui la configurazione deve iterare su un elenco di elementi, come dettagli di indirizzo o di riferimento.

• Esempio:

"loop_on": "address_details"

6. Campi Calcolati (value_field_calculated)

• Definizione: Specifica i campi che devono essere calcolati durante l'esecuzione, come la generazione della data corrente.

• Esempio:

{
    "erp_field_name": "STDT",
    "value_field_calculated": "now()"
}

7. Mappature di Campo con Liste (mapping_field_name e mapping_list)

• Definizione: Mappa valori specifici dal portale fornitori ai valori corrispondenti nel sistema ERP in base a un elenco predefinito.

• Componenti:

• mapping_field_name: Il campo che determina la mappatura.

• mapping_list: Un dizionario che traduce i valori dal portale fornitori al sistema ERP.

• Esempio:

{
    "erp_field_name": "RFID",
    "mapping_field_name": "reference_type",
    "mapping_list": {
        "10": "PURCHASING",
        "15": "DLVRY PHN#",
        "20": "COA",
        "25": "QA",
        "30": "FINANCE",
        "35": "SALES"
    }
}

Esempio di Analisi della Configurazione

Aggiunta e Aggiornamento Fornitori (CRS620MI)

• Programma: CRS620MI

• Azioni:

• Aggiungi Fornitore: AddSupplier

• Aggiorna Fornitore: UpdSupplier

• Campi di Mappatura:

• SUNO → supplier_number

• SUNM → name

• CSCD → supplier_country

• TINO → tax_id

• I campi aggiuntivi includono valori statici e mappature condizionali.

Dettagli Indirizzo (CRS620MI)

• Ciclo Su: address_details

• Azioni:

• Aggiungi Indirizzo: AddAddress

• Aggiorna Indirizzo: AddAddress

• Campi di Mappatura:

• SUNO → supplier_number

• ADR1 → address

• TOWN → city

• I campi aggiuntivi includono campi calcolati come now() per la data corrente.

Dettagli di Riferimento (CRS620MI)

• Ciclo Su: reference_details

• Azioni:

• Aggiungi Riferimento Fornitore: AddSupplierRef

• Aggiorna Riferimento Fornitore: AddSupplierRef

• Campi di Mappatura:

• SUNO → supplier_number

• RFTY → reference_type

• RFID è mappato utilizzando un elenco per tradurre tipi come “PURCHASING”, “QA” e “FINANCE”.

Utilizzo della Configurazione per l'Esportazione

1. Caricamento del File di Configurazione

1. Navigare alla Configurazione per l'Esportazione:

• Vai alla sezione Configurazione per l'Esportazione dal menu principale.

2. Caricare il File di Configurazione:

• Clicca sulle sezioni ION-Mapping File o IDM Mapping File per caricare il rispettivo file di configurazione.

3. Salvare la Configurazione:

• Dopo aver caricato, clicca sul pulsante Salva per applicare la configurazione.

2. Utilizzo dei Modelli Predefiniti

• Clicca sul pulsante Usa Modello Predefinito se desideri tornare al modello di configurazione predefinito fornito dal sistema.

3. Formattazione del JSON

• Usa il pulsante Format per formattare automaticamente il codice JSON per una migliore leggibilità.

Conclusione

Questo file di configurazione è essenziale per garantire che i dati tra il portale fornitori e il sistema ERP siano correttamente mappati e sincronizzati. Comprendendo la struttura e i componenti chiave, gli amministratori possono gestire e personalizzare efficacemente il processo di esportazione per soddisfare le proprie esigenze aziendali specifiche.

Esempio Completo

[{
    "program": "CRS620MI",
    "actions": {
        "add": "AddSupplier",
        "update": "UpdSupplier"
    },
    "mapping": [{
        "erp_field_name": "SUNO",
        "value_field_name": "supplier_number"
    }, {
        "erp_field_name": "SUNM",
        "value_field_name": "name"
    }, {
        "erp_field_name": "SUTY",
        "value": "0",
        "if_conditions": [{
            "field_name": "supplier_group",
            "field_value": "FRT",
            "then_value": "5"
        }]
    }, {
        "erp_field_name": "CSCD",
        "value_field_name": "supplier_country"
    }, {
        "erp_field_name": "DTFM",
        "value_field_name": "date_format"
    }, {
        "erp_field_name": "ORTY",
        "value": "F20"
    }, {
        "erp_field_name": "DT4T",
        "value": "1"
    }, {
        "erp_field_name": "DTCD",
        "value": "2"
    }, {
        "erp_field_name": "CUCD",
        "value_field_name": "currency"
    }, {
        "erp_field_name": "TINO",
        "value_field_name": "tax_id"
    }, {
        "erp_field_name": "PHNO",
        "value_field_name": "supplier_phone"
    }, {
        "erp_field_name": "CRTP",
        "value": "1"
    }, {
        "erp_field_name": "ATPR",
        "value": "1"
    }, {
        "erp_field_name": "SUCL",
        "value_field_name": "supplier_group"
    }, {
        "erp_field_name": "LNCD",
        "value_field_name": "language"
    }, {
        "erp_field_name": "CONO",
        "value": "781_DDD"
    }, {
        "erp_field_name": "TEDL",
        "value": "FOB"
    }, {
        "erp_field_name": "TEPY",
        "value_field_name": "payment_term"
    }, {
        "erp_field_name": "TEPA",
        "value": "001"
    }, {
        "erp_field_name": "PYME",
        "value": "CRP"
    }]
}, {
    "program": "CRS620MI",
    "loop_on": "address_details",
    "actions": {
        "add": "AddAddress",
        "update": "AddAddress"
    },
    "mapping": [{
        "erp_field_name": "SUNO",
        "main_value_field": "supplier_number"
    }, {
        "erp_field_name": "ADTE",
        "value_field_name": "address_type"
    }, {
        "erp_field_name": "ADID",
        "value_field_name": "address_type",
        "if_conditions": [{
            "field_name": "address_type",
            "field_value": "10",
            "then_value": ""
        }]
    }, {
        "erp_field_name": "STDT",
        "value_field_calculated": "now()"
    }, {
        "erp_field_name": "ADR1",
        "value_field_name": "address"
    }, {
        "erp_field_name": "TOWN",
        "value_field_name": "city"
    }, {
        "erp_field_name": "ECAR",
        "value_field_name": "state"
    }, {
        "erp_field_name": "PONO",
        "value_field_name": "postal_code"
    }, {
        "erp_field_name": "CSCD",
        "value_field_name": "supplier_country"
    }]
}, {
    "program": "CRS620MI",
    "loop_on": "reference_details",
    "actions": {
        "add": "AddSupplierRef",
        "update": "AddSupplierRef"
    },
    "mapping": [{
        "erp_field_name": "SUNO",
        "main_value_field": "supplier_number"
    }, {
        "erp_field_name": "RFTY",
        "value_field_name": "reference_type"
    }, {
        "erp_field_name": "RFID",
        "mapping_field_name": "reference_type",
        "mapping_list": {
            "10": "PURCHASING",
            "15": "DLVRY PHN#",
            "20": "COA",
            "25": "QA",
            "30": "FINANCE",
            "35": "SALES"
        }
    }, {
        "erp_field_name": "YRE1",
        "value_field_name": "reference_name"
    }, {
        "erp_field_name": "PHNO",
        "value_field_name": "telephone_no"
    }, {
        "erp_field_name": "EMAL",
        "value_field_name": "email_address"
    }]
}]

Panoramica

La funzionalità dei Modelli di Email consente agli amministratori di creare e personalizzare comunicazioni email che vengono inviate automaticamente ai fornitori. Uno degli elementi chiave utilizzati in questi modelli è il {{magic_link}}, che fornisce un link dinamico personalizzato per ciascun destinatario.

Cos'è {{magic_link}}?

Il {{magic_link}} è un segnaposto che viene sostituito dinamicamente con un URL unico quando l'email viene inviata. Questo URL di solito indirizza il destinatario a completare un'azione, come registrazione, approvazione o accesso a una parte specifica del portale fornitori.

Modifica dei Modelli di Email

Accesso all'Editor dei Modelli di Email

1. Naviga ai Modelli di Email:

   • Vai alla sezione Modelli di Email dal menu principale.

2. Seleziona un Modello da Modificare:

   • Scegli il modello di email che desideri modificare facendo clic sul nome del modello (ad es., "Email di Invito al Fornitore").

3. Modifica il Modello:

   • L'editor ti consente di modificare sia il codice HTML che il design visivo dell'email.

   • Puoi passare tra la modifica visiva e la modifica del codice utilizzando le schede fornite.

Definire {{magic_link}} come Link

Per definire {{magic_link}} come un link cliccabile nell'email, devi assicurarti che sia formattato correttamente nel codice HTML del modello. Segui questi passaggi:

1. Trova la Sezione del Link nel Codice HTML:

   • Nell'editor di codice, trova la sezione in cui desideri che appaia il link magico. Questo di solito è all'interno di un tag <a> (ancora).

2. Inserisci il Segnaposto {{magic_link}}:

   • Sostituisci l'attributo href del tag ancora con {{magic_link}}.

   • Assicurati che il link sia stilizzato in modo appropriato per il modello di email. Ecco un esempio:

   Copy

   <a href="{{magic_link}}" target="_blank" style="
       background-color: #B7184B;
       border-radius: 25px;
       font-family: 'Montserrat', Arial, sans-serif;
       font-size: 14px;
       font-weight: bold;
       padding: 12px 25px;
       color: #FFFFFF;
       text-decoration: none;
       display: inline-block;
       cursor: pointer;">
       Completa la Registrazione
   </a>

3. Personalizza il Testo del Link:

• Modifica il testo tra i tag di apertura <a> e chiusura </a> per riflettere l'azione che desideri che l'utente compia. Ad esempio, “Completa la Registrazione” o “Accedi al Tuo Account”.

1. Salva e Testa il Modello:

• Dopo aver apportato le modifiche, fai clic sul pulsante Salva.

• Puoi utilizzare il pulsante Invia Test per inviare un'email di prova per assicurarti che il link funzioni come previsto.

Migliori Pratiche per l'Utilizzo di {{magic_link}}

• Posizionamento del Link: Posiziona il {{magic_link}} in modo prominente nell'email per garantire che sia facilmente accessibile ai destinatari.

• Chiamata all'Azione Chiara: Il testo all'interno del link dovrebbe essere una chiara chiamata all'azione, come “Completa la Registrazione” o “Conferma la Tua Email.”

• Stile: Assicurati che il link sia stilizzato in modo coerente con il resto del modello di email e si distingua visivamente.

• Test: Invia sempre un'email di prova dopo aver modificato il modello per verificare che il {{magic_link}} si risolva correttamente e che lo stile sia appropriato.

Conclusione

Definendo correttamente il {{magic_link}} nei tuoi modelli di email, puoi garantire che i destinatari ricevano un'email personalizzata e azionabile che li guidi verso il compito appropriato all'interno del tuo portale fornitori. Questo migliora l'esperienza dell'utente e assicura processi di onboarding e comunicazione fluidi.

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Questa documentazione fornisce istruzioni passo-passo per gli amministratori su come definire e utilizzare il {{magic_link}} nei modelli di email, assicurando che le email siano sia funzionali che visivamente attraenti.

Panoramica

L'interfaccia delle Impostazioni Generali del Fornitore fornisce agli amministratori strumenti essenziali per personalizzare il portale dei fornitori. Le caratteristiche principali includono la possibilità di caricare un logo aziendale e definire la politica e l'informativa sulla privacy. Queste impostazioni sono cruciali per mantenere la coerenza del marchio e garantire la conformità ai requisiti legali.

Carica Logo

Scopo

La funzione Carica Logo consente agli amministratori di personalizzare il portale dei fornitori caricando il logo della propria azienda. Questo migliora il riconoscimento del marchio e fornisce un'esperienza visiva coerente per gli utenti che accedono al portale.

Passaggi per Caricare un Logo

1. Accedi alle Impostazioni Generali del Fornitore:

   • Naviga alla sezione Impostazioni Generali del Fornitore dal menu principale.

2. Trova la Sezione Carica Logo:

   • Scorri verso il basso fino alla sezione Carica Logo all'interno della pagina delle impostazioni.

3. Carica un Nuovo Logo:

   • Clicca sull'area Carica Logo per aprire la finestra di selezione file.

   • Seleziona il file immagine che desideri caricare. I formati supportati includono tipicamente .png, .jpg o .jpeg.

   • Il logo caricato verrà visualizzato nell'area di anteprima.

4. Salva il Logo Caricato:

   • Una volta caricato il logo, clicca sul pulsante Salva per applicare le modifiche.

   • Il nuovo logo verrà ora visualizzato in tutto il portale dei fornitori.

Migliori Pratiche

• Dimensioni del Logo: Assicurati che le dimensioni del logo siano ottimizzate per le visualizzazioni desktop e mobili. Il sistema potrebbe offrire linee guida o ridimensionamento automatico.

• Dimensione del File: Utilizza un file immagine compresso per ridurre i tempi di caricamento e migliorare l'esperienza dell'utente.

• Coerenza del Marchio: Utilizza lo stesso logo su tutte le piattaforme per mantenere un'identità di marchio coerente.

Politica e Informativa sulla Privacy

Scopo

La sezione Politica e Informativa sulla Privacy consente agli amministratori di caricare o definire i documenti legali che regolano l'uso del portale dei fornitori. Questi documenti sono critici per la conformità ai requisiti legali e normativi, delineando i termini di utilizzo, le politiche di protezione dei dati e altre informazioni essenziali per gli utenti.

Passaggi per Caricare la Politica e l'Informativa sulla Privacy

1. Accedi alle Impostazioni Generali del Fornitore:

   • Naviga alla sezione Impostazioni Generali del Fornitore dal menu principale.

2. Trova la Sezione Politica e Informativa sulla Privacy:

   • Scorri verso il basso fino alla sezione Politica e Informativa sulla Privacy.

3. Carica o Aggiorna i Documenti:

   • Clicca sul pulsante Carica Documento per selezionare il/i file rilevante/i.

   • Scegli il file del documento dal tuo spazio di archiviazione locale. I formati supportati includono tipicamente .pdf, .docx o .txt.

   • I documenti caricati verranno elencati in questa sezione per la revisione.

4. Salva le Modifiche:

   • Dopo aver caricato o aggiornato i documenti, clicca sul pulsante Salva per garantire che le nuove politiche siano applicate.

Migliori Pratiche

• Aggiornamenti Regolari: Rivedi e aggiorna regolarmente la Politica e l'Informativa sulla Privacy per garantire che siano conformi ai più recenti requisiti legali e alle politiche aziendali.

• Chiarezza e Accessibilità: Assicurati che i documenti caricati siano chiari, concisi e accessibili a tutti gli utenti. Considera di fornire traduzioni se la tua base di fornitori è internazionale.

• Revisione Legale: Fai rivedere tutti i documenti da un legale prima di caricarli per garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti pertinenti.

Panoramica

Gli Alberi Decisionali sono una funzionalità potente che consente il routing automatizzato e il processo decisionale basato su regole predefinite. Questa funzionalità è particolarmente utile in ambienti complessi dove è necessario valutare varie condizioni per determinare il corretto corso d'azione, come l'assegnazione dei prezzi, la determinazione delle quantità o il routing dei documenti.

Componenti Chiave

• Elenco Alberi Decisionali: Questa è l'interfaccia principale dove sono elencati tutti gli alberi decisionali esistenti. Ogni albero decisionale può essere associato a un tipo di documento specifico come una FATTURA o un PREVENTIVO.

• Editor Alberi Decisionali: Questa interfaccia consente la creazione e la modifica degli alberi decisionali, dove è possibile definire regole, operatori e azioni da intraprendere quando vengono soddisfatte determinate condizioni.

Interfaccia Albero Decisionale

Elenco Alberi Decisionali

L'elenco degli Alberi Decisionali visualizza tutti gli alberi decisionali disponibili. Ogni voce mostra:

• Nome: Il nome dell'albero decisionale.

• Tipo di Documento: Il tipo di documento associato all'albero decisionale (ad es., FATTURA, PREVENTIVO).

Editor Alberi Decisionali

L'Editor Alberi Decisionali consente di configurare regole che governano come vengono prese le decisioni.

Componenti dell'Editor Alberi Decisionali

• Regole: Ogni regola consiste in condizioni e azioni.

• Seleziona Fonte: Questo menu a discesa consente di specificare il campo sorgente da valutare.

• Seleziona Operatore: Definisce l'operatore logico (ad es., <=, >=, =, !=) da applicare al campo sorgente.

• Risultato: Definisce l'esito o l'azione che dovrebbe essere intrapresa quando le condizioni sono soddisfatte.

• Aggiungi Nuova Riga: Consente di aggiungere ulteriori regole all'albero decisionale.

Esempio di Configurazione di un Albero Decisionale

1. Regola 1:

   • Fonte: Quantità

   • Operatore: <=

   • Valore: 250000

   • Risultato: Assegna a CATMGR_CMM

2. Regola 2:

   • Fonte: Prezzo

   • Operatore: >

   • Valore: 500000

   • Risultato: Assegna a PROCUREMENT_DIRECTOR

Ogni regola viene valutata in sequenza e l'azione corrispondente viene eseguita se le condizioni sono soddisfatte.

Politica dell'Albero Decisionale

La Politica dell'Albero Decisionale definisce come vengono elaborate più regole all'interno di un albero decisionale. Puoi scegliere tra diverse politiche:

• Unica: Garantisce che solo una regola possa corrispondere. Se più di una regola corrisponde, l'albero decisionale segnalerà un errore.

• Prima: La prima regola corrispondente viene applicata e non vengono valutate ulteriori regole.

• Priorità: Le regole vengono valutate in base al loro ordine di priorità. La regola corrispondente con la priorità più alta viene applicata.

• Raccogli (somma): Raccoglie tutte le regole corrispondenti e somma i risultati.

• Raccogli (min/max/count): Raccoglie tutte le regole corrispondenti e seleziona il minimo, il massimo o conta le occorrenze.

• Ordine delle Regole: Applica le regole nell'ordine in cui appaiono nell'albero decisionale.

• Qualsiasi: Qualsiasi regola corrispondente può essere applicata, consentendo molteplici esiti.

Esempio di Politica dell'Albero Decisionale in Azione

Nell'albero decisionale "Prezzo Gruppo Diretto":

• Politica Selezionata: Prima

• Questo significa che non appena una condizione di regola è soddisfatta, la sua azione associata viene applicata e non vengono valutate ulteriori regole.

Esporta e Salva

• Salva: Salva la configurazione attuale dell'albero decisionale.

• Esporta: Consente di esportare la configurazione dell'albero decisionale, che può poi essere importata in un altro ambiente o utilizzata per scopi di backup.

Panoramica

Questa guida spiega come gli amministratori possono definire le impostazioni di controllo accessi per diversi gruppi di utenti in DocBits. Ogni gruppo può essere configurato con permessi personalizzati a livello di documento e di campo.

Gruppi di Controllo Accessi

Il pannello di controllo accessi consente all'amministratore di gestire i gruppi di utenti e i loro rispettivi permessi. Ogni gruppo può avere configurazioni specifiche relative a:

• Accesso ai Documenti: Se il gruppo può accedere a un tipo di documento.

• Permessi a Livello di Campo: Se il gruppo può leggere, scrivere o visualizzare determinati campi all'interno di un documento.

• Permessi di Azione: Quali azioni il gruppo può eseguire, come modificare, eliminare, aggiornare in massa e approvare documenti.

Attivazione

1. Naviga su Impostazioni.

2. Seleziona Elaborazione Documenti.

3. Seleziona Modulo.

4. Attiva Controllo Accessi abilitando il cursore.

Accesso alle Impostazioni del Gruppo

1. Navigare su Impostazioni.

2. Navigare Impostazioni Globali.

3. Seleziona Gruppi, Utenti e Permessi.

4. Selezionare Gruppi e Permessi.

5. Per gestire i permessi di un gruppo, come PROCUREMENT_DIRECTOR, fare clic sui tre punti sul lato destro dello schermo.

6. Selezionare Visualizza Controllo Accessi.

Configurazione dei Permessi per i Gruppi

1. Panoramica del Controllo Accessi:

   • In questa sezione, puoi abilitare o disabilitare l'accesso per tutti i tipi di documento, come Invoice, Credit Note, Purchase Order, e altro ancora.

   • Puoi definire i livelli di accesso come:

     • Accesso: Concede accesso al tipo di documento.

     • Elenco: Definisce se il tipo di documento è visibile nella vista elenco.

     • Visualizza: Specifica la vista predefinita per il documento.

     • Modifica: Concede il permesso di modificare il documento.

     • Elimina: Consente al gruppo di eliminare documenti.

     • Aggiornamento di massa: Abilita l'aggiornamento massivo del tipo di documento.

     • Livelli di Approvazione: Imposta la capacità del gruppo di approvare documenti (Approvazione di Primo e Secondo livello).

     • Sblocca Documento: Definisce se il gruppo può sbloccare un documento per ulteriori modifiche.

   Esempi di impostazioni per PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Invoice: Abilitato per tutti i permessi, inclusi modifica ed elimina.

   • Purchase Order: Abilitato con permessi normali per tutte le azioni.

2. Permessi a Livello di Campo:

   • All'interno di ciascun tipo di documento, campi specifici possono essere configurati con diversi livelli di permessi.

   • I permessi includono:

     • Lettura/Scrittura: Gli utenti possono sia leggere che scrivere nel campo.

     • Lettura/Scrittura proprietario: Solo il proprietario del documento o del campo può scrivere, gli altri possono leggere.

     • Solo Lettura: Gli utenti possono solo visualizzare il campo ma non modificarlo.

     • Lettura proprietario/Scrittura proprietario: Solo il proprietario del documento o del campo può scrivere e leggere.

     • Approvazione: Le modifiche devono essere approvate da utenti autorizzati o dall'amministratore.

     • Nessuno: Nessun permesso specifico è applicato al campo.

Abilitare o disabilitare il sistema di permessi utilizzando l'interruttore ha vari effetti sulla funzionalità in DocBits.

Abilitazione del sistema di permessi:

• Quando il sistema di permessi è abilitato, vengono applicati i permessi di accesso per utenti e gruppi.

• Gli utenti hanno accesso solo alle risorse a cui sono esplicitamente autorizzati ad accedere in base ai permessi assegnati.

• Gli amministratori possono gestire i permessi per singoli utenti e gruppi e garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare i dati.

Disabilitazione del sistema di permessi:

• Quando il sistema di permessi è disabilitato, tutti i permessi di accesso vengono rimossi e gli utenti hanno tipicamente accesso illimitato a tutte le risorse.

• Questo può essere utile quando è necessaria una collaborazione aperta temporanea senza le restrizioni del controllo degli accessi.

• Tuttavia, potrebbe esserci un rischio maggiore di fuga di dati o accesso non autorizzato poiché gli utenti potrebbero essere in grado di accedere a informazioni sensibili a cui non sono autorizzati ad accedere.

Abilitare o disabilitare il sistema di permessi è una decisione importante basata sui requisiti di sicurezza e sul modo in cui l'organizzazione opera. In ambienti in cui la privacy e il controllo degli accessi sono critici, è comune lasciare abilitato il sistema di permessi per garantire l'integrità e la riservatezza dei dati. In altri casi, disabilitare il sistema di permessi può essere temporaneamente necessario per facilitare la collaborazione, ma dovrebbe essere utilizzato con cautela per ridurre al minimo i potenziali rischi per la sicurezza.

Le impostazioni di integrazione giocano un ruolo cruciale nell'efficienza e nella funzionalità di Docbits poiché consentono di garantire un'interazione senza soluzione di continuità con altri strumenti e servizi. Ecco alcune ragioni per cui configurare correttamente le impostazioni di integrazione è importante:

Chiave API

Le impostazioni di integrazione giocano un ruolo cruciale nell'efficienza e nella funzionalità di DocBits poiché consentono di garantire un'interazione senza soluzione di continuità con altri strumenti e servizi. Ecco alcune ragioni per cui configurare correttamente le impostazioni di integrazione è importante:

• Maggiore efficienza: L'integrazione con altri strumenti e servizi può semplificare i flussi di lavoro e aumentare l'efficienza. Ad esempio, i documenti possono essere scambiati automaticamente tra Docbits e un sistema CRM, riducendo l'inserimento manuale e aumentando la produttività.

• Coerenza dei dati: L'integrazione consente lo scambio di dati senza soluzione di continuità tra diversi sistemi, migliorando la coerenza e l'accuratezza dei dati. Questo evita incoerenze o inserimenti duplicati di dati che potrebbero portare a errori.

• Aggiornamenti in tempo reale: L'integrazione consente aggiornamenti in tempo reale tra diverse piattaforme in modo che gli utenti abbiano sempre le informazioni più recenti. Questo è particolarmente importante per i processi aziendali critici che richiedono informazioni in tempo reale.

• Automazione delle attività: L'integrazione consente di automatizzare le attività di routine, risparmiando tempo e risorse. Ad esempio, le notifiche possono essere attivate automaticamente quando si verifica un certo evento in un altro sistema senza la necessità di intervento manuale.

• Miglioramento dell'esperienza utente: Un'integrazione ben configurata garantisce un'esperienza utente senza soluzione di continuità poiché gli utenti non devono passare tra diversi sistemi per accedere alle informazioni rilevanti. Questo migliora la soddisfazione degli utenti e contribuisce all'efficienza.

Per configurare correttamente le impostazioni di integrazione, è importante comprendere i requisiti dell'organizzazione e garantire che l'integrazione sia perfettamente integrata nei flussi di lavoro e nei processi esistenti. Questo richiede una pianificazione, configurazione e monitoraggio approfonditi dell'integrazione per garantire che funzioni senza intoppi e fornisca il valore desiderato.

Panoramica

Le impostazioni del Dashboard sono progettate per aiutare gli amministratori a controllare la presentazione dei dati e l'interazione all'interno del dashboard di DocBits. Queste impostazioni determinano quali informazioni sono immediatamente disponibili al momento del login, garantendo che gli utenti abbiano un accesso rapido ai dati più rilevanti per i loro compiti.

Caratteristiche e Opzioni Chiave

Impostazioni Generali del Dashboard:

• Reimposta filtri: Consente di configurare quando i filtri del dashboard devono essere ripristinati, ad esempio dopo il caricamento di un documento, il riavvio del documento o l'esportazione del documento. Questo aiuta a mantenere una visualizzazione dei dati pulita in base a specifiche fasi del flusso di lavoro.

• Dati dashboard: Controlla se il dashboard deve caricare automaticamente i dati all'accesso dell'utente, il che può aiutare a ridurre i tempi di caricamento e migliorare l'esperienza dell'utente caricando solo i dati quando necessario.

Azione:

• Assegna a: Questa funzione consente agli utenti di definire i permessi per l'assegnazione dei documenti

  • Only for Admin: Solo gli utenti amministratori possono assegnare documenti, indipendentemente dai permessi concessi agli utenti non amministratori.

  • All Users: Tutti gli utenti a cui sono stati concessi i necessari permessi possono assegnare documenti.

• Riavvia: Questa funzione consente agli utenti di definire i permessi per il riavvio dei documenti

  • Only for Admin: Solo gli utenti con privilegi di Admin possono riavviare documenti, indipendentemente dai permessi concessi agli utenti non amministratori.

  • Only Admin and Assignee: Solo gli utenti con privilegi di Admin e l'utente assegnato possono riavviare il documento.

  • All Users: Tutti gli utenti a cui sono stati concessi i necessari permessi possono riavviare documenti.

Filtri:

• Stile filtro stato: Determina lo stile di presentazione dei filtri di stato, che può essere impostato su predefinito o personalizzato in base al focus operativo degli utenti.

• Filtro stato personalizzato: Consente la creazione e l'applicazione di filtri personalizzati che possono mirare a stati specifici dei documenti come "Nuovo", "In Validazione" o "In Esportazione". Questo consente agli utenti di accedere rapidamente ai documenti in specifiche fasi di elaborazione.

Dashboard Spedizione Anticipata:

• Delivered Orders Visibility: Questa funzione consente all'utente di specificare la durata per la quale gli ordini consegnati saranno visibili.

Queste impostazioni del dashboard sono cruciali per garantire che la piattaforma DocBits sia il più reattiva e utile possibile, fornendo agli utenti uno strumento potente per monitorare e gestire le attività di elaborazione dei documenti direttamente dal dashboard.

1. Qualità OCR:

   • Questa impostazione ti consente di definire la percentuale minima di qualità OCR richiesta affinché un documento venga elaborato automaticamente. Include uno slider che puoi regolare per impostare la soglia, ad esempio al 75%, al di sotto della quale il sistema non può garantire un'estrazione riuscita. Se la qualità OCR di un documento scende al di sotto di questa soglia, puoi scegliere di far sì che il sistema esegua azioni specifiche, come rieseguire l'OCR dopo conferma manuale.

2. Impostazioni OCR generali:

   • Utilizza E-Text se disponibile: Questa opzione, quando abilitata, consente al sistema di utilizzare il testo elettronico incorporato nei PDF o in altri tipi di documenti per migliorare l'accuratezza.

   • Utilizza DESKEW se disponibile: Questa funzione corregge l'allineamento del documento, il che aiuta a migliorare l'accuratezza dell'OCR raddrizzando eventuali scansioni inclinate.

3. Impostazioni OCR per tabelle:

   • Utilizza dati AI per le tabelle se disponibile: Questa impostazione consente l'uso di tecnologie AI per riconoscere ed estrarre meglio le tabelle dai documenti acquisiti, sfruttando modelli di apprendimento automatico per identificare e strutturare i dati tabellari in modo accurato.

4. Impostazioni OCR per i campi dell'intestazione:

   • Utilizza Estrazione Regole: Quando abilitata, questa impostazione consente al sistema di applicare regole predefinite per estrarre dati dai campi dell'intestazione, che possono essere fondamentali per identificare correttamente sezioni del documento come numeri di fattura, date, ecc.

   • Utilizza Estrazione AI: Questa opzione utilizza modelli AI per estrarre in modo intelligente i campi dell'intestazione, che possono essere più adattabili alle variazioni nei layout e stili dei documenti.

Il "Master Data Lookup" nelle impostazioni di elaborazione dei documenti consente un approccio completo e integrato alla gestione e convalida dei dati del documento sincronizzandoli con il sistema ERP Infor. Ecco come aiuta a razionalizzare la convalida e l'ottimizzazione dell'elaborazione dei documenti all'interno del tuo ambiente ERP:

1. Gestione centralizzata dei dati: Questa funzionalità funge da repository centrale in cui i dati provenienti da varie fonti come fornitori, indirizzi dei clienti, codici fiscali e altro possono essere memorizzati e gestiti. Fornisce un punto di riferimento unico per tutti i dati principali, garantendo coerenza e precisione in tutta l'organizzazione.

2. Convalida contro i dati ERP: Sincronizzando i dati principali come le informazioni sui fornitori da Infor a Docbits, è possibile convalidare automaticamente i dati estratti dai documenti rispetto ai dati del tuo ERP. Ciò garantisce che le informazioni elaborate (come nomi dei fornitori, indirizzi e codici fiscali) corrispondano ai dati presenti nel sistema ERP, riducendo gli errori e le discrepanze.

3. Agevola l'automazione: Avere un sistema robusto di ricerca dati principali aiuta ad automatizzare l'elaborazione dei documenti in arrivo. Ad esempio, gli ordini di acquisto o le fatture possono essere controllati automaticamente per la correttezza dei dati del fornitore, approvati se corrispondono o contrassegnati per la revisione in caso di discrepanze.

4. Migliora l'integrità dei dati: Gli aggiornamenti regolari dal sistema ERP alla ricerca dati principali garantiscono che i dati utilizzati per l'elaborazione dei documenti siano aggiornati. Ciò riduce il rischio di elaborare documenti basati su informazioni obsolete, migliorando così l'integrità complessiva delle transazioni commerciali.

5. Efficienza nell'elaborazione dei documenti: Con i dati principali direttamente collegati e costantemente aggiornati, l'elaborazione dei documenti diventa più efficiente. I documenti possono essere classificati e instradati automaticamente in base ai criteri specifici impostati nei dati principali, come termini specifici del fornitore o normative fiscali applicabili a diversi tipi di transazioni.

Nella sezione "Impostazioni di esportazione" delle impostazioni di elaborazione dei documenti, gestisci come i documenti vengono esportati dopo l'elaborazione. Ciò include la configurazione di vari metodi di esportazione adattati a esigenze specifiche, come trasferimenti diretti di file o integrazioni con sistemi aziendali come Infor. Ecco una panoramica delle opzioni e delle funzionalità all'interno di questa impostazione:

1. Selezione del metodo di esportazione: Puoi scegliere come i documenti devono essere esportati. I metodi comuni includono SFTP, webhook e integrazione diretta con sistemi come Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) e altre opzioni correlate a Infor. Ogni metodo supporta diversi tipi di flussi di lavoro e requisiti di integrazione.

2. Dettagli della configurazione:

   • Per SFTP, di solito è necessario specificare l'URL del server, il nome utente, la password e la cartella di destinazione in cui i documenti verranno caricati.

   • Per le integrazioni con Infor, potresti dover configurare mapping specifici o fornire chiavi API per garantire che i documenti vengano elaborati correttamente e inviati all'ecosistema Infor, allineandosi con la struttura dati esistente e i flussi.

3. Personalizzazione: A seconda del tipo di documento (ad esempio, fatture, conferme d'ordine) e della sotto-organizzazione, è possibile configurare diverse impostazioni di esportazione per soddisfare varie regole aziendali o requisiti di conformità.

4. Flessibilità dell'integrazione: L'interfaccia consente di avere più configurazioni di integrazione attive contemporaneamente, consentendo agli utenti di gestire efficientemente vari tipi di documenti e destinazioni. Questa configurazione modulare garantisce che diverse parti dell'azienda possano utilizzare flussi di lavoro personalizzati senza influenzarsi reciprocamente.

5. Aggiunta e modifica delle configurazioni: Gli utenti possono aggiungere nuove configurazioni o modificare quelle esistenti specificando dettagli come il tipo di documento, il metodo di esportazione e le credenziali o le impostazioni specifiche del metodo di esportazione scelto.

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Le impostazioni "Classificazione ed Estrazione" nel sistema di elaborazione dei documenti forniscono opzioni per configurare come i documenti vengono gestiti automaticamente all'input:

1. Divisione dei Documenti: Questa impostazione ti consente di scegliere se dividere i documenti in base a criteri specifici o mantenerli come un unico documento. Questo può essere utile quando si elaborano documenti che hanno sezioni distinte multiple ma vengono caricati come un unico file.

2. Formattazione degli Importi: Qui puoi abilitare opzioni come l'arrotondamento degli importi totali negli ordini. Ciò garantisce che i dati estratti siano allineati con i formati e le regole finanziarie attese, riducendo gli errori nell'elaborazione finanziaria.

3. Estrazione delle Tabelle: Questa funzionalità consente l'estrazione automatizzata dei dati dalle tabelle all'interno dei documenti. Puoi specificare se estrarre tutte le tabelle, solo quelle rilevanti per scopi di costo, o identificare ed estrarre automaticamente i codici fiscali. Questo migliora notevolmente l'accuratezza e l'efficienza dell'estrazione dati dai formati strutturati all'interno dei documenti.

4. Configura Regola di Classificazione: Questa opzione ti consente di definire modelli e criteri specifici che aiutano il sistema a classificare e categorizzare automaticamente i documenti durante l'elaborazione. Questo potrebbe basarsi su modelli di testo, tipi di documento o altri metadati associati ai documenti.

Nell'impostazione "Scadenza dei documenti" sotto la sezione "ELABORAZIONE DOCUMENTI", è possibile configurare gli orari di eliminazione automatica per i documenti all'interno del sistema. Questa funzionalità è particolarmente utile per gestire le politiche di conservazione dei dati e garantire la conformità alle normative legali o organizzative riguardanti l'archiviazione dei documenti.

Ecco cosa fa ciascuna impostazione:

1. Elimina documento dopo: Questo menu a discesa consente di impostare l'intervallo di tempo dopo il quale un documento elaborato verrà eliminato automaticamente dal sistema. È possibile scegliere tra opzioni predefinite come 48 ore, 1 settimana, 2 settimane o 4 settimane. Questo aiuta a gestire lo spazio e a mantenere le politiche sul ciclo di vita dei documenti.

2. Elimina documento completato dopo: Simile all'impostazione precedente, ma mira specificamente ai documenti completati o completamente elaborati. Consente le stesse opzioni di intervallo di tempo per l'eliminazione, garantendo che i documenti completati non vengano conservati più a lungo del necessario.

Entrambe le impostazioni garantiscono che i documenti non vengano conservati indefinitamente nel sistema, aiutando a evitare un uso di archiviazione non necessario e mantenendo il flusso di lavoro di elaborazione dei documenti privo di confusione. Queste impostazioni sono fondamentali per le organizzazioni che devono attenersi a specifici requisiti normativi sulla conservazione dei documenti.

Le impostazioni di "Importazione" nel sistema di elaborazione documenti ti consentono di configurare come i documenti vengono importati nel sistema da varie fonti, inclusi settaggi per FTP (File Transfer Protocol) ed email. Ecco una panoramica di queste impostazioni:

1. Impostazioni del Documento:

• Limita alle pagine: Questo ti permette di limitare l'elaborazione a un certo numero di pagine da ciascun documento.

• Giorni Termini di Pagamento: Definisce i termini di pagamento predefiniti (in giorni) che possono essere applicati ai documenti.

• Modello Data: Imposta il modello per il riconoscimento e la formattazione delle date all'interno dei documenti importati.

1. Importazione FTP:

• Tipo: Definisce il tipo di protocollo FTP da utilizzare (ad esempio, SFTP).

• URL del Server: L'indirizzo del server da cui verranno recuperati i documenti.

• Nome Utente e Porta: Credenziali e numero di porta per accedere al server FTP.

• Directory Predefinita: Specifica la directory sul server FTP da cui verranno importati i file.

L'opzione aggiuntiva per aggiungere nuovi dati include campi come:

• Password: Per l'autenticazione.

• Pattern di Corrispondenza dei Nomi dei File: Per specificare quali file importare in base ai loro nomi.

• Sotto-Organizzazioni: Seleziona a quale sotto-organizzazione le impostazioni di importazione dovrebbero essere applicate.

1. Importazione Email:

• Indirizzo Email: Configura un account email dove i documenti possono essere inviati per l'importazione.

• Nome Utente e Password: Credenziali per accedere all'account email.

• Protocollo e Crittografia: Specifica il protocollo (IMAP, POP3) e il tipo di crittografia.

• Unisci documenti allegati: Opzione per combinare tutti i documenti allegati in un unico documento durante l'importazione.

Ciò consente anche di specificare sotto-organizzazioni per un controllo più preciso su dove vengono diretti gli email all'interno della struttura organizzativa.

Overview of "Then..." Action Cards

1. Document Field Actions:

• Invert Checkbox: This action toggles the state of a checkbox field in a document.

• Set Checkbox: This sets the state of a checkbox field to either true (checked) or false (unchecked).

• Set Field to Text: This action sets a specified document field to a given text value.

2. Document Actions:

• Approve the Document: Marks a document as approved within the system.

• Start Export: Initiates the export process for a document.

• Reject the Document: Marks a document as rejected.

3. Status Actions:

• Change Status: Changes the status of a document or task to a specified new status.

4. Task Actions:

• Assignments and notifications:

  • Assign Task: Creates and assigns a task with specific details to an individual or group, including options to notify them via email.

  • Create a New Task: Similar to assign but focused on setting up a completely new task within the system.

5. Table Actions:

• Calculate in Table: Performs calculations on table data based on specified conditions and stores the results in a designated column.

• Change Entries: Updates entries in a table based on specified conditions.

6. Assignee Actions:

• Assign User from Field: Assigns a user to a task or document based on user data stored in a specific field, with an option for a fallback user if the primary is unavailable.

• Assign Document to User or Group: Directly assigns a document to a user or group, ensuring responsibility is designated appropriately.

7. External Interaction Actions:

• Call API: Sends a request to an external API, which can be customized with specific methods, parameters, and data.

• Send HTTPS Request: Similar to API calls but specifically formatted for HTTPS protocols.

8. Advanced Processing:

• Run Workflow: Triggers another workflow within the system, allowing for complex process chaining.

Practical Application

These action cards are used to automate responses based on specific triggers identified in the earlier parts of the workflow setup. For instance:

• If a document is identified as needing review, the "Approve the Document" action can be automatically triggered once it passes all specified conditions.

• For data management tasks, "Set Checkbox" or "Set Field to Text" actions ensure that document fields are updated automatically, reducing manual data entry and the potential for errors.

• Complex tasks like API interactions or status changes streamline interactions not only within the ERP system but also with external services and tools, enhancing integration and functionality.

Conclusion

The "Then..." section in your workflow system provides robust tools for defining precise actions that should occur as a result of conditions being met in the workflow. By effectively using these actions, businesses can automate routine processes, ensure data accuracy, and respond dynamically to changing information and system states. Understanding how to configure and utilize these actions is key to maximizing the efficiency and effectiveness of your ERP system's workflow capabilities.

L'impostazione "Elenco dei Valori" nel sistema di elaborazione documenti è essenzialmente un repository centrale per la gestione dei valori predefiniti che possono essere utilizzati in vari moduli e campi all'interno del sistema. Questa impostazione è particolarmente utile per standardizzare l'inserimento dei dati e garantire coerenza tra i documenti elaborati dal sistema.

1. Segmentazione per Tipo: Ogni sezione, come "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" e "Test", rappresenta una diversa categoria di valori predefiniti. Queste categorie sono utilizzate per gestire diversi tipi di input di dati rilevanti per i rispettivi contesti all'interno del sistema.

2. Valori e Sinonimi: In ciascuna categoria, è possibile definire più valori. Ad esempio, sotto "Invoice_Sub_Type", sono elencati valori come "Fattura di Costo" e "Fattura di Acquisto". Inoltre, è possibile assegnare sinonimi a questi valori, migliorando la flessibilità e l'ampiezza della cattura dei dati. Ad esempio, "Fattura di Costo" ha sinonimi come "Kostenrechnung" e "Cost Invoice".

3. Utilizzo tra Sotto-Organizzazioni: Questi valori possono anche essere resi specifici per determinate sotto-organizzazioni all'interno della configurazione, consentendo la personalizzazione e la localizzazione dei flussi di lavoro di elaborazione documenti.

4. Aggiunta e Gestione dei Valori: Attraverso l'azione "Aggiungi Riga", è possibile introdurre nuovi valori e sinonimi negli elenchi, e le "Azioni" consentono di modificare o eliminare voci esistenti.

Motore di Workflow di DocBits: Semplificazione dell'Automazione dei Processi

Introduzione

Nel campo dell'automazione dei processi, il Motore di Workflow di DocBits si distingue per il suo approccio diretto e intuitivo. Questo motore semplifica la creazione e la gestione dei flussi di lavoro attraverso una struttura chiara e semplice basata su regole. Il principio fondamentale alla base del suo design è la regola "Facile Quando-E-Poi", che suddivide il processo di automazione in tre componenti fondamentali: Trigger, Condizione e Azione. Questa guida spiega come ogni componente funzioni all'interno del sistema e come lavorano insieme per facilitare un'automazione senza soluzione di continuità.

La Regola "Facile Quando-E-Poi" Spiegata

Il Motore di Workflow di DocBits si basa su un principio basilare ma potente che rende l'automazione dei flussi di lavoro accessibile agli utenti di tutti i livelli di competenza. Questo principio è racchiuso nella regola "Facile Quando-E-Poi", che può essere suddivisa come segue:

Quando (Trigger)

• Definizione: Il componente "Quando" rappresenta il Trigger del flusso di lavoro. Questo è l'evento o la condizione che avvia l'esecuzione del flusso di lavoro. I trigger possono essere una varietà di eventi come l'arrivo di una nuova email, una data e un'ora specifiche o la creazione di un nuovo documento.

• Esempio: "Quando viene inviato un nuovo modulo cliente..."

E (Condizione)

• Definizione: Il componente "E" introduce la Condizione che deve essere soddisfatta affinché l'azione possa procedere. Le condizioni fungono da filtri o criteri che raffinano il trigger, garantendo che il flusso di lavoro venga eseguito solo in determinate circostanze.

• Esempio: "...e il cliente proviene dal segmento 'Enterprise'..."

Poi (Azione)

• Definizione: Infine, la parte "Poi" specifica l'Azione da intraprendere una volta che si verifica il trigger e viene soddisfatta la condizione. Le azioni sono i compiti o le operazioni eseguite dal flusso di lavoro, come l'invio di una email, l'aggiornamento di un database o la creazione di un compito in uno strumento di gestione dei progetti.

• Esempio: "...assegnare il lead al team vendite enterprise e inviare una email di benvenuto."

Combinare i Componenti per Automazioni Potenti

Unendo questi tre componenti - Trigger, Condizione e Azione - il Motore di Workflow di DocBits consente agli utenti di creare flussi di lavoro altamente personalizzati ed efficienti. Questo approccio modulare non solo semplifica il processo di configurazione delle automazioni, ma offre anche la flessibilità di creare flussi di lavoro complessi in grado di gestire una vasta gamma di compiti e processi.

Conclusione

La regola "Facile Quando-E-Poi" del Motore di Workflow di DocBits esemplifica l'impegno del motore nel fornire una piattaforma user-friendly per l'automazione dei processi. Questa regola diretta, suddividendo l'automazione negli elementi essenziali di Trigger, Condizione e Azione, rende più facile per gli utenti concepire, creare e gestire flussi di lavoro. Che tu sia nuovo all'automazione dei flussi di lavoro o un professionista esperto, il Motore di Workflow di DocBits offre uno strumento efficiente e accessibile per migliorare la produttività e ottimizzare le operazioni.

Purpose

This workflow card is designed to automate actions based on the state (checked or unchecked) of a checkbox within your ERP system. By evaluating the checkbox's condition, it facilitates the triggering of specific processes or the enforcement of certain rules within the application.

Components of the Card

1. Field Name

   • Description: Specifies the name of the checkbox field that will be evaluated.

   • Detail: This should match the exact field label or identifier used in the system. It determines which checkbox's state is being monitored.

2. Boolean

   • Description: Defines the condition that triggers the workflow.

   • Options:

     • True: The workflow triggers if the checkbox is checked.

     • False: The workflow triggers if the checkbox is unchecked.

Functionality

• State Detection: The card continuously monitors the state of the specified checkbox field.

• Condition Evaluation:

  • The system checks whether the checkbox is in the state (checked or unchecked) specified by the Boolean condition.

• Action Execution:

  • True Condition: If the checkbox’s state matches the specified Boolean condition (either true for checked or false for unchecked), the system initiates the associated actions. These could include enabling or disabling form fields, triggering notifications, starting workflows, or updating records.

  • False Condition: If the checkbox’s state does not match the condition, alternative or no actions may be taken, depending on the workflow setup.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the checkbox field from a list of available fields and setting the Boolean condition. This setup process should be intuitive, typically involving a simple dropdown menu for field selection and a toggle for the Boolean condition.

• Monitoring and Reporting: Provides functionalities for users to monitor the status of this condition, possibly through a dashboard that shows real-time updates on which conditions are active or triggered.

• Error Handling and Notifications: Ensures that users are notified if there are any discrepancies or errors in the condition checking process, such as system failures to read the checkbox state.

Conclusion

The "Checkbox Field Condition" workflow card is a fundamental tool for managing dynamic forms and documents within an ERP system, where user inputs can dictate subsequent data processes. By automating actions based on the state of a checkbox, this card enhances workflow efficiency and ensures that system behaviors align with user inputs. Clear documentation of this card will help users effectively implement it within their operations, allowing for better control over form behaviors and process automations.

Understanding "And" Cards

Purpose of 'And' Cards:

• And cards serve as condition cards that specify criteria that must be met for the workflow to continue. They effectively act as logical "AND" operators, meaning all conditions specified in these cards must be satisfied for the subsequent action to be triggered.

Categories of 'And' Cards

From the screenshots, it's clear that these cards cover a wide range of conditions, which include:

• Compare with Purchase Order:

  • Conditions related to validation and comparison against purchase orders, such as comparing delivery dates, unit prices, or quantity differences. These are crucial for ensuring that transactions align with agreed terms.

• Document Field:

  • These involve conditions based on specific fields within documents, such as checkboxes being marked, comparison of field values, or ensuring a document field meets a specified tolerance. This is particularly important for data integrity and automated checks within forms or document management systems.

• Document:

  • Conditions based on document characteristics, such as type or association with a particular sub-organization. These conditions can direct workflows based on document categorization or departmental involvement.

• Logic:

  • Logical conditions that might involve evaluations like "Continue with a chance of X%" or executing HTTPS requests, which are vital for integrations and probabilistic decision-making within workflows.

• Status:

  • Focusing on the status of documents or tasks, these conditions ensure that only items in certain states trigger specific workflows, crucial for status-driven process management.

• Table:

  • These involve conditions based on table data, such as matching regex patterns or comparing values within a table. Such conditions are essential for validating and manipulating large data sets.

• Assignee:

  • Conditions based on task or document assignees. This ensures that actions are only taken when certain users are involved, enhancing accountability and task specificity.

Practical Application

These "And" cards are configured within the workflow to perform checks and validations that ensure the process adheres strictly to business rules and data integrity standards. For example:

• A workflow might use an 'And' card to verify that an invoice's total amount matches the purchase order before triggering payment.

• Another workflow could use an 'And' card to ensure a document is reviewed by specific team members before it progresses to the next stage.

Conclusion

"And" cards are a fundamental component of workflow systems that require precise control over process execution based on multiple conditions. They ensure that each step of a workflow only proceeds when all necessary criteria are thoroughly met, thus automating complex decision trees within business processes.

Understanding and configuring these cards correctly is crucial for leveraging the full capabilities of your workflow management system to enhance efficiency, accuracy, and compliance within organizational processes.

• Contabilità automatica: DocBits offre funzionalità di contabilità automatizzata, semplificando il processo di gestione delle transazioni finanziarie associate agli ordini di acquisto (PO) e ad altri documenti.

• Integrazione M3: Integrazione con M3, una soluzione software ERP, che consente un'interazione senza soluzione di continuità tra DocBits e M3 per una gestione e un'elaborazione documentale avanzate.

• Dashboard PO: Una dashboard centralizzata all'interno di DocBits progettata specificamente per gestire e monitorare gli ordini di acquisto, fornendo approfondimenti e analisi per un tracciamento efficiente e la presa di decisioni.

• Dashboard Ordini di Spedizione: Simile alla Dashboard PO, questa funzionalità si concentra sulla gestione e monitoraggio degli ordini di spedizione, facilitando le operazioni logistiche.

• Dashboard v2: Una versione aggiornata dell'interfaccia della dashboard, probabilmente con un'esperienza utente migliorata e funzionalità aggiuntive per un'usabilità potenziata.

• Dashboard Avanzata di Spedizione: Una dashboard specializzata per il monitoraggio avanzato e la gestione delle attività legate alla spedizione, offrendo approfondimenti e funzionalità più avanzate.

• Portale Fornitori: Un portale all'interno di DocBits dedicato ai fornitori, che consente loro di interagire e collaborare con il sistema, migliorando la comunicazione e l'efficienza nella catena di approvvigionamento.

• Generatore di Flussi di Lavoro: Uno strumento per creare e personalizzare flussi di lavoro all'interno di DocBits, consentendo agli utenti di definire processi specifici e automatizzare la gestione dei documenti in base alle loro esigenze aziendali uniche.

• Generatore di Layout: Consente agli utenti di progettare e personalizzare il layout dei documenti all'interno di DocBits, garantendo l'allineamento con i marchi e gli standard di usabilità.

• Modalità di Annotazione: Una funzionalità che consente agli utenti di annotare e contrassegnare i documenti direttamente nell'interfaccia di DocBits, facilitando la collaborazione e il feedback.

• Mostra report: Funzionalità per generare e visualizzare report all'interno di DocBits, fornendo approfondimenti e analisi su vari aspetti dell'elaborazione e della gestione dei documenti.

• Modelli e Etichette: Strumenti per definire e configurare modelli di riconoscimento documentale ed etichette all'interno di DocBits, migliorando l'accuratezza e l'efficienza nell'elaborazione dei documenti.

• Script Documento: Probabilmente una funzionalità per lo scripting e l'automazione di azioni o processi specifici relativi alla gestione dei documenti all'interno di DocBits.

• Scansione Documenti: Capacità di acquisire documenti fisici e importarli in DocBits per l'elaborazione e la gestione digitale.

• Estrazione QR-Code: Una funzionalità per estrarre informazioni dai codici QR incorporati nei documenti, consentendo l'acquisizione e l'elaborazione automatica dei dati.

• Dati Master Personalizzati: Consente agli utenti di definire e gestire campi e attributi di dati master personalizzati all'interno di DocBits, adattando il sistema alle specifiche esigenze aziendali.

• Compiti e Notifiche: Funzionalità per gestire compiti e ricevere notifiche all'interno di DocBits, garantendo azioni e comunicazioni tempestive relative alle attività di elaborazione dei documenti.

• Aggiornatore ACL IDM: Questo modulo probabilmente si occupa dell'aggiornamento e della gestione delle liste di controllo degli accessi (ACL) all'interno di DocBits, garantendo autorizzazioni e sicurezza adeguate per l'accesso e la gestione dei documenti.

Purpose: This Docbits card is designed to ensure that the confirmed delivery dates on invoices or shipping documents align with the accepted delivery dates as stipulated in the master data lookup table. It helps manage expectations and adherence to scheduled deliveries within the supply chain.

Functionality:

• Confirmed Delivery Date: This component of the card captures the delivery date as confirmed on the invoice or shipping documentation.

• Master Data Table Lookup: The card references a master data lookup table specified by the user (identified by the <Master Data Table> parameter). This table contains the accepted delivery dates for comparison.

• Operator Value: Users can specify how the confirmed delivery date should compare to the accepted delivery date from the master data table. Available operators include:

• • Equals (=): Ensures that the confirmed delivery date is the same as the accepted delivery date.

  • Not Equal (≠): Indicates a discrepancy between the confirmed and accepted delivery dates.

  • Before (<): Verifies that the confirmed delivery date is earlier than the accepted delivery date.

  • After (>): Checks if the confirmed delivery date is later than the accepted delivery date.

Usage: This card is invaluable for ERP Managers and financial accountants who need to monitor and ensure compliance with delivery schedules. It is particularly useful in sectors where timely delivery is critical, such as manufacturing, retail, and distribution.

Example Scenario:

• An invoice lists a confirmed delivery date of June 10th. The master data table, however, shows an accepted delivery date of June 15th. Setting the operator to "Before," the card confirms that the goods are scheduled for early delivery, allowing logistics planning to adjust accordingly.

By implementing the "Compare with Purchase Order: Confirmed vs. Accepted Delivery Dates" card, organizations can proactively manage their supply chain, ensuring that deliveries are planned and executed in accordance with agreed-upon timelines, thus enhancing operational efficiency and customer satisfaction.

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Note: Not every customer has the checkbox, but it can be added if desired.

This card should automatically check whether the checkbox on the document has the same value as the condition on the card. Was the selected field checked (true) or not (false)

Purpose: This Docbits card is designed to streamline the verification process of invoices by comparing the total calculated price from the invoice against the corresponding purchase order.

Functionality:

• Combined Price of Quantity Difference: The card calculates the total price by multiplying the quantity of each item listed on the invoice by the price per unit and then subtracts this total from the amount listed on the related purchase order.

• Operator Value: Users can set conditions to determine how the calculated total price difference should be compared to the purchase order amount. The following operators are available:

• • Equals (=): Checks if the total invoice amount is exactly the same as the purchase order amount.

  • Not Equal (≠): Verifies that the total invoice amount differs from the purchase order amount.

  • Greater Than (>): Ensures the invoice amount is greater than the purchase order amount.

  • Less Than (<): Confirms the invoice amount is less than the purchase order amount.

Usage: This card is particularly useful for ERP Managers and financial accountants who need to automate and error-proof the reconciliation of invoices against purchase orders, ensuring financial accuracy and preventing overpayments or underpayments.

Example Scenario:

• An invoice lists a total of 100 units of a product at $50 per unit, totaling $5000. The related purchase order authorized a purchase of $4500. Using the "Greater Than" operator, the card identifies and flags the discrepancy for review.

By using the "Compare with Purchase Order" card, users can automatically ensure that payments are consistent with purchase agreements, saving time and reducing human error in financial processing.

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Purpose

This workflow card is designed to automatically compare the values of two specified fields within a document based on a defined operator. It's used to enforce data integrity and ensure that document data conforms to business rules or conditions.

Components of the Card

1. Field Names

   • Description: Specifies the names of the two fields within the document that will be compared.

   • Detail: Users must input the exact names of the fields as they appear in the system. These fields can be any data type that supports comparison, such as numeric, date, or text fields.

2. Operator

   • Description: The comparison operator used to evaluate the relationship between the values of the two fields.

   • Options:

     • Equal (==): Checks if the value of the first field is equal to the value of the second field.

     • Not Equal (!=): Checks if the value of the first field is not equal to the value of the second field.

     • Greater Than (>): Checks if the value of the first field is greater than the value of the second field.

     • Greater Than or Equal (>=): Checks if the value of the first field is greater than or equal to the value of the second field.

     • Less Than (<): Checks if the value of the first field is less than the value of the second field.

     • Less Than or Equal (<=): Checks if the value of the first field is less than or equal to the value of the second field.

Functionality

• Field Selection: Users input or select the names of the two fields to be compared. This is typically done through a form or a dropdown menu within the card setup.

• Operator Selection: Users choose an operator from a list of available options that define how the fields should be compared.

• Comparison Execution:

  • The system reads the values from the specified fields and applies the selected operator to evaluate the relationship between them.

  • Based on the result of the comparison (true or false), subsequent actions may be triggered. For example, if a comparison fails, the system might flag the document for review, block further processing, or notify responsible parties.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the comparison by entering field names and selecting an operator. This setup should be straightforward and guided, possibly with help text or examples.

• Monitoring and Reporting: The system can provide feedback on the results of comparisons, such as logging all comparisons made, their outcomes, and any actions taken in response to the comparison results.

• Error Handling and Notifications: Users receive alerts if the comparison cannot be executed (e.g., if one of the fields is not found in the document or is not in a comparable format).

Conclusion

The "Document Field Comparison" workflow card is vital for maintaining data accuracy and consistency across documents in an ERP system. It helps automate checks that would otherwise be manual, error-prone, and time-consuming, enhancing efficiency and reliability in document processing. Documenting this card clearly in your ERP system's manual will assist users in effectively employing this feature, ensuring that data across documents remains consistent and in accordance with business rules.

This Card is intended to compare whether the selected fields in a document are equal/not equal, greater than... or less than... .

Compare two fields with tolerance

This card should automatically compare whether the fields, for example between net amount and gross amount, are within the specified tolerance. For example, you then enter the percentage of the VAT in the tolerance amount and enter percent in the tolerance type. The workflow can check whether the amount is correct.

Tolerance type: percent or value

Purpose

This workflow card manages the execution of operations based on whether a task or document is assigned to a particular user or set of users. It employs conditional logic to either trigger or prevent specific actions, making it ideal for workflows that require user-specific handling.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Defines the logical condition to apply to the user assignment.

   • Options:

     • IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches any user in the specified list.

     • IS NOT: Triggers the operation if the assigned user of the document or task does not match any user in the specified list.

2. User List

   • Description: A list or selection of users to compare against the assigned user.

   • Detail: This list can include one or multiple users, allowing the card to handle both singular and multiple user conditions effectively. The selection can be made through checkboxes, a multi-select dropdown, or similar UI elements.

Functionality

• User Assignment Identification: Automatically identifies the user or users assigned to a particular task or document within the ERP system.

• Condition Evaluation:

  • Using the IS operator, the card checks if the assigned user is among those listed in the User List.

  • Using the IS NOT operator, the card ensures the assigned user is not among those listed.

• Action Execution:

  • True Condition: If the user assignment meets the condition (either IS or IS NOT), relevant actions are triggered, such as notifications, task initiations, approvals, or other workflow steps.

  • False Condition: If the condition is not met, the document or task may pass through different routing, or alternative actions may be specified.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting an operator and specifying the relevant users from the User List. Setup should be user-friendly and intuitive to accommodate selections from potentially large user bases.

• Monitoring and Reporting: The ERP system should provide functionality to monitor and report on the operations triggered by this card, offering insights into assignment accuracy and process efficiency.

• Error Handling and Notifications: Users should have options to receive alerts or notifications if there are issues with the assignments, such as unassigned tasks or errors in user selection.

Conclusion

The "Assigned User Condition" workflow card is a critical tool for managing document and task workflows that depend on user assignments. By allowing conditions based on whether a task or document is assigned to specific users, it ensures that workflows are only triggered by appropriate user interactions, enhancing both accountability and task alignment within teams. Clearly documenting this card will help users understand its significance and integrate it effectively into their workflows, ensuring smooth and efficient operations tailored to user roles and responsibilities.

This card can check whether, for example, the total amount in a document corresponds to the specified value - equal/not equal, larger or smaller.

Purpose

This card is designed to control workflow actions based on the current status of a document, using conditional logic to either trigger or restrict certain processes. It ensures that documents only proceed through workflows when they meet predefined status criteria.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Determines how the document status will be evaluated against a specified condition.

   • Options:

     • is: Triggers the associated actions if the document’s current status matches one of the specified statuses.

     • is not: Triggers the actions if the document’s status does not match any of the specified statuses.

2. Status ( List )

   • Description: Lists the specific statuses against which the document’s current status will be compared.

   • Examples: "Error", "Export Error", "Ready in Validation", "Ready in Review", "Pending Approval", "Pending Second Approval". These represent different stages or conditions a document might be in within a workflow process.

Functionality

• Status Identification: Automatically identifies the current status of a document as it moves through the ERP system’s workflow.

• Condition Evaluation: Applies the chosen operator (is or is not) to the document’s status in comparison to the listed statuses:

  • If is, it checks whether the document’s status matches any status in the list.

  • If is not, it checks whether the document’s status does not appear in the list.

• Action Execution: Depending on the outcome of the condition evaluation:

  • True: Executes predefined actions or workflows if the condition is met.

  • False: Skips or triggers alternative workflows if the condition is not met.

• Workflow Integration: Integrates seamlessly with other workflow components, ensuring that document handling is coordinated across the system.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the operator and specifying the relevant statuses. This setup may involve simple dropdown menus or checkboxes for selecting statuses and operators.

• Monitoring and Management: Users can track the card’s activity via a dashboard, which provides insights into the status conditions being monitored and the actions being taken based on those conditions.

• Error Handling and Alerts: Supports setting up alerts for process failures or mismatches in expected document statuses, enabling quick responses to operational issues.

Conclusion

The "Document Status Condition" workflow card is vital for ensuring that documents are processed correctly according to their current status, enhancing control and efficiency within the ERP system. Clearly documenting this card in the system's manual will help users effectively implement and manage it, leveraging its functionality to maintain smooth and compliant document workflows. This card is particularly useful in managing document lifecycles and ensuring that only documents meeting specific criteria advance to subsequent stages of business processes.

Purpose

This workflow card facilitates operations based on the assignment of a task or document to a single, specific user. Using a direct conditional logic approach, it manages workflows that require targeted user engagement, ensuring precision in user-based task handling.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Specifies the logic to apply to the user assignment.

   • Options:

     • IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches the specified user.

     • IS NOT: Triggers the operation if the assigned user does not match the specified user.

2. User

   • Description: Allows selection of a single user against whom the assigned user will be compared.

   • Detail: This involves a simple dropdown or autocomplete field where one user can be selected at a time.

Functionality

• User Assignment Identification: Identifies the user currently assigned to a specific task or document.

• Condition Evaluation:

  • For the IS operator, the card checks if the assigned user is the same as the user selected.

  • For the IS NOT operator, it verifies that the assigned user is different from the selected user.

• Action Execution:

  • True Condition: If the assignment meets the set condition (IS or IS NOT), it triggers predefined actions, which could include moving forward with approvals, initiating further tasks, sending notifications, or other related workflows.

  • False Condition: If the condition fails, the system can reroute the task, hold it for review, or trigger alternative predefined actions.