Accesso al Layout Builder

Prima di tutto, assicurati che la funzione Layout Builder sia attivata. Questo può essere fatto navigando su Impostazioni → Elaborazione Documenti → Modulo → Tipo di Documento e assicurati che il cursore Layout Builder sia impostato su attivo come mostrato di seguito.

Dopo aver completato questa operazione, puoi accedere al Layout Builder tramite Impostazioni → Tipi di Documento. Una volta su questa pagina, puoi selezionare tra i vari tipi di documento che hai creato e selezionare "Modifica Layout" come mostrato di seguito

o se hai tipi di sottodocumento all'interno di un tipo di documento creato, puoi selezionare “Tipi di Sottodocumento” e selezionare “Modifica Layout” per il layout del sottodocumento che desideri modificare come mostrato di seguito.

Fondamenti del Layout Manager

Dopo aver seguito i passaggi precedenti, raggiungerai una pagina simile a quella mostrata di seguito.

Caricamento di un documento di esempio

Per caricare un documento nel layout builder, basta navigare a destra sullo schermo

Clicca sul pulsante “Carica Documenti” o trascina e rilascia il documento desiderato nell'area fornita

Gruppi

I gruppi possono essere creati selezionando l'icona seguente.

I gruppi ti permettono di creare diverse sezioni in un layout, rendendo più facile separare diversi gruppi di dati o informazioni per rendere un layout più facile da seguire. Puoi creare un titolo per ogni gruppo in modo che un utente possa sapere quali informazioni troverà in quel gruppo.

Elementi del Modulo

Questi sono un insieme di campi predefiniti che possono essere trascinati e rilasciati nel costruttore di layout e sono disponibili per te per creare il layout desiderato. Questi includono:

• Testo – Questa è una casella di testo che crea un campo nel layout in cui è possibile inserire del testo una volta nella schermata di convalida.

• Etichetta – Questo è un campo che può essere utilizzato per creare testo non modificabile, questo potrebbe essere utilizzato per creare sottotitoli o qualsiasi altro testo non modificabile desiderato quando si è nella schermata di convalida.

• Checkbox – Questo crea un campo di tipo booleano che può essere selezionato o deselezionato.

• Multi Checkbox – Questo funziona allo stesso modo della “Checkbox” ma può essere utilizzato quando l'utente sa che aggiungerà più caselle di controllo in una sezione.

• Separatore Orizzontale – Questo crea una linea orizzontale nel layout che può essere utilizzata per separare le sezioni all'interno di un gruppo nel layout.

• Tabella di Checkbox – Questo consente all'utente di creare una tabella di caselle di controllo composta da valori personalizzati degli assi x e y, ad esempio.

• Pulsante – Questo crea un pulsante cliccabile nella schermata di convalida all'interno del layout che può essere impostato su una delle tre funzioni, tra cui: Esporta, Esporta con richiesta speciale o Rifiuta.

• Tabelle Estratte - Questo ti consente di posizionare un'area nel layout del documento che illustra la tabella che viene estratta dal documento. Per informazioni clicca qui.

• Pulsanti Fattura – Questo elemento ti consente di trascinare e rilasciare un insieme di pulsanti ottimizzati per le fatture. Quando sei nella schermata di convalida, selezionando il tipo di fattura (costo o acquisto) il PO Matching o la Contabilità Automatica scompariranno di conseguenza.

• Campi del Codice QR – Questo elemento consente di trascinare e rilasciare un blocco che visualizzerà tutte le informazioni estratte da un documento quando è presente un codice QR.

Creazione di campi specifici per il documento

L'utente è in grado di creare i propri gruppi e campi personalizzati per un tipo di documento; questo può essere fatto sia durante la creazione originale di un tipo di documento, sia selezionando “Campi” nella pagina Tipi di Documento nelle Impostazioni.

Spazi vuoti

La regola del 100 percento

Per creare lo spazio sopra nel layout, è necessario utilizzare un "Label" dagli Elementi del Modulo in un modo speciale. Il motivo di ciò è che il Layout Manager opera secondo un sistema di 100 spazi per riga, in cui 1 spazio rappresenta 1 percento di una riga; questo significa che i campi possono occupare solo 100 spazi per riga come mostrato di seguito.

Questo significa che l'utente deve costruire il layout riga per riga secondo questa regola. Ad esempio, supponiamo che tu voglia aggiungere i campi “Nome” e “Data” nella stessa riga, ma desideri che il campo “Nome” sia più grande. Questo può essere fatto trascinando e rilasciando il campo “Testo” dal menu a discesa Elementi del Campo e denominando ciascun campo “Nome” e “Data” come mostrato.

Il problema ora esiste perché entrambi hanno la stessa dimensione di 33 (questa è la dimensione predefinita di tutti i campi trascinati e rilasciati), ma si desidera che il campo “Nome” sia più grande del campo “Data” e che entrambi i campi occupino l'intera riga nel layout. Pertanto, seguendo la regola del 100 percento, è possibile impostare i campi “Nome” e “Data” su qualsiasi combinazione di 100 che si desideri. Questo, ovviamente, dipende da quanto grande si desidera ciascun campo individuale, ma ai fini di questo esempio imposteremo il campo “Nome” su 70 e il campo “Data” su 30, i risultati sono:

Questa stessa regola si applica a tutti i campi nel Layout Builder.

Creare Spazi Vuoti

Ora che questa regola è stata spiegata, creare spazi vuoti avrà più senso. Come accennato in precedenza, per creare uno spazio vuoto devi utilizzare un “Label” dagli Elementi del Modulo.

Ad esempio, supponiamo che tu voglia creare uno spazio vuoto tra questi due campi.

Il primo passo è trascinare e rilasciare un “Label” tra questi due campi; una volta aggiunto, puoi fare clic sul campo “Label” che hai appena aggiunto e a sinistra ti verranno presentate le proprietà del campo. Ora, nello stesso modo in cui creeresti o cambieresti il nome di un campo come mostrato in precedenza, rimuoverai qualsiasi nome dalla proprietà “Label” in questo modo

Il risultato di questo sarà quindi

Ora c'è uno spazio tra i due campi. Questo spazio può essere esteso o accorciato secondo la regola del 100 percento discussa in precedenza, e con queste funzioni puoi creare qualsiasi layout desiderato.

This feature by DocBits gives you an alternative to model classification as it allows you to write searchable regular expressions for a document type for classification and other purposes.

Document Type: The Regex Manager allows you to write regular expressions and this regex will then be searched for in the document, if it finds a match to the regex of a defined document, it then classifies that document to the corresponding document type. For example, if you wrote a regular expression to find “Gutschrift”. If DocBits found this term in a document it would classify that document as a credit note.

Document Origin: This lets DocBits know the country of origin of a document through regular expressions. For example, if a regular expression for a Spanish document contains the term “Factura”. If DocBits searches a document and finds this term then it would know that the document is of Spanish origin and classify it as such.

Accessing the Regex Manager

To find this feature in DocBits, from your Dashboard, navigate to Settings → Global Settings → Document Types. Within each of the created document types, there is a “Regex” option.

Adding and Removing Regex

By clicking on “Regex” you will be taken to this menu, which displays the existing regex models that have been created as well as an “ADD” button for you to create new regex models.

Step 1: Structure Descriptor

• Format: JSON

• Purpose: This step involves defining the structure of the EDI data. It includes specifying segments such as SAC, N1, and PO1, and details the fields contained within each segment. For segments that contain nested structures, loops are defined to properly organize the data hierarchy.

{
  "SAC": {"fields": ["SAC", "DTM", "TX1", "TD5"]},
  "N1": {"fields": ["N1", "N2", "N3", "N4", "PER"]},
  "PO1": {
    "fields": ["PO1", "REF"],
    "loops": {
      "SAC": {"fields": ["SAC", "TX1", "DTM"]}
    }
  }
}

Step 2: Transformation Using XSLT

• Format: XSLT

• Purpose: This step involves transforming the structured JSON data into a structured XML format, specifically tailoring the output to meet the requirements for further processing or integration. This transformation helps in extracting precise information like acknowledgement types, order details, and conditional elements based on specific values.

<xsl:stylesheet version="1.1" xmlns:xsl="http://www.w3.org/1999/XSL/Transform">
    <xsl:output method="xml" />
    <xsl:template match="/">
        <ORDER_CONFIRMATION>
            <ACKNOWLEDGEMENT_TYPE>
                <xsl:value-of select="//BAK/VALUE_2/text()" />
            </ACKNOWLEDGEMENT_TYPE>
            <ACKNOWLEDGEMENT_TYPE_DESCRIPTION>
                <xsl:choose>
                    <xsl:when test="//BAK/VALUE_2='AD'">With detail, no change</xsl:when>
                    <xsl:when test="//BAK/VALUE_2='AC'">With detail and change</xsl:when>
                    <xsl:otherwise>Unknown</xsl:otherwise>
                </xsl:choose>
            </ACKNOWLEDGEMENT_TYPE_DESCRIPTION>
            <!-- Additional fields and conditions are similarly transformed -->
        </ORDER_CONFIRMATION>
    </xsl:template>
</xsl:stylesheet>

Step 3: Preview (HTML Conversion)

• Format: XSLT (outputting HTML)

• Purpose: Converts the XML data from Step 2 into an HTML format for previewing the transformed data in a readable and visually appealing format. The HTML layout includes styles for presentation and structures data like purchase orders, supplier details, and order terms for easy viewing.

<xsl:stylesheet version="1.1" xmlns:xsl="http://www.w3.org/1999/XSL/Transform">
    <xsl:output method="html" />
    <xsl:template match="/">
        <html lang="en">
            <head>
                <meta charset="UTF-8" />
                <meta name="viewport" content="width=device-width, initial-scale=1.0" />
                <title>Preview of Transformed EDI Data</title>
                <!-- Styles and head elements -->
            </head>
            <body>
                <div>
                    <!-- HTML structure mimicking an invoice or other document type, with data bindings from the transformed XML -->
                </div>
            </body>
        </html>
    </xsl:template>
</xsl:stylesheet>

Step 4: Extraction Paths

• Format: JSON

• Purpose: Specifies JSON paths for extracting key values from the XML data produced in Step 2. These paths are used to retrieve specific data points such as purchase orders and currency, which are crucial for downstream processing and integration into other systems.

{
  "fields": {
    "purchase_order": "//ORDER_CONFIRMATION/PURCHASE_ORDER/text()",
    "currency": "//ORDER_CONFIRMATION/CURRENCY/text()",
    ...
  },
  "tables": [
    {
      "name": "ORDER_CONFIRMATION_TABLE",
      "row_path": "//ORDER_CONFIRMATION/ORDER_LINES/ORDER_LINE",
      "columns": [
        {"name": "POSITION", "path": "POSITION/text()"},
        ...
      ]
    }
  ]
}

This updated sequence ensures a thorough process, transforming raw EDI data into structured, actionable information using JSON for data structuring, XSLT for transformation and HTML preview, followed by JSON paths for data extraction and integration.

If a customer requires a new document type or additional fields to be added to an existing document type layout, this section will go through all the information required to do so.

In DocBits you will find the SETTINGS menu in the upper bar on the DASHBOARD.

If you are logged in to DocBits as an admin, you will find all fields of a document that can be extracted under the respective document type.

Open the menu for Document Types.

In the following overview you will find all standard document types available for you

Activate/Extraction Type

To the right of each document type, you will see Activate and Extraction Type sliders.

Activate: This document type is active in your DocBits environment.

Extraction Type: This slider allows you to enable or disable a set of predefined rules for the document type when it is processed by DocBits. By selecting the gear icon to the right of the slider, the following menu will appear.

To see which fields can be extracted, for example from an invoice, click on FIELDS for this document type.

Field Settings

Here you will find all the fields that can be extracted

You can also CREATE FIELDS like freight, postage or any field with an amount you want to extract from your invoices.

For each field you can check the boxes if they are:

• REQUIRED: Here you can define if the field must contain a value to continue.

• READ ONLY: Here you can define if a field can only be displayed but not edited.

• HIDDEN: Here you can define whether a field should be hidden or displayed in the extraction view.

• FORCE VALIDATION: Here you can define whether a field must always be validated manually, even if it has been read 100% by DocBits.

• OCR and MATCH SCORE: Setting as described below, per field.

• FORMULA: Creation of a formula per field.

If all settings are made and should be saved, please confirm this with the SAVE SETTINGS button at the bottom of the page, otherwise the settings will not be applied.

Recognition Settings

OCR

Here you can set the sensitivity of the OCR (Optical Character Recognition) function for all fields at once. This value determines the sensitivity with which a field is marked in red if it could not be extracted with 100% certainty (OCR related!).

Match Score

This is where you can set the sensitivity of the MATCH SCORE function for all fields at once. This value determines when a field is marked in red if DocBits has not extracted the field with 100% probability. In this case the field needs to be validated manually.

The button RESTORE DEFAULTS will set back both values to “50”.

Profile

Here you can define the profile that shall be used. Either Default or ZUGFeRD. In profile ZUGFeRD there are predefined fields that are mandatory for this type of invoice. If you do not explicitly use ZUGFeRD, please select “Default”.

DocBits excels in adapting document layouts according to their geographical origins while standardizing elements like currency formats based on user browser settings. Let’s explore how you can leverage the Layout Builder to customize layouts for different origins, such as the U.S. and Germany.

Understanding Origin-Based Customization

• Currency and Format Standardization: Regardless of the original document’s currency or format, DocBits converts these elements into a standardized ISO format on the server, in line with the user’s browser settings.

• Geographical Layout Customization: The system allows customization of document layouts based on their geographical origin. This means you can define specific fields and formats for documents from different countries.

Example: U.S. vs. Germany Layouts

• U.S. Layout: For a U.S. invoice, you might include fields for city tax, aligning with the common tax structure in the U.S.

• Germany Layout: In contrast, a German invoice layout may omit the city tax field, as it’s not a standard charge in Germany.

Using the Layout Builder

• Select Origin Layout: In the Layout Builder, choose the base layout corresponding to the document’s origin.

• Customize Fields: Adapt the layout by adding or removing fields. For instance, include ‘City Tax’ for a U.S. layout.

• Apply and Test: Once customized, apply the layout to your documents and test to ensure accuracy.

Tips for Effective Customization

• Understand Regional Differences: Familiarize yourself with the tax and format nuances of different regions.

• Consistent Updates: Regularly update your layouts to reflect any changes in regional regulations.

• User Feedback: Utilize feedback from users in different regions to refine layouts further.