Nell'impostazione "Scadenza dei documenti" sotto la sezione "ELABORAZIONE DOCUMENTI", è possibile configurare gli orari di eliminazione automatica per i documenti all'interno del sistema. Questa funzionalità è particolarmente utile per gestire le politiche di conservazione dei dati e garantire la conformità alle normative legali o organizzative riguardanti l'archiviazione dei documenti.

Ecco cosa fa ciascuna impostazione:

1. Elimina documento dopo: Questo menu a discesa consente di impostare l'intervallo di tempo dopo il quale un documento elaborato verrà eliminato automaticamente dal sistema. È possibile scegliere tra opzioni predefinite come 48 ore, 1 settimana, 2 settimane o 4 settimane. Questo aiuta a gestire lo spazio e a mantenere le politiche sul ciclo di vita dei documenti.

2. Elimina documento completato dopo: Simile all'impostazione precedente, ma mira specificamente ai documenti completati o completamente elaborati. Consente le stesse opzioni di intervallo di tempo per l'eliminazione, garantendo che i documenti completati non vengano conservati più a lungo del necessario.

Entrambe le impostazioni garantiscono che i documenti non vengano conservati indefinitamente nel sistema, aiutando a evitare un uso di archiviazione non necessario e mantenendo il flusso di lavoro di elaborazione dei documenti privo di confusione. Queste impostazioni sono fondamentali per le organizzazioni che devono attenersi a specifici requisiti normativi sulla conservazione dei documenti.

Questo documento fornisce una spiegazione approfondita delle regole di risoluzione dei conflitti utilizzate nel sistema di fatturazione DocBits. Queste regole sono progettate per gestire automaticamente le discrepanze tra i dettagli della fattura e i dati dell'ordine di acquisto (PO), garantendo una riconciliazione finanziaria accurata. Il sistema applica queste regole per elaborare le righe delle fatture, le spese e le tasse, e genera aggiustamenti o note appropriate quando necessario.

Struttura delle Regole

1. Metadati

• versione: Identifica la versione del file di mapping.

• revisione: Numero di revisione per il tracciamento delle modifiche.

• autore: Indica il creatore del file di mapping.

• descrizione: Una breve descrizione dello scopo del file.

• created_at & updated_at: Timestamp per quando il file è stato creato e aggiornato l'ultima volta.

2. Configurazione dell'Esportazione

La sezione di configurazione dell'esportazione definisce il mapping tra i campi dati nel sistema e i campi corrispondenti nei file di esportazione.

• Intestazione: Definisce i campi di intestazione per i dati della fattura esportata.

• Righe Fiscali: Specifica i campi per gli articoli delle righe fiscali nell'esportazione.

• Spese di Intestazione Ordine: Mappa i campi relativi a spese aggiuntive a livello di intestazione dell'ordine.

• Righe di Ricevuta: Mappa i campi per singoli articoli in una ricevuta.

• Spese di Riga Ordine: Definisce i campi per le spese relative a righe specifiche dell'ordine.

• Righe di Costo: Specifica i campi per le righe di allocazione dei costi.

• Nota di Debito & Nota di Credito: Definisce i campi per generare note di debito e di credito in caso di discrepanze.

3. Regole di Risoluzione dei Conflitti

Queste regole gestiscono le discrepanze tra i dati della fattura e i dati corrispondenti del PO. Ogni regola è composta da diversi componenti:

• Nome: Il nome descrittivo della regola, che indica il tipo di discrepanza che affronta.

• Sezione: Indica quale parte della fattura (ad es., receipt_lines, line_charges) la regola si applica.

• Attivo: Valore booleano (true o false) che indica se la regola è attualmente attiva.

• Criteri di Corrispondenza: Condizioni che attivano la regola in base ai confronti tra i dati effettivi della fattura e i dati attesi del PO.

• Azioni: Definisce cosa dovrebbe fare il sistema quando la regola viene attivata, inclusi aggiustamenti dei valori, applicazione di spese o generazione di note di credito/debito.

Elementi Comuni nelle Regole

Operatori di Confronto

Questi operatori definiscono come i valori effettivi della fattura vengono confrontati con i valori attesi del PO:

• uguale

• maggiore di

• maggiore o uguale a

• minore di

• minore o uguale a

• entro tolleranza

• fuori tolleranza

Stato di Approvazione

Indica se una discrepanza è approvata o meno:

• approvato

• rifiutato

• qualsiasi

Tipi di Azione

Definisce azioni specifiche da intraprendere quando viene rilevata una discrepanza:

• riga di ricevuta

• riga di costo

• spesa di intestazione

• spesa di riga

• riga fiscale

• riga di ricevuta nota di debito

• riga di costo nota di debito

• spesa di intestazione nota di debito

• spesa di riga nota di debito

• riga di ricevuta nota di credito

• riga di costo nota di credito

• spesa di intestazione nota di credito

• spesa di riga nota di credito

• riga fiscale nota di credito

Esempi di Regole

Caso 1, 2, 3: Quantità e Prezzo Unitario Entro Tolleranza

• Scopo: Gestisce scenari in cui sia la quantità che il prezzo unitario sulla fattura sono entro i limiti di tolleranza accettati rispetto al PO.

• Azione: Il sistema accetta i valori della fattura e calcola l'importo totale.

Caso 4, 5: Quantità Entro Tolleranza, Prezzo Unitario Fuori Tolleranza (Approvato)

• Scopo: Si applica quando la quantità è entro tolleranza ma il prezzo unitario è fuori tolleranza ed è stato approvato.

• Azione: Il sistema aggiusta il prezzo unitario per corrispondere al PO e applica eventuali spese di riga necessarie.

Caso 6: Quantità Entro Tolleranza, Prezzo Unitario Fuori Tolleranza Negativa (Rifiutato)

• Scopo: Si occupa di casi in cui il prezzo unitario è inferiore a quanto previsto e fuori dal range di tolleranza, portando al rifiuto.

• Azione: Il sistema aggiusta il prezzo unitario per corrispondere al PO, genera una nota di credito per la differenza e applica le spese di intestazione secondo necessità.

Gestione delle Spese e delle Tasse

Spesa per Tolleranza per Unità

• Le regole sotto questa categoria gestiscono le discrepanze nelle spese per unità, con azioni specifiche basate sul fatto che la spesa sia entro o fuori tolleranza e se sia approvata o rifiutata.

Aggiustamenti delle Righe Fiscali

• Queste regole gestiscono le discrepanze fiscali aggiustando le righe fiscali o generando note di credito o debito corrispondenti in base alle differenze tra i dati fiscali della fattura e del PO.

Enums e Opzioni

• Enums: Elenchi predefiniti di valori che garantiscono coerenza tra le regole (ad es., operatori di confronto, tipi di approvazione).

• Opzioni: Scelte predefinite per gestire quantità o prezzi unitari, offrendo flessibilità nelle definizioni delle regole.

Spiegazione degli Screenshot

Screenshot 1: Interfaccia di Gestione delle Regole

Questo screenshot mostra l'interfaccia di Gestione delle Regole dove gli amministratori possono visualizzare e gestire tutte le regole di risoluzione dei conflitti. Gli elementi chiave includono:

• Pulsante Aggiungi Regola: Consente di aggiungere nuove regole.

• Elenco delle Regole: Mostra tutte le regole attive con dettagli come nome, sezione e stato attivo.

• Menu a Discesa Sezione: Filtra le regole in base alla sezione a cui si applicano (ad es., Righe di Ricevuta, Spese di Riga).

Screenshot 2: Modifica Dettagliata della Regola

Questo screenshot illustra la vista dettagliata di una specifica regola in fase di modifica. Gli elementi chiave includono:

• Sezione Criteri: Definisce le condizioni sotto le quali la regola viene attivata. Ad esempio, i criteri potrebbero specificare che se la quantità e il prezzo unitario differiscono dal PO ma sono entro tolleranza, la regola dovrebbe essere applicata.

• Sezione Azioni: Specifica quali azioni dovrebbero essere intraprese quando i criteri sono soddisfatti. Questo può includere l'aggiustamento delle righe della fattura, la generazione di note di credito o debito, o l'applicazione di spese aggiuntive.

• Tipo di Documento ed Elementi di Costo: Consente all'amministratore di mappare azioni specifiche a tipi di documento ed elementi di costo, fornendo flessibilità nella gestione di diversi scenari.

Le impostazioni "Classificazione ed Estrazione" nel sistema di elaborazione dei documenti forniscono opzioni per configurare come i documenti vengono gestiti automaticamente all'input:

1. Divisione dei Documenti: Questa impostazione ti consente di scegliere se dividere i documenti in base a criteri specifici o mantenerli come un unico documento. Questo può essere utile quando si elaborano documenti che hanno sezioni distinte multiple ma vengono caricati come un unico file.

2. Formattazione degli Importi: Qui puoi abilitare opzioni come l'arrotondamento degli importi totali negli ordini. Ciò garantisce che i dati estratti siano allineati con i formati e le regole finanziarie attese, riducendo gli errori nell'elaborazione finanziaria.

3. Estrazione delle Tabelle: Questa funzionalità consente l'estrazione automatizzata dei dati dalle tabelle all'interno dei documenti. Puoi specificare se estrarre tutte le tabelle, solo quelle rilevanti per scopi di costo, o identificare ed estrarre automaticamente i codici fiscali. Questo migliora notevolmente l'accuratezza e l'efficienza dell'estrazione dati dai formati strutturati all'interno dei documenti.

4. Configura Regola di Classificazione: Questa opzione ti consente di definire modelli e criteri specifici che aiutano il sistema a classificare e categorizzare automaticamente i documenti durante l'elaborazione. Questo potrebbe basarsi su modelli di testo, tipi di documento o altri metadati associati ai documenti.

1. Qualità OCR:

   • Questa impostazione ti consente di definire la percentuale minima di qualità OCR richiesta affinché un documento venga elaborato automaticamente. Include uno slider che puoi regolare per impostare la soglia, ad esempio al 75%, al di sotto della quale il sistema non può garantire un'estrazione riuscita. Se la qualità OCR di un documento scende al di sotto di questa soglia, puoi scegliere di far sì che il sistema esegua azioni specifiche, come rieseguire l'OCR dopo conferma manuale.

2. Impostazioni OCR generali:

   • Utilizza E-Text se disponibile: Questa opzione, quando abilitata, consente al sistema di utilizzare il testo elettronico incorporato nei PDF o in altri tipi di documenti per migliorare l'accuratezza.

   • Utilizza DESKEW se disponibile: Questa funzione corregge l'allineamento del documento, il che aiuta a migliorare l'accuratezza dell'OCR raddrizzando eventuali scansioni inclinate.

3. Impostazioni OCR per tabelle:

   • Utilizza dati AI per le tabelle se disponibile: Questa impostazione consente l'uso di tecnologie AI per riconoscere ed estrarre meglio le tabelle dai documenti acquisiti, sfruttando modelli di apprendimento automatico per identificare e strutturare i dati tabellari in modo accurato.

4. Impostazioni OCR per i campi dell'intestazione:

   • Utilizza Estrazione Regole: Quando abilitata, questa impostazione consente al sistema di applicare regole predefinite per estrarre dati dai campi dell'intestazione, che possono essere fondamentali per identificare correttamente sezioni del documento come numeri di fattura, date, ecc.

   • Utilizza Estrazione AI: Questa opzione utilizza modelli AI per estrarre in modo intelligente i campi dell'intestazione, che possono essere più adattabili alle variazioni nei layout e stili dei documenti.

Le impostazioni di "Importazione" nel sistema di elaborazione documenti ti consentono di configurare come i documenti vengono importati nel sistema da varie fonti, inclusi settaggi per FTP (File Transfer Protocol) ed email. Ecco una panoramica di queste impostazioni:

1. Impostazioni del Documento:

• Limita alle pagine: Questo ti permette di limitare l'elaborazione a un certo numero di pagine da ciascun documento.

• Giorni Termini di Pagamento: Definisce i termini di pagamento predefiniti (in giorni) che possono essere applicati ai documenti.

• Modello Data: Imposta il modello per il riconoscimento e la formattazione delle date all'interno dei documenti importati.

1. Importazione FTP:

• Tipo: Definisce il tipo di protocollo FTP da utilizzare (ad esempio, SFTP).

• URL del Server: L'indirizzo del server da cui verranno recuperati i documenti.

• Nome Utente e Porta: Credenziali e numero di porta per accedere al server FTP.

• Directory Predefinita: Specifica la directory sul server FTP da cui verranno importati i file.

L'opzione aggiuntiva per aggiungere nuovi dati include campi come:

• Password: Per l'autenticazione.

• Pattern di Corrispondenza dei Nomi dei File: Per specificare quali file importare in base ai loro nomi.

• Sotto-Organizzazioni: Seleziona a quale sotto-organizzazione le impostazioni di importazione dovrebbero essere applicate.

1. Importazione Email:

• Indirizzo Email: Configura un account email dove i documenti possono essere inviati per l'importazione.

• Nome Utente e Password: Credenziali per accedere all'account email.

• Protocollo e Crittografia: Specifica il protocollo (IMAP, POP3) e il tipo di crittografia.

• Unisci documenti allegati: Opzione per combinare tutti i documenti allegati in un unico documento durante l'importazione.

Ciò consente anche di specificare sotto-organizzazioni per un controllo più preciso su dove vengono diretti gli email all'interno della struttura organizzativa.

Il "Master Data Lookup" nelle impostazioni di elaborazione dei documenti consente un approccio completo e integrato alla gestione e convalida dei dati del documento sincronizzandoli con il sistema ERP Infor. Ecco come aiuta a razionalizzare la convalida e l'ottimizzazione dell'elaborazione dei documenti all'interno del tuo ambiente ERP:

1. Gestione centralizzata dei dati: Questa funzionalità funge da repository centrale in cui i dati provenienti da varie fonti come fornitori, indirizzi dei clienti, codici fiscali e altro possono essere memorizzati e gestiti. Fornisce un punto di riferimento unico per tutti i dati principali, garantendo coerenza e precisione in tutta l'organizzazione.

2. Convalida contro i dati ERP: Sincronizzando i dati principali come le informazioni sui fornitori da Infor a Docbits, è possibile convalidare automaticamente i dati estratti dai documenti rispetto ai dati del tuo ERP. Ciò garantisce che le informazioni elaborate (come nomi dei fornitori, indirizzi e codici fiscali) corrispondano ai dati presenti nel sistema ERP, riducendo gli errori e le discrepanze.

3. Agevola l'automazione: Avere un sistema robusto di ricerca dati principali aiuta ad automatizzare l'elaborazione dei documenti in arrivo. Ad esempio, gli ordini di acquisto o le fatture possono essere controllati automaticamente per la correttezza dei dati del fornitore, approvati se corrispondono o contrassegnati per la revisione in caso di discrepanze.

4. Migliora l'integrità dei dati: Gli aggiornamenti regolari dal sistema ERP alla ricerca dati principali garantiscono che i dati utilizzati per l'elaborazione dei documenti siano aggiornati. Ciò riduce il rischio di elaborare documenti basati su informazioni obsolete, migliorando così l'integrità complessiva delle transazioni commerciali.

5. Efficienza nell'elaborazione dei documenti: Con i dati principali direttamente collegati e costantemente aggiornati, l'elaborazione dei documenti diventa più efficiente. I documenti possono essere classificati e instradati automaticamente in base ai criteri specifici impostati nei dati principali, come termini specifici del fornitore o normative fiscali applicabili a diversi tipi di transazioni.

L'impostazione "Elenco dei Valori" nel sistema di elaborazione documenti è essenzialmente un repository centrale per la gestione dei valori predefiniti che possono essere utilizzati in vari moduli e campi all'interno del sistema. Questa impostazione è particolarmente utile per standardizzare l'inserimento dei dati e garantire coerenza tra i documenti elaborati dal sistema.

1. Segmentazione per Tipo: Ogni sezione, come "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" e "Test", rappresenta una diversa categoria di valori predefiniti. Queste categorie sono utilizzate per gestire diversi tipi di input di dati rilevanti per i rispettivi contesti all'interno del sistema.

2. Valori e Sinonimi: In ciascuna categoria, è possibile definire più valori. Ad esempio, sotto "Invoice_Sub_Type", sono elencati valori come "Fattura di Costo" e "Fattura di Acquisto". Inoltre, è possibile assegnare sinonimi a questi valori, migliorando la flessibilità e l'ampiezza della cattura dei dati. Ad esempio, "Fattura di Costo" ha sinonimi come "Kostenrechnung" e "Cost Invoice".

3. Utilizzo tra Sotto-Organizzazioni: Questi valori possono anche essere resi specifici per determinate sotto-organizzazioni all'interno della configurazione, consentendo la personalizzazione e la localizzazione dei flussi di lavoro di elaborazione documenti.

4. Aggiunta e Gestione dei Valori: Attraverso l'azione "Aggiungi Riga", è possibile introdurre nuovi valori e sinonimi negli elenchi, e le "Azioni" consentono di modificare o eliminare voci esistenti.

Nella sezione "Impostazioni di esportazione" delle impostazioni di elaborazione dei documenti, gestisci come i documenti vengono esportati dopo l'elaborazione. Ciò include la configurazione di vari metodi di esportazione adattati a esigenze specifiche, come trasferimenti diretti di file o integrazioni con sistemi aziendali come Infor. Ecco una panoramica delle opzioni e delle funzionalità all'interno di questa impostazione:

1. Selezione del metodo di esportazione: Puoi scegliere come i documenti devono essere esportati. I metodi comuni includono SFTP, webhook e integrazione diretta con sistemi come Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) e altre opzioni correlate a Infor. Ogni metodo supporta diversi tipi di flussi di lavoro e requisiti di integrazione.

2. Dettagli della configurazione:

   • Per SFTP, di solito è necessario specificare l'URL del server, il nome utente, la password e la cartella di destinazione in cui i documenti verranno caricati.

   • Per le integrazioni con Infor, potresti dover configurare mapping specifici o fornire chiavi API per garantire che i documenti vengano elaborati correttamente e inviati all'ecosistema Infor, allineandosi con la struttura dati esistente e i flussi.

3. Personalizzazione: A seconda del tipo di documento (ad esempio, fatture, conferme d'ordine) e della sotto-organizzazione, è possibile configurare diverse impostazioni di esportazione per soddisfare varie regole aziendali o requisiti di conformità.

4. Flessibilità dell'integrazione: L'interfaccia consente di avere più configurazioni di integrazione attive contemporaneamente, consentendo agli utenti di gestire efficientemente vari tipi di documenti e destinazioni. Questa configurazione modulare garantisce che diverse parti dell'azienda possano utilizzare flussi di lavoro personalizzati senza influenzarsi reciprocamente.

5. Aggiunta e modifica delle configurazioni: Gli utenti possono aggiungere nuove configurazioni o modificare quelle esistenti specificando dettagli come il tipo di documento, il metodo di esportazione e le credenziali o le impostazioni specifiche del metodo di esportazione scelto.

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• Contabilità automatica: DocBits offre funzionalità di contabilità automatizzata, semplificando il processo di gestione delle transazioni finanziarie associate agli ordini di acquisto (PO) e ad altri documenti.

• Integrazione M3: Integrazione con M3, una soluzione software ERP, che consente un'interazione senza soluzione di continuità tra DocBits e M3 per una gestione e un'elaborazione documentale avanzate.

• Dashboard PO: Una dashboard centralizzata all'interno di DocBits progettata specificamente per gestire e monitorare gli ordini di acquisto, fornendo approfondimenti e analisi per un tracciamento efficiente e la presa di decisioni.

• Dashboard Ordini di Spedizione: Simile alla Dashboard PO, questa funzionalità si concentra sulla gestione e monitoraggio degli ordini di spedizione, facilitando le operazioni logistiche.

• Dashboard v2: Una versione aggiornata dell'interfaccia della dashboard, probabilmente con un'esperienza utente migliorata e funzionalità aggiuntive per un'usabilità potenziata.

• Dashboard Avanzata di Spedizione: Una dashboard specializzata per il monitoraggio avanzato e la gestione delle attività legate alla spedizione, offrendo approfondimenti e funzionalità più avanzate.

• Portale Fornitori: Un portale all'interno di DocBits dedicato ai fornitori, che consente loro di interagire e collaborare con il sistema, migliorando la comunicazione e l'efficienza nella catena di approvvigionamento.

• Generatore di Flussi di Lavoro: Uno strumento per creare e personalizzare flussi di lavoro all'interno di DocBits, consentendo agli utenti di definire processi specifici e automatizzare la gestione dei documenti in base alle loro esigenze aziendali uniche.

• Generatore di Layout: Consente agli utenti di progettare e personalizzare il layout dei documenti all'interno di DocBits, garantendo l'allineamento con i marchi e gli standard di usabilità.

• Modalità di Annotazione: Una funzionalità che consente agli utenti di annotare e contrassegnare i documenti direttamente nell'interfaccia di DocBits, facilitando la collaborazione e il feedback.

• Mostra report: Funzionalità per generare e visualizzare report all'interno di DocBits, fornendo approfondimenti e analisi su vari aspetti dell'elaborazione e della gestione dei documenti.

• Modelli e Etichette: Strumenti per definire e configurare modelli di riconoscimento documentale ed etichette all'interno di DocBits, migliorando l'accuratezza e l'efficienza nell'elaborazione dei documenti.

• Script Documento: Probabilmente una funzionalità per lo scripting e l'automazione di azioni o processi specifici relativi alla gestione dei documenti all'interno di DocBits.

• Scansione Documenti: Capacità di acquisire documenti fisici e importarli in DocBits per l'elaborazione e la gestione digitale.

• Estrazione QR-Code: Una funzionalità per estrarre informazioni dai codici QR incorporati nei documenti, consentendo l'acquisizione e l'elaborazione automatica dei dati.

• Dati Master Personalizzati: Consente agli utenti di definire e gestire campi e attributi di dati master personalizzati all'interno di DocBits, adattando il sistema alle specifiche esigenze aziendali.

• Compiti e Notifiche: Funzionalità per gestire compiti e ricevere notifiche all'interno di DocBits, garantendo azioni e comunicazioni tempestive relative alle attività di elaborazione dei documenti.

• Aggiornatore ACL IDM: Questo modulo probabilmente si occupa dell'aggiornamento e della gestione delle liste di controllo degli accessi (ACL) all'interno di DocBits, garantendo autorizzazioni e sicurezza adeguate per l'accesso e la gestione dei documenti.