Anche con una configurazione attenta, l'elaborazione dei documenti può occasionalmente incontrare problemi. Ecco alcuni suggerimenti per la risoluzione dei problemi relativi ai problemi comuni che possono sorgere dalle configurazioni:

Impostazioni di ordine aggiuntive:

• Verificare che tutti i parametri aggiuntivi siano configurati correttamente e soddisfino i requisiti aziendali.

• Assicurarsi che la configurazione corrisponda ai requisiti di sistema e alle esigenze degli utenti.

Esportazione in IDM:

• Assicurarsi che la connessione al sistema IDM sia configurata correttamente e che tutti i permessi necessari siano in atto.

• Verificare che il formato del documento sia compatibile con i requisiti del sistema IDM.

Impostazioni di tolleranza aggiuntive:

• Assicurarsi che i limiti di tolleranza siano realistici e fattibili.

• Controllare regolarmente che i limiti di tolleranza soddisfino i requisiti aziendali attuali.

Esportazione alternativa del documento:

• Testare l'esportazione in formati diversi per assicurarsi che tutte le informazioni richieste siano esportate correttamente.

• Assicurarsi che i formati di esportazione siano compatibili con i requisiti dei destinatari o dei sistemi di destinazione.

Stato di disattivazione dell'ordine:

• Rivedere la configurazione dello stato di disattivazione per garantire che non blocchi inutilmente il flusso di lavoro.

• Assicurarsi che tutti gli utenti siano a conoscenza dei cambiamenti di stato e sappiano come rispondere.

Applicando queste impostazioni e le migliori pratiche, le organizzazioni possono ottimizzare i processi di elaborazione dei documenti, migliorare l'accuratezza dei dati e garantire la conformità normativa.

Ecco alcune raccomandazioni comprovate per utilizzare le impostazioni in modo efficace per ottimizzare l'elaborazione dei documenti, migliorare l'accuratezza dei dati e garantire la conformità.

Standardizzare modelli e impostazioni linguistiche:

• Creare linee guida chiare per l'uso di modelli di formattazione e impostazioni linguistiche per garantire che tutti i documenti siano coerenti.

• Formare regolarmente i dipendenti sull'uso corretto di modelli e impostazioni linguistiche.

Abilitare l'autocorrezione e il controllo ortografico:

• Incoraggiare i dipendenti a controllare l'ortografia prima di finalizzare un documento per identificare e correggere errori di battitura e grammaticali.

Utilizzare il versioning e il tracciamento delle modifiche:

• Utilizzare il versioning e il tracciamento delle modifiche per tenere traccia della cronologia delle modifiche e garantire la tracciabilità delle modifiche.

• Documentare attentamente le modifiche e i commenti per supportare il processo di revisione e facilitare la collaborazione.

Configurazione attenta della sicurezza dei documenti:

• Impostare restrizioni di accesso chiare per garantire che i documenti riservati possano essere visualizzati e modificati solo da persone autorizzate.

• Aggiornare regolarmente le password e i diritti di accesso per garantire la sicurezza e soddisfare i requisiti di conformità.

Formazione e aggiornamenti regolari:

• Formare regolarmente i dipendenti su come utilizzare DocBits e le sue funzionalità in modo efficace.

• Rimanere aggiornati con gli aggiornamenti e le nuove funzionalità e implementarli secondo necessità per migliorare l'efficienza e la sicurezza.

Flussi di lavoro e politiche documentate:

• Creare politiche e flussi di lavoro chiari per l'elaborazione dei documenti che coprano l'uso delle varie impostazioni e funzionalità.

• Documentare i requisiti di conformità e garantire che tutti i dipendenti li comprendano e li rispettino.

Implementando queste migliori pratiche, puoi aumentare l'efficienza in DocBits, migliorare l'accuratezza dei dati e garantire che soddisfi i requisiti di conformità pertinenti.

Panoramica

Come amministratore, hai la possibilità di visualizzare e gestire le mappature tra i numeri di articolo interni e i numeri di articolo dei fornitori. Questa funzionalità garantisce che le discrepanze tra il tuo sistema e i sistemi dei tuoi fornitori siano gestite in modo efficiente. Puoi rivedere, modificare ed eliminare mappature errate per mantenere l'accuratezza dei dati.

Accesso alla Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore

1. Naviga a Impostazioni:

   • Vai alla sezione Impostazioni nel tuo cruscotto amministrativo.

2. Accedi ai Tipi di Documento:

   • Sotto Impostazioni, seleziona Tipi di Documento.

3. Ulteriori Impostazioni:

   • Clicca su Ulteriori Impostazioni per accedere ad opzioni di configurazione aggiuntive.

4. Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore:

   • Nella sezione Ulteriori Impostazioni, troverai la tabella Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore. Questa tabella elenca tutte le mappature attuali tra i tuoi numeri di articolo interni e i corrispondenti numeri di articolo dei fornitori.

Gestione delle Mappature dei Numeri di Articolo

1. Visualizzazione delle Mappature:

   • La tabella visualizza le seguenti colonne:

     • ID Fornitore: L'identificatore unico per il fornitore.

     • Numero di Articolo: Il tuo numero di articolo interno per il prodotto.

     • Numero di Articolo Fornitore: Il numero di articolo corrispondente utilizzato dal fornitore.

     • Azione: Opzioni per gestire le mappature.

2. Eliminazione delle Mappature Errate:

   • Se identifichi una mappatura errata, puoi eliminarla cliccando sull'icona del cestino (🗑) nella colonna Azione.

   • Apparirà un messaggio di conferma per assicurarti che desideri eliminare la mappatura.

3. Modifica delle Mappature:

   • (Se applicabile) Potresti anche avere l'opzione di modificare le mappature esistenti per correggere eventuali discrepanze. Questo potrebbe comportare il clic sul numero di articolo o sul numero del fornitore per apportare modifiche.

Esempio di Flusso di Lavoro

1. Identificare le Discrepanze:

   • Rivedi regolarmente la Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore per identificare eventuali discrepanze o mappature errate.

2. Eliminare le Mappature Errate:

   • Per qualsiasi mappatura errata, clicca sull'icona del cestino per eliminarle.

3. Reinserire le Mappature Corrette:

   • Assicurati che le mappature corrette siano inserite manualmente durante la prossima transazione o modificando le voci esistenti se il sistema lo supporta.

Ecco spiegazioni dettagliate sul significato e sull'uso delle impostazioni elencate nel trattamento dei documenti per facilitare flussi di lavoro individuali e controllati:

Salta Validazione Tabella:

Scopo:

• Questa impostazione consente di saltare la validazione delle tabelle.

Utilizzo:

• Questo è utile quando si utilizzano tabelle la cui struttura cambia frequentemente o quando la validazione causa ritardi non necessari. Saltare la validazione può accelerare il trattamento, ma questo dovrebbe essere utilizzato solo se la qualità dei dati è altrimenti garantita.

Rilevamento Documenti Duplicati

Scopo:

• Questa impostazione consente la rilevazione automatica di documenti duplicati basata su campi selezionati.

Utilizzo:

• Questo strumento è progettato per prevenire che gli stessi documenti vengano elaborati due volte, garantendo efficienza nel flusso di lavoro di elaborazione.

Progettazione nel Modulo di Revisione:

Scopo:

• Questa impostazione consente di progettare documenti direttamente in modalità revisione.

Utilizzo:

• Utile per tenere conto del feedback visivo e delle annotazioni durante la revisione e apportare modifiche di design in tempo reale. Questo migliora l'efficienza del processo di revisione e consente a progettisti e revisori di lavorare più a stretto contatto.

Progettazione Modulo di Rifiuto:

Scopo:

• Questa impostazione consente di progettare la visualizzazione dei documenti rifiutati direttamente.

Utilizzo:

• Utile per tenere conto del feedback visivo e delle annotazioni mentre si apportano modifiche di design in tempo reale. Questo migliora l'efficienza del processo di revisione e consente a progettisti e revisori di lavorare più a stretto contatto.

Progettazione Modello:

Scopo:

• Modelli per standardizzare i layout e la formattazione dei documenti.

Utilizzo:

• Rende più facile creare documenti coerenti e professionali. Le aziende possono creare i propri modelli di design che seguono le linee guida del marchio e gli standard di formattazione, aumentando l'efficienza e migliorando l'aspetto dei documenti.

Esporta in IDM (Gestione Documentale Informativa):

Scopo:

• Questa impostazione consente di esportare documenti in un Sistema di Gestione Documentale Informativa (IDM).

Utilizzo:

• Questa funzione viene utilizzata per esportare documenti direttamente dal sistema di creazione o revisione a un sistema IDM per memorizzarli, gestirli e facilitare l'accesso centralmente. Questo migliora l'organizzazione e la tracciabilità dei documenti, garantisce che siano conservati in modo sicuro e facilita la conformità alle normative.

Approvazione:

Scopo:

• Flusso di lavoro di approvazione dei documenti.

Utilizzo:

• Definisce i passaggi e le responsabilità di approvazione. Questa impostazione è critica per la conformità alle politiche aziendali e ai requisiti normativi. Garantisce che tutte le parti rilevanti abbiano esaminato e approvato il documento prima che venga finalizzato. Una volta finalizzato, il documento può essere timbrato con un timbro di approvazione.

Modulo di Approvazione Design:

Modulo di Approvazione Design v2:

Modulo di Seconda Approvazione Design:

Ordine di Acquisto / Contabilità Automatica:

Scopo:

• Automatizza l'elaborazione e la registrazione degli ordini di acquisto.

Utilizzo:

• Facilita la creazione e l'elaborazione automatica degli ordini di acquisto e la loro registrazione nei sistemi finanziari. Questo fa risparmiare tempo, riduce gli errori e migliora l'efficienza nel processo di acquisto e contabilità.

Tabella PO nel Layout Builder:

Scopo:

• Consente l'integrazione delle tabelle degli ordini di acquisto nel layout dei documenti.

Utilizzo:

• Progetta tabelle degli ordini di acquisto direttamente nel Layout Builder e le adatta a requisiti specifici. Questo garantisce un design fluido e coerente dei documenti contenenti informazioni sugli ordini di acquisto.

Esporta righe PO non corrispondenti:

Scopo:

• Esporta righe di ordini di acquisto che non corrispondono agli ordini di acquisto esistenti.

Utilizzo:

• Identifica ed esporta righe che potrebbero contenere errori o richiedere una revisione speciale. Questo aiuta a rilevare e correggere discrepanze prima che gli ordini vengano completati.

Impostazioni di Tolleranza PO:

Scopo:

• Definisce limiti di tolleranza per le deviazioni negli ordini di acquisto.

Utilizzo:

• Determina quanto è accettabile una deviazione dall'ordine senza richiedere un'approvazione aggiuntiva.

• Questo include deviazioni di prezzo o quantità. Questa impostazione aiuta a snellire il processo di approvazione e a evitare ritardi non necessari.

Impostazioni Aggiuntive di Tolleranza PO:

Scopo:

• Queste impostazioni forniscono opzioni di configurazione avanzate per gli ordini di acquisto (PO) per soddisfare requisiti aziendali specifici.

Utilizzo:

• È possibile impostare parametri e condizioni aggiuntive per gli ordini di acquisto, come termini di consegna, termini di pagamento specifici. Questo facilita il controllo preciso e la personalizzazione dei processi di ordine di acquisto, migliorando così l'efficienza e l'accuratezza negli acquisti.

Esportazione Alternativa dei Documenti:

Scopo:

• Questa impostazione consente di esportare documenti in formati diversi o tramite metodi alternativi.

Utilizzo:

• È possibile specificare in quali formati (ad es. PDF, DOCX, XML) o tramite quali canali (ad es. email, archiviazione cloud) i documenti devono essere esportati. Questo aumenta la flessibilità e consente di esportare documenti secondo i requisiti di diversi destinatari o sistemi.

Disabilita Stati PO:

Scopo:

• Questa impostazione consente di disabilitare o bloccare determinati stati degli ordini di acquisto per controllare il flusso di lavoro.

Utilizzo:

• Le aziende possono specificare quali stati devono essere disabilitati in determinate situazioni per prevenire che gli ordini vengano modificati o modificati in modo errato. Questo è utile per garantire l'integrità e la coerenza del processo di ordine di acquisto.

• Ad esempio, un ordine che è già stato approvato e rilasciato per la consegna non potrebbe più essere elaborato o annullato.

Importanza per flussi di lavoro controllati

Impostazioni Aggiuntive PO:

Personalizzazione individuale:

• Consente l'adattamento delle impostazioni dell'ordine a requisiti aziendali specifici, aumentando l'efficienza e l'accuratezza negli acquisti.

Processi controllati:

• Supporta l'implementazione di regole e procedure di acquisto dettagliate.

Impostazioni Aggiuntive di Tolleranza PO:

Processi di approvazione efficienti:

• Minimizza i passaggi di approvazione non necessari impostando limiti di tolleranza chiari.

Gestione del rischio:

• Aiuta a identificare deviazioni significative in una fase precoce e a prendere provvedimenti appropriati.

Esportazione Alternativa dei Documenti:

Flessibilità:

• Consente l'esportazione di documenti in formati diversi che soddisfano i requisiti di diversi sistemi e destinatari.

Efficienza:

• Automatizza il processo di esportazione, riducendo il lavoro manuale e gli errori.

Disabilita Stati PO:

Controllo del processo:

• Previene modifiche o modifiche indesiderate agli ordini che sono già in uno stato avanzato.

Sicurezza:

• Protegge l'integrità del processo di ordinazione e garantisce che vengano apportate solo modifiche autorizzate.

Panoramica

L'area Altri Impostazioni consente agli amministratori di configurare vari aspetti dell'elaborazione dei documenti che non sono coperti dalle impostazioni di base. Ciò include opzioni per l'estrazione delle tabelle, la revisione dei documenti, la generazione di PDF, i processi di approvazione e impostazioni specifiche per operazioni come gli ordini di acquisto o la contabilità.

Funzionalità Chiave e Opzioni

1. Estrazione delle Tabelle:

• Ignora convalida tabella: Consente di bypassare il processo di convalida dei dati della tabella, utile in scenari in cui la convalida dei dati deve essere flessibile.

1. In Revisione:

• Progettazione modulo in revisione: Configura il layout e i campi che appaiono nei moduli di revisione utilizzati durante il processo di revisione del documento.

1. Generazione PDF:

• Progettazione Modello: Specifica il modello utilizzato per generare le versioni PDF dei documenti, fondamentale per l'archiviazione o la comunicazione esterna.

1. Approvazione:

• Approva prima dell'esportazione: Garantisce che i documenti debbano essere approvati prima di poter essere esportati dal sistema.

• Seconda Approvazione: Aggiunge un ulteriore livello di approvazione per una maggiore validazione, migliorando il controllo sull'elaborazione dei documenti.

1. Ordine di Acquisto / Contabilità Automatica:

• Tabella PO nel generatore di layout: Abilita l'inclusione delle tabelle degli ordini di acquisto nel generatore di layout per layout personalizzati dei documenti.

• Ordine di Acquisto: Attiva l'elaborazione dei documenti di ordine di acquisto all'interno del sistema.

• Impostazione Tolleranza PO: Imposta i livelli di tolleranza per le quantità degli ordini di acquisto, utili per gestire piccole discrepanze senza segnalarle come errori.

1. Esportazione Alternativa del Documento:

• Disabilita stati PO: Consente di disabilitare determinati stati degli ordini di acquisto durante il processo di esportazione, offrendo flessibilità nel modo in cui vengono gestiti gli ordini.

1. Mappatura Numero Articolo Fornitore:

• Un'impostazione di utilità che mappa i numeri di articolo del fornitore ai numeri di articolo interni, garantendo precisione nella gestione dell'inventario e degli ordini di acquisto.