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Creare linee guida chiare per l'uso di modelli di formattazione e impostazioni linguistiche per garantire che tutti i documenti siano coerenti.
Formare regolarmente i dipendenti sull'uso corretto di modelli e impostazioni linguistiche.
Incoraggiare i dipendenti a controllare l'ortografia prima di finalizzare un documento per identificare e correggere errori di battitura e grammaticali.
Utilizzare il versioning e il tracciamento delle modifiche per tenere traccia della cronologia delle modifiche e garantire la tracciabilità delle modifiche.
Documentare attentamente le modifiche e i commenti per supportare il processo di revisione e facilitare la collaborazione.
Impostare restrizioni di accesso chiare per garantire che i documenti riservati possano essere visualizzati e modificati solo da persone autorizzate.
Aggiornare regolarmente le password e i diritti di accesso per garantire la sicurezza e soddisfare i requisiti di conformità .
Formare regolarmente i dipendenti su come utilizzare DocBits e le sue funzionalità in modo efficace.
Rimanere aggiornati con gli aggiornamenti e le nuove funzionalità e implementarli secondo necessità per migliorare l'efficienza e la sicurezza.
Creare politiche e flussi di lavoro chiari per l'elaborazione dei documenti che coprano l'uso delle varie impostazioni e funzionalità .
Documentare i requisiti di conformità e garantire che tutti i dipendenti li comprendano e li rispettino.
Implementando queste migliori pratiche, puoi aumentare l'efficienza in DocBits, migliorare l'accuratezza dei dati e garantire che soddisfi i requisiti di conformità pertinenti.
Panoramica
L'area Altri Impostazioni consente agli amministratori di configurare vari aspetti dell'elaborazione dei documenti che non sono coperti dalle impostazioni di base. Ciò include opzioni per l'estrazione delle tabelle, la revisione dei documenti, la generazione di PDF, i processi di approvazione e impostazioni specifiche per operazioni come gli ordini di acquisto o la contabilità .
Funzionalità Chiave e Opzioni
Estrazione delle Tabelle:
Ignora convalida tabella: Consente di bypassare il processo di convalida dei dati della tabella, utile in scenari in cui la convalida dei dati deve essere flessibile.
In Revisione:
Progettazione modulo in revisione: Configura il layout e i campi che appaiono nei moduli di revisione utilizzati durante il processo di revisione del documento.
Generazione PDF:
Progettazione Modello: Specifica il modello utilizzato per generare le versioni PDF dei documenti, fondamentale per l'archiviazione o la comunicazione esterna.
Approvazione:
Approva prima dell'esportazione: Garantisce che i documenti debbano essere approvati prima di poter essere esportati dal sistema.
Seconda Approvazione: Aggiunge un ulteriore livello di approvazione per una maggiore validazione, migliorando il controllo sull'elaborazione dei documenti.
Ordine di Acquisto / Contabilità Automatica:
Tabella PO nel generatore di layout: Abilita l'inclusione delle tabelle degli ordini di acquisto nel generatore di layout per layout personalizzati dei documenti.
Ordine di Acquisto: Attiva l'elaborazione dei documenti di ordine di acquisto all'interno del sistema.
Impostazione Tolleranza PO: Imposta i livelli di tolleranza per le quantità degli ordini di acquisto, utili per gestire piccole discrepanze senza segnalarle come errori.
Esportazione Alternativa del Documento:
Disabilita stati PO: Consente di disabilitare determinati stati degli ordini di acquisto durante il processo di esportazione, offrendo flessibilità nel modo in cui vengono gestiti gli ordini.
Mappatura Numero Articolo Fornitore:
Un'impostazione di utilità che mappa i numeri di articolo del fornitore ai numeri di articolo interni, garantendo precisione nella gestione dell'inventario e degli ordini di acquisto.
Scopo:
Questa impostazione consente di saltare la validazione delle tabelle.
Utilizzo:
Questo è utile quando si utilizzano tabelle la cui struttura cambia frequentemente o quando la validazione causa ritardi non necessari. Saltare la validazione può accelerare il trattamento, ma questo dovrebbe essere utilizzato solo se la qualità dei dati è altrimenti garantita.
Scopo:
Questa impostazione consente la rilevazione automatica di documenti duplicati basata su campi selezionati.
Utilizzo:
Questo strumento è progettato per prevenire che gli stessi documenti vengano elaborati due volte, garantendo efficienza nel flusso di lavoro di elaborazione.
Scopo:
Questa impostazione consente di progettare documenti direttamente in modalità revisione.
Utilizzo:
Utile per tenere conto del feedback visivo e delle annotazioni durante la revisione e apportare modifiche di design in tempo reale. Questo migliora l'efficienza del processo di revisione e consente a progettisti e revisori di lavorare più a stretto contatto.
Scopo:
Questa impostazione consente di progettare la visualizzazione dei documenti rifiutati direttamente.
Utilizzo:
Utile per tenere conto del feedback visivo e delle annotazioni mentre si apportano modifiche di design in tempo reale. Questo migliora l'efficienza del processo di revisione e consente a progettisti e revisori di lavorare più a stretto contatto.
Scopo:
Modelli per standardizzare i layout e la formattazione dei documenti.
Utilizzo:
Rende più facile creare documenti coerenti e professionali. Le aziende possono creare i propri modelli di design che seguono le linee guida del marchio e gli standard di formattazione, aumentando l'efficienza e migliorando l'aspetto dei documenti.
Scopo:
Questa impostazione consente di esportare documenti in un Sistema di Gestione Documentale Informativa (IDM).
Utilizzo:
Questa funzione viene utilizzata per esportare documenti direttamente dal sistema di creazione o revisione a un sistema IDM per memorizzarli, gestirli e facilitare l'accesso centralmente. Questo migliora l'organizzazione e la tracciabilità dei documenti, garantisce che siano conservati in modo sicuro e facilita la conformità alle normative.
Scopo:
Flusso di lavoro di approvazione dei documenti.
Utilizzo:
Definisce i passaggi e le responsabilità di approvazione. Questa impostazione è critica per la conformità alle politiche aziendali e ai requisiti normativi. Garantisce che tutte le parti rilevanti abbiano esaminato e approvato il documento prima che venga finalizzato. Una volta finalizzato, il documento può essere timbrato con un timbro di approvazione.
Modulo di Approvazione Design:
Modulo di Approvazione Design v2:
Modulo di Seconda Approvazione Design:
Scopo:
Automatizza l'elaborazione e la registrazione degli ordini di acquisto.
Utilizzo:
Facilita la creazione e l'elaborazione automatica degli ordini di acquisto e la loro registrazione nei sistemi finanziari. Questo fa risparmiare tempo, riduce gli errori e migliora l'efficienza nel processo di acquisto e contabilità .
Scopo:
Consente l'integrazione delle tabelle degli ordini di acquisto nel layout dei documenti.
Utilizzo:
Progetta tabelle degli ordini di acquisto direttamente nel Layout Builder e le adatta a requisiti specifici. Questo garantisce un design fluido e coerente dei documenti contenenti informazioni sugli ordini di acquisto.
Scopo:
Esporta righe di ordini di acquisto che non corrispondono agli ordini di acquisto esistenti.
Utilizzo:
Identifica ed esporta righe che potrebbero contenere errori o richiedere una revisione speciale. Questo aiuta a rilevare e correggere discrepanze prima che gli ordini vengano completati.
Scopo:
Definisce limiti di tolleranza per le deviazioni negli ordini di acquisto.
Utilizzo:
Determina quanto è accettabile una deviazione dall'ordine senza richiedere un'approvazione aggiuntiva.
Questo include deviazioni di prezzo o quantità . Questa impostazione aiuta a snellire il processo di approvazione e a evitare ritardi non necessari.
Scopo:
Queste impostazioni forniscono opzioni di configurazione avanzate per gli ordini di acquisto (PO) per soddisfare requisiti aziendali specifici.
Utilizzo:
È possibile impostare parametri e condizioni aggiuntive per gli ordini di acquisto, come termini di consegna, termini di pagamento specifici. Questo facilita il controllo preciso e la personalizzazione dei processi di ordine di acquisto, migliorando così l'efficienza e l'accuratezza negli acquisti.
Scopo:
Questa impostazione consente di esportare documenti in formati diversi o tramite metodi alternativi.
Utilizzo:
È possibile specificare in quali formati (ad es. PDF, DOCX, XML) o tramite quali canali (ad es. email, archiviazione cloud) i documenti devono essere esportati. Questo aumenta la flessibilità e consente di esportare documenti secondo i requisiti di diversi destinatari o sistemi.
Scopo:
Questa impostazione consente di disabilitare o bloccare determinati stati degli ordini di acquisto per controllare il flusso di lavoro.
Utilizzo:
Le aziende possono specificare quali stati devono essere disabilitati in determinate situazioni per prevenire che gli ordini vengano modificati o modificati in modo errato. Questo è utile per garantire l'integrità e la coerenza del processo di ordine di acquisto.
Ad esempio, un ordine che è già stato approvato e rilasciato per la consegna non potrebbe più essere elaborato o annullato.
Impostazioni Aggiuntive PO:
Personalizzazione individuale:
Consente l'adattamento delle impostazioni dell'ordine a requisiti aziendali specifici, aumentando l'efficienza e l'accuratezza negli acquisti.
Processi controllati:
Supporta l'implementazione di regole e procedure di acquisto dettagliate.
Impostazioni Aggiuntive di Tolleranza PO:
Processi di approvazione efficienti:
Minimizza i passaggi di approvazione non necessari impostando limiti di tolleranza chiari.
Gestione del rischio:
Aiuta a identificare deviazioni significative in una fase precoce e a prendere provvedimenti appropriati.
Esportazione Alternativa dei Documenti:
Flessibilità :
Consente l'esportazione di documenti in formati diversi che soddisfano i requisiti di diversi sistemi e destinatari.
Efficienza:
Automatizza il processo di esportazione, riducendo il lavoro manuale e gli errori.
Disabilita Stati PO:
Controllo del processo:
Previene modifiche o modifiche indesiderate agli ordini che sono già in uno stato avanzato.
Sicurezza:
Protegge l'integrità del processo di ordinazione e garantisce che vengano apportate solo modifiche autorizzate.
Come amministratore, hai la possibilità di visualizzare e gestire le mappature tra i numeri di articolo interni e i numeri di articolo dei fornitori. Questa funzionalità garantisce che le discrepanze tra il tuo sistema e i sistemi dei tuoi fornitori siano gestite in modo efficiente. Puoi rivedere, modificare ed eliminare mappature errate per mantenere l'accuratezza dei dati.
Accesso alla Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore
Naviga a Impostazioni:
Vai alla sezione Impostazioni nel tuo cruscotto amministrativo.
Accedi ai Tipi di Documento:
Sotto Impostazioni, seleziona Tipi di Documento.
Ulteriori Impostazioni:
Clicca su Ulteriori Impostazioni per accedere ad opzioni di configurazione aggiuntive.
Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore:
Nella sezione Ulteriori Impostazioni, troverai la tabella Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore. Questa tabella elenca tutte le mappature attuali tra i tuoi numeri di articolo interni e i corrispondenti numeri di articolo dei fornitori.
Visualizzazione delle Mappature:
La tabella visualizza le seguenti colonne:
ID Fornitore: L'identificatore unico per il fornitore.
Numero di Articolo: Il tuo numero di articolo interno per il prodotto.
Numero di Articolo Fornitore: Il numero di articolo corrispondente utilizzato dal fornitore.
Azione: Opzioni per gestire le mappature.
Eliminazione delle Mappature Errate:
Se identifichi una mappatura errata, puoi eliminarla cliccando sull'icona del cestino (🗑) nella colonna Azione.
Apparirà un messaggio di conferma per assicurarti che desideri eliminare la mappatura.
Modifica delle Mappature:
(Se applicabile) Potresti anche avere l'opzione di modificare le mappature esistenti per correggere eventuali discrepanze. Questo potrebbe comportare il clic sul numero di articolo o sul numero del fornitore per apportare modifiche.
Identificare le Discrepanze:
Rivedi regolarmente la Mappa dei Numeri di Articolo Fornitore per identificare eventuali discrepanze o mappature errate.
Eliminare le Mappature Errate:
Per qualsiasi mappatura errata, clicca sull'icona del cestino per eliminarle.
Reinserire le Mappature Corrette:
Assicurati che le mappature corrette siano inserite manualmente durante la prossima transazione o modificando le voci esistenti se il sistema lo supporta.
Vai a Impostazioni → Tipi di Documento → Fattura → Altre Impostazioni come mostrato nello screenshot qui sotto
L'utente ha due opzioni per rilevare le fatture duplicate:
Rilevamento Documenti Duplicati Questa funzione controlla la presenza di documenti duplicati caricati su DocBits in base ai criteri selezionati. Se i criteri selezionati corrispondono tra i documenti, il sistema contrassegnerà il documento come duplicato.
Rilevamento Fatture Duplicati Questa funzione richiede che le Fatture Fornitori siano sincronizzate da Infor a DocBits. Confronta i numeri delle fatture nel dashboard fatture di DocBits con quelli in Infor. Se lo stesso numero di fattura viene caricato più di una volta, verrà contrassegnato come duplicato.
NOTA: L'uso della funzionalità Rilevamento Fatture Duplicati comporterà un addebito di credito aggiuntivo.
Una volta attivata l'impostazione, l'utente può selezionare i criteri per il rilevamento dei duplicati
Una volta abilitato il Rilevamento Duplicati nelle impostazioni, il dashboard mostrerà un'icona per tutte le fatture identificate come duplicati in base ai criteri specificati. Cliccando su questa icona si apriranno i record duplicati in una vista a schermo diviso per un facile confronto
Quando l'utente apre il documento, viene mostrata una barra di avviso per le fatture duplicate come mostrato nello screenshot
Vai a Impostazioni → Impostazioni generali → Tipi di documento → Ulteriori impostazioni → Sezione Ordine di acquisto → Stati PO disabilitati
L'impostazione Stati PO disabilitati consente agli utenti di specificare gli stati degli ordini di acquisto (PO) che impediscono alle fatture di essere abbinate a quegli ordini. Se un ordine di acquisto ha uno stato elencato in questa impostazione, non può essere utilizzato per l'abbinamento delle fatture nella schermata di abbinamento PO. Questo fermerà ulteriori elaborazioni del PO fino a quando il suo stato non cambia in uno che non è disabilitato.
Questo fermerà ulteriori elaborazioni della fattura fino a quando lo stato del PO non cambia in uno che non è disabilitato. Utilizzando questa impostazione, gli utenti possono garantire che gli ordini di acquisto con stati specifici non subiscano ulteriori elaborazioni delle fatture, riducendo gli errori e prevenendo pagamenti non necessari.
Nella schermata Abbinamento PO, un ordine di acquisto disabilitato appare sbarrato. Questo indica visivamente che il PO è attualmente limitato dall'essere abbinato a causa del suo stato.​
Nelle impostazioni Stati PO disabilitati, vedrai un campo di selezione sul lato sinistro.
Cliccando su questo campo si apre un elenco a discesa degli stati PO disponibili.
​
Seleziona uno o più stati cliccandoci sopra. Clicca di nuovo per deselezionare.
Clicca sul pulsante Applica per salvare le modifiche.
Stati disponibili
Annullato
Eliminato
Fatturato
Aperto
Parzialmente fatturato
Parzialmente ricevuto
Ricevuto
Non approvato
In attesa
Chiuso
Vai a Impostazioni → Impostazioni generali → Tipi di documento → Ulteriori impostazioni → Sezione Ordine di acquisto → Impostazione tolleranza PO
Quando abilitata, questa impostazione consente di definire tolleranze per Quantità e/o Prezzo unitario. Queste tolleranze possono essere impostate sia come percentuale che come valore fisso. Ciò significa che una fattura può discostarsi dall'ordine di acquisto (PO) all'interno dell'intervallo di tolleranza specificato senza essere segnalata come una discrepanza, fornendo flessibilità pur garantendo un'elaborazione senza problemi.
NOTA: Le tolleranze funzionano in entrambe le direzioni; cioè, il valore della fattura può essere sia superiore che inferiore al valore del PO all'interno dell'intervallo consentito.
Abilita l'impostazione:
Attiva l'impostazione tolleranza PO utilizzando il pulsante di attivazione.
Configura le tolleranze:
Appariranno quattro campi:
Un campo per l'Importo della tolleranza sulla quantità .
Un campo per l'Importo della tolleranza sul prezzo unitario.
Dietro ciascun campo, c'è un menu a discesa dove puoi selezionare il tipo di tolleranza:
Percentuale: Indica una tolleranza percentuale.
Valore: Indica un importo fisso con cui il valore può differire.
Supponiamo che la Tolleranza sul prezzo unitario sia impostata al 5%.
L'ordine di acquisto include due righe:
Riga 1: Prezzo unitario = $5.00
Riga 2: Prezzo unitario = $2.00
Sulla fattura:
Riga 1: Il prezzo unitario è stato regolato a $4.80 (all'interno della tolleranza del 5%).
Riga 2: Il prezzo unitario è stato regolato a $2.20 (fuori dalla tolleranza del 5%).
Risultato:
La riga 1 non è segnalata come una discrepanza perché $4.80 è all'interno del 5% di $5.00.
La riga 2 è segnalata come una discrepanza perché $2.20 supera la deviazione consentita del 5% da $2.00. L'utente è ora tenuto a prendere provvedimenti per risolvere la discrepanza prima che la fattura possa essere elaborata ulteriormente.
Vai a Impostazioni → Impostazioni generali → Tipi di documento → Ulteriori impostazioni → Sezione Ordine di acquisto → Impostazione tolleranza PO aggiuntiva
Quando abilitata, questa impostazione consente di definire tolleranze per Spese di trasporto, Costi e/o Tasse. Queste tolleranze possono essere impostate sia come percentuale che come valore fisso, consentendo alle fatture di variare leggermente dai valori del PO senza essere segnalate come discrepanze. Questo fornisce ulteriore flessibilità e garantisce che le piccole differenze non interrompano il flusso di lavoro.
NOTA: Proprio come le impostazioni di tolleranza standard, queste tolleranze si applicano in entrambe le direzioni, consentendo aumenti o diminuzioni all'interno dei limiti stabiliti.
Abilita l'impostazione:
Attiva l'impostazione aggiuntiva di tolleranza PO utilizzando il pulsante di attivazione.
Configura le tolleranze:
Sei campi diventeranno visibili:
Un campo ciascuno per gli importi di tolleranza per Spese di trasporto, Costi e Tasse.
Ogni campo ha un menu a discesa associato dove puoi scegliere il tipo di tolleranza:
Percentuale: La tolleranza è definita come una percentuale.
Valore: La tolleranza è definita come un importo fisso.
Vai a Impostazioni → Impostazioni generali → Tipi di documento → Ulteriori impostazioni → Sezione Ordine di acquisto → Controllo automatico degli aggiornamenti PO Attiva il pulsante per abilitare questa impostazione.​
Quando abilitata, il sistema fornisce un indicatore visivo nella schermata di Abbinamento ordini di acquisto ogni volta che un ordine di acquisto è stato aggiornato. Questa icona indica che l'ordine di acquisto dovrebbe essere aggiornato per garantire che gli utenti stiano lavorando con le informazioni più aggiornate prima di prendere decisioni.
Per aggiornare l'ordine di acquisto, fai clic sull'icona di aggiornamento accanto al numero dell'ordine di acquisto (vedi immagine qui sotto).
Ce paramètre contrôle l'accessibilité de la table de Bon de Commande (PO) dans le Constructeur de Mise en Page et l'Écran de Validation.
Pour activer cette fonctionnalité :
Allez dans Paramètres → Paramètres Généraux → Types de Documents → Plus de Paramètres → Section Bon de Commande → Table PO dans le Constructeur de Mise en Page.
Activez le paramètre pour rendre la table de Bon de Commande visible.
Lorsque activé :
La table de Bon de Commande apparaît dans la Section Table du Constructeur de Mise en Page.
Aucune notification indiquant que le module est désactivé ne sera affichée.
Lorsque désactivé :
Un indice indiquera que le module est désactivé.
La table PO ne sera pas visible dans l'Écran de Validation.
Comment accéder au Constructeur de Mise en Page
Naviguez vers Paramètres → Paramètres Généraux → Types de Documents → Modifier la Mise en Page.
Ajouter la table PO Ã la mise en page
Si la table PO est manquante ou a été supprimée, suivez ces étapes :
Ouvrez le Constructeur de Mise en Page.
Sous Éléments de Formulaire, sélectionnez Tables Extraites.
Ajoutez la table PO Ã votre mise en page.
Une fois ajoutée et activée, la table PO sera visible dans le Constructeur de Mise en Page et l'Écran de Validation lorsqu'un bon de commande est disponible pour une facture.
Verificare che tutti i parametri aggiuntivi siano configurati correttamente e soddisfino i requisiti aziendali.
Assicurarsi che la configurazione corrisponda ai requisiti di sistema e alle esigenze degli utenti.
Assicurarsi che la connessione al sistema IDM sia configurata correttamente e che tutti i permessi necessari siano in atto.
Verificare che il formato del documento sia compatibile con i requisiti del sistema IDM.
Assicurarsi che i limiti di tolleranza siano realistici e fattibili.
Controllare regolarmente che i limiti di tolleranza soddisfino i requisiti aziendali attuali.
Testare l'esportazione in formati diversi per assicurarsi che tutte le informazioni richieste siano esportate correttamente.
Assicurarsi che i formati di esportazione siano compatibili con i requisiti dei destinatari o dei sistemi di destinazione.
Rivedere la configurazione dello stato di disattivazione per garantire che non blocchi inutilmente il flusso di lavoro.
Assicurarsi che tutti gli utenti siano a conoscenza dei cambiamenti di stato e sappiano come rispondere.
Applicando queste impostazioni e le migliori pratiche, le organizzazioni possono ottimizzare i processi di elaborazione dei documenti, migliorare l'accuratezza dei dati e garantire la conformità normativa.