Per iniziare

• Accesso e Navigazione: Come accedere a Docbits e navigare attraverso l'interfaccia.

• Configurazione Iniziale: Impostare Docbits per l'uso la prima volta.

Utilizzo Quotidiano

• Invio di Documenti: Istruzioni per inviare documenti a Docbits.

• Revisione e Approvazione dei Documenti:

• Approvazione degli Ordini: Passaggi per la revisione e l'approvazione dei moduli d'ordine.

• Elaborazione delle Fatture: Guida su come elaborare le fatture in arrivo per il pagamento.

Gestione dei Documenti

• Ricerca e Recupero: Come trovare e accedere ai documenti all'interno di Docbits.

• Modifica e Aggiornamento: Modifica dei documenti e aggiornamento del loro stato.

Risoluzione dei Problemi

• Problemi Comuni: Soluzioni ai problemi frequenti riscontrati dagli utenti.

• Contatto di Supporto: Come contattare il supporto per assistenza.

Supporto utente

Qualora tu incontri delle sfide o abbia domande durante l'utilizzo di DocBits, ti preghiamo di consultare questo manuale utente o di contattare il nostro team di supporto per assistenza. Il nostro impegno è quello di fornire un'esperienza senza intoppi per tutti gli utenti. Basta fare clic sul pulsante di supporto nella tua app DocBits e potrai creare un ticket di supporto.

Puoi anche contattarci tramite la nostra pagina FELLOWPRO:

All'interno della Schermata di Validazione puoi creare direttamente ticket per il documento specifico e includere uno screenshot del problema. Basta fare clic sul pulsante "Crea ticket", si apre la finestra di supporto e puoi iniziare immediatamente.

Dopo aver effettuato l'accesso con le tue credenziali, verrai reindirizzato alla homepage del Dashboard di DocBits. Questa è la pagina principale dove puoi visualizzare e gestire tutti i tuoi documenti importati.

Dal Dashboard, clicca sull'icona delle Impostazioni Avanzate come mostrato di seguito:

Verrà quindi visualizzato il seguente menu

Seleziona il pulsante etichettato “Imposta colonne del dashboard per l'organizzazione” e verrà mostrato un elenco di tutti i nomi delle colonne.

Da questo menu, puoi selezionare i nomi delle colonne e utilizzare le frecce per aggiungere e rimuovere le colonne desiderate.

Puoi impostare l'ordine delle colonne cliccando sui puntini accanto al nome della colonna e trascinandoli nella posizione appropriata.

Un'altra opzione ti consente anche di aggiungere campi di un tipo di documento:

Qui puoi scegliere tra i diversi tipi di documento:

Per ogni tipo di documento ci sono diversi campi che puoi aggiungere:

Seleziona i campi di cui hai bisogno e clicca su "Aggiungi alle Colonne Visibili", appariranno quindi nelle impostazioni delle colonne.

DocBits è una soluzione di acquisizione documenti basata su cloud che sfrutta la potenza dell'Intelligenza Artificiale (AI) e del Machine Learning (ML) per riconoscere, classificare, analizzare ed estrarre informazioni da vari tipi di documenti, indipendentemente dal loro formato. Ecco uno sguardo più ravvicinato alle sue funzionalità chiave:

• Riconoscimento Documenti: DocBits utilizza algoritmi di intelligenza artificiale per identificare e riconoscere con precisione i documenti, che siano in forma cartacea o file elettronici.

• Classificazione Documenti: Classifica i documenti in categorie rilevanti, facilitando l'organizzazione e il recupero.

• Estrazione Dati: DocBits estrae dati critici dai documenti, trasformando informazioni non strutturate in dati strutturati che possono essere integrati nel tuo flusso di lavoro.

• Machine Learning: Il sistema impara continuamente e migliora la sua precisione di riconoscimento con ciascun documento elaborato, diventando più competente nel tempo.

• Intelligenza di Sciame: DocBits utilizza l'intelligenza di sciame per potenziare le sue capacità di apprendimento, creando un sistema auto-migliorante.

Alla destra della barra di ricerca, troverai altri strumenti dashboard.

• Aggiorna Elenco: Questo viene utilizzato per aggiornare il dashboard senza dover aggiornare la scheda del browser.

• Impostazioni Avanzate: Ulteriori informazioni su questo argomento sono disponibili più avanti in questa pagina.

• Analisi: Questo ti fornisce ulteriori dettagli sui documenti che hai caricato su DocBits.

• Carica: Ulteriori informazioni su questo argomento nella sezione successiva.

Le impostazioni avanzate contengono spesso opzioni di configurazione e funzioni aggiuntive che consentono regolazioni e affinamenti più specifici.

• Maggiori impostazioni

• Scorciatoie da tastiera

• Importa registro

• Imposta colonne della tabella PO per organizzazione

• Imposta ordinamento della dashboard per organizzazione

• Filtra documenti per giorno, settimana, mese, anno o tutti. Il filtro si riferisce al momento in cui il documento viene importato

Nelle prossime pagine troverai ulteriori informazioni sulle singole impostazioni.

Panoramica

L'unione di documenti ti consente di combinare più documenti.

Innanzitutto, devi selezionare i documenti che desideri unire. Questo può essere fatto selezionando le caselle di controllo dei documenti. Una volta selezionati i documenti, fai clic sull'icona con tre punti.

Verrà quindi visualizzato un menu, seleziona l'opzione "Unisci" che si trova in fondo.

L'unione di documenti è una funzione importante in un sistema di gestione documentale che consente agli utenti di combinare più documenti in un unico documento. Ecco alcuni motivi per cui l'unione di documenti può essere utile:

• Organizzare Documenti Correlati: Unendo più documenti in un unico documento, gli utenti possono organizzare e mantenere insieme informazioni o file correlati. Questo può aiutare a migliorare l'efficienza nella gestione e nell'accesso ai documenti.

• Creare report o sommari: Unire più documenti può essere utile per creare report o sommari combinando dati o informazioni da diverse fonti o documenti. Questo consente agli utenti di creare report o presentazioni completi senza dover copiare e incollare manualmente le informazioni.

• Archiviazione di documenti: Quando esistono più versioni di un documento o quando i documenti devono essere riassunti entro un periodo di tempo specifico, l'unione dei documenti può aiutare a garantire pratiche di archiviazione coerenti e ottimizzare lo spazio di archiviazione.

• Ottimizzazione del flusso di lavoro: L'unione di documenti può far parte di un flusso di lavoro automatizzato in cui i documenti vengono automaticamente combinati una volta soddisfatte determinate condizioni. Questo può essere utilizzato, ad esempio, in un processo di approvazione o quando si creano contratti o report.

Esempi di unione di documenti:

• Combinare Fatture: Un'azienda ha bisogno di riassumere tutte le fatture di un determinato mese per scopi contabili. Le singole fatture vengono caricate come documenti separati e poi unite per creare una panoramica consolidata.

• Combinare moduli di approvazione: Un flusso di lavoro di approvazione delle applicazioni richiede che più moduli siano uniti prima di essere inoltrati alla direzione. I diversi moduli vengono automaticamente combinati man mano che vengono completati e inviati dalle parti coinvolte.

• Creare un Rapporto Annuale: Più dipartimenti in un'azienda lavorano insieme per creare un rapporto annuale completo. Ogni dipartimento prepara la propria sezione del rapporto come documento separato. Questi documenti vengono poi riuniti per creare il rapporto annuale finale.

Unendo i documenti, le organizzazioni possono semplificare i loro processi di gestione documentale, migliorare la collaborazione e aumentare l'efficienza.

Se stai utilizzando il software DocBits per l'elaborazione dei documenti, è essenziale comprendere i diversi stati dei documenti che i tuoi file possono avere. Ecco un elenco completo di tutti i possibili stati dei documenti in DocBits:

• WatchDog Start: Il modulo Watchdog sta partendo.

• WatchDog Split: Il documento viene diviso in Watchdog.

• WatchDog Upload: Il documento viene caricato in Watchdog.

• Upload: Il documento viene caricato.

• OCR: Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è attualmente in esecuzione sul documento.

• Classification: Il documento viene classificato.

• Zugferd import: Un documento Zugferd viene importato.

• Pronto per la convalida: Il documento è pronto per la convalida.

• Zugferd export: Un documento Zugferd viene esportato.

• Workflow: Un flusso di lavoro è attualmente in esecuzione con questo documento.

• Approvazione in sospeso: Il documento deve essere approvato.

• Seconda approvazione in sospeso: Il documento deve essere approvato una seconda volta.

• Contabilità automatica: La contabilità automatica è in esecuzione.

• Esportazione: Il documento viene esportato.

• Errore: Si è verificato un errore nel documento.

Durante la navigazione dei tuoi documenti in DocBits, se desideri tornare all'area principale della Dashboard, puoi semplicemente premere il tasto escape (ESC) sulla tastiera e tornerai al menu principale della Dashboard (nella pagina da cui hai appena uscito dal documento).

Se desideri visualizzare un registro dettagliato di tutti i documenti importati nel tuo ambiente DocBits, segui questi passaggi.

Dal tuo Dashboard DocBits, seleziona l'opzione Impostazioni Avanzate.

Dopo che compare la barra Impostazioni Avanzate, seleziona il pulsante Registro Importazioni.

Verrà quindi visualizzata una tabella con tutti i documenti recentemente importati e altre informazioni rilevanti su di essi.

Se stai cercando un documento o documenti specifici, hai a disposizione le seguenti opzioni. All'interno della barra di ricerca ti abbiamo fornito vari strumenti per trovare il documento che stai cercando, per accedervi, seleziona l'icona seguente.

Le seguenti opzioni di filtro diventeranno disponibili per te.

Ti offriamo la possibilità di filtrare per tipo di documento, stato del documento, assegnatario del documento e per data.

La seconda parte del cruscotto è una panoramica di tutti i documenti caricati. Puoi visualizzare tutti i documenti o solo quelli assegnati a te. Puoi anche cercare documenti per nome.

I dati verranno estratti in pochi secondi e lo stato cambierà da "In esecuzione" a "Pronto per la convalida".

Il contatore delle attività si trova nell'angolo in alto a destra della pagina iniziale del Dashboard.

Qui puoi vedere quanti documenti sono nella tua coda in attesa di elaborazione

e quanti documenti sono ora pronti per la convalida.

Ecco alcuni suggerimenti specifici per la risoluzione dei problemi comuni relativi alle impostazioni del dashboard:

Filtri non applicati correttamente:

• Innanzitutto, controlla le impostazioni dei filtri per assicurarti che siano stati applicati i filtri corretti e che stiano visualizzando i dati desiderati.

• Assicurati che i filtri siano applicati in modo logico e coerente. A volte una logica di filtro errata o combinazioni errate possono produrre risultati inaspettati.

• Fornisci agli utenti indicazioni su come utilizzare correttamente i filtri per garantire che possano utilizzare efficacemente le funzionalità di filtraggio.

Ritardi nel caricamento dei dati:

• Controlla la connessione di rete per assicurarti che sia stabile e non stia causando ritardi.

• Controlla il carico del server e le prestazioni della fonte dati per vedere se questo è il problema. Potrebbe essere necessario ottimizzare la fonte dati o passare a un'infrastruttura più potente.

• Implementa meccanismi di caching per ridurre i tempi di caricamento, specialmente per i dati a cui si accede frequentemente. Incoraggia gli utenti a ottimizzare le loro query di dati recuperando solo i campi dati necessari e utilizzando filtri per ridurre la quantità di dati.

Problemi del browser:

• Assicurati che il browser che stanno utilizzando sia compatibile con il dashboard e che abbia installato tutti gli aggiornamenti richiesti.

• Raccomanda agli utenti di svuotare regolarmente la cache del browser per evitare problemi di memoria e garantire che stiano ottenendo i dati più aggiornati.

• Controlla la presenza di estensioni o plugin nel browser che potrebbero interferire con il dashboard e disabilitali temporaneamente se necessario per isolare i problemi.

Problemi specifici dell'utente:

• Offri supporto individualizzato per gli utenti che continuano ad avere problemi. Potrebbe essere necessario controllare le loro impostazioni specifiche, autorizzazioni o configurazione di rete per identificare e risolvere il problema.

Fornendo agli utenti questi suggerimenti specifici per la risoluzione dei problemi, puoi aiutarli a risolvere efficacemente i problemi comuni relativi alle impostazioni del dashboard e aumentare la loro produttività.

Configurare un dashboard che si allinei con le routine quotidiane degli utenti richiede una pianificazione e un'implementazione attente.

Ecco le migliori pratiche che possono aiutarti:

Viste personalizzate:

• Assicurati che il dashboard sia personalizzabile in modo che gli utenti possano personalizzare le proprie viste e layout. Questo può essere fatto attraverso la possibilità di aggiungere, rimuovere o riorganizzare i widget.

Aggiornamenti automatici:

• Implementa aggiornamenti automatici per garantire che i dati siano sempre aggiornati. Questo è particolarmente importante per ambienti ad alto utilizzo.

• Puoi abilitare questo strumento di aggiornamento automatico nelle impostazioni.

Guida e formazione degli utenti:

• Offri un'interfaccia user-friendly e istruzioni su come utilizzare il dashboard.

• Forma regolarmente gli utenti per garantire che comprendano tutte le funzionalità e le capacità del dashboard.

Filtri e viste:

• L'uso dei filtri può essere molto utile quando si cercano documenti, ma considera anche di reimpostare i filtri per mantenere una visione coerente dei dati.

Analisi del dashboard:

• Monitora l'uso del dashboard e raccogli feedback dagli utenti.

• Analizza quali parti del dashboard sono utilizzate di più e quali miglioramenti possono essere fatti per ottimizzare ulteriormente l'esperienza utente.

Visualizzazione dei dati:

• Usa visualizzazioni dei dati coinvolgenti e significative per presentare le informazioni in modo rapido e comprensibile.

• Scegli le visualizzazioni in base alle esigenze degli utenti e al tipo di dati presentati.

Sicurezza e privacy:

• Assicurati che il dashboard aderisca agli standard di sicurezza e che i dati sensibili siano adeguatamente protetti.

• Implementa controlli di accesso per garantire che gli utenti possano accedere solo ai dati rilevanti per loro.

Considerando queste migliori pratiche, puoi creare un dashboard che si allinei efficacemente con le routine quotidiane degli utenti e li aiuti a prendere decisioni informate.

In questa sezione, puoi visualizzare i documenti che sono stati contrassegnati come duplicati. Per iniziare, fai semplicemente clic sul pulsante a destra, come indicato di seguito:

Una volta premuto il pulsante, apparirà una tabella in fondo alla pagina che mostra tutti i duplicati identificati.

La schermata di validazione ti permette di controllare, modificare e validare tutti i documenti importati. Puoi vedere il nome del documento, quanti pagine contiene, la data in cui è stato importato e il suo stato. Il pulsante azioni ti permette di assegnare, riavviare, validare o eliminare il documento.

Questo è il luogo dove puoi tenere d'occhio le tue attività. Puoi scegliere tra due layout diversi: uno è un po' più dettagliato dell'altro. Puoi anche filtrare le attività in base a diversi criteri, come se sono assegnate a te o lo stato dell'attività.

Questa sezione offre una panoramica dettagliata di tutte le spedizioni anticipate. Include una barra di ricerca con vari filtri che puoi selezionare per restringere rapidamente i tuoi risultati. Inoltre, puoi personalizzare l'ordinamento delle intestazioni delle colonne utilizzando la funzionalità di trascinamento per un'esperienza di visualizzazione più personalizzata.

Per configurare le tue impostazioni, fai clic sull'icona dell'utente situata nell'angolo in basso a sinistra dello schermo. Qui puoi personalizzare diverse opzioni:

Lingua

• Seleziona Lingua Preferita: Scegli la tua lingua desiderata tra le opzioni disponibili.

Dark Mode

• Attiva Dark Mode: Abilita o disabilita la Dark Mode per un'esperienza di visione più confortevole.

Impostazioni Utente

In questa sezione, puoi regolare le seguenti preferenze:

• Formato Data: Personalizza come vengono visualizzate le date.

• Formattazione Importo: Imposta il tuo formato preferito per i valori numerici.

• Nome: Aggiorna il tuo nome.

• Password: Cambia la tua password per la sicurezza dell'account.

• Dimensione del Carattere: Regola la dimensione del testo per una migliore leggibilità.

• Modalità Doppio Monitor: Abilita questa funzione se stai utilizzando due monitor.

Disconnetti

• Disconnetti: Fai clic qui per disconnetterti in modo sicuro dal tuo account.

Questa sezione offre una panoramica dettagliata di tutte le fatture. Include una barra di ricerca con vari filtri che puoi selezionare per restringere rapidamente i tuoi risultati. Inoltre, puoi personalizzare l'organizzazione delle intestazioni delle colonne utilizzando la funzionalità di trascinamento per un'esperienza di visualizzazione più personalizzata.

Questa sezione offre una panoramica dettagliata di tutti gli ordini di spedizione. Include una barra di ricerca con vari filtri che puoi selezionare per restringere rapidamente i tuoi risultati. Inoltre, puoi personalizzare l'ordinamento delle intestazioni delle colonne utilizzando la funzionalità di trascinamento per un'esperienza di visualizzazione più personalizzata.

La funzionalità Tabella Estratta dall'IA consente agli utenti di manipolare e personalizzare facilmente i dati estratti dal documento della fattura. Ecco le principali capacità e istruzioni sull'uso:

• Eliminazione delle colonne: Se determinate colonne nella tabella estratta non sono necessarie, gli utenti possono rimuoverle facilmente facendo clic sull'icona "Elimina colonna" (rappresentata da tre punti verticali) accanto all'intestazione della colonna. Questo aiuta a ripulire la tabella e concentrarsi solo sulle informazioni rilevanti.

• Modifica del Formato della Valuta: Il formato della valuta può essere modificato selezionando il formato desiderato dal menu a discesa accanto al campo "Valuta". Ciò garantisce che i valori della valuta siano visualizzati nel formato preferito, rendendo più facile interpretare e analizzare i dati finanziari.

• Mostrare/Nascondere Colonne Non Mappate: Per impostazione predefinita, nella tabella sono visibili solo le colonne mappate (colonne con dati estratti). Tuttavia, gli utenti possono scegliere di mostrare o nascondere le colonne non mappate facendo clic sul pulsante "Nascondi colonne non mappate" o "Mostra colonne non mappate" in fondo alla tabella. Questa funzionalità è utile quando gli utenti desiderano esaminare tutte le colonne disponibili, anche se attualmente non contengono dati.

• Modifica degli Intestazioni della Tabella: Le intestazioni della tabella (nomi delle colonne) possono essere modificate facendo clic sull'intestazione e inserendo il nome desiderato. Questa funzionalità consente agli utenti di personalizzare i nomi delle colonne per allinearli meglio con la propria terminologia o preferenze, rendendo i dati più leggibili e comprensibili.

Queste funzionalità forniscono agli utenti flessibilità e controllo sui dati estratti, consentendo loro di adattare le informazioni in base alle proprie esigenze e preferenze specifiche. La Tabella Estratta dall'IA mira a migliorare l'esperienza dell'utente offrendo un modo fluido e intuitivo per interagire e analizzare i dati delle fatture.

Questa sezione offre una panoramica dettagliata di tutti gli ordini di acquisto. Include una barra di ricerca con vari filtri che puoi selezionare per restringere rapidamente i tuoi risultati. Inoltre, puoi personalizzare l'ordinamento delle intestazioni delle colonne utilizzando la funzionalità di trascinamento per un'esperienza di visualizzazione più personalizzata.

Istruzioni passo-passo su come aggiungere tag a una tabella:

Passo 1: Scegli i nomi delle colonne (tag)

• Seleziona i nomi delle colonne: Rivedi i nomi delle colonne della tua tabella e decidi quali tag aggiungere.

Passo 2: Premi il pulsante "Applica"

• Premi il pulsante: Una volta selezionato il tag appropriato per una colonna, premi il pulsante "Applica" accanto alla colonna e al tag selezionati.

Passo 3: Aggiungi il tag alla tabella

• Aggiungi il tag: Il tag selezionato verrà aggiunto alla tabella come una colonna aggiuntiva accanto alla colonna corrispondente.

Passo 4: Salva o Elimina il Tag

• Salva Tag: Premi il pulsante Salva per salvare il tag desiderato

• Elimina Tag: Per eliminare il tag selezionato, premi il pulsante Elimina

Ecco una spiegazione dettagliata di ogni colonna e dei possibili tag:

Posizione:

Descrizione: Posizione o ordine dell'elemento all'interno dell'ordine.

Tag: Intero

Esempio: 1, 2, 3...

Descrizione:

Descrizione: Breve descrizione dell'elemento.

Tag: Testo

Esempio: Vite, Dado, Widget...

Ordine di Acquisto:

Descrizione: Il numero dell'ordine associato.

Tag: Alfanumerico

Esempio: PO12345, PO98765...

Quantità:

Descrizione: Numero di unità ordinate.

Tag: Numero

Esempio: 100, 50, 200...

Unità:

Descrizione: Unità di misura (ad es., pezzo, chilogrammo).

Tag: Testo

Esempio: Pz, kg, l...

Prezzo Unitario:

Descrizione: Prezzo per unità dell'elemento.

Tag: Valuta

Esempio: €10.00, €5.50, €100.00...

Importo Netto:

Descrizione: Prezzo totale prima delle deduzioni e delle tasse (calcolato come quantità * prezzo unitario).

Tag: Valuta

Esempio: €1,000.00, €275.00, €10,000.00...

Sconto:

Descrizione: Importo dello sconto assoluto applicato all'importo netto.

Tag: Valuta

Esempio: €50.00, €20.00, €500.00...

Percentuale di Sconto:

Descrizione: Percentuale di sconto applicata all'importo netto.

Tag: Percentuale

Esempio: 5%, 10%, 15%...

IVA:

Descrizione: Importo dell'IVA applicata all'elemento.

Tag: Valuta

Esempio: €200.00, €55.00, €1,900.00...

Importo Totale:

Descrizione: Importo finale dopo che lo sconto è stato dedotto e l'IVA è stata aggiunta.

Tag: Valuta

Esempio: €1,150.00, €310.00, €11,400.00...

Paese di Origine:

Descrizione: Paese in cui l'elemento è stato prodotto o spedito.

Tag: Testo

Esempio: USA, Germania, Cina...

Numero dell'Elemento:

Descrizione: Identificatore unico o SKU per l'elemento.

Tag: Alfanumerico

Esempio: 987654, A12345, Z98765...

Numero della Nota di Consegna:

Descrizione: Numero della nota di consegna associata.

Tag: Alfanumerico

Esempio: DN56789, DN12345...

Frase (informazioni aggiuntive):

Descrizione: Commenti aggiuntivi, codici o informazioni rilevanti.

Tag: Testo

Esempio: Commento, Specifica...

Con questa struttura e questi tag, la tabella è più chiaramente definita e le informazioni possono essere meglio categorizzate e elaborate.

Panoramica:

La schermata di validazione in DocBits è progettata per verificare l'accuratezza e la completezza dei dati contenuti nei documenti prima che vengano elaborati o salvati. Questa funzionalità è cruciale per garantire che tutti i dati siano correttamente letti ed elaborati, mantenendo così l'integrità e la qualità dei dati.

Descrizione Dettagliata dello Scopo e dell'Utilizzo della Schermata di Validazione

Scopo della Schermata di Validazione

• Garantire la Qualità dei Dati: La schermata di validazione controlla l'accuratezza e la completezza dei dati estratti per prevenire l'inserimento di informazioni errate o incomplete.

• Integrità dei Dati: Garantisce che i dati rispettino i requisiti e gli standard specificati.

• Prevenzione degli Errori: Facilitando l'individuazione e la correzione precoce degli errori, la schermata di validazione aiuta a mitigare potenziali problemi durante l'elaborazione successiva dei dati.

• Facilità d'Uso: Il sistema fornisce un feedback immediato agli utenti quando vengono rilevati errori o incongruenze, consentendo correzioni tempestive.

• Conformità: La schermata di validazione aiuta a garantire l'aderenza alle normative e agli standard legali e organizzativi.

• Efficienza: Riduce lo sforzo richiesto per correzioni future e minimizza la necessità di controlli manuali.

Utilizzo della Schermata di Validazione

• Estrazione Automatica dei Dati:

  • Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR): Legge automaticamente il testo da documenti scansionati o immagini.

  • Dati Strutturati e Non Strutturati: Elabora dati da vari tipi di documenti, inclusi moduli, fatture e contratti.

• Controllo e Validazione dei Dati:

  • Validazione del Formato: Garantisce che i dati siano nei formati corretti (ad es., formati di data, numeri di telefono, indirizzi email).

  • Campi Obbligatori: Conferma che tutti i campi obbligatori siano completati.

  • Controllo del Range: Valida i dati numerici per assicurarsi che rientrino nei limiti specificati.

  • Controllo di Coerenza: Verifica che i campi dati correlati contengano informazioni coerenti (ad es., assicurando che le date di inizio e fine siano allineate).

• Interazione con l'Utente e Risoluzione dei Problemi:

  • Messaggi di Errore: Visualizza messaggi di errore chiari e attuabili quando i dati non soddisfano i requisiti di validazione.

  • Revisione e Correzione Manuale: Consente agli utenti di rivedere e modificare manualmente i dati quando le validazioni automatiche falliscono.

• Pulizia e Standardizzazione dei Dati:

  • Correzione Automatica: Suggerisce o esegue correzioni automatiche quando vengono rilevati errori.

  • Formattazione dei Dati: Standardizza i formati dei dati per garantire la coerenza tra i dataset.

• Sicurezza e Diritti di Accesso:

  • Filtri di Input: Protegge da input dannosi attraverso meccanismi di validazione e filtraggio robusti.

  • Controllo degli Accessi: Garantisce che solo gli utenti autorizzati possano accedere e modificare dati sensibili.

• Coerenza dei Dati:

  • Validazione Incrociata: Controlla la coerenza tra campi dati correlati (ad es., validando che le date di inizio e fine siano allineate).

  • Voci Duplicate: Previene voci duplicate all'interno del database.

• Guida per l'Utente:

  • Messaggi di Errore: Fornisce messaggi di errore specifici e comprensibili quando le voci non rispettano i requisiti.

  • Aiuto e Suggerimenti: Offre testi di aiuto o suggerimenti per assistere gli utenti nell'inserimento corretto dei dati.

In sintesi, la schermata di validazione in DocBits è fondamentale per garantire la qualità dei dati estratti, facilitare l'individuazione e la correzione precoce degli errori e migliorare l'efficienza complessiva dei flussi di lavoro di elaborazione dei dati.

Una guida per caricare documenti su DocBits.

Introduzione

Questo documento fornisce una guida completa su come utilizzare il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto all'interno della piattaforma ERP. Il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto automatizza la conciliazione degli ordini di acquisto con le fatture in arrivo, garantendo che le transazioni finanziarie siano accurate e le discrepanze siano affrontate prontamente.

Per Iniziare

Per iniziare a utilizzare il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto, assicurati di avere i permessi necessari impostati dal tuo amministratore di sistema. Avrai bisogno di accedere sia ai dati dell'ordine di acquisto che ai dati della fattura corrispondente all'interno del sistema.

Requisiti di Sistema

• Accesso ai moduli dell'ordine di acquisto e della fattura all'interno del sistema ERP.

• Autorizzazioni utente appropriate per visualizzare e abbinare documenti finanziari.

Funzionalità Principali

• Estrazione Automatica dei Dati: Estrae e interpreta automaticamente i dati dalle fatture digitali.

• Confronto dei Dati: Confronta i dati della fattura estratti con i dati dell'ordine di acquisto esistenti.

• Verifica dell'Abbinamento: Verifica gli abbinamenti in base a regole e tolleranze predefinite.

• Segnalazione delle Discrepanze: Identifica e segnala eventuali discrepanze tra fatture e ordini di acquisto.

• Registro delle Verifiche: Mantiene un registro di tutte le azioni per conformità e revisione.

Interfaccia Utente

L'interfaccia del sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto include tipicamente i seguenti componenti:

• Dashboard: Panoramica dello stato dell'abbinamento e delle attività recenti.

• Strumenti di Ricerca e Filtraggio: Capacità di cercare e filtrare ordini di acquisto e fatture.

• Record Abbinati: Sezione che mostra i record abbinati con successo.

• Discrepanze: Sezione che mostra i record con discrepanze che necessitano di revisione o azione.

• Report: Accesso a report dettagliati e opzioni di esportazione.

Guida Passo-Passo all'Utilizzo della Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto

1. Accedi al Modulo di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto

Vai al modulo di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto dal menu principale del tuo sistema ERP.

2. Importa o Accedi alle Fatture

• Importazione Automatica: Se il tuo sistema è configurato per l'acquisizione automatica dei dati, le fatture verranno importate automaticamente nel sistema.

• Caricamento Manuale: Se necessario, carica manualmente i file delle fatture nel sistema utilizzando l'interfaccia fornita.

3. Revisione delle Fatture Abbinati Automaticamente

• Revisiona le fatture che sono state abbinati automaticamente agli ordini di acquisto.

• Verifica i dettagli dell'abbinamento, inclusi i numeri degli articoli, le quantità e i prezzi.

4. Gestione delle Discrepanze

• Accedi alla sezione Discrepanze per revisionare eventuali fatture che non hanno potuto essere abbinati automaticamente.

• Regola manualmente le quantità o i prezzi secondo necessità, o segnala la fattura per ulteriore revisione.

5. Abbinamento Manuale

Per le fatture non abbinati automaticamente:

• Utilizza gli strumenti di ricerca e filtraggio per trovare l'ordine di acquisto corrispondente.

• Verifica e abbinare manualmente la fattura all'ordine di acquisto.

Panoramica

Pulsante Salva:

• Pulsante Salva:

  • Scopo: Salva lo stato attuale del documento o script su cui si sta lavorando.

  • Caso d'uso: Dopo aver apportato modifiche o annotazioni a un documento, utilizzare questo pulsante per assicurarsi che tutte le modifiche siano salvate.

Aggiungi regole speciali:

• Aggiungi Regole Speciali / Aggiungi Script in DocBits:

  • Scopo: Consente agli utenti di implementare regole o script specifici che personalizzano il modo in cui i documenti vengono elaborati.

  • Caso d'uso: Utilizzare questa funzione per automatizzare attività come l'estrazione di dati o la convalida del formato, migliorando l'efficienza del flusso di lavoro.

Campi Fuzzy:

• Campi Fuzzy:

  • Scopo: Aiuta a identificare e correggere i campi in cui i dati potrebbero non corrispondere perfettamente ma sono abbastanza vicini.

  • Caso d'uso: Utile nei processi di convalida dei dati in cui le corrispondenze esatte non sono sempre possibili, come nomi o indirizzi leggermente errati.

Campi obbligatori:

Ci sono campi che sono richiesti per ulteriori modifiche, questi possono essere modificati nelle impostazioni.

Usa il suggerimento per scoprire se:

• È un campo obbligatorio (richiesto)

• Convalida richiesta

• Bassa fiducia

• Mismatch dell'importo totale delle tasse

Campi Obbligatori:

• Scopo: Identifica i campi obbligatori all'interno dei documenti che devono essere compilati o corretti prima di ulteriori elaborazioni.

• Caso d'uso: Garantisce che i dati essenziali siano catturati accuratamente, mantenendo l'integrità dei dati e la conformità con le regole aziendali.

Lente d'ingrandimento:

• Lente d'ingrandimento (Magnify Glass):

  • Scopo: Fornisce una vista ingrandita di un'area selezionata del documento.

  • Caso d'uso: Aiuta a esaminare dettagli fini o testo piccolo nei documenti, garantendo accuratezza nell'inserimento o revisione dei dati.

Apri nuova finestra:

• Apri Nuova Finestra:

  • Scopo: Apre una nuova finestra per il confronto affiancato dei documenti o il multitasking.

  • Caso d'uso: Utile quando si confrontano due documenti o si fa riferimento a informazioni aggiuntive senza lasciare il documento corrente.

Scorciatoie da tastiera:

• Scorciatoie da Tastiera:

  • Scopo: Consente agli utenti di eseguire azioni rapidamente utilizzando combinazioni di tasti.

  • Caso d'uso: Migliora la velocità e l'efficienza nella navigazione e nell'elaborazione dei documenti riducendo al minimo la dipendenza dalla navigazione con il mouse.

Compiti:

Per condividere informazioni interne, puoi creare compiti e assegnarli a un dipendente specifico o a un gruppo all'interno dell'azienda.

• Compiti:

  • Scopo: Consente agli utenti di creare compiti relativi ai documenti e assegnarli ai membri del team.

  • Caso d'uso: Facilita la collaborazione e la gestione dei compiti all'interno dei team, assicurando che tutti conoscano le loro responsabilità.

Modalità annotazione:

Puoi lasciare annotazioni su un documento. Questo può essere utile per lasciare informazioni per altri utenti che modificheranno ulteriormente questo documento.

• Modalità Annotazione:

  • Scopo: Consente agli utenti di lasciare note o annotazioni direttamente sul documento.

  • Caso d'uso: Utile per fornire feedback, istruzioni o note importanti ad altri membri del team che lavoreranno sul documento in seguito.

Unisci:

I documenti possono essere uniti qui, ad esempio se mancava una pagina di una fattura, queste pagine possono essere unite in seguito in questo modo senza dover eliminare o ricaricare l'intero documento.

• Unisci Documenti:

  • Scopo: Combina più documenti in un unico file.

  • Caso d'uso: Utile in scenari in cui parti di un documento sono scansionate separatamente e devono essere consolidate.

Vista OCR:

Nella vista OCR, il testo viene automaticamente filtrato dal documento. Questo viene utilizzato per riconoscere caratteristiche rilevanti, come il codice postale, il numero di contratto, il numero di fattura e l'ordinamento di un documento.

• Vista OCR:

  • Scopo: Riconosce automaticamente il testo all'interno dei documenti utilizzando la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri.

  • Caso d'uso: Semplifica il processo di digitalizzazione di testi stampati o scritti a mano, rendendoli ricercabili e modificabili.

Crea ticket:

A differenza dei compiti che vengono trasmessi internamente all'interno dell'azienda, questo ticket di supporto è importante per notificarci e creare immediatamente un ticket in caso di errori e/o discrepanze. Questo rende il processo molto più semplice perché puoi inviare immediatamente il bug con il documento appropriato. C'è anche l'opzione di impostare la priorità, fare uno screenshot del documento o caricarne uno.

• Crea Ticket:

  • Scopo: Consente agli utenti di segnalare problemi o discrepanze creando un ticket di supporto.

  • Caso d'uso: Essenziale per la rapida risoluzione dei problemi e dei bug, aiutando a mantenere l'integrità e il corretto funzionamento del sistema.

Log script documento:

Gli script possono essere creati nelle impostazioni sotto Tipi di Documento; queste informazioni verranno quindi visualizzate qui.

• Log Script Documento:

  • Scopo: Visualizza i log relativi agli script che sono stati implementati per diversi tipi di documenti.

  • Caso d'uso: Utile per tracciare e debugare le azioni degli script sui documenti, aiutando gli utenti a comprendere i processi automatizzati e correggere eventuali problemi.

Altre impostazioni:

Dividi documento:

• Qui puoi dividere il documento e tagliare o eliminare le pagine che non sono necessarie

• Dividi Documento:

  • Scopo: Consente agli utenti di dividere un documento in parti separate, rimuovendo o isolando le pagine che non sono necessarie.

  • Caso d'uso: Ideale quando si trattano documenti multipagina in cui solo alcune sezioni sono necessarie per l'elaborazione o la revisione.

Migliora documento:

• Il documento verrà riavviato

• Migliora Documento:

  • Scopo: Reimposta il documento al suo stato iniziale per una nuova valutazione o ulteriori modifiche.

  • Caso d'uso: Utile quando è necessario annullare le modifiche iniziali o il documento deve essere aggiornato per un altro giro di modifiche. Qui abbiamo bisogno di una visione ML extra per migliorare la qualità del documento.

Flusso del documento:

Lì troverai il flusso del documento

• Scopo: Mostra la sequenza e la progressione dell'elaborazione del documento all'interno del sistema.

• Caso d'uso: Aiuta a tracciare lo stato del documento attraverso diverse fasi, assicurando che tutti i passaggi di elaborazione necessari siano seguiti.

Vai al modello di layout:

• Con questa opzione verrai reindirizzato e potrai modificare il tuo layout o utilizzare il modello predefinito

• Vai al Modello di Layout:

  • Scopo: Reindirizza gli utenti a un editor di layout dove possono modificare i modelli esistenti o applicarne uno predefinito.

  • Caso d'uso: Consente la personalizzazione dei layout dei documenti per soddisfare esigenze o preferenze aziendali specifiche, migliorando l'allineamento visivo e funzionale del documento con gli standard aziendali.

Docbits è un sistema avanzato progettato per automatizzare l'abbinamento dei dati degli ordini di acquisto (PO) con i documenti delle fatture in arrivo. Questo strumento è specificamente progettato per una gestione efficiente e l'elaborazione dei dati delle fatture all'interno dei sistemi ERP. Questa documentazione spiega le basi dell'abbinamento automatico tramite Docbits e definisce le regole specifiche necessarie per un abbinamento riuscito.

Principi Fondamentali dell'Abbinamento Automatico in Docbits

Estrazione dei Dati: Docbits inizia il processo estraendo i dati rilevanti dai documenti delle fatture digitalizzate. Tipicamente, questi dati includono numeri di articolo, quantità e prezzi unitari di ciascuna riga della fattura. La precisione di questa estrazione è cruciale, poiché costituisce la base per il successivo processo di abbinamento.

Confronto con i Dati PO: I dati estratti vengono confrontati con le informazioni corrispondenti negli ordini di acquisto memorizzati. Docbits verifica se i numeri di articolo, le quantità e i prezzi corrispondono a quelli nei PO. Per un abbinamento riuscito, i dati nelle fatture devono corrispondere ai dati negli ordini di acquisto, considerando le soglie di tolleranza definite.

Abbinamento Automatico: Sulla base dei risultati del confronto, Docbits esegue l'abbinamento. Il sistema verifica se i criteri di abbinamento rientrano nei limiti di tolleranza impostati. Se questi criteri sono soddisfatti, l'abbinamento è considerato riuscito.

Reportistica: Dopo aver completato il processo di abbinamento, Docbits genera report che mostrano lo stato degli abbinamenti. Questi report informano sulle fatture abbinate con successo e identificano quelle con discrepanze.

Definizione delle Regole di Abbinamento

Numero di Articolo: Il numero di articolo sulla fattura deve corrispondere esattamente al numero di articolo nell'ordine di acquisto. Non c'è tolleranza per deviazioni nei numeri di articolo.

Quantità: La quantità di merci consegnate sulla fattura può variare entro un intervallo di tolleranza predefinito. Tipicamente, una tolleranza del ±5% potrebbe essere accettabile per tenere conto di piccole differenze nelle quantità di consegna.

Prezzi: Le deviazioni di prezzo sono tollerabili fino a una soglia impostata. Una tolleranza comune potrebbe essere del ±2% del prezzo per accettare lievi differenze nelle dichiarazioni di prezzo che derivano da differenze di arrotondamento o fluttuazioni di valuta.

Stato dell'Abbinamento:

• Abbinamento Completo: Tutti i punti dati (numero di articolo, quantità e prezzo) sono entro i limiti di tolleranza impostati.

• Abbinamento Parziale: Uno o più punti dati deviano al di fuori dei limiti di tolleranza, ma le deviazioni sono minime e richiedono una revisione manuale.

• Nessun Abbinamento: Deviazioni significative in uno o più punti dati che richiedono correzione immediata o ulteriori indagini.

La definizione precisa di queste regole e l'impostazione dei limiti di tolleranza sono cruciali per l'efficienza dell'abbinamento automatico e la riduzione degli interventi manuali. Docbits consente una configurazione flessibile di questi parametri per soddisfare le esigenze di varie aziende e settori.

Se desideri integrare il tuo SFTP con DocBits per importare documenti.

Requisiti

• Server SFTP correttamente configurato e compatibile con Linux

• Nome host SFTP, nome utente e password

• Cartella di importazione dedicata

Configurazione di Importazione

Dal Dashboard, apri Impostazioni e vai su Importazione. In Importazione FTP, seleziona per aggiungere una nuova configurazione.

Inserisci le credenziali SFTP negli spazi forniti e seleziona salva (Il campo Chiave API verrà automaticamente compilato con la Chiave API dell'ambiente su cui stai lavorando).

Una volta inseriti tutti i dettagli necessari del tuo SFTP, clicca SALVA.

Se desideri importare documenti manualmente in DocBits, segui questi semplici passaggi:

• Fai clic sul pulsante di caricamento sulla Dashboard di DocBits.

• Comparirà una finestra in cui puoi caricare i tuoi documenti tramite il browser dei file o trascinandoli e rilasciandoli. Puoi caricare fino a 10 documenti alla volta.

• Per caricare documenti tramite il browser dei file, fai clic sul pulsante Carica Documenti e seleziona i file che desideri caricare. Una volta selezionati i file, fai clic su Conferma per avviare il processo di caricamento.

• In alternativa, puoi trascinare e rilasciare i tuoi file sulla finestra di importazione di DocBits.

• Dopo che i file sono stati caricati, avranno lo stato iniziale di "In esecuzione". Durante questo periodo, il caricamento viene elaborato e non è possibile modificare il file. Il tempo di elaborazione può variare a seconda delle dimensioni e della complessità del file.

• Una volta che il file è stato elaborato, riceverà lo stato di "Pronto per la convalida". Ora puoi avviare il processo di convalida.

Supporto Tecnico in DocBits

Icone di Aiuto

Le icone di aiuto sono state posizionate in tutto DocBits per aiutarti a imparare e capire cosa fa veramente una funzionalità e come può aiutarti nel trattamento dei tuoi documenti.

Queste icone di aiuto appaiono come segue

Creare un Ticket

Questo è uno strumento disponibile per te, nella schermata di convalida, nel caso si verifichi qualche tipo di problema durante la convalida del tuo documento in DocBits.

Questa funzionalità si trova nel menu sopra l'area di anteprima del documento, come mostrato di seguito

Una volta cliccato, ti verrà mostrato il seguente modulo per il ticket.

Qui inserirai i tuoi dettagli e descriverai l'errore. Puoi anche, se applicabile, allegare uno screenshot del problema e un file pertinente.

Con l'API Webhook fornita di seguito, puoi trasferire facilmente documenti direttamente a DocBits con una semplice richiesta POST. Questa API è progettata per semplificare il processo di caricamento dei file su DocBits, e tutti i parametri necessari sono già compilati per te.

Per iniziare, vai semplicemente alla seguente pagina (a seconda dell'ambiente che stai utilizzando):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Effettua una chiamata all'API utilizzando la tua chiave API. Puoi anche includere il file che desideri caricare come parametro nella tua chiamata.

Qui è sufficiente inserire le informazioni richieste per il tuo fornitore di posta elettronica, crittografia, nome del server, porta, nome utente, indirizzo email, password e anche la cartella dell'email.

Cose da notare

• Inserisci tutte le informazioni necessarie nell'interfaccia utente. Altre informazioni come il server, la porta, ecc. Dipendono dall'host (una rapida ricerca su Google dovrebbe aiutare).

• La cartella e Sposta-Importato hanno la stessa funzione qui. La cartella non può essere disabilitata, ma utilizzerà Inbox per impostazione predefinita se lasciata vuota.

Installazione e Impostazioni

Dopo aver scaricato il file WatchDog.exe, cerca Prompt dei comandi → Esegui come amministratore sul tuo dispositivo Windows.

Una volta aperto, chiama il file digitando il percorso in cui è memorizzato il file WatchDog.exe sul tuo dispositivo come segue

Digita install dopo il percorso del file e premi INVIO sulla tastiera

Dovresti ricevere il seguente messaggio di errore poiché avvierà l'applicazione in modalità UI e non è ancora presente alcuna configurazione.

L'applicazione si aprirà automaticamente dopo l'installazione. In alto, vai su Einstellungen (Impostazioni) e qui vedrai 2 sezioni separate.

Impostazioni della cartella (Ordner Einstellungen)

Qui configurerai i percorsi dei file in cui verranno letti ed elaborati i documenti. Il percorso di lettura sarà per i documenti che desideri che WatchDog estragga ed elabori, mentre il percorso elaborato verrà utilizzato per indicare quali documenti dalla cartella di lettura sono stati estratti ed elaborati.

Impostazioni generali (Allgemeine Einstellungen)

Qui configurerai la tua applicazione DocBits con WatchDog. Dovrai inserire il tuo ambiente DocBits, la chiave API e il tipo di documento (come indicato sopra). Per aggiungere più di un tipo di documento, separa i nomi dei tipi di documento con una virgola (FATTURA,NOTA DI CONSEGNA,ORDINE DI ACQUISTO, ecc.)

Se viene inserita una configurazione non valida per uno dei campi, riceverai un messaggio di errore come quello riportato di seguito.

Una volta completato, torna all'area del Prompt dei comandi e riavvia il file WatchDog.exe e questa volta verrà correttamente installato grazie alle configurazioni ora presenti

Per avviare l'applicazione in modalità UI, esegui il seguente comando

Se desideri solo avviare l'applicazione, esegui invece questo comando.

Avvio automatico

Per impostare l'applicazione WatchDog in modo che si avvii automaticamente una volta acceso il sistema.

Apri semplicemente "Servizi" nelle impostazioni del tuo computer Windows.

Cerca WatchDog nei servizi locali e apri il servizio (fai doppio clic sull'entrata)

Nel menu sopra avrai le seguenti opzioni per l'avvio automatico:

• Seleziona Automatico, il servizio si avvierà all'avvio

• Avvio automatico (Avvio ritardato), questo aspetterà 2 minuti dopo l'avvio per avviare il servizio

Vai al menu Impostazioni e seleziona "Importa" sotto Elaborazione documenti.

Scorri fino in fondo alla pagina e seleziona il pulsante NUOVO per creare un nuovo import email.

Dopo aver premuto NUOVO, ti verrà mostrato il seguente menu.

Qui puoi selezionare il Protocollo che desideri.

Qui devi solo inserire la tua sottorganizzazione desiderata e premere 'Autentica'

Sarai portato a questa pagina di Microsoft e dovrai inserire un codice.

Questo codice può essere trovato cliccando su DocBits e il codice verrà visualizzato lì come mostrato di seguito, basta copiare il codice e inserirlo nella pagina di Microsoft. Successivamente dovrai inserire le tue credenziali Microsoft.

Premi il pulsante FINISH AUTHENTICATION e verrai portato a questo menu

Usa Cartella

Se stai utilizzando una cartella diversa dalla tua casella di posta in arrivo, inserisci il nome della cartella dopo aver abilitato lo slider.

Usa Casella di Posta Condivisa

Se desideri che l'importazione dell'email acceda a una casella di posta in arrivo o a una cartella di una casella di posta condivisa, inserisci l'indirizzo email qui dopo aver abilitato lo slider.

Sposta le email importate nel cestino

Se desideri importare tutte le email, non solo quelle non lette, e farle spostare nel cestino, attiva questa opzione. In caso contrario, verranno controllate solo le email non lette, verranno importati i documenti, l'email verrà contrassegnata come letta e lasciata nel suo posto attuale.

Nel caso in cui ricevessi un messaggio di errore che indica che non hai i diritti per stabilire una tale connessione, qualcuno con i diritti di amministratore in Azure dovrà autorizzare questa connessione. Per ulteriori informazioni, visita la seguente pagina: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

In questo video, agli spettatori viene presentata l'interfaccia utente di DocBit, concentrandosi specificamente sulla convalida dei documenti. Il tutorial sottolinea la semplicità del sistema, dove non sono necessari codici o formule complesse.

Grazie all'IA e all'Intelligenza di Gruppo, la maggior parte dei campi viene estratta automaticamente, consentendo agli utenti di estrarre facilmente le informazioni cliccando sui valori all'interno del documento. Inoltre, gli spettatori apprendono sulla flessibilità dell'estrazione di aree specifiche facendo doppio clic o disegnando intorno alla regione desiderata.

Le icone di aiuto sono state posizionate in tutto DocBits per aiutarti a imparare e capire cosa fa veramente una funzionalità e come può aiutarti con l'elaborazione dei documenti.

Queste icone di aiuto appaiono come segue

Questo è uno strumento disponibile per te, nella schermata di convalida, nel caso si verifichi qualche tipo di problema durante la convalida del tuo documento in DocBits.

Questa funzionalità si trova nel menu sopra l'area di anteprima del documento, come mostrato di seguito

Una volta cliccato, ti verrà mostrato il seguente modulo di ticket.

Qui dovrai compilare i tuoi dettagli e descrivere l'errore. Puoi anche, se applicabile, allegare uno screenshot del problema e un file rilevante.

Benvenuti al Corso per Principianti di DocBits, la vostra guida completa per rivoluzionare la gestione dei documenti per la vostra azienda!

Nell'attuale complesso ambiente finanziario, gestire le conferme d'ordine, le bolle di consegna, la fatturazione e la contabilità dei costi non è affatto semplice. Ecco dove brilla DocBits. Con oltre 20 integrazioni e una compatibilità senza pari con Infor CloudSuite, LN e M3, DocBits si distingue dalle altre soluzioni presenti sul mercato.

In questa guida video esaustiva, ai visualizzatori viene presentato il cruscotto di DocBits e la sua serie di funzionalità. Dalla filtraggio e gestione dei documenti aperti all'importazione di allegati tramite vari canali come email, scanner o API, il tutorial offre una panoramica passo dopo passo.

Le funzionalità chiave sono evidenziate, inclusa la modalità di filtraggio dei documenti per stato o assegnatario, la ricerca di dettagli specifici come numeri di e la modifica dell'assegnatario per singoli documenti. Viene dimostrata la facilità e l'efficienza del sistema, sottolineando il controllo e la personalizzazione che offre agli . Il tutorial prepara il terreno per una esplorazione più approfondita della all'interno di DocBits.

Esplora le capacità rivoluzionarie di DocBits, uno strumento di gestione documentale all'avanguardia che semplifica le complessità dell'estrazione delle tabelle, del matching degli Ordini di Acquisto (PO) e della gestione delle fatture di costo.

In questo video, approfondiamo le caratteristiche uniche di DocBits, concentrandoci sull'estrazione delle tabelle AI che gestisce senza sforzo anche i layout di tabella più intricati. Con un tasso di precisione fino al 95%, il sistema automatizza l'estrazione, consentendoti di concentrarti su ciò che conta veramente.

Se stai utilizzando il Portale Fornitori di DocBits, è importante che tu comprenda i diversi stati che i tuoi fornitori possono avere. Ecco un elenco completo di tutti i possibili stati dei fornitori in DocBits:

• Aperto: Fornitore esistente che non è ancora stato invitato

• Registrazione in attesa: Il fornitore è stato invitato al portale fornitori

• Input del Fornitore in attesa: In attesa di modifiche da parte del fornitore dopo aver completato la registrazione

• Approvazione in attesa: Il fornitore ha completato la registrazione, è in attesa della prima approvazione

• Approvazione AP in attesa: Il fornitore è stato approvato per la prima volta, in attesa della seconda approvazione

• Approvato: Il fornitore è stato approvato

• Rifiutato: Il fornitore è stato rifiutato

Scopri in questo video come gestire professionalmente le discrepanze durante l'abbinamento degli ordini d'acquisto con DocBits. Ti guidiamo passo dopo passo su cosa fare quando i numeri non coincidono. Che tu sia un manager ERP esperto o un aspirante contabile finanziario, imparerai come gestire in modo efficiente e sicuro le discrepanze.

Scopri come la nostra speciale intelligenza collettiva AI in DocBits ti guida attraverso l'intero processo e come puoi utilizzare la nostra documentazione per trovare rapidamente soluzioni a problemi o incertezze. Unisciti ai molti clienti soddisfatti che hanno ottimizzato i loro processi con DocBits.

1. Riceverai un invito con un link via E-mail per iniziare il processo di registrazione. Si prega di fare clic su “Vai alla Registrazione”, inviare le informazioni richieste e accettare i termini e le condizioni per iniziare.

2. Dettagli Fornitore

   Si prega di verificare che il nome del Fornitore sia corretto. Questo è un dettaglio critico per scopi di identità e legali che non può essere modificato. Si prega di fornire tutte le informazioni applicabili, inclusi i campi richiesti. Una volta completato, fare clic su “Avanti” per continuare alla sezione Dati Indirizzo. Per salvare i progressi e continuare più tardi, fare clic su “Salva.”

3. Dati Indirizzo Si prega di fornire tutte le informazioni applicabili, inclusi i campi richiesti. Una volta completato, fare clic su “Avanti” per continuare alla sezione Contatto Fornitore. Per salvare i progressi e continuare più tardi, fare clic su “Salva.”

4. Contatto Fornitore Si prega di fornire tutte le informazioni applicabili, inclusi i campi richiesti. Una volta completato, fare clic su “Avanti” per continuare alla sezione Finanziaria Fornitore. Per salvare i progressi e continuare più tardi, fare clic su “Salva.”

5. Finanziaria Fornitore Si prega di fornire tutte le informazioni applicabili. Una volta completato, fare clic su “Avanti” per continuare alla sezione Acquisti Fornitore. Per salvare i progressi e continuare più tardi, fare clic su “Salva.”

6. Acquisti Fornitore Si prega di fornire tutte le informazioni applicabili. Una volta completato, fare clic su “Avanti” per continuare alla sezione Certificati Fornitore. Per salvare i progressi e continuare più tardi, fare clic su “Salva.”

7. Certificati Fornitore Si prega di caricare tutti i certificati richiesti (Fiscale, Assicurazione, Diversificazione Fornitori). Si prega di salvare i progressi se è necessario tornare a completare il processo di registrazione in seguito. Una volta completato, fare clic su “Invia per Approvazione.”

8. Si prega di caricare tutti i certificati richiesti (Fiscale, Assicurazione, Diversificazione Fornitori). Si prega di salvare i progressi se è necessario tornare a completare il processo di registrazione in seguito. Una volta completato, fare clic su “Invia per Approvazione.”

9. Si prega di controllare la propria E-mail per una conferma che hai completato il processo di registrazione.