Se stai cercando un documento o documenti specifici, hai a disposizione le seguenti opzioni. All'interno della barra di ricerca ti abbiamo fornito vari strumenti per trovare il documento che stai cercando, per accedervi, seleziona l'icona seguente.

Le seguenti opzioni di filtro diventeranno disponibili per te.

Ti offriamo la possibilità di filtrare per tipo di documento, stato del documento, assegnatario del documento e per data.

Alla destra della barra di ricerca, troverai altri strumenti dashboard.

• Aggiorna Elenco: Questo viene utilizzato per aggiornare il dashboard senza dover aggiornare la scheda del browser.

• Impostazioni Avanzate: Ulteriori informazioni su questo argomento sono disponibili più avanti in questa pagina.

• Analisi: Questo ti fornisce ulteriori dettagli sui documenti che hai caricato su DocBits.

• Carica: Ulteriori informazioni su questo argomento nella sezione successiva.

Le impostazioni avanzate contengono spesso opzioni di configurazione e funzioni aggiuntive che consentono regolazioni e affinamenti più specifici.

• Maggiori impostazioni

• Scorciatoie da tastiera

• Importa registro

• Imposta colonne della tabella PO per organizzazione

• Imposta ordinamento della dashboard per organizzazione

• Filtra documenti per giorno, settimana, mese, anno o tutti. Il filtro si riferisce al momento in cui il documento viene importato

Nelle prossime pagine troverai ulteriori informazioni sulle singole impostazioni.

Dopo aver effettuato l'accesso con le tue credenziali, verrai reindirizzato alla homepage del Dashboard di DocBits. Questa è la pagina principale dove puoi visualizzare e gestire tutti i tuoi documenti importati.

Se stai utilizzando il software DocBits per l'elaborazione dei documenti, è essenziale comprendere i diversi stati dei documenti che i tuoi file possono avere. Ecco un elenco completo di tutti i possibili stati dei documenti in DocBits:

• WatchDog Start: Il modulo Watchdog sta partendo.

• WatchDog Split: Il documento viene diviso in Watchdog.

• WatchDog Upload: Il documento viene caricato in Watchdog.

• Upload: Il documento viene caricato.

• OCR: Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è attualmente in esecuzione sul documento.

• Classification: Il documento viene classificato.

• Zugferd import: Un documento Zugferd viene importato.

• Pronto per la convalida: Il documento è pronto per la convalida.

• Zugferd export: Un documento Zugferd viene esportato.

• Workflow: Un flusso di lavoro è attualmente in esecuzione con questo documento.

• Approvazione in sospeso: Il documento deve essere approvato.

• Seconda approvazione in sospeso: Il documento deve essere approvato una seconda volta.

• Contabilità automatica: La contabilità automatica è in esecuzione.

• Esportazione: Il documento viene esportato.

• Errore: Si è verificato un errore nel documento.

Panoramica

L'unione di documenti ti consente di combinare più documenti.

Innanzitutto, devi selezionare i documenti che desideri unire. Questo può essere fatto selezionando le caselle di controllo dei documenti. Una volta selezionati i documenti, fai clic sull'icona con tre punti.

Verrà quindi visualizzato un menu, seleziona l'opzione "Unisci" che si trova in fondo.

L'unione di documenti è una funzione importante in un sistema di gestione documentale che consente agli utenti di combinare più documenti in un unico documento. Ecco alcuni motivi per cui l'unione di documenti può essere utile:

• Organizzare Documenti Correlati: Unendo più documenti in un unico documento, gli utenti possono organizzare e mantenere insieme informazioni o file correlati. Questo può aiutare a migliorare l'efficienza nella gestione e nell'accesso ai documenti.

• Creare report o sommari: Unire più documenti può essere utile per creare report o sommari combinando dati o informazioni da diverse fonti o documenti. Questo consente agli utenti di creare report o presentazioni completi senza dover copiare e incollare manualmente le informazioni.

• Archiviazione di documenti: Quando esistono più versioni di un documento o quando i documenti devono essere riassunti entro un periodo di tempo specifico, l'unione dei documenti può aiutare a garantire pratiche di archiviazione coerenti e ottimizzare lo spazio di archiviazione.

• Ottimizzazione del flusso di lavoro: L'unione di documenti può far parte di un flusso di lavoro automatizzato in cui i documenti vengono automaticamente combinati una volta soddisfatte determinate condizioni. Questo può essere utilizzato, ad esempio, in un processo di approvazione o quando si creano contratti o report.

Esempi di unione di documenti:

• Combinare Fatture: Un'azienda ha bisogno di riassumere tutte le fatture di un determinato mese per scopi contabili. Le singole fatture vengono caricate come documenti separati e poi unite per creare una panoramica consolidata.

• Combinare moduli di approvazione: Un flusso di lavoro di approvazione delle applicazioni richiede che più moduli siano uniti prima di essere inoltrati alla direzione. I diversi moduli vengono automaticamente combinati man mano che vengono completati e inviati dalle parti coinvolte.

• Creare un Rapporto Annuale: Più dipartimenti in un'azienda lavorano insieme per creare un rapporto annuale completo. Ogni dipartimento prepara la propria sezione del rapporto come documento separato. Questi documenti vengono poi riuniti per creare il rapporto annuale finale.

Unendo i documenti, le organizzazioni possono semplificare i loro processi di gestione documentale, migliorare la collaborazione e aumentare l'efficienza.

Dal Dashboard, clicca sull'icona delle Impostazioni Avanzate come mostrato di seguito:

Verrà quindi visualizzato il seguente menu

Seleziona il pulsante etichettato “Imposta colonne del dashboard per l'organizzazione” e verrà mostrato un elenco di tutti i nomi delle colonne.

Da questo menu, puoi selezionare i nomi delle colonne e utilizzare le frecce per aggiungere e rimuovere le colonne desiderate.

Puoi impostare l'ordine delle colonne cliccando sui puntini accanto al nome della colonna e trascinandoli nella posizione appropriata.

Un'altra opzione ti consente anche di aggiungere campi di un tipo di documento:

Qui puoi scegliere tra i diversi tipi di documento:

Per ogni tipo di documento ci sono diversi campi che puoi aggiungere:

Seleziona i campi di cui hai bisogno e clicca su "Aggiungi alle Colonne Visibili", appariranno quindi nelle impostazioni delle colonne.

Se desideri visualizzare un registro dettagliato di tutti i documenti importati nel tuo ambiente DocBits, segui questi passaggi.

Dal tuo Dashboard DocBits, seleziona l'opzione Impostazioni Avanzate.

Dopo che compare la barra Impostazioni Avanzate, seleziona il pulsante Registro Importazioni.

Verrà quindi visualizzata una tabella con tutti i documenti recentemente importati e altre informazioni rilevanti su di essi.

Durante la navigazione dei tuoi documenti in DocBits, se desideri tornare all'area principale della Dashboard, puoi semplicemente premere il tasto escape (ESC) sulla tastiera e tornerai al menu principale della Dashboard (nella pagina da cui hai appena uscito dal documento).

Il contatore delle attività si trova nell'angolo in alto a destra della pagina iniziale del Dashboard.

Qui puoi vedere quanti documenti sono nella tua coda in attesa di elaborazione

e quanti documenti sono ora pronti per la convalida.

La seconda parte del cruscotto è una panoramica di tutti i documenti caricati. Puoi visualizzare tutti i documenti o solo quelli assegnati a te. Puoi anche cercare documenti per nome.

I dati verranno estratti in pochi secondi e lo stato cambierà da "In esecuzione" a "Pronto per la convalida".

In questa sezione, puoi visualizzare i documenti che sono stati contrassegnati come duplicati. Per iniziare, fai semplicemente clic sul pulsante a destra, come indicato di seguito:

Una volta premuto il pulsante, apparirà una tabella in fondo alla pagina che mostra tutti i duplicati identificati.

La schermata di validazione ti permette di controllare, modificare e validare tutti i documenti importati. Puoi vedere il nome del documento, quanti pagine contiene, la data in cui è stato importato e il suo stato. Il pulsante azioni ti permette di assegnare, riavviare, validare o eliminare il documento.

Configurare un dashboard che si allinei con le routine quotidiane degli utenti richiede una pianificazione e un'implementazione attente.

Ecco le migliori pratiche che possono aiutarti:

Viste personalizzate:

• Assicurati che il dashboard sia personalizzabile in modo che gli utenti possano personalizzare le proprie viste e layout. Questo può essere fatto attraverso la possibilità di aggiungere, rimuovere o riorganizzare i widget.

Aggiornamenti automatici:

• Implementa aggiornamenti automatici per garantire che i dati siano sempre aggiornati. Questo è particolarmente importante per ambienti ad alto utilizzo.

• Puoi abilitare questo strumento di aggiornamento automatico nelle impostazioni.

Guida e formazione degli utenti:

• Offri un'interfaccia user-friendly e istruzioni su come utilizzare il dashboard.

• Forma regolarmente gli utenti per garantire che comprendano tutte le funzionalità e le capacità del dashboard.

Filtri e viste:

• L'uso dei filtri può essere molto utile quando si cercano documenti, ma considera anche di reimpostare i filtri per mantenere una visione coerente dei dati.

Analisi del dashboard:

• Monitora l'uso del dashboard e raccogli feedback dagli utenti.

• Analizza quali parti del dashboard sono utilizzate di più e quali miglioramenti possono essere fatti per ottimizzare ulteriormente l'esperienza utente.

Visualizzazione dei dati:

• Usa visualizzazioni dei dati coinvolgenti e significative per presentare le informazioni in modo rapido e comprensibile.

• Scegli le visualizzazioni in base alle esigenze degli utenti e al tipo di dati presentati.

Sicurezza e privacy:

• Assicurati che il dashboard aderisca agli standard di sicurezza e che i dati sensibili siano adeguatamente protetti.

• Implementa controlli di accesso per garantire che gli utenti possano accedere solo ai dati rilevanti per loro.

Considerando queste migliori pratiche, puoi creare un dashboard che si allinei efficacemente con le routine quotidiane degli utenti e li aiuti a prendere decisioni informate.

Ecco alcuni suggerimenti specifici per la risoluzione dei problemi comuni relativi alle impostazioni del dashboard:

Filtri non applicati correttamente:

• Innanzitutto, controlla le impostazioni dei filtri per assicurarti che siano stati applicati i filtri corretti e che stiano visualizzando i dati desiderati.

• Assicurati che i filtri siano applicati in modo logico e coerente. A volte una logica di filtro errata o combinazioni errate possono produrre risultati inaspettati.

• Fornisci agli utenti indicazioni su come utilizzare correttamente i filtri per garantire che possano utilizzare efficacemente le funzionalità di filtraggio.

Ritardi nel caricamento dei dati:

• Controlla la connessione di rete per assicurarti che sia stabile e non stia causando ritardi.

• Controlla il carico del server e le prestazioni della fonte dati per vedere se questo è il problema. Potrebbe essere necessario ottimizzare la fonte dati o passare a un'infrastruttura più potente.

• Implementa meccanismi di caching per ridurre i tempi di caricamento, specialmente per i dati a cui si accede frequentemente. Incoraggia gli utenti a ottimizzare le loro query di dati recuperando solo i campi dati necessari e utilizzando filtri per ridurre la quantità di dati.

Problemi del browser:

• Assicurati che il browser che stanno utilizzando sia compatibile con il dashboard e che abbia installato tutti gli aggiornamenti richiesti.

• Raccomanda agli utenti di svuotare regolarmente la cache del browser per evitare problemi di memoria e garantire che stiano ottenendo i dati più aggiornati.

• Controlla la presenza di estensioni o plugin nel browser che potrebbero interferire con il dashboard e disabilitali temporaneamente se necessario per isolare i problemi.

Problemi specifici dell'utente:

• Offri supporto individualizzato per gli utenti che continuano ad avere problemi. Potrebbe essere necessario controllare le loro impostazioni specifiche, autorizzazioni o configurazione di rete per identificare e risolvere il problema.

Fornendo agli utenti questi suggerimenti specifici per la risoluzione dei problemi, puoi aiutarli a risolvere efficacemente i problemi comuni relativi alle impostazioni del dashboard e aumentare la loro produttività.