Questo documento fornisce una spiegazione approfondita delle regole di risoluzione dei conflitti utilizzate nel sistema di fatturazione DocBits. Queste regole sono progettate per gestire automaticamente le discrepanze tra i dettagli della fattura e i dati dell'ordine di acquisto (PO), garantendo una riconciliazione finanziaria accurata. Il sistema applica queste regole per elaborare le righe delle fatture, le spese e le tasse, e genera aggiustamenti o note appropriate quando necessario.
• versione: Identifica la versione del file di mapping.
• revisione: Numero di revisione per il tracciamento delle modifiche.
• autore: Indica il creatore del file di mapping.
• descrizione: Una breve descrizione dello scopo del file.
• created_at & updated_at: Timestamp per quando il file è stato creato e aggiornato l'ultima volta.
La sezione di configurazione dell'esportazione definisce il mapping tra i campi dati nel sistema e i campi corrispondenti nei file di esportazione.
• Intestazione: Definisce i campi di intestazione per i dati della fattura esportata.
• Righe Fiscali: Specifica i campi per gli articoli delle righe fiscali nell'esportazione.
• Spese di Intestazione Ordine: Mappa i campi relativi a spese aggiuntive a livello di intestazione dell'ordine.
• Righe di Ricevuta: Mappa i campi per singoli articoli in una ricevuta.
• Spese di Riga Ordine: Definisce i campi per le spese relative a righe specifiche dell'ordine.
• Righe di Costo: Specifica i campi per le righe di allocazione dei costi.
• Nota di Debito & Nota di Credito: Definisce i campi per generare note di debito e di credito in caso di discrepanze.
Queste regole gestiscono le discrepanze tra i dati della fattura e i dati corrispondenti del PO. Ogni regola è composta da diversi componenti:
• Nome: Il nome descrittivo della regola, che indica il tipo di discrepanza che affronta.
• Sezione: Indica quale parte della fattura (ad es., receipt_lines, line_charges) la regola si applica.
• Attivo: Valore booleano (true o false) che indica se la regola è attualmente attiva.
• Criteri di Corrispondenza: Condizioni che attivano la regola in base ai confronti tra i dati effettivi della fattura e i dati attesi del PO.
• Azioni: Definisce cosa dovrebbe fare il sistema quando la regola viene attivata, inclusi aggiustamenti dei valori, applicazione di spese o generazione di note di credito/debito.
Questi operatori definiscono come i valori effettivi della fattura vengono confrontati con i valori attesi del PO:
• uguale
• maggiore di
• maggiore o uguale a
• minore di
• minore o uguale a
• entro tolleranza
• fuori tolleranza
Indica se una discrepanza è approvata o meno:
• approvato
• rifiutato
• qualsiasi
Definisce azioni specifiche da intraprendere quando viene rilevata una discrepanza:
• riga di ricevuta
• riga di costo
• spesa di intestazione
• spesa di riga
• riga fiscale
• riga di ricevuta nota di debito
• riga di costo nota di debito
• spesa di intestazione nota di debito
• spesa di riga nota di debito
• riga di ricevuta nota di credito
• riga di costo nota di credito
• spesa di intestazione nota di credito
• spesa di riga nota di credito
• riga fiscale nota di credito
Caso 1, 2, 3: QuantitĂ e Prezzo Unitario Entro Tolleranza
• Scopo: Gestisce scenari in cui sia la quantità che il prezzo unitario sulla fattura sono entro i limiti di tolleranza accettati rispetto al PO.
• Azione: Il sistema accetta i valori della fattura e calcola l'importo totale.
Caso 4, 5: QuantitĂ Entro Tolleranza, Prezzo Unitario Fuori Tolleranza (Approvato)
• Scopo: Si applica quando la quantità è entro tolleranza ma il prezzo unitario è fuori tolleranza ed è stato approvato.
• Azione: Il sistema aggiusta il prezzo unitario per corrispondere al PO e applica eventuali spese di riga necessarie.
Caso 6: QuantitĂ Entro Tolleranza, Prezzo Unitario Fuori Tolleranza Negativa (Rifiutato)
• Scopo: Si occupa di casi in cui il prezzo unitario è inferiore a quanto previsto e fuori dal range di tolleranza, portando al rifiuto.
• Azione: Il sistema aggiusta il prezzo unitario per corrispondere al PO, genera una nota di credito per la differenza e applica le spese di intestazione secondo necessità .
• Le regole sotto questa categoria gestiscono le discrepanze nelle spese per unità , con azioni specifiche basate sul fatto che la spesa sia entro o fuori tolleranza e se sia approvata o rifiutata.
• Queste regole gestiscono le discrepanze fiscali aggiustando le righe fiscali o generando note di credito o debito corrispondenti in base alle differenze tra i dati fiscali della fattura e del PO.
• Enums: Elenchi predefiniti di valori che garantiscono coerenza tra le regole (ad es., operatori di confronto, tipi di approvazione).
• Opzioni: Scelte predefinite per gestire quantità o prezzi unitari, offrendo flessibilità nelle definizioni delle regole.
Questo screenshot mostra l'interfaccia di Gestione delle Regole dove gli amministratori possono visualizzare e gestire tutte le regole di risoluzione dei conflitti. Gli elementi chiave includono:
• Pulsante Aggiungi Regola: Consente di aggiungere nuove regole.
• Elenco delle Regole: Mostra tutte le regole attive con dettagli come nome, sezione e stato attivo.
• Menu a Discesa Sezione: Filtra le regole in base alla sezione a cui si applicano (ad es., Righe di Ricevuta, Spese di Riga).
Questo screenshot illustra la vista dettagliata di una specifica regola in fase di modifica. Gli elementi chiave includono:
• Sezione Criteri: Definisce le condizioni sotto le quali la regola viene attivata. Ad esempio, i criteri potrebbero specificare che se la quantità e il prezzo unitario differiscono dal PO ma sono entro tolleranza, la regola dovrebbe essere applicata.
• Sezione Azioni: Specifica quali azioni dovrebbero essere intraprese quando i criteri sono soddisfatti. Questo può includere l'aggiustamento delle righe della fattura, la generazione di note di credito o debito, o l'applicazione di spese aggiuntive.
• Tipo di Documento ed Elementi di Costo: Consente all'amministratore di mappare azioni specifiche a tipi di documento ed elementi di costo, fornendo flessibilità nella gestione di diversi scenari.