Creare sotto-organizzazioni all'interno di un sistema di gestione documentale serve a ulteriormente organizzare e differenziare la struttura e la gestione degli account utente, dei documenti e dei flussi di lavoro all'interno di un'organizzazione. Ecco alcuni scopi e benefici della creazione di sotto-organizzazioni:
Struttura e organizzazione: Le sotto-organizzazioni rendono possibile creare una struttura gerarchica all'interno del sistema di gestione documentale. Questo può aiutare a organizzare gli account utente e i documenti per dipartimento, team, posizione o altri criteri rilevanti per una gestione più chiara ed efficiente.
Gestione dei permessi: Creando sotto-organizzazioni, gli amministratori possono impostare permessi granulari e controlli di accesso per diversi gruppi di utenti. Ciò significa che utenti o gruppi specifici possono accedere solo ai documenti e alle risorse pertinenti alla loro rispettiva sotto-organizzazione, migliorando la sicurezza e la privacy.
Flussi di lavoro e collaborazione: Le sotto-organizzazioni possono facilitare la collaborazione e la comunicazione all'interno di team o dipartimenti specifici centralizzando l'accesso a documenti, progetti o compiti condivisi. Questo promuove efficienza e coordinamento quando si collabora su progetti o flussi di lavoro comuni.
Reportistica e analisi: Organizzando gli account utente e i documenti in sotto-organizzazioni, è possibile creare report dettagliati e analisi sulle attività e le performance di singoli team o dipartimenti. Questo consente ad amministratori e manager di ottenere informazioni sull'uso del sistema di gestione documentale a livello organizzativo.
Scalabilità e flessibilità : Le sotto-organizzazioni forniscono una struttura scalabile che può crescere con la crescita e i cambiamenti dell'organizzazione. Nuovi team o dipartimenti possono essere facilmente aggiunti e integrati in modo appropriato nello schema sotto-organizzativo esistente senza influenzare la struttura complessiva del sistema di gestione documentale.
In generale, le sotto-organizzazioni consentono una gestione e un'organizzazione più efficaci degli account utente, dei documenti e dei flussi di lavoro all'interno di un sistema di gestione documentale migliorando la struttura, la sicurezza e la collaborazione.
In Impostazioni, Impostazioni globali → Gruppi, Utenti e Permessi → Sotto-Organizzazioni come mostrato di seguito.
Verrai quindi portato a una pagina che appare simile a questa:\
Qui troverai le tue sotto-organizzazioni precedentemente create, così come dove puoi creare nuove sotto-organizzazioni.
Clicca sul pulsante + NUOVO
Verrà visualizzato il seguente menu:
Inserisci i dettagli della sotto-organizzazione che desideri creare, il nome e la descrizione, quindi clicca sul pulsante SALVA. Dovresti quindi trovare la tua nuova sotto-organizzazione in fondo all'elenco delle sotto-organizzazioni esistenti.
Gestisci Utenti:
Aggiunta Utenti: Gli amministratori possono creare nuovi account utente e assegnarli alla sotto-organizzazione appropriata.
Assegnazione Ruoli e Permessi: Gli amministratori possono impostare i ruoli e i permessi per gli utenti all'interno di una sotto-organizzazione. Questo comporta tipicamente l'assegnazione dei diritti di accesso a documenti, cartelle o funzioni specifiche nel sistema di gestione dei documenti.
Gestisci dettagli del profilo: Gli amministratori possono modificare i dettagli del profilo degli utenti all'interno della sotto-organizzazione, come ad esempio: informazioni di contatto o affiliazione al dipartimento. Questo consente una gestione aggiornata e accurata dei dati degli utenti.
Puoi aggiungere un nuovo utente all'organizzazione e avere l'opzione di rimuovere l'utente da altri gruppi.
Modifica Utente:
Modifica impostazioni della sotto-organizzazione: Gli amministratori possono modificare le impostazioni e le proprietà di una sotto-organizzazione, inclusi il nome, la descrizione o il livello gerarchico all'interno del sistema.
Modifica dettagli utente: Gli amministratori possono modificare i dettagli di singoli utenti all'interno di una sotto-organizzazione, ad esempio per regolare i loro diritti di accesso o aggiornare le loro informazioni di contatto.
Elimina Utente:
Eliminazione delle sotto-organizzazioni: Gli amministratori possono anche avere la possibilità di eliminare sotto-organizzazioni se non sono più necessarie o se è necessaria una ristrutturazione della struttura organizzativa. Quando si elimina una sotto-organizzazione, gli amministratori devono assicurarsi che tutti gli utenti e i dati associati siano gestiti correttamente.
Queste funzionalità di gestione consentono agli amministratori di gestire e adattare efficacemente gli account utente e le strutture organizzative all'interno di un sistema di gestione dei documenti per soddisfare le esigenze e i processi in evoluzione dell'azienda.