Aperçu

Le paramètre Couleur de l'application permet aux administrateurs de définir le schéma de couleurs de l'interface de l'application. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour distinguer les différents environnements tels que le test, le bac à sable et la production. En attribuant des couleurs distinctes à chaque environnement, les utilisateurs peuvent facilement identifier dans quel environnement ils travaillent, réduisant ainsi le risque d'effectuer des actions critiques dans le mauvais environnement.

Accéder au paramètre Couleur de l'application

1. Naviguer vers les paramètres de l'entreprise :

   • Dans le menu principal, cliquez sur la section Informations sur l'entreprise.

2. Localiser la section Couleur de l'application :

   • Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Couleur de l'application dans les paramètres des Informations sur l'entreprise.

Définir la couleur de l'application

1. Choisir une couleur :

   • Cliquez sur la boîte de couleur ou entrez un code hexadécimal directement dans le champ de texte.

   • Un sélecteur de couleur apparaîtra, vous permettant de sélectionner la couleur souhaitée.

   • Vous pouvez entrer un code hexadécimal spécifique si vous avez une couleur prédéterminée pour l'environnement.

2. Enregistrer la couleur :

   • Une fois que vous avez sélectionné la couleur, cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer le changement.

   • L'interface de l'application se mettra immédiatement à jour pour refléter la nouvelle couleur.

3. Réinitialiser par défaut :

   • Si vous souhaitez revenir à la couleur par défaut, cliquez sur le bouton Réinitialiser.

Meilleures pratiques pour les couleurs des environnements

Pour éviter toute confusion, il est recommandé d'établir un schéma de couleurs standard pour chaque environnement :

• Production : Utilisez une couleur neutre ou par défaut, telle que #FFFFFF (blanc) ou #f0f0f0 (gris clair), pour indiquer l'environnement en direct.

• Test : Utilisez une couleur vive ou d'alerte, telle que #ffcc00 (jaune) ou #ffa500 (orange), pour indiquer un environnement de test.

• Bac à sable : Utilisez une couleur distincte, telle que #007bff (bleu) ou #6c757d (gris), pour indiquer un environnement de bac à sable ou de développement.

Avis sur le plan d'abonnement

Sous la section Couleur de l'application, les administrateurs verront également des informations relatives au Plan d'abonnement. Cela inclut le plan actuel, son statut et le nombre de jours restants d'abonnement.

Importance de la couleur de l'application

Le paramètre Couleur de l'application est un outil simple mais efficace pour aider les utilisateurs à reconnaître rapidement l'environnement dans lequel ils travaillent. En sélectionnant et en gérant soigneusement ces couleurs, les organisations peuvent minimiser les erreurs et améliorer l'efficacité du flux de travail.

1. Nom de l'entreprise : Le nom légal de l'entreprise tel qu'enregistré.

2. Rue + Numéro : L'adresse physique du siège social de l'entreprise.

3. Code postal : Le code ZIP ou postal de l'adresse de l'entreprise.

4. Ville : La ville où se trouve l'entreprise.

5. État : L'état ou la région où est basée l'entreprise.

6. Pays : Le pays d'opération de l'entreprise.

7. Identifiant de l'entreprise : Un identifiant unique pour l'entreprise, qui pourrait être utilisé en interne ou pour des intégrations avec d'autres systèmes.

8. Identifiant fiscal : Le numéro d'identification fiscale de l'entreprise, important pour les opérations financières et les rapports.

9. Identifiant du registre commercial : Le numéro d'enregistrement de l'entreprise au registre du commerce, qui pourrait être important pour la documentation légale et officielle.

10. Numéro de téléphone officiel de l'entreprise : Le numéro de contact principal de l'entreprise.

11. Email officiel de l'entreprise : L'adresse e-mail principale qui sera utilisée pour les communications officielles.

Les informations saisies ici peuvent être cruciales pour garantir que des documents tels que les factures, la correspondance officielle et les rapports soient correctement formatés avec les détails de l'entreprise corrects. Cela aide également à maintenir la cohérence dans la représentation de l'entreprise dans diverses communications externes et documents. Après avoir saisi ou mis à jour les informations, l'administrateur doit enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer" pour garantir que toutes les modifications sont appliquées à l'ensemble du système.

De plus, la section fournit une vue du plan d'abonnement, montrant combien de jours il reste, les dates de début et de fin, et un compteur d'utilisation d'abonnement qui suit la consommation de jetons de service par rapport à ce qui est alloué dans le plan. Cela peut aider les administrateurs à surveiller et à planifier les renouvellements d'abonnement ou les mises à niveau en fonction des tendances d'utilisation.

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Le Gestionnaire de mise en page permet aux administrateurs de configurer visuellement et de modifier la mise en page des types de documents en définissant des propriétés pour divers champs de données et groupes au sein d'un document. Cette interface aide à garantir que les modèles d'extraction et les points de saisie manuelle de données s'alignent précisément sur la structure du document tel que numérisé ou téléchargé dans Docbits.

Composants clés

1. Groupes et Champs:

• Groupes: Unités organisationnelles au sein d'un type de document qui catégorisent les champs associés (par exemple, Détails de la facture, Détails de paiement). Ils peuvent être développés ou réduits et disposés pour refléter le regroupement logique dans le document réel.

• Champs: Points de données individuels au sein de chaque groupe (par exemple, Numéro de facture, Conditions de paiement). Chaque champ peut être personnalisé pour la capture, l'affichage et le traitement des données.

1. Panneau de propriétés:

• Ce panneau affiche les propriétés du champ ou du groupe sélectionné, permettant une configuration détaillée, telle que:

• Étiquette: L'étiquette visible pour le champ dans l'interface utilisateur.

• Nom du champ: L'identifiant technique utilisé dans le système.

• Largeur de l'élément en pourcentage: Détermine la largeur du champ par rapport à la mise en page du document.

• Index de tabulation: Contrôle l'ordre de tabulation pour la navigation.

• Exécuter un script en cas de modification: Indique si un script doit être exécuté lorsque la valeur du champ change.

• Afficher l'étiquette à gauche: Indique si l'étiquette est affichée à gauche du champ ou au-dessus.

• Est un champ de texte long: Spécifie si le champ doit être un champ de texte long, pouvant accueillir de plus grandes quantités de texte.

• Sélectionner le type de modèle: Option pour sélectionner quel type de modèle gérera l'extraction de ce champ.

• Longueur du champ: Longueur maximale des données à accepter dans ce champ.

• Mots-clés interdits: Mots-clés qui ne sont pas autorisés dans le champ.

1. Aperçu du modèle:

• Affiche un aperçu en temps réel de l'apparence du document en fonction de la configuration de mise en page actuelle. Cela aide à garantir que la mise en page correspond à la structure réelle du document et est essentiel pour tester et affiner la configuration de traitement du document.

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Les types de documents sont essentiellement des versions spécialisées des principaux types de documents. Par exemple, sous le type de document principal "Facture", il peut y avoir des sous-types comme "Facture standard", "Facture pro forma" et "Avoir", chacun ayant des exigences de données ou des règles de traitement légèrement différentes.

Fonctionnalités clés et options

1. Liste des sous-types:

• Chaque ligne représente un sous-type d'un type de document principal.

• Inclut le nom du sous-type et un ensemble d'actions pouvant être effectuées sur celui-ci.

1. Actions:

• Champs: Configurez quels champs de données sont inclus dans le sous-type et comment ils sont gérés.

• Modifier la mise en page: Modifiez la mise en page visuelle pour afficher et saisir les informations pour ce sous-type.

• Scripts: Attachez ou modifiez des scripts qui exécutent des opérations spécifiques lorsque des documents de ce sous-type sont traités.

• Copier: Dupliquez une configuration de sous-type existante pour l'utiliser comme base pour une nouvelle.

• Supprimer: Supprimez le sous-type s'il n'est plus nécessaire.

1. Ajout de nouveaux sous-types:

• Le bouton "+ Nouveau" permet aux administrateurs de créer de nouveaux sous-types, en définissant des propriétés et des règles uniques selon les besoins.

Les sous-types de documents dans Docbits offrent un moyen flexible et puissant de gérer une variété de documents au sein d'un seul système, garantissant que chaque type et sous-type est traité avec précision et efficacité selon ses spécifications uniques.

Dans Docbits, les paramètres Regex permettent aux administrateurs de définir des modèles personnalisés que le système utilise pour trouver et extraire des données à partir de documents. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les situations où les données doivent être extraites à partir de texte non structuré ou lorsque les données suivent un format prévisible qui peut être capturé à l'aide de modèles regex.

Fonctionnalités clés et options

1. Gestion des Regex:

• Ajouter: Vous permet de créer un nouveau modèle regex pour un type de document spécifique.

• Enregistrer les modifications: Enregistre les modifications apportées aux configurations regex existantes.

• Modèle: Ici, vous pouvez définir le modèle regex qui correspond au format de données spécifique requis.

• Origine: Est l'origine du document - Par exemple, vous pouvez définir un regex différent en Allemagne

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Le paramètre Champs fournit une interface utilisateur où les administrateurs peuvent gérer les propriétés et le comportement des champs de données individuels associés à un type de document. Chaque champ peut être ajusté pour optimiser la précision et l'efficacité de la capture et de la validation des données.

Fonctionnalités clés et Options

1. Configuration des Champs:

• Noms des Champs: Liste les noms des champs, correspondant généralement aux éléments de données dans le document, tels que "Numéro de Facture" ou "Date de Commande".

• Requis: Les administrateurs peuvent marquer les champs comme requis, s'assurant que des données doivent être saisies ou capturées pour que ces champs complètent le traitement du document.

• Lecture Seule: Les champs peuvent être définis en lecture seule pour empêcher toute modification après la capture des données ou pendant certaines étapes du traitement du document.

• Caché: Les champs peuvent être masqués dans l'interface utilisateur, utile pour les informations sensibles ou pour simplifier les flux de travail des utilisateurs.

1. Paramètres Avancés:

• Forcer la Validation: Garantit que les données saisies dans un champ respectent certaines règles de validation avant d'être acceptées.

• OCR (Reconnaissance Optique de Caractères): Ce commutateur peut être activé pour permettre le traitement OCR pour un champ spécifique, utile pour l'extraction automatique de données à partir de documents numérisés ou numériques.

• Score de Correspondance: Les administrateurs peuvent définir un score de correspondance, un seuil utilisé pour déterminer le niveau de confiance de la reconnaissance ou de la correspondance des données, impactant la manière dont la validation des données et les contrôles de qualité sont effectués.

1. Boutons d'Action:

• Créer un Nouveau Champ: Permet d'ajouter de nouveaux champs au type de document.

• Icônes d'Édition: Chaque champ a une icône d'édition qui permet aux administrateurs de configurer davantage les paramètres spécifiques au champ, tels que le type de données, les valeurs par défaut ou la logique métier connectée.

• Enregistrer les Paramètres: Valide les modifications apportées aux configurations des champs.

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La zone Plus de paramètres permet aux administrateurs de configurer divers aspects du traitement des documents qui ne sont pas couverts par les paramètres de base. Cela inclut des options pour l'extraction de tableaux, la révision de documents, la génération de PDF, les processus d'approbation et des paramètres spécifiques à des opérations particulières comme les bons de commande ou la comptabilité.

Fonctionnalités clés et options

1. Extraction de tableaux:

• Ignorer la validation des tableaux : Permet de contourner le processus de validation des données de tableau, ce qui peut être utile dans des scénarios où la validation des données doit être flexible.

1. En révision:

• Concevoir le formulaire de révision : Configure la mise en page et les champs qui apparaissent dans les formulaires de révision utilisés pendant le processus de révision des documents.

1. Génération de PDF:

• Concevoir le modèle : Spécifie le modèle utilisé pour générer des versions PDF des documents, ce qui peut être crucial pour l'archivage ou la communication externe.

1. Approbation:

• Approuver avant l'exportation : Garantit que les documents doivent être approuvés avant de pouvoir être exportés du système.

• Deuxième approbation : Ajoute une couche supplémentaire d'approbation pour une validation supplémentaire, renforçant le contrôle sur le traitement des documents.

1. Bon de commande / Comptabilité automatique:

• Tableau BC dans le générateur de mise en page : Permet l'inclusion de tableaux de bons de commande dans le générateur de mise en page pour des mises en page de documents personnalisées.

• Bon de commande : Active le traitement des documents de bons de commande dans le système.

• Paramètre de tolérance BC : Définit les niveaux de tolérance pour les quantités de bons de commande, ce qui aide à accommoder de légères divergences sans les signaler comme des erreurs.

1. Exportation alternative de documents:

• Désactiver les statuts BC : Permet de désactiver certains statuts pour les bons de commande lors du processus d'exportation, offrant une flexibilité dans la gestion des commandes.

1. Carte numéro d'article fournisseur:

• Un paramètre utilitaire qui fait correspondre les numéros d'article fournisseur aux numéros d'article internes, garantissant la précision dans la gestion des stocks et des bons de commande.

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La section Types de documents répertorie tous les types de documents reconnus et traités par Docbits. Les administrateurs peuvent gérer divers aspects tels que la mise en page, les définitions de champs, les règles d'extraction, et plus encore pour chaque type de document. Cette personnalisation est essentielle pour garantir une manipulation précise des données et se conformer aux normes organisationnelles.

Fonctionnalités clés et options

1. Liste des types de documents:

• Chaque ligne représente un type de document tel que Facture, Note de crédit, Bon de livraison, etc.

• Les types de documents peuvent être standard ou personnalisés, comme indiqué par des étiquettes telles que "Standard".

1. Modifier la mise en page: Cette option permet aux administrateurs de modifier les paramètres de mise en page du document, ce qui inclut la définition de l'apparence du document et l'emplacement des champs de données.

2. Sous-types de documents: Si certains types de documents ont des sous-catégories, cette option permet aux administrateurs de configurer des paramètres spécifiques à chaque sous-type.

3. Colonnes de tableau: Personnalisez les colonnes de données qui doivent apparaître lorsque le type de document est consulté dans des listes ou des rapports.

4. Champs: Gérez les champs de données associés au type de document, y compris l'ajout de nouveaux champs ou la modification de ceux existants.

5. Entraînement du modèle: Configurez et entraînez le modèle utilisé pour reconnaître et extraire des données des documents. Cela peut impliquer le paramétrage de modèles d'apprentissage automatique qui s'améliorent avec le temps et plus de données.

6. Regex: Configurez des expressions régulières utilisées pour extraire des données des documents en fonction de motifs. Cela est particulièrement utile pour l'extraction de données structurées.

7. Scripts: Écrivez ou modifiez des scripts qui exécutent des règles de traitement personnalisées ou des flux de travail pour les documents de ce type.

8. EDI (Échange de données informatisé): Configurez des paramètres liés à l'échange de documents dans des formats électroniques normalisés.

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Les scripts dans Docbits sont généralement écrits dans un langage de script pris en charge par le système Python. Ils sont déclenchés pendant le flux de traitement des documents pour appliquer une logique métier complexe ou garantir l'intégrité et l'exactitude des données avant que les données ne soient traitées ou stockées davantage.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Gestion des Scripts:

• Nom: Chaque script reçoit un nom unique pour l'identification.

• Type de Document: Associe le script à un type de document spécifique, déterminant sur quels documents le script sera appliqué.

• Déclenchement Sur: Définit quand le script est déclenché (par exemple, lors du téléchargement du document, avant l'exportation des données, après la validation des données).

• Statut Actif/Inactif: Permet aux administrateurs d'activer ou de désactiver les scripts sans les supprimer, offrant ainsi une flexibilité dans les tests et le déploiement.

1. Éditeur de Script:

• Fournit une interface où les scripts peuvent être écrits et édités. L'éditeur prend généralement en charge la coloration syntaxique, la mise en évidence des erreurs et d'autres fonctionnalités pour aider au développement du script.

• Exemple de Script: Les scripts peuvent inclure des opérations telles que la boucle à travers les lignes de facture pour valider les totaux ou supprimer les entrées qui ne répondent pas à certains critères.

Voici quelques recommandations éprouvées pour utiliser les paramètres de manière efficace afin d'optimiser le traitement des documents, d'améliorer la précision des données et d'assurer la conformité.

Standardiser les modèles et les paramètres linguistiques :

• Créez des directives claires pour l'utilisation des modèles de formatage et des paramètres linguistiques afin d'assurer la cohérence de tous les documents.

• Formez régulièrement les employés sur l'utilisation correcte des modèles et des paramètres linguistiques.

Activer la correction automatique et la vérification orthographique :

• Encouragez les employés à effectuer une vérification orthographique avant de finaliser un document pour identifier et corriger les fautes de frappe et les erreurs grammaticales.

Utiliser la gestion des versions et le suivi des modifications :

• Utilisez la gestion des versions et le suivi des modifications pour suivre l'historique des modifications et garantir la traçabilité des changements.

• Documentez soigneusement les changements et les commentaires pour soutenir le processus de révision et faciliter la collaboration.

Configuration soigneuse de la sécurité des documents :

• Définissez des restrictions d'accès claires pour garantir que les documents confidentiels ne peuvent être consultés et modifiés que par des personnes autorisées.

• Mettez régulièrement à jour les mots de passe et les droits d'accès pour assurer la sécurité et répondre aux exigences de conformité.

Formation et mises à jour régulières :

• Formez régulièrement les employés sur la manière d'utiliser DocBits et ses fonctionnalités de manière efficace.

• Restez à jour avec les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités et mettez-les en œuvre si nécessaire pour améliorer l'efficacité et la sécurité.

Flux de travail et politiques documentés :

• Créez des politiques de traitement des documents et des flux de travail clairs qui couvrent l'utilisation des différents paramètres et fonctionnalités.

• Documentez les exigences de conformité et assurez-vous que tous les employés les comprennent et s'y conforment.

En mettant en œuvre ces meilleures pratiques, vous pouvez augmenter l'efficacité dans DocBits, améliorer la précision des données et garantir qu'il respecte les exigences de conformité pertinentes.

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En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de visualiser et de gérer les correspondances entre les numéros d'article internes et les numéros d'article des fournisseurs. Cette fonctionnalité garantit que les écarts entre votre système et ceux de vos fournisseurs sont traités efficacement. Vous pouvez examiner, modifier et supprimer les correspondances incorrectes pour maintenir l'exactitude des données.

Accéder à la Carte des Numéros d'Article Fournisseur

1. Naviguer vers les Paramètres :

   • Allez dans la section Paramètres de votre tableau de bord administrateur.

2. Accéder aux Types de Documents :

   • Sous Paramètres, sélectionnez Types de Documents.

3. Plus de Paramètres :

   • Cliquez sur Plus de Paramètres pour accéder à des options de configuration supplémentaires.

4. Carte des Numéros d'Article Fournisseur :

   • Dans la section Plus de Paramètres, vous trouverez le tableau Carte des Numéros d'Article Fournisseur. Ce tableau répertorie toutes les correspondances actuelles entre vos numéros d'article internes et les numéros d'article correspondants des fournisseurs.

Gestion des Correspondances de Numéros d'Article

1. Visualiser les Correspondances :

   • Le tableau affiche les colonnes suivantes :

     • ID Fournisseur : L'identifiant unique du fournisseur.

     • Numéro d'Article : Votre numéro d'article interne pour le produit.

     • Numéro d'Article Fournisseur : Le numéro d'article correspondant utilisé par le fournisseur.

     • Action : Options pour gérer les correspondances.

2. Supprimer les Correspondances Incorrectes :

   • Si vous identifiez une correspondance incorrecte, vous pouvez la supprimer en cliquant sur l'icône de la corbeille (🗑) dans la colonne Action.

   • Une invite de confirmation apparaîtra pour s'assurer que vous souhaitez supprimer la correspondance.

3. Modifier les Correspondances :

   • (Si applicable) Vous pouvez également avoir la possibilité de modifier les correspondances existantes pour corriger d'éventuels écarts. Cela pourrait impliquer de cliquer sur le numéro d'article ou le numéro de fournisseur pour apporter des modifications.

Exemple de Flux de Travail

1. Identifier les Écarts :

   • Examinez régulièrement la Carte des Numéros d'Article Fournisseur pour identifier les écarts ou les correspondances incorrectes.

2. Supprimer les Correspondances Incorrectes :

   • Pour toute correspondance incorrecte, cliquez sur l'icône de la corbeille pour les supprimer.

3. Rentrer les Correspondances Correctes :

   • Assurez-vous que les correspondances correctes sont saisies soit manuellement lors de la prochaine transaction, soit en modifiant les entrées existantes si le système le permet.

Pour modifier, désactiver ou supprimer des notifications existantes et les adapter aux changements dans les flux de traitement de documents ou les responsabilités des utilisateurs, vous pouvez faire ce qui suit :

Accédez aux paramètres de notification : Allez dans les paramètres de votre système où vous pouvez gérer les notifications. Vous pouvez les trouver dans la section « Paramètres », « Paramètres globaux » puis sous « Notification par e-mail ».

Recherchez la liste des notifications existantes : Dans les paramètres de notification, vous trouverez une liste des notifications existantes. Cette liste vous montre toutes les notifications qui sont actuellement configurées.

Modifier une notification : Pour modifier une notification existante, trouvez la notification dans la liste et sélectionnez l'option de modification. Cela vous permet de changer les paramètres de notification, tels que le type de document, le statut, les événements déclencheurs ou les destinataires.

Désactiver une notification : Si vous souhaitez désactiver temporairement une notification, trouvez la notification dans la liste et sélectionnez l'option pour la désactiver. Cela arrêtera temporairement la notification sans la supprimer, afin que vous puissiez la réactiver plus tard si nécessaire.

Supprimer une notification : Pour supprimer définitivement une notification, trouvez la notification dans la liste et sélectionnez l'option de suppression. Cela supprimera complètement la notification du système et ne pourra pas être restauré.

S'adapter aux Changements : Passez en revue périodiquement vos paramètres de notification et ajustez-les si nécessaire pour refléter les changements dans les flux de traitement de documents ou les responsabilités des utilisateurs. Cela pourrait inclure la mise à jour des notifications en raison de nouveaux événements, de responsabilités modifiées ou d'autres changements organisationnels.

Enregistrez les modifications : Après avoir apporté vos modifications, n'oubliez pas de les enregistrer pour qu'elles prennent effet.

En révisant et en ajustant régulièrement vos paramètres de notification, vous pouvez vous assurer que vos notifications répondent toujours aux besoins et aux flux de travail actuels. Cela aide à garantir une communication efficace et à s'assurer que les bonnes personnes sont informées des événements importants en temps voulu.

Même avec une configuration soigneuse, le traitement des documents peut parfois rencontrer des problèmes. Voici quelques conseils de dépannage pour les problèmes courants qui peuvent survenir en raison des configurations :

Paramètres de commande supplémentaires :

• Vérifiez que tous les paramètres supplémentaires sont correctement configurés et répondent aux exigences commerciales.

• Assurez-vous que la configuration correspond aux exigences du système et aux besoins des utilisateurs.

Exportation vers IDM :

• Assurez-vous que la connexion au système IDM est correctement configurée et que toutes les autorisations nécessaires sont en place.

• Vérifiez que le format du document est compatible avec les exigences du système IDM.

Paramètres de tolérance supplémentaires :

• Assurez-vous que les limites de tolérance sont réalistes et réalisables.

• Vérifiez régulièrement que les limites de tolérance répondent aux exigences commerciales actuelles.

Exportation alternative de documents :

• Testez l'exportation dans différents formats pour vous assurer que toutes les informations requises sont exportées correctement.

• Assurez-vous que les formats d'exportation sont compatibles avec les exigences des destinataires ou des systèmes cibles.

État de désactivation de la commande :

• Révisez la configuration de désactivation de l'état pour vous assurer qu'elle ne bloque pas inutilement le flux de travail.

• Assurez-vous que tous les utilisateurs sont conscients des changements d'état et savent comment réagir.

En appliquant ces paramètres et meilleures pratiques, les organisations peuvent rationaliser leurs processus de traitement des documents, améliorer la précision des données et garantir la conformité réglementaire.

1. Paramètres globaux :

   • Informations sur l'entreprise : Définir et modifier les détails de base concernant l'entreprise, comme le nom, l'adresse et d'autres identifiants.

   • Groupes, utilisateurs et autorisations : Gérer les rôles et les autorisations des utilisateurs, permettant différents niveaux d'accès à diverses fonctionnalités au sein de DocBits.

   • Intégration : Configurer et mettre en place des intégrations avec d'autres logiciels ou systèmes, améliorant la fonctionnalité de DocBits avec des services externes.

   • Types de documents : Spécifier et gérer les différents types de documents que DocBits traitera, tels que les factures, les commandes, etc.

   • Notification par e-mail : Configurer les paramètres pour les alertes et notifications par e-mail liées aux activités de traitement des documents.

   • Tableau de bord : Personnaliser l'affichage du tableau de bord avec des widgets et des métriques qui sont importants pour les utilisateurs.

2. Traitement des documents :

   • Expiration des documents : Définir des règles sur la durée de conservation des documents avant leur archivage ou leur suppression.

   • Importation : Configurer la manière dont les documents sont importés dans DocBits, y compris les paramètres de source et les types de fichiers.

   • Paramètres OCR : Ajuster les paramètres pour la reconnaissance optique de caractères (OCR) qui convertit les images de texte en texte encodé par machine.

   • Classification et extraction : Définir comment les documents sont classés et comment les données sont extraites des documents.

   • Recherche de données maîtresses : Mettre en place des recherches pour valider ou compléter les données extraites avec des données maîtresses préexistantes.

   • Liste de valeurs : Gérer des listes prédéfinies utilisées dans la saisie et la validation des données.

   • Exportation : Configurer comment et où les documents et données traités sont exportés.

   • Module : Modules supplémentaires qui peuvent être configurés pour étendre la fonctionnalité.

3. Licences API : Gérer les clés API et surveiller les statistiques d'utilisation des API utilisées par DocBits.

4. Paramètres des fournisseurs : Configurer et gérer les paramètres spécifiques aux fournisseurs, éventuellement en intégrant des systèmes de gestion des fournisseurs.

5. Gestion du cache : Ajuster les paramètres liés à la mise en cache des données pour améliorer les performances du système.

Pour accéder aux paramètres de notification par e-mail, suivez ces étapes :

• Accédez à la section Paramètres Globaux dans votre compte utilisateur ou votre panneau d'administration.

• Recherchez l'option pour les notifications par e-mail.

• Cliquez sur l'option appropriée pour ouvrir les paramètres de notification par e-mail.

Dans ces paramètres, vous pouvez ensuite effectuer les configurations souhaitées pour vous assurer que vous recevez des notifications selon vos préférences. N'oubliez pas d'ajuster les paramètres en fonction de vos besoins et de vous assurer qu'ils respectent la politique de confidentialité et les normes de sécurité de votre organisation.

Créer une nouvelle notification :

• Cliquez sur le bouton pour ajouter ou créer une nouvelle notification.

Fonctionnalités et Options Clés

1. Configuration de la Notification par E-mail :

• Nom : Entrez le nom ici

• L'identifiant de la notification, aidant les utilisateurs à reconnaître l'objectif du paramètre de notification.

• Type de Document : Sélectionnez le type de document pour lequel vous souhaitez recevoir une notification. Cela pourrait être l'ajout d'un nouveau document, la suppression d'un document, la mise à jour d'un document ou d'autres événements pertinents.

• Associe la notification à un type de document spécifique, permettant des alertes ciblées en fonction du cycle de traitement du document.

• Statut : Spécifiez le statut ou la condition qui devrait déclencher une notification lorsqu'il change. Cela pourrait être un statut de flux de travail spécifique, un statut d'approbation, un statut d'erreur ou tout autre statut pertinent.

• Priorité : sélectionnez la priorité appropriée. Par exemple, cela pourrait être "Faible", "Moyenne" ou "Élevée".

• Définit le niveau d'urgence de la notification, ce qui peut prioriser l'alerte par e-mail dans la boîte de réception du destinataire.

• Délai : Entrez la durée souhaitée pour spécifier le temps de délai avant l'envoi de la notification. Cela pourrait être fait en minutes, heures ou jours selon les paramètres de votre système.

• En configurant un temps de délai avant l'envoi de la notification, les utilisateurs ont suffisamment de temps pour toute annulation ou correction avant que l'alerte ne soit émise. Cela peut aider à prévenir les erreurs et améliorer l'expérience utilisateur.

• Adresse E-mail : Entrez les adresses e-mail des destinataires à qui la notification doit être envoyée. Les utilisateurs peuvent entrer plusieurs adresses e-mail pour spécifier plusieurs destinataires. Cela pourrait signifier que les notifications sont envoyées à des adresses e-mail spécifiques en fonction des propriétés du document en question ou du rôle de l'utilisateur.

Informations Actionnables :

• Envoyer un E-mail à l'Utilisateur Assigné : Un paramètre optionnel qui, lorsqu'il est activé, envoie automatiquement des notifications à l'utilisateur assigné au document, garantissant que la partie responsable est toujours informée.

• Sauvegarder : Après avoir saisi toutes les informations requises, cliquez sur le bouton "Sauvegarder" pour enregistrer les paramètres de notification.

Voici quelques meilleures pratiques pour utiliser efficacement les notifications par e-mail :

• Conception claire et informative : Assurez-vous que vos messages de notification sont clairs et informatifs. Utilisez un langage concis pour communiquer l'essence de la notification et fournissez des instructions ou des appels à l'action clairs lorsque cela est nécessaire.

• Éviter la surcharge de notifications : Choisissez soigneusement les conditions de déclenchement de vos notifications pour éviter de surcharger les utilisateurs avec des notifications inutiles. Assurez-vous que les notifications ne sont déclenchées que pour des événements pertinents et qu'elles apportent une réelle valeur aux destinataires.

• Définir des priorités : Si vos notifications ont des priorités différentes, assurez-vous que cela se reflète dans les paramètres. Par exemple, vous pouvez distinguer les notifications urgentes de celles qui sont moins importantes et agir en conséquence.

• Mettre à jour régulièrement les adresses e-mail : Assurez-vous que les adresses e-mail des utilisateurs sont vérifiées et mises à jour régulièrement pour garantir que les notifications sont envoyées aux bons destinataires. Cela est particulièrement important en cas de changements d'employés ou de changements de responsabilités.

• Personnalisation : Si possible, personnalisez les notifications en incluant le nom du destinataire et d'autres informations pertinentes. Cela rend les notifications plus engageantes et aide les utilisateurs à les prendre au sérieux.

• Obtenir des retours : Demandez régulièrement des retours aux utilisateurs pour vous assurer que les notifications répondent à leurs besoins et sont efficaces. Prenez en compte les retours lors de l'ajustement de vos paramètres de notification.

• Tests et surveillance : Testez régulièrement vos systèmes de notification pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement et surveillez les performances pour identifier et résoudre les problèmes rapidement.

En suivant ces meilleures pratiques, vous pouvez vous assurer que vos notifications par e-mail sont efficaces et contribuent à garantir une communication et une collaboration fluides au sein de votre organisation.

Voici quelques conseils et étapes supplémentaires de dépannage des notifications retardées que vous pouvez suivre pour résoudre les retards dans la livraison des notifications :

Notifications retardées :

• Vérifiez les retards réseau :

• Assurez-vous que le réseau par lequel les notifications sont envoyées n'est pas congestionné ou perturbé. Les problèmes de réseau tels que la perte de paquets ou les retards peuvent affecter la livraison des e-mails.

• Surveillance de la file d'attente des e-mails :

• Vérifiez la file d'attente du serveur de messagerie pour déterminer si les notifications sont mises en file d'attente et envoyées correctement. Un grand nombre d'e-mails dans la file d'attente peut indiquer des problèmes avec le serveur de messagerie.

• Vérification de la configuration SMTP :

• Vérifiez que la configuration SMTP est correcte et que le serveur de messagerie est correctement configuré pour envoyer des e-mails sortants. Vérifiez les paramètres d'authentification et l'adresse du serveur pour vous assurer qu'ils sont corrects.

• Vérifiez les pare-feu et les paramètres de sécurité :

• Vérifiez les paramètres du pare-feu et d'autres paramètres de sécurité pour vous assurer que le serveur de messagerie est correctement configuré pour envoyer des e-mails sortants et qu'aucun port utilisé pour les e-mails n'est bloqué. L'expédition est requise.

• Vérification de l'utilisation du serveur :

• Vérifiez l'utilisation du serveur hébergeant le système de gestion de documents pour vous assurer qu'il n'y a pas de goulets d'étranglement des ressources qui pourraient affecter la livraison des notifications.

En effectuant ces vérifications supplémentaires, vous pouvez identifier les causes potentielles des notifications retardées et prendre des mesures appropriées pour optimiser la livraison des notifications et garantir que les utilisateurs sont informés en temps voulu.

Configurer les notifications par e-mail est essentiel. Les notifications par e-mail dans DocBits peuvent être configurées pour informer les utilisateurs de divers événements liés aux documents, tels que : la fin du traitement, les erreurs d'importation ou d'exportation, ou les demandes d'intervention des utilisateurs. Cet outil est essentiel pour maintenir une communication efficace et la continuité opérationnelle dans les environnements de traitement de documents. Voici quelques raisons pour lesquelles cela est important :

Communication en temps réel :

• Les alertes par e-mail permettent aux utilisateurs d'être immédiatement informés des événements ou des changements importants dans leur système de gestion de documents. Cela garantit que toutes les parties concernées sont immédiatement informées des mises à jour importantes.

Transparence et traçabilité :

• En configurant les notifications par e-mail, les utilisateurs peuvent suivre et surveiller l'état des événements de traitement des documents. Cela améliore la transparence et la traçabilité dans le système de gestion de documents.

Réactions rapides :

• La notification automatique des événements tels que les publications de documents, les commentaires ou les approbations permet aux utilisateurs de répondre rapidement aux demandes ou aux mises à jour. Cela aide à augmenter l'efficacité et la productivité.

Automatisation des flux de travail :

• Les notifications par e-mail peuvent être intégrées dans les flux de travail pour envoyer automatiquement des notifications aux utilisateurs concernés lorsque certaines actions sont effectuées. Cela permet une automatisation fluide des processus commerciaux.

Rappels et délais :

• La configuration des notifications par e-mail peut être utilisée pour rappeler aux utilisateurs les délais à venir ou les tâches en attente. Cela aide à garantir que les tâches importantes sont terminées à temps.

Dans l'ensemble, la configuration des notifications par e-mail joue un rôle important dans l'amélioration de la communication, l'augmentation de l'efficacité et la garantie que les événements de traitement des documents sont gérés de manière opportune et efficace. En automatisant les notifications, les organisations peuvent s'assurer que les informations importantes ne sont pas perdues et que toutes les parties concernées sont toujours tenues au courant.

Ce paramètre est essentiel pour garantir que les parties prenantes sont informées de l'état de traitement des documents importants, ce qui aide à une prise de décision rapide et à une gestion efficace des flux de travail documentaires.

Voici des explications détaillées sur la signification et l'utilisation des paramètres listés dans le traitement des documents pour faciliter des flux de travail individuels et contrôlés :

Ignorer la validation des tableaux :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet d'ignorer la validation des tableaux.

Utilisation :

• Cela est utile lors de l'utilisation de tableaux dont la structure change fréquemment ou lorsque la validation entraîne des retards inutiles. Ignorer la validation peut accélérer le traitement, mais cela ne doit être utilisé que si la qualité des données est par ailleurs assurée.

Détection de documents en double

Objectif :

• Ce paramètre permet la détection automatique des documents en double en fonction des champs sélectionnés.

Utilisation :

• Cet outil est conçu pour empêcher le traitement de documents identiques deux fois, garantissant ainsi l'efficacité du flux de travail de traitement.

Conception dans le formulaire de révision :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet de concevoir des documents directement en mode révision.

Utilisation :

• Utile pour prendre en compte les retours visuels et les annotations pendant la révision et apporter des modifications de conception en temps réel. Cela améliore l'efficacité du processus de révision et permet aux concepteurs et aux réviseurs de travailler plus étroitement ensemble.

Formulaire de rejet de conception :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet de concevoir la vue des documents rejetés directement.

Utilisation :

• Utile pour prendre en compte les retours visuels et les annotations tout en apportant des modifications de conception en temps réel. Cela améliore l'efficacité du processus de révision et permet aux concepteurs et aux réviseurs de travailler plus étroitement ensemble.

Modèle de conception :

Objectif :

• Modèles pour standardiser les mises en page et le formatage des documents.

Utilisation :

• Facilite la création de documents cohérents et professionnels. Les entreprises peuvent créer leurs propres modèles de conception qui respectent les directives de marque et les normes de formatage, augmentant ainsi l'efficacité et améliorant l'apparence des documents.

Exporter vers IDM (Gestion des documents d'information) :

Objectif :

• Ce paramètre permet d'exporter des documents vers un système de gestion des documents d'information (IDM).

Utilisation :

• Cette fonction est utilisée pour exporter des documents directement du système de création ou de révision vers un système IDM pour les stocker, les gérer et faciliter leur accès de manière centralisée. Cela améliore l'organisation et la traçabilité des documents, garantit qu'ils sont conservés en toute sécurité et facilite le respect des réglementations de conformité.

Approbation :

Objectif :

• Flux de travail d'approbation des documents.

Utilisation :

• Définit les étapes d'approbation et les responsabilités. Ce paramètre est essentiel pour le respect des politiques de l'entreprise et des exigences réglementaires. Il garantit que toutes les parties concernées ont examiné et approuvé le document avant qu'il ne soit finalisé. Une fois le document finalisé, il peut être estampillé d'un tampon d'approbation.

Formulaire d'approbation de conception :

Formulaire d'approbation de conception v2 :

Formulaire de deuxième approbation de conception :

Commande d'achat / Comptabilité automatique :

Objectif :

• Automatise le traitement et l'enregistrement des commandes d'achat.

Utilisation :

• Facilite la création et le traitement automatiques des commandes d'achat et leur enregistrement dans les systèmes financiers. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité dans le processus d'achat et de comptabilité.

Tableau de commande d'achat dans le constructeur de mise en page :

Objectif :

• Permet l'intégration des tableaux de commandes d'achat dans la mise en page des documents.

Utilisation :

• Conçoit des tableaux de commandes d'achat directement dans le constructeur de mise en page et les adapte aux exigences spécifiques. Cela garantit un design homogène et cohérent des documents contenant des informations sur les commandes d'achat.

Exporter les lignes de commande d'achat non correspondantes :

Objectif :

• Exporte les lignes de commande d'achat qui ne correspondent pas aux commandes d'achat existantes.

Utilisation :

• Identifie et exporte les lignes qui peuvent contenir des erreurs ou nécessiter une révision spéciale. Cela aide à détecter et à corriger les écarts avant que les commandes ne soient finalisées.

Paramètres de tolérance de commande d'achat :

Objectif :

• Définit les limites de tolérance pour les écarts dans les commandes d'achat.

Utilisation :

• Détermine combien d'écart par rapport à la commande est acceptable sans nécessiter d'approbation supplémentaire.

• Cela inclut les écarts de prix ou de quantité. Ce paramètre aide à rationaliser le processus d'approbation et à éviter des retards inutiles.

Paramètres de tolérance de commande d'achat supplémentaires :

Objectif :

• Ces paramètres fournissent des options de configuration avancées pour les commandes d'achat (PO) afin de répondre à des exigences commerciales spécifiques.

Utilisation :

• Vous pouvez définir des paramètres et des conditions supplémentaires pour les commandes d'achat, tels que les conditions de livraison, les conditions de paiement spécifiques. Cela facilite un contrôle précis et une personnalisation des processus de commande d'achat, améliorant ainsi l'efficacité et la précision des achats.

Export alternatif de documents :

Objectif :

• Ce paramètre permet d'exporter des documents dans différents formats ou par des méthodes alternatives.

Utilisation :

• Vous pouvez spécifier dans quels formats (par exemple, PDF, DOCX, XML) ou par quels canaux (par exemple, email, stockage cloud) les documents doivent être exportés. Cela augmente la flexibilité et permet d'exporter des documents selon les exigences de différents destinataires ou systèmes.

Désactiver les statuts de commande d'achat :

Objectif :

• Ce paramètre permet de désactiver ou de verrouiller certains statuts des commandes d'achat afin de contrôler le flux de travail.

Utilisation :

• Les entreprises peuvent spécifier quels statuts doivent être désactivés dans certaines situations pour empêcher les commandes d'être modifiées ou éditées incorrectement. Cela est utile pour garantir l'intégrité et la cohérence du processus de commande d'achat.

• Par exemple, une commande qui a déjà été approuvée et libérée pour livraison ne pourrait plus être traitée ou annulée.

Importance pour des flux de travail contrôlés

Paramètres supplémentaires de commande d'achat :

Personnalisation individuelle :

• Permet l'ajustement des paramètres de commande aux exigences commerciales spécifiques, ce qui augmente l'efficacité et la précision dans les achats.

Processus contrôlés :

• Soutient la mise en œuvre de règles et de procédures d'achat détaillées.

Paramètres supplémentaires de tolérance de commande d'achat :

Processus d'approbation efficaces :

• Minimise les étapes d'approbation inutiles en définissant des limites de tolérance claires.

Gestion des risques :

• Aide à identifier les écarts significatifs à un stade précoce et à prendre des mesures appropriées.

Export alternatif de documents :

Flexibilité :

• Permet l'exportation de documents dans différents formats qui répondent aux exigences de différents systèmes et destinataires.

Efficacité :

• Automatise le processus d'exportation, réduisant le travail manuel et les erreurs.

Désactiver les statuts de commande d'achat :

Contrôle des processus :

• Empêche les modifications ou les éditions non désirées des commandes qui sont déjà dans un statut avancé.

Sécurité :

• Protège l'intégrité du processus de commande et garantit que seules des modifications autorisées sont effectuées.

Aperçu

L'Entraînement du Modèle permet aux administrateurs de superviser et gérer la formation des modèles d'apprentissage automatique spécifiques à chaque type de document. En fournissant une interface structurée pour l'importation de données d'échantillons, la formation des modèles et le test de leurs performances, Docbits garantit que ses capacités d'extraction de données s'améliorent continuellement avec le temps.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Aperçu des Métriques:

• Échantillon: Nombre de documents d'échantillons utilisés pour l'entraînement.

• Exportés: Nombre de documents qui ont été exportés avec succès après traitement.

• Entreprise Σ: Nombre total de documents spécifiques à l'entreprise traités.

• Total Σ: Nombre total de documents traités dans toutes les catégories.

1. Options d'Entraînement et de Test:

• Importation: Permet aux administrateurs d'importer de nouveaux ensembles de données d'entraînement qui sont généralement des échantillons structurés de documents devant être reconnus par le système.

• Entraîner le Modèle: Lance le processus d'entraînement en utilisant les données importées pour améliorer les capacités de reconnaissance et d'extraction du système.

• Test de Classification: Permet de tester le modèle pour évaluer sa performance dans la classification et l'extraction de données à partir de documents nouveaux ou non vus.

1. Boutons d'Action:

• Créer un Champ: Ajoute de nouveaux champs de données que le modèle devrait reconnaître et extraire.

• Actions: Ce menu déroulant peut inclure des options telles que voir les détails, modifier les configurations ou supprimer les données d'entraînement.

Aperçu

L'interface des Colonnes de Tableau dans Docbits est utilisée pour spécifier les colonnes qui apparaissent dans les tableaux de données pour chaque type de document. Chaque colonne peut être configurée pour contenir des types spécifiques de données, telles que des chaînes de caractères ou des valeurs numériques, et peut être essentielle pour les fonctions de tri, de filtrage et de reporting au sein de Docbits.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Configuration de la Colonne:

• Nom de la Colonne: L'identifiant de la colonne dans la base de données.

• Titre: Le titre lisible par l'homme de la colonne qui apparaîtra dans l'interface.

• Type de Colonne: Définit le type de données de la colonne (par exemple, STRING, MONTANT), ce qui détermine le type de données pouvant être stockées dans la colonne.

• Nom de la Table: Indique à quelle table appartient la colonne, la reliant à un type de document spécifique comme INVOICE_TABLE.

1. Actions:

• Modifier: Modifier les paramètres d'une colonne existante.

• Supprimer: Supprimer la colonne du tableau, ce qui est utile si les données ne sont plus nécessaires ou si la structure de données du type de document change.

1. Ajout de Nouvelles Colonnes et Tables:

• Ajouter une Nouvelle Colonne de Table: Ouvre une boîte de dialogue où vous pouvez définir une nouvelle colonne, y compris son nom, si elle est requise, son type de données et la table à laquelle elle appartient.

• Créer une Nouvelle Table: Permet la création d'une nouvelle table, en définissant un nom unique qui sera utilisé pour stocker des données liées à un ensemble spécifique de types de documents.

Cette section est essentielle pour maintenir l'intégrité structurelle et la facilité d'utilisation des données dans le système Docbits, en veillant à ce que les données extraites des documents soient stockées de manière bien organisée et accessible.

Aperçu

Dans Docbits, les paramètres EDI fournissent des outils pour définir et gérer la structure et le format des messages EDI correspondant à divers types de documents, tels que les factures ou les bons de commande. Les paramètres permettent la personnalisation des messages EDI pour se conformer aux normes et aux exigences spécifiques des différents partenaires commerciaux et secteurs d'activité.

Fonctionnalités Clés et Options

1. Éléments de Configuration EDI:

• Descripteur de Structure: Définit la structure de base du document EDI, y compris l'ordre des segments, les champs obligatoires et les qualificateurs nécessaires pour que le document EDI soit valide.

• Transformation: Spécifie les transformations appliquées pour convertir les données du document en un message formaté en EDI. Cela implique généralement de spécifier des correspondances entre les champs du document et les segments et éléments EDI.

• Aperçu: Permet aux administrateurs de visualiser l'apparence du message EDI après transformation, aidant à garantir l'exactitude avant la transmission.

• Chemins d'Extraction: Affiche les chemins utilisés pour extraire les valeurs du document, qui sont ensuite utilisées pour remplir le message EDI.

1. Éditeur XSLT:

• Utilisé pour éditer et valider les XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) utilisés dans le processus de transformation. XSLT est un langage puissant conçu pour transformer des documents XML en d'autres documents XML ou d'autres formats tels que HTML, du texte, voire d'autres structures XML.

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

Si vous rencontrez des problèmes de permissions et que vous ne pouvez pas accéder à certains documents ou effectuer des actions que vous pensez pouvoir faire, les conseils de dépannage suivants peuvent vous aider :

Vérifiez les paramètres de permission :

• Vérifiez les paramètres de permission pour les documents ou ressources en question afin de vous assurer que les utilisateurs disposent des permissions nécessaires.

• Assurez-vous que les utilisateurs ont accès soit directement, soit par le biais de l'appartenance à un groupe.

Vérifiez l'appartenance au groupe :

• Vérifiez que les utilisateurs concernés sont bien membres des groupes qui ont été autorisés à accéder.

• Assurez-vous que les utilisateurs n'ont pas été accidentellement retirés des groupes pertinents.

Vérifiez les permissions individuelles :

• Vérifiez que les permissions individuelles ont été définies au niveau de l'utilisateur et pourraient remplacer les permissions de groupe.

• Assurez-vous que ces permissions individuelles sont configurées correctement.

Vérifiez les paramètres d'héritage :

• Assurez-vous que les permissions sont héritées correctement et ne sont pas bloquées par des dossiers parents ou d'autres paramètres.

Vérifiez l'historique des permissions :

• Vérifiez l'historique des permissions ou les journaux pour voir s'il y a eu des changements récents dans les permissions qui pourraient causer les problèmes actuels.

Testez avec un autre compte utilisateur :

• Essayez d'accéder aux documents concernés avec un autre compte utilisateur pour voir si le problème est spécifique à l'utilisateur ou s'il affecte tous les utilisateurs.

Vérifiez les messages d'erreur :

• Assurez-vous que les utilisateurs reçoivent des messages d'erreur précis indiquant des problèmes de permission. Cela peut vous aider à identifier et à diagnostiquer le problème plus précisément.

Mettez à jour les permissions :

• Si toutes les autres solutions échouent, essayez de reconfigurer les permissions pour les utilisateurs ou groupes concernés et assurez-vous que toutes les permissions requises sont accordées correctement.

En suivant ces conseils de dépannage, vous pouvez identifier et résoudre les problèmes liés aux permissions pour garantir que les utilisateurs disposent des droits d'accès nécessaires et peuvent travailler efficacement.

Pour ajouter un nouveau groupe ou changer les permissions d'un groupe existant, vous pouvez faire ce qui suit :

• Naviguer vers les Paramètres de Groupe : Connectez-vous à votre compte administrateur et allez dans les Paramètres de Groupe dans le panneau d'administration.

Cette fenêtre s'ouvrira :

• Cliquez sur le bouton + Nouveau : Si vous souhaitez ajouter un nouveau groupe, cliquez sur le bouton + Nouveau pour commencer le processus d'ajout d'un nouveau groupe.

• Remplissez le tableau : Fournissez le nom du groupe et une description du groupe.

• Enregistrez les détails : Une fois que vous avez rempli le nom du groupe et la description, cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Modification des Groupes :

• Modifier les Groupes : Pour modifier des groupes, cliquez sur "modifier", ici vous pouvez changer le nom du groupe.

• Activer les Groupes & permissions : Pour rendre le groupe visible, "Groupes & permissions" doit être activé.

• Vérifiez les résultats : Après avoir enregistré, examinez les résultats pour vous assurer que le groupe a été ajouté, modifié ou mis à jour avec succès.

Les groupes et les autorisations sont essentiels pour la sécurité et l'efficacité opérationnelle pour plusieurs raisons.

Contrôle d'accès :

• Les groupes et les autorisations permettent aux administrateurs de contrôler l'accès aux données et ressources sensibles.

• En attribuant des autorisations au niveau du groupe, les administrateurs peuvent exercer un contrôle granulaire sur qui peut accéder à quelles informations.

• Cela aide à prévenir l'accès non autorisé et les fuites de données.

Principe du moindre privilège :

• Le principe du moindre privilège stipule que les utilisateurs ne devraient recevoir que les autorisations nécessaires pour accomplir leur travail.

• En utilisant des groupes, les administrateurs peuvent gérer efficacement les autorisations et s'assurer que les utilisateurs n'ont accès qu'aux ressources pertinentes pour leur rôle ou leur département particulier.

Scalabilité et efficacité :

• L'utilisation de groupes facilite la gestion des autorisations des utilisateurs dans les grandes organisations avec de nombreux utilisateurs et ressources.

• Au lieu de définir les autorisations individuellement pour chaque utilisateur, les administrateurs peuvent attribuer des autorisations au niveau du groupe, simplifiant ainsi l'administration et réduisant les charges administratives.

Audit et conformité :

• L'utilisation de groupes et d'autorisations permet aux organisations de surveiller les activités d'accès et de répondre aux exigences de conformité.

• L'enregistrement des événements d'accès permet aux administrateurs de réaliser des audits pour s'assurer que les autorisations sont correctement gérées et que l'accès non autorisé ne se produit pas.

Flexibilité et adaptabilité :

• Les groupes et les autorisations offrent une flexibilité pour s'adapter aux besoins changeants et aux structures organisationnelles.

• Les administrateurs peuvent créer des groupes basés sur des départements, des équipes, des projets ou d'autres critères et ajuster dynamiquement les autorisations pour s'assurer que les utilisateurs ont toujours accès aux ressources dont ils ont besoin.

Dans l'ensemble, les groupes et les autorisations jouent un rôle clé dans l'augmentation de la sécurité de l'infrastructure informatique, l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et l'assurance de la conformité aux politiques et réglementations. En gérant les groupes et les autorisations de manière judicieuse, les organisations peuvent efficacement protéger leurs données et ressources tout en favorisant la productivité des employés.

Voici quelques scénarios où différents groupes peuvent avoir besoin de différents niveaux d'accès :

Entreprises avec plusieurs départements :

• Dans une entreprise avec différents départements tels que la finance, le marketing et les ressources humaines, les employés de chaque département auront besoin d'accéder à différents types de documents et de ressources.

• Par exemple, l'équipe financière a besoin d'accéder à des rapports financiers et des factures, tandis que les RH ont besoin d'accéder aux données des employés et à la paie.

Organisations de santé :

• Dans une organisation de santé, différents groupes d'employés auront besoin de différents niveaux d'accès aux données des patients.

• Par exemple, les médecins et les infirmières auront besoin d'accéder aux dossiers médicaux et aux antécédents des patients, tandis que le personnel administratif peut n'avoir besoin d'accéder qu'aux données de facturation et à la planification.

Établissements d'enseignement :

• Dans un établissement d'enseignement tel qu'une université, différents groupes d'utilisateurs auront besoin de différents niveaux d'accès aux ressources éducatives.

• Par exemple, les professeurs auront besoin d'accéder aux supports de cours et aux notes, tandis que les administrateurs auront besoin d'accéder aux données financières et aux informations sur les étudiants.

Exigences légales et de conformité :

• Les entreprises peuvent avoir besoin de mettre en œuvre différents niveaux d'accès pour répondre aux exigences légales et de conformité.

• Par exemple, les institutions financières peuvent devoir s'assurer que seuls les employés autorisés ont accès aux données financières sensibles pour garantir la conformité avec des réglementations telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Équipes de projet :

• Dans une équipe de projet, différents membres peuvent nécessiter différents niveaux d'accès aux matériaux du projet.

• Par exemple, les chefs de projet peuvent avoir besoin d'accéder à toutes les ressources du projet, tandis que les consultants externes peuvent n'avoir accès qu'à certaines parties du projet.

Dans ces scénarios, il est important que les niveaux d'accès soient définis en fonction des rôles et des responsabilités des groupes d'utilisateurs afin d'assurer la sécurité des données tout en améliorant l'efficacité des employés. En mettant en œuvre un contrôle d'accès basé sur les rôles, les organisations peuvent s'assurer que les utilisateurs n'ont accès qu'aux ressources nécessaires à leur fonction respective.

L'activation ou la désactivation du système d'autorisations à l'aide de l'interrupteur a divers effets sur la fonctionnalité dans DocBits.

Activation du système d'autorisations:

• Lorsque le système d'autorisations est activé, les autorisations d'accès pour les utilisateurs et les groupes sont appliquées.

• Les utilisateurs ne se voient accorder l'accès qu'aux ressources auxquelles ils sont explicitement autorisés à accéder en fonction des autorisations attribuées.

• Les administrateurs peuvent gérer les autorisations pour les utilisateurs et les groupes individuels et s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les données.

Désactivation du système d'autorisations:

• Lorsque le système d'autorisations est désactivé, toutes les autorisations d'accès sont supprimées et les utilisateurs ont généralement un accès illimité à toutes les ressources.

• Cela peut être utile lorsque la collaboration ouverte est temporairement requise sans les restrictions du contrôle d'accès.

• Cependant, il peut y avoir un risque accru de fuite de données ou d'accès non autorisé, car les utilisateurs peuvent être en mesure d'accéder à des informations sensibles auxquelles ils ne sont pas autorisés à accéder.

L'activation ou la désactivation du système d'autorisations est une décision importante basée sur les exigences de sécurité et le fonctionnement de l'organisation. Dans les environnements où la confidentialité et le contrôle d'accès sont critiques, il est courant de laisser le système d'autorisations activé pour garantir l'intégrité et la confidentialité des données. Dans d'autres cas, la désactivation du système d'autorisations peut être temporairement nécessaire pour faciliter la collaboration, mais elle doit être utilisée avec prudence pour minimiser les risques de sécurité potentiels.

Les paramètres utilisateur sont une zone dans un système où les utilisateurs peuvent ajuster leurs préférences personnelles, les paramètres de compte et les paramètres de sécurité. En général, les paramètres utilisateur incluent des options telles que les changements de mot de passe, les informations de profil, les préférences de notification et éventuellement des autorisations individuelles pour accéder à certaines fonctionnalités ou données.

Dans la plupart des organisations, seules les personnes autorisées ont accès aux paramètres utilisateur, généralement des administrateurs ou des administrateurs système. Cela est dû au fait que les paramètres peuvent contenir des informations sensibles qui pourraient compromettre la sécurité du système si elles étaient modifiées par des personnes non autorisées. Les administrateurs sont en mesure de gérer les paramètres utilisateur pour s'assurer qu'ils respectent les politiques et exigences organisationnelles et que l'intégrité du système est maintenue.

1. Barre de recherche : Permet aux administrateurs de trouver rapidement des utilisateurs en recherchant leurs noms ou d'autres détails.

2. Liste des utilisateurs : Affiche une liste d'utilisateurs avec les colonnes suivantes :

   • Nom : Le nom complet de l'utilisateur.

   • Email : L'adresse e-mail de l'utilisateur, qui est probablement utilisée comme identifiant de connexion.

   • Admin : Une case à cocher indiquant si l'utilisateur a des privilèges administratifs. Les administrateurs ont généralement accès à tous les paramètres et peuvent gérer d'autres comptes utilisateurs.

   • Actions : Cette colonne inclut généralement des boutons ou des liens pour effectuer des actions telles que modifier les détails de l'utilisateur, réinitialiser les mots de passe ou supprimer le compte utilisateur.

3. Bouton Ajouter un utilisateur : Ce bouton est utilisé pour créer de nouveaux comptes utilisateurs. Cliquer dessus ouvrirait généralement un formulaire où vous pouvez entrer les détails du nouvel utilisateur, tels que son nom, son e-mail et s'il doit avoir des droits d'administrateur.

Instructions étape par étape pour ajouter un nouvel utilisateur :

• Accéder à la gestion des utilisateurs : Naviguez vers Paramètres - Paramètres globaux - Groupes, Utilisateur et Permissions - Utilisateur, où vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs.

• Ajouter un nouvel utilisateur : Dans les paramètres utilisateur, cliquez sur « Ajouter un utilisateur »

• Remplir le formulaire : Un formulaire apparaîtra où vous pourrez entrer les informations pour le nouvel utilisateur. Les informations typiques incluent :

• Nom d'utilisateur : Nom unique pour l'utilisateur utilisé pour se connecter.

• Prénom et Nom de famille : Nom de l'utilisateur.

• Adresse e-mail : L'adresse e-mail de l'utilisateur utilisée pour les communications et les notifications.

• Mot de passe : Un mot de passe pour l'utilisateur qui doit respecter les politiques de sécurité.

• Rôle de l'utilisateur : Définir le rôle de l'utilisateur, par exemple, utilisateur standard ou administrateur.

Le rôle d'un administrateur est crucial pour la gestion des systèmes informatiques, des réseaux et des plateformes numériques au sein d'une organisation. Un administrateur dispose de permissions et de responsabilités avancées qui lui permettent de contrôler divers aspects de l'infrastructure technique et de s'assurer qu'elle fonctionne de manière efficace et sécurisée. Voici quelques-unes des principales responsabilités d'un administrateur :

• Gestion des utilisateurs : Les administrateurs gèrent les comptes utilisateurs, les droits d'accès et les permissions. Ils créent de nouveaux comptes utilisateurs, leur attribuent les permissions nécessaires et gèrent le contrôle d'accès pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à certaines ressources.

• Sécurité : Les administrateurs sont responsables de la sécurité des systèmes informatiques pour protéger contre la perte de données et l'accès non autorisé.

• Dépannage et support : L'administrateur est souvent le premier point de contact pour les problèmes techniques. Il aide les utilisateurs à dépanner et à résoudre les problèmes et s'assure que le système fonctionne correctement.

En plus de ces responsabilités, les administrateurs sont également chargés de gérer des paramètres sensibles et de s'assurer que les systèmes respectent les exigences de conformité et les meilleures pratiques en matière de sécurité de l'information. Cela inclut la gestion des données sensibles, la configuration des contrôles d'accès et des permissions, ainsi que la surveillance et l'analyse des journaux système pour identifier et traiter les risques de sécurité potentiels.

Meilleures Pratiques de Sécurité

La sécurité est un aspect essentiel de toute organisation, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer les comptes utilisateurs et les droits d'accès. Voici quelques meilleures pratiques pour maintenir un protocole de gestion des utilisateurs sécurisé :

• Mises à jour régulières des mots de passe : Encouragez les utilisateurs à mettre à jour régulièrement leurs mots de passe pour garder leurs comptes sécurisés. Établissez des politiques de complexité des mots de passe et exigez l'utilisation de mots de passe forts qui incluent une combinaison de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux.

• Surveiller les actions des administrateurs : Mettez en œuvre des mécanismes pour surveiller les activités des administrateurs afin de détecter des activités suspectes ou inhabituelles. Enregistrez toutes les actions des administrateurs, y compris l'accès à des données ou paramètres sensibles, pour garantir la responsabilité et identifier les violations de sécurité potentielles.

• Limiter le nombre d'administrateurs : Réduisez le nombre d'administrateurs au minimum et accordez des privilèges administratifs uniquement à ceux qui en ont réellement besoin. En limitant le nombre d'administrateurs, vous minimisez le risque de violations de sécurité et facilitez la gestion et la surveillance des comptes utilisateurs.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Implementieren Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administratorkonten, um die Sicherheit zusätzlich zu erhöhen. Dadurch wird ein zusätzlicher Sicherheitsschritt eingeführt, der sicherstellt, dass selbst bei Kompromittierung eines Kennworts ein Angreifer keinen unbefugten Zugriff auf das Konto erhält.

• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen: Führen Sie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits durch, um potenzielle Sicherheitslücken oder Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Überprüfen Sie die Zugriffsrechte und Berechtigungen von Benutzerkonten, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Best Practices entsprechen.

• Formation et sensibilisation : Formez régulièrement les employés et les administrateurs sur les meilleures pratiques de sécurité et la sensibilisation aux attaques de phishing et autres menaces cybernétiques. Sensibilisez-les à l'importance de la sécurité et encouragez-les à signaler toute activité suspecte.

En mettant en œuvre ces meilleures pratiques, les organisations peuvent améliorer la sécurité de leur protocole de gestion des utilisateurs et minimiser le risque de violations de sécurité et de perte de données. Il est important de considérer la sécurité comme un processus continu et de procéder à des mises à jour et des ajustements réguliers pour faire face aux menaces et exigences de sécurité en constante évolution.

Composants de la Section Groupes et Autorisations

1. Activer/Désactiver les Groupes et Autorisations : Un interrupteur qui permet à l'administrateur système d'activer ou de désactiver l'utilisation des groupes et des autorisations sur la plateforme. Lorsqu'il est désactivé, le système peut revenir à un modèle de contrôle d'accès moins granulaire.

2. Liste des Groupes : Affiche la liste des groupes d'utilisateurs disponibles au sein de l'organisation. Chaque groupe peut être configuré avec des autorisations spécifiques. Les administrateurs peuvent ajouter de nouveaux groupes en cliquant sur le bouton "+ Nouveau".

3. Table des Autorisations :

• Affichée une fois qu'un groupe est sélectionné ou qu'un nouveau groupe est en cours de configuration.

• Liste tous les types de documents reconnus par le système (par exemple, FACTURE, NOTE DE CRÉDIT, BON DE LIVRAISON).

• Pour chaque type de document, il existe des cases à cocher pour différentes autorisations :

  • Voir : Autorisation de voir le document.

  • Mettre à jour : Autorisation de modifier le document.

  • Supprimer : Autorisation de supprimer le document du système.

  • Première Approbation : Autorisation d'effectuer l'approbation initiale du document.

  • Deuxième Approbation : Autorisation d'effectuer un deuxième niveau d'approbation (si applicable).

Aperçu

L'interface des Paramètres Généraux du Fournisseur fournit aux administrateurs des outils essentiels pour personnaliser le portail des fournisseurs. Les fonctionnalités clés incluent la possibilité de télécharger un logo d'entreprise et de définir la politique et la déclaration de confidentialité. Ces paramètres sont cruciaux pour maintenir la cohérence de la marque et garantir la conformité aux exigences légales.

Télécharger le Logo

Objectif

La fonctionnalité Télécharger le Logo permet aux administrateurs de personnaliser le portail des fournisseurs en téléchargeant le logo de leur entreprise. Cela améliore la reconnaissance de la marque et offre une expérience visuelle cohérente pour les utilisateurs accédant au portail.

Étapes pour Télécharger un Logo

1. Accéder aux Paramètres Généraux du Fournisseur :

   • Naviguez vers la section Paramètres Généraux du Fournisseur depuis le menu principal.

2. Localiser la Section Télécharger le Logo :

   • Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Télécharger le Logo dans la page des paramètres.

3. Télécharger un Nouveau Logo :

   • Cliquez sur la zone Télécharger le Logo pour ouvrir la boîte de dialogue de sélection de fichiers.

   • Sélectionnez le fichier image que vous souhaitez télécharger. Les formats pris en charge incluent généralement .png, .jpg ou .jpeg.

   • Le logo téléchargé sera affiché dans la zone d'aperçu.

4. Enregistrer le Logo Téléchargé :

   • Une fois le logo téléchargé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer les modifications.

   • Le nouveau logo sera désormais affiché sur l'ensemble du portail des fournisseurs.

Meilleures Pratiques

• Dimensions du Logo : Assurez-vous que les dimensions du logo sont optimisées pour les vues de bureau et mobiles. Le système peut offrir des directives ou un redimensionnement automatique.

• Taille du Fichier : Utilisez un fichier image compressé pour réduire les temps de chargement et améliorer l'expérience utilisateur.

• Cohérence de la Marque : Utilisez le même logo sur toutes les plateformes pour maintenir une identité de marque cohérente.

Politique et Déclaration de Confidentialité

Objectif

La section Politique et Déclaration de Confidentialité permet aux administrateurs de télécharger ou de définir les documents légaux qui régissent l'utilisation du portail des fournisseurs. Ces documents sont essentiels pour garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires, en décrivant les conditions d'utilisation, les politiques de protection des données et d'autres informations essentielles pour les utilisateurs.

Étapes pour Télécharger la Politique et la Déclaration de Confidentialité

1. Accéder aux Paramètres Généraux du Fournisseur :

   • Naviguez vers la section Paramètres Généraux du Fournisseur depuis le menu principal.

2. Localiser la Section Politique et Déclaration de Confidentialité :

   • Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Politique et Déclaration de Confidentialité.

3. Télécharger ou Mettre à Jour les Documents :

   • Cliquez sur le bouton Télécharger Document pour sélectionner le(s) fichier(s) pertinent(s).

   • Choisissez le fichier document depuis votre stockage local. Les formats pris en charge incluent généralement .pdf, .docx ou .txt.

   • Les documents téléchargés seront listés dans cette section pour révision.

4. Enregistrer les Modifications :

   • Après avoir téléchargé ou mis à jour les documents, cliquez sur le bouton Enregistrer pour vous assurer que les nouvelles politiques sont appliquées.

Meilleures Pratiques

• Mises à Jour Régulières : Passez régulièrement en revue et mettez à jour la Politique et la Déclaration de Confidentialité pour garantir leur conformité avec les dernières exigences légales et politiques de l'entreprise.

• Clarté et Accessibilité : Assurez-vous que les documents téléchargés sont clairs, concis et accessibles à tous les utilisateurs. Envisagez de fournir des traductions si votre base de fournisseurs est internationale.

• Révision Juridique : Faites examiner tous les documents par un conseiller juridique avant de les télécharger pour garantir leur conformité avec les lois et règlements pertinents.

Dans les paramètres de "Gestion du Cache", vous pourrez activer le nettoyage automatique pour le Cache de Livraison Reçue, le Cache de Commande d'Achat et le Cache de Tâches et Notifications.

Avec le Temps de vie, ou TTL court, vous pouvez configurer combien de temps s'écoule avant qu'un cache soit nettoyé.

• Connexion en tant qu'administrateur : Connectez-vous avec vos privilèges d'administrateur.

• Accéder à la gestion des utilisateurs : Accédez aux paramètres des utilisateurs où vous pouvez modifier les utilisateurs existants.

• Sélectionner des utilisateurs : Trouvez et sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez modifier les détails. Cela peut être fait en cliquant sur le nom d'utilisateur ou sur un bouton de modification à côté de l'utilisateur.

• Modifier les détails de l'utilisateur : Un formulaire apparaîtra contenant les détails actuels de l'utilisateur. Modifiez les champs requis selon les changements que vous souhaitez apporter. Les détails typiques à modifier incluent :

  • Prénom et nom

  • Adresse e-mail

  • Rôle ou niveau de permission de l'utilisateur

• Enregistrer les modifications : Passez en revue les modifications que vous avez apportées et cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les nouveaux détails de l'utilisateur.

• Examiner l'impact des changements de rôle : Si vous avez changé le rôle de l'utilisateur, examinez l'impact de ce changement sur les niveaux d'accès de sécurité. Assurez-vous qu'après le changement de rôle, l'utilisateur dispose des permissions nécessaires pour continuer à exercer ses fonctions.

• Envoyer une notification (optionnel) : Vous pouvez envoyer une notification à l'utilisateur pour l'informer des changements effectués.

Après avoir complété ces étapes, les détails de l'utilisateur sont mis à jour avec succès et l'utilisateur dispose des nouvelles informations et permissions selon les changements effectués.

Suppression des utilisateurs :

• Sélectionner des utilisateurs : Trouvez et sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez supprimer l'accès. Cela peut être fait en cliquant sur le nom de l'utilisateur ou sur un bouton de modification à côté de l'utilisateur.

• Supprimer l'accès : Cliquez sur "supprimer" pour retirer l'utilisateur.

• Confirmation : Vous êtes invité à confirmer la suppression de l'utilisateur.

• Notification optionnelle : Vous pouvez envoyer une notification à l'utilisateur pour l'informer de la suppression de son accès.

• Examiner les tâches et documents : Avant de supprimer l'utilisateur, examinez les tâches ou documents qui lui sont assignés. Déplacez ou transférez la responsabilité de ces tâches ou documents à un autre utilisateur pour vous assurer que rien ne soit perdu ou laissé inachevé.

• Enregistrer les modifications : Confirmez la suppression de l'utilisateur et enregistrez les modifications.

En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que l'accès de l'utilisateur est supprimé en toute sécurité tout en gérant correctement toutes les tâches et documents pertinents.

1. Permissions du Fournisseur: Ce paramètre définit les actions qu'un fournisseur peut ou ne peut pas effectuer dans le système. Par exemple, vous pouvez contrôler si les fournisseurs peuvent uniquement consulter leurs transactions, soumettre des factures, accéder à l'historique des paiements ou mettre à jour leurs informations. Définir ces autorisations aide à maintenir la sécurité du système et garantit que les fournisseurs n'accèdent qu'aux données nécessaires pour leurs interactions avec votre entreprise.

2. Groupe de Fournisseurs: Les fournisseurs peuvent être catégorisés en différents groupes en fonction de critères tels que le type de produits fournis, leur emplacement géographique ou leur rôle au sein de la chaîne d'approvisionnement. Regrouper les fournisseurs permet une gestion plus efficace et peut faciliter l'application de flux de travail ou de règles spécifiques à un ensemble de fournisseurs plutôt qu'individuellement.

3. Association Utilisateur et Groupe de Fournisseurs: Ce paramètre consiste à lier les utilisateurs au sein de votre organisation à un ou plusieurs groupes de fournisseurs. Cela est crucial pour gérer quels employés ont accès aux informations et aux capacités d'interaction avec des groupes de fournisseurs spécifiques. Par exemple, un responsable des achats dans votre entreprise peut avoir besoin d'accéder à tous les groupes de fournisseurs, tandis qu'un chef de projet peut avoir seulement besoin d'accéder aux fournisseurs liés à ses projets.

4. Politique et Déclaration de Confidentialité: Il est essentiel d'avoir des politiques claires et des déclarations de confidentialité accessibles aux fournisseurs concernant la manière dont leurs données seront utilisées et protégées. Ce paramètre vous permet de gérer et de communiquer ces documents aux fournisseurs, garantissant la conformité aux normes légales et renforçant la confiance avec vos fournisseurs en montrant de manière transparente comment leurs informations sont traitées.

Créer une nouvelle Sous-Organisation :

Cliquez sur le bouton + NOUVEAU

Le menu suivant s'affichera :

Entrez les détails de la sous-organisation que vous souhaitez créer, le nom et la description, puis cliquez sur le bouton ENREGISTRER. Vous devriez ensuite trouver votre nouvelle sous-organisation en bas de la liste des sous-organisations existantes.

Édition des sous-organisations

Gérer les Utilisateurs :

• Ajouter des Utilisateurs : Les administrateurs peuvent créer de nouveaux comptes utilisateurs et les assigner à la sous-organisation appropriée.

• Attribuer des Rôles et des Permissions : Les administrateurs peuvent définir les rôles et les permissions pour les utilisateurs au sein d'une sous-organisation. Cela implique généralement d'attribuer des droits d'accès à des documents, dossiers ou fonctions spécifiques dans le système de gestion de documents.

• Gérer les détails du profil : Les administrateurs peuvent modifier les détails du profil des utilisateurs au sein de la sous-organisation, tels que : B. Informations de contact ou affiliation au département. Cela permet une gestion à jour et précise des données des utilisateurs.

Vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur à l'organisation et avoir l'option de retirer l'utilisateur d'autres groupes.

Modifier l'Utilisateur :

• Modifier les paramètres de la sous-organisation : Les administrateurs peuvent modifier les paramètres et les propriétés d'une sous-organisation, y compris son nom, sa description ou son niveau hiérarchique au sein du système.

• Modifier les détails de l'utilisateur : Les administrateurs peuvent modifier les détails des utilisateurs individuels au sein d'une sous-organisation, par exemple pour ajuster leurs droits d'accès ou mettre à jour leurs informations de contact.

Supprimer l'Utilisateur :

• Supprimer des sous-organisations : Les administrateurs peuvent également avoir la capacité de supprimer des sous-organisations si elles ne sont plus nécessaires ou si une restructuration de la structure organisationnelle est requise. Lors de la suppression d'une sous-organisation, les administrateurs doivent s'assurer que tous les utilisateurs et données associés sont traités correctement.

Ces fonctionnalités de gestion permettent aux administrateurs de gérer efficacement et d'adapter les comptes utilisateurs et les structures organisationnelles au sein d'un système de gestion de documents pour répondre aux besoins et processus changeants de l'entreprise.

Vue d'ensemble

Ce guide explique comment les administrateurs peuvent définir les paramètres de contrôle d'accès pour différents groupes d'utilisateurs dans DocBits. Chaque groupe peut être configuré avec des autorisations personnalisées au niveau des documents et des champs.

Groupes de Contrôle d'Accès

Le panneau de contrôle d'accès permet à l'administrateur de gérer les groupes d'utilisateurs et leurs autorisations respectives. Chaque groupe peut avoir des configurations spécifiques liées à :

• Accès aux Documents: Si le groupe peut accéder à un type de document.

• Autorisations au Niveau des Champs: Si le groupe peut lire, écrire ou voir certains champs dans un document.

• Autorisations d'Action: Quelles actions le groupe peut effectuer, telles que modifier, supprimer, mettre à jour en masse et approuver des documents.

Activation

1. Naviguez vers Paramètres.

2. Sélectionnez Traitement des documents.

3. Sélectionnez Module.

4. Activez le Contrôle d'accès en activant le curseur.

Accéder aux Paramètres du Groupe

1. Accédez à Paramètres.

2. Allez dans Paramètres Globaux.

3. Sélectionnez Groupes, Utilisateurs et Autorisations.

4. Sélectionnez Groupes et Autorisations.

5. Pour gérer les autorisations d'un groupe, tel que PROCUREMENT_DIRECTOR, cliquez sur les trois points sur le côté droit de l'écran.

6. Sélectionnez Voir le Contrôle d'Accès.

Configuration des Autorisations pour les Groupes

1. Aperçu du Contrôle d'Accès:

   • Dans cette section, vous pouvez activer ou désactiver l'accès pour tous les types de documents, tels que Invoice, Credit Note, Purchase Order, et plus encore.

   • Vous pouvez définir des niveaux d'accès tels que:

     • Accès: Accorde l'accès au type de document.

     • Liste: Définit si le type de document est visible dans la vue liste.

     • Vue: Spécifie la vue par défaut pour le document.

     • Éditer: Accorde la permission de modifier le document.

     • Supprimer: Permet au groupe de supprimer des documents.

     • Mise à Jour en Masse: Active la mise à jour en masse du type de document.

     • Niveaux d'Approbation: Définit la capacité du groupe à approuver des documents (Approbation de Premier et Deuxième niveau).

     • Deuxième approbation: Définit si le groupe peut déverrouiller un document pour d'autres modifications.

   Exemples de paramètres pour PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Invoice: Activé pour toutes les autorisations, y compris modifier et supprimer.

   • Purchase Order: Activé avec des autorisations normales pour toutes les actions.

2. Autorisations au Niveau des Champs:

   • À l'intérieur de chaque type de document, des champs spécifiques peuvent être configurés avec différents niveaux d'autorisations.

   • Les autorisations incluent:

     • Lecture/Écriture: Les utilisateurs peuvent à la fois lire et écrire dans le champ.

     • Lecture/Écriture par le Propriétaire: Seul le propriétaire du document ou du champ peut écrire, les autres peuvent lire.

     • Lecture Seule: Les utilisateurs peuvent seulement voir le champ mais ne peuvent pas le modifier.

     • Lecture/Écriture par le Propriétaire: Seul le propriétaire du document ou du champ peut écrire et lire.

     • Approbation: Les modifications doivent être approuvées par des utilisateurs ou un administrateur autorisés.

     • Aucun: Aucune autorisation spécifique n'est appliquée au champ.

Aperçu

Les paramètres du tableau de bord sont conçus pour aider les administrateurs à contrôler la présentation des données et l'interaction au sein du tableau de bord DocBits. Ces paramètres déterminent quelles informations sont immédiatement disponibles lors de la connexion, garantissant que les utilisateurs ont un accès rapide aux données les plus pertinentes pour leurs tâches.

Fonctionnalités et options clés

Paramètres généraux du tableau de bord:

• Réinitialiser les filtres: Permet de configurer quand les filtres du tableau de bord doivent être réinitialisés, par exemple après le téléchargement d'un document, le redémarrage d'un document ou l'exportation d'un document. Cela aide à maintenir une vue claire des données selon les étapes spécifiques du flux de travail.

• Données du tableau de bord: Contrôle si le tableau de bord doit charger automatiquement les données lors de l'accès de l'utilisateur, ce qui peut aider à réduire les temps de chargement et à améliorer l'expérience utilisateur en ne chargeant les données que lorsque cela est nécessaire.

Action:

• Assigner à: Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de définir des autorisations pour l'assignation de documents

  • Only for Admin: Seuls les utilisateurs administrateurs peuvent assigner des documents, indépendamment des autorisations accordées aux utilisateurs non administrateurs.

  • All Users: Tous les utilisateurs qui ont reçu les autorisations nécessaires peuvent assigner des documents.

• Redémarrer: Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de définir des autorisations pour redémarrer des documents

  • Only for Admin: Seuls les utilisateurs avec des privilèges d'administrateur peuvent redémarrer des documents, indépendamment des autorisations accordées aux utilisateurs non administrateurs.

  • Only Admin and Assignee: Seuls les utilisateurs avec des privilèges d'administrateur et l'utilisateur assigné peuvent redémarrer le document.

  • All Users: Tous les utilisateurs qui ont reçu les autorisations nécessaires peuvent redémarrer des documents.

Filtres:

• Filtre d'état Style: Détermine le style de présentation des filtres de statut, qui peut être défini par défaut ou personnalisé en fonction de l'orientation opérationnelle des utilisateurs.

• Filtre d'état personnalisé: Permet la création et l'application de filtres personnalisés qui peuvent cibler des statuts de documents spécifiques comme "Nouveau", "Validation" ou "Exportation". Cela permet aux utilisateurs d'accéder rapidement aux documents dans des étapes spécifiques de traitement.

Advance Shipment Dashboard:

• Delivered Orders Visibility: Cette fonctionnalité permet à l'utilisateur de spécifier la durée pendant laquelle les commandes livrées seront visibles.

Ces paramètres de tableau de bord sont cruciaux pour garantir que la plateforme DocBits soit aussi réactive et utile que possible, fournissant aux utilisateurs un outil puissant pour surveiller et gérer les activités de traitement des documents directement depuis le tableau de bord.

Les paramètres d'intégration jouent un rôle crucial dans l'efficacité et la fonctionnalité de Docbits, car ils permettent d'assurer une interaction fluide avec d'autres outils et services. Voici quelques raisons pour lesquelles il est important de configurer correctement les paramètres d'intégration :

Clé API

Les paramètres d'intégration jouent un rôle crucial dans l'efficacité et la fonctionnalité de DocBits, car ils permettent d'assurer une interaction fluide avec d'autres outils et services. Voici quelques raisons pour lesquelles il est important de configurer correctement les paramètres d'intégration :

• Efficacité accrue : L'intégration avec d'autres outils et services peut rationaliser les flux de travail et augmenter l'efficacité. Par exemple, les documents peuvent être échangés automatiquement entre Docbits et un système CRM, réduisant ainsi la saisie manuelle et augmentant la productivité.

• Cohérence des données : L'intégration permet d'échanger des données de manière fluide entre différents systèmes, améliorant ainsi la cohérence et l'exactitude des données. Cela évite les incohérences ou la saisie de données en double qui pourraient entraîner des erreurs.

• Mises à jour en temps réel : L'intégration permet des mises à jour en temps réel entre différentes plateformes afin que les utilisateurs aient toujours les dernières informations. Cela est particulièrement important pour les processus commerciaux critiques qui nécessitent des informations en temps réel.

• Automatisation des tâches : L'intégration permet d'automatiser les tâches routinières, économisant ainsi du temps et des ressources. Par exemple, des notifications peuvent être déclenchées automatiquement lorsqu'un certain événement se produit dans un autre système sans nécessiter d'intervention manuelle.

• Amélioration de l'expérience utilisateur : Une intégration bien configurée garantit une expérience utilisateur fluide, car les utilisateurs n'ont pas à passer d'un système à l'autre pour accéder aux informations pertinentes. Cela améliore la satisfaction des utilisateurs et contribue à l'efficacité.

Pour configurer correctement les paramètres d'intégration, il est important de comprendre les exigences de l'organisation et de s'assurer que l'intégration est parfaitement intégrée dans les flux de travail et les processus existants. Cela nécessite une planification, une configuration et un suivi approfondis de l'intégration pour garantir qu'elle fonctionne sans problème et apporte la valeur souhaitée.

Aperçu

La fonctionnalité des Modèles d'Email permet aux administrateurs de créer et de personnaliser des communications par email qui sont automatiquement envoyées aux fournisseurs. L'un des éléments clés utilisés dans ces modèles est le {{magic_link}}, qui fournit un lien dynamique adapté à chaque destinataire.

Qu'est-ce que {{magic_link}} ?

Le {{magic_link}} est un espace réservé qui est remplacé dynamiquement par une URL unique lorsque l'email est envoyé. Cette URL dirige généralement le destinataire à accomplir une action, comme l'inscription, l'approbation ou l'accès à une partie spécifique du portail fournisseur.

Modification des Modèles d'Email

Accéder à l'Éditeur de Modèle d'Email

1. Naviguer vers les Modèles d'Email :

   • Allez dans la section Modèles d'Email depuis le menu principal.

2. Sélectionner un Modèle à Modifier :

   • Choisissez le modèle d'email que vous souhaitez modifier en cliquant sur le nom du modèle (par exemple, "Email d'Invitation au Fournisseur").

3. Modifier le Modèle :

   • L'éditeur vous permet de modifier à la fois le code HTML et le design visuel de l'email.

   • Vous pouvez basculer entre l'édition visuelle et l'édition de code en utilisant les onglets fournis.

Définir {{magic_link}} comme un Lien

Pour définir {{magic_link}} comme un lien cliquable dans l'email, vous devez vous assurer qu'il est correctement formaté dans le code HTML du modèle. Suivez ces étapes :

1. Localiser la Section de Lien dans le Code HTML :

   • Dans l'éditeur de code, trouvez la section où vous souhaitez que le lien magique apparaisse. Cela se trouve généralement dans une balise <a> (ancre).

2. Insérer l'Espace Réservé {{magic_link}} :

   • Remplacez l'attribut href de la balise d'ancre par {{magic_link}}.

   • Assurez-vous que le lien est stylé de manière appropriée pour le modèle d'email. Voici un exemple :

3. Personnaliser le Texte du Lien :

• Modifiez le texte entre les balises d'ouverture <a> et de fermeture </a> pour refléter l'action que vous souhaitez que l'utilisateur effectue. Par exemple, “Compléter l'Inscription” ou “Accéder à Votre Compte”.

1. Enregistrer et Tester le Modèle :

• Après avoir effectué les modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer.

• Vous pouvez utiliser le bouton Envoyer un Test pour envoyer un email test afin de vous assurer que le lien fonctionne comme prévu.

Meilleures Pratiques pour Utiliser {{magic_link}}

• Placement du Lien : Placez le {{magic_link}} de manière proéminente dans l'email pour garantir qu'il est facilement accessible aux destinataires.

• Appel à l'Action Clair : Le texte à l'intérieur du lien doit être un appel à l'action clair, tel que “Compléter l'Inscription” ou “Confirmer Votre Email.”

• Style : Assurez-vous que le lien est stylé de manière cohérente avec le reste du modèle d'email et se distingue visuellement.

• Test : Envoyez toujours un email test après avoir modifié le modèle pour vérifier que le {{magic_link}} se résout correctement et que le style est approprié.

Conclusion

En définissant correctement le {{magic_link}} dans vos modèles d'email, vous pouvez vous assurer que les destinataires reçoivent un email personnalisé et actionnable qui les guide vers la tâche appropriée dans votre portail fournisseur. Cela améliore l'expérience utilisateur et garantit des processus d'intégration et de communication fluides.

\

Cette documentation fournit des instructions étape par étape pour les administrateurs sur la façon de définir et d'utiliser le {{magic_link}} dans les modèles d'email, garantissant que les emails sont à la fois fonctionnels et visuellement attrayants.

Overview

Le fichier de configuration d'exportation est un composant crucial dans le portail fournisseur, définissant comment les données sont mappées entre le portail fournisseur et le système ERP. Cette configuration garantit que les données sont transférées et synchronisées avec précision entre les systèmes, permettant des opérations fluides et efficaces.

Structure of the Configuration File

Le fichier de configuration d'exportation est structuré comme un objet JSON qui contient plusieurs mappages. Chaque mappage est associé à un programme spécifique dans le système ERP et définit les actions à effectuer, les champs à mapper et toutes les conditions à appliquer.

Key Components

1. Program

• Definition: Spécifie le programme ERP auquel le mappage s'applique.

• Example: "program": "CRS620MI"

2. Actions

• Definition: Définit les actions qui peuvent être effectuées, telles que l'ajout ou la mise à jour d'enregistrements.

• Example:

3. Mapping

• Definition: Spécifie le mappage entre les champs dans le système ERP et les champs dans le portail fournisseur.

• Components:

• erp_field_name: Le nom du champ dans le système ERP.

• value_field_name: Le nom du champ correspondant dans le portail fournisseur.

• value: Une valeur statique à utiliser si aucun champ correspondant n'existe dans le portail fournisseur.

• if_conditions: Conditions optionnelles qui déterminent la valeur en fonction de certains critères.

• Example:

4. Conditional Logic (if_conditions)

• Definition: Spécifie les conditions qui doivent être remplies pour qu'une valeur particulière soit utilisée.

• Components:

• field_name: Le nom du champ dans le portail fournisseur qui est évalué.

• field_value: La valeur qui déclenche la condition.

• then_value: La valeur à utiliser si la condition est remplie.

• Example:

5. Loops (loop_on)

• Definition: Définit les sections où la configuration doit itérer sur une liste d'éléments, tels que les détails d'adresse ou de référence.

• Example:

6. Calculated Fields (value_field_calculated)

• Definition: Spécifie les champs qui doivent être calculés à l'exécution, comme la génération de la date actuelle.

• Example:

7. Field Mappings with Lists (mapping_field_name and mapping_list)

• Definition: Mappe des valeurs spécifiques du portail fournisseur aux valeurs correspondantes dans le système ERP en fonction d'une liste prédéfinie.

• Components:

• mapping_field_name: Le champ qui détermine le mappage.

• mapping_list: Un dictionnaire qui traduit les valeurs du portail fournisseur vers le système ERP.

• Example:

Example Configuration Breakdown

Supplier Addition and Update (CRS620MI)

• Program: CRS620MI

• Actions:

• Add Supplier: AddSupplier

• Update Supplier: UpdSupplier

• Mapping Fields:

• SUNO → supplier_number

• SUNM → name

• CSCD → supplier_country

• TINO → tax_id

• Additional fields include static values and conditional mappings.

Address Details (CRS620MI)

• Loop On: address_details

• Actions:

• Add Address: AddAddress

• Update Address: AddAddress

• Mapping Fields:

• SUNO → supplier_number

• ADR1 → address

• TOWN → city

• Additional fields include calculated fields like now() for the current date.

Reference Details (CRS620MI)

• Loop On: reference_details

• Actions:

• Add Supplier Reference: AddSupplierRef

• Update Supplier Reference: AddSupplierRef

• Mapping Fields:

• SUNO → supplier_number

• RFTY → reference_type

• RFID is mapped using a list to translate types like “PURCHASING”, “QA”, and “FINANCE”.

Using the Export Configuration

1. Uploading the Configuration File

1. Navigate to Export Configuration:

• Allez à la section Configuration d'exportation depuis le menu principal.

2. Upload the Configuration File:

• Cliquez sur les sections Fichier de mappage ION ou Fichier de mappage IDM pour télécharger le fichier de configuration respectif.

3. Save the Configuration:

• Après le téléchargement, cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer la configuration.

2. Using Default Templates

• Cliquez sur le bouton Utiliser le modèle par défaut si vous souhaitez revenir au modèle de configuration par défaut fourni par le système.

3. Formatting the JSON

• Utilisez le bouton Format pour formater automatiquement le code JSON pour une meilleure lisibilité.

Conclusion

Ce fichier de configuration est essentiel pour garantir que les données entre le portail fournisseur et le système ERP sont correctement mappées et synchronisées. En comprenant la structure et les composants clés, les administrateurs peuvent gérer et personnaliser efficacement le processus d'exportation pour répondre à leurs besoins commerciaux spécifiques.

Full Example

Dans le paramètre "Synchronisation des données" sous la section "Paramètres de journal", vous pourrez voir quelles données ont été synchronisées et quand elles ont été synchronisées pour la dernière fois.

Créer des sous-organisations au sein d'un système de gestion de documents permet d'organiser et de différencier davantage la structure et la gestion des comptes utilisateurs, des documents et des flux de travail au sein d'une organisation. Voici quelques objectifs et avantages de la création de sous-organisations :

• Structuration et organisation : Les sous-organisations permettent de créer une structure hiérarchique au sein du système de gestion de documents. Cela peut aider à organiser les comptes utilisateurs et les documents par département, équipe, emplacement ou d'autres critères pertinents pour une gestion plus claire et plus efficace.

• Gestion des autorisations : En créant des sous-organisations, les administrateurs peuvent définir des autorisations et des contrôles d'accès granulaires pour différents groupes d'utilisateurs. Cela signifie que des utilisateurs ou groupes spécifiques ne peuvent accéder qu'aux documents et ressources pertinents pour leur sous-organisation respective, améliorant ainsi la sécurité et la confidentialité.

• Flux de travail et collaboration : Les sous-organisations peuvent faciliter la collaboration et la communication au sein d'équipes ou de départements spécifiques en centralisant l'accès aux documents, projets ou tâches partagés. Cela favorise l'efficacité et la coordination lors de la collaboration sur des projets ou des flux de travail communs.

• Rapports et analyses : En organisant les comptes utilisateurs et les documents en sous-organisations, des rapports détaillés et des analyses peuvent être créés sur les activités et les performances des équipes ou départements individuels. Cela permet aux administrateurs et aux responsables d'obtenir des informations sur l'utilisation du système de gestion de documents au niveau organisationnel.

• Scalabilité et flexibilité : Les sous-organisations offrent une structure évolutive qui peut croître avec la croissance et les changements de l'organisation. De nouvelles équipes ou départements peuvent être facilement ajoutés et intégrés de manière appropriée dans le schéma sous-organisationnel existant sans affecter la structure globale du système de gestion de documents.

Dans l'ensemble, les sous-organisations permettent une gestion et une organisation plus efficaces des comptes utilisateurs, des documents et des flux de travail au sein d'un système de gestion de documents en améliorant la structure, la sécurité et la collaboration.

Comment accéder à cette fonctionnalité

Dans Paramètres, Paramètres globaux → Groupes, Utilisateurs et Autorisations → Sous-Organisations comme montré ci-dessous.

Vous serez ensuite dirigé vers une page qui ressemble à ceci :\

C'est ici que vous trouverez vos sous-organisations précédemment créées, ainsi que l'endroit où vous pouvez créer de nouvelles sous-organisations.

Dans les paramètres "Licences API", vous trouverez une liste de tous les packages utilisés, la version du package utilisé et les licences associées.

Ce document fournit une explication approfondie des règles de résolution des conflits utilisées dans le système de facturation DocBits. Ces règles sont conçues pour gérer automatiquement les divergences entre les détails de la facture et les données de commande d'achat (PO), garantissant une réconciliation financière précise. Le système applique ces règles pour traiter les lignes de factures, les charges et les taxes, et génère des ajustements ou des notes appropriées lorsque cela est nécessaire.

Structure des Règles

1. Métadonnées

• version : Identifie la version du fichier de mappage.

• révision : Numéro de révision pour le suivi des modifications.

• auteur : Indique le créateur du fichier de mappage.

• description : Une brève description de l'objectif du fichier.

• created_at & updated_at : Horodatages pour indiquer quand le fichier a été créé et mis à jour pour la dernière fois.

2. Configuration d'Exportation

La section de configuration d'exportation définit le mappage entre les champs de données dans le système et les champs correspondants dans les fichiers d'exportation.

• En-tête : Définit les champs d'en-tête pour les données de facturation exportées.

• Lignes de Taxe : Spécifie les champs pour les éléments de ligne de taxe dans l'exportation.

• Charges d'En-tête de Commande : Mappe les champs liés aux charges supplémentaires au niveau de l'en-tête de commande.

• Lignes de Reçu : Mappe les champs pour les éléments de ligne individuels dans un reçu.

• Charges de Ligne de Commande : Définit les champs pour les charges liées à des lignes de commande spécifiques.

• Lignes de Coût : Spécifie les champs pour les lignes d'allocation de coût.

• Note de Débit & Note de Crédit : Définit les champs pour générer des notes de débit et de crédit en cas de divergences.

3. Règles de Résolution des Conflits

Ces règles gèrent les divergences entre les données de facturation et les données de PO correspondantes. Chaque règle est composée de plusieurs composants :

• Nom : Le nom descriptif de la règle, indiquant le type de divergence qu'elle traite.

• Section : Indique quelle partie de la facture (par exemple, receipt_lines, line_charges) la règle s'applique.

• Actif : Valeur booléenne (vrai ou faux) indiquant si la règle est actuellement active.

• Critères de Correspondance : Conditions qui déclenchent la règle en fonction des comparaisons entre les données de facturation réelles et les données de PO attendues.

• Actions : Définit ce que le système doit faire lorsque la règle est déclenchée, y compris ajuster les valeurs, appliquer des charges ou générer des notes de crédit/débit.

Éléments Communs dans les Règles

Opérateurs de Comparaison

Ces opérateurs définissent comment les valeurs de facturation réelles sont comparées aux valeurs de PO attendues :

• égal

• supérieur à

• supérieur ou égal à

• inférieur à

• inférieur ou égal à

• dans la tolérance

• hors tolérance

Statut d'Approbation

Indique si une divergence est approuvée ou non :

• approuvé

• rejeté

• tout

Types d'Actions

Définit des actions spécifiques à entreprendre lorsqu'une divergence est détectée :

• ligne de reçu

• ligne de coût

• charge d'en-tête

• charge de ligne

• ligne de taxe

• ligne de reçu de note de débit

• ligne de coût de note de débit

• charge d'en-tête de note de débit

• charge de ligne de note de débit

• ligne de reçu de note de crédit

• ligne de coût de note de crédit

• charge d'en-tête de note de crédit

• charge de ligne de note de crédit

• ligne de taxe de note de crédit

\

Exemples de Règles

Cas 1, 2, 3 : Quantité et Prix Unitaire Dans la Tolérance

• Objectif : Gère les scénarios où à la fois la quantité et le prix unitaire sur la facture sont dans les limites de tolérance acceptées par rapport à la PO.

• Action : Le système accepte les valeurs de la facture et calcule le montant total.

Cas 4, 5 : Quantité Dans la Tolérance, Prix Unitaire Hors Tolérance (Approuvé)

• Objectif : S'applique lorsque la quantité est dans la tolérance mais que le prix unitaire est hors tolérance et a été approuvé.

• Action : Le système ajuste le prix unitaire pour correspondre à la PO et applique toutes les charges de ligne nécessaires.

Cas 6 : Quantité Dans la Tolérance, Prix Unitaire Hors Tolérance Négative (Rejeté)

• Objectif : Traite les cas où le prix unitaire est inférieur à ce qui était attendu et hors de la plage de tolérance, entraînant un rejet.

• Action : Le système ajuste le prix unitaire pour correspondre à la PO, génère une note de crédit pour la différence et applique les charges d'en-tête si nécessaire.

Gestion des Charges et Taxes

Charge Par Unité de Tolérance

• Les règles sous cette catégorie gèrent les divergences dans les charges par unité, avec des actions spécifiques en fonction de si la charge est dans ou hors de la tolérance et si elle est approuvée ou rejetée.

Ajustements de Lignes de Taxe

• Ces règles gèrent les divergences fiscales en ajustant les lignes de taxe ou en générant des notes de crédit ou de débit correspondantes en fonction des différences entre les données fiscales de la facture et de la PO.

Énumérations et Options

• Énumérations : Listes de valeurs prédéfinies garantissant la cohérence à travers les règles (par exemple, opérateurs de comparaison, types d'approbation).

• Options : Choix prédéfinis pour gérer les quantités ou les prix unitaires, offrant une flexibilité dans les définitions de règles.

Explication des Captures d'Écran

Capture d'Écran 1 : Interface de Gestion des Règles

Cette capture d'écran montre l'interface de Gestion des Règles où les administrateurs peuvent voir et gérer toutes les règles de résolution des conflits. Les éléments clés incluent :

• Bouton Ajouter une Règle : Permet d'ajouter de nouvelles règles.

• Liste des Règles : Affiche toutes les règles actives avec des détails tels que le nom, la section et le statut actif.

• Menu Déroulant de Section : Filtre les règles en fonction de la section à laquelle elles s'appliquent (par exemple, Lignes de Reçu, Charges de Ligne).

Capture d'Écran 2 : Édition Détailée de Règle

Cette capture d'écran illustre la vue détaillée d'une règle spécifique en cours d'édition. Les éléments clés incluent :

• Section Critères : Définit les conditions sous lesquelles la règle est déclenchée. Par exemple, les critères peuvent spécifier que si la quantité et le prix unitaire diffèrent de la PO mais sont dans la tolérance, la règle doit être appliquée.

• Section Actions : Spécifie quelles actions doivent être prises lorsque les critères sont remplis. Cela peut inclure l'ajustement des lignes de factures, la génération de notes de crédit ou de débit, ou l'application de charges supplémentaires.

• Type de Document et Éléments de Coût : Permet à l'administrateur de mapper des actions spécifiques aux types de documents et aux éléments de coût, offrant une flexibilité dans la gestion de différents scénarios.

Dans le paramètre "Gestion des tâches" sous la section "Paramètres de journal", vous aurez un aperçu de toutes les tâches celery, de leurs intervalles, de la dernière fois que la tâche a été exécutée et de la prochaine fois qu'elle sera exécutée. De plus, vous aurez également la possibilité de relancer une tâche. Si vous recherchez une tâche spécifique, vous pouvez utiliser la barre de recherche à cet effet.

Vous avez la possibilité de trier la liste en utilisant les petites flèches à côté du nom de la colonne.

Les colonnes peuvent être réorganisées en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en les faisant glisser à leur place.

Les annotations sont des balises spéciales ajoutées à du texte pour fournir des informations supplémentaires.

Aperçu

Les Arbres de Décision sont une fonctionnalité puissante qui permet le routage automatisé et le processus de prise de décision basé sur des règles prédéfinies. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans des environnements complexes où diverses conditions doivent être évaluées pour déterminer le bon cours d'action, comme l'attribution de prix, la détermination des quantités ou le routage de documents.

Composants Clés

• Liste des Arbres de Décision : C'est l'interface principale où tous les arbres de décision existants sont listés. Chaque arbre de décision peut être associé à un type de document spécifique tel qu'une FACTURE ou un DEVIS.

• Éditeur d'Arbre de Décision : Cette interface permet la création et l'édition d'arbres de décision, où vous pouvez définir des règles, des opérateurs et des actions à entreprendre lorsque certaines conditions sont remplies.

Interface de l'Arbre de Décision

Liste des Arbres de Décision

La liste des Arbres de Décision affiche tous les arbres de décision disponibles. Chaque entrée montre :

• Nom : Le nom de l'arbre de décision.

• Type de Document : Le type de document associé à l'arbre de décision (par exemple, FACTURE, DEVIS).

Éditeur d'Arbre de Décision

L'Éditeur d'Arbre de Décision vous permet de configurer des règles qui régissent comment les décisions sont prises.

Composants de l'Éditeur d'Arbre de Décision

• Règles : Chaque règle se compose de conditions et d'actions.

• Sélectionner la Source : Ce menu déroulant vous permet de spécifier le champ source à évaluer.

• Sélectionner l'Opérateur : Définit l'opérateur logique (par exemple, <=, >=, =, !=) à appliquer au champ source.

• Résultat : Définit le résultat ou l'action qui doit être entreprise lorsque les conditions sont remplies.

• Ajouter une Nouvelle Ligne : Vous permet d'ajouter des règles supplémentaires à l'arbre de décision.

Exemple de Configuration d'un Arbre de Décision

1. Règle 1 :

   • Source : Quantité

   • Opérateur : <=

   • Valeur : 250000

   • Résultat : Attribuer à CATMGR_CMM

2. Règle 2 :

   • Source : Prix

   • Opérateur : >

   • Valeur : 500000

   • Résultat : Attribuer à DIRECTEUR_DES_ACHATS

Chaque règle est évaluée séquentiellement, et l'action correspondante est exécutée si les conditions sont satisfaites.

Politique de l'Arbre de Décision

La Politique de l'Arbre de Décision définit comment plusieurs règles au sein d'un arbre de décision sont traitées. Vous pouvez choisir parmi plusieurs politiques :

• Unique : Assure qu'une seule règle peut correspondre. Si plus d'une règle est correspondue, l'arbre de décision signalera une erreur.

• Première : La première règle correspondante est appliquée, et aucune règle supplémentaire n'est évaluée.

• Priorité : Les règles sont évaluées en fonction de leur ordre de priorité. La règle correspondante de la plus haute priorité est appliquée.

• Collecte (somme) : Collecte toutes les règles correspondantes et additionne les résultats.

• Collecte (min/max/compte) : Collecte toutes les règles correspondantes et sélectionne soit le minimum, le maximum, ou compte les occurrences.

• Ordre des Règles : Applique les règles dans l'ordre où elles apparaissent dans l'arbre de décision.

• Tout : Toute règle correspondante peut être appliquée, permettant plusieurs résultats.

Exemple d'une Politique d'Arbre de Décision en Action

Dans l'arbre de décision "Prix du Groupe Direct" :

• Politique Sélectionnée : Première

• Cela signifie que dès qu'une condition de règle est remplie, son action associée est appliquée, et aucune règle supplémentaire n'est évaluée.

Exporter et Sauvegarder

• Sauvegarder : Sauvegarde la configuration actuelle de l'arbre de décision.

• Exporter : Vous permet d'exporter la configuration de l'arbre de décision, qui peut ensuite être importée dans un autre environnement ou utilisée à des fins de sauvegarde.

Dans le paramètre "Date d'expiration des documents" sous la section "TRAITEMENT DES DOCUMENTS", vous pouvez configurer les plannings de suppression automatique de vos documents dans le système. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour gérer les politiques de conservation des données et garantir la conformité aux normes légales ou organisationnelles en matière de stockage de documents.

Voici ce que chaque paramètre fait :

1. Supprimer le document après : Cette liste déroulante vous permet de définir la période après laquelle un document traité sera automatiquement supprimé du système. Vous pouvez choisir parmi des options prédéfinies telles que 48 heures, 1 semaine, 2 semaines ou 4 semaines. Cela aide à gérer l'espace et à maintenir les politiques de cycle de vie des documents.

2. Supprimer le document terminé après : Similaire au paramètre précédent, mais cible spécifiquement les documents terminés ou entièrement traités. Il permet les mêmes options de délai pour la suppression, garantissant que les documents terminés ne sont pas stockés plus longtemps que nécessaire.

Les deux paramètres garantissent que les documents ne sont pas conservés indéfiniment dans votre système, aidant à éviter une utilisation de stockage inutile et à maintenir le flux de travail de traitement des documents sans encombre. Ces paramètres sont essentiels pour les organisations devant respecter des exigences réglementaires spécifiques en matière de conservation des documents.

1. Qualité de l'OCR:

• Ce paramètre vous permet de définir le pourcentage de qualité OCR minimum requis pour qu'un document soit traité automatiquement. Il inclut un curseur que vous pouvez ajuster pour définir le seuil, tel que 75 %, en dessous duquel le système ne peut pas garantir une extraction réussie. Si la qualité de l'OCR d'un document est inférieure à ce seuil, vous pouvez choisir de faire prendre au système des actions spécifiques, telles que la réexécution de l'OCR après confirmation manuelle.

1. Paramètres généraux de l'OCR:

• Utiliser le texte électronique s'il est disponible : Cette option, lorsqu'elle est activée, permet au système d'utiliser le texte électronique intégré dans les PDF ou autres types de documents pour améliorer la précision.

• Utiliser DESKEW s'il est disponible : Cette fonction corrige l'alignement des documents, ce qui aide à améliorer la précision de l'OCR en redressant les numérisations inclinées.

1. Paramètres OCR pour les tables:

• Utiliser les données AI pour les tables si disponibles : Ce paramètre permet d'utiliser les technologies de l'IA pour mieux reconnaître et extraire les tables des documents numérisés, en exploitant des modèles d'apprentissage automatique pour identifier et structurer avec précision les données tabulaires.

1. Paramètres OCR pour les champs d'en-tête:

• Utiliser l'extraction de règles : Lorsqu'il est activé, ce paramètre permet au système d'appliquer des règles prédéfinies pour extraire des données des champs d'en-tête, ce qui peut être crucial pour identifier correctement des sections de documents telles que les numéros de facture, les dates, etc.

• Utiliser l'extraction AI : Cette option utilise des modèles d'IA pour extraire intelligemment les champs d'en-tête, ce qui peut être plus adaptable aux variations dans les mises en page et les styles de documents.

Les paramètres "Import" de votre système de traitement de documents vous permettent de configurer comment les documents sont importés dans le système à partir de différentes sources, y compris les paramètres pour le FTP (protocole de transfert de fichiers) et les e-mails. Voici un aperçu de ces paramètres :

1. Paramètres du document :

• Restreindre aux pages : Cela vous permet de limiter le traitement à un certain nombre de pages de chaque document.

• Jours de conditions de paiement : Définit les conditions de paiement par défaut (en jours) qui peuvent être appliquées aux documents.

• Modèle de date : Définit le modèle pour la reconnaissance et le formatage des dates dans les documents importés.

1. Importation FTP :

• Type : Définit le type de protocole FTP à utiliser (par exemple, SFTP).

• URL du serveur : L'adresse du serveur à partir de laquelle les documents seront récupérés.

• Nom d'utilisateur et port : Identifiants et numéro de port pour accéder au serveur FTP.

• Répertoire par défaut : Spécifie le répertoire sur le serveur FTP à partir duquel les fichiers seront importés.

L'option supplémentaire d'ajouter de nouvelles données comprend des champs tels que :

• Mot de passe : Pour l'authentification.

• Modèles de correspondance de noms de fichiers : Pour spécifier quels fichiers importer en fonction de leurs noms.

• Sous-organisations : Sélectionnez à quelle sous-organisation les paramètres d'importation doivent s'appliquer.

1. Importation par e-mail :

• Adresse e-mail : Configurez un compte e-mail où les documents peuvent être envoyés pour importation.

• Nom d'utilisateur et mot de passe : Identifiants pour accéder au compte e-mail.

• Protocole et chiffrement : Spécifiez le protocole (IMAP, POP3) et le type de chiffrement.

• Fusionner les documents joints : Option pour combiner tous les documents joints en un seul document lors de l'importation.

Cela permet également de spécifier des sous-organisations pour un contrôle plus précis sur la direction des e-mails au sein de la structure organisationnelle.

La "Recherche de données principales" dans vos paramètres de traitement de documents permet une approche complète et intégrée pour gérer et valider vos données de document en les synchronisant avec votre système ERP Infor. Voici comment cela aide à rationaliser la validation et l'amélioration du traitement des documents dans votre environnement ERP :

1. Gestion centralisée des données : Cette fonction agit comme un référentiel central où les données de diverses sources telles que les fournisseurs, les adresses des clients, les codes fiscaux, et plus encore peuvent être stockées et gérées. Il fournit un point de référence unique pour toutes les données principales, garantissant la cohérence et la précision dans toute votre organisation.

2. Validation par rapport aux données ERP : En synchronisant les données principales telles que les informations sur les fournisseurs d'Infor à Docbits, vous pouvez automatiquement valider les données extraites des documents par rapport à vos données ERP. Cela garantit que les informations traitées (comme les noms des fournisseurs, les adresses et les codes fiscaux) correspondent aux données contenues dans votre système ERP, réduisant ainsi les erreurs et les divergences.

3. Facilite l'automatisation : Disposer d'un système robuste de recherche de données principales aide à automatiser le traitement des documents entrants. Par exemple, les bons de commande ou les factures peuvent être automatiquement vérifiés pour la correction des données des fournisseurs, approuvés s'ils correspondent, ou signalés pour examen en cas de divergences.

4. Améliore l'intégrité des données : Les mises à jour régulières de votre système ERP vers la recherche de données principales garantissent que les données utilisées pour le traitement des documents sont à jour. Cela réduit le risque de traiter des documents basés sur des informations obsolètes, améliorant ainsi l'intégrité globale des transactions commerciales.

5. Efficacité dans le traitement des documents : Avec les données principales directement liées et constamment actualisées, le traitement des documents devient plus efficace. Les documents peuvent être automatiquement classés et acheminés en fonction des critères spécifiques définis dans les données principales, tels que les termes spécifiques des fournisseurs ou les réglementations fiscales applicables à différents types de transactions.

Dans la section "Paramètres d'exportation" des paramètres de traitement de document, vous gérez la manière dont les documents sont exportés après traitement. Cela inclut la configuration de diverses méthodes d'exportation adaptées à des besoins spécifiques, tels que les transferts de fichiers directs ou l'intégration avec des systèmes d'entreprise comme Infor. Voici un aperçu des options et fonctionnalités de ce paramètre :

1. Sélection de la méthode d'exportation : Vous pouvez choisir comment les documents doivent être exportés. Les méthodes courantes incluent SFTP, les webhooks et l'intégration directe avec des systèmes comme Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) et d'autres options liées à Infor. Chaque méthode prend en charge différents types de flux de travail et exigences d'intégration.

2. Détails de configuration :

   • Pour SFTP, vous devez généralement spécifier l'URL du serveur, le nom d'utilisateur, le mot de passe et le dossier cible où les documents seront téléchargés.

   • Pour les intégrations Infor, vous pourriez avoir besoin de configurer des mappages spécifiques ou de fournir des clés API pour garantir que les documents sont correctement traités et envoyés à l'écosystème Infor, en alignement avec la structure de données existante et les flux.

3. Personnalisation : En fonction du type de document (par exemple, factures, confirmations de commande) et de la sous-organisation, différents paramètres d'exportation peuvent être configurés pour répondre à diverses règles commerciales ou exigences de conformité.

4. Flexibilité d'intégration : L'interface permet à plusieurs configurations d'intégration d'être actives simultanément, permettant aux utilisateurs de gérer efficacement différents types de documents et destinations. Cette configuration modulaire garantit que différentes parties de l'entreprise peuvent utiliser des flux de travail personnalisés sans s'affecter mutuellement.

5. Ajout et modification des configurations : Les utilisateurs peuvent ajouter de nouvelles configurations ou modifier celles existantes en spécifiant des détails tels que le type de document, la méthode d'exportation et les informations d'identification ou les paramètres spécifiques à la méthode d'exportation choisie.

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• Comptabilité automatique: DocBits offre une fonctionnalité de comptabilité automatisée, simplifiant le processus de gestion des transactions financières associées aux bons de commande (BC) et autres documents.

• Intégration M3: Intégration avec M3, une solution logicielle ERP, permettant une interaction transparente entre DocBits et M3 pour une gestion et un traitement améliorés des documents.

• Tableau de bord BC: Un tableau de bord centralisé au sein de DocBits spécifiquement conçu pour gérer et surveiller les bons de commande, fournissant des informations et des analyses pour un suivi et une prise de décision efficaces.

• Tableau de bord de commande d'expédition: Similaire au tableau de bord BC, cette fonctionnalité se concentre sur la gestion et le suivi des commandes d'expédition, facilitant les opérations logistiques fluides.

• Tableaux de bord v2: Une version mise à jour de l'interface du tableau de bord, probablement avec une meilleure expérience utilisateur et des fonctionnalités supplémentaires pour une meilleure convivialité.

• Tableau de bord d'expédition avancée: Un tableau de bord spécialisé pour la surveillance avancée et la gestion des activités liées à l'expédition, offrant des informations et des fonctionnalités plus approfondies.

• Portail fournisseur: Un portail au sein de DocBits dédié aux fournisseurs, leur permettant d'interagir et de collaborer avec le système, améliorant la communication et l'efficacité dans la chaîne d'approvisionnement.

• Constructeur de flux de travail: Un outil pour créer et personnaliser des flux de travail au sein de DocBits, permettant aux utilisateurs de définir des processus spécifiques et d'automatiser la gestion des documents selon leurs besoins commerciaux uniques.

• Constructeur de mise en page: Permet aux utilisateurs de concevoir et de personnaliser la mise en page des documents au sein de DocBits, garantissant l'alignement avec les normes de marque et de convivialité.

• Mode annotation: Une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs d'annoter et de marquer des documents directement dans l'interface de DocBits, facilitant la collaboration et les retours.

• Afficher le rapport: Fonctionnalité pour générer et afficher des rapports au sein de DocBits, fournissant des informations et des analyses sur divers aspects du traitement et de la gestion des documents.

• Modèles et étiquettes: Outils pour définir et configurer des modèles de reconnaissance de documents et des étiquettes au sein de DocBits, améliorant la précision et l'efficacité du traitement des documents.

• Script de document: Probablement une fonctionnalité pour scripter et automatiser des actions ou des processus spécifiques liés à la gestion des documents au sein de DocBits.

• Numérisation de documents: Capacité à numériser des documents physiques et à les importer dans DocBits pour un traitement et une gestion numériques.

• Extraction de code QR: Une fonctionnalité pour extraire des informations des codes QR intégrés dans les documents, permettant une capture et un traitement automatisés des données.

• Données maîtres personnalisées: Permet aux utilisateurs de définir et de gérer des champs et des attributs de données maîtres personnalisés au sein de DocBits, adaptant le système à leurs besoins commerciaux spécifiques.

• Tâches et notifications: Fonctionnalité pour gérer les tâches et recevoir des notifications au sein de DocBits, garantissant une action et une communication opportunes concernant les activités de traitement des documents.

• Mise à jour de l'ACL IDM: Ce module traite probablement de la mise à jour et de la gestion des listes de contrôle d'accès (ACL) au sein de DocBits, garantissant des autorisations et une sécurité appropriées pour l'accès et la gestion des documents.

Overview of "Then..." Action Cards

1. Document Field Actions:

• Invert Checkbox: This action toggles the state of a checkbox field in a document.

• Set Checkbox: This sets the state of a checkbox field to either true (checked) or false (unchecked).

• Set Field to Text: This action sets a specified document field to a given text value.

2. Document Actions:

• Approve the Document: Marks a document as approved within the system.

• Start Export: Initiates the export process for a document.

• Reject the Document: Marks a document as rejected.

3. Status Actions:

• Change Status: Changes the status of a document or task to a specified new status.

4. Task Actions:

• Assignments and notifications:

  • Assign Task: Creates and assigns a task with specific details to an individual or group, including options to notify them via email.

  • Create a New Task: Similar to assign but focused on setting up a completely new task within the system.

5. Table Actions:

• Calculate in Table: Performs calculations on table data based on specified conditions and stores the results in a designated column.

• Change Entries: Updates entries in a table based on specified conditions.

6. Assignee Actions:

• Assign User from Field: Assigns a user to a task or document based on user data stored in a specific field, with an option for a fallback user if the primary is unavailable.

• Assign Document to User or Group: Directly assigns a document to a user or group, ensuring responsibility is designated appropriately.

7. External Interaction Actions:

• Call API: Sends a request to an external API, which can be customized with specific methods, parameters, and data.

• Send HTTPS Request: Similar to API calls but specifically formatted for HTTPS protocols.

8. Advanced Processing:

• Run Workflow: Triggers another workflow within the system, allowing for complex process chaining.

Practical Application

These action cards are used to automate responses based on specific triggers identified in the earlier parts of the workflow setup. For instance:

• If a document is identified as needing review, the "Approve the Document" action can be automatically triggered once it passes all specified conditions.

• For data management tasks, "Set Checkbox" or "Set Field to Text" actions ensure that document fields are updated automatically, reducing manual data entry and the potential for errors.

• Complex tasks like API interactions or status changes streamline interactions not only within the ERP system but also with external services and tools, enhancing integration and functionality.

Conclusion

The "Then..." section in your workflow system provides robust tools for defining precise actions that should occur as a result of conditions being met in the workflow. By effectively using these actions, businesses can automate routine processes, ensure data accuracy, and respond dynamically to changing information and system states. Understanding how to configure and utilize these actions is key to maximizing the efficiency and effectiveness of your ERP system's workflow capabilities.

Understanding "And" Cards

Purpose of 'And' Cards:

• And cards serve as condition cards that specify criteria that must be met for the workflow to continue. They effectively act as logical "AND" operators, meaning all conditions specified in these cards must be satisfied for the subsequent action to be triggered.

Categories of 'And' Cards

From the screenshots, it's clear that these cards cover a wide range of conditions, which include:

• Compare with Purchase Order:

  • Conditions related to validation and comparison against purchase orders, such as comparing delivery dates, unit prices, or quantity differences. These are crucial for ensuring that transactions align with agreed terms.

• Document Field:

  • These involve conditions based on specific fields within documents, such as checkboxes being marked, comparison of field values, or ensuring a document field meets a specified tolerance. This is particularly important for data integrity and automated checks within forms or document management systems.

• Document:

  • Conditions based on document characteristics, such as type or association with a particular sub-organization. These conditions can direct workflows based on document categorization or departmental involvement.

• Logic:

  • Logical conditions that might involve evaluations like "Continue with a chance of X%" or executing HTTPS requests, which are vital for integrations and probabilistic decision-making within workflows.

• Status:

  • Focusing on the status of documents or tasks, these conditions ensure that only items in certain states trigger specific workflows, crucial for status-driven process management.

• Table:

  • These involve conditions based on table data, such as matching regex patterns or comparing values within a table. Such conditions are essential for validating and manipulating large data sets.

• Assignee:

  • Conditions based on task or document assignees. This ensures that actions are only taken when certain users are involved, enhancing accountability and task specificity.

Practical Application

These "And" cards are configured within the workflow to perform checks and validations that ensure the process adheres strictly to business rules and data integrity standards. For example:

• A workflow might use an 'And' card to verify that an invoice's total amount matches the purchase order before triggering payment.

• Another workflow could use an 'And' card to ensure a document is reviewed by specific team members before it progresses to the next stage.

Conclusion

"And" cards are a fundamental component of workflow systems that require precise control over process execution based on multiple conditions. They ensure that each step of a workflow only proceeds when all necessary criteria are thoroughly met, thus automating complex decision trees within business processes.

Understanding and configuring these cards correctly is crucial for leveraging the full capabilities of your workflow management system to enhance efficiency, accuracy, and compliance within organizational processes.

Moteur de Workflow DocBits : Simplification de l'Automatisation des Processus

Introduction

Dans le domaine de l'automatisation des processus, le Moteur de Workflow DocBits se distingue par son approche simple et intuitive. Ce moteur rationalise la création et la gestion des workflows grâce à une structure claire et simple basée sur des règles. Le principe fondamental de sa conception est la règle "Facile Quand-Et-Alors", qui décompose le processus d'automatisation en trois composantes fondamentales : Déclencheur, Condition et Action. Ce guide explique comment chaque composante fonctionne dans le système et comment elles travaillent ensemble pour faciliter l'automatisation sans faille.

Explication de la Règle "Facile Quand-Et-Alors"

Le Moteur de Workflow DocBits repose sur un principe de base mais puissant qui rend l'automatisation des workflows accessible à tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau de compétence. Ce principe est encapsulé dans la règle "Facile Quand-Et-Alors", qui peut être décomposée comme suit :

Quand (Déclencheur)

• Définition : Le composant "Quand" représente le Déclencheur du workflow. Il s'agit de l'événement ou de la condition qui initie l'exécution du workflow. Les déclencheurs peuvent être de divers types, tels que l'arrivée d'un nouvel e-mail, une date et une heure spécifiques, ou la création d'un nouveau document.

• Exemple : "Quand un nouveau formulaire client est soumis..."

Et (Condition)

• Définition : Le composant "Et" introduit la Condition qui doit être remplie pour que l'action puisse se dérouler. Les conditions servent de filtres ou de critères qui affinent le déclencheur, garantissant que le workflow est exécuté uniquement dans certaines circonstances.

• Exemple : "...et que le client provient du segment 'Entreprise'..."

Alors (Action)

• Définition : Enfin, la partie "Alors" spécifie l'Action à entreprendre une fois que le déclencheur se produit et que la condition est satisfaite. Les actions sont les tâches ou opérations exécutées par le workflow, telles que l'envoi d'un e-mail, la mise à jour d'une base de données ou la création d'une tâche dans un outil de gestion de projet.

• Exemple : "...puis attribuer le lead à l'équipe de vente entreprise et envoyer un e-mail de bienvenue."

Combinaison des Composants pour des Automatisations Puissantes

En assemblant ces trois composants - Déclencheur, Condition et Action - le Moteur de Workflow DocBits permet aux utilisateurs de créer des workflows hautement personnalisés et efficaces. Cette approche modulaire simplifie non seulement le processus de configuration des automatisations, mais offre également la flexibilité de créer des workflows complexes capables de gérer une large gamme de tâches et de processus.

Conclusion

La règle "Facile Quand-Et-Alors" du Moteur de Workflow DocBits illustre l'engagement du moteur à fournir une plateforme conviviale pour automatiser les processus. Cette règle simple, en décomposant l'automatisation en éléments essentiels que sont le Déclencheur, la Condition et l'Action, facilite la conceptualisation, la création et la gestion des workflows pour les utilisateurs, qu'ils soient novices en automatisation des workflows ou professionnels expérimentés. Le Moteur de Workflow DocBits offre un outil efficace et accessible pour améliorer la productivité et rationaliser les opérations.

Le paramètre "Liste des valeurs" dans votre système de traitement de documents est essentiellement un référentiel central pour gérer les valeurs prédéfinies qui peuvent être utilisées dans divers formulaires et champs du système. Ce paramètre est particulièrement utile pour standardiser la saisie des données et garantir la cohérence des documents traités par le système.

1. Segmentation par type : Chaque section, telle que "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" et "Test", représente une catégorie différente de valeurs prédéfinies. Ces catégories sont utilisées pour gérer différents types de saisies de données pertinentes pour leurs contextes spécifiques dans le système.

2. Valeurs et synonymes : Sous chaque catégorie, vous pouvez définir plusieurs valeurs. Par exemple, sous "Invoice_Sub_Type", des valeurs telles que "Facture de coût" et "Facture d'achat" sont répertoriées. De plus, vous avez la possibilité d'attribuer des synonymes à ces valeurs, améliorant la flexibilité et la portée de la capture de données. Par exemple, "Facture de coût" a des synonymes comme "Kostenrechnung" et "Cost Invoice".

3. Utilisation à travers les sous-organisations : Ces valeurs peuvent également être spécifiques à certaines sous-organisations au sein de votre configuration, permettant la personnalisation et la localisation des flux de travail de traitement de documents.

4. Ajout et gestion des valeurs : Grâce à l'action "Ajouter une ligne", vous pouvez introduire de nouvelles valeurs et synonymes dans les listes, et les "Actions" permettent de modifier ou de supprimer les entrées existantes.

Les paramètres de "Classification et Extraction" dans votre système de traitement de documents offrent des options pour configurer la manière dont les documents sont automatiquement traités à l'entrée :

1. Fractionnement de Document : Ce paramètre vous permet de choisir si vous souhaitez fractionner les documents en fonction de critères spécifiques ou les conserver en tant que document unique. Cela peut être utile lors du traitement de documents comportant plusieurs sections distinctes mais téléchargés en tant que fichier unique.

2. Formatage des Montants : Ici, vous pouvez activer des options telles que l'arrondi des montants totaux dans les commandes. Cela garantit que les données extraites correspondent aux formats et règles financiers attendus, réduisant les erreurs dans le traitement financier.

3. Extraction de Tableau : Cette fonctionnalité permet l'extraction automatisée des données à partir des tableaux dans les documents. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez extraire tous les tableaux, uniquement ceux pertinents à des fins de coût, ou identifier et extraire automatiquement les codes fiscaux. Cela améliore considérablement la précision et l'efficacité de l'extraction de données à partir de formats structurés dans les documents.

4. Configurer la Règle de Classification : Cette option vous permet de définir des modèles et des critères spécifiques qui aident le système à classer et catégoriser automatiquement les documents lors de leur traitement. Cela peut être basé sur des modèles de texte, des types de documents ou d'autres métadonnées associées aux documents.

Purpose

This workflow card manages the execution of operations based on whether a task or document is assigned to a particular user or set of users. It employs conditional logic to either trigger or prevent specific actions, making it ideal for workflows that require user-specific handling.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Defines the logical condition to apply to the user assignment.

   • Options:

     • IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches any user in the specified list.

     • IS NOT: Triggers the operation if the assigned user of the document or task does not match any user in the specified list.

2. User List

   • Description: A list or selection of users to compare against the assigned user.

   • Detail: This list can include one or multiple users, allowing the card to handle both singular and multiple user conditions effectively. The selection can be made through checkboxes, a multi-select dropdown, or similar UI elements.

Functionality

• User Assignment Identification: Automatically identifies the user or users assigned to a particular task or document within the ERP system.

• Condition Evaluation:

  • Using the IS operator, the card checks if the assigned user is among those listed in the User List.

  • Using the IS NOT operator, the card ensures the assigned user is not among those listed.

• Action Execution:

  • True Condition: If the user assignment meets the condition (either IS or IS NOT), relevant actions are triggered, such as notifications, task initiations, approvals, or other workflow steps.

  • False Condition: If the condition is not met, the document or task may pass through different routing, or alternative actions may be specified.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting an operator and specifying the relevant users from the User List. Setup should be user-friendly and intuitive to accommodate selections from potentially large user bases.

• Monitoring and Reporting: The ERP system should provide functionality to monitor and report on the operations triggered by this card, offering insights into assignment accuracy and process efficiency.

• Error Handling and Notifications: Users should have options to receive alerts or notifications if there are issues with the assignments, such as unassigned tasks or errors in user selection.

Conclusion

The "Assigned User Condition" workflow card is a critical tool for managing document and task workflows that depend on user assignments. By allowing conditions based on whether a task or document is assigned to specific users, it ensures that workflows are only triggered by appropriate user interactions, enhancing both accountability and task alignment within teams. Clearly documenting this card will help users understand its significance and integrate it effectively into their workflows, ensuring smooth and efficient operations tailored to user roles and responsibilities.

Purpose

This workflow card is designed to automate actions based on the state (checked or unchecked) of a checkbox within your ERP system. By evaluating the checkbox's condition, it facilitates the triggering of specific processes or the enforcement of certain rules within the application.

Components of the Card

1. Field Name

   • Description: Specifies the name of the checkbox field that will be evaluated.

   • Detail: This should match the exact field label or identifier used in the system. It determines which checkbox's state is being monitored.

2. Boolean

   • Description: Defines the condition that triggers the workflow.

   • Options:

     • True: The workflow triggers if the checkbox is checked.

     • False: The workflow triggers if the checkbox is unchecked.

Functionality

• State Detection: The card continuously monitors the state of the specified checkbox field.

• Condition Evaluation:

  • The system checks whether the checkbox is in the state (checked or unchecked) specified by the Boolean condition.

• Action Execution:

  • True Condition: If the checkbox’s state matches the specified Boolean condition (either true for checked or false for unchecked), the system initiates the associated actions. These could include enabling or disabling form fields, triggering notifications, starting workflows, or updating records.

  • False Condition: If the checkbox’s state does not match the condition, alternative or no actions may be taken, depending on the workflow setup.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the checkbox field from a list of available fields and setting the Boolean condition. This setup process should be intuitive, typically involving a simple dropdown menu for field selection and a toggle for the Boolean condition.

• Monitoring and Reporting: Provides functionalities for users to monitor the status of this condition, possibly through a dashboard that shows real-time updates on which conditions are active or triggered.

• Error Handling and Notifications: Ensures that users are notified if there are any discrepancies or errors in the condition checking process, such as system failures to read the checkbox state.

Conclusion

The "Checkbox Field Condition" workflow card is a fundamental tool for managing dynamic forms and documents within an ERP system, where user inputs can dictate subsequent data processes. By automating actions based on the state of a checkbox, this card enhances workflow efficiency and ensures that system behaviors align with user inputs. Clear documentation of this card will help users effectively implement it within their operations, allowing for better control over form behaviors and process automations.

Note: Not every customer has the checkbox, but it can be added if desired.

This card should automatically check whether the checkbox on the document has the same value as the condition on the card. Was the selected field checked (true) or not (false)

This Card is intended to compare whether the selected fields in a document are equal/not equal, greater than... or less than... .

Compare two fields with tolerance

This card should automatically compare whether the fields, for example between net amount and gross amount, are within the specified tolerance. For example, you then enter the percentage of the VAT in the tolerance amount and enter percent in the tolerance type. The workflow can check whether the amount is correct.

Tolerance type: percent or value

Purpose: This Docbits card is designed to streamline the verification process of invoices by comparing the total calculated price from the invoice against the corresponding purchase order.

Functionality:

• Combined Price of Quantity Difference: The card calculates the total price by multiplying the quantity of each item listed on the invoice by the price per unit and then subtracts this total from the amount listed on the related purchase order.

• Operator Value: Users can set conditions to determine how the calculated total price difference should be compared to the purchase order amount. The following operators are available:

• • Equals (=): Checks if the total invoice amount is exactly the same as the purchase order amount.

  • Not Equal (≠): Verifies that the total invoice amount differs from the purchase order amount.

  • Greater Than (>): Ensures the invoice amount is greater than the purchase order amount.

  • Less Than (<): Confirms the invoice amount is less than the purchase order amount.

Usage: This card is particularly useful for ERP Managers and financial accountants who need to automate and error-proof the reconciliation of invoices against purchase orders, ensuring financial accuracy and preventing overpayments or underpayments.

Example Scenario:

• An invoice lists a total of 100 units of a product at $50 per unit, totaling $5000. The related purchase order authorized a purchase of $4500. Using the "Greater Than" operator, the card identifies and flags the discrepancy for review.

By using the "Compare with Purchase Order" card, users can automatically ensure that payments are consistent with purchase agreements, saving time and reducing human error in financial processing.

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Purpose

This card is designed to control workflow actions based on the current status of a document, using conditional logic to either trigger or restrict certain processes. It ensures that documents only proceed through workflows when they meet predefined status criteria.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Determines how the document status will be evaluated against a specified condition.

   • Options:

     • is: Triggers the associated actions if the document’s current status matches one of the specified statuses.

     • is not: Triggers the actions if the document’s status does not match any of the specified statuses.

2. Status ( List )

   • Description: Lists the specific statuses against which the document’s current status will be compared.

   • Examples: "Error", "Export Error", "Ready in Validation", "Ready in Review", "Pending Approval", "Pending Second Approval". These represent different stages or conditions a document might be in within a workflow process.

Functionality

• Status Identification: Automatically identifies the current status of a document as it moves through the ERP system’s workflow.

• Condition Evaluation: Applies the chosen operator (is or is not) to the document’s status in comparison to the listed statuses:

  • If is, it checks whether the document’s status matches any status in the list.

  • If is not, it checks whether the document’s status does not appear in the list.

• Action Execution: Depending on the outcome of the condition evaluation:

  • True: Executes predefined actions or workflows if the condition is met.

  • False: Skips or triggers alternative workflows if the condition is not met.

• Workflow Integration: Integrates seamlessly with other workflow components, ensuring that document handling is coordinated across the system.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the operator and specifying the relevant statuses. This setup may involve simple dropdown menus or checkboxes for selecting statuses and operators.

• Monitoring and Management: Users can track the card’s activity via a dashboard, which provides insights into the status conditions being monitored and the actions being taken based on those conditions.

• Error Handling and Alerts: Supports setting up alerts for process failures or mismatches in expected document statuses, enabling quick responses to operational issues.

Conclusion

The "Document Status Condition" workflow card is vital for ensuring that documents are processed correctly according to their current status, enhancing control and efficiency within the ERP system. Clearly documenting this card in the system's manual will help users effectively implement and manage it, leveraging its functionality to maintain smooth and compliant document workflows. This card is particularly useful in managing document lifecycles and ensuring that only documents meeting specific criteria advance to subsequent stages of business processes.

Purpose: This Docbits card is designed to ensure that the confirmed delivery dates on invoices or shipping documents align with the accepted delivery dates as stipulated in the master data lookup table. It helps manage expectations and adherence to scheduled deliveries within the supply chain.

Functionality:

• Confirmed Delivery Date: This component of the card captures the delivery date as confirmed on the invoice or shipping documentation.

• Master Data Table Lookup: The card references a master data lookup table specified by the user (identified by the <Master Data Table> parameter). This table contains the accepted delivery dates for comparison.

• Operator Value: Users can specify how the confirmed delivery date should compare to the accepted delivery date from the master data table. Available operators include:

• • Equals (=): Ensures that the confirmed delivery date is the same as the accepted delivery date.

  • Not Equal (≠): Indicates a discrepancy between the confirmed and accepted delivery dates.

  • Before (<): Verifies that the confirmed delivery date is earlier than the accepted delivery date.

  • After (>): Checks if the confirmed delivery date is later than the accepted delivery date.

Usage: This card is invaluable for ERP Managers and financial accountants who need to monitor and ensure compliance with delivery schedules. It is particularly useful in sectors where timely delivery is critical, such as manufacturing, retail, and distribution.

Example Scenario:

• An invoice lists a confirmed delivery date of June 10th. The master data table, however, shows an accepted delivery date of June 15th. Setting the operator to "Before," the card confirms that the goods are scheduled for early delivery, allowing logistics planning to adjust accordingly.

By implementing the "Compare with Purchase Order: Confirmed vs. Accepted Delivery Dates" card, organizations can proactively manage their supply chain, ensuring that deliveries are planned and executed in accordance with agreed-upon timelines, thus enhancing operational efficiency and customer satisfaction.

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Compare with Purchase Order:

In Order Confirmation Purchase Order

Logic Card: Quantity or Unit Price or Discount Match

This logic card is designed to automatically verify that the quantity, unit price, or discount detailed in an order confirmation matches the corresponding figures in the purchase order. This verification ensures consistency and accuracy between what was ordered and what the supplier confirms to deliver.

Trigger Condition

The logic is activated when any of the following conditions are met in an order confirmation relative to the original purchase order:

• Quantity: The quantity of items ordered matches the quantity confirmed by the supplier.

• Unit Price: The price per item agreed upon matches the supplier's confirmation.

• Discount: Any discounts applied are consistent between the purchase order and the order confirmation.

Outcomes

• Equals: If the order confirmation's quantity, unit price, or discount exactly matches the purchase order, the system considers the confirmation as valid and proceeds with the next steps in the procurement process.

• Not Equal: If there's a discrepancy in the quantity, unit price, or discount, the system flags the order confirmation for manual review. This ensures any mismatches are resolved before moving forward.

Benefits

• Accuracy and Consistency: Maintains accuracy in the procurement process, ensuring that payments and deliveries are made based on correct figures.

• Efficiency: Automates the verification process, reducing the need for manual checks and speeding up order processing.

• Cost Control: Helps prevent overpayments or incorrect deliveries by catching discrepancies early in the process.

1. Define Comparison Parameters: Set up the specific fields (quantity, unit price, discount) that the logic card will check for a match.

2. Automate Verification: Configure the system to automatically compare these details upon receipt of an order confirmation.

3. Customize Alerts: Decide on the workflow for handling discrepancies, including customization of alerts for manual review.

This logic card is vital for ensuring that the details of an order confirmation align with the original purchase order, safeguarding the integrity of the procurement cycle. ``

Purpose

This workflow card facilitates operations based on the assignment of a task or document to a single, specific user. Using a direct conditional logic approach, it manages workflows that require targeted user engagement, ensuring precision in user-based task handling.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Specifies the logic to apply to the user assignment.

   • Options:

     • IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches the specified user.

     • IS NOT: Triggers the operation if the assigned user does not match the specified user.

2. User

   • Description: Allows selection of a single user against whom the assigned user will be compared.

   • Detail: This involves a simple dropdown or autocomplete field where one user can be selected at a time.