Paramètre pour Activer la Gestion des Factures Dupliquées

Allez dans Paramètres → Types de Documents → Facture → Plus de Paramètres comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous

L'utilisateur a deux options pour détecter les factures dupliquées:

1. Détection des documents en double Cette fonctionnalité vérifie les documents dupliqués téléchargés sur DocBits en fonction des critères sélectionnés. Si les critères sélectionnés correspondent entre les documents, le système marquera le document comme un duplicata.

2. Détection des factures en double Cette fonctionnalité nécessite que les factures fournisseurs soient synchronisées d'Infor vers DocBits. Elle compare les numéros de facture dans le tableau de bord des factures DocBits avec ceux d'Infor. Si le même numéro de facture est téléchargé plus d'une fois, il sera marqué comme un duplicata.

   REMARQUE: L'utilisation de la fonctionnalité Détection des factures en double entraînera un frais de crédit supplémentaire.

Une fois le paramètre activé, l'utilisateur peut sélectionner les critères pour la détection des duplicatas

Factures Dupliquées sur le Tableau de Bord

Une fois la Détection des Duplicatas activée dans les paramètres, le tableau de bord affichera une icône pour toutes les factures identifiées comme des duplicatas en fonction des critères spécifiés. Cliquer sur cette icône ouvrira les enregistrements dupliqués dans une vue à écran partagé pour une comparaison facile

Lorsque l'utilisateur ouvre le document, une barre d'avertissement s'affiche pour les factures dupliquées comme indiqué dans la capture d'écran

Voici quelques recommandations éprouvées pour utiliser les paramètres de manière efficace afin d'optimiser le traitement des documents, d'améliorer la précision des données et d'assurer la conformité.

Standardiser les modèles et les paramètres linguistiques :

• Créez des directives claires pour l'utilisation des modèles de formatage et des paramètres linguistiques afin d'assurer la cohérence de tous les documents.

• Formez régulièrement les employés sur l'utilisation correcte des modèles et des paramètres linguistiques.

Activer la correction automatique et la vérification orthographique :

• Encouragez les employés à effectuer une vérification orthographique avant de finaliser un document pour identifier et corriger les fautes de frappe et les erreurs grammaticales.

Utiliser la gestion des versions et le suivi des modifications :

• Utilisez la gestion des versions et le suivi des modifications pour suivre l'historique des modifications et garantir la traçabilité des changements.

• Documentez soigneusement les changements et les commentaires pour soutenir le processus de révision et faciliter la collaboration.

Configuration soigneuse de la sécurité des documents :

• Définissez des restrictions d'accès claires pour garantir que les documents confidentiels ne peuvent être consultés et modifiés que par des personnes autorisées.

• Mettez régulièrement à jour les mots de passe et les droits d'accès pour assurer la sécurité et répondre aux exigences de conformité.

Formation et mises à jour régulières :

• Formez régulièrement les employés sur la manière d'utiliser DocBits et ses fonctionnalités de manière efficace.

• Restez à jour avec les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités et mettez-les en œuvre si nécessaire pour améliorer l'efficacité et la sécurité.

Flux de travail et politiques documentés :

• Créez des politiques de traitement des documents et des flux de travail clairs qui couvrent l'utilisation des différents paramètres et fonctionnalités.

• Documentez les exigences de conformité et assurez-vous que tous les employés les comprennent et s'y conforment.

En mettant en œuvre ces meilleures pratiques, vous pouvez augmenter l'efficacité dans DocBits, améliorer la précision des données et garantir qu'il respecte les exigences de conformité pertinentes.

Paramètre pour désactiver les statuts de CA

Allez à Paramètres → Paramètres généraux → Types de documents → Plus de paramètres → commande d'achat → PO désactiver statuts

Comment ça fonctionne

Le paramètre Statuts de désactivation des commandes d'achat (PO) permet aux utilisateurs de spécifier les statuts de commande d'achat (PO) qui empêchent les factures d'être associées à ces POs. Si une commande d'achat a un statut répertorié dans ce paramètre, elle ne peut pas être utilisée pour l'appariement des factures dans l'écran d'appariement des POs, stoppant ainsi le traitement ultérieur des factures associées jusqu'à ce que le statut de la PO change pour un statut qui n'est pas désactivé.

En utilisant ce paramètre, les utilisateurs peuvent s'assurer que les commandes d'achat avec des statuts spécifiques ne subissent pas de traitement ultérieur des factures, réduisant ainsi les erreurs et empêchant les paiements inutiles.

Comment identifier une commande d'achat désactivée

Dans l'écran Appariement de CA, une commande d'achat désactivée apparaît barrée. Cela indique visuellement que la CA est actuellement restreinte pour être associée en raison de son statut.

Comment le configurer

• Dans le paramètre Statuts de désactivation de CA, vous verrez un champ de sélection sur le côté gauche.

• En cliquant sur ce champ, une liste déroulante des statuts de CA disponibles s'ouvre.

  ​
• Sélectionnez un ou plusieurs statuts en cliquant dessus. Cliquez à nouveau pour désélectionner.

• Cliquez sur le bouton Appliquer pour enregistrer vos modifications.

Statuts disponibles

• Annulé

• Supprimé

• Facturé

• Ouvert

• Partiellement facturé

• Partiellement reçu

• Reçu

• Non approuvé

• En attente

• Fermé

Paramètre pour configurer les tolérances de commande d'achat

Allez à Paramètres → Paramètres généraux → Types de documents → Plus de paramètres → commande d'achat →Réglage de la tolérance PO

Comment ça fonctionne

Lorsqu'il est activé, ce paramètre vous permet de définir des tolérances pour la Quantité et/ou le Prix unitaire. Ces tolérances peuvent être définies soit en pourcentage, soit en valeur fixe. Cela signifie qu'une facture peut s'écarter de la commande d'achat (CA) dans la plage de tolérance spécifiée sans être signalée comme un désaccord, offrant ainsi de la flexibilité tout en garantissant un traitement fluide.

REMARQUE: Les tolérances fonctionnent dans les deux sens ; c'est-à-dire que la valeur de la facture peut être soit supérieure, soit inférieure à la valeur de la CA dans la plage autorisée.

Configuration

• Activer le paramètre :

  • Activez le paramètre de tolérance de CA à l'aide du bouton bascule.

• Configurer les tolérances :

  • Quatre champs apparaîtront :

    • Un champ pour le Montant de tolérance de quantité.

    • Un champ pour le Montant de tolérance de prix unitaire.

  • Derrière chaque champ, il y a un menu déroulant où vous pouvez sélectionner le type de tolérance :

    • Pourcentage : Indique une tolérance en pourcentage.

    • Valeur : Indique un montant fixe par lequel la valeur peut différer.

Scénario d'exemple :

• Supposons que la Tolérance de prix unitaire soit fixée à 5 %.

• La commande d'achat comprend deux lignes :

  • Ligne 1 : Prix unitaire = 5,00 $

  • Ligne 2 : Prix unitaire = 2,00 $

• Sur la facture :

  • Ligne 1 : Le prix unitaire est ajusté à 4,80 $ (dans la tolérance de 5 %).

  • Ligne 2 : Le prix unitaire est ajusté à 2,20 $ (hors de la tolérance de 5 %).

• Résultat :

  • La ligne 1 n'est pas signalée comme un désaccord car 4,80 $ est dans les 5 % de 5,00 $.

  • La ligne 2 est signalée comme un désaccord car 2,20 $ dépasse la déviation autorisée de 5 % par rapport à 2,00 $. L'utilisateur doit maintenant prendre des mesures pour résoudre le désaccord avant que la facture puisse être traitée davantage.

Paramètre pour configurer les paramètres de tolérance de commande d'achat supplémentaires

Allez à Paramètres → Paramètres généraux → Types de documents → Plus de paramètres → commande d'achat → Réglage de la tolérance additionnelle de la commande

Comment ça fonctionne

Lorsqu'il est activé, ce paramètre vous permet de définir des tolérances pour le Fret, les Frais, et/ou la Taxe. Ces tolérances peuvent être définies soit en pourcentage, soit en valeur fixe, permettant aux factures de varier légèrement par rapport aux valeurs de la CA sans être signalées comme des désaccords. Cela offre une flexibilité supplémentaire et garantit que les différences mineures n'interrompent pas le flux de travail.

REMARQUE: Tout comme les paramètres de tolérance standard, ces tolérances s'appliquent dans les deux sens, permettant des augmentations ou des diminutions dans les limites fixées.

Configuration

• Activer le paramètre :

  • Activez le paramètre de tolérance de CA supplémentaire à l'aide du bouton bascule.

• Configurer les tolérances :

  • Six champs deviendront visibles :

    • Un champ pour chaque montant de tolérance pour le Fret, les Frais, et la Taxe.

  • Chaque champ a un menu déroulant associé où vous pouvez choisir le type de tolérance :

    • Pourcentage : La tolérance est définie comme un pourcentage.

    • Valeur : La tolérance est définie comme un montant fixe.

Aperçu

En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de visualiser et de gérer les correspondances entre les numéros d'article internes et les numéros d'article des fournisseurs. Cette fonctionnalité garantit que les écarts entre votre système et ceux de vos fournisseurs sont traités efficacement. Vous pouvez examiner, modifier et supprimer les correspondances incorrectes pour maintenir l'exactitude des données.

Accéder à la Carte des Numéros d'Article Fournisseur

1. Naviguer vers les Paramètres :

   • Allez dans la section Paramètres de votre tableau de bord administrateur.

2. Accéder aux Types de Documents :

   • Sous Paramètres, sélectionnez Types de Documents.

3. Plus de Paramètres :

   • Cliquez sur Plus de Paramètres pour accéder à des options de configuration supplémentaires.

4. Carte des Numéros d'Article Fournisseur :

   • Dans la section Plus de Paramètres, vous trouverez le tableau Carte des Numéros d'Article Fournisseur. Ce tableau répertorie toutes les correspondances actuelles entre vos numéros d'article internes et les numéros d'article correspondants des fournisseurs.

Gestion des Correspondances de Numéros d'Article

1. Visualiser les Correspondances :

   • Le tableau affiche les colonnes suivantes :

     • ID Fournisseur : L'identifiant unique du fournisseur.

     • Numéro d'Article : Votre numéro d'article interne pour le produit.

     • Numéro d'Article Fournisseur : Le numéro d'article correspondant utilisé par le fournisseur.

     • Action : Options pour gérer les correspondances.

2. Supprimer les Correspondances Incorrectes :

   • Si vous identifiez une correspondance incorrecte, vous pouvez la supprimer en cliquant sur l'icône de la corbeille (🗑) dans la colonne Action.

   • Une invite de confirmation apparaîtra pour s'assurer que vous souhaitez supprimer la correspondance.

3. Modifier les Correspondances :

   • (Si applicable) Vous pouvez également avoir la possibilité de modifier les correspondances existantes pour corriger d'éventuels écarts. Cela pourrait impliquer de cliquer sur le numéro d'article ou le numéro de fournisseur pour apporter des modifications.

Exemple de Flux de Travail

1. Identifier les Écarts :

   • Examinez régulièrement la Carte des Numéros d'Article Fournisseur pour identifier les écarts ou les correspondances incorrectes.

2. Supprimer les Correspondances Incorrectes :

   • Pour toute correspondance incorrecte, cliquez sur l'icône de la corbeille pour les supprimer.

3. Rentrer les Correspondances Correctes :

   • Assurez-vous que les correspondances correctes sont saisies soit manuellement lors de la prochaine transaction, soit en modifiant les entrées existantes si le système le permet.

Aperçu

La zone Plus de paramètres permet aux administrateurs de configurer divers aspects du traitement des documents qui ne sont pas couverts par les paramètres de base. Cela inclut des options pour l'extraction de tableaux, la révision de documents, la génération de PDF, les processus d'approbation et des paramètres spécifiques à des opérations particulières comme les bons de commande ou la comptabilité.

Fonctionnalités clés et options

1. Extraction de tableaux:

• Ignorer la validation des tableaux : Permet de contourner le processus de validation des données de tableau, ce qui peut être utile dans des scénarios où la validation des données doit être flexible.

1. En révision:

• Concevoir le formulaire de révision : Configure la mise en page et les champs qui apparaissent dans les formulaires de révision utilisés pendant le processus de révision des documents.

1. Génération de PDF:

• Concevoir le modèle : Spécifie le modèle utilisé pour générer des versions PDF des documents, ce qui peut être crucial pour l'archivage ou la communication externe.

1. Approbation:

• Approuver avant l'exportation : Garantit que les documents doivent être approuvés avant de pouvoir être exportés du système.

• Deuxième approbation : Ajoute une couche supplémentaire d'approbation pour une validation supplémentaire, renforçant le contrôle sur le traitement des documents.

1. Bon de commande / Comptabilité automatique:

• Tableau BC dans le générateur de mise en page : Permet l'inclusion de tableaux de bons de commande dans le générateur de mise en page pour des mises en page de documents personnalisées.

• Bon de commande : Active le traitement des documents de bons de commande dans le système.

• Paramètre de tolérance BC : Définit les niveaux de tolérance pour les quantités de bons de commande, ce qui aide à accommoder de légères divergences sans les signaler comme des erreurs.

1. Exportation alternative de documents:

• Désactiver les statuts BC : Permet de désactiver certains statuts pour les bons de commande lors du processus d'exportation, offrant une flexibilité dans la gestion des commandes.

1. Carte numéro d'article fournisseur:

• Un paramètre utilitaire qui fait correspondre les numéros d'article fournisseur aux numéros d'article internes, garantissant la précision dans la gestion des stocks et des bons de commande.

Même avec une configuration soigneuse, le traitement des documents peut parfois rencontrer des problèmes. Voici quelques conseils de dépannage pour les problèmes courants qui peuvent survenir en raison des configurations :

Paramètres de commande supplémentaires :

• Vérifiez que tous les paramètres supplémentaires sont correctement configurés et répondent aux exigences commerciales.

• Assurez-vous que la configuration correspond aux exigences du système et aux besoins des utilisateurs.

Exportation vers IDM :

• Assurez-vous que la connexion au système IDM est correctement configurée et que toutes les autorisations nécessaires sont en place.

• Vérifiez que le format du document est compatible avec les exigences du système IDM.

Paramètres de tolérance supplémentaires :

• Assurez-vous que les limites de tolérance sont réalistes et réalisables.

• Vérifiez régulièrement que les limites de tolérance répondent aux exigences commerciales actuelles.

Exportation alternative de documents :

• Testez l'exportation dans différents formats pour vous assurer que toutes les informations requises sont exportées correctement.

• Assurez-vous que les formats d'exportation sont compatibles avec les exigences des destinataires ou des systèmes cibles.

État de désactivation de la commande :

• Révisez la configuration de désactivation de l'état pour vous assurer qu'elle ne bloque pas inutilement le flux de travail.

• Assurez-vous que tous les utilisateurs sont conscients des changements d'état et savent comment réagir.

En appliquant ces paramètres et meilleures pratiques, les organisations peuvent rationaliser leurs processus de traitement des documents, améliorer la précision des données et garantir la conformité réglementaire.

Voici des explications détaillées sur la signification et l'utilisation des paramètres listés dans le traitement des documents pour faciliter des flux de travail individuels et contrôlés :

Ignorer la validation des tableaux :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet d'ignorer la validation des tableaux.

Utilisation :

• Cela est utile lors de l'utilisation de tableaux dont la structure change fréquemment ou lorsque la validation entraîne des retards inutiles. Ignorer la validation peut accélérer le traitement, mais cela ne doit être utilisé que si la qualité des données est par ailleurs assurée.

Détection de documents en double

Objectif :

• Ce paramètre permet la détection automatique des documents en double en fonction des champs sélectionnés.

Utilisation :

• Cet outil est conçu pour empêcher le traitement de documents identiques deux fois, garantissant ainsi l'efficacité du flux de travail de traitement.

Conception dans le formulaire de révision :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet de concevoir des documents directement en mode révision.

Utilisation :

• Utile pour prendre en compte les retours visuels et les annotations pendant la révision et apporter des modifications de conception en temps réel. Cela améliore l'efficacité du processus de révision et permet aux concepteurs et aux réviseurs de travailler plus étroitement ensemble.

Formulaire de rejet de conception :

Objectif :

• Ce paramètre vous permet de concevoir la vue des documents rejetés directement.

Utilisation :

• Utile pour prendre en compte les retours visuels et les annotations tout en apportant des modifications de conception en temps réel. Cela améliore l'efficacité du processus de révision et permet aux concepteurs et aux réviseurs de travailler plus étroitement ensemble.

Modèle de conception :

Objectif :

• Modèles pour standardiser les mises en page et le formatage des documents.

Utilisation :

• Facilite la création de documents cohérents et professionnels. Les entreprises peuvent créer leurs propres modèles de conception qui respectent les directives de marque et les normes de formatage, augmentant ainsi l'efficacité et améliorant l'apparence des documents.

Exporter vers IDM (Gestion des documents d'information) :

Objectif :

• Ce paramètre permet d'exporter des documents vers un système de gestion des documents d'information (IDM).

Utilisation :

• Cette fonction est utilisée pour exporter des documents directement du système de création ou de révision vers un système IDM pour les stocker, les gérer et faciliter leur accès de manière centralisée. Cela améliore l'organisation et la traçabilité des documents, garantit qu'ils sont conservés en toute sécurité et facilite le respect des réglementations de conformité.

Approbation :

Objectif :

• Flux de travail d'approbation des documents.

Utilisation :

• Définit les étapes d'approbation et les responsabilités. Ce paramètre est essentiel pour le respect des politiques de l'entreprise et des exigences réglementaires. Il garantit que toutes les parties concernées ont examiné et approuvé le document avant qu'il ne soit finalisé. Une fois le document finalisé, il peut être estampillé d'un tampon d'approbation.

Formulaire d'approbation de conception :

Formulaire d'approbation de conception v2 :

Formulaire de deuxième approbation de conception :

Commande d'achat / Comptabilité automatique :

Objectif :

• Automatise le traitement et l'enregistrement des commandes d'achat.

Utilisation :

• Facilite la création et le traitement automatiques des commandes d'achat et leur enregistrement dans les systèmes financiers. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité dans le processus d'achat et de comptabilité.

Tableau de commande d'achat dans le constructeur de mise en page :

Objectif :

• Permet l'intégration des tableaux de commandes d'achat dans la mise en page des documents.

Utilisation :

• Conçoit des tableaux de commandes d'achat directement dans le constructeur de mise en page et les adapte aux exigences spécifiques. Cela garantit un design homogène et cohérent des documents contenant des informations sur les commandes d'achat.

Exporter les lignes de commande d'achat non correspondantes :

Objectif :

• Exporte les lignes de commande d'achat qui ne correspondent pas aux commandes d'achat existantes.

Utilisation :

• Identifie et exporte les lignes qui peuvent contenir des erreurs ou nécessiter une révision spéciale. Cela aide à détecter et à corriger les écarts avant que les commandes ne soient finalisées.

Paramètres de tolérance de commande d'achat :

Objectif :

• Définit les limites de tolérance pour les écarts dans les commandes d'achat.

Utilisation :

• Détermine combien d'écart par rapport à la commande est acceptable sans nécessiter d'approbation supplémentaire.

• Cela inclut les écarts de prix ou de quantité. Ce paramètre aide à rationaliser le processus d'approbation et à éviter des retards inutiles.

Paramètres de tolérance de commande d'achat supplémentaires :

Objectif :

• Ces paramètres fournissent des options de configuration avancées pour les commandes d'achat (PO) afin de répondre à des exigences commerciales spécifiques.

Utilisation :

• Vous pouvez définir des paramètres et des conditions supplémentaires pour les commandes d'achat, tels que les conditions de livraison, les conditions de paiement spécifiques. Cela facilite un contrôle précis et une personnalisation des processus de commande d'achat, améliorant ainsi l'efficacité et la précision des achats.

Export alternatif de documents :

Objectif :

• Ce paramètre permet d'exporter des documents dans différents formats ou par des méthodes alternatives.

Utilisation :

• Vous pouvez spécifier dans quels formats (par exemple, PDF, DOCX, XML) ou par quels canaux (par exemple, email, stockage cloud) les documents doivent être exportés. Cela augmente la flexibilité et permet d'exporter des documents selon les exigences de différents destinataires ou systèmes.

Désactiver les statuts de commande d'achat :

Objectif :

• Ce paramètre permet de désactiver ou de verrouiller certains statuts des commandes d'achat afin de contrôler le flux de travail.

Utilisation :

• Les entreprises peuvent spécifier quels statuts doivent être désactivés dans certaines situations pour empêcher les commandes d'être modifiées ou éditées incorrectement. Cela est utile pour garantir l'intégrité et la cohérence du processus de commande d'achat.

• Par exemple, une commande qui a déjà été approuvée et libérée pour livraison ne pourrait plus être traitée ou annulée.

Importance pour des flux de travail contrôlés

Paramètres supplémentaires de commande d'achat :

Personnalisation individuelle :

• Permet l'ajustement des paramètres de commande aux exigences commerciales spécifiques, ce qui augmente l'efficacité et la précision dans les achats.

Processus contrôlés :

• Soutient la mise en œuvre de règles et de procédures d'achat détaillées.

Paramètres supplémentaires de tolérance de commande d'achat :

Processus d'approbation efficaces :

• Minimise les étapes d'approbation inutiles en définissant des limites de tolérance claires.

Gestion des risques :

• Aide à identifier les écarts significatifs à un stade précoce et à prendre des mesures appropriées.

Export alternatif de documents :

Flexibilité :

• Permet l'exportation de documents dans différents formats qui répondent aux exigences de différents systèmes et destinataires.

Efficacité :

• Automatise le processus d'exportation, réduisant le travail manuel et les erreurs.

Désactiver les statuts de commande d'achat :

Contrôle des processus :

• Empêche les modifications ou les éditions non désirées des commandes qui sont déjà dans un statut avancé.

Sécurité :

• Protège l'intégrité du processus de commande et garantit que seules des modifications autorisées sont effectuées.

Où le trouver

Allez à Paramètres → Paramètres généraux → Types de documents → Plus de paramètres → Section de commande d'achat → Vérification automatique des mises à jour de CA Activez le bouton pour activer ce paramètre.

Comment ça fonctionne

Lorsqu'il est activé, le système fournit un indicateur visuel dans l'écran Appariement de commande d'achat chaque fois qu'une commande d'achat a été mise à jour. Cette icône indique que la commande d'achat doit être actualisée pour s'assurer que les utilisateurs travaillent avec les informations les plus récentes avant de prendre des décisions.

Pour actualiser la commande d'achat, cliquez sur l'icône de rafraîchissement à côté du numéro de commande d'achat (voir image ci-dessous).

Ce paramètre contrôle l'accessibilité de la table de Bon de Commande (PO) dans le Constructeur de Mise en Page et l'Écran de Validation.

Comment activer la table PO

Pour activer cette fonctionnalité :

1. Allez dans Paramètres → Paramètres Généraux → Types de Documents → Plus de Paramètres → Section Bon de Commande → Table PO dans le Constructeur de Mise en Page.

2. Activez le paramètre pour rendre la table de Bon de Commande visible.

Fonctionnalité :

• Lorsque activé :

  • La table de Bon de Commande apparaît dans la Section Table du Constructeur de Mise en Page.

  • Aucune notification indiquant que le module est désactivé ne sera affichée.
• Lorsque désactivé :

  • Un indice indiquera que le module est désactivé.

  • La table PO ne sera pas visible dans l'Écran de Validation.

Comment accéder au Constructeur de Mise en Page

1. Naviguez vers Paramètres → Paramètres Généraux → Types de Documents → Modifier la Mise en Page.

Ajouter la table PO à la mise en page

Si la table PO est manquante ou a été supprimée, suivez ces étapes :

1. Ouvrez le Constructeur de Mise en Page.

2. Sous Éléments de Formulaire, sélectionnez Tables Extraites.

3. Ajoutez la table PO à votre mise en page.

Une fois ajoutée et activée, la table PO sera visible dans le Constructeur de Mise en Page et l'Écran de Validation lorsqu'un bon de commande est disponible pour une facture.