Créer des sous-organisations au sein d'un système de gestion de documents permet d'organiser et de différencier davantage la structure et la gestion des comptes utilisateurs, des documents et des flux de travail au sein d'une organisation. Voici quelques objectifs et avantages de la création de sous-organisations :
Structuration et organisation : Les sous-organisations permettent de créer une structure hiérarchique au sein du système de gestion de documents. Cela peut aider à organiser les comptes utilisateurs et les documents par département, équipe, emplacement ou d'autres critères pertinents pour une gestion plus claire et plus efficace.
Gestion des autorisations : En créant des sous-organisations, les administrateurs peuvent définir des autorisations et des contrôles d'accès granulaires pour différents groupes d'utilisateurs. Cela signifie que des utilisateurs ou groupes spécifiques ne peuvent accéder qu'aux documents et ressources pertinents pour leur sous-organisation respective, améliorant ainsi la sécurité et la confidentialité.
Flux de travail et collaboration : Les sous-organisations peuvent faciliter la collaboration et la communication au sein d'équipes ou de départements spécifiques en centralisant l'accès aux documents, projets ou tâches partagés. Cela favorise l'efficacité et la coordination lors de la collaboration sur des projets ou des flux de travail communs.
Rapports et analyses : En organisant les comptes utilisateurs et les documents en sous-organisations, des rapports détaillés et des analyses peuvent être créés sur les activités et les performances des équipes ou départements individuels. Cela permet aux administrateurs et aux responsables d'obtenir des informations sur l'utilisation du système de gestion de documents au niveau organisationnel.
Scalabilité et flexibilité : Les sous-organisations offrent une structure évolutive qui peut croître avec la croissance et les changements de l'organisation. De nouvelles équipes ou départements peuvent être facilement ajoutés et intégrés de manière appropriée dans le schéma sous-organisationnel existant sans affecter la structure globale du système de gestion de documents.
Dans l'ensemble, les sous-organisations permettent une gestion et une organisation plus efficaces des comptes utilisateurs, des documents et des flux de travail au sein d'un système de gestion de documents en améliorant la structure, la sécurité et la collaboration.
Dans Paramètres, Paramètres globaux → Groupes, Utilisateurs et Autorisations → Sous-Organisations comme montré ci-dessous.
Vous serez ensuite dirigé vers une page qui ressemble à ceci :\
C'est ici que vous trouverez vos sous-organisations précédemment créées, ainsi que l'endroit où vous pouvez créer de nouvelles sous-organisations.
Cliquez sur le bouton + NOUVEAU
Le menu suivant s'affichera :
Entrez les détails de la sous-organisation que vous souhaitez créer, le nom et la description, puis cliquez sur le bouton ENREGISTRER. Vous devriez ensuite trouver votre nouvelle sous-organisation en bas de la liste des sous-organisations existantes.
GĂ©rer les Utilisateurs :
Ajouter des Utilisateurs : Les administrateurs peuvent créer de nouveaux comptes utilisateurs et les assigner à la sous-organisation appropriée.
Attribuer des Rôles et des Permissions : Les administrateurs peuvent définir les rôles et les permissions pour les utilisateurs au sein d'une sous-organisation. Cela implique généralement d'attribuer des droits d'accès à des documents, dossiers ou fonctions spécifiques dans le système de gestion de documents.
Gérer les détails du profil : Les administrateurs peuvent modifier les détails du profil des utilisateurs au sein de la sous-organisation, tels que : B. Informations de contact ou affiliation au département. Cela permet une gestion à jour et précise des données des utilisateurs.
Vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur Ă l'organisation et avoir l'option de retirer l'utilisateur d'autres groupes.
Modifier l'Utilisateur :
Modifier les paramètres de la sous-organisation : Les administrateurs peuvent modifier les paramètres et les propriétés d'une sous-organisation, y compris son nom, sa description ou son niveau hiérarchique au sein du système.
Modifier les détails de l'utilisateur : Les administrateurs peuvent modifier les détails des utilisateurs individuels au sein d'une sous-organisation, par exemple pour ajuster leurs droits d'accès ou mettre à jour leurs informations de contact.
Supprimer l'Utilisateur :
Supprimer des sous-organisations : Les administrateurs peuvent également avoir la capacité de supprimer des sous-organisations si elles ne sont plus nécessaires ou si une restructuration de la structure organisationnelle est requise. Lors de la suppression d'une sous-organisation, les administrateurs doivent s'assurer que tous les utilisateurs et données associés sont traités correctement.
Ces fonctionnalités de gestion permettent aux administrateurs de gérer efficacement et d'adapter les comptes utilisateurs et les structures organisationnelles au sein d'un système de gestion de documents pour répondre aux besoins et processus changeants de l'entreprise.