La fonctionnalité des Modèles d'Email permet aux administrateurs de créer et de personnaliser des communications par email qui sont automatiquement envoyées aux fournisseurs. L'un des éléments clés utilisés dans ces modèles est le {{magic_link}}, qui fournit un lien dynamique adapté à chaque destinataire.
Qu'est-ce que {{magic_link}} ?
Le {{magic_link}} est un espace réservé qui est remplacé dynamiquement par une URL unique lorsque l'email est envoyé. Cette URL dirige généralement le destinataire à accomplir une action, comme l'inscription, l'approbation ou l'accès à une partie spécifique du portail fournisseur.
Accéder à l'Éditeur de Modèle d'Email
Naviguer vers les Modèles d'Email :
Allez dans la section Modèles d'Email depuis le menu principal.
Sélectionner un Modèle à Modifier :
Choisissez le modèle d'email que vous souhaitez modifier en cliquant sur le nom du modèle (par exemple, "Email d'Invitation au Fournisseur").
Modifier le Modèle :
L'Ă©diteur vous permet de modifier Ă la fois le code HTML et le design visuel de l'email.
Vous pouvez basculer entre l'Ă©dition visuelle et l'Ă©dition de code en utilisant les onglets fournis.
DĂ©finir {{magic_link}} comme un Lien
Pour définir {{magic_link}} comme un lien cliquable dans l'email, vous devez vous assurer qu'il est correctement formaté dans le code HTML du modèle. Suivez ces étapes :
Localiser la Section de Lien dans le Code HTML :
Dans l'éditeur de code, trouvez la section où vous souhaitez que le lien magique apparaisse. Cela se trouve généralement dans une balise <a> (ancre).
Insérer l'Espace Réservé {{magic_link}} :
Remplacez l'attribut href de la balise d'ancre par {{magic_link}}.
Assurez-vous que le lien est stylé de manière appropriée pour le modèle d'email. Voici un exemple :
• Modifiez le texte entre les balises d'ouverture <a> et de fermeture </a> pour refléter l'action que vous souhaitez que l'utilisateur effectue. Par exemple, “Compléter l'Inscription” ou “Accéder à Votre Compte”.
Enregistrer et Tester le Modèle :
• Après avoir effectué les modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer.
• Vous pouvez utiliser le bouton Envoyer un Test pour envoyer un email test afin de vous assurer que le lien fonctionne comme prévu.
• Placement du Lien : Placez le {{magic_link}} de manière proéminente dans l'email pour garantir qu'il est facilement accessible aux destinataires.
• Appel à l'Action Clair : Le texte à l'intérieur du lien doit être un appel à l'action clair, tel que “Compléter l'Inscription” ou “Confirmer Votre Email.”
• Style : Assurez-vous que le lien est stylé de manière cohérente avec le reste du modèle d'email et se distingue visuellement.
• Test : Envoyez toujours un email test après avoir modifié le modèle pour vérifier que le {{magic_link}} se résout correctement et que le style est approprié.
En définissant correctement le {{magic_link}} dans vos modèles d'email, vous pouvez vous assurer que les destinataires reçoivent un email personnalisé et actionnable qui les guide vers la tâche appropriée dans votre portail fournisseur. Cela améliore l'expérience utilisateur et garantit des processus d'intégration et de communication fluides.
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Cette documentation fournit des instructions étape par étape pour les administrateurs sur la façon de définir et d'utiliser le {{magic_link}} dans les modèles d'email, garantissant que les emails sont à la fois fonctionnels et visuellement attrayants.
L'interface des Paramètres Généraux du Fournisseur fournit aux administrateurs des outils essentiels pour personnaliser le portail des fournisseurs. Les fonctionnalités clés incluent la possibilité de télécharger un logo d'entreprise et de définir la politique et la déclaration de confidentialité. Ces paramètres sont cruciaux pour maintenir la cohérence de la marque et garantir la conformité aux exigences légales.
Objectif
La fonctionnalité Télécharger le Logo permet aux administrateurs de personnaliser le portail des fournisseurs en téléchargeant le logo de leur entreprise. Cela améliore la reconnaissance de la marque et offre une expérience visuelle cohérente pour les utilisateurs accédant au portail.
Étapes pour Télécharger un Logo
Accéder aux Paramètres Généraux du Fournisseur :
Naviguez vers la section Paramètres Généraux du Fournisseur depuis le menu principal.
Localiser la Section Télécharger le Logo :
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Télécharger le Logo dans la page des paramètres.
Télécharger un Nouveau Logo :
Cliquez sur la zone Télécharger le Logo pour ouvrir la boîte de dialogue de sélection de fichiers.
Sélectionnez le fichier image que vous souhaitez télécharger. Les formats pris en charge incluent généralement .png, .jpg ou .jpeg.
Le logo téléchargé sera affiché dans la zone d'aperçu.
Enregistrer le Logo Téléchargé :
Une fois le logo téléchargé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer les modifications.
Le nouveau logo sera désormais affiché sur l'ensemble du portail des fournisseurs.
Meilleures Pratiques
Dimensions du Logo : Assurez-vous que les dimensions du logo sont optimisées pour les vues de bureau et mobiles. Le système peut offrir des directives ou un redimensionnement automatique.
Taille du Fichier : Utilisez un fichier image compressé pour réduire les temps de chargement et améliorer l'expérience utilisateur.
Cohérence de la Marque : Utilisez le même logo sur toutes les plateformes pour maintenir une identité de marque cohérente.
Objectif
La section Politique et Déclaration de Confidentialité permet aux administrateurs de télécharger ou de définir les documents légaux qui régissent l'utilisation du portail des fournisseurs. Ces documents sont essentiels pour garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires, en décrivant les conditions d'utilisation, les politiques de protection des données et d'autres informations essentielles pour les utilisateurs.
Étapes pour Télécharger la Politique et la Déclaration de Confidentialité
Accéder aux Paramètres Généraux du Fournisseur :
Naviguez vers la section Paramètres Généraux du Fournisseur depuis le menu principal.
Localiser la Section Politique et Déclaration de Confidentialité :
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Politique et Déclaration de Confidentialité.
Télécharger ou Mettre à Jour les Documents :
Cliquez sur le bouton Télécharger Document pour sélectionner le(s) fichier(s) pertinent(s).
Choisissez le fichier document depuis votre stockage local. Les formats pris en charge incluent généralement .pdf, .docx ou .txt.
Les documents téléchargés seront listés dans cette section pour révision.
Enregistrer les Modifications :
Après avoir téléchargé ou mis à jour les documents, cliquez sur le bouton Enregistrer pour vous assurer que les nouvelles politiques sont appliquées.
Meilleures Pratiques
Mises à Jour Régulières : Passez régulièrement en revue et mettez à jour la Politique et la Déclaration de Confidentialité pour garantir leur conformité avec les dernières exigences légales et politiques de l'entreprise.
Clarté et Accessibilité : Assurez-vous que les documents téléchargés sont clairs, concis et accessibles à tous les utilisateurs. Envisagez de fournir des traductions si votre base de fournisseurs est internationale.
Révision Juridique : Faites examiner tous les documents par un conseiller juridique avant de les télécharger pour garantir leur conformité avec les lois et règlements pertinents.
Permissions du Fournisseur: Ce paramètre définit les actions qu'un fournisseur peut ou ne peut pas effectuer dans le système. Par exemple, vous pouvez contrôler si les fournisseurs peuvent uniquement consulter leurs transactions, soumettre des factures, accéder à l'historique des paiements ou mettre à jour leurs informations. Définir ces autorisations aide à maintenir la sécurité du système et garantit que les fournisseurs n'accèdent qu'aux données nécessaires pour leurs interactions avec votre entreprise.
Groupe de Fournisseurs: Les fournisseurs peuvent être catégorisés en différents groupes en fonction de critères tels que le type de produits fournis, leur emplacement géographique ou leur rôle au sein de la chaîne d'approvisionnement. Regrouper les fournisseurs permet une gestion plus efficace et peut faciliter l'application de flux de travail ou de règles spécifiques à un ensemble de fournisseurs plutôt qu'individuellement.
Association Utilisateur et Groupe de Fournisseurs: Ce paramètre consiste à lier les utilisateurs au sein de votre organisation à un ou plusieurs groupes de fournisseurs. Cela est crucial pour gérer quels employés ont accès aux informations et aux capacités d'interaction avec des groupes de fournisseurs spécifiques. Par exemple, un responsable des achats dans votre entreprise peut avoir besoin d'accéder à tous les groupes de fournisseurs, tandis qu'un chef de projet peut avoir seulement besoin d'accéder aux fournisseurs liés à ses projets.
Politique et Déclaration de Confidentialité: Il est essentiel d'avoir des politiques claires et des déclarations de confidentialité accessibles aux fournisseurs concernant la manière dont leurs données seront utilisées et protégées. Ce paramètre vous permet de gérer et de communiquer ces documents aux fournisseurs, garantissant la conformité aux normes légales et renforçant la confiance avec vos fournisseurs en montrant de manière transparente comment leurs informations sont traitées.
Le fichier de configuration d'exportation est un composant crucial dans le portail fournisseur, définissant comment les données sont mappées entre le portail fournisseur et le système ERP. Cette configuration garantit que les données sont transférées et synchronisées avec précision entre les systèmes, permettant des opérations fluides et efficaces.
Le fichier de configuration d'exportation est structuré comme un objet JSON qui contient plusieurs mappages. Chaque mappage est associé à un programme spécifique dans le système ERP et définit les actions à effectuer, les champs à mapper et toutes les conditions à appliquer.
Definition: Spécifie le programme ERP auquel le mappage s'applique.
Example: "program": "CRS620MI"
Definition: Définit les actions qui peuvent être effectuées, telles que l'ajout ou la mise à jour d'enregistrements.
Example:
• Definition: Spécifie le mappage entre les champs dans le système ERP et les champs dans le portail fournisseur.
• Components:
• erp_field_name: Le nom du champ dans le système ERP.
• value_field_name: Le nom du champ correspondant dans le portail fournisseur.
• value: Une valeur statique à utiliser si aucun champ correspondant n'existe dans le portail fournisseur.
• if_conditions: Conditions optionnelles qui déterminent la valeur en fonction de certains critères.
• Example:
• Definition: Spécifie les conditions qui doivent être remplies pour qu'une valeur particulière soit utilisée.
• Components:
• field_name: Le nom du champ dans le portail fournisseur qui est évalué.
• field_value: La valeur qui déclenche la condition.
• then_value: La valeur à utiliser si la condition est remplie.
• Example:
• Definition: Définit les sections où la configuration doit itérer sur une liste d'éléments, tels que les détails d'adresse ou de référence.
• Example:
• Definition: Spécifie les champs qui doivent être calculés à l'exécution, comme la génération de la date actuelle.
• Example:
• Definition: Mappe des valeurs spécifiques du portail fournisseur aux valeurs correspondantes dans le système ERP en fonction d'une liste prédéfinie.
• Components:
• mapping_field_name: Le champ qui détermine le mappage.
• mapping_list: Un dictionnaire qui traduit les valeurs du portail fournisseur vers le système ERP.
• Example:
• Program: CRS620MI
• Actions:
• Add Supplier: AddSupplier
• Update Supplier: UpdSupplier
• Mapping Fields:
• SUNO → supplier_number
• SUNM → name
• CSCD → supplier_country
• TINO → tax_id
• Additional fields include static values and conditional mappings.
• Loop On: address_details
• Actions:
• Add Address: AddAddress
• Update Address: AddAddress
• Mapping Fields:
• SUNO → supplier_number
• ADR1 → address
• TOWN → city
• Additional fields include calculated fields like now() for the current date.
• Loop On: reference_details
• Actions:
• Add Supplier Reference: AddSupplierRef
• Update Supplier Reference: AddSupplierRef
• Mapping Fields:
• SUNO → supplier_number
• RFTY → reference_type
• RFID is mapped using a list to translate types like “PURCHASING”, “QA”, and “FINANCE”.
1. Navigate to Export Configuration:
• Allez à la section Configuration d'exportation depuis le menu principal.
2. Upload the Configuration File:
• Cliquez sur les sections Fichier de mappage ION ou Fichier de mappage IDM pour télécharger le fichier de configuration respectif.
3. Save the Configuration:
• Après le téléchargement, cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer la configuration.
• Cliquez sur le bouton Utiliser le modèle par défaut si vous souhaitez revenir au modèle de configuration par défaut fourni par le système.
• Utilisez le bouton Format pour formater automatiquement le code JSON pour une meilleure lisibilité.
Ce fichier de configuration est essentiel pour garantir que les données entre le portail fournisseur et le système ERP sont correctement mappées et synchronisées. En comprenant la structure et les composants clés, les administrateurs peuvent gérer et personnaliser efficacement le processus d'exportation pour répondre à leurs besoins commerciaux spécifiques.