La "Recherche de données principales" dans vos paramètres de traitement de documents permet une approche complète et intégrée pour gérer et valider vos données de document en les synchronisant avec votre système ERP Infor. Voici comment cela aide à rationaliser la validation et l'amélioration du traitement des documents dans votre environnement ERP :

1. Gestion centralisée des données : Cette fonction agit comme un référentiel central où les données de diverses sources telles que les fournisseurs, les adresses des clients, les codes fiscaux, et plus encore peuvent être stockées et gérées. Il fournit un point de référence unique pour toutes les données principales, garantissant la cohérence et la précision dans toute votre organisation.

2. Validation par rapport aux données ERP : En synchronisant les données principales telles que les informations sur les fournisseurs d'Infor à Docbits, vous pouvez automatiquement valider les données extraites des documents par rapport à vos données ERP. Cela garantit que les informations traitées (comme les noms des fournisseurs, les adresses et les codes fiscaux) correspondent aux données contenues dans votre système ERP, réduisant ainsi les erreurs et les divergences.

3. Facilite l'automatisation : Disposer d'un système robuste de recherche de données principales aide à automatiser le traitement des documents entrants. Par exemple, les bons de commande ou les factures peuvent être automatiquement vérifiés pour la correction des données des fournisseurs, approuvés s'ils correspondent, ou signalés pour examen en cas de divergences.

4. Améliore l'intégrité des données : Les mises à jour régulières de votre système ERP vers la recherche de données principales garantissent que les données utilisées pour le traitement des documents sont à jour. Cela réduit le risque de traiter des documents basés sur des informations obsolètes, améliorant ainsi l'intégrité globale des transactions commerciales.

5. Efficacité dans le traitement des documents : Avec les données principales directement liées et constamment actualisées, le traitement des documents devient plus efficace. Les documents peuvent être automatiquement classés et acheminés en fonction des critères spécifiques définis dans les données principales, tels que les termes spécifiques des fournisseurs ou les réglementations fiscales applicables à différents types de transactions.

Dans le paramètre "Date d'expiration des documents" sous la section "TRAITEMENT DES DOCUMENTS", vous pouvez configurer les plannings de suppression automatique de vos documents dans le système. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour gérer les politiques de conservation des données et garantir la conformité aux normes légales ou organisationnelles en matière de stockage de documents.

Voici ce que chaque paramètre fait :

1. Supprimer le document après : Cette liste déroulante vous permet de définir la période après laquelle un document traité sera automatiquement supprimé du système. Vous pouvez choisir parmi des options prédéfinies telles que 48 heures, 1 semaine, 2 semaines ou 4 semaines. Cela aide à gérer l'espace et à maintenir les politiques de cycle de vie des documents.

2. Supprimer le document terminé après : Similaire au paramètre précédent, mais cible spécifiquement les documents terminés ou entièrement traités. Il permet les mêmes options de délai pour la suppression, garantissant que les documents terminés ne sont pas stockés plus longtemps que nécessaire.

Les deux paramètres garantissent que les documents ne sont pas conservés indéfiniment dans votre système, aidant à éviter une utilisation de stockage inutile et à maintenir le flux de travail de traitement des documents sans encombre. Ces paramètres sont essentiels pour les organisations devant respecter des exigences réglementaires spécifiques en matière de conservation des documents.

1. Qualité de l'OCR:

• Ce paramètre vous permet de définir le pourcentage de qualité OCR minimum requis pour qu'un document soit traité automatiquement. Il inclut un curseur que vous pouvez ajuster pour définir le seuil, tel que 75 %, en dessous duquel le système ne peut pas garantir une extraction réussie. Si la qualité de l'OCR d'un document est inférieure à ce seuil, vous pouvez choisir de faire prendre au système des actions spécifiques, telles que la réexécution de l'OCR après confirmation manuelle.

1. Paramètres généraux de l'OCR:

• Utiliser le texte électronique s'il est disponible : Cette option, lorsqu'elle est activée, permet au système d'utiliser le texte électronique intégré dans les PDF ou autres types de documents pour améliorer la précision.

• Utiliser DESKEW s'il est disponible : Cette fonction corrige l'alignement des documents, ce qui aide à améliorer la précision de l'OCR en redressant les numérisations inclinées.

1. Paramètres OCR pour les tables:

• Utiliser les données AI pour les tables si disponibles : Ce paramètre permet d'utiliser les technologies de l'IA pour mieux reconnaître et extraire les tables des documents numérisés, en exploitant des modèles d'apprentissage automatique pour identifier et structurer avec précision les données tabulaires.

1. Paramètres OCR pour les champs d'en-tête:

• Utiliser l'extraction de règles : Lorsqu'il est activé, ce paramètre permet au système d'appliquer des règles prédéfinies pour extraire des données des champs d'en-tête, ce qui peut être crucial pour identifier correctement des sections de documents telles que les numéros de facture, les dates, etc.

• Utiliser l'extraction AI : Cette option utilise des modèles d'IA pour extraire intelligemment les champs d'en-tête, ce qui peut être plus adaptable aux variations dans les mises en page et les styles de documents.

Ce document fournit une explication approfondie des règles de résolution des conflits utilisées dans le système de facturation DocBits. Ces règles sont conçues pour gérer automatiquement les divergences entre les détails de la facture et les données de commande d'achat (PO), garantissant une réconciliation financière précise. Le système applique ces règles pour traiter les lignes de factures, les charges et les taxes, et génère des ajustements ou des notes appropriées lorsque cela est nécessaire.

Structure des Règles

1. Métadonnées

• version : Identifie la version du fichier de mappage.

• révision : Numéro de révision pour le suivi des modifications.

• auteur : Indique le créateur du fichier de mappage.

• description : Une brève description de l'objectif du fichier.

• created_at & updated_at : Horodatages pour indiquer quand le fichier a été créé et mis à jour pour la dernière fois.

2. Configuration d'Exportation

La section de configuration d'exportation définit le mappage entre les champs de données dans le système et les champs correspondants dans les fichiers d'exportation.

• En-tête : Définit les champs d'en-tête pour les données de facturation exportées.

• Lignes de Taxe : Spécifie les champs pour les éléments de ligne de taxe dans l'exportation.

• Charges d'En-tête de Commande : Mappe les champs liés aux charges supplémentaires au niveau de l'en-tête de commande.

• Lignes de Reçu : Mappe les champs pour les éléments de ligne individuels dans un reçu.

• Charges de Ligne de Commande : Définit les champs pour les charges liées à des lignes de commande spécifiques.

• Lignes de Coût : Spécifie les champs pour les lignes d'allocation de coût.

• Note de Débit & Note de Crédit : Définit les champs pour générer des notes de débit et de crédit en cas de divergences.

3. Règles de Résolution des Conflits

Ces règles gèrent les divergences entre les données de facturation et les données de PO correspondantes. Chaque règle est composée de plusieurs composants :

• Nom : Le nom descriptif de la règle, indiquant le type de divergence qu'elle traite.

• Section : Indique quelle partie de la facture (par exemple, receipt_lines, line_charges) la règle s'applique.

• Actif : Valeur booléenne (vrai ou faux) indiquant si la règle est actuellement active.

• Critères de Correspondance : Conditions qui déclenchent la règle en fonction des comparaisons entre les données de facturation réelles et les données de PO attendues.

• Actions : Définit ce que le système doit faire lorsque la règle est déclenchée, y compris ajuster les valeurs, appliquer des charges ou générer des notes de crédit/débit.

Éléments Communs dans les Règles

Opérateurs de Comparaison

Ces opérateurs définissent comment les valeurs de facturation réelles sont comparées aux valeurs de PO attendues :

• égal

• supérieur à

• supérieur ou égal à

• inférieur à

• inférieur ou égal à

• dans la tolérance

• hors tolérance

Statut d'Approbation

Indique si une divergence est approuvée ou non :

• approuvé

• rejeté

• tout

Types d'Actions

Définit des actions spécifiques à entreprendre lorsqu'une divergence est détectée :

• ligne de reçu

• ligne de coût

• charge d'en-tête

• charge de ligne

• ligne de taxe

• ligne de reçu de note de débit

• ligne de coût de note de débit

• charge d'en-tête de note de débit

• charge de ligne de note de débit

• ligne de reçu de note de crédit

• ligne de coût de note de crédit

• charge d'en-tête de note de crédit

• charge de ligne de note de crédit

• ligne de taxe de note de crédit

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Exemples de Règles

Cas 1, 2, 3 : Quantité et Prix Unitaire Dans la Tolérance

• Objectif : Gère les scénarios où à la fois la quantité et le prix unitaire sur la facture sont dans les limites de tolérance acceptées par rapport à la PO.

• Action : Le système accepte les valeurs de la facture et calcule le montant total.

Cas 4, 5 : Quantité Dans la Tolérance, Prix Unitaire Hors Tolérance (Approuvé)

• Objectif : S'applique lorsque la quantité est dans la tolérance mais que le prix unitaire est hors tolérance et a été approuvé.

• Action : Le système ajuste le prix unitaire pour correspondre à la PO et applique toutes les charges de ligne nécessaires.

Cas 6 : Quantité Dans la Tolérance, Prix Unitaire Hors Tolérance Négative (Rejeté)

• Objectif : Traite les cas où le prix unitaire est inférieur à ce qui était attendu et hors de la plage de tolérance, entraînant un rejet.

• Action : Le système ajuste le prix unitaire pour correspondre à la PO, génère une note de crédit pour la différence et applique les charges d'en-tête si nécessaire.

Gestion des Charges et Taxes

Charge Par Unité de Tolérance

• Les règles sous cette catégorie gèrent les divergences dans les charges par unité, avec des actions spécifiques en fonction de si la charge est dans ou hors de la tolérance et si elle est approuvée ou rejetée.

Ajustements de Lignes de Taxe

• Ces règles gèrent les divergences fiscales en ajustant les lignes de taxe ou en générant des notes de crédit ou de débit correspondantes en fonction des différences entre les données fiscales de la facture et de la PO.

Énumérations et Options

• Énumérations : Listes de valeurs prédéfinies garantissant la cohérence à travers les règles (par exemple, opérateurs de comparaison, types d'approbation).

• Options : Choix prédéfinis pour gérer les quantités ou les prix unitaires, offrant une flexibilité dans les définitions de règles.

Explication des Captures d'Écran

Capture d'Écran 1 : Interface de Gestion des Règles

Cette capture d'écran montre l'interface de Gestion des Règles où les administrateurs peuvent voir et gérer toutes les règles de résolution des conflits. Les éléments clés incluent :

• Bouton Ajouter une Règle : Permet d'ajouter de nouvelles règles.

• Liste des Règles : Affiche toutes les règles actives avec des détails tels que le nom, la section et le statut actif.

• Menu Déroulant de Section : Filtre les règles en fonction de la section à laquelle elles s'appliquent (par exemple, Lignes de Reçu, Charges de Ligne).

Capture d'Écran 2 : Édition Détailée de Règle

Cette capture d'écran illustre la vue détaillée d'une règle spécifique en cours d'édition. Les éléments clés incluent :

• Section Critères : Définit les conditions sous lesquelles la règle est déclenchée. Par exemple, les critères peuvent spécifier que si la quantité et le prix unitaire diffèrent de la PO mais sont dans la tolérance, la règle doit être appliquée.

• Section Actions : Spécifie quelles actions doivent être prises lorsque les critères sont remplis. Cela peut inclure l'ajustement des lignes de factures, la génération de notes de crédit ou de débit, ou l'application de charges supplémentaires.

• Type de Document et Éléments de Coût : Permet à l'administrateur de mapper des actions spécifiques aux types de documents et aux éléments de coût, offrant une flexibilité dans la gestion de différents scénarios.

Les annotations sont des balises spéciales ajoutées à du texte pour fournir des informations supplémentaires.

• Comptabilité automatique: DocBits offre une fonctionnalité de comptabilité automatisée, simplifiant le processus de gestion des transactions financières associées aux bons de commande (BC) et autres documents.

• Intégration M3: Intégration avec M3, une solution logicielle ERP, permettant une interaction transparente entre DocBits et M3 pour une gestion et un traitement améliorés des documents.

• Tableau de bord BC: Un tableau de bord centralisé au sein de DocBits spécifiquement conçu pour gérer et surveiller les bons de commande, fournissant des informations et des analyses pour un suivi et une prise de décision efficaces.

• Tableau de bord de commande d'expédition: Similaire au tableau de bord BC, cette fonctionnalité se concentre sur la gestion et le suivi des commandes d'expédition, facilitant les opérations logistiques fluides.

• Tableaux de bord v2: Une version mise à jour de l'interface du tableau de bord, probablement avec une meilleure expérience utilisateur et des fonctionnalités supplémentaires pour une meilleure convivialité.

• Tableau de bord d'expédition avancée: Un tableau de bord spécialisé pour la surveillance avancée et la gestion des activités liées à l'expédition, offrant des informations et des fonctionnalités plus approfondies.

• Portail fournisseur: Un portail au sein de DocBits dédié aux fournisseurs, leur permettant d'interagir et de collaborer avec le système, améliorant la communication et l'efficacité dans la chaîne d'approvisionnement.

• Constructeur de flux de travail: Un outil pour créer et personnaliser des flux de travail au sein de DocBits, permettant aux utilisateurs de définir des processus spécifiques et d'automatiser la gestion des documents selon leurs besoins commerciaux uniques.

• Constructeur de mise en page: Permet aux utilisateurs de concevoir et de personnaliser la mise en page des documents au sein de DocBits, garantissant l'alignement avec les normes de marque et de convivialité.

• Mode annotation: Une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs d'annoter et de marquer des documents directement dans l'interface de DocBits, facilitant la collaboration et les retours.

• Afficher le rapport: Fonctionnalité pour générer et afficher des rapports au sein de DocBits, fournissant des informations et des analyses sur divers aspects du traitement et de la gestion des documents.

• Modèles et étiquettes: Outils pour définir et configurer des modèles de reconnaissance de documents et des étiquettes au sein de DocBits, améliorant la précision et l'efficacité du traitement des documents.

• Script de document: Probablement une fonctionnalité pour scripter et automatiser des actions ou des processus spécifiques liés à la gestion des documents au sein de DocBits.

• Numérisation de documents: Capacité à numériser des documents physiques et à les importer dans DocBits pour un traitement et une gestion numériques.

• Extraction de code QR: Une fonctionnalité pour extraire des informations des codes QR intégrés dans les documents, permettant une capture et un traitement automatisés des données.

• Données maîtres personnalisées: Permet aux utilisateurs de définir et de gérer des champs et des attributs de données maîtres personnalisés au sein de DocBits, adaptant le système à leurs besoins commerciaux spécifiques.

• Tâches et notifications: Fonctionnalité pour gérer les tâches et recevoir des notifications au sein de DocBits, garantissant une action et une communication opportunes concernant les activités de traitement des documents.

• Mise à jour de l'ACL IDM: Ce module traite probablement de la mise à jour et de la gestion des listes de contrôle d'accès (ACL) au sein de DocBits, garantissant des autorisations et une sécurité appropriées pour l'accès et la gestion des documents.

Dans la section "Paramètres d'exportation" des paramètres de traitement de document, vous gérez la manière dont les documents sont exportés après traitement. Cela inclut la configuration de diverses méthodes d'exportation adaptées à des besoins spécifiques, tels que les transferts de fichiers directs ou l'intégration avec des systèmes d'entreprise comme Infor. Voici un aperçu des options et fonctionnalités de ce paramètre :

1. Sélection de la méthode d'exportation : Vous pouvez choisir comment les documents doivent être exportés. Les méthodes courantes incluent SFTP, les webhooks et l'intégration directe avec des systèmes comme Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) et d'autres options liées à Infor. Chaque méthode prend en charge différents types de flux de travail et exigences d'intégration.

2. Détails de configuration :

   • Pour SFTP, vous devez généralement spécifier l'URL du serveur, le nom d'utilisateur, le mot de passe et le dossier cible où les documents seront téléchargés.

   • Pour les intégrations Infor, vous pourriez avoir besoin de configurer des mappages spécifiques ou de fournir des clés API pour garantir que les documents sont correctement traités et envoyés à l'écosystème Infor, en alignement avec la structure de données existante et les flux.

3. Personnalisation : En fonction du type de document (par exemple, factures, confirmations de commande) et de la sous-organisation, différents paramètres d'exportation peuvent être configurés pour répondre à diverses règles commerciales ou exigences de conformité.

4. Flexibilité d'intégration : L'interface permet à plusieurs configurations d'intégration d'être actives simultanément, permettant aux utilisateurs de gérer efficacement différents types de documents et destinations. Cette configuration modulaire garantit que différentes parties de l'entreprise peuvent utiliser des flux de travail personnalisés sans s'affecter mutuellement.

5. Ajout et modification des configurations : Les utilisateurs peuvent ajouter de nouvelles configurations ou modifier celles existantes en spécifiant des détails tels que le type de document, la méthode d'exportation et les informations d'identification ou les paramètres spécifiques à la méthode d'exportation choisie.

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Les paramètres de "Classification et Extraction" dans votre système de traitement de documents offrent des options pour configurer la manière dont les documents sont automatiquement traités à l'entrée :

1. Fractionnement de Document : Ce paramètre vous permet de choisir si vous souhaitez fractionner les documents en fonction de critères spécifiques ou les conserver en tant que document unique. Cela peut être utile lors du traitement de documents comportant plusieurs sections distinctes mais téléchargés en tant que fichier unique.

2. Formatage des Montants : Ici, vous pouvez activer des options telles que l'arrondi des montants totaux dans les commandes. Cela garantit que les données extraites correspondent aux formats et règles financiers attendus, réduisant les erreurs dans le traitement financier.

3. Extraction de Tableau : Cette fonctionnalité permet l'extraction automatisée des données à partir des tableaux dans les documents. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez extraire tous les tableaux, uniquement ceux pertinents à des fins de coût, ou identifier et extraire automatiquement les codes fiscaux. Cela améliore considérablement la précision et l'efficacité de l'extraction de données à partir de formats structurés dans les documents.

4. Configurer la Règle de Classification : Cette option vous permet de définir des modèles et des critères spécifiques qui aident le système à classer et catégoriser automatiquement les documents lors de leur traitement. Cela peut être basé sur des modèles de texte, des types de documents ou d'autres métadonnées associées aux documents.

Les paramètres "Import" de votre système de traitement de documents vous permettent de configurer comment les documents sont importés dans le système à partir de différentes sources, y compris les paramètres pour le FTP (protocole de transfert de fichiers) et les e-mails. Voici un aperçu de ces paramètres :

1. Paramètres du document :

• Restreindre aux pages : Cela vous permet de limiter le traitement à un certain nombre de pages de chaque document.

• Jours de conditions de paiement : Définit les conditions de paiement par défaut (en jours) qui peuvent être appliquées aux documents.

• Modèle de date : Définit le modèle pour la reconnaissance et le formatage des dates dans les documents importés.

1. Importation FTP :

• Type : Définit le type de protocole FTP à utiliser (par exemple, SFTP).

• URL du serveur : L'adresse du serveur à partir de laquelle les documents seront récupérés.

• Nom d'utilisateur et port : Identifiants et numéro de port pour accéder au serveur FTP.

• Répertoire par défaut : Spécifie le répertoire sur le serveur FTP à partir duquel les fichiers seront importés.

L'option supplémentaire d'ajouter de nouvelles données comprend des champs tels que :

• Mot de passe : Pour l'authentification.

• Modèles de correspondance de noms de fichiers : Pour spécifier quels fichiers importer en fonction de leurs noms.

• Sous-organisations : Sélectionnez à quelle sous-organisation les paramètres d'importation doivent s'appliquer.

1. Importation par e-mail :

• Adresse e-mail : Configurez un compte e-mail où les documents peuvent être envoyés pour importation.

• Nom d'utilisateur et mot de passe : Identifiants pour accéder au compte e-mail.

• Protocole et chiffrement : Spécifiez le protocole (IMAP, POP3) et le type de chiffrement.

• Fusionner les documents joints : Option pour combiner tous les documents joints en un seul document lors de l'importation.

Cela permet également de spécifier des sous-organisations pour un contrôle plus précis sur la direction des e-mails au sein de la structure organisationnelle.

Le paramètre "Liste des valeurs" dans votre système de traitement de documents est essentiellement un référentiel central pour gérer les valeurs prédéfinies qui peuvent être utilisées dans divers formulaires et champs du système. Ce paramètre est particulièrement utile pour standardiser la saisie des données et garantir la cohérence des documents traités par le système.

1. Segmentation par type : Chaque section, telle que "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" et "Test", représente une catégorie différente de valeurs prédéfinies. Ces catégories sont utilisées pour gérer différents types de saisies de données pertinentes pour leurs contextes spécifiques dans le système.

2. Valeurs et synonymes : Sous chaque catégorie, vous pouvez définir plusieurs valeurs. Par exemple, sous "Invoice_Sub_Type", des valeurs telles que "Facture de coût" et "Facture d'achat" sont répertoriées. De plus, vous avez la possibilité d'attribuer des synonymes à ces valeurs, améliorant la flexibilité et la portée de la capture de données. Par exemple, "Facture de coût" a des synonymes comme "Kostenrechnung" et "Cost Invoice".

3. Utilisation à travers les sous-organisations : Ces valeurs peuvent également être spécifiques à certaines sous-organisations au sein de votre configuration, permettant la personnalisation et la localisation des flux de travail de traitement de documents.

4. Ajout et gestion des valeurs : Grâce à l'action "Ajouter une ligne", vous pouvez introduire de nouvelles valeurs et synonymes dans les listes, et les "Actions" permettent de modifier ou de supprimer les entrées existantes.