Si vous utilisez le logiciel DocBits pour le traitement de documents, il est essentiel de comprendre les différents états de document que vos fichiers peuvent avoir. Voici une liste complète de tous les états de document possibles dans DocBits :

• WatchDog Start : Le module Watchdog démarre.

• WatchDog Split : Le document est en train d'être divisé dans Watchdog.

• WatchDog Upload : Le document est en cours de téléchargement dans Watchdog.

• Upload : Le document est en cours de téléchargement.

• OCR : La reconnaissance optique de caractères (OCR) est en cours d'exécution sur le document.

• Classification : Le document est en cours de classification.

• Importation Zugferd : Un document Zugferd est en cours d'importation.

• Prêt pour validation : Le document est prêt pour la validation.

• Exportation Zugferd : Un document Zugferd est en cours d'exportation.

• Workflow : Un flux de travail est actuellement en cours avec ce document.

• Approbation en attente : Le document doit être approuvé.

• Deuxième approbation en attente : Le document doit être approuvé une deuxième fois.

• Comptabilité automatique : La comptabilité automatique est en cours d'exécution.

• Exportation : Le document est en cours d'exportation.

• Erreur : Une erreur s'est produite dans le document.

À droite de la barre de recherche, vous trouverez d'autres outils du tableau de bord.

• Rafraîchir la liste : Cela est utilisé pour mettre à jour le tableau de bord sans avoir à rafraîchir l'onglet de votre navigateur.

• Paramètres avancés : Plus d'informations sur ce sujet sont disponibles plus loin sur cette page.

• Analytique : Cela vous fournit des informations supplémentaires sur les documents que vous avez téléchargés sur DocBits.

• Téléverser : Plus d'informations sur ce sujet dans la section suivante.

Les paramètres avancés contiennent souvent des options de configuration et des fonctions supplémentaires qui permettent des ajustements et un réglage plus spécifiques.

• Plus de paramètres

• Raccourcis clavier

• Journal d'importation

• Définir les colonnes de la table PO pour l'organisation

• Définir le tri du tableau de bord par organisation

• Filtrer les documents par jour, semaine, mois, année ou tous. Le filtrage fait référence au moment où le document est importé

Sur les pages suivantes, vous trouverez plus d'informations sur les paramètres individuels.

Après vous être connecté avec vos identifiants, vous serez redirigé vers la page d'accueil du tableau de bord de DocBits. C'est la page principale où vous pouvez voir et gérer tous vos documents importés.

Aperçu

La fusion de documents vous permet de combiner plusieurs documents.

Tout d'abord, vous devez sélectionner les documents que vous souhaitez fusionner. Cela peut être fait en sélectionnant les cases à cocher des documents. Une fois que vous avez sélectionné les documents, cliquez sur l'icône avec trois points.

Un menu s'affichera alors, sélectionnez l'option "Fusionner" qui se trouve en bas.

La fusion de documents est une fonctionnalité importante dans un système de gestion de documents qui permet aux utilisateurs de combiner plusieurs documents en un seul document. Voici quelques raisons pour lesquelles la fusion de documents peut être utile :

• Organiser des documents connexes : En fusionnant plusieurs documents en un seul document, les utilisateurs peuvent organiser et conserver ensemble des informations ou des fichiers connexes. Cela peut aider à améliorer l'efficacité dans la gestion et l'accès aux documents.

• Créer des rapports ou des résumés : La fusion de plusieurs documents peut être utile pour créer des rapports ou des résumés en combinant des données ou des informations provenant de différentes sources ou documents. Cela permet aux utilisateurs de créer des rapports ou des présentations complets sans avoir à copier et coller manuellement les informations.

• Archiver des documents : Lorsque plusieurs versions d'un document existent, ou lorsque des documents doivent être résumés dans une période de temps spécifique, la fusion de documents peut aider à garantir des pratiques d'archivage cohérentes et à optimiser l'espace de stockage.

• Optimisation des flux de travail : La fusion de documents peut faire partie d'un flux de travail automatisé où les documents sont automatiquement combinés une fois que certaines conditions sont remplies. Cela peut être utilisé, par exemple, dans un processus d'approbation ou lors de la création de contrats ou de rapports.

Exemples de fusion de documents :

• Combinaison de factures : Une entreprise doit résumer toutes les factures d'un mois donné à des fins comptables. Les factures individuelles sont téléchargées en tant que documents distincts, puis fusionnées pour créer un aperçu consolidé.

• Combinaison de formulaires d'approbation : Un flux de travail d'approbation d'application nécessite que plusieurs formulaires soient fusionnés avant d'être transmis à la direction. Les différents formulaires sont automatiquement combinés au fur et à mesure qu'ils sont remplis et soumis par les parties concernées.

• Création d'un rapport annuel : Plusieurs départements d'une entreprise travaillent ensemble pour créer un rapport annuel complet. Chaque département prépare sa propre section du rapport en tant que document distinct. Ces documents sont ensuite réunis pour créer le rapport annuel final.

En fusionnant des documents, les organisations peuvent rationaliser leurs processus de gestion documentaire, améliorer la collaboration et accroître l'efficacité.

Depuis le tableau de bord, cliquez sur l'icône Paramètres avancés comme indiqué ci-dessous:

Le menu suivant sera alors affiché:

Sélectionnez le bouton intitulé « Définir les colonnes du tableau de bord pour l'organisation » et une liste de tous les noms de colonnes sera affichée.

Depuis ce menu, vous pouvez sélectionner les noms de colonnes et utiliser les flèches pour ajouter et supprimer les colonnes souhaitées.

Vous pouvez définir l'ordre des colonnes en cliquant sur les points à côté du nom de la colonne et en les faisant glisser à la position appropriée.

Une autre option vous permet également d'ajouter des champs d'un type de document:

Ici, vous pouvez choisir parmi les différents types de documents:

Pour chaque type de document, il existe différents champs que vous pouvez ajouter:

Sélectionnez les champs dont vous avez besoin et cliquez sur "Ajouter aux colonnes visibles", ils apparaîtront alors dans les paramètres de colonne.

Si vous recherchez un document spécifique ou des documents, vous disposez des outils suivants. Dans la barre de recherche, nous vous avons fourni divers outils pour trouver le document que vous recherchez, afin d'y accéder, sélectionnez l'icône suivante.

Les options de filtre suivantes seront disponibles pour vous.

Nous vous offrons la possibilité de filtrer par type de document, statut du document, le destinataire du document et par date.

Si vous souhaitez voir un journal détaillé de tous les documents importés dans votre environnement DocBits, suivez ces étapes.

Depuis votre tableau de bord DocBits, sélectionnez l'option Paramètres avancés.

Après l'apparition de la barre Paramètres avancés, sélectionnez le bouton Journal d'importation.

Un tableau apparaîtra alors avec tous les documents récemment importés ainsi que d'autres informations pertinentes les concernant.

Lorsque vous naviguez dans vos documents dans DocBits, si vous souhaitez revenir à la zone principale du tableau de bord, il vous suffit d'appuyer sur le bouton d'échappement (ESC) de votre clavier et vous serez renvoyé au menu principal du tableau de bord (sur la page à partir de laquelle vous avez quitté le document que vous venez de quitter).

L'écran de validation vous permet de vérifier, de modifier et de valider tous les documents importés. Vous pouvez voir le nom du document, le nombre de pages qu'il contient, la date à laquelle il a été importé et son statut. Le bouton d'actions vous permet d'attribuer, de redémarrer, de valider ou de supprimer le document.

La deuxième partie du tableau de bord est un aperçu de tous les documents téléchargés. Vous pouvez afficher tous les documents ou seulement ceux qui vous sont assignés. Vous pouvez également rechercher des documents par nom.

Les données seront extraites en quelques secondes, et le statut passera de "En cours d'exécution" à "Prêt pour la validation".

Le compteur de tâches se trouve dans le coin supérieur droit de la page d'accueil du tableau de bord.

C'est ici que vous pouvez voir combien de documents sont dans votre file d'attente pour traitement

et combien de documents sont maintenant prêts pour la validation.

Dans cette section, vous pouvez voir les documents qui ont été signalés comme des doublons. Pour commencer, il vous suffit de cliquer sur le bouton à droite, comme indiqué ci-dessous :

Une fois que vous avez appuyé sur le bouton, un tableau apparaîtra en bas de la page affichant tous les doublons identifiés.

Mettre en place un tableau de bord qui s'aligne avec les routines quotidiennes des utilisateurs nécessite une planification et une mise en œuvre minutieuses.

Voici des meilleures pratiques qui peuvent vous aider :

Vues personnalisées :

• Assurez-vous que le tableau de bord est personnalisable afin que les utilisateurs puissent personnaliser leurs propres vues et mises en page. Cela peut se faire grâce à la possibilité d'ajouter, de supprimer ou de réorganiser des widgets.

Mises à jour automatiques :

• Mettez en œuvre des mises à jour automatiques pour garantir que les données sont toujours à jour. Cela est particulièrement important pour les environnements à forte utilisation.

• Vous pouvez activer cet outil de rafraîchissement automatique dans les paramètres.

Guidance et formation des utilisateurs :

• Offrez une interface conviviale et des instructions sur la façon d'utiliser le tableau de bord.

• Formez régulièrement les utilisateurs pour vous assurer qu'ils comprennent toutes les fonctionnalités et capacités du tableau de bord.

Filtres et vues :

• L'utilisation de filtres peut être très utile lors de la recherche de documents, mais envisagez également de réinitialiser les filtres pour maintenir une vue cohérente des données.

Analytique du tableau de bord :

• Surveillez l'utilisation du tableau de bord et recueillez les retours des utilisateurs.

• Analysez quelles parties du tableau de bord sont les plus utilisées et quelles améliorations peuvent être apportées pour optimiser davantage l'expérience utilisateur.

Visualisation des données :

• Utilisez des visualisations de données engageantes et significatives pour présenter l'information rapidement et de manière compréhensible.

• Choisissez les visualisations en fonction des besoins des utilisateurs et du type de données présentées.

Sécurité et confidentialité :

• Assurez-vous que le tableau de bord respecte les normes de sécurité et que les données sensibles sont adéquatement protégées.

• Mettez en œuvre des contrôles d'accès pour garantir que les utilisateurs ne peuvent accéder qu'aux données qui leur sont pertinentes.

En prenant en compte ces meilleures pratiques, vous pouvez créer un tableau de bord qui s'aligne efficacement avec les routines quotidiennes des utilisateurs et les aide à prendre des décisions éclairées.

Voici des conseils de dépannage spécifiques pour les problèmes courants liés aux paramètres du tableau de bord :

Filtres non appliqués correctement :

• Tout d'abord, vérifiez les paramètres du filtre pour vous assurer que les filtres corrects ont été appliqués et qu'ils affichent les données souhaitées.

• Assurez-vous que les filtres sont appliqués de manière logique et cohérente. Parfois, une logique de filtre incorrecte ou des combinaisons incorrectes peuvent produire des résultats inattendus.

• Fournissez aux utilisateurs des conseils sur la façon d'utiliser correctement les filtres pour s'assurer qu'ils peuvent utiliser efficacement les fonctionnalités de filtrage.

Retards dans le chargement des données :

• Vérifiez la connexion réseau pour vous assurer qu'elle est stable et ne cause pas de retards.

• Vérifiez la charge du serveur et la performance de la source de données pour voir si cela pose problème. Vous devrez peut-être optimiser la source de données ou passer à une infrastructure plus puissante.

• Mettez en œuvre des mécanismes de mise en cache pour réduire les temps de chargement, en particulier pour les données fréquemment consultées. Encouragez les utilisateurs à optimiser leurs requêtes de données en récupérant uniquement les champs de données requis et en utilisant des filtres pour réduire la quantité de données.

Problèmes de navigateur :

• Assurez-vous que le navigateur qu'ils utilisent est compatible avec le tableau de bord et que toutes les mises à jour requises sont installées.

• Recommandez aux utilisateurs de vider régulièrement le cache de leur navigateur pour éviter les problèmes de mémoire et s'assurer qu'ils obtiennent les données les plus récentes.

• Vérifiez les extensions ou plugins dans le navigateur qui pourraient interférer avec le tableau de bord et désactivez-les temporairement si nécessaire pour isoler les problèmes.

Problèmes spécifiques à l'utilisateur :

• Offrez un support individualisé aux utilisateurs qui continuent à rencontrer des problèmes. Vous devrez peut-être vérifier leurs paramètres spécifiques, autorisations ou configuration réseau pour identifier et résoudre le problème.

En fournissant aux utilisateurs ces conseils de dépannage spécifiques, vous pouvez les aider à résoudre efficacement les problèmes courants liés aux paramètres du tableau de bord et augmenter leur productivité.