Ce document fournit un guide complet sur la façon d'utiliser le système de Correspondance des bons de commande au sein de votre plateforme ERP. Le système de correspondance des bons de commande automatise la réconciliation des bons de commande avec les factures entrantes, garantissant que les transactions financières sont précises et que les écarts sont traités rapidement.
Pour commencer à utiliser le système de Correspondance des bons de commande, assurez-vous d'avoir les autorisations nécessaires définies par votre administrateur système. Vous aurez besoin d'accéder à la fois aux données des bons de commande et aux données des factures correspondantes dans le système.
Accès aux modules des bons de commande et des factures dans le système ERP.
Autorisations utilisateur appropriées pour visualiser et faire correspondre des documents financiers.
Extraction Automatique des Données : Extrait et interprète automatiquement les données des factures numériques.
Comparaison des Données : Compare les données extraites des factures avec les données des bons de commande existants.
Vérification des Correspondances : Vérifie les correspondances en fonction de règles prédéfinies et de tolérances.
Signalement des Écarts : Identifie et signale les écarts entre les factures et les bons de commande.
Journal d'Audit : Conserve un journal de toutes les actions à des fins de conformité et de révision.
L'interface du système de Correspondance des bons de commande comprend généralement les composants suivants :
Tableau de Bord : Aperçu de l'état des correspondances et des activités récentes.
Outils de Recherche et de Filtrage : Capacités de recherche et de filtrage des bons de commande et des factures.
Enregistrements Correspondants : Section affichant les enregistrements correspondants avec succès.
Écarts : Section montrant les enregistrements avec des écarts nécessitant une révision ou une action.
Rapports : Accès à des rapports détaillés et des options d'exportation.
Accédez au module de Correspondance des bons de commande à partir du menu principal de votre système ERP.
Importation automatisée : Si votre système est configuré pour la capture automatique des données, les factures seront importées automatiquement dans le système.
Téléchargement manuel : Si nécessaire, téléchargez manuellement les fichiers de factures dans le système en utilisant l'interface fournie.
Examinez les factures qui ont été automatiquement appariées avec les bons de commande.
Vérifiez les détails de la correspondance, y compris les numéros d'article, les quantités et les prix.
Accédez à la section des écarts pour examiner les factures qui n'ont pas pu être appariées automatiquement.
Ajustez manuellement les quantités ou les prix si nécessaire, ou signalez la facture pour une révision ultérieure.
Pour les factures non appariées automatiquement :
Utilisez les outils de recherche et de filtrage pour trouver le bon de commande correspondant.
VĂ©rifiez et appariez manuellement la facture avec le bon de commande.
Docbits est un système avancé conçu pour automatiser la correspondance des données de bon de commande (PO) avec les documents de facture entrants. Cet outil est spécifiquement conçu pour une gestion et un traitement efficaces des données de facturation au sein des systèmes ERP. Cette documentation explique les bases de la correspondance automatique via Docbits et définit les règles spécifiques requises pour une correspondance réussie.
Extraction de Données : Docbits commence le processus en extrayant les données pertinentes des documents de facture numérisés. En général, ces données incluent les numéros d'article, les quantités et les prix unitaires de chaque ligne de facture. La précision de cette extraction est cruciale, car elle constitue la base du processus de correspondance ultérieur.
Comparaison avec les Données de PO : Les données extraites sont comparées avec les informations correspondantes dans les bons de commande stockés. Docbits vérifie si les numéros d'article, les quantités et les prix correspondent à ceux des PO. Pour une correspondance réussie, les données des factures doivent correspondre aux données des bons de commande, en tenant compte des seuils de tolérance définis.
Correspondance Automatique : Sur la base des résultats de la comparaison, Docbits effectue la correspondance. Le système vérifie si les critères de correspondance se situent dans les limites de tolérance définies. Si ces critères sont remplis, la correspondance est considérée comme réussie.
Rapport : Après avoir terminé le processus de correspondance, Docbits génère des rapports qui montrent l'état des correspondances. Ces rapports informent sur les factures correspondantes avec succès et identifient celles présentant des écarts.
Numéro d'Article : Le numéro d'article sur la facture doit correspondre exactement au numéro d'article dans le bon de commande. Il n'y a pas de tolérance pour les écarts dans les numéros d'article.
Quantités : La quantité de marchandises livrées sur la facture peut varier dans une plage de tolérance prédéfinie. En général, une tolérance de ±5% peut être acceptable pour tenir compte des différences mineures dans les quantités de livraison.
Prix : Les écarts de prix sont tolérables jusqu'à un seuil défini. Une tolérance courante peut être de ±2% du prix pour accepter de légères différences dans les déclarations de prix résultant de différences d'arrondi ou de fluctuations monétaires.
Correspondance Complète : Tous les points de données (numéro d'article, quantité et prix) sont dans les limites de tolérance définies.
Correspondance Partielle : Un ou plusieurs points de données dévient en dehors des limites de tolérance, mais les écarts sont minimes et nécessitent un examen manuel.
Aucune Correspondance : Écarts significatifs dans un ou plusieurs points de données nécessitant une correction immédiate ou une enquête plus approfondie.
La définition précise de ces règles et la fixation des limites de tolérance sont cruciales pour l'efficacité de la correspondance automatique et la réduction des interventions manuelles. Docbits permet une configuration flexible de ces paramètres pour répondre aux besoins de diverses entreprises et industries.
Cette fonctionnalité vous aide à gérer et à réconcilier les numéros d'article entre votre système et vos fournisseurs. Souvent, les numéros d'article que vous utilisez en interne peuvent ne pas correspondre aux numéros d'article utilisés par vos fournisseurs. Docbits facilite la gestion de ces divergences en créant une correspondance entre vos numéros d'article et ceux de vos fournisseurs.
Correspondance manuelle :
La première fois que vous rencontrez une divergence entre votre numéro d'article et celui de votre fournisseur, vous devez les faire correspondre manuellement.
Vous pouvez le faire en entrant le numéro d'article fournisseur correct correspondant à votre numéro d'article interne.
Correspondance automatique :
Une fois que vous avez fait correspondre manuellement un numéro d'article avec celui de votre fournisseur, Docbits se souvient de cette correspondance.
La prochaine fois que le même article apparaît, Docbits le fera correspondre automatiquement en fonction de la correspondance enregistrée, vous faisant gagner du temps et réduisant les erreurs.
ID du fournisseur : L'identifiant unique du fournisseur.
Numéro d'article : Votre numéro d'article interne pour le produit.
Numéro d'article du fournisseur : Le numéro d'article correspondant utilisé par le fournisseur.
Action : Options pour gérer les correspondances, telles que la suppression des correspondances incorrectes.
Voir ici la Section Admin Ă©galement
Efficacité : Réduit le besoin de saisie manuelle répétée, rendant le processus plus rapide.
Précision : Minimise les erreurs en s'assurant que les numéros d'article sont correctement appariés.
Commodité : Simplifie le flux de travail en automatisant le processus de correspondance après la saisie manuelle initiale.
