Crear suborganizaciones dentro de un sistema de gestión documental sirve para organizar y diferenciar aún más la estructura y gestión de cuentas de usuario, documentos y flujos de trabajo dentro de una organización. Aquà hay algunos propósitos y beneficios de crear suborganizaciones:
Estructuración y organización: Las suborganizaciones hacen posible crear una estructura jerárquica dentro del sistema de gestión documental. Esto puede ayudar a organizar cuentas de usuario y documentos por departamento, equipo, ubicación u otros criterios relevantes para una gestión más clara y eficiente.
Gestión de permisos: Al crear suborganizaciones, los administradores pueden establecer permisos granulares y controles de acceso para diferentes grupos de usuarios. Esto significa que usuarios o grupos especÃficos solo pueden acceder a los documentos y recursos relevantes para su respectiva suborganización, mejorando la seguridad y la privacidad.
Flujos de trabajo y colaboración: Las suborganizaciones pueden facilitar la colaboración y comunicación dentro de equipos o departamentos especÃficos al centralizar el acceso a documentos, proyectos o tareas compartidas. Esto promueve la eficiencia y la coordinación al colaborar en proyectos o flujos de trabajo comunes.
Informes y análisis: Al organizar cuentas de usuario y documentos en suborganizaciones, se pueden crear informes y análisis detallados sobre las actividades y el rendimiento de equipos o departamentos individuales. Esto permite a los administradores y gerentes obtener información sobre el uso del sistema de gestión documental a nivel organizacional.
Escalabilidad y flexibilidad: Las suborganizaciones proporcionan una estructura escalable que puede crecer con el crecimiento y los cambios de la organización. Nuevos equipos o departamentos pueden ser fácilmente añadidos e integrados adecuadamente en el esquema suborganizacional existente sin afectar la estructura general del sistema de gestión documental.
En general, las suborganizaciones permiten una gestión y organización más efectiva de cuentas de usuario, documentos y flujos de trabajo dentro de un sistema de gestión documental al mejorar la estructura, la seguridad y la colaboración.
En Configuración, Configuración global → Grupos, Usuarios y Permisos → Suborganizaciones como se muestra a continuación.
Luego serás llevado a una página que se parece a esta:\
Aquà es donde encontrarás tus suborganizaciones creadas previamente, asà como donde puedes crear nuevas suborganizaciones.
Haz clic en el botón + NUEVO
Se mostrará el siguiente menú:
Ingresa los detalles de la suborganización que deseas crear, el nombre y la descripción, luego haz clic en el botón GUARDAR. DeberÃas encontrar tu nueva suborganización creada al final de la lista de suborganizaciones existentes.
Gestionar Usuarios:
Agregar Usuarios: Los administradores pueden crear nuevas cuentas de usuario y asignarlas a la suborganización correspondiente.
Asignar Roles y Permisos: Los administradores pueden establecer los roles y permisos para los usuarios dentro de una suborganización. Esto generalmente implica asignar derechos de acceso a documentos, carpetas o funciones especÃficas en el sistema de gestión de documentos.
Gestionar detalles del perfil: Los administradores pueden editar los detalles del perfil de los usuarios dentro de la suborganización, como: B. Información de contacto o afiliación departamental. Esto permite una gestión actualizada y precisa de los datos de los usuarios.
Puedes agregar un nuevo usuario a la organización y tener la opción de eliminar al usuario de otros grupos.
Editar Usuario:
Editar configuraciones de suborganización: Los administradores pueden editar las configuraciones y propiedades de una suborganización, incluyendo su nombre, descripción o nivel jerárquico dentro del sistema.
Editar detalles del usuario: Los administradores pueden editar los detalles de usuarios individuales dentro de una suborganización, por ejemplo, para ajustar sus derechos de acceso o actualizar su información de contacto.
Eliminar Usuario:
Eliminar suborganizaciones: Los administradores también pueden tener la capacidad de eliminar suborganizaciones si ya no son necesarias o si se requiere una reestructuración de la estructura organizativa. Al eliminar una suborganización, los administradores deben asegurarse de que todos los usuarios y datos asociados se manejen adecuadamente.
Estas funciones de gestión permiten a los administradores gestionar y adaptar de manera efectiva las cuentas de usuario y las estructuras organizativas dentro de un sistema de gestión de documentos para satisfacer las necesidades y procesos cambiantes de la empresa.