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Descripción general y conceptos básicos

DocBits

Bienvenido a DocBits

Características principales de DocBits

DocBits es una solución de captura de documentos basada en la nube que aprovecha el poder de la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (ML) para reconocer, clasificar, analizar y extraer información de varios tipos de documentos, independientemente de su formato. Aquí tienes un vistazo más detallado a sus características clave:

Reconocimiento de Documentos: DocBits emplea algoritmos de IA para identificar y reconocer con precisión documentos, ya sea en forma de papel o archivos electrónicos.
Clasificación de Documentos: Clasifica los documentos en categorías relevantes, facilitando la organización y recuperación sencillas.
Extracción de Datos: DocBits extrae datos críticos de los documentos, transformando información no estructurada en datos estructurados que pueden integrarse en tu flujo de trabajo.
Aprendizaje Automático: El sistema aprende continuamente y mejora su precisión de reconocimiento con cada documento procesado, volviéndose más competente con el tiempo.
Inteligencia de Enjambre: DocBits utiliza inteligencia de enjambre para mejorar sus capacidades de aprendizaje, creando un sistema que se auto-mejora.

Arquitectura

Cliente en la cloud:

En las instalaciones:

DocBits se integra sin problemas con Infor LN/M3 a través de ION API, ION Desk y BODs estándar de Infor. Nuestra integración API nos permite exportar datos a Infor y realizar la validación de datos maestros en DocBits.

Exportando Datos a Infor

Utilizamos la ION API para enviar el PDF con atributos a IDM y el BOD Sync.CaptureDocument a ION Desk. En ION Desk, transformamos el Sync.CaptureDocument a los BODs de destino deseados según el tipo de documento que se esté procesando. Estos BODs de Infor transformados se importan automáticamente a LN o M3.

Validación de Datos Maestros en DocBits

Para identificar al proveedor o comparar/igualar líneas de órdenes de compra, activamos un disparador en LN/M3 que envía los BODs Sync.RemitToPartyMaster, Sync.SupplierPartyMaster y Sync.PurchaseOrder a DocBits. Configuramos este proceso en ION Desk definiendo el flujo de datos a un punto de conexión específico a DocBits.

DocBits Infor Cliente On Premise

Para enviar datos al cliente Infor onPremise, ofrecemos dos formas: Site2Site con IPsec o WatchDog

Envío de Datos al Cliente Infor On-Premise

Para enviar datos a un cliente Infor on-premise, ofrecemos dos formas: VPN Site-to-Site con IPsec.

Configuración de VPN Site-to-Site IPsec (Internet Protocol Security)

Para una VPN site-to-site IPsec, necesita configurar y abrir los siguientes puertos:

1. Puerto UDP 500: Utilizado para el Intercambio de Claves de Internet (IKE) fase 1 y fase 2.

2. Puerto UDP 4500: Utilizado para la traversía NAT (NAT-T), permitiendo que el tráfico VPN pase a través de dispositivos NAT (Traducción de Direcciones de Red).

Accediendo a Infor OS

• URL de autenticación: https://inforos.CustomerXYZad.net/

• URL de datos: https://inforos.CustomerXYZad.net:7443/

Resumen:

Para configurar una VPN site-to-site IPsec, asegúrese de que los puertos y protocolos anteriores estén configurados y abiertos.

Utilice las URL proporcionadas para acceder a Infor OS para autenticación y datos.

Certificaciones

1. ISO/IEC 27001

Esta norma internacional define los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Ayuda a las organizaciones a proteger los datos de manera sistemática y rentable, incluyendo procesos para la gestión de riesgos y controles de seguridad de la información.

Impacto para los Clientes: Asegura que DocBits se adhiera a los más altos estándares de seguridad de la información, proporcionando confianza de que los datos sensibles están bien protegidos.

2. SOC 1 (Service Organization Control 1)

Los informes SOC 1 están diseñados para organizaciones que necesitan demostrar la efectividad de los controles internos sobre la información financiera. Es particularmente relevante para los proveedores de servicios que afectan la información financiera de sus clientes.

Relevancia para DocBits: Demuestra nuestro compromiso de mantener controles internos rigurosos sobre los datos financieros, proporcionando garantía a los clientes sobre la fiabilidad de nuestros procesos.

3. SOC 2 (Service Organization Control 2)

SOC 2 se centra en los controles de una organización de servicios relevantes para la seguridad, disponibilidad, integridad del procesamiento, confidencialidad y privacidad de los datos. Es crucial para las empresas de tecnología y computación en la nube que manejan información sensible.

Valor para los Clientes: Proporciona una validación independiente de que DocBits ha implementado controles efectivos para proteger los datos de los clientes, asegurando la confiabilidad de nuestro software y servicios.

El GDPR es un reglamento en la ley de la UE sobre la protección de datos y la privacidad en la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo. También aborda la transferencia de datos personales fuera de las áreas de la UE y el EEE.

Garantía para el Cliente: El cumplimiento del GDPR asegura que DocBits procesa datos personales de acuerdo con las regulaciones de la UE, protegiendo la privacidad del usuario y adhiriéndose a estrictas pautas de manejo de datos.

Infraestructura de Infor

Puerto 443 Abierto y Comunicación Segura

Entendemos la importancia de la transferencia de datos segura. Por eso utilizamos el puerto 443 abierto, el puerto estándar para HTTPS, asegurando que todos los datos transferidos estén encriptados y sean seguros. Nuestras conexiones aseguradas por SSL garantizan que sus datos estén seguros en cada paso del proceso.

Comunicación Con La Base de Datos

Cuando se trata de comunicación con la base de datos, no tomamos riesgos. Nuestra configuración de Kubernetes y las bases de datos residen dentro de la misma Nube Privada Virtual (VPC). Esto significa que solo accedemos a la base de datos a través de IP local, asegurando que los datos transmitidos nunca salgan de la red local. Es como tener una carretera privada solo para sus datos.

Espacios

El manejo de documentos es muy sencillo con Docbits. Todos los documentos subidos se almacenan de forma segura en un ‘Espacio’ dedicado. Utilizamos encriptación SSL para el tráfico de datos y requerimos múltiples claves para el acceso a archivos, asegurando que sus documentos estén tan seguros como una bóveda.

Traffic Security

Solo permitimos conexiones aseguradas por HTTPS para comunicarnos con nuestros servidores. Esto asegura que todos los datos transferidos estén encriptados, manteniendo su información sensible segura y protegida. Es como tener un guardia de seguridad para sus datos, 24/7.

Infor Cloud

Infor On-Prem

La flexibilidad es clave, y ofrecemos tanto soluciones en la nube como en las instalaciones. Con nuestra opción en las instalaciones, no es necesario abrir ningún puerto, asegurando que la seguridad de su red permanezca intacta. Ya sea que esté en la nube o manteniendo las cosas internas, lo tenemos cubierto.

Notas de versión

Lanzamiento Spring Bloom – 23 de abril de 2025

Mejoras en DocBits:

Opción de Filtro para el Registro de Importación de Correos Electrónicos: Los usuarios ahora tienen la capacidad de filtrar los registros de importación y ordenar la tabla para una visión más clara y eficiente. Esta mejora agiliza el proceso de identificación y gestión de entradas de correo electrónico, mejorando la resolución de problemas y la gestión general de registros.
Soporte Multilingüe para la Lista de Valores: Hemos ampliado las capacidades multilingües en la función de Lista de Valores. Los administradores ahora pueden definir etiquetas en múltiples idiomas, asegurando que la etiqueta correcta se muestre automáticamente según la configuración del idioma del sistema del usuario. Esta mejora promueve una mayor accesibilidad y localización, facilitando que los usuarios de todo el mundo interactúen con la plataforma en su idioma nativo.
Mejoras en los Detalles del Usuario en Configuración: La interfaz de configuración ahora muestra información completa del usuario. Los administradores pueden ver fácilmente las afiliaciones a grupos, detalles de suborganizaciones y datos clave adicionales, lo que permite una mejor gestión de los roles de usuario y una comprensión más clara de las estructuras del equipo.
Información de Contabilidad Automática en la Pantalla de Aprobación: La pantalla de aprobación ahora presenta detalles de contabilidad automática junto con la información de la factura. Esta mejora proporciona una visión más profunda de los datos de transacción, facilitando procesos de revisión más fluidos y una toma de decisiones más informada respecto a las facturas.
Contador de Tareas para Documentos en la Vista del Tablero: Los documentos en el tablero ahora pueden indicar las tareas abiertas asociadas con ellos y mostrar el número total de tareas pendientes. Esta función proporciona a los usuarios una visión rápida de las acciones pendientes, mejorando la gestión de tareas y la eficiencia del flujo de trabajo.
Selección de Modelo de IA Basado en Proveedores: Los usuarios ahora pueden seleccionar el modelo de IA utilizado para la extracción de datos por proveedor. Esta mejora permite una optimización ajustada, asegurando una mejor precisión en la extracción para diferentes proveedores y mejorando los resultados generales del procesamiento de datos.
Registros de Flujo de Trabajo Mejorados para Tarjetas de Árbol de Decisión: Los registros ahora muestran la salida del árbol de decisión, facilitando el seguimiento y la comprensión de cómo se tomaron las decisiones dentro de los flujos de trabajo.
Introducción de un Nuevo Sistema de Pruebas Automáticas para Mejorar la Funcionalidad y Estabilidad del Sistema:
Nos complace anunciar la implementación de un nuevo sistema de pruebas automatizadas diseñado para mejorar la funcionalidad y fiabilidad general de nuestra plataforma. Esta nueva configuración realizará verificaciones consistentes y exhaustivas en nuestro sistema para identificar cualquier problema antes de que afecte su experiencia. Al automatizar estas pruebas, podemos garantizar respuestas más rápidas a problemas potenciales y mantener los más altos estándares de calidad para nuestro sistema.

Corrección de Errores

Se resolvió un problema donde las tareas no aparecían en la pantalla de validación/aprobación.
Se corrigió la posición del botón Siguiente/Anterior para que permanezca estático.
Se solucionaron problemas de desplazamiento en las vistas de script y árbol de decisiones, asegurando que los botones de acción permanezcan estacionarios durante el desplazamiento.
Se eliminó el campo de país de origen de las facturas electrónicas.
Se corrigió un problema con el contador de tareas que mostraba un número inexacto de tareas.
Se añadieron traducciones faltantes.
Se corrigieron campos personalizados para mostrar nombres descriptivos en lugar de IDs.
Se actualizó la lista de accesos directos para la pantalla de coincidencia de PO.
Se resolvió un problema donde los documentos se descargaban con un nombre de archivo incorrecto.
Se corrigieron inconsistencias de ordenamiento en la tabla de líneas de factura dentro de la coincidencia de PO.
Se solucionó un problema que afectaba la funcionalidad de creación de tareas.
Se corrigió un problema en la coincidencia de PO donde el ordenamiento de la tabla de facturas se restablecía al coincidir una línea.
Se resolvieron problemas de contabilidad automática asegurando que las referencias de reserva se dividieran correctamente cuando se divide un monto.
Se actualizó la información del host de ClickHouse.
Se resolvió un problema donde los documentos duplicados no eran reconocidos como duplicados.
Se corrigieron problemas de exportación causados por referencias de reserva que eran demasiado largas.
Se resolvió un problema donde las casillas de verificación de solo lectura no eran de solo lectura.

Lanzamiento de Hot Fix Winter Frost 10 de abril de 2025

Mejoras en DocBits:

Función de Script set_column_date_value Mejorada: La función set_column_date_value ahora incluye soporte para la opción skip_weekend, permitiendo que los valores de fecha omitan automáticamente los fines de semana al aplicarse.
Mejora en el Soporte de Carga de Archivos: Los archivos PNG y JPEG ahora se pueden cargar directamente y se convierten automáticamente en formato PDF para un manejo de documentos más eficiente.
Actualizaciones de Funcionalidad de Watchdog:
- Ahora soporta exportación a Enaio para una mejor integración del sistema.
- Capacidades de análisis mejoradas para extraer información de las estructuras XML de Sync.ContentDocument, lo que permite un procesamiento de datos más eficiente.

Correcciones de Errores

Se solucionó un problema en una función de script.
Se resolvió un problema donde las órdenes de compra tenían un estado incorrecto después de ser actualizadas.

Lanzamiento Hot Fix Winter Frost 11 de marzo de 2025

Mejoras en DocBits:

Extracción de Datos Mejorada: Se añadió una opción para extraer el Purchase Order o Item Number de una línea arriba o abajo.
Acceso Ampliado a Suborganizaciones Cruzadas: Los usuarios no administradores ahora también pueden acceder a la función de Cross Sub-Organizations.

Corrección de Errores:

Se corrigió un problema donde los usuarios no podían ser añadidos a un grupo.
Se corrigió un problema con fallos en la importación de correos electrónicos.
Se resolvió un problema con la capacitación en el campo en documentos con más de una página
Se corrigió un problema donde los scripts no funcionaban correctamente.
Se resolvió un problema donde los datos del documento no se mostraban correctamente
Se corrigió un problema con la configuración de actualización automática de la orden de compra
Se solucionó un problema donde los tokens de suscripción se mostraban incorrectamente
Se resolvió un problema donde la pantalla de tareas mostraba una versión de documento desactualizada
Se corrigió un problema que causaba que los documentos no cambiaran su estado
Se solucionó un problema donde los usuarios podían ser añadidos a una suborganización dos veces.
Se solucionó un problema donde cambiar la suborganización de un documento causaba restablecer el usuario o grupo asignado.

Sección de usuarios finales y socios

Sección de usuario final

Empezar

Inicio de Sesión y Navegación: Cómo acceder a Docbits y navegar por la interfaz.
Configuración Inicial: Configurar Docbits para su uso por primera vez.

Uso Diario

Envío de Documentos: Instrucciones para enviar documentos a Docbits.
Revisión y Aprobación de Documentos:
Aprobación de Órdenes: Pasos para revisar y aprobar formularios de pedido.
Procesamiento de Facturas: Guía sobre cómo procesar facturas entrantes para el pago.

Gestión de Documentos

Búsqueda y Recuperación: Cómo encontrar y acceder a documentos dentro de Docbits.
Editar y Actualizar: Edición de documentos y actualización de su estado.

Solución de Problemas

Problemas Comunes: Soluciones a problemas frecuentes encontrados por los usuarios.

Panel

Después de iniciar sesión con tus credenciales, serás redirigido a la página de inicio del panel de control de DocBits. Esta es la página principal donde puedes ver y gestionar todos tus documentos importados.

Herramientas del Panel

A la derecha de la barra de búsqueda, encontrarás otras herramientas del panel de control.

Actualizar Lista: Se utiliza para actualizar el panel de control sin necesidad de refrescar la pestaña del navegador.
Configuración Avanzada: Más información sobre este tema está disponible más adelante en esta página.
Análisis: Esto te proporciona más información sobre los documentos que has subido a DocBits.
Subir: Más información sobre este tema en la siguiente sección.

Las configuraciones avanzadas a menudo contienen opciones de configuración adicionales y funciones que permiten ajustes y afinaciones más específicas.

Más configuraciones
Atajos de teclado
Registro de importación
Establecer columnas de la tabla PO para organización
Establecer ordenamiento del panel por organización
Filtrar documentos por día, semana, mes, año o todos. El filtrado se refiere al momento en que se importa el documento

En las siguientes páginas encontrarás más información sobre las configuraciones individuales.

Cambiar columnas del documento

Desde el Panel de control, haz clic en el icono de Configuración Avanzada como se muestra a continuación:

El siguiente menú se mostrará:

Selecciona el botón etiquetado como "Establecer columnas del panel de control para la organización" y se mostrará una lista con todos los nombres de las columnas.

Desde este menú, puedes seleccionar los nombres de las columnas y utilizar las flechas para agregar y eliminar las columnas que desees.

Puedes establecer el orden de las columnas haciendo clic en los puntos junto al nombre de la columna y arrastrándolos a la posición adecuada.

Otra opción también te permite agregar campos de un tipo de documento:

Aquí puedes elegir entre los diferentes tipos de documentos:

Para cada tipo de documento hay diferentes campos que puedes agregar:

Selecciona los campos que necesitas y haz clic en "Agregar a Columnas visibles", luego aparecerán en la configuración de columnas.

Unir Documentos

Documentar unir documentos

Visión general

Unir documentos te permite combinar múltiples documentos.

Primero, necesitas seleccionar los documentos que te gustaría unir. Esto se puede hacer seleccionando las casillas de verificación de los documentos. Una vez que hayas seleccionado los documentos, haz clic en el ícono con tres puntos.

A continuación, se mostrará un menú, selecciona la opción "Unir" que se encuentra en la parte inferior.

Unir documentos es una característica importante en un sistema de gestión de documentos que permite a los usuarios combinar múltiples documentos en un solo documento. Aquí hay algunas razones por las cuales unir documentos puede ser útil:

Organizar Documentos Relacionados: Al unir múltiples documentos en un solo documento, los usuarios pueden organizar y mantener información o archivos relacionados juntos. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia en la gestión y acceso a los documentos.
Crear informes o resúmenes: Unir múltiples documentos puede ser útil para crear informes o resúmenes al combinar datos o información de diferentes fuentes o documentos. Esto permite a los usuarios crear informes o presentaciones completas sin tener que copiar y pegar manualmente la información.
Archivar documentos: Cuando existen múltiples versiones de un documento, o cuando los documentos necesitan ser resumidos dentro de un período de tiempo específico, unir documentos puede ayudar a asegurar prácticas de archivo consistentes y optimizar el espacio de almacenamiento.
Optimización del flujo de trabajo: Unir documentos puede ser parte de un flujo de trabajo automatizado donde los documentos se combinan automáticamente una vez que se cumplen ciertas condiciones. Esto se puede usar, por ejemplo, en un proceso de aprobación o al crear contratos o informes.

Ejemplos de unir documentos:

Combinar Facturas: Un negocio necesita resumir todas las facturas de un mes determinado para fines contables. Las facturas individuales se cargan como documentos separados y luego se unen para crear una visión general consolidada.
Combinar formularios de aprobación: Un flujo de trabajo de aprobación de aplicaciones requiere que se unan múltiples formularios antes de ser enviados a la gerencia. Los diferentes formularios se combinan automáticamente a medida que son completados y enviados por las partes involucradas.
Crear un Informe Anual: Múltiples departamentos en una empresa trabajan juntos para crear un informe anual completo. Cada departamento prepara su propia sección del informe como un documento separado. Estos documentos luego se unen para crear el informe anual final.

Al unir documentos, las organizaciones pueden agilizar sus procesos de gestión documental, mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia.

Estado del documento

Si estás utilizando el software DocBits para el procesamiento de documentos, es esencial comprender los diferentes estados que tus archivos pueden tener. Aquí tienes una lista completa de todos los posibles estados de documento en DocBits:

WatchDog Start: El módulo Watchdog se está iniciando.
WatchDog Split: El documento se está dividiendo en Watchdog.
WatchDog Upload: El documento se está subiendo en Watchdog.
Upload: El documento se está subiendo.
OCR: El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) se está ejecutando actualmente en el documento.
Clasificación: El documento se está clasificando.
Importación de Zugferd: Se está importando un documento Zugferd.
Listo para Validación: El documento está listo para validación.
Exportación de Zugferd: Se está exportando un documento Zugferd.
Flujo de Trabajo: Un flujo de trabajo se está ejecutando actualmente con este documento.
Pendiente de Aprobación: El documento necesita ser aprobado.
Pendiente de Segunda Aprobación: El documento necesita ser aprobado por segunda vez.
Contabilidad Automática: La contabilidad automática se está ejecutando.
Exportación: El documento se está exportando.
Error: Se produjo un error en el documento.

Filtrar documentos

Puedes buscar documentos específicos ingresando el nombre o ID del documento en la barra de búsqueda, como se muestra a continuación.

Para un filtrado más refinado, haz clic en el ícono en el lado derecho de la barra de búsqueda para seleccionar criterios específicos para buscar documentos.

Las siguientes opciones de filtro estarán disponibles para que las uses.

Tipo de Documento: Tipo del documento (por ejemplo, Factura, Orden de Compra).
Estado: Estado de procesamiento (por ejemplo, Listo para validación, Rechazado).
Asignado a: Usuario al que se le asigna el documento.
Asignado al grupo: Grupo al que se le asigna el documento.
Fecha de inicio / Fecha final: Rango de fechas en el que se importaron los documentos.
Reinicio necesario: Documentos que requieren un reinicio.

Haz clic en "Aplicar" para aplicar los filtros, o haz clic en "Filtros claros" para restablecerlos.

Registro de importación

Si desea ver un registro detallado de todos los documentos importados a su entorno de DocBits, siga estos pasos.

Desde su Panel de Control de DocBits, seleccione la opción de Configuración Avanzada.

Después de que aparezca la barra de Configuración Avanzada, seleccione el botón de Registro de Importación.

A continuación, aparecerá una tabla con todos los documentos importados recientemente, así como otra información relevante sobre ellos.

Resumen de documentos cargados

La segunda parte del panel es un resumen de todos los documentos subidos. Puedes ver todos los documentos o solo los asignados a ti. También puedes buscar documentos por nombre.

Los datos se extraerán en cuestión de segundos, y el estado cambiará de "En ejecución" a "Listo para Validación".

Contador de tareas

El contador de tareas se encuentra en la esquina superior derecha de la página de inicio del Panel de control.

Aquí es donde puedes ver cuántos documentos están en tu cola para procesar

y cuántos documentos están listos para validación.

Campos extraídos validados

La pantalla de validación te permite verificar, editar y validar todos los documentos importados. Puedes ver el nombre del documento, cuántas páginas contiene, la fecha en que se importó y su estado. El botón de acciones te permite asignar, reiniciar, validar o eliminar el documento.

Documento-Flujo

Descripción general:

Esta página proporciona una visión gráfica de los diversos pasos que un documento ha seguido hasta este punto.

Cómo acceder:

Opción 1:

Navega a la columna de comportamiento en el panel y haz clic en los tres puntos junto al documento para el cual deseas ver el documento-flujo.
Selecciona Documento-Flujo.

Opción 2:

Abre el documento para el cual deseas ver el documento-flujo.
Haz clic en los tres puntos en el lado derecho de la Validación De Campos.
Selecciona Documento-Flujo.

Descripción:

En el lado izquierdo de la pantalla, verás los pasos individuales del documento-flujo, listados de izquierda a derecha.

Los pasos que inician el proceso de documento-flujo (como importar o reiniciar) aparecerán en verde.
Para navegar a través de los pasos, simplemente arrástralos y suéltalos en la pantalla.
Cuando haces clic en un paso, el nombre del módulo y la información sobre si el paso fue exitoso o no aparecerán en el lado derecho de la pantalla.

Mejores prácticas

Configurar un panel que se alinee con las rutinas diarias de los usuarios requiere una planificación e implementación cuidadosas.

Aquí tienes algunas mejores prácticas que pueden ayudarte:

Vistas personalizadas:

Asegúrate de que el panel sea personalizable para que los usuarios puedan personalizar sus propias vistas y diseños. Esto se puede hacer mediante la capacidad de agregar, eliminar o reorganizar widgets.

Actualizaciones automáticas:

Implementa actualizaciones automáticas para asegurar que los datos estén siempre actualizados. Esto es especialmente importante para entornos de alto uso.
Puedes habilitar esta herramienta de actualización automática en la configuración.

Guía y capacitación para usuarios:

Ofrece una interfaz fácil de usar e instrucciones sobre cómo utilizar el panel.
Capacita a los usuarios regularmente para asegurar que comprendan todas las características y capacidades del panel.

Filtros y vistas:

Usar filtros puede ser muy útil al buscar documentos, pero también considera restablecer los filtros para mantener una vista consistente de los datos.

Análisis del panel:

Monitorea el uso del panel y recopila comentarios de los usuarios.
Analiza qué partes del panel se utilizan más y qué mejoras se pueden hacer para optimizar aún más la experiencia del usuario.

Visualización de datos:

Usa visualizaciones de datos atractivas y significativas para presentar la información de manera rápida y comprensible.
Elige visualizaciones basadas en las necesidades del usuario y el tipo de datos presentados.

Seguridad y privacidad:

Asegúrate de que el panel cumpla con los estándares de seguridad y que los datos sensibles estén adecuadamente protegidos.
Implementa controles de acceso para asegurar que los usuarios solo puedan acceder a los datos que son relevantes para ellos.

Al considerar estas mejores prácticas, puedes crear un panel que se alinee efectivamente con las rutinas diarias de los usuarios y les ayude a tomar decisiones informadas.

Solución de problemas

Aquí hay consejos específicos para solucionar problemas comunes relacionados con la configuración del tablero:

Filtros no aplicados correctamente:

Primero, verifica la configuración de los filtros para asegurarte de que se hayan aplicado los filtros correctos y que estén mostrando los datos deseados.
Asegúrate de que los filtros se apliquen de manera lógica y coherente. A veces, una lógica de filtro incorrecta o combinaciones incorrectas pueden producir resultados inesperados.
Proporciona a los usuarios orientación sobre cómo usar los filtros correctamente para asegurar que puedan utilizar las funciones de filtrado de manera efectiva.

Retrasos en la carga de datos:

Verifica la conexión de red para asegurarte de que sea estable y no esté causando retrasos.
Revisa la carga del servidor y el rendimiento de la fuente de datos para ver si ese es el problema. Puede que necesites optimizar la fuente de datos o cambiar a una infraestructura más potente.
Implementa mecanismos de caché para reducir los tiempos de carga, especialmente para datos a los que se accede con frecuencia. Anima a los usuarios a optimizar sus consultas de datos recuperando solo los campos de datos necesarios y utilizando filtros para reducir la cantidad de datos.

Problemas del navegador:

Asegúrate de que el navegador que están usando sea compatible con el tablero y tenga todas las actualizaciones necesarias instaladas.
Recomienda a los usuarios que limpien regularmente la caché de su navegador para evitar problemas de memoria y asegurarse de que están obteniendo los datos más actualizados.
Verifica si hay extensiones o complementos en el navegador que puedan estar interfiriendo con el tablero y desactívalos temporalmente si es necesario para aislar problemas.

Problemas específicos del usuario:

Ofrece soporte individualizado para los usuarios que continúan teniendo problemas. Puede que necesites verificar su configuración específica, permisos o configuración de red para identificar y resolver el problema.

Al proporcionar a los usuarios estos consejos específicos para solucionar problemas, puedes ayudarlos a resolver eficazmente problemas comunes relacionados con la configuración del tablero y aumentar su productividad.

Atajos de Teclado

Atajos del Panel

El panel incluye los siguientes atajos para mejorar la navegación y la interacción:

Option + K – Abre el menú de atajos de teclado, proporcionando una lista de atajos disponibles dentro de la aplicación.
Option + Q – Actualiza la tabla del panel, asegurando que se muestren los datos más recientes sin necesidad de recargar manualmente la página.

Tareas

Aquí es donde puedes mantener un ojo en tus tareas. Puedes elegir entre dos diseños diferentes: uno es un poco más detallado que el otro. También puedes filtrar tareas por diferentes criterios, como si están asignadas a ti o el estado de la tarea.

Cuadro de mandos de envíos anticipados

Esta sección ofrece una visión detallada de todos los envíos avanzados. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Orden de Compra

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las órdenes de compra. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Panel de facturación

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las facturas. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Shipment Order Dashboard

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las órdenes de envío. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Opciones de Configuración del Usuario

Para configurar tus ajustes, haz clic en el Icono de Usuario ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Aquí puedes personalizar varias opciones:

Idioma

Seleccionar Idioma Preferido: Elige tu idioma deseado de las opciones disponibles.

Dark Mode

Activar Dark Mode: Habilita o deshabilita el Dark Mode para una experiencia de visualización más cómoda.

Ajustes de usuario

En esta sección, puedes ajustar las siguientes preferencias:

Patrón de Fecha: Personaliza cómo se muestran las fechas.
Formato de Cantidad: Establece tu formato preferido para valores numéricos.
Nombre: Actualiza tu nombre.
Contraseña: Cambia tu contraseña para la seguridad de la cuenta.
Tamaño de Letra: Ajusta el tamaño del texto para una mejor legibilidad.
Dual Monitor Mode: Habilita esta función si estás utilizando dos monitores.

Cerrar Sesión

Cerrar Sesión: Haz clic aquí para cerrar sesión de forma segura en tu cuenta.

Tabla AI

La función de Tabla Extraída por IA permite a los usuarios manipular y personalizar fácilmente los datos extraídos del documento de la factura. Aquí se presentan las capacidades clave y las instrucciones de uso:

Eliminar Columnas: Si ciertas columnas en la tabla extraída no son necesarias, los usuarios pueden eliminarlas fácilmente haciendo clic en el icono "Eliminar columna" (representado por tres puntos verticales) junto al encabezado de la columna. Esto ayuda a limpiar la tabla y enfocarse solo en la información relevante.

Cambiar Formato de Moneda: El formato de moneda se puede cambiar seleccionando el formato deseado en el menú desplegable junto al campo "Moneda". Esto asegura que los valores de la moneda se muestren en el formato preferido, facilitando su interpretación y análisis de los datos financieros.

Mostrar/Ocultar Columnas no Mapeadas: Por defecto, solo las columnas mapeadas (columnas con datos extraídos) son visibles en la tabla. Sin embargo, los usuarios pueden optar por mostrar u ocultar las columnas no mapeadas haciendo clic en el botón "Ocultar columnas no mapeadas" o "Mostrar columnas no mapeadas" en la parte inferior de la tabla. Esta función es útil cuando los usuarios desean revisar todas las columnas disponibles, incluso si actualmente no contienen datos.

Cambiar Encabezados de la Tabla: Los encabezados de la tabla (nombres de las columnas) se pueden modificar haciendo clic en el encabezado e ingresando el nombre deseado. Esta función permite a los usuarios personalizar los nombres de las columnas para que se ajusten mejor a su terminología o preferencias, haciendo que los datos sean más legibles y comprensibles.

Estas características brindan a los usuarios flexibilidad y control sobre los datos extraídos, lo que les permite adaptar la información según sus necesidades y preferencias específicas. La Tabla Extraída por IA tiene como objetivo mejorar la experiencia del usuario al ofrecer una forma fluida e intuitiva de interactuar y analizar los datos de la factura.

Etiquetas de la tabla AI

Instrucciones paso a paso sobre cómo agregar etiquetas a una tabla:

Paso 1: Elegir nombres de columnas (etiquetas)

Seleccionar nombres de columnas: Revisa los nombres de las columnas de tu tabla y decide qué etiquetas agregar.

Paso 2: Presionar el botón "Aplicar"

Presionar botón: Una vez que hayas seleccionado la etiqueta apropiada para una columna, presiona el botón "Aplicar" junto a la columna y etiqueta seleccionadas.

Paso 3: Agregar etiqueta a la tabla

Agregar etiqueta: La etiqueta seleccionada se añadirá a la tabla como una columna adicional junto a la columna correspondiente.

Paso 4: Guardar o Eliminar Etiqueta

Guardar Etiqueta: Presiona el botón Guardar para guardar la etiqueta deseada
Eliminar Etiqueta: Para eliminar la etiqueta seleccionada, presiona el botón Eliminar

Ejemplo: Comentario, Especificación...

Con esta estructura y etiquetas, la tabla está más claramente definida y la información puede ser mejor categorizada y procesada.

Pantalla de Validación

Descripción General

Botón Guardar:

Botón Guardar:
- Propósito: Guarda el estado actual del documento o script en el que se está trabajando.
- Caso de Uso: Después de realizar cambios o anotaciones en un documento, use este botón para asegurar que todas las modificaciones se guarden.

Agregar Reglas Especiales:

Agregar Reglas Especiales / Agregar Script en DocBits:
- Propósito: Permite a los usuarios implementar reglas o scripts específicos que personalizan cómo se procesan los documentos.
- Caso de Uso: Use esta función para automatizar tareas como la extracción de datos o la validación de formatos, mejorando la eficiencia del flujo de trabajo.

Campos Difusos:

Campos Difusos:
- Propósito: Ayuda a identificar y corregir campos donde los datos pueden no coincidir perfectamente pero son lo suficientemente cercanos.
- Caso de Uso: Útil en procesos de validación de datos donde no siempre son posibles coincidencias exactas, como nombres o direcciones ligeramente mal escritos.

Campos Requeridos:

Hay campos que son necesarios para una edición posterior, estos se pueden editar en la configuración.

Use el consejo de herramienta para averiguar si:

Es un campo obligatorio (requerido)
Se requiere validación
Baja confianza
Desajuste del monto total de impuestos

Campos Requeridos:

Propósito: Identifica campos obligatorios dentro de los documentos que deben completarse o corregirse antes de un procesamiento posterior.
Caso de Uso: Asegura que los datos esenciales se capturen con precisión, manteniendo la integridad de los datos y el cumplimiento de las reglas comerciales.

Lupa:

Lupa:
- Propósito: Proporciona una vista ampliada de un área seleccionada del documento.
- Caso de Uso: Ayuda a examinar detalles finos o texto pequeño en documentos, asegurando precisión en la entrada o revisión de datos.

Abrir nueva ventana:

Abrir Nueva Ventana:
- Propósito: Abre una nueva ventana para la comparación de documentos lado a lado o multitarea.
- Caso de Uso: Útil al comparar dos documentos o al referenciar información adicional sin salir del documento actual.

Atajos de teclado:

Atajos de Teclado:
- Propósito: Permite a los usuarios realizar acciones rápidamente usando combinaciones de teclado.
- Caso de Uso: Mejora la velocidad y eficiencia en la navegación y procesamiento de documentos al minimizar la dependencia de la navegación con el ratón.

Tareas:

Para compartir información interna, puede crear tareas y asignarlas a un empleado o grupo específico dentro de la empresa.

Tareas:
- Propósito: Permite a los usuarios crear tareas relacionadas con documentos y asignarlas a miembros del equipo.
- Caso de Uso: Facilita la colaboración y gestión de tareas dentro de los equipos, asegurando que todos conozcan sus responsabilidades.

Modo de anotación:

Puede dejar anotaciones en un documento. Esto puede ser útil para dejar información para otros usuarios que editen este documento posteriormente.

Modo de Anotación:
- Propósito: Permite a los usuarios dejar notas o anotaciones directamente en el documento.
- Caso de Uso: Útil para proporcionar comentarios, instrucciones o notas importantes a otros miembros del equipo que trabajarán en el documento más tarde.

Combinar:

Los documentos se pueden combinar aquí, por ejemplo, si faltaba una página de una factura, estas páginas se pueden combinar más tarde de esta manera sin tener que eliminar o volver a cargar todo el documento.

Combinar Documentos:
- Propósito: Combina múltiples documentos en un solo archivo.
- Caso de Uso: Útil en escenarios donde partes de un documento se escanean por separado y necesitan ser consolidadas.

Vista OCR:

En la vista OCR, el texto se filtra automáticamente del documento. Esto se utiliza para reconocer características relevantes, como el código postal, número de contrato, número de factura y la clasificación de un documento.

Vista OCR:
- Propósito: Reconoce automáticamente el texto dentro de los documentos utilizando tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres.
- Caso de Uso: Optimiza el proceso de digitalización de textos impresos o manuscritos, haciéndolos buscables y editables.

Crear ticket:

A diferencia de las tareas que se transmiten internamente dentro de la empresa, este ticket de soporte es importante para notificarnos y crear inmediatamente un ticket en caso de errores y/o discrepancias. Esto facilita mucho el proceso porque puede enviar inmediatamente el error con el documento correspondiente. También existe la opción de establecer prioridad, tomar una captura de pantalla del documento o cargar una.

Crear Ticket:
- Propósito: Permite a los usuarios reportar problemas o discrepancias creando un ticket de soporte.
- Caso de Uso: Esencial para la rápida resolución de problemas y errores, ayudando a mantener la integridad y el buen funcionamiento del sistema.

Registros de scripts de documentos:

Los scripts se pueden crear en la configuración bajo Tipos de Documentos; esta información se mostrará aquí.

Registros de Scripts de Documentos:
- Propósito: Muestra registros relacionados con scripts que se han implementado para diferentes tipos de documentos.
- Caso de Uso: Útil para rastrear y depurar acciones de scripts en documentos, ayudando a los usuarios a comprender los procesos automatizados y corregir cualquier problema.

Más configuraciones:

Flujo de Documento:

Allí encontrará el flujo del documento

Propósito: Muestra la secuencia y progresión del procesamiento de documentos dentro del sistema.
Caso de Uso: Ayuda a rastrear el estado del documento a través de diferentes etapas, asegurando que se sigan todos los pasos de procesamiento necesarios.

Ir a la plantilla de diseño:

Con esta opción será redirigido y podrá editar su diseño o usar la plantilla predeterminada
Ir a la Plantilla de Diseño:
- Propósito: Redirige a los usuarios a un editor de diseño donde pueden modificar plantillas existentes o aplicar una predeterminada.
- Caso de Uso: Permite la personalización de los diseños de documentos para satisfacer necesidades o preferencias comerciales específicas, mejorando la alineación visual y funcional del documento con los estándares de la empresa.

Utilizar E-Texto si Está Disponible

Propósito: Permite que DocBits utilice e-texto para todos los documentos de un proveedor específico si está disponible, mejorando la precisión de la extracción.
Caso de Uso: Mejora la extracción de texto aprovechando el texto incrustado en lugar de OCR, lo que puede llevar a resultados más precisos para este proveedor.

Modelo de IA Basado en Proveedor

Propósito: Permite la selección entre tres modelos de IA diferentes para optimizar los resultados de extracción para un proveedor específico.
Caso de Uso: Asegura una mejor precisión de extracción al elegir el modelo de IA más adecuado para la estructura y contenido del documento de cada proveedor.

Datos Difusos

Códigos QR

Atajos de Teclado

Atajos de Validación de Campos

Al trabajar dentro de la sección de validación de campos, los usuarios pueden utilizar estos atajos:

Enter – Mueve el cursor al siguiente campo en la secuencia de validación.
Tab – Valida el campo actual y salta automáticamente al siguiente campo que requiere validación, omitiendo los campos ya validados.
ESC – Te lleva de vuelta al Panel.
Option + K – Abre el menú de atajos de teclado específico para la sección de validación de campos.
Space – Alterna la selección de una casilla de verificación, permitiendo a los usuarios marcar o desmarcar opciones rápidamente.
Option + G – Mueve el enfoque al siguiente grupo de campos relacionados, ayudando a navegar por secciones de entrada estructuradas de manera eficiente.
Option + F – Mueve el cursor al primer campo en el primer grupo, permitiendo a los usuarios regresar rápidamente al principio de un formulario.
Option + S – Guarda el documento, asegurando que todos los datos ingresados se almacenen.
Option + R – Rechaza el documento, marcándolo como inválido o requiriendo una revisión adicional.
Option + T – Salta directamente a la sección de la tabla del documento.

Atajos Específicos de Tabla en Validación de Campos

Para trabajar con tablas en la sección de validación de campos, estos atajos adicionales están disponibles:

Arrow Right – Mueve el cursor a la siguiente columna dentro de la misma fila.
Arrow Left – Mueve el cursor a la columna anterior dentro de la misma fila.
Arrow Up – Mueve el cursor a la fila superior dentro de la tabla.
Arrow Down – Mueve el cursor a la fila inferior dentro de la tabla.

Propósito y uso

Descripción General:

La pantalla de validación en DocBits está diseñada para verificar la exactitud y la integridad de los datos contenidos en los documentos antes de que sean procesados o guardados. Esta funcionalidad es crucial para asegurar que todos los datos sean leídos y procesados correctamente, manteniendo así la integridad y calidad de los datos.

Descripción Detallada del Propósito y Uso de la Pantalla de Validación

Propósito de la Pantalla de Validación

Asegurar la Calidad de los Datos: La pantalla de validación verifica la exactitud y la integridad de los datos extraídos para prevenir la entrada de información incorrecta o incompleta.
Integridad de los Datos: Asegura que los datos cumplan con los requisitos y estándares especificados.
Prevención de Errores: Al facilitar la detección y corrección temprana de errores, la pantalla de validación ayuda a mitigar posibles problemas durante el procesamiento de datos posterior.
Amigabilidad para el Usuario: El sistema proporciona retroalimentación inmediata a los usuarios cuando se detectan errores o inconsistencias, permitiendo correcciones rápidas.
Cumplimiento: La pantalla de validación ayuda a asegurar la adherencia a las regulaciones y estándares legales y organizacionales.
Eficiencia: Reduce el esfuerzo requerido para futuras correcciones y minimiza la necesidad de revisiones manuales.

Uso de la Pantalla de Validación

Extracción Automática de Datos:
- Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Lee automáticamente texto de documentos escaneados o imágenes.
- Datos Estructurados y No Estructurados: Procesa datos de varios tipos de documentos, incluyendo formularios, facturas y contratos.
Verificación y Validación de Datos:
- Validación de Formato: Asegura que los datos estén en los formatos correctos (por ejemplo, formatos de fecha, números de teléfono, direcciones de correo electrónico).
- Campos Requeridos: Confirma que todos los campos obligatorios estén completos.
- Verificación de Rango: Valida datos numéricos para asegurar que estén dentro de los límites especificados.
- Verificación de Consistencia: Verifica que los campos de datos relacionados contengan información consistente (por ejemplo, asegurando que las fechas de inicio y fin coincidan).
Interacción del Usuario y Solución de Problemas:
- Mensajes de Error: Muestra mensajes de error claros y accionables cuando los datos no cumplen con los requisitos de validación.
- Revisión y Corrección Manual: Permite a los usuarios revisar y corregir manualmente los datos cuando las validaciones automáticas fallan.
Limpieza y Estandarización de Datos:
- Corrección Automática: Sugiere o realiza correcciones automáticas cuando se detectan errores.
- Formateo de Datos: Estandariza los formatos de datos para asegurar la consistencia entre conjuntos de datos.
Seguridad y Derechos de Acceso:
- Filtros de Entrada: Protege contra entradas maliciosas mediante mecanismos robustos de validación y filtrado.
- Control de Acceso: Asegura que solo los usuarios autorizados puedan acceder y modificar datos sensibles.
Consistencia de Datos:
- Validación Cruzada: Verifica la consistencia entre campos de datos relacionados (por ejemplo, validando que las fechas de inicio y fin coincidan).
- Entradas Duplicadas: Previene entradas duplicadas dentro de la base de datos.
Guía para el Usuario:
- Mensajes de Error: Proporciona mensajes de error específicos y comprensibles cuando las entradas no cumplen con los requisitos.
- Ayuda y Consejos: Ofrece textos de ayuda o consejos para asistir a los usuarios en la correcta entrada de datos.

En resumen, la pantalla de validación en DocBits es fundamental para asegurar la calidad de los datos extraídos, facilitar la detección y corrección temprana de errores, y mejorar la eficiencia general de los flujos de trabajo de procesamiento de datos.

Conciliación de Órdenes de Compra

Introducción

Este documento proporciona una guía completa sobre cómo utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra dentro de su plataforma ERP. El sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra automatiza la conciliación de órdenes de compra con facturas entrantes, asegurando que las transacciones financieras sean precisas y que las discrepancias se aborden de inmediato.

Empezar

Para comenzar a utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra, asegúrese de que su administrador de sistema haya configurado los permisos necesarios. Necesitará acceso tanto a los datos de órdenes de compra como a los datos de facturas correspondientes dentro del sistema.

Requisitos del Sistema

Acceso a los módulos de órdenes de compra y facturas dentro del sistema ERP.
Permisos de usuario adecuados para ver y coincidir documentos financieros.

Funciones Clave

Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales.
Comparación de Datos: Compara los datos de la factura extraídos con los datos de órdenes de compra existentes.
Verificación de Coincidencias: Verifica las coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.
Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.
Registro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.

Interfaz de Usuario

La interfaz del sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra típicamente incluye los siguientes componentes:

Tablero: Visión general del estado de coincidencia y actividad reciente.
Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar órdenes de compra y facturas.
Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.
Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que requieren revisión o acción.
Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.

Guía Paso a Paso para Usar la Coincidencia de Órdenes de Compra

1. Acceder al Módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra

Navegue al módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra desde el menú principal de su sistema ERP.

2. Importar o Acceder a Facturas

Importación Automatizada: Si su sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.
Carga Manual: Si es necesario, cargue manualmente archivos de factura en el sistema utilizando la interfaz proporcionada.

3. Revisar Facturas Coincidentes Automáticamente

Revise las facturas que se han coincidido automáticamente con órdenes de compra.
Verifique los detalles de la coincidencia, incluidos los números de artículo, cantidades y precios.

4. Manejar Discrepancias

Acceda a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo ser coincidida automáticamente.
Ajuste manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marque la factura para una revisión adicional.

5. Coincidencia Manual

Para facturas no coincidentes automáticamente:

Utilice las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.
Verifique y coincida manualmente la factura con la orden de compra.

Conciliación Automática de Datos de Órdenes de Compra

Docbits es un sistema avanzado diseñado para automatizar la coincidencia de datos de órdenes de compra (POs) con documentos de facturas entrantes. Esta herramienta está específicamente diseñada para la gestión eficiente y procesamiento de datos de facturas dentro de sistemas ERP. Esta documentación explica los conceptos básicos de la coincidencia automática a través de Docbits y define las reglas específicas necesarias para una coincidencia exitosa.

Principios Fundamentales de la Coincidencia Automática en Docbits

Extracción de Datos: Docbits inicia el proceso extrayendo datos relevantes de los documentos de facturas digitalizados. Típicamente, estos datos incluyen números de ítems, cantidades y precios unitarios de cada línea de factura. La precisión de esta extracción es crucial, ya que forma la base para el proceso de coincidencia posterior.

Comparación con Datos de PO: Los datos extraídos se comparan con la información correspondiente en las órdenes de compra almacenadas. Docbits verifica si los números de ítems, cantidades y precios coinciden con los de las POs. Para una coincidencia exitosa, los datos en las facturas deben corresponder a los datos en las órdenes de compra, considerando los umbrales de tolerancia definidos.

Coincidencia Automática: Basándose en los resultados de la comparación, Docbits realiza la coincidencia. El sistema verifica si los criterios de coincidencia se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos. Si se cumplen estos criterios, la coincidencia se considera exitosa.

Reportes: Después de completar el proceso de coincidencia, Docbits genera informes que muestran el estado de las coincidencias. Estos informes informan sobre las facturas coincidentes exitosamente e identifican aquellas con discrepancias.

Definición de Reglas de Coincidencia

Número de Ítem: El número de ítem en la factura debe coincidir exactamente con el número de ítem en la orden de compra. No se toleran desviaciones en los números de ítem.

Cantidades: La cantidad de bienes entregados en la factura puede variar dentro de un rango de tolerancia predefinido. Típicamente, una tolerancia de ±5% podría ser aceptable para tener en cuenta diferencias menores en las cantidades de entrega.

Precios: Las desviaciones de precios son tolerables hasta un umbral establecido. Una tolerancia común podría ser de ±2% del precio para aceptar diferencias ligeras en las declaraciones de precios que surgen de diferencias de redondeo o fluctuaciones de divisas.

Estado de Coincidencia:

Coincidencia Completa: Todos los puntos de datos (número de ítem, cantidad y precio) se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos.
Coincidencia Parcial: Uno o más puntos de datos se desvían fuera de los límites de tolerancia, pero las desviaciones son mínimas y requieren revisión manual.
Sin Coincidencia: Desviaciones significativas en uno o más puntos de datos que requieren corrección inmediata o una investigación adicional.

La definición precisa de estas reglas y la configuración de los límites de tolerancia son cruciales para la eficiencia de la coincidencia automática y la reducción de intervenciones manuales. Docbits permite la configuración flexible de estos parámetros para satisfacer las necesidades de diversas empresas e industrias.

Mapa de número de artículo del proveedor

Visión General

Esta función te ayuda a gestionar y conciliar los números de artículo entre tu sistema y tus proveedores. A menudo, los números de artículo que usas internamente pueden no coincidir con los números de artículo que usan tus proveedores. Docbits facilita el manejo de estas discrepancias creando un mapeo entre tus números de artículo y los de tus proveedores.

Cómo Funciona

Emparejamiento Manual:
- La primera vez que encuentres una discrepancia entre tu número de artículo y el número de artículo de tu proveedor, necesitas emparejarlos manualmente.
- Puedes hacerlo ingresando el número de artículo del proveedor correcto correspondiente a tu número de artículo interno.
Emparejamiento Automático:
- Una vez que hayas emparejado manualmente un número de artículo con el número de artículo de su proveedor, Docbits recordará este mapeo.
- La próxima vez que aparezca el mismo artículo, Docbits lo emparejará automáticamente basándose en el mapeo almacenado, ahorrándote tiempo y reduciendo errores.

Desglose de la Interfaz

ID del Proveedor: El identificador único para el proveedor.
Número de Artículo: Tu número de artículo interno para el producto.
Número de Artículo del Proveedor: El número de artículo correspondiente utilizado por el proveedor.
Acción: Opciones para gestionar los mapeos, como eliminar mapeos incorrectos.

Beneficios

Eficiencia: Reduce la necesidad de entradas manuales repetidas, haciendo el proceso más rápido.
Precisión: Minimiza errores asegurando que los números de artículo se emparejen correctamente.
Conveniencia: Simplifica el flujo de trabajo automatizando el proceso de emparejamiento después de la entrada manual inicial.

Atajos de Teclado

La pantalla de coincidencia de PO tiene atajos dedicados para agilizar el proceso de coincidencia:

Tab – Se mueve entre diferentes puntos de menú en la barra lateral, permitiendo una navegación rápida sin hacer clic.
Control + M – Se mueve entre los botones disponibles en la sección de coincidencia de PO, ayudando a los usuarios a navegar eficientemente por las opciones de acción.
Enter – Selecciona o hace clic en el botón actualmente enfocado, confirmando acciones sin necesidad de usar el mouse.
Control + H – Abre la documentación para la coincidencia de PO, proporcionando acceso inmediato a asistencia.
Control + K – Abre el menú de atajos de teclado, mostrando todos los atajos disponibles para esta sección.
Control + D – Habilita o deshabilita el modo de entrenamiento de órdenes de compra, permitiendo a los usuarios alternar entre modos normal y de entrenamiento.
Control + A – Realiza la coincidencia automática de órdenes de compra.
Control + S – Guarda el documento, asegurando que todas las modificaciones se almacenen correctamente.
Control + R – Rechaza el documento, marcándolo para revisión o verificación adicional.
Control + E – Exporta el documento, generando un archivo de exportación basado en la configuración aplicada.
Control + F – Abre la función de búsqueda de órdenes de compra, permitiendo a los usuarios localizar rápidamente órdenes de compra específicas.
Control + P – Selecciona la primera fila de las líneas de órdenes de compra, facilitando el inicio del trabajo con los datos del pedido.
Control + L – Selecciona la primera fila de las líneas de la factura, permitiendo un acceso rápido a los detalles de la factura.
Control + Left Click – Selecciona o deselecciona filas de la orden de compra, permitiendo una selección flexible de múltiples entradas.
Control + C – Selecciona filas de órdenes de compra para comenzar a mapear a las líneas de la factura, configurando el proceso de mapeo.
Control + V – Mapea las líneas de órdenes de compra seleccionadas a las líneas de la factura, vinculando datos de manera eficiente.
Option + Shift + Left Click – Selecciona todas las líneas de órdenes de compra entre la primera seleccionada y la última seleccionada, simplificando el proceso de selección masiva.

Contabilidad para Factura de Costos y Ventas Indirectas

Introducción

¡Bienvenido al módulo de Contabilidad para Factura de Costos y Ventas Indirectas! Este módulo está diseñado para ayudarte a gestionar y conciliar eficientemente tus transacciones financieras dentro de tu sistema ERP. Con características como la extracción automática de datos, la coincidencia de documentos y el seguimiento detallado, puedes asegurarte de que tus registros financieros sean precisos y estén actualizados.

Comenzando

Para comenzar a usar el módulo de contabilidad, asegúrate de tener los permisos necesarios configurados por tu administrador del sistema. Necesitarás acceso tanto a los módulos de contabilidad de costos como de contabilidad de ventas dentro del sistema ERP.

Requisitos del Sistema

Acceso a los módulos de contabilidad de costos y contabilidad de ventas dentro del sistema ERP.
Permisos de usuario apropiados para ver y procesar documentos financieros.

Características Clave

Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales y otros documentos.
Comparación de Datos: Compara los datos extraídos de las facturas con los datos existentes de órdenes de compra.
Verificación de Coincidencias: Verifica coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.
Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.
Rastro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.
Entrenamiento de Documentos: Entrena al sistema para reconocer nuevos documentos con un esfuerzo mínimo, típicamente solo una vez.
División de Montos: Divide montos por departamento para un seguimiento financiero detallado.
Definición de Cuentas de Libro Mayor: El equipo de APS (Sistema de Contabilidad y Adquisiciones) puede definir la cuenta de libro mayor una vez que los datos son extraídos.

Interfaz de Usuario

La interfaz del módulo de contabilidad típicamente incluye los siguientes componentes:

Tablero: Vista general del estado de facturas y ventas, y actividad reciente.
Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar facturas y registros de ventas.
Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.
Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que necesitan revisión o acción.
Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.

Guía Paso a Paso para Usar el Módulo de Contabilidad

1. Acceder al Módulo de Contabilidad

Navega al módulo de contabilidad desde el menú principal de tu sistema ERP.

2. Importar o Acceder a Facturas

Importación Automatizada: Si tu sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.
Carga Manual: Si es necesario, carga manualmente los archivos de facturas en el sistema usando la interfaz proporcionada.

3. Revisar Facturas Coincidentes Automáticamente

Revisa las facturas que han sido coincidentes automáticamente con órdenes de compra.
Verifica los detalles de la coincidencia, incluidos números de artículos, cantidades y precios.

4. Manejar Discrepancias

Accede a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo coincidir automáticamente.
Ajusta manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marca la factura para una revisión adicional.

5. Coincidencia Manual

Para facturas no coincidentes automáticamente:

Usa las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.
Verifica y coincide manualmente la factura con la orden de compra.

6. Entrenar al Sistema

Para nuevos tipos de documentos, entrena al sistema para reconocerlos proporcionando una muestra.
Típicamente, solo necesitas entrenar al sistema una vez para que reconozca con precisión documentos similares en el futuro.

7. Registrar Reservas

Navega a la pestaña "Partidas" para ver y registrar reservas para cada factura.
Asigna los montos a las cuentas, centros de costos y dimensiones apropiadas específicas para Infor LN/M3.

Ejemplo: Registrar una Factura de Costos

Seleccionar Partida: Elige la partida para la factura de costos.
Asignar Cuenta: Asigna la cuenta apropiada, como "71200 - Gasto No Operativo".
Establecer Dimensiones: Establece dimensiones adicionales como centro de costos, grupo de productos y proyecto.
Dividir Monto: Si es necesario, divide el monto por departamento para un seguimiento más detallado.
Ingresar Monto: Ingresa el monto para la partida.

8. Definir Cuentas de Libro Mayor

Una vez que los datos son extraídos, el equipo de APS puede definir las cuentas de libro mayor.
Esto asegura que cada transacción se registre bajo la cuenta correcta para un informe financiero preciso.

9. Generar Informes

Accede a la sección "Informes" para generar informes detallados sobre transacciones financieras.
Usa las opciones de exportación para guardar informes para análisis adicional o mantenimiento de registros.

Ejemplo de Uso

Cargar Documentos: Los usuarios pueden cargar varios documentos (facturas, notas de entrega, etc.) al sistema.
Coincidencia Automática: El sistema coincide automáticamente los documentos cargados con las órdenes de compra existentes.
Revisar Coincidencias: Los usuarios pueden revisar las coincidencias, verificar detalles y ver indicadores de estado.
Resolver Discrepancias: Cualquier desajuste o discrepancia se resalta para que el usuario lo revise y corrija manualmente.
Exportar Datos: Los datos coincidentes pueden exportarse para procesamiento adicional o mantenimiento de registros.

Cómo importar documentos

Una guía para subir documentos a DocBits.

FTP

Si deseas integrar tu SFTP con DocBits para importar documentos.

Requisitos

Servidor SFTP correctamente configurado y compatible con Linux
Nombre de host, nombre de usuario y contraseña de SFTP
Carpeta de importación dedicada

Configuración de Importación

Desde el Panel de control, abre Configuración y navega hasta Importación. En Importación de FTP, selecciona agregar una nueva configuración.

Ingresa las credenciales de SFTP en los espacios proporcionados y selecciona guardar (El campo Clave de API se completará automáticamente con la Clave de API del entorno en el que estás trabajando).

Una vez que hayas ingresado todos los detalles necesarios de tu SFTP, haz clic en GUARDAR.

Importación Manual

Si deseas importar documentos manualmente en DocBits, sigue estos sencillos pasos:

Haz clic en el botón de Subir en el Panel de Control de DocBits.
Aparecerá una ventana donde puedes subir tus documentos a través del explorador de archivos o arrastrándolos y soltándolos. Puedes subir hasta 10 documentos a la vez.
Para subir documentos a través del explorador de archivos, haz clic en el botón Subir Documentos y selecciona los archivos que deseas subir. Una vez seleccionados los archivos, haz clic en Confirmar para iniciar el proceso de carga.
Alternativamente, puedes arrastrar y soltar tus archivos en la ventana de importación de DocBits.
Después de que los archivos hayan sido subidos, tendrán el estado inicial de "En Proceso". Durante este tiempo, la carga se está procesando y no es posible editar el archivo. El tiempo de procesamiento puede variar dependiendo del tamaño y complejidad del archivo.
Una vez que el archivo haya sido procesado, recibirá el estado de "Listo para Validación". Ahora puedes iniciar el proceso de validación.