Para enviar datos al cliente Infor onPremise, ofrecemos dos formas: Site2Site con IPsec o WatchDog

Envío de Datos al Cliente Infor On-Premise

Para enviar datos a un cliente Infor on-premise, ofrecemos dos formas: VPN Site-to-Site con IPsec.

Configuración de VPN Site-to-Site IPsec (Internet Protocol Security)

Para una VPN site-to-site IPsec, necesita configurar y abrir los siguientes puertos:

1. Puerto UDP 500: Utilizado para el Intercambio de Claves de Internet (IKE) fase 1 y fase 2.

2. Puerto UDP 4500: Utilizado para la traversía NAT (NAT-T), permitiendo que el tráfico VPN pase a través de dispositivos NAT (Traducción de Direcciones de Red).

Accediendo a Infor OS

• URL de autenticación: https://inforos.CustomerXYZad.net/

• URL de datos: https://inforos.CustomerXYZad.net:7443/

Resumen:

Para configurar una VPN site-to-site IPsec, asegúrese de que los puertos y protocolos anteriores estén configurados y abiertos.

Utilice las URL proporcionadas para acceder a Infor OS para autenticación y datos.

Empezar

• Inicio de Sesión y Navegación: Cómo acceder a Docbits y navegar por la interfaz.

• Configuración Inicial: Configurar Docbits para su uso por primera vez.

Uso Diario

• Envío de Documentos: Instrucciones para enviar documentos a Docbits.

• Revisión y Aprobación de Documentos:

• Aprobación de Órdenes: Pasos para revisar y aprobar formularios de pedido.

• Procesamiento de Facturas: Guía sobre cómo procesar facturas entrantes para el pago.

Gestión de Documentos

• Búsqueda y Recuperación: Cómo encontrar y acceder a documentos dentro de Docbits.

• Editar y Actualizar: Edición de documentos y actualización de su estado.

Solución de Problemas

• Problemas Comunes: Soluciones a problemas frecuentes encontrados por los usuarios.

• Contacto de Soporte: Cómo contactar al soporte para obtener asistencia.

Si estás utilizando el software DocBits para el procesamiento de documentos, es esencial comprender los diferentes estados que tus archivos pueden tener. Aquí tienes una lista completa de todos los posibles estados de documento en DocBits:

• WatchDog Start: El módulo Watchdog se está iniciando.

• WatchDog Split: El documento se está dividiendo en Watchdog.

• WatchDog Upload: El documento se está subiendo en Watchdog.

• Upload: El documento se está subiendo.

• OCR: El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) se está ejecutando actualmente en el documento.

• Clasificación: El documento se está clasificando.

• Importación de Zugferd: Se está importando un documento Zugferd.

• Listo para Validación: El documento está listo para validación.

• Exportación de Zugferd: Se está exportando un documento Zugferd.

• Flujo de Trabajo: Un flujo de trabajo se está ejecutando actualmente con este documento.

• Pendiente de Aprobación: El documento necesita ser aprobado.

• Pendiente de Segunda Aprobación: El documento necesita ser aprobado por segunda vez.

• Contabilidad Automática: La contabilidad automática se está ejecutando.

• Exportación: El documento se está exportando.

• Error: Se produjo un error en el documento.

Mientras navegas por tus documentos en DocBits, si deseas regresar al área principal del Panel, simplemente puedes presionar el botón de escape (ESC) en tu teclado y volverás al menú principal del Panel (en la página desde la cual saliste del documento).

La segunda parte del panel es un resumen de todos los documentos subidos. Puedes ver todos los documentos o solo los asignados a ti. También puedes buscar documentos por nombre.

Los datos se extraerán en cuestión de segundos, y el estado cambiará de "En ejecución" a "Listo para Validación".

Aquí hay consejos específicos para solucionar problemas comunes relacionados con la configuración del tablero:

Filtros no aplicados correctamente:

• Primero, verifica la configuración de los filtros para asegurarte de que se hayan aplicado los filtros correctos y que estén mostrando los datos deseados.

• Asegúrate de que los filtros se apliquen de manera lógica y coherente. A veces, una lógica de filtro incorrecta o combinaciones incorrectas pueden producir resultados inesperados.

• Proporciona a los usuarios orientación sobre cómo usar los filtros correctamente para asegurar que puedan utilizar las funciones de filtrado de manera efectiva.

Retrasos en la carga de datos:

• Verifica la conexión de red para asegurarte de que sea estable y no esté causando retrasos.

• Revisa la carga del servidor y el rendimiento de la fuente de datos para ver si ese es el problema. Puede que necesites optimizar la fuente de datos o cambiar a una infraestructura más potente.

• Implementa mecanismos de caché para reducir los tiempos de carga, especialmente para datos a los que se accede con frecuencia. Anima a los usuarios a optimizar sus consultas de datos recuperando solo los campos de datos necesarios y utilizando filtros para reducir la cantidad de datos.

Problemas del navegador:

• Asegúrate de que el navegador que están usando sea compatible con el tablero y tenga todas las actualizaciones necesarias instaladas.

• Recomienda a los usuarios que limpien regularmente la caché de su navegador para evitar problemas de memoria y asegurarse de que están obteniendo los datos más actualizados.

• Verifica si hay extensiones o complementos en el navegador que puedan estar interfiriendo con el tablero y desactívalos temporalmente si es necesario para aislar problemas.

Problemas específicos del usuario:

• Ofrece soporte individualizado para los usuarios que continúan teniendo problemas. Puede que necesites verificar su configuración específica, permisos o configuración de red para identificar y resolver el problema.

Al proporcionar a los usuarios estos consejos específicos para solucionar problemas, puedes ayudarlos a resolver eficazmente problemas comunes relacionados con la configuración del tablero y aumentar su productividad.

Configurar un panel que se alinee con las rutinas diarias de los usuarios requiere una planificación e implementación cuidadosas.

Aquí tienes algunas mejores prácticas que pueden ayudarte:

Vistas personalizadas:

• Asegúrate de que el panel sea personalizable para que los usuarios puedan personalizar sus propias vistas y diseños. Esto se puede hacer mediante la capacidad de agregar, eliminar o reorganizar widgets.

Actualizaciones automáticas:

• Implementa actualizaciones automáticas para asegurar que los datos estén siempre actualizados. Esto es especialmente importante para entornos de alto uso.

• Puedes habilitar esta herramienta de actualización automática en la configuración.

Guía y capacitación para usuarios:

• Ofrece una interfaz fácil de usar e instrucciones sobre cómo utilizar el panel.

• Capacita a los usuarios regularmente para asegurar que comprendan todas las características y capacidades del panel.

Filtros y vistas:

• Usar filtros puede ser muy útil al buscar documentos, pero también considera restablecer los filtros para mantener una vista consistente de los datos.

Análisis del panel:

• Monitorea el uso del panel y recopila comentarios de los usuarios.

• Analiza qué partes del panel se utilizan más y qué mejoras se pueden hacer para optimizar aún más la experiencia del usuario.

Visualización de datos:

• Usa visualizaciones de datos atractivas y significativas para presentar la información de manera rápida y comprensible.

• Elige visualizaciones basadas en las necesidades del usuario y el tipo de datos presentados.

Seguridad y privacidad:

• Asegúrate de que el panel cumpla con los estándares de seguridad y que los datos sensibles estén adecuadamente protegidos.

• Implementa controles de acceso para asegurar que los usuarios solo puedan acceder a los datos que son relevantes para ellos.

Al considerar estas mejores prácticas, puedes crear un panel que se alinee efectivamente con las rutinas diarias de los usuarios y les ayude a tomar decisiones informadas.

Introducción

Este documento proporciona una guía completa sobre cómo utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra dentro de su plataforma ERP. El sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra automatiza la conciliación de órdenes de compra con facturas entrantes, asegurando que las transacciones financieras sean precisas y que las discrepancias se aborden de inmediato.

Empezar

Para comenzar a utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra, asegúrese de que su administrador de sistema haya configurado los permisos necesarios. Necesitará acceso tanto a los datos de órdenes de compra como a los datos de facturas correspondientes dentro del sistema.

Requisitos del Sistema

• Acceso a los módulos de órdenes de compra y facturas dentro del sistema ERP.

• Permisos de usuario adecuados para ver y coincidir documentos financieros.

Funciones Clave

• Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales.

• Comparación de Datos: Compara los datos de la factura extraídos con los datos de órdenes de compra existentes.

• Verificación de Coincidencias: Verifica las coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.

• Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.

• Registro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.

Interfaz de Usuario

La interfaz del sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra típicamente incluye los siguientes componentes:

• Tablero: Visión general del estado de coincidencia y actividad reciente.

• Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar órdenes de compra y facturas.

• Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.

• Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que requieren revisión o acción.

• Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.

Guía Paso a Paso para Usar la Coincidencia de Órdenes de Compra

1. Acceder al Módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra

Navegue al módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra desde el menú principal de su sistema ERP.

2. Importar o Acceder a Facturas

• Importación Automatizada: Si su sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.

• Carga Manual: Si es necesario, cargue manualmente archivos de factura en el sistema utilizando la interfaz proporcionada.

3. Revisar Facturas Coincidentes Automáticamente

• Revise las facturas que se han coincidido automáticamente con órdenes de compra.

• Verifique los detalles de la coincidencia, incluidos los números de artículo, cantidades y precios.

4. Manejar Discrepancias

• Acceda a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo ser coincidida automáticamente.

• Ajuste manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marque la factura para una revisión adicional.

5. Coincidencia Manual

Para facturas no coincidentes automáticamente:

• Utilice las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.

• Verifique y coincida manualmente la factura con la orden de compra.

Puerto 443 Abierto y Comunicación Segura

Entendemos la importancia de la transferencia de datos segura. Por eso utilizamos el puerto 443 abierto, el puerto estándar para HTTPS, asegurando que todos los datos transferidos estén encriptados y sean seguros. Nuestras conexiones aseguradas por SSL garantizan que sus datos estén seguros en cada paso del proceso.

Comunicación Con La Base de Datos

Cuando se trata de comunicación con la base de datos, no tomamos riesgos. Nuestra configuración de Kubernetes y las bases de datos residen dentro de la misma Nube Privada Virtual (VPC). Esto significa que solo accedemos a la base de datos a través de IP local, asegurando que los datos transmitidos nunca salgan de la red local. Es como tener una carretera privada solo para sus datos.

Espacios

El manejo de documentos es muy sencillo con Docbits. Todos los documentos subidos se almacenan de forma segura en un ‘Espacio’ dedicado. Utilizamos encriptación SSL para el tráfico de datos y requerimos múltiples claves para el acceso a archivos, asegurando que sus documentos estén tan seguros como una bóveda.

Traffic Security

Solo permitimos conexiones aseguradas por HTTPS para comunicarnos con nuestros servidores. Esto asegura que todos los datos transferidos estén encriptados, manteniendo su información sensible segura y protegida. Es como tener un guardia de seguridad para sus datos, 24/7.

Infor Cloud

Infor On-Prem

La flexibilidad es clave, y ofrecemos tanto soluciones en la nube como en las instalaciones. Con nuestra opción en las instalaciones, no es necesario abrir ningún puerto, asegurando que la seguridad de su red permanezca intacta. Ya sea que esté en la nube o manteniendo las cosas internas, lo tenemos cubierto.

Bienvenido a DocBits

¡Bienvenido a DocBits, tu fuente completa de estrategias e ideas para documentación. En DocBits, estamos dedicados a proporcionar recursos de documentación claros, concisos y actualizados para usuarios finales, administradores, y socios.

1. ISO/IEC 27001

Esta norma internacional define los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Ayuda a las organizaciones a proteger los datos de manera sistemática y rentable, incluyendo procesos para la gestión de riesgos y controles de seguridad de la información.

Impacto para los Clientes: Asegura que DocBits se adhiera a los más altos estándares de seguridad de la información, proporcionando confianza de que los datos sensibles están bien protegidos.

2. SOC 1 (Service Organization Control 1)

Los informes SOC 1 están diseñados para organizaciones que necesitan demostrar la efectividad de los controles internos sobre la información financiera. Es particularmente relevante para los proveedores de servicios que afectan la información financiera de sus clientes.

Relevancia para DocBits: Demuestra nuestro compromiso de mantener controles internos rigurosos sobre los datos financieros, proporcionando garantía a los clientes sobre la fiabilidad de nuestros procesos.

3. SOC 2 (Service Organization Control 2)

SOC 2 se centra en los controles de una organización de servicios relevantes para la seguridad, disponibilidad, integridad del procesamiento, confidencialidad y privacidad de los datos. Es crucial para las empresas de tecnología y computación en la nube que manejan información sensible.

Valor para los Clientes: Proporciona una validación independiente de que DocBits ha implementado controles efectivos para proteger los datos de los clientes, asegurando la confiabilidad de nuestro software y servicios.

4. GDPR (General Data Protection Regulation) Compliance

El GDPR es un reglamento en la ley de la UE sobre la protección de datos y la privacidad en la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo. También aborda la transferencia de datos personales fuera de las áreas de la UE y el EEE.

Garantía para el Cliente: El cumplimiento del GDPR asegura que DocBits procesa datos personales de acuerdo con las regulaciones de la UE, protegiendo la privacidad del usuario y adhiriéndose a estrictas pautas de manejo de datos.

Cliente en la cloud:

En las instalaciones:

DocBits se integra sin problemas con Infor LN/M3 a través de ION API, ION Desk y BODs estándar de Infor. Nuestra integración API nos permite exportar datos a Infor y realizar la validación de datos maestros en DocBits.

Exportando Datos a Infor

Utilizamos la ION API para enviar el PDF con atributos a IDM y el BOD Sync.CaptureDocument a ION Desk. En ION Desk, transformamos el Sync.CaptureDocument a los BODs de destino deseados según el tipo de documento que se esté procesando. Estos BODs de Infor transformados se importan automáticamente a LN o M3.

Validación de Datos Maestros en DocBits

Para identificar al proveedor o comparar/igualar líneas de órdenes de compra, activamos un disparador en LN/M3 que envía los BODs Sync.RemitToPartyMaster, Sync.SupplierPartyMaster y Sync.PurchaseOrder a DocBits. Configuramos este proceso en ION Desk definiendo el flujo de datos a un punto de conexión específico a DocBits.

DocBits es una solución de captura de documentos basada en la nube que aprovecha el poder de la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (ML) para reconocer, clasificar, analizar y extraer información de varios tipos de documentos, independientemente de su formato. Aquí tienes un vistazo más detallado a sus características clave:

• Reconocimiento de Documentos: DocBits emplea algoritmos de IA para identificar y reconocer con precisión documentos, ya sea en forma de papel o archivos electrónicos.

• Clasificación de Documentos: Clasifica los documentos en categorías relevantes, facilitando la organización y recuperación sencillas.

• Extracción de Datos: DocBits extrae datos críticos de los documentos, transformando información no estructurada en datos estructurados que pueden integrarse en tu flujo de trabajo.

• Aprendizaje Automático: El sistema aprende continuamente y mejora su precisión de reconocimiento con cada documento procesado, volviéndose más competente con el tiempo.

• Inteligencia de Enjambre: DocBits utiliza inteligencia de enjambre para mejorar sus capacidades de aprendizaje, creando un sistema que se auto-mejora.

Desde el Panel de control, haz clic en el icono de Configuración Avanzada como se muestra a continuación:

El siguiente menú se mostrará:

Selecciona el botón etiquetado como "Establecer columnas del panel de control para la organización" y se mostrará una lista con todos los nombres de las columnas.

Desde este menú, puedes seleccionar los nombres de las columnas y utilizar las flechas para agregar y eliminar las columnas que desees.

Puedes establecer el orden de las columnas haciendo clic en los puntos junto al nombre de la columna y arrastrándolos a la posición adecuada.

Otra opción también te permite agregar campos de un tipo de documento:

Aquí puedes elegir entre los diferentes tipos de documentos:

Para cada tipo de documento hay diferentes campos que puedes agregar:

Selecciona los campos que necesitas y haz clic en "Agregar a Columnas visibles", luego aparecerán en la configuración de columnas.

Soporte al Usuario

Si enfrentas algún desafío o tienes consultas al usar DocBits, por favor consulta este manual del usuario o ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda. Nuestro compromiso radica en proporcionar una experiencia fluida para todos los usuarios. Simplemente haz clic en el botón de soporte en tu aplicación DocBits y podrás crear un ticket de soporte.

También puedes contactarnos a través de nuestra página de FELLOWPRO:

Dentro de la Pantalla de Validación, puedes crear tickets directamente para el documento particular e incluir una captura de pantalla del problema. Simplemente haz clic en el botón "Crear ticket", se abrirá la ventana de soporte y podrás comenzar de inmediato.

Después de iniciar sesión con tus credenciales, serás redirigido a la página de inicio del panel de control de DocBits. Esta es la página principal donde puedes ver y gestionar todos tus documentos importados.

Para configurar tus ajustes, haz clic en el Icono de Usuario ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Aquí puedes personalizar varias opciones:

Idioma

• Seleccionar Idioma Preferido: Elige tu idioma deseado de las opciones disponibles.

Dark Mode

• Activar Dark Mode: Habilita o deshabilita el Dark Mode para una experiencia de visualización más cómoda.

Ajustes de usuario

En esta sección, puedes ajustar las siguientes preferencias:

• Patrón de Fecha: Personaliza cómo se muestran las fechas.

• Formato de Cantidad: Establece tu formato preferido para valores numéricos.

• Nombre: Actualiza tu nombre.

• Contraseña: Cambia tu contraseña para la seguridad de la cuenta.

• Tamaño de Letra: Ajusta el tamaño del texto para una mejor legibilidad.

• Dual Monitor Mode: Habilita esta función si estás utilizando dos monitores.

Cerrar Sesión

• Cerrar Sesión: Haz clic aquí para cerrar sesión de forma segura en tu cuenta.

A la derecha de la barra de búsqueda, encontrarás otras herramientas del panel de control.

• Actualizar Lista: Se utiliza para actualizar el panel de control sin necesidad de refrescar la pestaña del navegador.

• Configuración Avanzada: Más información sobre este tema está disponible más adelante en esta página.

• Análisis: Esto te proporciona más información sobre los documentos que has subido a DocBits.

• Subir: Más información sobre este tema en la siguiente sección.

Las configuraciones avanzadas a menudo contienen opciones de configuración adicionales y funciones que permiten ajustes y afinaciones más específicas.

• Más configuraciones

• Atajos de teclado

• Registro de importación

• Establecer columnas de la tabla PO para organización

• Establecer ordenamiento del panel por organización

• Filtrar documentos por día, semana, mes, año o todos. El filtrado se refiere al momento en que se importa el documento

En las siguientes páginas encontrarás más información sobre las configuraciones individuales.

Visión general

Unir documentos te permite combinar múltiples documentos.

Primero, necesitas seleccionar los documentos que te gustaría unir. Esto se puede hacer seleccionando las casillas de verificación de los documentos. Una vez que hayas seleccionado los documentos, haz clic en el ícono con tres puntos.

A continuación, se mostrará un menú, selecciona la opción "Unir" que se encuentra en la parte inferior.

Unir documentos es una característica importante en un sistema de gestión de documentos que permite a los usuarios combinar múltiples documentos en un solo documento. Aquí hay algunas razones por las cuales unir documentos puede ser útil:

• Organizar Documentos Relacionados: Al unir múltiples documentos en un solo documento, los usuarios pueden organizar y mantener información o archivos relacionados juntos. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia en la gestión y acceso a los documentos.

• Crear informes o resúmenes: Unir múltiples documentos puede ser útil para crear informes o resúmenes al combinar datos o información de diferentes fuentes o documentos. Esto permite a los usuarios crear informes o presentaciones completas sin tener que copiar y pegar manualmente la información.

• Archivar documentos: Cuando existen múltiples versiones de un documento, o cuando los documentos necesitan ser resumidos dentro de un período de tiempo específico, unir documentos puede ayudar a asegurar prácticas de archivo consistentes y optimizar el espacio de almacenamiento.

• Optimización del flujo de trabajo: Unir documentos puede ser parte de un flujo de trabajo automatizado donde los documentos se combinan automáticamente una vez que se cumplen ciertas condiciones. Esto se puede usar, por ejemplo, en un proceso de aprobación o al crear contratos o informes.

Ejemplos de unir documentos:

• Combinar Facturas: Un negocio necesita resumir todas las facturas de un mes determinado para fines contables. Las facturas individuales se cargan como documentos separados y luego se unen para crear una visión general consolidada.

• Combinar formularios de aprobación: Un flujo de trabajo de aprobación de aplicaciones requiere que se unan múltiples formularios antes de ser enviados a la gerencia. Los diferentes formularios se combinan automáticamente a medida que son completados y enviados por las partes involucradas.

• Crear un Informe Anual: Múltiples departamentos en una empresa trabajan juntos para crear un informe anual completo. Cada departamento prepara su propia sección del informe como un documento separado. Estos documentos luego se unen para crear el informe anual final.

Al unir documentos, las organizaciones pueden agilizar sus procesos de gestión documental, mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia.

Si desea ver un registro detallado de todos los documentos importados a su entorno de DocBits, siga estos pasos.

Desde su Panel de Control de DocBits, seleccione la opción de Configuración Avanzada.

Después de que aparezca la barra de Configuración Avanzada, seleccione el botón de Registro de Importación.

A continuación, aparecerá una tabla con todos los documentos importados recientemente, así como otra información relevante sobre ellos.

Si estás buscando un documento o documentos específicos, entonces tienes las siguientes opciones disponibles. Dentro de la barra de búsqueda te hemos proporcionado varias herramientas para encontrar el documento que estás buscando, para acceder a ellos, selecciona el siguiente ícono.

Las siguientes opciones de filtro estarán disponibles para ti.

Te ofrecemos la opción de filtrar por tipo de documento, estado del documento, el asignado del documento y por la fecha.

El contador de tareas se encuentra en la esquina superior derecha de la página de inicio del Panel de control.

Aquí es donde puedes ver cuántos documentos están en tu cola para procesar

y cuántos documentos están listos para validación.

Aquí es donde puedes mantener un ojo en tus tareas. Puedes elegir entre dos diseños diferentes: uno es un poco más detallado que el otro. También puedes filtrar tareas por diferentes criterios, como si están asignadas a ti o el estado de la tarea.

La pantalla de validación te permite verificar, editar y validar todos los documentos importados. Puedes ver el nombre del documento, cuántas páginas contiene, la fecha en que se importó y su estado. El botón de acciones te permite asignar, reiniciar, validar o eliminar el documento.

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las órdenes de compra. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las facturas. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Esta sección ofrece una visión detallada de todos los envíos avanzados. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las órdenes de envío. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Instrucciones paso a paso sobre cómo agregar etiquetas a una tabla:

Paso 1: Elegir nombres de columnas (etiquetas)

• Seleccionar nombres de columnas: Revisa los nombres de las columnas de tu tabla y decide qué etiquetas agregar.

Paso 2: Presionar el botón "Aplicar"

• Presionar botón: Una vez que hayas seleccionado la etiqueta apropiada para una columna, presiona el botón "Aplicar" junto a la columna y etiqueta seleccionadas.

Paso 3: Agregar etiqueta a la tabla

• Agregar etiqueta: La etiqueta seleccionada se añadirá a la tabla como una columna adicional junto a la columna correspondiente.

Paso 4: Guardar o Eliminar Etiqueta

• Guardar Etiqueta: Presiona el botón Guardar para guardar la etiqueta deseada

• Eliminar Etiqueta: Para eliminar la etiqueta seleccionada, presiona el botón Eliminar

Aquí hay una explicación detallada de cada columna y las posibles etiquetas:

Posición:

Descripción: Posición u orden del artículo dentro del pedido.

Etiqueta: Entero

Ejemplo: 1, 2, 3...

Descripción:

Descripción: Breve descripción del artículo.

Etiqueta: Texto

Ejemplo: Tornillo, Tuerca, Widget...

Orden de Compra:

Descripción: El número del pedido asociado.

Etiqueta: Alfanumérico

Ejemplo: PO12345, PO98765...

Cantidad:

Descripción: Número de unidades ordenadas.

Etiqueta: Número

Ejemplo: 100, 50, 200...

Unidad:

Descripción: Unidad de medida (por ejemplo, pieza, kilogramo).

Etiqueta: Texto

Ejemplo: Pzs, kg, l...

Precio Unitario:

Descripción: Precio por unidad del artículo.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €10.00, €5.50, €100.00...

Monto Neto:

Descripción: Precio total antes de deducciones e impuestos (calculado como cantidad * precio unitario).

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €1,000.00, €275.00, €10,000.00...

Descuento:

Descripción: Monto absoluto del descuento aplicado al monto neto.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €50.00, €20.00, €500.00...

Porcentaje de Descuento:

Descripción: Porcentaje de descuento aplicado al monto neto.

Etiqueta: Porcentaje

Ejemplo: 5%, 10%, 15%...

IVA:

Descripción: Monto de IVA aplicado al artículo.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €200.00, €55.00, €1,900.00...

Monto Total:

Descripción: Monto final después de deducir el descuento y agregar el IVA.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €1,150.00, €310.00, €11,400.00...

País de Origen:

Descripción: País donde se fabricó o envió el artículo.

Etiqueta: Texto

Ejemplo: EE. UU., Alemania, China...

Número de Artículo:

Descripción: Identificador único o SKU del artículo.

Etiqueta: Alfanumérico

Ejemplo: 987654, A12345, Z98765...

Número de Nota de Entrega:

Descripción: Número de la nota de entrega asociada.

Etiqueta: Alfanumérico

Ejemplo: DN56789, DN12345...

Oración (información adicional):

Descripción: Comentarios adicionales, códigos o información relevante.

Etiqueta: Texto

Ejemplo: Comentario, Especificación...

Con esta estructura y etiquetas, la tabla está más claramente definida y la información puede ser mejor categorizada y procesada.

Descripción General

Botón Guardar:

• Botón Guardar:

  • Propósito: Guarda el estado actual del documento o script en el que se está trabajando.

  • Caso de Uso: Después de realizar cambios o anotaciones en un documento, use este botón para asegurar que todas las modificaciones se guarden.

Agregar Reglas Especiales:

• Agregar Reglas Especiales / Agregar Script en DocBits:

  • Propósito: Permite a los usuarios implementar reglas o scripts específicos que personalizan cómo se procesan los documentos.

  • Caso de Uso: Use esta función para automatizar tareas como la extracción de datos o la validación de formatos, mejorando la eficiencia del flujo de trabajo.

Campos Difusos:

• Campos Difusos:

  • Propósito: Ayuda a identificar y corregir campos donde los datos pueden no coincidir perfectamente pero son lo suficientemente cercanos.

  • Caso de Uso: Útil en procesos de validación de datos donde no siempre son posibles coincidencias exactas, como nombres o direcciones ligeramente mal escritos.

Campos Requeridos:

Hay campos que son necesarios para una edición posterior, estos se pueden editar en la configuración.

Use el consejo de herramienta para averiguar si:

• Es un campo obligatorio (requerido)

• Se requiere validación

• Baja confianza

• Desajuste del monto total de impuestos

Campos Requeridos:

• Propósito: Identifica campos obligatorios dentro de los documentos que deben completarse o corregirse antes de un procesamiento posterior.

• Caso de Uso: Asegura que los datos esenciales se capturen con precisión, manteniendo la integridad de los datos y el cumplimiento de las reglas comerciales.

Lupa:

• Lupa:

  • Propósito: Proporciona una vista ampliada de un área seleccionada del documento.

  • Caso de Uso: Ayuda a examinar detalles finos o texto pequeño en documentos, asegurando precisión en la entrada o revisión de datos.

Abrir nueva ventana:

• Abrir Nueva Ventana:

  • Propósito: Abre una nueva ventana para la comparación de documentos lado a lado o multitarea.

  • Caso de Uso: Útil al comparar dos documentos o al referenciar información adicional sin salir del documento actual.

Atajos de teclado:

• Atajos de Teclado:

  • Propósito: Permite a los usuarios realizar acciones rápidamente usando combinaciones de teclado.

  • Caso de Uso: Mejora la velocidad y eficiencia en la navegación y procesamiento de documentos al minimizar la dependencia de la navegación con el ratón.

Tareas:

Para compartir información interna, puede crear tareas y asignarlas a un empleado o grupo específico dentro de la empresa.

• Tareas:

  • Propósito: Permite a los usuarios crear tareas relacionadas con documentos y asignarlas a miembros del equipo.

  • Caso de Uso: Facilita la colaboración y gestión de tareas dentro de los equipos, asegurando que todos conozcan sus responsabilidades.

Modo de anotación:

Puede dejar anotaciones en un documento. Esto puede ser útil para dejar información para otros usuarios que editen este documento posteriormente.

• Modo de Anotación:

  • Propósito: Permite a los usuarios dejar notas o anotaciones directamente en el documento.

  • Caso de Uso: Útil para proporcionar comentarios, instrucciones o notas importantes a otros miembros del equipo que trabajarán en el documento más tarde.

Combinar:

Los documentos se pueden combinar aquí, por ejemplo, si faltaba una página de una factura, estas páginas se pueden combinar más tarde de esta manera sin tener que eliminar o volver a cargar todo el documento.

• Combinar Documentos:

  • Propósito: Combina múltiples documentos en un solo archivo.

  • Caso de Uso: Útil en escenarios donde partes de un documento se escanean por separado y necesitan ser consolidadas.

Vista OCR:

En la vista OCR, el texto se filtra automáticamente del documento. Esto se utiliza para reconocer características relevantes, como el código postal, número de contrato, número de factura y la clasificación de un documento.

• Vista OCR:

  • Propósito: Reconoce automáticamente el texto dentro de los documentos utilizando tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres.

  • Caso de Uso: Optimiza el proceso de digitalización de textos impresos o manuscritos, haciéndolos buscables y editables.

Crear ticket:

A diferencia de las tareas que se transmiten internamente dentro de la empresa, este ticket de soporte es importante para notificarnos y crear inmediatamente un ticket en caso de errores y/o discrepancias. Esto facilita mucho el proceso porque puede enviar inmediatamente el error con el documento correspondiente. También existe la opción de establecer prioridad, tomar una captura de pantalla del documento o cargar una.

• Crear Ticket:

  • Propósito: Permite a los usuarios reportar problemas o discrepancias creando un ticket de soporte.

  • Caso de Uso: Esencial para la rápida resolución de problemas y errores, ayudando a mantener la integridad y el buen funcionamiento del sistema.

Registros de scripts de documentos:

Los scripts se pueden crear en la configuración bajo Tipos de Documentos; esta información se mostrará aquí.

• Registros de Scripts de Documentos:

  • Propósito: Muestra registros relacionados con scripts que se han implementado para diferentes tipos de documentos.

  • Caso de Uso: Útil para rastrear y depurar acciones de scripts en documentos, ayudando a los usuarios a comprender los procesos automatizados y corregir cualquier problema.

Más configuraciones:

Dividir documento:

• Aquí puede dividir el documento y cortar o eliminar páginas que no son necesarias

• Dividir Documento:

  • Propósito: Permite a los usuarios dividir un documento en partes separadas, eliminando o aislando páginas que no son necesarias.

  • Caso de Uso: Ideal cuando se trata de documentos de varias páginas donde solo se requieren ciertas secciones para el procesamiento o revisión.

Mejorar documento:

• El documento se reiniciará

• Mejorar Documento:

  • Propósito: Restablece el documento a su estado inicial para re-evaluación o modificaciones adicionales.

  • Caso de Uso: Útil cuando las modificaciones iniciales necesitan deshacerse o el documento necesita refrescarse para otra ronda de ediciones. Aquí necesitamos algo de visión ML adicional para mejorar la calidad del documento.

Flujo de Documento:

Allí encontrará el flujo del documento

• Propósito: Muestra la secuencia y progresión del procesamiento de documentos dentro del sistema.

• Caso de Uso: Ayuda a rastrear el estado del documento a través de diferentes etapas, asegurando que se sigan todos los pasos de procesamiento necesarios.

Ir a la plantilla de diseño:

• Con esta opción será redirigido y podrá editar su diseño o usar la plantilla predeterminada

• Ir a la Plantilla de Diseño:

  • Propósito: Redirige a los usuarios a un editor de diseño donde pueden modificar plantillas existentes o aplicar una predeterminada.

  • Caso de Uso: Permite la personalización de los diseños de documentos para satisfacer necesidades o preferencias comerciales específicas, mejorando la alineación visual y funcional del documento con los estándares de la empresa.

La función de Tabla Extraída por IA permite a los usuarios manipular y personalizar fácilmente los datos extraídos del documento de la factura. Aquí se presentan las capacidades clave y las instrucciones de uso:

• Eliminar Columnas: Si ciertas columnas en la tabla extraída no son necesarias, los usuarios pueden eliminarlas fácilmente haciendo clic en el icono "Eliminar columna" (representado por tres puntos verticales) junto al encabezado de la columna. Esto ayuda a limpiar la tabla y enfocarse solo en la información relevante.

• Cambiar Formato de Moneda: El formato de moneda se puede cambiar seleccionando el formato deseado en el menú desplegable junto al campo "Moneda". Esto asegura que los valores de la moneda se muestren en el formato preferido, facilitando su interpretación y análisis de los datos financieros.

• Mostrar/Ocultar Columnas no Mapeadas: Por defecto, solo las columnas mapeadas (columnas con datos extraídos) son visibles en la tabla. Sin embargo, los usuarios pueden optar por mostrar u ocultar las columnas no mapeadas haciendo clic en el botón "Ocultar columnas no mapeadas" o "Mostrar columnas no mapeadas" en la parte inferior de la tabla. Esta función es útil cuando los usuarios desean revisar todas las columnas disponibles, incluso si actualmente no contienen datos.

• Cambiar Encabezados de la Tabla: Los encabezados de la tabla (nombres de las columnas) se pueden modificar haciendo clic en el encabezado e ingresando el nombre deseado. Esta función permite a los usuarios personalizar los nombres de las columnas para que se ajusten mejor a su terminología o preferencias, haciendo que los datos sean más legibles y comprensibles.

Estas características brindan a los usuarios flexibilidad y control sobre los datos extraídos, lo que les permite adaptar la información según sus necesidades y preferencias específicas. La Tabla Extraída por IA tiene como objetivo mejorar la experiencia del usuario al ofrecer una forma fluida e intuitiva de interactuar y analizar los datos de la factura.

Docbits es un sistema avanzado diseñado para automatizar la coincidencia de datos de órdenes de compra (POs) con documentos de facturas entrantes. Esta herramienta está específicamente diseñada para la gestión eficiente y procesamiento de datos de facturas dentro de sistemas ERP. Esta documentación explica los conceptos básicos de la coincidencia automática a través de Docbits y define las reglas específicas necesarias para una coincidencia exitosa.

Principios Fundamentales de la Coincidencia Automática en Docbits

Extracción de Datos: Docbits inicia el proceso extrayendo datos relevantes de los documentos de facturas digitalizados. Típicamente, estos datos incluyen números de ítems, cantidades y precios unitarios de cada línea de factura. La precisión de esta extracción es crucial, ya que forma la base para el proceso de coincidencia posterior.

Comparación con Datos de PO: Los datos extraídos se comparan con la información correspondiente en las órdenes de compra almacenadas. Docbits verifica si los números de ítems, cantidades y precios coinciden con los de las POs. Para una coincidencia exitosa, los datos en las facturas deben corresponder a los datos en las órdenes de compra, considerando los umbrales de tolerancia definidos.

Coincidencia Automática: Basándose en los resultados de la comparación, Docbits realiza la coincidencia. El sistema verifica si los criterios de coincidencia se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos. Si se cumplen estos criterios, la coincidencia se considera exitosa.

Reportes: Después de completar el proceso de coincidencia, Docbits genera informes que muestran el estado de las coincidencias. Estos informes informan sobre las facturas coincidentes exitosamente e identifican aquellas con discrepancias.

Definición de Reglas de Coincidencia

Número de Ítem: El número de ítem en la factura debe coincidir exactamente con el número de ítem en la orden de compra. No se toleran desviaciones en los números de ítem.

Cantidades: La cantidad de bienes entregados en la factura puede variar dentro de un rango de tolerancia predefinido. Típicamente, una tolerancia de ±5% podría ser aceptable para tener en cuenta diferencias menores en las cantidades de entrega.

Precios: Las desviaciones de precios son tolerables hasta un umbral establecido. Una tolerancia común podría ser de ±2% del precio para aceptar diferencias ligeras en las declaraciones de precios que surgen de diferencias de redondeo o fluctuaciones de divisas.

Estado de Coincidencia:

• Coincidencia Completa: Todos los puntos de datos (número de ítem, cantidad y precio) se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos.

• Coincidencia Parcial: Uno o más puntos de datos se desvían fuera de los límites de tolerancia, pero las desviaciones son mínimas y requieren revisión manual.

• Sin Coincidencia: Desviaciones significativas en uno o más puntos de datos que requieren corrección inmediata o una investigación adicional.

La definición precisa de estas reglas y la configuración de los límites de tolerancia son cruciales para la eficiencia de la coincidencia automática y la reducción de intervenciones manuales. Docbits permite la configuración flexible de estos parámetros para satisfacer las necesidades de diversas empresas e industrias.

Visión General

Esta función te ayuda a gestionar y conciliar los números de artículo entre tu sistema y tus proveedores. A menudo, los números de artículo que usas internamente pueden no coincidir con los números de artículo que usan tus proveedores. Docbits facilita el manejo de estas discrepancias creando un mapeo entre tus números de artículo y los de tus proveedores.

Cómo Funciona

1. Emparejamiento Manual:

   • La primera vez que encuentres una discrepancia entre tu número de artículo y el número de artículo de tu proveedor, necesitas emparejarlos manualmente.

   • Puedes hacerlo ingresando el número de artículo del proveedor correcto correspondiente a tu número de artículo interno.

2. Emparejamiento Automático:

   • Una vez que hayas emparejado manualmente un número de artículo con el número de artículo de su proveedor, Docbits recordará este mapeo.

   • La próxima vez que aparezca el mismo artículo, Docbits lo emparejará automáticamente basándose en el mapeo almacenado, ahorrándote tiempo y reduciendo errores.

Desglose de la Interfaz

• ID del Proveedor: El identificador único para el proveedor.

• Número de Artículo: Tu número de artículo interno para el producto.

• Número de Artículo del Proveedor: El número de artículo correspondiente utilizado por el proveedor.

• Acción: Opciones para gestionar los mapeos, como eliminar mapeos incorrectos.

Beneficios

• Eficiencia: Reduce la necesidad de entradas manuales repetidas, haciendo el proceso más rápido.

• Precisión: Minimiza errores asegurando que los números de artículo se emparejen correctamente.

• Conveniencia: Simplifica el flujo de trabajo automatizando el proceso de emparejamiento después de la entrada manual inicial.

Descripción General:

La pantalla de validación en DocBits está diseñada para verificar la exactitud y la integridad de los datos contenidos en los documentos antes de que sean procesados o guardados. Esta funcionalidad es crucial para asegurar que todos los datos sean leídos y procesados correctamente, manteniendo así la integridad y calidad de los datos.

Descripción Detallada del Propósito y Uso de la Pantalla de Validación

Propósito de la Pantalla de Validación

• Asegurar la Calidad de los Datos: La pantalla de validación verifica la exactitud y la integridad de los datos extraídos para prevenir la entrada de información incorrecta o incompleta.

• Integridad de los Datos: Asegura que los datos cumplan con los requisitos y estándares especificados.

• Prevención de Errores: Al facilitar la detección y corrección temprana de errores, la pantalla de validación ayuda a mitigar posibles problemas durante el procesamiento de datos posterior.

• Amigabilidad para el Usuario: El sistema proporciona retroalimentación inmediata a los usuarios cuando se detectan errores o inconsistencias, permitiendo correcciones rápidas.

• Cumplimiento: La pantalla de validación ayuda a asegurar la adherencia a las regulaciones y estándares legales y organizacionales.

• Eficiencia: Reduce el esfuerzo requerido para futuras correcciones y minimiza la necesidad de revisiones manuales.

Uso de la Pantalla de Validación

• Extracción Automática de Datos:

  • Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Lee automáticamente texto de documentos escaneados o imágenes.

  • Datos Estructurados y No Estructurados: Procesa datos de varios tipos de documentos, incluyendo formularios, facturas y contratos.

• Verificación y Validación de Datos:

  • Validación de Formato: Asegura que los datos estén en los formatos correctos (por ejemplo, formatos de fecha, números de teléfono, direcciones de correo electrónico).

  • Campos Requeridos: Confirma que todos los campos obligatorios estén completos.

  • Verificación de Rango: Valida datos numéricos para asegurar que estén dentro de los límites especificados.

  • Verificación de Consistencia: Verifica que los campos de datos relacionados contengan información consistente (por ejemplo, asegurando que las fechas de inicio y fin coincidan).

• Interacción del Usuario y Solución de Problemas:

  • Mensajes de Error: Muestra mensajes de error claros y accionables cuando los datos no cumplen con los requisitos de validación.

  • Revisión y Corrección Manual: Permite a los usuarios revisar y corregir manualmente los datos cuando las validaciones automáticas fallan.

• Limpieza y Estandarización de Datos:

  • Corrección Automática: Sugiere o realiza correcciones automáticas cuando se detectan errores.

  • Formateo de Datos: Estandariza los formatos de datos para asegurar la consistencia entre conjuntos de datos.

• Seguridad y Derechos de Acceso:

  • Filtros de Entrada: Protege contra entradas maliciosas mediante mecanismos robustos de validación y filtrado.

  • Control de Acceso: Asegura que solo los usuarios autorizados puedan acceder y modificar datos sensibles.

• Consistencia de Datos:

  • Validación Cruzada: Verifica la consistencia entre campos de datos relacionados (por ejemplo, validando que las fechas de inicio y fin coincidan).

  • Entradas Duplicadas: Previene entradas duplicadas dentro de la base de datos.

• Guía para el Usuario:

  • Mensajes de Error: Proporciona mensajes de error específicos y comprensibles cuando las entradas no cumplen con los requisitos.

  • Ayuda y Consejos: Ofrece textos de ayuda o consejos para asistir a los usuarios en la correcta entrada de datos.

En resumen, la pantalla de validación en DocBits es fundamental para asegurar la calidad de los datos extraídos, facilitar la detección y corrección temprana de errores, y mejorar la eficiencia general de los flujos de trabajo de procesamiento de datos.

Una guía para subir documentos a DocBits.

Con la API de Webhook proporcionada a continuación, puedes transferir documentos fácilmente directamente a DocBits con una simple solicitud POST. Esta API está diseñada para simplificar el proceso de carga de archivos a DocBits, y todos los parámetros necesarios ya están completados para ti.

Para comenzar, simplemente ve a la siguiente página (dependiendo del entorno que estés utilizando):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Realiza una llamada a la API utilizando tu clave API. También puedes incluir el archivo que deseas cargar como parámetro en tu llamada.

Soporte Técnico en DocBits

Íconos de Ayuda

Se han colocado íconos de ayuda en todo DocBits para ayudarte a aprender y comprender lo que realmente hace una función y cómo puede ayudarte con el procesamiento de tus documentos.

Estos íconos de ayuda se ven de la siguiente manera

Crear un Ticket

Esta es una herramienta disponible para ti, en la pantalla de validación, en caso de que ocurra algún tipo de problema al validar tu documento en DocBits.

Esta función se encuentra en el menú sobre el área de vista previa del documento, como se muestra a continuación

Una vez hecho clic, se te mostrará el siguiente formulario de ticket.

Aquí es donde completarás tus detalles y describirás el error. También puedes, si corresponde, adjuntar una captura de pantalla del problema y adjuntar un archivo relevante.

En nuestro sistema de procesamiento de documentos, manejamos un gran volumen de documentos de múltiples clientes a diario. Para garantizar que los documentos de cada cliente se procesen de manera oportuna, hemos implementado un sofisticado sistema de prioridad. Este sistema ajusta dinámicamente las prioridades en función del número de documentos pendientes que tiene un cliente, asegurando equidad y eficiencia. Vamos a profundizar en cómo funciona este sistema de prioridad y cuándo se restablece el contador de tareas.

Conceptos Clave del Sistema de Prioridad

Nuestro sistema de prioridad gira en torno a algunos conceptos clave:

1. Documentos Pendientes: Este es un conteo de los documentos que un cliente ha enviado pero que aún no han sido procesados.

2. Intervalo de Restablecimiento: El sistema restablece periódicamente el conteo de documentos pendientes a cero para asegurar que ningún cliente pueda monopolizar los recursos de procesamiento indefinidamente.

Cómo se Determina la Prioridad

Aquí hay una explicación paso a paso de cómo se determina la prioridad para el procesamiento de documentos:

1. Seguimiento de Documentos Pendientes: Cada cliente tiene un conteo de documentos pendientes. Este conteo nos ayuda a saber cuántos documentos están esperando ser procesados para cada cliente.

2. Restablecimiento del Conteo: Para mantener la equidad, restablecemos el conteo de documentos pendientes a cero si ha pasado un tiempo determinado (el intervalo de restablecimiento) desde la última actualización. Este intervalo se establece en 1500 segundos (o 25 minutos) por defecto.

3. Actualización del Conteo: Si el intervalo de restablecimiento no ha pasado, reducimos el conteo de documentos pendientes en uno cada vez que verificamos, simulando el procesamiento de un documento.

4. Establecimiento de Prioridades: La prioridad para el procesamiento de tareas se basa en el número de documentos pendientes. Cuantos menos documentos pendientes haya, mayor será la prioridad, lo que significa que esas tareas se procesarán antes. Tenemos umbrales específicos para asignar niveles de prioridad del 1 (máxima prioridad) al 9 (mínima prioridad).

Niveles de Prioridad

Los niveles de prioridad se asignan en función del conteo de documentos pendientes de la siguiente manera:

• Prioridad 9: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -20

• Prioridad 8: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -14

• Prioridad 7: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -12

• Prioridad 6: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -10

• Prioridad 5: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -8

• Prioridad 4: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -6

• Prioridad 3: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -4

• Prioridad 2: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -2

• Prioridad 1: Si el conteo de documentos pendientes es mayor o igual a -2

Cuándo se Restablece el Contador

El contador de documentos pendientes se restablece a cero si ha pasado más del intervalo de restablecimiento (1500 segundos) desde la última actualización. Este mecanismo asegura que ningún cliente pueda acumular documentos pendientes indefinidamente y acaparar los recursos del sistema. Al restablecer periódicamente el contador, garantizamos que cada cliente obtenga una parte justa del tiempo de procesamiento.

Si deseas integrar tu SFTP con DocBits para importar documentos.

Requisitos

• Servidor SFTP correctamente configurado y compatible con Linux

• Nombre de host, nombre de usuario y contraseña de SFTP

• Carpeta de importación dedicada

Configuración de Importación

Desde el Panel de control, abre Configuración y navega hasta Importación. En Importación de FTP, selecciona agregar una nueva configuración.

Ingresa las credenciales de SFTP en los espacios proporcionados y selecciona guardar (El campo Clave de API se completará automáticamente con la Clave de API del entorno en el que estás trabajando).

Una vez que hayas ingresado todos los detalles necesarios de tu SFTP, haz clic en GUARDAR.

Versión:

La versión 2.0.9 ya está disponible. Por favor, actualice a la nueva versión: https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/main/WatchDog.exe

Instalación y Configuración

Después de descargar el archivo WatchDog.exe, busca Símbolo del sistema → Ejecutar como administrador en tu dispositivo Windows.

Una vez abierto, llama al archivo escribiendo la ruta donde se encuentra el archivo WatchDog.exe en tu dispositivo como se muestra a continuación

Escribe install después de la ruta del archivo y presiona ENTER en tu teclado

Deberías recibir el siguiente mensaje de error ya que iniciará la aplicación en modo UI y aún no hay configuración presente.

La aplicación se abrirá automáticamente después de la instalación. En la parte superior, navega a Einstellungen (Configuración) y aquí verás 2 secciones separadas.

Configuración de carpetas (Ordner Einstellungen)

Aquí configurarás las rutas de archivo donde los documentos serán leídos y procesados. La ruta de lectura será para los documentos que deseas que WatchDog extraiga y procese, mientras que la ruta procesada se usará para indicar qué documentos del folder de lectura fueron extraídos y procesados.

Configuración general (Allgemeine Einstellungen)

Aquí configurarás tu aplicación DocBits con WatchDog. Deberás ingresar tu entorno de DocBits, clave API y el tipo de documento (como se indica arriba). Para agregar más de un tipo de documento, separa los nombres de los tipos de documento con una coma (FACTURA,NOTA-DE-ENTREGA,ORDEN-DE-COMPRA, etc.)

Si se ingresa una configuración inválida para alguno de los campos, recibirás un mensaje de error como el siguiente.

Una vez completado, regresa al área de Símbolo del sistema y vuelve a ejecutar el archivo WatchDog.exe y esta vez se instalará correctamente debido a que las configuraciones ahora están presentes.

Para iniciar la aplicación en modo UI, ejecuta el siguiente comando

Si solo deseas iniciar la aplicación, ejecuta este comando en su lugar.

Inicio Automático

Para configurar la aplicación WatchDog de manera que se inicie automáticamente al encender tu sistema.

Simplemente abre "Servicios" en la configuración de tu máquina Windows.

Busca WatchDog en los servicios locales y abre el servicio (doble clic en la entrada)

En el menú anterior tendrás las siguientes opciones para el inicio automático:

• Selecciona Automático, el servicio se iniciará al arrancar

• Inicio automático (Inicio diferido), esto esperará 2 minutos después del arranque para iniciar el servicio

Si deseas importar documentos manualmente en DocBits, sigue estos sencillos pasos:

• Haz clic en el botón de Subir en el Panel de Control de DocBits.

• Aparecerá una ventana donde puedes subir tus documentos a través del explorador de archivos o arrastrándolos y soltándolos. Puedes subir hasta 10 documentos a la vez.

• Para subir documentos a través del explorador de archivos, haz clic en el botón Subir Documentos y selecciona los archivos que deseas subir. Una vez seleccionados los archivos, haz clic en Confirmar para iniciar el proceso de carga.

• Alternativamente, puedes arrastrar y soltar tus archivos en la ventana de importación de DocBits.

• Después de que los archivos hayan sido subidos, tendrán el estado inicial de "En Proceso". Durante este tiempo, la carga se está procesando y no es posible editar el archivo. El tiempo de procesamiento puede variar dependiendo del tamaño y complejidad del archivo.

• Una vez que el archivo haya sido procesado, recibirá el estado de "Listo para Validación". Ahora puedes iniciar el proceso de validación.

Introducción

¡Bienvenido al módulo de Contabilidad para Factura de Costos y Ventas Indirectas! Este módulo está diseñado para ayudarte a gestionar y conciliar eficientemente tus transacciones financieras dentro de tu sistema ERP. Con características como la extracción automática de datos, la coincidencia de documentos y el seguimiento detallado, puedes asegurarte de que tus registros financieros sean precisos y estén actualizados.

Comenzando

Para comenzar a usar el módulo de contabilidad, asegúrate de tener los permisos necesarios configurados por tu administrador del sistema. Necesitarás acceso tanto a los módulos de contabilidad de costos como de contabilidad de ventas dentro del sistema ERP.

Requisitos del Sistema

• Acceso a los módulos de contabilidad de costos y contabilidad de ventas dentro del sistema ERP.

• Permisos de usuario apropiados para ver y procesar documentos financieros.

Características Clave

1. Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales y otros documentos.

2. Comparación de Datos: Compara los datos extraídos de las facturas con los datos existentes de órdenes de compra.

3. Verificación de Coincidencias: Verifica coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.

4. Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.

5. Rastro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.

6. Entrenamiento de Documentos: Entrena al sistema para reconocer nuevos documentos con un esfuerzo mínimo, típicamente solo una vez.

7. División de Montos: Divide montos por departamento para un seguimiento financiero detallado.

8. Definición de Cuentas de Libro Mayor: El equipo de APS (Sistema de Contabilidad y Adquisiciones) puede definir la cuenta de libro mayor una vez que los datos son extraídos.

Interfaz de Usuario

La interfaz del módulo de contabilidad típicamente incluye los siguientes componentes:

• Tablero: Vista general del estado de facturas y ventas, y actividad reciente.

• Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar facturas y registros de ventas.

• Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.

• Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que necesitan revisión o acción.

• Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.

Guía Paso a Paso para Usar el Módulo de Contabilidad

1. Acceder al Módulo de Contabilidad

Navega al módulo de contabilidad desde el menú principal de tu sistema ERP.

2. Importar o Acceder a Facturas

• Importación Automatizada: Si tu sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.

• Carga Manual: Si es necesario, carga manualmente los archivos de facturas en el sistema usando la interfaz proporcionada.

3. Revisar Facturas Coincidentes Automáticamente

• Revisa las facturas que han sido coincidentes automáticamente con órdenes de compra.

• Verifica los detalles de la coincidencia, incluidos números de artículos, cantidades y precios.

4. Manejar Discrepancias

• Accede a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo coincidir automáticamente.

• Ajusta manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marca la factura para una revisión adicional.

5. Coincidencia Manual

Para facturas no coincidentes automáticamente:

• Usa las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.

• Verifica y coincide manualmente la factura con la orden de compra.

6. Entrenar al Sistema

• Para nuevos tipos de documentos, entrena al sistema para reconocerlos proporcionando una muestra.

• Típicamente, solo necesitas entrenar al sistema una vez para que reconozca con precisión documentos similares en el futuro.

7. Registrar Reservas

• Navega a la pestaña "Partidas" para ver y registrar reservas para cada factura.

• Asigna los montos a las cuentas, centros de costos y dimensiones apropiadas específicas para Infor LN/M3.

Ejemplo: Registrar una Factura de Costos

1. Seleccionar Partida: Elige la partida para la factura de costos.

2. Asignar Cuenta: Asigna la cuenta apropiada, como "71200 - Gasto No Operativo".

3. Establecer Dimensiones: Establece dimensiones adicionales como centro de costos, grupo de productos y proyecto.

4. Dividir Monto: Si es necesario, divide el monto por departamento para un seguimiento más detallado.

5. Ingresar Monto: Ingresa el monto para la partida.

8. Definir Cuentas de Libro Mayor

• Una vez que los datos son extraídos, el equipo de APS puede definir las cuentas de libro mayor.

• Esto asegura que cada transacción se registre bajo la cuenta correcta para un informe financiero preciso.

9. Generar Informes

• Accede a la sección "Informes" para generar informes detallados sobre transacciones financieras.

• Usa las opciones de exportación para guardar informes para análisis adicional o mantenimiento de registros.

Ejemplo de Uso

1. Cargar Documentos: Los usuarios pueden cargar varios documentos (facturas, notas de entrega, etc.) al sistema.

2. Coincidencia Automática: El sistema coincide automáticamente los documentos cargados con las órdenes de compra existentes.

3. Revisar Coincidencias: Los usuarios pueden revisar las coincidencias, verificar detalles y ver indicadores de estado.

4. Resolver Discrepancias: Cualquier desajuste o discrepancia se resalta para que el usuario lo revise y corrija manualmente.

5. Exportar Datos: Los datos coincidentes pueden exportarse para procesamiento adicional o mantenimiento de registros.

Ve al menú de Configuración y selecciona "Importar" en Procesamiento de Documentos.

Desplázate hasta la parte inferior de la página y selecciona el botón NUEVO para crear una nueva importación de correo electrónico.

Después de presionar NUEVO, se te mostrará el siguiente menú.

Aquí puedes seleccionar qué Protocolo te gustaría.

Aquí solo necesitas ingresar la información requerida para tu proveedor de correo electrónico, encriptación, nombre del servidor, puerto, nombre de usuario, dirección de correo electrónico, contraseña, así como la carpeta de correo electrónico.

Cosas a tener en cuenta

• Ingresa toda la información necesaria en la interfaz de usuario. Otra información como el servidor, puerto, etc. Depende del proveedor (una búsqueda rápida en Google debería ayudar).

• La carpeta y Mover-Importado tienen la misma función aquí. La carpeta no se puede desactivar, pero usará la Bandeja de entrada de forma predeterminada si se deja vacía.

¡Bienvenido al Curso para Principiantes de DocBits, tu guía completa para revolucionar la gestión de documentos para tu negocio!

En el entorno financiero complejo de hoy en día, gestionar confirmaciones de pedidos, facturas de entrega, facturación y contabilidad de costos no es tarea fácil. Ahí es donde brilla DocBits. Con más de 20 integraciones y una compatibilidad incomparable con Infor CloudSuite, LN y M3, DocBits se destaca de otras soluciones en el mercado.

Aquí solo necesitas ingresar la suborganización deseada y presionar 'Autenticar'

Serás llevado a esta página de Microsoft y necesitarás ingresar un código.

Este código se puede encontrar haciendo clic en DocBits y el código se mostrará allí como se muestra a continuación, simplemente copia el código e ingrésalo en la página de Microsoft. Después necesitarás ingresar tus propias credenciales de Microsoft.

Presiona el botón FINALIZAR AUTENTICACIÓN y serás llevado a este menú

Usar Carpeta

Si estás usando una carpeta que no sea tu bandeja de entrada, ingresa el nombre de la carpeta después de habilitar el control deslizante.

Usar Buzón Compartido

Si deseas que la importación de correos electrónicos acceda a una bandeja de entrada o carpeta de un buzón compartido, ingresa la dirección de correo electrónico aquí después de habilitar el control deslizante.

Mover correos electrónicos importados a la papelera

Si deseas importar todos los correos electrónicos, no solo los no leídos, y que se muevan a la papelera, entonces activa esto. De lo contrario, solo revisará los correos electrónicos no leídos, importará los documentos, marcará el correo electrónico como leído y lo dejará en su lugar actual.

En caso de que recibas un mensaje de error que indique que no tienes los derechos para establecer tal conexión, alguien con derechos de administrador dentro de Azure deberá autorizar esta conexión. Para obtener más información, visita la siguiente página: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

Esta es una herramienta disponible para ti, en la pantalla de validación, en caso de que ocurra algún tipo de problema al validar tu documento en DocBits.

Esta función se encuentra en el menú sobre el área de vista previa del documento, como se muestra a continuación

Una vez hecho clic, se mostrará el siguiente formulario de ticket.

Aquí es donde completarás tus detalles y describirás el error. También puedes, si corresponde, adjuntar una captura de pantalla del problema y un archivo relevante.

Se han colocado iconos de ayuda en todo DocBits para ayudarte a aprender y comprender lo que realmente hace una función y cómo puede ayudarte con el procesamiento de tus documentos.

Estos iconos de ayuda se ven de la siguiente manera

En este video, los espectadores son presentados a la interfaz fácil de usar de DocBit, enfocándose específicamente en la validación de documentos. El tutorial enfatiza la simplicidad del sistema, donde no se requiere programación ni fórmulas complejas.

Gracias a la IA y la Inteligencia de Enjambre, la mayoría de los campos se extraen automáticamente, lo que permite a los extraer información fácilmente haciendo clic en los valores dentro del documento. Además, los espectadores aprenden sobre la flexibilidad de extraer áreas específicas haciendo doble clic o dibujando alrededor de la región deseada.

En esta guía de video completa, se presenta a los espectadores el panel de control de DocBits y su variedad de funcionalidades. Desde filtrar y gestionar documentos abiertos hasta importar adjuntos a través de varios canales como correo electrónico, escáner o API, el tutorial ofrece un recorrido paso a paso.

Se destacan las características clave, incluido cómo filtrar documentos por estado o asignatario, localizar detalles específicos como números de factura y cambiar el asignatario para documentos individuales. Se demuestra la facilidad y eficiencia del sistema, enfatizando el control y la personalización que ofrece a los El tutorial prepara el escenario para una exploración más profunda de la dentro de DocBits.

Si estás utilizando el Portal de Proveedores de DocBits, es importante que entiendas los diferentes estados que pueden tener tus proveedores. Aquí tienes una lista completa de todos los posibles estados de los proveedores en DocBits:

• Abierto: Proveedor existente que aún no ha sido invitado

• Registro Pendiente: Proveedor ha sido invitado al portal de proveedores

• Entrada del Proveedor Pendiente: Esperando cambios del proveedor después de que completó el registro

• Aprobación Pendiente: Proveedor ha terminado el registro, está esperando la primera aprobación

• Aprobación de AP Pendiente: Proveedor ha sido aprobado por primera vez, esperando la segunda aprobación

• Aprobado: Proveedor ha sido aprobado

• Rechazado: Proveedor ha sido rechazado

1. Nombre de la Empresa: El nombre legal de la empresa tal como está registrado.

2. Calle + Número: La dirección física de la oficina principal o sede de la empresa.

3. Código Postal: El código ZIP o código postal de la dirección de la empresa.

4. Ciudad: La ciudad en la que se encuentra la empresa.

5. Estado: El estado o región donde se encuentra la empresa.

6. País: El país de operación de la empresa.

7. ID de la Empresa: Un identificador único para la empresa, que podría ser utilizado internamente o para integraciones con otros sistemas.

8. ID Fiscal: El número de identificación fiscal de la empresa, importante para operaciones financieras e informes.

9. ID del Registro Comercial: El número de registro de la empresa en el registro comercial, que podría ser importante para documentación legal y oficial.

10. Número de Teléfono Oficial de la Empresa: El número de contacto principal de la empresa.

11. Correo Electrónico Oficial de la Empresa: La dirección de correo electrónico principal que se utilizará para comunicaciones oficiales.

La información ingresada aquí puede ser crucial para garantizar que documentos como facturas, correspondencia oficial e informes estén correctamente formateados con los detalles correctos de la empresa. También ayuda a mantener la consistencia en cómo se representa la empresa en varias comunicaciones externas y documentos. Después de ingresar o actualizar la información, el administrador debe guardar los cambios haciendo clic en el botón "Guardar" para asegurar que todas las modificaciones se apliquen en todo el sistema.

Además, la sección proporciona una vista del plan de suscripción, mostrando cuántos días quedan, las fechas de inicio y finalización, y un medidor de uso de suscripción que realiza un seguimiento del consumo de tokens de servicio en comparación con lo asignado en el plan. Esto puede ayudar a los administradores a monitorear y planificar las renovaciones o actualizaciones de suscripción en función de las tendencias de uso.

1. Configuración Global:

   • Información de la Empresa: Definir y editar detalles básicos sobre la empresa, como nombre, dirección y otros identificadores.

   • Grupos, Usuarios y Permisos: Gestionar roles de usuario y permisos, permitiendo diferentes niveles de acceso a varias funciones dentro de DocBits.

   • Integración: Configurar e implementar integraciones con otro software o sistemas, mejorando la funcionalidad de DocBits con servicios externos.

   • Tipos de Documentos: Especificar y gestionar diferentes tipos de documentos que DocBits procesará, como facturas, pedidos, etc.

   • Notificación por Correo Electrónico: Configurar ajustes para alertas y notificaciones por correo electrónico relacionadas con actividades de procesamiento de documentos.

   • Tablero: Personalizar la vista del tablero con widgets y métricas que son importantes para los usuarios.

2. Procesamiento de Documentos:

   • Caducidad de Documentos: Establecer reglas sobre cuánto tiempo se retienen los documentos antes de ser archivados o eliminados.

   • Importar: Configurar cómo se importan los documentos a DocBits, incluyendo ajustes de origen y tipos de archivo.

   • Configuraciones de OCR: Ajustar configuraciones para el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) que convierte imágenes de texto en texto codificado por máquina.

   • Clasificación y Extracción: Definir cómo se categorizan los documentos y cómo se extraen los datos de los documentos.

   • Búsqueda de Datos Maestros: Configurar búsquedas para validar o complementar los datos extraídos con datos maestros preexistentes.

   • Lista de Valores: Gestionar listas predefinidas que se utilizan en la entrada y validación de datos.

   • Exportar: Configurar cómo y dónde se exportan los documentos y datos procesados.

   • Módulo: Módulos adicionales que se pueden configurar para extender la funcionalidad.

3. Licencias de API: Gestionar claves de API y monitorear estadísticas de uso para las API utilizadas por DocBits.

4. Configuración de Proveedores: Configurar y gestionar ajustes específicos para proveedores, posiblemente integrándose con sistemas de gestión de proveedores.

5. Gestión de Caché: Ajustar configuraciones relacionadas con la caché de datos para mejorar el rendimiento del sistema.

Descripción General

La configuración de Color de la Aplicación permite a los administradores definir el esquema de color de la interfaz de la aplicación. Esta función es particularmente útil para distinguir entre diferentes entornos como pruebas, sandbox y producción. Al asignar colores distintos a cada entorno, los usuarios pueden identificar fácilmente en qué entorno están trabajando, reduciendo el riesgo de realizar acciones críticas en el entorno incorrecto.

Accediendo a la Configuración del Color de la Aplicación

1. Navegar a la Configuración de la Empresa:

   • Desde el menú principal, haga clic en la sección de Información de la Empresa.

2. Localizar la Sección de Color de la Aplicación:

   • Desplácese hacia abajo hasta la sección de Color de la Aplicación dentro de la configuración de Información de la Empresa.

Configurando el Color de la Aplicación

1. Elegir un Color:

   • Haga clic en el cuadro de color o ingrese un código hexadecimal directamente en el campo de texto.

   • Aparecerá un selector de color, permitiéndole seleccionar el color deseado.

   • Puede ingresar un código hexadecimal específico si tiene un color predeterminado para el entorno.

2. Guardar el Color:

   • Una vez que haya seleccionado el color, haga clic en el botón de Guardar para aplicar el cambio.

   • La interfaz de la aplicación se actualizará inmediatamente para reflejar el nuevo color.

3. Restablecer a Predeterminado:

   • Si desea volver al color predeterminado, haga clic en el botón de Restablecer.

Mejores Prácticas para los Colores de Entorno

Para evitar confusiones, se recomienda establecer un esquema de color estándar para cada entorno:

• Producción: Utilice un color neutral o predeterminado, como #FFFFFF (blanco) o #f0f0f0 (gris claro), para indicar el entorno en vivo.

• Pruebas: Utilice un color brillante o de alerta, como #ffcc00 (amarillo) o #ffa500 (naranja), para indicar un entorno de pruebas.

• Sandbox: Utilice un color distinto, como #007bff (azul) o #6c757d (gris), para indicar un entorno de sandbox o desarrollo.

Aviso del Plan de Suscripción

En la sección de Color de la Aplicación, los administradores también verán información relacionada con el Plan de Suscripción. Esto incluye el plan actual, su estado y los días restantes de suscripción.

Importancia del Color de la Aplicación

La configuración de Color de la Aplicación es una herramienta simple pero efectiva para ayudar a los usuarios a reconocer rápidamente el entorno en el que están trabajando. Al seleccionar y gestionar cuidadosamente estos colores, las organizaciones pueden minimizar errores y mejorar la eficiencia del flujo de trabajo.

Explora las capacidades revolucionarias de DocBits, una herramienta de gestión de documentos de última generación que simplifica las complejidades de la extracción de tablas, la coincidencia de órdenes de compra (PO) y la gestión de facturas de costos.

En este video, profundizamos en las características únicas de DocBits, centrándonos en la extracción de tablas mediante IA que maneja sin esfuerzo incluso los diseños de tablas más intrincados. Con una tasa de precisión de hasta el 95%, el sistema automatiza la extracción, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa.

1. Recibirá una invitación con un enlace por correo electrónico para comenzar el proceso de registro. Por favor, haga clic en “Ir al Registro”, envíe la información requerida y acepte los términos y condiciones para comenzar.
2. Detalles del Proveedor

   Por favor, verifique que el nombre del Proveedor sea correcto. Este es un detalle crítico para fines de identidad y legales que no puede ser cambiado. Proporcione toda la información aplicable, incluyendo los campos requeridos. Cuando haya terminado, haga clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Datos de Dirección. Para guardar su progreso y continuar más tarde, haga clic en “Guardar.”
3. Datos de Dirección Por favor, proporcione toda la información aplicable, incluyendo los campos requeridos. Cuando haya terminado, haga clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Contacto del Proveedor. Para guardar su progreso y continuar más tarde, haga clic en “Guardar.”
4. Contacto del Proveedor Por favor, proporcione toda la información aplicable, incluyendo los campos requeridos. Cuando haya terminado, haga clic en “Siguiente” para continuar a la sección Financiera del Proveedor. Para guardar su progreso y continuar más tarde, haga clic en “Guardar.”
5. Financiera del Proveedor Por favor, proporcione toda la información aplicable. Cuando haya terminado, haga clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Compras del Proveedor. Para guardar su progreso y continuar más tarde, haga clic en “Guardar.”
6. Compras del Proveedor Por favor, proporcione toda la información aplicable. Cuando haya terminado, haga clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Certificados del Proveedor. Para guardar su progreso y continuar más tarde, haga clic en “Guardar.”
7. Certificados del Proveedor Por favor, cargue todos los certificados requeridos (Impuesto, Seguro, Diversificación de Proveedores). Por favor, guarde su progreso si necesita regresar para completar el proceso de registro más tarde. Cuando haya terminado, haga clic en “Enviar para Aprobación.”
8. Por favor, cargue todos los certificados requeridos (Impuesto, Seguro, Diversificación de Proveedores). Por favor, guarde su progreso si necesita regresar para completar el proceso de registro más tarde. Cuando haya terminado, haga clic en “Enviar para Aprobación.”
9. Por favor, revise su correo electrónico para una confirmación de que ha completado el proceso de registro.

Descripción General

Este documento describe el plan de pruebas para la automatización de facturas utilizando DocBits con Infor LN o M3. Incluye detalles de los casos de prueba, preparación de pruebas, pasos de ejecución y procesos de soporte.

Casos de Prueba

Plan de Pruebas con el Cliente

1. Configuración

• Reunión Inicial: Programar una reunión de inicio con el cliente para explicar el proceso de pruebas y los objetivos.

• Acceso y Permisos: Asegurarse de que el cliente tenga todo el acceso necesario a DocBits y a Infor LN o M3 para fines de prueba.

2. Preparación de Pruebas

• Capacitación: Proporcionar capacitación integral al equipo del cliente sobre cómo usar DocBits para el procesamiento de facturas.

• Documentación: Compartir documentación detallada sobre los procedimientos de prueba, incluidos los resultados esperados para cada caso de prueba.

3. Ejecución de Casos de Prueba

• Entorno de Pruebas: Configurar un entorno de pruebas que replique el sistema de producción del cliente lo más cerca posible.

• Pruebas Paso a Paso: Trabajar con el cliente para ejecutar cada caso de prueba, asegurándose de que comprendan cada paso:

  • Procesar facturas a través de DocBits.

  • Verificar la salida en el módulo de coincidencia de OC.

  • Comprobar los resultados de exportación en LN o M3.

4. Resolución de Problemas

• Seguimiento: Utilizar un sistema de seguimiento (como Jira o una hoja de cálculo simple) para registrar cualquier problema o desajuste que ocurra durante las pruebas.

• Soporte: Proporcionar soporte inmediato para resolver problemas y aclarar cualquier duda.

5. Verificación y Retroalimentación

• Verificación: Después de cada caso de prueba, verificar los resultados con el cliente para asegurar la precisión.

• Ciclo de Retroalimentación: Recoger retroalimentación del cliente sobre el proceso y cualquier mejora necesaria.

6. Finalización

• Documentación de Resultados: Documentar los resultados de cada caso de prueba y proporcionar un informe resumen al cliente.

• Reunión de Revisión: Realizar una reunión de revisión para discutir los resultados de las pruebas y cualquier paso adicional requerido antes de la implementación.

7. Preparación para el Go Live

• Refresco de Capacitación: Ofrecer una sesión de capacitación de repaso si es necesario.

• Plan de Soporte: Desarrollar un plan de soporte para la fase inicial de implementación para asegurar una transición fluida.

Aquí hay algunas recomendaciones probadas para usar configuraciones de manera efectiva para optimizar el procesamiento de documentos, mejorar la precisión de los datos y garantizar el cumplimiento.

Estandarizar plantillas y configuraciones de idioma:

• Crear pautas claras para el uso de plantillas de formato y configuraciones de idioma para asegurar que todos los documentos sean consistentes.

• Capacitar regularmente a los empleados sobre el uso correcto de plantillas y configuraciones de idioma.

Habilitar autocorrección y revisión ortográfica:

• Animar a los empleados a revisar la ortografía antes de finalizar un documento para identificar y corregir errores tipográficos y gramaticales.

Usar control de versiones y seguimiento de cambios:

• Utilizar control de versiones y seguimiento de cambios para rastrear el historial de ediciones y asegurar la trazabilidad de los cambios.

• Documentar cuidadosamente los cambios y comentarios para apoyar el proceso de revisión y facilitar la colaboración.

Configuración cuidadosa de la seguridad del documento:

• Establecer restricciones de acceso claras para asegurar que los documentos confidenciales solo puedan ser vistos y editados por personas autorizadas.

• Actualizar regularmente contraseñas y derechos de acceso para garantizar la seguridad y cumplir con los requisitos de cumplimiento.

Capacitación y actualizaciones regulares:

• Capacitar regularmente a los empleados sobre cómo usar DocBits y sus características de manera efectiva.

• Mantenerse al día con las actualizaciones y nuevas características e implementarlas según sea necesario para mejorar la eficiencia y la seguridad.

Flujos de trabajo y políticas documentadas:

• Crear políticas y flujos de trabajo claros para el procesamiento de documentos que cubran el uso de las diversas configuraciones y características.

• Documentar los requisitos de cumplimiento y asegurar que todos los empleados los comprendan y los sigan.

Al implementar estas mejores prácticas, puede aumentar la eficiencia en DocBits, mejorar la precisión de los datos y garantizar que cumpla con los requisitos de cumplimiento relevantes.

Aquí hay explicaciones detalladas del significado y uso de los ajustes listados en el procesamiento de documentos para facilitar flujos de trabajo individuales y controlados:

Omitir Validación de Tablas:

Propósito:

• Esta configuración permite omitir la validación de tablas.

Uso:

• Esto es útil cuando se utilizan tablas cuya estructura cambia con frecuencia o cuando la validación causa retrasos innecesarios. Omitir la validación puede acelerar el procesamiento, pero esto solo debe usarse si la calidad de los datos está asegurada de otra manera.

Detección de Documentos Duplicados

Propósito:

• Esta configuración permite la detección automática de documentos duplicados basándose en campos seleccionados.

Uso:

• Esta herramienta está diseñada para prevenir que los mismos documentos sean procesados dos veces, asegurando la eficiencia en el flujo de trabajo de procesamiento.

Diseño en Formulario de Revisión:

Propósito:

• Esta configuración permite diseñar documentos directamente en modo de revisión.

Uso:

• Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones durante la revisión y realizar cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.

Diseño de Formulario de Rechazo:

Propósito:

• Esta configuración permite diseñar la vista de documentos rechazados directamente.

Uso:

• Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones mientras se realizan cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.

Plantilla de Diseño:

Propósito:

• Plantillas para estandarizar diseños y formatos de documentos.

Uso:

• Facilita la creación de documentos consistentes y profesionales. Las empresas pueden crear sus propias plantillas de diseño que sigan las pautas de marca y estándares de formato, aumentando la eficiencia y mejorando la apariencia de los documentos.

Exportar a IDM (Gestión de Documentos de Información):

Propósito:

• Esta configuración permite exportar documentos a un Sistema de Gestión de Documentos de Información (IDM).

Uso:

• Esta función se utiliza para exportar documentos directamente desde el sistema de creación o revisión a un sistema IDM para almacenar, gestionar y facilitar el acceso a ellos de manera centralizada. Esto mejora la organización y trazabilidad de los documentos, asegura que se mantengan de forma segura y facilita el cumplimiento de las regulaciones de cumplimiento.

Aprobación:

Propósito:

• Flujo de trabajo de aprobación de documentos.

Uso:

• Define los pasos y responsabilidades de aprobación. Esta configuración es crítica para el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos regulatorios. Asegura que todas las partes relevantes hayan revisado y aprobado el documento antes de que se finalice. Una vez que el documento está finalizado, se puede sellar con un sello de aprobación.

Formulario de Aprobación de Diseño:

Formulario de Aprobación de Diseño v2:

Formulario de Segunda Aprobación de Diseño:

Orden de Compra / Contabilidad Automática:

Propósito:

• Automatiza el procesamiento y registro de órdenes de compra.

Uso:

• Facilita la creación y procesamiento automáticos de órdenes de compra y su registro en sistemas financieros. Esto ahorra tiempo, reduce errores y mejora la eficiencia en el proceso de compras y contabilidad.

Tabla de OC en Constructor de Diseño:

Propósito:

• Permite la integración de tablas de órdenes de compra en el diseño de documentos.

Uso:

• Diseña tablas de órdenes de compra directamente en el Constructor de Diseño y las adapta a requisitos específicos. Esto asegura un diseño fluido y consistente de documentos que contienen información de órdenes de compra.

Exportar líneas de OC no coincidentes:

Propósito:

• Exporta líneas de órdenes de compra que no coinciden con las órdenes de compra existentes.

Uso:

• Identifica y exporta líneas que pueden contener errores o requerir revisión especial. Esto ayuda a detectar y corregir discrepancias antes de que se completen las órdenes.

Configuraciones de Tolerancia de OC:

Propósito:

• Define límites de tolerancia para desviaciones en órdenes de compra.

Uso:

• Determina cuánto desvío del pedido es aceptable sin requerir aprobación adicional.

• Esto incluye desviaciones de precio o cantidad. Esta configuración ayuda a agilizar el proceso de aprobación y evitar retrasos innecesarios.

Configuraciones Adicionales de Tolerancia de OC:

Propósito:

• Estas configuraciones proporcionan opciones de configuración avanzadas para órdenes de compra (OC) para cumplir con requisitos comerciales específicos.

Uso:

• Puedes establecer parámetros y condiciones adicionales para órdenes de compra, como términos de entrega, términos de pago específicos. Esto facilita el control preciso y la personalización de los procesos de órdenes de compra, mejorando así la eficiencia y precisión en las compras.

Exportación Alternativa de Documentos:

Propósito:

• Esta configuración permite exportar documentos en diferentes formatos o mediante métodos alternativos.

Uso:

• Puedes especificar en qué formatos (por ejemplo, PDF, DOCX, XML) o a través de qué canales (por ejemplo, correo electrónico, almacenamiento en la nube) se deben exportar los documentos. Esto aumenta la flexibilidad y permite que los documentos se exporten de acuerdo con los requisitos de diferentes destinatarios o sistemas.

Desactivar Estados de OC:

Propósito:

• Esta configuración permite desactivar o bloquear ciertos estados de órdenes de compra para controlar el flujo de trabajo.

Uso:

• Las empresas pueden especificar qué estados deben ser desactivados en ciertas situaciones para evitar que las órdenes sean editadas o modificadas incorrectamente. Esto es útil para asegurar la integridad y consistencia del proceso de órdenes de compra.

• Por ejemplo, una orden que ya ha sido aprobada y liberada para entrega no podría ser procesada o cancelada.

Importancia para flujos de trabajo controlados

Configuraciones Adicionales de OC:

Personalización individual:

• Permite el ajuste de los ajustes de la orden a requisitos comerciales específicos, lo que aumenta la eficiencia y precisión en las compras.

Procesos controlados:

• Apoya la implementación de reglas y procedimientos de compra detallados.

Configuraciones Adicionales de Tolerancia de OC:

Procesos de aprobación eficientes:

• Minimiza pasos de aprobación innecesarios al establecer límites de tolerancia claros.

Gestión de riesgos:

• Ayuda a identificar desviaciones significativas en una etapa temprana y tomar medidas adecuadas.

Exportación Alternativa de Documentos:

Flexibilidad:

• Permite la exportación de documentos en diferentes formatos que cumplen con los requisitos de diferentes sistemas y destinatarios.

Eficiencia:

• Automatiza el proceso de exportación, reduciendo el trabajo manual y los errores.

Desactivar Estados de OC:

Control del proceso:

• Previene cambios o ediciones no deseadas en órdenes que ya están en un estado avanzado.

Seguridad:

• Protege la integridad del proceso de pedido y asegura que solo se realicen cambios autorizados.

Visión general

La sección de Tipos de Documentos enumera todos los tipos de documentos reconocidos y procesados por Docbits. Los administradores pueden gestionar varios aspectos como diseño, definiciones de campos, reglas de extracción y más para cada tipo de documento. Esta personalización es clave para garantizar un manejo preciso de los datos y el cumplimiento de los estándares organizativos.

Funciones clave y opciones

1. Lista de Tipos de Documentos:

• Cada fila representa un tipo de documento como Factura, Nota de Crédito, Nota de Entrega, etc.

• Los tipos de documentos pueden ser estándar o personalizados, como se indica con etiquetas como "Estándar".

1. Editar diseño: Esta opción permite a los administradores modificar la configuración del diseño del documento, que incluye definir cómo aparece el documento y dónde se encuentran los campos de datos.

2. Subtipos de Documentos: Si algún tipo de documento tiene subcategorías, esta opción permite a los administradores configurar ajustes específicos para cada subtipo.

3. Columnas de la tabla: Personalice qué columnas de datos deben aparecer cuando se ve el tipo de documento en listas o informes.

4. Campos: Gestione los campos de datos asociados con el tipo de documento, incluyendo la adición de nuevos campos o la modificación de los existentes.

5. Entrenamiento del Modelo: Configure y entrene el modelo utilizado para reconocer y extraer datos de los documentos. Esto puede implicar establecer parámetros para modelos de aprendizaje automático que mejoran con el tiempo y más datos.

6. Regex: Configure expresiones regulares que se utilizan para extraer datos de documentos basados en patrones. Esto es particularmente útil para la extracción de datos estructurados.

7. Scripts: Escriba o modifique scripts que ejecuten reglas de procesamiento personalizadas o flujos de trabajo para documentos de este tipo.

8. EDI (Intercambio Electrónico de Datos): Configure ajustes relacionados con el intercambio de documentos en formatos electrónicos estandarizados.

Visión general

La interfaz de Columnas de la Tabla en Docbits se utiliza para especificar las columnas que aparecen en las tablas de datos para cada tipo de documento. Cada columna se puede configurar para contener tipos específicos de datos, como cadenas o valores numéricos, y puede ser esencial para las funciones de ordenación, filtrado e informes dentro de Docbits.

Características clave y opciones

1. Configuración de Columnas:

• Nombre de la Columna: El identificador de la columna en la base de datos.

• Título: El título legible por humanos de la columna que aparecerá en la interfaz.

• Tipo de Columna: Define el tipo de datos de la columna (por ejemplo, STRING, AMOUNT), lo que determina qué tipo de datos se pueden almacenar en la columna.

• Nombre de la Tabla: Indica a qué tabla pertenece la columna, vinculándola a un tipo de documento específico como INVOICE_TABLE.

1. Acciones:

• Editar: Modificar la configuración de una columna existente.

• Eliminar: Eliminar la columna de la tabla, lo cual es útil si los datos ya no son necesarios o si la estructura de datos del tipo de documento cambia.

1. Agregar Nuevas Columnas y Tablas:

• Agregar Nueva Columna de Tabla: Abre un cuadro de diálogo donde puedes definir una nueva columna, incluyendo su nombre, si es requerida, su tipo de datos y la tabla a la que pertenece.

• Crear Nueva Tabla: Permite la creación de una nueva tabla, definiendo un nombre único que se utilizará para almacenar datos relacionados con un conjunto específico de tipos de documento.

Esta sección es vital para mantener la integridad estructural y la usabilidad de los datos dentro del sistema de Docbits, asegurando que los datos extraídos de los documentos se almacenen de manera organizada y accesible.

Visión general

El Entrenamiento del Modelo permite a los administradores supervisar y gestionar el entrenamiento de modelos de aprendizaje automático específicos para cada tipo de documento. Al proporcionar una interfaz estructurada para importar datos de muestra, entrenar modelos y probar su rendimiento, Docbits asegura que sus capacidades de extracción de datos mejoren continuamente con el tiempo.

Funciones clave y opciones

1. Visión general de métricas:

• Muestra: Número de documentos de muestra utilizados para el entrenamiento.

• Exportados: Número de documentos que se han exportado con éxito después del procesamiento.

• Empresa Σ: Número total de documentos específicos de la empresa procesados.

• Total Σ: Número total de documentos procesados en todas las categorías.

1. Opciones de entrenamiento y prueba:

• Importar: Permite a los administradores importar nuevos conjuntos de datos de entrenamiento que suelen ser muestras estructuradas de documentos que el sistema debería reconocer.

• Entrenar Modelo: Inicia el proceso de entrenamiento utilizando los datos importados para mejorar las capacidades de reconocimiento y extracción del sistema.

• Probar Clasificación: Permite probar el modelo para evaluar su rendimiento en la clasificación y extracción de datos de documentos nuevos o no vistos.

1. Botones de acción:

• Crear Campo: Agregar nuevos campos de datos que el modelo debería reconocer y extraer.

• Acciones: Este menú desplegable puede incluir opciones como ver detalles, editar configuraciones o eliminar datos de entrenamiento.

Visión general

La configuración de Campos proporciona una interfaz de usuario donde los administradores pueden gestionar las propiedades y el comportamiento de los campos de datos individuales asociados con un tipo de documento. Cada campo se puede ajustar para optimizar la precisión y eficiencia de la captura y validación de datos.

Funciones clave y opciones

1. Configuración de Campos:

• Nombres de Campo: Enumera los nombres de los campos, que suelen corresponder a los elementos de datos dentro del documento, como "Número de Factura" o "Fecha de Orden de Compra".

• Requerido: Los administradores pueden marcar campos como obligatorios, asegurando que los datos deben ser ingresados o capturados para que estos campos completen el procesamiento del documento.

• Solo Lectura: Los campos se pueden establecer como de solo lectura para evitar modificaciones después de la captura de datos o durante ciertas etapas del procesamiento del documento.

• Oculto: Los campos se pueden ocultar de la vista en la interfaz de usuario, útil para información sensible o para simplificar los flujos de trabajo del usuario.

1. Configuraciones Avanzadas:

• Forzar Validación: Asegura que los datos ingresados en un campo cumplan ciertas reglas de validación antes de ser aceptados.

• OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Este interruptor se puede activar para habilitar el procesamiento OCR para un campo específico, útil para la extracción automatizada de datos de documentos escaneados o digitales.

• Puntuación de Coincidencia: Los administradores pueden definir una puntuación de coincidencia, un umbral utilizado para determinar el nivel de confianza en el reconocimiento o coincidencia de datos, lo que afecta cómo se realizan las validaciones de datos y controles de calidad.

1. Botones de Acción:

• Crear Nuevo Campo: Permite agregar nuevos campos al tipo de documento.

• Iconos de Edición: Cada campo tiene un icono de edición que permite a los administradores configurar aún más ajustes específicos del campo, como tipo de datos, valores predeterminados o lógica empresarial conectada.

• Guardar Configuraciones: Guarda los cambios realizados en las configuraciones de campo.

Descripción general

El área de Más configuraciones permite a los administradores configurar diversos aspectos del procesamiento de documentos que no están cubiertos en las configuraciones básicas. Esto incluye opciones para la extracción de tablas, revisión de documentos, generación de PDFs, procesos de aprobación y configuraciones específicas para operaciones como órdenes de compra o contabilidad.

Características clave y opciones

Extracción de tablas: Omitir validación de tablas: Permite omitir el proceso de validación de datos de las tablas, lo que puede ser útil en escenarios donde la validación de datos necesita ser más flexible.

En revisión: Diseño del formulario de revisión: Configura el diseño y los campos que aparecen en los formularios de revisión utilizados durante el proceso de revisión de documentos.

Generación de PDF: Plantilla de diseño: Especifica la plantilla utilizada para generar versiones PDF de los documentos, lo cual puede ser crucial para archivado o comunicación externa.

Aprobación: Aprobar antes de exportar: Asegura que los documentos deben ser aprobados antes de que puedan ser exportados del sistema. Segunda aprobación: Añade una capa adicional de aprobación para una validación más rigurosa, mejorando el control sobre el procesamiento de documentos.

Orden de compra / Contabilidad automática: Tabla de OC en el creador de diseño: Permite la inclusión de tablas de órdenes de compra en el creador de diseño para crear diseños personalizados de documentos. Orden de compra: Activa el procesamiento de documentos de órdenes de compra dentro del sistema. Configuración de tolerancia de OC: Establece niveles de tolerancia para las cantidades en órdenes de compra, lo que ayuda a gestionar pequeñas discrepancias sin marcarlas como errores.

Exportación alternativa de documentos: Desactivar estados de OC: Permite desactivar ciertos estados de las órdenes de compra durante el proceso de exportación, brindando flexibilidad en la gestión de los pedidos.

Mapeo de números de artículos del proveedor: Una configuración útil que asigna los números de artículos del proveedor a los números de artículos internos, asegurando precisión en la gestión de inventario y órdenes de compra.

Visión general

El Gestor de Diseño permite a los administradores configurar y modificar visualmente el diseño de los tipos de documento al establecer propiedades para varios campos de datos y grupos dentro de un documento. Esta interfaz ayuda a garantizar que los modelos de extracción y los puntos de entrada de datos manuales se alineen precisamente con la estructura del documento escaneado o cargado en DocBits.

Componentes clave

1. Grupos y Campos:

• Grupos: Unidades organizativas dentro de un tipo de documento que categorizan campos relacionados (por ejemplo, Detalles de la Factura, Detalles de Pago). Estos pueden expandirse o contraerse y organizarse para reflejar el agrupamiento lógico en el documento real.

• Campos: Puntos de datos individuales dentro de cada grupo (por ejemplo, Número de Factura, Términos de Pago). Cada campo se puede personalizar para la captura, visualización y procesamiento de datos.

1. Panel de Propiedades:

• Este panel muestra las propiedades del campo o grupo seleccionado, permitiendo una configuración detallada, como:

• Etiqueta: La etiqueta visible para el campo en la interfaz de usuario.

• Nombre del Campo: El identificador técnico utilizado dentro del sistema.

• Ancho del Elemento en Porcentaje: Determina el ancho del campo en relación con el diseño del documento.

• Índice de Pestaña: Controla el orden de tabulación para la navegación.

• Ejecutar Script al Cambiar: Si se debe ejecutar un script cuando cambia el valor del campo.

• Mostrar Etiqueta a la Izquierda: Si la etiqueta se muestra a la izquierda del campo o encima de él.

• Es Textarea: Especifica si el campo debe ser un área de texto, que permite cantidades mayores de texto.

• Seleccionar Tipo de Modelo: Opción para seleccionar qué tipo de modelo manejará la extracción de este campo.

• Longitud del Campo: Longitud máxima de datos que se aceptarán en este campo.

• Palabras Clave Prohibidas: Palabras clave que no están permitidas dentro del campo.

1. Vista Previa de la Plantilla:

• Muestra una vista previa en tiempo real de cómo se verá el documento según la configuración de diseño actual. Esto ayuda a garantizar que el diseño coincida con la estructura real del documento y es vital para probar y refinar la configuración de procesamiento del documento.

Visión general

En Docbits, la configuración de EDI proporciona herramientas para definir y gestionar la estructura y formato de los mensajes EDI que corresponden a varios tipos de documentos, como facturas u órdenes de compra. La configuración permite la personalización de los mensajes EDI para cumplir con los estándares y requisitos específicos de diferentes socios comerciales e industrias.

Funciones clave y opciones

1. Elementos de configuración de EDI:

• Descriptor de estructura: Define la estructura básica del documento EDI, incluido el orden de los segmentos, campos obligatorios y calificadores necesarios para que el documento EDI sea válido.

• Transformación: Especifica las transformaciones aplicadas para convertir los datos del documento en un mensaje con formato EDI. Esto implica especificar asignaciones de campos del documento a segmentos y elementos EDI.

• Vista previa: Permite a los administradores ver cómo se verá el mensaje EDI después de la transformación, lo que ayuda a garantizar la precisión antes de la transmisión.

• Rutas de extracción: Muestra las rutas utilizadas para extraer valores del documento, que luego se utilizan para completar el mensaje EDI.

1. Editor XSLT:

• Se utiliza para editar y validar el XSLT (Transformaciones de Lenguaje de Hojas de Estilo Extensible) utilizado en el proceso de transformación. XSLT es un lenguaje potente diseñado para transformar documentos XML en otros documentos XML u otros formatos como HTML, texto o incluso otras estructuras XML.

Visión general

Los scripts en DocBits suelen estar escritos en un lenguaje de script compatible con el sistema Python. Se activan durante el flujo de procesamiento de documentos para aplicar lógica empresarial compleja o garantizar la integridad y precisión de los datos antes de que se procesen o almacenen más.

Funciones clave y opciones

1. Gestión de scripts:

   • Nombre: A cada script se le asigna un nombre único para su identificación.

   • Tipo de documento: Asocia el script con un tipo de documento específico, determinando en qué documentos se aplicará el script.

   • Disparador en: Define cuándo se activa el script (por ejemplo, al cargar un documento, antes de exportar datos, después de la validación de datos).

   • Estado activo/inactivo: Permite a los administradores activar o desactivar scripts sin eliminarlos, lo que proporciona flexibilidad en pruebas e implementación.

2. Editor de scripts:

   • Proporciona una interfaz donde se pueden escribir y editar scripts. El editor suele admitir resaltado de sintaxis, resaltado de errores y otras funciones para ayudar en el desarrollo de scripts.

   • Ejemplo de script: Los scripts pueden incluir operaciones como recorrer líneas de factura para validar totales o eliminar entradas que no cumplan ciertos criterios.

En DocBits, la configuración de Expresiones Regulares permite a los administradores definir patrones personalizados que el sistema utiliza para encontrar y extraer datos de documentos. Esta función es especialmente útil en situaciones donde es necesario extraer datos de texto no estructurado o cuando los datos siguen un formato predecible que puede ser capturado utilizando patrones de regex.

Características Clave y Opciones

1. Gestión de Expresiones Regulares:

• Agregar: Permite crear un nuevo patrón de regex para un tipo de documento específico.

• Guardar Cambios: Guarda las modificaciones en las configuraciones de regex existentes.

• Patrón: Aquí puedes definir el patrón de regex que coincide con el formato de datos específico requerido.

• Origen: Es el Origen del Documento - Por ejemplo, puedes definir un Regex diferente en Alemania

Descubre en este video cómo manejar profesionalmente las discrepancias durante el emparejamiento de PO con DocBits. Te guiamos paso a paso sobre qué hacer cuando los números no coinciden. Ya seas un experimentado gerente de ERP o un aspirante a contador financiero, aprenderás a gestionar las discrepancias de manera eficiente y segura.

Aprende cómo nuestra especial inteligencia de enjambre de IA en DocBits te guía a lo largo de todo el proceso y cómo puedes utilizar nuestra documentación para encontrar rápidamente soluciones a problemas o incertidumbres. Únete a los muchos clientes satisfechos que han optimizado sus procesos con DocBits.

Visión general

Los Tipos de Documentos Secundarios son básicamente versiones especializadas de los tipos de documentos principales. Por ejemplo, bajo el tipo de documento principal "Factura," puede haber subtipos como "Factura Estándar," "Factura Proforma" y "Nota de Crédito," cada uno con requisitos de datos ligeramente diferentes o reglas de procesamiento.

Características Clave y Opciones

1. Lista de Subtipos:

• Cada fila representa un subtipo de un tipo de documento principal.

• Incluye el nombre del subtipo y un conjunto de acciones que se pueden realizar en él.

1. Acciones:

• Campos: Configurar qué campos de datos se incluyen en el subtipo y cómo se gestionan.

• Editar Diseño: Modificar el diseño visual de cómo se muestra y se introduce la información para este subtipo.

• Scripts: Adjuntar o editar scripts que ejecutan operaciones específicas cuando se procesan documentos de este subtipo.

• Copiar: Duplicar una configuración de subtipo existente para usarla como base para una nueva.

• Eliminar: Eliminar el subtipo si ya no es necesario.

1. Agregar Nuevos Subtipos:

• El botón "+ Nuevo" permite a los administradores crear nuevos subtipos, definiendo propiedades y reglas únicas según sea necesario.

Los Tipos de Documentos Secundarios en Docbits proporcionan una forma flexible y poderosa de manejar una variedad de documentos dentro de un único sistema, asegurando que cada tipo y subtipo se procese con precisión y eficiencia de acuerdo con sus especificaciones únicas.

Descripción General

Como administrador, tienes la capacidad de ver y gestionar los mapeos entre los números de artículos internos y los números de artículos de los proveedores. Esta función asegura que las discrepancias entre tu sistema y los sistemas de tus proveedores se manejen de manera eficiente. Puedes revisar, editar y eliminar mapeos incorrectos para mantener la precisión de los datos.

Accediendo al Mapa de Números de Artículos de Proveedores

1. Navegar a Configuración:

   • Ve a la sección de Configuración en tu panel de administración.

2. Acceder a Tipos de Documentos:

   • Bajo Configuración, selecciona Tipos de Documentos.

3. Más Configuraciones:

   • Haz clic en Más Configuraciones para acceder a opciones de configuración adicionales.

4. Mapa de Números de Artículos de Proveedores:

   • En la sección de Más Configuraciones, encontrarás la tabla de Mapa de Números de Artículos de Proveedores. Esta tabla lista todos los mapeos actuales entre tus números de artículos internos y los números de artículos correspondientes de los proveedores.

Gestión de Mapeos de Números de Artículos

1. Visualizando Mapeos:

   • La tabla muestra las siguientes columnas:

     • ID del Proveedor: El identificador único para el proveedor.

     • Número de Artículo: Tu número de artículo interno para el producto.

     • Número de Artículo del Proveedor: El número de artículo correspondiente utilizado por el proveedor.

     • Acción: Opciones para gestionar los mapeos.

2. Eliminando Mapeos Incorrectos:

   • Si identificas un mapeo incorrecto, puedes eliminarlo haciendo clic en el ícono de la papelera (🗑) en la columna de Acción.

   • Aparecerá un mensaje de confirmación para asegurarte de que deseas eliminar el mapeo.

3. Editando Mapeos:

   • (Si aplica) También puedes tener la opción de editar mapeos existentes para corregir cualquier discrepancia. Esto podría implicar hacer clic en el número de artículo o del proveedor para realizar cambios.

Ejemplo de Flujo de Trabajo

1. Identificar Discrepancias:

   • Revisa regularmente el Mapa de Números de Artículos de Proveedores para identificar cualquier discrepancia o mapeo incorrecto.

2. Eliminar Mapeos Incorrectos:

   • Para cualquier mapeo incorrecto, haz clic en el ícono de la papelera para eliminarlos.

3. Reingresar Mapeos Correctos:

   • Asegúrate de que los mapeos correctos se ingresen ya sea manualmente durante la siguiente transacción o editando las entradas existentes si el sistema lo permite.

Incluso con una configuración cuidadosa, el procesamiento de documentos a veces puede encontrar problemas. Aquí hay algunos consejos de solución de problemas para problemas comunes que pueden surgir de las configuraciones:

Configuraciones de orden adicionales:

• Verifique que todos los parámetros adicionales estén configurados correctamente y cumplan con los requisitos comerciales.

• Asegúrese de que la configuración coincida con los requisitos del sistema y las necesidades del usuario.

Exportar a IDM:

• Asegúrese de que la conexión al sistema IDM esté configurada correctamente y que todos los permisos necesarios estén en su lugar.

• Verifique que el formato del documento sea compatible con los requisitos del sistema IDM.

Configuraciones de tolerancia adicionales:

• Asegúrese de que los límites de tolerancia sean realistas y factibles.

• Verifique regularmente que los límites de tolerancia cumplan con los requisitos comerciales actuales.

Exportación alternativa de documentos:

• Pruebe la exportación en diferentes formatos para asegurarse de que toda la información requerida se exporte correctamente.

• Asegúrese de que los formatos de exportación sean compatibles con los requisitos de los destinatarios o sistemas de destino.

Estado de desactivación de la orden:

• Revise la configuración de desactivación de estado para asegurarse de que no esté bloqueando innecesariamente el flujo de trabajo.

• Asegúrese de que todos los usuarios estén al tanto de los cambios de estado y sepan cómo responder.

Al aplicar estas configuraciones y mejores prácticas, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de procesamiento de documentos, mejorar la precisión de los datos y garantizar el cumplimiento normativo.

Configuración para desactivar estados de OC

Ir a Ajuste → Ajuste General → Tipos de Documentos → Más Configuraciones → Sección de Órdenes de Compra → Estados de Desactivación de OC

Cómo Funciona

La configuración de Estados de PO Deshabilitados permite a los usuarios especificar los estados de las órdenes de compra (PO) que impiden que las facturas se emparejen con esas POs. Si una orden de compra tiene un estado listado en esta configuración, no se puede utilizar para el emparejamiento de facturas en la pantalla de emparejamiento de PO, deteniendo el procesamiento adicional de las facturas relacionadas hasta que el estado de la PO cambie a uno que no esté deshabilitado.

Al utilizar esta configuración, los usuarios pueden asegurarse de que las órdenes de compra con estados específicos no sean sometidas a un procesamiento adicional de facturas, reduciendo errores y evitando pagos innecesarios.

Cómo Identificar una Orden de Compra Desactivada

En la pantalla de Emparejamiento de OC, una orden de compra desactivada aparece tachada. Esto indica visualmente que la OC está actualmente restringida para ser emparejada debido a su estado.

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Cómo Configurarlo

• En la configuración de Estados de Desactivación de OC, verás un campo de selección en el lado izquierdo.

• Hacer clic en este campo abre una lista desplegable de estados de OC disponibles.

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  ​

• Selecciona uno o más estados haciendo clic en ellos. Haz clic nuevamente para deseleccionar.

• Haz clic en el botón Aplicar para guardar tus cambios.

Estados Disponibles

• Cancelado

• Eliminado

• Facturado

• Abierto

• Parcialmente Facturado

• Parcialmente Recibido

• Recibido

• No Aprobado

• En Espera

• Cerrado

Configuración para Habilitar el Manejo de Facturas Duplicadas

Vaya a Ajustes → Tipos de Documentos → Factura → Más Ajustes como se muestra en la captura de pantalla a continuación

El usuario tiene dos opciones para detectar facturas duplicadas:

1. Detección de Documentos Duplicados Esta función verifica si hay documentos duplicados cargados en DocBits según los criterios seleccionados. Si los criterios seleccionados coinciden entre documentos, el sistema marcará el documento como duplicado.

2. Detección de Facturas Duplicadas Esta función requiere que las Facturas de Proveedores se sincronicen desde Infor a DocBits. Compara los números de factura en el panel de facturación de DocBits con los de Infor. Si el mismo número de factura se carga más de una vez, se marcará como duplicado.

   NOTA: Usar la función de Detección de Facturas Duplicadas resultará en un cargo adicional de crédito.

Una vez que la configuración está activada, el usuario puede seleccionar los criterios para la detección de duplicados

Facturas Duplicadas en el Panel

Una vez que la Detección de Duplicados esté habilitada en la configuración, el panel mostrará un ícono para cualquier factura identificada como duplicada según los criterios especificados. Hacer clic en este ícono abrirá los registros duplicados en una vista de pantalla dividida para una fácil comparación

Cuando el usuario abre el documento, se muestra una barra de advertencia para las facturas duplicadas como se muestra en la captura de pantalla

Dónde Encontrarlo

Ir a Ajuste → Ajuste General → Tipos de Documentos → Más Configuraciones → Sección de Órdenes de Compra → Verificación Automática de Actualizaciones de OC

Activa el botón para habilitar esta configuración.

Cómo Funciona

Cuando está habilitada, el sistema proporciona un indicador visual en la pantalla de Emparejamiento de Órdenes de Compra cada vez que una orden de compra ha sido actualizada. Este ícono indica que la orden de compra debe ser refrescada para asegurar que los usuarios estén trabajando con la información más actualizada antes de tomar decisiones.

Para refrescar la orden de compra, haz clic en el ícono de refresco junto al número de la orden de compra (ver imagen a continuación).

Ajuste para configurar las tolerancias de órdenes de compra

Ir a Ajuste → Ajuste General → Tipos de Documentos → Más Configuraciones → Sección de Órdenes de Compra → Ajuste de Tolerancia de Órdenes de Compra

Cómo Funciona

Cuando está habilitada, esta Ajuste permite definir tolerancias para Cantidad y/o Precio Unitario. Estas tolerancias pueden establecerse como un porcentaje o como un valor fijo. Esto significa que una factura puede desviarse de la orden de compra (OC) dentro del rango de tolerancia especificado sin ser marcada como un desajuste, proporcionando flexibilidad mientras se asegura un procesamiento fluido.

NOTA: Las tolerancias funcionan en ambas direcciones; es decir, el valor de la factura puede ser mayor o menor que el valor de la OC dentro del rango permitido.

Configurándolo

• Habilitar la Ajuste:

  • Activa la Ajuste de Tolerancia de OC usando el botón de alternancia.

• Configurar Tolerancias:

  • Aparecerán cuatro campos:

    • Un campo para el Monto de Tolerancia de Cantidad.

    • Un campo para el Monto de Tolerancia de Precio Unitario.

  • Detrás de cada campo, hay un menú desplegable donde puedes seleccionar el tipo de tolerancia:

    • Porcentaje: Indica una tolerancia porcentual.

    • Valor: Indica un monto fijo por el cual el valor puede diferir.

Escenario de Ejemplo:

• Supongamos que la Tolerancia de Precio Unitario está configurada en 5%.

• La orden de compra incluye dos líneas:

  • Línea 1: Precio Unitario = $5.00

  • Línea 2: Precio Unitario = $2.00

• En la factura:

  • Línea 1: El precio unitario se ajusta a $4.80 (dentro de la tolerancia del 5%).

  • Línea 2: El precio unitario se ajusta a $2.20 (fuera de la tolerancia del 5%).

• Resultado:

  • La Línea 1 no se marca como un desajuste porque $4.80 está dentro del 5% de $5.00.

  • La Línea 2 se marca como un desajuste porque $2.20 excede la desviación permitida del 5% de $2.00. El usuario ahora debe tomar medidas para resolver el desajuste antes de que la factura pueda ser procesada.

Ajuste para configurar la Ajuste Adicional de Tolerancia de Órdenes de Compra

Ir a Ajuste → Ajuste General → Tipos de Documentos → Más Configuraciones → Sección de Órdenes de Compra → Ajuste de tolerancia de PO adicional

Cómo Funciona

Cuando está habilitada, esta Ajuste permite definir tolerancias para Flete, Cargos y/o Impuesto. Estas tolerancias pueden establecerse como un porcentaje o como un valor fijo, permitiendo que las facturas varíen ligeramente de los valores de la OC sin ser marcadas como desajustes. Esto proporciona flexibilidad adicional y asegura que las diferencias menores no interrumpan el flujo de trabajo.

NOTA: Al igual que las Ajuste de tolerancia estándar, estas tolerancias se aplican en ambas direcciones, permitiendo aumentos o disminuciones dentro de los límites establecidos.

Configurándolo

• Habilitar la Ajuste:

  • Activa la Ajuste Adicional de Tolerancia de OC usando el botón de alternancia.

• Configurar Tolerancias:

  • Seis campos se volverán visibles:

    • Un campo para cada uno de los montos de tolerancia para Flete, Cargos e Impuesto.

  • Cada campo tiene un menú desplegable correspondiente donde puedes elegir el tipo de tolerancia:

    • Porcentaje: La tolerancia se define como un porcentaje.

    • Valor: La tolerancia se define como un monto fijo.

Para acceder a la configuración de notificaciones por correo electrónico, sigue estos pasos:

• Navega a la sección de Configuración Global en tu cuenta de usuario o panel de administración.

• Busca la opción de notificaciones por correo electrónico.

• Haz clic en la opción correspondiente para abrir la configuración de notificaciones por correo electrónico.

Dentro de estas configuraciones, puedes realizar las configuraciones deseadas para asegurarte de recibir notificaciones de acuerdo a tus preferencias. Recuerda ajustar la configuración según tus necesidades y asegurarte de que cumpla con la política de privacidad y los estándares de seguridad de tu organización.

Crear nueva notificación:

• Haz clic en el botón para agregar o crear una nueva notificación.

Características y Opciones Clave

1. Configuración de Notificación por Correo Electrónico:

• Nombre: Ingresa el nombre aquí

• El identificador para la notificación, ayudando a los usuarios a reconocer el propósito de la configuración de notificación.

• Tipo de Documento: Selecciona el tipo de documento para el cual deseas recibir una notificación. Esto podría ser agregar un nuevo documento, eliminar un documento, actualizar un documento u otros eventos relevantes.

• Asocia la notificación con un tipo de documento específico, permitiendo alertas dirigidas basadas en el ciclo de procesamiento del documento.

• Estado: Especifica el estado o condición que debería activar una notificación cuando cambie. Esto podría ser un estado de flujo de trabajo específico, un estado de aprobación, un estado de error o cualquier otro estado relevante.

• Prioridad: selecciona la prioridad adecuada. Por ejemplo, esto podría ser "Baja", "Media" o "Alta".

• Establece el nivel de urgencia de la notificación, lo que puede priorizar la alerta por correo electrónico en la bandeja de entrada del destinatario.

• Retraso: Ingresa la cantidad de tiempo deseada para especificar el tiempo de retraso antes de enviar la notificación. Esto podría hacerse en minutos, horas o días, dependiendo de la configuración de tu sistema.

• Al configurar un tiempo de retraso antes de enviar la notificación, los usuarios tienen suficiente tiempo para cualquier cancelación o corrección antes de que se emita la alerta. Esto puede ayudar a prevenir errores y mejorar la experiencia del usuario.

• Dirección de Correo Electrónico: Ingresa las direcciones de correo electrónico de los destinatarios a quienes se debe enviar la notificación. Los usuarios pueden ingresar múltiples direcciones de correo electrónico para especificar múltiples destinatarios. Esto podría significar que las notificaciones se envían a direcciones de correo electrónico específicas según las propiedades del documento en cuestión o el rol del usuario.

Perspectivas Accionables:

• Enviar Correo Electrónico al Usuario Asignado: Una configuración opcional que, cuando está habilitada, envía automáticamente notificaciones al usuario asignado al documento, asegurando que la parte responsable esté siempre informada.

• Guardar: Después de ingresar toda la información requerida, haz clic en el botón "Guardar" para guardar la configuración de la notificación.

Para editar, desactivar o eliminar notificaciones existentes y adaptarlas a los cambios en los flujos de trabajo de procesamiento de documentos o responsabilidades de los usuarios, puedes hacer lo siguiente:

Navegar a la configuración de notificaciones: Ve a la configuración de tu sistema donde puedes gestionar las notificaciones. Puedes encontrar estas en la sección “Configuración”, “Configuración Global” y luego bajo “Notificación por correo electrónico”.

Buscar la lista de notificaciones existentes: En la configuración de notificaciones encontrarás una lista de notificaciones existentes. Esta lista te muestra todas las notificaciones que están actualmente configuradas.

Editar una notificación: Para editar una notificación existente, encuentra la notificación en la lista y selecciona la opción de editar. Esto te permite cambiar la configuración de la notificación, como el tipo de documento, estado, eventos desencadenantes o destinatarios.

Desactivar una notificación: Si deseas desactivar temporalmente una notificación, encuentra la notificación en la lista y selecciona la opción para desactivarla. Esto detendrá temporalmente la notificación sin eliminarla, para que puedas reactivarla más tarde si es necesario.

Eliminar una notificación: Para eliminar permanentemente una notificación, encuentra la notificación en la lista y selecciona la opción de eliminar. Esto eliminará completamente la notificación del sistema y no podrá ser restaurada.

Adaptarse a los Cambios: Revisa periódicamente la configuración de tus notificaciones y ajusta según sea necesario para reflejar cambios en los flujos de trabajo de procesamiento de documentos o responsabilidades de los usuarios. Esto podría incluir la actualización de notificaciones debido a nuevos eventos, responsabilidades cambiadas u otros cambios organizacionales.

Guardar los cambios: Después de realizar tus cambios, no olvides guardarlos para que surtan efecto.

Al revisar y ajustar regularmente la configuración de tus notificaciones, puedes asegurarte de que tus notificaciones siempre satisfagan las necesidades y flujos de trabajo actuales. Esto ayuda a garantizar una comunicación eficiente y asegura que las personas adecuadas sean notificadas de eventos importantes de manera oportuna.

Configurar notificaciones por correo electrónico es fundamental. Las notificaciones por correo electrónico en DocBits se pueden configurar para notificar a los usuarios sobre varios eventos relacionados con documentos, tales como: finalización del procesamiento, errores de importación o exportación, o solicitudes de intervención del usuario. Esta herramienta es esencial para mantener una comunicación efectiva y la continuidad operativa en entornos de procesamiento de documentos. Aquí hay algunas razones por las que esto es importante:

Comunicación en tiempo real:

• Las alertas por correo electrónico permiten a los usuarios ser notificados de inmediato sobre eventos o cambios importantes en su sistema de gestión de documentos. Esto asegura que todas las partes relevantes estén informadas de inmediato sobre actualizaciones importantes.

Transparencia y trazabilidad:

• Al configurar notificaciones por correo electrónico, los usuarios pueden rastrear y monitorear el estado de los eventos de procesamiento de documentos. Esto mejora la transparencia y la trazabilidad en el sistema de gestión de documentos.

Reacciones oportunas:

• La notificación automática de eventos como liberaciones de documentos, comentarios o aprobaciones permite a los usuarios responder rápidamente a solicitudes o actualizaciones. Esto ayuda a aumentar la eficiencia y la productividad.

Automatización de flujos de trabajo:

• Las notificaciones por correo electrónico se pueden integrar en flujos de trabajo para enviar automáticamente notificaciones a los usuarios relevantes cuando se realizan ciertas acciones. Esto permite una automatización fluida de los procesos empresariales.

Recordatorios y plazos:

• La configuración de notificaciones por correo electrónico se puede utilizar para recordar a los usuarios sobre plazos próximos o tareas pendientes. Esto ayuda a asegurar que las tareas importantes se completen a tiempo.

En general, la configuración de notificaciones por correo electrónico desempeña un papel importante en la mejora de la comunicación, el aumento de la eficiencia y la garantía de que los eventos de procesamiento de documentos se gestionen de manera oportuna y efectiva. Al automatizar las notificaciones, las organizaciones pueden asegurarse de que la información importante no se pierda y de que todas las partes relevantes estén siempre actualizadas.

Esta configuración es crítica para garantizar que los interesados estén informados sobre el estado de procesamiento de documentos importantes, lo que ayuda en la toma de decisiones rápida y en la gestión eficiente de los flujos de trabajo de documentos.

Componentes de la Sección de Grupos y Permisos

1. Activar/Desactivar Grupos y Permisos: Un interruptor que permite al administrador del sistema habilitar o deshabilitar el uso de grupos y permisos en toda la plataforma. Cuando se desactiva, el sistema puede recurrir a un modelo de control de acceso menos granular.

2. Lista de Grupos: Muestra la lista de grupos de usuarios disponibles dentro de la organización. Cada grupo se puede configurar con permisos específicos. Los administradores pueden agregar nuevos grupos haciendo clic en el botón "+ Nuevo".

3. Tabla de Permisos:

• Se muestra una vez que se selecciona un grupo o se está configurando un nuevo grupo.

• Enumera todos los tipos de documentos reconocidos por el sistema (por ejemplo, FACTURA, NOTA DE CRÉDITO, NOTA DE ENTREGA).

• Para cada tipo de documento, hay casillas de verificación para diferentes permisos:

  • Ver: Permiso para ver el documento.

  • Actualizar: Permiso para modificar el documento.

  • Eliminar: Permiso para eliminar el documento del sistema.

  • Primera Aprobación: Permiso para realizar la aprobación inicial del documento.

  • Segunda Aprobación: Permiso para realizar un segundo nivel de aprobación (si corresponde).

Estos son algunos consejos y pasos adicionales de solución de problemas de notificaciones retrasadas que puedes seguir para resolver los retrasos en la entrega de notificaciones:

Notificaciones retrasadas:

• Verificar retrasos en la red:

• Asegúrate de que la red por la que se envían las notificaciones no esté congestionada o interrumpida. Los problemas de red, como la pérdida de paquetes o los retrasos, pueden afectar la entrega de correos electrónicos.

• Monitoreo de la cola de correos electrónicos:

• Verifica la cola del servidor de correo electrónico para determinar si las notificaciones están siendo encoladas y enviadas correctamente. Un gran número de correos electrónicos en la cola puede indicar problemas con el servidor de correo electrónico.

• Verificación de la configuración SMTP:

• Verifica que la configuración SMTP sea correcta y que el servidor de correo electrónico esté configurado adecuadamente para enviar correos electrónicos salientes. Revisa la configuración de autenticación y la dirección del servidor para asegurarte de que sean correctas.

• Verificar cortafuegos y configuraciones de seguridad:

• Revisa la configuración del cortafuegos y otras configuraciones de seguridad para asegurarte de que el servidor de correo electrónico esté configurado correctamente para enviar correos electrónicos salientes y que no haya puertos utilizados para el correo bloqueados. Se requiere envío.

• Verificación de la utilización del servidor:

• Verifica la utilización del servidor que aloja el sistema de gestión de documentos para asegurarte de que no haya cuellos de botella de recursos que puedan afectar la entrega de notificaciones.

Al realizar estas verificaciones adicionales, puedes identificar posibles causas de las notificaciones retrasadas y tomar las medidas adecuadas para optimizar la entrega de notificaciones y asegurar que los usuarios estén informados de manera oportuna.

Para agregar un nuevo grupo o cambiar los permisos de un grupo existente, puedes hacer lo siguiente:

• Navegar a la Configuración del Grupo: Inicia sesión en tu cuenta de administrador y ve a la Configuración del Grupo en el panel de administración.

Se abrirá esta ventana:

• Haz clic en el botón + Nuevo: Si deseas agregar un nuevo grupo, haz clic en el botón + Nuevo para comenzar el proceso de agregar un nuevo grupo.

• Completa la tabla: Proporciona el nombre del grupo y una descripción del grupo.

• Guarda los detalles: Una vez que hayas completado el nombre y la descripción del grupo, haz clic en el botón "Guardar".

Editar Grupos:

• Editar Grupos: Para editar grupos, haz clic en "editar", aquí puedes cambiar el nombre del grupo.

• Habilitar Grupos y permisos: Para que el grupo sea visible, "Grupos y permisos" deben estar habilitados.

• Verifica los resultados: Después de guardar, revisa los resultados para asegurarte de que el grupo se haya agregado, editado o actualizado correctamente.

Los grupos y permisos son críticos para la seguridad y la eficiencia operativa por varias razones.

Control de Acceso:

• Los grupos y permisos permiten a los administradores controlar el acceso a datos y recursos sensibles.

• Al asignar permisos a nivel de grupo, los administradores pueden ejercer un control granular sobre quién puede acceder a qué información.

• Esto ayuda a prevenir el acceso no autorizado y las filtraciones de datos.

Principio de Mínimos Privilegios:

• El Principio de Mínimos Privilegios establece que a los usuarios solo se les deben otorgar los permisos que necesitan para realizar su trabajo.

• Al utilizar grupos, los administradores pueden gestionar eficientemente los permisos y asegurarse de que los usuarios solo puedan acceder a los recursos relevantes para su rol o departamento particular.

Escalabilidad y Eficiencia:

• Usar grupos facilita la gestión de permisos de usuario en organizaciones grandes con muchos usuarios y recursos.

• En lugar de establecer permisos individualmente para cada usuario, los administradores pueden asignar permisos a nivel de grupo, simplificando la administración y reduciendo la carga administrativa.

Auditoría y Cumplimiento:

• Usar grupos y permisos permite a las organizaciones monitorear las actividades de acceso y cumplir con los requisitos de cumplimiento.

• Registrar eventos de acceso permite a los administradores realizar auditorías para garantizar que los permisos se gestionen adecuadamente y que no se produzca acceso no autorizado.

Flexibilidad y Adaptabilidad:

• Los grupos y permisos proporcionan flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes y a las estructuras organizativas.

• Los administradores pueden crear grupos basados en departamentos, equipos, proyectos u otros criterios y ajustar dinámicamente los permisos para garantizar que los usuarios siempre tengan acceso a los recursos que necesitan.

En general, los grupos y permisos juegan un papel clave en el aumento de la seguridad de la infraestructura de TI, mejorando la eficiencia operativa y asegurando el cumplimiento de políticas y regulaciones. Al gestionar grupos y permisos de manera inteligente, las organizaciones pueden proteger efectivamente sus datos y recursos mientras promueven la productividad de los empleados.

Aquí hay algunos escenarios donde diferentes grupos pueden necesitar diferentes niveles de acceso:

Empresas con múltiples departamentos:

• En una empresa con diferentes departamentos como finanzas, marketing y recursos humanos, los empleados de cada departamento necesitarán acceso a diferentes tipos de documentos y recursos.

• Por ejemplo, el equipo de finanzas necesita acceso a informes financieros y facturas, mientras que RRHH necesita acceso a datos de empleados y nómina.

Organizaciones de salud:

• En una organización de salud, diferentes grupos de empleados necesitarán diferentes niveles de acceso a los datos de los pacientes.

• Por ejemplo, los médicos y enfermeras necesitarán acceso a registros médicos e historiales de pacientes, mientras que el personal administrativo puede necesitar solo acceso a datos de facturación y programación.

Instituciones educativas:

• En una institución educativa como una universidad, diferentes grupos de usuarios necesitarán diferentes niveles de acceso a recursos educativos.

• Por ejemplo, los profesores necesitarán acceso a materiales de curso y calificaciones, mientras que los administradores necesitarán acceso a datos financieros e información de estudiantes.

Requisitos legales y de cumplimiento:

• Las empresas pueden necesitar implementar diferentes niveles de acceso para cumplir con requisitos legales y de cumplimiento.

• Por ejemplo, las instituciones financieras pueden necesitar asegurarse de que solo los empleados autorizados tengan acceso a datos financieros sensibles para garantizar el cumplimiento de regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

Equipos de proyecto:

• En un equipo de proyecto, diferentes miembros pueden requerir diferentes niveles de acceso a los materiales del proyecto.

• Por ejemplo, los gerentes de proyecto pueden necesitar acceso a todos los recursos del proyecto, mientras que los consultores externos pueden tener acceso solo a ciertas partes del proyecto.

En estos escenarios, es importante que los niveles de acceso se definan de acuerdo con los roles y responsabilidades de los grupos de usuarios para garantizar la seguridad de los datos mientras se mejora la eficiencia de los empleados. Al implementar control de acceso basado en roles, las organizaciones pueden asegurarse de que los usuarios solo puedan acceder a los recursos requeridos para su respectiva función.

Aquí hay algunas mejores prácticas para usar las notificaciones por correo electrónico de manera efectiva:

• Diseño claro e informativo: Asegúrate de que tus mensajes de notificación sean claros e informativos. Utiliza un lenguaje conciso para comunicar la esencia de la notificación y proporciona instrucciones claras o llamadas a la acción cuando sea necesario.

• Evitar la sobrecarga de notificaciones: Elige cuidadosamente las condiciones de activación para tus notificaciones para evitar sobrecargar a los usuarios con notificaciones innecesarias. Asegúrate de que las notificaciones solo se activen para eventos relevantes y que proporcionen un valor real para los destinatarios.

• Establecer prioridades: Si tus notificaciones tienen diferentes prioridades, asegúrate de que esto se refleje en la configuración. Por ejemplo, puedes distinguir las notificaciones urgentes de las menos importantes y actuar en consecuencia.

• Actualizar regularmente las direcciones de correo electrónico: Asegúrate de que las direcciones de correo electrónico de los usuarios se verifiquen y actualicen regularmente para garantizar que las notificaciones se envíen a los destinatarios correctos. Esto es particularmente importante cuando hay cambios de empleados o cambios en las responsabilidades.

• Personalización: Si es posible, personaliza las notificaciones incluyendo el nombre del destinatario y otra información relevante. Esto hace que las notificaciones sean más atractivas y ayuda a los usuarios a tomarlas en serio.

• Obtener retroalimentación: Solicita retroalimentación regular de los usuarios para asegurarte de que las notificaciones satisfacen sus necesidades y son efectivas. Considera la retroalimentación al ajustar la configuración de tus notificaciones.

• Pruebas y monitoreo: Prueba regularmente tus sistemas de notificación para asegurarte de que están funcionando correctamente y monitorea el rendimiento para identificar y solucionar problemas a tiempo.

Siguiendo estas mejores prácticas, puedes asegurarte de que tus notificaciones por correo electrónico sean efectivas y ayudar a garantizar una comunicación y colaboración fluida en toda tu organización.

Versiones de Factura eSLOG Soportadas

Actualmente, se soportan las versiones de factura eSLOG 1.6 y 2.0.

Para la documentación oficial de eSLOG, puedes consultar este enlace.

Ambas versiones de eSLOG están habilitadas por defecto.

Pasos para Modificar la Configuración de eSLOG

Configurar eSLOG:

• Navega a Ajustes → Ajustes Global → Tipos de Documentos → Factura.

• Haz clic en E-Doc.
• Aparecerá una lista de todos los e-docs disponibles.

• Localiza la versión de eSLOG que deseas modificar.

Configuración de Transformación y Ruta XML:

En la configuración de transformación, puedes definir la ruta para localizar información específica dentro del archivo XML y guardarla en una nueva estructura, facilitando el acceso a los datos. Nota: Si utilizas esta funcionalidad, debes usar las nuevas rutas XML creadas, no las rutas XML originales, en la Vista Previa y en la Ruta de Extracción.

Pasos para Modificar el Archivo de Transformación:

1. Abre la Transformación.

2. Crea un nuevo borrador haciendo clic en el icono de lápiz.

3. Selecciona el borrador recién creado.

4. Crea un nuevo campo o modifica uno existente.

5. Establece la ruta deseada para la extracción de datos.

6. Haz clic en Guardar.

Configuración de Vista Previa PDF

La Configuración de Vista Previa PDF se utiliza para generar una versión legible por el usuario del documento. Puedes personalizarla con HTML para adaptarla a tus necesidades.

Pasos para Modificar el Archivo de Vista Previa:

1. Abre la Vista Previa.

2. Crea un nuevo borrador haciendo clic en el icono de lápiz.

3. Selecciona el borrador recién creado.

4. Crea un nuevo campo o modifica uno existente.

5. Establece la ruta deseada para la extracción de datos.

6. Haz clic en Guardar.

Configuración de Rutas de Extracción

La Configuración de Rutas de Extracción se utiliza para extraer datos y llenar campos en la pantalla de validación, como la tabla de facturas o campos configurados en el diseño de la factura.

Pasos para Modificar las Rutas de Extracción:

1. Abre las Rutas de Extracción.

2. Crea un nuevo borrador haciendo clic en el icono de lápiz.

3. Selecciona el borrador recién creado.

4. Crea un nuevo campo o modifica uno existente.

5. El lado izquierdo representa el ID de campo de DocBits, que se puede encontrar en Configuración → Configuración Global → Tipos de Documentos → Factura → Campos.
6. El lado derecho representa la ruta al campo creado en la Transformación.

7. Haz clic en Guardar.

Esta configuración controla la accesibilidad de la tabla de Orden de Compra (PO) en el Constructor de Diseño y la Pantalla de Validación

Cómo habilitar la tabla de PO

Para habilitar esta función:

1. Ve a Configuración → Configuración General → Tipos de Documento → Más Configuraciones → Sección de Orden de Compra → Tabla de PO en el Constructor de Diseño.

2. Habilita la configuración para hacer visible la tabla de Orden de Compra.

Funcionalidad:

• Cuando está habilitado:

  • La tabla de Orden de Compra aparece dentro de la Sección de Tablas en el Constructor de Diseño.

  • No se mostrará ninguna notificación sobre el módulo deshabilitado.
• Cuando está deshabilitado:

  • Una pista indicará que el módulo está deshabilitado.

  • La tabla de PO no será visible en la Pantalla de Validación.

Cómo acceder al Constructor de Diseño

1. Navega a Configuración → Configuración General → Tipos de Documento → Editar Diseño.

Agregar la tabla de PO de nuevo al diseño

Si la tabla de PO falta o ha sido eliminada, sigue estos pasos:

1. Abre el Constructor de Diseño.

2. Bajo Elementos del Formulario, selecciona Tablas Extraídas.

3. Agrega la tabla de PO a tu diseño.

Una vez añadida y habilitada, la tabla de PO será visible en el Constructor de Diseño y en la Pantalla de Validación cuando una orden de compra esté disponible para una factura.

Descripción general

En Docbits, la configuración de EDI proporciona herramientas para definir y gestionar la estructura y el formato de los mensajes EDI que corresponden a varios tipos de documentos, como facturas o órdenes de compra. La configuración permite la personalización de los mensajes EDI para cumplir con los estándares y requisitos específicos de diferentes socios comerciales e industrias.

Características y opciones clave

1. Elementos de configuración de EDI:

   • Descriptor de estructura: Define la estructura básica del documento EDI, incluyendo el orden de los segmentos, los campos obligatorios y los calificadores necesarios para que el documento EDI sea válido.

   • Transformación: Especifica las transformaciones aplicadas para convertir los datos del documento en un mensaje formateado en EDI. Esto generalmente implica especificar mapeos de los campos del documento a los segmentos y elementos EDI.

   • Vista previa: Permite a los administradores ver cómo se verá el mensaje EDI después de la transformación, ayudando a asegurar la precisión antes de la transmisión.

   • Rutas de extracción: Muestra las rutas utilizadas para extraer valores del documento, que luego se utilizan para completar el mensaje EDI.

2. Editor XSLT:

   • Utilizado para editar y validar el XSLT (Transformaciones de Lenguaje de Hojas de Estilo eXtensible) utilizado en el proceso de transformación. XSLT es un lenguaje poderoso diseñado para transformar documentos XML en otros documentos XML o en otros formatos como HTML, texto o incluso otras estructuras XML.

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To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

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Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.