Esta sección ofrece una visión detallada de todos los envíos avanzados. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

El contador de tareas se encuentra en la esquina superior derecha de la página de inicio del Panel de control.

Aquí es donde puedes ver cuántos documentos están en tu cola para procesar

y cuántos documentos están listos para validación.

Bienvenido a DocBits

¡Bienvenido a DocBits, tu fuente completa de estrategias e ideas para documentación. En DocBits, estamos dedicados a proporcionar recursos de documentación claros, concisos y actualizados para usuarios finales, administradores, y socios.

Para enviar datos al cliente Infor onPremise, ofrecemos dos formas: Site2Site con IPsec o

Envío de Datos al Cliente Infor On-Premise

Para enviar datos a un cliente Infor on-premise, ofrecemos dos formas: VPN Site-to-Site con IPsec.

Configuración de VPN Site-to-Site IPsec (Internet Protocol Security)

Para una VPN site-to-site IPsec, necesita configurar y abrir los siguientes puertos:

1. Puerto UDP 500: Utilizado para el Intercambio de Claves de Internet (IKE) fase 1 y fase 2.

2. Puerto UDP 4500: Utilizado para la traversía NAT (NAT-T), permitiendo que el tráfico VPN pase a través de dispositivos NAT (Traducción de Direcciones de Red).

Accediendo a Infor OS

• URL de autenticación: https://inforos.CustomerXYZad.net/

• URL de datos: https://inforos.CustomerXYZad.net:7443/

Resumen:

Para configurar una VPN site-to-site IPsec, asegúrese de que los puertos y protocolos anteriores estén configurados y abiertos.

Utilice las URL proporcionadas para acceder a Infor OS para autenticación y datos.

Docbits es un sistema avanzado diseñado para automatizar la coincidencia de datos de órdenes de compra (POs) con documentos de facturas entrantes. Esta herramienta está específicamente diseñada para la gestión eficiente y procesamiento de datos de facturas dentro de sistemas ERP. Esta documentación explica los conceptos básicos de la coincidencia automática a través de Docbits y define las reglas específicas necesarias para una coincidencia exitosa.

Principios Fundamentales de la Coincidencia Automática en Docbits

Extracción de Datos: Docbits inicia el proceso extrayendo datos relevantes de los documentos de facturas digitalizados. Típicamente, estos datos incluyen números de ítems, cantidades y precios unitarios de cada línea de factura. La precisión de esta extracción es crucial, ya que forma la base para el proceso de coincidencia posterior.

Comparación con Datos de PO: Los datos extraídos se comparan con la información correspondiente en las órdenes de compra almacenadas. Docbits verifica si los números de ítems, cantidades y precios coinciden con los de las POs. Para una coincidencia exitosa, los datos en las facturas deben corresponder a los datos en las órdenes de compra, considerando los umbrales de tolerancia definidos.

Coincidencia Automática: Basándose en los resultados de la comparación, Docbits realiza la coincidencia. El sistema verifica si los criterios de coincidencia se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos. Si se cumplen estos criterios, la coincidencia se considera exitosa.

Reportes: Después de completar el proceso de coincidencia, Docbits genera informes que muestran el estado de las coincidencias. Estos informes informan sobre las facturas coincidentes exitosamente e identifican aquellas con discrepancias.

Definición de Reglas de Coincidencia

Número de Ítem: El número de ítem en la factura debe coincidir exactamente con el número de ítem en la orden de compra. No se toleran desviaciones en los números de ítem.

Cantidades: La cantidad de bienes entregados en la factura puede variar dentro de un rango de tolerancia predefinido. Típicamente, una tolerancia de ±5% podría ser aceptable para tener en cuenta diferencias menores en las cantidades de entrega.

Precios: Las desviaciones de precios son tolerables hasta un umbral establecido. Una tolerancia común podría ser de ±2% del precio para aceptar diferencias ligeras en las declaraciones de precios que surgen de diferencias de redondeo o fluctuaciones de divisas.

Estado de Coincidencia:

• Coincidencia Completa: Todos los puntos de datos (número de ítem, cantidad y precio) se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos.

• Coincidencia Parcial: Uno o más puntos de datos se desvían fuera de los límites de tolerancia, pero las desviaciones son mínimas y requieren revisión manual.

• Sin Coincidencia: Desviaciones significativas en uno o más puntos de datos que requieren corrección inmediata o una investigación adicional.

La definición precisa de estas reglas y la configuración de los límites de tolerancia son cruciales para la eficiencia de la coincidencia automática y la reducción de intervenciones manuales. Docbits permite la configuración flexible de estos parámetros para satisfacer las necesidades de diversas empresas e industrias.

Puedes buscar documentos específicos ingresando el nombre o ID del documento en la barra de búsqueda, como se muestra a continuación.

Para un filtrado más refinado, haz clic en el ícono en el lado derecho de la barra de búsqueda para seleccionar criterios específicos para buscar documentos.

Las siguientes opciones de filtro estarán disponibles para que las uses.

• Tipo de Documento: Tipo del documento (por ejemplo, Factura, Orden de Compra).

• Estado: Estado de procesamiento (por ejemplo, Listo para validación, Rechazado).

• Asignado a: Usuario al que se le asigna el documento.

• Asignado al grupo: Grupo al que se le asigna el documento.

• Fecha de inicio / Fecha final: Rango de fechas en el que se importaron los documentos.

• Reinicio necesario: Documentos que requieren un reinicio.

Haz clic en "Aplicar" para aplicar los filtros, o haz clic en "Filtros claros" para restablecerlos.

Problema

En algunos casos, el texto puede parecer estar faltante en la Vista de OCR, lo que impide que se extraiga utilizando la función de extracción.

Para verificar esto, haga clic en el botón Vista de OCR en la barra de herramientas a la derecha. Si el texto no aparece allí, significa que no está disponible para la extracción.

Causa

La causa más probable es que el texto que está intentando extraer es parte de una imagen (por ejemplo, un logo o una sección escaneada) dentro del documento. Cuando la función E-Text está habilitada, el texto que aparece en imágenes o logos no se incluye en la capa de texto extraído. Como resultado, este texto no puede ser accedido o extraído a través de la lógica de extracción estándar.

Solución

Para resolver este problema, desactive la función E-Text—ya sea para el proveedor específico o para toda la organización. Una vez que E-Text esté desactivado, DocBits dependerá únicamente de OCR, que es capaz de extraer texto de imágenes y logos dentro del documento.

Desactivar E-Text para un Proveedor Específico

1. Abra un documento del proveedor específico en la Validación de Campo.

2. Haga clic en el menú de tres puntos en la barra de herramientas a la derecha.
3. Desmarque Utilice E-Text si está disponible.
4. Haga clic en Confirmar para reiniciar el procesamiento del documento.

Desactivar E-Text para toda la Organización

1. Vaya a Ajustes → Procesamiento de documentos → Configuración de OCR.
2. En Configuración general del OCR, desmarque la opción Utilice E-Text si está disponible.

La función de Tabla Extraída por IA permite a los usuarios manipular y personalizar fácilmente los datos extraídos del documento de la factura. Aquí se presentan las capacidades clave y las instrucciones de uso:

• Eliminar Columnas: Si ciertas columnas en la tabla extraída no son necesarias, los usuarios pueden eliminarlas fácilmente haciendo clic en el icono "Eliminar columna" (representado por tres puntos verticales) junto al encabezado de la columna. Esto ayuda a limpiar la tabla y enfocarse solo en la información relevante.

• Cambiar Formato de Moneda: El formato de moneda se puede cambiar seleccionando el formato deseado en el menú desplegable junto al campo "Moneda". Esto asegura que los valores de la moneda se muestren en el formato preferido, facilitando su interpretación y análisis de los datos financieros.

• Mostrar/Ocultar Columnas no Mapeadas: Por defecto, solo las columnas mapeadas (columnas con datos extraídos) son visibles en la tabla. Sin embargo, los usuarios pueden optar por mostrar u ocultar las columnas no mapeadas haciendo clic en el botón "Ocultar columnas no mapeadas" o "Mostrar columnas no mapeadas" en la parte inferior de la tabla. Esta función es útil cuando los usuarios desean revisar todas las columnas disponibles, incluso si actualmente no contienen datos.

• Cambiar Encabezados de la Tabla: Los encabezados de la tabla (nombres de las columnas) se pueden modificar haciendo clic en el encabezado e ingresando el nombre deseado. Esta función permite a los usuarios personalizar los nombres de las columnas para que se ajusten mejor a su terminología o preferencias, haciendo que los datos sean más legibles y comprensibles.

Estas características brindan a los usuarios flexibilidad y control sobre los datos extraídos, lo que les permite adaptar la información según sus necesidades y preferencias específicas. La Tabla Extraída por IA tiene como objetivo mejorar la experiencia del usuario al ofrecer una forma fluida e intuitiva de interactuar y analizar los datos de la factura.

Instrucciones paso a paso sobre cómo agregar etiquetas a una tabla:

Paso 1: Elegir nombres de columnas (etiquetas)

• Seleccionar nombres de columnas: Revisa los nombres de las columnas de tu tabla y decide qué etiquetas agregar.

Paso 2: Presionar el botón "Aplicar"

• Presionar botón: Una vez que hayas seleccionado la etiqueta apropiada para una columna, presiona el botón "Aplicar" junto a la columna y etiqueta seleccionadas.

Paso 3: Agregar etiqueta a la tabla

• Agregar etiqueta: La etiqueta seleccionada se añadirá a la tabla como una columna adicional junto a la columna correspondiente.

Paso 4: Guardar o Eliminar Etiqueta

• Guardar Etiqueta: Presiona el botón Guardar para guardar la etiqueta deseada

• Eliminar Etiqueta: Para eliminar la etiqueta seleccionada, presiona el botón Eliminar

Aquí hay una explicación detallada de cada columna y las posibles etiquetas:

Posición:

Descripción: Posición u orden del artículo dentro del pedido.

Etiqueta: Entero

Ejemplo: 1, 2, 3...

Descripción:

Descripción: Breve descripción del artículo.

Etiqueta: Texto

Ejemplo: Tornillo, Tuerca, Widget...

Orden de Compra:

Descripción: El número del pedido asociado.

Etiqueta: Alfanumérico

Ejemplo: PO12345, PO98765...

Cantidad:

Descripción: Número de unidades ordenadas.

Etiqueta: Número

Ejemplo: 100, 50, 200...

Unidad:

Descripción: Unidad de medida (por ejemplo, pieza, kilogramo).

Etiqueta: Texto

Ejemplo: Pzs, kg, l...

Precio Unitario:

Descripción: Precio por unidad del artículo.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €10.00, €5.50, €100.00...

Monto Neto:

Descripción: Precio total antes de deducciones e impuestos (calculado como cantidad * precio unitario).

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €1,000.00, €275.00, €10,000.00...

Descuento:

Descripción: Monto absoluto del descuento aplicado al monto neto.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €50.00, €20.00, €500.00...

Porcentaje de Descuento:

Descripción: Porcentaje de descuento aplicado al monto neto.

Etiqueta: Porcentaje

Ejemplo: 5%, 10%, 15%...

IVA:

Descripción: Monto de IVA aplicado al artículo.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €200.00, €55.00, €1,900.00...

Monto Total:

Descripción: Monto final después de deducir el descuento y agregar el IVA.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €1,150.00, €310.00, €11,400.00...

País de Origen:

Descripción: País donde se fabricó o envió el artículo.

Etiqueta: Texto

Ejemplo: EE. UU., Alemania, China...

Número de Artículo:

Descripción: Identificador único o SKU del artículo.

Etiqueta: Alfanumérico

Ejemplo: 987654, A12345, Z98765...

Número de Nota de Entrega:

Descripción: Número de la nota de entrega asociada.

Etiqueta: Alfanumérico

Ejemplo: DN56789, DN12345...

Oración (información adicional):

Descripción: Comentarios adicionales, códigos o información relevante.

Etiqueta: Texto

Ejemplo: Comentario, Especificación...

Con esta estructura y etiquetas, la tabla está más claramente definida y la información puede ser mejor categorizada y procesada.

Lanzamiento Spring Bloom – 23 de abril de 2025

Mejoras en DocBits:

• Opción de Filtro para el Registro de Importación de Correos Electrónicos: Los usuarios ahora tienen la capacidad de filtrar los registros de importación y ordenar la tabla para una visión más clara y eficiente. Esta mejora agiliza el proceso de identificación y gestión de entradas de correo electrónico, mejorando la resolución de problemas y la gestión general de registros.

• Soporte Multilingüe para la Lista de Valores: Hemos ampliado las capacidades multilingües en la función de Lista de Valores. Los administradores ahora pueden definir etiquetas en múltiples idiomas, asegurando que la etiqueta correcta se muestre automáticamente según la configuración del idioma del sistema del usuario. Esta mejora promueve una mayor accesibilidad y localización, facilitando que los usuarios de todo el mundo interactúen con la plataforma en su idioma nativo.

• Mejoras en los Detalles del Usuario en Configuración: La interfaz de configuración ahora muestra información completa del usuario. Los administradores pueden ver fácilmente las afiliaciones a grupos, detalles de suborganizaciones y datos clave adicionales, lo que permite una mejor gestión de los roles de usuario y una comprensión más clara de las estructuras del equipo.

• Información de Contabilidad Automática en la Pantalla de Aprobación: La pantalla de aprobación ahora presenta detalles de contabilidad automática junto con la información de la factura. Esta mejora proporciona una visión más profunda de los datos de transacción, facilitando procesos de revisión más fluidos y una toma de decisiones más informada respecto a las facturas.

• Contador de Tareas para Documentos en la Vista del Tablero: Los documentos en el tablero ahora pueden indicar las tareas abiertas asociadas con ellos y mostrar el número total de tareas pendientes. Esta función proporciona a los usuarios una visión rápida de las acciones pendientes, mejorando la gestión de tareas y la eficiencia del flujo de trabajo.

• Selección de Modelo de IA Basado en Proveedores: Los usuarios ahora pueden seleccionar el modelo de IA utilizado para la extracción de datos por proveedor. Esta mejora permite una optimización ajustada, asegurando una mejor precisión en la extracción para diferentes proveedores y mejorando los resultados generales del procesamiento de datos.

• Registros de Flujo de Trabajo Mejorados para Tarjetas de Árbol de Decisión: Los registros ahora muestran la salida del árbol de decisión, facilitando el seguimiento y la comprensión de cómo se tomaron las decisiones dentro de los flujos de trabajo.

• Introducción de un Nuevo Sistema de Pruebas Automáticas para Mejorar la Funcionalidad y Estabilidad del Sistema:

  Nos complace anunciar la implementación de un nuevo sistema de pruebas automatizadas diseñado para mejorar la funcionalidad y fiabilidad general de nuestra plataforma. Esta nueva configuración realizará verificaciones consistentes y exhaustivas en nuestro sistema para identificar cualquier problema antes de que afecte su experiencia. Al automatizar estas pruebas, podemos garantizar respuestas más rápidas a problemas potenciales y mantener los más altos estándares de calidad para nuestro sistema.

  ​

Corrección de Errores

• Se resolvió un problema donde las tareas no aparecían en la pantalla de validación/aprobación.

• Se corrigió la posición del botón Siguiente/Anterior para que permanezca estático.

• Se solucionaron problemas de desplazamiento en las vistas de script y árbol de decisiones, asegurando que los botones de acción permanezcan estacionarios durante el desplazamiento.

• Se eliminó el campo de país de origen de las facturas electrónicas.

• Se corrigió un problema con el contador de tareas que mostraba un número inexacto de tareas.

• Se añadieron traducciones faltantes.

• Se corrigieron campos personalizados para mostrar nombres descriptivos en lugar de IDs.

• Se actualizó la lista de accesos directos para la pantalla de coincidencia de PO.

• Se resolvió un problema donde los documentos se descargaban con un nombre de archivo incorrecto.

• Se corrigieron inconsistencias de ordenamiento en la tabla de líneas de factura dentro de la coincidencia de PO.

• Se solucionó un problema que afectaba la funcionalidad de creación de tareas.

• Se corrigió un problema en la coincidencia de PO donde el ordenamiento de la tabla de facturas se restablecía al coincidir una línea.

• Se resolvieron problemas de contabilidad automática asegurando que las referencias de reserva se dividieran correctamente cuando se divide un monto.

• Se actualizó la información del host de ClickHouse.

• Se resolvió un problema donde los documentos duplicados no eran reconocidos como duplicados.

• Se corrigieron problemas de exportación causados por referencias de reserva que eran demasiado largas.

• Se resolvió un problema donde las casillas de verificación de solo lectura no eran de solo lectura.

​

Lanzamiento de Hot Fix Winter Frost 10 de abril de 2025

Mejoras en DocBits:

• Función de Script set_column_date_value Mejorada: La función set_column_date_value ahora incluye soporte para la opción skip_weekend, permitiendo que los valores de fecha omitan automáticamente los fines de semana al aplicarse.

• Mejora en el Soporte de Carga de Archivos: Los archivos PNG y JPEG ahora se pueden cargar directamente y se convierten automáticamente en formato PDF para un manejo de documentos más eficiente.

• Actualizaciones de Funcionalidad de Watchdog:

  • Ahora soporta exportación a Enaio para una mejor integración del sistema.

  • Capacidades de análisis mejoradas para extraer información de las estructuras XML de Sync.ContentDocument, lo que permite un procesamiento de datos más eficiente.

Correcciones de Errores

• Se solucionó un problema en una función de script.

• Se resolvió un problema donde las órdenes de compra tenían un estado incorrecto después de ser actualizadas.

Lanzamiento Hot Fix Winter Frost 11 de marzo de 2025

Mejoras en DocBits:

• Extracción de Datos Mejorada: Se añadió una opción para extraer el Purchase Order o Item Number de una línea arriba o abajo.

• Acceso Ampliado a Suborganizaciones Cruzadas: Los usuarios no administradores ahora también pueden acceder a la función de Cross Sub-Organizations.

Corrección de Errores:

• Se corrigió un problema donde los usuarios no podían ser añadidos a un grupo.

• Se corrigió un problema con fallos en la importación de correos electrónicos.

• Se resolvió un problema con la capacitación en el campo en documentos con más de una página

• Se corrigió un problema donde los scripts no funcionaban correctamente.

• Se resolvió un problema donde los datos del documento no se mostraban correctamente

• Se corrigió un problema con la configuración de actualización automática de la orden de compra

• Se solucionó un problema donde los tokens de suscripción se mostraban incorrectamente

• Se resolvió un problema donde la pantalla de tareas mostraba una versión de documento desactualizada

• Se corrigió un problema que causaba que los documentos no cambiaran su estado

• Se solucionó un problema donde los usuarios podían ser añadidos a una suborganización dos veces.

• Se solucionó un problema donde cambiar la suborganización de un documento causaba restablecer el usuario o grupo asignado.

Empezar

• Inicio de Sesión y Navegación: Cómo acceder a Docbits y navegar por la interfaz.

• Configuración Inicial: Configurar Docbits para su uso por primera vez.

Uso Diario

• Envío de Documentos: Instrucciones para enviar documentos a Docbits.

• Revisión y Aprobación de Documentos:

• Aprobación de Órdenes: Pasos para revisar y aprobar formularios de pedido.

• Procesamiento de Facturas: Guía sobre cómo procesar facturas entrantes para el pago.

Gestión de Documentos

• Búsqueda y Recuperación: Cómo encontrar y acceder a documentos dentro de Docbits.

• Editar y Actualizar: Edición de documentos y actualización de su estado.

Solución de Problemas

• Problemas Comunes: Soluciones a problemas frecuentes encontrados por los usuarios.

• Contacto de Soporte: Cómo contactar al soporte para obtener asistencia.

Si deseas importar documentos manualmente en DocBits, sigue estos sencillos pasos:

• Haz clic en el botón de Subir en el Panel de Control de DocBits.

• Aparecerá una ventana donde puedes subir tus documentos a través del explorador de archivos o arrastrándolos y soltándolos. Puedes subir hasta 10 documentos a la vez.

• Para subir documentos a través del explorador de archivos, haz clic en el botón Subir Documentos y selecciona los archivos que deseas subir. Una vez seleccionados los archivos, haz clic en Confirmar para iniciar el proceso de carga.

• Alternativamente, puedes arrastrar y soltar tus archivos en la ventana de importación de DocBits.

• Después de que los archivos hayan sido subidos, tendrán el estado inicial de "En Proceso". Durante este tiempo, la carga se está procesando y no es posible editar el archivo. El tiempo de procesamiento puede variar dependiendo del tamaño y complejidad del archivo.

• Una vez que el archivo haya sido procesado, recibirá el estado de "Listo para Validación". Ahora puedes iniciar el proceso de validación.

Después de iniciar sesión con tus credenciales, serás redirigido a la página de inicio del panel de control de DocBits. Esta es la página principal donde puedes ver y gestionar todos tus documentos importados.

Introduction

This document provides a detailed guide on the "Calculating Total Charges" script within the Docbits platform. The script is designed to automatically calculate the total amount charged on an invoice by summing up various individual charges. This automation enhances accuracy and efficiency in document processing.

Objective

The aim of this script is to streamline the calculation process for total charges on invoices. By automatically adding up specified charges, such as base charges, taxes, and additional fees, the script ensures that the total charges reflected on each invoice are accurate and comprehensive.

Script Details

Code Implementation

# Initialize variables to store the values of individual charges
total_charges = get_field_value(fields_dict, 'total_charges', None)
fracht = get_field_value(fields_dict, 'additional_amount_2', None)
verpackung = get_field_value(fields_dict, 'additional_amount', None)

# Calculate the total by converting each charge to a float and summing them up
total = 0
if fracht:
    total += float(fracht)
if verpackung:
    total += float(verpackung)

# Format the total to two decimal places and update the 'total_charges' field
formatted_total = "{0:.2f}".format(total)
if 'total_charges' not in fields_dict:
    new_field = create_new_field('total_charges', formatted_total)
    fields_dict['total_charges'] = new_field
    document_json['fields'].append(new_field)
else:
    set_field_value(fields_dict, 'total_charges', formatted_total)

1. Nombre de la Empresa: El nombre legal de la empresa tal como está registrado.

2. Calle + Número: La dirección física de la oficina principal o sede de la empresa.

3. Código Postal: El código ZIP o código postal de la dirección de la empresa.

4. Ciudad: La ciudad en la que se encuentra la empresa.

5. Estado: El estado o región donde se encuentra la empresa.

6. País: El país de operación de la empresa.

7. ID de la Empresa: Un identificador único para la empresa, que podría ser utilizado internamente o para integraciones con otros sistemas.

8. ID Fiscal: El número de identificación fiscal de la empresa, importante para operaciones financieras e informes.

9. ID del Registro Comercial: El número de registro de la empresa en el registro comercial, que podría ser importante para documentación legal y oficial.

10. Número de Teléfono Oficial de la Empresa: El número de contacto principal de la empresa.

11. Correo Electrónico Oficial de la Empresa: La dirección de correo electrónico principal que se utilizará para comunicaciones oficiales.

La información ingresada aquí puede ser crucial para garantizar que documentos como facturas, correspondencia oficial e informes estén correctamente formateados con los detalles correctos de la empresa. También ayuda a mantener la consistencia en cómo se representa la empresa en varias comunicaciones externas y documentos. Después de ingresar o actualizar la información, el administrador debe guardar los cambios haciendo clic en el botón "Guardar" para asegurar que todas las modificaciones se apliquen en todo el sistema.

Además, la sección proporciona una vista del plan de suscripción, mostrando cuántos días quedan, las fechas de inicio y finalización, y un medidor de uso de suscripción que realiza un seguimiento del consumo de tokens de servicio en comparación con lo asignado en el plan. Esto puede ayudar a los administradores a monitorear y planificar las renovaciones o actualizaciones de suscripción en función de las tendencias de uso.

This document details the "Generating Extended Invoice Numbers" script, which automates the creation of extended invoice numbers in Docbits. Extended invoice numbers combine multiple document identifiers, such as the invoice ID and the purchase order number, into a single, comprehensive identifier. This script enhances document traceability and simplifies record-keeping.

Purpose

The purpose of this script is to streamline the process of generating extended invoice numbers by automatically concatenating the invoice ID and purchase order number, thereby providing a unified and unique identifier for each invoice document.

Script Overview

The script checks for the presence of invoice ID and purchase order number fields within the document, concatenates their values if both are present (separated by a hyphen), and updates or creates a new field to store the combined value.

Code Snippet

invoice_id = get_field_value(fields_dict, 'invoice_id')
purchase_order = get_field_value(fields_dict, 'purchase_order')

# Combining invoice ID and purchase order number with a hyphen separator
extended_number = '-'.join(filter(None, [invoice_id, purchase_order]))

# Check if there is an extended number to set
if extended_number:
    # Updating the 'invoice_extended_number' field with the combined value
    if not 'invoice_extended_number' in fields_dict:
        new_field = create_new_field('invoice_extended_number', extended_number)
        fields_dict['invoice_extended_number'] = new_field
        document_json['fields'].append(new_field)
    else:
        set_field_value(fields_dict, 'invoice_extended_number', extended_number)

Si estás utilizando el Portal de Proveedores de DocBits, es importante que entiendas los diferentes estados que pueden tener tus proveedores. Aquí tienes una lista completa de todos los posibles estados de los proveedores en DocBits:

• Abierto: Proveedor existente que aún no ha sido invitado

• Registro Pendiente: Proveedor ha sido invitado al portal de proveedores

• Entrada del Proveedor Pendiente: Esperando cambios del proveedor después de que completó el registro

• Aprobación Pendiente: Proveedor ha terminado el registro, está esperando la primera aprobación

• Aprobación de AP Pendiente: Proveedor ha sido aprobado por primera vez, esperando la segunda aprobación

• Aprobado: Proveedor ha sido aprobado

• Rechazado: Proveedor ha sido rechazado

1. Configuración Global:

   • Información de la Empresa: Definir y editar detalles básicos sobre la empresa, como nombre, dirección y otros identificadores.

   • Grupos, Usuarios y Permisos: Gestionar roles de usuario y permisos, permitiendo diferentes niveles de acceso a varias funciones dentro de DocBits.

   • Integración: Configurar e implementar integraciones con otro software o sistemas, mejorando la funcionalidad de DocBits con servicios externos.

   • Tipos de Documentos: Especificar y gestionar diferentes tipos de documentos que DocBits procesará, como facturas, pedidos, etc.

   • Notificación por Correo Electrónico: Configurar ajustes para alertas y notificaciones por correo electrónico relacionadas con actividades de procesamiento de documentos.

   • Tablero: Personalizar la vista del tablero con widgets y métricas que son importantes para los usuarios.

2. Procesamiento de Documentos:

   • Caducidad de Documentos: Establecer reglas sobre cuánto tiempo se retienen los documentos antes de ser archivados o eliminados.

   • Importar: Configurar cómo se importan los documentos a DocBits, incluyendo ajustes de origen y tipos de archivo.

   • Configuraciones de OCR: Ajustar configuraciones para el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) que convierte imágenes de texto en texto codificado por máquina.

   • Clasificación y Extracción: Definir cómo se categorizan los documentos y cómo se extraen los datos de los documentos.

   • Búsqueda de Datos Maestros: Configurar búsquedas para validar o complementar los datos extraídos con datos maestros preexistentes.

   • Lista de Valores: Gestionar listas predefinidas que se utilizan en la entrada y validación de datos.

   • Exportar: Configurar cómo y dónde se exportan los documentos y datos procesados.

   • Módulo: Módulos adicionales que se pueden configurar para extender la funcionalidad.

3. Licencias de API: Gestionar claves de API y monitorear estadísticas de uso para las API utilizadas por DocBits.

4. Configuración de Proveedores: Configurar y gestionar ajustes específicos para proveedores, posiblemente integrándose con sistemas de gestión de proveedores.

5. Gestión de Caché: Ajustar configuraciones relacionadas con la caché de datos para mejorar el rendimiento del sistema.

Si estás utilizando el software DocBits para el procesamiento de documentos, es esencial comprender los diferentes estados que tus archivos pueden tener. Aquí tienes una lista completa de todos los posibles estados de documento en DocBits:

• WatchDog Start: El módulo Watchdog se está iniciando.

• WatchDog Split: El documento se está dividiendo en Watchdog.

• WatchDog Upload: El documento se está subiendo en Watchdog.

• Upload: El documento se está subiendo.

• OCR: El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) se está ejecutando actualmente en el documento.

• Clasificación: El documento se está clasificando.

• Importación de Zugferd: Se está importando un documento Zugferd.

• Listo para Validación: El documento está listo para validación.

• Exportación de Zugferd: Se está exportando un documento Zugferd.

• Flujo de Trabajo: Un flujo de trabajo se está ejecutando actualmente con este documento.

• Pendiente de Aprobación: El documento necesita ser aprobado.

• Pendiente de Segunda Aprobación: El documento necesita ser aprobado por segunda vez.

• Contabilidad Automática: La contabilidad automática se está ejecutando.

• Exportación: El documento se está exportando.

• Error: Se produjo un error en el documento.

La segunda parte del panel es un resumen de todos los documentos subidos. Puedes ver todos los documentos o solo los asignados a ti. También puedes buscar documentos por nombre.

Los datos se extraerán en cuestión de segundos, y el estado cambiará de "En ejecución" a "Listo para Validación".

Visión general

La sección de Tipos de Documentos enumera todos los tipos de documentos reconocidos y procesados por Docbits. Los administradores pueden gestionar varios aspectos como diseño, definiciones de campos, reglas de extracción y más para cada tipo de documento. Esta personalización es clave para garantizar un manejo preciso de los datos y el cumplimiento de los estándares organizativos.

Funciones clave y opciones

1. Lista de Tipos de Documentos:

• Cada fila representa un tipo de documento como Factura, Nota de Crédito, Nota de Entrega, etc.

• Los tipos de documentos pueden ser estándar o personalizados, como se indica con etiquetas como "Estándar".

1. Editar diseño: Esta opción permite a los administradores modificar la configuración del diseño del documento, que incluye definir cómo aparece el documento y dónde se encuentran los campos de datos.

2. Subtipos de Documentos: Si algún tipo de documento tiene subcategorías, esta opción permite a los administradores configurar ajustes específicos para cada subtipo.

3. Columnas de la tabla: Personalice qué columnas de datos deben aparecer cuando se ve el tipo de documento en listas o informes.

4. Campos: Gestione los campos de datos asociados con el tipo de documento, incluyendo la adición de nuevos campos o la modificación de los existentes.

5. Entrenamiento del Modelo: Configure y entrene el modelo utilizado para reconocer y extraer datos de los documentos. Esto puede implicar establecer parámetros para modelos de aprendizaje automático que mejoran con el tiempo y más datos.

6. Regex: Configure expresiones regulares que se utilizan para extraer datos de documentos basados en patrones. Esto es particularmente útil para la extracción de datos estructurados.

7. Scripts: Escriba o modifique scripts que ejecuten reglas de procesamiento personalizadas o flujos de trabajo para documentos de este tipo.

8. EDI (Intercambio Electrónico de Datos): Configure ajustes relacionados con el intercambio de documentos en formatos electrónicos estandarizados.

En esta guía de video completa, se presenta a los espectadores el panel de control de DocBits y su variedad de funcionalidades. Desde filtrar y gestionar documentos abiertos hasta importar adjuntos a través de varios canales como correo electrónico, escáner o API, el tutorial ofrece un recorrido paso a paso.

Se destacan las características clave, incluido cómo filtrar documentos por estado o asignatario, localizar detalles específicos como números de factura y cambiar el asignatario para documentos individuales. Se demuestra la facilidad y eficiencia del sistema, enfatizando el control y la personalización que ofrece a los usuarios. El tutorial prepara el escenario para una exploración más profunda de la validación de documentos dentro de DocBits.

Para configurar tus ajustes, haz clic en el Icono de Usuario ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Aquí puedes personalizar varias opciones:

Idioma

• Seleccionar Idioma Preferido: Elige tu idioma deseado de las opciones disponibles.

Dark Mode

• Activar Dark Mode: Habilita o deshabilita el Dark Mode para una experiencia de visualización más cómoda.

Ajustes de usuario

En esta sección, puedes ajustar las siguientes preferencias:

• Patrón de Fecha: Personaliza cómo se muestran las fechas.

• Formato de Cantidad: Establece tu formato preferido para valores numéricos.

• Nombre: Actualiza tu nombre.

• Contraseña: Cambia tu contraseña para la seguridad de la cuenta.

• Tamaño de Letra: Ajusta el tamaño del texto para una mejor legibilidad.

• Dual Monitor Mode: Habilita esta función si estás utilizando dos monitores.

Cerrar Sesión

• Cerrar Sesión: Haz clic aquí para cerrar sesión de forma segura en tu cuenta.

Visión general

Los Tipos de Documentos Secundarios son básicamente versiones especializadas de los tipos de documentos principales. Por ejemplo, bajo el tipo de documento principal "Factura," puede haber subtipos como "Factura Estándar," "Factura Proforma" y "Nota de Crédito," cada uno con requisitos de datos ligeramente diferentes o reglas de procesamiento.

Características Clave y Opciones

1. Lista de Subtipos:

• Cada fila representa un subtipo de un tipo de documento principal.

• Incluye el nombre del subtipo y un conjunto de acciones que se pueden realizar en él.

1. Acciones:

• Campos: Configurar qué campos de datos se incluyen en el subtipo y cómo se gestionan.

• Editar Diseño: Modificar el diseño visual de cómo se muestra y se introduce la información para este subtipo.

• Scripts: Adjuntar o editar scripts que ejecutan operaciones específicas cuando se procesan documentos de este subtipo.

• Copiar: Duplicar una configuración de subtipo existente para usarla como base para una nueva.

• Eliminar: Eliminar el subtipo si ya no es necesario.

1. Agregar Nuevos Subtipos:

• El botón "+ Nuevo" permite a los administradores crear nuevos subtipos, definiendo propiedades y reglas únicas según sea necesario.

Los Tipos de Documentos Secundarios en Docbits proporcionan una forma flexible y poderosa de manejar una variedad de documentos dentro de un único sistema, asegurando que cada tipo y subtipo se procese con precisión y eficiencia de acuerdo con sus especificaciones únicas.

DocBits es una solución de captura de documentos basada en la nube que aprovecha el poder de la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (ML) para reconocer, clasificar, analizar y extraer información de varios tipos de documentos, independientemente de su formato. Aquí tienes un vistazo más detallado a sus características clave:

• Reconocimiento de Documentos: DocBits emplea algoritmos de IA para identificar y reconocer con precisión documentos, ya sea en forma de papel o archivos electrónicos.

• Clasificación de Documentos: Clasifica los documentos en categorías relevantes, facilitando la organización y recuperación sencillas.

• Extracción de Datos: DocBits extrae datos críticos de los documentos, transformando información no estructurada en datos estructurados que pueden integrarse en tu flujo de trabajo.

• Aprendizaje Automático: El sistema aprende continuamente y mejora su precisión de reconocimiento con cada documento procesado, volviéndose más competente con el tiempo.

• Inteligencia de Enjambre: DocBits utiliza inteligencia de enjambre para mejorar sus capacidades de aprendizaje, creando un sistema que se auto-mejora.

Cliente en la cloud:

En las instalaciones:

DocBits se integra sin problemas con Infor LN/M3 a través de ION API, ION Desk y BODs estándar de Infor. Nuestra integración API nos permite exportar datos a Infor y realizar la validación de datos maestros en DocBits.

Exportando Datos a Infor

Utilizamos la ION API para enviar el PDF con atributos a IDM y el BOD Sync.CaptureDocument a ION Desk. En ION Desk, transformamos el Sync.CaptureDocument a los BODs de destino deseados según el tipo de documento que se esté procesando. Estos BODs de Infor transformados se importan automáticamente a LN o M3.

Validación de Datos Maestros en DocBits

Para identificar al proveedor o comparar/igualar líneas de órdenes de compra, activamos un disparador en LN/M3 que envía los BODs Sync.RemitToPartyMaster, Sync.SupplierPartyMaster y Sync.PurchaseOrder a DocBits. Configuramos este proceso en ION Desk definiendo el flujo de datos a un punto de conexión específico a DocBits.

Resumen

En las Preferencias de la empresa, puedes configurar ajustes clave de formato y notificación para la aplicación. Estos incluyen:

• Elegir el patrón de fecha que se utilizará en toda la aplicación

• Configurar el formato de cantidad (por ejemplo, separadores decimales, agrupación de dígitos)

• Habilitar o deshabilitar notificaciones emergentes cuando una nueva actualización esté disponible

Cómo acceder

Para acceder a las Preferencias de la empresa:

1. Navega a Ajustes → Ajustes globales → Información de la empresa
2. Desplázate a la sección de Preferencias de la empresa

Patrón de fecha

En esta configuración, puedes elegir el formato de fecha que se utilizará en DocBits. Hay varias opciones de formato disponibles, lo que te permite personalizar cómo se muestran las fechas.

Los siguientes marcadores de posición se utilizan en el patrón de fecha:

• %d – Día (por ejemplo, 07)

• %m – Mes (por ejemplo, 07)

• %Y – Año completo (por ejemplo, 2025)

• %y – Año de dos dígitos (por ejemplo, 25)

Ejemplos de formatos:

• %d.%m.%Y → 07.07.2025

• %m/%d/%y → 07/07/25

Selecciona el formato que mejor se adapte a los requisitos organizacionales o regionales.

Después de realizar tus cambios, haz clic en el botón Guardar en la esquina inferior derecha para aplicarlos.

Formato de cantidad

Esta configuración te permite definir cómo se formatean las cantidades en toda la aplicación; por ejemplo, si usar una coma ( , ) o un punto ( . ) como separador decimal.

Ejemplos de formatos:

• 1,000.00 (formato estadounidense)

• 1.000,00 (formato europeo)

Después de realizar tus cambios, haz clic en el botón Guardar en la esquina inferior derecha para aplicarlos.

Nota: Esta configuración controla cómo se muestran las cantidades en DocBits. El formato de cantidad en la pantalla de Validación de campos se determina por la configuración de origen del documento.

Nuevo cuadro de diálogo de información sobre la versión

Esta configuración te permite habilitar una notificación emergente cuando se lanza una nueva versión de la aplicación. Cuando se activa, un cuadro de diálogo aparecerá automáticamente si hay una actualización disponible. Para aplicar la actualización:

Haz clic en Actualizar para cerrar en la ventana del cuadro de diálogo. DocBits se recargará y se abrirá con la versión más reciente. Esto asegura que los usuarios siempre estén trabajando con las últimas características, mejoras y correcciones de errores.

Después de activar o desactivar la configuración, haz clic en el botón Guardar en la esquina inferior derecha para aplicar tus cambios.

1. Visión general

El Archivo de Descriptores de Estructura define cómo se agrupan los segmentos EDI repetidos (por ejemplo, N1–N4) en JSON estructurado. Asegura:

• Análisis preciso de elementos relacionados como unidades individuales.

• Salida consistente para sistemas posteriores.

Para un ejemplo completo con detalles de segmentos, consulte .

2. Acceso y Edición Básica

Acceso al Archivo

1. Configuración → Tipo de Documento → [Su Documento (por ejemplo, Orden de Compra)] → E-Doc.
2. Bajo E-Doc, seleccione su formato (por ejemplo, EDI ).

3. Haga clic en Descriptor de Estructura.

Gestión de Borradores

• Crear un Borrador: Haga clic en el icono de lápiz ✏️ para comenzar a editar.

• Eliminar Borradores: Utilice el icono de papelera 🗑️ para eliminar borradores no utilizados.

• Activar Cambios: Haga clic en el icono de marca de verificación ✅ para aprobar y publicar sus cambios.

  • Nota: Activar una nueva versión desactivará automáticamente la anterior.

3. Función de Vista Previa (Vista Previa de XML Analizado)

La Función de Vista Previa le permite probar y previsualizar cómo se analiza un archivo EDI cargado utilizando el Archivo de Descriptores de Estructura actual.

Uso

• Cargue un archivo EDI a través del flujo de carga estándar.

• Copie el ID del Documento del archivo cargado.

• Navegue hasta la interfaz del Archivo de Descriptores de Estructura.

• Abra la Función de Vista Previa.
• Ingrese el ID del Documento en el campo y presione Probar.

• La salida XML estructurada resultante se mostrará.

Esto es especialmente útil para depurar mapeos y validar agrupaciones estructurales en tiempo real.

6. Video Tutorial

Una guía en video para este tipo de archivo está disponible en la Úsela para seguir la configuración, edición y previsualización.

Visión general

La interfaz de Columnas de la Tabla en Docbits se utiliza para especificar las columnas que aparecen en las tablas de datos para cada tipo de documento. Cada columna se puede configurar para contener tipos específicos de datos, como cadenas o valores numéricos, y puede ser esencial para las funciones de ordenación, filtrado e informes dentro de Docbits.

Características clave y opciones

1. Configuración de Columnas:

• Nombre de la Columna: El identificador de la columna en la base de datos.

• Título: El título legible por humanos de la columna que aparecerá en la interfaz.

• Tipo de Columna: Define el tipo de datos de la columna (por ejemplo, STRING, AMOUNT), lo que determina qué tipo de datos se pueden almacenar en la columna.

• Nombre de la Tabla: Indica a qué tabla pertenece la columna, vinculándola a un tipo de documento específico como INVOICE_TABLE.

1. Acciones:

• Editar: Modificar la configuración de una columna existente.

• Eliminar: Eliminar la columna de la tabla, lo cual es útil si los datos ya no son necesarios o si la estructura de datos del tipo de documento cambia.

1. Agregar Nuevas Columnas y Tablas:

• Agregar Nueva Columna de Tabla: Abre un cuadro de diálogo donde puedes definir una nueva columna, incluyendo su nombre, si es requerida, su tipo de datos y la tabla a la que pertenece.

• Crear Nueva Tabla: Permite la creación de una nueva tabla, definiendo un nombre único que se utilizará para almacenar datos relacionados con un conjunto específico de tipos de documento.

Esta sección es vital para mantener la integridad estructural y la usabilidad de los datos dentro del sistema de Docbits, asegurando que los datos extraídos de los documentos se almacenen de manera organizada y accesible.

The "Calculating Total Charges" script automates the process of summing up various charges and additional amounts within invoice documents. This guide walks you through the script setup, logic, and application to ensure accurate total charge calculations across your documents.

Purpose

This script aims to provide a dynamic way to calculate the total charges on an invoice by adding up different charge types, such as base charges, freight (Fracht), and packaging (Verpackung). It then updates the invoice's total charges field with the calculated sum, ensuring accurate billing information.

Script Overview

The script retrieves values from specified fields, converts them to floats, sums them up, and then updates the total_charges field with the result. If the total_charges field doesn't exist, the script creates this field and sets its value accordingly.

Code Snippet

1. ISO/IEC 27001

Esta norma internacional define los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Ayuda a las organizaciones a proteger los datos de manera sistemática y rentable, incluyendo procesos para la gestión de riesgos y controles de seguridad de la información.

Impacto para los Clientes: Asegura que DocBits se adhiera a los más altos estándares de seguridad de la información, proporcionando confianza de que los datos sensibles están bien protegidos.

2. SOC 1 (Service Organization Control 1)

Los informes SOC 1 están diseñados para organizaciones que necesitan demostrar la efectividad de los controles internos sobre la información financiera. Es particularmente relevante para los proveedores de servicios que afectan la información financiera de sus clientes.

Relevancia para DocBits: Demuestra nuestro compromiso de mantener controles internos rigurosos sobre los datos financieros, proporcionando garantía a los clientes sobre la fiabilidad de nuestros procesos.

3. SOC 2 (Service Organization Control 2)

SOC 2 se centra en los controles de una organización de servicios relevantes para la seguridad, disponibilidad, integridad del procesamiento, confidencialidad y privacidad de los datos. Es crucial para las empresas de tecnología y computación en la nube que manejan información sensible.

Valor para los Clientes: Proporciona una validación independiente de que DocBits ha implementado controles efectivos para proteger los datos de los clientes, asegurando la confiabilidad de nuestro software y servicios.

4. GDPR (General Data Protection Regulation) Compliance

El GDPR es un reglamento en la ley de la UE sobre la protección de datos y la privacidad en la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo. También aborda la transferencia de datos personales fuera de las áreas de la UE y el EEE.

Garantía para el Cliente: El cumplimiento del GDPR asegura que DocBits procesa datos personales de acuerdo con las regulaciones de la UE, protegiendo la privacidad del usuario y adhiriéndose a estrictas pautas de manejo de datos.

This document outlines the "Formatting Export Certificate Reference Numbers" script, aimed at standardizing reference numbers across export certificates in Docbits. Proper formatting ensures that reference numbers comply with external systems or regulatory requirements.

Purpose

The script's primary goal is to format reference numbers on export certificates, ensuring they meet a predefined length requirement by padding them with leading zeros. This consistency aids in maintaining a standardized format for all export documents processed through Docbits.

Script Overview

The script identifies the reference_number field in an export certificate, checks its length, and if necessary, pads the number with leading zeros to ensure it meets the minimum length requirement.

Code Snippet

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las órdenes de compra. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Overview

This guide focuses on automating the creation of extended invoice numbers in Docbits, a crucial feature for improving invoice management and tracking. The "Generating Extended Invoice Numbers" script concatenates various document identifiers, such as invoice ID and purchase order number, to create a comprehensive and unique identifier for each invoice.

Objective

The primary goal of this script is to automate the generation of extended invoice numbers, facilitating easier tracking and management of invoices by combining multiple identifiers into a single, unique number.

Script Implementation

Code Snippet

# Retrieve the values of invoice ID and purchase order number from the document
invoice_id = get_field_value(fields_dict, 'invoice_id')
purchase_order = get_field_value(fields_dict, 'purchase_order')

# Concatenate the invoice ID and purchase order number with a hyphen if both exist
extended_number = '-'.join(filter(None, [invoice_id, purchase_order]))

# Check and update the 'invoice_extended_number' field with the concatenated value
if extended_number:
    if 'invoice_extended_number' not in fields_dict:
        new_field = create_new_field('invoice_extended_number', extended_number)
        fields_dict['invoice_extended_number'] = new_field
        document_json['fields'].append(new_field)
    else:
        set_field_value(fields_dict, 'invoice_extended_number', extended_number)

Atajos de Validación de Campos

Al trabajar dentro de la sección de validación de campos, los usuarios pueden utilizar estos atajos:

• Enter – Mueve el cursor al siguiente campo en la secuencia de validación.

• Tab – Valida el campo actual y salta automáticamente al siguiente campo que requiere validación, omitiendo los campos ya validados.

• ESC – Te lleva de vuelta al Panel.

• Option + K – Abre el menú de atajos de teclado específico para la sección de validación de campos.

• Space – Alterna la selección de una casilla de verificación, permitiendo a los usuarios marcar o desmarcar opciones rápidamente.

• Option + G – Mueve el enfoque al siguiente grupo de campos relacionados, ayudando a navegar por secciones de entrada estructuradas de manera eficiente.

• Option + F – Mueve el cursor al primer campo en el primer grupo, permitiendo a los usuarios regresar rápidamente al principio de un formulario.

• Option + S – Guarda el documento, asegurando que todos los datos ingresados se almacenen.

• Option + R – Rechaza el documento, marcándolo como inválido o requiriendo una revisión adicional.

• Option + T – Salta directamente a la sección de la tabla del documento.

Atajos Específicos de Tabla en Validación de Campos

Para trabajar con tablas en la sección de validación de campos, estos atajos adicionales están disponibles:

• Arrow Right – Mueve el cursor a la siguiente columna dentro de la misma fila.

• Arrow Left – Mueve el cursor a la columna anterior dentro de la misma fila.

• Arrow Up – Mueve el cursor a la fila superior dentro de la tabla.

• Arrow Down – Mueve el cursor a la fila inferior dentro de la tabla.

Aquí hay consejos específicos para solucionar problemas comunes relacionados con la configuración del tablero:

Filtros no aplicados correctamente:

• Primero, verifica la configuración de los filtros para asegurarte de que se hayan aplicado los filtros correctos y que estén mostrando los datos deseados.

• Asegúrate de que los filtros se apliquen de manera lógica y coherente. A veces, una lógica de filtro incorrecta o combinaciones incorrectas pueden producir resultados inesperados.

• Proporciona a los usuarios orientación sobre cómo usar los filtros correctamente para asegurar que puedan utilizar las funciones de filtrado de manera efectiva.

Retrasos en la carga de datos:

• Verifica la conexión de red para asegurarte de que sea estable y no esté causando retrasos.

• Revisa la carga del servidor y el rendimiento de la fuente de datos para ver si ese es el problema. Puede que necesites optimizar la fuente de datos o cambiar a una infraestructura más potente.

• Implementa mecanismos de caché para reducir los tiempos de carga, especialmente para datos a los que se accede con frecuencia. Anima a los usuarios a optimizar sus consultas de datos recuperando solo los campos de datos necesarios y utilizando filtros para reducir la cantidad de datos.

Problemas del navegador:

• Asegúrate de que el navegador que están usando sea compatible con el tablero y tenga todas las actualizaciones necesarias instaladas.

• Recomienda a los usuarios que limpien regularmente la caché de su navegador para evitar problemas de memoria y asegurarse de que están obteniendo los datos más actualizados.

• Verifica si hay extensiones o complementos en el navegador que puedan estar interfiriendo con el tablero y desactívalos temporalmente si es necesario para aislar problemas.

Problemas específicos del usuario:

• Ofrece soporte individualizado para los usuarios que continúan teniendo problemas. Puede que necesites verificar su configuración específica, permisos o configuración de red para identificar y resolver el problema.

Al proporcionar a los usuarios estos consejos específicos para solucionar problemas, puedes ayudarlos a resolver eficazmente problemas comunes relacionados con la configuración del tablero y aumentar su productividad.

Visión General

Esta función te ayuda a gestionar y conciliar los números de artículo entre tu sistema y tus proveedores. A menudo, los números de artículo que usas internamente pueden no coincidir con los números de artículo que usan tus proveedores. Docbits facilita el manejo de estas discrepancias creando un mapeo entre tus números de artículo y los de tus proveedores.

Cómo Funciona

1. Emparejamiento Manual:

   • La primera vez que encuentres una discrepancia entre tu número de artículo y el número de artículo de tu proveedor, necesitas emparejarlos manualmente.

   • Puedes hacerlo ingresando el número de artículo del proveedor correcto correspondiente a tu número de artículo interno.

2. Emparejamiento Automático:

   • Una vez que hayas emparejado manualmente un número de artículo con el número de artículo de su proveedor, Docbits recordará este mapeo.

   • La próxima vez que aparezca el mismo artículo, Docbits lo emparejará automáticamente basándose en el mapeo almacenado, ahorrándote tiempo y reduciendo errores.

Desglose de la Interfaz

• ID del Proveedor: El identificador único para el proveedor.

• Número de Artículo: Tu número de artículo interno para el producto.

• Número de Artículo del Proveedor: El número de artículo correspondiente utilizado por el proveedor.

• Acción: Opciones para gestionar los mapeos, como eliminar mapeos incorrectos.

Beneficios

• Eficiencia: Reduce la necesidad de entradas manuales repetidas, haciendo el proceso más rápido.

• Precisión: Minimiza errores asegurando que los números de artículo se emparejen correctamente.

• Conveniencia: Simplifica el flujo de trabajo automatizando el proceso de emparejamiento después de la entrada manual inicial.

Puerto 443 Abierto y Comunicación Segura

Entendemos la importancia de la transferencia de datos segura. Por eso utilizamos el puerto 443 abierto, el puerto estándar para HTTPS, asegurando que todos los datos transferidos estén encriptados y sean seguros. Nuestras conexiones aseguradas por SSL garantizan que sus datos estén seguros en cada paso del proceso.

Comunicación Con La Base de Datos

Cuando se trata de comunicación con la base de datos, no tomamos riesgos. Nuestra configuración de Kubernetes y las bases de datos residen dentro de la misma Nube Privada Virtual (VPC). Esto significa que solo accedemos a la base de datos a través de IP local, asegurando que los datos transmitidos nunca salgan de la red local. Es como tener una carretera privada solo para sus datos.

Espacios

El manejo de documentos es muy sencillo con Docbits. Todos los documentos subidos se almacenan de forma segura en un ‘Espacio’ dedicado. Utilizamos encriptación SSL para el tráfico de datos y requerimos múltiples claves para el acceso a archivos, asegurando que sus documentos estén tan seguros como una bóveda.

Traffic Security

Solo permitimos conexiones aseguradas por HTTPS para comunicarnos con nuestros servidores. Esto asegura que todos los datos transferidos estén encriptados, manteniendo su información sensible segura y protegida. Es como tener un guardia de seguridad para sus datos, 24/7.

Infor Cloud

Infor On-Prem

La flexibilidad es clave, y ofrecemos tanto soluciones en la nube como en las instalaciones. Con nuestra opción en las instalaciones, no es necesario abrir ningún puerto, asegurando que la seguridad de su red permanezca intacta. Ya sea que esté en la nube o manteniendo las cosas internas, lo tenemos cubierto.

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las órdenes de envío. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

La pantalla de validación te permite verificar, editar y validar todos los documentos importados. Puedes ver el nombre del documento, cuántas páginas contiene, la fecha en que se importó y su estado. El botón de acciones te permite asignar, reiniciar, validar o eliminar el documento.

Descripción general

La configuración de Aplicación-Color permite a los administradores definir el esquema de color de la interfaz de la aplicación. Esta función es particularmente útil para distinguir entre diferentes entornos como pruebas, sandbox y producción. Al asignar colores distintos a cada entorno, los usuarios pueden identificar fácilmente en qué entorno están trabajando, reduciendo el riesgo de realizar acciones críticas en el entorno incorrecto.

Accediendo a la Configuración de Aplicación-Color

1. Navegar a la Configuración de la Empresa:

   • Desde el menú principal, haz clic en la sección de Información de la empresa.

2. Localizar la Sección de Aplicación-Color:

   • Desplázate hacia abajo hasta la sección de Aplicación-Color dentro de la configuración de Información de la empresa.

Configurando el Color de la Aplicación

1. Elegir un Color:

   • Haz clic en el cuadro de color o ingresa un código hex directamente en el campo de texto.

   • Aparecerá un selector de color, permitiéndote seleccionar el color deseado.

   • Puedes ingresar un código hex específico si tienes un color predeterminado para el entorno.

2. Guardar el Color:

   • Una vez que hayas seleccionado el color, haz clic en el botón de Guardar para aplicar el cambio.

   • La interfaz de la aplicación se actualizará inmediatamente para reflejar el nuevo color.

3. Restablecer a Predeterminado:

   • Si deseas volver al color predeterminado, haz clic en el botón de Restablecer.

Mejores Prácticas para los Colores de Entorno

Para evitar confusiones, se recomienda establecer un esquema de color estándar para cada entorno:

• Producción: Usa un color neutro o predeterminado, como #FFFFFF (blanco) o #f0f0f0 (gris claro), para indicar el entorno en vivo.

• Pruebas: Usa un color brillante o de alerta, como #ffcc00 (amarillo) o #ffa500 (naranja), para indicar un entorno de pruebas.

• Sandbox: Usa un color distinto, como #007bff (azul) o #6c757d (gris), para indicar un entorno de sandbox o desarrollo.

Aviso del Plan de Suscripción

Bajo la sección de Aplicación-Color, los administradores también verán información relacionada con el Plan de suscripción. Esto incluye el plan actual, su estado y los días restantes de suscripción.

Importancia del Color de la Aplicación

La configuración de Color de la Aplicación es una herramienta simple pero efectiva para ayudar a los usuarios a reconocer rápidamente el entorno en el que están trabajando. Al seleccionar y gestionar cuidadosamente estos colores, las organizaciones pueden minimizar errores y mejorar la eficiencia del flujo de trabajo.

Descripción General

Por defecto, campos específicos en el proceso de validación de campos se verifican automáticamente al comprobar sus valores utilizando fórmulas basadas en otros valores extraídos. En esta página, puedes encontrar los formularios utilizados para estos cálculos automáticos.

Siempre puedes verificar la fórmula utilizada al pasar el cursor sobre el icono de información.

Nota: El icono de información solo es visible si se ha extraído un valor para el campo correspondiente.

Formularios para comprobaciones automáticas:

Importe neto:

% iva:

Importe iva:

Importe neto iva reducido:

% iva reducido:

Importe iva reducido:

Importe neto total factura:

Importe neto total factura US:

Importe IVA total factura:

Importe total factura:

Nota: Si el valor extraído y el valor validado no coinciden, el documento no puede ser procesado. Aparecerá un error de Desajuste de Montos para el campo correspondiente.

Descripción general:

Esta página proporciona una visión gráfica de los diversos pasos que un documento ha seguido hasta este punto.

Cómo acceder:

Opción 1:

1. Navega a la columna de comportamiento en el panel y haz clic en los tres puntos junto al documento para el cual deseas ver el documento-flujo.
2. Selecciona Documento-Flujo.

Opción 2:

1. Abre el documento para el cual deseas ver el documento-flujo.

2. Haz clic en los tres puntos en el lado derecho de la Validación De Campos.
3. Selecciona Documento-Flujo.

Descripción:

En el lado izquierdo de la pantalla, verás los pasos individuales del documento-flujo, listados de izquierda a derecha.

• Los pasos que inician el proceso de documento-flujo (como importar o reiniciar) aparecerán en verde.

• Para navegar a través de los pasos, simplemente arrástralos y suéltalos en la pantalla.

• Cuando haces clic en un paso, el nombre del módulo y la información sobre si el paso fue exitoso o no aparecerán en el lado derecho de la pantalla.

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las facturas. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

¡Bienvenido al Curso para Principiantes de DocBits, tu guía completa para revolucionar la gestión de documentos para tu negocio!

En el entorno financiero complejo de hoy en día, gestionar confirmaciones de pedidos, facturas de entrega, facturación y contabilidad de costos no es tarea fácil. Ahí es donde brilla DocBits. Con más de 20 integraciones y una compatibilidad incomparable con Infor CloudSuite, LN y M3, DocBits se destaca de otras soluciones en el mercado.

Atajos del Panel

El panel incluye los siguientes atajos para mejorar la navegación y la interacción:

• Option + K – Abre el menú de atajos de teclado, proporcionando una lista de atajos disponibles dentro de la aplicación.

• Option + Q – Actualiza la tabla del panel, asegurando que se muestren los datos más recientes sin necesidad de recargar manualmente la página.

Una guía para subir documentos a DocBits.

Descripción General:

La pantalla de validación en DocBits está diseñada para verificar la exactitud y la integridad de los datos contenidos en los documentos antes de que sean procesados o guardados. Esta funcionalidad es crucial para asegurar que todos los datos sean leídos y procesados correctamente, manteniendo así la integridad y calidad de los datos.

Descripción Detallada del Propósito y Uso de la Pantalla de Validación

Propósito de la Pantalla de Validación

• Asegurar la Calidad de los Datos: La pantalla de validación verifica la exactitud y la integridad de los datos extraídos para prevenir la entrada de información incorrecta o incompleta.

• Integridad de los Datos: Asegura que los datos cumplan con los requisitos y estándares especificados.

• Prevención de Errores: Al facilitar la detección y corrección temprana de errores, la pantalla de validación ayuda a mitigar posibles problemas durante el procesamiento de datos posterior.

• Amigabilidad para el Usuario: El sistema proporciona retroalimentación inmediata a los usuarios cuando se detectan errores o inconsistencias, permitiendo correcciones rápidas.

• Cumplimiento: La pantalla de validación ayuda a asegurar la adherencia a las regulaciones y estándares legales y organizacionales.

• Eficiencia: Reduce el esfuerzo requerido para futuras correcciones y minimiza la necesidad de revisiones manuales.

Uso de la Pantalla de Validación

• Extracción Automática de Datos:

  • Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Lee automáticamente texto de documentos escaneados o imágenes.

  • Datos Estructurados y No Estructurados: Procesa datos de varios tipos de documentos, incluyendo formularios, facturas y contratos.

• Verificación y Validación de Datos:

  • Validación de Formato: Asegura que los datos estén en los formatos correctos (por ejemplo, formatos de fecha, números de teléfono, direcciones de correo electrónico).

  • Campos Requeridos: Confirma que todos los campos obligatorios estén completos.

  • Verificación de Rango: Valida datos numéricos para asegurar que estén dentro de los límites especificados.

  • Verificación de Consistencia: Verifica que los campos de datos relacionados contengan información consistente (por ejemplo, asegurando que las fechas de inicio y fin coincidan).

• Interacción del Usuario y Solución de Problemas:

  • Mensajes de Error: Muestra mensajes de error claros y accionables cuando los datos no cumplen con los requisitos de validación.

  • Revisión y Corrección Manual: Permite a los usuarios revisar y corregir manualmente los datos cuando las validaciones automáticas fallan.

• Limpieza y Estandarización de Datos:

  • Corrección Automática: Sugiere o realiza correcciones automáticas cuando se detectan errores.

  • Formateo de Datos: Estandariza los formatos de datos para asegurar la consistencia entre conjuntos de datos.

• Seguridad y Derechos de Acceso:

  • Filtros de Entrada: Protege contra entradas maliciosas mediante mecanismos robustos de validación y filtrado.

  • Control de Acceso: Asegura que solo los usuarios autorizados puedan acceder y modificar datos sensibles.

• Consistencia de Datos:

  • Validación Cruzada: Verifica la consistencia entre campos de datos relacionados (por ejemplo, validando que las fechas de inicio y fin coincidan).

  • Entradas Duplicadas: Previene entradas duplicadas dentro de la base de datos.

• Guía para el Usuario:

  • Mensajes de Error: Proporciona mensajes de error específicos y comprensibles cuando las entradas no cumplen con los requisitos.

  • Ayuda y Consejos: Ofrece textos de ayuda o consejos para asistir a los usuarios en la correcta entrada de datos.

En resumen, la pantalla de validación en DocBits es fundamental para asegurar la calidad de los datos extraídos, facilitar la detección y corrección temprana de errores, y mejorar la eficiencia general de los flujos de trabajo de procesamiento de datos.

Visión general

Unir documentos te permite combinar múltiples documentos.

Primero, necesitas seleccionar los documentos que te gustaría unir. Esto se puede hacer seleccionando las casillas de verificación de los documentos. Una vez que hayas seleccionado los documentos, haz clic en el ícono con tres puntos.

A continuación, se mostrará un menú, selecciona la opción "Unir" que se encuentra en la parte inferior.

Unir documentos es una característica importante en un sistema de gestión de documentos que permite a los usuarios combinar múltiples documentos en un solo documento. Aquí hay algunas razones por las cuales unir documentos puede ser útil:

• Organizar Documentos Relacionados: Al unir múltiples documentos en un solo documento, los usuarios pueden organizar y mantener información o archivos relacionados juntos. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia en la gestión y acceso a los documentos.

• Crear informes o resúmenes: Unir múltiples documentos puede ser útil para crear informes o resúmenes al combinar datos o información de diferentes fuentes o documentos. Esto permite a los usuarios crear informes o presentaciones completas sin tener que copiar y pegar manualmente la información.

• Archivar documentos: Cuando existen múltiples versiones de un documento, o cuando los documentos necesitan ser resumidos dentro de un período de tiempo específico, unir documentos puede ayudar a asegurar prácticas de archivo consistentes y optimizar el espacio de almacenamiento.

• Optimización del flujo de trabajo: Unir documentos puede ser parte de un flujo de trabajo automatizado donde los documentos se combinan automáticamente una vez que se cumplen ciertas condiciones. Esto se puede usar, por ejemplo, en un proceso de aprobación o al crear contratos o informes.

Ejemplos de unir documentos:

• Combinar Facturas: Un negocio necesita resumir todas las facturas de un mes determinado para fines contables. Las facturas individuales se cargan como documentos separados y luego se unen para crear una visión general consolidada.

• Combinar formularios de aprobación: Un flujo de trabajo de aprobación de aplicaciones requiere que se unan múltiples formularios antes de ser enviados a la gerencia. Los diferentes formularios se combinan automáticamente a medida que son completados y enviados por las partes involucradas.

• Crear un Informe Anual: Múltiples departamentos en una empresa trabajan juntos para crear un informe anual completo. Cada departamento prepara su propia sección del informe como un documento separado. Estos documentos luego se unen para crear el informe anual final.

Al unir documentos, las organizaciones pueden agilizar sus procesos de gestión documental, mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia.

Esta es una herramienta disponible para ti, en la pantalla de validación, en caso de que ocurra algún tipo de problema al validar tu documento en DocBits.

Esta función se encuentra en el menú sobre el área de vista previa del documento, como se muestra a continuación

Una vez hecho clic, se mostrará el siguiente formulario de ticket.

Aquí es donde completarás tus detalles y describirás el error. También puedes, si corresponde, adjuntar una captura de pantalla del problema y un archivo relevante.

Descubre en este video cómo manejar profesionalmente las discrepancias durante el emparejamiento de PO con DocBits. Te guiamos paso a paso sobre qué hacer cuando los números no coinciden. Ya seas un experimentado gerente de ERP o un aspirante a contador financiero, aprenderás a gestionar las discrepancias de manera eficiente y segura.

Aprende cómo nuestra especial inteligencia de enjambre de IA en DocBits te guía a lo largo de todo el proceso y cómo puedes utilizar nuestra documentación para encontrar rápidamente soluciones a problemas o incertidumbres. Únete a los muchos clientes satisfechos que han optimizado sus procesos con DocBits.

Visión general

El Entrenamiento del Modelo permite a los administradores supervisar y gestionar el entrenamiento de modelos de aprendizaje automático específicos para cada tipo de documento. Al proporcionar una interfaz estructurada para importar datos de muestra, entrenar modelos y probar su rendimiento, Docbits asegura que sus capacidades de extracción de datos mejoren continuamente con el tiempo.

Funciones clave y opciones

1. Visión general de métricas:

• Muestra: Número de documentos de muestra utilizados para el entrenamiento.

• Exportados: Número de documentos que se han exportado con éxito después del procesamiento.

• Empresa Σ: Número total de documentos específicos de la empresa procesados.

• Total Σ: Número total de documentos procesados en todas las categorías.

1. Opciones de entrenamiento y prueba:

• Importar: Permite a los administradores importar nuevos conjuntos de datos de entrenamiento que suelen ser muestras estructuradas de documentos que el sistema debería reconocer.

• Entrenar Modelo: Inicia el proceso de entrenamiento utilizando los datos importados para mejorar las capacidades de reconocimiento y extracción del sistema.

• Probar Clasificación: Permite probar el modelo para evaluar su rendimiento en la clasificación y extracción de datos de documentos nuevos o no vistos.

1. Botones de acción:

• Crear Campo: Agregar nuevos campos de datos que el modelo debería reconocer y extraer.

• Acciones: Este menú desplegable puede incluir opciones como ver detalles, editar configuraciones o eliminar datos de entrenamiento.

Explora las capacidades revolucionarias de DocBits, una herramienta de gestión de documentos de última generación que simplifica las complejidades de la extracción de tablas, la coincidencia de órdenes de compra (PO) y la gestión de facturas de costos.

En este video, profundizamos en las características únicas de DocBits, centrándonos en la extracción de tablas mediante IA que maneja sin esfuerzo incluso los diseños de tablas más intrincados. Con una tasa de precisión de hasta el 95%, el sistema automatiza la extracción, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa.

En DocBits, la configuración de Expresiones Regulares permite a los administradores definir patrones personalizados que el sistema utiliza para encontrar y extraer datos de documentos. Esta función es especialmente útil en situaciones donde es necesario extraer datos de texto no estructurado o cuando los datos siguen un formato predecible que puede ser capturado utilizando patrones de regex.

Características Clave y Opciones

1. Gestión de Expresiones Regulares:

• Agregar: Permite crear un nuevo patrón de regex para un tipo de documento específico.

• Guardar Cambios: Guarda las modificaciones en las configuraciones de regex existentes.

• Patrón: Aquí puedes definir el patrón de regex que coincide con el formato de datos específico requerido.

• Origen: Es el Origen del Documento - Por ejemplo, puedes definir un Regex diferente en Alemania

En este video, los espectadores son presentados a la interfaz fácil de usar de DocBit, enfocándose específicamente en la validación de documentos. El tutorial enfatiza la simplicidad del sistema, donde no se requiere programación ni fórmulas complejas.

Gracias a la IA y la Inteligencia de Enjambre, la mayoría de los campos se extraen automáticamente, lo que permite a los extraer información fácilmente haciendo clic en los valores dentro del documento. Además, los espectadores aprenden sobre la flexibilidad de extraer áreas específicas haciendo doble clic o dibujando alrededor de la región deseada.

Con la API de Webhook proporcionada a continuación, puedes transferir documentos fácilmente directamente a DocBits con una simple solicitud POST. Esta API está diseñada para simplificar el proceso de carga de archivos a DocBits, y todos los parámetros necesarios ya están completados para ti.

Para comenzar, simplemente ve a la siguiente página (dependiendo del entorno que estés utilizando):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Realiza una llamada a la API utilizando tu clave API. También puedes incluir el archivo que deseas cargar como parámetro en tu llamada.

Para darte una mejor visibilidad sobre tus solicitudes, aquí está lo que significa cada estado de ticket y cuándo lo verás utilizado:

• New – Hemos recibido tu solicitud y está a la espera de revisión.

• Open – Tu ticket ha sido revisado y está en cola para acción.

• In Progress – DocBits está trabajando activamente en tu problema.

• Waiting on Customer Response – Necesitamos más información o aclaración de tu parte. Verás esto cuando hayamos hecho preguntas o solicitado archivos.

• Waiting for Customer Confirmation – Hemos implementado una solución o proporcionado orientación y estamos esperando que confirmes que el problema está resuelto.

• Waiting on Product Team – Tu solicitud es una sugerencia de función o involucra un problema conocido del producto y ha sido registrada para la hoja de ruta del equipo de Producto.

• Closed – Resolved – El problema está completamente resuelto y confirmado, o no se necesita más acción.

• Closed – No Response – Después de múltiples seguimientos sin respuesta, cerramos el ticket. Siempre puedes reabrirlo respondiendo.

• Closed – Known Issue – Este ticket rastrea un error conocido del producto que ya está en nuestra lista de tareas pendientes. Está cerrado aquí, pero sigue siendo visible en nuestra planificación interna.

• Closed – Logged as Idea – Tu sugerencia ha sido anotada para futura consideración por nuestro equipo de Producto.

• Duplicate – Hemos fusionado este ticket en uno existente que cubre el mismo problema.

• Not Planned – Esta solicitud es válida pero no está en nuestra hoja de ruta actual. La mantendremos en archivo para futuras priorizaciones.

• Spam – Este ticket fue identificado como no relacionado con el producto (por ejemplo, bot o consulta no relacionada) y ha sido cerrado.

La pantalla de coincidencia de PO tiene atajos dedicados para agilizar el proceso de coincidencia:

• Tab – Se mueve entre diferentes puntos de menú en la barra lateral, permitiendo una navegación rápida sin hacer clic.

• Control + M – Se mueve entre los botones disponibles en la sección de coincidencia de PO, ayudando a los usuarios a navegar eficientemente por las opciones de acción.

• Enter – Selecciona o hace clic en el botón actualmente enfocado, confirmando acciones sin necesidad de usar el mouse.

• Control + H – Abre la documentación para la coincidencia de PO, proporcionando acceso inmediato a asistencia.

• Control + K – Abre el menú de atajos de teclado, mostrando todos los atajos disponibles para esta sección.

• Control + D – Habilita o deshabilita el modo de entrenamiento de órdenes de compra, permitiendo a los usuarios alternar entre modos normal y de entrenamiento.

• Control + A – Realiza la coincidencia automática de órdenes de compra.

• Control + S – Guarda el documento, asegurando que todas las modificaciones se almacenen correctamente.

• Control + R – Rechaza el documento, marcándolo para revisión o verificación adicional.

• Control + E – Exporta el documento, generando un archivo de exportación basado en la configuración aplicada.

• Control + F – Abre la función de búsqueda de órdenes de compra, permitiendo a los usuarios localizar rápidamente órdenes de compra específicas.

• Control + P – Selecciona la primera fila de las líneas de órdenes de compra, facilitando el inicio del trabajo con los datos del pedido.

• Control + L – Selecciona la primera fila de las líneas de la factura, permitiendo un acceso rápido a los detalles de la factura.

• Control + Left Click – Selecciona o deselecciona filas de la orden de compra, permitiendo una selección flexible de múltiples entradas.

• Control + C – Selecciona filas de órdenes de compra para comenzar a mapear a las líneas de la factura, configurando el proceso de mapeo.

• Control + V – Mapea las líneas de órdenes de compra seleccionadas a las líneas de la factura, vinculando datos de manera eficiente.

• Option + Shift + Left Click – Selecciona todas las líneas de órdenes de compra entre la primera seleccionada y la última seleccionada, simplificando el proceso de selección masiva.

Visión general

La configuración de Campos proporciona una interfaz de usuario donde los administradores pueden gestionar las propiedades y el comportamiento de los campos de datos individuales asociados con un tipo de documento. Cada campo se puede ajustar para optimizar la precisión y eficiencia de la captura y validación de datos.

Funciones clave y opciones

1. Configuración de Campos:

• Nombres de Campo: Enumera los nombres de los campos, que suelen corresponder a los elementos de datos dentro del documento, como "Número de Factura" o "Fecha de Orden de Compra".

• Requerido: Los administradores pueden marcar campos como obligatorios, asegurando que los datos deben ser ingresados o capturados para que estos campos completen el procesamiento del documento.

• Solo Lectura: Los campos se pueden establecer como de solo lectura para evitar modificaciones después de la captura de datos o durante ciertas etapas del procesamiento del documento.

• Oculto: Los campos se pueden ocultar de la vista en la interfaz de usuario, útil para información sensible o para simplificar los flujos de trabajo del usuario.

1. Configuraciones Avanzadas:

• Forzar Validación: Asegura que los datos ingresados en un campo cumplan ciertas reglas de validación antes de ser aceptados.

• OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Este interruptor se puede activar para habilitar el procesamiento OCR para un campo específico, útil para la extracción automatizada de datos de documentos escaneados o digitales.

• Puntuación de Coincidencia: Los administradores pueden definir una puntuación de coincidencia, un umbral utilizado para determinar el nivel de confianza en el reconocimiento o coincidencia de datos, lo que afecta cómo se realizan las validaciones de datos y controles de calidad.

1. Botones de Acción:

• Crear Nuevo Campo: Permite agregar nuevos campos al tipo de documento.

• Iconos de Edición: Cada campo tiene un icono de edición que permite a los administradores configurar aún más ajustes específicos del campo, como tipo de datos, valores predeterminados o lógica empresarial conectada.

• Guardar Configuraciones: Guarda los cambios realizados en las configuraciones de campo.

Descripción general

A la derecha de la barra de búsqueda, encontrarás varias herramientas útiles relacionadas con el proceso de coincidencia de órdenes de compra. Esta página proporciona una explicación detallada de cada herramienta y su funcionalidad.

Ayuda

Usa este botón para navegar a la página de documentación para la sección de Coincidencia de Órdenes de Compra.

Atajos de teclado

Usa este botón para mostrar todos los atajos de teclado para el panel de control. Las explicaciones detalladas para cada atajo se pueden encontrar .

Activar/desactivar el modo de entrenamiento

Este botón te permite activar o desactivar el Modo de Entrenamiento.

Cuando el Modo de Entrenamiento está habilitado, puedes crear copias exactas de los elementos de línea de la orden de compra en la tabla extraída. Esta función está diseñada para ayudarte a practicar y comprender mejor cómo funciona el proceso de coincidencia de órdenes de compra en un entorno de prueba seguro.

Para crear una copia, simplemente arrastra y suelta un elemento de línea de la orden de compra en la tabla extraída.

Contabilidad automática

Haz clic en este botón para ser redirigido a la sección de Contabilidad Automática.

Nota: Esta función solo está disponible si la Contabilidad Automática está activada para tu organización.

Tareas

Haz clic en este botón para ser redirigido a la sección de tareas relacionada con el documento en el que estás trabajando actualmente.

Crear tarea

Usa este botón para crear tareas directamente relacionadas con el documento actual.

Para crear una tarea válida, debes ingresar un nombre, proporcionar una descripción y asignarla a un usuario o grupo. Opcionalmente, puedes marcar la tarea como solo de notificación, establecer su prioridad (Bajo, Medio o Alto), definir su estado y especificar una fecha límite.

Auto PO Match

Haz clic en este botón para realizar automáticamente la coincidencia de la Orden de Compra.

Guardar

Haz clic en este botón para guardar las líneas de la Orden de Compra coincidentes.

Sincronizar datos

Haz clic en este botón para sincronizar manualmente los datos para un número de Orden de Compra especificado entre DocBits e Infor.

Necesitas proporcionar un número de Orden de Compra válido, luego seleccionar cuál de las opciones disponibles deseas sincronizar. Después de eso, puedes proceder a sincronizar tus datos.

Nota: Esta función solo está disponible si tu proceso de coincidencia se basa en la Entrega recibida Cantidad pendiente. Puedes cambiar esta configuración navegando a: Ajustes → Ajustes globales → Tipos de documentos → Más ajustes → Sección de Orden de Compra → Orden de Compra.

Exportar

Haz clic en Exportar para exportar el documento después de completar el proceso de coincidencia de PO. Si hay múltiples opciones de exportación disponibles, se utilizará la primera opción por defecto. Para ver y seleccionar entre todas las opciones de exportación disponibles, haz clic en la pequeña flecha junto al botón de Exportar.

Coincidencia y exportación automática de PO 100%

Si está habilitado, los documentos se coinciden y exportan automáticamente cuando el número de orden de compra coincide exactamente con la información extraída del documento.

Establecer las columnas de la tabla PO para la organización

Haz clic en este botón para abrir un menú donde puedes gestionar la visibilidad de las columnas en la tabla de órdenes de compra. Usa las casillas de verificación y los botones de flecha para mover columnas entre las secciones Visibles y Ocultas. También puedes reordenar columnas arrastrando y soltando los nombres de las columnas. Haz clic en Listo para guardar tus cambios.

Visión general

El Gestor de Diseño permite a los administradores configurar y modificar visualmente el diseño de los tipos de documento al establecer propiedades para varios campos de datos y grupos dentro de un documento. Esta interfaz ayuda a garantizar que los modelos de extracción y los puntos de entrada de datos manuales se alineen precisamente con la estructura del documento escaneado o cargado en DocBits.

Componentes clave

1. Grupos y Campos:

• Grupos: Unidades organizativas dentro de un tipo de documento que categorizan campos relacionados (por ejemplo, Detalles de la Factura, Detalles de Pago). Estos pueden expandirse o contraerse y organizarse para reflejar el agrupamiento lógico en el documento real.

• Campos: Puntos de datos individuales dentro de cada grupo (por ejemplo, Número de Factura, Términos de Pago). Cada campo se puede personalizar para la captura, visualización y procesamiento de datos.

1. Panel de Propiedades:

• Este panel muestra las propiedades del campo o grupo seleccionado, permitiendo una configuración detallada, como:

• Etiqueta: La etiqueta visible para el campo en la interfaz de usuario.

• Nombre del Campo: El identificador técnico utilizado dentro del sistema.

• Ancho del Elemento en Porcentaje: Determina el ancho del campo en relación con el diseño del documento.

• Índice de Pestaña: Controla el orden de tabulación para la navegación.

• Ejecutar Script al Cambiar: Si se debe ejecutar un script cuando cambia el valor del campo.

• Mostrar Etiqueta a la Izquierda: Si la etiqueta se muestra a la izquierda del campo o encima de él.

• Es Textarea: Especifica si el campo debe ser un área de texto, que permite cantidades mayores de texto.

• Seleccionar Tipo de Modelo: Opción para seleccionar qué tipo de modelo manejará la extracción de este campo.

• Longitud del Campo: Longitud máxima de datos que se aceptarán en este campo.

• Palabras Clave Prohibidas: Palabras clave que no están permitidas dentro del campo.

1. Vista Previa de la Plantilla:

• Muestra una vista previa en tiempo real de cómo se verá el documento según la configuración de diseño actual. Esto ayuda a garantizar que el diseño coincida con la estructura real del documento y es vital para probar y refinar la configuración de procesamiento del documento.

Guía de Scripting de Docbits

¡Bienvenido a la guía de scripting de Docbits! Aquí, aprenderás cómo usar scripts para automatizar y mejorar el procesamiento de documentos dentro de Docbits. Los scripts permiten la manipulación personalizada de campos, la transformación de datos y la implementación de lógica a través de varios tipos de documentos.

Comenzando

Los scripts en Docbits están escritos en Python. Interactúan con los campos y metadatos del documento para realizar una amplia gama de operaciones, desde el formato simple de datos hasta la lógica compleja.

Funciones Clave

• get_field_value(fields_dict, field_name, default=None): Recupera el valor de un campo especificado.

• set_field_value(fields_dict, field_name, value): Establece el valor de un campo especificado.

• create_new_field(field_name, value): Crea un nuevo campo con un nombre y valor especificados.

• format_decimal_to_locale(value, locale): Formatea un valor decimal según una configuración regional especificada.

Scripts de Ejemplo

A continuación se presentan varios ejemplos que demuestran tareas comunes de scripting.

Ejemplo 1: Mapeo de Moneda para Facturas

Estandariza símbolos o texto de moneda a códigos de moneda ISO.

Descripción general

En Docbits, la configuración de EDI proporciona herramientas para definir y gestionar la estructura y el formato de los mensajes EDI que corresponden a varios tipos de documentos, como facturas o órdenes de compra. La configuración permite la personalización de los mensajes EDI para cumplir con los estándares y requisitos específicos de diferentes socios comerciales e industrias.

Características y opciones clave

1. Elementos de configuración de EDI:

   • Descriptor de estructura: Define la estructura básica del documento EDI, incluyendo el orden de los segmentos, los campos obligatorios y los calificadores necesarios para que el documento EDI sea válido.

   • Transformación: Especifica las transformaciones aplicadas para convertir los datos del documento en un mensaje formateado en EDI. Esto generalmente implica especificar mapeos de los campos del documento a los segmentos y elementos EDI.

   • Vista previa: Permite a los administradores ver cómo se verá el mensaje EDI después de la transformación, ayudando a asegurar la precisión antes de la transmisión.

   • Rutas de extracción: Muestra las rutas utilizadas para extraer valores del documento, que luego se utilizan para completar el mensaje EDI.

2. Editor XSLT:

   • Utilizado para editar y validar el XSLT (Transformaciones de Lenguaje de Hojas de Estilo eXtensible) utilizado en el proceso de transformación. XSLT es un lenguaje poderoso diseñado para transformar documentos XML en otros documentos XML o en otros formatos como HTML, texto o incluso otras estructuras XML.

Se han colocado iconos de ayuda en todo DocBits para ayudarte a aprender y comprender lo que realmente hace una función y cómo puede ayudarte con el procesamiento de tus documentos.

Estos iconos de ayuda se ven de la siguiente manera

Visión general

Los scripts en DocBits suelen estar escritos en un lenguaje de script compatible con el sistema Python. Se activan durante el flujo de procesamiento de documentos para aplicar lógica empresarial compleja o garantizar la integridad y precisión de los datos antes de que se procesen o almacenen más.

Funciones clave y opciones

1. Gestión de scripts:

   • Nombre: A cada script se le asigna un nombre único para su identificación.

   • Tipo de documento: Asocia el script con un tipo de documento específico, determinando en qué documentos se aplicará el script.

   • Disparador en: Define cuándo se activa el script (por ejemplo, al cargar un documento, antes de exportar datos, después de la validación de datos).

   • Estado activo/inactivo: Permite a los administradores activar o desactivar scripts sin eliminarlos, lo que proporciona flexibilidad en pruebas e implementación.

2. Editor de scripts:

   • Proporciona una interfaz donde se pueden escribir y editar scripts. El editor suele admitir resaltado de sintaxis, resaltado de errores y otras funciones para ayudar en el desarrollo de scripts.

   • Ejemplo de script: Los scripts pueden incluir operaciones como recorrer líneas de factura para validar totales o eliminar entradas que no cumplan ciertos criterios.

En nuestro sistema de procesamiento de documentos, manejamos un gran volumen de documentos de múltiples clientes a diario. Para garantizar que los documentos de cada cliente se procesen de manera oportuna, hemos implementado un sofisticado sistema de prioridad. Este sistema ajusta dinámicamente las prioridades en función del número de documentos pendientes que tiene un cliente, asegurando equidad y eficiencia. Vamos a profundizar en cómo funciona este sistema de prioridad y cuándo se restablece el contador de tareas.

Conceptos Clave del Sistema de Prioridad

Nuestro sistema de prioridad gira en torno a algunos conceptos clave:

1. Documentos Pendientes: Este es un conteo de los documentos que un cliente ha enviado pero que aún no han sido procesados.

2. Intervalo de Restablecimiento: El sistema restablece periódicamente el conteo de documentos pendientes a cero para asegurar que ningún cliente pueda monopolizar los recursos de procesamiento indefinidamente.

Cómo se Determina la Prioridad

Aquí hay una explicación paso a paso de cómo se determina la prioridad para el procesamiento de documentos:

1. Seguimiento de Documentos Pendientes: Cada cliente tiene un conteo de documentos pendientes. Este conteo nos ayuda a saber cuántos documentos están esperando ser procesados para cada cliente.

2. Restablecimiento del Conteo: Para mantener la equidad, restablecemos el conteo de documentos pendientes a cero si ha pasado un tiempo determinado (el intervalo de restablecimiento) desde la última actualización. Este intervalo se establece en 1500 segundos (o 25 minutos) por defecto.

3. Actualización del Conteo: Si el intervalo de restablecimiento no ha pasado, reducimos el conteo de documentos pendientes en uno cada vez que verificamos, simulando el procesamiento de un documento.

4. Establecimiento de Prioridades: La prioridad para el procesamiento de tareas se basa en el número de documentos pendientes. Cuantos menos documentos pendientes haya, mayor será la prioridad, lo que significa que esas tareas se procesarán antes. Tenemos umbrales específicos para asignar niveles de prioridad del 1 (máxima prioridad) al 9 (mínima prioridad).

Niveles de Prioridad

Los niveles de prioridad se asignan en función del conteo de documentos pendientes de la siguiente manera:

• Prioridad 9: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -20

• Prioridad 8: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -14

• Prioridad 7: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -12

• Prioridad 6: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -10

• Prioridad 5: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -8

• Prioridad 4: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -6

• Prioridad 3: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -4

• Prioridad 2: Si el conteo de documentos pendientes es menor que -2

• Prioridad 1: Si el conteo de documentos pendientes es mayor o igual a -2

Cuándo se Restablece el Contador

El contador de documentos pendientes se restablece a cero si ha pasado más del intervalo de restablecimiento (1500 segundos) desde la última actualización. Este mecanismo asegura que ningún cliente pueda acumular documentos pendientes indefinidamente y acaparar los recursos del sistema. Al restablecer periódicamente el contador, garantizamos que cada cliente obtenga una parte justa del tiempo de procesamiento.

Soporte Técnico en DocBits

Íconos de Ayuda

Se han colocado íconos de ayuda en todo DocBits para ayudarte a aprender y comprender lo que realmente hace una función y cómo puede ayudarte con el procesamiento de tus documentos.

Estos íconos de ayuda se ven de la siguiente manera

Crear un Ticket

Esta es una herramienta disponible para ti, en la pantalla de validación, en caso de que ocurra algún tipo de problema al validar tu documento en DocBits.

Esta función se encuentra en el menú sobre el área de vista previa del documento, como se muestra a continuación

Una vez hecho clic, se te mostrará el siguiente formulario de ticket.

Aquí es donde completarás tus detalles y describirás el error. También puedes, si corresponde, adjuntar una captura de pantalla del problema y adjuntar un archivo relevante.

1. Visión general

El Archivo de Rutas de Extracción define cómo se extraen los datos del XML estructurado en campos y tablas específicos dentro de la interfaz. Mapea los IDs de campo a expresiones XPath, que se evalúan para extraer valores del XML en los campos de documento correspondientes. Este archivo desempeña un papel crítico en garantizar que los datos extraídos aparezcan correctamente durante la validación de campos y el procesamiento posterior.

2. Propósito y Función

• Mapea cada campo de documento y columna de tabla a una ubicación específica en el XML estructurado utilizando expresiones XPath.

• Asegura que los valores correctos se populen en campos como order_number, supplier_name y total_amount.

• Admite tanto campos individuales (a través de un objeto fields) como tablas (a través de una matriz tables con rutas de fila y mapeos de columnas).

• Permite un control preciso sobre cómo se recuperan los datos del XML, incluido el uso de funciones XPath como sum().

Mapeo de campo de ejemplo:

Copy

"order_number": "//PURCHASE_ORDER/PURCHASE_ORDER/text()"

3. Acceso y Edición Básica

Acceder al Archivo:

1. Ve a Configuración → Tipo de Documento → [Tu Documento (por ejemplo, Orden de Compra)] → E-Doc.
2. En la pestaña E-Doc, selecciona tu formato (por ejemplo, EDI).

3. Haz clic en Rutas de Extracción para ver o editar el archivo.

Gestión de Borradores:

• Crear un Borrador: Haz clic en el icono de lápiz ✏️.

• Eliminar Borradores: Utiliza el icono de papelera 🗑️ para eliminar borradores no utilizados.

• Activar Cambios: Haz clic en la marca de verificación ✅ para publicar una versión.

  • Nota: Activar una nueva versión desactivará automáticamente la anterior.

4. Editor y Sintaxis

El Archivo de Rutas de Extracción está escrito en JSON y contiene dos componentes principales:

• fields: Un diccionario donde cada clave es un ID de campo y cada valor es una expresión XPath que define cómo extraer los datos.

• tables: Una lista de definiciones de tabla que incluyen:

  • name: El ID de la tabla.

  • row_path: Un XPath que identifica cada fila de la tabla.

  • columns: Una lista de mapeos de columnas (name, path).

También puedes usar funciones XPath (por ejemplo, sum()) y expresiones para calcular valores dinámicamente a partir de elementos repetidos.

Copy

jsonCopyEdit"total_net_amount": "sum(//PURCHASE_ORDER/ORDER_LINES/ORDER_LINE/SUB_TOTAL)"

5. Función de Vista Previa (Evaluar Extracción)

La Función de Vista Previa te permite simular cómo se comportarán las rutas de extracción con un documento cargado real.

Uso:

• Carga un archivo EDI a través del proceso de carga estándar.

• Copia el ID del Documento.

• Ve a la interfaz de Rutas de Extracción.

• Abre la Función de Vista Previa.

• Ingresa el ID del Documento y haz clic en Probar.

• El resultado mostrará cómo se poblaron cada campo y tabla basados en las rutas configuradas.

Esta función es esencial para verificar que tus expresiones XPath estén correctamente definidas y extraigan los valores esperados antes de activar el borrador.

6. Video Tutorial

Una guía en video para este tipo de archivo está disponible en la página de Videos. Úsala para seguir la configuración, edición y vista previa.

1. Visión general

El Archivo de Vista Previa define cómo los datos XML estructurados se representan en un formato legible por humanos, similar a un PDF. Combina HTML y CSS para la presentación visual y utiliza declaraciones XSLT **select** para insertar dinámicamente datos desde el XML personalizado. Esta vista previa se muestra durante la validación de campos y también se incluye al exportar documentos a IDM.

2. Propósito y Función

• Convierte XML personalizado legible por máquina en una vista previa formateada visualmente (PDF).

• Permite la revisión y validación amigable para humanos de los datos extraídos.

• Asegura la representación consistente de campos clave del documento como encabezados, tablas, totales, etc.

• Se construye utilizando HTML + CSS para diseño y diseño, y XSLT para vincular datos al diseño.

3. Acceso y Edición Básica

Accediendo al Archivo:

1. Ve a Configuración → Tipo de Documento → [Tu Documento (por ejemplo, Orden de Compra)] → E-Doc.
2. Bajo la pestaña E-Doc, selecciona tu formato (por ejemplo, EDI).

3. Haz clic en Vista Previa para ver o editar el archivo.

Gestión de Borradores:

• Crear un Borrador: Haz clic en el icono de lápiz ✏️.

• Eliminar Borradores: Usa el icono de papelera 🗑️ para eliminar borradores no utilizados.

• Activar Cambios: Haz clic en la marca de verificación ✅ para publicar una versión.

  • Nota: Activar una nueva versión desactivará automáticamente la anterior.

4. Editor HTML/XSLT/CSS

El Archivo de Vista Previa se edita en un editor dedicado que admite HTML, XSLT y CSS.

• HTML define la estructura del documento de salida (por ejemplo, tablas, divisiones, diseño).

• CSS controla el estilo (por ejemplo, fuentes, espaciado, colores, alineación).

• Las declaraciones XSLT **select** se utilizan para poblar dinámicamente campos desde el XML personalizado, como:

  Copy

  Copy

  <xsl:value-of select="/PURCHASE_ORDER/PURCHASE_ORDER_NUMBER/text()" />

• También puedes usar lógica XSLT (<xsl:if>, <xsl:for-each>, etc.) para manejar la visualización condicional o iterar sobre elementos de línea.

5. Función de Vista Previa (Renderizado de Salida)

La Función de Vista Previa te permite probar y verificar cómo se renderiza un documento EDI con el Archivo de Vista Previa actual.

Uso:

• Sube un archivo EDI a través del proceso de carga estándar.

• Copia el ID del Documento del archivo cargado.

• Navega hasta la interfaz de Vista Previa.

• Abre la Función de Vista Previa.

• Ingresa el ID del Documento y haz clic en Probar.

• La vista previa formateada en estilo PDF se mostrará utilizando la configuración HTML/CSS/XSLT.

Esta función es crucial para depurar las vinculaciones de datos, refinar el diseño y garantizar que el documento sea preciso y visualmente claro para los usuarios y sistemas descendentes como IDM.

6. Video Tutorial

Una guía en video para este tipo de archivo está disponible en la página de Videos. Úsala para seguir la configuración, edición y vista previa.

Resumen

Si ocurre un error durante el flujo de trabajo de su documento, el documento entrará en el estado "Error". Cuando esto suceda, puede hacer clic en el documento para:

• Ver detalles críticos que explican por qué ocurrió el error

• Agregar notas al documento

• Imprimir o descargar el documento

Esto le permite diagnosticar problemas y tomar las acciones apropiadas sin perder acceso al documento en sí.

Esta página proporciona un resumen de las herramientas disponibles para ayudarle a revisar y gestionar documentos en el estado Error.

Detalles del Error

En el lado derecho de la vista del documento, encontrará el Mensaje de Error, que proporciona una breve descripción de lo que salió mal. Debajo del mensaje de error, se muestra la Exception, indicando dónde ocurrió el error en el código. Esta información es útil para la solución de problemas y debe incluirse al informar el problema al soporte.

Opciones de Edición

En el lado izquierdo de la página, se muestra su documento junto con varias herramientas para la interacción y revisión.

Opciones de la Barra de Herramientas Izquierda

La barra de herramientas en el lado izquierdo de la página proporciona herramientas para interactuar con el documento:

• Alternar Vista en Miniatura Mostrar u ocultar la barra lateral que muestra todas las páginas del documento como miniaturas para una navegación fácil.

• Ver el ID del Documento Útil al informar un problema: incluya este ID en su solicitud de soporte.

• Rastrear Página Actual y Nivel de Zoom Ver qué página está visualizando y en qué porcentaje de zoom.

• Ajustar a Altura o Ancho Ajustar la visualización del documento para que se ajuste a la altura o ancho del visor.

• Rotar el Documento Rotar el documento para facilitar la visualización de contenido escaneado o de lado.

• Agregar Notas Anotar el documento con comentarios o resaltados.

• Deshacer o Rehacer Acciones Revertir o reaplicar rápidamente acciones recientes.

Opciones de la Barra de Herramientas Derecha

La barra de herramientas en el lado derecho de la página ofrece funcionalidad adicional:

• Descargar el Documento Guardar el documento en su dispositivo, con o sin anotaciones.

• Imprimir el Documento Enviar el documento a una impresora, incluyendo anotaciones visibles.

• Cambiar Modos de Visualización Cambiar entre diferentes estilos de visualización o modos de lectura.

• Ver Propiedades del Documento Acceder a metadatos como nombre de archivo, tipo, tamaño y fecha de creación.

Cómo Proceder

Si un documento entra en el estado Error, tiene varias opciones para continuar:

1. Reiniciar el Documento

En muchos casos, reiniciar el documento puede resolver el problema y permitir que el procesamiento continúe.

• Para reiniciar el documento:

  1. Haga clic en los tres puntos en la columna Acciones.

  2. Seleccione Reiniciar en el menú.

2. Contactar Soporte

Si el error persiste después de reiniciar, puede contactar a nuestro equipo de soporte para obtener más ayuda. Por favor, proporcione la mayor cantidad de información posible para ayudar a nuestro equipo a resolver el problema de manera eficiente (por ejemplo, ID del documento, mensaje de error, acciones realizadas).

Las instrucciones para enviar un ticket de soporte se pueden encontrar aquí.

1. Recibirá una invitación con un enlace por correo electrónico para comenzar el proceso de registro. Por favor, haga clic en “Ir al Registro”, envíe la información requerida y acepte los términos y condiciones para comenzar.
2. Detalles del Proveedor

   Por favor, verifique que el nombre del Proveedor sea correcto. Este es un detalle crítico para fines de identidad y legales que no puede ser cambiado. Proporcione toda la información aplicable, incluyendo los campos requeridos. Cuando haya terminado, haga clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Datos de Dirección. Para guardar su progreso y continuar más tarde, haga clic en “Guardar.”
3. Datos de Dirección Por favor, proporcione toda la información aplicable, incluyendo los campos requeridos. Cuando haya terminado, haga clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Contacto del Proveedor. Para guardar su progreso y continuar más tarde, haga clic en “Guardar.”
4. Contacto del Proveedor Por favor, proporcione toda la información aplicable, incluyendo los campos requeridos. Cuando haya terminado, haga clic en “Siguiente” para continuar a la sección Financiera del Proveedor. Para guardar su progreso y continuar más tarde, haga clic en “Guardar.”
5. Financiera del Proveedor Por favor, proporcione toda la información aplicable. Cuando haya terminado, haga clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Compras del Proveedor. Para guardar su progreso y continuar más tarde, haga clic en “Guardar.”
6. Compras del Proveedor Por favor, proporcione toda la información aplicable. Cuando haya terminado, haga clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Certificados del Proveedor. Para guardar su progreso y continuar más tarde, haga clic en “Guardar.”
7. Certificados del Proveedor Por favor, cargue todos los certificados requeridos (Impuesto, Seguro, Diversificación de Proveedores). Por favor, guarde su progreso si necesita regresar para completar el proceso de registro más tarde. Cuando haya terminado, haga clic en “Enviar para Aprobación.”
8. Por favor, cargue todos los certificados requeridos (Impuesto, Seguro, Diversificación de Proveedores). Por favor, guarde su progreso si necesita regresar para completar el proceso de registro más tarde. Cuando haya terminado, haga clic en “Enviar para Aprobación.”
9. Por favor, revise su correo electrónico para una confirmación de que ha completado el proceso de registro.

Descripción General

Botón Guardar:

• Botón Guardar:

  • Propósito: Guarda el estado actual del documento o script en el que se está trabajando.

  • Caso de Uso: Después de realizar cambios o anotaciones en un documento, use este botón para asegurar que todas las modificaciones se guarden.

Agregar Reglas Especiales:

• Agregar Reglas Especiales / Agregar Script en DocBits:

  • Propósito: Permite a los usuarios implementar reglas o scripts específicos que personalizan cómo se procesan los documentos.

  • Caso de Uso: Use esta función para automatizar tareas como la extracción de datos o la validación de formatos, mejorando la eficiencia del flujo de trabajo.

Campos Difusos:

• Campos Difusos:

  • Propósito: Ayuda a identificar y corregir campos donde los datos pueden no coincidir perfectamente pero son lo suficientemente cercanos.

  • Caso de Uso: Útil en procesos de validación de datos donde no siempre son posibles coincidencias exactas, como nombres o direcciones ligeramente mal escritos.

Campos Requeridos:

Hay campos que son necesarios para una edición posterior, estos se pueden editar en la configuración.

Use el consejo de herramienta para averiguar si:

• Es un campo obligatorio (requerido)

• Se requiere validación

• Baja confianza

• Desajuste del monto total de impuestos

Campos Requeridos:

• Propósito: Identifica campos obligatorios dentro de los documentos que deben completarse o corregirse antes de un procesamiento posterior.

• Caso de Uso: Asegura que los datos esenciales se capturen con precisión, manteniendo la integridad de los datos y el cumplimiento de las reglas comerciales.

Lupa:

• Lupa:

  • Propósito: Proporciona una vista ampliada de un área seleccionada del documento.

  • Caso de Uso: Ayuda a examinar detalles finos o texto pequeño en documentos, asegurando precisión en la entrada o revisión de datos.

Abrir nueva ventana:

• Abrir Nueva Ventana:

  • Propósito: Abre una nueva ventana para la comparación de documentos lado a lado o multitarea.

  • Caso de Uso: Útil al comparar dos documentos o al referenciar información adicional sin salir del documento actual.

Atajos de teclado:

• Atajos de Teclado:

  • Propósito: Permite a los usuarios realizar acciones rápidamente usando combinaciones de teclado.

  • Caso de Uso: Mejora la velocidad y eficiencia en la navegación y procesamiento de documentos al minimizar la dependencia de la navegación con el ratón.

Tareas:

Para compartir información interna, puede crear tareas y asignarlas a un empleado o grupo específico dentro de la empresa.

• Tareas:

  • Propósito: Permite a los usuarios crear tareas relacionadas con documentos y asignarlas a miembros del equipo.

  • Caso de Uso: Facilita la colaboración y gestión de tareas dentro de los equipos, asegurando que todos conozcan sus responsabilidades.

Modo de anotación:

Puede dejar anotaciones en un documento. Esto puede ser útil para dejar información para otros usuarios que editen este documento posteriormente.

• Modo de Anotación:

  • Propósito: Permite a los usuarios dejar notas o anotaciones directamente en el documento.

  • Caso de Uso: Útil para proporcionar comentarios, instrucciones o notas importantes a otros miembros del equipo que trabajarán en el documento más tarde.

Combinar:

Los documentos se pueden combinar aquí, por ejemplo, si faltaba una página de una factura, estas páginas se pueden combinar más tarde de esta manera sin tener que eliminar o volver a cargar todo el documento.

• Combinar Documentos:

  • Propósito: Combina múltiples documentos en un solo archivo.

  • Caso de Uso: Útil en escenarios donde partes de un documento se escanean por separado y necesitan ser consolidadas.

Vista OCR:

En la vista OCR, el texto se filtra automáticamente del documento. Esto se utiliza para reconocer características relevantes, como el código postal, número de contrato, número de factura y la clasificación de un documento.

• Vista OCR:

  • Propósito: Reconoce automáticamente el texto dentro de los documentos utilizando tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres.

  • Caso de Uso: Optimiza el proceso de digitalización de textos impresos o manuscritos, haciéndolos buscables y editables.

Crear ticket:

A diferencia de las tareas que se transmiten internamente dentro de la empresa, este ticket de soporte es importante para notificarnos y crear inmediatamente un ticket en caso de errores y/o discrepancias. Esto facilita mucho el proceso porque puede enviar inmediatamente el error con el documento correspondiente. También existe la opción de establecer prioridad, tomar una captura de pantalla del documento o cargar una.

• Crear Ticket:

  • Propósito: Permite a los usuarios reportar problemas o discrepancias creando un ticket de soporte.

  • Caso de Uso: Esencial para la rápida resolución de problemas y errores, ayudando a mantener la integridad y el buen funcionamiento del sistema.

Registros de scripts de documentos:

Los scripts se pueden crear en la configuración bajo Tipos de Documentos; esta información se mostrará aquí.

• Registros de Scripts de Documentos:

  • Propósito: Muestra registros relacionados con scripts que se han implementado para diferentes tipos de documentos.

  • Caso de Uso: Útil para rastrear y depurar acciones de scripts en documentos, ayudando a los usuarios a comprender los procesos automatizados y corregir cualquier problema.

Más configuraciones:

Flujo de Documento:

Allí encontrará el flujo del documento

• Propósito: Muestra la secuencia y progresión del procesamiento de documentos dentro del sistema.

• Caso de Uso: Ayuda a rastrear el estado del documento a través de diferentes etapas, asegurando que se sigan todos los pasos de procesamiento necesarios.

Ir a la plantilla de diseño:

• Con esta opción será redirigido y podrá editar su diseño o usar la plantilla predeterminada

• Ir a la Plantilla de Diseño:

  • Propósito: Redirige a los usuarios a un editor de diseño donde pueden modificar plantillas existentes o aplicar una predeterminada.

  • Caso de Uso: Permite la personalización de los diseños de documentos para satisfacer necesidades o preferencias comerciales específicas, mejorando la alineación visual y funcional del documento con los estándares de la empresa.

Utilizar E-Texto si Está Disponible

• Propósito: Permite que DocBits utilice e-texto para todos los documentos de un proveedor específico si está disponible, mejorando la precisión de la extracción.

• Caso de Uso: Mejora la extracción de texto aprovechando el texto incrustado en lugar de OCR, lo que puede llevar a resultados más precisos para este proveedor.

Modelo de IA Basado en Proveedor

• Propósito: Permite la selección entre tres modelos de IA diferentes para optimizar los resultados de extracción para un proveedor específico.

• Caso de Uso: Asegura una mejor precisión de extracción al elegir el modelo de IA más adecuado para la estructura y contenido del documento de cada proveedor.

A la derecha de la barra de búsqueda, encontrarás algunas herramientas del panel.

Refrescar Tabla

Haz clic en este botón para refrescar el panel y cargar los datos y estados más actualizados.

Ajustes avanzados

Haz clic en el ícono de engranaje para abrir el menú de Ajustes Avanzados.

En el menú de Ajustes Avanzados estarán disponibles las siguientes opciones:

Más ajustes

Utiliza este botón para acceder a los Ajustes de Administración para el panel. La documentación completa para estos ajustes se puede encontrar .

Atajos de teclado

Utiliza este botón para mostrar todos los atajos de teclado para el panel. Las explicaciones detalladas para cada atajo se pueden encontrar .

Registro de importación

Utiliza este botón para abrir una tabla que muestra todos los documentos importados recientemente por correo electrónico, junto con la información relevante para cada uno.

Puedes filtrar los registros por asunto o remitente, ordenar las columnas en orden ascendente o descendente haciendo clic en los encabezados de columna, y reorganizarlas utilizando arrastrar y soltar.

Establecer columnas de tabla para la organización

Haz clic en este botón para abrir un menú donde puedes gestionar la visibilidad de las columnas del panel. Selecciona los nombres de las columnas y utiliza las flechas para agregarlas o eliminarlas de la vista del panel. Haz clic en 'Hecho' para guardar tus cambios.

Puedes establecer el orden de las columnas haciendo clic en los puntos junto a un nombre de columna y arrastrándolo a la posición deseada.

Agregar campo desde el tipo de documento como columnas en el panel.

También tienes la opción de agregar columnas adicionales desde campos específicos de tipos de documentos específicos para personalizar la vista de tu panel. Para hacer esto, simplemente haz clic en 'Agregar campo desde el tipo de documento'.

Elige un tipo de documento para ver qué campos están disponibles para el tipo seleccionado. Para cada tipo de documento hay diferentes campos que puedes agregar. Puedes buscar un campo específico utilizando la barra de búsqueda en la parte superior.

Selecciona los campos que deseas mostrar como columnas, luego haz clic en 'Agregar a columnas visibles'. Los campos seleccionados aparecerán como columnas en el panel, mostrando sus valores correspondientes.

Establezca la clasificación del tablero para la organización

Utiliza este botón para establecer el orden de clasificación predeterminado para las columnas en el panel. Selecciona la columna y elige el orden de clasificación (ascendente o descendente), luego haz clic en 'Hecho'. Puedes configurar la clasificación para todas las columnas activas en el panel.

Filtrar documentos:

Puedes filtrar documentos por día, semana, mes, año, o ver todos haciendo clic en tu período de tiempo deseado. El filtrado se basa en el tiempo de importación del documento.

Escanear documento

Utiliza este botón para escanear un documento directamente.

Para utilizar esta función, necesitas tener un escáner conectado a tu sistema. Si hay un escáner disponible, puedes seleccionarlo a la derecha, nombrar tu documento y hacer clic en 'Escanear'. Opcionalmente, puedes ajustar la configuración de escaneo a la derecha antes de comenzar el proceso.

Nota: Esta función debe ser activada en Ajustes -> Procesamiento de documentos/Módulo -> Tipo de documento/Escaneado de documentos

Analítica

Hacer clic en este botón mostrará un nuevo área que muestra el conteo actual de documentos en cada categoría.

Haz clic en cualquier categoría para filtrar los documentos por esa categoría específica.

Iniciar importación de correo electrónico

Hacer clic en este botón revisará tu bandeja de entrada de correo electrónico, de acuerdo con la configuración de importación de correo electrónico, e importará cualquier documento nuevo.

Exportar esta tabla

Utiliza este botón para exportar todos los documentos que actualmente se muestran en el panel, basado en el número de documentos mostrados por página.

Nota: Esta función debe ser activada en Ajustes -> Procesamiento de documentos/Módulo -> Tipo de documento/Exportar datos del cuadro de mandos

Subir

Haz clic en este botón para subir manualmente uno o más archivos.

Puedes arrastrar y soltar archivos en la ventana emergente o hacer clic en 'Subir Documentos' para seleccionarlos desde el explorador de archivos.

Modo de depuración

Puedes activar el modo de depuración para recibir una opción adicional. Para acceder al modo de depuración simplemente agrega a la url ?debug=true. Ahora deberías tener una opción adicional.

Mostrar tiempos de carga

Hacer clic en este botón abrirá una ventana emergente que muestra los tiempos de carga para cada servicio, con el tiempo total de carga mostrado en la parte inferior.

Versiones de Factura eSLOG Soportadas

Actualmente, se soportan las versiones de factura eSLOG 1.6 y 2.0.

Para la documentación oficial de eSLOG, puedes consultar .

Ambas versiones de eSLOG están habilitadas por defecto.

Pasos para Modificar la Configuración de eSLOG

Configurar eSLOG:

• Navega a Ajustes → Ajustes Global → Tipos de Documentos → Factura.

• Haz clic en E-Doc.
• Aparecerá una lista de todos los e-docs disponibles.

• Localiza la versión de eSLOG que deseas modificar.

Configuración de Transformación y Ruta XML:

En la configuración de transformación, puedes definir la ruta para localizar información específica dentro del archivo XML y guardarla en una nueva estructura, facilitando el acceso a los datos. Nota: Si utilizas esta funcionalidad, debes usar las nuevas rutas XML creadas, no las rutas XML originales, en la Vista Previa y en la Ruta de Extracción.

Pasos para Modificar el Archivo de Transformación:

1. Abre la Transformación.

2. Crea un nuevo borrador haciendo clic en el icono de lápiz.

3. Selecciona el borrador recién creado.

4. Crea un nuevo campo o modifica uno existente.

5. Establece la ruta deseada para la extracción de datos.

6. Haz clic en Guardar.

Configuración de Vista Previa PDF

La Configuración de Vista Previa PDF se utiliza para generar una versión legible por el usuario del documento. Puedes personalizarla con HTML para adaptarla a tus necesidades.

Pasos para Modificar el Archivo de Vista Previa:

1. Abre la Vista Previa.

2. Crea un nuevo borrador haciendo clic en el icono de lápiz.

3. Selecciona el borrador recién creado.

4. Crea un nuevo campo o modifica uno existente.

5. Establece la ruta deseada para la extracción de datos.

6. Haz clic en Guardar.

Configuración de Rutas de Extracción

La Configuración de Rutas de Extracción se utiliza para extraer datos y llenar campos en la pantalla de validación, como la tabla de facturas o campos configurados en el diseño de la factura.

Pasos para Modificar las Rutas de Extracción:

1. Abre las Rutas de Extracción.

2. Crea un nuevo borrador haciendo clic en el icono de lápiz.

3. Selecciona el borrador recién creado.

4. Crea un nuevo campo o modifica uno existente.

5. El lado izquierdo representa el ID de campo de DocBits, que se puede encontrar en Configuración → Configuración Global → Tipos de Documentos → Factura → Campos.
6. El lado derecho representa la ruta al campo creado en la Transformación.

7. Haz clic en Guardar.

Descripción General

Este documento describe el plan de pruebas para la automatización de facturas utilizando DocBits con Infor LN o M3. Incluye detalles de los casos de prueba, preparación de pruebas, pasos de ejecución y procesos de soporte.

Casos de Prueba

Plan de Pruebas con el Cliente

1. Configuración

• Reunión Inicial: Programar una reunión de inicio con el cliente para explicar el proceso de pruebas y los objetivos.

• Acceso y Permisos: Asegurarse de que el cliente tenga todo el acceso necesario a DocBits y a Infor LN o M3 para fines de prueba.

2. Preparación de Pruebas

• Capacitación: Proporcionar capacitación integral al equipo del cliente sobre cómo usar DocBits para el procesamiento de facturas.

• Documentación: Compartir documentación detallada sobre los procedimientos de prueba, incluidos los resultados esperados para cada caso de prueba.

3. Ejecución de Casos de Prueba

• Entorno de Pruebas: Configurar un entorno de pruebas que replique el sistema de producción del cliente lo más cerca posible.

• Pruebas Paso a Paso: Trabajar con el cliente para ejecutar cada caso de prueba, asegurándose de que comprendan cada paso:

  • Procesar facturas a través de DocBits.

  • Verificar la salida en el módulo de coincidencia de OC.

  • Comprobar los resultados de exportación en LN o M3.

4. Resolución de Problemas

• Seguimiento: Utilizar un sistema de seguimiento (como Jira o una hoja de cálculo simple) para registrar cualquier problema o desajuste que ocurra durante las pruebas.

• Soporte: Proporcionar soporte inmediato para resolver problemas y aclarar cualquier duda.

5. Verificación y Retroalimentación

• Verificación: Después de cada caso de prueba, verificar los resultados con el cliente para asegurar la precisión.

• Ciclo de Retroalimentación: Recoger retroalimentación del cliente sobre el proceso y cualquier mejora necesaria.

6. Finalización

• Documentación de Resultados: Documentar los resultados de cada caso de prueba y proporcionar un informe resumen al cliente.

• Reunión de Revisión: Realizar una reunión de revisión para discutir los resultados de las pruebas y cualquier paso adicional requerido antes de la implementación.

7. Preparación para el Go Live

• Refresco de Capacitación: Ofrecer una sesión de capacitación de repaso si es necesario.

• Plan de Soporte: Desarrollar un plan de soporte para la fase inicial de implementación para asegurar una transición fluida.

El objetivo principal del descriptor de estructura es delinear los elementos de un mensaje EDI de manera lógica y organizada, facilitando la gestión y análisis de los datos. Reflejando con precisión la jerarquía del mensaje.

Elementos del descriptor de estructura

N1 – Contiene los siguientes campos:

• N1 – Nombre o Identificador de la entidad (por ejemplo, parte, organización).

• N2 – Información adicional de nombre (generalmente un nombre secundario para la entidad).

• N3 – Información de dirección (típicamente la dirección postal).

• N4 – Ubicación geográfica (ciudad, estado, código postal, país).

N9 – Contiene el siguiente campo:

• N9 – Identificador de referencia (por ejemplo, número de orden de compra o número de control).

• Bucles:

  • MSG01 – Contiene el siguiente campo:

    • MSG01 – Texto de mensaje de forma libre (generalmente una nota o instrucción especial relacionada con la transacción).

IT1 – Contiene los siguientes campos:

• IT1 – Identificador de ítem de línea (por ejemplo, número de ítem o código de producto).

• QTY – Cantidad del ítem en la transacción (por ejemplo, unidades ordenadas o enviadas).

• TXI – Información de impuestos (por ejemplo, tasas de impuestos, cantidades o clasificaciones para el ítem).

• REF – Información de referencia (por ejemplo, número de lote, número de serie u otros identificadores relacionados con el ítem).

• Bucles:

  • SAC – Puede repetirse y contiene los siguientes campos:

    • SAC – Información de servicio, promoción, descuento o cargo (por ejemplo, costos adicionales o descuentos relacionados con el ítem).

    • TXI – Información de impuestos relacionada con SAC (por ejemplo, impuestos sobre cargos o descuentos).

SAC – Contiene los siguientes campos:

• SAC – Información de servicio, promoción, descuento o cargo (puede usarse de forma independiente o dentro del bucle IT1 para representar cargos/descuentos adicionales).

• TXI – Información de impuestos relacionada con SAC (por ejemplo, impuestos sobre cargos o descuentos).

Aquí tienes el ejemplo completo de un descriptor de estructura en formato JSON:

Descripción general

En la sección "Más ajustes", puedes encontrar varias opciones relacionadas con tipos de documentos individuales. Una vez que se activa un ajuste, se aplicará solo a ese tipo de documento específico. Esta página proporciona una breve descripción de lo que hace cada ajuste.

Cómo acceder

1. Navega a Ajustes -> Ajustes globales -> Tipos de documentos.
2. Selecciona el tipo de documento deseado y haz clic en Más ajustes.

Extracción de tabla

• Saltar validación de tabla: Permite omitir el proceso de validación para los datos de la tabla, lo que puede ser útil en escenarios donde la validación de datos necesita ser flexible.

Detección de duplicados

• : Esto te permite detectar y manejar documentos duplicados.

En revisión

• Diseñar el formulario de revisión: Configura el diseño y los campos que aparecen en los formularios de revisión utilizados durante el proceso de revisión de documentos.

Rechazar

• Diseñar el formulario de rechazo: Configura el diseño y los campos que se muestran en el formulario de rechazo utilizado durante el proceso de revisión de documentos.

Generación PDF

• Plantilla de diseño: Especifica la plantilla utilizada para generar versiones PDF de los documentos, lo que puede ser crucial para el archivo o la comunicación externa.

Exportar formato PDF

• Formato del archivo de exportación: Te permite especificar el formato PDF que se utilizará al exportar documentos.

Aprobación

• Aprobar antes de la exportación: Asegura que los documentos deben ser aprobados antes de que puedan ser exportados del sistema. Además, puedes diseñar la plantilla utilizada para la pantalla de aprobación.

• Aprobar antes de la exportación V2: Habilita la Aprobación V2, permitiendo el uso de campos dinámicos en lugar de estáticos. También puedes personalizar la plantilla de la pantalla de aprobación.

• Segunda aprobación: Agrega una capa adicional de aprobación para una validación adicional, mejorando el control sobre el procesamiento de documentos. También puedes personalizar la plantilla utilizada para la pantalla de aprobación.

• : Agrega un sello al documento cuando es aprobado.

• : Permite la visualización del historial de aprobaciones tanto en la pantalla de aprobación como en la validación de campos.

Orden de compra

• : Permite la inclusión de tablas de órdenes de compra en el generador de diseños para diseños de documentos personalizados.

• : Cuando está habilitado, el sistema muestra un indicador visual en la pantalla de coincidencia de órdenes de compra para mostrar cuándo se ha actualizado una orden de compra, lo que invita a los usuarios a actualizar para obtener la información más reciente.

• Actualización automática de los datos del pedido: Activar esto actualizará automáticamente los datos del pedido cuando haya nuevos datos disponibles.

• : Esta configuración mejora la pantalla de Coincidencia de Orden de Compra aplicando codificación de colores a las líneas de la orden de compra.

• : Esto te permite calcular el precio unitario del pedido utilizando el monto neto y la cantidad, en lugar de extraerlo.

• : Alterna si el documento debe ser procesado en la pantalla de coincidencia de órdenes de compra. También puedes especificar sobre qué término de cantidad debe basarse el proceso de coincidencia.

• : Esta función controla la exportación de líneas de órdenes de compra. Cuando está desactivada, solo se exportan las líneas coincidentes. Cuando está habilitada, se exportan todas las líneas de órdenes de compra, incluso si no están coincidiendo con una línea de confirmación de pedido.

• : Esta función te permite establecer niveles de tolerancia para cantidad y precio unitario, acomodando discrepancias menores sin marcarlas como desajustes.

• : Esta función te permite establecer niveles de tolerancia adicionales para fletes, cargos e impuestos, acomodando discrepancias menores sin marcarlas como desajustes.

• : Esto te permite configurar una exportación alternativa para estados específicos.

• : Permite desactivar estados específicos para que no se consideren en el proceso de coincidencia.

• Ignorar líneas ya coincidentes: Activar esto omitirá las líneas que ya han sido coincidentes durante un nuevo proceso de coincidencia.

• : Cuando está habilitado, la columna Estado de OC en el panel se actualiza automáticamente cada vez que cambia el estado de la orden de compra.

• : Una configuración de utilidad que mapea los números de artículo del proveedor a números de artículo internos, asegurando precisión en la gestión de inventario y órdenes de compra.

Qué es EDI?

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) permite el intercambio automatizado y estandarizado de documentos comerciales (por ejemplo, pedidos, facturas, avisos de envío) entre empresas sin intervención manual. Al reemplazar los procesos basados en papel, el EDI mejora la eficiencia, precisión y velocidad en las comunicaciones comerciales.

Principales beneficios de la configuración de EDI

1. Optimización de la cadena de suministro

   • Facilita la comunicación fluida entre proveedores, fabricantes, distribuidores y minoristas.

   • Automatiza el intercambio de órdenes de compra, avisos de envío y facturas, lo que conduce a:

     • Mejora en la gestión de inventarios

     • Cumplimiento de pedidos más rápido

     • Reducción de errores y retrasos

2. Compras simplificadas

   • Automatiza órdenes de compra y confirmaciones de pedidos entre compradores y proveedores.

   • Reduce el tiempo de procesamiento, minimiza errores manuales y mejora el seguimiento de pedidos.

3. Transacciones financieras eficientes

   • Permite la facturación electrónica, avisos de pago y otros intercambios de documentos financieros.

   • Acelera los ciclos de pago, reduce la entrada de datos manual y garantiza la precisión de las transacciones.

Conclusión

La configuración de EDI es un pilar de las operaciones comerciales modernas, impulsando la eficiencia, transparencia y automatización en las cadenas de suministro, compras y finanzas. Al eliminar los procesos manuales, las empresas pueden lograr flujos de trabajo más rápidos, confiables y rentables.

1. Visión general

El Archivo de Transformación define cómo el XML estructurado, creado utilizando el Archivo de Descriptores de Estructura, se convierte en un formato XML personalizado que coincide con los requisitos específicos de documentos de su organización.

Esta transformación se realiza utilizando XSLT (Transformaciones de Lenguaje de Hojas de Estilo Extensible), que se puede crear y mantener a través del Editor XSLT en la interfaz de DocBits.

2. Propósito y Función

• Transforma el XML intermedio (salida del Descriptor de Estructura) en un XML final alineado con el esquema de su documento.

• Permite flexibilidad para adaptarse a los formatos de socios EDI y los requisitos del sistema interno.

• Se construye utilizando reglas XSLT, que le permiten definir asignaciones, formato de valores, lógica condicional y estructura.

3. Acceso y Edición Básica

Acceder al Archivo

1. Ir a Configuración → Tipo de Documento → [Su Documento (por ejemplo, Orden de Compra)] → E-Doc.
2. En la pestaña E-Doc, seleccione su formato (por ejemplo, EDI).

3. Haga clic en Transformación para ver o editar.