En la configuración de "Vencimiento de Documentos" dentro de la sección "PROCESAMIENTO DE DOCUMENTOS", puedes configurar los horarios de eliminación automática para tus documentos dentro del sistema. Esta función es particularmente útil para gestionar políticas de retención de datos y garantizar el cumplimiento de normas legales u organizativas con respecto al almacenamiento de documentos.

Esto es lo que hace cada configuración:

1. Eliminar documento después de: Este menú desplegable te permite establecer el período de tiempo después del cual un documento procesado se eliminará automáticamente del sistema. Puedes elegir entre opciones predefinidas como 48 horas, 1 semana, 2 semanas o 4 semanas. Esto ayuda a gestionar el espacio y mantener las políticas del ciclo de vida de los documentos.

2. Eliminar documento finalizado después de: Similar a la configuración anterior, pero se dirige específicamente a los documentos finalizados o completamente procesados. Permite las mismas opciones de marco de tiempo para la eliminación, asegurando que los documentos completados no se almacenen más tiempo del necesario.

Ambas configuraciones garantizan que los documentos no se mantengan indefinidamente en tu sistema, lo que ayuda a evitar el uso de almacenamiento innecesario y a mantener el flujo de trabajo de procesamiento de documentos libre de desorden. Estas configuraciones son vitales para las organizaciones que necesitan cumplir con requisitos regulatorios específicos sobre la retención de documentos.

Empezar

• Inicio de Sesión y Navegación: Cómo acceder a Docbits y navegar por la interfaz.

• Configuración Inicial: Configurar Docbits para su uso por primera vez.

Uso Diario

• Envío de Documentos: Instrucciones para enviar documentos a Docbits.

• Revisión y Aprobación de Documentos:

• Aprobación de Órdenes: Pasos para revisar y aprobar formularios de pedido.

• Procesamiento de Facturas: Guía sobre cómo procesar facturas entrantes para el pago.

Gestión de Documentos

• Búsqueda y Recuperación: Cómo encontrar y acceder a documentos dentro de Docbits.

• Editar y Actualizar: Edición de documentos y actualización de su estado.

Solución de Problemas

• Problemas Comunes: Soluciones a problemas frecuentes encontrados por los usuarios.

• Contacto de Soporte: Cómo contactar al soporte para obtener asistencia.

DocBits es una solución de captura de documentos basada en la nube que aprovecha el poder de la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (ML) para reconocer, clasificar, analizar y extraer información de varios tipos de documentos, independientemente de su formato. Aquí tienes un vistazo más detallado a sus características clave:

• Reconocimiento de Documentos: DocBits emplea algoritmos de IA para identificar y reconocer con precisión documentos, ya sea en forma de papel o archivos electrónicos.

• Clasificación de Documentos: Clasifica los documentos en categorías relevantes, facilitando la organización y recuperación sencillas.

• Extracción de Datos: DocBits extrae datos críticos de los documentos, transformando información no estructurada en datos estructurados que pueden integrarse en tu flujo de trabajo.

• Aprendizaje Automático: El sistema aprende continuamente y mejora su precisión de reconocimiento con cada documento procesado, volviéndose más competente con el tiempo.

• Inteligencia de Enjambre: DocBits utiliza inteligencia de enjambre para mejorar sus capacidades de aprendizaje, creando un sistema que se auto-mejora.

Bienvenido a DocBits

¡Bienvenido a DocBits, tu fuente completa de estrategias e ideas para documentación. En DocBits, estamos dedicados a proporcionar recursos de documentación claros, concisos y actualizados para , , y .

Soporte al Usuario

Si enfrentas algún desafío o tienes consultas al usar DocBits, por favor consulta este manual del usuario o ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda. Nuestro compromiso radica en proporcionar una experiencia fluida para todos los usuarios. Simplemente haz clic en el botón de soporte en tu aplicación DocBits y podrás crear un ticket de soporte.

También puedes contactarnos a través de nuestra página de FELLOWPRO:

Dentro de la Pantalla de Validación, puedes crear tickets directamente para el documento particular e incluir una captura de pantalla del problema. Simplemente haz clic en el botón "Crear ticket", se abrirá la ventana de soporte y podrás comenzar de inmediato.

Después de iniciar sesión con tus credenciales, serás redirigido a la página de inicio del panel de control de DocBits. Esta es la página principal donde puedes ver y gestionar todos tus documentos importados.

Para configurar tus ajustes, haz clic en el Icono de Usuario ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Aquí puedes personalizar varias opciones:

Idioma

• Seleccionar Idioma Preferido: Elige tu idioma deseado de las opciones disponibles.

Dark Mode

• Activar Dark Mode: Habilita o deshabilita el Dark Mode para una experiencia de visualización más cómoda.

Ajustes de usuario

En esta sección, puedes ajustar las siguientes preferencias:

• Patrón de Fecha: Personaliza cómo se muestran las fechas.

• Formato de Cantidad: Establece tu formato preferido para valores numéricos.

• Nombre: Actualiza tu nombre.

• Contraseña: Cambia tu contraseña para la seguridad de la cuenta.

• Tamaño de Letra: Ajusta el tamaño del texto para una mejor legibilidad.

• Dual Monitor Mode: Habilita esta función si estás utilizando dos monitores.

Cerrar Sesión

• Cerrar Sesión: Haz clic aquí para cerrar sesión de forma segura en tu cuenta.

A la derecha de la barra de búsqueda, encontrarás otras herramientas del panel de control.

• Actualizar Lista: Se utiliza para actualizar el panel de control sin necesidad de refrescar la pestaña del navegador.

• Configuración Avanzada: Más información sobre este tema está disponible más adelante en esta página.

• Análisis: Esto te proporciona más información sobre los documentos que has subido a DocBits.

• Subir: Más información sobre este tema en la siguiente sección.

Las configuraciones avanzadas a menudo contienen opciones de configuración adicionales y funciones que permiten ajustes y afinaciones más específicas.

• Más configuraciones

• Atajos de teclado

• Registro de importación

• Establecer columnas de la tabla PO para organización

• Establecer ordenamiento del panel por organización

• Filtrar documentos por día, semana, mes, año o todos. El filtrado se refiere al momento en que se importa el documento

En las siguientes páginas encontrarás más información sobre las configuraciones individuales.

Desde el Panel de control, haz clic en el icono de Configuración Avanzada como se muestra a continuación:

El siguiente menú se mostrará:

Selecciona el botón etiquetado como "Establecer columnas del panel de control para la organización" y se mostrará una lista con todos los nombres de las columnas.

Desde este menú, puedes seleccionar los nombres de las columnas y utilizar las flechas para agregar y eliminar las columnas que desees.

Puedes establecer el orden de las columnas haciendo clic en los puntos junto al nombre de la columna y arrastrándolos a la posición adecuada.

Otra opción también te permite agregar campos de un tipo de documento:

Aquí puedes elegir entre los diferentes tipos de documentos:

Para cada tipo de documento hay diferentes campos que puedes agregar:

Selecciona los campos que necesitas y haz clic en "Agregar a Columnas visibles", luego aparecerán en la configuración de columnas.

Si estás utilizando el software DocBits para el procesamiento de documentos, es esencial comprender los diferentes estados que tus archivos pueden tener. Aquí tienes una lista completa de todos los posibles estados de documento en DocBits:

• WatchDog Start: El módulo Watchdog se está iniciando.

• WatchDog Split: El documento se está dividiendo en Watchdog.

• WatchDog Upload: El documento se está subiendo en Watchdog.

• Upload: El documento se está subiendo.

• OCR: El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) se está ejecutando actualmente en el documento.

• Clasificación: El documento se está clasificando.

• Importación de Zugferd: Se está importando un documento Zugferd.

• Listo para Validación: El documento está listo para validación.

• Exportación de Zugferd: Se está exportando un documento Zugferd.

• Flujo de Trabajo: Un flujo de trabajo se está ejecutando actualmente con este documento.

• Pendiente de Aprobación: El documento necesita ser aprobado.

• Pendiente de Segunda Aprobación: El documento necesita ser aprobado por segunda vez.

• Contabilidad Automática: La contabilidad automática se está ejecutando.

• Exportación: El documento se está exportando.

• Error: Se produjo un error en el documento.

Mientras navegas por tus documentos en DocBits, si deseas regresar al área principal del Panel, simplemente puedes presionar el botón de escape (ESC) en tu teclado y volverás al menú principal del Panel (en la página desde la cual saliste del documento).

Visión general

Unir documentos te permite combinar múltiples documentos.

Primero, necesitas seleccionar los documentos que te gustaría unir. Esto se puede hacer seleccionando las casillas de verificación de los documentos. Una vez que hayas seleccionado los documentos, haz clic en el ícono con tres puntos.

A continuación, se mostrará un menú, selecciona la opción "Unir" que se encuentra en la parte inferior.

Unir documentos es una característica importante en un sistema de gestión de documentos que permite a los usuarios combinar múltiples documentos en un solo documento. Aquí hay algunas razones por las cuales unir documentos puede ser útil:

• Organizar Documentos Relacionados: Al unir múltiples documentos en un solo documento, los usuarios pueden organizar y mantener información o archivos relacionados juntos. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia en la gestión y acceso a los documentos.

• Crear informes o resúmenes: Unir múltiples documentos puede ser útil para crear informes o resúmenes al combinar datos o información de diferentes fuentes o documentos. Esto permite a los usuarios crear informes o presentaciones completas sin tener que copiar y pegar manualmente la información.

• Archivar documentos: Cuando existen múltiples versiones de un documento, o cuando los documentos necesitan ser resumidos dentro de un período de tiempo específico, unir documentos puede ayudar a asegurar prácticas de archivo consistentes y optimizar el espacio de almacenamiento.

• Optimización del flujo de trabajo: Unir documentos puede ser parte de un flujo de trabajo automatizado donde los documentos se combinan automáticamente una vez que se cumplen ciertas condiciones. Esto se puede usar, por ejemplo, en un proceso de aprobación o al crear contratos o informes.

Ejemplos de unir documentos:

• Combinar Facturas: Un negocio necesita resumir todas las facturas de un mes determinado para fines contables. Las facturas individuales se cargan como documentos separados y luego se unen para crear una visión general consolidada.

• Combinar formularios de aprobación: Un flujo de trabajo de aprobación de aplicaciones requiere que se unan múltiples formularios antes de ser enviados a la gerencia. Los diferentes formularios se combinan automáticamente a medida que son completados y enviados por las partes involucradas.

• Crear un Informe Anual: Múltiples departamentos en una empresa trabajan juntos para crear un informe anual completo. Cada departamento prepara su propia sección del informe como un documento separado. Estos documentos luego se unen para crear el informe anual final.

Al unir documentos, las organizaciones pueden agilizar sus procesos de gestión documental, mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia.

Si desea ver un registro detallado de todos los documentos importados a su entorno de DocBits, siga estos pasos.

Desde su Panel de Control de DocBits, seleccione la opción de Configuración Avanzada.

Después de que aparezca la barra de Configuración Avanzada, seleccione el botón de Registro de Importación.

A continuación, aparecerá una tabla con todos los documentos importados recientemente, así como otra información relevante sobre ellos.

Si estás buscando un documento o documentos específicos, entonces tienes las siguientes opciones disponibles. Dentro de la barra de búsqueda te hemos proporcionado varias herramientas para encontrar el documento que estás buscando, para acceder a ellos, selecciona el siguiente ícono.

Las siguientes opciones de filtro estarán disponibles para ti.

Te ofrecemos la opción de filtrar por tipo de documento, estado del documento, el asignado del documento y por la fecha.

La segunda parte del panel es un resumen de todos los documentos subidos. Puedes ver todos los documentos o solo los asignados a ti. También puedes buscar documentos por nombre.

Los datos se extraerán en cuestión de segundos, y el estado cambiará de "En ejecución" a "Listo para Validación".

Configurar un panel que se alinee con las rutinas diarias de los usuarios requiere una planificación e implementación cuidadosas.

Aquí tienes algunas mejores prácticas que pueden ayudarte:

Vistas personalizadas:

• Asegúrate de que el panel sea personalizable para que los usuarios puedan personalizar sus propias vistas y diseños. Esto se puede hacer mediante la capacidad de agregar, eliminar o reorganizar widgets.

Actualizaciones automáticas:

• Implementa actualizaciones automáticas para asegurar que los datos estén siempre actualizados. Esto es especialmente importante para entornos de alto uso.

• Puedes habilitar esta herramienta de actualización automática en la configuración.

Guía y capacitación para usuarios:

• Ofrece una interfaz fácil de usar e instrucciones sobre cómo utilizar el panel.

• Capacita a los usuarios regularmente para asegurar que comprendan todas las características y capacidades del panel.

Filtros y vistas:

• Usar filtros puede ser muy útil al buscar documentos, pero también considera restablecer los filtros para mantener una vista consistente de los datos.

Análisis del panel:

• Monitorea el uso del panel y recopila comentarios de los usuarios.

• Analiza qué partes del panel se utilizan más y qué mejoras se pueden hacer para optimizar aún más la experiencia del usuario.

Visualización de datos:

• Usa visualizaciones de datos atractivas y significativas para presentar la información de manera rápida y comprensible.

• Elige visualizaciones basadas en las necesidades del usuario y el tipo de datos presentados.

Seguridad y privacidad:

• Asegúrate de que el panel cumpla con los estándares de seguridad y que los datos sensibles estén adecuadamente protegidos.

• Implementa controles de acceso para asegurar que los usuarios solo puedan acceder a los datos que son relevantes para ellos.

Al considerar estas mejores prácticas, puedes crear un panel que se alinee efectivamente con las rutinas diarias de los usuarios y les ayude a tomar decisiones informadas.

En esta sección, puedes ver documentos que han sido marcados como duplicados. Para comenzar, simplemente haz clic en el botón a la derecha, como se indica a continuación:

Una vez que presiones el botón, aparecerá una tabla en la parte inferior de la página mostrando todos los duplicados identificados.

El contador de tareas se encuentra en la esquina superior derecha de la página de inicio del Panel de control.

Aquí es donde puedes ver cuántos documentos están en tu cola para procesar

y cuántos documentos están listos para validación.

La pantalla de validación te permite verificar, editar y validar todos los documentos importados. Puedes ver el nombre del documento, cuántas páginas contiene, la fecha en que se importó y su estado. El botón de acciones te permite asignar, reiniciar, validar o eliminar el documento.

Aquí hay consejos específicos para solucionar problemas comunes relacionados con la configuración del tablero:

Filtros no aplicados correctamente:

• Primero, verifica la configuración de los filtros para asegurarte de que se hayan aplicado los filtros correctos y que estén mostrando los datos deseados.

• Asegúrate de que los filtros se apliquen de manera lógica y coherente. A veces, una lógica de filtro incorrecta o combinaciones incorrectas pueden producir resultados inesperados.

• Proporciona a los usuarios orientación sobre cómo usar los filtros correctamente para asegurar que puedan utilizar las funciones de filtrado de manera efectiva.

Retrasos en la carga de datos:

• Verifica la conexión de red para asegurarte de que sea estable y no esté causando retrasos.

• Revisa la carga del servidor y el rendimiento de la fuente de datos para ver si ese es el problema. Puede que necesites optimizar la fuente de datos o cambiar a una infraestructura más potente.

• Implementa mecanismos de caché para reducir los tiempos de carga, especialmente para datos a los que se accede con frecuencia. Anima a los usuarios a optimizar sus consultas de datos recuperando solo los campos de datos necesarios y utilizando filtros para reducir la cantidad de datos.

Problemas del navegador:

• Asegúrate de que el navegador que están usando sea compatible con el tablero y tenga todas las actualizaciones necesarias instaladas.

• Recomienda a los usuarios que limpien regularmente la caché de su navegador para evitar problemas de memoria y asegurarse de que están obteniendo los datos más actualizados.

• Verifica si hay extensiones o complementos en el navegador que puedan estar interfiriendo con el tablero y desactívalos temporalmente si es necesario para aislar problemas.

Problemas específicos del usuario:

• Ofrece soporte individualizado para los usuarios que continúan teniendo problemas. Puede que necesites verificar su configuración específica, permisos o configuración de red para identificar y resolver el problema.

Al proporcionar a los usuarios estos consejos específicos para solucionar problemas, puedes ayudarlos a resolver eficazmente problemas comunes relacionados con la configuración del tablero y aumentar su productividad.

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las órdenes de compra. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Aquí es donde puedes mantener un ojo en tus tareas. Puedes elegir entre dos diseños diferentes: uno es un poco más detallado que el otro. También puedes filtrar tareas por diferentes criterios, como si están asignadas a ti o el estado de la tarea.

Esta sección ofrece una visión detallada de todos los envíos avanzados. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las órdenes de envío. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las facturas. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

La función de Tabla Extraída por IA permite a los usuarios manipular y personalizar fácilmente los datos extraídos del documento de la factura. Aquí se presentan las capacidades clave y las instrucciones de uso:

• Eliminar Columnas: Si ciertas columnas en la tabla extraída no son necesarias, los usuarios pueden eliminarlas fácilmente haciendo clic en el icono "Eliminar columna" (representado por tres puntos verticales) junto al encabezado de la columna. Esto ayuda a limpiar la tabla y enfocarse solo en la información relevante.

• Cambiar Formato de Moneda: El formato de moneda se puede cambiar seleccionando el formato deseado en el menú desplegable junto al campo "Moneda". Esto asegura que los valores de la moneda se muestren en el formato preferido, facilitando su interpretación y análisis de los datos financieros.

• Mostrar/Ocultar Columnas no Mapeadas: Por defecto, solo las columnas mapeadas (columnas con datos extraídos) son visibles en la tabla. Sin embargo, los usuarios pueden optar por mostrar u ocultar las columnas no mapeadas haciendo clic en el botón "Ocultar columnas no mapeadas" o "Mostrar columnas no mapeadas" en la parte inferior de la tabla. Esta función es útil cuando los usuarios desean revisar todas las columnas disponibles, incluso si actualmente no contienen datos.

• Cambiar Encabezados de la Tabla: Los encabezados de la tabla (nombres de las columnas) se pueden modificar haciendo clic en el encabezado e ingresando el nombre deseado. Esta función permite a los usuarios personalizar los nombres de las columnas para que se ajusten mejor a su terminología o preferencias, haciendo que los datos sean más legibles y comprensibles.

Estas características brindan a los usuarios flexibilidad y control sobre los datos extraídos, lo que les permite adaptar la información según sus necesidades y preferencias específicas. La Tabla Extraída por IA tiene como objetivo mejorar la experiencia del usuario al ofrecer una forma fluida e intuitiva de interactuar y analizar los datos de la factura.

Introducción

Este documento proporciona una guía completa sobre cómo utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra dentro de su plataforma ERP. El sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra automatiza la conciliación de órdenes de compra con facturas entrantes, asegurando que las transacciones financieras sean precisas y que las discrepancias se aborden de inmediato.

Empezar

Para comenzar a utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra, asegúrese de que su administrador de sistema haya configurado los permisos necesarios. Necesitará acceso tanto a los datos de órdenes de compra como a los datos de facturas correspondientes dentro del sistema.

Requisitos del Sistema

• Acceso a los módulos de órdenes de compra y facturas dentro del sistema ERP.

• Permisos de usuario adecuados para ver y coincidir documentos financieros.

Funciones Clave

• Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales.

• Comparación de Datos: Compara los datos de la factura extraídos con los datos de órdenes de compra existentes.

• Verificación de Coincidencias: Verifica las coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.

• Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.

• Registro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.

Interfaz de Usuario

La interfaz del sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra típicamente incluye los siguientes componentes:

• Tablero: Visión general del estado de coincidencia y actividad reciente.

• Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar órdenes de compra y facturas.

• Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.

• Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que requieren revisión o acción.

• Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.

Guía Paso a Paso para Usar la Coincidencia de Órdenes de Compra

1. Acceder al Módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra

Navegue al módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra desde el menú principal de su sistema ERP.

2. Importar o Acceder a Facturas

• Importación Automatizada: Si su sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.

• Carga Manual: Si es necesario, cargue manualmente archivos de factura en el sistema utilizando la interfaz proporcionada.

3. Revisar Facturas Coincidentes Automáticamente

• Revise las facturas que se han coincidido automáticamente con órdenes de compra.

• Verifique los detalles de la coincidencia, incluidos los números de artículo, cantidades y precios.

4. Manejar Discrepancias

• Acceda a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo ser coincidida automáticamente.

• Ajuste manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marque la factura para una revisión adicional.

5. Coincidencia Manual

Para facturas no coincidentes automáticamente:

• Utilice las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.

• Verifique y coincida manualmente la factura con la orden de compra.

Descripción General

Botón Guardar:

• Botón Guardar:

  • Propósito: Guarda el estado actual del documento o script en el que se está trabajando.

  • Caso de Uso: Después de realizar cambios o anotaciones en un documento, use este botón para asegurar que todas las modificaciones se guarden.

Agregar Reglas Especiales:

• Agregar Reglas Especiales / Agregar Script en DocBits:

  • Propósito: Permite a los usuarios implementar reglas o scripts específicos que personalizan cómo se procesan los documentos.

  • Caso de Uso: Use esta función para automatizar tareas como la extracción de datos o la validación de formatos, mejorando la eficiencia del flujo de trabajo.

Campos Difusos:

• Campos Difusos:

  • Propósito: Ayuda a identificar y corregir campos donde los datos pueden no coincidir perfectamente pero son lo suficientemente cercanos.

  • Caso de Uso: Útil en procesos de validación de datos donde no siempre son posibles coincidencias exactas, como nombres o direcciones ligeramente mal escritos.

Campos Requeridos:

Hay campos que son necesarios para una edición posterior, estos se pueden editar en la configuración.

Use el consejo de herramienta para averiguar si:

• Es un campo obligatorio (requerido)

• Se requiere validación

• Baja confianza

• Desajuste del monto total de impuestos

Campos Requeridos:

• Propósito: Identifica campos obligatorios dentro de los documentos que deben completarse o corregirse antes de un procesamiento posterior.

• Caso de Uso: Asegura que los datos esenciales se capturen con precisión, manteniendo la integridad de los datos y el cumplimiento de las reglas comerciales.

Lupa:

• Lupa:

  • Propósito: Proporciona una vista ampliada de un área seleccionada del documento.

  • Caso de Uso: Ayuda a examinar detalles finos o texto pequeño en documentos, asegurando precisión en la entrada o revisión de datos.

Abrir nueva ventana:

• Abrir Nueva Ventana:

  • Propósito: Abre una nueva ventana para la comparación de documentos lado a lado o multitarea.

  • Caso de Uso: Útil al comparar dos documentos o al referenciar información adicional sin salir del documento actual.

Atajos de teclado:

• Atajos de Teclado:

  • Propósito: Permite a los usuarios realizar acciones rápidamente usando combinaciones de teclado.

  • Caso de Uso: Mejora la velocidad y eficiencia en la navegación y procesamiento de documentos al minimizar la dependencia de la navegación con el ratón.

Tareas:

Para compartir información interna, puede crear tareas y asignarlas a un empleado o grupo específico dentro de la empresa.

• Tareas:

  • Propósito: Permite a los usuarios crear tareas relacionadas con documentos y asignarlas a miembros del equipo.

  • Caso de Uso: Facilita la colaboración y gestión de tareas dentro de los equipos, asegurando que todos conozcan sus responsabilidades.

Modo de anotación:

Puede dejar anotaciones en un documento. Esto puede ser útil para dejar información para otros usuarios que editen este documento posteriormente.

• Modo de Anotación:

  • Propósito: Permite a los usuarios dejar notas o anotaciones directamente en el documento.

  • Caso de Uso: Útil para proporcionar comentarios, instrucciones o notas importantes a otros miembros del equipo que trabajarán en el documento más tarde.

Combinar:

Los documentos se pueden combinar aquí, por ejemplo, si faltaba una página de una factura, estas páginas se pueden combinar más tarde de esta manera sin tener que eliminar o volver a cargar todo el documento.

• Combinar Documentos:

  • Propósito: Combina múltiples documentos en un solo archivo.

  • Caso de Uso: Útil en escenarios donde partes de un documento se escanean por separado y necesitan ser consolidadas.

Vista OCR:

En la vista OCR, el texto se filtra automáticamente del documento. Esto se utiliza para reconocer características relevantes, como el código postal, número de contrato, número de factura y la clasificación de un documento.

• Vista OCR:

  • Propósito: Reconoce automáticamente el texto dentro de los documentos utilizando tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres.

  • Caso de Uso: Optimiza el proceso de digitalización de textos impresos o manuscritos, haciéndolos buscables y editables.

Crear ticket:

A diferencia de las tareas que se transmiten internamente dentro de la empresa, este ticket de soporte es importante para notificarnos y crear inmediatamente un ticket en caso de errores y/o discrepancias. Esto facilita mucho el proceso porque puede enviar inmediatamente el error con el documento correspondiente. También existe la opción de establecer prioridad, tomar una captura de pantalla del documento o cargar una.

• Crear Ticket:

  • Propósito: Permite a los usuarios reportar problemas o discrepancias creando un ticket de soporte.

  • Caso de Uso: Esencial para la rápida resolución de problemas y errores, ayudando a mantener la integridad y el buen funcionamiento del sistema.

Registros de scripts de documentos:

Los scripts se pueden crear en la configuración bajo Tipos de Documentos; esta información se mostrará aquí.

• Registros de Scripts de Documentos:

  • Propósito: Muestra registros relacionados con scripts que se han implementado para diferentes tipos de documentos.

  • Caso de Uso: Útil para rastrear y depurar acciones de scripts en documentos, ayudando a los usuarios a comprender los procesos automatizados y corregir cualquier problema.

Más configuraciones:

Dividir documento:

• Aquí puede dividir el documento y cortar o eliminar páginas que no son necesarias

• Dividir Documento:

  • Propósito: Permite a los usuarios dividir un documento en partes separadas, eliminando o aislando páginas que no son necesarias.

  • Caso de Uso: Ideal cuando se trata de documentos de varias páginas donde solo se requieren ciertas secciones para el procesamiento o revisión.

Mejorar documento:

• El documento se reiniciará

• Mejorar Documento:

  • Propósito: Restablece el documento a su estado inicial para re-evaluación o modificaciones adicionales.

  • Caso de Uso: Útil cuando las modificaciones iniciales necesitan deshacerse o el documento necesita refrescarse para otra ronda de ediciones. Aquí necesitamos algo de visión ML adicional para mejorar la calidad del documento.

Flujo de Documento:

Allí encontrará el flujo del documento

• Propósito: Muestra la secuencia y progresión del procesamiento de documentos dentro del sistema.

• Caso de Uso: Ayuda a rastrear el estado del documento a través de diferentes etapas, asegurando que se sigan todos los pasos de procesamiento necesarios.

Ir a la plantilla de diseño:

• Con esta opción será redirigido y podrá editar su diseño o usar la plantilla predeterminada

• Ir a la Plantilla de Diseño:

  • Propósito: Redirige a los usuarios a un editor de diseño donde pueden modificar plantillas existentes o aplicar una predeterminada.

  • Caso de Uso: Permite la personalización de los diseños de documentos para satisfacer necesidades o preferencias comerciales específicas, mejorando la alineación visual y funcional del documento con los estándares de la empresa.

Instrucciones paso a paso sobre cómo agregar etiquetas a una tabla:

Paso 1: Elegir nombres de columnas (etiquetas)

• Seleccionar nombres de columnas: Revisa los nombres de las columnas de tu tabla y decide qué etiquetas agregar.

Paso 2: Presionar el botón "Aplicar"

• Presionar botón: Una vez que hayas seleccionado la etiqueta apropiada para una columna, presiona el botón "Aplicar" junto a la columna y etiqueta seleccionadas.

Paso 3: Agregar etiqueta a la tabla

• Agregar etiqueta: La etiqueta seleccionada se añadirá a la tabla como una columna adicional junto a la columna correspondiente.

Paso 4: Guardar o Eliminar Etiqueta

• Guardar Etiqueta: Presiona el botón Guardar para guardar la etiqueta deseada

• Eliminar Etiqueta: Para eliminar la etiqueta seleccionada, presiona el botón Eliminar

Aquí hay una explicación detallada de cada columna y las posibles etiquetas:

Posición:

Descripción: Posición u orden del artículo dentro del pedido.

Etiqueta: Entero

Ejemplo: 1, 2, 3...

Descripción:

Descripción: Breve descripción del artículo.

Etiqueta: Texto

Ejemplo: Tornillo, Tuerca, Widget...

Orden de Compra:

Descripción: El número del pedido asociado.

Etiqueta: Alfanumérico

Ejemplo: PO12345, PO98765...

Cantidad:

Descripción: Número de unidades ordenadas.

Etiqueta: Número

Ejemplo: 100, 50, 200...

Unidad:

Descripción: Unidad de medida (por ejemplo, pieza, kilogramo).

Etiqueta: Texto

Ejemplo: Pzs, kg, l...

Precio Unitario:

Descripción: Precio por unidad del artículo.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €10.00, €5.50, €100.00...

Monto Neto:

Descripción: Precio total antes de deducciones e impuestos (calculado como cantidad * precio unitario).

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €1,000.00, €275.00, €10,000.00...

Descuento:

Descripción: Monto absoluto del descuento aplicado al monto neto.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €50.00, €20.00, €500.00...

Porcentaje de Descuento:

Descripción: Porcentaje de descuento aplicado al monto neto.

Etiqueta: Porcentaje

Ejemplo: 5%, 10%, 15%...

IVA:

Descripción: Monto de IVA aplicado al artículo.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €200.00, €55.00, €1,900.00...

Monto Total:

Descripción: Monto final después de deducir el descuento y agregar el IVA.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €1,150.00, €310.00, €11,400.00...

País de Origen:

Descripción: País donde se fabricó o envió el artículo.

Etiqueta: Texto

Ejemplo: EE. UU., Alemania, China...

Número de Artículo:

Descripción: Identificador único o SKU del artículo.

Etiqueta: Alfanumérico

Ejemplo: 987654, A12345, Z98765...

Número de Nota de Entrega:

Descripción: Número de la nota de entrega asociada.

Etiqueta: Alfanumérico

Ejemplo: DN56789, DN12345...

Oración (información adicional):

Descripción: Comentarios adicionales, códigos o información relevante.

Etiqueta: Texto

Ejemplo: Comentario, Especificación...

Con esta estructura y etiquetas, la tabla está más claramente definida y la información puede ser mejor categorizada y procesada.

Descripción General:

La pantalla de validación en DocBits está diseñada para verificar la exactitud y la integridad de los datos contenidos en los documentos antes de que sean procesados o guardados. Esta funcionalidad es crucial para asegurar que todos los datos sean leídos y procesados correctamente, manteniendo así la integridad y calidad de los datos.

Descripción Detallada del Propósito y Uso de la Pantalla de Validación

Propósito de la Pantalla de Validación

• Asegurar la Calidad de los Datos: La pantalla de validación verifica la exactitud y la integridad de los datos extraídos para prevenir la entrada de información incorrecta o incompleta.

• Integridad de los Datos: Asegura que los datos cumplan con los requisitos y estándares especificados.

• Prevención de Errores: Al facilitar la detección y corrección temprana de errores, la pantalla de validación ayuda a mitigar posibles problemas durante el procesamiento de datos posterior.

• Amigabilidad para el Usuario: El sistema proporciona retroalimentación inmediata a los usuarios cuando se detectan errores o inconsistencias, permitiendo correcciones rápidas.

• Cumplimiento: La pantalla de validación ayuda a asegurar la adherencia a las regulaciones y estándares legales y organizacionales.

• Eficiencia: Reduce el esfuerzo requerido para futuras correcciones y minimiza la necesidad de revisiones manuales.

Uso de la Pantalla de Validación

• Extracción Automática de Datos:

  • Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Lee automáticamente texto de documentos escaneados o imágenes.

  • Datos Estructurados y No Estructurados: Procesa datos de varios tipos de documentos, incluyendo formularios, facturas y contratos.

• Verificación y Validación de Datos:

  • Validación de Formato: Asegura que los datos estén en los formatos correctos (por ejemplo, formatos de fecha, números de teléfono, direcciones de correo electrónico).

  • Campos Requeridos: Confirma que todos los campos obligatorios estén completos.

  • Verificación de Rango: Valida datos numéricos para asegurar que estén dentro de los límites especificados.

  • Verificación de Consistencia: Verifica que los campos de datos relacionados contengan información consistente (por ejemplo, asegurando que las fechas de inicio y fin coincidan).

• Interacción del Usuario y Solución de Problemas:

  • Mensajes de Error: Muestra mensajes de error claros y accionables cuando los datos no cumplen con los requisitos de validación.

  • Revisión y Corrección Manual: Permite a los usuarios revisar y corregir manualmente los datos cuando las validaciones automáticas fallan.

• Limpieza y Estandarización de Datos:

  • Corrección Automática: Sugiere o realiza correcciones automáticas cuando se detectan errores.

  • Formateo de Datos: Estandariza los formatos de datos para asegurar la consistencia entre conjuntos de datos.

• Seguridad y Derechos de Acceso:

  • Filtros de Entrada: Protege contra entradas maliciosas mediante mecanismos robustos de validación y filtrado.

  • Control de Acceso: Asegura que solo los usuarios autorizados puedan acceder y modificar datos sensibles.

• Consistencia de Datos:

  • Validación Cruzada: Verifica la consistencia entre campos de datos relacionados (por ejemplo, validando que las fechas de inicio y fin coincidan).

  • Entradas Duplicadas: Previene entradas duplicadas dentro de la base de datos.

• Guía para el Usuario:

  • Mensajes de Error: Proporciona mensajes de error específicos y comprensibles cuando las entradas no cumplen con los requisitos.

  • Ayuda y Consejos: Ofrece textos de ayuda o consejos para asistir a los usuarios en la correcta entrada de datos.

En resumen, la pantalla de validación en DocBits es fundamental para asegurar la calidad de los datos extraídos, facilitar la detección y corrección temprana de errores, y mejorar la eficiencia general de los flujos de trabajo de procesamiento de datos.

Docbits es un sistema avanzado diseñado para automatizar la coincidencia de datos de órdenes de compra (POs) con documentos de facturas entrantes. Esta herramienta está específicamente diseñada para la gestión eficiente y procesamiento de datos de facturas dentro de sistemas ERP. Esta documentación explica los conceptos básicos de la coincidencia automática a través de Docbits y define las reglas específicas necesarias para una coincidencia exitosa.

Principios Fundamentales de la Coincidencia Automática en Docbits

Extracción de Datos: Docbits inicia el proceso extrayendo datos relevantes de los documentos de facturas digitalizados. Típicamente, estos datos incluyen números de ítems, cantidades y precios unitarios de cada línea de factura. La precisión de esta extracción es crucial, ya que forma la base para el proceso de coincidencia posterior.

Comparación con Datos de PO: Los datos extraídos se comparan con la información correspondiente en las órdenes de compra almacenadas. Docbits verifica si los números de ítems, cantidades y precios coinciden con los de las POs. Para una coincidencia exitosa, los datos en las facturas deben corresponder a los datos en las órdenes de compra, considerando los umbrales de tolerancia definidos.

Coincidencia Automática: Basándose en los resultados de la comparación, Docbits realiza la coincidencia. El sistema verifica si los criterios de coincidencia se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos. Si se cumplen estos criterios, la coincidencia se considera exitosa.

Reportes: Después de completar el proceso de coincidencia, Docbits genera informes que muestran el estado de las coincidencias. Estos informes informan sobre las facturas coincidentes exitosamente e identifican aquellas con discrepancias.

Definición de Reglas de Coincidencia

Número de Ítem: El número de ítem en la factura debe coincidir exactamente con el número de ítem en la orden de compra. No se toleran desviaciones en los números de ítem.

Cantidades: La cantidad de bienes entregados en la factura puede variar dentro de un rango de tolerancia predefinido. Típicamente, una tolerancia de ±5% podría ser aceptable para tener en cuenta diferencias menores en las cantidades de entrega.

Precios: Las desviaciones de precios son tolerables hasta un umbral establecido. Una tolerancia común podría ser de ±2% del precio para aceptar diferencias ligeras en las declaraciones de precios que surgen de diferencias de redondeo o fluctuaciones de divisas.

Estado de Coincidencia:

• Coincidencia Completa: Todos los puntos de datos (número de ítem, cantidad y precio) se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos.

• Coincidencia Parcial: Uno o más puntos de datos se desvían fuera de los límites de tolerancia, pero las desviaciones son mínimas y requieren revisión manual.

• Sin Coincidencia: Desviaciones significativas en uno o más puntos de datos que requieren corrección inmediata o una investigación adicional.

La definición precisa de estas reglas y la configuración de los límites de tolerancia son cruciales para la eficiencia de la coincidencia automática y la reducción de intervenciones manuales. Docbits permite la configuración flexible de estos parámetros para satisfacer las necesidades de diversas empresas e industrias.

Visión General

Esta función te ayuda a gestionar y conciliar los números de artículo entre tu sistema y tus proveedores. A menudo, los números de artículo que usas internamente pueden no coincidir con los números de artículo que usan tus proveedores. Docbits facilita el manejo de estas discrepancias creando un mapeo entre tus números de artículo y los de tus proveedores.

Cómo Funciona

1. Emparejamiento Manual:

   • La primera vez que encuentres una discrepancia entre tu número de artículo y el número de artículo de tu proveedor, necesitas emparejarlos manualmente.

   • Puedes hacerlo ingresando el número de artículo del proveedor correcto correspondiente a tu número de artículo interno.

2. Emparejamiento Automático:

   • Una vez que hayas emparejado manualmente un número de artículo con el número de artículo de su proveedor, Docbits recordará este mapeo.

   • La próxima vez que aparezca el mismo artículo, Docbits lo emparejará automáticamente basándose en el mapeo almacenado, ahorrándote tiempo y reduciendo errores.

Desglose de la Interfaz

• ID del Proveedor: El identificador único para el proveedor.

• Número de Artículo: Tu número de artículo interno para el producto.

• Número de Artículo del Proveedor: El número de artículo correspondiente utilizado por el proveedor.

• Acción: Opciones para gestionar los mapeos, como eliminar mapeos incorrectos.

Beneficios

• Eficiencia: Reduce la necesidad de entradas manuales repetidas, haciendo el proceso más rápido.

• Precisión: Minimiza errores asegurando que los números de artículo se emparejen correctamente.

• Conveniencia: Simplifica el flujo de trabajo automatizando el proceso de emparejamiento después de la entrada manual inicial.

Una guía para subir documentos a DocBits.

Si deseas integrar tu SFTP con DocBits para importar documentos.

Requisitos

• Servidor SFTP correctamente configurado y compatible con Linux

• Nombre de host, nombre de usuario y contraseña de SFTP

• Carpeta de importación dedicada

Configuración de Importación

Desde el Panel de control, abre Configuración y navega hasta Importación. En Importación de FTP, selecciona agregar una nueva configuración.

Ingresa las credenciales de SFTP en los espacios proporcionados y selecciona guardar (El campo Clave de API se completará automáticamente con la Clave de API del entorno en el que estás trabajando).

Una vez que hayas ingresado todos los detalles necesarios de tu SFTP, haz clic en GUARDAR.

Si deseas importar documentos manualmente en DocBits, sigue estos sencillos pasos:

• Haz clic en el botón de Subir en el Panel de Control de DocBits.

• Aparecerá una ventana donde puedes subir tus documentos a través del explorador de archivos o arrastrándolos y soltándolos. Puedes subir hasta 10 documentos a la vez.

• Para subir documentos a través del explorador de archivos, haz clic en el botón Subir Documentos y selecciona los archivos que deseas subir. Una vez seleccionados los archivos, haz clic en Confirmar para iniciar el proceso de carga.

• Alternativamente, puedes arrastrar y soltar tus archivos en la ventana de importación de DocBits.

• Después de que los archivos hayan sido subidos, tendrán el estado inicial de "En Proceso". Durante este tiempo, la carga se está procesando y no es posible editar el archivo. El tiempo de procesamiento puede variar dependiendo del tamaño y complejidad del archivo.

• Una vez que el archivo haya sido procesado, recibirá el estado de "Listo para Validación". Ahora puedes iniciar el proceso de validación.

Introducción

¡Bienvenido al módulo de Contabilidad para Factura de Costos y Ventas Indirectas! Este módulo está diseñado para ayudarte a gestionar y conciliar eficientemente tus transacciones financieras dentro de tu sistema ERP. Con características como la extracción automática de datos, la coincidencia de documentos y el seguimiento detallado, puedes asegurarte de que tus registros financieros sean precisos y estén actualizados.

Comenzando

Para comenzar a usar el módulo de contabilidad, asegúrate de tener los permisos necesarios configurados por tu administrador del sistema. Necesitarás acceso tanto a los módulos de contabilidad de costos como de contabilidad de ventas dentro del sistema ERP.

Requisitos del Sistema

• Acceso a los módulos de contabilidad de costos y contabilidad de ventas dentro del sistema ERP.

• Permisos de usuario apropiados para ver y procesar documentos financieros.

Características Clave

1. Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales y otros documentos.

2. Comparación de Datos: Compara los datos extraídos de las facturas con los datos existentes de órdenes de compra.

3. Verificación de Coincidencias: Verifica coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.

4. Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.

5. Rastro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.

6. Entrenamiento de Documentos: Entrena al sistema para reconocer nuevos documentos con un esfuerzo mínimo, típicamente solo una vez.

7. División de Montos: Divide montos por departamento para un seguimiento financiero detallado.

8. Definición de Cuentas de Libro Mayor: El equipo de APS (Sistema de Contabilidad y Adquisiciones) puede definir la cuenta de libro mayor una vez que los datos son extraídos.

Interfaz de Usuario

La interfaz del módulo de contabilidad típicamente incluye los siguientes componentes:

• Tablero: Vista general del estado de facturas y ventas, y actividad reciente.

• Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar facturas y registros de ventas.

• Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.

• Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que necesitan revisión o acción.

• Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.

Guía Paso a Paso para Usar el Módulo de Contabilidad

1. Acceder al Módulo de Contabilidad

Navega al módulo de contabilidad desde el menú principal de tu sistema ERP.

2. Importar o Acceder a Facturas

• Importación Automatizada: Si tu sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.

• Carga Manual: Si es necesario, carga manualmente los archivos de facturas en el sistema usando la interfaz proporcionada.

3. Revisar Facturas Coincidentes Automáticamente

• Revisa las facturas que han sido coincidentes automáticamente con órdenes de compra.

• Verifica los detalles de la coincidencia, incluidos números de artículos, cantidades y precios.

4. Manejar Discrepancias

• Accede a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo coincidir automáticamente.

• Ajusta manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marca la factura para una revisión adicional.

5. Coincidencia Manual

Para facturas no coincidentes automáticamente:

• Usa las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.

• Verifica y coincide manualmente la factura con la orden de compra.

6. Entrenar al Sistema

• Para nuevos tipos de documentos, entrena al sistema para reconocerlos proporcionando una muestra.

• Típicamente, solo necesitas entrenar al sistema una vez para que reconozca con precisión documentos similares en el futuro.

7. Registrar Reservas

• Navega a la pestaña "Partidas" para ver y registrar reservas para cada factura.

• Asigna los montos a las cuentas, centros de costos y dimensiones apropiadas específicas para Infor LN/M3.

Ejemplo: Registrar una Factura de Costos

1. Seleccionar Partida: Elige la partida para la factura de costos.

2. Asignar Cuenta: Asigna la cuenta apropiada, como "71200 - Gasto No Operativo".

3. Establecer Dimensiones: Establece dimensiones adicionales como centro de costos, grupo de productos y proyecto.

4. Dividir Monto: Si es necesario, divide el monto por departamento para un seguimiento más detallado.

5. Ingresar Monto: Ingresa el monto para la partida.

8. Definir Cuentas de Libro Mayor

• Una vez que los datos son extraídos, el equipo de APS puede definir las cuentas de libro mayor.

• Esto asegura que cada transacción se registre bajo la cuenta correcta para un informe financiero preciso.

9. Generar Informes

• Accede a la sección "Informes" para generar informes detallados sobre transacciones financieras.

• Usa las opciones de exportación para guardar informes para análisis adicional o mantenimiento de registros.

Ejemplo de Uso

1. Cargar Documentos: Los usuarios pueden cargar varios documentos (facturas, notas de entrega, etc.) al sistema.

2. Coincidencia Automática: El sistema coincide automáticamente los documentos cargados con las órdenes de compra existentes.

3. Revisar Coincidencias: Los usuarios pueden revisar las coincidencias, verificar detalles y ver indicadores de estado.

4. Resolver Discrepancias: Cualquier desajuste o discrepancia se resalta para que el usuario lo revise y corrija manualmente.

5. Exportar Datos: Los datos coincidentes pueden exportarse para procesamiento adicional o mantenimiento de registros.

Con la API de Webhook proporcionada a continuación, puedes transferir documentos fácilmente directamente a DocBits con una simple solicitud POST. Esta API está diseñada para simplificar el proceso de carga de archivos a DocBits, y todos los parámetros necesarios ya están completados para ti.

Para comenzar, simplemente ve a la siguiente página (dependiendo del entorno que estés utilizando):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Realiza una llamada a la API utilizando tu clave API. También puedes incluir el archivo que deseas cargar como parámetro en tu llamada.

Versión:

La versión 2.0.9 ya está disponible. Por favor, actualice a la nueva versión: https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/main/WatchDog.exe

Instalación y Configuración

Después de descargar el archivo WatchDog.exe, busca Símbolo del sistema → Ejecutar como administrador en tu dispositivo Windows.

Una vez abierto, llama al archivo escribiendo la ruta donde se encuentra el archivo WatchDog.exe en tu dispositivo como se muestra a continuación

Escribe install después de la ruta del archivo y presiona ENTER en tu teclado

Deberías recibir el siguiente mensaje de error ya que iniciará la aplicación en modo UI y aún no hay configuración presente.

La aplicación se abrirá automáticamente después de la instalación. En la parte superior, navega a Einstellungen (Configuración) y aquí verás 2 secciones separadas.

Configuración de carpetas (Ordner Einstellungen)

Aquí configurarás las rutas de archivo donde los documentos serán leídos y procesados. La ruta de lectura será para los documentos que deseas que WatchDog extraiga y procese, mientras que la ruta procesada se usará para indicar qué documentos del folder de lectura fueron extraídos y procesados.

Configuración general (Allgemeine Einstellungen)

Aquí configurarás tu aplicación DocBits con WatchDog. Deberás ingresar tu entorno de DocBits, clave API y el tipo de documento (como se indica arriba). Para agregar más de un tipo de documento, separa los nombres de los tipos de documento con una coma (FACTURA,NOTA-DE-ENTREGA,ORDEN-DE-COMPRA, etc.)

Si se ingresa una configuración inválida para alguno de los campos, recibirás un mensaje de error como el siguiente.

Una vez completado, regresa al área de Símbolo del sistema y vuelve a ejecutar el archivo WatchDog.exe y esta vez se instalará correctamente debido a que las configuraciones ahora están presentes.

Para iniciar la aplicación en modo UI, ejecuta el siguiente comando

Si solo deseas iniciar la aplicación, ejecuta este comando en su lugar.

Inicio Automático

Para configurar la aplicación WatchDog de manera que se inicie automáticamente al encender tu sistema.

Simplemente abre "Servicios" en la configuración de tu máquina Windows.

Busca WatchDog en los servicios locales y abre el servicio (doble clic en la entrada)

En el menú anterior tendrás las siguientes opciones para el inicio automático:

• Selecciona Automático, el servicio se iniciará al arrancar

• Inicio automático (Inicio diferido), esto esperará 2 minutos después del arranque para iniciar el servicio

Ve al menú de Configuración y selecciona "Importar" en Procesamiento de Documentos.

Desplázate hasta la parte inferior de la página y selecciona el botón NUEVO para crear una nueva importación de correo electrónico.

Después de presionar NUEVO, se te mostrará el siguiente menú.

Aquí puedes seleccionar qué Protocolo te gustaría.

Soporte Técnico en DocBits

Íconos de Ayuda

Se han colocado íconos de ayuda en todo DocBits para ayudarte a aprender y comprender lo que realmente hace una función y cómo puede ayudarte con el procesamiento de tus documentos.

Estos íconos de ayuda se ven de la siguiente manera

Crear un Ticket

Esta es una herramienta disponible para ti, en la pantalla de validación, en caso de que ocurra algún tipo de problema al validar tu documento en DocBits.

Esta función se encuentra en el menú sobre el área de vista previa del documento, como se muestra a continuación

Una vez hecho clic, se te mostrará el siguiente formulario de ticket.

Aquí es donde completarás tus detalles y describirás el error. También puedes, si corresponde, adjuntar una captura de pantalla del problema y adjuntar un archivo relevante.

Aquí solo necesitas ingresar la información requerida para tu proveedor de correo electrónico, encriptación, nombre del servidor, puerto, nombre de usuario, dirección de correo electrónico, contraseña, así como la carpeta de correo electrónico.

Cosas a tener en cuenta

• Ingresa toda la información necesaria en la interfaz de usuario. Otra información como el servidor, puerto, etc. Depende del proveedor (una búsqueda rápida en Google debería ayudar).

• La carpeta y Mover-Importado tienen la misma función aquí. La carpeta no se puede desactivar, pero usará la Bandeja de entrada de forma predeterminada si se deja vacía.

Aquí solo necesitas ingresar la suborganización deseada y presionar 'Autenticar'

Serás llevado a esta página de Microsoft y necesitarás ingresar un código.

Este código se puede encontrar haciendo clic en DocBits y el código se mostrará allí como se muestra a continuación, simplemente copia el código e ingrésalo en la página de Microsoft. Después necesitarás ingresar tus propias credenciales de Microsoft.

Presiona el botón FINALIZAR AUTENTICACIÓN y serás llevado a este menú

Usar Carpeta

Si estás usando una carpeta que no sea tu bandeja de entrada, ingresa el nombre de la carpeta después de habilitar el control deslizante.

Usar Buzón Compartido

Si deseas que la importación de correos electrónicos acceda a una bandeja de entrada o carpeta de un buzón compartido, ingresa la dirección de correo electrónico aquí después de habilitar el control deslizante.

Mover correos electrónicos importados a la papelera

Si deseas importar todos los correos electrónicos, no solo los no leídos, y que se muevan a la papelera, entonces activa esto. De lo contrario, solo revisará los correos electrónicos no leídos, importará los documentos, marcará el correo electrónico como leído y lo dejará en su lugar actual.

En caso de que recibas un mensaje de error que indique que no tienes los derechos para establecer tal conexión, alguien con derechos de administrador dentro de Azure deberá autorizar esta conexión. Para obtener más información, visita la siguiente página: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

Se han colocado iconos de ayuda en todo DocBits para ayudarte a aprender y comprender lo que realmente hace una función y cómo puede ayudarte con el procesamiento de tus documentos.

Estos iconos de ayuda se ven de la siguiente manera

Esta es una herramienta disponible para ti, en la pantalla de validación, en caso de que ocurra algún tipo de problema al validar tu documento en DocBits.

Esta función se encuentra en el menú sobre el área de vista previa del documento, como se muestra a continuación

Una vez hecho clic, se mostrará el siguiente formulario de ticket.

Aquí es donde completarás tus detalles y describirás el error. También puedes, si corresponde, adjuntar una captura de pantalla del problema y un archivo relevante.

¡Bienvenido al Curso para Principiantes de DocBits, tu guía completa para revolucionar la gestión de documentos para tu negocio!

En el entorno financiero complejo de hoy en día, gestionar confirmaciones de pedidos, facturas de entrega, facturación y contabilidad de costos no es tarea fácil. Ahí es donde brilla DocBits. Con más de 20 integraciones y una compatibilidad incomparable con Infor CloudSuite, LN y M3, DocBits se destaca de otras soluciones en el mercado.

En este video, los espectadores son presentados a la interfaz fácil de usar de DocBit, enfocándose específicamente en la validación de documentos. El tutorial enfatiza la simplicidad del sistema, donde no se requiere programación ni fórmulas complejas.

Gracias a la IA y la Inteligencia de Enjambre, la mayoría de los campos se extraen automáticamente, lo que permite a los usuarios extraer información fácilmente haciendo clic en los valores dentro del documento. Además, los espectadores aprenden sobre la flexibilidad de extraer áreas específicas haciendo doble clic o dibujando alrededor de la región deseada.

En esta guía de video completa, se presenta a los espectadores el panel de control de DocBits y su variedad de funcionalidades. Desde filtrar y gestionar documentos abiertos hasta importar adjuntos a través de varios canales como correo electrónico, escáner o API, el tutorial ofrece un recorrido paso a paso.

Se destacan las características clave, incluido cómo filtrar documentos por estado o asignatario, localizar detalles específicos como números de factura y cambiar el asignatario para documentos individuales. Se demuestra la facilidad y eficiencia del sistema, enfatizando el control y la personalización que ofrece a los usuarios. El tutorial prepara el escenario para una exploración más profunda de la validación de documentos dentro de DocBits.

Descubre en este video cómo manejar profesionalmente las discrepancias durante el emparejamiento de PO con DocBits. Te guiamos paso a paso sobre qué hacer cuando los números no coinciden. Ya seas un experimentado gerente de ERP o un aspirante a contador financiero, aprenderás a gestionar las discrepancias de manera eficiente y segura.

Aprende cómo nuestra especial inteligencia de enjambre de IA en DocBits te guía a lo largo de todo el proceso y cómo puedes utilizar nuestra documentación para encontrar rápidamente soluciones a problemas o incertidumbres. Únete a los muchos clientes satisfechos que han optimizado sus procesos con DocBits.

Explora las capacidades revolucionarias de DocBits, una herramienta de gestión de documentos de última generación que simplifica las complejidades de la extracción de tablas, la coincidencia de órdenes de compra (PO) y la gestión de facturas de costos.

En este video, profundizamos en las características únicas de DocBits, centrándonos en la extracción de tablas mediante IA que maneja sin esfuerzo incluso los diseños de tablas más intrincados. Con una tasa de precisión de hasta el 95%, el sistema automatiza la extracción, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa.

1. Recibirás una invitación con un enlace por E-mail para comenzar el proceso de registro. Por favor, haz clic en “Ir al Registro”, envía la información requerida y acepta los términos y condiciones para comenzar.

2. Detalles del Proveedor

   Por favor, verifica que el nombre del Proveedor sea correcto. Este es un detalle crítico para fines de identidad y legales que no puede ser cambiado. Proporciona toda la información aplicable, incluyendo los campos requeridos. Cuando hayas terminado, haz clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Datos de Dirección. Para guardar tu progreso y continuar más tarde, haz clic en “Guardar.”

3. Datos de Dirección Por favor, proporciona toda la información aplicable, incluyendo los campos requeridos. Cuando hayas terminado, haz clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Contacto del Proveedor. Para guardar tu progreso y continuar más tarde, haz clic en “Guardar.”

4. Contacto del Proveedor Por favor, proporciona toda la información aplicable, incluyendo los campos requeridos. Cuando hayas terminado, haz clic en “Siguiente” para continuar a la sección Financiera del Proveedor. Para guardar tu progreso y continuar más tarde, haz clic en “Guardar.”

5. Financiera del Proveedor Por favor, proporciona toda la información aplicable. Cuando hayas terminado, haz clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Compras del Proveedor. Para guardar tu progreso y continuar más tarde, haz clic en “Guardar.”

6. Compras del Proveedor Por favor, proporciona toda la información aplicable. Cuando hayas terminado, haz clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Certificados del Proveedor. Para guardar tu progreso y continuar más tarde, haz clic en “Guardar.”

7. Certificados del Proveedor Por favor, sube todos los certificados requeridos (Impuesto, Seguro, Diversificación de Proveedores). Por favor, guarda tu progreso si necesitas regresar para completar el proceso de registro más tarde. Cuando hayas terminado, haz clic en “Enviar para Aprobación.”

8. Por favor, sube todos los certificados requeridos (Impuesto, Seguro, Diversificación de Proveedores). Por favor, guarda tu progreso si necesitas regresar para completar el proceso de registro más tarde. Cuando hayas terminado, haz clic en “Enviar para Aprobación.”

9. Por favor, revisa tu E-mail para una confirmación de que has completado el proceso de registro.

Si estás utilizando el Portal de Proveedores de DocBits, es importante que entiendas los diferentes estados que pueden tener tus proveedores. Aquí tienes una lista completa de todos los posibles estados de los proveedores en DocBits:

• Abierto: Proveedor existente que aún no ha sido invitado

• Registro Pendiente: Proveedor ha sido invitado al portal de proveedores

• Entrada del Proveedor Pendiente: Esperando cambios del proveedor después de que completó el registro

• Aprobación Pendiente: Proveedor ha terminado el registro, está esperando la primera aprobación

• Aprobación de AP Pendiente: Proveedor ha sido aprobado por primera vez, esperando la segunda aprobación

• Aprobado: Proveedor ha sido aprobado

• Rechazado: Proveedor ha sido rechazado

1. Nombre de la Empresa: El nombre legal de la empresa tal como está registrado.

2. Calle + Número: La dirección física de la oficina principal o sede de la empresa.

3. Código Postal: El código ZIP o código postal de la dirección de la empresa.

4. Ciudad: La ciudad en la que se encuentra la empresa.

5. Estado: El estado o región donde se encuentra la empresa.

6. País: El país de operación de la empresa.

7. ID de la Empresa: Un identificador único para la empresa, que podría ser utilizado internamente o para integraciones con otros sistemas.

8. ID Fiscal: El número de identificación fiscal de la empresa, importante para operaciones financieras e informes.

9. ID del Registro Comercial: El número de registro de la empresa en el registro comercial, que podría ser importante para documentación legal y oficial.

10. Número de Teléfono Oficial de la Empresa: El número de contacto principal de la empresa.

11. Correo Electrónico Oficial de la Empresa: La dirección de correo electrónico principal que se utilizará para comunicaciones oficiales.

La información ingresada aquí puede ser crucial para garantizar que documentos como facturas, correspondencia oficial e informes estén correctamente formateados con los detalles correctos de la empresa. También ayuda a mantener la consistencia en cómo se representa la empresa en varias comunicaciones externas y documentos. Después de ingresar o actualizar la información, el administrador debe guardar los cambios haciendo clic en el botón "Guardar" para asegurar que todas las modificaciones se apliquen en todo el sistema.

Además, la sección proporciona una vista del plan de suscripción, mostrando cuántos días quedan, las fechas de inicio y finalización, y un medidor de uso de suscripción que realiza un seguimiento del consumo de tokens de servicio en comparación con lo asignado en el plan. Esto puede ayudar a los administradores a monitorear y planificar las renovaciones o actualizaciones de suscripción en función de las tendencias de uso.

Descripción General

La configuración de Color de la Aplicación permite a los administradores definir el esquema de color de la interfaz de la aplicación. Esta función es particularmente útil para distinguir entre diferentes entornos como pruebas, sandbox y producción. Al asignar colores distintos a cada entorno, los usuarios pueden identificar fácilmente en qué entorno están trabajando, reduciendo el riesgo de realizar acciones críticas en el entorno incorrecto.

Accediendo a la Configuración del Color de la Aplicación

1. Navegar a la Configuración de la Empresa:

   • Desde el menú principal, haga clic en la sección de Información de la Empresa.

2. Localizar la Sección de Color de la Aplicación:

   • Desplácese hacia abajo hasta la sección de Color de la Aplicación dentro de la configuración de Información de la Empresa.

Configurando el Color de la Aplicación

1. Elegir un Color:

   • Haga clic en el cuadro de color o ingrese un código hexadecimal directamente en el campo de texto.

   • Aparecerá un selector de color, permitiéndole seleccionar el color deseado.

   • Puede ingresar un código hexadecimal específico si tiene un color predeterminado para el entorno.

2. Guardar el Color:

   • Una vez que haya seleccionado el color, haga clic en el botón de Guardar para aplicar el cambio.

   • La interfaz de la aplicación se actualizará inmediatamente para reflejar el nuevo color.

3. Restablecer a Predeterminado:

   • Si desea volver al color predeterminado, haga clic en el botón de Restablecer.

Mejores Prácticas para los Colores de Entorno

Para evitar confusiones, se recomienda establecer un esquema de color estándar para cada entorno:

• Producción: Utilice un color neutral o predeterminado, como #FFFFFF (blanco) o #f0f0f0 (gris claro), para indicar el entorno en vivo.

• Pruebas: Utilice un color brillante o de alerta, como #ffcc00 (amarillo) o #ffa500 (naranja), para indicar un entorno de pruebas.

• Sandbox: Utilice un color distinto, como #007bff (azul) o #6c757d (gris), para indicar un entorno de sandbox o desarrollo.

Aviso del Plan de Suscripción

En la sección de Color de la Aplicación, los administradores también verán información relacionada con el Plan de Suscripción. Esto incluye el plan actual, su estado y los días restantes de suscripción.

Importancia del Color de la Aplicación

La configuración de Color de la Aplicación es una herramienta simple pero efectiva para ayudar a los usuarios a reconocer rápidamente el entorno en el que están trabajando. Al seleccionar y gestionar cuidadosamente estos colores, las organizaciones pueden minimizar errores y mejorar la eficiencia del flujo de trabajo.

1. Configuración Global:

   • Información de la Empresa: Definir y editar detalles básicos sobre la empresa, como nombre, dirección y otros identificadores.

   • Grupos, Usuarios y Permisos: Gestionar roles de usuario y permisos, permitiendo diferentes niveles de acceso a varias funciones dentro de DocBits.

   • Integración: Configurar e implementar integraciones con otro software o sistemas, mejorando la funcionalidad de DocBits con servicios externos.

   • Tipos de Documentos: Especificar y gestionar diferentes tipos de documentos que DocBits procesará, como facturas, pedidos, etc.

   • Notificación por Correo Electrónico: Configurar ajustes para alertas y notificaciones por correo electrónico relacionadas con actividades de procesamiento de documentos.

   • Tablero: Personalizar la vista del tablero con widgets y métricas que son importantes para los usuarios.

2. Procesamiento de Documentos:

   • Caducidad de Documentos: Establecer reglas sobre cuánto tiempo se retienen los documentos antes de ser archivados o eliminados.

   • Importar: Configurar cómo se importan los documentos a DocBits, incluyendo ajustes de origen y tipos de archivo.

   • Configuraciones de OCR: Ajustar configuraciones para el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) que convierte imágenes de texto en texto codificado por máquina.

   • Clasificación y Extracción: Definir cómo se categorizan los documentos y cómo se extraen los datos de los documentos.

   • Búsqueda de Datos Maestros: Configurar búsquedas para validar o complementar los datos extraídos con datos maestros preexistentes.

   • Lista de Valores: Gestionar listas predefinidas que se utilizan en la entrada y validación de datos.

   • Exportar: Configurar cómo y dónde se exportan los documentos y datos procesados.

   • Módulo: Módulos adicionales que se pueden configurar para extender la funcionalidad.

3. Licencias de API: Gestionar claves de API y monitorear estadísticas de uso para las API utilizadas por DocBits.

4. Configuración de Proveedores: Configurar y gestionar ajustes específicos para proveedores, posiblemente integrándose con sistemas de gestión de proveedores.

5. Gestión de Caché: Ajustar configuraciones relacionadas con la caché de datos para mejorar el rendimiento del sistema.

Visión general

La sección de Tipos de Documentos enumera todos los tipos de documentos reconocidos y procesados por Docbits. Los administradores pueden gestionar varios aspectos como diseño, definiciones de campos, reglas de extracción y más para cada tipo de documento. Esta personalización es clave para garantizar un manejo preciso de los datos y el cumplimiento de los estándares organizativos.

Funciones clave y opciones

1. Lista de Tipos de Documentos:

• Cada fila representa un tipo de documento como Factura, Nota de Crédito, Nota de Entrega, etc.

• Los tipos de documentos pueden ser estándar o personalizados, como se indica con etiquetas como "Estándar".

1. Editar diseño: Esta opción permite a los administradores modificar la configuración del diseño del documento, que incluye definir cómo aparece el documento y dónde se encuentran los campos de datos.

2. Subtipos de Documentos: Si algún tipo de documento tiene subcategorías, esta opción permite a los administradores configurar ajustes específicos para cada subtipo.

3. Columnas de la tabla: Personalice qué columnas de datos deben aparecer cuando se ve el tipo de documento en listas o informes.

4. Campos: Gestione los campos de datos asociados con el tipo de documento, incluyendo la adición de nuevos campos o la modificación de los existentes.

5. Entrenamiento del Modelo: Configure y entrene el modelo utilizado para reconocer y extraer datos de los documentos. Esto puede implicar establecer parámetros para modelos de aprendizaje automático que mejoran con el tiempo y más datos.

6. Regex: Configure expresiones regulares que se utilizan para extraer datos de documentos basados en patrones. Esto es particularmente útil para la extracción de datos estructurados.

7. Scripts: Escriba o modifique scripts que ejecuten reglas de procesamiento personalizadas o flujos de trabajo para documentos de este tipo.

8. EDI (Intercambio Electrónico de Datos): Configure ajustes relacionados con el intercambio de documentos en formatos electrónicos estandarizados.

Visión general

El Gestor de Diseño permite a los administradores configurar y modificar visualmente el diseño de los tipos de documento al establecer propiedades para varios campos de datos y grupos dentro de un documento. Esta interfaz ayuda a garantizar que los modelos de extracción y los puntos de entrada de datos manuales se alineen precisamente con la estructura del documento escaneado o cargado en DocBits.

Componentes clave

1. Grupos y Campos:

• Grupos: Unidades organizativas dentro de un tipo de documento que categorizan campos relacionados (por ejemplo, Detalles de la Factura, Detalles de Pago). Estos pueden expandirse o contraerse y organizarse para reflejar el agrupamiento lógico en el documento real.

• Campos: Puntos de datos individuales dentro de cada grupo (por ejemplo, Número de Factura, Términos de Pago). Cada campo se puede personalizar para la captura, visualización y procesamiento de datos.

1. Panel de Propiedades:

• Este panel muestra las propiedades del campo o grupo seleccionado, permitiendo una configuración detallada, como:

• Etiqueta: La etiqueta visible para el campo en la interfaz de usuario.

• Nombre del Campo: El identificador técnico utilizado dentro del sistema.

• Ancho del Elemento en Porcentaje: Determina el ancho del campo en relación con el diseño del documento.

• Índice de Pestaña: Controla el orden de tabulación para la navegación.

• Ejecutar Script al Cambiar: Si se debe ejecutar un script cuando cambia el valor del campo.

• Mostrar Etiqueta a la Izquierda: Si la etiqueta se muestra a la izquierda del campo o encima de él.

• Es Textarea: Especifica si el campo debe ser un área de texto, que permite cantidades mayores de texto.

• Seleccionar Tipo de Modelo: Opción para seleccionar qué tipo de modelo manejará la extracción de este campo.

• Longitud del Campo: Longitud máxima de datos que se aceptarán en este campo.

• Palabras Clave Prohibidas: Palabras clave que no están permitidas dentro del campo.

1. Vista Previa de la Plantilla:

• Muestra una vista previa en tiempo real de cómo se verá el documento según la configuración de diseño actual. Esto ayuda a garantizar que el diseño coincida con la estructura real del documento y es vital para probar y refinar la configuración de procesamiento del documento.

Visión general

Los Tipos de Documentos Secundarios son básicamente versiones especializadas de los tipos de documentos principales. Por ejemplo, bajo el tipo de documento principal "Factura," puede haber subtipos como "Factura Estándar," "Factura Proforma" y "Nota de Crédito," cada uno con requisitos de datos ligeramente diferentes o reglas de procesamiento.

Características Clave y Opciones

1. Lista de Subtipos:

• Cada fila representa un subtipo de un tipo de documento principal.

• Incluye el nombre del subtipo y un conjunto de acciones que se pueden realizar en él.

1. Acciones:

• Campos: Configurar qué campos de datos se incluyen en el subtipo y cómo se gestionan.

• Editar Diseño: Modificar el diseño visual de cómo se muestra y se introduce la información para este subtipo.

• Scripts: Adjuntar o editar scripts que ejecutan operaciones específicas cuando se procesan documentos de este subtipo.

• Copiar: Duplicar una configuración de subtipo existente para usarla como base para una nueva.

• Eliminar: Eliminar el subtipo si ya no es necesario.

1. Agregar Nuevos Subtipos:

• El botón "+ Nuevo" permite a los administradores crear nuevos subtipos, definiendo propiedades y reglas únicas según sea necesario.

Los Tipos de Documentos Secundarios en Docbits proporcionan una forma flexible y poderosa de manejar una variedad de documentos dentro de un único sistema, asegurando que cada tipo y subtipo se procese con precisión y eficiencia de acuerdo con sus especificaciones únicas.

Visión general

La configuración de Campos proporciona una interfaz de usuario donde los administradores pueden gestionar las propiedades y el comportamiento de los campos de datos individuales asociados con un tipo de documento. Cada campo se puede ajustar para optimizar la precisión y eficiencia de la captura y validación de datos.

Funciones clave y opciones

1. Configuración de Campos:

• Nombres de Campo: Enumera los nombres de los campos, que suelen corresponder a los elementos de datos dentro del documento, como "Número de Factura" o "Fecha de Orden de Compra".

• Requerido: Los administradores pueden marcar campos como obligatorios, asegurando que los datos deben ser ingresados o capturados para que estos campos completen el procesamiento del documento.

• Solo Lectura: Los campos se pueden establecer como de solo lectura para evitar modificaciones después de la captura de datos o durante ciertas etapas del procesamiento del documento.

• Oculto: Los campos se pueden ocultar de la vista en la interfaz de usuario, útil para información sensible o para simplificar los flujos de trabajo del usuario.

1. Configuraciones Avanzadas:

• Forzar Validación: Asegura que los datos ingresados en un campo cumplan ciertas reglas de validación antes de ser aceptados.

• OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Este interruptor se puede activar para habilitar el procesamiento OCR para un campo específico, útil para la extracción automatizada de datos de documentos escaneados o digitales.

• Puntuación de Coincidencia: Los administradores pueden definir una puntuación de coincidencia, un umbral utilizado para determinar el nivel de confianza en el reconocimiento o coincidencia de datos, lo que afecta cómo se realizan las validaciones de datos y controles de calidad.

1. Botones de Acción:

• Crear Nuevo Campo: Permite agregar nuevos campos al tipo de documento.

• Iconos de Edición: Cada campo tiene un icono de edición que permite a los administradores configurar aún más ajustes específicos del campo, como tipo de datos, valores predeterminados o lógica empresarial conectada.

• Guardar Configuraciones: Guarda los cambios realizados en las configuraciones de campo.

Visión general

El Entrenamiento del Modelo permite a los administradores supervisar y gestionar el entrenamiento de modelos de aprendizaje automático específicos para cada tipo de documento. Al proporcionar una interfaz estructurada para importar datos de muestra, entrenar modelos y probar su rendimiento, Docbits asegura que sus capacidades de extracción de datos mejoren continuamente con el tiempo.

Funciones clave y opciones

1. Visión general de métricas:

• Muestra: Número de documentos de muestra utilizados para el entrenamiento.

• Exportados: Número de documentos que se han exportado con éxito después del procesamiento.

• Empresa Σ: Número total de documentos específicos de la empresa procesados.

• Total Σ: Número total de documentos procesados en todas las categorías.

1. Opciones de entrenamiento y prueba:

• Importar: Permite a los administradores importar nuevos conjuntos de datos de entrenamiento que suelen ser muestras estructuradas de documentos que el sistema debería reconocer.

• Entrenar Modelo: Inicia el proceso de entrenamiento utilizando los datos importados para mejorar las capacidades de reconocimiento y extracción del sistema.

• Probar Clasificación: Permite probar el modelo para evaluar su rendimiento en la clasificación y extracción de datos de documentos nuevos o no vistos.

1. Botones de acción:

• Crear Campo: Agregar nuevos campos de datos que el modelo debería reconocer y extraer.

• Acciones: Este menú desplegable puede incluir opciones como ver detalles, editar configuraciones o eliminar datos de entrenamiento.

En DocBits, la configuración de Expresiones Regulares permite a los administradores definir patrones personalizados que el sistema utiliza para encontrar y extraer datos de documentos. Esta función es especialmente útil en situaciones donde es necesario extraer datos de texto no estructurado o cuando los datos siguen un formato predecible que puede ser capturado utilizando patrones de regex.

Características Clave y Opciones

1. Gestión de Expresiones Regulares:

• Agregar: Permite crear un nuevo patrón de regex para un tipo de documento específico.

• Guardar Cambios: Guarda las modificaciones en las configuraciones de regex existentes.

• Patrón: Aquí puedes definir el patrón de regex que coincide con el formato de datos específico requerido.

• Origen: Es el Origen del Documento - Por ejemplo, puedes definir un Regex diferente en Alemania

Visión general

La interfaz de Columnas de la Tabla en Docbits se utiliza para especificar las columnas que aparecen en las tablas de datos para cada tipo de documento. Cada columna se puede configurar para contener tipos específicos de datos, como cadenas o valores numéricos, y puede ser esencial para las funciones de ordenación, filtrado e informes dentro de Docbits.

Características clave y opciones

1. Configuración de Columnas:

• Nombre de la Columna: El identificador de la columna en la base de datos.

• Título: El título legible por humanos de la columna que aparecerá en la interfaz.

• Tipo de Columna: Define el tipo de datos de la columna (por ejemplo, STRING, AMOUNT), lo que determina qué tipo de datos se pueden almacenar en la columna.

• Nombre de la Tabla: Indica a qué tabla pertenece la columna, vinculándola a un tipo de documento específico como INVOICE_TABLE.

1. Acciones:

• Editar: Modificar la configuración de una columna existente.

• Eliminar: Eliminar la columna de la tabla, lo cual es útil si los datos ya no son necesarios o si la estructura de datos del tipo de documento cambia.

1. Agregar Nuevas Columnas y Tablas:

• Agregar Nueva Columna de Tabla: Abre un cuadro de diálogo donde puedes definir una nueva columna, incluyendo su nombre, si es requerida, su tipo de datos y la tabla a la que pertenece.

• Crear Nueva Tabla: Permite la creación de una nueva tabla, definiendo un nombre único que se utilizará para almacenar datos relacionados con un conjunto específico de tipos de documento.

Esta sección es vital para mantener la integridad estructural y la usabilidad de los datos dentro del sistema de Docbits, asegurando que los datos extraídos de los documentos se almacenen de manera organizada y accesible.

Visión general

Los scripts en DocBits suelen estar escritos en un lenguaje de script compatible con el sistema Python. Se activan durante el flujo de procesamiento de documentos para aplicar lógica empresarial compleja o garantizar la integridad y precisión de los datos antes de que se procesen o almacenen más.

Funciones clave y opciones

1. Gestión de scripts:

   • Nombre: A cada script se le asigna un nombre único para su identificación.

   • Tipo de documento: Asocia el script con un tipo de documento específico, determinando en qué documentos se aplicará el script.

   • Disparador en: Define cuándo se activa el script (por ejemplo, al cargar un documento, antes de exportar datos, después de la validación de datos).

   • Estado activo/inactivo: Permite a los administradores activar o desactivar scripts sin eliminarlos, lo que proporciona flexibilidad en pruebas e implementación.

2. Editor de scripts:

   • Proporciona una interfaz donde se pueden escribir y editar scripts. El editor suele admitir resaltado de sintaxis, resaltado de errores y otras funciones para ayudar en el desarrollo de scripts.

   • Ejemplo de script: Los scripts pueden incluir operaciones como recorrer líneas de factura para validar totales o eliminar entradas que no cumplan ciertos criterios.

Descripción general

El área de Más configuraciones permite a los administradores configurar diversos aspectos del procesamiento de documentos que no están cubiertos en las configuraciones básicas. Esto incluye opciones para la extracción de tablas, revisión de documentos, generación de PDFs, procesos de aprobación y configuraciones específicas para operaciones como órdenes de compra o contabilidad.

Características clave y opciones

Extracción de tablas: Omitir validación de tablas: Permite omitir el proceso de validación de datos de las tablas, lo que puede ser útil en escenarios donde la validación de datos necesita ser más flexible.

En revisión: Diseño del formulario de revisión: Configura el diseño y los campos que aparecen en los formularios de revisión utilizados durante el proceso de revisión de documentos.

Generación de PDF: Plantilla de diseño: Especifica la plantilla utilizada para generar versiones PDF de los documentos, lo cual puede ser crucial para archivado o comunicación externa.

Aprobación: Aprobar antes de exportar: Asegura que los documentos deben ser aprobados antes de que puedan ser exportados del sistema. Segunda aprobación: Añade una capa adicional de aprobación para una validación más rigurosa, mejorando el control sobre el procesamiento de documentos.

Orden de compra / Contabilidad automática: Tabla de OC en el creador de diseño: Permite la inclusión de tablas de órdenes de compra en el creador de diseño para crear diseños personalizados de documentos. Orden de compra: Activa el procesamiento de documentos de órdenes de compra dentro del sistema. Configuración de tolerancia de OC: Establece niveles de tolerancia para las cantidades en órdenes de compra, lo que ayuda a gestionar pequeñas discrepancias sin marcarlas como errores.

Exportación alternativa de documentos: Desactivar estados de OC: Permite desactivar ciertos estados de las órdenes de compra durante el proceso de exportación, brindando flexibilidad en la gestión de los pedidos.

Mapeo de números de artículos del proveedor: Una configuración útil que asigna los números de artículos del proveedor a los números de artículos internos, asegurando precisión en la gestión de inventario y órdenes de compra.

Aquí hay algunas recomendaciones probadas para usar configuraciones de manera efectiva para optimizar el procesamiento de documentos, mejorar la precisión de los datos y garantizar el cumplimiento.

Estandarizar plantillas y configuraciones de idioma:

• Crear pautas claras para el uso de plantillas de formato y configuraciones de idioma para asegurar que todos los documentos sean consistentes.

• Capacitar regularmente a los empleados sobre el uso correcto de plantillas y configuraciones de idioma.

Habilitar autocorrección y revisión ortográfica:

• Animar a los empleados a revisar la ortografía antes de finalizar un documento para identificar y corregir errores tipográficos y gramaticales.

Usar control de versiones y seguimiento de cambios:

• Utilizar control de versiones y seguimiento de cambios para rastrear el historial de ediciones y asegurar la trazabilidad de los cambios.

• Documentar cuidadosamente los cambios y comentarios para apoyar el proceso de revisión y facilitar la colaboración.

Configuración cuidadosa de la seguridad del documento:

• Establecer restricciones de acceso claras para asegurar que los documentos confidenciales solo puedan ser vistos y editados por personas autorizadas.

• Actualizar regularmente contraseñas y derechos de acceso para garantizar la seguridad y cumplir con los requisitos de cumplimiento.

Capacitación y actualizaciones regulares:

• Capacitar regularmente a los empleados sobre cómo usar DocBits y sus características de manera efectiva.

• Mantenerse al día con las actualizaciones y nuevas características e implementarlas según sea necesario para mejorar la eficiencia y la seguridad.

Flujos de trabajo y políticas documentadas:

• Crear políticas y flujos de trabajo claros para el procesamiento de documentos que cubran el uso de las diversas configuraciones y características.

• Documentar los requisitos de cumplimiento y asegurar que todos los empleados los comprendan y los sigan.

Al implementar estas mejores prácticas, puede aumentar la eficiencia en DocBits, mejorar la precisión de los datos y garantizar que cumpla con los requisitos de cumplimiento relevantes.

Descripción General

Como administrador, tienes la capacidad de ver y gestionar los mapeos entre los números de artículos internos y los números de artículos de los proveedores. Esta función asegura que las discrepancias entre tu sistema y los sistemas de tus proveedores se manejen de manera eficiente. Puedes revisar, editar y eliminar mapeos incorrectos para mantener la precisión de los datos.

Accediendo al Mapa de Números de Artículos de Proveedores

1. Navegar a Configuración:

   • Ve a la sección de Configuración en tu panel de administración.

2. Acceder a Tipos de Documentos:

   • Bajo Configuración, selecciona Tipos de Documentos.

3. Más Configuraciones:

   • Haz clic en Más Configuraciones para acceder a opciones de configuración adicionales.

4. Mapa de Números de Artículos de Proveedores:

   • En la sección de Más Configuraciones, encontrarás la tabla de Mapa de Números de Artículos de Proveedores. Esta tabla lista todos los mapeos actuales entre tus números de artículos internos y los números de artículos correspondientes de los proveedores.

Gestión de Mapeos de Números de Artículos

1. Visualizando Mapeos:

   • La tabla muestra las siguientes columnas:

     • ID del Proveedor: El identificador único para el proveedor.

     • Número de Artículo: Tu número de artículo interno para el producto.

     • Número de Artículo del Proveedor: El número de artículo correspondiente utilizado por el proveedor.

     • Acción: Opciones para gestionar los mapeos.

2. Eliminando Mapeos Incorrectos:

   • Si identificas un mapeo incorrecto, puedes eliminarlo haciendo clic en el ícono de la papelera (🗑) en la columna de Acción.

   • Aparecerá un mensaje de confirmación para asegurarte de que deseas eliminar el mapeo.

3. Editando Mapeos:

   • (Si aplica) También puedes tener la opción de editar mapeos existentes para corregir cualquier discrepancia. Esto podría implicar hacer clic en el número de artículo o del proveedor para realizar cambios.

Ejemplo de Flujo de Trabajo

1. Identificar Discrepancias:

   • Revisa regularmente el Mapa de Números de Artículos de Proveedores para identificar cualquier discrepancia o mapeo incorrecto.

2. Eliminar Mapeos Incorrectos:

   • Para cualquier mapeo incorrecto, haz clic en el ícono de la papelera para eliminarlos.

3. Reingresar Mapeos Correctos:

   • Asegúrate de que los mapeos correctos se ingresen ya sea manualmente durante la siguiente transacción o editando las entradas existentes si el sistema lo permite.

Incluso con una configuración cuidadosa, el procesamiento de documentos a veces puede encontrar problemas. Aquí hay algunos consejos de solución de problemas para problemas comunes que pueden surgir de las configuraciones:

Configuraciones de orden adicionales:

• Verifique que todos los parámetros adicionales estén configurados correctamente y cumplan con los requisitos comerciales.

• Asegúrese de que la configuración coincida con los requisitos del sistema y las necesidades del usuario.

Exportar a IDM:

• Asegúrese de que la conexión al sistema IDM esté configurada correctamente y que todos los permisos necesarios estén en su lugar.

• Verifique que el formato del documento sea compatible con los requisitos del sistema IDM.

Configuraciones de tolerancia adicionales:

• Asegúrese de que los límites de tolerancia sean realistas y factibles.

• Verifique regularmente que los límites de tolerancia cumplan con los requisitos comerciales actuales.

Exportación alternativa de documentos:

• Pruebe la exportación en diferentes formatos para asegurarse de que toda la información requerida se exporte correctamente.

• Asegúrese de que los formatos de exportación sean compatibles con los requisitos de los destinatarios o sistemas de destino.

Estado de desactivación de la orden:

• Revise la configuración de desactivación de estado para asegurarse de que no esté bloqueando innecesariamente el flujo de trabajo.

• Asegúrese de que todos los usuarios estén al tanto de los cambios de estado y sepan cómo responder.

Al aplicar estas configuraciones y mejores prácticas, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de procesamiento de documentos, mejorar la precisión de los datos y garantizar el cumplimiento normativo.

Configurar notificaciones por correo electrónico es fundamental. Las notificaciones por correo electrónico en DocBits se pueden configurar para notificar a los usuarios sobre varios eventos relacionados con documentos, tales como: finalización del procesamiento, errores de importación o exportación, o solicitudes de intervención del usuario. Esta herramienta es esencial para mantener una comunicación efectiva y la continuidad operativa en entornos de procesamiento de documentos. Aquí hay algunas razones por las que esto es importante:

Comunicación en tiempo real:

• Las alertas por correo electrónico permiten a los usuarios ser notificados de inmediato sobre eventos o cambios importantes en su sistema de gestión de documentos. Esto asegura que todas las partes relevantes estén informadas de inmediato sobre actualizaciones importantes.

Transparencia y trazabilidad:

• Al configurar notificaciones por correo electrónico, los usuarios pueden rastrear y monitorear el estado de los eventos de procesamiento de documentos. Esto mejora la transparencia y la trazabilidad en el sistema de gestión de documentos.

Reacciones oportunas:

• La notificación automática de eventos como liberaciones de documentos, comentarios o aprobaciones permite a los usuarios responder rápidamente a solicitudes o actualizaciones. Esto ayuda a aumentar la eficiencia y la productividad.

Automatización de flujos de trabajo:

• Las notificaciones por correo electrónico se pueden integrar en flujos de trabajo para enviar automáticamente notificaciones a los usuarios relevantes cuando se realizan ciertas acciones. Esto permite una automatización fluida de los procesos empresariales.

Recordatorios y plazos:

• La configuración de notificaciones por correo electrónico se puede utilizar para recordar a los usuarios sobre plazos próximos o tareas pendientes. Esto ayuda a asegurar que las tareas importantes se completen a tiempo.

En general, la configuración de notificaciones por correo electrónico desempeña un papel importante en la mejora de la comunicación, el aumento de la eficiencia y la garantía de que los eventos de procesamiento de documentos se gestionen de manera oportuna y efectiva. Al automatizar las notificaciones, las organizaciones pueden asegurarse de que la información importante no se pierda y de que todas las partes relevantes estén siempre actualizadas.

Esta configuración es crítica para garantizar que los interesados estén informados sobre el estado de procesamiento de documentos importantes, lo que ayuda en la toma de decisiones rápida y en la gestión eficiente de los flujos de trabajo de documentos.

Visión general

En Docbits, la configuración de EDI proporciona herramientas para definir y gestionar la estructura y formato de los mensajes EDI que corresponden a varios tipos de documentos, como facturas u órdenes de compra. La configuración permite la personalización de los mensajes EDI para cumplir con los estándares y requisitos específicos de diferentes socios comerciales e industrias.

Funciones clave y opciones

1. Elementos de configuración de EDI:

• Descriptor de estructura: Define la estructura básica del documento EDI, incluido el orden de los segmentos, campos obligatorios y calificadores necesarios para que el documento EDI sea válido.

• Transformación: Especifica las transformaciones aplicadas para convertir los datos del documento en un mensaje con formato EDI. Esto implica especificar asignaciones de campos del documento a segmentos y elementos EDI.

• Vista previa: Permite a los administradores ver cómo se verá el mensaje EDI después de la transformación, lo que ayuda a garantizar la precisión antes de la transmisión.

• Rutas de extracción: Muestra las rutas utilizadas para extraer valores del documento, que luego se utilizan para completar el mensaje EDI.

1. Editor XSLT:

• Se utiliza para editar y validar el XSLT (Transformaciones de Lenguaje de Hojas de Estilo Extensible) utilizado en el proceso de transformación. XSLT es un lenguaje potente diseñado para transformar documentos XML en otros documentos XML u otros formatos como HTML, texto o incluso otras estructuras XML.

Para acceder a la configuración de notificaciones por correo electrónico, sigue estos pasos:

• Navega a la sección de Configuración Global en tu cuenta de usuario o panel de administración.

• Busca la opción de notificaciones por correo electrónico.

• Haz clic en la opción correspondiente para abrir la configuración de notificaciones por correo electrónico.

Dentro de estas configuraciones, puedes realizar las configuraciones deseadas para asegurarte de recibir notificaciones de acuerdo a tus preferencias. Recuerda ajustar la configuración según tus necesidades y asegurarte de que cumpla con la política de privacidad y los estándares de seguridad de tu organización.

Crear nueva notificación:

• Haz clic en el botón para agregar o crear una nueva notificación.

Características y Opciones Clave

1. Configuración de Notificación por Correo Electrónico:

• Nombre: Ingresa el nombre aquí

• El identificador para la notificación, ayudando a los usuarios a reconocer el propósito de la configuración de notificación.

• Tipo de Documento: Selecciona el tipo de documento para el cual deseas recibir una notificación. Esto podría ser agregar un nuevo documento, eliminar un documento, actualizar un documento u otros eventos relevantes.

• Asocia la notificación con un tipo de documento específico, permitiendo alertas dirigidas basadas en el ciclo de procesamiento del documento.

• Estado: Especifica el estado o condición que debería activar una notificación cuando cambie. Esto podría ser un estado de flujo de trabajo específico, un estado de aprobación, un estado de error o cualquier otro estado relevante.

• Prioridad: selecciona la prioridad adecuada. Por ejemplo, esto podría ser "Baja", "Media" o "Alta".

• Establece el nivel de urgencia de la notificación, lo que puede priorizar la alerta por correo electrónico en la bandeja de entrada del destinatario.

• Retraso: Ingresa la cantidad de tiempo deseada para especificar el tiempo de retraso antes de enviar la notificación. Esto podría hacerse en minutos, horas o días, dependiendo de la configuración de tu sistema.

• Al configurar un tiempo de retraso antes de enviar la notificación, los usuarios tienen suficiente tiempo para cualquier cancelación o corrección antes de que se emita la alerta. Esto puede ayudar a prevenir errores y mejorar la experiencia del usuario.

• Dirección de Correo Electrónico: Ingresa las direcciones de correo electrónico de los destinatarios a quienes se debe enviar la notificación. Los usuarios pueden ingresar múltiples direcciones de correo electrónico para especificar múltiples destinatarios. Esto podría significar que las notificaciones se envían a direcciones de correo electrónico específicas según las propiedades del documento en cuestión o el rol del usuario.

Perspectivas Accionables:

• Enviar Correo Electrónico al Usuario Asignado: Una configuración opcional que, cuando está habilitada, envía automáticamente notificaciones al usuario asignado al documento, asegurando que la parte responsable esté siempre informada.

• Guardar: Después de ingresar toda la información requerida, haz clic en el botón "Guardar" para guardar la configuración de la notificación.

Para editar, desactivar o eliminar notificaciones existentes y adaptarlas a los cambios en los flujos de trabajo de procesamiento de documentos o responsabilidades de los usuarios, puedes hacer lo siguiente:

Navegar a la configuración de notificaciones: Ve a la configuración de tu sistema donde puedes gestionar las notificaciones. Puedes encontrar estas en la sección “Configuración”, “Configuración Global” y luego bajo “Notificación por correo electrónico”.

Buscar la lista de notificaciones existentes: En la configuración de notificaciones encontrarás una lista de notificaciones existentes. Esta lista te muestra todas las notificaciones que están actualmente configuradas.

Editar una notificación: Para editar una notificación existente, encuentra la notificación en la lista y selecciona la opción de editar. Esto te permite cambiar la configuración de la notificación, como el tipo de documento, estado, eventos desencadenantes o destinatarios.

Desactivar una notificación: Si deseas desactivar temporalmente una notificación, encuentra la notificación en la lista y selecciona la opción para desactivarla. Esto detendrá temporalmente la notificación sin eliminarla, para que puedas reactivarla más tarde si es necesario.

Eliminar una notificación: Para eliminar permanentemente una notificación, encuentra la notificación en la lista y selecciona la opción de eliminar. Esto eliminará completamente la notificación del sistema y no podrá ser restaurada.

Adaptarse a los Cambios: Revisa periódicamente la configuración de tus notificaciones y ajusta según sea necesario para reflejar cambios en los flujos de trabajo de procesamiento de documentos o responsabilidades de los usuarios. Esto podría incluir la actualización de notificaciones debido a nuevos eventos, responsabilidades cambiadas u otros cambios organizacionales.

Guardar los cambios: Después de realizar tus cambios, no olvides guardarlos para que surtan efecto.

Al revisar y ajustar regularmente la configuración de tus notificaciones, puedes asegurarte de que tus notificaciones siempre satisfagan las necesidades y flujos de trabajo actuales. Esto ayuda a garantizar una comunicación eficiente y asegura que las personas adecuadas sean notificadas de eventos importantes de manera oportuna.

Aquí hay algunas mejores prácticas para usar las notificaciones por correo electrónico de manera efectiva:

• Diseño claro e informativo: Asegúrate de que tus mensajes de notificación sean claros e informativos. Utiliza un lenguaje conciso para comunicar la esencia de la notificación y proporciona instrucciones claras o llamadas a la acción cuando sea necesario.

• Evitar la sobrecarga de notificaciones: Elige cuidadosamente las condiciones de activación para tus notificaciones para evitar sobrecargar a los usuarios con notificaciones innecesarias. Asegúrate de que las notificaciones solo se activen para eventos relevantes y que proporcionen un valor real para los destinatarios.

• Establecer prioridades: Si tus notificaciones tienen diferentes prioridades, asegúrate de que esto se refleje en la configuración. Por ejemplo, puedes distinguir las notificaciones urgentes de las menos importantes y actuar en consecuencia.

• Actualizar regularmente las direcciones de correo electrónico: Asegúrate de que las direcciones de correo electrónico de los usuarios se verifiquen y actualicen regularmente para garantizar que las notificaciones se envíen a los destinatarios correctos. Esto es particularmente importante cuando hay cambios de empleados o cambios en las responsabilidades.

• Personalización: Si es posible, personaliza las notificaciones incluyendo el nombre del destinatario y otra información relevante. Esto hace que las notificaciones sean más atractivas y ayuda a los usuarios a tomarlas en serio.

• Obtener retroalimentación: Solicita retroalimentación regular de los usuarios para asegurarte de que las notificaciones satisfacen sus necesidades y son efectivas. Considera la retroalimentación al ajustar la configuración de tus notificaciones.

• Pruebas y monitoreo: Prueba regularmente tus sistemas de notificación para asegurarte de que están funcionando correctamente y monitorea el rendimiento para identificar y solucionar problemas a tiempo.

Siguiendo estas mejores prácticas, puedes asegurarte de que tus notificaciones por correo electrónico sean efectivas y ayudar a garantizar una comunicación y colaboración fluida en toda tu organización.

Estos son algunos consejos y pasos adicionales de solución de problemas de notificaciones retrasadas que puedes seguir para resolver los retrasos en la entrega de notificaciones:

Notificaciones retrasadas:

• Verificar retrasos en la red:

• Asegúrate de que la red por la que se envían las notificaciones no esté congestionada o interrumpida. Los problemas de red, como la pérdida de paquetes o los retrasos, pueden afectar la entrega de correos electrónicos.

• Monitoreo de la cola de correos electrónicos:

• Verifica la cola del servidor de correo electrónico para determinar si las notificaciones están siendo encoladas y enviadas correctamente. Un gran número de correos electrónicos en la cola puede indicar problemas con el servidor de correo electrónico.

• Verificación de la configuración SMTP:

• Verifica que la configuración SMTP sea correcta y que el servidor de correo electrónico esté configurado adecuadamente para enviar correos electrónicos salientes. Revisa la configuración de autenticación y la dirección del servidor para asegurarte de que sean correctas.

• Verificar cortafuegos y configuraciones de seguridad:

• Revisa la configuración del cortafuegos y otras configuraciones de seguridad para asegurarte de que el servidor de correo electrónico esté configurado correctamente para enviar correos electrónicos salientes y que no haya puertos utilizados para el correo bloqueados. Se requiere envío.

• Verificación de la utilización del servidor:

• Verifica la utilización del servidor que aloja el sistema de gestión de documentos para asegurarte de que no haya cuellos de botella de recursos que puedan afectar la entrega de notificaciones.

Al realizar estas verificaciones adicionales, puedes identificar posibles causas de las notificaciones retrasadas y tomar las medidas adecuadas para optimizar la entrega de notificaciones y asegurar que los usuarios estén informados de manera oportuna.

Componentes de la Sección de Grupos y Permisos

1. Activar/Desactivar Grupos y Permisos: Un interruptor que permite al administrador del sistema habilitar o deshabilitar el uso de grupos y permisos en toda la plataforma. Cuando se desactiva, el sistema puede recurrir a un modelo de control de acceso menos granular.

2. Lista de Grupos: Muestra la lista de grupos de usuarios disponibles dentro de la organización. Cada grupo se puede configurar con permisos específicos. Los administradores pueden agregar nuevos grupos haciendo clic en el botón "+ Nuevo".

3. Tabla de Permisos:

• Se muestra una vez que se selecciona un grupo o se está configurando un nuevo grupo.

• Enumera todos los tipos de documentos reconocidos por el sistema (por ejemplo, FACTURA, NOTA DE CRÉDITO, NOTA DE ENTREGA).

• Para cada tipo de documento, hay casillas de verificación para diferentes permisos:

  • Ver: Permiso para ver el documento.

  • Actualizar: Permiso para modificar el documento.

  • Eliminar: Permiso para eliminar el documento del sistema.

  • Primera Aprobación: Permiso para realizar la aprobación inicial del documento.

  • Segunda Aprobación: Permiso para realizar un segundo nivel de aprobación (si corresponde).

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

Para agregar un nuevo grupo o cambiar los permisos de un grupo existente, puedes hacer lo siguiente:

• Navegar a la Configuración del Grupo: Inicia sesión en tu cuenta de administrador y ve a la Configuración del Grupo en el panel de administración.

Se abrirá esta ventana:

• Haz clic en el botón + Nuevo: Si deseas agregar un nuevo grupo, haz clic en el botón + Nuevo para comenzar el proceso de agregar un nuevo grupo.

• Completa la tabla: Proporciona el nombre del grupo y una descripción del grupo.

• Guarda los detalles: Una vez que hayas completado el nombre y la descripción del grupo, haz clic en el botón "Guardar".

Editar Grupos:

• Editar Grupos: Para editar grupos, haz clic en "editar", aquí puedes cambiar el nombre del grupo.

• Habilitar Grupos y permisos: Para que el grupo sea visible, "Grupos y permisos" deben estar habilitados.

• Verifica los resultados: Después de guardar, revisa los resultados para asegurarte de que el grupo se haya agregado, editado o actualizado correctamente.

Los grupos y permisos son críticos para la seguridad y la eficiencia operativa por varias razones.

Control de Acceso:

• Los grupos y permisos permiten a los administradores controlar el acceso a datos y recursos sensibles.

• Al asignar permisos a nivel de grupo, los administradores pueden ejercer un control granular sobre quién puede acceder a qué información.

• Esto ayuda a prevenir el acceso no autorizado y las filtraciones de datos.

Principio de Mínimos Privilegios:

• El Principio de Mínimos Privilegios establece que a los usuarios solo se les deben otorgar los permisos que necesitan para realizar su trabajo.

• Al utilizar grupos, los administradores pueden gestionar eficientemente los permisos y asegurarse de que los usuarios solo puedan acceder a los recursos relevantes para su rol o departamento particular.

Escalabilidad y Eficiencia:

• Usar grupos facilita la gestión de permisos de usuario en organizaciones grandes con muchos usuarios y recursos.

• En lugar de establecer permisos individualmente para cada usuario, los administradores pueden asignar permisos a nivel de grupo, simplificando la administración y reduciendo la carga administrativa.

Auditoría y Cumplimiento:

• Usar grupos y permisos permite a las organizaciones monitorear las actividades de acceso y cumplir con los requisitos de cumplimiento.

• Registrar eventos de acceso permite a los administradores realizar auditorías para garantizar que los permisos se gestionen adecuadamente y que no se produzca acceso no autorizado.

Flexibilidad y Adaptabilidad:

• Los grupos y permisos proporcionan flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes y a las estructuras organizativas.

• Los administradores pueden crear grupos basados en departamentos, equipos, proyectos u otros criterios y ajustar dinámicamente los permisos para garantizar que los usuarios siempre tengan acceso a los recursos que necesitan.

En general, los grupos y permisos juegan un papel clave en el aumento de la seguridad de la infraestructura de TI, mejorando la eficiencia operativa y asegurando el cumplimiento de políticas y regulaciones. Al gestionar grupos y permisos de manera inteligente, las organizaciones pueden proteger efectivamente sus datos y recursos mientras promueven la productividad de los empleados.

Aquí hay algunos escenarios donde diferentes grupos pueden necesitar diferentes niveles de acceso:

Empresas con múltiples departamentos:

• En una empresa con diferentes departamentos como finanzas, marketing y recursos humanos, los empleados de cada departamento necesitarán acceso a diferentes tipos de documentos y recursos.

• Por ejemplo, el equipo de finanzas necesita acceso a informes financieros y facturas, mientras que RRHH necesita acceso a datos de empleados y nómina.

Organizaciones de salud:

• En una organización de salud, diferentes grupos de empleados necesitarán diferentes niveles de acceso a los datos de los pacientes.

• Por ejemplo, los médicos y enfermeras necesitarán acceso a registros médicos e historiales de pacientes, mientras que el personal administrativo puede necesitar solo acceso a datos de facturación y programación.

Instituciones educativas:

• En una institución educativa como una universidad, diferentes grupos de usuarios necesitarán diferentes niveles de acceso a recursos educativos.

• Por ejemplo, los profesores necesitarán acceso a materiales de curso y calificaciones, mientras que los administradores necesitarán acceso a datos financieros e información de estudiantes.

Requisitos legales y de cumplimiento:

• Las empresas pueden necesitar implementar diferentes niveles de acceso para cumplir con requisitos legales y de cumplimiento.

• Por ejemplo, las instituciones financieras pueden necesitar asegurarse de que solo los empleados autorizados tengan acceso a datos financieros sensibles para garantizar el cumplimiento de regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

Equipos de proyecto:

• En un equipo de proyecto, diferentes miembros pueden requerir diferentes niveles de acceso a los materiales del proyecto.

• Por ejemplo, los gerentes de proyecto pueden necesitar acceso a todos los recursos del proyecto, mientras que los consultores externos pueden tener acceso solo a ciertas partes del proyecto.

En estos escenarios, es importante que los niveles de acceso se definan de acuerdo con los roles y responsabilidades de los grupos de usuarios para garantizar la seguridad de los datos mientras se mejora la eficiencia de los empleados. Al implementar control de acceso basado en roles, las organizaciones pueden asegurarse de que los usuarios solo puedan acceder a los recursos requeridos para su respectiva función.

Si tiene problemas con los permisos y no puede acceder a ciertos documentos o realizar acciones que cree que debería poder hacer, los siguientes consejos de solución de problemas pueden ayudar:

Verifique la configuración de permisos:

• Verifique la configuración de permisos para los documentos o recursos en cuestión para asegurarse de que los usuarios tengan los permisos necesarios.

• Asegúrese de que los usuarios tengan acceso ya sea directamente o a través de la membresía en grupos.

Verifique la membresía en grupos:

• Verifique que los usuarios afectados sean realmente miembros de los grupos que han recibido acceso.

• Asegúrese de que los usuarios no hayan sido eliminados accidentalmente de los grupos relevantes.

Verifique los permisos individuales:

• Verifique que los permisos individuales se hayan establecido a nivel de usuario y que puedan anular los permisos de grupo.

• Asegúrese de que estos permisos individuales estén configurados correctamente.

Verifique la configuración de herencia:

• Asegúrese de que los permisos se hereden correctamente y no estén bloqueados por carpetas principales u otras configuraciones.

Verifique el historial de permisos:

• Verifique el historial de permisos o los registros para ver si ha habido cambios recientes en los permisos que podrían estar causando los problemas actuales.

Pruebe con una cuenta de usuario diferente:

• Intente acceder a los documentos afectados con una cuenta de usuario diferente para ver si el problema es específico de un usuario o afecta a todos los usuarios.

Verifique los mensajes de error:

• Asegúrese de que los usuarios estén recibiendo mensajes de error precisos que indiquen problemas de permisos. Esto puede ayudarle a identificar y diagnosticar el problema con mayor precisión.

Actualice los permisos:

• Si todas las demás soluciones fallan, intente reconfigurar los permisos para los usuarios o grupos afectados y asegúrese de que se otorguen correctamente todos los permisos requeridos.

Al seguir estos consejos de solución de problemas, puede identificar y resolver problemas relacionados con los permisos para garantizar que los usuarios tengan los derechos de acceso requeridos y puedan trabajar de manera efectiva.

La Configuración de Usuario es un área en un sistema donde los usuarios pueden ajustar preferencias personales, configuraciones de cuenta y configuraciones de seguridad. Típicamente, la configuración de usuario incluye opciones como cambios de contraseña, información del perfil, preferencias de notificación y posiblemente permisos individuales para acceder a ciertas características o datos.

En la mayoría de las organizaciones, solo las personas autorizadas tienen acceso a la configuración de usuario, generalmente administradores o administradores del sistema. Esto se debe a que las configuraciones pueden contener información sensible que podría comprometer la seguridad del sistema si son modificadas por personas no autorizadas. Los administradores pueden gestionar la configuración de usuario para asegurar que cumpla con las políticas y requisitos organizacionales y que se mantenga la integridad del sistema.

1. Barra de Búsqueda: Permite a los administradores encontrar rápidamente usuarios buscando sus nombres u otros detalles.

2. Lista de Usuarios: Muestra una lista de usuarios con las siguientes columnas:

   • Nombre: El nombre completo del usuario.

   • Correo Electrónico: La dirección de correo electrónico del usuario, que probablemente se utiliza como su identificador de inicio de sesión.

   • Admin: Una casilla de verificación que indica si el usuario tiene privilegios administrativos. Los administradores generalmente tienen acceso a todas las configuraciones y pueden gestionar otras cuentas de usuario.

   • Acciones: Esta columna generalmente incluye botones o enlaces para realizar acciones como editar detalles del usuario, restablecer contraseñas o eliminar la cuenta del usuario.

3. Botón Agregar Usuario: Este botón se utiliza para crear nuevas cuentas de usuario. Hacer clic en él normalmente abriría un formulario donde puedes ingresar los detalles del nuevo usuario, como su nombre, correo electrónico y si debe tener derechos de administrador.

Instrucciones paso a paso para agregar un nuevo usuario:

• Acceder a la Gestión de Usuarios: Navega a Configuración - Configuración Global - Grupos, Usuario y Permisos - Usuario, donde puedes agregar nuevos usuarios.

• Agregar nuevo usuario: En la configuración de usuario, haz clic en “Agregar usuario”

• Rellenar el formulario: Aparecerá un formulario donde puedes ingresar la información del nuevo usuario. La información típica incluye:

• Nombre de Usuario: Nombre único para el usuario utilizado para iniciar sesión.

• Nombre y Apellido: Nombre del usuario.

• Dirección de Correo Electrónico: La dirección de correo electrónico del usuario utilizada para comunicaciones y notificaciones.

• Contraseña: Una contraseña para el usuario que debe cumplir con las políticas de seguridad.

• Rol del Usuario: Establecer el rol del usuario, por ejemplo, usuario estándar o administrador.

• Iniciando sesión como administrador: Inicie sesión con sus privilegios de administrador.

• Accediendo a la gestión de usuarios: Navegue a la configuración de usuarios donde puede editar usuarios existentes.

• Seleccionando usuarios: Encuentre y seleccione al usuario cuyos detalles desea cambiar. Esto se puede hacer haciendo clic en el nombre de usuario o en un botón de edición junto al usuario.

• Editando detalles del usuario: Aparecerá un formulario que contiene los detalles actuales del usuario. Edite los campos requeridos de acuerdo con los cambios que desea realizar. Los detalles típicos a editar incluyen:

  • Nombre y apellido

  • Dirección de correo electrónico

  • Rol de usuario o nivel de permiso

• Guardando Cambios: Revise cualquier cambio que haya realizado y haga clic en Guardar para guardar los nuevos detalles del usuario.

• Revise el impacto de los cambios de rol: Si cambió el rol del usuario, revise el impacto de ese cambio en los niveles de acceso de seguridad. Asegúrese de que después del cambio de rol, el usuario tenga los permisos necesarios para continuar realizando sus funciones.

• Enviar notificación (opcional): Puede enviar una notificación al usuario para informarle sobre los cambios realizados.

Después de completar estos pasos, los detalles del usuario se actualizan correctamente y el usuario tiene la nueva información y permisos de acuerdo con los cambios realizados.

Eliminando Usuarios:

• Seleccionando Usuarios: Encuentre y seleccione al usuario cuyo acceso desea eliminar. Esto se puede hacer haciendo clic en el nombre del usuario o en un botón de edición junto al usuario.

• Eliminando Acceso: Haga clic en "eliminar" para quitar al usuario.

• Confirmación: Se le pide que confirme la eliminación del usuario.

• Notificación Opcional: Puede enviar opcionalmente una notificación al usuario para informarle sobre la eliminación de su acceso.

• Revisar Tareas y Documentos: Antes de eliminar al usuario, revise qué tareas o documentos están asignados al usuario. Mueva o transfiera la responsabilidad de esas tareas o documentos a otro usuario para asegurarse de que nada se pierda o quede sin terminar.

• Guardar Cambios: Confirme la eliminación del usuario y guarde los cambios.

Siguiendo estos pasos, puede asegurarse de que el acceso del usuario se elimine de manera segura mientras gestiona adecuadamente todas las tareas y documentos relevantes.

Aquí hay explicaciones detalladas del significado y uso de los ajustes listados en el procesamiento de documentos para facilitar flujos de trabajo individuales y controlados:

Omitir Validación de Tablas:

Propósito:

• Esta configuración permite omitir la validación de tablas.

Uso:

• Esto es útil cuando se utilizan tablas cuya estructura cambia con frecuencia o cuando la validación causa retrasos innecesarios. Omitir la validación puede acelerar el procesamiento, pero esto solo debe usarse si la calidad de los datos está asegurada de otra manera.

Detección de Documentos Duplicados

Propósito:

• Esta configuración permite la detección automática de documentos duplicados basándose en campos seleccionados.

Uso:

• Esta herramienta está diseñada para prevenir que los mismos documentos sean procesados dos veces, asegurando la eficiencia en el flujo de trabajo de procesamiento.

Diseño en Formulario de Revisión:

Propósito:

• Esta configuración permite diseñar documentos directamente en modo de revisión.

Uso:

• Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones durante la revisión y realizar cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.

Diseño de Formulario de Rechazo:

Propósito:

• Esta configuración permite diseñar la vista de documentos rechazados directamente.

Uso:

• Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones mientras se realizan cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.

Plantilla de Diseño:

Propósito:

• Plantillas para estandarizar diseños y formatos de documentos.

Uso:

• Facilita la creación de documentos consistentes y profesionales. Las empresas pueden crear sus propias plantillas de diseño que sigan las pautas de marca y estándares de formato, aumentando la eficiencia y mejorando la apariencia de los documentos.

Exportar a IDM (Gestión de Documentos de Información):

Propósito:

• Esta configuración permite exportar documentos a un Sistema de Gestión de Documentos de Información (IDM).

Uso:

• Esta función se utiliza para exportar documentos directamente desde el sistema de creación o revisión a un sistema IDM para almacenar, gestionar y facilitar el acceso a ellos de manera centralizada. Esto mejora la organización y trazabilidad de los documentos, asegura que se mantengan de forma segura y facilita el cumplimiento de las regulaciones de cumplimiento.

Aprobación:

Propósito:

• Flujo de trabajo de aprobación de documentos.

Uso:

• Define los pasos y responsabilidades de aprobación. Esta configuración es crítica para el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos regulatorios. Asegura que todas las partes relevantes hayan revisado y aprobado el documento antes de que se finalice. Una vez que el documento está finalizado, se puede sellar con un sello de aprobación.

Formulario de Aprobación de Diseño:

Formulario de Aprobación de Diseño v2:

Formulario de Segunda Aprobación de Diseño:

Orden de Compra / Contabilidad Automática:

Propósito:

• Automatiza el procesamiento y registro de órdenes de compra.

Uso:

• Facilita la creación y procesamiento automáticos de órdenes de compra y su registro en sistemas financieros. Esto ahorra tiempo, reduce errores y mejora la eficiencia en el proceso de compras y contabilidad.

Tabla de OC en Constructor de Diseño:

Propósito:

• Permite la integración de tablas de órdenes de compra en el diseño de documentos.

Uso:

• Diseña tablas de órdenes de compra directamente en el Constructor de Diseño y las adapta a requisitos específicos. Esto asegura un diseño fluido y consistente de documentos que contienen información de órdenes de compra.

Exportar líneas de OC no coincidentes:

Propósito:

• Exporta líneas de órdenes de compra que no coinciden con las órdenes de compra existentes.

Uso:

• Identifica y exporta líneas que pueden contener errores o requerir revisión especial. Esto ayuda a detectar y corregir discrepancias antes de que se completen las órdenes.

Configuraciones de Tolerancia de OC:

Propósito:

• Define límites de tolerancia para desviaciones en órdenes de compra.

Uso:

• Determina cuánto desvío del pedido es aceptable sin requerir aprobación adicional.

• Esto incluye desviaciones de precio o cantidad. Esta configuración ayuda a agilizar el proceso de aprobación y evitar retrasos innecesarios.

Configuraciones Adicionales de Tolerancia de OC:

Propósito:

• Estas configuraciones proporcionan opciones de configuración avanzadas para órdenes de compra (OC) para cumplir con requisitos comerciales específicos.

Uso:

• Puedes establecer parámetros y condiciones adicionales para órdenes de compra, como términos de entrega, términos de pago específicos. Esto facilita el control preciso y la personalización de los procesos de órdenes de compra, mejorando así la eficiencia y precisión en las compras.

Exportación Alternativa de Documentos:

Propósito:

• Esta configuración permite exportar documentos en diferentes formatos o mediante métodos alternativos.

Uso:

• Puedes especificar en qué formatos (por ejemplo, PDF, DOCX, XML) o a través de qué canales (por ejemplo, correo electrónico, almacenamiento en la nube) se deben exportar los documentos. Esto aumenta la flexibilidad y permite que los documentos se exporten de acuerdo con los requisitos de diferentes destinatarios o sistemas.

Desactivar Estados de OC:

Propósito:

• Esta configuración permite desactivar o bloquear ciertos estados de órdenes de compra para controlar el flujo de trabajo.

Uso:

• Las empresas pueden especificar qué estados deben ser desactivados en ciertas situaciones para evitar que las órdenes sean editadas o modificadas incorrectamente. Esto es útil para asegurar la integridad y consistencia del proceso de órdenes de compra.

• Por ejemplo, una orden que ya ha sido aprobada y liberada para entrega no podría ser procesada o cancelada.

Importancia para flujos de trabajo controlados

Configuraciones Adicionales de OC:

Personalización individual:

• Permite el ajuste de los ajustes de la orden a requisitos comerciales específicos, lo que aumenta la eficiencia y precisión en las compras.

Procesos controlados:

• Apoya la implementación de reglas y procedimientos de compra detallados.

Configuraciones Adicionales de Tolerancia de OC:

Procesos de aprobación eficientes:

• Minimiza pasos de aprobación innecesarios al establecer límites de tolerancia claros.

Gestión de riesgos:

• Ayuda a identificar desviaciones significativas en una etapa temprana y tomar medidas adecuadas.

Exportación Alternativa de Documentos:

Flexibilidad:

• Permite la exportación de documentos en diferentes formatos que cumplen con los requisitos de diferentes sistemas y destinatarios.

Eficiencia:

• Automatiza el proceso de exportación, reduciendo el trabajo manual y los errores.

Desactivar Estados de OC:

Control del proceso:

• Previene cambios o ediciones no deseadas en órdenes que ya están en un estado avanzado.

Seguridad:

• Protege la integridad del proceso de pedido y asegura que solo se realicen cambios autorizados.

Habilitar o deshabilitar el sistema de permisos usando el interruptor tiene varios efectos en la funcionalidad de DocBits.

Habilitando el sistema de permisos:

• Cuando el sistema de permisos está habilitado, se aplican los permisos de acceso para usuarios y grupos.

• A los usuarios solo se les concede acceso a los recursos a los que están explícitamente autorizados a acceder según los permisos asignados.

• Los administradores pueden gestionar los permisos para usuarios individuales y grupos y asegurarse de que solo las personas autorizadas puedan ver o editar los datos.

Deshabilitando el sistema de permisos:

• Cuando el sistema de permisos está deshabilitado, se eliminan todos los permisos de acceso y los usuarios generalmente tienen acceso sin restricciones a todos los recursos.

• Esto puede ser útil cuando se requiere colaboración abierta temporalmente sin las restricciones del control de acceso.

• Sin embargo, puede haber un mayor riesgo de fuga de datos o acceso no autorizado, ya que los usuarios pueden acceder a información sensible a la que no están autorizados a acceder.

Habilitar o deshabilitar el sistema de permisos es una decisión importante basada en los requisitos de seguridad y la forma en que opera la organización. En entornos donde la privacidad y el control de acceso son críticos, es común dejar el sistema de permisos habilitado para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos. En otros casos, deshabilitar el sistema de permisos puede ser temporalmente necesario para facilitar la colaboración, pero debe usarse con precaución para minimizar los posibles riesgos de seguridad.

Descripción General

Esta guía explica cómo los administradores pueden definir configuraciones de control de acceso para diferentes grupos de usuarios en DocBits. Cada grupo puede ser configurado con permisos personalizados a nivel de documento y campo.

Grupos de Control de Acceso

El panel de control de acceso permite al administrador gestionar grupos de usuarios y sus respectivos permisos. Cada grupo puede tener configuraciones específicas relacionadas con:

• Acceso a Documentos: Si el grupo puede acceder a un tipo de documento.

• Permisos a Nivel de Campo: Si el grupo puede leer, escribir o ver ciertos campos dentro de un documento.

• Permisos de Acción: Qué acciones puede realizar el grupo, como editar, eliminar, actualizar en masa y aprobar documentos.

Activación

1. Navega a Ajustes.

2. Selecciona Procesamiento de Documentos.

3. Selecciona Módulo.

4. Activa el Control de Acceso habilitando el control deslizante.

Accediendo a la Configuración del Grupo

1. Navega a Ajustes.

2. Navega a Ajustes Globales.

3. Selecciona Grupos, Usuarios y Permisos.

4. Selecciona Grupos y Permisos.

5. Para gestionar permisos para un grupo, como PROCUREMENT_DIRECTOR, haz clic en los tres puntos en el lado derecho de la pantalla.

6. Selecciona Ver Control de Acceso.

Configurando Permisos para Grupos

1. Descripción General del Control de Acceso:

   • En esta sección, puedes habilitar o deshabilitar el acceso para todos los tipos de documentos, como Invoice, Credit Note, Purchase Order, y más.

   • Puedes definir niveles de acceso tales como:

     • Acceda a: Concede acceso al tipo de documento.

     • Lista: Define si el tipo de documento es visible en la vista de lista.

     • Vista: Especifica la vista predeterminada para el documento.

     • Editar: Concede permiso para editar el documento.

     • Borrar: Permite al grupo eliminar documentos.

     • Actualización Masiva: Habilita la actualización masiva del tipo de documento.

     • Niveles de Aprobación: Establece la capacidad del grupo para aprobar documentos (Aprobación de Primer y Segundo nivel).

     • Desbloquear Documento: Define si el grupo puede desbloquear un documento para más ediciones.

   Ejemplo de configuraciones para PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Invoice: Habilitado para todos los permisos, incluyendo editar y eliminar.

   • Purchase Order: Habilitado con permisos normales para todas las acciones.

2. Permisos a Nivel de Campo:

   • Dentro de cada tipo de documento, se pueden configurar campos específicos con diferentes niveles de permisos.

   • Los permisos incluyen:

     • Lectura/Escritura: Los usuarios pueden tanto leer como escribir en el campo.

     • Lectura/Escritura propietario: Solo el propietario del documento o campo puede escribir, otros pueden leer.

     • Solo lectura: Los usuarios solo pueden ver el campo pero no modificarlo.

     • Lectura propietario/Escritura propietario: Solo el propietario del documento o campo puede escribir y leer.

     • Aprobación: Los cambios deben ser aprobados por usuarios autorizados o el administrador.

     • Ninguno: No se aplican permisos específicos al campo.

El rol de un administrador es crucial para gestionar sistemas de TI, redes y plataformas digitales en una organización. Un administrador tiene permisos y responsabilidades avanzadas que les permiten controlar varios aspectos de la infraestructura técnica y garantizar que se opere de manera eficiente y segura. Aquí están algunas de las principales responsabilidades de un administrador:

• Gestión de usuarios: Los administradores gestionan cuentas de usuario, derechos de acceso y permisos. Crean nuevas cuentas de usuario, les asignan los permisos necesarios y gestionan el control de acceso para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a ciertos recursos.

• Seguridad: Los administradores son responsables de la seguridad de los sistemas de TI para proteger contra la pérdida de datos y el acceso no autorizado.

• Solución de problemas y soporte: El administrador es a menudo el primer punto de contacto para problemas técnicos. Ayudan a los usuarios a solucionar y resolver problemas y aseguran que el sistema funcione sin problemas.

Además de estas responsabilidades, los administradores también tienen la tarea de gestionar configuraciones sensibles y garantizar que los sistemas cumplan con los requisitos de cumplimiento y las mejores prácticas de seguridad de la información. Esto incluye gestionar datos sensibles, configurar controles de acceso y permisos, y monitorear y analizar los registros del sistema para identificar y abordar posibles riesgos de seguridad.

Mejores Prácticas de Seguridad

La seguridad es un aspecto esencial de cualquier organización, especialmente cuando se trata de gestionar cuentas de usuario y derechos de acceso. Aquí hay algunas mejores prácticas para mantener un protocolo de gestión de usuarios seguro:

• Actualizaciones regulares de contraseñas: Anime a los usuarios a actualizar sus contraseñas regularmente para mantener seguras sus cuentas. Establezca políticas de complejidad de contraseñas y exija el uso de contraseñas fuertes que incluyan una combinación de letras, números y caracteres especiales.

• Monitorear acciones de administradores: Implemente mecanismos para monitorear las actividades de los administradores para detectar actividades sospechosas o inusuales. Registre todas las acciones de los administradores, incluido el acceso a datos o configuraciones sensibles, para garantizar la responsabilidad e identificar posibles violaciones de seguridad.

• Limitar el número de administradores: Reduzca el número de administradores al mínimo y otorgue privilegios administrativos solo a aquellos que realmente los necesiten. Al limitar el número de administradores, minimiza el riesgo de violaciones de seguridad y facilita la gestión y el monitoreo de cuentas de usuario.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Implementieren Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administratorkonten, um die Sicherheit zusätzlich zu erhöhen. Dadurch wird ein zusätzlicher Sicherheitsschritt eingeführt, der sicherstellt, dass selbst bei Kompromittierung eines Kennworts ein Angreifer keinen unbefugten Zugriff auf das Konto erhält.

• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen: Führen Sie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits durch, um potenzielle Sicherheitslücken oder Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Überprüfen Sie die Zugriffsrechte und Berechtigungen von Benutzerkonten, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Best Practices entsprechen.

• Capacitación y concienciación: Capacite regularmente a empleados y administradores sobre las mejores prácticas de seguridad y la concienciación sobre ataques de phishing y otras amenazas cibernéticas. Hágales saber la importancia de la seguridad y anímelos a informar sobre actividades sospechosas.

Al implementar estas mejores prácticas, las organizaciones pueden mejorar la seguridad de su protocolo de gestión de usuarios y minimizar el riesgo de violaciones de seguridad y pérdida de datos. Es importante ver la seguridad como un proceso continuo y realizar actualizaciones y ajustes regulares para mantenerse al día con las amenazas y requisitos de seguridad en constante cambio.

Resumen

La configuración del Panel está diseñada para ayudar a los administradores a controlar la presentación de datos y la interacción dentro del panel de DocBits. Estas configuraciones determinan qué información está disponible inmediatamente al iniciar sesión, asegurando que los usuarios tengan acceso rápido a los datos más relevantes para sus tareas.

Características y opciones clave

Configuraciones Generales del Panel:

• Restablecer filtros: Permite la configuración de cuándo deben restablecerse los filtros del panel, como después de la carga de documentos, reinicio de documentos o exportación de documentos. Esto ayuda a mantener una pizarra limpia para la visualización de datos según las etapas específicas del flujo de trabajo.

• Datos del panel: Controla si el panel debe cargar automáticamente los datos al acceder el usuario, lo que puede ayudar a reducir los tiempos de carga y mejorar la experiencia del usuario al cargar solo los datos cuando sea necesario.

Acción:

• Asignar a: Esta función permite a los usuarios definir permisos para la asignación de documentos

  • Only for Admin: Solo los usuarios administradores pueden asignar documentos, independientemente de los permisos otorgados a los usuarios no administradores.

  • All Users: Todos los usuarios que han recibido los permisos necesarios pueden asignar documentos.

• Reiniciar: Esta función permite a los usuarios definir permisos para reiniciar documentos

  • Only for Admin: Solo los usuarios con privilegios de Admin pueden reiniciar documentos, independientemente de los permisos otorgados a los usuarios no administradores.

  • Only Admin and Assignee: Solo los usuarios con privilegios de Admin y el usuario asignado pueden reiniciar el documento.

  • All Users: Todos los usuarios que han recibido los permisos necesarios pueden reiniciar documentos.

Filtros:

• Estilo del filtro de estado: Determina el estilo de presentación de los filtros de estado, que se puede establecer como predeterminado o personalizado según el enfoque operativo de los usuarios.

• Filtro de estado personalizado: Permite la creación y aplicación de filtros personalizados que pueden dirigirse a estados de documentos específicos como "Nuevo", "Validando" o "Exportando". Esto permite a los usuarios acceder rápidamente a documentos en etapas específicas de procesamiento.

Cuadro de mandos de envíos anticipados:

• Delivered Orders Visibility: Esta función permite al usuario especificar la duración durante la cual los pedidos entregados serán visibles.

Estas configuraciones del panel son cruciales para asegurar que la plataforma DocBits sea lo más receptiva y útil posible, proporcionando a los usuarios una herramienta poderosa para monitorear y gestionar las actividades de procesamiento de documentos directamente desde el panel.

Crear una nueva Suborganización:

Haz clic en el botón + NUEVO

Se mostrará el siguiente menú:

Ingresa los detalles de la suborganización que deseas crear, el nombre y la descripción, luego haz clic en el botón GUARDAR. Deberías encontrar tu nueva suborganización creada al final de la lista de suborganizaciones existentes.

Editar suborganizaciones

Gestionar Usuarios:

• Agregar Usuarios: Los administradores pueden crear nuevas cuentas de usuario y asignarlas a la suborganización correspondiente.

• Asignar Roles y Permisos: Los administradores pueden establecer los roles y permisos para los usuarios dentro de una suborganización. Esto generalmente implica asignar derechos de acceso a documentos, carpetas o funciones específicas en el sistema de gestión de documentos.

• Gestionar detalles del perfil: Los administradores pueden editar los detalles del perfil de los usuarios dentro de la suborganización, como: B. Información de contacto o afiliación departamental. Esto permite una gestión actualizada y precisa de los datos de los usuarios.

Puedes agregar un nuevo usuario a la organización y tener la opción de eliminar al usuario de otros grupos.

Editar Usuario:

• Editar configuraciones de suborganización: Los administradores pueden editar las configuraciones y propiedades de una suborganización, incluyendo su nombre, descripción o nivel jerárquico dentro del sistema.

• Editar detalles del usuario: Los administradores pueden editar los detalles de usuarios individuales dentro de una suborganización, por ejemplo, para ajustar sus derechos de acceso o actualizar su información de contacto.

Eliminar Usuario:

• Eliminar suborganizaciones: Los administradores también pueden tener la capacidad de eliminar suborganizaciones si ya no son necesarias o si se requiere una reestructuración de la estructura organizativa. Al eliminar una suborganización, los administradores deben asegurarse de que todos los usuarios y datos asociados se manejen adecuadamente.

Estas funciones de gestión permiten a los administradores gestionar y adaptar de manera efectiva las cuentas de usuario y las estructuras organizativas dentro de un sistema de gestión de documentos para satisfacer las necesidades y procesos cambiantes de la empresa.

Crear suborganizaciones dentro de un sistema de gestión documental sirve para organizar y diferenciar aún más la estructura y gestión de cuentas de usuario, documentos y flujos de trabajo dentro de una organización. Aquí hay algunos propósitos y beneficios de crear suborganizaciones:

• Estructuración y organización: Las suborganizaciones hacen posible crear una estructura jerárquica dentro del sistema de gestión documental. Esto puede ayudar a organizar cuentas de usuario y documentos por departamento, equipo, ubicación u otros criterios relevantes para una gestión más clara y eficiente.

• Gestión de permisos: Al crear suborganizaciones, los administradores pueden establecer permisos granulares y controles de acceso para diferentes grupos de usuarios. Esto significa que usuarios o grupos específicos solo pueden acceder a los documentos y recursos relevantes para su respectiva suborganización, mejorando la seguridad y la privacidad.

• Flujos de trabajo y colaboración: Las suborganizaciones pueden facilitar la colaboración y comunicación dentro de equipos o departamentos específicos al centralizar el acceso a documentos, proyectos o tareas compartidas. Esto promueve la eficiencia y la coordinación al colaborar en proyectos o flujos de trabajo comunes.

• Informes y análisis: Al organizar cuentas de usuario y documentos en suborganizaciones, se pueden crear informes y análisis detallados sobre las actividades y el rendimiento de equipos o departamentos individuales. Esto permite a los administradores y gerentes obtener información sobre el uso del sistema de gestión documental a nivel organizacional.

• Escalabilidad y flexibilidad: Las suborganizaciones proporcionan una estructura escalable que puede crecer con el crecimiento y los cambios de la organización. Nuevos equipos o departamentos pueden ser fácilmente añadidos e integrados adecuadamente en el esquema suborganizacional existente sin afectar la estructura general del sistema de gestión documental.

En general, las suborganizaciones permiten una gestión y organización más efectiva de cuentas de usuario, documentos y flujos de trabajo dentro de un sistema de gestión documental al mejorar la estructura, la seguridad y la colaboración.

Cómo acceder a esta función

En Configuración, Configuración global → Grupos, Usuarios y Permisos → Suborganizaciones como se muestra a continuación.

Luego serás llevado a una página que se parece a esta:\

Aquí es donde encontrarás tus suborganizaciones creadas previamente, así como donde puedes crear nuevas suborganizaciones.

La configuración de "Importación" en su sistema de procesamiento de documentos le permite configurar cómo se importan los documentos al sistema desde diversas fuentes, incluyendo configuraciones tanto para FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos) como para correo electrónico. Aquí hay un desglose de estas configuraciones:

1. Configuración de Documentos:

   • Restringir a páginas: Esto le permite limitar el procesamiento a un cierto número de páginas de cada documento.

   • Días de Términos de Pago: Define los términos de pago predeterminados (en días) que se pueden aplicar a los documentos.

   • Patrón de Fecha: Establece el patrón para reconocer y formatear fechas dentro de los documentos importados.

2. Importación FTP:

   • Tipo: Define el tipo de protocolo FTP a utilizar (por ejemplo, SFTP).

   • URL del Servidor: La dirección del servidor desde donde se obtendrán los documentos.

   • Nombre de Usuario y Puerto: Credenciales y número de puerto para acceder al servidor FTP.

   • Directorio Predeterminado: Especifica el directorio en el servidor FTP desde donde se importarán los archivos.

La opción adicional de agregar nuevos datos incluye campos como:

• Contraseña: Para autenticación.

• Patrones de coincidencia de nombres de archivo: Para especificar qué archivos importar según sus nombres.

• Sub-Organizaciones: Seleccione a qué suborganización se deben aplicar la configuración de importación.

1. Importación por Correo Electrónico:

   • Dirección de Correo Electrónico: Configure una cuenta de correo electrónico a la que se puedan enviar documentos para su importación.

   • Nombre de Usuario y Contraseña: Credenciales para acceder a la cuenta de correo electrónico.

   • Protocolo y Encriptación: Especifique el protocolo (IMAP, POP3) y el tipo de encriptación.

   • Combinar documentos adjuntos: Opción para combinar todos los documentos adjuntos en un solo documento al importar.

Esto también permite especificar suborganizaciones para un control más preciso sobre dónde se dirigen los correos electrónicos dentro de la estructura organizativa.

Las configuraciones de integración juegan un papel crucial en la eficiencia y funcionalidad de Docbits, ya que permiten garantizar una interacción fluida con otras herramientas y servicios. Aquí hay algunas razones por las que es importante configurar correctamente las configuraciones de integración:

Clave API

Las configuraciones de integración juegan un papel crucial en la eficiencia y funcionalidad de DocBits, ya que permiten garantizar una interacción fluida con otras herramientas y servicios. Aquí hay algunas razones por las que es importante configurar correctamente las configuraciones de integración:

• Mayor eficiencia: La integración con otras herramientas y servicios puede optimizar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia. Por ejemplo, los documentos pueden intercambiarse automáticamente entre Docbits y un sistema CRM, reduciendo la entrada manual y aumentando la productividad.

• Consistencia de datos: La integración permite que los datos se intercambien sin problemas entre diferentes sistemas, mejorando la consistencia y precisión de los datos. Esto evita inconsistencias o entradas de datos duplicadas que podrían llevar a errores.

• Actualizaciones en tiempo real: La integración permite actualizaciones en tiempo real entre diferentes plataformas para que los usuarios siempre tengan la información más reciente. Esto es especialmente importante para procesos comerciales críticos que requieren información en tiempo real.

• Automatización de tareas: La integración permite automatizar tareas rutinarias, ahorrando tiempo y recursos. Por ejemplo, se pueden activar notificaciones automáticamente cuando ocurre un cierto evento en otro sistema sin necesidad de intervención manual.

• Mejora de la experiencia del usuario: Una integración bien configurada asegura una experiencia de usuario fluida, ya que los usuarios no tienen que alternar entre diferentes sistemas para acceder a información relevante. Esto mejora la satisfacción del usuario y contribuye a la eficiencia.

Para configurar correctamente las configuraciones de integración, es importante entender los requisitos de la organización y asegurarse de que la integración esté perfectamente integrada en los flujos de trabajo y procesos existentes. Esto requiere una planificación, configuración y monitoreo exhaustivos de la integración para garantizar que funcione sin problemas y entregue el valor deseado.

Este documento proporciona una explicación detallada de las reglas de resolución de conflictos utilizadas en el sistema de facturación DocBits. Estas reglas están diseñadas para manejar automáticamente las discrepancias entre los detalles de la factura y los datos de la orden de compra (PO), asegurando una reconciliación financiera precisa. El sistema aplica estas reglas para procesar líneas de factura, cargos e impuestos, y genera ajustes o notas apropiadas cuando es necesario.

Estructura de las Reglas

1. Metadatos

• versión: Identifica la versión del archivo de mapeo.

• revisión: Número de revisión para rastrear cambios.

• autor: Indica el creador del archivo de mapeo.

• descripción: Una breve descripción del propósito del archivo.

• created_at & updated_at: Tiempos de creación y última actualización del archivo.

2. Configuración de Exportación

La sección de configuración de exportación define el mapeo entre los campos de datos en el sistema y los campos correspondientes en los archivos de exportación.

• Encabezado: Define los campos de encabezado para los datos de factura exportados.

• Líneas de Impuesto: Especifica los campos para los elementos de línea de impuesto en la exportación.

• Cargos de Encabezado de Orden: Mapea campos relacionados con cargos adicionales a nivel de encabezado de orden.

• Líneas de Recibo: Mapea campos para elementos de línea individuales en un recibo.

• Cargos de Línea de Orden: Define los campos para cargos relacionados con líneas de orden específicas.

• Líneas de Costo: Especifica campos para líneas de asignación de costos.

• Nota de Débito & Nota de Crédito: Define campos para generar notas de débito y crédito en casos de discrepancias.

3. Reglas de Resolución de Conflictos

Estas reglas manejan discrepancias entre los datos de la factura y los datos correspondientes de la PO. Cada regla se compone de varios componentes:

• Nombre: El nombre descriptivo de la regla, que indica el tipo de discrepancia que aborda.

• Sección: Indica qué parte de la factura (por ejemplo, receipt_lines, line_charges) se aplica la regla.

• Activo: Valor booleano (verdadero o falso) que indica si la regla está actualmente activa.

• Criterios de Coincidencia: Condiciones que activan la regla basadas en comparaciones entre los datos de la factura actual y los datos esperados de la PO.

• Acciones: Define lo que el sistema debe hacer cuando se activa la regla, incluyendo ajustar valores, aplicar cargos o generar notas de crédito/débito.

Elementos Comunes en las Reglas

Operadores de Comparación

Estos operadores definen cómo se comparan los valores reales de la factura con los valores esperados de la PO:

• igual

• mayor que

• mayor o igual que

• menor que

• menor o igual que

• dentro de la tolerancia

• fuera de la tolerancia

Estado de Aprobación

Indica si una discrepancia está aprobada o no:

• aprobado

• rechazado

• cualquiera

Tipos de Acción

Define acciones específicas a tomar cuando se detecta una discrepancia:

• línea de recibo

• línea de costo

• cargo de encabezado

• cargo de línea

• línea de impuesto

• línea de recibo de nota de débito

• línea de costo de nota de débito

• cargo de encabezado de nota de débito

• cargo de línea de nota de débito

• línea de recibo de nota de crédito

• línea de costo de nota de crédito

• cargo de encabezado de nota de crédito

• cargo de línea de nota de crédito

• línea de impuesto de nota de crédito

Ejemplos de Reglas

Caso 1, 2, 3: Cantidad y Precio Unitario Dentro de la Tolerancia

• Propósito: Maneja escenarios donde tanto la cantidad como el precio unitario en la factura están dentro de los límites de tolerancia aceptados en comparación con la PO.

• Acción: El sistema acepta los valores de la factura y calcula el monto total.

Caso 4, 5: Cantidad Dentro de la Tolerancia, Precio Unitario Fuera de la Tolerancia (Aprobado)

• Propósito: Se aplica cuando la cantidad está dentro de la tolerancia pero el precio unitario está fuera de la tolerancia y ha sido aprobado.

• Acción: El sistema ajusta el precio unitario para que coincida con la PO y aplica cualquier cargo de línea necesario.

Caso 6: Cantidad Dentro de la Tolerancia, Precio Unitario Fuera de la Tolerancia Negativa (Rechazado)

• Propósito: Trata casos donde el precio unitario es menor de lo esperado y está fuera del rango de tolerancia, lo que lleva al rechazo.

• Acción: El sistema ajusta el precio unitario para que coincida con la PO, genera una nota de crédito por la diferencia y aplica cargos de encabezado según sea necesario.

Manejo de Cargos e Impuestos

Cargo por Tolerancia por Unidad

• Las reglas bajo esta categoría manejan discrepancias en los cargos por unidad, con acciones específicas basadas en si el cargo está dentro o fuera de la tolerancia y si está aprobado o rechazado.

Ajustes de Línea de Impuesto

• Estas reglas gestionan discrepancias fiscales ajustando las líneas de impuesto o generando notas de crédito o débito correspondientes basadas en las diferencias entre los datos de impuestos de la factura y la PO.

Enums y Opciones

• Enums: Listas predefinidas de valores que aseguran consistencia en las reglas (por ejemplo, operadores de comparación, tipos de aprobación).

• Opciones: Elecciones predefinidas para manejar cantidades o precios unitarios, ofreciendo flexibilidad en las definiciones de reglas.

Explicación de Capturas de Pantalla

Captura de Pantalla 1: Interfaz de Gestión de Reglas

Esta captura de pantalla muestra la interfaz de Gestión de Reglas donde los administradores pueden ver y gestionar todas las reglas de resolución de conflictos. Los elementos clave incluyen:

• Botón Agregar Regla: Permite agregar nuevas reglas.

• Lista de Reglas: Muestra todas las reglas activas con detalles como nombre, sección y estado activo.

• Desplegable de Sección: Filtra las reglas según la sección a la que se aplican (por ejemplo, Líneas de Recibo, Cargos de Línea).

Captura de Pantalla 2: Edición Detallada de Reglas

Esta captura de pantalla ilustra la vista detallada de una regla específica que se está editando. Los elementos clave incluyen:

• Sección de Criterios: Define las condiciones bajo las cuales se activa la regla. Por ejemplo, los criterios pueden especificar que si la cantidad y el precio unitario difieren de la PO pero están dentro de la tolerancia, se debe aplicar la regla.

• Sección de Acciones: Especifica qué acciones deben tomarse cuando se cumplen los criterios. Esto puede incluir ajustar las líneas de la factura, generar notas de crédito o débito, o aplicar cargos adicionales.

• Tipo de Documento y Elementos de Costo: Permite al administrador mapear acciones específicas a tipos de documentos y elementos de costo, proporcionando flexibilidad en el manejo de diferentes escenarios.