La configuración de "Importación" en su sistema de procesamiento de documentos le permite configurar cómo se importan los documentos al sistema desde diversas fuentes, incluyendo configuraciones tanto para FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos) como para correo electrónico. Aquí hay un desglose de estas configuraciones:

1. Configuración de Documentos:

   • Restringir a páginas: Esto le permite limitar el procesamiento a un cierto número de páginas de cada documento.

   • Días de Términos de Pago: Define los términos de pago predeterminados (en días) que se pueden aplicar a los documentos.

   • Patrón de Fecha: Establece el patrón para reconocer y formatear fechas dentro de los documentos importados.

2. Importación FTP:

   • Tipo: Define el tipo de protocolo FTP a utilizar (por ejemplo, SFTP).

   • URL del Servidor: La dirección del servidor desde donde se obtendrán los documentos.

   • Nombre de Usuario y Puerto: Credenciales y número de puerto para acceder al servidor FTP.

   • Directorio Predeterminado: Especifica el directorio en el servidor FTP desde donde se importarán los archivos.

La opción adicional de agregar nuevos datos incluye campos como:

• Contraseña: Para autenticación.

• Patrones de coincidencia de nombres de archivo: Para especificar qué archivos importar según sus nombres.

• Sub-Organizaciones: Seleccione a qué suborganización se deben aplicar la configuración de importación.

1. Importación por Correo Electrónico:

   • Dirección de Correo Electrónico: Configure una cuenta de correo electrónico a la que se puedan enviar documentos para su importación.

   • Nombre de Usuario y Contraseña: Credenciales para acceder a la cuenta de correo electrónico.

   • Protocolo y Encriptación: Especifique el protocolo (IMAP, POP3) y el tipo de encriptación.

   • Combinar documentos adjuntos: Opción para combinar todos los documentos adjuntos en un solo documento al importar.

Esto también permite especificar suborganizaciones para un control más preciso sobre dónde se dirigen los correos electrónicos dentro de la estructura organizativa.

La configuración de "Clasificación y Extracción" en su sistema de procesamiento de documentos proporciona opciones para configurar cómo se manejan automáticamente los documentos al ingresar:

1. División de Documentos: Esta configuración le permite elegir si dividir los documentos en función de criterios específicos o mantenerlos como un solo documento. Esto puede ser útil al procesar documentos que tienen múltiples secciones distintas pero se cargan como un solo archivo.

2. Formato de Cantidades: Aquí, puede habilitar opciones como redondear los montos totales en pedidos. Esto garantiza que los datos extraídos se alineen con los formatos y reglas financieras esperados, reduciendo errores en el procesamiento financiero.

3. Extracción de Tablas: Esta función permite la extracción automatizada de datos de tablas dentro de documentos. Puede especificar si extraer todas las tablas, solo aquellas relevantes para fines de costeo, o identificar y extraer automáticamente códigos fiscales. Esto mejora en gran medida la precisión y eficiencia de la extracción de datos de formatos estructurados dentro de documentos.

4. Configurar Regla de Clasificación: Esta opción le permite definir patrones y criterios específicos que ayudan al sistema a clasificar y categorizar automáticamente los documentos a medida que se procesan. Esto podría basarse en patrones de texto, tipos de documentos u otros metadatos asociados con los documentos.

1. Calidad de OCR:

• Este ajuste te permite definir el porcentaje mínimo de calidad de OCR requerido para que un documento sea procesado automáticamente. Incluye un control deslizante que puedes ajustar para establecer el umbral, como el 75%, por debajo del cual el sistema no puede garantizar una extracción exitosa. Si la calidad de OCR de un documento cae por debajo de este umbral, puedes optar por que el sistema realice acciones específicas, como volver a ejecutar el OCR después de una confirmación manual.

1. Configuraciones generales de OCR:

• Usar E-Text si está disponible: Esta opción, cuando está habilitada, permite al sistema utilizar texto electrónico incrustado en PDF u otros tipos de documentos para mejorar la precisión.

• Usar DESKEW si está disponible: Esta función corrige la alineación del documento, lo que ayuda a mejorar la precisión de OCR enderezando cualquier escaneo sesgado.

1. Configuraciones de OCR para tablas:

• Usar datos de IA para tablas si están disponibles: Este ajuste permite el uso de tecnologías de IA para reconocer y extraer mejor las tablas de documentos escaneados, aprovechando modelos de aprendizaje automático para identificar y estructurar datos tabulares con precisión.

1. Configuraciones de OCR para los campos de encabezado:

• Usar Extracción de Reglas: Cuando está habilitado, este ajuste permite al sistema aplicar reglas predefinidas para extraer datos de los campos de encabezado, lo que puede ser crítico para identificar correctamente secciones de documentos como números de factura, fechas, etc.

• Usar Extracción de IA: Esta opción utiliza modelos de IA para extraer de manera inteligente los campos de encabezado, lo que puede ser más adaptable a variaciones en diseños y estilos de documentos.

La "Búsqueda de Datos Maestros" en la configuración de procesamiento de documentos permite un enfoque integral para gestionar y validar los datos de sus documentos sincronizándolos con su sistema ERP de Infor. Así es como ayuda a agilizar la validación y mejora del procesamiento de documentos dentro de su entorno ERP:

1. Gestión Centralizada de Datos: Esta función actúa como un repositorio central donde se pueden almacenar y gestionar datos de diversas fuentes como proveedores, direcciones de clientes, códigos fiscales y más. Proporciona un único punto de referencia para todos los datos maestros, garantizando consistencia y precisión en toda su organización.

2. Validación Contra Datos del ERP: Al sincronizar datos maestros como información de proveedores de Infor a Docbits, puede validar automáticamente los datos extraídos de los documentos con sus datos del ERP. Esto asegura que la información procesada (como nombres de proveedores, direcciones y códigos fiscales) coincida con los datos almacenados en su sistema ERP, minimizando errores y discrepancias.

3. Facilita la Automatización: Contar con un sólido sistema de búsqueda de datos maestros ayuda a automatizar el procesamiento de documentos entrantes. Por ejemplo, las órdenes de compra o facturas pueden ser verificadas automáticamente en cuanto a la corrección de los datos del proveedor, aprobadas si coinciden, o marcadas para revisión si se encuentran discrepancias.

4. Mejora la Integridad de los Datos: Las actualizaciones regulares de su sistema ERP al sistema de búsqueda de datos maestros garantizan que los datos utilizados para el procesamiento de documentos estén actualizados. Esto reduce el riesgo de procesar documentos basados en información desactualizada, mejorando así la integridad general de las transacciones comerciales.

5. Eficiencia en el Procesamiento de Documentos: Con los datos maestros vinculados directamente y actualizados constantemente, el procesamiento de documentos se vuelve más eficiente. Los documentos pueden ser clasificados y dirigidos automáticamente en función de los criterios específicos establecidos en los datos maestros, como términos de proveedores específicos o regulaciones fiscales aplicables a diferentes tipos de transacciones.

En la configuración de "Vencimiento de Documentos" dentro de la sección "PROCESAMIENTO DE DOCUMENTOS", puedes configurar los horarios de eliminación automática para tus documentos dentro del sistema. Esta función es particularmente útil para gestionar políticas de retención de datos y garantizar el cumplimiento de normas legales u organizativas con respecto al almacenamiento de documentos.

Esto es lo que hace cada configuración:

1. Eliminar documento después de: Este menú desplegable te permite establecer el período de tiempo después del cual un documento procesado se eliminará automáticamente del sistema. Puedes elegir entre opciones predefinidas como 48 horas, 1 semana, 2 semanas o 4 semanas. Esto ayuda a gestionar el espacio y mantener las políticas del ciclo de vida de los documentos.

2. Eliminar documento finalizado después de: Similar a la configuración anterior, pero se dirige específicamente a los documentos finalizados o completamente procesados. Permite las mismas opciones de marco de tiempo para la eliminación, asegurando que los documentos completados no se almacenen más tiempo del necesario.

Ambas configuraciones garantizan que los documentos no se mantengan indefinidamente en tu sistema, lo que ayuda a evitar el uso de almacenamiento innecesario y a mantener el flujo de trabajo de procesamiento de documentos libre de desorden. Estas configuraciones son vitales para las organizaciones que necesitan cumplir con requisitos regulatorios específicos sobre la retención de documentos.

Este documento proporciona una explicación detallada de las reglas de resolución de conflictos utilizadas en el sistema de facturación DocBits. Estas reglas están diseñadas para manejar automáticamente las discrepancias entre los detalles de la factura y los datos de la orden de compra (PO), asegurando una reconciliación financiera precisa. El sistema aplica estas reglas para procesar líneas de factura, cargos e impuestos, y genera ajustes o notas apropiadas cuando es necesario.

Estructura de las Reglas

1. Metadatos

• versión: Identifica la versión del archivo de mapeo.

• revisión: Número de revisión para rastrear cambios.

• autor: Indica el creador del archivo de mapeo.

• descripción: Una breve descripción del propósito del archivo.

• created_at & updated_at: Tiempos de creación y última actualización del archivo.

2. Configuración de Exportación

La sección de configuración de exportación define el mapeo entre los campos de datos en el sistema y los campos correspondientes en los archivos de exportación.

• Encabezado: Define los campos de encabezado para los datos de factura exportados.

• Líneas de Impuesto: Especifica los campos para los elementos de línea de impuesto en la exportación.

• Cargos de Encabezado de Orden: Mapea campos relacionados con cargos adicionales a nivel de encabezado de orden.

• Líneas de Recibo: Mapea campos para elementos de línea individuales en un recibo.

• Cargos de Línea de Orden: Define los campos para cargos relacionados con líneas de orden específicas.

• Líneas de Costo: Especifica campos para líneas de asignación de costos.

• Nota de Débito & Nota de Crédito: Define campos para generar notas de débito y crédito en casos de discrepancias.

3. Reglas de Resolución de Conflictos

Estas reglas manejan discrepancias entre los datos de la factura y los datos correspondientes de la PO. Cada regla se compone de varios componentes:

• Nombre: El nombre descriptivo de la regla, que indica el tipo de discrepancia que aborda.

• Sección: Indica qué parte de la factura (por ejemplo, receipt_lines, line_charges) se aplica la regla.

• Activo: Valor booleano (verdadero o falso) que indica si la regla está actualmente activa.

• Criterios de Coincidencia: Condiciones que activan la regla basadas en comparaciones entre los datos de la factura actual y los datos esperados de la PO.

• Acciones: Define lo que el sistema debe hacer cuando se activa la regla, incluyendo ajustar valores, aplicar cargos o generar notas de crédito/débito.

Elementos Comunes en las Reglas

Operadores de Comparación

Estos operadores definen cómo se comparan los valores reales de la factura con los valores esperados de la PO:

• igual

• mayor que

• mayor o igual que

• menor que

• menor o igual que

• dentro de la tolerancia

• fuera de la tolerancia

Estado de Aprobación

Indica si una discrepancia está aprobada o no:

• aprobado

• rechazado

• cualquiera

Tipos de Acción

Define acciones específicas a tomar cuando se detecta una discrepancia:

• línea de recibo

• línea de costo

• cargo de encabezado

• cargo de línea

• línea de impuesto

• línea de recibo de nota de débito

• línea de costo de nota de débito

• cargo de encabezado de nota de débito

• cargo de línea de nota de débito

• línea de recibo de nota de crédito

• línea de costo de nota de crédito

• cargo de encabezado de nota de crédito

• cargo de línea de nota de crédito

• línea de impuesto de nota de crédito

Ejemplos de Reglas

Caso 1, 2, 3: Cantidad y Precio Unitario Dentro de la Tolerancia

• Propósito: Maneja escenarios donde tanto la cantidad como el precio unitario en la factura están dentro de los límites de tolerancia aceptados en comparación con la PO.

• Acción: El sistema acepta los valores de la factura y calcula el monto total.

Caso 4, 5: Cantidad Dentro de la Tolerancia, Precio Unitario Fuera de la Tolerancia (Aprobado)

• Propósito: Se aplica cuando la cantidad está dentro de la tolerancia pero el precio unitario está fuera de la tolerancia y ha sido aprobado.

• Acción: El sistema ajusta el precio unitario para que coincida con la PO y aplica cualquier cargo de línea necesario.

Caso 6: Cantidad Dentro de la Tolerancia, Precio Unitario Fuera de la Tolerancia Negativa (Rechazado)

• Propósito: Trata casos donde el precio unitario es menor de lo esperado y está fuera del rango de tolerancia, lo que lleva al rechazo.

• Acción: El sistema ajusta el precio unitario para que coincida con la PO, genera una nota de crédito por la diferencia y aplica cargos de encabezado según sea necesario.

Manejo de Cargos e Impuestos

Cargo por Tolerancia por Unidad

• Las reglas bajo esta categoría manejan discrepancias en los cargos por unidad, con acciones específicas basadas en si el cargo está dentro o fuera de la tolerancia y si está aprobado o rechazado.

Ajustes de Línea de Impuesto

• Estas reglas gestionan discrepancias fiscales ajustando las líneas de impuesto o generando notas de crédito o débito correspondientes basadas en las diferencias entre los datos de impuestos de la factura y la PO.

Enums y Opciones

• Enums: Listas predefinidas de valores que aseguran consistencia en las reglas (por ejemplo, operadores de comparación, tipos de aprobación).

• Opciones: Elecciones predefinidas para manejar cantidades o precios unitarios, ofreciendo flexibilidad en las definiciones de reglas.

Explicación de Capturas de Pantalla

Captura de Pantalla 1: Interfaz de Gestión de Reglas

Esta captura de pantalla muestra la interfaz de Gestión de Reglas donde los administradores pueden ver y gestionar todas las reglas de resolución de conflictos. Los elementos clave incluyen:

• Botón Agregar Regla: Permite agregar nuevas reglas.

• Lista de Reglas: Muestra todas las reglas activas con detalles como nombre, sección y estado activo.

• Desplegable de Sección: Filtra las reglas según la sección a la que se aplican (por ejemplo, Líneas de Recibo, Cargos de Línea).

Captura de Pantalla 2: Edición Detallada de Reglas

Esta captura de pantalla ilustra la vista detallada de una regla específica que se está editando. Los elementos clave incluyen:

• Sección de Criterios: Define las condiciones bajo las cuales se activa la regla. Por ejemplo, los criterios pueden especificar que si la cantidad y el precio unitario difieren de la PO pero están dentro de la tolerancia, se debe aplicar la regla.

• Sección de Acciones: Especifica qué acciones deben tomarse cuando se cumplen los criterios. Esto puede incluir ajustar las líneas de la factura, generar notas de crédito o débito, o aplicar cargos adicionales.

• Tipo de Documento y Elementos de Costo: Permite al administrador mapear acciones específicas a tipos de documentos y elementos de costo, proporcionando flexibilidad en el manejo de diferentes escenarios.

La configuración de "Lista de Valores" en su sistema de procesamiento de documentos es esencialmente un repositorio central para gestionar valores predefinidos que se pueden utilizar en varios formularios y campos dentro del sistema. Esta configuración es particularmente útil para estandarizar la entrada de datos y garantizar la coherencia en los documentos procesados por el sistema.

1. Segmentación por Tipo: Cada sección, como "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" y "Test", representa una categoría diferente de valores predefinidos. Estas categorías se utilizan para gestionar diferentes tipos de entradas de datos relevantes para sus contextos específicos dentro del sistema.

2. Valores y Sinónimos: Bajo cada categoría, puede definir varios valores. Por ejemplo, bajo "Invoice_Sub_Type", se enumeran valores como "Factura de Costo" y "Factura de Compra". Además, tiene la capacidad de asignar sinónimos a estos valores, mejorando la flexibilidad y alcance de la captura de datos. Por ejemplo, "Factura de Costo" tiene sinónimos como "Kostenrechnung" y "Cost Invoice".

3. Uso en Suborganizaciones: Estos valores también se pueden hacer específicos para ciertas suborganizaciones dentro de su configuración, lo que permite la personalización y localización de flujos de trabajo de procesamiento de documentos.

4. Agregar y Gestionar Valores: A través de la acción "Agregar Fila", puede introducir nuevos valores y sinónimos en las listas, y las "Acciones" permiten editar o eliminar entradas existentes.

• Contabilidad Automática: DocBits ofrece funcionalidad de contabilidad automatizada, agilizando el proceso de manejo de transacciones financieras asociadas con órdenes de compra (POs) y otros documentos.

• Integración M3: Integración con M3, una solución de software ERP, que permite la interacción sin problemas entre DocBits y M3 para una gestión y procesamiento de documentos mejorados.

• Tablero de Órdenes de Compra (PO): Un tablero centralizado dentro de DocBits diseñado específicamente para gestionar y monitorear órdenes de compra, proporcionando información y análisis para un seguimiento y toma de decisiones eficientes.

• Tablero de Órdenes de Envío: Similar al Tablero de Órdenes de Compra, esta función se centra en la gestión y monitoreo de órdenes de envío, facilitando operaciones logísticas fluidas.

• Tableros v2: Una versión actualizada de la interfaz de tablero, probablemente con una mejor experiencia de usuario y características adicionales para una mayor usabilidad.

• Tablero de Envíos Avanzados: Un tablero especializado para la monitorización avanzada y gestión de actividades relacionadas con envíos, ofreciendo información y funcionalidades más profundas.

• Portal de Proveedores: Un portal dentro de DocBits dedicado a proveedores, que les permite interactuar y colaborar con el sistema, mejorando la comunicación y eficiencia en la cadena de suministro.

• Constructor de Flujos de Trabajo: Una herramienta para crear y personalizar flujos de trabajo dentro de DocBits, permitiendo a los usuarios definir procesos específicos y automatizar el manejo de documentos según sus requisitos comerciales únicos.

• Constructor de Diseño: Permite a los usuarios diseñar y personalizar el diseño de documentos dentro de DocBits, asegurando la alineación con los estándares de marca y usabilidad.

• Modo de Anotación: Una función que permite a los usuarios hacer anotaciones y marcar documentos directamente dentro de la interfaz de DocBits, facilitando la colaboración y retroalimentación.

• Mostrar informe: Funcionalidad para generar y mostrar informes dentro de DocBits, proporcionando información y análisis sobre varios aspectos del procesamiento y gestión de documentos.

• Modelos y Etiquetas: Herramientas para definir y configurar modelos de reconocimiento de documentos y etiquetas dentro de DocBits, mejorando la precisión y eficiencia en el procesamiento de documentos.

• Script de Documento: Probablemente una función para la creación de scripts y automatización de acciones o procesos específicos relacionados con el manejo de documentos dentro de DocBits.

• Escaneo de Documentos: Capacidad para escanear documentos físicos e importarlos a DocBits para su procesamiento y gestión digital.

• Extracción de Código QR: Una función para extraer información de códigos QR incrustados en documentos, permitiendo la captura y procesamiento automatizados de datos.

• Datos Maestros Personalizados: Permite a los usuarios definir y gestionar campos y atributos de datos maestros personalizados dentro de DocBits, adaptando el sistema a sus necesidades comerciales específicas.

• Tareas y Notificaciones: Funcionalidad para gestionar tareas y recibir notificaciones dentro de DocBits, asegurando una acción y comunicación oportuna con respecto a las actividades de procesamiento de documentos.

• Actualizador de ACL de IDM: Este módulo probablemente se encarga de actualizar y gestionar listas de control de acceso (ACLs) dentro de DocBits, garantizando permisos adecuados y seguridad para el acceso y manejo de documentos.

En la sección "Configuración de Exportación" de la configuración de Procesamiento de Documentos, se gestiona cómo se exportan los documentos después del procesamiento. Esto incluye la configuración de varios métodos de exportación adaptados a necesidades específicas, como transferencias de archivos directas o integración con sistemas empresariales como Infor. A continuación se detalla las opciones y funcionalidades dentro de esta configuración:

1. Selección del Método de Exportación: Puedes elegir cómo deben exportarse los documentos. Los métodos comunes incluyen SFTP, webhooks e integración directa con sistemas como Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) y otras opciones relacionadas con Infor. Cada método admite diferentes tipos de flujos de trabajo y requisitos de integración.

2. Detalles de Configuración:

   • Para SFTP, generalmente necesitas especificar la URL del servidor, nombre de usuario, contraseña y la carpeta de destino donde se cargarán los documentos.

   • Para integraciones con Infor, es posible que necesites configurar mapeos específicos o proporcionar claves API para garantizar que los documentos se procesen correctamente y se envíen al ecosistema de Infor, alineándose con la estructura de datos existente y los flujos.

3. Personalización: Dependiendo del tipo de documento (por ejemplo, facturas, confirmaciones de pedidos) y la suborganización, se pueden configurar diferentes ajustes de exportación para cumplir con distintas reglas comerciales o requisitos de cumplimiento.

4. Flexibilidad de Integración: La interfaz permite tener múltiples configuraciones de integración activas simultáneamente, lo que permite a los usuarios manejar eficientemente varios tipos de documentos y destinos. Esta configuración modular garantiza que diferentes partes del negocio puedan utilizar flujos de trabajo personalizados sin afectarse mutuamente.

5. Agregar y Editar Configuraciones: Los usuarios pueden agregar nuevas configuraciones o editar las existentes especificando detalles como tipo de documento, método de exportación y credenciales o ajustes específicos al método de exportación elegido.

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