La configuración de "Clasificación y Extracción" en su sistema de procesamiento de documentos proporciona opciones para configurar cómo se manejan automáticamente los documentos al ingresar:

1. División de Documentos: Esta configuración le permite elegir si dividir los documentos en función de criterios específicos o mantenerlos como un solo documento. Esto puede ser útil al procesar documentos que tienen múltiples secciones distintas pero se cargan como un solo archivo.

2. Formato de Cantidades: Aquí, puede habilitar opciones como redondear los montos totales en pedidos. Esto garantiza que los datos extraídos se alineen con los formatos y reglas financieras esperados, reduciendo errores en el procesamiento financiero.

3. Extracción de Tablas: Esta función permite la extracción automatizada de datos de tablas dentro de documentos. Puede especificar si extraer todas las tablas, solo aquellas relevantes para fines de costeo, o identificar y extraer automáticamente códigos fiscales. Esto mejora en gran medida la precisión y eficiencia de la extracción de datos de formatos estructurados dentro de documentos.

4. Configurar Regla de Clasificación: Esta opción le permite definir patrones y criterios específicos que ayudan al sistema a clasificar y categorizar automáticamente los documentos a medida que se procesan. Esto podría basarse en patrones de texto, tipos de documentos u otros metadatos asociados con los documentos.

1. Nombre de la Empresa: El nombre legal de la empresa tal como está registrado.

2. Calle + Número: La dirección física de la oficina principal o sede de la empresa.

3. Código Postal: El código ZIP o código postal de la dirección de la empresa.

4. Ciudad: La ciudad en la que se encuentra la empresa.

5. Estado: El estado o región donde se encuentra la empresa.

6. País: El país de operación de la empresa.

7. ID de la Empresa: Un identificador único para la empresa, que podría ser utilizado internamente o para integraciones con otros sistemas.

8. ID Fiscal: El número de identificación fiscal de la empresa, importante para operaciones financieras e informes.

9. ID del Registro Comercial: El número de registro de la empresa en el registro comercial, que podría ser importante para documentación legal y oficial.

10. Número de Teléfono Oficial de la Empresa: El número de contacto principal de la empresa.

11. Correo Electrónico Oficial de la Empresa: La dirección de correo electrónico principal que se utilizará para comunicaciones oficiales.

La información ingresada aquí puede ser crucial para garantizar que documentos como facturas, correspondencia oficial e informes estén correctamente formateados con los detalles correctos de la empresa. También ayuda a mantener la consistencia en cómo se representa la empresa en varias comunicaciones externas y documentos. Después de ingresar o actualizar la información, el administrador debe guardar los cambios haciendo clic en el botón "Guardar" para asegurar que todas las modificaciones se apliquen en todo el sistema.

Además, la sección proporciona una vista del plan de suscripción, mostrando cuántos días quedan, las fechas de inicio y finalización, y un medidor de uso de suscripción que realiza un seguimiento del consumo de tokens de servicio en comparación con lo asignado en el plan. Esto puede ayudar a los administradores a monitorear y planificar las renovaciones o actualizaciones de suscripción en función de las tendencias de uso.

Descripción General

La configuración de Color de la Aplicación permite a los administradores definir el esquema de color de la interfaz de la aplicación. Esta función es particularmente útil para distinguir entre diferentes entornos como pruebas, sandbox y producción. Al asignar colores distintos a cada entorno, los usuarios pueden identificar fácilmente en qué entorno están trabajando, reduciendo el riesgo de realizar acciones críticas en el entorno incorrecto.

Accediendo a la Configuración del Color de la Aplicación

1. Navegar a la Configuración de la Empresa:

   • Desde el menú principal, haga clic en la sección de Información de la Empresa.

2. Localizar la Sección de Color de la Aplicación:

   • Desplácese hacia abajo hasta la sección de Color de la Aplicación dentro de la configuración de Información de la Empresa.

Configurando el Color de la Aplicación

1. Elegir un Color:

   • Haga clic en el cuadro de color o ingrese un código hexadecimal directamente en el campo de texto.

   • Aparecerá un selector de color, permitiéndole seleccionar el color deseado.

   • Puede ingresar un código hexadecimal específico si tiene un color predeterminado para el entorno.

2. Guardar el Color:

   • Una vez que haya seleccionado el color, haga clic en el botón de Guardar para aplicar el cambio.

   • La interfaz de la aplicación se actualizará inmediatamente para reflejar el nuevo color.

3. Restablecer a Predeterminado:

   • Si desea volver al color predeterminado, haga clic en el botón de Restablecer.

Mejores Prácticas para los Colores de Entorno

Para evitar confusiones, se recomienda establecer un esquema de color estándar para cada entorno:

• Producción: Utilice un color neutral o predeterminado, como #FFFFFF (blanco) o #f0f0f0 (gris claro), para indicar el entorno en vivo.

• Pruebas: Utilice un color brillante o de alerta, como #ffcc00 (amarillo) o #ffa500 (naranja), para indicar un entorno de pruebas.

• Sandbox: Utilice un color distinto, como #007bff (azul) o #6c757d (gris), para indicar un entorno de sandbox o desarrollo.

Aviso del Plan de Suscripción

En la sección de Color de la Aplicación, los administradores también verán información relacionada con el Plan de Suscripción. Esto incluye el plan actual, su estado y los días restantes de suscripción.

Importancia del Color de la Aplicación

La configuración de Color de la Aplicación es una herramienta simple pero efectiva para ayudar a los usuarios a reconocer rápidamente el entorno en el que están trabajando. Al seleccionar y gestionar cuidadosamente estos colores, las organizaciones pueden minimizar errores y mejorar la eficiencia del flujo de trabajo.

1. Configuración Global:

   • Información de la Empresa: Definir y editar detalles básicos sobre la empresa, como nombre, dirección y otros identificadores.

   • Grupos, Usuarios y Permisos: Gestionar roles de usuario y permisos, permitiendo diferentes niveles de acceso a varias funciones dentro de DocBits.

   • Integración: Configurar e implementar integraciones con otro software o sistemas, mejorando la funcionalidad de DocBits con servicios externos.

   • Tipos de Documentos: Especificar y gestionar diferentes tipos de documentos que DocBits procesará, como facturas, pedidos, etc.

   • Notificación por Correo Electrónico: Configurar ajustes para alertas y notificaciones por correo electrónico relacionadas con actividades de procesamiento de documentos.

   • Tablero: Personalizar la vista del tablero con widgets y métricas que son importantes para los usuarios.

2. Procesamiento de Documentos:

   • Caducidad de Documentos: Establecer reglas sobre cuánto tiempo se retienen los documentos antes de ser archivados o eliminados.

   • Importar: Configurar cómo se importan los documentos a DocBits, incluyendo ajustes de origen y tipos de archivo.

   • Configuraciones de OCR: Ajustar configuraciones para el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) que convierte imágenes de texto en texto codificado por máquina.

   • Clasificación y Extracción: Definir cómo se categorizan los documentos y cómo se extraen los datos de los documentos.

   • Búsqueda de Datos Maestros: Configurar búsquedas para validar o complementar los datos extraídos con datos maestros preexistentes.

   • Lista de Valores: Gestionar listas predefinidas que se utilizan en la entrada y validación de datos.

   • Exportar: Configurar cómo y dónde se exportan los documentos y datos procesados.

   • Módulo: Módulos adicionales que se pueden configurar para extender la funcionalidad.

3. Licencias de API: Gestionar claves de API y monitorear estadísticas de uso para las API utilizadas por DocBits.

4. Configuración de Proveedores: Configurar y gestionar ajustes específicos para proveedores, posiblemente integrándose con sistemas de gestión de proveedores.

5. Gestión de Caché: Ajustar configuraciones relacionadas con la caché de datos para mejorar el rendimiento del sistema.

Visión general

Los Tipos de Documentos Secundarios son básicamente versiones especializadas de los tipos de documentos principales. Por ejemplo, bajo el tipo de documento principal "Factura," puede haber subtipos como "Factura Estándar," "Factura Proforma" y "Nota de Crédito," cada uno con requisitos de datos ligeramente diferentes o reglas de procesamiento.

Características Clave y Opciones

1. Lista de Subtipos:

• Cada fila representa un subtipo de un tipo de documento principal.

• Incluye el nombre del subtipo y un conjunto de acciones que se pueden realizar en él.

1. Acciones:

• Campos: Configurar qué campos de datos se incluyen en el subtipo y cómo se gestionan.

• Editar Diseño: Modificar el diseño visual de cómo se muestra y se introduce la información para este subtipo.

• Scripts: Adjuntar o editar scripts que ejecutan operaciones específicas cuando se procesan documentos de este subtipo.

• Copiar: Duplicar una configuración de subtipo existente para usarla como base para una nueva.

• Eliminar: Eliminar el subtipo si ya no es necesario.

1. Agregar Nuevos Subtipos:

• El botón "+ Nuevo" permite a los administradores crear nuevos subtipos, definiendo propiedades y reglas únicas según sea necesario.

Los Tipos de Documentos Secundarios en Docbits proporcionan una forma flexible y poderosa de manejar una variedad de documentos dentro de un único sistema, asegurando que cada tipo y subtipo se procese con precisión y eficiencia de acuerdo con sus especificaciones únicas.

Visión general

La sección de Tipos de Documentos enumera todos los tipos de documentos reconocidos y procesados por Docbits. Los administradores pueden gestionar varios aspectos como diseño, definiciones de campos, reglas de extracción y más para cada tipo de documento. Esta personalización es clave para garantizar un manejo preciso de los datos y el cumplimiento de los estándares organizativos.

Funciones clave y opciones

1. Lista de Tipos de Documentos:

• Cada fila representa un tipo de documento como Factura, Nota de Crédito, Nota de Entrega, etc.

• Los tipos de documentos pueden ser estándar o personalizados, como se indica con etiquetas como "Estándar".

1. Editar diseño: Esta opción permite a los administradores modificar la configuración del diseño del documento, que incluye definir cómo aparece el documento y dónde se encuentran los campos de datos.

2. Subtipos de Documentos: Si algún tipo de documento tiene subcategorías, esta opción permite a los administradores configurar ajustes específicos para cada subtipo.

3. Columnas de la tabla: Personalice qué columnas de datos deben aparecer cuando se ve el tipo de documento en listas o informes.

4. Campos: Gestione los campos de datos asociados con el tipo de documento, incluyendo la adición de nuevos campos o la modificación de los existentes.

5. Entrenamiento del Modelo: Configure y entrene el modelo utilizado para reconocer y extraer datos de los documentos. Esto puede implicar establecer parámetros para modelos de aprendizaje automático que mejoran con el tiempo y más datos.

6. Regex: Configure expresiones regulares que se utilizan para extraer datos de documentos basados en patrones. Esto es particularmente útil para la extracción de datos estructurados.

7. Scripts: Escriba o modifique scripts que ejecuten reglas de procesamiento personalizadas o flujos de trabajo para documentos de este tipo.

8. EDI (Intercambio Electrónico de Datos): Configure ajustes relacionados con el intercambio de documentos en formatos electrónicos estandarizados.

Visión general

El Gestor de Diseño permite a los administradores configurar y modificar visualmente el diseño de los tipos de documento al establecer propiedades para varios campos de datos y grupos dentro de un documento. Esta interfaz ayuda a garantizar que los modelos de extracción y los puntos de entrada de datos manuales se alineen precisamente con la estructura del documento escaneado o cargado en DocBits.

Componentes clave

1. Grupos y Campos:

• Grupos: Unidades organizativas dentro de un tipo de documento que categorizan campos relacionados (por ejemplo, Detalles de la Factura, Detalles de Pago). Estos pueden expandirse o contraerse y organizarse para reflejar el agrupamiento lógico en el documento real.

• Campos: Puntos de datos individuales dentro de cada grupo (por ejemplo, Número de Factura, Términos de Pago). Cada campo se puede personalizar para la captura, visualización y procesamiento de datos.

1. Panel de Propiedades:

• Este panel muestra las propiedades del campo o grupo seleccionado, permitiendo una configuración detallada, como:

• Etiqueta: La etiqueta visible para el campo en la interfaz de usuario.

• Nombre del Campo: El identificador técnico utilizado dentro del sistema.

• Ancho del Elemento en Porcentaje: Determina el ancho del campo en relación con el diseño del documento.

• Índice de Pestaña: Controla el orden de tabulación para la navegación.

• Ejecutar Script al Cambiar: Si se debe ejecutar un script cuando cambia el valor del campo.

• Mostrar Etiqueta a la Izquierda: Si la etiqueta se muestra a la izquierda del campo o encima de él.

• Es Textarea: Especifica si el campo debe ser un área de texto, que permite cantidades mayores de texto.

• Seleccionar Tipo de Modelo: Opción para seleccionar qué tipo de modelo manejará la extracción de este campo.

• Longitud del Campo: Longitud máxima de datos que se aceptarán en este campo.

• Palabras Clave Prohibidas: Palabras clave que no están permitidas dentro del campo.

1. Vista Previa de la Plantilla:

• Muestra una vista previa en tiempo real de cómo se verá el documento según la configuración de diseño actual. Esto ayuda a garantizar que el diseño coincida con la estructura real del documento y es vital para probar y refinar la configuración de procesamiento del documento.

Visión general

El Entrenamiento del Modelo permite a los administradores supervisar y gestionar el entrenamiento de modelos de aprendizaje automático específicos para cada tipo de documento. Al proporcionar una interfaz estructurada para importar datos de muestra, entrenar modelos y probar su rendimiento, Docbits asegura que sus capacidades de extracción de datos mejoren continuamente con el tiempo.

Funciones clave y opciones

1. Visión general de métricas:

• Muestra: Número de documentos de muestra utilizados para el entrenamiento.

• Exportados: Número de documentos que se han exportado con éxito después del procesamiento.

• Empresa Σ: Número total de documentos específicos de la empresa procesados.

• Total Σ: Número total de documentos procesados en todas las categorías.

1. Opciones de entrenamiento y prueba:

• Importar: Permite a los administradores importar nuevos conjuntos de datos de entrenamiento que suelen ser muestras estructuradas de documentos que el sistema debería reconocer.

• Entrenar Modelo: Inicia el proceso de entrenamiento utilizando los datos importados para mejorar las capacidades de reconocimiento y extracción del sistema.

• Probar Clasificación: Permite probar el modelo para evaluar su rendimiento en la clasificación y extracción de datos de documentos nuevos o no vistos.

1. Botones de acción:

• Crear Campo: Agregar nuevos campos de datos que el modelo debería reconocer y extraer.

• Acciones: Este menú desplegable puede incluir opciones como ver detalles, editar configuraciones o eliminar datos de entrenamiento.

Visión general

La configuración de Campos proporciona una interfaz de usuario donde los administradores pueden gestionar las propiedades y el comportamiento de los campos de datos individuales asociados con un tipo de documento. Cada campo se puede ajustar para optimizar la precisión y eficiencia de la captura y validación de datos.

Funciones clave y opciones

1. Configuración de Campos:

• Nombres de Campo: Enumera los nombres de los campos, que suelen corresponder a los elementos de datos dentro del documento, como "Número de Factura" o "Fecha de Orden de Compra".

• Requerido: Los administradores pueden marcar campos como obligatorios, asegurando que los datos deben ser ingresados o capturados para que estos campos completen el procesamiento del documento.

• Solo Lectura: Los campos se pueden establecer como de solo lectura para evitar modificaciones después de la captura de datos o durante ciertas etapas del procesamiento del documento.

• Oculto: Los campos se pueden ocultar de la vista en la interfaz de usuario, útil para información sensible o para simplificar los flujos de trabajo del usuario.

1. Configuraciones Avanzadas:

• Forzar Validación: Asegura que los datos ingresados en un campo cumplan ciertas reglas de validación antes de ser aceptados.

• OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Este interruptor se puede activar para habilitar el procesamiento OCR para un campo específico, útil para la extracción automatizada de datos de documentos escaneados o digitales.

• Puntuación de Coincidencia: Los administradores pueden definir una puntuación de coincidencia, un umbral utilizado para determinar el nivel de confianza en el reconocimiento o coincidencia de datos, lo que afecta cómo se realizan las validaciones de datos y controles de calidad.

1. Botones de Acción:

• Crear Nuevo Campo: Permite agregar nuevos campos al tipo de documento.

• Iconos de Edición: Cada campo tiene un icono de edición que permite a los administradores configurar aún más ajustes específicos del campo, como tipo de datos, valores predeterminados o lógica empresarial conectada.

• Guardar Configuraciones: Guarda los cambios realizados en las configuraciones de campo.

Visión general

La interfaz de Columnas de la Tabla en Docbits se utiliza para especificar las columnas que aparecen en las tablas de datos para cada tipo de documento. Cada columna se puede configurar para contener tipos específicos de datos, como cadenas o valores numéricos, y puede ser esencial para las funciones de ordenación, filtrado e informes dentro de Docbits.

Características clave y opciones

1. Configuración de Columnas:

• Nombre de la Columna: El identificador de la columna en la base de datos.

• Título: El título legible por humanos de la columna que aparecerá en la interfaz.

• Tipo de Columna: Define el tipo de datos de la columna (por ejemplo, STRING, AMOUNT), lo que determina qué tipo de datos se pueden almacenar en la columna.

• Nombre de la Tabla: Indica a qué tabla pertenece la columna, vinculándola a un tipo de documento específico como INVOICE_TABLE.

1. Acciones:

• Editar: Modificar la configuración de una columna existente.

• Eliminar: Eliminar la columna de la tabla, lo cual es útil si los datos ya no son necesarios o si la estructura de datos del tipo de documento cambia.

1. Agregar Nuevas Columnas y Tablas:

• Agregar Nueva Columna de Tabla: Abre un cuadro de diálogo donde puedes definir una nueva columna, incluyendo su nombre, si es requerida, su tipo de datos y la tabla a la que pertenece.

• Crear Nueva Tabla: Permite la creación de una nueva tabla, definiendo un nombre único que se utilizará para almacenar datos relacionados con un conjunto específico de tipos de documento.

Esta sección es vital para mantener la integridad estructural y la usabilidad de los datos dentro del sistema de Docbits, asegurando que los datos extraídos de los documentos se almacenen de manera organizada y accesible.

Visión general

Los scripts en DocBits suelen estar escritos en un lenguaje de script compatible con el sistema Python. Se activan durante el flujo de procesamiento de documentos para aplicar lógica empresarial compleja o garantizar la integridad y precisión de los datos antes de que se procesen o almacenen más.

Funciones clave y opciones

1. Gestión de scripts:

   • Nombre: A cada script se le asigna un nombre único para su identificación.

   • Tipo de documento: Asocia el script con un tipo de documento específico, determinando en qué documentos se aplicará el script.

   • Disparador en: Define cuándo se activa el script (por ejemplo, al cargar un documento, antes de exportar datos, después de la validación de datos).

   • Estado activo/inactivo: Permite a los administradores activar o desactivar scripts sin eliminarlos, lo que proporciona flexibilidad en pruebas e implementación.

2. Editor de scripts:

   • Proporciona una interfaz donde se pueden escribir y editar scripts. El editor suele admitir resaltado de sintaxis, resaltado de errores y otras funciones para ayudar en el desarrollo de scripts.

   • Ejemplo de script: Los scripts pueden incluir operaciones como recorrer líneas de factura para validar totales o eliminar entradas que no cumplan ciertos criterios.

En DocBits, la configuración de Expresiones Regulares permite a los administradores definir patrones personalizados que el sistema utiliza para encontrar y extraer datos de documentos. Esta función es especialmente útil en situaciones donde es necesario extraer datos de texto no estructurado o cuando los datos siguen un formato predecible que puede ser capturado utilizando patrones de regex.

Características Clave y Opciones

1. Gestión de Expresiones Regulares:

• Agregar: Permite crear un nuevo patrón de regex para un tipo de documento específico.

• Guardar Cambios: Guarda las modificaciones en las configuraciones de regex existentes.

• Patrón: Aquí puedes definir el patrón de regex que coincide con el formato de datos específico requerido.

• Origen: Es el Origen del Documento - Por ejemplo, puedes definir un Regex diferente en Alemania

Descripción general

El área de Más configuraciones permite a los administradores configurar diversos aspectos del procesamiento de documentos que no están cubiertos en las configuraciones básicas. Esto incluye opciones para la extracción de tablas, revisión de documentos, generación de PDFs, procesos de aprobación y configuraciones específicas para operaciones como órdenes de compra o contabilidad.

Características clave y opciones

Extracción de tablas: Omitir validación de tablas: Permite omitir el proceso de validación de datos de las tablas, lo que puede ser útil en escenarios donde la validación de datos necesita ser más flexible.

En revisión: Diseño del formulario de revisión: Configura el diseño y los campos que aparecen en los formularios de revisión utilizados durante el proceso de revisión de documentos.

Generación de PDF: Plantilla de diseño: Especifica la plantilla utilizada para generar versiones PDF de los documentos, lo cual puede ser crucial para archivado o comunicación externa.

Aprobación: Aprobar antes de exportar: Asegura que los documentos deben ser aprobados antes de que puedan ser exportados del sistema. Segunda aprobación: Añade una capa adicional de aprobación para una validación más rigurosa, mejorando el control sobre el procesamiento de documentos.

Orden de compra / Contabilidad automática: Tabla de OC en el creador de diseño: Permite la inclusión de tablas de órdenes de compra en el creador de diseño para crear diseños personalizados de documentos. Orden de compra: Activa el procesamiento de documentos de órdenes de compra dentro del sistema. Configuración de tolerancia de OC: Establece niveles de tolerancia para las cantidades en órdenes de compra, lo que ayuda a gestionar pequeñas discrepancias sin marcarlas como errores.

Exportación alternativa de documentos: Desactivar estados de OC: Permite desactivar ciertos estados de las órdenes de compra durante el proceso de exportación, brindando flexibilidad en la gestión de los pedidos.

Mapeo de números de artículos del proveedor: Una configuración útil que asigna los números de artículos del proveedor a los números de artículos internos, asegurando precisión en la gestión de inventario y órdenes de compra.

Visión general

En Docbits, la configuración de EDI proporciona herramientas para definir y gestionar la estructura y formato de los mensajes EDI que corresponden a varios tipos de documentos, como facturas u órdenes de compra. La configuración permite la personalización de los mensajes EDI para cumplir con los estándares y requisitos específicos de diferentes socios comerciales e industrias.

Funciones clave y opciones

1. Elementos de configuración de EDI:

• Descriptor de estructura: Define la estructura básica del documento EDI, incluido el orden de los segmentos, campos obligatorios y calificadores necesarios para que el documento EDI sea válido.

• Transformación: Especifica las transformaciones aplicadas para convertir los datos del documento en un mensaje con formato EDI. Esto implica especificar asignaciones de campos del documento a segmentos y elementos EDI.

• Vista previa: Permite a los administradores ver cómo se verá el mensaje EDI después de la transformación, lo que ayuda a garantizar la precisión antes de la transmisión.

• Rutas de extracción: Muestra las rutas utilizadas para extraer valores del documento, que luego se utilizan para completar el mensaje EDI.

1. Editor XSLT:

• Se utiliza para editar y validar el XSLT (Transformaciones de Lenguaje de Hojas de Estilo Extensible) utilizado en el proceso de transformación. XSLT es un lenguaje potente diseñado para transformar documentos XML en otros documentos XML u otros formatos como HTML, texto o incluso otras estructuras XML.

Aquí hay algunas recomendaciones probadas para usar configuraciones de manera efectiva para optimizar el procesamiento de documentos, mejorar la precisión de los datos y garantizar el cumplimiento.

Estandarizar plantillas y configuraciones de idioma:

• Crear pautas claras para el uso de plantillas de formato y configuraciones de idioma para asegurar que todos los documentos sean consistentes.

• Capacitar regularmente a los empleados sobre el uso correcto de plantillas y configuraciones de idioma.

Habilitar autocorrección y revisión ortográfica:

• Animar a los empleados a revisar la ortografía antes de finalizar un documento para identificar y corregir errores tipográficos y gramaticales.

Usar control de versiones y seguimiento de cambios:

• Utilizar control de versiones y seguimiento de cambios para rastrear el historial de ediciones y asegurar la trazabilidad de los cambios.

• Documentar cuidadosamente los cambios y comentarios para apoyar el proceso de revisión y facilitar la colaboración.

Configuración cuidadosa de la seguridad del documento:

• Establecer restricciones de acceso claras para asegurar que los documentos confidenciales solo puedan ser vistos y editados por personas autorizadas.

• Actualizar regularmente contraseñas y derechos de acceso para garantizar la seguridad y cumplir con los requisitos de cumplimiento.

Capacitación y actualizaciones regulares:

• Capacitar regularmente a los empleados sobre cómo usar DocBits y sus características de manera efectiva.

• Mantenerse al día con las actualizaciones y nuevas características e implementarlas según sea necesario para mejorar la eficiencia y la seguridad.

Flujos de trabajo y políticas documentadas:

• Crear políticas y flujos de trabajo claros para el procesamiento de documentos que cubran el uso de las diversas configuraciones y características.

• Documentar los requisitos de cumplimiento y asegurar que todos los empleados los comprendan y los sigan.

Al implementar estas mejores prácticas, puede aumentar la eficiencia en DocBits, mejorar la precisión de los datos y garantizar que cumpla con los requisitos de cumplimiento relevantes.

Aquí hay explicaciones detalladas del significado y uso de los ajustes listados en el procesamiento de documentos para facilitar flujos de trabajo individuales y controlados:

Omitir Validación de Tablas:

Propósito:

• Esta configuración permite omitir la validación de tablas.

Uso:

• Esto es útil cuando se utilizan tablas cuya estructura cambia con frecuencia o cuando la validación causa retrasos innecesarios. Omitir la validación puede acelerar el procesamiento, pero esto solo debe usarse si la calidad de los datos está asegurada de otra manera.

Detección de Documentos Duplicados

Propósito:

• Esta configuración permite la detección automática de documentos duplicados basándose en campos seleccionados.

Uso:

• Esta herramienta está diseñada para prevenir que los mismos documentos sean procesados dos veces, asegurando la eficiencia en el flujo de trabajo de procesamiento.

Diseño en Formulario de Revisión:

Propósito:

• Esta configuración permite diseñar documentos directamente en modo de revisión.

Uso:

• Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones durante la revisión y realizar cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.

Diseño de Formulario de Rechazo:

Propósito:

• Esta configuración permite diseñar la vista de documentos rechazados directamente.

Uso:

• Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones mientras se realizan cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.

Plantilla de Diseño:

Propósito:

• Plantillas para estandarizar diseños y formatos de documentos.

Uso:

• Facilita la creación de documentos consistentes y profesionales. Las empresas pueden crear sus propias plantillas de diseño que sigan las pautas de marca y estándares de formato, aumentando la eficiencia y mejorando la apariencia de los documentos.

Exportar a IDM (Gestión de Documentos de Información):

Propósito:

• Esta configuración permite exportar documentos a un Sistema de Gestión de Documentos de Información (IDM).

Uso:

• Esta función se utiliza para exportar documentos directamente desde el sistema de creación o revisión a un sistema IDM para almacenar, gestionar y facilitar el acceso a ellos de manera centralizada. Esto mejora la organización y trazabilidad de los documentos, asegura que se mantengan de forma segura y facilita el cumplimiento de las regulaciones de cumplimiento.

Aprobación:

Propósito:

• Flujo de trabajo de aprobación de documentos.

Uso:

• Define los pasos y responsabilidades de aprobación. Esta configuración es crítica para el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos regulatorios. Asegura que todas las partes relevantes hayan revisado y aprobado el documento antes de que se finalice. Una vez que el documento está finalizado, se puede sellar con un sello de aprobación.

Formulario de Aprobación de Diseño:

Formulario de Aprobación de Diseño v2:

Formulario de Segunda Aprobación de Diseño:

Orden de Compra / Contabilidad Automática:

Propósito:

• Automatiza el procesamiento y registro de órdenes de compra.

Uso:

• Facilita la creación y procesamiento automáticos de órdenes de compra y su registro en sistemas financieros. Esto ahorra tiempo, reduce errores y mejora la eficiencia en el proceso de compras y contabilidad.

Tabla de OC en Constructor de Diseño:

Propósito:

• Permite la integración de tablas de órdenes de compra en el diseño de documentos.

Uso:

• Diseña tablas de órdenes de compra directamente en el Constructor de Diseño y las adapta a requisitos específicos. Esto asegura un diseño fluido y consistente de documentos que contienen información de órdenes de compra.

Exportar líneas de OC no coincidentes:

Propósito:

• Exporta líneas de órdenes de compra que no coinciden con las órdenes de compra existentes.

Uso:

• Identifica y exporta líneas que pueden contener errores o requerir revisión especial. Esto ayuda a detectar y corregir discrepancias antes de que se completen las órdenes.

Configuraciones de Tolerancia de OC:

Propósito:

• Define límites de tolerancia para desviaciones en órdenes de compra.

Uso:

• Determina cuánto desvío del pedido es aceptable sin requerir aprobación adicional.

• Esto incluye desviaciones de precio o cantidad. Esta configuración ayuda a agilizar el proceso de aprobación y evitar retrasos innecesarios.

Configuraciones Adicionales de Tolerancia de OC:

Propósito:

• Estas configuraciones proporcionan opciones de configuración avanzadas para órdenes de compra (OC) para cumplir con requisitos comerciales específicos.

Uso:

• Puedes establecer parámetros y condiciones adicionales para órdenes de compra, como términos de entrega, términos de pago específicos. Esto facilita el control preciso y la personalización de los procesos de órdenes de compra, mejorando así la eficiencia y precisión en las compras.

Exportación Alternativa de Documentos:

Propósito:

• Esta configuración permite exportar documentos en diferentes formatos o mediante métodos alternativos.

Uso:

• Puedes especificar en qué formatos (por ejemplo, PDF, DOCX, XML) o a través de qué canales (por ejemplo, correo electrónico, almacenamiento en la nube) se deben exportar los documentos. Esto aumenta la flexibilidad y permite que los documentos se exporten de acuerdo con los requisitos de diferentes destinatarios o sistemas.

Desactivar Estados de OC:

Propósito:

• Esta configuración permite desactivar o bloquear ciertos estados de órdenes de compra para controlar el flujo de trabajo.

Uso:

• Las empresas pueden especificar qué estados deben ser desactivados en ciertas situaciones para evitar que las órdenes sean editadas o modificadas incorrectamente. Esto es útil para asegurar la integridad y consistencia del proceso de órdenes de compra.

• Por ejemplo, una orden que ya ha sido aprobada y liberada para entrega no podría ser procesada o cancelada.

Importancia para flujos de trabajo controlados

Configuraciones Adicionales de OC:

Personalización individual:

• Permite el ajuste de los ajustes de la orden a requisitos comerciales específicos, lo que aumenta la eficiencia y precisión en las compras.

Procesos controlados:

• Apoya la implementación de reglas y procedimientos de compra detallados.

Configuraciones Adicionales de Tolerancia de OC:

Procesos de aprobación eficientes:

• Minimiza pasos de aprobación innecesarios al establecer límites de tolerancia claros.

Gestión de riesgos:

• Ayuda a identificar desviaciones significativas en una etapa temprana y tomar medidas adecuadas.

Exportación Alternativa de Documentos:

Flexibilidad:

• Permite la exportación de documentos en diferentes formatos que cumplen con los requisitos de diferentes sistemas y destinatarios.

Eficiencia:

• Automatiza el proceso de exportación, reduciendo el trabajo manual y los errores.

Desactivar Estados de OC:

Control del proceso:

• Previene cambios o ediciones no deseadas en órdenes que ya están en un estado avanzado.

Seguridad:

• Protege la integridad del proceso de pedido y asegura que solo se realicen cambios autorizados.

Descripción General

Como administrador, tienes la capacidad de ver y gestionar los mapeos entre los números de artículos internos y los números de artículos de los proveedores. Esta función asegura que las discrepancias entre tu sistema y los sistemas de tus proveedores se manejen de manera eficiente. Puedes revisar, editar y eliminar mapeos incorrectos para mantener la precisión de los datos.

Accediendo al Mapa de Números de Artículos de Proveedores

1. Navegar a Configuración:

   • Ve a la sección de Configuración en tu panel de administración.

2. Acceder a Tipos de Documentos:

   • Bajo Configuración, selecciona Tipos de Documentos.

3. Más Configuraciones:

   • Haz clic en Más Configuraciones para acceder a opciones de configuración adicionales.

4. Mapa de Números de Artículos de Proveedores:

   • En la sección de Más Configuraciones, encontrarás la tabla de Mapa de Números de Artículos de Proveedores. Esta tabla lista todos los mapeos actuales entre tus números de artículos internos y los números de artículos correspondientes de los proveedores.

Gestión de Mapeos de Números de Artículos

1. Visualizando Mapeos:

   • La tabla muestra las siguientes columnas:

     • ID del Proveedor: El identificador único para el proveedor.

     • Número de Artículo: Tu número de artículo interno para el producto.

     • Número de Artículo del Proveedor: El número de artículo correspondiente utilizado por el proveedor.

     • Acción: Opciones para gestionar los mapeos.

2. Eliminando Mapeos Incorrectos:

   • Si identificas un mapeo incorrecto, puedes eliminarlo haciendo clic en el ícono de la papelera (🗑) en la columna de Acción.

   • Aparecerá un mensaje de confirmación para asegurarte de que deseas eliminar el mapeo.

3. Editando Mapeos:

   • (Si aplica) También puedes tener la opción de editar mapeos existentes para corregir cualquier discrepancia. Esto podría implicar hacer clic en el número de artículo o del proveedor para realizar cambios.

Ejemplo de Flujo de Trabajo

1. Identificar Discrepancias:

   • Revisa regularmente el Mapa de Números de Artículos de Proveedores para identificar cualquier discrepancia o mapeo incorrecto.

2. Eliminar Mapeos Incorrectos:

   • Para cualquier mapeo incorrecto, haz clic en el ícono de la papelera para eliminarlos.

3. Reingresar Mapeos Correctos:

   • Asegúrate de que los mapeos correctos se ingresen ya sea manualmente durante la siguiente transacción o editando las entradas existentes si el sistema lo permite.

Incluso con una configuración cuidadosa, el procesamiento de documentos a veces puede encontrar problemas. Aquí hay algunos consejos de solución de problemas para problemas comunes que pueden surgir de las configuraciones:

Configuraciones de orden adicionales:

• Verifique que todos los parámetros adicionales estén configurados correctamente y cumplan con los requisitos comerciales.

• Asegúrese de que la configuración coincida con los requisitos del sistema y las necesidades del usuario.

Exportar a IDM:

• Asegúrese de que la conexión al sistema IDM esté configurada correctamente y que todos los permisos necesarios estén en su lugar.

• Verifique que el formato del documento sea compatible con los requisitos del sistema IDM.

Configuraciones de tolerancia adicionales:

• Asegúrese de que los límites de tolerancia sean realistas y factibles.

• Verifique regularmente que los límites de tolerancia cumplan con los requisitos comerciales actuales.

Exportación alternativa de documentos:

• Pruebe la exportación en diferentes formatos para asegurarse de que toda la información requerida se exporte correctamente.

• Asegúrese de que los formatos de exportación sean compatibles con los requisitos de los destinatarios o sistemas de destino.

Estado de desactivación de la orden:

• Revise la configuración de desactivación de estado para asegurarse de que no esté bloqueando innecesariamente el flujo de trabajo.

• Asegúrese de que todos los usuarios estén al tanto de los cambios de estado y sepan cómo responder.

Al aplicar estas configuraciones y mejores prácticas, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de procesamiento de documentos, mejorar la precisión de los datos y garantizar el cumplimiento normativo.

Para acceder a la configuración de notificaciones por correo electrónico, sigue estos pasos:

• Navega a la sección de Configuración Global en tu cuenta de usuario o panel de administración.

• Busca la opción de notificaciones por correo electrónico.

• Haz clic en la opción correspondiente para abrir la configuración de notificaciones por correo electrónico.

Dentro de estas configuraciones, puedes realizar las configuraciones deseadas para asegurarte de recibir notificaciones de acuerdo a tus preferencias. Recuerda ajustar la configuración según tus necesidades y asegurarte de que cumpla con la política de privacidad y los estándares de seguridad de tu organización.

Crear nueva notificación:

• Haz clic en el botón para agregar o crear una nueva notificación.

Características y Opciones Clave

1. Configuración de Notificación por Correo Electrónico:

• Nombre: Ingresa el nombre aquí

• El identificador para la notificación, ayudando a los usuarios a reconocer el propósito de la configuración de notificación.

• Tipo de Documento: Selecciona el tipo de documento para el cual deseas recibir una notificación. Esto podría ser agregar un nuevo documento, eliminar un documento, actualizar un documento u otros eventos relevantes.

• Asocia la notificación con un tipo de documento específico, permitiendo alertas dirigidas basadas en el ciclo de procesamiento del documento.

• Estado: Especifica el estado o condición que debería activar una notificación cuando cambie. Esto podría ser un estado de flujo de trabajo específico, un estado de aprobación, un estado de error o cualquier otro estado relevante.

• Prioridad: selecciona la prioridad adecuada. Por ejemplo, esto podría ser "Baja", "Media" o "Alta".

• Establece el nivel de urgencia de la notificación, lo que puede priorizar la alerta por correo electrónico en la bandeja de entrada del destinatario.

• Retraso: Ingresa la cantidad de tiempo deseada para especificar el tiempo de retraso antes de enviar la notificación. Esto podría hacerse en minutos, horas o días, dependiendo de la configuración de tu sistema.

• Al configurar un tiempo de retraso antes de enviar la notificación, los usuarios tienen suficiente tiempo para cualquier cancelación o corrección antes de que se emita la alerta. Esto puede ayudar a prevenir errores y mejorar la experiencia del usuario.

• Dirección de Correo Electrónico: Ingresa las direcciones de correo electrónico de los destinatarios a quienes se debe enviar la notificación. Los usuarios pueden ingresar múltiples direcciones de correo electrónico para especificar múltiples destinatarios. Esto podría significar que las notificaciones se envían a direcciones de correo electrónico específicas según las propiedades del documento en cuestión o el rol del usuario.

Perspectivas Accionables:

• Enviar Correo Electrónico al Usuario Asignado: Una configuración opcional que, cuando está habilitada, envía automáticamente notificaciones al usuario asignado al documento, asegurando que la parte responsable esté siempre informada.

• Guardar: Después de ingresar toda la información requerida, haz clic en el botón "Guardar" para guardar la configuración de la notificación.

Configurar notificaciones por correo electrónico es fundamental. Las notificaciones por correo electrónico en DocBits se pueden configurar para notificar a los usuarios sobre varios eventos relacionados con documentos, tales como: finalización del procesamiento, errores de importación o exportación, o solicitudes de intervención del usuario. Esta herramienta es esencial para mantener una comunicación efectiva y la continuidad operativa en entornos de procesamiento de documentos. Aquí hay algunas razones por las que esto es importante:

Comunicación en tiempo real:

• Las alertas por correo electrónico permiten a los usuarios ser notificados de inmediato sobre eventos o cambios importantes en su sistema de gestión de documentos. Esto asegura que todas las partes relevantes estén informadas de inmediato sobre actualizaciones importantes.

Transparencia y trazabilidad:

• Al configurar notificaciones por correo electrónico, los usuarios pueden rastrear y monitorear el estado de los eventos de procesamiento de documentos. Esto mejora la transparencia y la trazabilidad en el sistema de gestión de documentos.

Reacciones oportunas:

• La notificación automática de eventos como liberaciones de documentos, comentarios o aprobaciones permite a los usuarios responder rápidamente a solicitudes o actualizaciones. Esto ayuda a aumentar la eficiencia y la productividad.

Automatización de flujos de trabajo:

• Las notificaciones por correo electrónico se pueden integrar en flujos de trabajo para enviar automáticamente notificaciones a los usuarios relevantes cuando se realizan ciertas acciones. Esto permite una automatización fluida de los procesos empresariales.

Recordatorios y plazos:

• La configuración de notificaciones por correo electrónico se puede utilizar para recordar a los usuarios sobre plazos próximos o tareas pendientes. Esto ayuda a asegurar que las tareas importantes se completen a tiempo.

En general, la configuración de notificaciones por correo electrónico desempeña un papel importante en la mejora de la comunicación, el aumento de la eficiencia y la garantía de que los eventos de procesamiento de documentos se gestionen de manera oportuna y efectiva. Al automatizar las notificaciones, las organizaciones pueden asegurarse de que la información importante no se pierda y de que todas las partes relevantes estén siempre actualizadas.

Esta configuración es crítica para garantizar que los interesados estén informados sobre el estado de procesamiento de documentos importantes, lo que ayuda en la toma de decisiones rápida y en la gestión eficiente de los flujos de trabajo de documentos.

Aquí hay algunas mejores prácticas para usar las notificaciones por correo electrónico de manera efectiva:

• Diseño claro e informativo: Asegúrate de que tus mensajes de notificación sean claros e informativos. Utiliza un lenguaje conciso para comunicar la esencia de la notificación y proporciona instrucciones claras o llamadas a la acción cuando sea necesario.

• Evitar la sobrecarga de notificaciones: Elige cuidadosamente las condiciones de activación para tus notificaciones para evitar sobrecargar a los usuarios con notificaciones innecesarias. Asegúrate de que las notificaciones solo se activen para eventos relevantes y que proporcionen un valor real para los destinatarios.

• Establecer prioridades: Si tus notificaciones tienen diferentes prioridades, asegúrate de que esto se refleje en la configuración. Por ejemplo, puedes distinguir las notificaciones urgentes de las menos importantes y actuar en consecuencia.

• Actualizar regularmente las direcciones de correo electrónico: Asegúrate de que las direcciones de correo electrónico de los usuarios se verifiquen y actualicen regularmente para garantizar que las notificaciones se envíen a los destinatarios correctos. Esto es particularmente importante cuando hay cambios de empleados o cambios en las responsabilidades.

• Personalización: Si es posible, personaliza las notificaciones incluyendo el nombre del destinatario y otra información relevante. Esto hace que las notificaciones sean más atractivas y ayuda a los usuarios a tomarlas en serio.

• Obtener retroalimentación: Solicita retroalimentación regular de los usuarios para asegurarte de que las notificaciones satisfacen sus necesidades y son efectivas. Considera la retroalimentación al ajustar la configuración de tus notificaciones.

• Pruebas y monitoreo: Prueba regularmente tus sistemas de notificación para asegurarte de que están funcionando correctamente y monitorea el rendimiento para identificar y solucionar problemas a tiempo.

Siguiendo estas mejores prácticas, puedes asegurarte de que tus notificaciones por correo electrónico sean efectivas y ayudar a garantizar una comunicación y colaboración fluida en toda tu organización.

Para editar, desactivar o eliminar notificaciones existentes y adaptarlas a los cambios en los flujos de trabajo de procesamiento de documentos o responsabilidades de los usuarios, puedes hacer lo siguiente:

Navegar a la configuración de notificaciones: Ve a la configuración de tu sistema donde puedes gestionar las notificaciones. Puedes encontrar estas en la sección “Configuración”, “Configuración Global” y luego bajo “Notificación por correo electrónico”.

Buscar la lista de notificaciones existentes: En la configuración de notificaciones encontrarás una lista de notificaciones existentes. Esta lista te muestra todas las notificaciones que están actualmente configuradas.

Editar una notificación: Para editar una notificación existente, encuentra la notificación en la lista y selecciona la opción de editar. Esto te permite cambiar la configuración de la notificación, como el tipo de documento, estado, eventos desencadenantes o destinatarios.

Desactivar una notificación: Si deseas desactivar temporalmente una notificación, encuentra la notificación en la lista y selecciona la opción para desactivarla. Esto detendrá temporalmente la notificación sin eliminarla, para que puedas reactivarla más tarde si es necesario.

Eliminar una notificación: Para eliminar permanentemente una notificación, encuentra la notificación en la lista y selecciona la opción de eliminar. Esto eliminará completamente la notificación del sistema y no podrá ser restaurada.

Adaptarse a los Cambios: Revisa periódicamente la configuración de tus notificaciones y ajusta según sea necesario para reflejar cambios en los flujos de trabajo de procesamiento de documentos o responsabilidades de los usuarios. Esto podría incluir la actualización de notificaciones debido a nuevos eventos, responsabilidades cambiadas u otros cambios organizacionales.

Guardar los cambios: Después de realizar tus cambios, no olvides guardarlos para que surtan efecto.

Al revisar y ajustar regularmente la configuración de tus notificaciones, puedes asegurarte de que tus notificaciones siempre satisfagan las necesidades y flujos de trabajo actuales. Esto ayuda a garantizar una comunicación eficiente y asegura que las personas adecuadas sean notificadas de eventos importantes de manera oportuna.

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

Estos son algunos consejos y pasos adicionales de solución de problemas de notificaciones retrasadas que puedes seguir para resolver los retrasos en la entrega de notificaciones:

Notificaciones retrasadas:

• Verificar retrasos en la red:

• Asegúrate de que la red por la que se envían las notificaciones no esté congestionada o interrumpida. Los problemas de red, como la pérdida de paquetes o los retrasos, pueden afectar la entrega de correos electrónicos.

• Monitoreo de la cola de correos electrónicos:

• Verifica la cola del servidor de correo electrónico para determinar si las notificaciones están siendo encoladas y enviadas correctamente. Un gran número de correos electrónicos en la cola puede indicar problemas con el servidor de correo electrónico.

• Verificación de la configuración SMTP:

• Verifica que la configuración SMTP sea correcta y que el servidor de correo electrónico esté configurado adecuadamente para enviar correos electrónicos salientes. Revisa la configuración de autenticación y la dirección del servidor para asegurarte de que sean correctas.

• Verificar cortafuegos y configuraciones de seguridad:

• Revisa la configuración del cortafuegos y otras configuraciones de seguridad para asegurarte de que el servidor de correo electrónico esté configurado correctamente para enviar correos electrónicos salientes y que no haya puertos utilizados para el correo bloqueados. Se requiere envío.

• Verificación de la utilización del servidor:

• Verifica la utilización del servidor que aloja el sistema de gestión de documentos para asegurarte de que no haya cuellos de botella de recursos que puedan afectar la entrega de notificaciones.

Al realizar estas verificaciones adicionales, puedes identificar posibles causas de las notificaciones retrasadas y tomar las medidas adecuadas para optimizar la entrega de notificaciones y asegurar que los usuarios estén informados de manera oportuna.

Los grupos y permisos son críticos para la seguridad y la eficiencia operativa por varias razones.

Control de Acceso:

• Los grupos y permisos permiten a los administradores controlar el acceso a datos y recursos sensibles.

• Al asignar permisos a nivel de grupo, los administradores pueden ejercer un control granular sobre quién puede acceder a qué información.

• Esto ayuda a prevenir el acceso no autorizado y las filtraciones de datos.

Principio de Mínimos Privilegios:

• El Principio de Mínimos Privilegios establece que a los usuarios solo se les deben otorgar los permisos que necesitan para realizar su trabajo.

• Al utilizar grupos, los administradores pueden gestionar eficientemente los permisos y asegurarse de que los usuarios solo puedan acceder a los recursos relevantes para su rol o departamento particular.

Escalabilidad y Eficiencia:

• Usar grupos facilita la gestión de permisos de usuario en organizaciones grandes con muchos usuarios y recursos.

• En lugar de establecer permisos individualmente para cada usuario, los administradores pueden asignar permisos a nivel de grupo, simplificando la administración y reduciendo la carga administrativa.

Auditoría y Cumplimiento:

• Usar grupos y permisos permite a las organizaciones monitorear las actividades de acceso y cumplir con los requisitos de cumplimiento.

• Registrar eventos de acceso permite a los administradores realizar auditorías para garantizar que los permisos se gestionen adecuadamente y que no se produzca acceso no autorizado.

Flexibilidad y Adaptabilidad:

• Los grupos y permisos proporcionan flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes y a las estructuras organizativas.

• Los administradores pueden crear grupos basados en departamentos, equipos, proyectos u otros criterios y ajustar dinámicamente los permisos para garantizar que los usuarios siempre tengan acceso a los recursos que necesitan.

En general, los grupos y permisos juegan un papel clave en el aumento de la seguridad de la infraestructura de TI, mejorando la eficiencia operativa y asegurando el cumplimiento de políticas y regulaciones. Al gestionar grupos y permisos de manera inteligente, las organizaciones pueden proteger efectivamente sus datos y recursos mientras promueven la productividad de los empleados.

Aquí hay algunos escenarios donde diferentes grupos pueden necesitar diferentes niveles de acceso:

Empresas con múltiples departamentos:

• En una empresa con diferentes departamentos como finanzas, marketing y recursos humanos, los empleados de cada departamento necesitarán acceso a diferentes tipos de documentos y recursos.

• Por ejemplo, el equipo de finanzas necesita acceso a informes financieros y facturas, mientras que RRHH necesita acceso a datos de empleados y nómina.

Organizaciones de salud:

• En una organización de salud, diferentes grupos de empleados necesitarán diferentes niveles de acceso a los datos de los pacientes.

• Por ejemplo, los médicos y enfermeras necesitarán acceso a registros médicos e historiales de pacientes, mientras que el personal administrativo puede necesitar solo acceso a datos de facturación y programación.

Instituciones educativas:

• En una institución educativa como una universidad, diferentes grupos de usuarios necesitarán diferentes niveles de acceso a recursos educativos.

• Por ejemplo, los profesores necesitarán acceso a materiales de curso y calificaciones, mientras que los administradores necesitarán acceso a datos financieros e información de estudiantes.

Requisitos legales y de cumplimiento:

• Las empresas pueden necesitar implementar diferentes niveles de acceso para cumplir con requisitos legales y de cumplimiento.

• Por ejemplo, las instituciones financieras pueden necesitar asegurarse de que solo los empleados autorizados tengan acceso a datos financieros sensibles para garantizar el cumplimiento de regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

Equipos de proyecto:

• En un equipo de proyecto, diferentes miembros pueden requerir diferentes niveles de acceso a los materiales del proyecto.

• Por ejemplo, los gerentes de proyecto pueden necesitar acceso a todos los recursos del proyecto, mientras que los consultores externos pueden tener acceso solo a ciertas partes del proyecto.

En estos escenarios, es importante que los niveles de acceso se definan de acuerdo con los roles y responsabilidades de los grupos de usuarios para garantizar la seguridad de los datos mientras se mejora la eficiencia de los empleados. Al implementar control de acceso basado en roles, las organizaciones pueden asegurarse de que los usuarios solo puedan acceder a los recursos requeridos para su respectiva función.

Para agregar un nuevo grupo o cambiar los permisos de un grupo existente, puedes hacer lo siguiente:

• Navegar a la Configuración del Grupo: Inicia sesión en tu cuenta de administrador y ve a la Configuración del Grupo en el panel de administración.

Se abrirá esta ventana:

• Haz clic en el botón + Nuevo: Si deseas agregar un nuevo grupo, haz clic en el botón + Nuevo para comenzar el proceso de agregar un nuevo grupo.

• Completa la tabla: Proporciona el nombre del grupo y una descripción del grupo.

• Guarda los detalles: Una vez que hayas completado el nombre y la descripción del grupo, haz clic en el botón "Guardar".

Editar Grupos:

• Editar Grupos: Para editar grupos, haz clic en "editar", aquí puedes cambiar el nombre del grupo.

• Habilitar Grupos y permisos: Para que el grupo sea visible, "Grupos y permisos" deben estar habilitados.

• Verifica los resultados: Después de guardar, revisa los resultados para asegurarte de que el grupo se haya agregado, editado o actualizado correctamente.

Componentes de la Sección de Grupos y Permisos

1. Activar/Desactivar Grupos y Permisos: Un interruptor que permite al administrador del sistema habilitar o deshabilitar el uso de grupos y permisos en toda la plataforma. Cuando se desactiva, el sistema puede recurrir a un modelo de control de acceso menos granular.

2. Lista de Grupos: Muestra la lista de grupos de usuarios disponibles dentro de la organización. Cada grupo se puede configurar con permisos específicos. Los administradores pueden agregar nuevos grupos haciendo clic en el botón "+ Nuevo".

3. Tabla de Permisos:

• Se muestra una vez que se selecciona un grupo o se está configurando un nuevo grupo.

• Enumera todos los tipos de documentos reconocidos por el sistema (por ejemplo, FACTURA, NOTA DE CRÉDITO, NOTA DE ENTREGA).

• Para cada tipo de documento, hay casillas de verificación para diferentes permisos:

  • Ver: Permiso para ver el documento.

  • Actualizar: Permiso para modificar el documento.

  • Eliminar: Permiso para eliminar el documento del sistema.

  • Primera Aprobación: Permiso para realizar la aprobación inicial del documento.

  • Segunda Aprobación: Permiso para realizar un segundo nivel de aprobación (si corresponde).

Habilitar o deshabilitar el sistema de permisos usando el interruptor tiene varios efectos en la funcionalidad de DocBits.

Habilitando el sistema de permisos:

• Cuando el sistema de permisos está habilitado, se aplican los permisos de acceso para usuarios y grupos.

• A los usuarios solo se les concede acceso a los recursos a los que están explícitamente autorizados a acceder según los permisos asignados.

• Los administradores pueden gestionar los permisos para usuarios individuales y grupos y asegurarse de que solo las personas autorizadas puedan ver o editar los datos.

Deshabilitando el sistema de permisos:

• Cuando el sistema de permisos está deshabilitado, se eliminan todos los permisos de acceso y los usuarios generalmente tienen acceso sin restricciones a todos los recursos.

• Esto puede ser útil cuando se requiere colaboración abierta temporalmente sin las restricciones del control de acceso.

• Sin embargo, puede haber un mayor riesgo de fuga de datos o acceso no autorizado, ya que los usuarios pueden acceder a información sensible a la que no están autorizados a acceder.

Habilitar o deshabilitar el sistema de permisos es una decisión importante basada en los requisitos de seguridad y la forma en que opera la organización. En entornos donde la privacidad y el control de acceso son críticos, es común dejar el sistema de permisos habilitado para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos. En otros casos, deshabilitar el sistema de permisos puede ser temporalmente necesario para facilitar la colaboración, pero debe usarse con precaución para minimizar los posibles riesgos de seguridad.

Si tiene problemas con los permisos y no puede acceder a ciertos documentos o realizar acciones que cree que debería poder hacer, los siguientes consejos de solución de problemas pueden ayudar:

Verifique la configuración de permisos:

• Verifique la configuración de permisos para los documentos o recursos en cuestión para asegurarse de que los usuarios tengan los permisos necesarios.

• Asegúrese de que los usuarios tengan acceso ya sea directamente o a través de la membresía en grupos.

Verifique la membresía en grupos:

• Verifique que los usuarios afectados sean realmente miembros de los grupos que han recibido acceso.

• Asegúrese de que los usuarios no hayan sido eliminados accidentalmente de los grupos relevantes.

Verifique los permisos individuales:

• Verifique que los permisos individuales se hayan establecido a nivel de usuario y que puedan anular los permisos de grupo.

• Asegúrese de que estos permisos individuales estén configurados correctamente.

Verifique la configuración de herencia:

• Asegúrese de que los permisos se hereden correctamente y no estén bloqueados por carpetas principales u otras configuraciones.

Verifique el historial de permisos:

• Verifique el historial de permisos o los registros para ver si ha habido cambios recientes en los permisos que podrían estar causando los problemas actuales.

Pruebe con una cuenta de usuario diferente:

• Intente acceder a los documentos afectados con una cuenta de usuario diferente para ver si el problema es específico de un usuario o afecta a todos los usuarios.

Verifique los mensajes de error:

• Asegúrese de que los usuarios estén recibiendo mensajes de error precisos que indiquen problemas de permisos. Esto puede ayudarle a identificar y diagnosticar el problema con mayor precisión.

Actualice los permisos:

• Si todas las demás soluciones fallan, intente reconfigurar los permisos para los usuarios o grupos afectados y asegúrese de que se otorguen correctamente todos los permisos requeridos.

Al seguir estos consejos de solución de problemas, puede identificar y resolver problemas relacionados con los permisos para garantizar que los usuarios tengan los derechos de acceso requeridos y puedan trabajar de manera efectiva.

La Configuración de Usuario es un área en un sistema donde los usuarios pueden ajustar preferencias personales, configuraciones de cuenta y configuraciones de seguridad. Típicamente, la configuración de usuario incluye opciones como cambios de contraseña, información del perfil, preferencias de notificación y posiblemente permisos individuales para acceder a ciertas características o datos.

En la mayoría de las organizaciones, solo las personas autorizadas tienen acceso a la configuración de usuario, generalmente administradores o administradores del sistema. Esto se debe a que las configuraciones pueden contener información sensible que podría comprometer la seguridad del sistema si son modificadas por personas no autorizadas. Los administradores pueden gestionar la configuración de usuario para asegurar que cumpla con las políticas y requisitos organizacionales y que se mantenga la integridad del sistema.

1. Barra de Búsqueda: Permite a los administradores encontrar rápidamente usuarios buscando sus nombres u otros detalles.

2. Lista de Usuarios: Muestra una lista de usuarios con las siguientes columnas:

   • Nombre: El nombre completo del usuario.

   • Correo Electrónico: La dirección de correo electrónico del usuario, que probablemente se utiliza como su identificador de inicio de sesión.

   • Admin: Una casilla de verificación que indica si el usuario tiene privilegios administrativos. Los administradores generalmente tienen acceso a todas las configuraciones y pueden gestionar otras cuentas de usuario.

   • Acciones: Esta columna generalmente incluye botones o enlaces para realizar acciones como editar detalles del usuario, restablecer contraseñas o eliminar la cuenta del usuario.

3. Botón Agregar Usuario: Este botón se utiliza para crear nuevas cuentas de usuario. Hacer clic en él normalmente abriría un formulario donde puedes ingresar los detalles del nuevo usuario, como su nombre, correo electrónico y si debe tener derechos de administrador.

Instrucciones paso a paso para agregar un nuevo usuario:

• Acceder a la Gestión de Usuarios: Navega a Configuración - Configuración Global - Grupos, Usuario y Permisos - Usuario, donde puedes agregar nuevos usuarios.

• Agregar nuevo usuario: En la configuración de usuario, haz clic en “Agregar usuario”

• Rellenar el formulario: Aparecerá un formulario donde puedes ingresar la información del nuevo usuario. La información típica incluye:

• Nombre de Usuario: Nombre único para el usuario utilizado para iniciar sesión.

• Nombre y Apellido: Nombre del usuario.

• Dirección de Correo Electrónico: La dirección de correo electrónico del usuario utilizada para comunicaciones y notificaciones.

• Contraseña: Una contraseña para el usuario que debe cumplir con las políticas de seguridad.

• Rol del Usuario: Establecer el rol del usuario, por ejemplo, usuario estándar o administrador.

• Iniciando sesión como administrador: Inicie sesión con sus privilegios de administrador.

• Accediendo a la gestión de usuarios: Navegue a la configuración de usuarios donde puede editar usuarios existentes.

• Seleccionando usuarios: Encuentre y seleccione al usuario cuyos detalles desea cambiar. Esto se puede hacer haciendo clic en el nombre de usuario o en un botón de edición junto al usuario.

• Editando detalles del usuario: Aparecerá un formulario que contiene los detalles actuales del usuario. Edite los campos requeridos de acuerdo con los cambios que desea realizar. Los detalles típicos a editar incluyen:

  • Nombre y apellido

  • Dirección de correo electrónico

  • Rol de usuario o nivel de permiso

• Guardando Cambios: Revise cualquier cambio que haya realizado y haga clic en Guardar para guardar los nuevos detalles del usuario.

• Revise el impacto de los cambios de rol: Si cambió el rol del usuario, revise el impacto de ese cambio en los niveles de acceso de seguridad. Asegúrese de que después del cambio de rol, el usuario tenga los permisos necesarios para continuar realizando sus funciones.

• Enviar notificación (opcional): Puede enviar una notificación al usuario para informarle sobre los cambios realizados.

Después de completar estos pasos, los detalles del usuario se actualizan correctamente y el usuario tiene la nueva información y permisos de acuerdo con los cambios realizados.

Eliminando Usuarios:

• Seleccionando Usuarios: Encuentre y seleccione al usuario cuyo acceso desea eliminar. Esto se puede hacer haciendo clic en el nombre del usuario o en un botón de edición junto al usuario.

• Eliminando Acceso: Haga clic en "eliminar" para quitar al usuario.

• Confirmación: Se le pide que confirme la eliminación del usuario.

• Notificación Opcional: Puede enviar opcionalmente una notificación al usuario para informarle sobre la eliminación de su acceso.

• Revisar Tareas y Documentos: Antes de eliminar al usuario, revise qué tareas o documentos están asignados al usuario. Mueva o transfiera la responsabilidad de esas tareas o documentos a otro usuario para asegurarse de que nada se pierda o quede sin terminar.

• Guardar Cambios: Confirme la eliminación del usuario y guarde los cambios.

Siguiendo estos pasos, puede asegurarse de que el acceso del usuario se elimine de manera segura mientras gestiona adecuadamente todas las tareas y documentos relevantes.

Descripción General

Esta guía explica cómo los administradores pueden definir configuraciones de control de acceso para diferentes grupos de usuarios en DocBits. Cada grupo puede ser configurado con permisos personalizados a nivel de documento y campo.

Grupos de Control de Acceso

El panel de control de acceso permite al administrador gestionar grupos de usuarios y sus respectivos permisos. Cada grupo puede tener configuraciones específicas relacionadas con:

• Acceso a Documentos: Si el grupo puede acceder a un tipo de documento.

• Permisos a Nivel de Campo: Si el grupo puede leer, escribir o ver ciertos campos dentro de un documento.

• Permisos de Acción: Qué acciones puede realizar el grupo, como editar, eliminar, actualizar en masa y aprobar documentos.

Activación

1. Navega a Ajustes.

2. Selecciona Procesamiento de Documentos.

3. Selecciona Módulo.

4. Activa el Control de Acceso habilitando el control deslizante.

Accediendo a la Configuración del Grupo

1. Navega a Ajustes.

2. Navega a Ajustes Globales.

3. Selecciona Grupos, Usuarios y Permisos.

4. Selecciona Grupos y Permisos.

5. Para gestionar permisos para un grupo, como PROCUREMENT_DIRECTOR, haz clic en los tres puntos en el lado derecho de la pantalla.

6. Selecciona Ver Control de Acceso.

Configurando Permisos para Grupos

1. Descripción General del Control de Acceso:

   • En esta sección, puedes habilitar o deshabilitar el acceso para todos los tipos de documentos, como Invoice, Credit Note, Purchase Order, y más.

   • Puedes definir niveles de acceso tales como:

     • Acceda a: Concede acceso al tipo de documento.

     • Lista: Define si el tipo de documento es visible en la vista de lista.

     • Vista: Especifica la vista predeterminada para el documento.

     • Editar: Concede permiso para editar el documento.

     • Borrar: Permite al grupo eliminar documentos.

     • Actualización Masiva: Habilita la actualización masiva del tipo de documento.

     • Niveles de Aprobación: Establece la capacidad del grupo para aprobar documentos (Aprobación de Primer y Segundo nivel).

     • Desbloquear Documento: Define si el grupo puede desbloquear un documento para más ediciones.

   Ejemplo de configuraciones para PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Invoice: Habilitado para todos los permisos, incluyendo editar y eliminar.

   • Purchase Order: Habilitado con permisos normales para todas las acciones.

2. Permisos a Nivel de Campo:

   • Dentro de cada tipo de documento, se pueden configurar campos específicos con diferentes niveles de permisos.

   • Los permisos incluyen:

     • Lectura/Escritura: Los usuarios pueden tanto leer como escribir en el campo.

     • Lectura/Escritura propietario: Solo el propietario del documento o campo puede escribir, otros pueden leer.

     • Solo lectura: Los usuarios solo pueden ver el campo pero no modificarlo.

     • Lectura propietario/Escritura propietario: Solo el propietario del documento o campo puede escribir y leer.

     • Aprobación: Los cambios deben ser aprobados por usuarios autorizados o el administrador.

     • Ninguno: No se aplican permisos específicos al campo.

El rol de un administrador es crucial para gestionar sistemas de TI, redes y plataformas digitales en una organización. Un administrador tiene permisos y responsabilidades avanzadas que les permiten controlar varios aspectos de la infraestructura técnica y garantizar que se opere de manera eficiente y segura. Aquí están algunas de las principales responsabilidades de un administrador:

• Gestión de usuarios: Los administradores gestionan cuentas de usuario, derechos de acceso y permisos. Crean nuevas cuentas de usuario, les asignan los permisos necesarios y gestionan el control de acceso para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a ciertos recursos.

• Seguridad: Los administradores son responsables de la seguridad de los sistemas de TI para proteger contra la pérdida de datos y el acceso no autorizado.

• Solución de problemas y soporte: El administrador es a menudo el primer punto de contacto para problemas técnicos. Ayudan a los usuarios a solucionar y resolver problemas y aseguran que el sistema funcione sin problemas.

Además de estas responsabilidades, los administradores también tienen la tarea de gestionar configuraciones sensibles y garantizar que los sistemas cumplan con los requisitos de cumplimiento y las mejores prácticas de seguridad de la información. Esto incluye gestionar datos sensibles, configurar controles de acceso y permisos, y monitorear y analizar los registros del sistema para identificar y abordar posibles riesgos de seguridad.

Mejores Prácticas de Seguridad

La seguridad es un aspecto esencial de cualquier organización, especialmente cuando se trata de gestionar cuentas de usuario y derechos de acceso. Aquí hay algunas mejores prácticas para mantener un protocolo de gestión de usuarios seguro:

• Actualizaciones regulares de contraseñas: Anime a los usuarios a actualizar sus contraseñas regularmente para mantener seguras sus cuentas. Establezca políticas de complejidad de contraseñas y exija el uso de contraseñas fuertes que incluyan una combinación de letras, números y caracteres especiales.

• Monitorear acciones de administradores: Implemente mecanismos para monitorear las actividades de los administradores para detectar actividades sospechosas o inusuales. Registre todas las acciones de los administradores, incluido el acceso a datos o configuraciones sensibles, para garantizar la responsabilidad e identificar posibles violaciones de seguridad.

• Limitar el número de administradores: Reduzca el número de administradores al mínimo y otorgue privilegios administrativos solo a aquellos que realmente los necesiten. Al limitar el número de administradores, minimiza el riesgo de violaciones de seguridad y facilita la gestión y el monitoreo de cuentas de usuario.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Implementieren Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administratorkonten, um die Sicherheit zusätzlich zu erhöhen. Dadurch wird ein zusätzlicher Sicherheitsschritt eingeführt, der sicherstellt, dass selbst bei Kompromittierung eines Kennworts ein Angreifer keinen unbefugten Zugriff auf das Konto erhält.

• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen: Führen Sie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits durch, um potenzielle Sicherheitslücken oder Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Überprüfen Sie die Zugriffsrechte und Berechtigungen von Benutzerkonten, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Best Practices entsprechen.

• Capacitación y concienciación: Capacite regularmente a empleados y administradores sobre las mejores prácticas de seguridad y la concienciación sobre ataques de phishing y otras amenazas cibernéticas. Hágales saber la importancia de la seguridad y anímelos a informar sobre actividades sospechosas.

Al implementar estas mejores prácticas, las organizaciones pueden mejorar la seguridad de su protocolo de gestión de usuarios y minimizar el riesgo de violaciones de seguridad y pérdida de datos. Es importante ver la seguridad como un proceso continuo y realizar actualizaciones y ajustes regulares para mantenerse al día con las amenazas y requisitos de seguridad en constante cambio.

Crear suborganizaciones dentro de un sistema de gestión documental sirve para organizar y diferenciar aún más la estructura y gestión de cuentas de usuario, documentos y flujos de trabajo dentro de una organización. Aquí hay algunos propósitos y beneficios de crear suborganizaciones:

• Estructuración y organización: Las suborganizaciones hacen posible crear una estructura jerárquica dentro del sistema de gestión documental. Esto puede ayudar a organizar cuentas de usuario y documentos por departamento, equipo, ubicación u otros criterios relevantes para una gestión más clara y eficiente.

• Gestión de permisos: Al crear suborganizaciones, los administradores pueden establecer permisos granulares y controles de acceso para diferentes grupos de usuarios. Esto significa que usuarios o grupos específicos solo pueden acceder a los documentos y recursos relevantes para su respectiva suborganización, mejorando la seguridad y la privacidad.

• Flujos de trabajo y colaboración: Las suborganizaciones pueden facilitar la colaboración y comunicación dentro de equipos o departamentos específicos al centralizar el acceso a documentos, proyectos o tareas compartidas. Esto promueve la eficiencia y la coordinación al colaborar en proyectos o flujos de trabajo comunes.

• Informes y análisis: Al organizar cuentas de usuario y documentos en suborganizaciones, se pueden crear informes y análisis detallados sobre las actividades y el rendimiento de equipos o departamentos individuales. Esto permite a los administradores y gerentes obtener información sobre el uso del sistema de gestión documental a nivel organizacional.

• Escalabilidad y flexibilidad: Las suborganizaciones proporcionan una estructura escalable que puede crecer con el crecimiento y los cambios de la organización. Nuevos equipos o departamentos pueden ser fácilmente añadidos e integrados adecuadamente en el esquema suborganizacional existente sin afectar la estructura general del sistema de gestión documental.

En general, las suborganizaciones permiten una gestión y organización más efectiva de cuentas de usuario, documentos y flujos de trabajo dentro de un sistema de gestión documental al mejorar la estructura, la seguridad y la colaboración.

Cómo acceder a esta función

En Configuración, Configuración global → Grupos, Usuarios y Permisos → Suborganizaciones como se muestra a continuación.

Luego serás llevado a una página que se parece a esta:\

Aquí es donde encontrarás tus suborganizaciones creadas previamente, así como donde puedes crear nuevas suborganizaciones.

Crear una nueva Suborganización:

Haz clic en el botón + NUEVO

Se mostrará el siguiente menú:

Ingresa los detalles de la suborganización que deseas crear, el nombre y la descripción, luego haz clic en el botón GUARDAR. Deberías encontrar tu nueva suborganización creada al final de la lista de suborganizaciones existentes.

Editar suborganizaciones

Gestionar Usuarios:

• Agregar Usuarios: Los administradores pueden crear nuevas cuentas de usuario y asignarlas a la suborganización correspondiente.

• Asignar Roles y Permisos: Los administradores pueden establecer los roles y permisos para los usuarios dentro de una suborganización. Esto generalmente implica asignar derechos de acceso a documentos, carpetas o funciones específicas en el sistema de gestión de documentos.

• Gestionar detalles del perfil: Los administradores pueden editar los detalles del perfil de los usuarios dentro de la suborganización, como: B. Información de contacto o afiliación departamental. Esto permite una gestión actualizada y precisa de los datos de los usuarios.

Puedes agregar un nuevo usuario a la organización y tener la opción de eliminar al usuario de otros grupos.

Editar Usuario:

• Editar configuraciones de suborganización: Los administradores pueden editar las configuraciones y propiedades de una suborganización, incluyendo su nombre, descripción o nivel jerárquico dentro del sistema.

• Editar detalles del usuario: Los administradores pueden editar los detalles de usuarios individuales dentro de una suborganización, por ejemplo, para ajustar sus derechos de acceso o actualizar su información de contacto.

Eliminar Usuario:

• Eliminar suborganizaciones: Los administradores también pueden tener la capacidad de eliminar suborganizaciones si ya no son necesarias o si se requiere una reestructuración de la estructura organizativa. Al eliminar una suborganización, los administradores deben asegurarse de que todos los usuarios y datos asociados se manejen adecuadamente.

Estas funciones de gestión permiten a los administradores gestionar y adaptar de manera efectiva las cuentas de usuario y las estructuras organizativas dentro de un sistema de gestión de documentos para satisfacer las necesidades y procesos cambiantes de la empresa.

Las configuraciones de integración juegan un papel crucial en la eficiencia y funcionalidad de Docbits, ya que permiten garantizar una interacción fluida con otras herramientas y servicios. Aquí hay algunas razones por las que es importante configurar correctamente las configuraciones de integración:

Clave API

Las configuraciones de integración juegan un papel crucial en la eficiencia y funcionalidad de DocBits, ya que permiten garantizar una interacción fluida con otras herramientas y servicios. Aquí hay algunas razones por las que es importante configurar correctamente las configuraciones de integración:

• Mayor eficiencia: La integración con otras herramientas y servicios puede optimizar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia. Por ejemplo, los documentos pueden intercambiarse automáticamente entre Docbits y un sistema CRM, reduciendo la entrada manual y aumentando la productividad.

• Consistencia de datos: La integración permite que los datos se intercambien sin problemas entre diferentes sistemas, mejorando la consistencia y precisión de los datos. Esto evita inconsistencias o entradas de datos duplicadas que podrían llevar a errores.

• Actualizaciones en tiempo real: La integración permite actualizaciones en tiempo real entre diferentes plataformas para que los usuarios siempre tengan la información más reciente. Esto es especialmente importante para procesos comerciales críticos que requieren información en tiempo real.

• Automatización de tareas: La integración permite automatizar tareas rutinarias, ahorrando tiempo y recursos. Por ejemplo, se pueden activar notificaciones automáticamente cuando ocurre un cierto evento en otro sistema sin necesidad de intervención manual.

• Mejora de la experiencia del usuario: Una integración bien configurada asegura una experiencia de usuario fluida, ya que los usuarios no tienen que alternar entre diferentes sistemas para acceder a información relevante. Esto mejora la satisfacción del usuario y contribuye a la eficiencia.

Para configurar correctamente las configuraciones de integración, es importante entender los requisitos de la organización y asegurarse de que la integración esté perfectamente integrada en los flujos de trabajo y procesos existentes. Esto requiere una planificación, configuración y monitoreo exhaustivos de la integración para garantizar que funcione sin problemas y entregue el valor deseado.

Resumen

La configuración del Panel está diseñada para ayudar a los administradores a controlar la presentación de datos y la interacción dentro del panel de DocBits. Estas configuraciones determinan qué información está disponible inmediatamente al iniciar sesión, asegurando que los usuarios tengan acceso rápido a los datos más relevantes para sus tareas.

Características y opciones clave

Configuraciones Generales del Panel:

• Restablecer filtros: Permite la configuración de cuándo deben restablecerse los filtros del panel, como después de la carga de documentos, reinicio de documentos o exportación de documentos. Esto ayuda a mantener una pizarra limpia para la visualización de datos según las etapas específicas del flujo de trabajo.

• Datos del panel: Controla si el panel debe cargar automáticamente los datos al acceder el usuario, lo que puede ayudar a reducir los tiempos de carga y mejorar la experiencia del usuario al cargar solo los datos cuando sea necesario.

Acción:

• Asignar a: Esta función permite a los usuarios definir permisos para la asignación de documentos

  • Only for Admin: Solo los usuarios administradores pueden asignar documentos, independientemente de los permisos otorgados a los usuarios no administradores.

  • All Users: Todos los usuarios que han recibido los permisos necesarios pueden asignar documentos.

• • Only for Admin: Solo los usuarios con privilegios de Admin pueden reiniciar documentos, independientemente de los permisos otorgados a los usuarios no administradores.

  • Only Admin and Assignee: Solo los usuarios con privilegios de Admin y el usuario asignado pueden reiniciar el documento.

Filtros:

• Estilo del filtro de estado: Determina el estilo de presentación de los filtros de estado, que se puede establecer como predeterminado o personalizado según el enfoque operativo de los usuarios.

• Filtro de estado personalizado: Permite la creación y aplicación de filtros personalizados que pueden dirigirse a estados de documentos específicos como "Nuevo", "Validando" o "Exportando". Esto permite a los usuarios acceder rápidamente a documentos en etapas específicas de procesamiento.

Cuadro de mandos de envíos anticipados:

• Delivered Orders Visibility: Esta función permite al usuario especificar la duración durante la cual los pedidos entregados serán visibles.

Estas configuraciones del panel son cruciales para asegurar que la plataforma DocBits sea lo más receptiva y útil posible, proporcionando a los usuarios una herramienta poderosa para monitorear y gestionar las actividades de procesamiento de documentos directamente desde el panel.

En la configuración de "Vencimiento de Documentos" dentro de la sección "PROCESAMIENTO DE DOCUMENTOS", puedes configurar los horarios de eliminación automática para tus documentos dentro del sistema. Esta función es particularmente útil para gestionar políticas de retención de datos y garantizar el cumplimiento de normas legales u organizativas con respecto al almacenamiento de documentos.

Esto es lo que hace cada configuración:

1. Eliminar documento después de: Este menú desplegable te permite establecer el período de tiempo después del cual un documento procesado se eliminará automáticamente del sistema. Puedes elegir entre opciones predefinidas como 48 horas, 1 semana, 2 semanas o 4 semanas. Esto ayuda a gestionar el espacio y mantener las políticas del ciclo de vida de los documentos.

2. Eliminar documento finalizado después de: Similar a la configuración anterior, pero se dirige específicamente a los documentos finalizados o completamente procesados. Permite las mismas opciones de marco de tiempo para la eliminación, asegurando que los documentos completados no se almacenen más tiempo del necesario.

Ambas configuraciones garantizan que los documentos no se mantengan indefinidamente en tu sistema, lo que ayuda a evitar el uso de almacenamiento innecesario y a mantener el flujo de trabajo de procesamiento de documentos libre de desorden. Estas configuraciones son vitales para las organizaciones que necesitan cumplir con requisitos regulatorios específicos sobre la retención de documentos.

La configuración de "Importación" en su sistema de procesamiento de documentos le permite configurar cómo se importan los documentos al sistema desde diversas fuentes, incluyendo configuraciones tanto para FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos) como para correo electrónico. Aquí hay un desglose de estas configuraciones:

1. Configuración de Documentos:

   • Restringir a páginas: Esto le permite limitar el procesamiento a un cierto número de páginas de cada documento.

   • Días de Términos de Pago: Define los términos de pago predeterminados (en días) que se pueden aplicar a los documentos.

   • Patrón de Fecha: Establece el patrón para reconocer y formatear fechas dentro de los documentos importados.

2. Importación FTP:

   • Tipo: Define el tipo de protocolo FTP a utilizar (por ejemplo, SFTP).

   • URL del Servidor: La dirección del servidor desde donde se obtendrán los documentos.

   • Nombre de Usuario y Puerto: Credenciales y número de puerto para acceder al servidor FTP.

   • Directorio Predeterminado: Especifica el directorio en el servidor FTP desde donde se importarán los archivos.

La opción adicional de agregar nuevos datos incluye campos como:

• Contraseña: Para autenticación.

• Patrones de coincidencia de nombres de archivo: Para especificar qué archivos importar según sus nombres.

• Sub-Organizaciones: Seleccione a qué suborganización se deben aplicar la configuración de importación.

1. Importación por Correo Electrónico:

   • Dirección de Correo Electrónico: Configure una cuenta de correo electrónico a la que se puedan enviar documentos para su importación.

   • Nombre de Usuario y Contraseña: Credenciales para acceder a la cuenta de correo electrónico.

   • Protocolo y Encriptación: Especifique el protocolo (IMAP, POP3) y el tipo de encriptación.

   • Combinar documentos adjuntos: Opción para combinar todos los documentos adjuntos en un solo documento al importar.

Esto también permite especificar suborganizaciones para un control más preciso sobre dónde se dirigen los correos electrónicos dentro de la estructura organizativa.

Este documento proporciona una explicación detallada de las reglas de resolución de conflictos utilizadas en el sistema de facturación DocBits. Estas reglas están diseñadas para manejar automáticamente las discrepancias entre los detalles de la factura y los datos de la orden de compra (PO), asegurando una reconciliación financiera precisa. El sistema aplica estas reglas para procesar líneas de factura, cargos e impuestos, y genera ajustes o notas apropiadas cuando es necesario.

Estructura de las Reglas

1. Metadatos

• versión: Identifica la versión del archivo de mapeo.

• revisión: Número de revisión para rastrear cambios.

• autor: Indica el creador del archivo de mapeo.

• descripción: Una breve descripción del propósito del archivo.

• created_at & updated_at: Tiempos de creación y última actualización del archivo.

2. Configuración de Exportación

La sección de configuración de exportación define el mapeo entre los campos de datos en el sistema y los campos correspondientes en los archivos de exportación.

• Encabezado: Define los campos de encabezado para los datos de factura exportados.

• Líneas de Impuesto: Especifica los campos para los elementos de línea de impuesto en la exportación.

• Cargos de Encabezado de Orden: Mapea campos relacionados con cargos adicionales a nivel de encabezado de orden.

• Líneas de Recibo: Mapea campos para elementos de línea individuales en un recibo.

• Cargos de Línea de Orden: Define los campos para cargos relacionados con líneas de orden específicas.

• Líneas de Costo: Especifica campos para líneas de asignación de costos.

• Nota de Débito & Nota de Crédito: Define campos para generar notas de débito y crédito en casos de discrepancias.

3. Reglas de Resolución de Conflictos

Estas reglas manejan discrepancias entre los datos de la factura y los datos correspondientes de la PO. Cada regla se compone de varios componentes:

• Nombre: El nombre descriptivo de la regla, que indica el tipo de discrepancia que aborda.

• Sección: Indica qué parte de la factura (por ejemplo, receipt_lines, line_charges) se aplica la regla.

• Activo: Valor booleano (verdadero o falso) que indica si la regla está actualmente activa.

• Criterios de Coincidencia: Condiciones que activan la regla basadas en comparaciones entre los datos de la factura actual y los datos esperados de la PO.

• Acciones: Define lo que el sistema debe hacer cuando se activa la regla, incluyendo ajustar valores, aplicar cargos o generar notas de crédito/débito.

Elementos Comunes en las Reglas

Operadores de Comparación

Estos operadores definen cómo se comparan los valores reales de la factura con los valores esperados de la PO:

• igual

• mayor que

• mayor o igual que

• menor que

• menor o igual que

• dentro de la tolerancia

• fuera de la tolerancia

Estado de Aprobación

Indica si una discrepancia está aprobada o no:

• aprobado

• rechazado

• cualquiera

Tipos de Acción

Define acciones específicas a tomar cuando se detecta una discrepancia:

• línea de recibo

• línea de costo

• cargo de encabezado

• cargo de línea

• línea de impuesto

• línea de recibo de nota de débito

• línea de costo de nota de débito

• cargo de encabezado de nota de débito

• cargo de línea de nota de débito

• línea de recibo de nota de crédito

• línea de costo de nota de crédito

• cargo de encabezado de nota de crédito

• cargo de línea de nota de crédito

• línea de impuesto de nota de crédito

Ejemplos de Reglas

Caso 1, 2, 3: Cantidad y Precio Unitario Dentro de la Tolerancia

• Propósito: Maneja escenarios donde tanto la cantidad como el precio unitario en la factura están dentro de los límites de tolerancia aceptados en comparación con la PO.

• Acción: El sistema acepta los valores de la factura y calcula el monto total.

Caso 4, 5: Cantidad Dentro de la Tolerancia, Precio Unitario Fuera de la Tolerancia (Aprobado)

• Propósito: Se aplica cuando la cantidad está dentro de la tolerancia pero el precio unitario está fuera de la tolerancia y ha sido aprobado.

• Acción: El sistema ajusta el precio unitario para que coincida con la PO y aplica cualquier cargo de línea necesario.

Caso 6: Cantidad Dentro de la Tolerancia, Precio Unitario Fuera de la Tolerancia Negativa (Rechazado)

• Propósito: Trata casos donde el precio unitario es menor de lo esperado y está fuera del rango de tolerancia, lo que lleva al rechazo.

• Acción: El sistema ajusta el precio unitario para que coincida con la PO, genera una nota de crédito por la diferencia y aplica cargos de encabezado según sea necesario.

Manejo de Cargos e Impuestos

Cargo por Tolerancia por Unidad

• Las reglas bajo esta categoría manejan discrepancias en los cargos por unidad, con acciones específicas basadas en si el cargo está dentro o fuera de la tolerancia y si está aprobado o rechazado.

Ajustes de Línea de Impuesto

• Estas reglas gestionan discrepancias fiscales ajustando las líneas de impuesto o generando notas de crédito o débito correspondientes basadas en las diferencias entre los datos de impuestos de la factura y la PO.

Enums y Opciones

• Enums: Listas predefinidas de valores que aseguran consistencia en las reglas (por ejemplo, operadores de comparación, tipos de aprobación).

• Opciones: Elecciones predefinidas para manejar cantidades o precios unitarios, ofreciendo flexibilidad en las definiciones de reglas.

Explicación de Capturas de Pantalla

Captura de Pantalla 1: Interfaz de Gestión de Reglas

Esta captura de pantalla muestra la interfaz de Gestión de Reglas donde los administradores pueden ver y gestionar todas las reglas de resolución de conflictos. Los elementos clave incluyen:

• Botón Agregar Regla: Permite agregar nuevas reglas.

• Lista de Reglas: Muestra todas las reglas activas con detalles como nombre, sección y estado activo.

• Desplegable de Sección: Filtra las reglas según la sección a la que se aplican (por ejemplo, Líneas de Recibo, Cargos de Línea).

Captura de Pantalla 2: Edición Detallada de Reglas

Esta captura de pantalla ilustra la vista detallada de una regla específica que se está editando. Los elementos clave incluyen:

• Sección de Criterios: Define las condiciones bajo las cuales se activa la regla. Por ejemplo, los criterios pueden especificar que si la cantidad y el precio unitario difieren de la PO pero están dentro de la tolerancia, se debe aplicar la regla.

• Sección de Acciones: Especifica qué acciones deben tomarse cuando se cumplen los criterios. Esto puede incluir ajustar las líneas de la factura, generar notas de crédito o débito, o aplicar cargos adicionales.

• Tipo de Documento y Elementos de Costo: Permite al administrador mapear acciones específicas a tipos de documentos y elementos de costo, proporcionando flexibilidad en el manejo de diferentes escenarios.

1. Calidad de OCR:

• Este ajuste te permite definir el porcentaje mínimo de calidad de OCR requerido para que un documento sea procesado automáticamente. Incluye un control deslizante que puedes ajustar para establecer el umbral, como el 75%, por debajo del cual el sistema no puede garantizar una extracción exitosa. Si la calidad de OCR de un documento cae por debajo de este umbral, puedes optar por que el sistema realice acciones específicas, como volver a ejecutar el OCR después de una confirmación manual.

1. Configuraciones generales de OCR:

• Usar E-Text si está disponible: Esta opción, cuando está habilitada, permite al sistema utilizar texto electrónico incrustado en PDF u otros tipos de documentos para mejorar la precisión.

• Usar DESKEW si está disponible: Esta función corrige la alineación del documento, lo que ayuda a mejorar la precisión de OCR enderezando cualquier escaneo sesgado.

1. Configuraciones de OCR para tablas:

• Usar datos de IA para tablas si están disponibles: Este ajuste permite el uso de tecnologías de IA para reconocer y extraer mejor las tablas de documentos escaneados, aprovechando modelos de aprendizaje automático para identificar y estructurar datos tabulares con precisión.

1. Configuraciones de OCR para los campos de encabezado:

• Usar Extracción de Reglas: Cuando está habilitado, este ajuste permite al sistema aplicar reglas predefinidas para extraer datos de los campos de encabezado, lo que puede ser crítico para identificar correctamente secciones de documentos como números de factura, fechas, etc.

• Usar Extracción de IA: Esta opción utiliza modelos de IA para extraer de manera inteligente los campos de encabezado, lo que puede ser más adaptable a variaciones en diseños y estilos de documentos.

La "Búsqueda de Datos Maestros" en la configuración de procesamiento de documentos permite un enfoque integral para gestionar y validar los datos de sus documentos sincronizándolos con su sistema ERP de Infor. Así es como ayuda a agilizar la validación y mejora del procesamiento de documentos dentro de su entorno ERP:

1. Gestión Centralizada de Datos: Esta función actúa como un repositorio central donde se pueden almacenar y gestionar datos de diversas fuentes como proveedores, direcciones de clientes, códigos fiscales y más. Proporciona un único punto de referencia para todos los datos maestros, garantizando consistencia y precisión en toda su organización.

2. Validación Contra Datos del ERP: Al sincronizar datos maestros como información de proveedores de Infor a Docbits, puede validar automáticamente los datos extraídos de los documentos con sus datos del ERP. Esto asegura que la información procesada (como nombres de proveedores, direcciones y códigos fiscales) coincida con los datos almacenados en su sistema ERP, minimizando errores y discrepancias.

3. Facilita la Automatización: Contar con un sólido sistema de búsqueda de datos maestros ayuda a automatizar el procesamiento de documentos entrantes. Por ejemplo, las órdenes de compra o facturas pueden ser verificadas automáticamente en cuanto a la corrección de los datos del proveedor, aprobadas si coinciden, o marcadas para revisión si se encuentran discrepancias.

4. Mejora la Integridad de los Datos: Las actualizaciones regulares de su sistema ERP al sistema de búsqueda de datos maestros garantizan que los datos utilizados para el procesamiento de documentos estén actualizados. Esto reduce el riesgo de procesar documentos basados en información desactualizada, mejorando así la integridad general de las transacciones comerciales.

5. Eficiencia en el Procesamiento de Documentos: Con los datos maestros vinculados directamente y actualizados constantemente, el procesamiento de documentos se vuelve más eficiente. Los documentos pueden ser clasificados y dirigidos automáticamente en función de los criterios específicos establecidos en los datos maestros, como términos de proveedores específicos o regulaciones fiscales aplicables a diferentes tipos de transacciones.

La configuración de "Lista de Valores" en su sistema de procesamiento de documentos es esencialmente un repositorio central para gestionar valores predefinidos que se pueden utilizar en varios formularios y campos dentro del sistema. Esta configuración es particularmente útil para estandarizar la entrada de datos y garantizar la coherencia en los documentos procesados por el sistema.

1. Segmentación por Tipo: Cada sección, como "ISO_Currency", "Invoice_Sub_Type", "Invoice_Type" y "Test", representa una categoría diferente de valores predefinidos. Estas categorías se utilizan para gestionar diferentes tipos de entradas de datos relevantes para sus contextos específicos dentro del sistema.

2. Valores y Sinónimos: Bajo cada categoría, puede definir varios valores. Por ejemplo, bajo "Invoice_Sub_Type", se enumeran valores como "Factura de Costo" y "Factura de Compra". Además, tiene la capacidad de asignar sinónimos a estos valores, mejorando la flexibilidad y alcance de la captura de datos. Por ejemplo, "Factura de Costo" tiene sinónimos como "Kostenrechnung" y "Cost Invoice".

3. Uso en Suborganizaciones: Estos valores también se pueden hacer específicos para ciertas suborganizaciones dentro de su configuración, lo que permite la personalización y localización de flujos de trabajo de procesamiento de documentos.

4. Agregar y Gestionar Valores: A través de la acción "Agregar Fila", puede introducir nuevos valores y sinónimos en las listas, y las "Acciones" permiten editar o eliminar entradas existentes.

En la sección "Configuración de Exportación" de la configuración de Procesamiento de Documentos, se gestiona cómo se exportan los documentos después del procesamiento. Esto incluye la configuración de varios métodos de exportación adaptados a necesidades específicas, como transferencias de archivos directas o integración con sistemas empresariales como Infor. A continuación se detalla las opciones y funcionalidades dentro de esta configuración:

1. Selección del Método de Exportación: Puedes elegir cómo deben exportarse los documentos. Los métodos comunes incluyen SFTP, webhooks e integración directa con sistemas como Infor IDM (Infor Document Management), Infor ION (Intelligent Open Network) y otras opciones relacionadas con Infor. Cada método admite diferentes tipos de flujos de trabajo y requisitos de integración.

2. Detalles de Configuración:

   • Para SFTP, generalmente necesitas especificar la URL del servidor, nombre de usuario, contraseña y la carpeta de destino donde se cargarán los documentos.

   • Para integraciones con Infor, es posible que necesites configurar mapeos específicos o proporcionar claves API para garantizar que los documentos se procesen correctamente y se envíen al ecosistema de Infor, alineándose con la estructura de datos existente y los flujos.

3. Personalización: Dependiendo del tipo de documento (por ejemplo, facturas, confirmaciones de pedidos) y la suborganización, se pueden configurar diferentes ajustes de exportación para cumplir con distintas reglas comerciales o requisitos de cumplimiento.

4. Flexibilidad de Integración: La interfaz permite tener múltiples configuraciones de integración activas simultáneamente, lo que permite a los usuarios manejar eficientemente varios tipos de documentos y destinos. Esta configuración modular garantiza que diferentes partes del negocio puedan utilizar flujos de trabajo personalizados sin afectarse mutuamente.

5. Agregar y Editar Configuraciones: Los usuarios pueden agregar nuevas configuraciones o editar las existentes especificando detalles como tipo de documento, método de exportación y credenciales o ajustes específicos al método de exportación elegido.

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Gestión de Caché

En la configuración de "Gestión de Caché", podrás activar la limpieza automática para el Caché de Entregas Recibidas, Caché de Órdenes de Compra y Caché de Tareas y Notificaciones.

Con el Tiempo de vida, TTL corto, puedes configurar cuánto tiempo pasa antes de que se limpie un caché.

• Contabilidad Automática: DocBits ofrece funcionalidad de contabilidad automatizada, agilizando el proceso de manejo de transacciones financieras asociadas con órdenes de compra (POs) y otros documentos.

• Integración M3: Integración con M3, una solución de software ERP, que permite la interacción sin problemas entre DocBits y M3 para una gestión y procesamiento de documentos mejorados.

• Tablero de Órdenes de Compra (PO): Un tablero centralizado dentro de DocBits diseñado específicamente para gestionar y monitorear órdenes de compra, proporcionando información y análisis para un seguimiento y toma de decisiones eficientes.

• Tablero de Órdenes de Envío: Similar al Tablero de Órdenes de Compra, esta función se centra en la gestión y monitoreo de órdenes de envío, facilitando operaciones logísticas fluidas.

• Tableros v2: Una versión actualizada de la interfaz de tablero, probablemente con una mejor experiencia de usuario y características adicionales para una mayor usabilidad.

• Tablero de Envíos Avanzados: Un tablero especializado para la monitorización avanzada y gestión de actividades relacionadas con envíos, ofreciendo información y funcionalidades más profundas.

• Portal de Proveedores: Un portal dentro de DocBits dedicado a proveedores, que les permite interactuar y colaborar con el sistema, mejorando la comunicación y eficiencia en la cadena de suministro.

• Constructor de Flujos de Trabajo: Una herramienta para crear y personalizar flujos de trabajo dentro de DocBits, permitiendo a los usuarios definir procesos específicos y automatizar el manejo de documentos según sus requisitos comerciales únicos.

• Constructor de Diseño: Permite a los usuarios diseñar y personalizar el diseño de documentos dentro de DocBits, asegurando la alineación con los estándares de marca y usabilidad.

• Modo de Anotación: Una función que permite a los usuarios hacer anotaciones y marcar documentos directamente dentro de la interfaz de DocBits, facilitando la colaboración y retroalimentación.

• Mostrar informe: Funcionalidad para generar y mostrar informes dentro de DocBits, proporcionando información y análisis sobre varios aspectos del procesamiento y gestión de documentos.

• Modelos y Etiquetas: Herramientas para definir y configurar modelos de reconocimiento de documentos y etiquetas dentro de DocBits, mejorando la precisión y eficiencia en el procesamiento de documentos.

• Script de Documento: Probablemente una función para la creación de scripts y automatización de acciones o procesos específicos relacionados con el manejo de documentos dentro de DocBits.

• Escaneo de Documentos: Capacidad para escanear documentos físicos e importarlos a DocBits para su procesamiento y gestión digital.

• Extracción de Código QR: Una función para extraer información de códigos QR incrustados en documentos, permitiendo la captura y procesamiento automatizados de datos.

• Datos Maestros Personalizados: Permite a los usuarios definir y gestionar campos y atributos de datos maestros personalizados dentro de DocBits, adaptando el sistema a sus necesidades comerciales específicas.

• Tareas y Notificaciones: Funcionalidad para gestionar tareas y recibir notificaciones dentro de DocBits, asegurando una acción y comunicación oportuna con respecto a las actividades de procesamiento de documentos.

• Actualizador de ACL de IDM: Este módulo probablemente se encarga de actualizar y gestionar listas de control de acceso (ACLs) dentro de DocBits, garantizando permisos adecuados y seguridad para el acceso y manejo de documentos.

En la configuración de "Licencias de API", encontrarás una lista de todos los paquetes utilizados, la versión del paquete utilizado y las licencias asociadas.

En la configuración de "Gestión de Tareas" en la sección "Configuración de Registro", se te dará una visión general de todas las tareas de celery, sus intervalos, cuándo se ejecutó la tarea por última vez y cuándo se ejecutará nuevamente. Además, también tendrás la opción de ejecutar una tarea nuevamente. Si estás buscando una tarea específica, puedes usar la barra de búsqueda para ello.

Tienes la opción de ordenar la lista utilizando las pequeñas flechas junto al nombre de la columna.

Las columnas se pueden reorganizar manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y arrastrándolas a su lugar.

En la configuración de "Sincronización de Datos" en la sección "Configuración de Registro", podrás ver qué datos han sido sincronizados y cuándo fue la última sincronización.

1. Permisos del Proveedor: Esta configuración define qué acciones puede o no puede realizar un proveedor dentro del sistema. Por ejemplo, puedes controlar si los proveedores pueden ver solo sus transacciones, enviar facturas, acceder a historiales de pago o actualizar su información. Establecer estos permisos ayuda a mantener la seguridad del sistema y garantiza que los proveedores solo accedan a los datos necesarios para sus interacciones con tu negocio.

2. Grupo de Proveedores: Los proveedores pueden ser categorizados en diferentes grupos según criterios como el tipo de productos que ofrecen, su ubicación geográfica o su rol dentro de la cadena de suministro. Agrupar proveedores permite una gestión más eficiente y puede facilitar la aplicación de flujos de trabajo o reglas específicas a un conjunto de proveedores en lugar de individualmente.

3. Mapeo de Usuarios y Grupos de Proveedores: Esta configuración implica vincular usuarios dentro de tu organización a uno o más grupos de proveedores. Esto es crucial para gestionar qué empleados tienen acceso a información y capacidades de interacción con grupos de proveedores específicos. Por ejemplo, un gerente de compras en tu empresa puede necesitar acceso a todos los grupos de proveedores, mientras que un gerente de proyecto solo puede necesitar acceso a proveedores relacionados con sus proyectos.

4. Política y Declaración de Privacidad: Es esencial tener políticas claras y declaraciones de privacidad accesibles para los proveedores sobre cómo se utilizarán y protegerán sus datos. Esta configuración te permite gestionar y comunicar estos documentos a los proveedores, garantizando el cumplimiento de los estándares legales y generando confianza con tus proveedores al mostrar de manera transparente cómo se maneja su información.

Descripción General

Los Árboles de Decisión son una característica poderosa que permite el enrutamiento automatizado y el proceso de toma de decisiones basado en reglas predefinidas. Esta característica es especialmente útil en entornos complejos donde se deben evaluar diversas condiciones para determinar el curso de acción correcto, como asignar precios, determinar cantidades o enrutear documentos.

Componentes Clave

• Lista de Árboles de Decisión: Esta es la interfaz principal donde se enumeran todos los árboles de decisión existentes. Cada árbol de decisión puede estar asociado con un tipo de documento específico, como una FACTURA o COTIZACIÓN.

• Editor de Árboles de Decisión: Esta interfaz permite la creación y edición de árboles de decisión, donde puedes definir reglas, operadores y acciones a tomar cuando se cumplen ciertas condiciones.

Interfaz del Árbol de Decisión

Lista de Árboles de Decisión

La lista de Árboles de Decisión muestra todos los árboles de decisión disponibles. Cada entrada muestra:

• Nombre: El nombre del árbol de decisión.

• Tipo de Documento: El tipo de documento asociado con el árbol de decisión (por ejemplo, FACTURA, COTIZACIÓN).

Editor de Árboles de Decisión

El Editor de Árboles de Decisión te permite configurar reglas que rigen cómo se toman las decisiones.

Componentes del Editor de Árboles de Decisión

• Reglas: Cada regla consiste en condiciones y acciones.

• Seleccionar Fuente: Este menú desplegable te permite especificar el campo fuente a evaluar.

• Seleccionar Operador: Define el operador lógico (por ejemplo, <=, >=, =, !=) que se aplicará al campo fuente.

• Resultado: Define el resultado o acción que debe tomarse cuando se cumplen las condiciones.

• Agregar Nueva Fila: Te permite agregar reglas adicionales al árbol de decisión.

Ejemplo de Configuración de un Árbol de Decisión

1. Regla 1:

   • Fuente: Cantidad

   • Operador: <=

   • Valor: 250000

   • Resultado: Asignar a CATMGR_CMM

2. Regla 2:

   • Fuente: Precio

   • Operador: >

   • Valor: 500000

   • Resultado: Asignar a DIRECTOR_DE_ADQUISICIONES

Cada regla se evalúa secuencialmente, y la acción correspondiente se ejecuta si se satisfacen las condiciones.

Política del Árbol de Decisión

La Política del Árbol de Decisión define cómo se procesan múltiples reglas dentro de un árbol de decisión. Puedes elegir entre varias políticas:

• Única: Asegura que solo una regla puede coincidir. Si más de una regla coincide, el árbol de decisión marcará un error.

• Primera: Se aplica la primera regla coincidente, y no se evalúan más reglas.

• Prioridad: Las reglas se evalúan según su orden de prioridad. Se aplica la regla coincidente de mayor prioridad.

• Colectar (suma): Recoge todas las reglas coincidentes y suma los resultados.

• Colectar (mínimo/máximo/cantidad): Recoge todas las reglas coincidentes y selecciona el mínimo, máximo o cuenta las ocurrencias.

• Orden de Reglas: Aplica las reglas en el orden en que aparecen en el árbol de decisión.

• Cualquiera: Cualquier regla coincidente puede aplicarse, permitiendo múltiples resultados.

Ejemplo de una Política del Árbol de Decisión en Acción

En el árbol de decisión "Precio del Grupo Directo":

• Política Seleccionada: Primera

• Esto significa que tan pronto como se cumple la condición de una regla, se aplica su acción asociada, y no se evalúan más reglas.

Exportar y Guardar

• Guardar: Guarda la configuración actual del árbol de decisión.

• Exportar: Te permite exportar la configuración del árbol de decisión, que luego puede ser importada a otro entorno o utilizada para fines de respaldo.

Descripción General

La función de Plantillas de Correo Electrónico permite a los administradores crear y personalizar comunicaciones por correo electrónico que se envían automáticamente a los proveedores. Uno de los elementos clave utilizados en estas plantillas es el {{magic_link}}, que proporciona un enlace dinámico adaptado a cada destinatario.

¿Qué es {{magic_link}}?

El {{magic_link}} es un marcador de posición que se reemplaza dinámicamente con una URL única cuando se envía el correo electrónico. Esta URL generalmente dirige al destinatario a completar una acción, como registro, aprobación o acceso a una parte específica del portal del proveedor.

Edición de Plantillas de Correo Electrónico

Accediendo al Editor de Plantillas de Correo Electrónico

1. Navegar a Plantillas de Correo Electrónico:

   • Ve a la sección de Plantillas de Correo Electrónico desde el menú principal.

2. Seleccionar una Plantilla para Editar:

   • Elige la plantilla de correo electrónico que deseas editar haciendo clic en el nombre de la plantilla (por ejemplo, "Correo Electrónico de Invitación al Proveedor").

3. Editar la Plantilla:

   • El editor te permite modificar tanto el código HTML como el diseño visual del correo electrónico.

   • Puedes alternar entre la edición visual y la edición de código utilizando las pestañas proporcionadas.

Definiendo {{magic_link}} como un Enlace

Para definir {{magic_link}} como un enlace clicable en el correo electrónico, necesitas asegurarte de que esté correctamente formateado en el código HTML de la plantilla. Sigue estos pasos:

1. Localiza la Sección del Enlace en el Código HTML:

   • En el editor de código, encuentra la sección donde deseas que aparezca el enlace mágico. Esto suele estar dentro de una etiqueta <a> (ancla).

2. Inserta el Marcador de Posición {{magic_link}}:

   • Reemplaza el atributo href de la etiqueta ancla con {{magic_link}}.

   • Asegúrate de que el enlace esté estilizado adecuadamente para la plantilla de correo electrónico. Aquí tienes un ejemplo:

3. Personaliza el Texto del Enlace:

• Modifica el texto entre las etiquetas de apertura <a> y cierre </a> para reflejar la acción que deseas que el usuario realice. Por ejemplo, “Completar Registro” o “Acceder a Tu Cuenta”.

1. Guarda y Prueba la Plantilla:

• Después de realizar los cambios, haz clic en el botón Guardar.

• Puedes usar el botón Enviar Prueba para enviar un correo electrónico de prueba y asegurarte de que el enlace funcione como se espera.

Mejores Prácticas para Usar {{magic_link}}

• Ubicación del Enlace: Coloca el {{magic_link}} de manera prominente en el correo electrónico para asegurarte de que sea fácilmente accesible para los destinatarios.

• Llamado a la Acción Claro: El texto dentro del enlace debe ser un llamado a la acción claro, como “Completar Registro” o “Confirmar Tu Correo Electrónico”.

• Estilo: Asegúrate de que el enlace esté estilizado de manera consistente con el resto de la plantilla de correo electrónico y se destaque visualmente.

• Pruebas: Siempre envía un correo electrónico de prueba después de editar la plantilla para verificar que el {{magic_link}} se resuelva correctamente y que el estilo sea apropiado.

Conclusión

Al definir correctamente el {{magic_link}} en tus plantillas de correo electrónico, puedes asegurarte de que los destinatarios reciban un correo electrónico personalizado y accionable que los guíe a la tarea apropiada dentro de tu portal de proveedores. Esto mejora la experiencia del usuario y asegura procesos de incorporación y comunicación fluidos.

Esta documentación proporciona instrucciones paso a paso para los administradores sobre cómo definir y usar el {{magic_link}} en las plantillas de correo electrónico, asegurando que los correos sean tanto funcionales como visualmente atractivos.

Aquí es donde decides qué información deseas incluir y defines qué información es necesaria. Puedes diseñar fácilmente tu diseño utilizando las funciones de arrastrar y soltar.

Puedes usarlo para crear diseños para usuarios proveedores y para la gestión de proveedores.

Grupo de Proveedores

Aquí es donde puedes configurar y gestionar tus grupos de proveedores.

Mapeo de Usuarios y Grupos de Proveedores

Aquí es donde puedes asignar usuarios y grupos a su grupo de proveedores.

Descripción General

La interfaz de Configuración General del Proveedor proporciona a los administradores herramientas esenciales para personalizar el portal del proveedor. Las características clave incluyen la capacidad de cargar un logotipo de la empresa y definir la política y la declaración de privacidad. Estas configuraciones son cruciales para mantener la consistencia de la marca y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales.

Cargar Logotipo

Propósito

La función de Cargar Logotipo permite a los administradores personalizar el portal del proveedor al cargar el logotipo de su empresa. Esto mejora el reconocimiento de la marca y proporciona una experiencia visual consistente para los usuarios que acceden al portal.

Pasos para Cargar un Logotipo

1. Acceder a la Configuración General del Proveedor:

   • Navega a la sección de Configuración General del Proveedor desde el menú principal.

2. Localizar la Sección de Cargar Logotipo:

   • Desplázate hacia abajo hasta la sección de Cargar Logotipo dentro de la página de configuraciones.

3. Cargar un Nuevo Logotipo:

   • Haz clic en el área de Cargar Logotipo para abrir el diálogo de selección de archivos.

   • Selecciona el archivo de imagen que deseas cargar. Los formatos admitidos suelen incluir .png, .jpg o .jpeg.

   • El logotipo cargado se mostrará en el área de vista previa.

4. Guardar el Logotipo Cargado:

   • Una vez que el logotipo esté cargado, haz clic en el botón Guardar para aplicar los cambios.

   • El nuevo logotipo se mostrará ahora en todo el portal del proveedor.

Mejores Prácticas

• Dimensiones del Logotipo: Asegúrate de que las dimensiones del logotipo estén optimizadas tanto para vistas de escritorio como móviles. El sistema podría ofrecer pautas o redimensionamiento automático.

• Tamaño del Archivo: Utiliza un archivo de imagen comprimido para reducir los tiempos de carga y mejorar la experiencia del usuario.

• Consistencia de Marca: Utiliza el mismo logotipo en todas las plataformas para mantener una identidad de marca consistente.

Política y Declaración de Privacidad

Propósito

La sección de Política y Declaración de Privacidad permite a los administradores cargar o definir los documentos legales que rigen el uso del portal del proveedor. Estos documentos son críticos para el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios, delineando los términos de uso, las políticas de protección de datos y otra información esencial para los usuarios.

Pasos para Cargar la Política y Declaración de Privacidad

1. Acceder a la Configuración General del Proveedor:

   • Navega a la sección de Configuración General del Proveedor desde el menú principal.

2. Localizar la Sección de Política y Declaración de Privacidad:

   • Desplázate hacia abajo hasta la sección de Política y Declaración de Privacidad.

3. Cargar o Actualizar los Documentos:

   • Haz clic en el botón Cargar Documento para seleccionar el(los) archivo(s) relevantes.

   • Elige el archivo del documento de tu almacenamiento local. Los formatos admitidos suelen incluir .pdf, .docx o .txt.

   • Los documentos cargados se enumerarán en esta sección para su revisión.

4. Guardar los Cambios:

   • Después de cargar o actualizar los documentos, haz clic en el botón Guardar para asegurar que las nuevas políticas se apliquen.

Mejores Prácticas

• Actualizaciones Regulares: Revisa y actualiza regularmente la Política y Declaración de Privacidad para asegurarte de que cumplan con los últimos requisitos legales y políticas de la empresa.

• Claridad y Accesibilidad: Asegúrate de que los documentos cargados sean claros, concisos y accesibles para todos los usuarios. Considera proporcionar traducciones si tu base de proveedores es internacional.

• Revisión Legal: Haz que todos los documentos sean revisados por un asesor legal antes de cargarlos para asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones pertinentes.

Motor de flujo de trabajo de DocBits: Simplificando la Automatización de Procesos

Introducción

En el ámbito de la automatización de procesos, el Motor de Flujo de Trabajo de DocBits se destaca por su enfoque sencillo e intuitivo. Este motor agiliza la creación y gestión de flujos de trabajo a través de una estructura clara y simple basada en reglas. El principio fundamental detrás de su diseño es la regla "Fácil Cuando-Y-Entonces", que descompone el proceso de automatización en tres componentes fundamentales: Disparador, Condición y Acción. Esta guía explica cómo funciona cada componente dentro del sistema y cómo trabajan juntos para facilitar una automatización fluida.

La Regla "Fácil Cuando-Y-Entonces" Explicada

El Motor de Flujo de Trabajo de DocBits opera en un principio básico pero poderoso que hace que la automatización de flujos de trabajo sea accesible para usuarios de todos los niveles de habilidad. Este principio está encapsulado en la regla "Fácil Cuando-Y-Entonces", que se puede desglosar de la siguiente manera:

Cuando (Disparador)

• Definición: El componente "Cuando" representa el Disparador del flujo de trabajo. Este es el evento o condición que inicia la ejecución del flujo de trabajo. Los disparadores pueden ser una variedad de eventos como la llegada de un nuevo correo electrónico, una fecha y hora específicas o la creación de un nuevo documento.

• Ejemplo: "Cuando se envía un nuevo formulario de cliente..."

Y (Condición)

• Definición: El componente "Y" introduce la Condición que debe cumplirse para que la acción proceda. Las condiciones sirven como filtros o criterios que refinan el disparador, asegurando que el flujo de trabajo se ejecute solo bajo ciertas circunstancias.

• Ejemplo: "...y el cliente es del segmento 'Enterprise'..."

Entonces (Acción)

• Definición: Finalmente, la parte "Entonces" especifica la Acción que se tomará una vez que ocurra el disparador y se cumpla la condición. Las acciones son las tareas u operaciones ejecutadas por el flujo de trabajo, como enviar un correo electrónico, actualizar una base de datos o crear una tarea en una herramienta de gestión de proyectos.

• Ejemplo: "...entonces asignar el cliente potencial al equipo de ventas empresariales y enviar un correo electrónico de bienvenida."

Combinando Componentes para Automatizaciones Potentes

Al ensamblar estos tres componentes: Disparador, Condición y Acción, el Motor de Flujo de Trabajo de DocBits permite a los usuarios crear flujos de trabajo altamente personalizados y eficientes. Este enfoque modular no solo simplifica el proceso de configurar automatizaciones, sino que también ofrece la flexibilidad para crear flujos de trabajo complejos capaces de manejar una amplia gama de tareas y procesos.

Conclusión

La regla "Fácil Cuando-Y-Entonces" del Motor de Flujo de Trabajo de DocBits ejemplifica el compromiso del motor de proporcionar una plataforma fácil de usar para automatizar procesos. Esta regla sencilla, al desglosar la automatización en los elementos esenciales de Disparador, Condición y Acción, facilita que los usuarios conceptualicen, creen y gestionen flujos de trabajo. Ya sea que seas nuevo en la automatización de flujos de trabajo o un profesional experimentado, el Motor de Flujo de Trabajo de DocBits ofrece una herramienta eficiente y accesible para mejorar la productividad y optimizar las operaciones.

Overview of "Then..." Action Cards

1. Document Field Actions:

• Invert Checkbox: This action toggles the state of a checkbox field in a document.

• Set Checkbox: This sets the state of a checkbox field to either true (checked) or false (unchecked).

• Set Field to Text: This action sets a specified document field to a given text value.

2. Document Actions:

• Approve the Document: Marks a document as approved within the system.

• Start Export: Initiates the export process for a document.

• Reject the Document: Marks a document as rejected.

3. Status Actions:

• Change Status: Changes the status of a document or task to a specified new status.

4. Task Actions:

• Assignments and notifications:

  • Assign Task: Creates and assigns a task with specific details to an individual or group, including options to notify them via email.

  • Create a New Task: Similar to assign but focused on setting up a completely new task within the system.

5. Table Actions:

• Calculate in Table: Performs calculations on table data based on specified conditions and stores the results in a designated column.

• Change Entries: Updates entries in a table based on specified conditions.

6. Assignee Actions:

• Assign User from Field: Assigns a user to a task or document based on user data stored in a specific field, with an option for a fallback user if the primary is unavailable.

• Assign Document to User or Group: Directly assigns a document to a user or group, ensuring responsibility is designated appropriately.

7. External Interaction Actions:

• Call API: Sends a request to an external API, which can be customized with specific methods, parameters, and data.

• Send HTTPS Request: Similar to API calls but specifically formatted for HTTPS protocols.

8. Advanced Processing:

• Run Workflow: Triggers another workflow within the system, allowing for complex process chaining.

Practical Application

These action cards are used to automate responses based on specific triggers identified in the earlier parts of the workflow setup. For instance:

• If a document is identified as needing review, the "Approve the Document" action can be automatically triggered once it passes all specified conditions.

• For data management tasks, "Set Checkbox" or "Set Field to Text" actions ensure that document fields are updated automatically, reducing manual data entry and the potential for errors.

• Complex tasks like API interactions or status changes streamline interactions not only within the ERP system but also with external services and tools, enhancing integration and functionality.

Conclusion

The "Then..." section in your workflow system provides robust tools for defining precise actions that should occur as a result of conditions being met in the workflow. By effectively using these actions, businesses can automate routine processes, ensure data accuracy, and respond dynamically to changing information and system states. Understanding how to configure and utilize these actions is key to maximizing the efficiency and effectiveness of your ERP system's workflow capabilities.

Descripción General

El archivo de configuración de exportación es un componente crucial en el portal de proveedores, definiendo cómo se mapea la información entre el portal de proveedores y el sistema ERP. Esta configuración asegura que los datos se transfieran y sincronicen con precisión entre los sistemas, permitiendo operaciones fluidas y eficientes.

Estructura del Archivo de Configuración

El archivo de configuración de exportación está estructurado como un objeto JSON que contiene múltiples mapeos. Cada mapeo está asociado con un programa específico en el sistema ERP y define las acciones a realizar, los campos a mapear y cualquier condición que se deba aplicar.

Componentes Clave

1. Programa

• Definición: Especifica el programa ERP al que se aplica el mapeo.

• Ejemplo: "program": "CRS620MI"

2. Acciones

• Definición: Define las acciones que se pueden realizar, como agregar o actualizar registros.

• Ejemplo:

3. Mapeo

• Definición: Especifica el mapeo entre los campos en el sistema ERP y los campos en el portal de proveedores.

• Componentes:

• erp_field_name: El nombre del campo en el sistema ERP.

• value_field_name: El nombre del campo correspondiente en el portal de proveedores.

• value: Un valor estático que se utilizará si no existe un campo correspondiente en el portal de proveedores.

• if_conditions: Condiciones opcionales que determinan el valor según ciertos criterios.

• Ejemplo:

4. Lógica Condicional (if_conditions)

• Definición: Especifica las condiciones que deben cumplirse para que se utilice un valor particular.

• Componentes:

• field_name: El nombre del campo en el portal de proveedores que se evalúa.

• field_value: El valor que activa la condición.

• then_value: El valor a utilizar si se cumple la condición.

• Ejemplo:

5. Bucles (loop_on)

• Definición: Define las secciones donde la configuración debe iterar sobre una lista de elementos, como detalles de dirección o referencia.

• Ejemplo:

6. Campos Calculados (value_field_calculated)

• Definición: Especifica campos que deben ser calculados en tiempo de ejecución, como generar la fecha actual.

• Ejemplo:

7. Mapeos de Campos con Listas (mapping_field_name y mapping_list)

• Definición: Mapea valores específicos del portal de proveedores a valores correspondientes en el sistema ERP según una lista predefinida.

• Componentes:

• mapping_field_name: El campo que determina el mapeo.

• mapping_list: Un diccionario que traduce valores del portal de proveedores al sistema ERP.

• Ejemplo:

Desglose de Ejemplo de Configuración

Adición y Actualización de Proveedores (CRS620MI)

• Programa: CRS620MI

• Acciones:

• Agregar Proveedor: AddSupplier

• Actualizar Proveedor: UpdSupplier

• Campos de Mapeo:

• SUNO → supplier_number

• SUNM → name

• CSCD → supplier_country

• TINO → tax_id

• Campos adicionales incluyen valores estáticos y mapeos condicionales.

Detalles de Dirección (CRS620MI)

• Loop On: address_details

• Acciones:

• Agregar Dirección: AddAddress

• Actualizar Dirección: AddAddress

• Campos de Mapeo:

• SUNO → supplier_number

• ADR1 → address

• TOWN → city

• Campos adicionales incluyen campos calculados como now() para la fecha actual.

Detalles de Referencia (CRS620MI)

• Loop On: reference_details

• Acciones:

• Agregar Referencia de Proveedor: AddSupplierRef

• Actualizar Referencia de Proveedor: AddSupplierRef

• Campos de Mapeo:

• SUNO → supplier_number

• RFTY → reference_type

• RFID se mapea utilizando una lista para traducir tipos como “PURCHASING”, “QA” y “FINANCE”.

Usando la Configuración de Exportación

1. Subiendo el Archivo de Configuración

1. Navegar a la Configuración de Exportación:

• Vaya a la sección de Configuración de Exportación desde el menú principal.

2. Subir el Archivo de Configuración:

• Haga clic en las secciones de Archivo de Mapeo ION o Archivo de Mapeo IDM para subir el archivo de configuración respectivo.

3. Guardar la Configuración:

• Después de subir, haga clic en el botón Guardar para aplicar la configuración.

2. Usando Plantillas Predeterminadas

• Haga clic en el botón Usar Plantilla Predeterminada si desea volver a la plantilla de configuración predeterminada proporcionada por el sistema.

3. Formateando el JSON

• Use el botón Formato para formatear automáticamente el código JSON para una mejor legibilidad.

Conclusión

Este archivo de configuración es esencial para asegurar que los datos entre el portal de proveedores y el sistema ERP estén correctamente mapeados y sincronizados. Al comprender la estructura y los componentes clave, los administradores pueden gestionar y personalizar eficazmente el proceso de exportación para satisfacer sus requisitos comerciales específicos.

Ejemplo Completo

Purpose

This workflow card manages the execution of operations based on whether a task or document is assigned to a particular user or set of users. It employs conditional logic to either trigger or prevent specific actions, making it ideal for workflows that require user-specific handling.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Defines the logical condition to apply to the user assignment.

   • Options:

     • IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches any user in the specified list.

     • IS NOT: Triggers the operation if the assigned user of the document or task does not match any user in the specified list.

2. User List

   • Description: A list or selection of users to compare against the assigned user.

   • Detail: This list can include one or multiple users, allowing the card to handle both singular and multiple user conditions effectively. The selection can be made through checkboxes, a multi-select dropdown, or similar UI elements.

Functionality

• User Assignment Identification: Automatically identifies the user or users assigned to a particular task or document within the ERP system.

• Condition Evaluation:

  • Using the IS operator, the card checks if the assigned user is among those listed in the User List.

  • Using the IS NOT operator, the card ensures the assigned user is not among those listed.

• Action Execution:

  • True Condition: If the user assignment meets the condition (either IS or IS NOT), relevant actions are triggered, such as notifications, task initiations, approvals, or other workflow steps.

  • False Condition: If the condition is not met, the document or task may pass through different routing, or alternative actions may be specified.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting an operator and specifying the relevant users from the User List. Setup should be user-friendly and intuitive to accommodate selections from potentially large user bases.

• Monitoring and Reporting: The ERP system should provide functionality to monitor and report on the operations triggered by this card, offering insights into assignment accuracy and process efficiency.

• Error Handling and Notifications: Users should have options to receive alerts or notifications if there are issues with the assignments, such as unassigned tasks or errors in user selection.

Conclusion

The "Assigned User Condition" workflow card is a critical tool for managing document and task workflows that depend on user assignments. By allowing conditions based on whether a task or document is assigned to specific users, it ensures that workflows are only triggered by appropriate user interactions, enhancing both accountability and task alignment within teams. Clearly documenting this card will help users understand its significance and integrate it effectively into their workflows, ensuring smooth and efficient operations tailored to user roles and responsibilities.

Understanding "And" Cards

Purpose of 'And' Cards:

• And cards serve as condition cards that specify criteria that must be met for the workflow to continue. They effectively act as logical "AND" operators, meaning all conditions specified in these cards must be satisfied for the subsequent action to be triggered.

Categories of 'And' Cards

From the screenshots, it's clear that these cards cover a wide range of conditions, which include:

• Compare with Purchase Order:

  • Conditions related to validation and comparison against purchase orders, such as comparing delivery dates, unit prices, or quantity differences. These are crucial for ensuring that transactions align with agreed terms.

• Document Field:

  • These involve conditions based on specific fields within documents, such as checkboxes being marked, comparison of field values, or ensuring a document field meets a specified tolerance. This is particularly important for data integrity and automated checks within forms or document management systems.

• Document:

  • Conditions based on document characteristics, such as type or association with a particular sub-organization. These conditions can direct workflows based on document categorization or departmental involvement.

• Logic:

  • Logical conditions that might involve evaluations like "Continue with a chance of X%" or executing HTTPS requests, which are vital for integrations and probabilistic decision-making within workflows.

• Status:

  • Focusing on the status of documents or tasks, these conditions ensure that only items in certain states trigger specific workflows, crucial for status-driven process management.

• Table:

  • These involve conditions based on table data, such as matching regex patterns or comparing values within a table. Such conditions are essential for validating and manipulating large data sets.

• Assignee:

  • Conditions based on task or document assignees. This ensures that actions are only taken when certain users are involved, enhancing accountability and task specificity.

Practical Application

These "And" cards are configured within the workflow to perform checks and validations that ensure the process adheres strictly to business rules and data integrity standards. For example:

• A workflow might use an 'And' card to verify that an invoice's total amount matches the purchase order before triggering payment.

• Another workflow could use an 'And' card to ensure a document is reviewed by specific team members before it progresses to the next stage.

Conclusion

"And" cards are a fundamental component of workflow systems that require precise control over process execution based on multiple conditions. They ensure that each step of a workflow only proceeds when all necessary criteria are thoroughly met, thus automating complex decision trees within business processes.

Understanding and configuring these cards correctly is crucial for leveraging the full capabilities of your workflow management system to enhance efficiency, accuracy, and compliance within organizational processes.

Purpose: This Docbits card is designed to streamline the verification process of invoices by comparing the total calculated price from the invoice against the corresponding purchase order.

Functionality:

• Combined Price of Quantity Difference: The card calculates the total price by multiplying the quantity of each item listed on the invoice by the price per unit and then subtracts this total from the amount listed on the related purchase order.

• Operator Value: Users can set conditions to determine how the calculated total price difference should be compared to the purchase order amount. The following operators are available:

• • Equals (=): Checks if the total invoice amount is exactly the same as the purchase order amount.

  • Not Equal (≠): Verifies that the total invoice amount differs from the purchase order amount.

  • Greater Than (>): Ensures the invoice amount is greater than the purchase order amount.

  • Less Than (<): Confirms the invoice amount is less than the purchase order amount.

Usage: This card is particularly useful for ERP Managers and financial accountants who need to automate and error-proof the reconciliation of invoices against purchase orders, ensuring financial accuracy and preventing overpayments or underpayments.

Example Scenario:

• An invoice lists a total of 100 units of a product at $50 per unit, totaling $5000. The related purchase order authorized a purchase of $4500. Using the "Greater Than" operator, the card identifies and flags the discrepancy for review.

By using the "Compare with Purchase Order" card, users can automatically ensure that payments are consistent with purchase agreements, saving time and reducing human error in financial processing.

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Purpose

This workflow card is designed to automate actions based on the state (checked or unchecked) of a checkbox within your ERP system. By evaluating the checkbox's condition, it facilitates the triggering of specific processes or the enforcement of certain rules within the application.

Components of the Card

1. Field Name

   • Description: Specifies the name of the checkbox field that will be evaluated.

   • Detail: This should match the exact field label or identifier used in the system. It determines which checkbox's state is being monitored.

2. Boolean

   • Description: Defines the condition that triggers the workflow.

   • Options:

     • True: The workflow triggers if the checkbox is checked.

     • False: The workflow triggers if the checkbox is unchecked.

Functionality

• State Detection: The card continuously monitors the state of the specified checkbox field.

• Condition Evaluation:

  • The system checks whether the checkbox is in the state (checked or unchecked) specified by the Boolean condition.

• Action Execution:

  • True Condition: If the checkbox’s state matches the specified Boolean condition (either true for checked or false for unchecked), the system initiates the associated actions. These could include enabling or disabling form fields, triggering notifications, starting workflows, or updating records.

  • False Condition: If the checkbox’s state does not match the condition, alternative or no actions may be taken, depending on the workflow setup.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the checkbox field from a list of available fields and setting the Boolean condition. This setup process should be intuitive, typically involving a simple dropdown menu for field selection and a toggle for the Boolean condition.

• Monitoring and Reporting: Provides functionalities for users to monitor the status of this condition, possibly through a dashboard that shows real-time updates on which conditions are active or triggered.

• Error Handling and Notifications: Ensures that users are notified if there are any discrepancies or errors in the condition checking process, such as system failures to read the checkbox state.

Conclusion

The "Checkbox Field Condition" workflow card is a fundamental tool for managing dynamic forms and documents within an ERP system, where user inputs can dictate subsequent data processes. By automating actions based on the state of a checkbox, this card enhances workflow efficiency and ensures that system behaviors align with user inputs. Clear documentation of this card will help users effectively implement it within their operations, allowing for better control over form behaviors and process automations.

This Card is intended to compare whether the selected fields in a document are equal/not equal, greater than... or less than... .

Compare two fields with tolerance

This card should automatically compare whether the fields, for example between net amount and gross amount, are within the specified tolerance. For example, you then enter the percentage of the VAT in the tolerance amount and enter percent in the tolerance type. The workflow can check whether the amount is correct.

Tolerance type: percent or value

Note: Not every customer has the checkbox, but it can be added if desired.

This card should automatically check whether the checkbox on the document has the same value as the condition on the card. Was the selected field checked (true) or not (false)

This card can check whether, for example, the total amount in a document corresponds to the specified value - equal/not equal, larger or smaller.

Purpose

This workflow card is designed to automatically compare the values of two specified fields within a document based on a defined operator. It's used to enforce data integrity and ensure that document data conforms to business rules or conditions.

Components of the Card

1. Field Names

   • Description: Specifies the names of the two fields within the document that will be compared.

   • Detail: Users must input the exact names of the fields as they appear in the system. These fields can be any data type that supports comparison, such as numeric, date, or text fields.

2. Operator

   • Description: The comparison operator used to evaluate the relationship between the values of the two fields.

   • Options:

     • Equal (==): Checks if the value of the first field is equal to the value of the second field.

     • Not Equal (!=): Checks if the value of the first field is not equal to the value of the second field.

     • Greater Than (>): Checks if the value of the first field is greater than the value of the second field.

     • Greater Than or Equal (>=): Checks if the value of the first field is greater than or equal to the value of the second field.

     • Less Than (<): Checks if the value of the first field is less than the value of the second field.

     • Less Than or Equal (<=): Checks if the value of the first field is less than or equal to the value of the second field.

Functionality

• Field Selection: Users input or select the names of the two fields to be compared. This is typically done through a form or a dropdown menu within the card setup.

• Operator Selection: Users choose an operator from a list of available options that define how the fields should be compared.

• Comparison Execution:

  • The system reads the values from the specified fields and applies the selected operator to evaluate the relationship between them.

  • Based on the result of the comparison (true or false), subsequent actions may be triggered. For example, if a comparison fails, the system might flag the document for review, block further processing, or notify responsible parties.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the comparison by entering field names and selecting an operator. This setup should be straightforward and guided, possibly with help text or examples.

• Monitoring and Reporting: The system can provide feedback on the results of comparisons, such as logging all comparisons made, their outcomes, and any actions taken in response to the comparison results.

• Error Handling and Notifications: Users receive alerts if the comparison cannot be executed (e.g., if one of the fields is not found in the document or is not in a comparable format).

Conclusion

The "Document Field Comparison" workflow card is vital for maintaining data accuracy and consistency across documents in an ERP system. It helps automate checks that would otherwise be manual, error-prone, and time-consuming, enhancing efficiency and reliability in document processing. Documenting this card clearly in your ERP system's manual will assist users in effectively employing this feature, ensuring that data across documents remains consistent and in accordance with business rules.

Purpose: This Docbits card is designed to ensure that the confirmed delivery dates on invoices or shipping documents align with the accepted delivery dates as stipulated in the master data lookup table. It helps manage expectations and adherence to scheduled deliveries within the supply chain.

Functionality:

• Confirmed Delivery Date: This component of the card captures the delivery date as confirmed on the invoice or shipping documentation.

• Master Data Table Lookup: The card references a master data lookup table specified by the user (identified by the <Master Data Table> parameter). This table contains the accepted delivery dates for comparison.

• Operator Value: Users can specify how the confirmed delivery date should compare to the accepted delivery date from the master data table. Available operators include:

• • Equals (=): Ensures that the confirmed delivery date is the same as the accepted delivery date.

  • Not Equal (≠): Indicates a discrepancy between the confirmed and accepted delivery dates.

  • Before (<): Verifies that the confirmed delivery date is earlier than the accepted delivery date.

  • After (>): Checks if the confirmed delivery date is later than the accepted delivery date.

Usage: This card is invaluable for ERP Managers and financial accountants who need to monitor and ensure compliance with delivery schedules. It is particularly useful in sectors where timely delivery is critical, such as manufacturing, retail, and distribution.

Example Scenario:

• An invoice lists a confirmed delivery date of June 10th. The master data table, however, shows an accepted delivery date of June 15th. Setting the operator to "Before," the card confirms that the goods are scheduled for early delivery, allowing logistics planning to adjust accordingly.

By implementing the "Compare with Purchase Order: Confirmed vs. Accepted Delivery Dates" card, organizations can proactively manage their supply chain, ensuring that deliveries are planned and executed in accordance with agreed-upon timelines, thus enhancing operational efficiency and customer satisfaction.

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Purpose

This card is designed to control workflow actions based on the current status of a document, using conditional logic to either trigger or restrict certain processes. It ensures that documents only proceed through workflows when they meet predefined status criteria.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Determines how the document status will be evaluated against a specified condition.

   • Options:

     • is: Triggers the associated actions if the document’s current status matches one of the specified statuses.

     • is not: Triggers the actions if the document’s status does not match any of the specified statuses.

2. Status ( List )

   • Description: Lists the specific statuses against which the document’s current status will be compared.

   • Examples: "Error", "Export Error", "Ready in Validation", "Ready in Review", "Pending Approval", "Pending Second Approval". These represent different stages or conditions a document might be in within a workflow process.

Functionality

• Status Identification: Automatically identifies the current status of a document as it moves through the ERP system’s workflow.

• Condition Evaluation: Applies the chosen operator (is or is not) to the document’s status in comparison to the listed statuses:

  • If is, it checks whether the document’s status matches any status in the list.

  • If is not, it checks whether the document’s status does not appear in the list.

• Action Execution: Depending on the outcome of the condition evaluation:

  • True: Executes predefined actions or workflows if the condition is met.

  • False: Skips or triggers alternative workflows if the condition is not met.

• Workflow Integration: Integrates seamlessly with other workflow components, ensuring that document handling is coordinated across the system.