Verifique que todos los parámetros adicionales estén configurados correctamente y cumplan con los requisitos comerciales.
Asegúrese de que la configuración coincida con los requisitos del sistema y las necesidades del usuario.
Asegúrese de que la conexión al sistema IDM esté configurada correctamente y que todos los permisos necesarios estén en su lugar.
Verifique que el formato del documento sea compatible con los requisitos del sistema IDM.
Asegúrese de que los límites de tolerancia sean realistas y factibles.
Verifique regularmente que los límites de tolerancia cumplan con los requisitos comerciales actuales.
Pruebe la exportación en diferentes formatos para asegurarse de que toda la información requerida se exporte correctamente.
Asegúrese de que los formatos de exportación sean compatibles con los requisitos de los destinatarios o sistemas de destino.
Revise la configuración de desactivación de estado para asegurarse de que no esté bloqueando innecesariamente el flujo de trabajo.
Asegúrese de que todos los usuarios estén al tanto de los cambios de estado y sepan cómo responder.
Al aplicar estas configuraciones y mejores prácticas, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de procesamiento de documentos, mejorar la precisión de los datos y garantizar el cumplimiento normativo.
Descripción general
El área de Más configuraciones permite a los administradores configurar diversos aspectos del procesamiento de documentos que no están cubiertos en las configuraciones básicas. Esto incluye opciones para la extracción de tablas, revisión de documentos, generación de PDFs, procesos de aprobación y configuraciones específicas para operaciones como órdenes de compra o contabilidad.
Características clave y opciones
Extracción de tablas: Omitir validación de tablas: Permite omitir el proceso de validación de datos de las tablas, lo que puede ser útil en escenarios donde la validación de datos necesita ser más flexible.
En revisión: Diseño del formulario de revisión: Configura el diseño y los campos que aparecen en los formularios de revisión utilizados durante el proceso de revisión de documentos.
Generación de PDF: Plantilla de diseño: Especifica la plantilla utilizada para generar versiones PDF de los documentos, lo cual puede ser crucial para archivado o comunicación externa.
Aprobación: Aprobar antes de exportar: Asegura que los documentos deben ser aprobados antes de que puedan ser exportados del sistema. Segunda aprobación: Añade una capa adicional de aprobación para una validación más rigurosa, mejorando el control sobre el procesamiento de documentos.
Orden de compra / Contabilidad automática: Tabla de OC en el creador de diseño: Permite la inclusión de tablas de órdenes de compra en el creador de diseño para crear diseños personalizados de documentos. Orden de compra: Activa el procesamiento de documentos de órdenes de compra dentro del sistema. Configuración de tolerancia de OC: Establece niveles de tolerancia para las cantidades en órdenes de compra, lo que ayuda a gestionar pequeñas discrepancias sin marcarlas como errores.
Exportación alternativa de documentos: Desactivar estados de OC: Permite desactivar ciertos estados de las órdenes de compra durante el proceso de exportación, brindando flexibilidad en la gestión de los pedidos.
Mapeo de números de artículos del proveedor: Una configuración útil que asigna los números de artículos del proveedor a los números de artículos internos, asegurando precisión en la gestión de inventario y órdenes de compra.
Crear pautas claras para el uso de plantillas de formato y configuraciones de idioma para asegurar que todos los documentos sean consistentes.
Capacitar regularmente a los empleados sobre el uso correcto de plantillas y configuraciones de idioma.
Animar a los empleados a revisar la ortografía antes de finalizar un documento para identificar y corregir errores tipográficos y gramaticales.
Utilizar control de versiones y seguimiento de cambios para rastrear el historial de ediciones y asegurar la trazabilidad de los cambios.
Documentar cuidadosamente los cambios y comentarios para apoyar el proceso de revisión y facilitar la colaboración.
Establecer restricciones de acceso claras para asegurar que los documentos confidenciales solo puedan ser vistos y editados por personas autorizadas.
Actualizar regularmente contraseñas y derechos de acceso para garantizar la seguridad y cumplir con los requisitos de cumplimiento.
Capacitar regularmente a los empleados sobre cómo usar DocBits y sus características de manera efectiva.
Mantenerse al día con las actualizaciones y nuevas características e implementarlas según sea necesario para mejorar la eficiencia y la seguridad.
Crear políticas y flujos de trabajo claros para el procesamiento de documentos que cubran el uso de las diversas configuraciones y características.
Documentar los requisitos de cumplimiento y asegurar que todos los empleados los comprendan y los sigan.
Al implementar estas mejores prácticas, puede aumentar la eficiencia en DocBits, mejorar la precisión de los datos y garantizar que cumpla con los requisitos de cumplimiento relevantes.
Propósito:
Esta configuración permite omitir la validación de tablas.
Uso:
Esto es útil cuando se utilizan tablas cuya estructura cambia con frecuencia o cuando la validación causa retrasos innecesarios. Omitir la validación puede acelerar el procesamiento, pero esto solo debe usarse si la calidad de los datos está asegurada de otra manera.
Propósito:
Esta configuración permite la detección automática de documentos duplicados basándose en campos seleccionados.
Uso:
Esta herramienta está diseñada para prevenir que los mismos documentos sean procesados dos veces, asegurando la eficiencia en el flujo de trabajo de procesamiento.
Propósito:
Esta configuración permite diseñar documentos directamente en modo de revisión.
Uso:
Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones durante la revisión y realizar cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.
Propósito:
Esta configuración permite diseñar la vista de documentos rechazados directamente.
Uso:
Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones mientras se realizan cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.
Propósito:
Plantillas para estandarizar diseños y formatos de documentos.
Uso:
Facilita la creación de documentos consistentes y profesionales. Las empresas pueden crear sus propias plantillas de diseño que sigan las pautas de marca y estándares de formato, aumentando la eficiencia y mejorando la apariencia de los documentos.
Propósito:
Esta configuración permite exportar documentos a un Sistema de Gestión de Documentos de Información (IDM).
Uso:
Esta función se utiliza para exportar documentos directamente desde el sistema de creación o revisión a un sistema IDM para almacenar, gestionar y facilitar el acceso a ellos de manera centralizada. Esto mejora la organización y trazabilidad de los documentos, asegura que se mantengan de forma segura y facilita el cumplimiento de las regulaciones de cumplimiento.
Propósito:
Flujo de trabajo de aprobación de documentos.
Uso:
Define los pasos y responsabilidades de aprobación. Esta configuración es crítica para el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos regulatorios. Asegura que todas las partes relevantes hayan revisado y aprobado el documento antes de que se finalice. Una vez que el documento está finalizado, se puede sellar con un sello de aprobación.
Formulario de Aprobación de Diseño:
Formulario de Aprobación de Diseño v2:
Formulario de Segunda Aprobación de Diseño:
Propósito:
Automatiza el procesamiento y registro de órdenes de compra.
Uso:
Facilita la creación y procesamiento automáticos de órdenes de compra y su registro en sistemas financieros. Esto ahorra tiempo, reduce errores y mejora la eficiencia en el proceso de compras y contabilidad.
Propósito:
Permite la integración de tablas de órdenes de compra en el diseño de documentos.
Uso:
Diseña tablas de órdenes de compra directamente en el Constructor de Diseño y las adapta a requisitos específicos. Esto asegura un diseño fluido y consistente de documentos que contienen información de órdenes de compra.
Propósito:
Exporta líneas de órdenes de compra que no coinciden con las órdenes de compra existentes.
Uso:
Identifica y exporta líneas que pueden contener errores o requerir revisión especial. Esto ayuda a detectar y corregir discrepancias antes de que se completen las órdenes.
Propósito:
Define límites de tolerancia para desviaciones en órdenes de compra.
Uso:
Determina cuánto desvío del pedido es aceptable sin requerir aprobación adicional.
Esto incluye desviaciones de precio o cantidad. Esta configuración ayuda a agilizar el proceso de aprobación y evitar retrasos innecesarios.
Propósito:
Estas configuraciones proporcionan opciones de configuración avanzadas para órdenes de compra (OC) para cumplir con requisitos comerciales específicos.
Uso:
Puedes establecer parámetros y condiciones adicionales para órdenes de compra, como términos de entrega, términos de pago específicos. Esto facilita el control preciso y la personalización de los procesos de órdenes de compra, mejorando así la eficiencia y precisión en las compras.
Propósito:
Esta configuración permite exportar documentos en diferentes formatos o mediante métodos alternativos.
Uso:
Puedes especificar en qué formatos (por ejemplo, PDF, DOCX, XML) o a través de qué canales (por ejemplo, correo electrónico, almacenamiento en la nube) se deben exportar los documentos. Esto aumenta la flexibilidad y permite que los documentos se exporten de acuerdo con los requisitos de diferentes destinatarios o sistemas.
Propósito:
Esta configuración permite desactivar o bloquear ciertos estados de órdenes de compra para controlar el flujo de trabajo.
Uso:
Las empresas pueden especificar qué estados deben ser desactivados en ciertas situaciones para evitar que las órdenes sean editadas o modificadas incorrectamente. Esto es útil para asegurar la integridad y consistencia del proceso de órdenes de compra.
Por ejemplo, una orden que ya ha sido aprobada y liberada para entrega no podría ser procesada o cancelada.
Configuraciones Adicionales de OC:
Personalización individual:
Permite el ajuste de los ajustes de la orden a requisitos comerciales específicos, lo que aumenta la eficiencia y precisión en las compras.
Procesos controlados:
Apoya la implementación de reglas y procedimientos de compra detallados.
Configuraciones Adicionales de Tolerancia de OC:
Procesos de aprobación eficientes:
Minimiza pasos de aprobación innecesarios al establecer límites de tolerancia claros.
Gestión de riesgos:
Ayuda a identificar desviaciones significativas en una etapa temprana y tomar medidas adecuadas.
Exportación Alternativa de Documentos:
Flexibilidad:
Permite la exportación de documentos en diferentes formatos que cumplen con los requisitos de diferentes sistemas y destinatarios.
Eficiencia:
Automatiza el proceso de exportación, reduciendo el trabajo manual y los errores.
Desactivar Estados de OC:
Control del proceso:
Previene cambios o ediciones no deseadas en órdenes que ya están en un estado avanzado.
Seguridad:
Protege la integridad del proceso de pedido y asegura que solo se realicen cambios autorizados.
Como administrador, tienes la capacidad de ver y gestionar los mapeos entre los números de artículos internos y los números de artículos de los proveedores. Esta función asegura que las discrepancias entre tu sistema y los sistemas de tus proveedores se manejen de manera eficiente. Puedes revisar, editar y eliminar mapeos incorrectos para mantener la precisión de los datos.
Accediendo al Mapa de Números de Artículos de Proveedores
Navegar a Configuración:
Ve a la sección de Configuración en tu panel de administración.
Acceder a Tipos de Documentos:
Bajo Configuración, selecciona Tipos de Documentos.
Más Configuraciones:
Haz clic en Más Configuraciones para acceder a opciones de configuración adicionales.
Mapa de Números de Artículos de Proveedores:
En la sección de Más Configuraciones, encontrarás la tabla de Mapa de Números de Artículos de Proveedores. Esta tabla lista todos los mapeos actuales entre tus números de artículos internos y los números de artículos correspondientes de los proveedores.
Visualizando Mapeos:
La tabla muestra las siguientes columnas:
ID del Proveedor: El identificador único para el proveedor.
Número de Artículo: Tu número de artículo interno para el producto.
Número de Artículo del Proveedor: El número de artículo correspondiente utilizado por el proveedor.
Acción: Opciones para gestionar los mapeos.
Eliminando Mapeos Incorrectos:
Si identificas un mapeo incorrecto, puedes eliminarlo haciendo clic en el ícono de la papelera (🗑) en la columna de Acción.
Aparecerá un mensaje de confirmación para asegurarte de que deseas eliminar el mapeo.
Editando Mapeos:
(Si aplica) También puedes tener la opción de editar mapeos existentes para corregir cualquier discrepancia. Esto podría implicar hacer clic en el número de artículo o del proveedor para realizar cambios.
Identificar Discrepancias:
Revisa regularmente el Mapa de Números de Artículos de Proveedores para identificar cualquier discrepancia o mapeo incorrecto.
Eliminar Mapeos Incorrectos:
Para cualquier mapeo incorrecto, haz clic en el ícono de la papelera para eliminarlos.
Reingresar Mapeos Correctos:
Asegúrate de que los mapeos correctos se ingresen ya sea manualmente durante la siguiente transacción o editando las entradas existentes si el sistema lo permite.