Aquí hay algunas recomendaciones probadas para usar configuraciones de manera efectiva para optimizar el procesamiento de documentos, mejorar la precisión de los datos y garantizar el cumplimiento.

Estandarizar plantillas y configuraciones de idioma:

• Crear pautas claras para el uso de plantillas de formato y configuraciones de idioma para asegurar que todos los documentos sean consistentes.

• Capacitar regularmente a los empleados sobre el uso correcto de plantillas y configuraciones de idioma.

Habilitar autocorrección y revisión ortográfica:

• Animar a los empleados a revisar la ortografía antes de finalizar un documento para identificar y corregir errores tipográficos y gramaticales.

Usar control de versiones y seguimiento de cambios:

• Utilizar control de versiones y seguimiento de cambios para rastrear el historial de ediciones y asegurar la trazabilidad de los cambios.

• Documentar cuidadosamente los cambios y comentarios para apoyar el proceso de revisión y facilitar la colaboración.

Configuración cuidadosa de la seguridad del documento:

• Establecer restricciones de acceso claras para asegurar que los documentos confidenciales solo puedan ser vistos y editados por personas autorizadas.

• Actualizar regularmente contraseñas y derechos de acceso para garantizar la seguridad y cumplir con los requisitos de cumplimiento.

Capacitación y actualizaciones regulares:

• Capacitar regularmente a los empleados sobre cómo usar DocBits y sus características de manera efectiva.

• Mantenerse al día con las actualizaciones y nuevas características e implementarlas según sea necesario para mejorar la eficiencia y la seguridad.

Flujos de trabajo y políticas documentadas:

• Crear políticas y flujos de trabajo claros para el procesamiento de documentos que cubran el uso de las diversas configuraciones y características.

• Documentar los requisitos de cumplimiento y asegurar que todos los empleados los comprendan y los sigan.

Al implementar estas mejores prácticas, puede aumentar la eficiencia en DocBits, mejorar la precisión de los datos y garantizar que cumpla con los requisitos de cumplimiento relevantes.

Descripción general

El área de Más configuraciones permite a los administradores configurar diversos aspectos del procesamiento de documentos que no están cubiertos en las configuraciones básicas. Esto incluye opciones para la extracción de tablas, revisión de documentos, generación de PDFs, procesos de aprobación y configuraciones específicas para operaciones como órdenes de compra o contabilidad.

Características clave y opciones

Extracción de tablas: Omitir validación de tablas: Permite omitir el proceso de validación de datos de las tablas, lo que puede ser útil en escenarios donde la validación de datos necesita ser más flexible.

En revisión: Diseño del formulario de revisión: Configura el diseño y los campos que aparecen en los formularios de revisión utilizados durante el proceso de revisión de documentos.

Generación de PDF: Plantilla de diseño: Especifica la plantilla utilizada para generar versiones PDF de los documentos, lo cual puede ser crucial para archivado o comunicación externa.

Aprobación: Aprobar antes de exportar: Asegura que los documentos deben ser aprobados antes de que puedan ser exportados del sistema. Segunda aprobación: Añade una capa adicional de aprobación para una validación más rigurosa, mejorando el control sobre el procesamiento de documentos.

Orden de compra / Contabilidad automática: Tabla de OC en el creador de diseño: Permite la inclusión de tablas de órdenes de compra en el creador de diseño para crear diseños personalizados de documentos. Orden de compra: Activa el procesamiento de documentos de órdenes de compra dentro del sistema. Configuración de tolerancia de OC: Establece niveles de tolerancia para las cantidades en órdenes de compra, lo que ayuda a gestionar pequeñas discrepancias sin marcarlas como errores.

Exportación alternativa de documentos: Desactivar estados de OC: Permite desactivar ciertos estados de las órdenes de compra durante el proceso de exportación, brindando flexibilidad en la gestión de los pedidos.

Mapeo de números de artículos del proveedor: Una configuración útil que asigna los números de artículos del proveedor a los números de artículos internos, asegurando precisión en la gestión de inventario y órdenes de compra.

Incluso con una configuración cuidadosa, el procesamiento de documentos a veces puede encontrar problemas. Aquí hay algunos consejos de solución de problemas para problemas comunes que pueden surgir de las configuraciones:

Configuraciones de orden adicionales:

• Verifique que todos los parámetros adicionales estén configurados correctamente y cumplan con los requisitos comerciales.

• Asegúrese de que la configuración coincida con los requisitos del sistema y las necesidades del usuario.

Exportar a IDM:

• Asegúrese de que la conexión al sistema IDM esté configurada correctamente y que todos los permisos necesarios estén en su lugar.

• Verifique que el formato del documento sea compatible con los requisitos del sistema IDM.

Configuraciones de tolerancia adicionales:

• Asegúrese de que los límites de tolerancia sean realistas y factibles.

• Verifique regularmente que los límites de tolerancia cumplan con los requisitos comerciales actuales.

Exportación alternativa de documentos:

• Pruebe la exportación en diferentes formatos para asegurarse de que toda la información requerida se exporte correctamente.

• Asegúrese de que los formatos de exportación sean compatibles con los requisitos de los destinatarios o sistemas de destino.

Estado de desactivación de la orden:

• Revise la configuración de desactivación de estado para asegurarse de que no esté bloqueando innecesariamente el flujo de trabajo.

• Asegúrese de que todos los usuarios estén al tanto de los cambios de estado y sepan cómo responder.

Al aplicar estas configuraciones y mejores prácticas, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de procesamiento de documentos, mejorar la precisión de los datos y garantizar el cumplimiento normativo.

Descripción General

Como administrador, tienes la capacidad de ver y gestionar los mapeos entre los números de artículos internos y los números de artículos de los proveedores. Esta función asegura que las discrepancias entre tu sistema y los sistemas de tus proveedores se manejen de manera eficiente. Puedes revisar, editar y eliminar mapeos incorrectos para mantener la precisión de los datos.

Accediendo al Mapa de Números de Artículos de Proveedores

1. Navegar a Configuración:

   • Ve a la sección de Configuración en tu panel de administración.

2. Acceder a Tipos de Documentos:

   • Bajo Configuración, selecciona Tipos de Documentos.

3. Más Configuraciones:

   • Haz clic en Más Configuraciones para acceder a opciones de configuración adicionales.

4. Mapa de Números de Artículos de Proveedores:

   • En la sección de Más Configuraciones, encontrarás la tabla de Mapa de Números de Artículos de Proveedores. Esta tabla lista todos los mapeos actuales entre tus números de artículos internos y los números de artículos correspondientes de los proveedores.

Gestión de Mapeos de Números de Artículos

1. Visualizando Mapeos:

   • La tabla muestra las siguientes columnas:

     • ID del Proveedor: El identificador único para el proveedor.

     • Número de Artículo: Tu número de artículo interno para el producto.

     • Número de Artículo del Proveedor: El número de artículo correspondiente utilizado por el proveedor.

     • Acción: Opciones para gestionar los mapeos.

2. Eliminando Mapeos Incorrectos:

   • Si identificas un mapeo incorrecto, puedes eliminarlo haciendo clic en el ícono de la papelera (🗑) en la columna de Acción.

   • Aparecerá un mensaje de confirmación para asegurarte de que deseas eliminar el mapeo.

3. Editando Mapeos:

   • (Si aplica) También puedes tener la opción de editar mapeos existentes para corregir cualquier discrepancia. Esto podría implicar hacer clic en el número de artículo o del proveedor para realizar cambios.

Ejemplo de Flujo de Trabajo

1. Identificar Discrepancias:

   • Revisa regularmente el Mapa de Números de Artículos de Proveedores para identificar cualquier discrepancia o mapeo incorrecto.

2. Eliminar Mapeos Incorrectos:

   • Para cualquier mapeo incorrecto, haz clic en el ícono de la papelera para eliminarlos.

3. Reingresar Mapeos Correctos:

   • Asegúrate de que los mapeos correctos se ingresen ya sea manualmente durante la siguiente transacción o editando las entradas existentes si el sistema lo permite.

Configuración para Habilitar el Manejo de Facturas Duplicadas

Vaya a Ajustes → Tipos de Documentos → Factura → Más Ajustes como se muestra en la captura de pantalla a continuación

El usuario tiene dos opciones para detectar facturas duplicadas:

1. Detección de Documentos Duplicados Esta función verifica si hay documentos duplicados cargados en DocBits según los criterios seleccionados. Si los criterios seleccionados coinciden entre documentos, el sistema marcará el documento como duplicado.

2. Detección de Facturas Duplicadas Esta función requiere que las Facturas de Proveedores se sincronicen desde Infor a DocBits. Compara los números de factura en el panel de facturación de DocBits con los de Infor. Si el mismo número de factura se carga más de una vez, se marcará como duplicado.

   NOTA: Usar la función de Detección de Facturas Duplicadas resultará en un cargo adicional de crédito.

Una vez que la configuración está activada, el usuario puede seleccionar los criterios para la detección de duplicados

Facturas Duplicadas en el Panel

Una vez que la Detección de Duplicados esté habilitada en la configuración, el panel mostrará un ícono para cualquier factura identificada como duplicada según los criterios especificados. Hacer clic en este ícono abrirá los registros duplicados en una vista de pantalla dividida para una fácil comparación

Cuando el usuario abre el documento, se muestra una barra de advertencia para las facturas duplicadas como se muestra en la captura de pantalla

Aquí hay explicaciones detalladas del significado y uso de los ajustes listados en el procesamiento de documentos para facilitar flujos de trabajo individuales y controlados:

Omitir Validación de Tablas:

Propósito:

• Esta configuración permite omitir la validación de tablas.

Uso:

• Esto es útil cuando se utilizan tablas cuya estructura cambia con frecuencia o cuando la validación causa retrasos innecesarios. Omitir la validación puede acelerar el procesamiento, pero esto solo debe usarse si la calidad de los datos está asegurada de otra manera.

Detección de Documentos Duplicados

Propósito:

• Esta configuración permite la detección automática de documentos duplicados basándose en campos seleccionados.

Uso:

• Esta herramienta está diseñada para prevenir que los mismos documentos sean procesados dos veces, asegurando la eficiencia en el flujo de trabajo de procesamiento.

Diseño en Formulario de Revisión:

Propósito:

• Esta configuración permite diseñar documentos directamente en modo de revisión.

Uso:

• Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones durante la revisión y realizar cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.

Diseño de Formulario de Rechazo:

Propósito:

• Esta configuración permite diseñar la vista de documentos rechazados directamente.

Uso:

• Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones mientras se realizan cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.

Plantilla de Diseño:

Propósito:

• Plantillas para estandarizar diseños y formatos de documentos.

Uso:

• Facilita la creación de documentos consistentes y profesionales. Las empresas pueden crear sus propias plantillas de diseño que sigan las pautas de marca y estándares de formato, aumentando la eficiencia y mejorando la apariencia de los documentos.

Exportar a IDM (Gestión de Documentos de Información):

Propósito:

• Esta configuración permite exportar documentos a un Sistema de Gestión de Documentos de Información (IDM).

Uso:

• Esta función se utiliza para exportar documentos directamente desde el sistema de creación o revisión a un sistema IDM para almacenar, gestionar y facilitar el acceso a ellos de manera centralizada. Esto mejora la organización y trazabilidad de los documentos, asegura que se mantengan de forma segura y facilita el cumplimiento de las regulaciones de cumplimiento.

Aprobación:

Propósito:

• Flujo de trabajo de aprobación de documentos.

Uso:

• Define los pasos y responsabilidades de aprobación. Esta configuración es crítica para el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos regulatorios. Asegura que todas las partes relevantes hayan revisado y aprobado el documento antes de que se finalice. Una vez que el documento está finalizado, se puede sellar con un sello de aprobación.

Formulario de Aprobación de Diseño:

Formulario de Aprobación de Diseño v2:

Formulario de Segunda Aprobación de Diseño:

Orden de Compra / Contabilidad Automática:

Propósito:

• Automatiza el procesamiento y registro de órdenes de compra.

Uso:

• Facilita la creación y procesamiento automáticos de órdenes de compra y su registro en sistemas financieros. Esto ahorra tiempo, reduce errores y mejora la eficiencia en el proceso de compras y contabilidad.

Tabla de OC en Constructor de Diseño:

Propósito:

• Permite la integración de tablas de órdenes de compra en el diseño de documentos.

Uso:

• Diseña tablas de órdenes de compra directamente en el Constructor de Diseño y las adapta a requisitos específicos. Esto asegura un diseño fluido y consistente de documentos que contienen información de órdenes de compra.

Exportar líneas de OC no coincidentes:

Propósito:

• Exporta líneas de órdenes de compra que no coinciden con las órdenes de compra existentes.

Uso:

• Identifica y exporta líneas que pueden contener errores o requerir revisión especial. Esto ayuda a detectar y corregir discrepancias antes de que se completen las órdenes.

Configuraciones de Tolerancia de OC:

Propósito:

• Define límites de tolerancia para desviaciones en órdenes de compra.

Uso:

• Determina cuánto desvío del pedido es aceptable sin requerir aprobación adicional.

• Esto incluye desviaciones de precio o cantidad. Esta configuración ayuda a agilizar el proceso de aprobación y evitar retrasos innecesarios.

Configuraciones Adicionales de Tolerancia de OC:

Propósito:

• Estas configuraciones proporcionan opciones de configuración avanzadas para órdenes de compra (OC) para cumplir con requisitos comerciales específicos.

Uso:

• Puedes establecer parámetros y condiciones adicionales para órdenes de compra, como términos de entrega, términos de pago específicos. Esto facilita el control preciso y la personalización de los procesos de órdenes de compra, mejorando así la eficiencia y precisión en las compras.

Exportación Alternativa de Documentos:

Propósito:

• Esta configuración permite exportar documentos en diferentes formatos o mediante métodos alternativos.

Uso:

• Puedes especificar en qué formatos (por ejemplo, PDF, DOCX, XML) o a través de qué canales (por ejemplo, correo electrónico, almacenamiento en la nube) se deben exportar los documentos. Esto aumenta la flexibilidad y permite que los documentos se exporten de acuerdo con los requisitos de diferentes destinatarios o sistemas.

Desactivar Estados de OC:

Propósito:

• Esta configuración permite desactivar o bloquear ciertos estados de órdenes de compra para controlar el flujo de trabajo.

Uso:

• Las empresas pueden especificar qué estados deben ser desactivados en ciertas situaciones para evitar que las órdenes sean editadas o modificadas incorrectamente. Esto es útil para asegurar la integridad y consistencia del proceso de órdenes de compra.

• Por ejemplo, una orden que ya ha sido aprobada y liberada para entrega no podría ser procesada o cancelada.

Importancia para flujos de trabajo controlados

Configuraciones Adicionales de OC:

Personalización individual:

• Permite el ajuste de los ajustes de la orden a requisitos comerciales específicos, lo que aumenta la eficiencia y precisión en las compras.

Procesos controlados:

• Apoya la implementación de reglas y procedimientos de compra detallados.

Configuraciones Adicionales de Tolerancia de OC:

Procesos de aprobación eficientes:

• Minimiza pasos de aprobación innecesarios al establecer límites de tolerancia claros.

Gestión de riesgos:

• Ayuda a identificar desviaciones significativas en una etapa temprana y tomar medidas adecuadas.

Exportación Alternativa de Documentos:

Flexibilidad:

• Permite la exportación de documentos en diferentes formatos que cumplen con los requisitos de diferentes sistemas y destinatarios.

Eficiencia:

• Automatiza el proceso de exportación, reduciendo el trabajo manual y los errores.

Desactivar Estados de OC:

Control del proceso:

• Previene cambios o ediciones no deseadas en órdenes que ya están en un estado avanzado.

Seguridad:

• Protege la integridad del proceso de pedido y asegura que solo se realicen cambios autorizados.

Configuración para desactivar estados de OC

Ir a Ajuste → Ajuste General → Tipos de Documentos → Más Configuraciones → Sección de Órdenes de Compra → Estados de Desactivación de OC

Cómo Funciona

La configuración de Estados de PO Deshabilitados permite a los usuarios especificar los estados de las órdenes de compra (PO) que impiden que las facturas se emparejen con esas POs. Si una orden de compra tiene un estado listado en esta configuración, no se puede utilizar para el emparejamiento de facturas en la pantalla de emparejamiento de PO, deteniendo el procesamiento adicional de las facturas relacionadas hasta que el estado de la PO cambie a uno que no esté deshabilitado.

Al utilizar esta configuración, los usuarios pueden asegurarse de que las órdenes de compra con estados específicos no sean sometidas a un procesamiento adicional de facturas, reduciendo errores y evitando pagos innecesarios.

Cómo Identificar una Orden de Compra Desactivada

En la pantalla de Emparejamiento de OC, una orden de compra desactivada aparece tachada. Esto indica visualmente que la OC está actualmente restringida para ser emparejada debido a su estado.

​

Cómo Configurarlo

• En la configuración de Estados de Desactivación de OC, verás un campo de selección en el lado izquierdo.

• Hacer clic en este campo abre una lista desplegable de estados de OC disponibles.

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• Selecciona uno o más estados haciendo clic en ellos. Haz clic nuevamente para deseleccionar.

• Haz clic en el botón Aplicar para guardar tus cambios.

Estados Disponibles

• Cancelado

• Eliminado

• Facturado

• Abierto

• Parcialmente Facturado

• Parcialmente Recibido

• Recibido

• No Aprobado

• En Espera

• Cerrado

Dónde Encontrarlo

Ir a Ajuste → Ajuste General → Tipos de Documentos → Más Configuraciones → Sección de Órdenes de Compra → Verificación Automática de Actualizaciones de OC

Activa el botón para habilitar esta configuración.

Cómo Funciona

Cuando está habilitada, el sistema proporciona un indicador visual en la pantalla de Emparejamiento de Órdenes de Compra cada vez que una orden de compra ha sido actualizada. Este ícono indica que la orden de compra debe ser refrescada para asegurar que los usuarios estén trabajando con la información más actualizada antes de tomar decisiones.

Para refrescar la orden de compra, haz clic en el ícono de refresco junto al número de la orden de compra (ver imagen a continuación).

Esta configuración controla la accesibilidad de la tabla de Orden de Compra (PO) en el Constructor de Diseño y la Pantalla de Validación

Cómo habilitar la tabla de PO

Para habilitar esta función:

1. Ve a Configuración → Configuración General → Tipos de Documento → Más Configuraciones → Sección de Orden de Compra → Tabla de PO en el Constructor de Diseño.

2. Habilita la configuración para hacer visible la tabla de Orden de Compra.

Funcionalidad:

• Cuando está habilitado:

  • La tabla de Orden de Compra aparece dentro de la Sección de Tablas en el Constructor de Diseño.

  • No se mostrará ninguna notificación sobre el módulo deshabilitado.
• Cuando está deshabilitado:

  • Una pista indicará que el módulo está deshabilitado.

  • La tabla de PO no será visible en la Pantalla de Validación.

Cómo acceder al Constructor de Diseño

1. Navega a Configuración → Configuración General → Tipos de Documento → Editar Diseño.

Agregar la tabla de PO de nuevo al diseño

Si la tabla de PO falta o ha sido eliminada, sigue estos pasos:

1. Abre el Constructor de Diseño.

2. Bajo Elementos del Formulario, selecciona Tablas Extraídas.

3. Agrega la tabla de PO a tu diseño.

Una vez añadida y habilitada, la tabla de PO será visible en el Constructor de Diseño y en la Pantalla de Validación cuando una orden de compra esté disponible para una factura.

Ajuste para configurar las tolerancias de órdenes de compra

Ir a Ajuste → Ajuste General → Tipos de Documentos → Más Configuraciones → Sección de Órdenes de Compra → Ajuste de Tolerancia de Órdenes de Compra

Cómo Funciona

Cuando está habilitada, esta Ajuste permite definir tolerancias para Cantidad y/o Precio Unitario. Estas tolerancias pueden establecerse como un porcentaje o como un valor fijo. Esto significa que una factura puede desviarse de la orden de compra (OC) dentro del rango de tolerancia especificado sin ser marcada como un desajuste, proporcionando flexibilidad mientras se asegura un procesamiento fluido.

NOTA: Las tolerancias funcionan en ambas direcciones; es decir, el valor de la factura puede ser mayor o menor que el valor de la OC dentro del rango permitido.

Configurándolo

• Habilitar la Ajuste:

  • Activa la Ajuste de Tolerancia de OC usando el botón de alternancia.

• Configurar Tolerancias:

  • Aparecerán cuatro campos:

    • Un campo para el Monto de Tolerancia de Cantidad.

    • Un campo para el Monto de Tolerancia de Precio Unitario.

  • Detrás de cada campo, hay un menú desplegable donde puedes seleccionar el tipo de tolerancia:

    • Porcentaje: Indica una tolerancia porcentual.

    • Valor: Indica un monto fijo por el cual el valor puede diferir.

Escenario de Ejemplo:

• Supongamos que la Tolerancia de Precio Unitario está configurada en 5%.

• La orden de compra incluye dos líneas:

  • Línea 1: Precio Unitario = $5.00

  • Línea 2: Precio Unitario = $2.00

• En la factura:

  • Línea 1: El precio unitario se ajusta a $4.80 (dentro de la tolerancia del 5%).

  • Línea 2: El precio unitario se ajusta a $2.20 (fuera de la tolerancia del 5%).

• Resultado:

  • La Línea 1 no se marca como un desajuste porque $4.80 está dentro del 5% de $5.00.

  • La Línea 2 se marca como un desajuste porque $2.20 excede la desviación permitida del 5% de $2.00. El usuario ahora debe tomar medidas para resolver el desajuste antes de que la factura pueda ser procesada.

Ajuste para configurar la Ajuste Adicional de Tolerancia de Órdenes de Compra

Ir a Ajuste → Ajuste General → Tipos de Documentos → Más Configuraciones → Sección de Órdenes de Compra → Ajuste de tolerancia de PO adicional

Cómo Funciona

Cuando está habilitada, esta Ajuste permite definir tolerancias para Flete, Cargos y/o Impuesto. Estas tolerancias pueden establecerse como un porcentaje o como un valor fijo, permitiendo que las facturas varíen ligeramente de los valores de la OC sin ser marcadas como desajustes. Esto proporciona flexibilidad adicional y asegura que las diferencias menores no interrumpan el flujo de trabajo.

NOTA: Al igual que las Ajuste de tolerancia estándar, estas tolerancias se aplican en ambas direcciones, permitiendo aumentos o disminuciones dentro de los límites establecidos.

Configurándolo

• Habilitar la Ajuste:

  • Activa la Ajuste Adicional de Tolerancia de OC usando el botón de alternancia.

• Configurar Tolerancias:

  • Seis campos se volverán visibles:

    • Un campo para cada uno de los montos de tolerancia para Flete, Cargos e Impuesto.

  • Cada campo tiene un menú desplegable correspondiente donde puedes elegir el tipo de tolerancia:

    • Porcentaje: La tolerancia se define como un porcentaje.

    • Valor: La tolerancia se define como un monto fijo.