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Panel

Después de iniciar sesión con tus credenciales, serás redirigido a la página de inicio del panel de control de DocBits. Esta es la página principal donde puedes ver y gestionar todos tus documentos importados.

Herramientas del Panel

A la derecha de la barra de búsqueda, encontrarás otras herramientas del panel de control.

Actualizar Lista: Se utiliza para actualizar el panel de control sin necesidad de refrescar la pestaña del navegador.
Configuración Avanzada: Más información sobre este tema está disponible más adelante en esta página.
Análisis: Esto te proporciona más información sobre los documentos que has subido a DocBits.
Subir: Más información sobre este tema en la siguiente sección.

Las configuraciones avanzadas a menudo contienen opciones de configuración adicionales y funciones que permiten ajustes y afinaciones más específicas.

Más configuraciones
Atajos de teclado
Registro de importación
Establecer columnas de la tabla PO para organización
Establecer ordenamiento del panel por organización
Filtrar documentos por día, semana, mes, año o todos. El filtrado se refiere al momento en que se importa el documento

En las siguientes páginas encontrarás más información sobre las configuraciones individuales.

Cambiar columnas del documento

Desde el Panel de control, haz clic en el icono de Configuración Avanzada como se muestra a continuación:

El siguiente menú se mostrará:

Selecciona el botón etiquetado como "Establecer columnas del panel de control para la organización" y se mostrará una lista con todos los nombres de las columnas.

Desde este menú, puedes seleccionar los nombres de las columnas y utilizar las flechas para agregar y eliminar las columnas que desees.

Puedes establecer el orden de las columnas haciendo clic en los puntos junto al nombre de la columna y arrastrándolos a la posición adecuada.

Otra opción también te permite agregar campos de un tipo de documento:

Aquí puedes elegir entre los diferentes tipos de documentos:

Para cada tipo de documento hay diferentes campos que puedes agregar:

Selecciona los campos que necesitas y haz clic en "Agregar a Columnas visibles", luego aparecerán en la configuración de columnas.

Unir Documentos

Documentar unir documentos

Visión general

Unir documentos te permite combinar múltiples documentos.

Primero, necesitas seleccionar los documentos que te gustaría unir. Esto se puede hacer seleccionando las casillas de verificación de los documentos. Una vez que hayas seleccionado los documentos, haz clic en el ícono con tres puntos.

A continuación, se mostrará un menú, selecciona la opción "Unir" que se encuentra en la parte inferior.

Unir documentos es una característica importante en un sistema de gestión de documentos que permite a los usuarios combinar múltiples documentos en un solo documento. Aquí hay algunas razones por las cuales unir documentos puede ser útil:

Organizar Documentos Relacionados: Al unir múltiples documentos en un solo documento, los usuarios pueden organizar y mantener información o archivos relacionados juntos. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia en la gestión y acceso a los documentos.
Crear informes o resúmenes: Unir múltiples documentos puede ser útil para crear informes o resúmenes al combinar datos o información de diferentes fuentes o documentos. Esto permite a los usuarios crear informes o presentaciones completas sin tener que copiar y pegar manualmente la información.
Archivar documentos: Cuando existen múltiples versiones de un documento, o cuando los documentos necesitan ser resumidos dentro de un período de tiempo específico, unir documentos puede ayudar a asegurar prácticas de archivo consistentes y optimizar el espacio de almacenamiento.
Optimización del flujo de trabajo: Unir documentos puede ser parte de un flujo de trabajo automatizado donde los documentos se combinan automáticamente una vez que se cumplen ciertas condiciones. Esto se puede usar, por ejemplo, en un proceso de aprobación o al crear contratos o informes.

Ejemplos de unir documentos:

Combinar Facturas: Un negocio necesita resumir todas las facturas de un mes determinado para fines contables. Las facturas individuales se cargan como documentos separados y luego se unen para crear una visión general consolidada.
Combinar formularios de aprobación: Un flujo de trabajo de aprobación de aplicaciones requiere que se unan múltiples formularios antes de ser enviados a la gerencia. Los diferentes formularios se combinan automáticamente a medida que son completados y enviados por las partes involucradas.
Crear un Informe Anual: Múltiples departamentos en una empresa trabajan juntos para crear un informe anual completo. Cada departamento prepara su propia sección del informe como un documento separado. Estos documentos luego se unen para crear el informe anual final.

Al unir documentos, las organizaciones pueden agilizar sus procesos de gestión documental, mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia.

Estado del documento

Si estás utilizando el software DocBits para el procesamiento de documentos, es esencial comprender los diferentes estados que tus archivos pueden tener. Aquí tienes una lista completa de todos los posibles estados de documento en DocBits:

WatchDog Start: El módulo Watchdog se está iniciando.
WatchDog Split: El documento se está dividiendo en Watchdog.
WatchDog Upload: El documento se está subiendo en Watchdog.
Upload: El documento se está subiendo.
OCR: El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) se está ejecutando actualmente en el documento.
Clasificación: El documento se está clasificando.
Importación de Zugferd: Se está importando un documento Zugferd.
Listo para Validación: El documento está listo para validación.
Exportación de Zugferd: Se está exportando un documento Zugferd.
Flujo de Trabajo: Un flujo de trabajo se está ejecutando actualmente con este documento.
Pendiente de Aprobación: El documento necesita ser aprobado.
Pendiente de Segunda Aprobación: El documento necesita ser aprobado por segunda vez.
Contabilidad Automática: La contabilidad automática se está ejecutando.
Exportación: El documento se está exportando.
Error: Se produjo un error en el documento.

Filtrar documentos

Si estás buscando un documento o documentos específicos, entonces tienes las siguientes opciones disponibles. Dentro de la barra de búsqueda te hemos proporcionado varias herramientas para encontrar el documento que estás buscando, para acceder a ellos, selecciona el siguiente ícono.

Las siguientes opciones de filtro estarán disponibles para ti.

Te ofrecemos la opción de filtrar por tipo de documento, estado del documento, el asignado del documento y por la fecha.

Registro de importación

Si desea ver un registro detallado de todos los documentos importados a su entorno de DocBits, siga estos pasos.

Desde su Panel de Control de DocBits, seleccione la opción de Configuración Avanzada.

Después de que aparezca la barra de Configuración Avanzada, seleccione el botón de Registro de Importación.

A continuación, aparecerá una tabla con todos los documentos importados recientemente, así como otra información relevante sobre ellos.

Salir con ESC

Mientras navegas por tus documentos en DocBits, si deseas regresar al área principal del Panel, simplemente puedes presionar el botón de escape (ESC) en tu teclado y volverás al menú principal del Panel (en la página desde la cual saliste del documento).

Resumen de documentos cargados

La segunda parte del panel es un resumen de todos los documentos subidos. Puedes ver todos los documentos o solo los asignados a ti. También puedes buscar documentos por nombre.

Los datos se extraerán en cuestión de segundos, y el estado cambiará de "En ejecución" a "Listo para Validación".

Contador de tareas

El contador de tareas se encuentra en la esquina superior derecha de la página de inicio del Panel de control.

Aquí es donde puedes ver cuántos documentos están en tu cola para procesar

y cuántos documentos están listos para validación.

Campos extraídos validados

La pantalla de validación te permite verificar, editar y validar todos los documentos importados. Puedes ver el nombre del documento, cuántas páginas contiene, la fecha en que se importó y su estado. El botón de acciones te permite asignar, reiniciar, validar o eliminar el documento.

Manejo de Facturas Duplicadas en DocBits

Configuración para Habilitar el Manejo de Facturas Duplicadas

Vaya a Ajustes → Tipos de Documentos → Factura → Más Ajustes como se muestra en la captura de pantalla a continuación

El usuario tiene dos opciones para detectar facturas duplicadas:

Detección de Documentos Duplicados Esta función verifica si hay documentos duplicados cargados en DocBits según los criterios seleccionados. Si los criterios seleccionados coinciden entre documentos, el sistema marcará el documento como duplicado.
Detección de Facturas Duplicadas Esta función requiere que las Facturas de Proveedores se sincronicen desde Infor a DocBits. Compara los números de factura en el panel de facturación de DocBits con los de Infor. Si el mismo número de factura se carga más de una vez, se marcará como duplicado.
NOTA: Usar la función de Detección de Facturas Duplicadas resultará en un cargo adicional de crédito.

Una vez que la configuración está activada, el usuario puede seleccionar los criterios para la detección de duplicados

Facturas Duplicadas en el Panel

Una vez que la Detección de Duplicados esté habilitada en la configuración, el panel mostrará un ícono para cualquier factura identificada como duplicada según los criterios especificados. Hacer clic en este ícono abrirá los registros duplicados en una vista de pantalla dividida para una fácil comparación

Cuando el usuario abre el documento, se muestra una barra de advertencia para las facturas duplicadas como se muestra en la captura de pantalla

Mejores prácticas

Configurar un panel que se alinee con las rutinas diarias de los usuarios requiere una planificación e implementación cuidadosas.

Aquí tienes algunas mejores prácticas que pueden ayudarte:

Vistas personalizadas:

Asegúrate de que el panel sea personalizable para que los usuarios puedan personalizar sus propias vistas y diseños. Esto se puede hacer mediante la capacidad de agregar, eliminar o reorganizar widgets.

Actualizaciones automáticas:

Implementa actualizaciones automáticas para asegurar que los datos estén siempre actualizados. Esto es especialmente importante para entornos de alto uso.
Puedes habilitar esta herramienta de actualización automática en la configuración.

Guía y capacitación para usuarios:

Ofrece una interfaz fácil de usar e instrucciones sobre cómo utilizar el panel.
Capacita a los usuarios regularmente para asegurar que comprendan todas las características y capacidades del panel.

Filtros y vistas:

Usar filtros puede ser muy útil al buscar documentos, pero también considera restablecer los filtros para mantener una vista consistente de los datos.

Análisis del panel:

Monitorea el uso del panel y recopila comentarios de los usuarios.
Analiza qué partes del panel se utilizan más y qué mejoras se pueden hacer para optimizar aún más la experiencia del usuario.

Visualización de datos:

Usa visualizaciones de datos atractivas y significativas para presentar la información de manera rápida y comprensible.
Elige visualizaciones basadas en las necesidades del usuario y el tipo de datos presentados.

Seguridad y privacidad:

Asegúrate de que el panel cumpla con los estándares de seguridad y que los datos sensibles estén adecuadamente protegidos.
Implementa controles de acceso para asegurar que los usuarios solo puedan acceder a los datos que son relevantes para ellos.

Al considerar estas mejores prácticas, puedes crear un panel que se alinee efectivamente con las rutinas diarias de los usuarios y les ayude a tomar decisiones informadas.

Solución de problemas

Aquí hay consejos específicos para solucionar problemas comunes relacionados con la configuración del tablero:

Filtros no aplicados correctamente:

Primero, verifica la configuración de los filtros para asegurarte de que se hayan aplicado los filtros correctos y que estén mostrando los datos deseados.
Asegúrate de que los filtros se apliquen de manera lógica y coherente. A veces, una lógica de filtro incorrecta o combinaciones incorrectas pueden producir resultados inesperados.
Proporciona a los usuarios orientación sobre cómo usar los filtros correctamente para asegurar que puedan utilizar las funciones de filtrado de manera efectiva.

Retrasos en la carga de datos:

Verifica la conexión de red para asegurarte de que sea estable y no esté causando retrasos.
Revisa la carga del servidor y el rendimiento de la fuente de datos para ver si ese es el problema. Puede que necesites optimizar la fuente de datos o cambiar a una infraestructura más potente.
Implementa mecanismos de caché para reducir los tiempos de carga, especialmente para datos a los que se accede con frecuencia. Anima a los usuarios a optimizar sus consultas de datos recuperando solo los campos de datos necesarios y utilizando filtros para reducir la cantidad de datos.

Problemas del navegador:

Asegúrate de que el navegador que están usando sea compatible con el tablero y tenga todas las actualizaciones necesarias instaladas.
Recomienda a los usuarios que limpien regularmente la caché de su navegador para evitar problemas de memoria y asegurarse de que están obteniendo los datos más actualizados.
Verifica si hay extensiones o complementos en el navegador que puedan estar interfiriendo con el tablero y desactívalos temporalmente si es necesario para aislar problemas.

Problemas específicos del usuario:

Ofrece soporte individualizado para los usuarios que continúan teniendo problemas. Puede que necesites verificar su configuración específica, permisos o configuración de red para identificar y resolver el problema.

Al proporcionar a los usuarios estos consejos específicos para solucionar problemas, puedes ayudarlos a resolver eficazmente problemas comunes relacionados con la configuración del tablero y aumentar su productividad.