Este documento proporciona una guía completa sobre cómo utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra dentro de su plataforma ERP. El sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra automatiza la conciliación de órdenes de compra con facturas entrantes, asegurando que las transacciones financieras sean precisas y que las discrepancias se aborden de inmediato.
Para comenzar a utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra, asegúrese de que su administrador de sistema haya configurado los permisos necesarios. Necesitará acceso tanto a los datos de órdenes de compra como a los datos de facturas correspondientes dentro del sistema.
Acceso a los módulos de órdenes de compra y facturas dentro del sistema ERP.
Permisos de usuario adecuados para ver y coincidir documentos financieros.
Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales.
Comparación de Datos: Compara los datos de la factura extraídos con los datos de órdenes de compra existentes.
Verificación de Coincidencias: Verifica las coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.
Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.
Registro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.
La interfaz del sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra típicamente incluye los siguientes componentes:
Tablero: Visión general del estado de coincidencia y actividad reciente.
Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar órdenes de compra y facturas.
Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.
Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que requieren revisión o acción.
Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.
Navegue al módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra desde el menú principal de su sistema ERP.
Importación Automatizada: Si su sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.
Carga Manual: Si es necesario, cargue manualmente archivos de factura en el sistema utilizando la interfaz proporcionada.
Revise las facturas que se han coincidido automáticamente con órdenes de compra.
Verifique los detalles de la coincidencia, incluidos los números de artículo, cantidades y precios.
Acceda a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo ser coincidida automáticamente.
Ajuste manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marque la factura para una revisión adicional.
Para facturas no coincidentes automáticamente:
Utilice las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.
Verifique y coincida manualmente la factura con la orden de compra.
Docbits es un sistema avanzado diseñado para automatizar la coincidencia de datos de órdenes de compra (POs) con documentos de facturas entrantes. Esta herramienta está específicamente diseñada para la gestión eficiente y procesamiento de datos de facturas dentro de sistemas ERP. Esta documentación explica los conceptos básicos de la coincidencia automática a través de Docbits y define las reglas específicas necesarias para una coincidencia exitosa.
Extracción de Datos: Docbits inicia el proceso extrayendo datos relevantes de los documentos de facturas digitalizados. Típicamente, estos datos incluyen números de ítems, cantidades y precios unitarios de cada línea de factura. La precisión de esta extracción es crucial, ya que forma la base para el proceso de coincidencia posterior.
Comparación con Datos de PO: Los datos extraídos se comparan con la información correspondiente en las órdenes de compra almacenadas. Docbits verifica si los números de ítems, cantidades y precios coinciden con los de las POs. Para una coincidencia exitosa, los datos en las facturas deben corresponder a los datos en las órdenes de compra, considerando los umbrales de tolerancia definidos.
Coincidencia Automática: Basándose en los resultados de la comparación, Docbits realiza la coincidencia. El sistema verifica si los criterios de coincidencia se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos. Si se cumplen estos criterios, la coincidencia se considera exitosa.
Reportes: Después de completar el proceso de coincidencia, Docbits genera informes que muestran el estado de las coincidencias. Estos informes informan sobre las facturas coincidentes exitosamente e identifican aquellas con discrepancias.
Número de Ítem: El número de ítem en la factura debe coincidir exactamente con el número de ítem en la orden de compra. No se toleran desviaciones en los números de ítem.
Cantidades: La cantidad de bienes entregados en la factura puede variar dentro de un rango de tolerancia predefinido. Típicamente, una tolerancia de ±5% podría ser aceptable para tener en cuenta diferencias menores en las cantidades de entrega.
Precios: Las desviaciones de precios son tolerables hasta un umbral establecido. Una tolerancia común podría ser de ±2% del precio para aceptar diferencias ligeras en las declaraciones de precios que surgen de diferencias de redondeo o fluctuaciones de divisas.
Coincidencia Completa: Todos los puntos de datos (número de ítem, cantidad y precio) se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos.
Coincidencia Parcial: Uno o más puntos de datos se desvían fuera de los límites de tolerancia, pero las desviaciones son mínimas y requieren revisión manual.
Sin Coincidencia: Desviaciones significativas en uno o más puntos de datos que requieren corrección inmediata o una investigación adicional.
La definición precisa de estas reglas y la configuración de los límites de tolerancia son cruciales para la eficiencia de la coincidencia automática y la reducción de intervenciones manuales. Docbits permite la configuración flexible de estos parámetros para satisfacer las necesidades de diversas empresas e industrias.
Esta función te ayuda a gestionar y conciliar los números de artículo entre tu sistema y tus proveedores. A menudo, los números de artículo que usas internamente pueden no coincidir con los números de artículo que usan tus proveedores. Docbits facilita el manejo de estas discrepancias creando un mapeo entre tus números de artículo y los de tus proveedores.
Emparejamiento Manual:
La primera vez que encuentres una discrepancia entre tu número de artículo y el número de artículo de tu proveedor, necesitas emparejarlos manualmente.
Puedes hacerlo ingresando el número de artículo del proveedor correcto correspondiente a tu número de artículo interno.
Emparejamiento Automático:
Una vez que hayas emparejado manualmente un número de artículo con el número de artículo de su proveedor, Docbits recordará este mapeo.
La próxima vez que aparezca el mismo artículo, Docbits lo emparejará automáticamente basándose en el mapeo almacenado, ahorrándote tiempo y reduciendo errores.
ID del Proveedor: El identificador único para el proveedor.
Número de Artículo: Tu número de artículo interno para el producto.
Número de Artículo del Proveedor: El número de artículo correspondiente utilizado por el proveedor.
Acción: Opciones para gestionar los mapeos, como eliminar mapeos incorrectos.
Consulta también la Sección de Administración
Eficiencia: Reduce la necesidad de entradas manuales repetidas, haciendo el proceso más rápido.
Precisión: Minimiza errores asegurando que los números de artículo se emparejen correctamente.
Conveniencia: Simplifica el flujo de trabajo automatizando el proceso de emparejamiento después de la entrada manual inicial.
