Soporte al Usuario

Si enfrentas algún desafío o tienes consultas al usar DocBits, por favor consulta este manual del usuario o ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda. Nuestro compromiso radica en proporcionar una experiencia fluida para todos los usuarios. Simplemente haz clic en el botón de soporte en tu aplicación DocBits y podrás crear un ticket de soporte.

También puedes contactarnos a través de nuestra página de FELLOWPRO:

Dentro de la Pantalla de Validación, puedes crear tickets directamente para el documento particular e incluir una captura de pantalla del problema. Simplemente haz clic en el botón "Crear ticket", se abrirá la ventana de soporte y podrás comenzar de inmediato.

Mientras navegas por tus documentos en DocBits, si deseas regresar al área principal del Panel, simplemente puedes presionar el botón de escape (ESC) en tu teclado y volverás al menú principal del Panel (en la página desde la cual saliste del documento).

Visión general

Unir documentos te permite combinar múltiples documentos.

Primero, necesitas seleccionar los documentos que te gustaría unir. Esto se puede hacer seleccionando las casillas de verificación de los documentos. Una vez que hayas seleccionado los documentos, haz clic en el ícono con tres puntos.

A continuación, se mostrará un menú, selecciona la opción "Unir" que se encuentra en la parte inferior.

Unir documentos es una característica importante en un sistema de gestión de documentos que permite a los usuarios combinar múltiples documentos en un solo documento. Aquí hay algunas razones por las cuales unir documentos puede ser útil:

• Organizar Documentos Relacionados: Al unir múltiples documentos en un solo documento, los usuarios pueden organizar y mantener información o archivos relacionados juntos. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia en la gestión y acceso a los documentos.

• Crear informes o resúmenes: Unir múltiples documentos puede ser útil para crear informes o resúmenes al combinar datos o información de diferentes fuentes o documentos. Esto permite a los usuarios crear informes o presentaciones completas sin tener que copiar y pegar manualmente la información.

• Archivar documentos: Cuando existen múltiples versiones de un documento, o cuando los documentos necesitan ser resumidos dentro de un período de tiempo específico, unir documentos puede ayudar a asegurar prácticas de archivo consistentes y optimizar el espacio de almacenamiento.

• Optimización del flujo de trabajo: Unir documentos puede ser parte de un flujo de trabajo automatizado donde los documentos se combinan automáticamente una vez que se cumplen ciertas condiciones. Esto se puede usar, por ejemplo, en un proceso de aprobación o al crear contratos o informes.

Ejemplos de unir documentos:

• Combinar Facturas: Un negocio necesita resumir todas las facturas de un mes determinado para fines contables. Las facturas individuales se cargan como documentos separados y luego se unen para crear una visión general consolidada.

• Combinar formularios de aprobación: Un flujo de trabajo de aprobación de aplicaciones requiere que se unan múltiples formularios antes de ser enviados a la gerencia. Los diferentes formularios se combinan automáticamente a medida que son completados y enviados por las partes involucradas.

• Crear un Informe Anual: Múltiples departamentos en una empresa trabajan juntos para crear un informe anual completo. Cada departamento prepara su propia sección del informe como un documento separado. Estos documentos luego se unen para crear el informe anual final.

Al unir documentos, las organizaciones pueden agilizar sus procesos de gestión documental, mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia.

Si estás buscando un documento o documentos específicos, entonces tienes las siguientes opciones disponibles. Dentro de la barra de búsqueda te hemos proporcionado varias herramientas para encontrar el documento que estás buscando, para acceder a ellos, selecciona el siguiente ícono.

Las siguientes opciones de filtro estarán disponibles para ti.

Te ofrecemos la opción de filtrar por tipo de documento, estado del documento, el asignado del documento y por la fecha.

Si desea ver un registro detallado de todos los documentos importados a su entorno de DocBits, siga estos pasos.

Desde su Panel de Control de DocBits, seleccione la opción de Configuración Avanzada.

Después de que aparezca la barra de Configuración Avanzada, seleccione el botón de Registro de Importación.

A continuación, aparecerá una tabla con todos los documentos importados recientemente, así como otra información relevante sobre ellos.

La segunda parte del panel es un resumen de todos los documentos subidos. Puedes ver todos los documentos o solo los asignados a ti. También puedes buscar documentos por nombre.

Los datos se extraerán en cuestión de segundos, y el estado cambiará de "En ejecución" a "Listo para Validación".

DocBits es una solución de captura de documentos basada en la nube que aprovecha el poder de la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (ML) para reconocer, clasificar, analizar y extraer información de varios tipos de documentos, independientemente de su formato. Aquí tienes un vistazo más detallado a sus características clave:

• Reconocimiento de Documentos: DocBits emplea algoritmos de IA para identificar y reconocer con precisión documentos, ya sea en forma de papel o archivos electrónicos.

• Clasificación de Documentos: Clasifica los documentos en categorías relevantes, facilitando la organización y recuperación sencillas.

• Extracción de Datos: DocBits extrae datos críticos de los documentos, transformando información no estructurada en datos estructurados que pueden integrarse en tu flujo de trabajo.

• Aprendizaje Automático: El sistema aprende continuamente y mejora su precisión de reconocimiento con cada documento procesado, volviéndose más competente con el tiempo.

• Inteligencia de Enjambre: DocBits utiliza inteligencia de enjambre para mejorar sus capacidades de aprendizaje, creando un sistema que se auto-mejora.

A la derecha de la barra de búsqueda, encontrarás otras herramientas del panel de control.

• Actualizar Lista: Se utiliza para actualizar el panel de control sin necesidad de refrescar la pestaña del navegador.

• Configuración Avanzada: Más información sobre este tema está disponible más adelante en esta página.

• Análisis: Esto te proporciona más información sobre los documentos que has subido a DocBits.

• Subir: Más información sobre este tema en la siguiente sección.

Las configuraciones avanzadas a menudo contienen opciones de configuración adicionales y funciones que permiten ajustes y afinaciones más específicas.

• Más configuraciones

• Atajos de teclado

• Registro de importación

• Establecer columnas de la tabla PO para organización

• Establecer ordenamiento del panel por organización

• Filtrar documentos por día, semana, mes, año o todos. El filtrado se refiere al momento en que se importa el documento

En las siguientes páginas encontrarás más información sobre las configuraciones individuales.

En esta sección, puedes ver documentos que han sido marcados como duplicados. Para comenzar, simplemente haz clic en el botón a la derecha, como se indica a continuación:

Una vez que presiones el botón, aparecerá una tabla en la parte inferior de la página mostrando todos los duplicados identificados.

La pantalla de validación te permite verificar, editar y validar todos los documentos importados. Puedes ver el nombre del documento, cuántas páginas contiene, la fecha en que se importó y su estado. El botón de acciones te permite asignar, reiniciar, validar o eliminar el documento.

Aquí hay consejos específicos para solucionar problemas comunes relacionados con la configuración del tablero:

Filtros no aplicados correctamente:

• Primero, verifica la configuración de los filtros para asegurarte de que se hayan aplicado los filtros correctos y que estén mostrando los datos deseados.

• Asegúrate de que los filtros se apliquen de manera lógica y coherente. A veces, una lógica de filtro incorrecta o combinaciones incorrectas pueden producir resultados inesperados.

• Proporciona a los usuarios orientación sobre cómo usar los filtros correctamente para asegurar que puedan utilizar las funciones de filtrado de manera efectiva.

Retrasos en la carga de datos:

• Verifica la conexión de red para asegurarte de que sea estable y no esté causando retrasos.

• Revisa la carga del servidor y el rendimiento de la fuente de datos para ver si ese es el problema. Puede que necesites optimizar la fuente de datos o cambiar a una infraestructura más potente.

• Implementa mecanismos de caché para reducir los tiempos de carga, especialmente para datos a los que se accede con frecuencia. Anima a los usuarios a optimizar sus consultas de datos recuperando solo los campos de datos necesarios y utilizando filtros para reducir la cantidad de datos.

Problemas del navegador:

• Asegúrate de que el navegador que están usando sea compatible con el tablero y tenga todas las actualizaciones necesarias instaladas.

• Recomienda a los usuarios que limpien regularmente la caché de su navegador para evitar problemas de memoria y asegurarse de que están obteniendo los datos más actualizados.

• Verifica si hay extensiones o complementos en el navegador que puedan estar interfiriendo con el tablero y desactívalos temporalmente si es necesario para aislar problemas.

Problemas específicos del usuario:

• Ofrece soporte individualizado para los usuarios que continúan teniendo problemas. Puede que necesites verificar su configuración específica, permisos o configuración de red para identificar y resolver el problema.

Al proporcionar a los usuarios estos consejos específicos para solucionar problemas, puedes ayudarlos a resolver eficazmente problemas comunes relacionados con la configuración del tablero y aumentar su productividad.

Esta sección ofrece una visión detallada de todos los envíos avanzados. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Empezar

• Inicio de Sesión y Navegación: Cómo acceder a Docbits y navegar por la interfaz.

• Configuración Inicial: Configurar Docbits para su uso por primera vez.

Uso Diario

• Envío de Documentos: Instrucciones para enviar documentos a Docbits.

• Revisión y Aprobación de Documentos:

• Aprobación de Órdenes: Pasos para revisar y aprobar formularios de pedido.

• Procesamiento de Facturas: Guía sobre cómo procesar facturas entrantes para el pago.

Gestión de Documentos

• Búsqueda y Recuperación: Cómo encontrar y acceder a documentos dentro de Docbits.

• Editar y Actualizar: Edición de documentos y actualización de su estado.

Solución de Problemas

• Problemas Comunes: Soluciones a problemas frecuentes encontrados por los usuarios.

• Contacto de Soporte: Cómo contactar al soporte para obtener asistencia.

Aquí es donde puedes mantener un ojo en tus tareas. Puedes elegir entre dos diseños diferentes: uno es un poco más detallado que el otro. También puedes filtrar tareas por diferentes criterios, como si están asignadas a ti o el estado de la tarea.

El contador de tareas se encuentra en la esquina superior derecha de la página de inicio del Panel de control.

Aquí es donde puedes ver cuántos documentos están en tu cola para procesar

y cuántos documentos están listos para validación.

La función de Tabla Extraída por IA permite a los usuarios manipular y personalizar fácilmente los datos extraídos del documento de la factura. Aquí se presentan las capacidades clave y las instrucciones de uso:

• Eliminar Columnas: Si ciertas columnas en la tabla extraída no son necesarias, los usuarios pueden eliminarlas fácilmente haciendo clic en el icono "Eliminar columna" (representado por tres puntos verticales) junto al encabezado de la columna. Esto ayuda a limpiar la tabla y enfocarse solo en la información relevante.

• Cambiar Formato de Moneda: El formato de moneda se puede cambiar seleccionando el formato deseado en el menú desplegable junto al campo "Moneda". Esto asegura que los valores de la moneda se muestren en el formato preferido, facilitando su interpretación y análisis de los datos financieros.

• Mostrar/Ocultar Columnas no Mapeadas: Por defecto, solo las columnas mapeadas (columnas con datos extraídos) son visibles en la tabla. Sin embargo, los usuarios pueden optar por mostrar u ocultar las columnas no mapeadas haciendo clic en el botón "Ocultar columnas no mapeadas" o "Mostrar columnas no mapeadas" en la parte inferior de la tabla. Esta función es útil cuando los usuarios desean revisar todas las columnas disponibles, incluso si actualmente no contienen datos.

• Cambiar Encabezados de la Tabla: Los encabezados de la tabla (nombres de las columnas) se pueden modificar haciendo clic en el encabezado e ingresando el nombre deseado. Esta función permite a los usuarios personalizar los nombres de las columnas para que se ajusten mejor a su terminología o preferencias, haciendo que los datos sean más legibles y comprensibles.

Estas características brindan a los usuarios flexibilidad y control sobre los datos extraídos, lo que les permite adaptar la información según sus necesidades y preferencias específicas. La Tabla Extraída por IA tiene como objetivo mejorar la experiencia del usuario al ofrecer una forma fluida e intuitiva de interactuar y analizar los datos de la factura.

Después de iniciar sesión con tus credenciales, serás redirigido a la página de inicio del panel de control de DocBits. Esta es la página principal donde puedes ver y gestionar todos tus documentos importados.

Instrucciones paso a paso sobre cómo agregar etiquetas a una tabla:

Paso 1: Elegir nombres de columnas (etiquetas)

• Seleccionar nombres de columnas: Revisa los nombres de las columnas de tu tabla y decide qué etiquetas agregar.

Paso 2: Presionar el botón "Aplicar"

• Presionar botón: Una vez que hayas seleccionado la etiqueta apropiada para una columna, presiona el botón "Aplicar" junto a la columna y etiqueta seleccionadas.

Paso 3: Agregar etiqueta a la tabla

• Agregar etiqueta: La etiqueta seleccionada se añadirá a la tabla como una columna adicional junto a la columna correspondiente.

Paso 4: Guardar o Eliminar Etiqueta

• Guardar Etiqueta: Presiona el botón Guardar para guardar la etiqueta deseada

• Eliminar Etiqueta: Para eliminar la etiqueta seleccionada, presiona el botón Eliminar

Aquí hay una explicación detallada de cada columna y las posibles etiquetas:

Posición:

Descripción: Posición u orden del artículo dentro del pedido.

Etiqueta: Entero

Ejemplo: 1, 2, 3...

Descripción:

Descripción: Breve descripción del artículo.

Etiqueta: Texto

Ejemplo: Tornillo, Tuerca, Widget...

Orden de Compra:

Descripción: El número del pedido asociado.

Etiqueta: Alfanumérico

Ejemplo: PO12345, PO98765...

Cantidad:

Descripción: Número de unidades ordenadas.

Etiqueta: Número

Ejemplo: 100, 50, 200...

Unidad:

Descripción: Unidad de medida (por ejemplo, pieza, kilogramo).

Etiqueta: Texto

Ejemplo: Pzs, kg, l...

Precio Unitario:

Descripción: Precio por unidad del artículo.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €10.00, €5.50, €100.00...

Monto Neto:

Descripción: Precio total antes de deducciones e impuestos (calculado como cantidad * precio unitario).

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €1,000.00, €275.00, €10,000.00...

Descuento:

Descripción: Monto absoluto del descuento aplicado al monto neto.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €50.00, €20.00, €500.00...

Porcentaje de Descuento:

Descripción: Porcentaje de descuento aplicado al monto neto.

Etiqueta: Porcentaje

Ejemplo: 5%, 10%, 15%...

IVA:

Descripción: Monto de IVA aplicado al artículo.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €200.00, €55.00, €1,900.00...

Monto Total:

Descripción: Monto final después de deducir el descuento y agregar el IVA.

Etiqueta: Moneda

Ejemplo: €1,150.00, €310.00, €11,400.00...

País de Origen:

Descripción: País donde se fabricó o envió el artículo.

Etiqueta: Texto

Ejemplo: EE. UU., Alemania, China...

Número de Artículo:

Descripción: Identificador único o SKU del artículo.

Etiqueta: Alfanumérico

Ejemplo: 987654, A12345, Z98765...

Número de Nota de Entrega:

Descripción: Número de la nota de entrega asociada.

Etiqueta: Alfanumérico

Ejemplo: DN56789, DN12345...

Oración (información adicional):

Descripción: Comentarios adicionales, códigos o información relevante.

Etiqueta: Texto

Ejemplo: Comentario, Especificación...

Con esta estructura y etiquetas, la tabla está más claramente definida y la información puede ser mejor categorizada y procesada.

Descripción General

Botón Guardar:

• Botón Guardar:

  • Propósito: Guarda el estado actual del documento o script en el que se está trabajando.

  • Caso de Uso: Después de realizar cambios o anotaciones en un documento, use este botón para asegurar que todas las modificaciones se guarden.

Agregar Reglas Especiales:

• Agregar Reglas Especiales / Agregar Script en DocBits:

  • Propósito: Permite a los usuarios implementar reglas o scripts específicos que personalizan cómo se procesan los documentos.

  • Caso de Uso: Use esta función para automatizar tareas como la extracción de datos o la validación de formatos, mejorando la eficiencia del flujo de trabajo.

Campos Difusos:

• Campos Difusos:

  • Propósito: Ayuda a identificar y corregir campos donde los datos pueden no coincidir perfectamente pero son lo suficientemente cercanos.

  • Caso de Uso: Útil en procesos de validación de datos donde no siempre son posibles coincidencias exactas, como nombres o direcciones ligeramente mal escritos.

Campos Requeridos:

Hay campos que son necesarios para una edición posterior, estos se pueden editar en la configuración.

Use el consejo de herramienta para averiguar si:

• Es un campo obligatorio (requerido)

• Se requiere validación

• Baja confianza

• Desajuste del monto total de impuestos

Campos Requeridos:

• Propósito: Identifica campos obligatorios dentro de los documentos que deben completarse o corregirse antes de un procesamiento posterior.

• Caso de Uso: Asegura que los datos esenciales se capturen con precisión, manteniendo la integridad de los datos y el cumplimiento de las reglas comerciales.

Lupa:

• Lupa:

  • Propósito: Proporciona una vista ampliada de un área seleccionada del documento.

  • Caso de Uso: Ayuda a examinar detalles finos o texto pequeño en documentos, asegurando precisión en la entrada o revisión de datos.

Abrir nueva ventana:

• Abrir Nueva Ventana:

  • Propósito: Abre una nueva ventana para la comparación de documentos lado a lado o multitarea.

  • Caso de Uso: Útil al comparar dos documentos o al referenciar información adicional sin salir del documento actual.

Atajos de teclado:

• Atajos de Teclado:

  • Propósito: Permite a los usuarios realizar acciones rápidamente usando combinaciones de teclado.

  • Caso de Uso: Mejora la velocidad y eficiencia en la navegación y procesamiento de documentos al minimizar la dependencia de la navegación con el ratón.

Tareas:

Para compartir información interna, puede crear tareas y asignarlas a un empleado o grupo específico dentro de la empresa.

• Tareas:

  • Propósito: Permite a los usuarios crear tareas relacionadas con documentos y asignarlas a miembros del equipo.

  • Caso de Uso: Facilita la colaboración y gestión de tareas dentro de los equipos, asegurando que todos conozcan sus responsabilidades.

Modo de anotación:

Puede dejar anotaciones en un documento. Esto puede ser útil para dejar información para otros usuarios que editen este documento posteriormente.

• Modo de Anotación:

  • Propósito: Permite a los usuarios dejar notas o anotaciones directamente en el documento.

  • Caso de Uso: Útil para proporcionar comentarios, instrucciones o notas importantes a otros miembros del equipo que trabajarán en el documento más tarde.

Combinar:

Los documentos se pueden combinar aquí, por ejemplo, si faltaba una página de una factura, estas páginas se pueden combinar más tarde de esta manera sin tener que eliminar o volver a cargar todo el documento.

• Combinar Documentos:

  • Propósito: Combina múltiples documentos en un solo archivo.

  • Caso de Uso: Útil en escenarios donde partes de un documento se escanean por separado y necesitan ser consolidadas.

Vista OCR:

En la vista OCR, el texto se filtra automáticamente del documento. Esto se utiliza para reconocer características relevantes, como el código postal, número de contrato, número de factura y la clasificación de un documento.

• Vista OCR:

  • Propósito: Reconoce automáticamente el texto dentro de los documentos utilizando tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres.

  • Caso de Uso: Optimiza el proceso de digitalización de textos impresos o manuscritos, haciéndolos buscables y editables.

Crear ticket:

A diferencia de las tareas que se transmiten internamente dentro de la empresa, este ticket de soporte es importante para notificarnos y crear inmediatamente un ticket en caso de errores y/o discrepancias. Esto facilita mucho el proceso porque puede enviar inmediatamente el error con el documento correspondiente. También existe la opción de establecer prioridad, tomar una captura de pantalla del documento o cargar una.

• Crear Ticket:

  • Propósito: Permite a los usuarios reportar problemas o discrepancias creando un ticket de soporte.

  • Caso de Uso: Esencial para la rápida resolución de problemas y errores, ayudando a mantener la integridad y el buen funcionamiento del sistema.

Registros de scripts de documentos:

Los scripts se pueden crear en la configuración bajo Tipos de Documentos; esta información se mostrará aquí.

• Registros de Scripts de Documentos:

  • Propósito: Muestra registros relacionados con scripts que se han implementado para diferentes tipos de documentos.

  • Caso de Uso: Útil para rastrear y depurar acciones de scripts en documentos, ayudando a los usuarios a comprender los procesos automatizados y corregir cualquier problema.

Más configuraciones:

Dividir documento:

• Aquí puede dividir el documento y cortar o eliminar páginas que no son necesarias

• Dividir Documento:

  • Propósito: Permite a los usuarios dividir un documento en partes separadas, eliminando o aislando páginas que no son necesarias.

  • Caso de Uso: Ideal cuando se trata de documentos de varias páginas donde solo se requieren ciertas secciones para el procesamiento o revisión.

Mejorar documento:

• El documento se reiniciará

• Mejorar Documento:

  • Propósito: Restablece el documento a su estado inicial para re-evaluación o modificaciones adicionales.

  • Caso de Uso: Útil cuando las modificaciones iniciales necesitan deshacerse o el documento necesita refrescarse para otra ronda de ediciones. Aquí necesitamos algo de visión ML adicional para mejorar la calidad del documento.

Flujo de Documento:

Allí encontrará el flujo del documento

• Propósito: Muestra la secuencia y progresión del procesamiento de documentos dentro del sistema.

• Caso de Uso: Ayuda a rastrear el estado del documento a través de diferentes etapas, asegurando que se sigan todos los pasos de procesamiento necesarios.

Ir a la plantilla de diseño:

• Con esta opción será redirigido y podrá editar su diseño o usar la plantilla predeterminada

• Ir a la Plantilla de Diseño:

  • Propósito: Redirige a los usuarios a un editor de diseño donde pueden modificar plantillas existentes o aplicar una predeterminada.

  • Caso de Uso: Permite la personalización de los diseños de documentos para satisfacer necesidades o preferencias comerciales específicas, mejorando la alineación visual y funcional del documento con los estándares de la empresa.

Descripción General:

La pantalla de validación en DocBits está diseñada para verificar la exactitud y la integridad de los datos contenidos en los documentos antes de que sean procesados o guardados. Esta funcionalidad es crucial para asegurar que todos los datos sean leídos y procesados correctamente, manteniendo así la integridad y calidad de los datos.

Descripción Detallada del Propósito y Uso de la Pantalla de Validación

Propósito de la Pantalla de Validación

• Asegurar la Calidad de los Datos: La pantalla de validación verifica la exactitud y la integridad de los datos extraídos para prevenir la entrada de información incorrecta o incompleta.

• Integridad de los Datos: Asegura que los datos cumplan con los requisitos y estándares especificados.

• Prevención de Errores: Al facilitar la detección y corrección temprana de errores, la pantalla de validación ayuda a mitigar posibles problemas durante el procesamiento de datos posterior.

• Amigabilidad para el Usuario: El sistema proporciona retroalimentación inmediata a los usuarios cuando se detectan errores o inconsistencias, permitiendo correcciones rápidas.

• Cumplimiento: La pantalla de validación ayuda a asegurar la adherencia a las regulaciones y estándares legales y organizacionales.

• Eficiencia: Reduce el esfuerzo requerido para futuras correcciones y minimiza la necesidad de revisiones manuales.

Uso de la Pantalla de Validación

• Extracción Automática de Datos:

  • Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Lee automáticamente texto de documentos escaneados o imágenes.

  • Datos Estructurados y No Estructurados: Procesa datos de varios tipos de documentos, incluyendo formularios, facturas y contratos.

• Verificación y Validación de Datos:

  • Validación de Formato: Asegura que los datos estén en los formatos correctos (por ejemplo, formatos de fecha, números de teléfono, direcciones de correo electrónico).

  • Campos Requeridos: Confirma que todos los campos obligatorios estén completos.

  • Verificación de Rango: Valida datos numéricos para asegurar que estén dentro de los límites especificados.

  • Verificación de Consistencia: Verifica que los campos de datos relacionados contengan información consistente (por ejemplo, asegurando que las fechas de inicio y fin coincidan).

• Interacción del Usuario y Solución de Problemas:

  • Mensajes de Error: Muestra mensajes de error claros y accionables cuando los datos no cumplen con los requisitos de validación.

  • Revisión y Corrección Manual: Permite a los usuarios revisar y corregir manualmente los datos cuando las validaciones automáticas fallan.

• Limpieza y Estandarización de Datos:

  • Corrección Automática: Sugiere o realiza correcciones automáticas cuando se detectan errores.

  • Formateo de Datos: Estandariza los formatos de datos para asegurar la consistencia entre conjuntos de datos.

• Seguridad y Derechos de Acceso:

  • Filtros de Entrada: Protege contra entradas maliciosas mediante mecanismos robustos de validación y filtrado.

  • Control de Acceso: Asegura que solo los usuarios autorizados puedan acceder y modificar datos sensibles.

• Consistencia de Datos:

  • Validación Cruzada: Verifica la consistencia entre campos de datos relacionados (por ejemplo, validando que las fechas de inicio y fin coincidan).

  • Entradas Duplicadas: Previene entradas duplicadas dentro de la base de datos.

• Guía para el Usuario:

  • Mensajes de Error: Proporciona mensajes de error específicos y comprensibles cuando las entradas no cumplen con los requisitos.

  • Ayuda y Consejos: Ofrece textos de ayuda o consejos para asistir a los usuarios en la correcta entrada de datos.

En resumen, la pantalla de validación en DocBits es fundamental para asegurar la calidad de los datos extraídos, facilitar la detección y corrección temprana de errores, y mejorar la eficiencia general de los flujos de trabajo de procesamiento de datos.

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las órdenes de compra. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Configurar un panel que se alinee con las rutinas diarias de los usuarios requiere una planificación e implementación cuidadosas.

Aquí tienes algunas mejores prácticas que pueden ayudarte:

Vistas personalizadas:

• Asegúrate de que el panel sea personalizable para que los usuarios puedan personalizar sus propias vistas y diseños. Esto se puede hacer mediante la capacidad de agregar, eliminar o reorganizar widgets.

Actualizaciones automáticas:

• Implementa actualizaciones automáticas para asegurar que los datos estén siempre actualizados. Esto es especialmente importante para entornos de alto uso.

• Puedes habilitar esta herramienta de actualización automática en la configuración.

Guía y capacitación para usuarios:

• Ofrece una interfaz fácil de usar e instrucciones sobre cómo utilizar el panel.

• Capacita a los usuarios regularmente para asegurar que comprendan todas las características y capacidades del panel.

Filtros y vistas:

• Usar filtros puede ser muy útil al buscar documentos, pero también considera restablecer los filtros para mantener una vista consistente de los datos.

Análisis del panel:

• Monitorea el uso del panel y recopila comentarios de los usuarios.

• Analiza qué partes del panel se utilizan más y qué mejoras se pueden hacer para optimizar aún más la experiencia del usuario.

Visualización de datos:

• Usa visualizaciones de datos atractivas y significativas para presentar la información de manera rápida y comprensible.

• Elige visualizaciones basadas en las necesidades del usuario y el tipo de datos presentados.

Seguridad y privacidad:

• Asegúrate de que el panel cumpla con los estándares de seguridad y que los datos sensibles estén adecuadamente protegidos.

• Implementa controles de acceso para asegurar que los usuarios solo puedan acceder a los datos que son relevantes para ellos.

Al considerar estas mejores prácticas, puedes crear un panel que se alinee efectivamente con las rutinas diarias de los usuarios y les ayude a tomar decisiones informadas.

Si estás utilizando el software DocBits para el procesamiento de documentos, es esencial comprender los diferentes estados que tus archivos pueden tener. Aquí tienes una lista completa de todos los posibles estados de documento en DocBits:

• WatchDog Start: El módulo Watchdog se está iniciando.

• WatchDog Split: El documento se está dividiendo en Watchdog.

• WatchDog Upload: El documento se está subiendo en Watchdog.

• Upload: El documento se está subiendo.

• OCR: El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) se está ejecutando actualmente en el documento.

• Clasificación: El documento se está clasificando.

• Importación de Zugferd: Se está importando un documento Zugferd.

• Listo para Validación: El documento está listo para validación.

• Exportación de Zugferd: Se está exportando un documento Zugferd.

• Flujo de Trabajo: Un flujo de trabajo se está ejecutando actualmente con este documento.

• Pendiente de Aprobación: El documento necesita ser aprobado.

• Pendiente de Segunda Aprobación: El documento necesita ser aprobado por segunda vez.

• Contabilidad Automática: La contabilidad automática se está ejecutando.

• Exportación: El documento se está exportando.

• Error: Se produjo un error en el documento.

Una guía para subir documentos a DocBits.

Introducción

Este documento proporciona una guía completa sobre cómo utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra dentro de su plataforma ERP. El sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra automatiza la conciliación de órdenes de compra con facturas entrantes, asegurando que las transacciones financieras sean precisas y que las discrepancias se aborden de inmediato.

Empezar

Para comenzar a utilizar el sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra, asegúrese de que su administrador de sistema haya configurado los permisos necesarios. Necesitará acceso tanto a los datos de órdenes de compra como a los datos de facturas correspondientes dentro del sistema.

Requisitos del Sistema

• Acceso a los módulos de órdenes de compra y facturas dentro del sistema ERP.

• Permisos de usuario adecuados para ver y coincidir documentos financieros.

Funciones Clave

• Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales.

• Comparación de Datos: Compara los datos de la factura extraídos con los datos de órdenes de compra existentes.

• Verificación de Coincidencias: Verifica las coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.

• Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.

• Registro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.

Interfaz de Usuario

La interfaz del sistema de Coincidencia de Órdenes de Compra típicamente incluye los siguientes componentes:

• Tablero: Visión general del estado de coincidencia y actividad reciente.

• Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar órdenes de compra y facturas.

• Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.

• Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que requieren revisión o acción.

• Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.

Guía Paso a Paso para Usar la Coincidencia de Órdenes de Compra

1. Acceder al Módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra

Navegue al módulo de Coincidencia de Órdenes de Compra desde el menú principal de su sistema ERP.

2. Importar o Acceder a Facturas

• Importación Automatizada: Si su sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.

• Carga Manual: Si es necesario, cargue manualmente archivos de factura en el sistema utilizando la interfaz proporcionada.

3. Revisar Facturas Coincidentes Automáticamente

• Revise las facturas que se han coincidido automáticamente con órdenes de compra.

• Verifique los detalles de la coincidencia, incluidos los números de artículo, cantidades y precios.

4. Manejar Discrepancias

• Acceda a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo ser coincidida automáticamente.

• Ajuste manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marque la factura para una revisión adicional.

5. Coincidencia Manual

Para facturas no coincidentes automáticamente:

• Utilice las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.

• Verifique y coincida manualmente la factura con la orden de compra.

Docbits es un sistema avanzado diseñado para automatizar la coincidencia de datos de órdenes de compra (POs) con documentos de facturas entrantes. Esta herramienta está específicamente diseñada para la gestión eficiente y procesamiento de datos de facturas dentro de sistemas ERP. Esta documentación explica los conceptos básicos de la coincidencia automática a través de Docbits y define las reglas específicas necesarias para una coincidencia exitosa.

Principios Fundamentales de la Coincidencia Automática en Docbits

Extracción de Datos: Docbits inicia el proceso extrayendo datos relevantes de los documentos de facturas digitalizados. Típicamente, estos datos incluyen números de ítems, cantidades y precios unitarios de cada línea de factura. La precisión de esta extracción es crucial, ya que forma la base para el proceso de coincidencia posterior.

Comparación con Datos de PO: Los datos extraídos se comparan con la información correspondiente en las órdenes de compra almacenadas. Docbits verifica si los números de ítems, cantidades y precios coinciden con los de las POs. Para una coincidencia exitosa, los datos en las facturas deben corresponder a los datos en las órdenes de compra, considerando los umbrales de tolerancia definidos.

Coincidencia Automática: Basándose en los resultados de la comparación, Docbits realiza la coincidencia. El sistema verifica si los criterios de coincidencia se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos. Si se cumplen estos criterios, la coincidencia se considera exitosa.

Reportes: Después de completar el proceso de coincidencia, Docbits genera informes que muestran el estado de las coincidencias. Estos informes informan sobre las facturas coincidentes exitosamente e identifican aquellas con discrepancias.

Definición de Reglas de Coincidencia

Número de Ítem: El número de ítem en la factura debe coincidir exactamente con el número de ítem en la orden de compra. No se toleran desviaciones en los números de ítem.

Cantidades: La cantidad de bienes entregados en la factura puede variar dentro de un rango de tolerancia predefinido. Típicamente, una tolerancia de ±5% podría ser aceptable para tener en cuenta diferencias menores en las cantidades de entrega.

Precios: Las desviaciones de precios son tolerables hasta un umbral establecido. Una tolerancia común podría ser de ±2% del precio para aceptar diferencias ligeras en las declaraciones de precios que surgen de diferencias de redondeo o fluctuaciones de divisas.

Estado de Coincidencia:

• Coincidencia Completa: Todos los puntos de datos (número de ítem, cantidad y precio) se encuentran dentro de los límites de tolerancia establecidos.

• Coincidencia Parcial: Uno o más puntos de datos se desvían fuera de los límites de tolerancia, pero las desviaciones son mínimas y requieren revisión manual.

• Sin Coincidencia: Desviaciones significativas en uno o más puntos de datos que requieren corrección inmediata o una investigación adicional.

La definición precisa de estas reglas y la configuración de los límites de tolerancia son cruciales para la eficiencia de la coincidencia automática y la reducción de intervenciones manuales. Docbits permite la configuración flexible de estos parámetros para satisfacer las necesidades de diversas empresas e industrias.

Visión General

Esta función te ayuda a gestionar y conciliar los números de artículo entre tu sistema y tus proveedores. A menudo, los números de artículo que usas internamente pueden no coincidir con los números de artículo que usan tus proveedores. Docbits facilita el manejo de estas discrepancias creando un mapeo entre tus números de artículo y los de tus proveedores.

Cómo Funciona

1. Emparejamiento Manual:

   • La primera vez que encuentres una discrepancia entre tu número de artículo y el número de artículo de tu proveedor, necesitas emparejarlos manualmente.

   • Puedes hacerlo ingresando el número de artículo del proveedor correcto correspondiente a tu número de artículo interno.

2. Emparejamiento Automático:

   • Una vez que hayas emparejado manualmente un número de artículo con el número de artículo de su proveedor, Docbits recordará este mapeo.

   • La próxima vez que aparezca el mismo artículo, Docbits lo emparejará automáticamente basándose en el mapeo almacenado, ahorrándote tiempo y reduciendo errores.

Desglose de la Interfaz

• ID del Proveedor: El identificador único para el proveedor.

• Número de Artículo: Tu número de artículo interno para el producto.

• Número de Artículo del Proveedor: El número de artículo correspondiente utilizado por el proveedor.

• Acción: Opciones para gestionar los mapeos, como eliminar mapeos incorrectos.

Beneficios

• Eficiencia: Reduce la necesidad de entradas manuales repetidas, haciendo el proceso más rápido.

• Precisión: Minimiza errores asegurando que los números de artículo se emparejen correctamente.

• Conveniencia: Simplifica el flujo de trabajo automatizando el proceso de emparejamiento después de la entrada manual inicial.

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las facturas. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Esta sección ofrece una visión detallada de todas las órdenes de envío. Incluye una barra de búsqueda con varios filtros que puedes seleccionar para reducir rápidamente tus resultados. Además, puedes personalizar la disposición de los encabezados de las columnas utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar para una experiencia de visualización más personalizada.

Para configurar tus ajustes, haz clic en el Icono de Usuario ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Aquí puedes personalizar varias opciones:

Idioma

• Seleccionar Idioma Preferido: Elige tu idioma deseado de las opciones disponibles.

Dark Mode

• Activar Dark Mode: Habilita o deshabilita el Dark Mode para una experiencia de visualización más cómoda.

Ajustes de usuario

En esta sección, puedes ajustar las siguientes preferencias:

• Patrón de Fecha: Personaliza cómo se muestran las fechas.

• Formato de Cantidad: Establece tu formato preferido para valores numéricos.

• Nombre: Actualiza tu nombre.

• Contraseña: Cambia tu contraseña para la seguridad de la cuenta.

• Tamaño de Letra: Ajusta el tamaño del texto para una mejor legibilidad.

• Dual Monitor Mode: Habilita esta función si estás utilizando dos monitores.

Cerrar Sesión

• Cerrar Sesión: Haz clic aquí para cerrar sesión de forma segura en tu cuenta.

Desde el Panel de control, haz clic en el icono de Configuración Avanzada como se muestra a continuación:

El siguiente menú se mostrará:

Selecciona el botón etiquetado como "Establecer columnas del panel de control para la organización" y se mostrará una lista con todos los nombres de las columnas.

Desde este menú, puedes seleccionar los nombres de las columnas y utilizar las flechas para agregar y eliminar las columnas que desees.

Puedes establecer el orden de las columnas haciendo clic en los puntos junto al nombre de la columna y arrastrándolos a la posición adecuada.

Otra opción también te permite agregar campos de un tipo de documento:

Aquí puedes elegir entre los diferentes tipos de documentos:

Para cada tipo de documento hay diferentes campos que puedes agregar:

Selecciona los campos que necesitas y haz clic en "Agregar a Columnas visibles", luego aparecerán en la configuración de columnas.

Introducción

¡Bienvenido al módulo de Contabilidad para Factura de Costos y Ventas Indirectas! Este módulo está diseñado para ayudarte a gestionar y conciliar eficientemente tus transacciones financieras dentro de tu sistema ERP. Con características como la extracción automática de datos, la coincidencia de documentos y el seguimiento detallado, puedes asegurarte de que tus registros financieros sean precisos y estén actualizados.

Comenzando

Para comenzar a usar el módulo de contabilidad, asegúrate de tener los permisos necesarios configurados por tu administrador del sistema. Necesitarás acceso tanto a los módulos de contabilidad de costos como de contabilidad de ventas dentro del sistema ERP.

Requisitos del Sistema

• Acceso a los módulos de contabilidad de costos y contabilidad de ventas dentro del sistema ERP.

• Permisos de usuario apropiados para ver y procesar documentos financieros.

Características Clave

1. Extracción Automática de Datos: Extrae e interpreta automáticamente datos de facturas digitales y otros documentos.

2. Comparación de Datos: Compara los datos extraídos de las facturas con los datos existentes de órdenes de compra.

3. Verificación de Coincidencias: Verifica coincidencias basadas en reglas y tolerancias predefinidas.

4. Informe de Discrepancias: Identifica e informa cualquier discrepancia entre facturas y órdenes de compra.

5. Rastro de Auditoría: Mantiene un registro de todas las acciones para cumplimiento y revisión.

6. Entrenamiento de Documentos: Entrena al sistema para reconocer nuevos documentos con un esfuerzo mínimo, típicamente solo una vez.

7. División de Montos: Divide montos por departamento para un seguimiento financiero detallado.

8. Definición de Cuentas de Libro Mayor: El equipo de APS (Sistema de Contabilidad y Adquisiciones) puede definir la cuenta de libro mayor una vez que los datos son extraídos.

Interfaz de Usuario

La interfaz del módulo de contabilidad típicamente incluye los siguientes componentes:

• Tablero: Vista general del estado de facturas y ventas, y actividad reciente.

• Herramientas de Búsqueda y Filtro: Capacidades para buscar y filtrar facturas y registros de ventas.

• Registros Coincidentes: Sección que muestra registros coincidentes exitosamente.

• Discrepancias: Sección que muestra registros con discrepancias que necesitan revisión o acción.

• Informes: Acceso a informes detallados y opciones de exportación.

Guía Paso a Paso para Usar el Módulo de Contabilidad

1. Acceder al Módulo de Contabilidad

Navega al módulo de contabilidad desde el menú principal de tu sistema ERP.

2. Importar o Acceder a Facturas

• Importación Automatizada: Si tu sistema está configurado para captura automática de datos, las facturas se importarán automáticamente al sistema.

• Carga Manual: Si es necesario, carga manualmente los archivos de facturas en el sistema usando la interfaz proporcionada.

3. Revisar Facturas Coincidentes Automáticamente

• Revisa las facturas que han sido coincidentes automáticamente con órdenes de compra.

• Verifica los detalles de la coincidencia, incluidos números de artículos, cantidades y precios.

4. Manejar Discrepancias

• Accede a la sección de Discrepancias para revisar cualquier factura que no pudo coincidir automáticamente.

• Ajusta manualmente las cantidades o precios según sea necesario, o marca la factura para una revisión adicional.

5. Coincidencia Manual

Para facturas no coincidentes automáticamente:

• Usa las herramientas de búsqueda y filtro para encontrar la orden de compra correspondiente.

• Verifica y coincide manualmente la factura con la orden de compra.

6. Entrenar al Sistema

• Para nuevos tipos de documentos, entrena al sistema para reconocerlos proporcionando una muestra.

• Típicamente, solo necesitas entrenar al sistema una vez para que reconozca con precisión documentos similares en el futuro.

7. Registrar Reservas

• Navega a la pestaña "Partidas" para ver y registrar reservas para cada factura.

• Asigna los montos a las cuentas, centros de costos y dimensiones apropiadas específicas para Infor LN/M3.

Ejemplo: Registrar una Factura de Costos

1. Seleccionar Partida: Elige la partida para la factura de costos.

2. Asignar Cuenta: Asigna la cuenta apropiada, como "71200 - Gasto No Operativo".

3. Establecer Dimensiones: Establece dimensiones adicionales como centro de costos, grupo de productos y proyecto.

4. Dividir Monto: Si es necesario, divide el monto por departamento para un seguimiento más detallado.

5. Ingresar Monto: Ingresa el monto para la partida.

8. Definir Cuentas de Libro Mayor

• Una vez que los datos son extraídos, el equipo de APS puede definir las cuentas de libro mayor.

• Esto asegura que cada transacción se registre bajo la cuenta correcta para un informe financiero preciso.

9. Generar Informes

• Accede a la sección "Informes" para generar informes detallados sobre transacciones financieras.

• Usa las opciones de exportación para guardar informes para análisis adicional o mantenimiento de registros.

Ejemplo de Uso

1. Cargar Documentos: Los usuarios pueden cargar varios documentos (facturas, notas de entrega, etc.) al sistema.

2. Coincidencia Automática: El sistema coincide automáticamente los documentos cargados con las órdenes de compra existentes.

3. Revisar Coincidencias: Los usuarios pueden revisar las coincidencias, verificar detalles y ver indicadores de estado.

4. Resolver Discrepancias: Cualquier desajuste o discrepancia se resalta para que el usuario lo revise y corrija manualmente.

5. Exportar Datos: Los datos coincidentes pueden exportarse para procesamiento adicional o mantenimiento de registros.

Si deseas integrar tu SFTP con DocBits para importar documentos.

Requisitos

• Servidor SFTP correctamente configurado y compatible con Linux

• Nombre de host, nombre de usuario y contraseña de SFTP

• Carpeta de importación dedicada

Configuración de Importación

Desde el Panel de control, abre Configuración y navega hasta Importación. En Importación de FTP, selecciona agregar una nueva configuración.

Ingresa las credenciales de SFTP en los espacios proporcionados y selecciona guardar (El campo Clave de API se completará automáticamente con la Clave de API del entorno en el que estás trabajando).

Una vez que hayas ingresado todos los detalles necesarios de tu SFTP, haz clic en GUARDAR.

Si deseas importar documentos manualmente en DocBits, sigue estos sencillos pasos:

• Haz clic en el botón de Subir en el Panel de Control de DocBits.

• Aparecerá una ventana donde puedes subir tus documentos a través del explorador de archivos o arrastrándolos y soltándolos. Puedes subir hasta 10 documentos a la vez.

• Para subir documentos a través del explorador de archivos, haz clic en el botón Subir Documentos y selecciona los archivos que deseas subir. Una vez seleccionados los archivos, haz clic en Confirmar para iniciar el proceso de carga.

• Alternativamente, puedes arrastrar y soltar tus archivos en la ventana de importación de DocBits.

• Después de que los archivos hayan sido subidos, tendrán el estado inicial de "En Proceso". Durante este tiempo, la carga se está procesando y no es posible editar el archivo. El tiempo de procesamiento puede variar dependiendo del tamaño y complejidad del archivo.

• Una vez que el archivo haya sido procesado, recibirá el estado de "Listo para Validación". Ahora puedes iniciar el proceso de validación.

Versión:

La versión 2.0.9 ya está disponible. Por favor, actualice a la nueva versión:

Instalación y Configuración

Después de descargar el archivo WatchDog.exe, busca Símbolo del sistema → Ejecutar como administrador en tu dispositivo Windows.

Una vez abierto, llama al archivo escribiendo la ruta donde se encuentra el archivo WatchDog.exe en tu dispositivo como se muestra a continuación

Escribe install después de la ruta del archivo y presiona ENTER en tu teclado

Deberías recibir el siguiente mensaje de error ya que iniciará la aplicación en modo UI y aún no hay configuración presente.

La aplicación se abrirá automáticamente después de la instalación. En la parte superior, navega a Einstellungen (Configuración) y aquí verás 2 secciones separadas.

Configuración de carpetas (Ordner Einstellungen)

Aquí configurarás las rutas de archivo donde los documentos serán leídos y procesados. La ruta de lectura será para los documentos que deseas que WatchDog extraiga y procese, mientras que la ruta procesada se usará para indicar qué documentos del folder de lectura fueron extraídos y procesados.

Configuración general (Allgemeine Einstellungen)

Aquí configurarás tu aplicación DocBits con WatchDog. Deberás ingresar tu entorno de DocBits, clave API y el tipo de documento (como se indica arriba). Para agregar más de un tipo de documento, separa los nombres de los tipos de documento con una coma (FACTURA,NOTA-DE-ENTREGA,ORDEN-DE-COMPRA, etc.)

Si se ingresa una configuración inválida para alguno de los campos, recibirás un mensaje de error como el siguiente.

Una vez completado, regresa al área de Símbolo del sistema y vuelve a ejecutar el archivo WatchDog.exe y esta vez se instalará correctamente debido a que las configuraciones ahora están presentes.

Para iniciar la aplicación en modo UI, ejecuta el siguiente comando

Si solo deseas iniciar la aplicación, ejecuta este comando en su lugar.

Inicio Automático

Para configurar la aplicación WatchDog de manera que se inicie automáticamente al encender tu sistema.

Simplemente abre "Servicios" en la configuración de tu máquina Windows.

Busca WatchDog en los servicios locales y abre el servicio (doble clic en la entrada)

En el menú anterior tendrás las siguientes opciones para el inicio automático:

• Selecciona Automático, el servicio se iniciará al arrancar

• Inicio automático (Inicio diferido), esto esperará 2 minutos después del arranque para iniciar el servicio

Ve al menú de Configuración y selecciona "Importar" en Procesamiento de Documentos.

Desplázate hasta la parte inferior de la página y selecciona el botón NUEVO para crear una nueva importación de correo electrónico.

Después de presionar NUEVO, se te mostrará el siguiente menú.

Aquí puedes seleccionar qué Protocolo te gustaría.

Con la API de Webhook proporcionada a continuación, puedes transferir documentos fácilmente directamente a DocBits con una simple solicitud POST. Esta API está diseñada para simplificar el proceso de carga de archivos a DocBits, y todos los parámetros necesarios ya están completados para ti.

Para comenzar, simplemente ve a la siguiente página (dependiendo del entorno que estés utilizando):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Realiza una llamada a la API utilizando tu clave API. También puedes incluir el archivo que deseas cargar como parámetro en tu llamada.

Soporte Técnico en DocBits

Íconos de Ayuda

Se han colocado íconos de ayuda en todo DocBits para ayudarte a aprender y comprender lo que realmente hace una función y cómo puede ayudarte con el procesamiento de tus documentos.

Estos íconos de ayuda se ven de la siguiente manera

Crear un Ticket

Esta es una herramienta disponible para ti, en la pantalla de validación, en caso de que ocurra algún tipo de problema al validar tu documento en DocBits.

Esta función se encuentra en el menú sobre el área de vista previa del documento, como se muestra a continuación

Una vez hecho clic, se te mostrará el siguiente formulario de ticket.

Aquí es donde completarás tus detalles y describirás el error. También puedes, si corresponde, adjuntar una captura de pantalla del problema y adjuntar un archivo relevante.

1. Recibirás una invitación con un enlace por E-mail para comenzar el proceso de registro. Por favor, haz clic en “Ir al Registro”, envía la información requerida y acepta los términos y condiciones para comenzar.

2. Detalles del Proveedor

   Por favor, verifica que el nombre del Proveedor sea correcto. Este es un detalle crítico para fines de identidad y legales que no puede ser cambiado. Proporciona toda la información aplicable, incluyendo los campos requeridos. Cuando hayas terminado, haz clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Datos de Dirección. Para guardar tu progreso y continuar más tarde, haz clic en “Guardar.”

3. Datos de Dirección Por favor, proporciona toda la información aplicable, incluyendo los campos requeridos. Cuando hayas terminado, haz clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Contacto del Proveedor. Para guardar tu progreso y continuar más tarde, haz clic en “Guardar.”

4. Contacto del Proveedor Por favor, proporciona toda la información aplicable, incluyendo los campos requeridos. Cuando hayas terminado, haz clic en “Siguiente” para continuar a la sección Financiera del Proveedor. Para guardar tu progreso y continuar más tarde, haz clic en “Guardar.”

5. Financiera del Proveedor Por favor, proporciona toda la información aplicable. Cuando hayas terminado, haz clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Compras del Proveedor. Para guardar tu progreso y continuar más tarde, haz clic en “Guardar.”

6. Compras del Proveedor Por favor, proporciona toda la información aplicable. Cuando hayas terminado, haz clic en “Siguiente” para continuar a la sección de Certificados del Proveedor. Para guardar tu progreso y continuar más tarde, haz clic en “Guardar.”

7. Certificados del Proveedor Por favor, sube todos los certificados requeridos (Impuesto, Seguro, Diversificación de Proveedores). Por favor, guarda tu progreso si necesitas regresar para completar el proceso de registro más tarde. Cuando hayas terminado, haz clic en “Enviar para Aprobación.”

8. Por favor, sube todos los certificados requeridos (Impuesto, Seguro, Diversificación de Proveedores). Por favor, guarda tu progreso si necesitas regresar para completar el proceso de registro más tarde. Cuando hayas terminado, haz clic en “Enviar para Aprobación.”

9. Por favor, revisa tu E-mail para una confirmación de que has completado el proceso de registro.

Aquí solo necesitas ingresar la información requerida para tu proveedor de correo electrónico, encriptación, nombre del servidor, puerto, nombre de usuario, dirección de correo electrónico, contraseña, así como la carpeta de correo electrónico.

Cosas a tener en cuenta

• Ingresa toda la información necesaria en la interfaz de usuario. Otra información como el servidor, puerto, etc. Depende del proveedor (una búsqueda rápida en Google debería ayudar).

• La carpeta y Mover-Importado tienen la misma función aquí. La carpeta no se puede desactivar, pero usará la Bandeja de entrada de forma predeterminada si se deja vacía.

Aquí solo necesitas ingresar la suborganización deseada y presionar 'Autenticar'

Serás llevado a esta página de Microsoft y necesitarás ingresar un código.

Este código se puede encontrar haciendo clic en DocBits y el código se mostrará allí como se muestra a continuación, simplemente copia el código e ingrésalo en la página de Microsoft. Después necesitarás ingresar tus propias credenciales de Microsoft.

Presiona el botón FINALIZAR AUTENTICACIÓN y serás llevado a este menú

Usar Carpeta

Si estás usando una carpeta que no sea tu bandeja de entrada, ingresa el nombre de la carpeta después de habilitar el control deslizante.

Usar Buzón Compartido

Si deseas que la importación de correos electrónicos acceda a una bandeja de entrada o carpeta de un buzón compartido, ingresa la dirección de correo electrónico aquí después de habilitar el control deslizante.

Mover correos electrónicos importados a la papelera

Si deseas importar todos los correos electrónicos, no solo los no leídos, y que se muevan a la papelera, entonces activa esto. De lo contrario, solo revisará los correos electrónicos no leídos, importará los documentos, marcará el correo electrónico como leído y lo dejará en su lugar actual.

En caso de que recibas un mensaje de error que indique que no tienes los derechos para establecer tal conexión, alguien con derechos de administrador dentro de Azure deberá autorizar esta conexión. Para obtener más información, visita la siguiente página: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

Esta es una herramienta disponible para ti, en la pantalla de validación, en caso de que ocurra algún tipo de problema al validar tu documento en DocBits.

Esta función se encuentra en el menú sobre el área de vista previa del documento, como se muestra a continuación

Una vez hecho clic, se mostrará el siguiente formulario de ticket.

Aquí es donde completarás tus detalles y describirás el error. También puedes, si corresponde, adjuntar una captura de pantalla del problema y un archivo relevante.

Explora las capacidades revolucionarias de DocBits, una herramienta de gestión de documentos de última generación que simplifica las complejidades de la extracción de tablas, la coincidencia de órdenes de compra (PO) y la gestión de facturas de costos.

En este video, profundizamos en las características únicas de DocBits, centrándonos en la extracción de tablas mediante IA que maneja sin esfuerzo incluso los diseños de tablas más intrincados. Con una tasa de precisión de hasta el 95%, el sistema automatiza la extracción, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa.

En esta guía de video completa, se presenta a los espectadores el panel de control de DocBits y su variedad de funcionalidades. Desde filtrar y gestionar documentos abiertos hasta importar adjuntos a través de varios canales como correo electrónico, escáner o API, el tutorial ofrece un recorrido paso a paso.

Se destacan las características clave, incluido cómo filtrar documentos por estado o asignatario, localizar detalles específicos como números de factura y cambiar el asignatario para documentos individuales. Se demuestra la facilidad y eficiencia del sistema, enfatizando el control y la personalización que ofrece a los usuarios. El tutorial prepara el escenario para una exploración más profunda de la validación de documentos dentro de DocBits.

¡Bienvenido al Curso para Principiantes de DocBits, tu guía completa para revolucionar la gestión de documentos para tu negocio!

En el entorno financiero complejo de hoy en día, gestionar confirmaciones de pedidos, facturas de entrega, facturación y contabilidad de costos no es tarea fácil. Ahí es donde brilla DocBits. Con más de 20 integraciones y una compatibilidad incomparable con Infor CloudSuite, LN y M3, DocBits se destaca de otras soluciones en el mercado.

Descubre en este video cómo manejar profesionalmente las discrepancias durante el emparejamiento de PO con DocBits. Te guiamos paso a paso sobre qué hacer cuando los números no coinciden. Ya seas un experimentado gerente de ERP o un aspirante a contador financiero, aprenderás a gestionar las discrepancias de manera eficiente y segura.

Aprende cómo nuestra especial inteligencia de enjambre de IA en DocBits te guía a lo largo de todo el proceso y cómo puedes utilizar nuestra documentación para encontrar rápidamente soluciones a problemas o incertidumbres. Únete a los muchos clientes satisfechos que han optimizado sus procesos con DocBits.

Se han colocado iconos de ayuda en todo DocBits para ayudarte a aprender y comprender lo que realmente hace una función y cómo puede ayudarte con el procesamiento de tus documentos.

Estos iconos de ayuda se ven de la siguiente manera

Si estás utilizando el Portal de Proveedores de DocBits, es importante que entiendas los diferentes estados que pueden tener tus proveedores. Aquí tienes una lista completa de todos los posibles estados de los proveedores en DocBits:

• Abierto: Proveedor existente que aún no ha sido invitado

• Registro Pendiente: Proveedor ha sido invitado al portal de proveedores

• Entrada del Proveedor Pendiente: Esperando cambios del proveedor después de que completó el registro

• Aprobación Pendiente: Proveedor ha terminado el registro, está esperando la primera aprobación

• Aprobación de AP Pendiente: Proveedor ha sido aprobado por primera vez, esperando la segunda aprobación

• Aprobado: Proveedor ha sido aprobado

• Rechazado: Proveedor ha sido rechazado

En este video, los espectadores son presentados a la interfaz fácil de usar de DocBit, enfocándose específicamente en la validación de documentos. El tutorial enfatiza la simplicidad del sistema, donde no se requiere programación ni fórmulas complejas.

Gracias a la IA y la Inteligencia de Enjambre, la mayoría de los campos se extraen automáticamente, lo que permite a los usuarios extraer información fácilmente haciendo clic en los valores dentro del documento. Además, los espectadores aprenden sobre la flexibilidad de extraer áreas específicas haciendo doble clic o dibujando alrededor de la región deseada.