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La sección de Tipos de Documentos enumera todos los tipos de documentos reconocidos y procesados por Docbits. Los administradores pueden gestionar varios aspectos como diseño, definiciones de campos, reglas de extracción y más para cada tipo de documento. Esta personalización es clave para garantizar un manejo preciso de los datos y el cumplimiento de los estándares organizativos.
Lista de Tipos de Documentos:
Cada fila representa un tipo de documento como Factura, Nota de Crédito, Nota de Entrega, etc.
Los tipos de documentos pueden ser estándar o personalizados, como se indica con etiquetas como "Estándar".
Editar diseño: Esta opción permite a los administradores modificar la configuración del diseño del documento, que incluye definir cómo aparece el documento y dónde se encuentran los campos de datos.
Subtipos de Documentos: Si algún tipo de documento tiene subcategorías, esta opción permite a los administradores configurar ajustes específicos para cada subtipo.
Columnas de la tabla: Personalice qué columnas de datos deben aparecer cuando se ve el tipo de documento en listas o informes.
Campos: Gestione los campos de datos asociados con el tipo de documento, incluyendo la adición de nuevos campos o la modificación de los existentes.
Entrenamiento del Modelo: Configure y entrene el modelo utilizado para reconocer y extraer datos de los documentos. Esto puede implicar establecer parámetros para modelos de aprendizaje automático que mejoran con el tiempo y más datos.
Regex: Configure expresiones regulares que se utilizan para extraer datos de documentos basados en patrones. Esto es particularmente útil para la extracción de datos estructurados.
Scripts: Escriba o modifique scripts que ejecuten reglas de procesamiento personalizadas o flujos de trabajo para documentos de este tipo.
EDI (Intercambio Electrónico de Datos): Configure ajustes relacionados con el intercambio de documentos en formatos electrónicos estandarizados.
El Gestor de Diseño permite a los administradores configurar y modificar visualmente el diseño de los tipos de documento al establecer propiedades para varios campos de datos y grupos dentro de un documento. Esta interfaz ayuda a garantizar que los modelos de extracción y los puntos de entrada de datos manuales se alineen precisamente con la estructura del documento escaneado o cargado en DocBits.
Grupos y Campos:
Grupos: Unidades organizativas dentro de un tipo de documento que categorizan campos relacionados (por ejemplo, Detalles de la Factura, Detalles de Pago). Estos pueden expandirse o contraerse y organizarse para reflejar el agrupamiento lógico en el documento real.
Campos: Puntos de datos individuales dentro de cada grupo (por ejemplo, Número de Factura, Términos de Pago). Cada campo se puede personalizar para la captura, visualización y procesamiento de datos.
Panel de Propiedades:
Este panel muestra las propiedades del campo o grupo seleccionado, permitiendo una configuración detallada, como:
Etiqueta: La etiqueta visible para el campo en la interfaz de usuario.
Nombre del Campo: El identificador técnico utilizado dentro del sistema.
Ancho del Elemento en Porcentaje: Determina el ancho del campo en relación con el diseño del documento.
Índice de Pestaña: Controla el orden de tabulación para la navegación.
Ejecutar Script al Cambiar: Si se debe ejecutar un script cuando cambia el valor del campo.
Mostrar Etiqueta a la Izquierda: Si la etiqueta se muestra a la izquierda del campo o encima de él.
Es Textarea: Especifica si el campo debe ser un área de texto, que permite cantidades mayores de texto.
Seleccionar Tipo de Modelo: Opción para seleccionar qué tipo de modelo manejará la extracción de este campo.
Longitud del Campo: Longitud máxima de datos que se aceptarán en este campo.
Palabras Clave Prohibidas: Palabras clave que no están permitidas dentro del campo.
Vista Previa de la Plantilla:
Muestra una vista previa en tiempo real de cómo se verá el documento según la configuración de diseño actual. Esto ayuda a garantizar que el diseño coincida con la estructura real del documento y es vital para probar y refinar la configuración de procesamiento del documento.
En DocBits, la configuración de Expresiones Regulares permite a los administradores definir patrones personalizados que el sistema utiliza para encontrar y extraer datos de documentos. Esta función es especialmente útil en situaciones donde es necesario extraer datos de texto no estructurado o cuando los datos siguen un formato predecible que puede ser capturado utilizando patrones de regex.
Gestión de Expresiones Regulares:
Agregar: Permite crear un nuevo patrón de regex para un tipo de documento específico.
Guardar Cambios: Guarda las modificaciones en las configuraciones de regex existentes.
Patrón: Aquí puedes definir el patrón de regex que coincide con el formato de datos específico requerido.
Origen: Es el Origen del Documento - Por ejemplo, puedes definir un Regex diferente en Alemania
Los scripts en DocBits suelen estar escritos en un lenguaje de script compatible con el sistema Python. Se activan durante el flujo de procesamiento de documentos para aplicar lógica empresarial compleja o garantizar la integridad y precisión de los datos antes de que se procesen o almacenen más.
Gestión de scripts:
Nombre: A cada script se le asigna un nombre único para su identificación.
Tipo de documento: Asocia el script con un tipo de documento específico, determinando en qué documentos se aplicará el script.
Disparador en: Define cuándo se activa el script (por ejemplo, al cargar un documento, antes de exportar datos, después de la validación de datos).
Estado activo/inactivo: Permite a los administradores activar o desactivar scripts sin eliminarlos, lo que proporciona flexibilidad en pruebas e implementación.
Editor de scripts:
Proporciona una interfaz donde se pueden escribir y editar scripts. El editor suele admitir resaltado de sintaxis, resaltado de errores y otras funciones para ayudar en el desarrollo de scripts.
Ejemplo de script: Los scripts pueden incluir operaciones como recorrer líneas de factura para validar totales o eliminar entradas que no cumplan ciertos criterios.
En Docbits, la configuración de EDI proporciona herramientas para definir y gestionar la estructura y formato de los mensajes EDI que corresponden a varios tipos de documentos, como facturas u órdenes de compra. La configuración permite la personalización de los mensajes EDI para cumplir con los estándares y requisitos específicos de diferentes socios comerciales e industrias.
Elementos de configuración de EDI:
Descriptor de estructura: Define la estructura básica del documento EDI, incluido el orden de los segmentos, campos obligatorios y calificadores necesarios para que el documento EDI sea válido.
Transformación: Especifica las transformaciones aplicadas para convertir los datos del documento en un mensaje con formato EDI. Esto implica especificar asignaciones de campos del documento a segmentos y elementos EDI.
Vista previa: Permite a los administradores ver cómo se verá el mensaje EDI después de la transformación, lo que ayuda a garantizar la precisión antes de la transmisión.
Rutas de extracción: Muestra las rutas utilizadas para extraer valores del documento, que luego se utilizan para completar el mensaje EDI.
Editor XSLT:
Se utiliza para editar y validar el XSLT (Transformaciones de Lenguaje de Hojas de Estilo Extensible) utilizado en el proceso de transformación. XSLT es un lenguaje potente diseñado para transformar documentos XML en otros documentos XML u otros formatos como HTML, texto o incluso otras estructuras XML.
La interfaz de Columnas de la Tabla en Docbits se utiliza para especificar las columnas que aparecen en las tablas de datos para cada tipo de documento. Cada columna se puede configurar para contener tipos específicos de datos, como cadenas o valores numéricos, y puede ser esencial para las funciones de ordenación, filtrado e informes dentro de Docbits.
Configuración de Columnas:
Nombre de la Columna: El identificador de la columna en la base de datos.
Título: El título legible por humanos de la columna que aparecerá en la interfaz.
Tipo de Columna: Define el tipo de datos de la columna (por ejemplo, STRING, AMOUNT), lo que determina qué tipo de datos se pueden almacenar en la columna.
Nombre de la Tabla: Indica a qué tabla pertenece la columna, vinculándola a un tipo de documento específico como INVOICE_TABLE.
Acciones:
Editar: Modificar la configuración de una columna existente.
Eliminar: Eliminar la columna de la tabla, lo cual es útil si los datos ya no son necesarios o si la estructura de datos del tipo de documento cambia.
Agregar Nuevas Columnas y Tablas:
Agregar Nueva Columna de Tabla: Abre un cuadro de diálogo donde puedes definir una nueva columna, incluyendo su nombre, si es requerida, su tipo de datos y la tabla a la que pertenece.
Crear Nueva Tabla: Permite la creación de una nueva tabla, definiendo un nombre único que se utilizará para almacenar datos relacionados con un conjunto específico de tipos de documento.
Esta sección es vital para mantener la integridad estructural y la usabilidad de los datos dentro del sistema de Docbits, asegurando que los datos extraídos de los documentos se almacenen de manera organizada y accesible.
Los Tipos de Documentos Secundarios son básicamente versiones especializadas de los tipos de documentos principales. Por ejemplo, bajo el tipo de documento principal "Factura," puede haber subtipos como "Factura Estándar," "Factura Proforma" y "Nota de Crédito," cada uno con requisitos de datos ligeramente diferentes o reglas de procesamiento.
Lista de Subtipos:
Cada fila representa un subtipo de un tipo de documento principal.
Incluye el nombre del subtipo y un conjunto de acciones que se pueden realizar en él.
Acciones:
Campos: Configurar qué campos de datos se incluyen en el subtipo y cómo se gestionan.
Editar Diseño: Modificar el diseño visual de cómo se muestra y se introduce la información para este subtipo.
Scripts: Adjuntar o editar scripts que ejecutan operaciones específicas cuando se procesan documentos de este subtipo.
Copiar: Duplicar una configuración de subtipo existente para usarla como base para una nueva.
Eliminar: Eliminar el subtipo si ya no es necesario.
Agregar Nuevos Subtipos:
El botón "+ Nuevo" permite a los administradores crear nuevos subtipos, definiendo propiedades y reglas únicas según sea necesario.
Los Tipos de Documentos Secundarios en Docbits proporcionan una forma flexible y poderosa de manejar una variedad de documentos dentro de un único sistema, asegurando que cada tipo y subtipo se procese con precisión y eficiencia de acuerdo con sus especificaciones únicas.
Ajuste para configurar las tolerancias de órdenes de compra
Ir a Ajuste → Ajuste General → Tipos de Documentos → Más Configuraciones → Sección de Órdenes de Compra → Ajuste de Tolerancia de Órdenes de Compra
Cuando está habilitada, esta Ajuste permite definir tolerancias para Cantidad y/o Precio Unitario. Estas tolerancias pueden establecerse como un porcentaje o como un valor fijo. Esto significa que una factura puede desviarse de la orden de compra (OC) dentro del rango de tolerancia especificado sin ser marcada como un desajuste, proporcionando flexibilidad mientras se asegura un procesamiento fluido.
NOTA: Las tolerancias funcionan en ambas direcciones; es decir, el valor de la factura puede ser mayor o menor que el valor de la OC dentro del rango permitido.
Habilitar la Ajuste:
Activa la Ajuste de Tolerancia de OC usando el botón de alternancia.
Configurar Tolerancias:
Aparecerán cuatro campos:
Un campo para el Monto de Tolerancia de Cantidad.
Un campo para el Monto de Tolerancia de Precio Unitario.
Detrás de cada campo, hay un menú desplegable donde puedes seleccionar el tipo de tolerancia:
Porcentaje: Indica una tolerancia porcentual.
Valor: Indica un monto fijo por el cual el valor puede diferir.
Escenario de Ejemplo:
Supongamos que la Tolerancia de Precio Unitario está configurada en 5%.
La orden de compra incluye dos líneas:
Línea 1: Precio Unitario = $5.00
Línea 2: Precio Unitario = $2.00
En la factura:
Línea 1: El precio unitario se ajusta a $4.80 (dentro de la tolerancia del 5%).
Línea 2: El precio unitario se ajusta a $2.20 (fuera de la tolerancia del 5%).
Resultado:
La Línea 1 no se marca como un desajuste porque $4.80 está dentro del 5% de $5.00.
La Línea 2 se marca como un desajuste porque $2.20 excede la desviación permitida del 5% de $2.00. El usuario ahora debe tomar medidas para resolver el desajuste antes de que la factura pueda ser procesada.
Ir a Ajuste → Ajuste General → Tipos de Documentos → Más Configuraciones → Sección de Órdenes de Compra → Ajuste de tolerancia de PO adicional
Cuando está habilitada, esta Ajuste permite definir tolerancias para Flete, Cargos y/o Impuesto. Estas tolerancias pueden establecerse como un porcentaje o como un valor fijo, permitiendo que las facturas varíen ligeramente de los valores de la OC sin ser marcadas como desajustes. Esto proporciona flexibilidad adicional y asegura que las diferencias menores no interrumpan el flujo de trabajo.
NOTA: Al igual que las Ajuste de tolerancia estándar, estas tolerancias se aplican en ambas direcciones, permitiendo aumentos o disminuciones dentro de los límites establecidos.
Habilitar la Ajuste:
Activa la Ajuste Adicional de Tolerancia de OC usando el botón de alternancia.
Configurar Tolerancias:
Seis campos se volverán visibles:
Un campo para cada uno de los montos de tolerancia para Flete, Cargos e Impuesto.
Cada campo tiene un menú desplegable correspondiente donde puedes elegir el tipo de tolerancia:
Porcentaje: La tolerancia se define como un porcentaje.
Valor: La tolerancia se define como un monto fijo.
Descripción general
El área de Más configuraciones permite a los administradores configurar diversos aspectos del procesamiento de documentos que no están cubiertos en las configuraciones básicas. Esto incluye opciones para la extracción de tablas, revisión de documentos, generación de PDFs, procesos de aprobación y configuraciones específicas para operaciones como órdenes de compra o contabilidad.
Características clave y opciones
Extracción de tablas: Omitir validación de tablas: Permite omitir el proceso de validación de datos de las tablas, lo que puede ser útil en escenarios donde la validación de datos necesita ser más flexible.
En revisión: Diseño del formulario de revisión: Configura el diseño y los campos que aparecen en los formularios de revisión utilizados durante el proceso de revisión de documentos.
Generación de PDF: Plantilla de diseño: Especifica la plantilla utilizada para generar versiones PDF de los documentos, lo cual puede ser crucial para archivado o comunicación externa.
Aprobación: Aprobar antes de exportar: Asegura que los documentos deben ser aprobados antes de que puedan ser exportados del sistema. Segunda aprobación: Añade una capa adicional de aprobación para una validación más rigurosa, mejorando el control sobre el procesamiento de documentos.
Orden de compra / Contabilidad automática: Tabla de OC en el creador de diseño: Permite la inclusión de tablas de órdenes de compra en el creador de diseño para crear diseños personalizados de documentos. Orden de compra: Activa el procesamiento de documentos de órdenes de compra dentro del sistema. Configuración de tolerancia de OC: Establece niveles de tolerancia para las cantidades en órdenes de compra, lo que ayuda a gestionar pequeñas discrepancias sin marcarlas como errores.
Exportación alternativa de documentos: Desactivar estados de OC: Permite desactivar ciertos estados de las órdenes de compra durante el proceso de exportación, brindando flexibilidad en la gestión de los pedidos.
Mapeo de números de artículos del proveedor: Una configuración útil que asigna los números de artículos del proveedor a los números de artículos internos, asegurando precisión en la gestión de inventario y órdenes de compra.
Crear pautas claras para el uso de plantillas de formato y configuraciones de idioma para asegurar que todos los documentos sean consistentes.
Capacitar regularmente a los empleados sobre el uso correcto de plantillas y configuraciones de idioma.
Animar a los empleados a revisar la ortografía antes de finalizar un documento para identificar y corregir errores tipográficos y gramaticales.
Utilizar control de versiones y seguimiento de cambios para rastrear el historial de ediciones y asegurar la trazabilidad de los cambios.
Documentar cuidadosamente los cambios y comentarios para apoyar el proceso de revisión y facilitar la colaboración.
Establecer restricciones de acceso claras para asegurar que los documentos confidenciales solo puedan ser vistos y editados por personas autorizadas.
Actualizar regularmente contraseñas y derechos de acceso para garantizar la seguridad y cumplir con los requisitos de cumplimiento.
Capacitar regularmente a los empleados sobre cómo usar DocBits y sus características de manera efectiva.
Mantenerse al día con las actualizaciones y nuevas características e implementarlas según sea necesario para mejorar la eficiencia y la seguridad.
Crear políticas y flujos de trabajo claros para el procesamiento de documentos que cubran el uso de las diversas configuraciones y características.
Documentar los requisitos de cumplimiento y asegurar que todos los empleados los comprendan y los sigan.
Al implementar estas mejores prácticas, puede aumentar la eficiencia en DocBits, mejorar la precisión de los datos y garantizar que cumpla con los requisitos de cumplimiento relevantes.
Verifique que todos los parámetros adicionales estén configurados correctamente y cumplan con los requisitos comerciales.
Asegúrese de que la configuración coincida con los requisitos del sistema y las necesidades del usuario.
Asegúrese de que la conexión al sistema IDM esté configurada correctamente y que todos los permisos necesarios estén en su lugar.
Verifique que el formato del documento sea compatible con los requisitos del sistema IDM.
Asegúrese de que los límites de tolerancia sean realistas y factibles.
Verifique regularmente que los límites de tolerancia cumplan con los requisitos comerciales actuales.
Pruebe la exportación en diferentes formatos para asegurarse de que toda la información requerida se exporte correctamente.
Asegúrese de que los formatos de exportación sean compatibles con los requisitos de los destinatarios o sistemas de destino.
Revise la configuración de desactivación de estado para asegurarse de que no esté bloqueando innecesariamente el flujo de trabajo.
Asegúrese de que todos los usuarios estén al tanto de los cambios de estado y sepan cómo responder.
Al aplicar estas configuraciones y mejores prácticas, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de procesamiento de documentos, mejorar la precisión de los datos y garantizar el cumplimiento normativo.
Como administrador, tienes la capacidad de ver y gestionar los mapeos entre los números de artículos internos y los números de artículos de los proveedores. Esta función asegura que las discrepancias entre tu sistema y los sistemas de tus proveedores se manejen de manera eficiente. Puedes revisar, editar y eliminar mapeos incorrectos para mantener la precisión de los datos.
Accediendo al Mapa de Números de Artículos de Proveedores
Navegar a Configuración:
Ve a la sección de Configuración en tu panel de administración.
Acceder a Tipos de Documentos:
Bajo Configuración, selecciona Tipos de Documentos.
Más Configuraciones:
Haz clic en Más Configuraciones para acceder a opciones de configuración adicionales.
Mapa de Números de Artículos de Proveedores:
En la sección de Más Configuraciones, encontrarás la tabla de Mapa de Números de Artículos de Proveedores. Esta tabla lista todos los mapeos actuales entre tus números de artículos internos y los números de artículos correspondientes de los proveedores.
Visualizando Mapeos:
La tabla muestra las siguientes columnas:
ID del Proveedor: El identificador único para el proveedor.
Número de Artículo: Tu número de artículo interno para el producto.
Número de Artículo del Proveedor: El número de artículo correspondiente utilizado por el proveedor.
Acción: Opciones para gestionar los mapeos.
Eliminando Mapeos Incorrectos:
Si identificas un mapeo incorrecto, puedes eliminarlo haciendo clic en el ícono de la papelera (🗑) en la columna de Acción.
Aparecerá un mensaje de confirmación para asegurarte de que deseas eliminar el mapeo.
Editando Mapeos:
(Si aplica) También puedes tener la opción de editar mapeos existentes para corregir cualquier discrepancia. Esto podría implicar hacer clic en el número de artículo o del proveedor para realizar cambios.
Identificar Discrepancias:
Revisa regularmente el Mapa de Números de Artículos de Proveedores para identificar cualquier discrepancia o mapeo incorrecto.
Eliminar Mapeos Incorrectos:
Para cualquier mapeo incorrecto, haz clic en el ícono de la papelera para eliminarlos.
Reingresar Mapeos Correctos:
Asegúrate de que los mapeos correctos se ingresen ya sea manualmente durante la siguiente transacción o editando las entradas existentes si el sistema lo permite.
Propósito:
Esta configuración permite omitir la validación de tablas.
Uso:
Esto es útil cuando se utilizan tablas cuya estructura cambia con frecuencia o cuando la validación causa retrasos innecesarios. Omitir la validación puede acelerar el procesamiento, pero esto solo debe usarse si la calidad de los datos está asegurada de otra manera.
Propósito:
Esta configuración permite la detección automática de documentos duplicados basándose en campos seleccionados.
Uso:
Esta herramienta está diseñada para prevenir que los mismos documentos sean procesados dos veces, asegurando la eficiencia en el flujo de trabajo de procesamiento.
Propósito:
Esta configuración permite diseñar documentos directamente en modo de revisión.
Uso:
Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones durante la revisión y realizar cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.
Propósito:
Esta configuración permite diseñar la vista de documentos rechazados directamente.
Uso:
Útil para tener en cuenta comentarios visuales y anotaciones mientras se realizan cambios de diseño en tiempo real. Esto mejora la eficiencia del proceso de revisión y permite que diseñadores y revisores trabajen más estrechamente juntos.
Propósito:
Plantillas para estandarizar diseños y formatos de documentos.
Uso:
Facilita la creación de documentos consistentes y profesionales. Las empresas pueden crear sus propias plantillas de diseño que sigan las pautas de marca y estándares de formato, aumentando la eficiencia y mejorando la apariencia de los documentos.
Propósito:
Esta configuración permite exportar documentos a un Sistema de Gestión de Documentos de Información (IDM).
Uso:
Esta función se utiliza para exportar documentos directamente desde el sistema de creación o revisión a un sistema IDM para almacenar, gestionar y facilitar el acceso a ellos de manera centralizada. Esto mejora la organización y trazabilidad de los documentos, asegura que se mantengan de forma segura y facilita el cumplimiento de las regulaciones de cumplimiento.
Propósito:
Flujo de trabajo de aprobación de documentos.
Uso:
Define los pasos y responsabilidades de aprobación. Esta configuración es crítica para el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos regulatorios. Asegura que todas las partes relevantes hayan revisado y aprobado el documento antes de que se finalice. Una vez que el documento está finalizado, se puede sellar con un sello de aprobación.
Formulario de Aprobación de Diseño:
Formulario de Aprobación de Diseño v2:
Formulario de Segunda Aprobación de Diseño:
Propósito:
Automatiza el procesamiento y registro de órdenes de compra.
Uso:
Facilita la creación y procesamiento automáticos de órdenes de compra y su registro en sistemas financieros. Esto ahorra tiempo, reduce errores y mejora la eficiencia en el proceso de compras y contabilidad.
Propósito:
Permite la integración de tablas de órdenes de compra en el diseño de documentos.
Uso:
Diseña tablas de órdenes de compra directamente en el Constructor de Diseño y las adapta a requisitos específicos. Esto asegura un diseño fluido y consistente de documentos que contienen información de órdenes de compra.
Propósito:
Exporta líneas de órdenes de compra que no coinciden con las órdenes de compra existentes.
Uso:
Identifica y exporta líneas que pueden contener errores o requerir revisión especial. Esto ayuda a detectar y corregir discrepancias antes de que se completen las órdenes.
Propósito:
Define límites de tolerancia para desviaciones en órdenes de compra.
Uso:
Determina cuánto desvío del pedido es aceptable sin requerir aprobación adicional.
Esto incluye desviaciones de precio o cantidad. Esta configuración ayuda a agilizar el proceso de aprobación y evitar retrasos innecesarios.
Propósito:
Estas configuraciones proporcionan opciones de configuración avanzadas para órdenes de compra (OC) para cumplir con requisitos comerciales específicos.
Uso:
Puedes establecer parámetros y condiciones adicionales para órdenes de compra, como términos de entrega, términos de pago específicos. Esto facilita el control preciso y la personalización de los procesos de órdenes de compra, mejorando así la eficiencia y precisión en las compras.
Propósito:
Esta configuración permite exportar documentos en diferentes formatos o mediante métodos alternativos.
Uso:
Puedes especificar en qué formatos (por ejemplo, PDF, DOCX, XML) o a través de qué canales (por ejemplo, correo electrónico, almacenamiento en la nube) se deben exportar los documentos. Esto aumenta la flexibilidad y permite que los documentos se exporten de acuerdo con los requisitos de diferentes destinatarios o sistemas.
Propósito:
Esta configuración permite desactivar o bloquear ciertos estados de órdenes de compra para controlar el flujo de trabajo.
Uso:
Las empresas pueden especificar qué estados deben ser desactivados en ciertas situaciones para evitar que las órdenes sean editadas o modificadas incorrectamente. Esto es útil para asegurar la integridad y consistencia del proceso de órdenes de compra.
Por ejemplo, una orden que ya ha sido aprobada y liberada para entrega no podría ser procesada o cancelada.
Configuraciones Adicionales de OC:
Personalización individual:
Permite el ajuste de los ajustes de la orden a requisitos comerciales específicos, lo que aumenta la eficiencia y precisión en las compras.
Procesos controlados:
Apoya la implementación de reglas y procedimientos de compra detallados.
Configuraciones Adicionales de Tolerancia de OC:
Procesos de aprobación eficientes:
Minimiza pasos de aprobación innecesarios al establecer límites de tolerancia claros.
Gestión de riesgos:
Ayuda a identificar desviaciones significativas en una etapa temprana y tomar medidas adecuadas.
Exportación Alternativa de Documentos:
Flexibilidad:
Permite la exportación de documentos en diferentes formatos que cumplen con los requisitos de diferentes sistemas y destinatarios.
Eficiencia:
Automatiza el proceso de exportación, reduciendo el trabajo manual y los errores.
Desactivar Estados de OC:
Control del proceso:
Previene cambios o ediciones no deseadas en órdenes que ya están en un estado avanzado.
Seguridad:
Protege la integridad del proceso de pedido y asegura que solo se realicen cambios autorizados.
Esta configuración controla la accesibilidad de la tabla de Orden de Compra (PO) en el Constructor de Diseño y la Pantalla de Validación
Para habilitar esta función:
Ve a Configuración → Configuración General → Tipos de Documento → Más Configuraciones → Sección de Orden de Compra → Tabla de PO en el Constructor de Diseño.
Habilita la configuración para hacer visible la tabla de Orden de Compra.
Cuando está habilitado:
La tabla de Orden de Compra aparece dentro de la Sección de Tablas en el Constructor de Diseño.
No se mostrará ninguna notificación sobre el módulo deshabilitado.
Cuando está deshabilitado:
Una pista indicará que el módulo está deshabilitado.
La tabla de PO no será visible en la Pantalla de Validación.
Cómo acceder al Constructor de Diseño
Navega a Configuración → Configuración General → Tipos de Documento → Editar Diseño.
Agregar la tabla de PO de nuevo al diseño
Si la tabla de PO falta o ha sido eliminada, sigue estos pasos:
Abre el Constructor de Diseño.
Bajo Elementos del Formulario, selecciona Tablas Extraídas.
Agrega la tabla de PO a tu diseño.
Una vez añadida y habilitada, la tabla de PO será visible en el Constructor de Diseño y en la Pantalla de Validación cuando una orden de compra esté disponible para una factura.
El Entrenamiento del Modelo permite a los administradores supervisar y gestionar el entrenamiento de modelos de aprendizaje automático específicos para cada tipo de documento. Al proporcionar una interfaz estructurada para importar datos de muestra, entrenar modelos y probar su rendimiento, Docbits asegura que sus capacidades de extracción de datos mejoren continuamente con el tiempo.
Visión general de métricas:
Muestra: Número de documentos de muestra utilizados para el entrenamiento.
Exportados: Número de documentos que se han exportado con éxito después del procesamiento.
Empresa Σ: Número total de documentos específicos de la empresa procesados.
Total Σ: Número total de documentos procesados en todas las categorías.
Opciones de entrenamiento y prueba:
Importar: Permite a los administradores importar nuevos conjuntos de datos de entrenamiento que suelen ser muestras estructuradas de documentos que el sistema debería reconocer.
Entrenar Modelo: Inicia el proceso de entrenamiento utilizando los datos importados para mejorar las capacidades de reconocimiento y extracción del sistema.
Probar Clasificación: Permite probar el modelo para evaluar su rendimiento en la clasificación y extracción de datos de documentos nuevos o no vistos.
Botones de acción:
Crear Campo: Agregar nuevos campos de datos que el modelo debería reconocer y extraer.
Acciones: Este menú desplegable puede incluir opciones como ver detalles, editar configuraciones o eliminar datos de entrenamiento.
Ir a Ajuste → Ajuste General → Tipos de Documentos → Más Configuraciones → Sección de Órdenes de Compra → Verificación Automática de Actualizaciones de OC
Activa el botón para habilitar esta configuración.
Cómo Funciona
Cuando está habilitada, el sistema proporciona un indicador visual en la pantalla de Emparejamiento de Órdenes de Compra cada vez que una orden de compra ha sido actualizada. Este ícono indica que la orden de compra debe ser refrescada para asegurar que los usuarios estén trabajando con la información más actualizada antes de tomar decisiones.
Para refrescar la orden de compra, haz clic en el ícono de refresco junto al número de la orden de compra (ver imagen a continuación).
Actualmente, se soportan las versiones de factura eSLOG 1.6 y 2.0.
Para la documentación oficial de eSLOG, puedes consultar este enlace.
Ambas versiones de eSLOG están habilitadas por defecto.
Configurar eSLOG:
Navega a Ajustes → Ajustes Global → Tipos de Documentos → Factura.
Haz clic en E-Doc.
Aparecerá una lista de todos los e-docs disponibles.
Localiza la versión de eSLOG que deseas modificar.
En la configuración de transformación, puedes definir la ruta para localizar información específica dentro del archivo XML y guardarla en una nueva estructura, facilitando el acceso a los datos. Nota: Si utilizas esta funcionalidad, debes usar las nuevas rutas XML creadas, no las rutas XML originales, en la Vista Previa y en la Ruta de Extracción.
Abre la Transformación.
Crea un nuevo borrador haciendo clic en el icono de lápiz.
Selecciona el borrador recién creado.
Crea un nuevo campo o modifica uno existente.
Establece la ruta deseada para la extracción de datos.
Haz clic en Guardar.
La Configuración de Vista Previa PDF se utiliza para generar una versión legible por el usuario del documento. Puedes personalizarla con HTML para adaptarla a tus necesidades.
Abre la Vista Previa.
Crea un nuevo borrador haciendo clic en el icono de lápiz.
Selecciona el borrador recién creado.
Crea un nuevo campo o modifica uno existente.
Establece la ruta deseada para la extracción de datos.
Haz clic en Guardar.
La Configuración de Rutas de Extracción se utiliza para extraer datos y llenar campos en la pantalla de validación, como la tabla de facturas o campos configurados en el diseño de la factura.
Abre las Rutas de Extracción.
Crea un nuevo borrador haciendo clic en el icono de lápiz.
Selecciona el borrador recién creado.
Crea un nuevo campo o modifica uno existente.
El lado izquierdo representa el ID de campo de DocBits, que se puede encontrar en Configuración → Configuración Global → Tipos de Documentos → Factura → Campos.
El lado derecho representa la ruta al campo creado en la Transformación.
Haz clic en Guardar.
Vaya a Ajustes → Tipos de Documentos → Factura → Más Ajustes como se muestra en la captura de pantalla a continuación
El usuario tiene dos opciones para detectar facturas duplicadas:
Detección de Documentos Duplicados Esta función verifica si hay documentos duplicados cargados en DocBits según los criterios seleccionados. Si los criterios seleccionados coinciden entre documentos, el sistema marcará el documento como duplicado.
Detección de Facturas Duplicadas Esta función requiere que las Facturas de Proveedores se sincronicen desde Infor a DocBits. Compara los números de factura en el panel de facturación de DocBits con los de Infor. Si el mismo número de factura se carga más de una vez, se marcará como duplicado.
NOTA: Usar la función de Detección de Facturas Duplicadas resultará en un cargo adicional de crédito.
Una vez que la configuración está activada, el usuario puede seleccionar los criterios para la detección de duplicados
Una vez que la Detección de Duplicados esté habilitada en la configuración, el panel mostrará un ícono para cualquier factura identificada como duplicada según los criterios especificados. Hacer clic en este ícono abrirá los registros duplicados en una vista de pantalla dividida para una fácil comparación
Cuando el usuario abre el documento, se muestra una barra de advertencia para las facturas duplicadas como se muestra en la captura de pantalla
Ir a Ajuste → Ajuste General → Tipos de Documentos → Más Configuraciones → Sección de Órdenes de Compra → Estados de Desactivación de OC
La configuración de Estados de PO Deshabilitados permite a los usuarios especificar los estados de las órdenes de compra (PO) que impiden que las facturas se emparejen con esas POs. Si una orden de compra tiene un estado listado en esta configuración, no se puede utilizar para el emparejamiento de facturas en la pantalla de emparejamiento de PO, deteniendo el procesamiento adicional de las facturas relacionadas hasta que el estado de la PO cambie a uno que no esté deshabilitado.
Al utilizar esta configuración, los usuarios pueden asegurarse de que las órdenes de compra con estados específicos no sean sometidas a un procesamiento adicional de facturas, reduciendo errores y evitando pagos innecesarios.
En la pantalla de Emparejamiento de OC, una orden de compra desactivada aparece tachada. Esto indica visualmente que la OC está actualmente restringida para ser emparejada debido a su estado.
En la configuración de Estados de Desactivación de OC, verás un campo de selección en el lado izquierdo.
Hacer clic en este campo abre una lista desplegable de estados de OC disponibles.
Selecciona uno o más estados haciendo clic en ellos. Haz clic nuevamente para deseleccionar.
Haz clic en el botón Aplicar para guardar tus cambios.
Estados Disponibles
Cancelado
Eliminado
Facturado
Abierto
Parcialmente Facturado
Parcialmente Recibido
Recibido
No Aprobado
En Espera
Cerrado
La configuración de Campos proporciona una interfaz de usuario donde los administradores pueden gestionar las propiedades y el comportamiento de los campos de datos individuales asociados con un tipo de documento. Cada campo se puede ajustar para optimizar la precisión y eficiencia de la captura y validación de datos.
Configuración de Campos:
Nombres de Campo: Enumera los nombres de los campos, que suelen corresponder a los elementos de datos dentro del documento, como "Número de Factura" o "Fecha de Orden de Compra".
Requerido: Los administradores pueden marcar campos como obligatorios, asegurando que los datos deben ser ingresados o capturados para que estos campos completen el procesamiento del documento.
Solo Lectura: Los campos se pueden establecer como de solo lectura para evitar modificaciones después de la captura de datos o durante ciertas etapas del procesamiento del documento.
Oculto: Los campos se pueden ocultar de la vista en la interfaz de usuario, útil para información sensible o para simplificar los flujos de trabajo del usuario.
Configuraciones Avanzadas:
Forzar Validación: Asegura que los datos ingresados en un campo cumplan ciertas reglas de validación antes de ser aceptados.
OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Este interruptor se puede activar para habilitar el procesamiento OCR para un campo específico, útil para la extracción automatizada de datos de documentos escaneados o digitales.
Puntuación de Coincidencia: Los administradores pueden definir una puntuación de coincidencia, un umbral utilizado para determinar el nivel de confianza en el reconocimiento o coincidencia de datos, lo que afecta cómo se realizan las validaciones de datos y controles de calidad.
Botones de Acción:
Crear Nuevo Campo: Permite agregar nuevos campos al tipo de documento.
Iconos de Edición: Cada campo tiene un icono de edición que permite a los administradores configurar aún más ajustes específicos del campo, como tipo de datos, valores predeterminados o lógica empresarial conectada.
Guardar Configuraciones: Guarda los cambios realizados en las configuraciones de campo.
En Docbits, la configuración de EDI proporciona herramientas para definir y gestionar la estructura y el formato de los mensajes EDI que corresponden a varios tipos de documentos, como facturas o órdenes de compra. La configuración permite la personalización de los mensajes EDI para cumplir con los estándares y requisitos específicos de diferentes socios comerciales e industrias.
Elementos de configuración de EDI:
Descriptor de estructura: Define la estructura básica del documento EDI, incluyendo el orden de los segmentos, los campos obligatorios y los calificadores necesarios para que el documento EDI sea válido.
Transformación: Especifica las transformaciones aplicadas para convertir los datos del documento en un mensaje formateado en EDI. Esto generalmente implica especificar mapeos de los campos del documento a los segmentos y elementos EDI.
Vista previa: Permite a los administradores ver cómo se verá el mensaje EDI después de la transformación, ayudando a asegurar la precisión antes de la transmisión.
Rutas de extracción: Muestra las rutas utilizadas para extraer valores del documento, que luego se utilizan para completar el mensaje EDI.
Editor XSLT:
Utilizado para editar y validar el XSLT (Transformaciones de Lenguaje de Hojas de Estilo eXtensible) utilizado en el proceso de transformación. XSLT es un lenguaje poderoso diseñado para transformar documentos XML en otros documentos XML o en otros formatos como HTML, texto o incluso otras estructuras XML.
