Een gids voor het uploaden van documenten naar DocBits.

Met de hieronder verstrekte Webhook API kun je eenvoudig documenten direct naar DocBits overbrengen met een eenvoudige POST-verzoek. Deze API is ontworpen om het proces van het uploaden van bestanden naar DocBits te vereenvoudigen, en alle benodigde parameters zijn al voor je ingevuld.

Om te beginnen, ga je eenvoudigweg naar de volgende pagina (afhankelijk van de omgeving die je gebruikt):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Doe een oproep naar de API met je API-sleutel. Je kunt ook het bestand dat je wilt uploaden als parameter in je oproep opnemen.

Ga naar het menu Instellingen en selecteer "Importeren" onder Documentverwerking.

Scroll naar de onderkant van de pagina en selecteer de NIEUW-knop om een nieuwe e-mailimport te maken.

Na het indrukken van NIEUW, wordt het volgende menu aan u getoond.

Hier kunt u selecteren welk Protocol u wilt.

Versie:

Versie 2.0.9 is nu beschikbaar. Update naar de nieuwe versie: https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/main/WatchDog.exe

Installatie en Instellingen

Na het downloaden van het WatchDog.exe-bestand, zoek naar Opdrachtprompt → Uitvoeren als administrator op je Windows-apparaat.

Zodra dit is geopend, roep je het bestand aan door het pad te typen waar het WatchDog.exe-bestand op je apparaat is opgeslagen zoals hieronder

Typ install na het bestandspad en druk op ENTER op je toetsenbord

Je zou de volgende foutmelding moeten ontvangen omdat het de applicatie in UI-modus zal starten en er nog geen configuratie aanwezig is.

De applicatie zal automatisch openen na de installatie. Bovenaan, navigeer naar Einstellungen (Instellingen) en hier zie je 2 aparte secties.

Mapinstellingen (Ordner Einstellungen)

Dit is waar je de bestandslocaties configureert voor waar de documenten zullen worden gelezen en verwerkt. Het leespad is voor de documenten die je wilt dat WatchDog extraheert en verwerkt, terwijl het verwerkte pad wordt gebruikt om aan te geven welke documenten uit de leesmap zijn geëxtraheerd en verwerkt.

Algemene instellingen (Allgemeine Einstellungen)

Dit is waar je je DocBits-applicatie configureert met WatchDog. Je moet je DocBits-omgeving, API-sleutel en het documenttype invoeren (zoals hierboven aangegeven). Om meer dan één documenttype toe te voegen, scheid je de namen van de documenttypes met een komma (FACTUUR, LEVERINGSBON, INKOOPORDER, enz.)

Als er een ongeldige configuratie wordt ingevoerd voor een van de velden, ontvang je een foutmelding zoals hieronder.

Zodra dit is voltooid, ga je terug naar het Opdrachtprompt-gebied en voer je het WatchDog.exe-bestand opnieuw uit en deze keer zal het correct worden geïnstalleerd omdat de configuraties nu aanwezig zijn

Om de applicatie in UI-modus te starten, voer je de volgende opdracht uit

Als je alleen de applicatie wilt starten, voer dan in plaats daarvan deze opdracht uit.

Automatisch Starten

Om de WatchDog-app zo in te stellen dat deze automatisch start zodra je je systeem aanzet.

Open eenvoudig "Services" in de instellingen van je Windows-machine.

Zoek naar WatchDog in de lokale services en open de service (dubbelklik op de vermelding)

In het bovenstaande menu heb je de volgende opties voor automatisch starten:

• Selecteer Automatisch, de service start bij het opstarten

• Automatisch (Vertraagd Starten), dit wacht 2 minuten na het opstarten om de service te starten

Als je documenten handmatig wilt importeren in DocBits, volg dan deze eenvoudige stappen:

• Klik op de Upload-knop op het DocBits Dashboard.

• Er verschijnt een venster waar je je documenten kunt uploaden via de bestandsbrowser of door te slepen en neer te zetten. Je kunt tot 10 documenten tegelijk uploaden.

• Om documenten te uploaden via de bestandsbrowser, klik je op de Upload Documenten-knop en selecteer je de bestanden die je wilt uploaden. Zodra je de bestanden hebt geselecteerd, klik je op Bevestigen om het uploadproces te starten.

• Als alternatief kun je je bestanden slepen en neerzetten in het DocBits importvenster.

• Nadat de bestanden zijn geüpload, krijgen ze de initiële status "Running". Tijdens deze tijd wordt de upload verwerkt en is het niet mogelijk om het bestand te bewerken. De verwerkingstijd kan variëren afhankelijk van de grootte en complexiteit van het bestand.

• Zodra het bestand is verwerkt, krijgt het de status "Ready For Validation". Je kunt nu het validatieproces starten.

Hier hoef je alleen je gewenste suborganisatie in te voeren en op 'Authenticate' te drukken.

Je wordt naar deze Microsoft-pagina gebracht en je moet een code invoeren.

Deze code kan worden gevonden door terug te klikken naar DocBits en de code wordt daar weergegeven zoals hieronder, kopieer eenvoudig de code en voer deze in op de Microsoft-pagina. Daarna moet je je eigen Microsoft-gegevens invoeren.

Druk op de knop FINISH AUTHENTICATION en je wordt naar dit menu gebracht.

Gebruik Map

Als je een andere map dan je inbox gebruikt, voer dan de mapnaam in nadat je de schuifregelaar hebt ingeschakeld.

Gebruik Gedeelde Postvak

Als je wilt dat de e-mailimport toegang krijgt tot een inbox of een map van een gedeeld postvak, voer dan hier het e-mailadres in nadat je de schuifregelaar hebt ingeschakeld.

Verplaats geïmporteerde e-mails naar prullenbak

Als je alle e-mails wilt importeren, niet alleen de ongelezen, en ze naar de prullenbak wilt verplaatsen, activeer dit dan. Zo niet, dan controleert het alleen op ongelezen e-mails, importeert de documenten, stelt de e-mail in op gelezen en laat het op de huidige plaats.

In het geval dat je een foutmelding ontvangt die aangeeft dat je niet de rechten hebt om zo'n verbinding tot stand te brengen, moet iemand met beheerdersrechten binnen Azure deze verbinding autoriseren. Voor meer informatie, bezoek de volgende pagina: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps

Hier hoef je alleen de vereiste informatie voor je e-mailprovider, encryptie, servernaam, poort, gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord en de e-mailmap in te voeren.

Dingen om op te letten

• Voer alle benodigde informatie in de UI in. Andere informatie zoals de server, poort, etc. hangt af van de host (een snelle Google-zoekopdracht zou moeten helpen).

• Map en Verplaats-Geïmporteerd hebben hier dezelfde functie. Map kan niet worden uitgeschakeld, maar zal standaard de Inbox gebruiken als deze leeg wordt gelaten.

Als u uw SFTP wilt integreren met DocBits om documenten te importeren.

Vereisten

• Correct geconfigureerde, Linux-compatibele SFTP-server

• SFTP-hostnaam, gebruikersnaam en wachtwoord

• Toegewijde importmap

Importconfiguratie

Open Instellingen vanaf het Dashboard en navigeer naar Importeren. Selecteer onder FTP-import om een nieuwe configuratie toe te voegen.

Voer SFTP-referenties in de gegeven velden in en selecteer opslaan (Het API-sleutelveeld wordt automatisch gevuld met de API-sleutel van de omgeving waarin u werkt).

Zodra u alle benodigde gegevens van uw SFTP hebt ingevoerd, klikt u op OPSLAAN.