Om gegevens naar de Infor onPremise klant te verzenden, bieden we twee manieren: Site2Site met IPsec of WatchDog

Gegevens verzenden naar Infor On-Premise Klant

Om gegevens naar een Infor on-premise klant te verzenden, bieden we twee manieren: Site-to-Site VPN met IPsec.

IPsec (Internet Protocol Security) Site-to-Site VPN Configuratie

Voor een IPsec site-to-site VPN moet je de volgende poorten configureren en openen:

1. UDP poort 500: Gebruikt voor Internet Key Exchange (IKE) fase 1 en fase 2.

2. UDP poort 4500: Gebruikt voor NAT-traversal (NAT-T), waardoor VPN-verkeer door NAT (Network Address Translation) apparaten kan passeren.

Toegang tot Infor OS

• Authenticatie URL: https://inforos.CustomerXYZad.net/

• Gegevens URL: https://inforos.CustomerXYZad.net:7443/

Samenvatting:

Voor het opzetten van een IPsec site-to-site VPN, zorg ervoor dat de bovenstaande poorten en protocollen zijn geconfigureerd en geopend.

Gebruik de verstrekte URL's om toegang te krijgen tot Infor OS voor authenticatie en gegevens.

Welkom bij DocBits

Welkom bij DocBits, uw uitgebreide bron voor documentatiestrategieën en inzichten. Bij DocBits zijn we toegewijd aan het bieden van duidelijke, beknopte en up-to-date documentatieresources voor eindgebruikers, beheerders en partners.

DocBits met Workflow

DocBits van FELLOWPRO AG is een geavanceerde intelligente documentverwerkingsoplossing (IDP) die is ontworpen om het verwerken van bedrijfsdocumenten te optimaliseren en te automatiseren. Hieronder vindt u een overzicht van de unieke kenmerken en voordelen:

Belangrijkste kenmerken

Automatische Gegevensextractie Maakt gebruik van AI en OCR (Optical Character Recognition) technologie om gegevens uit verschillende documenttypen te halen. Ondersteunt meer dan 120 talen. In staat om ongestructureerde gegevens te extraheren op zowel hoofd- als regelniveau.

Zwermintelligentie Benut de kracht van AI-zwermintelligentie om gemeenschappelijke voordelen te bieden aan klanten. Verbetert de training van classificatie- en extractiemodellen met input van een breed scala aan gebruikers. Levert meer dan 96% nauwkeurigheid in gegevensextractie en classificatie.

PO Matching Automatiseert de afstemming van inkooporders met binnenkomende facturen. Zorgt voor nauwkeurige financiële transacties en lost afwijkingen snel op. Ondersteunt de afstemming van verschillende documenttypen, niet alleen facturen.

Automatische Boekhouding Maakt automatische boeking naar grootboekrekeningen mogelijk. Staat het splitsen van bedragen per afdeling toe. Ondersteunt de toewijzing van grootboekrekeningen door het team voor crediteurenbeheer.

Geïntegreerde Validatie- en Goedkeuringsprocessen Biedt geïntegreerde validatieprocessen om gegevensnauwkeurigheid te waarborgen. Beschikt over goedkeuringsworkflows om het documentbeheer te stroomlijnen.

Naadloze Integratie Integreert naadloos met Infor IDM (Intelligent Document Management) en Infor ERP (Enterprise Resource Planning) systemen, waaronder M3 en LN. Ondersteunt gegevensimport via e-mail of FTP-verbinding en export naar relevante ERP-modules.

Gebruiksvriendelijke Interface Biedt een moderne en eenvoudige gebruikersinterface die geen IT-bronnen vereist voor installatie en onderhoud. Beschikt over een interactief dashboard met onbeperkte documenttypen en aangepaste geëxtraheerde kolommen.

Veilige Cloudgebaseerde Oplossing Gehost in een veilige cloud in Duitsland, wat zorgt voor gegevensprivacy en -beveiliging. Vergemakkelijkt de eenvoudige migratie van verouderde oplossingen.

Voordelen

Efficiëntie: Automatiseert repetitieve taken, waardoor handmatige invoer en fouten worden verminderd. Nauwkeurigheid: Hoge nauwkeurigheid bij gegevensextractie en documentclassificatie. Schaalbaarheid: Kan onbeperkte documenttypen en -volumes verwerken. Naleving: Handhaaft een controletraject voor naleving en beoordeling. Kostenbesparing: Vermindert de noodzaak van fysieke opslag en handmatige verwerking.

Toepassingsgebieden

Geschikt voor een breed scala aan industrieën en documenttypen, waaronder facturen, afleverbonnen, orderbevestigingen en meer. Ideaal voor bedrijven die hun documentcapturing-processen willen optimaliseren en hun operationele efficiëntie willen verbeteren.

For more information, visit FellowPRO AG or contact sales at sales@fellowpro.com. Follow us on LinkedIn.

Open Poort 443 & Veilige Communicatie

We begrijpen het belang van veilige gegevensoverdracht. Daarom gebruiken we open poort 443, de standaardpoort voor HTTPS, wat ervoor zorgt dat alle overgedragen gegevens versleuteld en veilig zijn. Onze SSL-beveiligde verbindingen garanderen dat uw gegevens veilig zijn tijdens elke stap van het proces.

Communicatie Met De Database

Als het gaat om databasecommunicatie nemen we geen risico's. Onze Kubernetes-configuratie en databases bevinden zich binnen dezelfde Virtual Private Cloud (VPC). Dit betekent dat we alleen via een lokaal IP-adres toegang tot de database hebben, waardoor de verzonden gegevens nooit het lokale netwerk verlaten. Het is alsof je een privé snelweg hebt alleen voor jouw gegevens.

Ruimtes

Documentbeheer is een fluitje van een cent met Docbits. Alle geüploade documenten worden veilig opgeslagen in een speciale ‘Ruimte’. We gebruiken SSL-versleuteling voor dataverkeer en vereisen meerdere sleutels voor bestandsaccess, zodat uw documenten net zo veilig zijn als een kluis.

Traffic Security

We staan alleen HTTPS-beveiligde verbindingen toe voor communicatie met onze servers. Dit zorgt ervoor dat alle overgedragen gegevens versleuteld zijn, waardoor uw gevoelige informatie veilig en wel blijft. Het is alsof je een beveiligingsagent voor je gegevens hebt, 24/7.

Infor Cloud

Infor On-Prem

Flexibiliteit is de sleutel, en we bieden zowel cloud- als on-premise oplossingen. Met onze on-premise optie is er geen behoefte om poorten te openen, waardoor de netwerkbeveiliging intact blijft. Of je nu in de cloud bent of alles intern houdt, wij hebben je gedekt.

1. ISO/IEC 27001

Deze internationale norm definieert de vereisten voor het opzetten, implementeren, onderhouden en voortdurend verbeteren van een Informatiebeveiligingsbeheersysteem (ISMS). Het helpt organisaties om gegevens op een systematische en kosteneffectieve manier te beschermen, inclusief processen voor risicobeheer en informatiebeveiligingscontroles.

Impact voor Klanten: Zorgt ervoor dat DocBits voldoet aan de hoogste normen voor informatiebeveiliging, wat vertrouwen biedt dat gevoelige gegevens goed beschermd zijn.

2. SOC 1 (Service Organization Control 1)

SOC 1-rapporten zijn ontworpen voor organisaties die de effectiviteit van interne controles over financiële rapportage moeten aantonen. Het is bijzonder relevant voor dienstverleners die invloed hebben op de financiële rapportage van hun klanten.

Relevantie voor DocBits: Toont onze toewijding aan het handhaven van strenge interne controles over financiële gegevens, wat zekerheid biedt aan klanten over de betrouwbaarheid van onze processen.

3. SOC 2 (Service Organization Control 2)

SOC 2 richt zich op de controles van een dienstverlenende organisatie die relevant zijn voor beveiliging, beschikbaarheid, verwerkingsintegriteit, vertrouwelijkheid en privacy van gegevens. Het is cruciaal voor technologie- en cloudcomputingbedrijven die gevoelige informatie verwerken.

Waarde voor Klanten: Biedt een onafhankelijke validatie dat DocBits effectieve controles heeft geïmplementeerd om klantgegevens te beschermen, wat de betrouwbaarheid van onze software en diensten waarborgt.

4. GDPR (General Data Protection Regulation) Compliance

De GDPR is een verordening in de EU-wetgeving over gegevensbescherming en privacy in de Europese Unie en de Europese Economische Ruimte. Het behandelt ook de overdracht van persoonlijke gegevens buiten de EU en EER-gebieden.

Klantgarantie: Naleving van de GDPR zorgt ervoor dat DocBits persoonlijke gegevens verwerkt in overeenstemming met de EU-regelgeving, de privacy van gebruikers beschermt en zich houdt aan strikte richtlijnen voor gegevensverwerking.

Cloud klant:

On premise:

DocBits integreert naadloos met Infor LN/M3 via de ION API, ION Desk en Infor Standaard BODs. Onze API-integratie stelt ons in staat om gegevens naar Infor te exporteren en masterdata-validatie in DocBits uit te voeren.

Gegevens exporteren naar Infor

We gebruiken de ION API om de PDF met attributen naar IDM te sturen en de BOD Sync.CaptureDocument naar ION Desk. In ION Desk transformeren we de Sync.CaptureDocument naar de gewenste doel BODs op basis van het documenttype dat wordt verwerkt. Deze getransformeerde Infor BODs worden vervolgens automatisch geïmporteerd naar LN of M3.

Masterdata-validatie in DocBits

Om de leverancier te identificeren of inkooporderelementen te vergelijken/te matchen, activeren we een trigger in LN/M3 die de Sync.RemitToPartyMaster, Sync.SupplierPartyMaster en Sync.PurchaseOrder BODs naar DocBits stuurt. We configureren dit proces in ION Desk door de gegevensstroom naar een specifiek aansluitpunt naar DocBits te definiëren.

Aan de Slag

• Inloggen en Navigatie: Hoe toegang te krijgen tot Docbits en door de interface te navigeren.

• Initiële Configuratie: Docbits instellen voor eerste gebruik.

Dagelijks Gebruik

• Documentindiening: Instructies voor het indienen van documenten in Docbits.

• Documentbeoordeling en Goedkeuring:

  • Bestellingen Goedkeuren: Stappen voor het beoordelen en goedkeuren van bestelformulieren.

  • Facturen Verwerken: Gids over hoe binnenkomende facturen voor betaling te verwerken.

Documenten Beheren

• Zoeken en Ophalen: Hoe documenten binnen Docbits te vinden en te openen.

• Bewerken en Bijwerken: Documenten bewerken en hun status bijwerken.

Probleemoplossing

• Veelvoorkomende Problemen: Oplossingen voor frequente problemen die gebruikers tegenkomen.

• : Hoe ondersteuning te bereiken voor hulp.

Gebruikersondersteuning

Als u problemen ondervindt of vragen heeft bij het gebruik van DocBits, raadpleeg dan deze gebruikershandleiding of neem contact op met ons ondersteuningsteam voor hulp. Onze toewijding ligt in het bieden van een naadloze ervaring voor alle gebruikers. Klik eenvoudig op de ondersteuningsknop in uw DocBits-app en u kunt een ondersteuningsverzoek aanmaken.

You can also contact us via our FELLOWPRO page:

Binnen het Validatiescherm kunt u direct tickets aanmaken voor het specifieke document en een screenshot van het probleem bijvoegen. Klik eenvoudig op de knop "Ticket aanmaken", het ondersteuningsvenster opent en u kunt meteen aan de slag.

DocBits is een cloudgebaseerde documentcaptoplossing die de kracht van Kunstmatige Intelligentie (AI) en Machine Learning (ML) benut om effectief informatie te herkennen, classificeren, analyseren en extraheren uit verschillende soorten documenten, ongeacht hun formaat. Hier is een nadere blik op de belangrijkste kenmerken:

• Documentherkenning: DocBits maakt gebruik van AI-algoritmen om documenten nauwkeurig te identificeren en te herkennen, of ze nu in papieren vorm of als elektronische bestanden zijn.

• Documentclassificatie: Het classificeert documenten in relevante categorieën, wat een gemakkelijke organisatie en terugvinding vergemakkelijkt.

• Gegevensextractie: DocBits extraheert kritieke gegevens uit documenten en transformeert ongestructureerde informatie in gestructureerde gegevens die in uw workflow kunnen worden geïntegreerd.

• Machine Learning: Het systeem leert voortdurend en verbetert zijn herkenningsnauwkeurigheid met elk verwerkt document, waardoor het na verloop van tijd vaardiger wordt.

• Swarm Intelligence: DocBits maakt gebruik van zwermintelligentie om zijn leercapaciteiten te verbeteren, waardoor een zelfverbeterend systeem ontstaat.

Na het inloggen met uw inloggegevens, wordt u doorgestuurd naar de startpagina van het DocBits Dashboard. Dit is de hoofdpagina waar u al uw geïmporteerde documenten kunt bekijken en beheren.

Aan de rechterkant van de zoekbalk vind je andere dashboardtools.

• Lijst vernieuwen: Dit wordt gebruikt om het dashboard bij te werken zonder je browser tabblad te vernieuwen.

• Geavanceerde instellingen: Meer informatie over dit onderwerp is verderop op deze pagina beschikbaar.

• Analytics: Dit geeft je meer inzicht in de documenten die je naar DocBits hebt geüpload.

• Uploaden: Meer informatie over dit onderwerp in de volgende sectie.

De geavanceerde instellingen bevatten vaak extra configuratieopties en functies die meer specifieke aanpassingen en verfijningen mogelijk maken.

• Meer instellingen

• Sneltoetsen

• Importlogboek

• Stel PO-tabelkolommen in voor organisatie

• Stel dashboard sortering in op organisatie

• Filter documenten op dag, week, maand, jaar of alles. De filtering verwijst naar het tijdstip waarop het document wordt geïmporteerd

Op de volgende pagina's vind je meer informatie over de individuele instellingen.

Klik vanuit het Dashboard op het pictogram Geavanceerde Instellingen zoals hieronder weergegeven:

Het volgende menu wordt dan weergegeven:

Selecteer de knop met het label “Stel dashboardkolommen voor organisatie in” en een lijst met alle kolomnamen wordt weergegeven.

In dit menu kun je de kolomnamen selecteren en de pijlen gebruiken om de gewenste kolommen toe te voegen en te verwijderen.

Je kunt de volgorde van de kolommen instellen door op de stippen naast de kolomnaam te klikken en ze naar de juiste positie te slepen.

Een andere optie stelt je ook in staat om velden van een documenttype toe te voegen:

Hier kun je kiezen uit de verschillende documenttypes:

Voor elk documenttype zijn er verschillende velden die je kunt toevoegen:

Selecteer de velden die je nodig hebt en klik op "Toevoegen aan zichtbare kolommen", ze zullen dan verschijnen in de kolominstellingen.

Als je de DocBits-software gebruikt voor documentverwerking, is het essentieel om de verschillende documentstatussen te begrijpen die je bestanden kunnen hebben. Hier is een complete lijst van alle mogelijke documentstatussen in DocBits:

• WatchDog Start: De Watchdog-module wordt gestart.

• WatchDog Split: Het document wordt gesplitst in Watchdog.

• WatchDog Upload: Het document wordt geüpload in Watchdog.

• Upload: Het document wordt geüpload.

• OCR: Optical Character Recognition (OCR) wordt momenteel uitgevoerd op het document.

• Classification: Het document wordt geclassificeerd.

• Zugferd import: Een Zugferd-document wordt geïmporteerd.

• Ready for Validation: Het document is klaar voor validatie.

• Zugferd export: Een Zugferd-document wordt geëxporteerd.

• Workflow: Er wordt momenteel een workflow uitgevoerd met dit document.

• Pending approval: Het document moet worden goedgekeurd.

• Pending second approval: Het document moet een tweede keer worden goedgekeurd.

• Auto Accounting: Automatische boekhouding wordt uitgevoerd.

• Export: Het document wordt geëxporteerd.

• Error: Er is een fout opgetreden in het document.

Release Harvest 9th September 2024

New Features

Duplicate Invoice handling

This feature allows users to identify if documents are duplicated across their system. This feature works by analyzing document fields that can be configured by the user. By selecting specific fields, users can customize the detection criteria to suit their needs, ensuring that only relevant duplicates are flagged. This helps to maintain data integrity and reduces the clutter of redundant documents, streamlining document management processes.

Decision Tree

The decision tree is a tool used to automate decision-making in a workflow by mapping out choices and their outcomes. By integrating decision trees, you can ensure consistent decisions based on specific criteria, streamline processes, and reduce errors. This approach enhances efficiency by automating complex decision points within the workflow.

Choosing AI Models

DocBits now allows users to switch between different AI models to better suit their needs. You can choose the AI model that best fits your specific use case, whether it's for document analysis, data extraction, or text classification. This flexibility enables you to optimize performance and achieve more accurate results, tailoring the AI's capabilities to your organization's unique requirements.

Choosing OCR Version

DocBits now offers the ability to change the OCR (Optical Character Recognition) version used within the platform. Users can select different OCR versions based on their specific needs, ensuring better accuracy and compatibility with various document types. This feature allows for more precise text extraction from images and scanned documents, improving overall data quality and workflow efficiency.

Release Sunset 12th August 2024

New Features:

Rule Manager

Syncing Data Using Stream

BOD syncing from Infor utilizes AWS Stream for real-time data processing, enhancing efficiency and significantly reducing data syncing time.

XRechnung

DocBits now processes XRechnung (electronic invoices) seamlessly by first creating a user-friendly PDF, streamlining and simplifying the invoice processing workflow.

Bug Fixes:

1. PO Match Button Visibility Issue: PO Match button is available when there is no table or the table is deleted. Status: On field validation, PO Match will be hidden if there is no table or the table is deleted

2. Table Drag & Drop Sorting Issue: Table Drag & drop for sorting on all Lists/Dashboards Resolution: User can now drag and drop to sort the table

3. Validation Screen Toolbar Issue: Validation screen: toolbar right side not scrollable Resolution: Fixed

4. Horizontal Scroll Issue: Horizontal Scroll on Approval Screen Resolution: Fixed

5. Approval Screen Decision Clearing Issue: Ability to clear the approve/reject decision on approval screen Resolution: Fixed

6. Task Display on Approval Screen Issue: Task shown on the Approval Screen Resolution: Toolbar is available which shows the tasks count of open/in progress

7. PO Match Table Size Issue: PO Match table gets smaller after matching a line Resolution: Fixed

8. Task Assignment based on Item Procurement Group Issue: Translation for procurement group assignment Resolution: Fixed

9. Supplier Name and Id in Task Creation Issue: Adding Supplier Name and Id in Task creation Resolution: Supplier Name and Id will be picked from the document

10. Document Subtype Copy Issue: Click on Copy Document Subtype from sub document type setting was not working Resolution: Fixed

11. New Label Field Issue: New Label field in list of values to add label along with value and synonym Resolution: Fixed

12. Country Origin Card in Workflow Issue: New Card in workflow that checks country origin of a supplier and create a task or continue porcessing docuemtn accordingly Resolution: Fixed

13. Dark Mode Fix on settings searchbar Issue: This issue was previously identified Resolution: Fixed

14. Extracted Table Column Visibility Indicator Issue: Indicator if Columns are hidden in extracted table on Field validation Resolution: Fixed

15. Dashboard Assignment for Admins Issue: Make Assign to on the dashboard only for admins Resolution: Fixed

16. Document Split Visibility Issue: Show Document split only when more pages Resolution: Fixed

17. Invoice Dashboard Columns Issue: Additional columns on invoice dashboard Resolution: Fixed

18. Field Validation Script Deactivation Issue: Field Validation- Deactivate script was not working correctly Resolution: Fixed

19. Approval Layout Button Customization Issue: Cannot change the button type and style on approval layout builder Resolution: Fixed

20. Data Sync Table Issue: Data Sync Table in settings Resolution: Fixed

21. Dashboard Analytics Total Display Issue: Dashboard Analytics- display wrong total number Resolution: Fixed

Release Firework Juli 8th, 2024

New Features

Line Charges Export to M3

• Export line charges to M3 with appropriate costing elements as per your business needs.

PO & Invoice Discrepancy Handling

• Smart handling of discrepancies in quantity, prices, charges, and tax.

Key Bug Resolutions

1. PO Search Functionality

• Issue: PO search was not working.

• Status: This issue has been identified and will not be addressed in this release.

2. PO Matching Connection

• Issue: PO matching connection was not removing as expected.

• Resolution: Fixed to ensure seamless PO matching operations.

3. Exported Document Alerts

• Issue: Exported documents had alerts for costing elements even when the system was not set up for it.

• Resolution: Corrected to prevent unnecessary alerts, ensuring accurate document exports.

4. Advance Shipment EDI View

• Issue: Advance shipment EDI view showed IDs in the title.

• Resolution: Titles now display correctly, improving data readability.

5. Calculation Errors in Split by Total Issue

• Issue: Calculation errors occurred when lines were split further.

• Resolution: Fixed to ensure accurate calculations in all scenarios.

6. PO Screen Table Display

• Issue: No table was showing on the PO screen.

• Resolution: Display issue resolved to ensure tables appear correctly.

7. Auto Export on Order Confirmation

• Issue: Auto export was not working.

• Resolution: Functionality restored to ensure automatic exports operate smoothly.

8. Mismatch Issue on PO

• Issue: Mismatch issue on PO showed despite everything being identical on the Delivery Note.

• Resolution: Resolved to ensure accurate mismatch detection.

9. Report Download Issues

• Issue: Reports were not downloading.

• Resolution: Fixed to enable seamless report downloads.

10. Incorrect Total and Net Amounts

• Issue: Total and Net amounts were showing incorrect values.

• Resolution: Values corrected to ensure financial accuracy.

11. Invoice Date Format on Dashboard

• Issue: Invoice Date column had wrong format values.

• Resolution: Dates now display in the correct format, enhancing usability.

12. Workflow Delays at “Ready for Validation”

• Issue: Workflow delays occurred at “Ready for Validation” until feedback from Doc2flow.

• Resolution: Workflow timing improved for faster validation processes.

Next Release Firework Juli 8th, 2024

Problem:

The existing system lacks automated rules for accurately matching and processing invoice charges against purchase orders (POs). This manual process can lead to discrepancies, as illustrated in the screenshots, where invoice charges and POs need reconciliation for correct invoicing.

Solution:

With the new Rule Manager in DocBits, launching in July, you can automate this process:

1. Create Rules:

Define criteria (e.g., Quantity > PO Quantity) for invoice line items.

2. Set Actions:

Map fields and actions to export data seamlessly to Infor.

3. Test Rules:

Validate rules with sample data to ensure accuracy.

Junebug Release Notes - June 10th, 2024

This update brings exciting new features and bug fixes to Junebug:

New Features:

• Automated Charge Extraction: Junebug now automatically extracts and maps charges within your Docbit documents. This eliminates manual data entry and streamlines your workflow.

• Portal Export to Infor IDM: The new Portal allows you to effortlessly export supplier documents directly to Infor IDM. This simplifies shipment processing and reduces manual intervention.

• Origin Identification (AI): Junebug introduces a powerful AI feature that automatically learns the origin of documents. This saves you time and effort in document classification.

Bug Fixes:

• QR Code Fix: An issue that previously caused problems with QR code processing has been resolved.

• Non-EDI Document Handling: Junebug now handles non-EDI documents more effectively.

Next Release - Junebug Release 10th June 2024

Sandbox Freeze - 3th June 2024

In the upcoming release, a significant enhancement to the classification and extraction capabilities will be introduced, specifically aimed at table lines within documents. This new feature allows users to define whether a line in a table represents a charge. This functionality is particularly useful in detailed financial documents, such as invoices, where distinguishing between different types of transactions—such as charges, taxes, or fees—is crucial for accurate processing and record-keeping.

Key Points for Release Notes:

• Enhanced Table Line Classification: Users can now specify if a particular line in a document table is a charge, improving the accuracy and granularity of data extraction.

Maypole Release 5.55.8.10 - ( 17th May )

Release Notes - Web App

New Features:

▪ Workflow Card Translation: Enhancements in the workflow, including card translation for better localization support.

▪ Email Import Logging: Added detailed logging for email imports to enhance troubleshooting and monitoring.

▪ Broken Fuzzy Screen Fix: Resolved an issue with broken fuzzy screen display across various interfaces.

▪ Accounting Updates: Enhanced the accounting process by removing outdated accounting methods and integrating charges more efficiently.

Improvements:

▪ Ruiz Workflow Enhancements: Fixed bugs related to workflow navigation, particularly involving hidden steps.

▪ User Interface Adjustments: Improved user interface elements such as cash discount terms under payment terms for better clarity and user experience.

▪ Performance Enhancements: Various backend improvements to enhance system performance and stability.

Bug Fixes:

▪ Approval Stamp Issue: Fixed critical issues surrounding the approval stamp process to ensure compliance and correct functionality.

▪ Key Addition: Added necessary keys back to the system to ensure data integrity and system functionality.

▪ Master Data Field Adjustment: Addressed an issue in the master data field to align with user requirements.

Technical:

▪ Version Updates: Routine updates to various system components to align with current standards and technologies.

▪ Merge Activities: Numerous merges to integrate features, fixes, and enhancements from multiple development branches into the main branch.

What's New - API

▪ Cache Management Enhancements: Updated the get_receive_delivery_cache to improve performance and reliability.

▪ New Features for Sales Orders: Introduced a preview feature for sales orders, enhancing the visualization and management of order data.

▪ Document Handling Improvements: Added automated test jobs for demotesting and sandbox environments to ensure robustness.

▪ Enhanced Cache Functionality: Added field_id to further enhance the caching mechanisms.

Fixes and Improvements

▪ Office Email Import Adjustments: Made necessary adjustments to the Office Email Import feature to enhance functionality.

▪ Development Enhancements: Multiple merges from dev to main branches ensuring synchronization and stability across environments.

Miscellaneous

▪ Configuration Updates: Various updates to the configuration files improving the system setup and parameters.

Release Notes - Workflow

Enhancements:

▪ Implemented a new workflow test that can now be enabled during import, allowing for more flexible testing scenarios.

▪ Enhanced the logging functionality for action cards, making debugging and monitoring more efficient.

▪ Improved compatibility for field comparison cards with date and enum types, ensuring smoother comparisons and validations.

▪ Updated the tax card and modified the return processes for action cards to streamline operations.

Fixes:

▪ Addressed issues with the document status updates, ensuring they are accurately reflected in the system.

▪ Fixed the calculation for the comparison card involving unit price and quantity to correctly handle discrepancies.

▪ Resolved multiple minor bugs and made stability improvements.

Operational Changes:

▪ Merged multiple development stages into the sandbox and stage branches, reflecting a significant integration of new features and fixes.

Overzicht

Documenten samenvoegen stelt je in staat om meerdere documenten te combineren.

Eerst moet je de documenten selecteren die je wilt samenvoegen. Dit kan worden gedaan door de selectievakjes van de documenten aan te vinken. Zodra je de documenten hebt geselecteerd, klik je op het pictogram met drie stippen.

Er wordt dan een menu weergegeven, selecteer de optie "Samenvoegen" die onderaan te vinden is.

Documenten samenvoegen is een belangrijke functie in een documentbeheersysteem waarmee gebruikers meerdere documenten kunnen combineren tot één enkel document. Hier zijn enkele redenen waarom documenten samenvoegen nuttig kan zijn:

• Gerelateerde documenten organiseren: Door meerdere documenten samen te voegen tot één document, kunnen gebruikers gerelateerde informatie of bestanden bij elkaar houden en organiseren. Dit kan helpen de efficiëntie bij het beheren en openen van documenten te verbeteren.

• Rapporten of samenvattingen maken: Het samenvoegen van meerdere documenten kan nuttig zijn om rapporten of samenvattingen te maken door gegevens of informatie uit verschillende bronnen of documenten te combineren. Dit stelt gebruikers in staat om uitgebreide rapporten of presentaties te maken zonder de informatie handmatig te hoeven kopiëren en plakken.

• Documenten archiveren: Wanneer er meerdere versies van een document bestaan, of wanneer documenten binnen een specifieke periode moeten worden samengevat, kan het samenvoegen van documenten helpen om consistente archiveringspraktijken te waarborgen en opslagruimte te optimaliseren.

• Workflow optimalisatie: Documenten samenvoegen kan deel uitmaken van een geautomatiseerde workflow waarbij documenten automatisch worden gecombineerd zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt in een goedkeuringsproces of bij het maken van contracten of rapporten.

Voorbeelden van het samenvoegen van documenten:

• Facturen combineren: Een bedrijf moet alle facturen van een bepaalde maand samenvatten voor boekhoudkundige doeleinden. Individuele facturen worden geüpload als afzonderlijke documenten en vervolgens samengevoegd om een geconsolideerd overzicht te creëren.

• Goedkeuringsformulieren combineren: Een goedkeuringsworkflow voor aanvragen vereist dat meerdere formulieren worden samengevoegd voordat ze naar het management worden doorgestuurd. De verschillende formulieren worden automatisch gecombineerd zodra ze zijn ingevuld en ingediend door de betrokken partijen.

• Een jaarverslag maken: Meerdere afdelingen in een bedrijf werken samen om een uitgebreid jaarverslag te maken. Elke afdeling bereidt zijn eigen sectie van het verslag voor als een apart document. Deze documenten worden vervolgens samengebracht om het definitieve jaarverslag te maken.

Door documenten samen te voegen, kunnen organisaties hun documentbeheerprocessen stroomlijnen, samenwerking verbeteren en efficiëntie verhogen.

Als je een gedetailleerd logboek wilt zien van alle documenten die in je DocBits-omgeving zijn geïmporteerd, volg dan deze stappen.

Selecteer de optie Geavanceerde Instellingen vanuit je DocBits Dashboard.

Nadat de balk Geavanceerde Instellingen verschijnt, selecteer je de knop Importlogboek.

Er verschijnt dan een tabel met alle recent geïmporteerde documenten en andere relevante informatie hierover.

Als je op zoek bent naar een specifiek document of documenten, dan heb je de volgende opties tot je beschikking. Binnen de zoekbalk hebben we je verschillende tools gegeven om het document te vinden waar je naar op zoek bent. Om toegang te krijgen, selecteer je het volgende icoon.

De volgende filteropties zullen beschikbaar worden.

We bieden je de mogelijkheid om te filteren op documenttype, status van het document, de verantwoordelijke van het document en op datum.

Tijdens het navigeren door uw documenten in DocBits, als u wilt terugkeren naar het hoofdgebied van het Dashboard, kunt u eenvoudig op de escape (ESC) knop op uw toetsenbord drukken en u wordt teruggebracht naar het hoofdmenu van het Dashboard (op de pagina waar u het document hebt ingevoerd waarvan u zojuist bent vertrokken).

Het tweede deel van het dashboard is een overzicht van alle geüploade documenten. Je kunt alle documenten bekijken of alleen de documenten die aan jou zijn toegewezen. Je kunt ook zoeken naar documenten op naam.

Gegevens worden binnen enkele seconden geëxtraheerd en de status zal veranderen van "Loopt" naar "Klaar voor validatie".

Het opzetten van een dashboard dat aansluit bij de dagelijkse routines van gebruikers vereist zorgvuldige planning en implementatie.

Hier zijn beste praktijken die u kunnen helpen:

Aangepaste weergaven:

• Zorg ervoor dat het dashboard aanpasbaar is, zodat gebruikers hun eigen weergaven en lay-outs kunnen aanpassen. Dit kan worden gedaan door de mogelijkheid om widgets toe te voegen, te verwijderen of te herschikken.

Automatische updates:

• Implementeer automatische updates om ervoor te zorgen dat gegevens altijd up-to-date zijn. Dit is vooral belangrijk voor omgevingen met veel gebruik.

• U kunt dit auto-refresh hulpmiddel inschakelen in de instellingen.

Gebruikersbegeleiding en training:

• Bied een gebruiksvriendelijke interface en instructies over hoe het dashboard te gebruiken.

• Train gebruikers regelmatig om ervoor te zorgen dat ze alle functies en mogelijkheden van het dashboard begrijpen.

Filters en weergaven:

• Het gebruik van filters kan zeer nuttig zijn bij het zoeken naar documenten, maar overweeg ook om filters te resetten om een consistente weergave van gegevens te behouden.

Dashboardanalyse:

• Monitor het gebruik van het dashboard en verzamel feedback van gebruikers.

• Analyseer welke delen van het dashboard het meest worden gebruikt en welke verbeteringen kunnen worden aangebracht om de gebruikerservaring verder te optimaliseren.

Datavisualisatie:

• Gebruik boeiende en betekenisvolle datavisualisaties om informatie snel en begrijpelijk te presenteren.

• Kies visualisaties op basis van de behoeften van de gebruiker en het type gegevens dat wordt gepresenteerd.

Beveiliging en privacy:

• Zorg ervoor dat het dashboard voldoet aan beveiligingsnormen en dat gevoelige gegevens adequaat worden beschermd.

• Implementeer toegangscontroles om ervoor te zorgen dat gebruikers alleen toegang hebben tot de gegevens die voor hen relevant zijn.

Door rekening te houden met deze beste praktijken, kunt u een dashboard creëren dat effectief aansluit bij de dagelijkse routines van gebruikers en hen helpt weloverwogen beslissingen te nemen.

Hier zijn specifieke tips voor het oplossen van veelvoorkomende problemen met betrekking tot dashboardinstellingen:

Filters niet correct toegepast:

• Controleer eerst de filterinstellingen om ervoor te zorgen dat de juiste filters zijn toegepast en dat ze de gewenste gegevens weergeven.

• Zorg ervoor dat filters logisch en consistent worden toegepast. Soms kan onjuiste filterlogica of onjuiste combinaties onverwachte resultaten opleveren.

• Geef gebruikers richtlijnen over hoe ze filters correct kunnen gebruiken, zodat ze de filterfuncties effectief kunnen gebruiken.

Vertragingen bij het laden van gegevens:

• Controleer de netwerkverbinding om ervoor te zorgen dat deze stabiel is en geen vertragingen veroorzaakt.

• Controleer de serverbelasting en de prestaties van de gegevensbron om te zien of dat het probleem is. Mogelijk moet u de gegevensbron optimaliseren of overstappen op een krachtigere infrastructuur.

• Implementeer cachingmechanismen om laadtijden te verkorten, vooral voor vaak geraadpleegde gegevens. Moedig gebruikers aan hun gegevensquery's te optimaliseren door alleen de vereiste gegevensvelden op te halen en filters te gebruiken om de hoeveelheid gegevens te verminderen.

Browserproblemen:

• Zorg ervoor dat de browser die ze gebruiken compatibel is met het dashboard en dat alle vereiste updates zijn geïnstalleerd.

• Raad gebruikers aan om regelmatig hun browsercache te wissen om geheugenproblemen te voorkomen en ervoor te zorgen dat ze de meest actuele gegevens krijgen.

• Controleer op extensies of plug-ins in de browser die mogelijk interfereren met het dashboard en schakel ze indien nodig tijdelijk uit om problemen te isoleren.

Gebruikersspecifieke problemen:

• Bied individuele ondersteuning aan gebruikers die problemen blijven ondervinden. Mogelijk moet u hun specifieke instellingen, machtigingen of netwerkconfiguratie controleren om het probleem te identificeren en op te lossen.

Door gebruikers deze specifieke tips voor probleemoplossing te bieden, kunt u hen helpen veelvoorkomende problemen met betrekking tot dashboardinstellingen effectief op te lossen en hun productiviteit te verhogen.

Dit is waar je een oogje in het zeil kunt houden op je taken. Je kunt kiezen tussen twee verschillende indelingen – de ene is iets gedetailleerder dan de andere. Je kunt ook taken filteren op verschillende criteria, zoals of ze aan jou zijn toegewezen of de status van de taak.

De taakenteller bevindt zich in de rechterbovenhoek van de startpagina van het Dashboard.

Hier kunt u zien hoeveel documenten er in uw wachtrij staan voor verwerking

en hoeveel documenten nu klaar zijn voor validatie.

Het validatiescherm stelt je in staat om alle geïmporteerde documenten te controleren, bewerken en valideren. Je kunt de naam van het document zien, uit hoeveel pagina's het bestaat, de datum waarop het is geïmporteerd en de status ervan. De actieknoop stelt je in staat om het document toe te wijzen, opnieuw te starten, te valideren of te verwijderen.

De functie AI Extracted Table stelt gebruikers in staat om de geëxtraheerde gegevens uit het factuurdocument eenvoudig te manipuleren en aan te passen. Hier zijn de belangrijkste mogelijkheden en gebruiksinstructies:

• Kolommen Verwijderen: Als bepaalde kolommen in de geëxtraheerde tabel niet nodig zijn, kunnen gebruikers deze eenvoudig verwijderen door op het pictogram "Verwijder kolom" (weergegeven door drie verticale stippen) naast de kolomkop te klikken. Dit helpt om de tabel op te schonen en zich te concentreren op relevante informatie.

• Valutaformaat Wijzigen: Het valutaformaat kan worden gewijzigd door het gewenste formaat te selecteren uit het dropdownmenu naast het veld "Valuta". Dit zorgt ervoor dat de valutawaarden in het gewenste formaat worden weergegeven, waardoor het gemakkelijker wordt om de financiële gegevens te interpreteren en te analyseren.

• Niet-Gemapte Kolommen Tonen/Verbergen: Standaard zijn alleen de gemapte kolommen (kolommen met geëxtraheerde gegevens) zichtbaar in de tabel. Gebruikers kunnen echter kiezen om de niet-gemapte kolommen te tonen of te verbergen door op de knop "Verberg niet-gemapte kolommen" of "Toon niet-gemapte kolommen" onderaan de tabel te klikken. Deze functie is nuttig wanneer gebruikers alle beschikbare kolommen willen bekijken, zelfs als ze momenteel geen gegevens bevatten.

• Tabelkoppen Wijzigen: De tabelkoppen (kolomnamen) kunnen worden gewijzigd door op de kop te klikken en de gewenste naam in te voeren. Deze functie stelt gebruikers in staat om de kolomnamen aan te passen zodat ze beter aansluiten bij hun terminologie of voorkeuren, waardoor de gegevens leesbaarder en begrijpelijker worden.

Deze functies bieden gebruikers flexibiliteit en controle over de geëxtraheerde gegevens, waardoor ze de informatie kunnen afstemmen op hun specifieke behoeften en voorkeuren. De AI Extracted Table is bedoeld om de gebruikerservaring te verbeteren door een naadloze en intuïtieve manier te bieden om met factuurgegevens te interageren en deze te analyseren.

Deze sectie biedt een gedetailleerd overzicht van alle facturen. Het bevat een zoekbalk met verschillende filters die je kunt selecteren om snel je resultaten te verfijnen. Daarnaast kun je de indeling van de kolomkoppen aanpassen met de slepen-en-neerzetten functionaliteit voor een meer op maat gemaakte kijkervaring.

Om uw instellingen te configureren, klikt u op het gebruikerspictogram in de linkerbenedenhoek van het scherm. Hier kunt u verschillende opties aanpassen:

Taal

• Selecteer Voorkeurs Taal: Kies uw gewenste taal uit de beschikbare opties.

Dark Mode

• Schakel Dark Mode in: Schakel de Dark Mode in of uit voor een comfortabelere kijkervaring.

Gebruikersinstellingen

In dit gedeelte kunt u de volgende voorkeuren aanpassen:

• Datum Patroon: Pas aan hoe datums worden weergegeven.

• Bedrag Opmaak: Stel uw voorkeur in voor numerieke waarden.

• Naam: Werk uw naam bij.

• Wachtwoord: Wijzig uw wachtwoord voor de beveiliging van uw account.

• Lettergrootte: Pas de tekstgrootte aan voor betere leesbaarheid.

• Dual Monitor Modus: Schakel deze functie in als u twee monitoren gebruikt.

Uitloggen

• Uitloggen: Klik hier om veilig uit te loggen uit uw account.

Deze sectie biedt een gedetailleerd overzicht van alle aankooporders. Het bevat een zoekbalk met verschillende filters die je kunt selecteren om snel je resultaten te verfijnen. Daarnaast kun je de indeling van de kolomkoppen aanpassen met de slepen-en-neerzetten functionaliteit voor een meer op maat gemaakte kijkervaring.

Deze sectie biedt een gedetailleerd overzicht van alle verzendorders. Het bevat een zoekbalk met verschillende filters die je kunt selecteren om snel je resultaten te verfijnen. Daarnaast kun je de indeling van de kolomkoppen aanpassen met de slepen-en-neerzetten functionaliteit voor een meer op maat gemaakte kijkervaring.

Deze sectie biedt een gedetailleerd overzicht van alle geavanceerde zendingen. Het bevat een zoekbalk met verschillende filters die je kunt selecteren om snel je resultaten te verfijnen. Daarnaast kun je de indeling van de kolomkoppen aanpassen met de slepen-en-neerzetten functionaliteit voor een meer op maat gemaakte kijkervaring.

Stapsgewijze instructies voor het toevoegen van tags aan een tabel:

Stap 1: Kies kolomnamen (tags)

• Selecteer kolomnamen: Bekijk de kolomnamen van uw tabel en beslis welke tags u wilt toevoegen.

Stap 2: Druk op de knop "Toepassen"

• Druk op de knop: Zodra u de juiste tag voor een kolom heeft geselecteerd, drukt u op de knop "Toepassen" naast de geselecteerde kolom en tag.

Stap 3: Voeg tag toe aan de tabel

• Voeg tag toe: De geselecteerde tag wordt toegevoegd aan de tabel als een extra kolom naast de bijbehorende kolom.

Stap 4: Sla Tag op of Verwijder Tag

• Sla Tag op: Druk op de knop Opslaan om de gewenste tag op te slaan

• Verwijder Tag: Om de geselecteerde tag te verwijderen, drukt u op de knop Verwijderen

Hier is een gedetailleerde uitleg van elke kolom en de mogelijke tags:

Positie:

Beschrijving: Positie of volgorde van het item binnen de bestelling.

Tag: Geheel getal

Voorbeeld: 1, 2, 3...

Beschrijving:

Beschrijving: Korte beschrijving van het item.

Tag: Tekst

Voorbeeld: Schroef, Moer, Widget...

Inkooporder:

Beschrijving: Het nummer van de bijbehorende bestelling.

Tag: Alfanumeriek

Voorbeeld: PO12345, PO98765...

Hoeveelheid:

Beschrijving: Aantal bestelde eenheden.

Tag: Nummer

Voorbeeld: 100, 50, 200...

Eenheid:

Beschrijving: Eenheid van meting (bijv. stuk, kilogram).

Tag: Tekst

Voorbeeld: Stk, kg, l...

Eenheidsprijs:

Beschrijving: Prijs per eenheid van het item.

Tag: Valuta

Voorbeeld: €10,00, €5,50, €100,00...

Netto Bedrag:

Beschrijving: Totale prijs vóór aftrekken en belastingen (berekend als hoeveelheid * eenheidsprijs).

Tag: Valuta

Voorbeeld: €1.000,00, €275,00, €10.000,00...

Korting:

Beschrijving: Absoluut kortingsbedrag toegepast op het netto bedrag.

Tag: Valuta

Voorbeeld: €50,00, €20,00, €500,00...

Korting Percentage:

Beschrijving: Korting percentage toegepast op het netto bedrag.

Tag: Percentage

Voorbeeld: 5%, 10%, 15%...

BTW:

Beschrijving: Bedrag van de BTW toegepast op het item.

Tag: Valuta

Voorbeeld: €200,00, €55,00, €1.900,00...

Totaal Bedrag:

Beschrijving: Eindbedrag nadat de korting is afgetrokken en de BTW is toegevoegd.

Tag: Valuta

Voorbeeld: €1.150,00, €310,00, €11.400,00...

Land van Herkomst:

Beschrijving: Land waar het item is vervaardigd of verzonden.

Tag: Tekst

Voorbeeld: VS, Duitsland, China...

Artikelnummer:

Beschrijving: Unieke identificatie of SKU voor het item.

Tag: Alfanumeriek

Voorbeeld: 987654, A12345, Z98765...

Leveringsbonnummer:

Beschrijving: Nummer van de bijbehorende leveringsbon.

Tag: Alfanumeriek

Voorbeeld: DN56789, DN12345...

Zin (aanvullende informatie):

Beschrijving: Aanvullende opmerkingen, codes of relevante informatie.

Tag: Tekst

Voorbeeld: Opmerking, Specificatie...

Met deze structuur en tags is de tabel duidelijker gedefinieerd en kan de informatie beter worden gecategoriseerd en verwerkt.

Inleiding

Dit document biedt een uitgebreide handleiding over hoe u het Inkooporder Matching-systeem binnen uw ERP-platform kunt gebruiken. Het PO Matching-systeem automatiseert de reconciliatie van inkooporders met binnenkomende facturen, waardoor financiële transacties nauwkeurig zijn en afwijkingen snel worden aangepakt.

Aan de slag

Om te beginnen met het gebruik van het PO Matching-systeem, zorg ervoor dat u de benodigde machtigingen heeft die door uw systeembeheerder zijn ingesteld. U heeft toegang nodig tot zowel de inkoopordergegevens als de bijbehorende factuurgegevens binnen het systeem.

Systeemvereisten

• Toegang tot inkooporder- en factuurmodules binnen het ERP-systeem.

• Geschikte gebruikersmachtigingen voor het bekijken en matchen van financiële documenten.

Belangrijkste kenmerken

• Automatische Gegevensextractie: Extraheert en interpreteert automatisch gegevens van digitale facturen.

• Gegevensvergelijking: Vergelijkt geëxtraheerde factuurgegevens met bestaande inkoopordergegevens.

• Matchverificatie: Verifieert matches op basis van vooraf gedefinieerde regels en toleranties.

• Afwijkingsrapportage: Identificeert en rapporteert eventuele afwijkingen tussen facturen en inkooporders.

• Audit Trail: Houdt een logboek bij van alle acties voor naleving en beoordeling.

Gebruikersinterface

De interface van het PO Matching-systeem bevat doorgaans de volgende componenten:

• Dashboard: Overzicht van de matchingstatus en recente activiteiten.

• Zoek- en Filtertools: Mogelijkheden om inkooporders en facturen te zoeken en te filteren.

• Gematchte Records: Sectie die succesvol gematchte records weergeeft.

• Afwijkingen: Sectie die records toont met afwijkingen die moeten worden beoordeeld of aangepakt.

• Rapporten: Toegang tot gedetailleerde rapporten en exportopties.

Stapsgewijze handleiding voor het gebruik van PO Matching

1. Toegang tot de PO Matching Module

Navigeer naar de PO Matching-module vanuit het hoofdmenu van uw ERP-systeem.

2. Facturen importeren of openen

• Geautomatiseerde Import: Als uw systeem is ingesteld voor geautomatiseerde gegevensvastlegging, worden facturen automatisch in het systeem geïmporteerd.

• Handmatige Upload: Indien nodig, upload handmatig factuurbestanden in het systeem via de verstrekte interface.

3. Automatisch Gematchte Facturen Beoordelen

• Beoordeel facturen die automatisch zijn gematcht met inkooporders.

• Verifieer de details van de match, inclusief artikelnummers, hoeveelheden en prijzen.

4. Afwijkingen Afhandelen

• Ga naar de sectie Afwijkingen om facturen te beoordelen die niet automatisch konden worden gematcht.

• Pas indien nodig handmatig hoeveelheden of prijzen aan, of markeer de factuur voor verdere beoordeling.

5. Handmatig Matchen

Voor facturen die niet automatisch zijn gematcht:

• Gebruik de zoek- en filtertools om de bijbehorende inkooporder te vinden.

• Verifieer en match de factuur handmatig met de inkooporder.

Overzicht:

Het validatiescherm in DocBits is ontworpen om de nauwkeurigheid en volledigheid van gegevens in documenten te verifiëren voordat ze worden verwerkt of opgeslagen. Deze functionaliteit is cruciaal om ervoor te zorgen dat alle gegevens correct worden gelezen en verwerkt, waardoor de gegevensintegriteit en -kwaliteit behouden blijven.

Gedetailleerde Beschrijving van het Doel en Gebruik van het Validatiescherm

Doel van het Validatiescherm

• Zorgen voor Gegevenskwaliteit: Het validatiescherm controleert de nauwkeurigheid en volledigheid van geëxtraheerde gegevens om de invoer van onjuiste of onvolledige informatie te voorkomen.

• Gegevensintegriteit: Het zorgt ervoor dat de gegevens voldoen aan gespecificeerde vereisten en normen.

• Foutpreventie: Door vroege detectie en correctie van fouten te faciliteren, helpt het validatiescherm potentiële problemen tijdens de daaropvolgende gegevensverwerking te verminderen.

• Gebruiksvriendelijkheid: Het systeem biedt directe feedback aan gebruikers wanneer fouten of inconsistenties worden gedetecteerd, waardoor snelle correcties mogelijk zijn.

• Naleving: Het validatiescherm helpt ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan wettelijke en organisatorische voorschriften en normen.

• Efficiëntie: Het vermindert de inspanning die nodig is voor toekomstige correcties en minimaliseert de behoefte aan handmatige controles.

Gebruik van het Validatiescherm

• Automatische Gegevensextractie:

  • Optische Tekenherkenning (OCR): Leest automatisch tekst van gescande documenten of afbeeldingen.

  • Gestructureerde en Ongestructureerde Gegevens: Verwerkt gegevens van verschillende documenttypen, waaronder formulieren, facturen en contracten.

• Controleren en Valideren van Gegevens:

  • Formaatvalidatie: Zorgt ervoor dat gegevens in de juiste formaten zijn (bijv. datumnotaties, telefoonnummers, e-mailadressen).

  • Vereiste Velden: Bevestigt dat alle verplichte velden zijn ingevuld.

  • Bereikcontrole: Valideert numerieke gegevens om ervoor te zorgen dat deze binnen gespecificeerde limieten vallen.

  • Consistentiecontrole: Verifieert dat gerelateerde gegevensvelden consistente informatie bevatten (bijv. ervoor zorgen dat begin- en einddatums overeenkomen).

• Gebruikersinteractie en Probleemoplossing:

  • Foutmeldingen: Toont duidelijke en uitvoerbare foutmeldingen wanneer gegevens niet aan de validatievereisten voldoen.

  • Handmatige Controle en Correctie: Stelt gebruikers in staat om gegevens handmatig te controleren en te corrigeren wanneer automatische validaties falen.

• Gegevensopschoning en Standaardisatie:

  • Automatische Correctie: Stelt automatische correcties voor of voert deze uit wanneer fouten worden gedetecteerd.

  • Gegevensformattering: Standaardiseert gegevensformaten om consistentie in datasets te waarborgen.

• Beveiliging en Toegangsrechten:

  • Invoerfilters: Beschermt tegen schadelijke invoer door middel van robuuste validatie- en filtermechanismen.

  • Toegangscontrole: Zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot en wijzigingen kunnen aanbrengen in gevoelige gegevens.

• Gegevensconsistentie:

  • Kruisvalidering: Controleert op consistentie tussen gerelateerde gegevensvelden (bijv. valideren dat begin- en einddatums overeenkomen).

  • Dubbele Invoeren: Voorkomt dubbele invoeren in de database.

• Gebruikersbegeleiding:

  • Foutmeldingen: Biedt specifieke en begrijpelijke foutmeldingen wanneer invoeren niet aan de vereisten voldoen.

  • Hulp en Tips: Biedt helpt teksten of tooltips om gebruikers te helpen gegevens correct in te voeren.

Samenvattend is het validatiescherm in DocBits essentieel voor het waarborgen van de kwaliteit van geëxtraheerde gegevens, het faciliteren van vroege foutdetectie en -correctie, en het verbeteren van de algehele efficiëntie van gegevensverwerkingsworkflows.

Overzicht

Opslaan knop:

• Opslaan knop:

  • Doel: Slaat de huidige staat van het document of script waar aan gewerkt wordt op.

  • Gebruiksscenario: Na het aanbrengen van wijzigingen of annotaties in een document, gebruik deze knop om ervoor te zorgen dat alle aanpassingen zijn opgeslagen.

Speciale regels toevoegen:

• Speciale regels toevoegen / Script in DocBits toevoegen:

  • Doel: Stelt gebruikers in staat om specifieke regels of scripts te implementeren die aanpassen hoe documenten worden verwerkt.

  • Gebruiksscenario: Gebruik deze functie om taken te automatiseren zoals gegevensextractie of formatvalidatie, wat de efficiëntie van de workflow verbetert.

Vage velden:

• Vage velden:

  • Doel: Helpt bij het identificeren en corrigeren van velden waar de gegevens mogelijk niet perfect overeenkomen, maar dicht genoeg zijn.

  • Gebruiksscenario: Nuttig in gegevensvalidatieprocessen waar exacte overeenkomsten niet altijd mogelijk zijn, zoals licht verkeerd gespelde namen of adressen.

Verplichte velden:

Er zijn velden die vereist zijn voor verdere bewerking, deze kunnen in de instellingen worden bewerkt.

Gebruik de tooltips om te achterhalen of:

• Is het een verplicht veld (vereist)

• Validatie vereist

• Lage betrouwbaarheid

• Volledig belastingbedrag mismatch

Verplichte velden:

• Doel: Identificeert verplichte velden binnen documenten die moeten worden ingevuld of gecorrigeerd voordat verdere verwerking plaatsvindt.

• Gebruiksscenario: Zorgt ervoor dat essentiële gegevens nauwkeurig worden vastgelegd, waardoor de integriteit van de gegevens en de naleving van bedrijfsregels behouden blijven.

Vergrootglas:

• Vergrootglas:

  • Doel: Biedt een ingezoomd overzicht van een geselecteerd gebied van het document.

  • Gebruiksscenario: Helpt bij het onderzoeken van fijne details of kleine tekst in documenten, waardoor de nauwkeurigheid bij gegevensinvoer of -beoordeling wordt gewaarborgd.

Open nieuw venster:

• Open nieuw venster:

  • Doel: Opent een nieuw venster voor zij-aan-zij documentvergelijking of multitasking.

  • Gebruiksscenario: Nuttig bij het vergelijken van twee documenten of wanneer aanvullende informatie moet worden geraadpleegd zonder het huidige document te verlaten.

Sneltoetsen:

• Sneltoetsen:

  • Doel: Stelt gebruikers in staat om acties snel uit te voeren met behulp van toetsencombinaties.

  • Gebruiksscenario: Verhoogt de snelheid en efficiëntie in documentnavigatie en -verwerking door de afhankelijkheid van muisnavigatie te minimaliseren.

Taken:

Om interne informatie te delen, kunt u taken aanmaken en deze toewijzen aan een specifieke werknemer of groep binnen het bedrijf.

• Taken:

  • Doel: Stelt gebruikers in staat om taken te creëren die verband houden met documenten en deze aan teamleden toe te wijzen.

  • Gebruiksscenario: Vergemakkelijkt samenwerking en taakbeheer binnen teams, zodat iedereen op de hoogte is van zijn verantwoordelijkheden.

Annotatiemodus:

U kunt annotaties op een document achterlaten. Dit kan nuttig zijn om informatie achter te laten voor andere gebruikers die dit document verder bewerken.

• Annotatiemodus:

  • Doel: Laat gebruikers notities of annotaties direct op het document achterlaten.

  • Gebruiksscenario: Nuttig voor het geven van feedback, instructies of belangrijke notities aan andere teamleden die later aan het document zullen werken.

Samenvoegen:

Documenten kunnen hier worden samengevoegd, bijvoorbeeld als een pagina van een factuur ontbrak, kunnen deze pagina's later op deze manier worden samengevoegd zonder dat het hele document hoeft te worden verwijderd of opnieuw geüpload.

• Documenten samenvoegen:

  • Doel: Combineert meerdere documenten tot één bestand.

  • Gebruiksscenario: Handig in scenario's waarin delen van een document afzonderlijk zijn gescand en moeten worden samengevoegd.

OCR-weergave:

In de OCR-weergave wordt de tekst automatisch gefilterd uit het document. Dit wordt gebruikt om relevante kenmerken te herkennen, zoals de postcode, contractnummer, factuurnummer en de sortering van een document.

• OCR-weergave:

  • Doel: Herkent automatisch tekst binnen documenten met behulp van Optical Character Recognition-technologie.

  • Gebruiksscenario: Vereenvoudigt het proces van het digitaliseren van gedrukte of handgeschreven teksten, waardoor ze doorzoekbaar en bewerkbaar worden.

Ticket aanmaken:

In tegenstelling tot taken die intern binnen het bedrijf worden doorgegeven, is dit ondersteuningsticket belangrijk om ons te informeren en onmiddellijk een ticket aan te maken in geval van fouten en/of discrepanties. Dit maakt het proces veel gemakkelijker omdat u de bug onmiddellijk met het bijbehorende document kunt verzenden. Er is ook de optie om prioriteit in te stellen, een screenshot van het document te maken of er een te uploaden.

• Ticket aanmaken:

  • Doel: Stelt gebruikers in staat om problemen of discrepanties te melden door een ondersteuningsticket aan te maken.

  • Gebruiksscenario: Essentieel voor een snelle oplossing van problemen en bugs, wat helpt om de integriteit en soepele werking van het systeem te behouden.

Document scriptlogs:

Scripts kunnen worden aangemaakt in de instellingen onder Documenttypes; deze informatie wordt hier vervolgens weergegeven.

• Document scriptlogs:

  • Doel: Toont logs die verband houden met scripts die zijn geïmplementeerd voor verschillende documenttypes.

  • Gebruiksscenario: Nuttig voor het volgen en debuggen van scriptacties op documenten, wat gebruikers helpt de geautomatiseerde processen te begrijpen en eventuele problemen te corrigeren.

Meer instellingen:

Document splitsen:

• Hier kunt u het document splitsen en pagina's knippen of verwijderen die niet nodig zijn.

• Document splitsen:

  • Doel: Stelt gebruikers in staat om een document in afzonderlijke delen te verdelen, pagina's te verwijderen of te isoleren die niet nodig zijn.

  • Gebruiksscenario: Ideaal bij het omgaan met documenten met meerdere pagina's waarbij alleen bepaalde secties nodig zijn voor verwerking of beoordeling.

Document verbeteren:

• Het document wordt opnieuw opgestart.

• Document verbeteren:

  • Doel: Reset het document naar de oorspronkelijke staat voor herbeoordeling of verdere aanpassingen.

  • Gebruiksscenario: Nuttig wanneer initiële aanpassingen ongedaan moeten worden gemaakt of het document moet worden verfrist voor een nieuwe ronde van bewerkingen. Hier hebben we extra ML Vision nodig om de documentkwaliteit te verbeteren.

Documentflow:

Daar vindt u de flow van het document.

• Doel: Toont de volgorde en voortgang van documentverwerking binnen het systeem.

• Gebruiksscenario: Helpt bij het volgen van de documentstatus door verschillende fasen, en zorgt ervoor dat alle noodzakelijke verwerkingsstappen worden gevolgd.

Ga naar lay-outsjabloon:

• Met deze optie wordt u doorgestuurd en kunt u uw lay-out bewerken of het standaard sjabloon gebruiken.

• Ga naar lay-outsjabloon:

  • Doel: Verwijst gebruikers naar een lay-outeditor waar ze bestaande sjablonen kunnen wijzigen of een standaard sjabloon kunnen toepassen.

  • Gebruiksscenario: Maakt aanpassing van documentlay-outs mogelijk om te voldoen aan specifieke zakelijke behoeften of voorkeuren, waardoor de visuele en functionele afstemming van het document op de bedrijfsnormen wordt verbeterd.

Docbits is een geavanceerd systeem dat is ontworpen om de afstemming van inkoopordergegevens (PO's) met binnenkomende factuurdocumenten te automatiseren. Deze tool is specifiek ontworpen voor efficiënt beheer en verwerking van factuurgegevens binnen ERP-systemen. Deze documentatie legt de basisprincipes van automatische afstemming via Docbits uit en definieert de specifieke regels die nodig zijn voor succesvolle afstemming.

Fundamentele Principes van Automatische Afstemming in Docbits

Gegevensextractie: Docbits begint het proces door relevante gegevens uit gedigitaliseerde factuurdocumenten te extraheren. Meestal omvatten deze gegevens artikelnummers, hoeveelheden en eenheidsprijzen van elke factuurregel. De nauwkeurigheid van deze extractie is cruciaal, omdat het de basis vormt voor het daaropvolgende afstemmingsproces.

Vergelijking met PO-gegevens: De geëxtraheerde gegevens worden vergeleken met de overeenkomstige informatie in de opgeslagen inkooporders. Docbits controleert of de artikelnummers, hoeveelheden en prijzen overeenkomen met die in de PO's. Voor een succesvolle afstemming moeten de gegevens in de facturen overeenkomen met de gegevens in de inkooporders, rekening houdend met gedefinieerde tolerantiedrempels.

Automatische Afstemming: Op basis van de vergelijkingsresultaten voert Docbits de afstemming uit. Het systeem controleert of de afstemmingscriteria binnen de ingestelde tolerantielimieten vallen. Als aan deze criteria wordt voldaan, wordt de afstemming als succesvol beschouwd.

Rapportage: Na voltooiing van het afstemmingsproces genereert Docbits rapporten die de status van de afstemmingen tonen. Deze rapporten informeren over succesvol afgestemde facturen en identificeren die met afwijkingen.

Definitie van Afstemmingsregels

Artikelnummer: Het artikelnummer op de factuur moet exact overeenkomen met het artikelnummer in de inkooporder. Er is geen tolerantie voor afwijkingen in artikelnummers.

Hoeveelheden: De hoeveelheid geleverde goederen op de factuur kan variëren binnen een vooraf gedefinieerd tolerantiebereik. Meestal kan een tolerantie van ±5% acceptabel zijn om rekening te houden met kleine verschillen in leveringshoeveelheden.

Prijzen: Prijsafwijkingen zijn toelaatbaar tot een ingestelde drempel. Een gebruikelijke tolerantie kan ±2% van de prijs zijn om kleine verschillen in prijsopgaven te accepteren die voortkomen uit afrondingsverschillen of valutafluctuaties.

Afstemmingsstatus:

• Volledige Afstemming: Alle gegevenspunten (artikelnummer, hoeveelheid en prijs) liggen binnen de ingestelde tolerantielimieten.

• Gedeeltelijke Afstemming: Een of meer gegevenspunten wijken af buiten de tolerantielimieten, maar de afwijkingen zijn minimaal en vereisen handmatige controle.

• Geen Afstemming: Significante afwijkingen in een of meer gegevenspunten die onmiddellijke correctie of verder onderzoek vereisen.

De precieze definitie van deze regels en het instellen van tolerantielimieten zijn cruciaal voor de efficiëntie van de automatische afstemming en de vermindering van handmatige interventies. Docbits biedt flexibele configuratie van deze parameters om te voldoen aan de behoeften van verschillende bedrijven en industrieën.

Een gids voor het uploaden van documenten naar DocBits.

Met de hieronder verstrekte Webhook API kun je eenvoudig documenten direct naar DocBits overbrengen met een eenvoudige POST-verzoek. Deze API is ontworpen om het proces van het uploaden van bestanden naar DocBits te vereenvoudigen, en alle benodigde parameters zijn al voor je ingevuld.

Om te beginnen, ga je eenvoudigweg naar de volgende pagina (afhankelijk van de omgeving die je gebruikt):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Doe een oproep naar de API met je API-sleutel. Je kunt ook het bestand dat je wilt uploaden als parameter in je oproep opnemen.

Technische Ondersteuning in DocBits

Help-iconen

Help-iconen zijn overal in DocBits geplaatst om je te helpen bij het leren en begrijpen wat een functie echt doet en hoe het je kan helpen bij het verwerken van je documenten.

Deze help-iconen zien er als volgt uit

Maak een Ticket aan

Dit is een hulpmiddel dat voor jou beschikbaar is op het validatiescherm, voor het geval er een probleem optreedt bij het valideren van je document in DocBits.

Deze functie bevindt zich in het menu boven het documentvoorbeeldgebied, zoals hieronder

Zodra je klikt, wordt het volgende ticketformulier aan je getoond.

Hier vul je je gegevens in en beschrijf je de fout. Je kunt ook, indien van toepassing, een screenshot van het probleem bijvoegen en een relevant bestand toevoegen.

Als u uw SFTP wilt integreren met DocBits om documenten te importeren.

Vereisten

• Correct geconfigureerde, Linux-compatibele SFTP-server

• SFTP-hostnaam, gebruikersnaam en wachtwoord

• Toegewijde importmap

Importconfiguratie

Open Instellingen vanaf het Dashboard en navigeer naar Importeren. Selecteer onder FTP-import om een nieuwe configuratie toe te voegen.

Voer SFTP-referenties in de gegeven velden in en selecteer opslaan (Het API-sleutelveeld wordt automatisch gevuld met de API-sleutel van de omgeving waarin u werkt).

Zodra u alle benodigde gegevens van uw SFTP hebt ingevoerd, klikt u op OPSLAAN.

Overzicht

Deze functie helpt je bij het beheren en reconciliëren van artikelnummers tussen je systeem en je leveranciers. Vaak komen de artikelnummers die je intern gebruikt niet overeen met de artikelnummers die je leveranciers gebruiken. Docbits maakt het gemakkelijker om deze discrepanties te beheren door een mapping te creëren tussen jouw artikelnummers en die van je leveranciers.

Hoe Het Werkt

1. Handmatige Matching:

   • De eerste keer dat je een discrepantie tegenkomt tussen jouw artikelnummer en het artikelnummer van je leverancier, moet je ze handmatig matchen.

   • Dit kun je doen door het juiste leverancier artikelnummer in te voeren dat overeenkomt met jouw interne artikelnummer.

2. Automatische Matching:

   • Zodra je een artikelnummer handmatig hebt gematcht met het artikelnummer van de leverancier, onthoudt Docbits deze mapping.

   • De volgende keer dat hetzelfde artikel verschijnt, zal Docbits het automatisch matchen op basis van de opgeslagen mapping, waardoor je tijd bespaart en fouten vermindert.

Interface Uitleg

• Leverancier ID: De unieke identificatiecode voor de leverancier.

• Artikelnummer: Jouw interne artikelnummer voor het product.

• Leverancier Artikelnummer: Het overeenkomstige artikelnummer dat door de leverancier wordt gebruikt.

• Actie: Opties om de mappings te beheren, zoals het verwijderen van onjuiste mappings.

Voordelen

• Efficiëntie: Vermindert de noodzaak voor herhaalde handmatige invoer, waardoor het proces sneller verloopt.

• Nauwkeurigheid: Minimaliseert fouten door ervoor te zorgen dat artikelnummers correct worden gematcht.

• Gemak: Vereenvoudigt de workflow door het matchingproces te automatiseren na de eerste handmatige invoer.

Introductie

Welkom bij de module Boekhouding voor Kostfactuur en Indirecte Verkoop! Deze module is ontworpen om u te helpen uw financiële transacties binnen uw ERP-systeem efficiënt te beheren en af te stemmen. Met functies zoals automatische gegevensextractie, documentmatching en gedetailleerde tracking, kunt u ervoor zorgen dat uw financiële gegevens nauwkeurig en up-to-date zijn.

Aan de Slag

Om de boekhoudmodule te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat u de benodigde rechten hebt ingesteld door uw systeembeheerder. U hebt toegang nodig tot zowel de kostprijsboekhouding als de verkoopboekhoudmodules binnen het ERP-systeem.

Systeemvereisten

• Toegang tot de kostprijsboekhouding en verkoopboekhoudmodules binnen het ERP-systeem.

• Geschikte gebruikersrechten voor het bekijken en verwerken van financiële documenten.

Belangrijkste Functies

1. Automatische Gegevensextractie: Extraheert en interpreteert automatisch gegevens van digitale facturen en andere documenten.

2. Gegevensvergelijking: Vergelijkt geëxtraheerde factuurgegevens met bestaande inkoopordergegevens.

3. Matchverificatie: Verifieert matches op basis van vooraf gedefinieerde regels en toleranties.

4. Afwijkingsrapportage: Identificeert en rapporteert eventuele afwijkingen tussen facturen en inkooporders.

5. Audit Trail: Houdt een logboek bij van alle acties voor naleving en controle.

6. Documenttraining: Train het systeem om nieuwe documenten te herkennen met minimale inspanning, meestal slechts één keer.

7. Bedragssplitsing: Splits bedragen per afdeling voor gedetailleerde financiële tracking.

8. Grootboekrekeningdefinitie: Het APS (Accounting and Procurement System) team kan de grootboekrekening definiëren zodra de gegevens zijn geëxtraheerd.

Gebruikersinterface

De interface van de boekhoudmodule bevat doorgaans de volgende componenten:

• Dashboard: Overzicht van factuur- en verkoopstatus en recente activiteiten.

• Zoek- en Filtertools: Mogelijkheden om facturen en verkooprecords te zoeken en filteren.

• Gematchede Records: Sectie die succesvol gematchte records weergeeft.

• Afwijkingen: Sectie die records toont met afwijkingen die moeten worden beoordeeld of aangepakt.

• Rapporten: Toegang tot gedetailleerde rapporten en exportopties.

Stapsgewijze Handleiding voor het Gebruik van de Boekhoudmodule

1. Toegang tot de Boekhoudmodule

Navigeer naar de boekhoudmodule vanuit het hoofdmenu van uw ERP-systeem.

2. Importeer of Toegang tot Facturen

• Geautomatiseerde Import: Als uw systeem is ingesteld voor geautomatiseerde gegevensvastlegging, worden facturen automatisch in het systeem geïmporteerd.

• Handmatige Upload: Indien nodig, upload handmatig factuurbestanden in het systeem via de verstrekte interface.

3. Automatisch Gematchte Facturen Beoordelen

• Beoordeel facturen die automatisch zijn gematcht met inkooporders.

• Verifieer de details van de match, inclusief artikelnummers, hoeveelheden en prijzen.

4. Afwijkingen Behandelen

• Ga naar de sectie Afwijkingen om facturen te beoordelen die niet automatisch konden worden gematcht.

• Pas indien nodig handmatig hoeveelheden of prijzen aan, of markeer de factuur voor verdere beoordeling.

5. Handmatige Matching

Voor facturen die niet automatisch zijn gematcht:

• Gebruik de zoek- en filtertools om de bijbehorende inkooporder te vinden.

• Verifieer en match de factuur handmatig met de inkooporder.

6. Train het Systeem

• Voor nieuwe documenttypen, train het systeem om ze te herkennen door een voorbeeld te geven.

• Meestal hoeft u het systeem slechts één keer te trainen om vergelijkbare documenten in de toekomst nauwkeurig te herkennen.

7. Boekingen Registreren

• Navigeer naar het tabblad "Regelitems" om boekingen voor elke factuur te bekijken en te registreren.

• Wijs de bedragen toe aan de juiste rekeningen, kostenplaatsen en dimensies specifiek voor Infor LN/M3.

Voorbeeld: Een Kostfactuur Boeken

1. Selecteer Regelitem: Kies het regelitem voor de kostfactuur.

2. Wijs Rekening Toe: Wijs de juiste rekening toe, zoals "71200 - Niet-operationele Kosten".

3. Stel Dimensies In: Stel aanvullende dimensies in zoals kostenplaats, productgroep en project.

4. Bedrag Splitsen: Splits indien nodig het bedrag per afdeling voor gedetailleerdere tracking.

5. Voer Bedrag In: Voer het bedrag voor het regelitem in.

8. Grootboekrekeningen Definiëren

• Zodra de gegevens zijn geëxtraheerd, kan het APS-team de grootboekrekeningen definiëren.

• Dit zorgt ervoor dat elke transactie onder de juiste rekening wordt geregistreerd voor nauwkeurige financiële rapportage.

9. Rapporten Genereren

• Ga naar de sectie "Rapporten" om gedetailleerde rapporten over financiële transacties te genereren.

• Gebruik exportopties om rapporten op te slaan voor verdere analyse of archivering.

Voorbeeld Gebruik

1. Documenten Uploaden: Gebruikers kunnen verschillende documenten (facturen, afleverbonnen, etc.) naar het systeem uploaden.

2. Automatische Matching: Het systeem matcht automatisch de geüploade documenten met bestaande inkooporders.

3. Matches Beoordelen: Gebruikers kunnen de matches beoordelen, details verifiëren en statusindicatoren bekijken.

4. Afwijkingen Oplossen: Eventuele mismatches of afwijkingen worden gemarkeerd voor de gebruiker om handmatig te beoordelen en te corrigeren.

5. Gegevens Exporteren: Gematchte gegevens kunnen worden geëxporteerd voor verdere verwerking of archivering.

Als je documenten handmatig wilt importeren in DocBits, volg dan deze eenvoudige stappen:

• Klik op de Upload-knop op het DocBits Dashboard.

• Er verschijnt een venster waar je je documenten kunt uploaden via de bestandsbrowser of door te slepen en neer te zetten. Je kunt tot 10 documenten tegelijk uploaden.

• Om documenten te uploaden via de bestandsbrowser, klik je op de Upload Documenten-knop en selecteer je de bestanden die je wilt uploaden. Zodra je de bestanden hebt geselecteerd, klik je op Bevestigen om het uploadproces te starten.

• Als alternatief kun je je bestanden slepen en neerzetten in het DocBits importvenster.

• Nadat de bestanden zijn geüpload, krijgen ze de initiële status "Running". Tijdens deze tijd wordt de upload verwerkt en is het niet mogelijk om het bestand te bewerken. De verwerkingstijd kan variëren afhankelijk van de grootte en complexiteit van het bestand.

• Zodra het bestand is verwerkt, krijgt het de status "Ready For Validation". Je kunt nu het validatieproces starten.

Versie:

Versie 2.0.9 is nu beschikbaar. Update naar de nieuwe versie: https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/main/WatchDog.exe

Installatie en Instellingen

Na het downloaden van het WatchDog.exe-bestand, zoek naar Opdrachtprompt → Uitvoeren als administrator op je Windows-apparaat.

Zodra dit is geopend, roep je het bestand aan door het pad te typen waar het WatchDog.exe-bestand op je apparaat is opgeslagen zoals hieronder

Typ install na het bestandspad en druk op ENTER op je toetsenbord

Je zou de volgende foutmelding moeten ontvangen omdat het de applicatie in UI-modus zal starten en er nog geen configuratie aanwezig is.

De applicatie zal automatisch openen na de installatie. Bovenaan, navigeer naar Einstellungen (Instellingen) en hier zie je 2 aparte secties.

Mapinstellingen (Ordner Einstellungen)

Dit is waar je de bestandslocaties configureert voor waar de documenten zullen worden gelezen en verwerkt. Het leespad is voor de documenten die je wilt dat WatchDog extraheert en verwerkt, terwijl het verwerkte pad wordt gebruikt om aan te geven welke documenten uit de leesmap zijn geëxtraheerd en verwerkt.

Algemene instellingen (Allgemeine Einstellungen)

Dit is waar je je DocBits-applicatie configureert met WatchDog. Je moet je DocBits-omgeving, API-sleutel en het documenttype invoeren (zoals hierboven aangegeven). Om meer dan één documenttype toe te voegen, scheid je de namen van de documenttypes met een komma (FACTUUR, LEVERINGSBON, INKOOPORDER, enz.)

Als er een ongeldige configuratie wordt ingevoerd voor een van de velden, ontvang je een foutmelding zoals hieronder.

Zodra dit is voltooid, ga je terug naar het Opdrachtprompt-gebied en voer je het WatchDog.exe-bestand opnieuw uit en deze keer zal het correct worden geïnstalleerd omdat de configuraties nu aanwezig zijn

Om de applicatie in UI-modus te starten, voer je de volgende opdracht uit

Als je alleen de applicatie wilt starten, voer dan in plaats daarvan deze opdracht uit.

Automatisch Starten

Om de WatchDog-app zo in te stellen dat deze automatisch start zodra je je systeem aanzet.

Open eenvoudig "Services" in de instellingen van je Windows-machine.

Zoek naar WatchDog in de lokale services en open de service (dubbelklik op de vermelding)

In het bovenstaande menu heb je de volgende opties voor automatisch starten:

• Selecteer Automatisch, de service start bij het opstarten

• Automatisch (Vertraagd Starten), dit wacht 2 minuten na het opstarten om de service te starten

Ga naar het menu Instellingen en selecteer "Importeren" onder Documentverwerking.

Scroll naar de onderkant van de pagina en selecteer de NIEUW-knop om een nieuwe e-mailimport te maken.

Na het indrukken van NIEUW, wordt het volgende menu aan u getoond.

Hier kunt u selecteren welk Protocol u wilt.

Dit is een hulpmiddel dat voor u beschikbaar is op het validatiescherm, voor het geval er een probleem optreedt bij het valideren van uw document in DocBits.

Deze functie bevindt zich in het menu boven het documentvoorbeeldgebied, zoals hieronder

Zodra u erop klikt, wordt het volgende ticketformulier aan u getoond.

Hier vult u uw gegevens in en beschrijft u de fout. U kunt ook, indien van toepassing, een screenshot van het probleem bijvoegen en een relevant bestand toevoegen.

Hier hoef je alleen de vereiste informatie voor je e-mailprovider, encryptie, servernaam, poort, gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord en de e-mailmap in te voeren.

Dingen om op te letten

• Voer alle benodigde informatie in de UI in. Andere informatie zoals de server, poort, etc. hangt af van de host (een snelle Google-zoekopdracht zou moeten helpen).

• Map en Verplaats-Geïmporteerd hebben hier dezelfde functie. Map kan niet worden uitgeschakeld, maar zal standaard de Inbox gebruiken als deze leeg wordt gelaten.

Hier hoef je alleen je gewenste suborganisatie in te voeren en op 'Authenticate' te drukken.

Je wordt naar deze Microsoft-pagina gebracht en je moet een code invoeren.

Deze code kan worden gevonden door terug te klikken naar DocBits en de code wordt daar weergegeven zoals hieronder, kopieer eenvoudig de code en voer deze in op de Microsoft-pagina. Daarna moet je je eigen Microsoft-gegevens invoeren.

Druk op de knop FINISH AUTHENTICATION en je wordt naar dit menu gebracht.

Gebruik Map

Als je een andere map dan je inbox gebruikt, voer dan de mapnaam in nadat je de schuifregelaar hebt ingeschakeld.

Gebruik Gedeelde Postvak

Als je wilt dat de e-mailimport toegang krijgt tot een inbox of een map van een gedeeld postvak, voer dan hier het e-mailadres in nadat je de schuifregelaar hebt ingeschakeld.

Verplaats geïmporteerde e-mails naar prullenbak

Als je alle e-mails wilt importeren, niet alleen de ongelezen, en ze naar de prullenbak wilt verplaatsen, activeer dit dan. Zo niet, dan controleert het alleen op ongelezen e-mails, importeert de documenten, stelt de e-mail in op gelezen en laat het op de huidige plaats.

Help-pictogrammen zijn overal in DocBits geplaatst om je te helpen bij het leren en begrijpen wat een functie echt doet en hoe het je kan helpen bij je documentverwerking.

Deze help-pictogrammen zien er als volgt uit

In ons documentverwerkingssysteem verwerken we dagelijks een groot aantal documenten van meerdere klanten. Om ervoor te zorgen dat de documenten van elke klant tijdig worden verwerkt, hebben we een geavanceerd prioriteitssysteem geïmplementeerd. Dit systeem past de prioriteiten dynamisch aan op basis van het aantal uitstaande documenten dat een klant heeft, wat zorgt voor eerlijkheid en efficiëntie. Laten we bekijken hoe dit prioriteitssysteem werkt en wanneer de taakcounter wordt gereset.

Belangrijke Concepten van het Prioriteitssysteem

Ons prioriteitssysteem draait om een paar belangrijke concepten:

1. Uitstaande Documenten: Dit is een telling van de documenten die een klant heeft ingediend maar nog niet zijn verwerkt.

2. Resetinterval: Het systeem reset periodiek de telling van uitstaande documenten naar nul om ervoor te zorgen dat geen enkele klant de verwerkingsbronnen eindeloos kan monopoliseren.

Hoe de Prioriteit Wordt Bepaald

Hier is een stapsgewijze uitleg van hoe de prioriteit voor het verwerken van documenten wordt bepaald:

1. Bijhouden van Uitstaande Documenten: Elke klant heeft een telling van uitstaande documenten. Deze telling helpt ons te weten hoeveel documenten wachten om te worden verwerkt voor elke klant.

2. Resetten van de Telling: Om eerlijkheid te waarborgen, resetten we de telling van uitstaande documenten naar nul als er een bepaalde tijd (het resetinterval) is verstreken sinds de laatste update. Dit interval is standaard ingesteld op 1500 seconden (of 25 minuten).

3. Bijwerken van de Telling: Als het resetinterval nog niet is verstreken, verminderen we de telling van uitstaande documenten met één elke keer dat we controleren, wat de verwerking van een document simuleert.

4. Instellen van Prioriteiten: De prioriteit voor het verwerken van taken is gebaseerd op het aantal uitstaande documenten. Hoe minder uitstaande documenten, hoe hoger de prioriteit, wat betekent dat die taken eerder worden verwerkt. We hebben specifieke drempels om prioriteitsniveaus toe te wijzen van 1 (hoogste prioriteit) tot 9 (laagste prioriteit).

Prioriteitsniveaus

De prioriteitsniveaus worden toegewezen op basis van de telling van uitstaande documenten als volgt:

• Prioriteit 9: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -20

• Prioriteit 8: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -14

• Prioriteit 7: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -12

• Prioriteit 6: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -10

• Prioriteit 5: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -8

• Prioriteit 4: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -6

• Prioriteit 3: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -4

• Prioriteit 2: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -2

• Prioriteit 1: Als de telling van uitstaande documenten groter is dan of gelijk aan -2

Wanneer de Telling Wordt Gereset

De teller van uitstaande documenten wordt op nul gezet als er meer dan het resetinterval (1500 seconden) is verstreken sinds de laatste update. Dit mechanisme zorgt ervoor dat geen enkele klant eindeloos uitstaande documenten kan accumuleren en de systeembronnen kan monopolizeren. Door de teller periodiek te resetten, garanderen we dat elke klant een eerlijke hoeveelheid verwerkingstijd krijgt.

Ontdek in deze video hoe je professioneel omgaat met discrepanties tijdens PO-matching met DocBits. We begeleiden je stap voor stap door wat te doen wanneer de cijfers niet overeenkomen. Of je nu een ervaren ERP-manager bent of een aspirant financieel accountant, je leert hoe je discrepanties efficiënt en veilig kunt beheren.

Leer hoe onze speciale AI-swarmintelligentie in DocBits je door het hele proces leidt en hoe je onze documentatie kunt gebruiken om snel oplossingen te vinden voor problemen of onzekerheden. Sluit je aan bij de vele tevreden klanten die hun processen hebben geoptimaliseerd met DocBits.

In deze uitgebreide videogids worden kijkers geïntroduceerd aan het DocBits dashboard en de reeks functionaliteiten. Van het filteren en beheren van open documenten tot het importeren van bijlagen via verschillende kanalen zoals e-mail, scanner of API, de tutorial biedt een stapsgewijze rondleiding.

Belangrijke functies worden belicht, waaronder hoe documenten te filteren op status of toegewezene, specifieke details zoals factuurnummers te vinden, en de toegewezene voor individuele documenten te wijzigen. De eenvoud en efficiëntie van het systeem worden gedemonstreerd, met de nadruk op de controle en aanpassing die het biedt. De tutorial vormt de basis voor een diepere verkenning van binnen DocBits.

Verken de revolutionaire mogelijkheden van DocBits, een geavanceerde documentverwerkingstool die de complexiteit van tabelextractie, inkooporder (PO) matching en kostenfactuurbeheer vereenvoudigt.

In deze video duiken we in de unieke functies van DocBits, met de focus op de AI tabelextractie die moeiteloos zelfs de meest complexe tabelindelingen aanpakt. Met een nauwkeurigheidspercentage van tot wel 95% automatiseert het systeem de extractie, zodat je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is.

In deze video worden kijkers geïntroduceerd in de gebruiksvriendelijke interface van DocBit, met een specifieke focus op documentvalidatie. De tutorial benadrukt de eenvoud van het systeem, waarbij geen codering of complexe formules nodig zijn.

Dankzij AI en Swarm Intelligence worden de meeste velden automatisch geëxtraheerd, waardoor eenvoudig informatie kunnen extraheren door op waarden binnen het document te klikken. Daarnaast leren kijkers over de flexibiliteit van het extraheren van specifieke gebieden door dubbel te klikken of rond het gewenste gebied te tekenen.

Welkom bij de DocBits Beginnerscursus, jouw uitgebreide gids voor het revolutioneren van documentbeheer voor je bedrijf!

In de complexe financiële omgeving van vandaag is het beheren van orderbevestigingen, leveringsbonnen, facturering en kostprijsberekening geen geringe opgave. Daar blinkt DocBits in uit. Met meer dan 20 integraties en ongeëvenaarde compatibiliteit met Infor CloudSuite, LN en M3, onderscheidt DocBits zich van andere oplossingen op de markt.

1. Globale Instellingen:

   • Bedrijfsinformatie: Definieer en bewerk basisgegevens over het bedrijf, zoals naam, adres en andere identificatoren.

   • Groepen, Gebruikers en Machtigingen: Beheer gebruikersrollen en machtigingen, zodat verschillende niveaus van toegang tot verschillende functies binnen DocBits mogelijk zijn.

   • Integratie: Stel integraties met andere software of systemen in, waardoor de functionaliteit van DocBits wordt verbeterd met externe diensten.

   • Documenttypes: Specificeer en beheer verschillende soorten documenten die DocBits zal verwerken, zoals facturen, bestellingen, enz.

   • E-mailnotificatie: Configureer instellingen voor e-mailwaarschuwingen en meldingen met betrekking tot documentverwerkingsactiviteiten.

   • Dashboard: Pas de dashboardweergave aan met widgets en statistieken die belangrijk zijn voor de gebruikers.

2. Documentverwerking:

   • Documentverval: Stel regels in voor hoe lang documenten worden bewaard voordat ze worden gearchiveerd of verwijderd.

   • Importeren: Configureer hoe documenten in DocBits worden geïmporteerd, inclusief broninstellingen en bestandstypen.

   • OCR-instellingen: Pas instellingen aan voor Optical Character Recognition (OCR) die afbeeldingen van tekst omzet in machine-gecodeerde tekst.

   • Classificatie en Extractie: Definieer hoe documenten worden gecategoriseerd en hoe gegevens uit documenten worden geëxtraheerd.

   • Masterdata Lookup: Stel opzoekingen in voor het valideren of aanvullen van geëxtraheerde gegevens met reeds bestaande masterdata.

   • Waardenlijst: Beheer vooraf gedefinieerde lijsten die worden gebruikt bij gegevensinvoer en validatie.

   • Exporteren: Configureer hoe en waar verwerkte documenten en gegevens worden geëxporteerd.

   • Module: Extra modules die kunnen worden geconfigureerd om de functionaliteit uit te breiden.

3. API-licenties: Beheer API-sleutels en monitor gebruiksstatistieken voor API's die door DocBits worden gebruikt.

4. Leverancierinstellingen: Configureer en beheer instellingen die specifiek zijn voor leveranciers, mogelijk geïntegreerd met leveranciersbeheersystemen.

5. Cachebeheer: Pas instellingen aan die verband houden met het cachen van gegevens om de prestaties van het systeem te verbeteren.

1. Bedrijfsnaam: De juridische naam van het bedrijf zoals geregistreerd.

2. Straat + Nummer: Het fysieke adres van het hoofdkantoor of de hoofdvestiging van het bedrijf.

3. Postcode: De ZIP- of postcode voor het adres van het bedrijf.

4. Stad: De stad waarin het bedrijf is gevestigd.

5. Staat: De staat of regio waar het bedrijf is gevestigd.

6. Land: Het land waar het bedrijf actief is.

7. Bedrijfs-ID: Een unieke identificatie voor het bedrijf, die intern of voor integraties met andere systemen kan worden gebruikt.

8. BTW-ID: Het belastingidentificatienummer voor het bedrijf, belangrijk voor financiële operaties en rapportage.

9. Handelsregister-ID: Het registratienummer van het bedrijf in het handelsregister, wat belangrijk kan zijn voor juridische en officiële documentatie.

10. Officieel Bedrijfstelefoonnummer: Het primaire contactnummer voor het bedrijf.

11. Officiële Bedrijfse-mail: Het belangrijkste e-mailadres dat zal worden gebruikt voor officiële communicatie.

De hier ingevoerde informatie kan cruciaal zijn voor het waarborgen dat documenten zoals facturen, officiële correspondentie en rapporten correct zijn opgemaakt met de juiste bedrijfsgegevens. Het helpt ook bij het handhaven van consistentie in de manier waarop het bedrijf wordt weergegeven in verschillende externe communicatie en documenten. Na het invoeren of bijwerken van de informatie moet de beheerder de wijzigingen opslaan door op de knop "Opslaan" te klikken om ervoor te zorgen dat alle aanpassingen systeemwijd worden toegepast.

Daarnaast biedt de sectie een overzicht van het abonnementsplan, met informatie over hoeveel dagen er nog over zijn, start- en einddata, en een abonnementsgebruikmeter die het verbruik van servicetokens bijhoudt ten opzichte van wat in het plan is toegewezen. Dit kan beheerders helpen bij het monitoren en plannen van de verlengingen of upgrades van het abonnement op basis van de gebruikstrends.

Overzicht

Dit document schetst het testplan voor factuurautomatisering met behulp van DocBits met Infor LN of M3. Het bevat details van testgevallen, testvoorbereiding, uitvoeringsstappen en ondersteuningsprocessen.

Testgevallen

Plan voor Testen met Klant

1. Opzetten

• Initiële Vergadering: Plan een kick-off vergadering met de klant om het testproces en de doelstellingen uit te leggen.

• Toegang en Machtigingen: Zorg ervoor dat de klant alle benodigde toegang heeft tot DocBits en Infor LN of M3 voor testdoeleinden.

2. Testvoorbereiding

• Training: Bied uitgebreide training aan het team van de klant over hoe DocBits te gebruiken voor factuurverwerking.

• Documentatie: Deel gedetailleerde documentatie over de testprocedures, inclusief verwachte resultaten voor elk testgeval.

3. Uitvoering van Testgevallen

• Testomgeving: Zet een testomgeving op die het productiesysteem van de klant zo nauwkeurig mogelijk nabootst.

• Stap-voor-Stap Testen: Werk samen met de klant om elk testgeval uit te voeren, en zorg ervoor dat ze elke stap begrijpen:

  • Verwerk facturen via DocBits.

  • Controleer de output in de inkooporderovereenkomstmodule.

  • Controleer de exportresultaten in LN of M3.

4. Probleemoplossing

• Tracking: Gebruik een tracking systeem (zoals Jira of een eenvoudige spreadsheet) om eventuele problemen of mismatches die tijdens het testen optreden te registreren.

• Ondersteuning: Bied onmiddellijke ondersteuning om problemen op te lossen en eventuele twijfels te verduidelijken.

5. Verificatie en Feedback

• Verificatie: Verifieer na elk testgeval de resultaten met de klant om de nauwkeurigheid te waarborgen.

• Feedbackloop: Verzamel feedback van de klant over het proces en eventuele verbeteringen die nodig zijn.

6. Finalisatie

• Documentatie van Resultaten: Documenteer de resultaten van elk testgeval en geef een samenvattend rapport aan de klant.

• Reviewvergadering: Voer een reviewvergadering uit om de testresultaten en eventuele verdere stappen te bespreken die nodig zijn voordat we live gaan.

7. Voorbereiding op Livegang

• Training Verfrissing: Bied een opfristraining aan indien nodig.

• Ondersteuningsplan: Ontwikkel een ondersteuningsplan voor de initiële livegangfase om een soepele overgang te waarborgen.

Als je gebruikmaakt van het DocBits Leverancierportaal, is het belangrijk dat je de verschillende statussen begrijpt die je leveranciers kunnen hebben. Hier is een complete lijst van alle mogelijke leverancierstatussen in DocBits:

• Open: Bestaande leverancier die nog niet is uitgenodigd

• In afwachting van registratie: Leverancier is uitgenodigd voor het leverancierportaal

• In afwachting van leverancierinvoer: In afwachting van wijzigingen van de leverancier nadat deze de registratie heeft voltooid

• In afwachting van goedkeuring: Leverancier heeft registratie voltooid en wacht op de eerste goedkeuring

• In afwachting van AP-goedkeuring: Leverancier is voor de eerste keer goedgekeurd en wacht op de tweede goedkeuring

• Goedgekeurd: Leverancier is goedgekeurd

• Afgewezen: Leverancier is afgewezen

1. U ontvangt een uitnodiging met een link via E-mail om het registratieproces te starten. Klik alstublieft op “Ga naar Registratie,” dien de vereiste informatie in en accepteer de algemene voorwaarden om te beginnen.
2. Leverancier Gegevens

   Controleer alstublieft of de naam van de leverancier correct is. Dit is een cruciaal detail voor identificatie- en juridische doeleinden dat niet kan worden gewijzigd. Geef alle relevante informatie op, inclusief de vereiste velden. Wanneer u klaar bent, klik op “Volgende” om door te gaan naar de Adresgegevens sectie. Om uw voortgang op te slaan en later verder te gaan, klik op “Opslaan.”
3. Adresgegevens Geef alstublieft alle relevante informatie op, inclusief de vereiste velden. Wanneer u klaar bent, klik op “Volgende” om door te gaan naar de Leverancier Contact sectie. Om uw voortgang op te slaan en later verder te gaan, klik op “Opslaan.”
4. Leverancier Contact Geef alstublieft alle relevante informatie op, inclusief de vereiste velden. Wanneer u klaar bent, klik op “Volgende” om door te gaan naar de Leverancier Financieel sectie. Om uw voortgang op te slaan en later verder te gaan, klik op “Opslaan.”
5. Leverancier Financieel Geef alstublieft alle relevante informatie op. Wanneer u klaar bent, klik op “Volgende” om door te gaan naar de Leverancier Aankoop sectie. Om uw voortgang op te slaan en later verder te gaan, klik op “Opslaan.”
6. Leverancier Aankoop Geef alstublieft alle relevante informatie op. Wanneer u klaar bent, klik op “Volgende” om door te gaan naar de Leverancier Certificaten sectie. Om uw voortgang op te slaan en later verder te gaan, klik op “Opslaan.”
7. Leverancier Certificaten Upload alstublieft alle vereiste certificaten (Belasting, Verzekering, Leverancier Diversificatie). Sla uw voortgang op als u later terug moet komen om het registratieproces te voltooien. Wanneer u klaar bent, klik op “Verstuur voor Goedkeuring.”
8. Upload alstublieft alle vereiste certificaten (Belasting, Verzekering, Leverancier Diversificatie). Sla uw voortgang op als u later terug moet komen om het registratieproces te voltooien. Wanneer u klaar bent, klik op “Verstuur voor Goedkeuring.”
9. Controleer uw E-mail voor een bevestiging dat u het registratieproces hebt voltooid.

The role of an administrator is crucial for managing IT systems, networks and digital platforms in an organization. An administrator has advanced permissions and responsibilities that allow them to control various aspects of the technical infrastructure and ensure that it is operated efficiently and securely. Here are some of the main responsibilities of an administrator:

• User management: Administrators manage user accounts, access rights and permissions. They create new user accounts, assign them the necessary permissions and manage access control to ensure that only authorized users can access certain resources.

• Security: Administrators are responsible for the security of IT systems to protect against data loss and unauthorized access.

• Troubleshooting and support: The administrator is often the first point of contact for technical issues. They help users troubleshoot and resolve problems and ensure that the system is running smoothly.

In addition to these responsibilities, administrators are also tasked with managing sensitive settings and ensuring that systems meet compliance requirements and information security best practices. This includes managing sensitive data, configuring access controls and permissions, and monitoring and analyzing system logs to identify and address potential security risks.

Security Best Practice

Security is an essential aspect of any organization, especially when it comes to managing user accounts and access rights. Here are some best practices to maintain a secure user management protocol:

• Regular password updates: Encourage users to update their passwords regularly to keep their accounts secure. Establish password complexity policies and require the use of strong passwords that include a combination of letters, numbers, and special characters.

• Monitor administrator actions: Implement mechanisms to monitor administrator activities to detect suspicious or unusual activity. Log all administrator actions, including access to sensitive data or settings, to ensure accountability and identify potential security breaches.

• Limit the number of administrators: Reduce the number of administrators to a minimum and grant administrative privileges only to those who really need them. By limiting the number of administrators, you minimize the risk of security breaches and make it easier to manage and monitor user accounts.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Implementieren Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administratorkonten, um die Sicherheit zusätzlich zu erhöhen. Dadurch wird ein zusätzlicher Sicherheitsschritt eingeführt, der sicherstellt, dass selbst bei Kompromittierung eines Kennworts ein Angreifer keinen unbefugten Zugriff auf das Konto erhält.

• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen: Führen Sie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits durch, um potenzielle Sicherheitslücken oder Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Überprüfen Sie die Zugriffsrechte und Berechtigungen von Benutzerkonten, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Best Practices entsprechen.

• Training and awareness: Regularly train employees and administrators on security best practices and awareness of phishing attacks and other cyber threats. Make them aware of the importance of security and encourage them to report suspicious activity.

By implementing these best practices, organizations can improve the security of their user management protocol and minimize the risk of security breaches and data loss. It is important to view security as an ongoing process and make regular updates and adjustments to keep up with ever-changing threats and security requirements.

Groups and permissions are critical to security and operational efficiency for several reasons.

Access Control:

• Groups and permissions allow administrators to control access to sensitive data and resources.

• By assigning permissions at the group level, administrators can exercise granular control over who can access what information.

• This helps prevent unauthorized access and data leaks.

Least Privilege Principle:

• The Least Privilege Principle states that users should only be given the permissions they need to perform their jobs.

• By using groups, administrators can efficiently manage permissions and ensure that users can only access the resources relevant to their particular role or department.

Scalability and Efficiency:

• Using groups makes it easier to manage user permissions in large organizations with many users and resources.

• Instead of setting permissions individually for each user, administrators can assign permissions at the group level, simplifying administration and reducing administrative overhead.

Audit and compliance:

• Using groups and permissions allows organizations to monitor access activities and meet compliance requirements.

• Logging access events allows administrators to perform audits to ensure that permissions are properly managed and that unauthorized access is not occurring.

Flexibility and adaptability:

• Groups and permissions provide flexibility to adapt to changing needs and organizational structures.

• Administrators can create groups based on departments, teams, projects, or other criteria and dynamically adjust permissions to ensure users always have access to the resources they need.

Overall, groups and permissions play a key role in increasing the security of IT infrastructure, improving operational efficiency, and ensuring compliance with policies and regulations. By managing groups and permissions wisely, organizations can effectively protect their data and resources while promoting employee productivity.

Here are some scenarios where different groups may need different levels of access:

Companies with multiple departments:

• In a company with different departments such as finance, marketing, and human resources, employees in each department will need access to different types of documents and resources.

• For example, the finance team needs access to financial reports and invoices, while HR needs access to employee data and payroll.

Healthcare organizations:

• In a healthcare organization, different groups of employees will need different levels of access to patient data.

• For example, doctors and nurses will need access to medical records and patient histories, while administrative staff may only need access to billing data and scheduling.

Educational institutions:

• In an educational institution such as a university, different groups of users will need different levels of access to educational resources.

• For example, professors will need access to course materials and grades, while administrators will need access to financial data and student information.

Legal and compliance requirements:

• Companies may need to implement different levels of access to meet legal and compliance requirements.

• For example, financial institutions may need to ensure that only authorized employees have access to sensitive financial data to ensure compliance with regulations such as the General Data Protection Regulation (GDPR).

Project teams:

• In a project team, different members may require different levels of access to project materials.

• For example, project managers may need access to all project resources, while external consultants may only have access to certain parts of the project.

In these scenarios, it is important that access levels are defined according to the roles and responsibilities of user groups to ensure the security of data while improving employee efficiency. By implementing role-based access control, organizations can ensure that users can only access the resources required for their respective function.

If you are having problems with permissions and are unable to access certain documents or perform actions you believe you should be able to, the following troubleshooting tips may help:

Check permission settings:

• Check the permission settings for the documents or resources in question to ensure that users have the necessary permissions.

• Make sure that users have access either directly or through group membership.

Check group membership:

• Check that the affected users are actually members of the groups that have been granted access.

• Make sure that users have not been accidentally removed from relevant groups.

Check individual permissions:

• Check that individual permissions have been set at the user level that could override group permissions.

• Make sure that these individual permissions are configured correctly.

Check inheritance settings:

• Make sure that permissions are inherited correctly and are not blocked by parent folders or other settings.

Check permission history:

• Check permission history or logs to see if there have been any recent changes to permissions that could be causing the current issues.

Test with a different user account:

• Try accessing the affected documents with a different user account to see if the issue is user-specific or affects all users.

Check error messages:

• Make sure users are getting accurate error messages indicating permission issues. This can help you pinpoint and diagnose the problem more accurately.

Update permissions:

• If all other solutions fail, try reconfiguring permissions for the affected users or groups and ensure that all required permissions are granted correctly.

By following these troubleshooting tips, you can identify and resolve permission-related issues to ensure that users have the required access rights and can work effectively.

Overview

The App Color setting allows administrators to define the color scheme of the application interface. This feature is particularly useful for distinguishing between different environments such as testing, sandbox, and production. By assigning distinct colors to each environment, users can easily identify which environment they are working in, reducing the risk of performing critical actions in the wrong environment.

Accessing the App Color Setting

1. Navigate to Company Settings:

   • From the main menu, click on the Company Information section.

2. Locate the App Color Section:

   • Scroll down to the App Color section within the Company Information settings.

Setting the App Color

1. Choose a Color:

   • Click on the color box or enter a hex code directly into the text field.

   • A color picker will appear, allowing you to select the desired color.

   • You can enter a specific hex code if you have a predetermined color for the environment.

2. Save the Color:

   • Once you have selected the color, click on the Save button to apply the change.

   • The application interface will immediately update to reflect the new color.

3. Reset to Default:

   • If you wish to revert to the default color, click the Reset button.

Best Practices for Environment Colors

To avoid confusion, it is recommended to establish a standard color scheme for each environment:

• Production: Use a neutral or default color, such as #FFFFFF (white) or #f0f0f0 (light grey), to indicate the live environment.

• Testing: Use a bright or alerting color, such as #ffcc00 (yellow) or #ffa500 (orange), to indicate a testing environment.

• Sandbox: Use a distinct color, such as #007bff (blue) or #6c757d (grey), to indicate a sandbox or development environment.

Subscription Plan Notice

Under the App Color section, administrators will also see information related to the Subscription Plan. This includes the current plan, its status, and the remaining days of subscription.

Importance of App Color

The App Color setting is a simple yet effective tool to help users quickly recognize the environment they are working in. By carefully selecting and managing these colors, organizations can minimize errors and improve workflow efficiency.

• Logging in as an administrator: Log in with your administrator privileges.

• Accessing user management: Navigate to user settings where you can edit existing users.

• Selecting users: Find and select the user whose details you want to change. This can be done by clicking on the username or an edit button next to the user.

• Editing user details: A form will appear containing the user’s current details. Edit the required fields according to the changes you want to make. Typical details to edit include:

  • First and last name

  • Email address

  • User role or permission level
• Saving Changes: Review any changes you made and click Save to save the new user details.

• Review the impact of role changes: If you changed the user's user role, review the impact of that change on security access levels. Make sure that after the role change, the user has the permissions required to continue performing their duties.

• Send notification (optional): You can send a notification to the user to inform them of the changes made.

After completing these steps, the user details are successfully updated and the user has the new information and permissions according to the changes made.

Removing Users:

• Selecting Users: Find and select the user whose access you want to remove. This can be done by clicking the user name or an edit button next to the user.

• Removing Access: Click "delete" to remove the user.

• Confirmation: You are asked to confirm the user’s removal.

• Optional Notification: You can optionally send a notification to the user to inform them of the removal of their access.

• Review Tasks and Documents: Before removing the user, review what tasks or documents are assigned to the user. Move or transfer responsibility for those tasks or documents to another user to make sure nothing gets lost or left unfinished.

• Save Changes: Confirm the user’s removal and save the changes.

By following these steps, you can ensure that the user’s access is safely removed while properly managing all relevant tasks and documents.

Gebruikersinstellingen is een gebied in een systeem waar gebruikers persoonlijke voorkeuren, accountinstellingen en beveiligingsinstellingen kunnen aanpassen. Typisch omvatten gebruikersinstellingen opties zoals wachtwoordwijzigingen, profielinformatie, meldingsvoorkeuren en mogelijk individuele machtigingen om toegang te krijgen tot bepaalde functies of gegevens.

In de meeste organisaties hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot gebruikersinstellingen, meestal beheerders of systeembeheerders. Dit komt omdat de instellingen gevoelige informatie kunnen bevatten die de beveiliging van het systeem in gevaar kan brengen als deze door ongeautoriseerde personen worden gewijzigd. Beheerders kunnen gebruikersinstellingen beheren om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de beleidslijnen en vereisten van de organisatie en dat de integriteit van het systeem behouden blijft.

1. Zoekbalk: Hiermee kunnen beheerders snel gebruikers vinden door naar hun namen of andere details te zoeken.

2. Gebruikerslijst: Toont een lijst van gebruikers met de volgende kolommen:

   • Naam: De volledige naam van de gebruiker.

   • E-mail: Het e-mailadres van de gebruiker, dat waarschijnlijk wordt gebruikt als hun inlogidentificatie.

   • Beheerder: Een selectievakje dat aangeeft of de gebruiker administratieve bevoegdheden heeft. Beheerders hebben doorgaans toegang tot alle instellingen en kunnen andere gebruikersaccounts beheren.

   • Acties: Deze kolom bevat doorgaans knoppen of links voor het uitvoeren van acties zoals het bewerken van gebruikersgegevens, het resetten van wachtwoorden of het verwijderen van het gebruikersaccount.

3. Gebruiker toevoegen-knop: Deze knop wordt gebruikt om nieuwe gebruikersaccounts aan te maken. Door erop te klikken verschijnt doorgaans een formulier waarin je de gegevens van de nieuwe gebruiker kunt invoeren, zoals hun naam, e-mail en of ze beheerdersrechten moeten hebben.

Stapsgewijze instructies om een nieuwe gebruiker toe te voegen:

• Toegang tot gebruikersbeheer: Navigeer naar Instellingen - Globale instellingen - Groepen, Gebruiker en Machtigingen - Gebruiker, waar je nieuwe gebruikers kunt toevoegen.

• Nieuwe gebruiker toevoegen: Klik in de gebruikersinstellingen op “Voeg gebruiker toe”

• Vul het formulier in: Er verschijnt een formulier waarin je de informatie voor de nieuwe gebruiker kunt invoeren. Typische informatie omvat:

• Gebruikersnaam: Unieke naam voor de gebruiker die wordt gebruikt om in te loggen.

• Voornaam en Achternaam: Naam van de gebruiker.

• E-mailadres: Het e-mailadres van de gebruiker dat wordt gebruikt voor communicatie en meldingen.

• Wachtwoord: Een wachtwoord voor de gebruiker dat moet voldoen aan de beveiligingsbeleid.

• Gebruikersrol: Stel de rol van de gebruiker in, bijv. Standaard gebruiker of beheerder.

Create a new Sub-Organisaztion:

Click on the + NEW button

The following menu will be displayed:

Enter the details of the sub-organization you want to create, the name and description, then click on the SAVE button. You should then find your newly created sub-organization at the bottom of the list of existing sub-organizations.

Editing sub organizations

Manage Users:

• Adding Users: Administrators can create new user accounts and assign them to the appropriate sub-organization.

• Assigning Roles and Permissions: Administrators can set the roles and permissions for users within a suborganization. This typically involves assigning access rights to specific documents, folders or functions in the document management system.

• Manage profile details: Administrators can edit profile details of users within the sub-organization, such as: B. Contact information or department affiliation. This allows for updated and accurate management of user data.

You can add a new user to the organization and have the option of whether to remove the user from other groups.

Edit User:

• Editing suborganization settings: Administrators can edit the settings and properties of a suborganization, including its name, description, or hierarchy level within the system.

• Edit user details: Administrators can edit the details of individual users within a sub-organization, for example to adjust their access rights or update their contact information.

Delete User:

• Deleting sub-organizations: Administrators may also have the ability to delete sub-organizations if they are no longer needed or if a restructuring of the organizational structure is required. When deleting a suborganization, administrators must ensure that all users and data associated with it are handled properly.

These management features enable administrators to effectively manage and adapt the user accounts and organizational structures within a document management system to meet the company's changing needs and processes.

Het creëren van suborganisaties binnen een documentbeheersysteem dient om de structuur en het beheer van gebruikersaccounts, documenten en workflows binnen een organisatie verder te organiseren en te differentiëren. Hier zijn enkele doeleinden en voordelen van het creëren van suborganisaties:

• Structurering en organisatie: Suborganisaties maken het mogelijk om een hiërarchische structuur binnen het documentbeheersysteem te creëren. Dit kan helpen om gebruikersaccounts en documenten te organiseren op basis van afdeling, team, locatie of andere relevante criteria voor duidelijker en efficiënter beheer.

• Beheer van rechten: Door suborganisaties te creëren, kunnen beheerders gedetailleerde rechten en toegangscontroles instellen voor verschillende groepen gebruikers. Dit betekent dat specifieke gebruikers of groepen alleen toegang hebben tot de documenten en middelen die relevant zijn voor hun respectieve suborganisatie, wat de beveiliging en privacy verbetert.

• Workflows en samenwerking: Suborganisaties kunnen samenwerking en communicatie binnen specifieke teams of afdelingen vergemakkelijken door toegang tot gedeelde documenten, projecten of taken te centraliseren. Dit bevordert efficiëntie en coördinatie bij het samenwerken aan gemeenschappelijke projecten of workflows.

• Rapportage en analyse: Door gebruikersaccounts en documenten in suborganisaties te organiseren, kunnen gedetailleerde rapporten en analyses worden gemaakt over de activiteiten en prestaties van individuele teams of afdelingen. Dit stelt beheerders en managers in staat om inzicht te krijgen in het gebruik van het documentbeheersysteem op organisatieniveau.

• Schaalbaarheid en flexibiliteit: Suborganisaties bieden een schaalbare structuur die kan meegroeien met de groei en veranderingen van de organisatie. Nieuwe teams of afdelingen kunnen eenvoudig worden toegevoegd en op de juiste manier worden geïntegreerd in het bestaande suborganisatieschema zonder de algehele structuur van het documentbeheersysteem te beïnvloeden.

Over het algemeen stellen suborganisaties in staat tot een effectievere beheer en organisatie van gebruikersaccounts, documenten en workflows binnen een documentbeheersysteem door de structuur, beveiliging en samenwerking te verbeteren.

Hoe toegang te krijgen tot deze functie

Ga naar Instellingen, Globale Instellingen → Groepen, Gebruikers en Rechten → Suborganisaties zoals hieronder weergegeven.

U wordt vervolgens naar een pagina geleid die er ongeveer zo uitziet:

Hier vindt u uw eerder gemaakte suborganisaties, evenals waar u nieuwe suborganisaties kunt creëren.

Componenten van de Sectie Groepen en Machtigingen

1. Groepen en Machtigingen Activeren/Deactiveren: Een schakelaar die de systeembeheerder in staat stelt om het gebruik van groepen en machtigingen op het platform in te schakelen of uit te schakelen. Wanneer deze is uitgeschakeld, kan het systeem standaard terugvallen op een minder gedetailleerd toegangscontrolesysteem.

2. Groepenlijst: Toont de lijst van beschikbare gebruikersgroepen binnen de organisatie. Elke groep kan worden geconfigureerd met specifieke machtigingen. Beheerders kunnen nieuwe groepen toevoegen door op de knop "+ Nieuw" te klikken.

3. Machtigingentabel:

   • Wordt weergegeven zodra een groep is geselecteerd of een nieuwe groep wordt geconfigureerd.

   • Lijst alle documenttypes die door het systeem worden herkend (bijv. FACTUUR, KREDIETNOTA, LEVERINGSCONFIRMATIE).

   • Voor elk documenttype zijn er selectievakjes voor verschillende machtigingen:

     • Bekijken: Machtiging om het document te zien.

     • Bijwerken: Machtiging om het document te wijzigen.

     • Verwijderen: Machtiging om het document uit het systeem te verwijderen.

     • Eerste Goedkeuring: Machtiging om de initiële goedkeuring van het document uit te voeren.

     • Tweede Goedkeuring: Machtiging om een secundaire goedkeuring uit te voeren (indien van toepassing).

Het in- of uitschakelen van het machtigingssysteem met de schakelaar heeft verschillende effecten op de functionaliteit in DocBits.

Het machtigingssysteem inschakelen:

• Wanneer het machtigingssysteem is ingeschakeld, worden de toegangsrechten voor gebruikers en groepen toegepast.

• Gebruikers krijgen alleen toegang tot de bronnen waarvoor ze expliciet zijn geautoriseerd op basis van de toegewezen machtigingen.

• Beheerders kunnen de machtigingen voor individuele gebruikers en groepen beheren en ervoor zorgen dat alleen geautoriseerde personen de gegevens kunnen bekijken of bewerken.

Het machtigingssysteem uitschakelen:

• Wanneer het machtigingssysteem is uitgeschakeld, worden alle toegangsrechten verwijderd en hebben gebruikers doorgaans onbeperkte toegang tot alle bronnen.

• Dit kan nuttig zijn wanneer open samenwerking tijdelijk vereist is zonder de beperkingen van toegangscontrole.

• Er kan echter een verhoogd risico zijn op gegevenslekken of ongeautoriseerde toegang, aangezien gebruikers mogelijk toegang hebben tot gevoelige informatie waarvoor ze niet zijn geautoriseerd.

Het in- of uitschakelen van het machtigingssysteem is een belangrijke beslissing op basis van de beveiligingseisen en de manier waarop de organisatie opereert. In omgevingen waar privacy en toegangscontrole cruciaal zijn, is het gebruikelijk om het machtigingssysteem ingeschakeld te laten om de integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen. In andere gevallen kan het tijdelijk noodzakelijk zijn om het machtigingssysteem uit te schakelen om samenwerking te vergemakkelijken, maar dit moet met voorzichtigheid worden gedaan om mogelijke beveiligingsrisico's te minimaliseren.

Overzicht

Deze gids legt uit hoe beheerders toegangscontrole-instellingen kunnen definiëren voor verschillende gebruikersgroepen in DocBits. Elke groep kan worden geconfigureerd met aangepaste machtigingen op document- en veldniveau.

Toegangscontrolegroepen

Het toegangscontrolepaneel stelt de beheerder in staat om gebruikersgroepen en hun respectieve machtigingen te beheren. Elke groep kan specifieke configuraties hebben met betrekking tot:

• Documenttoegang: Of de groep toegang heeft tot een documenttype.

• Veldniveau-machtigingen: Of de groep bepaalde velden binnen een document kan lezen, schrijven of bekijken.

• Actiemachtigingen: Welke acties de groep kan uitvoeren, zoals bewerken, verwijderen, massaal bijwerken en goedkeuren van documenten.

Activatie

1. Navigeer naar Instellingen.

2. Selecteer Documentverwerking.

3. Selecteer Module.

4. Activeer Toegangscontrole door de schuifregelaar in te schakelen.

Groepsinstellingen openen

1. Navigeer naar Instellingen.

2. Navigeer Algemene Instellingen.

3. Selecteer Groepen, Gebruikers en Machtigingen.

4. Selecteer Groepen en rechten.

5. Om machtigingen voor een groep, zoals PROCUREMENT_DIRECTOR, te beheren, klik op de drie stippen aan de rechterkant van het scherm.

6. Selecteer Toegangscontrole Weergeven.

Machtigingen voor groepen configureren

1. Overzicht van Toegangscontrole:

   • In deze sectie kunt u de toegang voor alle documenttypes inschakelen of uitschakelen, zoals Invoice, Credit Note, Purchase Order, en meer.

   • U kunt toegangslevels definiëren zoals:

     • Toegang: Geeft toegang tot het documenttype.

     • Lijst: Bepaalt of het documenttype zichtbaar is in de lijstweergave.

     • Weergave: Specificeert de standaardweergave voor het document.

     • Bewerken: Geeft toestemming om het document te bewerken.

     • Verwijderen: Staat de groep toe documenten te verwijderen.

     • Massa-update: Maakt massa-update van het documenttype mogelijk.

     • Goedkeuringsniveaus: Stelt het vermogen van de groep in om documenten goed te keuren (Eerste en Tweede goedkeuring).

     • Document ontgrendelen: Bepaalt of de groep een document kan ontgrendelen voor verdere bewerkingen.

   Voorbeeldinstellingen voor PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Invoice: Ingeschakeld voor alle machtigingen, inclusief bewerken en verwijderen.

   • Purchase Order: Ingeschakeld met normale machtigingen voor alle acties.

2. Veldniveau-machtigingen:

   • Binnen elk documenttype kunnen specifieke velden worden geconfigureerd met verschillende niveaus van machtigingen.

   • Machtigingen omvatten:

     • Lezen/Schrijven: Gebruikers kunnen zowel lezen als schrijven naar het veld.

     • Lezen/Eigenaar Schrijven: Alleen de eigenaar van het document of veld kan schrijven, anderen kunnen lezen.

     • Alleen Lezen: Gebruikers kunnen het veld alleen bekijken maar niet wijzigen.

     • Eigenaar Lezen/ Eigenaar Schrijven: Alleen de eigenaar van het document of veld kan schrijven en lezen.

     • Goedkeuring: Wijzigingen moeten worden goedgekeurd door bevoegde gebruikers of de beheerder.

     • Geen: Er zijn geen specifieke machtigingen van toepassing op het veld.

De integratie-instellingen spelen een cruciale rol in de efficiëntie en functionaliteit van Docbits, omdat ze zorgen voor een naadloze interactie met andere tools en diensten. Hier zijn enkele redenen waarom het belangrijk is om de integratie-instellingen goed te configureren:

API-sleutel

De integratie-instellingen spelen een cruciale rol in de efficiëntie en functionaliteit van DocBits, omdat ze zorgen voor een naadloze interactie met andere tools en diensten. Hier zijn enkele redenen waarom het belangrijk is om de integratie-instellingen goed te configureren:

• Verhoogde efficiëntie: Integratie met andere tools en diensten kan workflows stroomlijnen en de efficiëntie verhogen. Bijvoorbeeld, documenten kunnen automatisch worden uitgewisseld tussen Docbits en een CRM-systeem, waardoor handmatige invoer wordt verminderd en de productiviteit toeneemt.

• Gegevensconsistentie: Integratie maakt het mogelijk om gegevens naadloos uit te wisselen tussen verschillende systemen, wat de gegevensconsistentie en nauwkeurigheid verbetert. Dit voorkomt inconsistenties of dubbele gegevensinvoer die tot fouten kunnen leiden.

• Realtime updates: Integratie maakt realtime updates mogelijk tussen verschillende platforms, zodat gebruikers altijd de meest actuele informatie hebben. Dit is vooral belangrijk voor kritieke bedrijfsprocessen die realtime informatie vereisen.

• Taakautomatisering: Integratie maakt het mogelijk om routinetaken te automatiseren, wat tijd en middelen bespaart. Bijvoorbeeld, meldingen kunnen automatisch worden geactiveerd wanneer een bepaalde gebeurtenis zich in een ander systeem voordoet, zonder dat handmatige tussenkomst nodig is.

• Verbeterde gebruikerservaring: Een goed geconfigureerde integratie zorgt voor een naadloze gebruikerservaring, aangezien gebruikers niet tussen verschillende systemen hoeven te schakelen om relevante informatie te verkrijgen. Dit verbetert de gebruikers tevredenheid en draagt bij aan de efficiëntie.

Om de integratie-instellingen goed te configureren, is het belangrijk om de vereisten van de organisatie te begrijpen en ervoor te zorgen dat de integratie naadloos wordt geïntegreerd in bestaande workflows en processen. Dit vereist grondige planning, configuratie en monitoring van de integratie om ervoor te zorgen dat deze soepel werkt en de gewenste waarde levert.

First check which type of M3 your organization is currently using, V1 or V2.

Best practices for configuring and maintaining integration settings help ensure the efficiency, security, and reliability of the integration between DocBits and your Identity Service Provider (IdP).

Here are some best practices:

• Regularly review settings: Perform regular reviews of integration settings to ensure all configurations are correct and up-to-date. Changes to systems or policies may require updates to the integration.

• Certificate and metadata updates: Monitor SAML certificate and metadata expiration dates and update them in a timely manner to avoid service disruptions. Use automated processes or reminders to ensure no expiration dates are missed.

• Security-conscious credential management: Treat credentials such as API keys or certificates with the utmost confidentiality and protect them from unauthorized access. Use secure methods for storing and exchanging credentials to ensure the integrity of the integration.

• Documentation and logging of changes: Record and log all changes to integration settings in detailed documentation. This allows you to track changes and revert to previous configurations when needed.

• Training administrators: Ensure that the administrators responsible for configuring and maintaining integration settings have the necessary knowledge and skills. Provide training and resources to ensure they understand and can implement integration best practices.

• Setting up alerts and notifications: Configure alerts and notifications for critical events such as certificate expiration dates or failed authentication attempts. This will allow you to identify potential issues early and proactively address them.

By following these best practices, you can ensure that the integration between DocBits and your identity service provider works smoothly, is secure, and meets the needs of your organization.

The purpose and scope of correctly setting up document types in DocBits is critical to ensure the accuracy and efficiency of document processing.

Here are some key points that explain the importance of this process:

Purpose of correctly setting up document types Improved document organization

By accurately classifying documents into specific types, they can be easily categorized and managed. This makes it easier to find and retrieve documents when they are needed.

Automated workflows:

Many document management systems, including DocBits, use document types to drive automated workflows. For example, invoices can be automatically routed for approval while contract documents are sent for signature. Correct document type mapping allows these processes to be carried out efficiently and without errors.

Rights management and security:

Different document types can be subject to different access controls and security levels. By correctly typecasting documents, it can be ensured that only authorized people have access to sensitive information.

Compliance and legal requirements:

Many industries are subject to strict legal and regulatory requirements regarding the handling of documents. Setting up document types correctly helps ensure that all necessary compliance requirements are met by handling and storing documents according to their category.

Scope of setting up document types correctly

Defining specific document types:

Every type of document managed in the system should have a clearly defined document type. This includes, for example, invoices, contracts, reports, emails and technical drawings.

Attribution and metadata:

Each document type should have specific attributes and metadata that facilitate its classification and processing. For example, invoices could contain attributes such as invoice number, date and amount, while contracts have attributes such as contract parties, term and conditions.

Automation rules and workflows:

Specific rules and workflows should be defined for each document type. This can include automatic notifications, approval processes or archiving policies.

Training and user guidance:

Users should be trained to use the document types correctly and understand the importance of correct classification. This helps to minimize errors and maximize efficiency.

Regular review and adjustment:

The document types and associated processes should be regularly reviewed and adjusted as necessary to ensure they continue to meet current business needs and processes.

Setting up document types correctly is a key aspect of effectively using a document management system like DocBits. Not only does it make documents better organized and easier to find, it also enables automated processes, increases security, and ensures regulatory compliance. To fully realize the benefits, document types must be carefully defined, the corresponding processes implemented, and users trained regularly.

Here are troubleshooting steps for common issues while integrating DocBits with an Identity Service Provider (IdP) or other services:

• Verify configuration: Make sure the integration settings in DocBits are correctly configured and match your Identity Service Provider's requirements. In particular, check the SSO URL, Entity ID, and certificates.

• Monitor logs: Monitor logs in both DocBits and on the Identity Service Provider's side to identify any error messages or warnings. These logs can provide clues as to where the problem lies.

• Verify network connections: Make sure there are no network issues that could affect communication between DocBits and your Identity Service Provider. Check firewall settings, DNS configurations, and network access rules.

• Test SSO processes: Perform test logins via Single Sign-On (SSO) to ensure users are successfully authenticated and redirected to DocBits. Be sure to note any error messages or redirection issues.

• Checking permissions: Make sure users in DocBits have the required permissions to access the appropriate features or resources. Check the assignment of groups and roles.

• Updating certificates: Make sure the SAML certificates and metadata are up to date on both sides. If a certificate has expired, you must update it and retest the integration.

• Communicating with support: If you cannot identify the cause of the problem, contact DocBits support or your identity service provider. They can help you troubleshoot and provide specific guidance for your setup.

By following these troubleshooting steps, you can quickly identify and resolve the most common issues during the integration between Docbits and your identity service provider.

The customization options for each document type in DocBits is crucial to optimize document processing and data extraction.

Here are the most important customization options in detail and their impact on document processing and data extraction:

1. Layout Configuration Description:

The layout configuration determines the structure and appearance of a document type.

Options:

Templates:

• Upload or create document templates that define the general layout.

Zones:

• Specify specific areas (zones) on the document, e.g. header, footer, content area.

Impact:

Improved accuracy:

• By accurately defining layouts, systems can better identify where to find certain information, improving the accuracy of data extraction.

Consistency:

• Ensuring that all documents of a type have a consistent layout makes processing and review easier.

1. Field Definitions Description:

Fields are specific data points extracted from documents.

Options:

• Field name: The name of the field (e.g. "Invoice number", "Date", "Amount").

• Data type: The type of data contained in the field (e.g. text, number, date).

• Format: The format of the data (e.g. date in DD/MM/YYYY format).

• Required field: Indicates whether a field is mandatory.

Impact:

Data extraction accuracy:

• By defining fields precisely, the correct data can be extracted precisely.

Error reduction:

• Clear specification of field formats and data types reduces the likelihood of errors during data processing.

Automated validation:

• Required fields and specific formats enable automatic validation of the extracted data.

1. Extraction rules Description:

Rules that determine how data is extracted from documents.

Options:

Regular expressions:

• Using regular expressions to match patterns.

Anchor points: .

• Using specific text anchors to identify the position of fields. Artificial intelligence: Using AI models for data extraction based on pattern recognition and machine learning

Impact:

Precision:

• By applying specific extraction rules, data can be extracted precisely and reliably.

Flexibility:

• Customizable rules make it possible to adapt the extraction to different document layouts and contents.

Efficiency:

• Automated extraction rules reduce manual effort and speed up data processing.

1. Validation rules Description:

Rules for checking the correctness and completeness of the extracted data.

Options:

• Format check: Validating the data format (e.g. whether a date is correctly formatted).

• Value check: Checking whether the extracted values ​​are within a certain range.

• Cross-check: Comparing the extracted data with other data sources or data fields in the document.

Impact:

Data quality:

• Ensuring that only correct and complete data is stored.

Error prevention:

• Automatic validation reduces the risk of human error.

Compliance:

• Adhering to regulations and standards through accurate data validation.

1. Automation workflows Description:

Workflows that automate the processing steps of a document type.

Options:

Approval processes:

• Automatic forwarding of documents for approval.

Notifications:

• Automatic notifications for certain events (e.g. receipt of an invoice).

Archiving:

• Automatic archiving of documents according to certain rules. Impact:

Increased efficiency:

• Automated workflows speed up processing and reduce manual effort.

Transparency:

• Clear and traceable processes increase the transparency and traceability of document processing.

Compliance:

Automated workflows ensure that all steps are carried out in accordance with internal guidelines and legal regulations.

1. User rights and access control Description:

Control of access to document types and their fields.

Options:

Role-based access control:

• Specify which users or user groups can access certain document types.

Security levels:

• Assign security levels to document types and fields.

Impact:

Data security:

• Protect sensitive data through restricted access.

Compliance:

• Compliance with data protection regulations through targeted access controls.

User-friendliness:

• Adaptation of the user interface depending on role and authorization increases user-friendliness.

The extensive customization options for document types in DocBits enable precise control of document processing and data extraction. By carefully configuring layouts, fields, extraction and validation rules, automation workflows, and user rights, organizations can ensure that their documents are processed efficiently, accurately, and securely. These customization options go a long way in optimizing the overall performance of the document management system and meeting the specific needs of the organization.

Configuring document types in Docbits requires care and expertise to ensure that document processing is efficient and accurate. Here are some best practices for configuring document types, including recommendations for setting up effective regex patterns and tips for training models to improve accuracy:

Planning and analysis

Best practices

Requirements analysis:

• Conduct a thorough analysis of the requirements to understand which document types are needed and what information needs to be extracted from them.

Pilot projects:

• Start with pilot projects to test the configuration and extraction rules before applying them to the entire system.

Setting up layouts

Best practices

Consistency:

• Make sure that documents of one type have a consistent layout. This makes configuration and data extraction easier.

Use templates:

• Use document templates to ensure consistency and simplify setup.

Field definitions and metadata

Best practices

Unique field names:

• Use unique and meaningful names for fields to avoid confusion.

Relevant metadata:

• Define only the fields that are really necessary to reduce complexity and increase efficiency.

Formatting guidelines:

• Set clear formatting guidelines for each field to facilitate validation and extraction

Training models for data extraction

Best practices

Use quality data:

• Use high-quality and representative data to train the models.

Data enrichment:

• Enrich the training dataset by adding different document examples to increase the robustness of the model.

Iterative training:

• Train the model iteratively and evaluate the results regularly to achieve continuous improvements.

Tips:

Transfer learning:

• Leverage pre-trained models and tune them with specific document examples to reduce training time and increase accuracy.

Hyperparameter tuning:

• Experiment with different hyperparameters to find the optimal configuration for your model.

Validation and extraction rules

Best practices

Multi-step validation:

• Implement multi-step validation rules to check the correctness of the extracted data.

Combine rule-based and ML-based approaches:

• Use a combination of rule-based and machine learning approaches to extract and validate data.

Error management:

• Set up mechanisms to detect and fix faulty extractions.

Automation workflows

Best practices

Clearly defined workflows:

• Define clear and traceable automation workflows for each document type.

Continuous monitoring:

• Monitor automation workflows regularly to evaluate their performance and identify optimization potential.

Incorporate user feedback:

• Integrate user feedback to continuously improve workflows.

User rights and access control

Best practices

Role-based access:

• Implement role-based access controls to ensure that only authorized users have access to certain document types and fields.

Regular review:

• Regularly review access controls and adapt them to changing requirements.

Configuring document types in Docbits requires careful planning and continuous adjustment to achieve optimal results. By applying the best practices above, you can significantly increase the efficiency and accuracy of document processing and data extraction.

Troubleshooting document type configuration in DocBits can be complex because various factors can affect data recognition and extraction.

Here are some general troubleshooting tips that can help identify and resolve common issues:

Check layout configuration

Check consistency:

• Make sure all documents of the type have a consistent layout. Variations in layout can affect recognition.

Check zones and areas:

• Check that the defined zones and areas are positioned correctly and cover the relevant information.

Update templates:

• If the layout of the documents changes, update the templates accordingly.

Check field definitions and metadata

Field names and data types:

• Make sure field names are correct and data types are properly defined.

Formatting guidelines:

• Check that the formatting guidelines for the fields are correct and match the actual data.

Check required fields:

• Make sure all required fields are correctly recognized and filled in.

Adjust regex patterns and extraction rules

Test regex patterns:

• Use a regex tool to test the patterns and make sure they capture the desired data correctly.

Increase specificity:

• Adjust the regex patterns to be more specific and avoid misinterpretation.

Check anchor points:

• Make sure the anchor points for data extraction are set correctly. If the pattern is not working correctly, check if special characters or different formats need to be considered.

Adjust validation rules

Analyze error messages:

• Examine the error messages and log files for evidence of incorrect validations.

Refine rules:

• Adjust the validation rules to make them more flexible or stricter if necessary.

Multi-step validation:

• Implement additional validation steps to improve data quality.

Improve training data and models

Collect representative data:

• Make sure the training data covers a wide range of examples that reflect all possible variations.

Retrain models:

• Retrain the models regularly, especially when new document variants are added.

Feedback loops:

• Use feedback loops to continuously improve the models.

Review automation workflows

Review workflow steps:

• Review each step in the workflow to ensure that the data is processed and routed correctly.

Analyze logs:

• Analyze the workflow logs to identify and resolve sources of errors.

Collect user feedback:

• Ask users about their experiences and issues with the workflows to identify potential weak points.

Review user rights and access control

Review access rights:

• Make sure the right users have access to the relevant document types and fields.

Track changes:

• Check whether recent changes in access rights may have affected document processing.

Regular review:

• Perform regular access rights reviews to ensure everything is configured correctly.

General troubleshooting tips

Consult documentation:

• Use DocBits system documentation and support resources to find solutions to problems.

Provide training:

• Make sure all users are adequately trained to avoid common errors.

Updates and patches:

• Keep the system up to date by regularly applying updates and patches that contain bug fixes and improvements.

Troubleshooting document type configuration requires a systematic approach and careful review of all aspects of the configuration. By applying the tips above, you can identify and fix common problems to improve the accuracy and efficiency of document processing in DocBits.

To add a new group or change the permissions of an existing group, you can do the following:

• Navigate to Group Settings: Log in to your admin account and go to Group Settings in the admin panel.

This window will open:

• Click the + New button: If you want to add a new group, click the + New button to start the process of adding a new group.

• Fill out the table: Provide the group name and a description of the group.

• Save the details: Once you have filled in the group and description, click the "Save" button.

Editing Groups:

• Edit Groups: To edit groups, click on "edit", here you can change the group name

• Enable Groups & permissions: To make the group visible, "Groups & permissions" must be enabled.

• Check the results: After saving, review the results to make sure the group was successfully added, edited, or updated.

Configuring Single Sign-On (SSO) in DocBits requires a few steps to set up and configure. Here is a step-by-step guide:

Accessing SSO settings:

• Log in to your DocBits account as an administrator.

• Navigate to settings and look for Single Sign-On or SSO.

Configuring SSO parameters:

• Enter the required SSO parameters such as the Entity ID, Single Log-Out (SLO) URL, and Single Sign-On (SSO) URL.

• The Entity ID is a unique identifier for your service or application.

• The SLO URL is the URL used for Single Log-Out to log users out of all services when needed.

• The SSO URL is the URL that will redirect users to the Identity Provider for authentication.

Download certificates and metadata:

• The identity provider (IdP) typically provides a certificate that DocBits uses to verify the SAML authentication response.

• Download the certificate and store it securely.

• The metadata download contains all the necessary configuration information for SSO integration. This includes information such as the entity ID, SSO URL, certificate information, and more.

• Download the metadata and store it locally or provide it to the identity provider.

Identity provider (IdP) configuration:

• Log in to the identity provider and configure the application or service for SAML integration.

• Use the downloaded metadata or the manually entered SSO parameters to add DocBits as a trusted application or service.

• Make sure the IdP's configuration matches the SSO parameters specified in DocBits.

Testing SSO integration:

• After the configuration is complete, perform a test of the SSO integration to ensure that users can successfully log in to DocBits using SSO.

• Also, verify that Single Log-Out is working properly by logging out of DocBits and ensuring that you are logged out of other connected services as well.

Setting up SSO properly allows users to seamlessly log in to Docbits using their existing credentials, improving the user experience and increasing security.

API key management is an important aspect when it comes to the security of integrations and access to external services through APIs. Here are some steps to manage API keys and best practices for their security:

View and copy the API key:

• Navigate to the API key settings in your DocBits account. Here you can find the API key, click "Copy" to copy the key.

Handling API keys with security in mind:

• Treat API keys like sensitive credentials and never share them with anyone. Store API keys securely and use encryption if you need to store them locally. Update API keys regularly to ensure security and minimize the risk of unauthorized access. Avoid using API keys in public repositories or unsecured environments as they could potentially be intercepted by attackers.

Limit API key permissions:

• Give API keys only the permissions required for the specific integration or service. Avoid excessive permissions to minimize the risk of abuse. Regularly review API key permissions and remove unnecessary permissions when they are no longer needed.

Logging and monitoring API calls:

• Implement logging and monitoring of API calls to detect suspicious activity or unusual patterns that could indicate potential security breaches. Respond quickly to suspicious activity and, if necessary, revoke affected API keys to minimize the risk of further damage.

By carefully managing and securing API keys, organizations can ensure that their integrations and access to external services via APIs are protected and the risk of unauthorized access is minimized.

In document processing, APIs can be used to automate various tasks such as extracting text from documents, analyzing document contents, converting between different file formats, and more. Here are some examples of APIs in document processing:

• OCR (Optical Character Recognition) API: This type of API allows you to extract text from images or scanned documents. For example:

• NLP (Natural Language Processing) API: This API enables analysis of text content in documents, including keyword identification, entity recognition, sentiment analysis, etc. For example:

• Conversion API: This type of API allows conversion between different file formats, for example from PDF to Word or from Word to PDF. For example:

• Document Management API: This API allows you to upload, download and manage documents in a document management system. For example:

These examples show how APIs can be used in document processing to automate various tasks and improve efficiency. The exact functionality and syntax of the API depends on the particular API and its specific features.

API Key

• Key: This is the unique identifier used by external applications to access DocBits' API. It is crucial for authenticating requests made to DocBits from other software.

• Actions such as view, regenerate, or copy the API key can be performed here, depending on the specific needs and security protocols.

SSO (Single Sign-On) Service Provider Settings

• Entity ID: This is the identifier for DocBits as a service provider in the SSO configuration. It uniquely identifies DocBits within the SSO framework.

• SLO (Single Logout) URL: The URL to which SSO sessions are sent to log out simultaneously from all applications connected via SSO.

• SSO URL: The URL used for initiating the single sign-on process.

• Actions such as "Download Certificate" and "Download Metadata" are available for obtaining necessary security certificates and metadata information used in setting up and maintaining SSO integration.

Identity Service Provider Settings

• Tenant ID: This might be used when DocBits integrates with cloud services that require a tenant identifier to manage data and access configurations specific to the company using Docbits.

• Upload file: Allows the admin to upload configuration files or other necessary files that facilitate integration with an identity provider.

• Configure: A button to apply or update the settings after making changes or uploading new configurations.

Configuring the Identity Service Provider (IdP) to integrate with DocBits requires a few specific steps.Here is a guide to doing that:

Accessing the IdP configuration interface

• Log in to your Identity Service Provider (IdP) as an administrator.

• Navigate to the settings or configuration interface dedicated to managing SAML integrations.

Entering the Tenant ID:

• Look for the section that allows configuration for new SAML integrations.

• Enter the DocBits tenant ID. This ID identifies your Docbits account to the IdP and enables secure communication between the two systems.

Importing the required files:

• DocBits usually requires downloading metadata or adding specific configuration details. Check your IdP's documentation to see what steps are required.

• Download the DocBits metadata file or import it into your IdP's configuration menu. Alternatively, you can manually enter the required configuration details, depending on what your IdP supports.

Configure integration settings:

• Make sure the integration settings, such as the SSO URL, Entity ID, and SAML certificate, are correct.

• Check that the Single Log-Out (SLO) URL and other required parameters are configured correctly. These are critical for smooth authentication and logout via SAML.

Verify configuration:

• Take time to make sure all information entered is correct and that there are no typos or misconfigurations.

• Run tests to ensure that users can successfully log into Docbits via SAML and that Single Log-Out is working properly.

Security considerations:

• Make sure all transferred files and configuration details are handled securely to avoid data leaks or unauthorized access.

• Protect sensitive information such as SAML certificates and credentials from unauthorized access and store them in a safe location.

Prerequisites

Get access to the Cloud and check your access

URL starts with https://mingle-portal.eu1.inforcloudsuite.com/<TENANT_NAME> followed by your personal extension

Choose the option Cloud Identities and use your login details

After login you will have access to the Infor Cloud. In this case we enter this page, but on the burger menu you will find access to all applications.

Open User Management for adding new Service Provider

On the right hand side of the bar menu, you will find the user menu and there you can access the user management

Then you need to select in the left hand side menu the option Security Administration and Service Provider.

You will see this window with the Service Providers.

Now click on the “+” sign and add our DocBits as Service Provider.

Access the SSO SERVICE PROVIDER SETTINGS in DocBits

• Log in on URL https://app.docbits.com/ with the login details you received from us.

• Go to SETTINGS (on top bar) and select INTEGRATION, under SSO Service Provider Settings you will find all the information you need for the following steps.

• Download the certificate

Filling the Service Provider with the help of SSO Service Provider Settings in DocBits

• When you have filled out everything remember to save it with the disk icon above Application Type

• Enter the service provider DocBits again.

• Click on view the Identity Provider Information underneath.

Export the SAML METADATA.

File looks like this: ServiceProviderSAMLMetadata_10_20_2021.xml

Import the SAML METADATA in the SSO Settings.

Go to IDENTITY SERVICE PROVIDER SETTINGS, which is located under INTEGRATIONS in SETTINGS. Enter your Tenant ID (e.g. FELLOWPRO_DEV) and underneath that line you see the Upload file and the IMPORT Button, where you need to upload the previously exported SAML METADATA file.

• Click on IMPORT and then choose the METADATA file that you have already downloaded from the SSO SERVICE PROVIDER SETTINGS

• Click on CONFIGURE

Add New Application in INFOR Ming.le

Go to Admin settings

Click on ADD APPLICATION in the top right corner

Fill out all fields like on the following image but with your own SSO Url, don’t forget to choose an icon and click on SAVE.

Final Step

• Log out of DocBits.

• Go back to the burger menu in Infor and select the icon you just created.

• And you will be taken to the Dashboard of DocBits.

Prerequisites

Get access to the Cloud and check your access

URL starts with https://mingle-portal.eu1.inforcloudsuite.com/<TENANT_NAME> followed by your personal extension

Choose the option Cloud Identities and use your login details

On the new Portal, the way you access this menu now is by selecting the OS option in the left menu. If you do not see it in the menu, click on See More to view all applications.

Adding a new Service Provider

Select Security, in the OS menu, to be taken to the area for adding a new service provider. The steps are the same from this point on.

Then you need to select in the left hand side menu the option Security Administration and Service Provider.

You will see this window with the Service Providers.

Now click on the “+” sign and add our DocBits as Service Provider.

Access the SSO SERVICE PROVIDER SETTINGS in DocBits

• Log in on URL https://app.docbits.com/ with the login details you received from us.

• Go to SETTINGS (on top bar) and select INTEGRATION, under SSO Service Provider Settings you will find all the information you need for the following steps.

• Download the certificate