Aan de Slag

• Inloggen en Navigatie: Hoe toegang te krijgen tot Docbits en door de interface te navigeren.

• Initiële Configuratie: Docbits instellen voor eerste gebruik.

Dagelijks Gebruik

• Documentindiening: Instructies voor het indienen van documenten in Docbits.

• Documentbeoordeling en Goedkeuring:

  • Bestellingen Goedkeuren: Stappen voor het beoordelen en goedkeuren van bestelformulieren.

  • Facturen Verwerken: Gids over hoe binnenkomende facturen voor betaling te verwerken.

Documenten Beheren

• Zoeken en Ophalen: Hoe documenten binnen Docbits te vinden en te openen.

• Bewerken en Bijwerken: Documenten bewerken en hun status bijwerken.

Probleemoplossing

• Veelvoorkomende Problemen: Oplossingen voor frequente problemen die gebruikers tegenkomen.

• Ondersteuning Contact: Hoe ondersteuning te bereiken voor hulp.

Aan de rechterkant van de zoekbalk vind je andere dashboardtools.

• Lijst vernieuwen: Dit wordt gebruikt om het dashboard bij te werken zonder je browser tabblad te vernieuwen.

• Geavanceerde instellingen: Meer informatie over dit onderwerp is verderop op deze pagina beschikbaar.

• Analytics: Dit geeft je meer inzicht in de documenten die je naar DocBits hebt geüpload.

• Uploaden: Meer informatie over dit onderwerp in de volgende sectie.

De geavanceerde instellingen bevatten vaak extra configuratieopties en functies die meer specifieke aanpassingen en verfijningen mogelijk maken.

• Meer instellingen

• Sneltoetsen

• Importlogboek

• Stel PO-tabelkolommen in voor organisatie

• Stel dashboard sortering in op organisatie

• Filter documenten op dag, week, maand, jaar of alles. De filtering verwijst naar het tijdstip waarop het document wordt geïmporteerd

Op de volgende pagina's vind je meer informatie over de individuele instellingen.

Introductie

Welkom bij de module Boekhouding voor Kostfactuur en Indirecte Verkoop! Deze module is ontworpen om u te helpen uw financiële transacties binnen uw ERP-systeem efficiënt te beheren en af te stemmen. Met functies zoals automatische gegevensextractie, documentmatching en gedetailleerde tracking, kunt u ervoor zorgen dat uw financiële gegevens nauwkeurig en up-to-date zijn.

Aan de Slag

Om de boekhoudmodule te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat u de benodigde rechten hebt ingesteld door uw systeembeheerder. U hebt toegang nodig tot zowel de kostprijsboekhouding als de verkoopboekhoudmodules binnen het ERP-systeem.

Systeemvereisten

• Toegang tot de kostprijsboekhouding en verkoopboekhoudmodules binnen het ERP-systeem.

• Geschikte gebruikersrechten voor het bekijken en verwerken van financiële documenten.

Belangrijkste Functies

1. Automatische Gegevensextractie: Extraheert en interpreteert automatisch gegevens van digitale facturen en andere documenten.

2. Gegevensvergelijking: Vergelijkt geëxtraheerde factuurgegevens met bestaande inkoopordergegevens.

3. Matchverificatie: Verifieert matches op basis van vooraf gedefinieerde regels en toleranties.

4. Afwijkingsrapportage: Identificeert en rapporteert eventuele afwijkingen tussen facturen en inkooporders.

5. Audit Trail: Houdt een logboek bij van alle acties voor naleving en controle.

6. Documenttraining: Train het systeem om nieuwe documenten te herkennen met minimale inspanning, meestal slechts één keer.

7. Bedragssplitsing: Splits bedragen per afdeling voor gedetailleerde financiële tracking.

8. Grootboekrekeningdefinitie: Het APS (Accounting and Procurement System) team kan de grootboekrekening definiëren zodra de gegevens zijn geëxtraheerd.

Gebruikersinterface

De interface van de boekhoudmodule bevat doorgaans de volgende componenten:

• Dashboard: Overzicht van factuur- en verkoopstatus en recente activiteiten.

• Zoek- en Filtertools: Mogelijkheden om facturen en verkooprecords te zoeken en filteren.

• Gematchede Records: Sectie die succesvol gematchte records weergeeft.

• Afwijkingen: Sectie die records toont met afwijkingen die moeten worden beoordeeld of aangepakt.

• Rapporten: Toegang tot gedetailleerde rapporten en exportopties.

Stapsgewijze Handleiding voor het Gebruik van de Boekhoudmodule

1. Toegang tot de Boekhoudmodule

Navigeer naar de boekhoudmodule vanuit het hoofdmenu van uw ERP-systeem.

2. Importeer of Toegang tot Facturen

• Geautomatiseerde Import: Als uw systeem is ingesteld voor geautomatiseerde gegevensvastlegging, worden facturen automatisch in het systeem geïmporteerd.

• Handmatige Upload: Indien nodig, upload handmatig factuurbestanden in het systeem via de verstrekte interface.

3. Automatisch Gematchte Facturen Beoordelen

• Beoordeel facturen die automatisch zijn gematcht met inkooporders.

• Verifieer de details van de match, inclusief artikelnummers, hoeveelheden en prijzen.

4. Afwijkingen Behandelen

• Ga naar de sectie Afwijkingen om facturen te beoordelen die niet automatisch konden worden gematcht.

• Pas indien nodig handmatig hoeveelheden of prijzen aan, of markeer de factuur voor verdere beoordeling.

5. Handmatige Matching

Voor facturen die niet automatisch zijn gematcht:

• Gebruik de zoek- en filtertools om de bijbehorende inkooporder te vinden.

• Verifieer en match de factuur handmatig met de inkooporder.

6. Train het Systeem

• Voor nieuwe documenttypen, train het systeem om ze te herkennen door een voorbeeld te geven.

• Meestal hoeft u het systeem slechts één keer te trainen om vergelijkbare documenten in de toekomst nauwkeurig te herkennen.

7. Boekingen Registreren

• Navigeer naar het tabblad "Regelitems" om boekingen voor elke factuur te bekijken en te registreren.

• Wijs de bedragen toe aan de juiste rekeningen, kostenplaatsen en dimensies specifiek voor Infor LN/M3.

Voorbeeld: Een Kostfactuur Boeken

1. Selecteer Regelitem: Kies het regelitem voor de kostfactuur.

2. Wijs Rekening Toe: Wijs de juiste rekening toe, zoals "71200 - Niet-operationele Kosten".

3. Stel Dimensies In: Stel aanvullende dimensies in zoals kostenplaats, productgroep en project.

4. Bedrag Splitsen: Splits indien nodig het bedrag per afdeling voor gedetailleerdere tracking.

5. Voer Bedrag In: Voer het bedrag voor het regelitem in.

8. Grootboekrekeningen Definiëren

• Zodra de gegevens zijn geëxtraheerd, kan het APS-team de grootboekrekeningen definiëren.

• Dit zorgt ervoor dat elke transactie onder de juiste rekening wordt geregistreerd voor nauwkeurige financiële rapportage.

9. Rapporten Genereren

• Ga naar de sectie "Rapporten" om gedetailleerde rapporten over financiële transacties te genereren.

• Gebruik exportopties om rapporten op te slaan voor verdere analyse of archivering.

Voorbeeld Gebruik

1. Documenten Uploaden: Gebruikers kunnen verschillende documenten (facturen, afleverbonnen, etc.) naar het systeem uploaden.

2. Automatische Matching: Het systeem matcht automatisch de geüploade documenten met bestaande inkooporders.

3. Matches Beoordelen: Gebruikers kunnen de matches beoordelen, details verifiëren en statusindicatoren bekijken.

4. Afwijkingen Oplossen: Eventuele mismatches of afwijkingen worden gemarkeerd voor de gebruiker om handmatig te beoordelen en te corrigeren.

5. Gegevens Exporteren: Gematchte gegevens kunnen worden geëxporteerd voor verdere verwerking of archivering.

Als je de DocBits-software gebruikt voor documentverwerking, is het essentieel om de verschillende documentstatussen te begrijpen die je bestanden kunnen hebben. Hier is een complete lijst van alle mogelijke documentstatussen in DocBits:

• WatchDog Start: De Watchdog-module wordt gestart.

• WatchDog Split: Het document wordt gesplitst in Watchdog.

• WatchDog Upload: Het document wordt geüpload in Watchdog.

• Upload: Het document wordt geüpload.

• OCR: Optical Character Recognition (OCR) wordt momenteel uitgevoerd op het document.

• Classification: Het document wordt geclassificeerd.

• Zugferd import: Een Zugferd-document wordt geïmporteerd.

• Ready for Validation: Het document is klaar voor validatie.

• Zugferd export: Een Zugferd-document wordt geëxporteerd.

• Workflow: Er wordt momenteel een workflow uitgevoerd met dit document.

• Pending approval: Het document moet worden goedgekeurd.

• Pending second approval: Het document moet een tweede keer worden goedgekeurd.

• Auto Accounting: Automatische boekhouding wordt uitgevoerd.

• Export: Het document wordt geëxporteerd.

• Error: Er is een fout opgetreden in het document.

Na het inloggen met uw inloggegevens, wordt u doorgestuurd naar de startpagina van het DocBits Dashboard. Dit is de hoofdpagina waar u al uw geïmporteerde documenten kunt bekijken en beheren.

Overzicht

Documenten samenvoegen stelt je in staat om meerdere documenten te combineren.

Eerst moet je de documenten selecteren die je wilt samenvoegen. Dit kan worden gedaan door de selectievakjes van de documenten aan te vinken. Zodra je de documenten hebt geselecteerd, klik je op het pictogram met drie stippen.

Er wordt dan een menu weergegeven, selecteer de optie "Samenvoegen" die onderaan te vinden is.

Documenten samenvoegen is een belangrijke functie in een documentbeheersysteem waarmee gebruikers meerdere documenten kunnen combineren tot één enkel document. Hier zijn enkele redenen waarom documenten samenvoegen nuttig kan zijn:

• Gerelateerde documenten organiseren: Door meerdere documenten samen te voegen tot één document, kunnen gebruikers gerelateerde informatie of bestanden bij elkaar houden en organiseren. Dit kan helpen de efficiëntie bij het beheren en openen van documenten te verbeteren.

• Rapporten of samenvattingen maken: Het samenvoegen van meerdere documenten kan nuttig zijn om rapporten of samenvattingen te maken door gegevens of informatie uit verschillende bronnen of documenten te combineren. Dit stelt gebruikers in staat om uitgebreide rapporten of presentaties te maken zonder de informatie handmatig te hoeven kopiëren en plakken.

• Documenten archiveren: Wanneer er meerdere versies van een document bestaan, of wanneer documenten binnen een specifieke periode moeten worden samengevat, kan het samenvoegen van documenten helpen om consistente archiveringspraktijken te waarborgen en opslagruimte te optimaliseren.

• Workflow optimalisatie: Documenten samenvoegen kan deel uitmaken van een geautomatiseerde workflow waarbij documenten automatisch worden gecombineerd zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt in een goedkeuringsproces of bij het maken van contracten of rapporten.

Voorbeelden van het samenvoegen van documenten:

• Facturen combineren: Een bedrijf moet alle facturen van een bepaalde maand samenvatten voor boekhoudkundige doeleinden. Individuele facturen worden geüpload als afzonderlijke documenten en vervolgens samengevoegd om een geconsolideerd overzicht te creëren.

• Goedkeuringsformulieren combineren: Een goedkeuringsworkflow voor aanvragen vereist dat meerdere formulieren worden samengevoegd voordat ze naar het management worden doorgestuurd. De verschillende formulieren worden automatisch gecombineerd zodra ze zijn ingevuld en ingediend door de betrokken partijen.

• Een jaarverslag maken: Meerdere afdelingen in een bedrijf werken samen om een uitgebreid jaarverslag te maken. Elke afdeling bereidt zijn eigen sectie van het verslag voor als een apart document. Deze documenten worden vervolgens samengebracht om het definitieve jaarverslag te maken.

Door documenten samen te voegen, kunnen organisaties hun documentbeheerprocessen stroomlijnen, samenwerking verbeteren en efficiëntie verhogen.

Gebruikersondersteuning

Als u problemen ondervindt of vragen heeft bij het gebruik van DocBits, raadpleeg dan deze gebruikershandleiding of neem contact op met ons ondersteuningsteam voor hulp. Onze toewijding ligt in het bieden van een naadloze ervaring voor alle gebruikers. Klik eenvoudig op de ondersteuningsknop in uw DocBits-app en u kunt een ondersteuningsverzoek aanmaken.

You can also contact us via our FELLOWPRO page:

Binnen het Validatiescherm kunt u direct tickets aanmaken voor het specifieke document en een screenshot van het probleem bijvoegen. Klik eenvoudig op de knop "Ticket aanmaken", het ondersteuningsvenster opent en u kunt meteen aan de slag.

In deze uitgebreide videogids worden kijkers geïntroduceerd aan het DocBits dashboard en de reeks functionaliteiten. Van het filteren en beheren van open documenten tot het importeren van bijlagen via verschillende kanalen zoals e-mail, scanner of API, de tutorial biedt een stapsgewijze rondleiding.

Belangrijke functies worden belicht, waaronder hoe documenten te filteren op status of toegewezene, specifieke details zoals factuurnummers te vinden, en de toegewezene voor individuele documenten te wijzigen. De eenvoud en efficiëntie van het systeem worden gedemonstreerd, met de nadruk op de controle en aanpassing die het gebruikers biedt. De tutorial vormt de basis voor een diepere verkenning van documentvalidatie binnen DocBits.

Tijdens het navigeren door uw documenten in DocBits, als u wilt terugkeren naar het hoofdgebied van het Dashboard, kunt u eenvoudig op de escape (ESC) knop op uw toetsenbord drukken en u wordt teruggebracht naar het hoofdmenu van het Dashboard (op de pagina waar u het document hebt ingevoerd waarvan u zojuist bent vertrokken).

Klik vanuit het Dashboard op het pictogram Geavanceerde Instellingen zoals hieronder weergegeven:

Het volgende menu wordt dan weergegeven:

Selecteer de knop met het label “Stel dashboardkolommen voor organisatie in” en een lijst met alle kolomnamen wordt weergegeven.

In dit menu kun je de kolomnamen selecteren en de pijlen gebruiken om de gewenste kolommen toe te voegen en te verwijderen.

Je kunt de volgorde van de kolommen instellen door op de stippen naast de kolomnaam te klikken en ze naar de juiste positie te slepen.

Een andere optie stelt je ook in staat om velden van een documenttype toe te voegen:

Hier kun je kiezen uit de verschillende documenttypes:

Voor elk documenttype zijn er verschillende velden die je kunt toevoegen:

Selecteer de velden die je nodig hebt en klik op "Toevoegen aan zichtbare kolommen", ze zullen dan verschijnen in de kolominstellingen.

Als je een gedetailleerd logboek wilt zien van alle documenten die in je DocBits-omgeving zijn geïmporteerd, volg dan deze stappen.

Selecteer de optie Geavanceerde Instellingen vanuit je DocBits Dashboard.

Nadat de balk Geavanceerde Instellingen verschijnt, selecteer je de knop Importlogboek.

Er verschijnt dan een tabel met alle recent geïmporteerde documenten en andere relevante informatie hierover.

De taakenteller bevindt zich in de rechterbovenhoek van de startpagina van het Dashboard.

Hier kunt u zien hoeveel documenten er in uw wachtrij staan voor verwerking

en hoeveel documenten nu klaar zijn voor validatie.

DocBits is een cloudgebaseerde documentcaptoplossing die de kracht van Kunstmatige Intelligentie (AI) en Machine Learning (ML) benut om effectief informatie te herkennen, classificeren, analyseren en extraheren uit verschillende soorten documenten, ongeacht hun formaat. Hier is een nadere blik op de belangrijkste kenmerken:

• Documentherkenning: DocBits maakt gebruik van AI-algoritmen om documenten nauwkeurig te identificeren en te herkennen, of ze nu in papieren vorm of als elektronische bestanden zijn.

• Documentclassificatie: Het classificeert documenten in relevante categorieën, wat een gemakkelijke organisatie en terugvinding vergemakkelijkt.

• Gegevensextractie: DocBits extraheert kritieke gegevens uit documenten en transformeert ongestructureerde informatie in gestructureerde gegevens die in uw workflow kunnen worden geïntegreerd.

• Machine Learning: Het systeem leert voortdurend en verbetert zijn herkenningsnauwkeurigheid met elk verwerkt document, waardoor het na verloop van tijd vaardiger wordt.

• Swarm Intelligence: DocBits maakt gebruik van zwermintelligentie om zijn leercapaciteiten te verbeteren, waardoor een zelfverbeterend systeem ontstaat.

Het opzetten van een dashboard dat aansluit bij de dagelijkse routines van gebruikers vereist zorgvuldige planning en implementatie.

Hier zijn beste praktijken die u kunnen helpen:

Aangepaste weergaven:

• Zorg ervoor dat het dashboard aanpasbaar is, zodat gebruikers hun eigen weergaven en lay-outs kunnen aanpassen. Dit kan worden gedaan door de mogelijkheid om widgets toe te voegen, te verwijderen of te herschikken.

Automatische updates:

• Implementeer automatische updates om ervoor te zorgen dat gegevens altijd up-to-date zijn. Dit is vooral belangrijk voor omgevingen met veel gebruik.

• U kunt dit auto-refresh hulpmiddel inschakelen in de instellingen.

Gebruikersbegeleiding en training:

• Bied een gebruiksvriendelijke interface en instructies over hoe het dashboard te gebruiken.

• Train gebruikers regelmatig om ervoor te zorgen dat ze alle functies en mogelijkheden van het dashboard begrijpen.

Filters en weergaven:

• Het gebruik van filters kan zeer nuttig zijn bij het zoeken naar documenten, maar overweeg ook om filters te resetten om een consistente weergave van gegevens te behouden.

Dashboardanalyse:

• Monitor het gebruik van het dashboard en verzamel feedback van gebruikers.

• Analyseer welke delen van het dashboard het meest worden gebruikt en welke verbeteringen kunnen worden aangebracht om de gebruikerservaring verder te optimaliseren.

Datavisualisatie:

• Gebruik boeiende en betekenisvolle datavisualisaties om informatie snel en begrijpelijk te presenteren.

• Kies visualisaties op basis van de behoeften van de gebruiker en het type gegevens dat wordt gepresenteerd.

Beveiliging en privacy:

• Zorg ervoor dat het dashboard voldoet aan beveiligingsnormen en dat gevoelige gegevens adequaat worden beschermd.

• Implementeer toegangscontroles om ervoor te zorgen dat gebruikers alleen toegang hebben tot de gegevens die voor hen relevant zijn.

Door rekening te houden met deze beste praktijken, kunt u een dashboard creëren dat effectief aansluit bij de dagelijkse routines van gebruikers en hen helpt weloverwogen beslissingen te nemen.

Het tweede deel van het dashboard is een overzicht van alle geüploade documenten. Je kunt alle documenten bekijken of alleen de documenten die aan jou zijn toegewezen. Je kunt ook zoeken naar documenten op naam.

Gegevens worden binnen enkele seconden geëxtraheerd en de status zal veranderen van "Loopt" naar "Klaar voor validatie".

Deze sectie biedt een gedetailleerd overzicht van alle geavanceerde zendingen. Het bevat een zoekbalk met verschillende filters die je kunt selecteren om snel je resultaten te verfijnen. Daarnaast kun je de indeling van de kolomkoppen aanpassen met de slepen-en-neerzetten functionaliteit voor een meer op maat gemaakte kijkervaring.

Hier zijn specifieke tips voor het oplossen van veelvoorkomende problemen met betrekking tot dashboardinstellingen:

Filters niet correct toegepast:

• Controleer eerst de filterinstellingen om ervoor te zorgen dat de juiste filters zijn toegepast en dat ze de gewenste gegevens weergeven.

• Zorg ervoor dat filters logisch en consistent worden toegepast. Soms kan onjuiste filterlogica of onjuiste combinaties onverwachte resultaten opleveren.

• Geef gebruikers richtlijnen over hoe ze filters correct kunnen gebruiken, zodat ze de filterfuncties effectief kunnen gebruiken.

Vertragingen bij het laden van gegevens:

• Controleer de netwerkverbinding om ervoor te zorgen dat deze stabiel is en geen vertragingen veroorzaakt.

• Controleer de serverbelasting en de prestaties van de gegevensbron om te zien of dat het probleem is. Mogelijk moet u de gegevensbron optimaliseren of overstappen op een krachtigere infrastructuur.

• Implementeer cachingmechanismen om laadtijden te verkorten, vooral voor vaak geraadpleegde gegevens. Moedig gebruikers aan hun gegevensquery's te optimaliseren door alleen de vereiste gegevensvelden op te halen en filters te gebruiken om de hoeveelheid gegevens te verminderen.

Browserproblemen:

• Zorg ervoor dat de browser die ze gebruiken compatibel is met het dashboard en dat alle vereiste updates zijn geïnstalleerd.

• Raad gebruikers aan om regelmatig hun browsercache te wissen om geheugenproblemen te voorkomen en ervoor te zorgen dat ze de meest actuele gegevens krijgen.

• Controleer op extensies of plug-ins in de browser die mogelijk interfereren met het dashboard en schakel ze indien nodig tijdelijk uit om problemen te isoleren.

Gebruikersspecifieke problemen:

• Bied individuele ondersteuning aan gebruikers die problemen blijven ondervinden. Mogelijk moet u hun specifieke instellingen, machtigingen of netwerkconfiguratie controleren om het probleem te identificeren en op te lossen.

Door gebruikers deze specifieke tips voor probleemoplossing te bieden, kunt u hen helpen veelvoorkomende problemen met betrekking tot dashboardinstellingen effectief op te lossen en hun productiviteit te verhogen.

Dit is waar je een oogje in het zeil kunt houden op je taken. Je kunt kiezen tussen twee verschillende indelingen – de ene is iets gedetailleerder dan de andere. Je kunt ook taken filteren op verschillende criteria, zoals of ze aan jou zijn toegewezen of de status van de taak.

Deze sectie biedt een gedetailleerd overzicht van alle facturen. Het bevat een zoekbalk met verschillende filters die je kunt selecteren om snel je resultaten te verfijnen. Daarnaast kun je de indeling van de kolomkoppen aanpassen met de slepen-en-neerzetten functionaliteit voor een meer op maat gemaakte kijkervaring.

Als je op zoek bent naar een specifiek document of documenten, dan heb je de volgende opties tot je beschikking. Binnen de zoekbalk hebben we je verschillende tools gegeven om het document te vinden waar je naar op zoek bent. Om toegang te krijgen, selecteer je het volgende icoon.

De volgende filteropties zullen beschikbaar worden.

We bieden je de mogelijkheid om te filteren op documenttype, status van het document, de verantwoordelijke van het document en op datum.

Het validatiescherm stelt je in staat om alle geïmporteerde documenten te controleren, bewerken en valideren. Je kunt de naam van het document zien, uit hoeveel pagina's het bestaat, de datum waarop het is geïmporteerd en de status ervan. De actieknoop stelt je in staat om het document toe te wijzen, opnieuw te starten, te valideren of te verwijderen.

Deze sectie biedt een gedetailleerd overzicht van alle verzendorders. Het bevat een zoekbalk met verschillende filters die je kunt selecteren om snel je resultaten te verfijnen. Daarnaast kun je de indeling van de kolomkoppen aanpassen met de slepen-en-neerzetten functionaliteit voor een meer op maat gemaakte kijkervaring.

Stapsgewijze instructies voor het toevoegen van tags aan een tabel:

Stap 1: Kies kolomnamen (tags)

• Selecteer kolomnamen: Bekijk de kolomnamen van uw tabel en beslis welke tags u wilt toevoegen.

Stap 2: Druk op de knop "Toepassen"

• Druk op de knop: Zodra u de juiste tag voor een kolom heeft geselecteerd, drukt u op de knop "Toepassen" naast de geselecteerde kolom en tag.

Stap 3: Voeg tag toe aan de tabel

• Voeg tag toe: De geselecteerde tag wordt toegevoegd aan de tabel als een extra kolom naast de bijbehorende kolom.

Stap 4: Sla Tag op of Verwijder Tag

• Sla Tag op: Druk op de knop Opslaan om de gewenste tag op te slaan

• Verwijder Tag: Om de geselecteerde tag te verwijderen, drukt u op de knop Verwijderen

Hier is een gedetailleerde uitleg van elke kolom en de mogelijke tags:

Positie:

Beschrijving: Positie of volgorde van het item binnen de bestelling.

Tag: Geheel getal

Voorbeeld: 1, 2, 3...

Beschrijving:

Beschrijving: Korte beschrijving van het item.

Tag: Tekst

Voorbeeld: Schroef, Moer, Widget...

Inkooporder:

Beschrijving: Het nummer van de bijbehorende bestelling.

Tag: Alfanumeriek

Voorbeeld: PO12345, PO98765...

Hoeveelheid:

Beschrijving: Aantal bestelde eenheden.

Tag: Nummer

Voorbeeld: 100, 50, 200...

Eenheid:

Beschrijving: Eenheid van meting (bijv. stuk, kilogram).

Tag: Tekst

Voorbeeld: Stk, kg, l...

Eenheidsprijs:

Beschrijving: Prijs per eenheid van het item.

Tag: Valuta

Voorbeeld: €10,00, €5,50, €100,00...

Netto Bedrag:

Beschrijving: Totale prijs vóór aftrekken en belastingen (berekend als hoeveelheid * eenheidsprijs).

Tag: Valuta

Voorbeeld: €1.000,00, €275,00, €10.000,00...

Korting:

Beschrijving: Absoluut kortingsbedrag toegepast op het netto bedrag.

Tag: Valuta

Voorbeeld: €50,00, €20,00, €500,00...

Korting Percentage:

Beschrijving: Korting percentage toegepast op het netto bedrag.

Tag: Percentage

Voorbeeld: 5%, 10%, 15%...

BTW:

Beschrijving: Bedrag van de BTW toegepast op het item.

Tag: Valuta

Voorbeeld: €200,00, €55,00, €1.900,00...

Totaal Bedrag:

Beschrijving: Eindbedrag nadat de korting is afgetrokken en de BTW is toegevoegd.

Tag: Valuta

Voorbeeld: €1.150,00, €310,00, €11.400,00...

Land van Herkomst:

Beschrijving: Land waar het item is vervaardigd of verzonden.

Tag: Tekst

Voorbeeld: VS, Duitsland, China...

Artikelnummer:

Beschrijving: Unieke identificatie of SKU voor het item.

Tag: Alfanumeriek

Voorbeeld: 987654, A12345, Z98765...

Leveringsbonnummer:

Beschrijving: Nummer van de bijbehorende leveringsbon.

Tag: Alfanumeriek

Voorbeeld: DN56789, DN12345...

Zin (aanvullende informatie):

Beschrijving: Aanvullende opmerkingen, codes of relevante informatie.

Tag: Tekst

Voorbeeld: Opmerking, Specificatie...

Met deze structuur en tags is de tabel duidelijker gedefinieerd en kan de informatie beter worden gecategoriseerd en verwerkt.

De functie AI Extracted Table stelt gebruikers in staat om de geëxtraheerde gegevens uit het factuurdocument eenvoudig te manipuleren en aan te passen. Hier zijn de belangrijkste mogelijkheden en gebruiksinstructies:

• Kolommen Verwijderen: Als bepaalde kolommen in de geëxtraheerde tabel niet nodig zijn, kunnen gebruikers deze eenvoudig verwijderen door op het pictogram "Verwijder kolom" (weergegeven door drie verticale stippen) naast de kolomkop te klikken. Dit helpt om de tabel op te schonen en zich te concentreren op relevante informatie.

• Valutaformaat Wijzigen: Het valutaformaat kan worden gewijzigd door het gewenste formaat te selecteren uit het dropdownmenu naast het veld "Valuta". Dit zorgt ervoor dat de valutawaarden in het gewenste formaat worden weergegeven, waardoor het gemakkelijker wordt om de financiële gegevens te interpreteren en te analyseren.

• Niet-Gemapte Kolommen Tonen/Verbergen: Standaard zijn alleen de gemapte kolommen (kolommen met geëxtraheerde gegevens) zichtbaar in de tabel. Gebruikers kunnen echter kiezen om de niet-gemapte kolommen te tonen of te verbergen door op de knop "Verberg niet-gemapte kolommen" of "Toon niet-gemapte kolommen" onderaan de tabel te klikken. Deze functie is nuttig wanneer gebruikers alle beschikbare kolommen willen bekijken, zelfs als ze momenteel geen gegevens bevatten.

• Tabelkoppen Wijzigen: De tabelkoppen (kolomnamen) kunnen worden gewijzigd door op de kop te klikken en de gewenste naam in te voeren. Deze functie stelt gebruikers in staat om de kolomnamen aan te passen zodat ze beter aansluiten bij hun terminologie of voorkeuren, waardoor de gegevens leesbaarder en begrijpelijker worden.

Deze functies bieden gebruikers flexibiliteit en controle over de geëxtraheerde gegevens, waardoor ze de informatie kunnen afstemmen op hun specifieke behoeften en voorkeuren. De AI Extracted Table is bedoeld om de gebruikerservaring te verbeteren door een naadloze en intuïtieve manier te bieden om met factuurgegevens te interageren en deze te analyseren.

Inleiding

Dit document biedt een uitgebreide handleiding over hoe u het Inkooporder Matching-systeem binnen uw ERP-platform kunt gebruiken. Het PO Matching-systeem automatiseert de reconciliatie van inkooporders met binnenkomende facturen, waardoor financiële transacties nauwkeurig zijn en afwijkingen snel worden aangepakt.

Aan de slag

Om te beginnen met het gebruik van het PO Matching-systeem, zorg ervoor dat u de benodigde machtigingen heeft die door uw systeembeheerder zijn ingesteld. U heeft toegang nodig tot zowel de inkoopordergegevens als de bijbehorende factuurgegevens binnen het systeem.

Systeemvereisten

• Toegang tot inkooporder- en factuurmodules binnen het ERP-systeem.

• Geschikte gebruikersmachtigingen voor het bekijken en matchen van financiële documenten.

Belangrijkste kenmerken

• Automatische Gegevensextractie: Extraheert en interpreteert automatisch gegevens van digitale facturen.

• Gegevensvergelijking: Vergelijkt geëxtraheerde factuurgegevens met bestaande inkoopordergegevens.

• Matchverificatie: Verifieert matches op basis van vooraf gedefinieerde regels en toleranties.

• Afwijkingsrapportage: Identificeert en rapporteert eventuele afwijkingen tussen facturen en inkooporders.

• Audit Trail: Houdt een logboek bij van alle acties voor naleving en beoordeling.

Gebruikersinterface

De interface van het PO Matching-systeem bevat doorgaans de volgende componenten:

• Dashboard: Overzicht van de matchingstatus en recente activiteiten.

• Zoek- en Filtertools: Mogelijkheden om inkooporders en facturen te zoeken en te filteren.

• Gematchte Records: Sectie die succesvol gematchte records weergeeft.

• Afwijkingen: Sectie die records toont met afwijkingen die moeten worden beoordeeld of aangepakt.

• Rapporten: Toegang tot gedetailleerde rapporten en exportopties.

Stapsgewijze handleiding voor het gebruik van PO Matching

1. Toegang tot de PO Matching Module

Navigeer naar de PO Matching-module vanuit het hoofdmenu van uw ERP-systeem.

2. Facturen importeren of openen

• Geautomatiseerde Import: Als uw systeem is ingesteld voor geautomatiseerde gegevensvastlegging, worden facturen automatisch in het systeem geïmporteerd.

• Handmatige Upload: Indien nodig, upload handmatig factuurbestanden in het systeem via de verstrekte interface.

3. Automatisch Gematchte Facturen Beoordelen

• Beoordeel facturen die automatisch zijn gematcht met inkooporders.

• Verifieer de details van de match, inclusief artikelnummers, hoeveelheden en prijzen.

4. Afwijkingen Afhandelen

• Ga naar de sectie Afwijkingen om facturen te beoordelen die niet automatisch konden worden gematcht.

• Pas indien nodig handmatig hoeveelheden of prijzen aan, of markeer de factuur voor verdere beoordeling.

5. Handmatig Matchen

Voor facturen die niet automatisch zijn gematcht:

• Gebruik de zoek- en filtertools om de bijbehorende inkooporder te vinden.

• Verifieer en match de factuur handmatig met de inkooporder.

Om uw instellingen te configureren, klikt u op het gebruikerspictogram in de linkerbenedenhoek van het scherm. Hier kunt u verschillende opties aanpassen:

Taal

• Selecteer Voorkeurs Taal: Kies uw gewenste taal uit de beschikbare opties.

Dark Mode

• Schakel Dark Mode in: Schakel de Dark Mode in of uit voor een comfortabelere kijkervaring.

Gebruikersinstellingen

In dit gedeelte kunt u de volgende voorkeuren aanpassen:

• Datum Patroon: Pas aan hoe datums worden weergegeven.

• Bedrag Opmaak: Stel uw voorkeur in voor numerieke waarden.

• Naam: Werk uw naam bij.

• Wachtwoord: Wijzig uw wachtwoord voor de beveiliging van uw account.

• Lettergrootte: Pas de tekstgrootte aan voor betere leesbaarheid.

• Dual Monitor Modus: Schakel deze functie in als u twee monitoren gebruikt.

Uitloggen

• Uitloggen: Klik hier om veilig uit te loggen uit uw account.

Deze sectie biedt een gedetailleerd overzicht van alle aankooporders. Het bevat een zoekbalk met verschillende filters die je kunt selecteren om snel je resultaten te verfijnen. Daarnaast kun je de indeling van de kolomkoppen aanpassen met de slepen-en-neerzetten functionaliteit voor een meer op maat gemaakte kijkervaring.

Een gids voor het uploaden van documenten naar DocBits.

Met de hieronder verstrekte Webhook API kun je eenvoudig documenten direct naar DocBits overbrengen met een eenvoudige POST-verzoek. Deze API is ontworpen om het proces van het uploaden van bestanden naar DocBits te vereenvoudigen, en alle benodigde parameters zijn al voor je ingevuld.

Om te beginnen, ga je eenvoudigweg naar de volgende pagina (afhankelijk van de omgeving die je gebruikt):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Doe een oproep naar de API met je API-sleutel. Je kunt ook het bestand dat je wilt uploaden als parameter in je oproep opnemen.

Technische Ondersteuning in DocBits

Help-iconen

Help-iconen zijn overal in DocBits geplaatst om je te helpen bij het leren en begrijpen wat een functie echt doet en hoe het je kan helpen bij het verwerken van je documenten.

Deze help-iconen zien er als volgt uit

Maak een Ticket aan

Dit is een hulpmiddel dat voor jou beschikbaar is op het validatiescherm, voor het geval er een probleem optreedt bij het valideren van je document in DocBits.

Deze functie bevindt zich in het menu boven het documentvoorbeeldgebied, zoals hieronder

Zodra je klikt, wordt het volgende ticketformulier aan je getoond.

Hier vul je je gegevens in en beschrijf je de fout. Je kunt ook, indien van toepassing, een screenshot van het probleem bijvoegen en een relevant bestand toevoegen.

Overzicht

Opslaan knop:

• Opslaan knop:

  • Doel: Slaat de huidige staat van het document of script waar aan gewerkt wordt op.

  • Gebruiksscenario: Na het aanbrengen van wijzigingen of annotaties in een document, gebruik deze knop om ervoor te zorgen dat alle aanpassingen zijn opgeslagen.

Speciale regels toevoegen:

• Speciale regels toevoegen / Script in DocBits toevoegen:

  • Doel: Stelt gebruikers in staat om specifieke regels of scripts te implementeren die aanpassen hoe documenten worden verwerkt.

  • Gebruiksscenario: Gebruik deze functie om taken te automatiseren zoals gegevensextractie of formatvalidatie, wat de efficiëntie van de workflow verbetert.

Vage velden:

• Vage velden:

  • Doel: Helpt bij het identificeren en corrigeren van velden waar de gegevens mogelijk niet perfect overeenkomen, maar dicht genoeg zijn.

  • Gebruiksscenario: Nuttig in gegevensvalidatieprocessen waar exacte overeenkomsten niet altijd mogelijk zijn, zoals licht verkeerd gespelde namen of adressen.

Verplichte velden:

Er zijn velden die vereist zijn voor verdere bewerking, deze kunnen in de instellingen worden bewerkt.

Gebruik de tooltips om te achterhalen of:

• Is het een verplicht veld (vereist)

• Validatie vereist

• Lage betrouwbaarheid

• Volledig belastingbedrag mismatch

Verplichte velden:

• Doel: Identificeert verplichte velden binnen documenten die moeten worden ingevuld of gecorrigeerd voordat verdere verwerking plaatsvindt.

• Gebruiksscenario: Zorgt ervoor dat essentiële gegevens nauwkeurig worden vastgelegd, waardoor de integriteit van de gegevens en de naleving van bedrijfsregels behouden blijven.

Vergrootglas:

• Vergrootglas:

  • Doel: Biedt een ingezoomd overzicht van een geselecteerd gebied van het document.

  • Gebruiksscenario: Helpt bij het onderzoeken van fijne details of kleine tekst in documenten, waardoor de nauwkeurigheid bij gegevensinvoer of -beoordeling wordt gewaarborgd.

Open nieuw venster:

• Open nieuw venster:

  • Doel: Opent een nieuw venster voor zij-aan-zij documentvergelijking of multitasking.

  • Gebruiksscenario: Nuttig bij het vergelijken van twee documenten of wanneer aanvullende informatie moet worden geraadpleegd zonder het huidige document te verlaten.

Sneltoetsen:

• Sneltoetsen:

  • Doel: Stelt gebruikers in staat om acties snel uit te voeren met behulp van toetsencombinaties.

  • Gebruiksscenario: Verhoogt de snelheid en efficiëntie in documentnavigatie en -verwerking door de afhankelijkheid van muisnavigatie te minimaliseren.

Taken:

Om interne informatie te delen, kunt u taken aanmaken en deze toewijzen aan een specifieke werknemer of groep binnen het bedrijf.

• Taken:

  • Doel: Stelt gebruikers in staat om taken te creëren die verband houden met documenten en deze aan teamleden toe te wijzen.

  • Gebruiksscenario: Vergemakkelijkt samenwerking en taakbeheer binnen teams, zodat iedereen op de hoogte is van zijn verantwoordelijkheden.

Annotatiemodus:

U kunt annotaties op een document achterlaten. Dit kan nuttig zijn om informatie achter te laten voor andere gebruikers die dit document verder bewerken.

• Annotatiemodus:

  • Doel: Laat gebruikers notities of annotaties direct op het document achterlaten.

  • Gebruiksscenario: Nuttig voor het geven van feedback, instructies of belangrijke notities aan andere teamleden die later aan het document zullen werken.

Samenvoegen:

Documenten kunnen hier worden samengevoegd, bijvoorbeeld als een pagina van een factuur ontbrak, kunnen deze pagina's later op deze manier worden samengevoegd zonder dat het hele document hoeft te worden verwijderd of opnieuw geüpload.

• Documenten samenvoegen:

  • Doel: Combineert meerdere documenten tot één bestand.

  • Gebruiksscenario: Handig in scenario's waarin delen van een document afzonderlijk zijn gescand en moeten worden samengevoegd.

OCR-weergave:

In de OCR-weergave wordt de tekst automatisch gefilterd uit het document. Dit wordt gebruikt om relevante kenmerken te herkennen, zoals de postcode, contractnummer, factuurnummer en de sortering van een document.

• OCR-weergave:

  • Doel: Herkent automatisch tekst binnen documenten met behulp van Optical Character Recognition-technologie.

  • Gebruiksscenario: Vereenvoudigt het proces van het digitaliseren van gedrukte of handgeschreven teksten, waardoor ze doorzoekbaar en bewerkbaar worden.

Ticket aanmaken:

In tegenstelling tot taken die intern binnen het bedrijf worden doorgegeven, is dit ondersteuningsticket belangrijk om ons te informeren en onmiddellijk een ticket aan te maken in geval van fouten en/of discrepanties. Dit maakt het proces veel gemakkelijker omdat u de bug onmiddellijk met het bijbehorende document kunt verzenden. Er is ook de optie om prioriteit in te stellen, een screenshot van het document te maken of er een te uploaden.

• Ticket aanmaken:

  • Doel: Stelt gebruikers in staat om problemen of discrepanties te melden door een ondersteuningsticket aan te maken.

  • Gebruiksscenario: Essentieel voor een snelle oplossing van problemen en bugs, wat helpt om de integriteit en soepele werking van het systeem te behouden.

Document scriptlogs:

Scripts kunnen worden aangemaakt in de instellingen onder Documenttypes; deze informatie wordt hier vervolgens weergegeven.

• Document scriptlogs:

  • Doel: Toont logs die verband houden met scripts die zijn geïmplementeerd voor verschillende documenttypes.

  • Gebruiksscenario: Nuttig voor het volgen en debuggen van scriptacties op documenten, wat gebruikers helpt de geautomatiseerde processen te begrijpen en eventuele problemen te corrigeren.

Meer instellingen:

Document splitsen:

• Hier kunt u het document splitsen en pagina's knippen of verwijderen die niet nodig zijn.

• Document splitsen:

  • Doel: Stelt gebruikers in staat om een document in afzonderlijke delen te verdelen, pagina's te verwijderen of te isoleren die niet nodig zijn.

  • Gebruiksscenario: Ideaal bij het omgaan met documenten met meerdere pagina's waarbij alleen bepaalde secties nodig zijn voor verwerking of beoordeling.

Document verbeteren:

• Het document wordt opnieuw opgestart.

• Document verbeteren:

  • Doel: Reset het document naar de oorspronkelijke staat voor herbeoordeling of verdere aanpassingen.

  • Gebruiksscenario: Nuttig wanneer initiële aanpassingen ongedaan moeten worden gemaakt of het document moet worden verfrist voor een nieuwe ronde van bewerkingen. Hier hebben we extra ML Vision nodig om de documentkwaliteit te verbeteren.

Documentflow:

Daar vindt u de flow van het document.

• Doel: Toont de volgorde en voortgang van documentverwerking binnen het systeem.

• Gebruiksscenario: Helpt bij het volgen van de documentstatus door verschillende fasen, en zorgt ervoor dat alle noodzakelijke verwerkingsstappen worden gevolgd.

Ga naar lay-outsjabloon:

• Met deze optie wordt u doorgestuurd en kunt u uw lay-out bewerken of het standaard sjabloon gebruiken.

• Ga naar lay-outsjabloon:

  • Doel: Verwijst gebruikers naar een lay-outeditor waar ze bestaande sjablonen kunnen wijzigen of een standaard sjabloon kunnen toepassen.

  • Gebruiksscenario: Maakt aanpassing van documentlay-outs mogelijk om te voldoen aan specifieke zakelijke behoeften of voorkeuren, waardoor de visuele en functionele afstemming van het document op de bedrijfsnormen wordt verbeterd.

Als u uw SFTP wilt integreren met DocBits om documenten te importeren.

Vereisten

• Correct geconfigureerde, Linux-compatibele SFTP-server

• SFTP-hostnaam, gebruikersnaam en wachtwoord

• Toegewijde importmap

Importconfiguratie

Open Instellingen vanaf het Dashboard en navigeer naar Importeren. Selecteer onder FTP-import om een nieuwe configuratie toe te voegen.

Voer SFTP-referenties in de gegeven velden in en selecteer opslaan (Het API-sleutelveeld wordt automatisch gevuld met de API-sleutel van de omgeving waarin u werkt).

Zodra u alle benodigde gegevens van uw SFTP hebt ingevoerd, klikt u op OPSLAAN.

Overzicht:

Het validatiescherm in DocBits is ontworpen om de nauwkeurigheid en volledigheid van gegevens in documenten te verifiëren voordat ze worden verwerkt of opgeslagen. Deze functionaliteit is cruciaal om ervoor te zorgen dat alle gegevens correct worden gelezen en verwerkt, waardoor de gegevensintegriteit en -kwaliteit behouden blijven.

Gedetailleerde Beschrijving van het Doel en Gebruik van het Validatiescherm

Doel van het Validatiescherm

• Zorgen voor Gegevenskwaliteit: Het validatiescherm controleert de nauwkeurigheid en volledigheid van geëxtraheerde gegevens om de invoer van onjuiste of onvolledige informatie te voorkomen.

• Gegevensintegriteit: Het zorgt ervoor dat de gegevens voldoen aan gespecificeerde vereisten en normen.

• Foutpreventie: Door vroege detectie en correctie van fouten te faciliteren, helpt het validatiescherm potentiële problemen tijdens de daaropvolgende gegevensverwerking te verminderen.

• Gebruiksvriendelijkheid: Het systeem biedt directe feedback aan gebruikers wanneer fouten of inconsistenties worden gedetecteerd, waardoor snelle correcties mogelijk zijn.

• Naleving: Het validatiescherm helpt ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan wettelijke en organisatorische voorschriften en normen.

• Efficiëntie: Het vermindert de inspanning die nodig is voor toekomstige correcties en minimaliseert de behoefte aan handmatige controles.

Gebruik van het Validatiescherm

• Automatische Gegevensextractie:

  • Optische Tekenherkenning (OCR): Leest automatisch tekst van gescande documenten of afbeeldingen.

  • Gestructureerde en Ongestructureerde Gegevens: Verwerkt gegevens van verschillende documenttypen, waaronder formulieren, facturen en contracten.

• Controleren en Valideren van Gegevens:

  • Formaatvalidatie: Zorgt ervoor dat gegevens in de juiste formaten zijn (bijv. datumnotaties, telefoonnummers, e-mailadressen).

  • Vereiste Velden: Bevestigt dat alle verplichte velden zijn ingevuld.

  • Bereikcontrole: Valideert numerieke gegevens om ervoor te zorgen dat deze binnen gespecificeerde limieten vallen.

  • Consistentiecontrole: Verifieert dat gerelateerde gegevensvelden consistente informatie bevatten (bijv. ervoor zorgen dat begin- en einddatums overeenkomen).

• Gebruikersinteractie en Probleemoplossing:

  • Foutmeldingen: Toont duidelijke en uitvoerbare foutmeldingen wanneer gegevens niet aan de validatievereisten voldoen.

  • Handmatige Controle en Correctie: Stelt gebruikers in staat om gegevens handmatig te controleren en te corrigeren wanneer automatische validaties falen.

• Gegevensopschoning en Standaardisatie:

  • Automatische Correctie: Stelt automatische correcties voor of voert deze uit wanneer fouten worden gedetecteerd.

  • Gegevensformattering: Standaardiseert gegevensformaten om consistentie in datasets te waarborgen.

• Beveiliging en Toegangsrechten:

  • Invoerfilters: Beschermt tegen schadelijke invoer door middel van robuuste validatie- en filtermechanismen.

  • Toegangscontrole: Zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot en wijzigingen kunnen aanbrengen in gevoelige gegevens.

• Gegevensconsistentie:

  • Kruisvalidering: Controleert op consistentie tussen gerelateerde gegevensvelden (bijv. valideren dat begin- en einddatums overeenkomen).

  • Dubbele Invoeren: Voorkomt dubbele invoeren in de database.

• Gebruikersbegeleiding:

  • Foutmeldingen: Biedt specifieke en begrijpelijke foutmeldingen wanneer invoeren niet aan de vereisten voldoen.

  • Hulp en Tips: Biedt helpt teksten of tooltips om gebruikers te helpen gegevens correct in te voeren.

Samenvattend is het validatiescherm in DocBits essentieel voor het waarborgen van de kwaliteit van geëxtraheerde gegevens, het faciliteren van vroege foutdetectie en -correctie, en het verbeteren van de algehele efficiëntie van gegevensverwerkingsworkflows.

Versie:

Versie 2.0.9 is nu beschikbaar. Update naar de nieuwe versie: https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/main/WatchDog.exe

Installatie en Instellingen

Na het downloaden van het WatchDog.exe-bestand, zoek naar Opdrachtprompt → Uitvoeren als administrator op je Windows-apparaat.

Zodra dit is geopend, roep je het bestand aan door het pad te typen waar het WatchDog.exe-bestand op je apparaat is opgeslagen zoals hieronder

Typ install na het bestandspad en druk op ENTER op je toetsenbord

Je zou de volgende foutmelding moeten ontvangen omdat het de applicatie in UI-modus zal starten en er nog geen configuratie aanwezig is.

De applicatie zal automatisch openen na de installatie. Bovenaan, navigeer naar Einstellungen (Instellingen) en hier zie je 2 aparte secties.

Mapinstellingen (Ordner Einstellungen)

Dit is waar je de bestandslocaties configureert voor waar de documenten zullen worden gelezen en verwerkt. Het leespad is voor de documenten die je wilt dat WatchDog extraheert en verwerkt, terwijl het verwerkte pad wordt gebruikt om aan te geven welke documenten uit de leesmap zijn geëxtraheerd en verwerkt.

Algemene instellingen (Allgemeine Einstellungen)

Dit is waar je je DocBits-applicatie configureert met WatchDog. Je moet je DocBits-omgeving, API-sleutel en het documenttype invoeren (zoals hierboven aangegeven). Om meer dan één documenttype toe te voegen, scheid je de namen van de documenttypes met een komma (FACTUUR, LEVERINGSBON, INKOOPORDER, enz.)

Als er een ongeldige configuratie wordt ingevoerd voor een van de velden, ontvang je een foutmelding zoals hieronder.

Zodra dit is voltooid, ga je terug naar het Opdrachtprompt-gebied en voer je het WatchDog.exe-bestand opnieuw uit en deze keer zal het correct worden geïnstalleerd omdat de configuraties nu aanwezig zijn

Om de applicatie in UI-modus te starten, voer je de volgende opdracht uit

Als je alleen de applicatie wilt starten, voer dan in plaats daarvan deze opdracht uit.

Automatisch Starten

Om de WatchDog-app zo in te stellen dat deze automatisch start zodra je je systeem aanzet.

Open eenvoudig "Services" in de instellingen van je Windows-machine.

Zoek naar WatchDog in de lokale services en open de service (dubbelklik op de vermelding)

In het bovenstaande menu heb je de volgende opties voor automatisch starten:

• Selecteer Automatisch, de service start bij het opstarten

• Automatisch (Vertraagd Starten), dit wacht 2 minuten na het opstarten om de service te starten

Als je documenten handmatig wilt importeren in DocBits, volg dan deze eenvoudige stappen:

• Klik op de Upload-knop op het DocBits Dashboard.

• Er verschijnt een venster waar je je documenten kunt uploaden via de bestandsbrowser of door te slepen en neer te zetten. Je kunt tot 10 documenten tegelijk uploaden.

• Om documenten te uploaden via de bestandsbrowser, klik je op de Upload Documenten-knop en selecteer je de bestanden die je wilt uploaden. Zodra je de bestanden hebt geselecteerd, klik je op Bevestigen om het uploadproces te starten.

• Als alternatief kun je je bestanden slepen en neerzetten in het DocBits importvenster.

• Nadat de bestanden zijn geüpload, krijgen ze de initiële status "Running". Tijdens deze tijd wordt de upload verwerkt en is het niet mogelijk om het bestand te bewerken. De verwerkingstijd kan variëren afhankelijk van de grootte en complexiteit van het bestand.

• Zodra het bestand is verwerkt, krijgt het de status "Ready For Validation". Je kunt nu het validatieproces starten.

Docbits is een geavanceerd systeem dat is ontworpen om de afstemming van inkoopordergegevens (PO's) met binnenkomende factuurdocumenten te automatiseren. Deze tool is specifiek ontworpen voor efficiënt beheer en verwerking van factuurgegevens binnen ERP-systemen. Deze documentatie legt de basisprincipes van automatische afstemming via Docbits uit en definieert de specifieke regels die nodig zijn voor succesvolle afstemming.

Fundamentele Principes van Automatische Afstemming in Docbits

Gegevensextractie: Docbits begint het proces door relevante gegevens uit gedigitaliseerde factuurdocumenten te extraheren. Meestal omvatten deze gegevens artikelnummers, hoeveelheden en eenheidsprijzen van elke factuurregel. De nauwkeurigheid van deze extractie is cruciaal, omdat het de basis vormt voor het daaropvolgende afstemmingsproces.

Vergelijking met PO-gegevens: De geëxtraheerde gegevens worden vergeleken met de overeenkomstige informatie in de opgeslagen inkooporders. Docbits controleert of de artikelnummers, hoeveelheden en prijzen overeenkomen met die in de PO's. Voor een succesvolle afstemming moeten de gegevens in de facturen overeenkomen met de gegevens in de inkooporders, rekening houdend met gedefinieerde tolerantiedrempels.

Automatische Afstemming: Op basis van de vergelijkingsresultaten voert Docbits de afstemming uit. Het systeem controleert of de afstemmingscriteria binnen de ingestelde tolerantielimieten vallen. Als aan deze criteria wordt voldaan, wordt de afstemming als succesvol beschouwd.

Rapportage: Na voltooiing van het afstemmingsproces genereert Docbits rapporten die de status van de afstemmingen tonen. Deze rapporten informeren over succesvol afgestemde facturen en identificeren die met afwijkingen.

Definitie van Afstemmingsregels

Artikelnummer: Het artikelnummer op de factuur moet exact overeenkomen met het artikelnummer in de inkooporder. Er is geen tolerantie voor afwijkingen in artikelnummers.

Hoeveelheden: De hoeveelheid geleverde goederen op de factuur kan variëren binnen een vooraf gedefinieerd tolerantiebereik. Meestal kan een tolerantie van ±5% acceptabel zijn om rekening te houden met kleine verschillen in leveringshoeveelheden.

Prijzen: Prijsafwijkingen zijn toelaatbaar tot een ingestelde drempel. Een gebruikelijke tolerantie kan ±2% van de prijs zijn om kleine verschillen in prijsopgaven te accepteren die voortkomen uit afrondingsverschillen of valutafluctuaties.

Afstemmingsstatus:

• Volledige Afstemming: Alle gegevenspunten (artikelnummer, hoeveelheid en prijs) liggen binnen de ingestelde tolerantielimieten.

• Gedeeltelijke Afstemming: Een of meer gegevenspunten wijken af buiten de tolerantielimieten, maar de afwijkingen zijn minimaal en vereisen handmatige controle.

• Geen Afstemming: Significante afwijkingen in een of meer gegevenspunten die onmiddellijke correctie of verder onderzoek vereisen.

De precieze definitie van deze regels en het instellen van tolerantielimieten zijn cruciaal voor de efficiëntie van de automatische afstemming en de vermindering van handmatige interventies. Docbits biedt flexibele configuratie van deze parameters om te voldoen aan de behoeften van verschillende bedrijven en industrieën.

Overzicht

Deze functie helpt je bij het beheren en reconciliëren van artikelnummers tussen je systeem en je leveranciers. Vaak komen de artikelnummers die je intern gebruikt niet overeen met de artikelnummers die je leveranciers gebruiken. Docbits maakt het gemakkelijker om deze discrepanties te beheren door een mapping te creëren tussen jouw artikelnummers en die van je leveranciers.

Hoe Het Werkt

1. Handmatige Matching:

   • De eerste keer dat je een discrepantie tegenkomt tussen jouw artikelnummer en het artikelnummer van je leverancier, moet je ze handmatig matchen.

   • Dit kun je doen door het juiste leverancier artikelnummer in te voeren dat overeenkomt met jouw interne artikelnummer.

2. Automatische Matching:

   • Zodra je een artikelnummer handmatig hebt gematcht met het artikelnummer van de leverancier, onthoudt Docbits deze mapping.

   • De volgende keer dat hetzelfde artikel verschijnt, zal Docbits het automatisch matchen op basis van de opgeslagen mapping, waardoor je tijd bespaart en fouten vermindert.

Interface Uitleg

• Leverancier ID: De unieke identificatiecode voor de leverancier.

• Artikelnummer: Jouw interne artikelnummer voor het product.

• Leverancier Artikelnummer: Het overeenkomstige artikelnummer dat door de leverancier wordt gebruikt.

• Actie: Opties om de mappings te beheren, zoals het verwijderen van onjuiste mappings.

Voordelen

• Efficiëntie: Vermindert de noodzaak voor herhaalde handmatige invoer, waardoor het proces sneller verloopt.

• Nauwkeurigheid: Minimaliseert fouten door ervoor te zorgen dat artikelnummers correct worden gematcht.

• Gemak: Vereenvoudigt de workflow door het matchingproces te automatiseren na de eerste handmatige invoer.

Dit is een hulpmiddel dat voor u beschikbaar is op het validatiescherm, voor het geval er een probleem optreedt bij het valideren van uw document in DocBits.

Deze functie bevindt zich in het menu boven het documentvoorbeeldgebied, zoals hieronder

Zodra u erop klikt, wordt het volgende ticketformulier aan u getoond.

Hier vult u uw gegevens in en beschrijft u de fout. U kunt ook, indien van toepassing, een screenshot van het probleem bijvoegen en een relevant bestand toevoegen.

Hier hoef je alleen de vereiste informatie voor je e-mailprovider, encryptie, servernaam, poort, gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord en de e-mailmap in te voeren.

Dingen om op te letten

• Voer alle benodigde informatie in de UI in. Andere informatie zoals de server, poort, etc. hangt af van de host (een snelle Google-zoekopdracht zou moeten helpen).

• Map en Verplaats-Geïmporteerd hebben hier dezelfde functie. Map kan niet worden uitgeschakeld, maar zal standaard de Inbox gebruiken als deze leeg wordt gelaten.

Help-pictogrammen zijn overal in DocBits geplaatst om je te helpen bij het leren en begrijpen wat een functie echt doet en hoe het je kan helpen bij je documentverwerking.

Deze help-pictogrammen zien er als volgt uit

Ga naar het menu Instellingen en selecteer "Importeren" onder Documentverwerking.

Scroll naar de onderkant van de pagina en selecteer de NIEUW-knop om een nieuwe e-mailimport te maken.

Na het indrukken van NIEUW, wordt het volgende menu aan u getoond.

Hier kunt u selecteren welk Protocol u wilt.

Hier hoef je alleen je gewenste suborganisatie in te voeren en op 'Authenticate' te drukken.

Je wordt naar deze Microsoft-pagina gebracht en je moet een code invoeren.

Deze code kan worden gevonden door terug te klikken naar DocBits en de code wordt daar weergegeven zoals hieronder, kopieer eenvoudig de code en voer deze in op de Microsoft-pagina. Daarna moet je je eigen Microsoft-gegevens invoeren.

Druk op de knop FINISH AUTHENTICATION en je wordt naar dit menu gebracht.

Gebruik Map

Als je een andere map dan je inbox gebruikt, voer dan de mapnaam in nadat je de schuifregelaar hebt ingeschakeld.

Gebruik Gedeelde Postvak

Als je wilt dat de e-mailimport toegang krijgt tot een inbox of een map van een gedeeld postvak, voer dan hier het e-mailadres in nadat je de schuifregelaar hebt ingeschakeld.

Verplaats geïmporteerde e-mails naar prullenbak

Als je alle e-mails wilt importeren, niet alleen de ongelezen, en ze naar de prullenbak wilt verplaatsen, activeer dit dan. Zo niet, dan controleert het alleen op ongelezen e-mails, importeert de documenten, stelt de e-mail in op gelezen en laat het op de huidige plaats.

Verken de revolutionaire mogelijkheden van DocBits, een geavanceerde documentverwerkingstool die de complexiteit van tabelextractie, inkooporder (PO) matching en kostenfactuurbeheer vereenvoudigt.

In deze video duiken we in de unieke functies van DocBits, met de focus op de AI tabelextractie die moeiteloos zelfs de meest complexe tabelindelingen aanpakt. Met een nauwkeurigheidspercentage van tot wel 95% automatiseert het systeem de extractie, zodat je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is.

Ontdek in deze video hoe je professioneel omgaat met discrepanties tijdens PO-matching met DocBits. We begeleiden je stap voor stap door wat te doen wanneer de cijfers niet overeenkomen. Of je nu een ervaren ERP-manager bent of een aspirant financieel accountant, je leert hoe je discrepanties efficiënt en veilig kunt beheren.

Leer hoe onze speciale AI-swarmintelligentie in DocBits je door het hele proces leidt en hoe je onze documentatie kunt gebruiken om snel oplossingen te vinden voor problemen of onzekerheden. Sluit je aan bij de vele tevreden klanten die hun processen hebben geoptimaliseerd met DocBits.

In deze video worden kijkers geïntroduceerd in de gebruiksvriendelijke interface van DocBit, met een specifieke focus op documentvalidatie. De tutorial benadrukt de eenvoud van het systeem, waarbij geen codering of complexe formules nodig zijn.

Dankzij AI en Swarm Intelligence worden de meeste velden automatisch geëxtraheerd, waardoor eenvoudig informatie kunnen extraheren door op waarden binnen het document te klikken. Daarnaast leren kijkers over de flexibiliteit van het extraheren van specifieke gebieden door dubbel te klikken of rond het gewenste gebied te tekenen.

In ons documentverwerkingssysteem verwerken we dagelijks een groot aantal documenten van meerdere klanten. Om ervoor te zorgen dat de documenten van elke klant tijdig worden verwerkt, hebben we een geavanceerd prioriteitssysteem geïmplementeerd. Dit systeem past de prioriteiten dynamisch aan op basis van het aantal uitstaande documenten dat een klant heeft, wat zorgt voor eerlijkheid en efficiëntie. Laten we bekijken hoe dit prioriteitssysteem werkt en wanneer de taakcounter wordt gereset.

Belangrijke Concepten van het Prioriteitssysteem

Ons prioriteitssysteem draait om een paar belangrijke concepten:

1. Uitstaande Documenten: Dit is een telling van de documenten die een klant heeft ingediend maar nog niet zijn verwerkt.

2. Resetinterval: Het systeem reset periodiek de telling van uitstaande documenten naar nul om ervoor te zorgen dat geen enkele klant de verwerkingsbronnen eindeloos kan monopoliseren.

Hoe de Prioriteit Wordt Bepaald

Hier is een stapsgewijze uitleg van hoe de prioriteit voor het verwerken van documenten wordt bepaald:

1. Bijhouden van Uitstaande Documenten: Elke klant heeft een telling van uitstaande documenten. Deze telling helpt ons te weten hoeveel documenten wachten om te worden verwerkt voor elke klant.

2. Resetten van de Telling: Om eerlijkheid te waarborgen, resetten we de telling van uitstaande documenten naar nul als er een bepaalde tijd (het resetinterval) is verstreken sinds de laatste update. Dit interval is standaard ingesteld op 1500 seconden (of 25 minuten).

3. Bijwerken van de Telling: Als het resetinterval nog niet is verstreken, verminderen we de telling van uitstaande documenten met één elke keer dat we controleren, wat de verwerking van een document simuleert.

4. Instellen van Prioriteiten: De prioriteit voor het verwerken van taken is gebaseerd op het aantal uitstaande documenten. Hoe minder uitstaande documenten, hoe hoger de prioriteit, wat betekent dat die taken eerder worden verwerkt. We hebben specifieke drempels om prioriteitsniveaus toe te wijzen van 1 (hoogste prioriteit) tot 9 (laagste prioriteit).

Prioriteitsniveaus

De prioriteitsniveaus worden toegewezen op basis van de telling van uitstaande documenten als volgt:

• Prioriteit 9: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -20

• Prioriteit 8: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -14

• Prioriteit 7: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -12

• Prioriteit 6: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -10

• Prioriteit 5: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -8

• Prioriteit 4: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -6

• Prioriteit 3: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -4

• Prioriteit 2: Als de telling van uitstaande documenten minder is dan -2

• Prioriteit 1: Als de telling van uitstaande documenten groter is dan of gelijk aan -2

Wanneer de Telling Wordt Gereset

De teller van uitstaande documenten wordt op nul gezet als er meer dan het resetinterval (1500 seconden) is verstreken sinds de laatste update. Dit mechanisme zorgt ervoor dat geen enkele klant eindeloos uitstaande documenten kan accumuleren en de systeembronnen kan monopolizeren. Door de teller periodiek te resetten, garanderen we dat elke klant een eerlijke hoeveelheid verwerkingstijd krijgt.

Als je gebruikmaakt van het DocBits Leverancierportaal, is het belangrijk dat je de verschillende statussen begrijpt die je leveranciers kunnen hebben. Hier is een complete lijst van alle mogelijke leverancierstatussen in DocBits:

• Open: Bestaande leverancier die nog niet is uitgenodigd

• In afwachting van registratie: Leverancier is uitgenodigd voor het leverancierportaal

• In afwachting van leverancierinvoer: In afwachting van wijzigingen van de leverancier nadat deze de registratie heeft voltooid

• In afwachting van goedkeuring: Leverancier heeft registratie voltooid en wacht op de eerste goedkeuring

• In afwachting van AP-goedkeuring: Leverancier is voor de eerste keer goedgekeurd en wacht op de tweede goedkeuring

• Goedgekeurd: Leverancier is goedgekeurd

• Afgewezen: Leverancier is afgewezen

Welkom bij de DocBits Beginnerscursus, jouw uitgebreide gids voor het revolutioneren van documentbeheer voor je bedrijf!

In de complexe financiële omgeving van vandaag is het beheren van orderbevestigingen, leveringsbonnen, facturering en kostprijsberekening geen geringe opgave. Daar blinkt DocBits in uit. Met meer dan 20 integraties en ongeëvenaarde compatibiliteit met Infor CloudSuite, LN en M3, onderscheidt DocBits zich van andere oplossingen op de markt.

1. U ontvangt een uitnodiging met een link via E-mail om het registratieproces te starten. Klik alstublieft op “Ga naar Registratie,” dien de vereiste informatie in en accepteer de algemene voorwaarden om te beginnen.
2. Leverancier Gegevens

   Controleer alstublieft of de naam van de leverancier correct is. Dit is een cruciaal detail voor identificatie- en juridische doeleinden dat niet kan worden gewijzigd. Geef alle relevante informatie op, inclusief de vereiste velden. Wanneer u klaar bent, klik op “Volgende” om door te gaan naar de Adresgegevens sectie. Om uw voortgang op te slaan en later verder te gaan, klik op “Opslaan.”
3. Adresgegevens Geef alstublieft alle relevante informatie op, inclusief de vereiste velden. Wanneer u klaar bent, klik op “Volgende” om door te gaan naar de Leverancier Contact sectie. Om uw voortgang op te slaan en later verder te gaan, klik op “Opslaan.”
4. Leverancier Contact Geef alstublieft alle relevante informatie op, inclusief de vereiste velden. Wanneer u klaar bent, klik op “Volgende” om door te gaan naar de Leverancier Financieel sectie. Om uw voortgang op te slaan en later verder te gaan, klik op “Opslaan.”
5. Leverancier Financieel Geef alstublieft alle relevante informatie op. Wanneer u klaar bent, klik op “Volgende” om door te gaan naar de Leverancier Aankoop sectie. Om uw voortgang op te slaan en later verder te gaan, klik op “Opslaan.”
6. Leverancier Aankoop Geef alstublieft alle relevante informatie op. Wanneer u klaar bent, klik op “Volgende” om door te gaan naar de Leverancier Certificaten sectie. Om uw voortgang op te slaan en later verder te gaan, klik op “Opslaan.”
7. Leverancier Certificaten Upload alstublieft alle vereiste certificaten (Belasting, Verzekering, Leverancier Diversificatie). Sla uw voortgang op als u later terug moet komen om het registratieproces te voltooien. Wanneer u klaar bent, klik op “Verstuur voor Goedkeuring.”
8. Upload alstublieft alle vereiste certificaten (Belasting, Verzekering, Leverancier Diversificatie). Sla uw voortgang op als u later terug moet komen om het registratieproces te voltooien. Wanneer u klaar bent, klik op “Verstuur voor Goedkeuring.”
9. Controleer uw E-mail voor een bevestiging dat u het registratieproces hebt voltooid.